Los Eventos y sus Etapas

EVENTO

Acontecimiento programado que responde a una finalidad específica, en el cual el sujeto fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio ambiente. Se realizan en espacios y tiempos determinados.

.

Etapas Evento Etapas Proceso Administrativo

Pre-Evento

Planificación

Organización

Evento

Dirección

Post-Evento

Evaluación

ETAPAS DE UN EVENTO

*

Pre-Evento

Pre-Evento 1.- Definir Objetivo del Evento

Tipo y Nombre.

Determinar QUÉ

se quiere alcanzar

con la realización

del Evento

Pre-Evento

El nombre debe ser:

• Corto y llamativo.

• Adecuado al propósito que se persigue con la

realización del Evento.

•En algunos casos es conveniente ubicarlo en el

contexto, local, regional, nacional o internacional

Pre-Evento

2.- Nombrar Comité Organizador

Coordinador General

Es el responsable general del

desarrollo del evento.

Supervisa las labores de las

Comisiones, y es el enlace de

éstas con la máxima autoridad

de la institución responsable

del Evento

Comisiones de Trabajo

Son equipos de personas

que contribuyen a cumplir

los pasos del Evento

sistematizadamente

200

195

190

185

180

175

170

165

160

155

150

Millions o

f D

ollars

199219911990

Production Costs

Unit Price

Profits

Comisión de Logística

Transporte

Alojamiento

Alimentación

Secretaría

Servicios Generales

Pre-Evento

Se encarga de la coordinación, y gestión de los recursos

humanos y materiales, por lo tanto , garantiza la

preparación y la organización del evento, se encarga del

montaje, mantenimiento y desmontaje de las

infraestructuras del evento.

COMISIÓN TÉCNICO-ACADÉMICA

Entre sus responsabilidades se pueden mencionar:

• Elaborar las normas para la presentación de

trabajos en el evento, y seleccionarlos en función

de éstas.

• Revisar el temario a desarrollar.

• Determinar metodología de trabajo.

Pre-Evento

Comisión de Promoción, Relaciones Públicas y

protocolo

• Atiende las actividades

que abarcan la promoción y

difusión del evento.

•Todo lo relacionado con

protocolo y asistencia a lo

participantes en el evento.

Pre-Evento

Comisión de Festejos y Recreación

Planifica y coordina:

• Lo relativo a la

celebración de cócteles y

fiestas.

• Los tours y excursiones

para los participantes en el

evento.

• La presentación de grupos

artísticos y culturales en el

evento.

Pre-Evento

Se debe tener en cuenta:

• Si hay suficiente margen de tiempo

para la organización requerida.

• Evitar que coincida con la fecha de

una actividad similar o dirigida al

mismo tipo de público.

•Horario y frecuencia de los

transportes.

Pre-Evento

3.- Seleccionar la Fecha

1989

1

1989

25

Delegados:

Asisten al evento en

representación de una empresa,

institución o grupo particular.

Participantes:

Personas que asisten al

evento en calidad de

público.

Invitados Especiales:

Personas que por su prestigio,

reconocimiento científico, social o

político ,le confieren notoriedad al

evento

Expositores o

Ponentes:

Son los encargados de

hacer las disertaciones

durante el evento.

Acompañantes:

No están directamente

relacionados con el

evento, acompañan a

ponentes, delegados o

invitados especiales.

Pre-Evento

4.- Determinar el Número y el

Tipo de Asistentes al Evento

Pre-Evento

5.- Seleccionar el Lugar o

Lugares de Realización.

• Ciudad Sede.

• Instalaciones específicas

donde se realizará el evento:

Capacidad

Comodidad

Iluminación

Equipos

Acceso

DURACIÓN

OBJETIVOS

Programas:

• Técnico o Científico

• Social

• Para Acompañantes

• De Visitas Técnicas

• Turístico

Pre-Evento

6.- Elaborar Cronograma de

Actividades

HUMANOS:

Personal profesional,

especializado y obrero que

se requiere para la

realización del evento

TÉCNICOS:

Equipos de sonido, grabación,

interpretación simultánea, apoyo

audiovisual, computación,

comunicaciones y reproducción;

así como formatos, fichas,

programas, cronogramas, etc.

MATERIALES:

Implementos necesarios

(Ejemplo: lápices, carpetas,

mesas, sillas), y las

instalaciones a utilizar.

Recursos

Pre-Evento

7.- Estimación de Recursos

Pre-Evento

8.- Elaborar Presupuesto y Determinar

Fuentes de Financiamiento

Ingresos:

•Espacios Publicitarios

•Venta de comidas y bebidas

•Cuotas de registro al evento

•Donativos y patrocinios

•Venta de boletos para actividades sociales, artísticas, Culturales y Deportivas.

Egresos: •Publicidad y Promoción

•Impresos y Originales

•Alojamiento

•Alquiler y Montaje Salones

•Transporte

•Servicios Profesionales

•Papelería

•Alquiler de Equipos

*M

M- =

+M

-M

12

3

45

6

78

9

000

¥

%

Ö

+

=x

ON

CE

C

.991.75

3.16

28.03

7.15

2.90

Pre-Evento

9.- Promoción del Evento

Medios de Comunicación

Correo Directo

Publicidad Impresa

Aviso de Prensa

Volante

Pre-Evento

10.-Diseño y Elaboración de

Impresos

Pre-Evento

11.- Selección y Capacitación del

Personal

Pre-Evento

12.- Adquisición o Contratación

de Materiales, Equipos y

Servicios

Evento

Evento

1.- Recepción de los

Participantes y traslado

Alojamiento

Evento 2.- Registro de los Participantes

3.- Realización del Acto de Inauguración

4.- Realización Cóctel de Bienvenida

5.- Implantación del Programa General

de Actividades

6.- Clausura del Evento

7.- Realización Evento

8.- Traslado de los participantes a los

Terminales de Transporte

Post-Evento

Post-Evento

1.- Recopilación y Archivo de la

Información Pertinente al

Evento.

Conclusiones

Elaboración de la Memoria

Información de Tipo Académica y Administrativa

EVALUACIÓN

Comparación cualitativa y

cuantitativa entre lo

programado, lo ejecutado y

lo alcanzado

OPINIÓN

•Participantes

•Expositores o Ponentes

•Comité Organizador

Post-Evento 2.- Evaluación

Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

•Auspiciantes

•Patrocinantes

•Ponentes

•Otros

Colaboradores

Post-Evento 3.- Agradecimientos

•Cancelación de Obligaciones con

proveedores.

•Pago recurso humano contratado

para trabajar durante el evento.

•Devolución de cualquier material o

equipo que se haya solicitado en

préstamo.

Post-Evento

4.- Cumplimiento de

Compromisos

$$

$

$

$

TIPOS DE EVENTOS

Es un situación grupal donde un expositor

calificado pronuncia un discurso ante un

auditorio, es una técnica muy formal, con

presentaciones completas y detalladas y un

control rígido.

CONFERENCIA.

Reunión de especialistas, profesionales e idóneos con el propósito de abordar materias de su particular interés. Cada uno expone sucesivamente diferentes aspectos del asunto o trabajo. Cada expositor dispone de un tiempo para disertar de entre 20 y 45 minutos aproximadamente.

SIMPOSIO

Debate informal entre un grupo de hasta 8

personas, sobre un tema determinado. El

moderador coordina la sesión de una hora y luego

los disertantes pueden sintetizar sus ideas. El

público puede realizar consultas a los panelistas.

PANEL

Clase o encuentro en que se reúne un profesor o un profesional

distinguido, relevante, para llevar a cabo trabajos de

investigación o análisis sobre determinados temas propios de la

actividad.

SEMINARIO

Es un conjunto de acciones destinadas a comunicar noticias sobre una entidad. Se debe fijar la información que deben transmitir, con claridad y exactitud, para evitar de este modo equívocos en lo que queremos expresar y falsos rumores. A menudo se suelen utilizar personajes famosos como apoyo.

RUEDA DE PRENSA.

Reunión informativa con el fin de

discutir un problema, sin necesidad

de llegar a un acuerdo.

COLOQUIO

Los eventos laborales o empresariales, son aquellos que se realizan, ya sea para dictar alguna conferencia, presentar alguna información de productos o presentar proyectos de algún departamento especifico de una empresa, con el fin de informar a los integrantes de una organización las directrices a seguir y su puesta en práctica.

LABORALES

Es todo espectáculo deportivo o toda practica de un deporte reconocido, que se realice en un escenario apropiado y que cuente con la presencia de publico sin importar si se realiza con ánimo de lucro o no, sea de carácter nacional o internacional.

DEPORTIVO

Un evento de capacitación tiene por lo general su origen en el deseo de ayudar a la solución de un problema. Éste puede ser realizado de diferentes formas que van desde una reunión sencilla, en donde un expositor de manera frontal presenta un tema, hasta un evento participativo de varios días..

CAPACITACIÓN

Participan todos los presentes de una reunión. Generalmente constituye la parte final de simposios o mesas redondas. Está dirigido por un coordinador, que permite la libre expresión de ideas supervisando las intervenciones y los tiempos.

FOROS

El objetivo de un evento de este tipo es dar a conocer tus productos y servicios y provocar la contratación de los mismos.

PRESENTACIÓN DE PRODUCTOS

principalmente destinados a “la diversión de los

invitados” y por su simplicidad, no se requiere tener equipos profesionales ni conocimientos reales para dar el servicio.

SOCIALES

Grupo reducido de expertos los cuales mantienen puntos de vista divergentes u opuestos y hay lugar para un breve debate entre ellos.

MESA REDONDA

Son reuniones numerosas de personas con fines sociales,

culturales o económicos. Reuniones que buscan consenso entre las partes sobre la toma de decisiones. Asambleas ordinarias: aprobación de balances, presupuestos, etc.

ASAMBLEA

Es una reunión generalmente anual, de agrupaciones con intereses comunes. Pueden ser nacionales e internacionales y generalmente tienen una duración de dos a tres días.

CONVENCIONES

Reunión periódica de una asociación, organización o entidad para

debatir cuestiones previamente asignadas. Prevé tres sesiones

preliminares; la inaugural, que informa sobre la finalidad y los temas

a tratar; la media, donde se consideran los trabajos preliminares y

las condiciones; y la etapa final, en la que se informan los

resultados alcanzados.

CONGRESOS