Los documentos electrónicos

Curso: Gestión de archivos administrativos y archivos electrónicos

Introducción

La doble relación entre los archivos y los documentos electrónicos

La difusión de fondos tradicionales Archivos Portada de PARES http://www.aheb-beha.org Archivo Secreto Vaticano – Index Archivos digitales_Archivistica_net.mht

La gestión de documentos electrónicos Oficina sin papeles

Algunos conceptos

Documento Documento administrativo

Funciones Función de constancia Función de comunicación

Características Producen efectos Son emitidas por un órgano administrativo Su emisión es válida

Documento electrónico: Concepto

Son documentos generados , conservados y transmitidos a través de medios electrónicos

Tiene las mismos elementos y valores que el documento tradicional

Distintos tipos

Documento electrónico: el soporte

Dos tipos Productos físicos

Productos virtuales

Documento electrónico: la escritura Un formato de un archivo es una forma particular de codificar

información. Existen diferentes tipos de formatos para diferentes tipos de información. Por esto existen formatos de gráficos, formatos de audio, formatos de animación, formato de documentos, etc.En otras palabras, un formato es un modo de representación de estos datos. Muchas veces, los formatos de archivos están marcados en la extensión del nombre del archivo: el sufijo de tres letras con el que el nombre del archivo termina. Por ejemplo mypage.htm es un documento escrito en HTML; hay formatos especificos para imágenes (como JPEG, PNG, GIF, TIF, BMP), texto simple (ASCII, comúnmente marcado con la extensión .txt), para texto formateado (HTML, RTF, DOC) y para documentos listos para la impresora (PDF, PS).

Documento electrónico: los signos de validación

Autenticación de documentos

Firma electrónica

La firma electrónica

Basada en la criptografía Clave asimétrica: clave privada y una clave

pública Funciones:

Autentifica al firmante Asegura la integridad del documento firmado La confidencialidad

Certificados

Firma digital - Oficina virtual - Ministerio de Fomento

Trois modules pour découvrir la signature numérique

Documento electrónico: El contenido y el contexto Posibilidad de separación del contenido y el soporte

Estructura física

Estructura lógica

El contexto Información contextual contenida en el documento Información técnica

Conservación del contexto Mediante elementos internos Mediante elementos externos (metadatos

2. Nuevos conceptos

1. Autenticidad 2. Integridad 3. Fiabilidad 4. Disponibilidad

Los documentos que poseen estas características (autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad) tendrán el contenido, la estructura y el contexto suficientes para ofrecer una visión completa de las actividades y las operaciones a las que se refieren, y también reflejarán las decisiones, acciones y competencias. Si tales documentos se mantienen de forma que sean accesibles, inteligibles y utilizables, podrán servir de apoyo a la gestión y utilizarse a efectos de justificación a lo largo del tiempo.

3. Riesgos y problemas

La “durabilidad” del soporte La obsolescencia Problemas de seguridad Problemas de la conservación de

documentos firmados electrónicamente Desconocimiento Políticas de la administración electrónica

4. Algunas soluciones

1. Interoperabilidad, estándares y sistemas abiertos

World Wide Web Consortium - Oficina Española

Estándar abierto es una especificación disponible públicamente para lograr una tarea específica. La especificación debe haber sido desarrollada en proceso abierto a toda la industria y también debe garantizar que cualquiera la puede usar sin necesidad de pagar regalías o rendir condiciones a ningún otro.

4. Algunas soluciones

2. Los metadatos “Datos sobre los datos”

Función: hacer accesible el documentoMetadatos técnicos

Metadatos de tratamiento archivístico

4. Algunas soluciones

3. La migración 4. La emulación

“Recreación en hardware actual del entorno técnico necesario para visualizar y usar objetos digitales de tiempos anteriores”

5. La “canonicalización” 6. El estándar OAIS (Open Archival

Information System)

4. Algunas soluciones

7. Sistemas de gestión de documentos electrónicos Modelo parcial Modelo integrado

Funciones Creación o captura de documentos electrónicos Administración de flujos de trabajo Almacenamiento de la información Gestión de comunicaciones

8. Un nuevo mercado (outsourcing) Docuweb - Empresas (I)

5. Estrategias

1. AustraliaRecords management - National Archives of Australia

2. Canadá

3. USA

4. Unión Europea- DLM Forum – MoReq (Modelo de requisitos para la

gestión de documentos electrónicos de archivo)- IDA (Interchange of Data Between Administrations)- IDABC SCADPlus: Programa IDABC (2005-2009)

España Legislación: estatal y autonómica Consejo Superior de Administración

Electrónica Aplicaciones para el ejercicio de las

potestades. Criterios de Conservación, Criterios de seguridad y Criterios de Normalización (2004).Documentos - Política de seguridad y aplicaciones para el ejercicio de potestades

. Objetivos de un sistema de gestión de documentos electrónicos

. Problemas detectados en España

6. Gestión de documentos electrónicos de archivo

Se debe tratar la información en soporte electrónico, como en otro tipo de soporte, desde una perspectiva global que contemple todo el ciclo de vida, desde su diseño hasta su conservación o destrucción, pasando por las etapas de creación y gestión; sólo así se puede adoptar un conjunto coherente de medidas que permitan dar respuesta a los requisitos de seguridad, economía de gestión y eficacia.

Recomendaciones A. Electrónicos (1)

Mantener el principio de unidad de expediente Mantener un archivo de oficina para la gestión de la

información en soporte electrónico Registrar la información de los expedientes en un

soporte único Tener en cuenta los cambios de versiones,

sistemas operativos o aplicaciones Garantizar la autenticidad, fiabilidad e integridad de

los documentos

Recomendaciones A. Electrónicos (2)

Transferencias y selección de documentación “compactación”

Medidas de conservación: identificación y control de soportes

Seguridad de la Información

Acceso y difusión

Normas para garantizar la fiabilidad, autenticidad y la integridad de los documentos

se implementan medidas de seguridad de última generación en los sistemas electrónicos de archivo

se proporciona de manera fiable un control de acceso seguro los documentos poseen un identificador único, al menos dentro del sistema los metadatos ofrecen información relacionada con cada documento

concreto (p.e. quien hizo que y cuándo) los elementos de metadatos requeridos son creados, en la medida de lo

posible, a través de procedimientos automáticos los documentos y sus metadatos pueden ser protegidos, cuando sea

necesario, de cambios no autorizados los metadatos recogen de forma exhaustiva lo que ha ocurrido con el

documento desde el momento de su producción los metadatos garantizan el vínculo entre el documento y la operación en el

curso de la cual fue producido, así como el vínculo entre los documentos relacionados

Normas para garantizar la fiabilidad de los sistemas de archivo

los documentos se incorporan al sistema mediante un procedimiento automático o al menos, semiautomatizado

la incorporación de documentos tiene lugar inmediatamente o poco después de la acción que le ha dado origen

se dejan pistas de auditoría y se verifican periódicamente para detectar irregularidades en el funcionamiento del sistema; estas pistas deberían ser accesibles de tal forma que sea posible recuperar los elementos relacionados con un documento u operación concretos

Normas para garantizar la conservación de los documentos

los metadatos indican el nombre y la versión del formato de datos de cada documento y la identificación del software con que fue producido y con que se efectuó la última modificación. Además, los metadatos deben registrar cualquier cambio de formato

los formatos de los documentos son controlados con perioricidad (al menos cada vez que se descargan nuevas versiones del software en el sistema)

todos los datos del documento pueden exportarse mediante eficaces procedimientos automáticos o semiautomáticos a formatos abiertos (o patentados) de conservación sin que se pierdan características esenciales de contenido, estructura y contexto.

los sistemas existentes pueden contener documentos que no se pueden conservar porque se encuentren en un formato patentado (es decir, en un formato que no esté publicado por el fabricante) o porque los esfuerzos para su conversión a una forma en que puedan ser conservados sin perder información esencial son demasiado costosos;

las posibilidades de conservación pueden variar a lo largo del tiempo. Los documentos que en un momento dado parecen susceptibles de conservación, pueden dejar de serlo más adelante, cuando partes del sistema que son esenciales para la conversión y la migración se queden obsoletas y/o estén defectuosas. Por otro lado, los documentos que hoy no parecen susceptibles de conservación pueden pasar a serlo mañana cuando se desarrolle un nuevo software que permita una fácil y precisa conversión a formatos abiertos; y

los sistemas más antiguos suelen carecer de la documentación adecuada. Aunque todavía y son mantenidos, nadie sabe exactamente cómo operan y porque se producen algunos datos. Si los documentos son importantes pueden, no obstante, ser seleccionados para conservación esperando que en algún momento futuro se encuentre más documentación o que un análisis más profundo de la documentación y de los datos existentes revele la información que falta.