Los documentos administrativos

Agosto de 2008.

FUNCIONES

Son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos administrativos:

1.- Función de constancia. El documento asegura la pervivencia de las actuaciones

administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza así la conservación

de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles

errores o vicios, así como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.

2.- Función de comunicación. Los documentos administrativos sirven como medio de

comunicación de los actos de la Administración. Dicha comunicación es tanto interna -

entre las unidades que componen la organización administrativa - como externa - de la

Administración con los ciudadanos y con otras organizaciones.

Principios fundamentales

Formalidad:Se redactan necesariamente teniendo en cuenta determinadas normas, pautas, esquemas o formatos pre- establecidos por las instituciones

Simplicidad Todos deben ser elaborados de la manera más simple y breve posible, con lenguaje sencillo y común. Debe ser preciso, concreto, claro y directo.

Racionalidad Consiste en eliminar toda exigencia o formalidad costosa. Mientras más extenso es un documento, más complicado y costoso.Flexibilidad Tener en cuenta la gran variedad y formatos que existen. Lo más importante en el documento es que transmita de manera directa un mensaje no su presentación formal.

EficaciaDebe ser capaz de persuadir o inducir a la acción en el menor tiempo y con el mínimo costo.

El texto:

Características vitales.

Claridad: Todo texto debe ser claro, fácil de entender. Se debe lograr que las ideas expuestas lleguen al lector con claridad.

Integridad: Debe contener y desarrollar todas las ideas referidas al tema o al asunto. No debe presentar vacíos, dudas o ambigüedades. La información debe ser completa y coherente.

Brevedad: Breve y ágil, sin palabras y frases innecesarias. Expresar las ideas sin rodeos.

Cortesía: El tono de la redacción debe ser respetuoso y cordial, capaz de persuadir positivamente al lector sin llegar a la sumisión ni adulación.

Actividades imprescindibles para lograr una buena redacción de documentos administrativos

El hábito de lectura.

La práctica de la redacción

Existencia de interés personal por superarse.

Nota: Cuanto más alto es el nivel cultural de una persona, cuanto más conoce sus funciones, responsabilidades y derechos mejores posibilidades aparecen para redactar un exitoso documento administrativo

Recomendaciones

-Cuidar la ortografía.

-No abusar de las mayúsculas.

-Colocar debidamente las tildes y los signos de puntuación.

-Usar correctamente los elementos de enlace.

-Construir oraciones claras.

-Evitar la cacofonía ( la participación de la institución en mención…)

-Uso de palabras o expresiones sinónimas.

-No se escribe para uno mismo sino para otros quienes se formarán una opinión

acerca de nuestra preparación profesional

1. ¿Qué es una solicitud?

Por lo general, una solicitud (o instancia) es un

documento escrito que va dirigido a un

organismo público o a una autoridad a los

que se pide algo o ante los que se plantea

una reclamación con la exposición de los

motivos en los que se basan. La mayor

parte de los organismos públicos disponen

de impresos destinados a este fin. Se debe

preguntar por su existencia y, si no los hay,

se puede hacer la instancia por uno mismo.

La estructura del CONTENIDO de una instancia es la siguiente:

1.Encabezamiento. Consta de los datos personales de quien firma la solicitud:

nombre y apellidos, lugar y fecha de nacimiento, DNI, domicilio, teléfono y datos

opcionales (profesión, centro de trabajo, etc.).

2. Exposición de motivos: Se debe describir las circunstancias y las

causas que motivan la solicitud, de manera sistemática y esquemática;

se deben exponer todos los datos de forma argumentada y citar las

disposiciones legales en que esté basada la solicitud.

Se inicia con la palabra EXPONGO, seguida de dos puntos y, normalmente, se termina con la expresión "por ello". Si es el caso, se hará referencia a la documentación aportada con fórmulas del tipo: "lo que acredito con la documentación anexa", seguida de la relación de documentos incorporados a la solicitud.

El último párrafo acabará con una coma (,), ya que aprovecharemos para enlazar con el apartado siguiente terminando con alguna expresión como: ...por todo ello, ...es por lo que, ...y como consecuencia, , ...y por esto,

1.Petición o exposición de la solicitud. Se comienza con

la palabra SOLICITO, seguida de dos puntos. Si esta

palabra va seguida de una oración con un verbo

conjugado, se debe introducir antes la conjunción que.

Por ejemplo, SOLICITO: Que sea concedido...., o bien

SOLICITO: Que se acepte esta petición de ....

Finalmente, hay que recordar que, según los criterios de modernización de los documentos públicos, debe evitarse el uso de formas arcaicas o de carácter humillante. Por ejemplo, son innecesarias y debe evitarse expresiones como: "es gracia que espero alcanzar", o "SUPLICO".

La despedida debe indicar:

Fecha: lugar, día, mes y año, antefirma,

firma de quien presenta la instancia y la

pos firma.

............................................................................, con domicilio en C/ Los Álamos , núm. 5, de La Felguera, y DNI número 9.456.234, y tel. 985 23 45 34     EXPONGO: Que reúno todos los requisitos para poder participar en el concurso oposición convocado por ese Ayuntamiento para la provisión de plazas para la Guardería Municipal.  Que adjunto los siguientes documentos:   ·        Declaración jurada.   ·        Fotocopia de certificado de trabajo, expedido por el Ayuntamiento de Langreo.  Como consecuencia de ello,     SOLICITO  Ser admitido a las pruebas de selección, en la modalidad de concurso oposición, para la Guardería Municipal de ese Ayuntamiento.  

La Felguera, 20 de Febrero 2005       Nombre y firma del solicitante           SR. ALCALDE DEL AYUNTAMIENTO DE LANGREO

El área de ventas llevará a cabo su reunión mensual el día

22 de Abril del 2008. En la reunión se discutirán los temas

referentes al incremento de ventas que se ha alcanzado en

el último trimestre.

Es muy importante contar con su presencia.

Saludos a UD.AtentamenteLuz, María DuránGerente Ventas

Para:

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Fecha

Asunto:  

Memorándum