Programa: Diplomado de Logística

Módulo: Logística de Producción

Expositor: Ing. Roberto Collazos Zelada

Introducción

Sesión 2

Compras

Introducción

• Objetivo de la Sesión 2

“Al finalizar la sesión, el participante identifica los conceptos del proceso de compras en la empresa desde el enfoque de los procesos de adquisición y aprovisionamiento de los recursos necesarios y previos a la fase de producción”.

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1. IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS

1. Propósito Aseguramiento del aprovisionamiento en: a) Cantidades (¿Cuánto pedir?) b) Plazos establecidos (¿Cuándo pedir?) c) Niveles de calidad d) Buen precio 2. Objetivo: a) Maximizar el valor del dinero invertido (criterio económico)

b) Mejora de la posición competitiva (Criterio estratégico)

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PROCESO INTEGRADO DE COMPRAS

Mercado de

Proveedores

EMPRESA

PROCESO DE ABASTECIMIENTO

TRANSPORTE

LOGISTICA DE PRODUCCION

Almacén

Materias primas

Materiales

Suministros

Bienes de Capital

Planta de Producción

Gerencia de Operaciones

Gerencia de

Abastecimiento

ENTREGA

PRONOSTICO

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FUNCIONES DEL AREA DE COMPRAS

1. Pronósticos de Compras

Se busca: Optimización del aprovisionamiento

2. Negociación de precios

Se busca: Rentabilidad por precios

3. Búsqueda de Fuentes de Aprovisionamiento

Se busca el Punto de Equilibrio: seguridad en las

entregas y potencia de compra (concentración)

4. Contratos de Aprovisionamientos

Se busca: Compra por sistemas

5. Rotación de Stocks

Se busca el equilibrio entre la minimización de

recursos inmovilizados y el servicio de entrega.

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6. Normalización

Se busca: la estandarización (homologación)

7. Fabricar o Comprar: subcontratación

Se busca alternativas en el mercado

8. Capacitación del personal de compras

Se busca: personal competente y motivado

9. Relaciones fluidas con todas la direcciones

Se busca la capacidad de negociación interna

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1. Disminuyendo el costo total que representan las compras

Se consigue:

1.1 Aumentando las cantidades a negociar en cada

pedido (costo de oportunidad)

1.2 Minimizar plazos de entrega

1.3 Cumplir con el plazo de compra.

1.4 Concentración de las compras

1.5 Capacidad de adaptación al mercado y/o proveedor.

1.6 Calidad del equipo de compras

IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS COMO

GENERADOR DE RENTABILIDAD

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2. Reduciendo los costos operativos en compras

Se consigue:

2.1 Racionalización de los métodos de trabajo:

Pronóstico, estandarización y compromisos

2.2 Soporte informático

2.3 Procesamiento de información (datos)

2.4 Reducción de los tiempos de gestión interno

3. Reducir los costos relacionados con los Stocks

3.1 Determinación del personal necesario para el

control de Stocks.

3.2 Aumentar los productos estándar, homologados,

y normalizados.

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3.3 Eliminar productos de baja rotación

3.4 Informar sobre disponibilidades a los usuarios

PARA LOGRAR ESTA RENTABILIDAD SE PARTE:

1. PRONOSTICOS Y CONTROL DE COMPRAS

2. SELECCIÓN EXAUSTIVA DE PROVEEDORES

3. RESPUESTA RAPIDA INTERNA Y EXTERNA

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La utilización estratégica de la actividad de compras

requiere un Director que observe el entorno de la

empresa, prevea los cambios de ese entorno, comparta

la información pertinente con proveedores y colegas de

otras funciones e identifique las ventajas y desventajas

competitivas de la empresa con respecto a sus

proveedores.

La nueva función de Compras

Harvard Business Review

FUNCIONES DE LA DIRECCION

DE COMPRAS

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1. Identificación y Descripción de necesidades

(¿Qué comprar?)

Propósito:

Cuantificar los requerimientos

Contribución de los proveedores

Técnica a utilizar:

Pronóstico de compras

Punto de Partida:

Pronóstico de Producción y / o Ventas

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2. Investigación y Búsqueda de Fuentes de Aprovisionamiento

(¿Fabricar o Comprar?)

Propósito:

Evaluar costos, calidades, tendencias y disponibilidad que ofrece el mercado proveedor

Disponer de personal de compras capacitado

Seleccionar Fuentes de Aprovisionamientos

Técnica a utilizar:

Estudio de Mercado:

a) Mercado de producción: materias primas, métodos de fabricación, fabricantes más significativos, evolución de la producción, etc.

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b) Consumo y distribución de los productos, datos

estadísticos sobre consumo, evolución y pronósticos.

Resultados:

Jerarquización de proveedores

Recomendaciones de compra

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3. Preparación de la Compra

(A quién y cómo comprar)

Propósito: Prospección y examen final de proveedores.

Punto de partida:

Información y / o Visita a fuente de aprovisionamiento seleccionada

Definir probable política de compras, considerando la fuerza del

mercado suministrador.

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4. Ejecución de la Compra

(Emitir órdenes de compra)

Propósito:

Analizar y evaluar precio + garantía de cumplimiento de las especificaciones técnicas, plazos de entrega y la posible continuidad del suministro.

Resultados:

Garantía de calidad de producto / servicio elaborado y / o por comercializar

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5.Seguimiento y Control

(Mejoramiento de la calidad)

Propósito:

Abordar situaciones imprevistas

Coordinación con las áreas de almacenes / control de inventarios /

distribución física / Servicio de entrega.

Resultado: Asegurar la calidad de las compras

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COMPETITIVIDAD DE LAS

COMPRAS

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Importancia del Departamento de

Compras

• Función: Invertir el dinero presupuestado.

• Concepto de Compras

Proceso por el cual se adquieren los recursos

necesarios para la realización de las operaciones.

• Calidad en Compras

1. Calidad adecuada.

2. Buen precio que se paga.

3. Servicio y Oportunidad.

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Negociación en Compras

Relación que establecen dos o más

representantes de las empresas en trato, con un

asunto determinado (adquirir materiales,

insumos u otra cosa) con vista a equilibrar

posiciones y poder llegar a un acuerdo que sea

beneficioso para todos ellos.

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Estrategia de Negociación en

Compras La estrategia de la negociación define la manera

en que cada parte trata de conducir la misma con

el fin de alcanzar sus objetivos. :

Estrategia de "ganar- ganar", en la que se busca

que ambas partes ganen, compartiendo el

beneficio.

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Planificación de las Compras

Significa definir qué necesita comprar la

organización, cuánto y para cuándo lo necesita,

dentro de un período de tiempo determinado.

Además en la planificación se identifican los

proveedores potenciales de cada compra y una

estimación de sus principales parámetros, tales

como precio, plazos de entrega, calidad, etc.

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Nivel de Servicio

Es el porcentaje de clientes que hacen un pedido

para ser servidos en plazos habituales (no se

incluyen las excepciones) y que pueden

completar la compra al primer intento.

Se confunde “Nivel de Servicio" con “Servicio al

Cliente". El nivel de servicio es una medida del

desempeño en el manejo del inventario de

producto, que involucra al cliente a través de la

demanda que éste genera.

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Requisitos para Asegurar la Calidad de

las Compras

1. El área de compras necesita saber lo que se

requiere.

2. La orden /contrato de compra debe estar

desarrollado con la descripción exacta de lo que se

necesita.

3. Se deben aplicar medidas de inspección y

prueba a todos los materiales con el fin de

comprobar que cumple con todos los requisitos.

4. Las especificaciones deben permitir al proveedor

construir la calidad en el producto (numero de lote,

fecha de fabricación, vencimiento, trazabilidad).

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Fijación de la Cantidad de Compras

1. Por necesidad del cliente

Método: Los requerimientos de producción /

operaciones.

Previsión: Área de ventas.

Exactitud: Alta, para los lotes de compra.

2. Por Previsión anticipada Método: La necesidad se calcula en base al

consumo del pasado.

Previsión: Tendencia del consumo.

Exactitud: Exactitud media / Posible desviación.

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Fijación de la Cantidad de Compras

3. Por Estadísticas

Método: La necesidad se calcula en base a

estadísticas tomadas del consumo

del pasado(3 a 6 meses atrás).

Previsión: Tendencia del consumo.

Exactitud: Exactitud media /

Posible desviación.

La Fijación más adecuada es "por Necesidad del

Cliente", ya que nos permite planificar de acuerdo a

las necesidades reales sin provocar sobre stocks.

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Clasificación de las Compras

Principales Categorías:

1. Compras por el tipo de material.

2. Compras por la frecuencia del material.

3. Compras para reabastecer stocks

4. Compras por trayectoria.

5. Compras por la naturaleza de los

materiales.

6. Compras por el costo del material.

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Costos Asociados con las Compras

Problema: 1. Influencia de las compras en el control de

los niveles de los stocks y la reposición de los mismos.

¿Cómo mantener el equilibrio? Entre la continuidad de su ritmo de

producción / operaciones y el mantenimiento de las existencias.

2. El riesgo de la rotura de stocks.

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Costos Asociados con las Compras

Efectos del Problema: 1. Exceso de las existencias. 2. Escasez de Existencias

Problemática Central: 1. ¿Cuánto comprar?...... Cantidad 2. ¿Cuándo comprar?..... Fecha

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ESTRATEGIA DE COMPRAS

Ing. Roberto Collazos Zelada

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Plan / Programa que involucra un despliegue de

esfuerzos y recursos para asegurar las compras para

asegurar la sincronización de los suministros con la

demanda.

Actividades asociadas:

1. Selección y Evaluación de Proveedores.

2. Negociación de las compras: precio – calidad-

servicios.

3. Programar las compras.

4. Evaluar el valor recibido.

5. Investigación del mercado de proveedores

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Estrategia de Compras

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“Quien compra bien, vende bien”

1. Equilibrio de la negociación.

2. Establecer relaciones a largo plazo con proveedores.

Beneficios

• Mantenimiento / ampliación / reducción de la base

de proveedores.

• Acuerdos a largo plazo.

• Comunicación abierta.

• Frecuencia en las respuestas y filosofía de

mejoramiento continuo.

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Estrategias de Compras

1. Estrategia de Compra anticipada

Adquirir recursos en cantidades que exceden las disponibilidades actuales, para reponer inventarios y asegurar suministros

Beneficios:

1. Aseguramiento de stocks en almacenes.

2. Se justifica si el precio se va a incrementar.

Exige: Mayor control de inventarios.

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Conceptos:

Qo

INVENTARIO DE PROTECCION Sp Td

P p

Q o / 2

Meses

Unidades

Stock

Máximo

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Conceptos:

1. Lote de Magnitud Económica o Cantidad

Económica de Pedido (Qo)

Nivel de unidades que se compra para hacer frente

a las demandas normales del proceso productivo

de la empresa o de los clientes.

Es un inventario de rotación continua, cuyo nivel

fijado refleja el costo óptimo de utilización

Q o = ( 2 x C p x D / C m ) x x 1/2

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2. Stock de Protección (S p) Nivel de unidades que se tiene en almacén, para

hacer frente a fluctuaciones en exceso de la demanda y/o a los retrasos imprevistos de los proveedores.

Es un inventario fijo y es necesario cuando: a) Demanda aleatoria y plazo de entrega conocido b) Demanda conocida y plazo de entrega aleatorio c) Demanda y plazo de entrega aleatorios d) Cuando el sistema de aprovisionamiento se realiza mediante

fechas fijas preestablecidas.

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3. Punto de Pedido (P p)

Nivel de existencias que se toma como referencia

para emitir una orden de reposición del Lote

económico

Pp., está conformado por una cantidad de

inventario equivalente a la suma de dos partidas.

a) El inventario normal al que se espera dar salida

durante el plazo de entrega.

b) El inventario de seguridad: stock fijo cuyo

movimiento físico está regido por el sistema

PEPS

P p = S p + (C me. x T d)

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4. Tiempo de demora ( T d)

Es el tiempo que transcurre entre la emisión de

la orden de reposición y el instante en que se

produce la llegada del inventario solicitado

T d = Ti + Te

Ti: Tiempo interno, que comprende todas las actividades

dentro de la empresa para gestionar la solicitud de

compra.

Te: Tiempo externo, que corresponde al tiempo de

abastecimiento por parte del proveedor

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5. Stock Máximo ( S máx.)

Es el nivel superior de existencias que se logra en el

instante en que llega el lote de reposición

S máx. = S p + Q o

6. Stock medio o Inventario promedio ( Qo / 2)

Es aquel volumen de existencias que está en almacén,

de manera constante y en cualquier instante y cuyo

tamaño es equivalente a la mitad de Qo.

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Política de Control de Compras

Son los procedimientos formales para controlar

la proveeduría de existencias en almacenes y

que permiten el control de éstas para solucionar

la problemática central del control de stocks

Es decir:

1. ¿Cuánto pedir, comprar o reponer?

2. ¿Cuándo pedir, comprar o solicitar?

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2. Estrategia de compra al día

Tipo de compra ventajosa cuando los precios se

encuentran descendiendo, evitando de esta forma

adquirir mayores cantidades cuando la compra

retrasada puede obtener menores precios.

“La combinación efectiva de estas dos estrategias,

cuando los requerimientos son estacionales, puede

llevar a ventajas sustanciales del precio”.