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UNIDAD CINCO: ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES 5.1Funciones del Almacén La manera de organizar y administrar el área de almacenes depende de varios factores, tales como el tamaño de la compañía, el grado de centralización deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de la programación de la producción. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes: recepción de materiales, registro de entradas y salidas, almacenamiento de materiales, mantenimiento de materiales y del almacén, despacho de materiales y coordinación del almacén con los departamentos de contabilidad y de control de inventarios. En conclusión, al administrar una instalación de almacenamiento se deben efectuar muchas actividades distintas relacionadas con la transformación de materias primas, productos semi-terminados y bienes terminados. Las tareas abarcan desde recepción, identificación y clasificación, despacho al almacén, almacenamiento, escoger pedidos, armado del pedido, empaque, despacho del embarque mantenimiento de registros o control de inventarios. 5.1.1 Manejo Físico de los Inventarios Las enormes economías obtenidas en el manejo de materiales en las instalaciones recientes revelan la importancia de aquel en todas las fases del almacenamiento. A la elevación del precio de la mano de obra y de los costos dec o n s t r u c c i ó n d e n u e v o s edificios para almacenes no ha correspondido un incremento equivalente en los precios de venta y en la mayoría de los casos la dificultad ha sido debida a las

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UNIDAD CINCO: ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES

5 . 1 F u n c i o n e s d e l A l m a c é n

La manera de organizar y administrar el área de almacenes depende de varios f a c t o r e s , t a l e s c o m o e l t a m a ñ o d e l a c o m p a ñ í a , e l g r a d o d e c e n t r a l i z a c i ó n deseado, la va r iedad de p roduc tos fabr i cados , la f l ex ib i l i dad re la t i va de los equipos y facilidades de manufactura y de la programación de la producción. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes: recepción de materiales, registro de entradas y sa l idas , a lmacenamien to de mate r ia les , manten im ien to de mate r ia les y de l a l m a c é n , d e s p a c h o d e m a t e r i a l e s y c o o r d i n a c i ó n d e l a l m a c é n c o n l o s departamentos de contabilidad y de control de inventarios. En conc lus ión , a l admin is t ra r una ins ta lac ión de a lmacenamien to se deben e fec tuar muchas ac t i v idades d is t in tas re lac ionadas con la t rans fo rmac ión de mate r ias p r imas , p roduc tos semi - te rminados y b ienes te rminados . Las ta reas abarcan desde recepción, identificación y clasificación, despacho al almacén, almacenamiento, escoger pedidos, armado del pedido, empaque, despacho del embarque mantenimiento de registros o control de inventarios.

5.1.1 Manejo Físico de los Inventarios

L a s e n o r m e s e c o n o m í a s o b t e n i d a s e n e l m a n e j o d e m a t e r i a l e s e n l a s instalaciones recientes revelan la importancia de aquel en todas las fases del almacenamiento. A la elevación del precio de la mano de obra y de los costos dec o n s t r u c c i ó n d e n u e v o s e d i f i c i o s p a r a a l m a c e n e s n o h a c o r r e s p o n d i d o u n incremento equivalente en los precios de venta y en la mayoría de los casos la dificultad ha sido debida a las economías alcanzadas con los nuevos sistemas de manejo de materiales.Organización de los materiales mientras están guardados incluyendo la custodia, d i s t r i b u c i ó n , o r d e n a m i e n t o y c o n t r o l p a r a t o d o s l o s m a t e r i a l e s y p r o d u c t o s t e r m i n a d o s d e s d e l a r e c e p c i ó n d e l a s m a t e r i a s p r i m a s h a s t a e l p r o d u c t o t e r m i n a d o . L a s i n s t a l a c i o n e s d e a l m a c é n p u e d e n a b a r c a r h a s t a g r a n d e s instalaciones automatizadas y mecanizadas. La figura 5.1.1 muestra el sistema de almacenamiento de área, los artículos se almacenan en una forma lógica que permite a los trabajadores del almacén tomar con facilidad los artículos requeridos por los pedidos, con equipos como este montacargas de baterías (Sule, (2001).

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Figura 5.1.1 Sistema de almacenamiento de área.

5.1.1.1 Recepción

El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora, requiere de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima utilización. Las condiciones que impiden el flujo rápido son: espacio de maniobra restringido o inadecuado; medios de manejo de materiales deficiente, y demorasen la inspecc ión y documentac ión de en t rada . E l ob je t i vo que pers igue toda empresa es obtener rapidez en la descarga y lograr que la permanencia de la mercancía en el área de recepción sea la mínima posible.

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El espacio necesario para el área de recepción depende del volumen máximo de m e r c a n c í a q u e s e d e s c a r g a y d e l t i e m p o d e s u p e r m a n e n c i a e n e l l a . U n a planeación es correcta cuando los cambios del flujo de los materiales y productos se han reducido al mínimo. El tiempo de permanencia de las mercancías en el área de recepción debe ser lo más corto posible, pues el espacio y el costo de o p e r a c i ó n d e p e n d e d e l a f l u i d e z c o n q u e e s t a s s e p a s a n d e l v e h í c u l o d e l p r o v e e d o r a l a l m a c é n . T o d o e s t a n c a m i e n t o i n n e c e s a r i o e l e v a e l c o s t o d e l producto. Deben estudiarse los medios que sean más prácticos para facilitar y acelerar las man iobras de descarga de veh ícu los según las ins ta lac iones en e l á rea de recepción. Estas maniobras pueden realizarse en andén elevado a la altura de las plataformas de los vehículos (véase la figura 5.1.2 (a)) o bien a ras del piso del almacén, en este caso se puede usar una plataforma telescópica para levantar la mercancía (véase la figura 5.1.2 (b)).

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Figura 5.1.2 Andén elevado y plataforma

El material, procedente de fuera, llega generalmente en vagón de ferrocarril o en camión , hay a lgunas empresas que d isponen de ins ta lac iones para la ca rga

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directa en barcaza o barco. Los materiales procedentes del interior de la fábrica l l egarán a l a lmacén por t ranspor tador o en car re t i l l as de horqu i l l a . En c ie r tos casos, este servicio puede también efectuarse por medio de un transportador mono-carril elevado o de una grúa puente. Cuando el material se recibe en vagón o camión, los apartaderos deben estar ba jo techo para poder rea l i za r la descarga cua lqu ie ra que sea e l es tado de l t i e m p o . L a s i g u i e n t e f i g u r a 5 . 1 . 3 n o s d a u n e j e m p l o d e e s t o . E s n e c e s a r i o m e n c i o n a r q u e e l a l m a c e n a j e t a m b i é n t i e n e r e l a c i ó n c o n l a r e c e p c i ó n y e l almacenamiento de artículos terminados, y la entrega de ellos a los clientes. Las p r inc ipa les dec is iones se re lac ionan con : La loca l i zac ión y e l tamaño de los almacenes; el pedido y manejo de materiales y, llevar registros.

Figura 5.1.3 Área de entrada del almacén

P a r a p r o p o r c i o n a r e l m i s m o n i v e l d e p r o t e c c i ó n c o n t r a c o r r i d a s f u e r a d e l inventario, una pequeña cantidad de inventario de seguridad es necesaria en una localización, cuando se usan localizaciones de almacenes, suponiendo que las var iac iones es tad ís t i cas son

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i ndepend ien tes en t re los a lmacenes , e l e fec to (desviación estándar) combinado con los inventarios de seguridad en diferentes localizaciones es la raíz cuadrada de la suma de los efectos individuales.

El flujo rápido de los materiales que se reciben, requiere de un espacio óptimo para la descarga y a lmacenamien to p rov is iona l , pa ra rev is ión y co te jo con la remis ión de l p roveedor , debe ser pesada y e labora rse la documentac ión de en t rada . También se neces i ta un espac io óp t imo para e l andén y e l pa t io de m a n i o b r a s d e l o s v e h í c u l o s r e q u i e r e n d e 2 5 m e t r o s d e l a r g o p a r a t r a i l e r s a r r imados perpend icu la rmente a l andén y só lo 22 s i l o hacen d iagona lmente (véanse la figuras 5.1.4 a y b).

Figura 5.1.4 patio de maniobras de los vehículos.

5.1.1.2 Organización

Si hemos de tener un plan de trabajo para lograr una organización óptima de los a l m a c e n e s , s u g e r i m o s e s t e o r d e n : a s o m é m o n o s a l o s p r o b l e m a s a c t u a l e s ( de f i c ienc ias en iden t i f i cac ión y c las i f i cac ión , espac io insu f i c ien te , pés ima colocación de materiales y mentes cerradas a la innovación), y analicemoslos p a r a e n c o n t r a r s o l u c i o n e s p r á c t i c a s h a s t a d o n d e l a s c i r c u n s t a n c i a s q u e predominen en la empresa lo permitan; consideremos lo ideal, o sea la aplicación de principios y técnicas distribución para que la meta que se fije en una nueva organización del almacén sea realista y posible de alcanzar; la recolección de datos de manera metódica y sistemática; analicemos cada uno de ellos aplicando el razonamiento lógico, y reagrupemos estos conocimientos para construir nuevos sistemas de distribución de las áreas de recibo, almacenamiento y entrega.La planeación del área de almacenamiento, por espacios destinados a cada grupo d e m a t e r i a l e s o m e r c a n c í a s c o n c a r a c t e r í s t i c a s s i m i l a r e s , r e q u i e r e u n

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conocimiento pleno del producto y de las condiciones que exige su resguardo, protección y manejo. En la zona de almacenamiento se estudia el espacio que se requiere para cumplir con las finalidades del almacén, ya que ello exige realizar las operaciones que forman el ciclo de almacenamiento, para lo cual es indispensable disponer de espacio suficiente donde se pueda actuar organizadamente, sin inconvenientes ni tropiezos. El estudio que se haga para elegir una zona de almacenamiento o para distribuir una zona ya elegida, tiene que realizarse en función de tres factores: Entidad a lacual se va a servir, el espacio de que se dispone y los artículos que en él se van aguardar. Para determinar en relación a ellos, las características que deben reunir los principios básicos en el área de Almacenamiento:

P r i m e r a e n t r a d a , p r i m e r a s a l i d a p a r a e v i t a r q u e l o s a r t í c u l o s permanezcan mucho t iempo en a lmacén s in se r en t regados , por cuanto a la llegada de nuevas remezas condenan a las existenciasa n t i g u a s a c o n t i n u a r e n a l m a c é n m i e n t r a s l a s n u e v a s s o n despachadas.

C o l o c a r l o s a r t í c u l o s d e m a y o r d e m a n d a m á s a l a l c a n c e d e l a s puertas de recepción y entrega para reducir recorrido y tiempo detrabajo.

R e d u c i r l a s d i s t a n c i a s q u e r e c o r r e n l o s a r t í c u l o s a s í c o m o e l personal. Esta es una manera de reducir los costos de la mano deobra.

Reduc i r mov imien tos y man iobras . Cada vez que se mueve unamercancía hay una ocasión más para estropearla.

Prohibir la entrada al área del almacén a personal extraño a él. Solose permitirá ingreso al personal autorizado.

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Controlar las salidas de mercancía del área de almacenamiento através de documentación adecuada.

Llevar registros de existencias al día.

Eliminar el papeleo superfluo.

Reduc i r e l desperd ic io de espac io , d iseñando la es tan te r ía condivisiones a la medida de lo que se almacena.

El área ocupada por los pasillos respecto a la totalidad del área dealmacenamiento, debe representar un porcentaje tan bajo como lopermitan las condiciones de operación.

E l p a s i l l o p r i n c i p a l d e b e r e c o r r e r a l o l a r g o d e l a l m a c é n . L o s t ransversa les perpend icu la res a l p r inc ipa l , deben permi t i r e l fác i l a c c e s o a l o s c a s i l l e r o s , b a s t i d o r e s o p i l a s i n d e p e n d i e n t e s d e artículos.

El punto de recepción debe estar ubicado en el extremo del pasillo principal y el punto de distribución en el opuesto.

Reviste singular importancia la ubicación de la mercancía en un almacén por que se traduce en varias situaciones ventajosas: evita la fatiga del personal, elimina la lentitud, reduce el exceso de personal, la mercancía no se expone a roturas y se propicia un menor número de accidentes de trabajo. Por último, en los almacenes se deben establecer tres secciones: 1) se deberán colocar los artículos de mayor movimiento, 2) se deberán colocar las mercancías de mediano movimiento y 3) se deberán colocar los productos de lento o nulo movimiento, así como todos los materiales que son remitidos al almacén pero que no debieran formar parte del mismo, véase la figura 5.1.5 (Molina, 2006).Figura 5.1.5 organización del almacén

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5.1.1.3 Despacho

El método más e f i caz para mane ja r e l su r t ido de p roduc tos cons is te en una adecuada clasificación atendiendo a las características físicas que determinan su a lmacena je y manutenc ión . Es p r imord ia l ese t raba jo de c las i f i cac ión para e s t a b l e c e r l o s g r u p o s d e p r o d u c t o s a f i n e s . G e n e r a l m e n t e l o s p r o d u c t o s a a lmacenar adqu ie ren carac te r ís t i cas f í s i cas de su emba la je . E l vo lumen que ocupan está determinado por la industria fabricante y lo que cuenta es el conjunto producto-embalaje.

La mercancía que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al área de en t rega debe : Ser t ras ladada con e l med io mecán ico más adecuado; se r acompañada de un documento de salida, una nota de remisión o una factura; ser r e v i s a d a e n c a l i d a d y c a n t i d a d , m e d i a n t e e l c o t e j o d e l a m e r c a n c í a c o n e l documento de salida; los materiales para envoltura y empaque deben haberse surtido del almacén

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de material auxiliar, con suficiente anticipación y cantidad, y l a s m e s a s , l a b a s c u l a y l a s h e r r a m i e n t a s d e f l e j e , d e e n g o m a d o , y ú t i l e s necesarios deberán tener un área ordenada que facilite las maniobras de manejo de los productos y de empaque, véanse las figuras 5.1.6 y 5.1.7.

Figura 5.1.6 Área de despacho

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F i g u r a 5 . 1 . 7 L a m e r c a n c í a l l e g a a l á r e a d e d e s p a c h o e n c a j a s o c e s t a s d e

plástico, a través de un transportador de rodillos que la lleva hasta las mesas delos empacadores, donde se encuentra todo el material necesario y el

personal especializado.

Tratándose de los clientes, la permanencia de la mercancía en esta área estará de te rminada por la ce le r idad con que acudan a recoger la . Para es te e fec to , deberá fijarse un tiempo prudente para tenerla a su disposición. Cumplido éste y h e c h a s l a s g e s t i o n e s

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c o r r e s p o n d i e n t e s s e p r o c e d e r á r e g r e s a r a s u l u g a r , procediendo a cancelar el pedido u orden de compra.

En e l caso de que la en t rega se h ic ie ra con veh ícu los p rop ios de la empresa , d e b e r á p r o c u r a r s e e l e n v i ó a l a m a y o r b r e v e d a d p o s i b l e a f i n d e e v i t a r l a acumulación de mercancía por repartir y que el cliente pudiera cancelar el pedido. Si no se contará oportunamente con el equipo de transporte, habrá que contratar a lguno de l se rv ic io púb l i co , de no con ta rse con a lgún apoyo ex te rno , como pudiera ser el de alguna filial.

5.1.2. Mantenimiento de Registros

La contabilidad dentro del almacén requiere de un registro de almacén por cada elemento que se conserva en inventario. El elemento individual se llama unidad de almacenamiento. Registros de almacén son cuentas

corrientes que muestran el saldo disponible, las recepciones, las salidas y cualquier otro cambio que afecte el saldo disponible utilizable para cada unidad de almacenamiento. Además, los registros de almacén pueden mostrar las recepciones esperadas, promesas y asignaciones de unidad de almacenamiento. Las computadoras han permitido a los gerentes mejorar la precisión de estos registros, pues se asientan los cambios con mayor frecuencia, conforme ocurren y se tiene información instantánea sobre saldos disponibles (Frazier, 2000).

Cada vez más, las empresas están utilizando el sistema de contabilidad perpetua de inventarios, en los cuales los registros del almacén se tienen en computadora. En estos sistemas, en lugar de actualizarse periódicamente, se actualiza en el momento en que se rec iben los mate r ia les en e l a lmacén o se en t regan de l inventario. Ha quedado prácticamente eliminado el retraso de tiempo entre la última actualización y los registros del almacén y el tiempo en que se tiene acceso a l o s r e g i s t r o s p a r a d e t e r m i n a r e l s a l d o d e l i n v e n t a r i o . S i n e m b a r g o , e s t o s reg is t ros es tán

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su je tos a e r ro r y deben ver i f i ca rse o cor reg i rse a t ravés de un conteo cíclico, que permitirá mantener la exactitud de los registros del almacén en los sistemas de contabilidad perpetua de inventario.

Los materiales de elevado valor y de movimiento rápido tienden a contarse con mayor frecuencia de acuerdo a la historia de imprecisiones de dicho elemento y las dificultades causadas si la cuenta no es precisa. Los elementos de movimiento rápido que tengan conteos imprecisos, por lo general causan grandes dificultades en la producción, porque aparecen en los programas de producción con mayor frecuencia, y cuando lo hacen, la falta de precisión puede causar cambios de importancia en los programas maestros de producción, en el seguimiento, en p e d i d o s d i v i d i d o s , e n p r o c e d i m i e n t o s d e e m b a r q u e s d e p á n i c o , e n c o s t o s adicionales de transporte y producción, y en confusión en el piso de la planta.

N u e v o s d e s a r r o l l o s t e c n o l ó g i c o s e s t á n m o d i f i c a n d o c o n t i n u a m e n t e l a administración de los sistemas de almacenamiento. Los adelantos en los sistemas d e c ó m p u t o e s t á n p e r m i t i e n d o e l r e g i s t r o i n s t a n t á n e o e n l í n e a d e l a s transacciones; el uso de sistemas de código de barras es cada vez más común,conforme la empresa intentan minimizar errores en la captura de datos en los registros de inventarios; el registro automático de productos y de precios en las t iendas de comest ib les es un e jemp lo de es tos desar ro l los . Los inven ta r ios quedan au tomát icamente a jus tados con fo rme se venden los comest ib les ; los geren tes pueden consu l ta r remotamente o en l ínea e l s i s tema de cómputo y ob tener sa ldos de inven ta r io ins tan táneo . Es tos s is temas au tomat izados de almacenamiento y recuperación (AS/R) retiran los materiales del inventario de materias primas, forman lotes de pedidos completos de materiales y los entregan a los pun tos aprop iados den t ro de l s i s tema de p roducc ión , todo e l lo s in se r tocados por las manos humanas. Otros sistemas automatizados similarmente ensamblan pedidos y los mueven a las áreas de embarque. Estos y otros avances prometen una administración de almacenes todavía más efectiva en el futuro para l l enar las neces idades de can t idad , de p rogramac ión de los c l ien tes y de los departamentos de operaciones.

5.2 Localización y Distribución de Almacenes

La localización de las instalaciones es el proceso de elegir un lugar geográfico p a r a r e a l i z a r l a s o p e r a c i o n e s d e u n a e m p r e s a . L o s g e r e n t e s d e organizaciones de servicios y de manufactura tienen que sopesar muchos factores cuando evalúan la conveniencia de un sitio en particular, como la proximidad a clientes y proveedores, los costos de mano de obra y los costos de transporte. Seis grupos de factores dominan las decisiones de localización e n e l c a s o d e n u e v a s

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p l a n t a s m a n u f a c t u r e r a s : c l i m a l a b o r a l f a v o r a b l e , p rox im idad a los mercados , ca l idad de v ida , p rox im idad a p roveedores y recursos , p rox im idad a las ins ta lac iones de la empresa mat r i z , y cos tos aceptables de servicios públicos, impuestos y bienes raíces.

Los factores que mencionamos en el caso de los productores manufactureros también se aplican a los proveedores de servicios con una importante adición: el impacto que la localización puede producir sobre las ventas y la satisfacción del c l i en te . De o rd inar io , a los c l ien tes les in te resa saber cuán cerca de e l los se encuentran las instalaciones de servicios, principalmente si el proceso en cuestión requ ie re un g rado cons iderab le de con tac to persona l . En t re los fac to res que dominan las dec is iones de loca l i zac ión en e l caso de nuevas bodegas de los proveedores de servicios son: proximidad a los clientes, costos de transporte y p r o x i m i d a d a l o s m e r c a d o s , l o c a l i z a c i ó n d e l o s c o m p e t i d o r e s y f a c t o r e s específicos del lugar, tales como el nivel de actividad al menudeo, la densidad residencial, los flujos de transito y visibilidad del local (Krajewski, 2000).

Como en el caso de la localización de la planta, es muy importante la selección delos lugares de a lmacenamien to y bodegas . Son obv ias a lgunas conc lus iones básicas. Si el almacén contendrá principalmente productos terminados, debe e s t a r c e r c a d e l o s c l i e n t e s . S i e l m a t e r i a l g u a r d a d o s e v a a u s a r e n l a manufactura, la instalación de almacenamiento deberá estar cerca de la planta de producción. El lugar debe tener terreno suficiente y un buen medio de transporte; cerca de proveedores y de mercados; en una zona adecuada, de acuerdo con las a u t o r i d a d e s l o c a l e s ; t e n e r b u e n a p r o t e c c i ó n d e p o l i c í a s y b o m b e r o s , y l o s servicios necesarios y la mano de obra requerida. El lugar debe tener el tamaño suficiente como para dar cabida a cualquier expansión en el futuro; como regla g e n e r a l d e b e t e n e r u n a s c i n c o v e c e s m a y o r q u e l o d i c t a n l a s n e c e s i d a d e s actuales.

Los fac to res a cons idera r en la cons t rucc ión de un ed i f i c io de bodega o de almacén deben comprender: Localización, tamaño del lugar, emplazamiento de la construcción, carreteras de acceso y espuelas de ferrocarril; distribución, lugar de carga y descarga, y áreas de recepción y despacho; distribución de las columnas y a l tu ra l i b re necesar ia para e l a lmacenamien to ver t i ca l ; d i s t r ibuc ión de los pasillos y ancho, cantidad, tamaño y arreglos de las pilas; el que se va usar para e l m a n e j o d e m a t e r i a l e s , e i l u m i n a c i ó n , t u b e r í a s d e c a l e f a c c i ó n y acondicionamiento del aire.

Las decisiones sobre la distribución implican determinar dónde ubicar las áreas de l a lmacén, los g rupos de t raba jo de esas á reas , los equ ipos de mane jo de materiales y los puntos de inventario dentro de una instalación de almacén. El objetivo es arreglar esos elementos en forma tal

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que permita un flujo de recepción despacho de materiales ininterrumpido en una fábrica o un patrón determinado de tráfico en una organización de servicio.

Consideraciones de la distribución de la construcción. Una construcción para bodega dentro de una planta o en un lugar distinto, debe tomar en consideración que el edificio deberá ser lo bastante grande como para manejar los requisitos ac tua les y las demandas esperadas en e l fu tu ro . Se ha demost rado que una f o r m a c u a d r a d a d e e d i f i c i o s e s m u y e f i c i e n t e , y p e r m i t e t e n e r l a d i s t a n c i a promedio mínima por recorrer durante las operaciones de toma y distribución, cuando se almacenan uniformemente por todo el piso las unidades que tienen más o menos la m isma demanda. S in embargo , con f recuenc ia e l tamaño de l terreno suele dictar un edificio rectangular, véase la figura 5.2.1.

Figura 5.2.1: Diagrama de ancho /disposición

Hasta cierto límite práctico, el costo incremental de construcción de un edificio disminuye a medida que la altura aumenta. En consecuencia, es más económico construir un edificio más alto, de 5 a 6 metros, que uno con base más extensa, para contener el mismo volumen. Sin embargo, se impone una restricción sobre la altura útil, debida al equipo de manejo de materiales y su costo, al igual que por el cos to de los anaque les de a lmacenamien to . La bodega tamb ién puede tener varios pisos, por lo general el costo de operación de esos edificios es mayor que en una estructura de una planta de igual capacidad.

En un a lmacén son necesar ios los pas i l l os o cor redores para permi t i r que e l equipo de manejo de materiales llegue a las distintas áreas de almacenamiento. N o o b s t a n t e , d e s d e o t r o p u n t o d e v i s t a , l o s p a s i l l o s t a m b i é n s o n e s p a c i o desperd ic iado , que no se usa para e l ob je to p r inc ipa l de la bodega, que es almacenar el material en espera de su embarque. Para reducir al mínimo esta pérdida, las bodegas tienen dos clases de pasillos: los principales o secundarios. Los pas i l l os p r inc ipa les son anchos , por lo genera l de 3 a 3 .60 met ros , para permitir el trabajo en unidad de manejo de material tal como un montacargas o estibador. Estos conectan las áreas de recepción y embarques, y su colocación determina el flujo de materiales. Los pasillos secundarios son para tener acceso a los es tan tes , o f i c inas , e levadores y cuar tos de serv ic ios , y son mucho más angostos, desde 60 centímetros hasta 2.7 metros, dependiendo del tamaño y la con f igurac ión de las un idades que se p rocesan , y de l equ ipo de mane jo de materiales que se requiere para esta función. En la figura 5.2.2 se ven algunas delas configuraciones posibles de pasillos.

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Figura 5.2.2 Configuración de pasillos

Es importante que una construcción tenga espacio suficiente para albergar todos los artículos que se vayan a almacenar, y que no sea demasiado grande para mantener bajo el costo de construcción y mantenimiento.

Ejemplo 5.1: Una fábrica produce 75 unidades de un artículo cuya dimensión son0 . 1 5 x 0 . 5 x 1 . 9 m e t r o s . L a g e r e n c i a d e s e a a l m a c e n a r u n a r e s e r v a d e u n a semana, en contenedores que miden 2.13 x 2.13 x 1.22 metros. Entre unidades adyacentes se requiere un espacio mínimo de 3 pulgadas (7.6 centímetros) encada dirección para empaque y manejo. Calcular la cantidad de contenedores necesarios. Si estos contenedores se pueden apilar en dos unidades de alto, determine el espacio de piso necesario.

Solución: si hay n artículos en fila o columna, entonces se deben proporcionar n +1 unidades de empaque (véase la figura 5.2.3). Así, la cantidad de unidades que se pueden almacenar en cada dirección (n1, n2, n3) debe cumplir con la ecuaciónniw i+ (ni+1 ) si=d i, siendo w i l a d i m e n s i ó n d e l a u n i d a d , si e l e s p a c i o d e empaques necesario y d i la dimensión del empaque en la dirección i.

Figura 5.2.3 Empaque de las unidades

La longitud de la caja es de 7 pies (2.13 metros), y en consecuencia:n1 (0.5 )+(n1+1 )0.25=7

Por consiguiente, n1máximo es 9.1≈9.0 y el ancho de la caja también es de 7pies (2.13 metros), y por lo tanto:

n2 (0.5 )+(n2+1 )0.25=7Así, n2 también es igual a 9 y la altura de la caja es de 4 pies; y entonces:

n3 (0.1 )+(n3+1 )0.25=4Por consiguiente, n3= 3. Por tanto, la cantidad total de unidades que se puedenalmacenar en una caja es n1xn2xn3 = 7 x 7 x 3 = 243 unidades/contenedor. Ahora calcularemos la cantidad de unidades por almacenar en una semana y losrequisitos asociados de contenedores:

Unidades/semana = 75 unidades/hora x 40 horas/semana = 3000

Número de contenedores = 3000unidades243unidadescontenedor

=12.34 ≈13

Número de pilas =13contenedores2contenedores

=6.5 pilas ≈7

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El espacio necesario de piso para cada pila es: 7 x 7 = 49 pies cuadrados (4.5metros cuadrados). Y el espacio de piso necesario es: 49 pies cuadrados x 7 pilas= 343 pies cuadrados, es decir, 31.87 metros cuadrados.

Operaciones en el almacenamiento y en la bodega

. Dentro de una planta, la gerencia debe decidir si construir una bodega centralizada o varias instalaciones de a lmacén, cada una cerca de su lugar de uso ; por e jemp lo , ce rca de cada es tac ión de ensamble en la l ínea . Es te ú l t imo método reduce e l mane jo de materiales y los paros de producción debidos a demoras en la entrega desde una bodega centralizada. También permite tener un control más estricto de inventario.

Muchas veces se pueden construir esas instalaciones de almacenamiento para aprovechar espacios que, de otro modo, no se usarían.

Políticas de almacenamiento. Dentro de un almacén hay diversas políticas que influyen sobre la distribución, lugares de celdas de almacenamiento, y asignación de los artículos a esas celdas. Esas políticas se describen a continuación:

a) Semejanza física: Los artículos con características parecidas se agrupan en un á r e a . P o r e j e m p l o , l o s a r t í c u l o s g r a n d e s s e a l m a c e n a n e n u n a z o n a , y l o s pequeños en otra. Esto permite usar equipo similar de manejo de materiales, y tener cuidados físicos parecidos en cada área. También se deben concentrar los con t ro les amb ien ta les espec ia les , como re f r ige rac ión , humedad y segur idad contra incendios, en una zona, tal como dicten las necesidades de las mercancías (véase figura 5.2.4).

b) Semejanza funcional: Se pueden guardar juntos los artículos relacionados funcionalmente. Por ejemplo, los artículos operados con electricidad, hidráulica o mecán ica , en á reas separadas de a lmacenamien to . E l s i s tema es bas tan te cómodo en instalaciones operadas manualmente, en las que cada trabajador de

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almacén se especializa en determinada área funcional (véase la figura 5.2.4).Figura 5.2.4Distribución por semejanza y por función.

c) Demanda: Toda bodega tiene mercancías que se piden con más frecuenciaque las demás. En es te s is tema, las mercanc ías con mov imien to in tenso seguardan cerca de las á reas de recepc ión y de embarque , y a las que t ienenmov imien to len to se les as igna espac ios más a le jados , como se ha descr i to a n t e r i o r m e n t e . C o n e s t e a r r e g l o s e m i n i m i z a l a d i s t a n c i a r e c o r r i d a p o r l o s t raba jadores de l a lmacén cuando sur ten ped idos . Con es tud ios rea les se ha

d e m o s t r a d o q u e , e n p r o m e d i o , 1 5 % d e l a s m e r c a n c í a s t i e n e n 8 5 % d e l movimiento o el trabajo en una bodega (véase la figura 5.2.5)Figura 5.2.5 Distribución por frecuencia de movimientos.d) Separación de la existencia dereserva: Podría resultar beneficioso separar lasexistencias de reserva de las existencias de trabajo. Todas las existencias detrabajo se mantienen juntas, en una zona compacta, de donde es fácil tomarlas.Las existencias de reserva, de zonas exteriores, reabastecen las existencias detrabajo cuando haya necesidad.Pol í t icas de sur t imiento de pedidos. O t r o f a c t o r i m p o r t a n t e q u e a f e c t a e l funcionamiento la distribución de una bodega es la política que siga para llenar unpedido, que se llama surtimiento de pedido, escoger pedido, recuperación deartículos o toma de pedido. Entre estas políticas destacan:a) Sistema deárea: Los artículos se guardan en bodega de acuerdo con ciertomér i to lóg ico . E l persona l de la bodega c i rcu la a t ravés de l á rea , tomando losartículos requeridos para un pedido, hasta surtir el pedido completo.b) Sistemamodificadode área: El sistema se aplica cuando las existencias dereserva están separadas de las de trabajo. Para tomar los pedidos se sigue elsistema de área, mientras que se usa personal secundario para reabastecer laexistencia de trabajo, desde la existencia de reserva.c) El sistema de zona: La

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bodega se divide en zona y el pedido se distribuye entresurtidores, y cada uno toma las unidades de su zona asignada.d) Sistemasecuencialde zona : Cada ped ido se d iv ide en zonas , como en e ls i s tema de zonas , pero pasa de una zona a o t ra cuando es tá sur t iendo . Se

pueden procesar muchos pedidos en forma simultánea, a medida que cada unopase de una zona a la siguiente.e) Sistemas de pedidomúltiple, o programado. Se reúne y analiza un grupo depedidos, para determinar los artículos necesarios de cada zona. En forma similar al sistema de zonas, esos artículos se toman, haciendo un viaje por cada zona.Los pedidos se arman en un área común para su despacho posterior. Una ligeravariante de esta operación es la programación simultánea de llegadas de partesd e c a d a z o n a a s o c i a d a c o n c a d a p e d i d o , p a r a e n t o n c e s j u n t a r l a s p a r a s u despacho.El sistema de área es el más sencillo de todos y se usa mucho cuando la cantidadpromedio de artículos en pedido no es grande. Si la cantidad aumenta, el pedidose toma en fo rma s imu l tánea o en fo rma secuenc ia l . E l s i s tema de ped idos múltiples sólo es benéfico cuando hay grandes cantidades de pedidos, y cada unocontiene pocos artículos por procesar.Ejemplo 5.2: Se deben guardar cuatro artículos distintos en la bodega de la figura5 .2 .6 . La s igu ien te tab la mues t ra la can t idad de ta r imas que se rec iben cadasemana, la de viajes de recepción a almacenamiento , el tamaño promedio decada pedido embarcado, y la cantidad de viajes de almacenamiento al embarque.Cada una de las 16 secciones de la bodega guarda 100 tarimas. La distanciarectilínea de una sección a otra es de 10 unidades.Figura 5.2.6 Distribución inicial de la bodega.

Artículo(1)TarimasRecibidas(2)Viajes/semanaPromediorecibidos(3)TarimasembarcadasSemanalespromedioPor embarque(4)ViajesSemanalesEmbarcados(5) = (2)(4)Seccionesnecesarias(6) = (2)(3)ABCD275425150550138213752752.72.00.41.21022133754593526Determinar la distribución de almacenamiento más eficiente para esa bodega.Solución: Primero determinaremos la relación de los viajes de recepción a los viajes de embarque, como se ve en la siguiente

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tabla:A r tí c ul o AB C DR e c e p c i ó n / e m b a r q u e 1 3 8 / 1 0 2 = 1.35213/213 =1.0075/375 =0.20275/459 =0.60Los a r t í cu los con las re lac iones mayores t ienen más v ia jes de recepc ión a almacenamiento que al revés. Por consiguiente, esos artículos deben estar cercade la recepción como el artículo A. Los artículos con relaciones menores que 1t ienen más v ia jes a l embarque , y deben es ta r ce rca de l embarque como los artículos C y D. El artículo B, que tiene una relación igual a 1.0, se puede colocar en cualquier espacio disponible.Esta solución se basa en una idea de las actividades de la bodega. Por ejemplo,en caso del artículo A para cierto pedido, se podrían llevar dos tarimas desde ela lmacén, para embarcarse ; en o t ro ped ido , se podr ían l l evar y embarcar t res ta r imas , hac iendo un p romed io de 2 .7 por v ia je . S i , po r a lgún mot ivo , só lo sepud ie ran t ranspor ta r dos ta r imas a la vez , los v ia jes p romed io necesar ios sedeberían modificar a 275/2 = 138, y se obtiene una nueva solución al problema.La tabla siguiente muestra las distancias calculadas para el recorrido rectilíneo acada sección, desde los departamentos de recepción y embarque.Sección1 2 3 4 5 67 8 9 1 0 11 1 2 1 3 14 1 5 1 6Dist.r e c t . arecep.102030403 5 4 5 5 5 6 55 0 6 0 7 0 8 0 6 57 5 8 5 9 5Dist.rect. aemb.958575658 0 7 0 6 0 5 0 6 55 5 4 5 3 5 4 0 3 02 0 1 0

La asignación de los artículos se puede hacer, entonces, como se describe acontinuación. El artículo A requiere tres secciones muy próximas a la recepción: la1, 2, y 3. El artículo C requiere las dos secciones más cercanas al embarque: la15 y la 16. El artículo D necesita las seis secciones siguientes más cercanas alembarque: la 8, 10, 11, 12, 13 y 14. Las secciones 4, 5, 6, 7 y 9 quedan para elartículo B. La figura 5.2.7 muestra la distribución final de la bodega.Figura 5.2.7 distribución final de la bodega.Ubicación de las existencias. Se debe desarrollar un sistema para identificar ellugar de los a r t í cu los a lmacenados que permi ta un acceso ráp ido y fác i l a la unidad deseada cuando se necesite. El sistema de símbolos significativos

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delocalización es uno de esos sistemas de codificación. Consiste en un número denueve dígitos, por ejemplo, 152012102. Los dos primeros números identifican eledificio, el siguiente el piso, los tres siguientes la fila, los dos siguientes el númerode pila y el último dígito el Nivel:Edificio Piso Fila Pila Nivel15 2 012 10 2Se puede modificar la clave para adaptarse al edificio y a su distribución. Por ejemplo, en un edificio con un pasillo principal y distintas distancias entre las pilas,como se ve en la figura 5.2.8, las áreas se pueden identificar con letras A y B, yuna clave como por ejemplo A12153 identificaría el lugar, que es la sección A, fila12, pila 15, tercer nivel.Figura 5.2.8 Distribución de un edificio de bodega.

5.3 Selección del Mobiliario y Equipo del AlmacénEl almacenamiento de materiales depende de la dimensión y características del o s m a t e r i a l e s . E s t o s p u e d e n e x i g i r , c o m o m o b i l i a r i o y e q u i p o , u n a s i m p l e es tan te r ía o d iab lo has ta s is temas to ta lmente au tomat izados , que invo luc ran grandes inversiones y avanzadas tecnologías de información. La elección sistemaóptimo de almacenamiento de materiales (artículos o mercancías), componentes,subensambles y productos terminados deberán tomar en consideración factorescomo el espacio disponible de la bodega, tipos de materiales, número de artículosguardados, velocidad de atención y tipo de embalaje.Si elespaciode un almacén es muy limitado o critico por el crecimiento de suso p e r a c i o n e s , p u e d e p e n s a r s e u n a m e j o r c o l o c a c i ó n d e l o s m e d i o s d e a lmacenamien to (es tan tes y ta r imas) ; un nuevo d iseño de es tan te r ía , de t ipo flexible, que aproveche mejor el espacio existente; una distribución y colocaciónde la mercancía que permita ahorrar espacio por el sistema de almacenamientodiversificado; un aprovechamiento del espacio cúbico con el

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diseño de entrepisos,tapancos o estanterías de varios niveles, y reducción de pasillos con la utilizaciónde sistemas de estanterías compacta, movible o en bloque.P a r a g u a r d a a r t í c u l o s i n d i v i d u a l e s y / o p e q u e ñ o s , s e d i s p o n e n d e v a r i o smobiliarios. Casi todos los almacenes y bodegas utilizan uno o más de ellos, cuando la instalación es ordenada. A continuación se describen los más comunes:a) Sistemas decajasmetálicas. Se emplea para almacenar artículos pequeños yfacilitar su control. El sistema no requiere estantería. Las cajas son apiladas unassobre otras. El ahorro de espacio es su principal ventaja (véase la figura 5.3.1).Figura 5.3.1 Sistemas de cajas metálicas.

b)Armarios. En la mayor par te de los casos se usan a rmar ios de acero o demadera para almacenar cargas no entarimadas o artículos grandes. Los armariosd e a c e r o s i m p l e m e n t e s o n l á m i n a s m e t á l i c a s q u e s e h a n f i j a d o a p o s t e s ver t i ca les . Por lo genera l , l os pos tes permi ten la f l ex ib i l i dad en e l a jus te de la altura de los entrepaños, y de los espacios verticales (véase la figura 5.3.2).Figura 5.3.2 Armario de herramientas fabricado de acero.c)Apilamientoso pilas. Se trata de una variación de almacenamiento de cajas orecipientes que permite aprovechar al máximo el espacio. Las cargas unitarias entarimas o cajas, sacos o costales son apilados una sobre otras, obedeciendo unadistribución equitativa de cargas que reduce la necesidad de divisiones en lasestanterías, ya que en la práctica, forman un gran y único estante (véase la figura5.3.3). Figura 5.3.3 Grúa de apilamiento.d) Almacenamiento contransportador . Los anaqueles para transportador puedenser un eficaz accesorio de almacenamiento. Son una serie de transportadores der o d i l l o s o d e r u e d a s d e d e s l i z a m i e n t o , c o l o c a d o s u n o s o b r e o t r o e n p i l a s adyacentes, con inclinación desde la entrada hasta la salida. Los artículos sedeben guardar en cajas o bandejas (véase figura 5.3.4).Figura 5.3.4 Estantería con transportador.

e) Anaqueles o

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estantes. Los artículos que más se usan para almacenar son losestantes. El objeto de los estantes es facilitar el almacenamiento y la recuperaciónde cargas en la bodega. Suelen hacerse con armazones de acero con postesverticales y barras horizontales que soportan cargas, con resistencia adicionalobtenida con barrotes diagonales o en X. En el mercado se consiguen distintotipos de estantes, y la decisión de cuál usar depende del tipo de material que sed e b e a l m a c e n a r . S i n e m b a r g o , l o s m á s c o m u n e s s o n : p a r a t a r i m a s , d e entrepaños móviles, para llegar y pasar con vehículo, con voladizo, con grúas deapilamiento y estantes portátiles (véase en la figura 5.3.5)Figuras 5.3.5 Dibujo de un bloque compacto de estante.Ahora volvemos a enfocar el tema de ahorro en el almacén conequipoque lograde diferentes maneras. El manejo de materiales ha tenido que evolucionar de lomanual a lo mecanizado, de lo mecanizado a lo automatizado. La figura 5.3.6 y5.3.7 muestran dicha evolución. El equipo que se ofrece hoy en día en el mercadode esta rama es sumamente variado. Aquí solamente damos algunos ejemplosdel que se conoce, con mayor aceptación en las empresas modernas: primero delos medios manuales, después de los mecánicos para pasillos angostos y por último de los computarizados. Figuras 5.3.6 y 5.3.7 Manejo manual, mecanizado y automatizadoMétodo de tar imas. E s t e m é t o d o c o n s i s t e e n c o l o c a r s o b r e u n a t a r i m a l a s mercancías a fin de construir una carga unitaria que pueda ser transportada yapilada con la ayuda de un aparato mecánico. Sus principales ventajas son: lareducc ión de man iobras y man ipu lac iones suces ivas en las operac iones de

traslado, almacenamiento y despacho, que permite ahorrar tiempo y mano deobra; la posibilidad de utilizar más racionalmente la altura de almacenamiento, osea un mayor aprovechamiento cúbico del espacio del almacén; asegura unam e j o r c o n s e r v a c i ó n d e l a s m e r c a n c í a s f r á g i l e s ; f a c i l i t a e l c o n t e o e n l o s inven ta r ios , ya que cada ta r ima con t iene e l m ismo número de ca jas , sacos , o p a q u e t e s ; e l e s f u e r z o f í s i c o d e l h o m b r e e s r e e m p l a z a d o p o r u n e s f u e r z o mecánico, y la mecanización reduce los riesgos de accidentes (véase la figura5.3.8).Figura 5.3.8 Apilamiento sobre tarimas.Tarimas/cesta apilable. L a t a r i m a t i e n e p o s t e s d i s e ñ a d o s d e m a n e r a q u e empotren las partes de arriba de una con las de abajo de otra. Este método deta r ima ahor ra espac io en e l a lmacén y fac i l i t a la p lan i f i cac ión de su espac io (véase f igu ra 5 .3 .9 ) . Es tas ta r imas se ap i lan unas sobre o t ras has ta la a l tu ra disponible, y forman hileras compactas o bloques de hileras, sin pasillos entree l las . Se requ ie re

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que cada h i le ra y p i la con tengan un mismo ar t í cu lo . Es te m é t o d o e s c o n v e n i e n t e p a r a a l m a c e n a r a r t í c u l o s p e q u e ñ o s o a g r a n e l , o mater ia les o p roduc tos que cor responden a un so lo lo te med ido . Su p r inc ipa l ventaja es el ahorro del espacio que ocuparía una serie de voluminosos estantes.Figura 5.3.9 Modelos de tarima/cesta apilable.Un montacargas lleva la tarima a producción o algún destino programado. Ese s e n c i a l q u e s e a p l i q u e e l p r i n c i p i o d e p r i m e r a e n t r a d a p r i m e r a s a l i d a a l programar la carga y descarga de las pilas.

http://www.scribd.com/doc/73864184/Apuntes-de-Admon-de-Operac-i-2010