Lineamientos para la contratación de actividades de...

1

Instituto de Desarrollo Profesional – Uladislao Gámez Solano Tel.: 2233-5018 / Fax: 2255-4527

Edificio Antiguo CENADI. Goicoechea Apdo. Postal: 4652129

www.idp.mep.go.cr

www.facebook.com/idpmep

Lineamientos para la contratación de

actividades de capacitación del Instituto de

Desarrollo Profesional Uladislao Gámez Solano

para el año 2019

http://www.idp.mep.go.cr/

2



www.idp.mep.go.cr


Contenido Marco Normativo de los procesos de contratación aplicados en el Instituto de Desarrollo

Profesional Uladislao Gámez Solano. ....................................................................................3 Procesos previos a la Solicitud de Contratación ..........................................................4

2.1 Plan de Formación Permanente. (PFP). ...................................................................4 2.2 Acuerdos de Compromisos y Contratos de Capacitación para la asistencia a actividades de capacitación. ...............................................................................................4 2.3 Formulario de Capacitación (FOCAPS) ....................................................................5 2.4 Requisitos para tramitar Cursos Virtuales ................................................................6

Aspectos generales del Proceso de Contratación Administrativa. ................................6

3.1 Definición de los procedimientos de contratación aplicables. ...................................6 3.2 Uso de plataforma Sistema Integrado de Compras Públicas. (Sicop –Mer Link). .....6 3.3 Definición y Responsabilidades de las Unidades Gestoras (UG)..............................7 3.4 Registro de Firmas. ..................................................................................................8 3.5 Registro de Funcionarios en SICOP. ........................................................................8 3.6 Expediente digital de Contratación Administrativa en SICOP. ..................................9

Procesos de contratación administrativa relacionadas con la adquisición de actividades de formación. ..............................................................................................................................9

4.1 Formularios de Solicitud de contratación para capacitaciones. ................................9 4.2 Inicio del Procedimiento de Contratación Administrativa ........................................ 10 4.3 Contrataciones Concursales. ................................................................................. 11 4.4 Contrataciones Excepcionadas. ............................................................................. 12 4.4.1 Cursos excepcionales que atienden necesidades específicas. .............................. 13 4.4.2 Compra de cupos ................................................................................................... 13 4.5 Restricciones para contratación de actividades de capacitación ............................ 15 4.6 Fechas de presentación de solicitudes de contratación. ......................................... 15 4.7 Incumplimiento en la participación a actividades de capacitación........................... 16 Fecha Límite para la finalización de las actividades de capacitación ................................ 16 4.8 Liquidación y pago de Actividades de Capacitación. .............................................. 17 4.9 Confección de los certificados. ............................................................................... 17


3



www.idp.mep.go.cr


Marco Normativo de los procesos de contratación aplicados en el

Instituto de Desarrollo Profesional Uladislao Gámez Solano. El Instituto de Desarrollo Profesional Uladislao Gámez Solano (IDPUGS) es un órgano de desconcentración mínima adscrito al Ministerio de Educación Pública, creado mediante la Ley 8697 del 12 de diciembre del 2008; con personería jurídica instrumental con el fin exclusivo de dar cumplimiento a los objetivos del Instituto y poder para suscribir contratos y convenios. De acuerdo con el artículo 3° de la citada ley:

“El Instituto de Desarrollo Profesional Uladislao Gámez Solano será la institución encargada de la formación permanente del personal docente en servicio, que conforma el sistema educativo público y subvencionado costarricense, como medio que permita ofrecerles las herramientas necesarias para el mejoramiento de su desempeño profesional y promover la prestación de un servicio educativo de calidad con un claro compromiso social.”

Para alcanzar este cometido el IDPUGS; en casos específicos, gestiona la compra de bienes y servicios según se dispone en las regulaciones de la Ley N°7494, Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos, Ley de Administración Pública y las directrices emitidas por la Dirección General de Administración de Bienes y la Contraloría General de la República, Reglamento sobre los Procesos de Adquisiciones a cargo del Departamento de Gestión Administrativa y Financiera del Instituto de Desarrollo Profesional Uladislao Gámez Solano y demás normativa vigente en esta materia.

Conviene señalar que; como ente encargado de la formación permanente de los funcionarios del Ministerio de Educación Pública, los recursos que se le asignen al IDPUGS solo podrán ser utilizados para estos fines y cubrir los gastos operativos que garanticen el cumplimiento de las metas y objetivos planteados por este Instituto.

Las dependencias del Ministerio de Educación Pública, en adelante Unidades Gestoras, que

requieran realizar adquisiciones de bienes y servicios relacionados exclusivamente con procesos

de capacitación o formación permanente de sus funcionarios deben seguir dicha normativa y lo

establecido en los presentes lineamientos.


4



www.idp.mep.go.cr


Procesos previos a la Solicitud de Contratación

2.1 Plan de Formación Permanente (PFP).

Es requisito indispensable para el trámite de cualquier proceso de contratación de actividades de

capacitación que esta cumpla con lo siguiente:

Que la actividad de capacitación se derive de un Diagnóstico de Necesidades de

Formación Permanente.

Que dicha actividad se encuentre incluida en el Plan de Formación Permanente (PFP) de

la Unidad Gestora, mismo que deberá estar avalado por el Departamento de Planes y

Programas.

Que el PFP esté aprobado por el Centro de Capacitación y Desarrollo (CECADES) de la

Dirección General del Servicio Civil.

O bien, que la actividad de capacitación se encuentre incluida en el PFP vía adenda, con

la debida aprobación del Centro de Capacitación y Desarrollo (CECADES) de la Dirección

General del Servicio Civil.

Que en el caso de las modificaciones a las actividades del PFP, que presenten

implicaciones directas al proceso de contratación cuenten con el aval del Departamento

de Planes y Programas y del Centro de Capacitación y Desarrollo (CECADES) de la

Dirección General del Servicio Civil, según sea el caso y las disposiciones técnicas y

administrativas que regulan este acto.

2.2 Acuerdos de Compromisos y Contratos de Capacitación para la asistencia a

actividades de capacitación.

Para las actividades de capacitación menores de 3 meses o menores a 260 horas la Unidad

Gestora (UG) será la responsable de enviar a todos los funcionarios que recibirán la capacitación

el formulario denominado “Acuerdo de Compromiso para la Asistencia a Actividades de

Capacitación”, con el fin de que procedan con el llenado y firma del participante, en apego a lo

indicado en la circular CCD-016-2015 de la Dirección General del Servicio Civil (Anexo 1). Este

formulario; en su versión original, será remitido a la Proveeduría Institucional del IDPUGS de

acuerdo con las directrices y procedimiento establecido por la Dirección Ejecutiva.

Adicionalmente, y en el caso de las capacitaciones mayores a tres meses o superiores a 260

horas, en concordancia con el artículo 38 de la Directriz R-DG-165-2017 (Anexo 2), el funcionario

“deberá suscribir el respectivo Contrato de Capacitación, a través del Departamento de Planes y

Programas para el correspondiente trámite ante la Dirección Ejecutiva y la Dirección de Recursos

Humanos, y el servidor quedará obligado a prestar sus servicios al Estado una vez concluida su

capacitación, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley N°3009”.


5



www.idp.mep.go.cr


Todo proceso de contratación de actividades de capacitación requiere como requisito

indispensable la entrega por parte de la Unidad Gestora de los Acuerdos de Compromiso de

Asistencia de todos los funcionarios que participarán de la actividad ante el DGAF; de tal manera

que para cumplir con este requisito se deberá atender el siguiente procedimiento:

Deben ser remitidos por la Unidad Gestora mediante Oficio en el cual se detalle:

El nombre completo del curso,

La lista de los funcionarios de los Acuerdos de compromiso que se entregan,

Oficio firmado por el funcionario autorizado (según el registro de firmas autorizadas por el

IDP).

Anotar el número de oficio con que se tramita la Solicitud de Contratación.

Los Acuerdos deben venir firmados en original. No se aceptan copias o impresiones de

documentos escaneados.

NO se recibirán en ventanilla del Departamento de Gestión Administrativa los Acuerdos

individuales por parte de los funcionarios. Estos funcionarios deben coordinar con la

Unidad Gestoras la entrega.

Si el paquete de Acuerdos entregado no está completo se solicitará mediante subsane a

la Unidad Gestora los acuerdos faltantes, indicando el plazo para el envío, y a la vez

haciendo la aclaración que una vez cumplido ese plazo se devolverá sin tramitar.

Se reitera la disposición indicada en la circular IDP-DE-025-2018 “No se realizarán

trámites administrativos si no se cuenta con la totalidad de los Acuerdos de compromiso

en físico, debidamente firmados.”

Debemos recordar que el Acuerdo de Compromiso corresponde al documento mediante el cual

se respalda y asegura el uso adecuado, eficaz y eficiente de los recursos públicos asignados para

la administración del Instituto y a la vez es el documento en el que el funcionario se obliga a recibir

un beneficio pagado mediante recursos del estado cumpliendo su deber de probidad establecido

en la Ley Contra el Enriquecimiento Ilícito en la función pública.

2.3 Formulario de Capacitación (FOCAPS)

Para la contratación de actividades de formación que respondan a un diseño interno elaborado

por la UG, se debe presentar para el trámite de contratación el FOCAP, debidamente aprobado

por el Departamento de Planes y Programas, mismo que constituirá la base para la formulación

de las especificaciones técnicas y condiciones cartelarias.


6



www.idp.mep.go.cr


2.4 Requisitos para tramitar Cursos Virtuales

Adicionalmente, para la contratación de capacitaciones virtuales o bimodales, es requisito contar

con el criterio técnico del diseño del curso por parte del Departamento de Gestión de Recursos

en donde se especifique los motivos por los cuales dicho curso no puede ser desarrollado

internamente desde el IDPUGS, y, por lo tanto, se justifique de forma clara la solicitud de compra,

apegados a los principios de eficacia, eficiencia y economía.

Aspectos generales del Proceso de Contratación Administrativa. Los procedimientos de contratación administrativa se realizan en la Proveeduría Institucional del

IDPUGS, acreditada por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación

Administrativa, mediante Resolución DGABCA-R-001-2012.

3.1 Definición de los procedimientos de contratación aplicables.

El procedimiento de contratación administrativa, Contratación Directa, Licitación Abreviada o

Licitación Pública, que se debe aplicar en la adquisición de los bienes y servicios, en concordancia

con el artículo 10, inciso b) de la Ley de Contratación Administrativa será definido por la

Proveeduría Institucional del IDPUGS.

3.2 Uso de plataforma Sistema Integrado de Compras Públicas. (Sicop –Mer Link).

A partir del año 2016 de acuerdo con la circular DGABCA-0125-2015 (Anexo 3), emitida por el

Ministerio de Hacienda, todo ente público debe realizar los procesos de adquisición de bienes y

servicios a través del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP); razón por la cual el

IDPUGS utilizará esta plataforma para realizar los procesos de contratación.

Para proceder con los trámites de contratación se deberá cumplir con lo siguiente:

Toda la documentación requerida para iniciar con las diferentes contrataciones solicitadas

ante el IDPUGS será remitida de manera digital, lo que implica que la solicitud debe ser

firmada por este mismo mecanismo. (Art. 40 RLCA).

Las empresas oferentes deberán estar registrados en esta plataforma (SICOP).

Las Unidades Gestoras (UG) deberán designar uno o varios funcionarios que se

desempeñarán el rol de “Administradores de Contrato”. Dichos funcionarios deben estar

registrados como tales en el SICOP. Cabe señalar que este funcionario debe contar con

firma digital, en caso contrario debe solicitarla mediante oficio a la Proveeduría

Institucional del IDPUGS. Sin este requisito no se podrá procesar solicitudes en el sistema

de compras. Es responsabilidad de cada UG mantener este registro actualizado.


7



www.idp.mep.go.cr


3.3 Definición y Responsabilidades de las Unidades Gestoras (UG).

Debe entenderse como Unidad Gestora (UG) toda aquella dependencia del Ministerio de

Educación Pública que solicite contrataciones relacionadas con procesos de capacitación a

través del IDPUGS. La UG será la encargada de proporcionar a la Proveeduría Institucional del

IDPUGS la información necesaria para iniciar la contratación de servicios mediante los

formularios preestablecidos; así como la de responder y/o coordinar los subsanes requeridos por

los analistas de proveeduría. Además, la UG debe dar seguimiento al proceso de contratación,

fiscalizar la ejecución contractual, evaluar la calidad de la actividad y tramitar la liquidación de la

contratación ante el Departamento de Gestión Administrativa y Financiera del IDPUGS, para que

la Unidad Financiera realice el pago al contratista. Es importante aclarar que las obligaciones

mínimas designadas a la Unidad Gestora como encargada de contrato están contempladas en la

Directriz DGABCA-009-2013 (Anexo 4) emitida por la Dirección General de Administración de

Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda, entre las cuales destacan:

Verificar la realización de actos previos por parte del contratista que sean necesarios para

garantizar la correcta ejecución del contrato.

Realizar un control objetivo de la ejecución contractual, lo cual significa que el objeto

contractual debe cumplirse en su totalidad.

Revisar que el bien se adapte a la calidad y requerimiento establecido en la contratación

Entiéndase, evaluación de la actividad de capacitación. (El texto en negrita no proviene

del original)

Ejercer el control técnico de la contratación y velar por que el contratista se ajuste a las

condiciones y plazos establecidos en el contrato. Para el caso de los procesos tramitados

por el IDPUGS se incluye también la orden de compra. (El texto en negrita no proviene

del original)

Indicar al Contratista la necesidad de corregir cualquier desajuste o inobservancia

respecto al cumplimiento del objeto contractual.

Conformar un expediente en el cual consten los documentos que consignen todas las

vicisitudes de la ejecución del contrato (por ejemplo: orden de inicio, entregas, prórrogas,

suspensiones, etc.) e informar de los mismos a la Proveeduría Institucional. para los

trámites correspondientes y la actualización del expediente de la contratación. En lo que

concierne propiamente a las actividades de capacitación o formación deben incluirse:

convocatorias, compromisos de asistencia, comprobantes de justificación de ausencias,

cambio de participantes, sedes y fechas, estudios o sondeos de mercado o cualquier otra

información pertinente. (El texto en negrita no proviene del original).

Advertir al Director de Programa o Subprograma presupuestario la conveniencia de

introducir modificaciones o correcciones al contrato, cuando se requiera para su correcta

ejecución, de conformidad con los artículos 208 y 209, del Reglamento a la Ley de


8



www.idp.mep.go.cr


Contratación Administrativa. (En el marco de los lineamientos que se presentan en este

documento, por Director de Programa o Subprograma presupuestario entiéndase

Proveeduría Institucional del IDPUGS).

Recomendar la aplicación de cláusulas penales, multas, ejecución de garantías, rescisión

o resolución del contrato cuando se advierta fundamento para ello, según la Ley de

Contratación Administrativa y su Reglamento.

Llevar el control de la vigencia de la garantía de cumplimiento, colaterales o de

funcionamiento.

Recibir o rechazar, mediante acta, los bienes, obras o servicios en las condiciones de

calidad y plazo acordado en el contrato, para lo cual debe coordinar dicha recepción con

las dependencias correspondientes, en el lugar y tiempo pactado.

Advertir al Director de Programa o Subprograma presupuestario sobre presuntas faltas

administrativas cometidas por el contratista durante la ejecución del contrato, a fin de que

se comunique al órgano competente, para que éste adopte las medidas legales

correspondientes

Establecer mecanismos de comunicación eficiente entre las partes que intervienen en la

contratación.

Todos los funcionarios encargados de las formalidades contractuales quedan sujetos a las

responsabilidades establecidas en el Capítulo X, Sección Segunda (Sanciones a funcionarios

públicos), artículos 96 y 96 bis de la Ley de Contratación Administrativa; Capítulo V (Delitos),

artículos 45, 50 y 51 de la Ley Contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito de los funcionarios

públicos, el artículo 110 de la Ley de la Administración Financiera y Presupuestos Públicos

(Hechos generadores de responsabilidad administrativa).

3.4 Registro de Firmas.

Para la tramitación de los formularios es requisito imprescindible que las UG actualicen la lista de

los funcionarios responsables y autorizados para firmar digitalmente los documentos relacionados

con el proceso de contratación, por ejemplo: Solicitudes de contratación, actas de recepción,

oficios, etc. Este trámite debe realizarse ante el Departamento de Gestión Administrativa y

Financiera del IDPUGS. No se tramitarán solicitudes firmadas por otros funcionarios.

3.5 Registro de Funcionarios en SICOP.

Para la realización de trámites en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) es

indispensable que cada Unidad Gestora tenga registrados dentro de dicho sistema a los

funcionarios que cumplirán la labor de Solicitantes y de Administradores de Contrato, para lo cual

es necesario que cuenten con firma electrónica. La asignación o cambios de estos roles debe

solicitarse mediante oficio a la Proveeduría Institucional del IDPUGS.


9



www.idp.mep.go.cr


3.6 Expediente digital de Contratación Administrativa en SICOP.

De conformidad con los artículos 40 y 40 bis de la Ley de Contratación Administrativa y 148 del

Reglamento a esa Ley; todos los procedimientos de contratación administrativa deberán

realizarse por medio del SICOP, de manera que solo se recibirán documentos digitales en

cumplimiento de dicha normativa para la implementación del expediente electrónico. Al respecto

la ley señala:

“Serán susceptibles de realizarse por medios electrónicos, todas las actuaciones de la

administración y los particulares necesarias para el desarrollo de la totalidad de las etapas de los

procedimientos de contratación administrativa, conforme las regulaciones de la Ley N°8454, Ley

de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos de 30 de agosto de 2005.”

Con base a lo anterior y lo dispuesto en la Directriz DGABCA-0013-2017, “todo documento que

deba formar parte del expediente electrónico, deberá ser incorporado a este, haciendo uso de los

distintos módulos diseñados al efecto en el SICOP; tratándose de documentos complementarios,

a través del apartado denominado “Información relacionada…”

Cabe señalar que los que los encargados de las unidades gestoras pueden acceder a los

expedientes digitales de los procesos de contratación directamente en el sistema SICOP con su

firma digital. Esto con el fin de que puedan dar seguimiento a los procesos a su cargo, aclarar

dudas con respecto a los términos contractuales o verificar documentación adjunta. En caso de

requerirlos se solicitará al DGAF la capacitación respectiva para el acceso a los expedientes

digitales.

Procesos de contratación administrativa relacionadas con la

adquisición de actividades de formación. Para la ejecución ordenada, adecuada, oportuna, eficiente y eficaz de las funciones de la

Proveeduría Institucional del IDPUGS, así como del Área Financiera y de las Unidades Gestoras

se establecen los siguientes lineamientos específicos de acatamiento obligatorio, para la

contratación de actividades de capacitación, según se encuentran definidas por el Clasificador

por Objeto del Gasto del Sector Público en la sub partida 10701 y por la Resolución DG-165-2017

de la Dirección General del Servicio Civil.

4.1 Formularios de Solicitud de contratación para capacitaciones.

Con el fin de realizar un proceso estandarizado y facilitar la gestión y cumplimiento de requisitos

legales y técnicos de los procedimientos de contratación, la Proveeduría Institucional del IDPUGS

ha elaborado una serie de formularios para su utilización en las diferentes etapas del proceso de


10



www.idp.mep.go.cr


contratación por parte de las UG. Todos los formularios pueden ser descargados de la siguiente

dirección electrónica. www.idp.mep.go.cr en el menú Formularios/Contrataciones.

4.2 Inicio del Procedimiento de Contratación Administrativa

Todo proceso de contratación administrativa iniciará con la elaboración de un oficio con la

Decisión Inicial Administrativa de promover el concurso por parte de la Unidad Gestora dirigido a

la Proveeduría Institucional del IDPUGS; solicitando el trámite y remitiendo los formularios

digitales correspondientes dependiendo del tipo de procedimiento, ya sea contratación concursal

o excepcionada. Debe utilizarse para este efecto, la última versión del formulario correspondiente.

Las solicitudes presentadas mediante formularios antiguos no serán tramitadas. Las versiones

actualizadas de los formularios se identificarán por el año de emisión, en este caso 2019. Por

ejemplo: IDP-PROV-001-2019.

Para cumplir con la disposición legal del uso de expedientes digitales, los formularios de solicitud

deben ser entregados a la Proveeduría Institucional del IDPUGS mediante correo electrónico a

la dirección: [email protected] únicamente con firma digital (no se reciben firmas

escaneadas).

Cualquier documento que sea enviado mediante otra dirección de correo electrónico que no sea

la indicada anteriormente, no será considerado como un trámite válido y el funcionario al cual se

le dirigió el documento no asumirá responsabilidad alguna por la no tramitación.

En las solicitudes de contratación, ya sean concursales o excepcionadas, la empresa participante

deberá cumplir con los siguientes requisitos y aportar la documentación necesaria en su oferta,

por la vía que determine el procedimiento según sea el tipo de contratación:

Documento mediante el cual la empresa haga constar que los tutores o facilitadores propuestos

para la capacitación cuentan con el perfil profesional idóneo para el asumir el desarrollo de las

temáticas implícitas en la actividad.

En caso de que alguno de los tutores o facilitadores sea funcionario del Ministerio de Educación

Pública se deberá entregar declaración jurada indicando que dicho funcionario realizará las

capacitaciones fuera de la jornada laboral, con el conocimiento de su jefatura y que no utilizarán

recursos materiales ni tecnológicos del MEP.

En caso de que se consolide la contratación y que los tutores o facilitadores sean funcionarios

del MEP y que además se encuentren dentro de régimen de Dedicación Exclusiva, la empresa

deberá aportar la aprobación por escrito emitida por la Dirección de Recursos Humanos del MEP

para que los funcionarios asuman este rol, tomando en consideración lo establecido en la directriz



mailto:[email protected]

11



www.idp.mep.go.cr


DG-254-2009 de la Dirección General del Servicio Civil, todo esto apegado a los principios éticos

de la función pública.

En los casos de “Compra de cupos” la UG será la responsable de solicitar este documento al

contratista y remitir el mismo en conjunto con los demás documentos de la solicitud.

4.3 Contrataciones Concursales.

Las contrataciones de actividades de capacitación cuya temática, justificación o razón de la

necesidad este directamente relacionada con el que hacer del MEP o con los objetivos señalados

en el Plan Nacional de Desarrollo y atienden las áreas prioritarias que responden a una Estrategia

Nacional, o a la Política Educativa se realizará mediante los procedimientos concursales a

excepción de aquellas gestionadas con entes de derecho público. En dichas contrataciones las

Unidades Gestoras satisfacen una necesidad específica de la Administración.

Para el trámite de estas actividades deberá realizar previamente los siguientes pasos:

Presentar el formulario IDP-PROV-001-2019 ed1.

Adjuntar el Formulario de Capacitación 1 (FOCAP 1) avalado y aprobado por el

Departamento de Planes y Programas del IDPUGS. Y CECADES.

Incluir al formulario de compra un Informe Resumen del Estudio de Mercado realizado por

cada UG, (tal y como se indica en el formulario) en el cual se debe incluir al menos lo

siguiente:

Objeto contractual: descripción de la capacitación que se requiere.

Metodología aplicada: se refiere a una breve descripción sobre cuáles fueron los

recursos utilizados para indagar en el mercado y obtener la información requerida.

(llamadas telefónicas, correos electrónicos, cotizaciones, etc.)

Especificaciones del servicio: en este apartado del informe de mercado la UG debe

realizar un comparativo de los contenidos de los diferentes cursos que se ofrecen en

el mercado de acuerdo con la temática requerida para determinar si estos satisfacen

la necesidad.

Precios de la capacitación: la UG deberá realizar una tabla comparativa donde se

detalle el precio de la misma capacitación ofrecido en el mercado con el fin de

determinar que esta se ajusta a precios razonables del mercado y que el monto se

ajusta al presupuesto establecido para dicha contratación. De manera que sirva de

base para determinar que las ofertas que se presenten no contienen precios ruinosos

o excesivos.

Conclusión y justificación: dentro de este punto la UG analiza y evalúa los resultados

del estudio donde señala que dentro de mercado existen opciones reales para

satisfacer la necesidad de la Administración y que los precios se ajustan al monto


12



www.idp.mep.go.cr


presupuestado, especificaciones técnicas y otras condiciones de la realidad existente

en el mercado.

Cabe señalar que toda la documentación de respaldo del estudio de mercado será custodiada

por la UG y deberá incorporarla a sus expedientes o archivos de gestión de la capacitación, se

reitera que lo que se adjunta en la solicitud de contratación es un Informe Resumen del Estudio

de Mercado.

La Unidad Gestora deberá indicar en su solicitud todas las especificaciones técnicas del servicio

requerido, ya que este es el insumo para que la Proveeduría Institucional del IDPUGS

confeccione el “Pliego de Condiciones o Cartel” que será publicado para conocimiento de los

posibles oferentes.

El tiempo requerido para el trámite de estos procedimientos depende del tipo de contratación. En

el caso de la Contratación Directa Concursal y las Licitaciones Abreviadas los tiempos estimados,

contados a partir de la presentación del Formulario de solicitud ante la Proveeduría Institucional

se muestran en los Anexo N°5 y Anexo N° 6. Sin embargo, cabe señalar que estos plazos

pueden variar según las particularidades de cada proceso (cantidad de subsanes y aclaraciones)

y que los tiempos indicados en los anexos NO contemplan el plazo de convocatoria, ejecución,

conclusión y liquidación del curso. Los plazos de las Licitaciones Públicas, no se adjuntan, ya que

por su naturaleza no es común que se utilice en procesos de capacitación.

Las UG deberán planificar y contemplar dentro de los cronogramas de actividades lo relativo al

tiempo necesario para realizar cada una de las siguientes etapas:

4.4 Contrataciones Excepcionadas.

La Ley de Contratación Administrativa permite la posibilidad de realizar un procedimiento de

compra por excepción o no concursal. Este procedimiento se fundamenta en el Capítulo IX

“Materias Excluidas de los Procedimientos” del Reglamento de la Ley de Contratación

Administrativa (RLCA) en sus artículos 137, 138 y 139 incisos a) y e). Estas pueden clasificarse


13



www.idp.mep.go.cr


en dos tipos, las que atienden necesidades específicas y las que se contratan por ofertas

públicas- abiertas.

4.4.1 Cursos excepcionales que atienden necesidades específicas.

Dentro de la materia no sujeta a concurso público se encuentran las excepciones de los artículos

137, 138 y 139 inciso a, los cuales por su naturaleza requieren atender una necesidad propia de

la Administración y por tanto el diseño de la actividad de formación la realizan los funcionarios de

la Unidad Gestora:

El artículo 137 se refiere a los acuerdos celebrados con sujetos de derecho internacional

público, los cuales deben estar consignados por escrito, siguiendo los trámites

correspondientes y suscribirse por funcionarios competentes.

En caso de la contratación de cursos o capacitaciones a las Universidades Públicas estas se

realizan al amparo del artículo 138 del RLCA. Sin embargo, cabe indicar que este artículo

aplica únicamente cuando se realiza la contratación de forma directa con la universidad no a

través de Fundaciones, ya que las fundaciones son consideradas entes de derecho privado.

Por su parte el artículo 139 inciso a) permite la contratación directa por excepción de oferente

catalogados como Proveedores únicos.

Para los tres tipos de contratación señalados anteriormente se deben presentar los siguientes

documentos:

Formulario de Solicitud de Contratación IDP-PROV-003-2019.

Propuesta técnica y económica del posible oferente.

Informe Resumen del Estudio de Mercado.

Formulario de Capacitación FOCAP 1, debidamente aprobado.

Para la realización de este tipo de contrataciones directas la Administración deberá tomar en

cuenta que el precio o contraprestación, no exceda los límites razonables según los precios que

rigen operaciones similares en el mercado; así como los plazos de contratación indicados en el

Anexo 7.

4.4.2 Compra de cupos

El artículo 139 inciso e, señala los siguiente:

“Servicios de capacitación: Los servicios de capacitación únicamente en los supuestos de

capacitación abierta, entendida como aquella en la que se hace invitación al público en general y

no es programada en atención a las necesidades puntuales de una Administración y en la cual

se justifique su necesidad en función del cumplimiento de los fines institucionales.


14



www.idp.mep.go.cr


Las necesidades de capacitación específicas de cada entidad y que requieren de una

contratación para esos fines deberán concursarse atendiendo a la estimación que se haga, a

excepción del supuesto en el que la empresa y el instructor sean extranjeros, idóneos y por su

especialidad, se considera fuera de competencia, en cuyo caso podrá hacerse de manera

directa.”

Es necesario que la UG contemple previo a formular una solicitud lo estipulado en oficio 12831

(DCA-2219) del 07 de setiembre del 2015, donde se indica:

“…la excepción es una condición especial y no es la regla general, por lo que en esas

ponderaciones que debe realizar la Administración debe considerar las diferentes alternativas del

mercado para satisfacer sus necesidades de bienes y servicios, con el objeto de adoptar la

decisión que le resulte más favorable al interés público y los principios de eficiencia, eficacia y

economía…”

En el caso específico, “capacitación abierta, entendida como aquella en la que se hace invitación

al público en general y no es programada en atención a las necesidades puntuales de una

Administración”. La Proveeduría Institucional del IDPUGS la interpreta como aquella en que la

temática de la actividad es de aplicación general a las funciones, labores u operaciones que se

desarrollan en las diferentes entidades; ya sean públicas o privadas, en sus diversos campos de

acción, las cuales serán adaptadas a las particularidades de cada institución o empresa según

corresponda.

La característica de “invitación abierta” implica que permite la participación del público en general;

dentro de un marco de razonabilidad en la cantidad de cupos disponibles para la prestación del

servicio de calidad dentro de la práctica común del mercado. Cabe señalar que la publicación de

dicha invitación en los medios de comunicación permitidos obedece únicamente, al cumplimiento

del principio de publicidad.

De igual forma, la temática propuesta en la invitación y en el contenido de la actividad a

desarrollar, debe ser de carácter general y no relacionado con contenidos propios o específicos

dentro del ámbito de la actividad ordinaria de la Administración.

Este tipo de cursos, al igual que todos los cursos, debe estar incluido en el PFP o adicionado

mediante adenda aprobada previamente a la solicitud.

Para la contratación por excepción la unidad gestora debe aportar los siguientes documentos:

Oficio de Decisión de Inicio del procedimiento a requerir, en el cual se indique

expresamente la solicitud de contratar y los documentos remitidos.

Formulario IDP-PROV-002-2019 ed. 1 debidamente cumplimentado, indicando con

claridad y ampliamente todos los rubros del punto 6. Justificación de la Actividad;


15



www.idp.mep.go.cr


particularmente se hace necesario considerar dentro del rubro “Empresa Seleccionada”

la justificación respaldada por el estudio de mercado para determinar que la empresa

escogida es la que mejor puede satisfacer la necesidad, finalmente contar con la firma

autorizada.

Invitación abierta al público en general (recorte de anuncio en prensa escrita, correo

electrónico masivo, fax, publicación en página web, boletines u otro medio publicitario

masivo). Debe contener como requisitos mínimos: nombre, lugar, fecha, horario y costo

de la actividad, temario o contenido, servicios adicionales, teléfono o correo electrónico

para consultas. Factura proforma del oferente original o copia, con una vigencia mínima

de 30 días hábiles, a nombre del Instituto de Desarrollo Profesional Uladislao Gámez

Solano (no se aceptan cotizaciones a nombre del MEP ni de la Unidad Gestora), se cotiza

neto sin impuesto de venta, indicar expresamente que acepta la forma de pago del

gobierno, cantidad de participantes, costo unitario, costo total, lugar donde se realizará la

actividad, servicios adicionales (alimentación y/o parqueo), horarios y fechas.

Dentro de la planificación y cronograma de la actividad a realizar por parte de la Unidad Gestora,

bajo las modalidades de contratación señaladas, esta debe considerar que la Proveeduría

Institucional del IDPUGS cuenta con un plazo de 30 días hábiles para realizar el trámite de la

contratación del servicio solicitado para este tipo de procedimiento (Anexo 8).

En todo proceso de contratación por excepción es requisito indicar que la Auditoría Interna del

Ministerio de Educación Pública o cualquier otra instancia de fiscalización interna podrá obtener

acceso a los reportes y documentación de las transacciones ejecutadas de todos aquellos

funcionarios del MEP que sean contratados por un ente externo para realizar procesos de

capacitación.

4.5 Restricciones para contratación de actividades de capacitación

Toda aquella dependencia que tenga procesos pendientes de liquidación por no presentación de

documentos (facturas, actas de recepción, subsanes de liquidación) en el plazo establecido de

diez días posteriores a la conclusión de una actividad, no podrán presentar solicitudes de

capacitación hasta que tenga al día los procesos.

4.6 Fechas de presentación de solicitudes de contratación.

Con la finalidad de mantener una recepción ordenada y garantizar la adecuada atención de las

necesidades de las unidades gestoras, se establecen mediante circular 4 fechas para la recepción

de solicitudes para la contratación de capacitaciones:

Plazo de entrega de solicitudes Plazo para ejecución de actividades

Del 18 al 25 de enero Del 01 al 31 de marzo

Del 18 al 26 de febrero Del 01 de abril al 30 de junio


16



www.idp.mep.go.cr


Del 20 al 28 de mayo Del 01 de julio al 30 de setiembre

Del 19 al 27 de agosto Del 01 de octubre al 30 de noviembre

Es necesario reiterar que para la realización de las actividades de capacitación las UG deben

planificar con la debida antelación los tiempos requeridos para presentar los trámites ante el

IDPUGS y las fechas para convocar funcionarios e iniciar la actividad de capacitación.

Adicionalmente para el año 2019 y en adelante no se tramitarán solicitudes que se presenten de

manera extemporánea, debido a que afectan la programación y cronogramas de contratación.

4.7 Incumplimiento en la participación a actividades de capacitación.

La Resolución DG-165-2017, en su, artículo 43 que indica:

“No se tramitarán inclusiones en actividades de capacitación a quienes tengan responsabilidades

pendientes por concepto de incumplimiento con actividades de capacitación o de otros Contratos

indicados en esta Resolución, salvo que hayan suscrito algún acuerdo con la institución para

resolver la situación de incumplimiento pendiente.

Con el fin de tener normar los procedimientos a seguir para la recuperación de los recursos

invertidos y que por incumplimiento de los funcionarios no fueron aprovechados el Instituto ha

elaborado el MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE COBRO POR INCUMPLIMIENTO DE LA PERSONA

BENEFICIARIA AL CONTRATO DE LICENCIA DE ESTUDIOS, DE CAPACITACIÓN Y DE ACUERDOS DE

COMPROMISO TRAMITADOS POR MEDIO DEL INSTITUTO DE DESARROLLO PROFESIONAL EN EL

MINISTERIO DE EDUCACIÓN PÚBLICA.

Es obligación de la Unidad Gestora realizar, ante el IDPUGS, los trámites para el cobro a los

funcionarios que incumplen con los requerimientos de la actividad de capacitación, de acuerdo

con lo estipulado en el Manual citado.

Fecha Límite para la finalización de las actividades de capacitación.

La fecha límite para la finalización de los cursos que sean contratados por el IDPUGS, sin importar

el procedimiento de contratación aplicado, no podrá ser superior al último día hábil del mes de

noviembre (viernes 29 de noviembre del 2019). Excepto en los casos de actividades que fueron

contratadas y que su finalización se previó para el año siguiente. Esto con el fin de que se puedan

realizar oportunamente los trámites administrativos para el pago de las actividades, así como el

reconocimiento de viáticos cuando corresponde cumpliendo los plazos para presentación, trámite

y pago de los mismos. De manera que no generen compromisos no devengados ni


17



www.idp.mep.go.cr


indemnizaciones para el año siguiente, en cuyos casos el monto pendiente de pago se reducirá

del presupuesto asignado a cada UG en el año entrante.

4.8 Liquidación y pago de Actividades de Capacitación.

Una vez finalizado el evento de capacitación la Unidad Gestora deberá remitir a la Proveeduría

Institucional del IDPUGS, vía correo electrónico a la cuenta proveedurí[email protected]

indicando en el asunto del correo TRÁMITE DE PAGO DE FACTURA N° ( indicar el

correspondiente número) en un plazo no mayor de 10 días hábiles, los siguientes documentos:

Formulario IDP-PROV-006-2019 ed.1, llamado Acta de Recepción Definitiva de

Actividades de Capacitación firmado digitalmente.

Factura digital que cumpla con los requisitos de la Resolución DGT-R-48-2016 (Anexo 9)

Comprobantes Electrónicos y sus reformas de la Dirección General de Tributación Directa

a nombre del Instituto de Desarrollo Profesional Uladislao Gámez Solano (no se aceptan

a nombre del MEP o de la unidad gestora); donde se indique: Fecha de emisión,

descripción del curso, el número de la contratación, el número de la orden de compra,

número de cuenta cliente en colones del contratista, sin impuesto de venta u otros, nombre

de la actividad, línea o líneas que se cancelan, cantidad de participantes, fechas y horarios

de la actividad.

En caso de excepciones aprobadas por la DGT para la presentación de facturas digitales

deberán remitir la factura física con los requisitos indicados y además debe contar con

firma y sello de la empresa. Cabe aclarar que el resto de los formularios indicado deben

enviarse de manera digital.

Certificación oficial emitida por la institución contratada, de las calificaciones obtenidas

por los participantes y las horas efectivas de asistencia.

La fecha límite para la presentación de los documentos para liquidación de contrataciones de

capacitaciones será el primer viernes del mes de diciembre (06 de diciembre del 2019). Todo

documento incluyendo subsanes de liquidaciones que ingrese posterior a esta fecha generará un

compromiso no devengado que se rebajará del presupuesto asignado a cada unidad gestora en

el año siguiente.

4.9 Confección de los certificados.

La Administración Pública en los procesos de contratación por excepción al amparo del artículo

139 inciso e del RLCA, se apega y acepta las condiciones que plantea la empresa oferente en

cuanto a la elaboración y contenido de los certificados, ya que los oferentes no están sujetos a

las disposiciones de la Dirección General del Servicio Civil, por lo tanto, no es posible solicitar

cambios en los certificados, en la metodología de evaluación, contenidos de los cursos que


mailto:proveedurí[email protected]

18



www.idp.mep.go.cr


plantea la empresa originalmente en su oferta de servicios. Caso contrario aplica en los procesos

de contratación concursales, donde es la Unidad Gestora la que establece las especificaciones

técnicas y condiciones de las necesidades que requiere.

Por lo anterior se recomienda que, en el momento de la compra de cupos o contrataciones por

excepción, la UG consulte a la empresa los detalles de la metodología de evaluación y los

certificados para determinar si realiza la solicitud de compra o bien busca otras opciones de

contratación.

Sin embargo, en los procesos concursales la UG debe considerar e incluir los requisitos mínimos

que debe contener el certificado de la actividad de formación dentro de las especificaciones

técnicas en el formulario de solicitud de la capacitación; de manera que la Proveeduría

Institucional del IDPUGS lo incluya en el cartel como una condición cartelaria.

Estos lineamientos rigen a partir del 01 de abril del 2019 y con ello se deja sin efecto todo lo

anteriormente establecido por el IDPUGS para regular esta materia.

Aprobado: Melania Brenes Monge,

Directora Ejecutiva, IDPUGS

Elaborado por: Proveeduría Institucional IDPUGS


19



www.idp.mep.go.cr


Vínculos para acceder a los anexos:

Anexo 1. CIRCULAR CCD-016-2105.pdf

Anexo 2. R-DG-165-2017 - DGSC Capacitaciones.pdf

Anexo 3. Circular DGABACA-0125-2015.pdf

Anexo 4. Directriz DGABCA 009 2013 Responsabilidad Adm Contractual.pdf

Anexo 5. Cronograma para la ejecución de Contrataciones Directas Concursales.pdf

Anexo 6. Cronograma Licitaciones Abreviadas.pdf

Anexo 7. Cronograma para Contrataciones Excepcionada (Der Público y Prov Único Art 137, 138

y 139 a.).pdf

Anexo 8. Cronograma para Contrataciones Excepcionadas (Compra de cupos,Art 139 , e).pdf

Anexo 9. Resolución DGT-R-48-2016 Comprobantes Electronicos.pdf


Lineamientos para la contratación de actividades de...

Documents

Transcript of Lineamientos para la contratación de actividades de...