LIBROS DE CONTABILIDAD

Dr: JOS L.GUERRERO FEBRES

MODULO

09

Libros de Contabilidad. Se llaman libros de contabilidad aquellos que se utilizan para registrar las operaciones mercantiles y administrativas que realiza una empresa, en forma cronológica y ordenada, con la finalidad de mostrar la situación en que se encuentra en periodos económicos distintos, sujetos a los dispositivos legales vigentes.

Importancia. Los libros de contabilidad tienen importancia en el

orden legal, económico y funcional. En lo legal.- Permite ajustarse a las disposiciones o

reglas establecidas sin rebasar el sentido de los mismos.

En lo económico.- El análisis de los resultados que se consignan en los libros nos permite hacer o proyectar los gastos y los ingresos con estimaciones para el futuro.

En lo funcional.- Nos facilita en forma ordenada los datos que creemos necesarios para una buena administración.

a) Es un documento que registra y controla las entradas y salidas de los valores de la empresa, para poder determinar el Estado de Ganancias y Pérdidas.

b) Demuestra la Situación Financiera y Económica de la empresa dando una seguridad a los acreedores, deudores y a sus propietarios.

c) Es una constancia de todas las operaciones que realizan las empresas y el procedimiento cronológico empleado en su registro.

d) Es un documento, que da garantía a quienes tienen interés en el resultado de las operaciones comerciales.

Clasificación de Libros Libro de Inventario y Balance

Libros Principales Libro Diario Libro Mayor

Libro de CajaI Libro de bancos

ASPECTO Libro de RemuneracionesTECNICO Libro de Registro de Compras

Libro de Registro de Ventas Libros Auxiliares Libro de Letras por Cobrar

Libro de Letras por PagarLibro de RetencionesLibro de Almacén (Kardex)Libro de Cta. Cte. De ClientesLibro de Cta. Cte. de Proveedores

Libro de Inventarios y BalancesLibro de DiarioLibro MayorLibro de Actas

Obligatorios Libro de Caja Libro de RemuneracionesLibro de Registro de Compras

II Libro de Registro de VentasASPECTO LEGAL Libro Bancos

Libro de Letras por PagarLibro de Letras por Comprar

Voluntarios Libro de Registro de VentasLibro de Letras por CobrarLibro de Almacén (Kardex)Libro de Cta. Cte. De ClientesLibro de Cta. Cte. de Proveedores

De acuerdo al Impuesto a Renta de 3ra Categoría:

R.U.S. = (no es obligatorio llevar libros de contabilidad)

R.E.R. = Registro de Compras y VentasDiario Simplificado.

R.G. = Contabilidad Completa.

• Libros Principales.- Son aquellos en los cuales se centraliza en forma inmediata y sistemática todas las operaciones que realiza la empresa. Son libros indispensables donde debe sintetizarse las operaciones

• Libros Auxiliares.- Son aquellos que nos permiten cumplir una mejor planificación en el sistema contable y sirve además de ayuda a los libros principales y permite dividir el trabajo contable en función a las necesidades.

La Foliación Es la numeración que traen los libros contables en sus hojas. La foliación puede ser:

· Foliación simple.- Es aquella cuando los números avanzan en forma correlativa de un folio a otro.Ejemplo: libro diario.

· Foliación doble.- Se llama así cuando dos números iguales aparecen uno frente a otro. Ejemplo: libro caja.

La Legalización Consiste en presentar los libros de

contabilidad ante Notario Público para que este prepare en el primer folio útil el acta de legalización y a continuación sellará todos los folios del libro contable. Los libros de contabilidad serán legalizados en un plazo no mayor de 30 días a la constitución de la empresa.

• Prohibiciones 1) Alterar el orden cronológico y número de

los documentos. 2) Hacer enmendaduras borrando el contenido original. 3) Dejar renglones en blanco. 4) Alterar el orden de los folios borrando o arrancando en forma deliberada con

la finalidad de ocultar alguna operación que se ha registrado previamente.

Personas obligadas a llevar libros de contabilidad

Las personas que perciben rentas de tercera o cuarta categoría, llamada también Renta Empresarial, las personas jurídicas, sociedades de hecho, asociaciones en participaciones, consorcios y comunidades de bienes, cualquiera sea su forma, están obligadas a llevar registros contables. Sin embargo, las exigencias son diferentes según la naturaleza de la persona, la categoría de la renta que percibe y el nivel de ingresos que genera.

• En el caso de las personas jurídicas, están obligadas a llevar contabilidad completa, cualquiera sea su forma de constitución y nivel de ingresos.

• En cambio las personas naturales con negocio, los profesionales independientes y quienes se han acogido al RUS tienen un tratamiento diferente.

• Otros perceptores de tercera categoría, entre los que figuran las persona naturales con negocio, están obligadas a llevar contabilidad de acuerdo a los siguientes tramos:

a) Hasta 150 UIT de ingresos brutos anuales: Libro de Inventarios y Balances,

Libro de Ingresos y Gastos, Registro de Ventas y Registro de Compras. b) Más de 150 UIT de ingresos brutos anuales : Contabilidad completa.

La U.I.T. para el 2012 es de 3,650.00

• En el caso de personas naturales que ejercen una profesión, arte, ciencia, oficio o actividades no incluidas expresamente en la tercera categoría deberán llevar Libro de Ingresos y Gastos, y si cuentan con personal dependiente, deberán llevar además Planilla de Remuneraciones.

• Por contabilidad completa se entiende a todos aquellos libros y registros contables que establece el Código de Comercio, la Ley de Sociedades y normas especiales como las tributarias.

Libro de Inventarios y Balances Es un libro principal y obligatorio de foliación simple y en el primer folio se legaliza, su finalidad es mostrar la situación económica de la empresa, en el cual se van a registrar todos los activos, pasivos y patrimonio que tiene la empresa.

El libro consta de las siguientes partes: a) Columna para el código de la cuenta principal. b) Columna para el código de la sub-cuenta. c) Columna para el nombre de las cuentas. d) Columnas falsas donde se van a registrar las unidades y los importes. e) Columna donde se van a registrar los importes de las sub-cuentas. f) Columna donde se van a registrar los totales de las cuentas principales.

Inventario. Es la relación detallada ordenada, clara y concisa de cada uno de los activos, pasivos y patrimonio que tiene la empresa. Esta relación se detalla con la finalidad de determinar los bienes y derechos que posee la empresa y también las deudas y compromisos que tiene.

Fases. El inventario comprende las siguientes fases:

a) Determinación de todos los elementos: activos, pasivos y patrimonio. b) Descripción de dichos elementos, caracterizando su individualidad. c) Valoración de cada elemento.

d) Agrupación conveniente de las partidas, atendiendo a unos criterios de homogeneidad contable. e) Sumas de valores por grupos homogéneos y totalizando en forma separada

del Activo y Pasivo. f) Diferencia entre el activo y el pasivo, determinando el patrimonio neto.

El Inventario Inicial consta de: I.- Activo.- Se registran los bienes, valores y

derechos con que cuenta la empresa ya sea a corto o a largo plazo.

II.-Pasivo.- Se registran todas las obligaciones, deudas y compromisos que tiene la empresa.

III.-Resumen.- Es la parte en que se realiza comparaciones entre el total activo

con el total pasivo, para determinar el capital de la empresa.

Aplicación Práctica La Empresa el “Rocío” E.I.R. Ltda. inicia sus actividades el 03 de

julio del 2012 con los siguientes valores: 1.- Dinero en efectivo S/.635.00 2.- Cuenta corriente en el Banco de Crédito S/.1,200.00 3.- Tiene derecho de cobros: letras 101 al señor J. Fernández y

102 al señor C. Pérez. 4.- Para la venta tiene: 10 planchas eléctricas a S/.70 c/u.,55

radios a S/.45 c/u.,20 televisores a S/.420 c/u., y 10 lavadoras a S/. 950 c/u.

5.- Para uso de la empresa : camioneta Nissan valuada en S/.17,500.00, 3 escritorios a S/. 320 c/u, 6 sillas a S/. 65 c/u., 2 mostradores a S/.180 c/u., 2 computadoras a S/.1,800.00 c/u. y 1 impresora a S/.750.00

6.- Tiene obligaciones de pago a: Carsa factura Nº1-672 por S/.7,200.00 y a Panasonic factura Nº 3-948 por S/.4,750.00

002 INVENTARIO INICIAL AL 03 DE JULIO DEL 2012

I ACTIVO S/. S/. S/10 Efectivo y Equivalente de Efectivo 1,835.00

101 Caja 635.00104 Cuenta Corriente en Instituciones Financieras 1,200.00

1041 Banco de Crédito 1,20012 Cuentas Por Cobrar Comerciales - Terceros 1,210.00

123 Letras por Cobrar 1,210.001231 Letra Nº 101 J. Fernández 2501232 Letra Nº 102 C. Pérez 960

20 Mercaderías 21,075.00201 Mercaderías Manufacturadas 21,075.00

2011 Planchas 10 un. a 70 c/u 7002012 Radio 55 un. a 45 c/u 2,4752013 Televisores 20 un. a 420 c/u 8,4002014 Lavadoras 10 un. a 950 c/u 9,500

33 Inmuebles, Maquinaria y Equipo 23,560.00334 Unidades de Transporte 17,500.00

3341Camioneta Nissan 1 un. a 17,500.00 17,500.00335 Muebles y Enseres 1,710.00

3351 Escritorios 3 un. a 320 c/u 9603352 Sillas 6 un. a 65 c/u 3903353 Mostradores 2 un. a 180 c/u 360Van al folio Nº 003

Vienen del folio Nº 002 S/. S/.336 Equipos Diversos 4,350.00

3361 Computadora 2 un. A 1800 c/u 3,600.003362 Impresora 1 un. a 750 c/u 750.00 ---------------

TOTAL ACTIVO 47,680.00 ========

II PASIVO42 Cuentas Por Pagar Comerciales - Terceros 11,950.00

421 Facturas, Boletas y otros comprobantes por Pagar 11,950.004211 Factura Nº 1-672 Carsa 7,2004212 Factura 3-948 Panasonic 4,750 ……………… TOTAL PASIVO 11,950.00

======== II RESUMEN

TOTAL ACTIVO 47,680.00TOTAL PASIVO 11,950.00

50 Capital 35,730.00

======== Cerro de Pasco, 03 de julio del 2012

CONTADOR GERENTE (Firma y Sello)

Balance de Inventario. Se registra en el siguiente folio, donde se ha culminado de detallar el inventario inicial. En el se registra en forma equilibrada las cuentas de activo, pasivo y patrimonio. Total Activo = Total Pasivo + Patrimonio

003

BALANCE DE INVENTARIO INICIAL al (fecha) I ACTIVO S/. S/. S/10 Efectivo o Equivalente a Efectivo 1,835.00

101 Caja 635.00104 Cuenta Corriente en Instituciones Financieras 1,200.00

12 Cuentas por Cobrar Comerciales - Terceros 1,210.00123 Letras por Cobrar 1,210.00

20 Mercaderías 21,075.00201 Mercaderías Manufacturados 21,075.00

33 Inmueble, Maquinaria y Equipo 23,560.00334 Unidades de Transporte 17,500.00335 Muebles y Enseres 1,710.00336 Equipos Diversos 4,350.00

II PASIVO42 Cuentas Por Pagar Comerciales - Terceros 11,950.00

421 Facturas boletas y otros comprobantes por pagar 11,950.0050 Capital 35,730.00

501 Capital Social 35,730.00 ------------- ------------- 47,680.00 47,680.00

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Cerro de Pasco, 03 de Julio del 2012

CONTADOR GERENTE