Las TIC y la Comunicación Interna.
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Las TIC y la Comunicación Interna Gestionando una Intranet CorporativaComunicación OrganizacionalGestión de la Comunicación empresarial
Mario BossolascoGerente ComunicacionesANTEL TelecomunicacionesMontevideo, Uruguay
www.antel.com.uy
® 2008 A.N.TEL – Comunicación Organizacional
Agenda
1. Nuestra empresa y su gente
2. Que entendemos por Comunicación Organizacional
3. Aplicar las TIC al servicio de la comunicación
4. Como gestionamos la Intranet Corporativa
® 2008 A.N.TEL – Comunicación Organizacional
Conozcan un poco de nuestra empresa…
La Administración Nacional de Telecomunicaciones,
ANTEL, fue creada el 25 de julio de 1974 por DecretoLey Nro. 14.235 y es una empresa propiedad del Estado.
Cometido:• Prestación de todos los servicios de
telecomunicaciones: telefonía, transmisión de datos, telefonía celular y pública que se adecuan a los distintos segmentos de clientes, residenciales, profesionales y corporativos.
• Servicios a la Sociedad Uruguaya (Centros de Acceso a la Sociedad de la Información, Conectividad Educativa, Portal de Gobierno, Telefonía Social, Apoyo al Desarrollo Cultural de las TIC)
® 2008 A.N.TEL – Comunicación Organizacional
…y algunos datos de nuestra gente
• Tenemos un total de 4.418 empleados permanentes y 1.294 contratos temporales.
• Más del 60% pertenecen al sexo femenino.
• Somos una empresa instalada en todo el país, pero el 50% de nuestra gente se concentra en la capital (Montevideo)
• El promedio de edad de nuestro personal de entre 45 y 49 años.
Definición de nuestros públicos objetivo, forma
de construcción del mensaje y herramientas a
utilizar
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La razón de ser de Comunicación Organizacional
La vemos como un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la empresa, entre la organización y su medio; o bien, influir en las opiniones, aptitudes y conductas de los públicos internos y externos, con el fin de que la empresa cumpla mejor y más rápido con sus objetivos.
® 2008 A.N.TEL – Comunicación Organizacional
Pero también enfrentamos problemas…
• Tradicionalmente la comunicación comercial, institucional y la interna han discurrido por canales exclusivos e inconexos.
• Se constituyen en discursos estancos, ensimismados y entablados entre cada área de la organización y su público específico con una temática propia y cerrada.
• Hay una falta de confianza en las TIC para generar nuevos productos y servicios para nuestros empleados.
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Cómo armamos el rompecabezas?
Pensando en una estrategia que siente las bases para convertir al departamento de Comunicación en el sistema nervioso central de la empresa; siendo el nexo, el referente y el creador de cultura, mensajes, relaciones e interacciones con todos los públicos (internos y externos) de la empresa.
Comunicación
Cultura
Información
Cambio
Identidad
Innovación
EmpleadosSociedad Uruguaya
Conocimiento
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Por qué es estratégico aplicar tecnología?
• Porque necesitamos adentrarnos en el desafío que las nuevas tecnologías generan hoy en los procesos de construcción del conocimiento corporativo.
• Porque resulta imprescindible comprender los múltiples modos en los que las nuevas generaciones se informan, se comunican, se expresan y se acercan a conocer el mundo.
• Porque podemos (y debemos) apropiarnos de estas tecnologías como herramientas para la innovación.
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Que es para nosotros la Intranet
• Es nuestro “paradigma comunicativo” donde pusimos énfasis en brindarle al empleado un entorno de trabajo que facilite su gestión diaria y sea su centro de información corporativa.
• Los usuarios tienen a su alcance toda las herramientas que necesitan para llevar a cabo sus actividades diarias, todos los vínculos con los sistemas de información, todo el conocimiento corporativo y la información para la resolución de problemas, aprendizaje, culturización, planificación estratégica y toma de decisiones.
® 2008 A.N.TEL – Comunicación Organizacional
Por qué pensamos en utilizar TIC?
• Me voy a volver loco tratando de encontrar esa información!!!
• ¿Como puedo hacer este reporte si no consigo datos económicos actualizados?
• Otra vez perdí la dirección de la Intranet donde estaba ese informe….
• Cual era la carpeta de mi PC donde estaban los contenidos del plan de trabajo anual????
• Tengo muchas hojas y carpetas y no encuentro los datos de venta del mes pasado….
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Y antes; las TIC nos ayudaban?
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Así que nos juntamos y tuvimos una idea
Agrupar y consolidar todas la información, sistemas y
autoservicios del empleado de la empresa desde un
único punto de acceso, para satisfacer lasnecesidades de transporte y tratamiento de loscontenidos hacia los diferentes público objetivo, y construir las bases culturales para la gestión del conocimientoy la innovación.
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Cuál fue nuestra estrategia
• Ser ambiciosos pero no perder el foco de construir y mantener la Intranet Corporativa pensando siempre en el empleado (audiencias internas).
• Trabajar estilo Down-Top.• Tener un servicio 24x7.• Conceptualizar que información priorizamos, y como la
gestionamos y distribuimos.• Distribuir los contenidos pensando en la tiranía de los 3 clic.• Trabajar profesionalmente y mejorar día a día.
Análisis Diseño Construcción Implantación
ciclo
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Algunos puntos importantes a tener en cuenta
• La Intranet Corporativa debe ser administrada por el departamento de Comunicaciones y con el apoyo constante de socios estratégicos cuidadosamente seleccionados.
• Es necesario involucrar y culturizar a las personas y sectores de la empresa, haciéndoles ver los beneficios que obtendrán y la importancia de contar con su apoyo, participación y aportes.
• Hay que implementar un proceso de mejora continua en materia de gestión e intercambio de información mediante la utilización de TIC, considerando las necesidades de la empresa y la de las personas.
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Como gestionamos nuestra Intranet
• La administración de la Intranet Corporativa se realiza diferenciando los “roles” de cada usuario.
• Los diferentes tipos de “roles” se determinan dependiendo de las responsabilidades dentro de la empresa y de sus actividades diarias.
• Nosotros contamos con 3 roles básicos:
1. Administrador de la Intranet
2. Administrador de Comunidad3. Usuario Final
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Comunidad
Sub-Comunidad
Comunidad
División
División
Sector
Área
Sector
Unidad
Área
Aplicaciones Web
Grupo de Trabajo
Grupo de Trabajo
División
Área
Proyecto
Grupo de Trabajo
Intranet
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Que beneficios obtenemos• Único punto de acceso a una serie de “autoservicios”, herramientas e información.
• Reducción de costos administrativos, rápida toma de decisiones y aumento de la productividad.
• Acortar los plazos de los procesos operativos y una estandarización y rápida integración del funcionario en los diferentes puestos de trabajo.
• Mejora de la comunicación interna, transparencia y optimización de los flujos de información.
• Soporte para Gestión del Conocimiento, retención del talento e innovación.
• Fidelización, culturización y formación del empleado.
• Nueva forma de entender las relaciones de la empresa con sus empleados (B2E – E2E)
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Tampoco debemos olvidarnos de:
• Blogs Corporativos• Wikipedias Corporativas• Vidipedias Corporativas• Salas de Prensa Virtuales• Mensajería Instantánea Interna (IM)• e-learning y Boletines Electrónicos• Páginas amarillas de los empleados• Bases de conocimientos (mejores prácticas
y FAQ)• Accesos a los portales por Handhelds o
PDA`s• SMS y MMS
Pero todo esto es solo tecnología!!
Nuestro tareas es elaborar el contenido
y darle un uso adecuado a cada una de
estas herramientas
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Compartamos algunas pantallas…
Intranet Corporativa
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CABEZAL
BANNERS
CONTENIDOS
DESTAQUESY MENU
PIE
Mensajes de la Dirección
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Bossolasco
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Lecciones aprendidas
• Hay que crear un contexto favorable, donde exista una apuesta a las TIC, usándolas como una herramienta de cultura, comunicación e integración dentro de las empresas.
• Debemos disponer de una estrategia corporativa, que implique a la alta dirección e involucre a todas las áreas, materializándose esta estrategia a través del desarrollo de proyectos concretos (Business Plan) y dirigidos por el departamento de Comunicación.
• El concepto que tengamos de los empleados, de la empresa, de los contenidos y de la tecnología será determinante para el éxito de nuestros proyectos.
• Diseñar e implantar pensando en el empleado.• No invertir en TI porque esta de moda.
Lo importante no es llegar, sino mantenerse.
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Conclusiones
• El problema que se plantea es el volumen y dispersión de información y la pérdida de talento y conocimiento, que puede y debe ser gestionado.
• La adecuada gestión de la información es una ventaja competitiva para las empresas, sabiendo aprovechar los avances en tecnología y liderando los proyectos desde el punto de vista humano.
• En definitiva, una Intranet constituye unpaso más dentro de la búsqueda de la excelencia empresarial, de la obtención de la máxima comunicación interna, productividad y eficacia posible, así como de la mejora de las relaciones entre los empleados.
® 2008 A.N.TEL – Comunicación Organizacional
Para finalizar:
Creemos firmemente que la llave de acceso a
lapuerta del paraísoempresarialpara todos, es...login:
comunicaciónpassword:
empleado
www.antel.com.uy
Muchas gracias por su tiempo!
[email protected] ComunicacionesANTEL – Montevideo, Uruguay