1. Objetivo del protocolo

Estandarizar las acciones y contenidos que deben considerar los Gestores SIG de dependencia para dar inducción en los temas del Sistema Integrado de Gestión, al personal nuevo que ingrese a su área.

2. Marco conceptual

Sistema Integrado de Gestión

El Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría Distrital de Integración Social es el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias, instrumentos y acciones orientadas a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico, para el cumplimiento de su misión y objetivos institucionales.

3. Condiciones generales

1. El gestor de dependencia debe haber recibido inducción al SIG por parte del equipo de Gestores DADE.

2. El gestor de dependencia debe conocer previo al desarrollo de la inducción todos los documentos controlados (procesos, procedimientos, documentos asociados, indicadores, riesgos, normas y acciones de mejora) en los que tenga participación la persona que ingresa al área.

3. La inducción deberá realizarse en un tiempo no mayor a (1) mes calendario desde que la persona ocupe el puesto de trabajo asignado.

4. Solo en el que caso de que se hagan vinculaciones masivas, el gestor podrán organizar pequeños grupos para el desarrollo de la inducción.

5. Debe conservarse registro del desarrollo de la inducción (planilla de asistencia) y reportarse por correo electrónico a los Gestores DADE.

6. Si la persona que ingresa va a desempeñar el rol de Gestor de proceso, gestor de Dependencia, debe ser informado a la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico para que el equipo de Gestores DADE para el SIG realicen la inducción.

4. Desarrollo del protocolo

4.1 Actividades:

1. Identificar que personas han ingresado a la dependencia y acordar con cada una de ellas un encuentro de una hora para el desarrollo de la inducción al SIG.

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PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

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2. Enseñar a la persona que recibe la inducción la estructura orgánica de la entidad (organigrama), Mapa de procesos/Direccionamiento Estratégico/documentos asociados/Estructura Orgánica y ayudarla a identificar la dependencia en la cual se desempeña.

La reflexión en esta parte de la inducción debe girar en torno a la importancia de contar con una estructura que permita a la entidad identificar sus competencias y organizarse en torno a ellas. Para el caso de la SDIS dichas responsabilidades están definidas en el decreto 607, 149 de 2012 y 445 de 2014 (Nomograma/decreto 607 de 2007).

Es muy importante enfatizar en que si bien la estructura orgánica permite la organización por competencias, la entidad cuenta con dos formas más de operación que la complementan; Los procesos y los proyectos que al contrario de funcionar de manera aislada, interactúan permanentemente.

(El desarrollo a profundidad de este tema se realiza a través de otra estrategia de socialización del SIG que acompaña DADE luego de surtir la inducción establecida por este protocolo).

3. La inducción continúa con una breve definición del modelo de operación por procesos.

Fuente: ISO. Documento ISO/TC 176/SC 2/N 544R2. Orientación sobre el concepto y uso del “Enfoque basado en procesos” para los sistemas de gestión. 2003, p. 5)

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Y prosigue ingresando al mapa de procesos de la entidad a través de la intranet http://intranetsdis.integracionsocial.gov.co/mapaprocesos/index.html, de la página Web www.integracionsocial.gov.co/Entidad/Sistema Integrado de Gestión o de Google escribiendo en el buscador: mapaprocesos intranetsdis.

Una vez en el mapa se hace mención a la estructura del mismo (3 Procesos de Direccionamiento, 3 procesos misionales, 4 procesos administrativos y 2 procesos de Seguimiento y control) y se identifican cada uno de los doce procesos sin entrar en este momento a identificar los liderazgos. Excepto en el caso de los procesos a los que más aporta desde su gestión la persona que recibe la inducción.

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4. Una vez identificados los procesos institucionales se hace alusión al Manual del SIG, su forma de acceso, estructura y funcionalidad; El gestor de dependencia debe detenerse en cada cajón y especificar los contenidos aplicables al puesto de trabajo de la persona que está recibiendo la inducción.

5. Administración del protocolo

La administración de este protocolo estará a cargo de la Subdirección de Diseño Evaluación y Sistematización.

ELABORO REVISO APROBO

NOMBREEquipo de

Gestores DADE para el SIG

Alexandra Rivera Jhon Jairo Leiva Liliana Pulido Villamil Maria Clemencia Perez Uribe

CARGOSubdirectora de

Diseño Evaluación y Sistematización

Gestor de Proceso Gestión

de Talento Humano

Directora Analisis y Diseño Estratégico

Directora de Gestión Corporativa

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