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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO GENERAL........................................................................................................22. OBJETIVOS ESPECÍFICOS..............................................................................................23. ALCANCE...........................................................................................................................24. VIGENCIA...........................................................................................................................25. MARCO CONCEPTUAL.....................................................................................................35.1 MARCO CONCEPTUAL.....................................................................................................35.1.1 Costeo Basado en Actividades (Activity Based Costing –ABC–)..........................................35.1.2 Costo vs. Gasto.....................................................................................................................35.2 CONCEPTOS ESPECIFICOS DEL LINEAMIENTO..............................................................106. JUSTIFICACIÓN...............................................................................................................177. ANTECEDENTES.............................................................................................................178. NORMATIVIDAD..............................................................................................................189. PRINCIPIOS.....................................................................................................................1810. ÁREAS O EJES TEMÁTICOS DEL LINEAMIENTO........................................................1911. EVALUACIÓN DEL LINEAMIENTO O POLÍTICA INTERNA...........................................2012. RESPONSABILIDADES Y COMPETENCIAS..................................................................2013. ADMINISTRACIÓN DEL LINEAMIENTO.........................................................................20

Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín. Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195F-L-002

PROCESO: ADQUISICIONES

LINEAMIENTO: RECONOCIMIENTO AL DESGASTE DE ELEMENTOS

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1. OBJETIVO GENERAL

Fijar los criterios que se deben tener en cuenta para el cálculo del rubro reconocimiento al desgaste, el cual hace parte de la estructura de costos, en el marco del proceso de adquisiciones y proceso de gestión de bienes y servicios en la Secretaría Distrital de Integración Social (SDIS).

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Unificar el concepto del rubro reconocimiento al desgaste dentro de una estructura de costos para la adquisición de un bien o servicio.

Identificar las variables que permiten la estimación de costo por reconocimiento al desgaste sufrido por determinadas condiciones de trabajo a los que son sometidos.

Establecer criterios para determinar la participación de asignación del reconocimiento al desgaste por elemento.

Identificar la vida útil de los elementos por grupos de costeo, para realizar el cálculo del rubro reconocimiento al desgaste.

Fortalecer el seguimiento en el componente de operación como costo directo y en el componente de gastos administrativos como costo indirecto de los servicios prestados por la SDIS.

Presentar una herramienta para el cálculo del valor del rubro reconocimiento al desgaste de elementos como soporte anexo a la estructura de costo de servicios de la entidad.

Mejorar la eficiencia y transparencia en el manejo de los recursos destinados al rubro “reconocimiento al desgaste”.

3. ALCANCE

Este lineamiento pretende establecer criterios para determinar el valor de asignación del reconocimiento al desgaste por el uso de elementos en el marco de un servicio.

4. VIGENCIA

La aplicación de este lineamiento será transitoria, iniciara su implementación en la vigencia 2017 una vez la Secretaria de Integración unifique criterios con la Norma Internacional de contabilidad pública y se realicen las modificaciones que esta exija.

En la vigencia 2016 la aplicación de este lineamiento se dará para los contratos nuevos, si existen casos en los cuales no es posible su aplicación, el proyecto responsable del proceso deberá realizar la respectiva justificación técnica, la cual deberá quedar documentada para el proceso de autoevaluación y mejora que se realizara a finales de la vigencia 2016 sobre el presente lineamiento.




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5. MARCO CONCEPTUAL

5.1 MARCO CONCEPTUAL

5.1.1 Costeo Basado en Actividades (Activity Based Costing –ABC–)1

Sistema de distribución de costos, que se basa en la asignación de los recursos de acuerdo a las actividades realizadas por la organización, y de éstas últimas a los productos o servicios desarrollados por la misma.

Bajo este sistema, se asigna a los productos tanto las acciones administrativas como operativas, por lo que se tienen en cuenta tanto los costos operacionales como los gastos adicionales en los que incurre la entidad para el desarrollo de su objeto social.

Por lo anterior, el sistema de costeo ABC ha sido el de mayor aceptación y credibilidad para el manejo y estimación de los costos, tanto para fines internos y gerenciales como para el reporte de información a organismos de control y regulación en Colombia.

Es por ello que la Contaduría General de la República considera que el sistema de costeo ABC

“(…) debe ser la metodología de costeo utilizada para efectos administrativos y contables por los entes públicos, que les permita una mejor gestión de sus procesos y actividades y redunde en beneficio no sólo de las empresas sino de la comunidad en general”2.

5.1.2 Costo vs. Gasto

El Costo se define como la erogación monetaria (o equivalente) surgida por el consumo de los elementos incorporados en una actividad económica, en el marco de la producción de un bien o servicio.

Constituyen las erogaciones y cargos, directamente relacionados con la producción de bienes y la prestación de los servicios individualizables, que surgen del desarrollo de funciones de cometido estatal de la entidad contable pública, con independencia de que sean suministrados de manera gratuita, o vendidos a precios económicamente no significativos, o a precios de mercado.3

La estimación y manejo adecuado de la información de los costos es vital en materia gerencial, para que las organizaciones tomen decisiones en materia de definición de presupuesto, rentabilidad, ventas, entre otros. Es por ello que los costos se vuelven esenciales en los sistemas de información financiera.

1 Contaduría General de la Nación (Sin año). Marco de referencia para la implantación del sistema de costos en las entidades del sector público. Bogotá: Contaduría General de la Nación.2 Ibídem, p. 40.3 Plan General de Contabilidad Pública. Año 2001




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Por otra parte, es importante tener en cuenta el concepto “Gasto”, pues si bien consiste también en una erogación, ésta se enfoca a la realización de actividades de tipo administrativo, estratégico o logístico, que sirven de apoyo a la producción del bien o la prestación del servicio.

De este modo, se tiene que en el marco de los Sistemas de Contabilidad Pública, para las Entidades del gobierno (ya sea del orden nacional, departamental, territorial, etc.), todas las erogaciones son contabilizadas como gastos, excepto aquellas asociadas a la producción de bienes o servicios individualizables (como los servicios sociales).

No obstante, existen casos (especialmente en las empresas industriales y comerciales privadas o estatales), en las que una misma erogación puede ser un costo o gasto, lo cual depende del área, lugar o tipo de empresa que la genere.

Los gastos se revelan de acuerdo con las funciones que desempeña la entidad contable pública, la naturaleza del gasto, la ocurrencia de eventos extraordinarios y hechos no transaccionales, y las relaciones con otras entidades del sector público; se clasifican en: administrativos, operativos, gastos estimados, transferencias, gasto público social, operaciones interinstitucionales y otros gastos.4

Clasificaciones de Costos

Los costos (e incluso los gastos) son clasificados de múltiples formas, que dependen de algunas características particulares y de las decisiones que surgen de dicha clasificación. En la Figura No. 1, se encuentran las categorías de clasificación más utilizadas, las cuales asimismo son descritas a continuación:

Grafico No. 1. Categorías de clasificación de costos

Según área de generación

Producción

Distribución

Administración

Financiamiento

Según relación con el producto

u objeto de costo

Directos

Indirectos

Según información

histórica

Históricos o reales

Predeterminados

Según momento de

afectación

Del período

Del producto

Según control

Controlable

No controlable

Según desembolso

incurrido

Desembolsable

De oportunidad

Según nivel de operación

Fijos

Variables

Mixtos

Fuente: Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, con base en el Marco de referencia para la implantación del sistema de costos en las entidades del sector público de la Contaduría General de la Nación.

4 Plan General de Contabilidad Pública Año 2001Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín. Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195

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De acuerdo a su relación con el producto u objeto de costo

- Directo: Aquel que puede ser identificado de forma plena en el área o proceso en el que se genera (producción, Servicio, actividad, etc.).

- Indirecto: .Aquellos que no pueden ser asociados fácilmente al lugar o área en el que fueron generados (actividades, procesos, productos, servicios, etc.). Para su asignación, se requiere la aplicación de un criterio de distribución, este criterio se calcula sobre la base de los factores que generaron el costo o gasto, es decir su relación de causa y efecto.5

De acuerdo al control que se tenga sobre su consumo

- Controlables: Aquellas erogaciones sobre las cuales la administración de la organización tiene facultades de incrementarlos, reducirlos o eliminarlos, es decir, para controlarlos.

- No controlables: Aquellos sobre los cuales no es posible evitar su generación, pues son externos a las facultades de la administración de la entidad.

Estructura de Costos

Tabla resumen que muestra los conceptos de gasto involucrados en el servicio social o el suministro de elementos a ser contratado, indicando los valores unitarios y subtotales por concepto, así como los costos totales por grupo y el gran total de los costos. Asimismo, clasifica el porcentaje de aportes de la Secretaría Distrital de Integración Social y el de las Entidades con las que se asocia. Es generada por la Matriz de Costos definida y aprobada por la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico y la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización.

Gastos administrativos

Son aquellos que se originan en el área administrativa y abarcan básicamente los gastos relacionados con la dirección general de la empresa, los cuales no están vinculados de manera directa con la producción o prestación del servicio.

Estos gastos a su vez tienen la característica de fijos, es decir que permanecen constantes durante un período, inclusive si existiere una baja en la producción, o en la generación de un servicio.

No sobra reiterar que los gastos administrativos están directamente asociados con la gestión administrativa encaminada a la dirección, planeación, organización y control para el logro de las metas fijadas por el ente económico en desarrollo de su actividad social.

5 Marco de referencia para la implantación del sistema de costos en las entidades del sector público Bogotá: Contaduría General de la Nación. Extraído el 21 de julio de 2014 desde: http://www.contaduria.gov.co/wps/wcm/connect/f6178d42-abf3-4a9f-a78e-52470d242414/MarocRefencia_SistCostos.pdf?MOD=AJPERES&CACHEID=f6178d42-abf3-4a9f-a78e-52470d242414.




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De acuerdo a la guía metodológica de contabilidad pública el reconocimiento de los gastos administrativos se deben hacer con sujeción a los principios de:

- Medición: Teniendo en cuenta que los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, deben reconocerse en función de los eventos y transacciones que los originan, empleando técnicas cuantitativas o cualitativas.

- Prudencia: Este principio también consagra que cuando existan diferentes posibilidades para reconocer y revelar de manera confiable un hecho, se debe optar por la alternativa que tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos.

Y en los atributos de:

- Causa: Razones de desviación. ¿Por qué sucedió? Es la razón fundamental por la cual ocurrió la condición (situación actual-“lo que es”), o el motivo por el que no se cumplió el criterio (unidad de medida o norma aplicable- “lo que debe ser”).

- Efecto: Importancia relativa del asunto, preferible en términos monetarios. La diferencia entre lo que es y lo que debe ser. Es la consecuencia real o potencial cuantitativo o cualitativo, que ocasiona la observación, indispensable para establecer su importancia y recomendar a la administración activa que tome las acciones requeridas para corregir la condición.

Bien

Un bien se define como "(...) artículo inventariarle o activo de cualquier clase, incluyendo el efectivo, activos fijos, materiales y artículos en proceso de producción."6

Bien Fungible

Son aquellos bienes que se extinguen o fenecen con el primer uso que se hace de ellos.

Bien de Consumo Controlado

Bienes que no tienen las características de bienes de consumo final o fungibles, que no se extinguen o fenecen por el primer uso que se hace de ellos, que no tienen el carácter de permanencia y están sujetos al deterioro por el uso, en algunas oportunidades su costo no es representativo, razones para que su registro contable se haga en la cuenta Cargos Diferidos o Gastos y en la subcuenta que corresponda a cada bien de acuerdo con la clasificación contable7.

6 Resolución 001 de 2001 emitida por la Secretaria de Hacienda Distrital7 Resolución 001 de 2001 emitida por la Secretaria de Hacienda Distrital




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Desgaste y Gasto

Se han logrado identificar distintos tipos de desgaste, así8:

- Desgaste por fatiga de contacto: Este tipo de desgaste ocurre cuando piezas son sometidas a elevados esfuerzos, los cuales provocan la aparición y Propagación de grietas bajo la acción repetitiva de estos

- Desgaste abrasivo : Es la pérdida de masa resultante de la interacción entre partículas o asperezas duras que son forzadas contra una superficie y se mueven a lo largo de ella.

- Desgaste erosivo y erosivo-corrosivo : Según [ZUM GAHR, 1978], el desgaste erosivo se presenta en la superficie de los cuerpos, resultado del impacto de partículas sólidas, líquidas o gaseosas que los impactan. Estas partículas pueden actuar solas o de manera combinada. La erosión afecta muchos materiales de ingeniería, especialmente elementos que componen maquinaria usada en la industria minera y en general toda pieza que sea impactada por cualquier tipo de partícula.

- Desgaste por fretting : Este desgaste ocurre entre dos superficies en contacto, las cuales experimentan pequeñas oscilaciones cíclicas .Cuando algunas vibraciones aparecen en las superficies en contacto, ocurren pequeños deslizamientos en la dirección del movimiento relativo, esos pequeños deslizamientos son causa de desgaste por fretting.

Desgaste por deslizamiento: Esencialmente, el desgaste por deslizamiento es aquel en el cual hay un movimiento relativo entre dos superficies en contacto con una carga aplicada, donde el daño de la superficie no ocurre por riscado debido a la penetración de las asperezas o por partículas externas.

Como se puede evidenciar, existen múltiples tipos de desgaste, es por esto que se hace necesario establecer su estimación como un gasto, en el Plan General de Contabilidad emitido por la Contaduría General de la república, Numeral 2.9.1.4.2 Gastos; en donde se establece:

“2.9.1.4.2 Gastos……………………… 283. El reconocimiento de los gastos debe hacerse con sujeción a los principios de devengo o causación y medición, de modo que refleje sistemáticamente la situación de la entidad contable pública en el período contable. Tratándose de los gastos estimados, estos deben reconocerse con base en el principio de prudencia y estar soportados en criterios técnicos que permitan su medición confiable. El reconocimiento de las operaciones interinstitucionales debe efectuarse por el valor entregado tratándose de fondos y, en el caso de las operaciones de enlace y las operaciones sin flujo de efectivo, por el valor de la operación que las genere. …………………………………..287. Los gastos estimados corresponden a montos determinados para cubrir previsiones futuras de ocurrencia cierta, derivados de contingencias de pérdida o provisiones por eventos que afecten el patrimonio público, así como el valor relativo al desgaste o pérdida de la capacidad operacional por el uso de los bienes, su consumo, o extinción.” 9

8Tomado de la página www.utp.edu.co/~dhmesa/pdfs/desgaste.pdf Fecha 11-09-2015, Hora: 9:169 Decreto 2649 de 2003- Plan General de Contabilidad Pública, Año 2001.




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http://www.utp.edu.co/~dhmesa/pdfs/desgaste.pdf

Depreciación Amortización10

Por regla general la depreciación debe reconocerse mediante la distribución racional y sistemática del costo de los bienes, durante su vida útil estimada, con el fin de asociar la contribución de estos activos a la generación de productos o servicios del ente público. No obstante, aquellos activos considerados de menor cuantía, podrán depreciarse totalmente en el período en el cual fueron formados o adquiridos. La determinación de la depreciación debe efectuarse mediante criterios de reconocido valor técnico, aplicando aquel que mejor refleje el equilibrio entre los beneficios recibidos, la vida útil y la distribución del costo del activo correspondiente.

Son depreciables aquellos bienes que pierden su capacidad normal de operación durante su vida útil, tales como, edificaciones, plantas, ductos y túneles, redes, líneas y cables, maquinaria y equipo, equipo médico y científico, muebles, enseres y equipo de oficina, equipos de comunicación y computación, equipo de transporte, tracción y elevación, equipo de comedor, cocina, despensa y hotelería.

Se consideran como no depreciables los terrenos. Por su parte, no son objeto de depreciación, las construcciones en curso, la maquinaria y equipo en montaje, los bienes en tránsito y las propiedades, planta y equipo no explotadas, en mantenimiento, mientras permanezcan en esta situación.

Cálculo de la Depreciación11

La depreciación y la amortización corresponden a la distribución sistemática del costo ajustado por inflación, de un activo depreciable, en los períodos que conforman su vida útil, de acuerdo con el método de reconocido valor técnico adoptado, entre los cuales se encuentran: línea recta, número de unidades de producción u horas de trabajo, suma de los dígitos de los años y doble tasa sobre saldo decreciente.

Por regla general la depreciación se aplica a los bienes que se encuentran en cuentas de servicio y no se aplica a los bienes que se encuentran en cuentas de bodega.

Método de Línea Recta: Este método se aplica cuando el activo es utilizado de manera regular y uniforme en cada período contable, y consiste en determinar una alícuota periódica constante que se obtiene de dividir el costo histórico del activo entre la vida útil estimada. 12

Precio de Mercado – Valor Residual = Depreciación AnualVida Útil

10 Resolución 001 de 2001 emitida por la Secretaria de Hacienda Distrital.11 Resolución 001 de 2001 emitida por la Secretaria de Hacienda Distrital12 Tomado de la página http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/verNormaPDF?i=33707 Fecha 14-09-2015, Hora: 9:16




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Vida Útil

La vida útil es la duración estimada que un objeto puede tener, cumpliendo correctamente con la función para el cual ha sido creado.13

En circunstancias normales se considera como vida útil para los activos depreciables, cuando se utilizan los métodos de depreciación de línea recta, Suma de los dígitos de los años o saldos decrecientes, la siguiente:

DENOMINACIÓN AÑOS DE VIDA ÚTIL

Edificaciones 50

Embalses, represas y canales-Obras civiles 50

Embalses, represas y canales-Obras control 25Equipos y accesorios de generación, transmisión, distribución, producción, conducción, tratamiento, etc

25

Torres, postes y accesorios 25

Redes, líneas y cables aéreos y sus accesorios 25

Redes líneas y cables subterráneos y sus accesorios 25

Plantas y Ductos 15

Maquinaria y Equipo 15

Barcos, trenes, aviones y maquinaria 15

Equipo médico y científico 10

Muebles, enseres y equipos de oficina 10

Equipos de comunicación y accesorios 10

Equipo de transporte, tracción y elevación 10

Equipo de Comedor, cocina, despensa y hotelería 10

Equipo de Computación y accesorios 5Fuente: Procedimientos Contables-Contaduría General de la

Nación-http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/verNormaPDF?i=33707:

Disponibilidad de Uso

Es una magnitud que mide el número de repeticiones por unidad de tiempo de cualquier fenómeno o suceso periódico14.

Depreciación Anual

Reconocimiento racional y sistemático del costo de los bienes, distribuido durante su vida útil estimada, con el fin de obtener los recursos necesarios para la reposición de los bienes, de manera que se conserve la capacidad operativa o productiva del ente público.15

Valor Residual

13 Tomado de la página https://es.wikipedia.org/wiki/Vida_%C3%BAtil Fecha 14-09-2015, Hora: 9:1614 https://es.wikipedia.org/wiki/Frecuencia 15Tomado de la página https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/DNP/AB-L01%20Lineamientos%20para%20la%20administracion%20de%20bienes.Pu.pdf Fecha 14-09-2015, Hora: 9:16




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https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/DNP/AB-L01%20Lineamientos%20para%20la%20administracion%20de%20bienes.Pu.pdf

https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/DNP/AB-L01%20Lineamientos%20para%20la%20administracion%20de%20bienes.Pu.pdf

https://es.wikipedia.org/wiki/Frecuencia

El valor residual de un activo es el importe estimado que la entidad podría obtener actualmente por la enajenación o disposición por otra vía del activo, después de deducir los costes estimados por tal enajenación o disposición, si el activo ya hubiera alcanzado la antigüedad y las demás condiciones esperadas al término de su vida útil.16De acuerdo al Concejo Técnico de la Contaduría Pública, en la CTCP Nº 003 / 2009:

“Es de observar que la estimación del valor residual, se debe establecer mediante un cálculo técnico, que determine el costo del activo tomando en cuenta las condiciones del bien en determinado momento, de acuerdo con la clase, las condiciones reales en que se encuentra y el tiempo de vida útil que le resta en la empresa,. Dicha valoración debe ser efectuada por una persona o ente especializado en este tipo de cálculos, de forma que mediante un procedimiento técnico debidamente soportado se determine el valor residual del bien al término de su vida útil inicialmente determinada”17

5.2 CONCEPTOS ESPECIFICOS DEL LINEAMIENTO

De acuerdo con lo planteado anteriormente, es preciso considerar que en la SDIS, el sistema de costos se debe crear bajo la metodología de Costeo Basado en Actividades (Activity Based Costing –ABC–), el cual se basa en la asignación de los recursos con base en las actividades realizadas por la Entidad y que, por tanto, debe asignar a los productos o servicios tanto las acciones administrativas como operativas, por lo que se tiene en cuenta tanto los costos operacionales como los gastos administrativos en los que incurre la entidad para el desarrollo de su objeto social.

Así, entre los costos y gastos que son estimados se establece que para la SDIS se reconocerá el desgaste de elementos a través del rubro “reconocimiento al desgaste de elementos”.

Reconocimiento al desgaste de elementos

Retribución o reconocimiento racional que se le entregará a un agente externo u operador de los servicios de la Secretaría Distrital de Integración Social – SDIS, por el uso de determinados elementos de los cuales el dispone para la prestación del servicio contratado, y los cuales están sujetos a sufrir un daño superficial por los materiales después de determinadas condiciones de trabajo a los que son sometidos y que así mismo pueden llegar a incurrir en la disminución de su capacidades, tolerancias e incluso en su pérdida material.

Esta erogación es necesaria para cumplir con los compromisos asumidos en virtud del convenio o acuerdo, pero en ningún caso, constituye utilidad a favor de la persona jurídica o natural con la que la Entidad realiza el convenio o contrato.

De acuerdo a lo anterior, el cálculo del rubro reconocimiento al desgaste de elementos para todas las estructuras de costos que soporten procesos de contratación en las modalidades de: Convenio Interadministrativo, Convenio de Asociación, Convenio de Cooperación y adquisición 16 Tomado de la página http://www.normasinternacionalesdecontabilidad.es/nic/pdf/NIC16.pdf Fecha 14-09-2015, Hora: 9:1617 Concejo Técnico de la Contaduría Pública, CTCP Nº 003 / 2009. Consulta 09 de septiembre de 2015.




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http://www.normasinternacionalesdecontabilidad.es/nic/pdf/NIC16.pdf

de bienes, u otros que involucren este componente manejarán una matriz de cálculo denominada “Matriz de cálculo reconocimiento al desgaste” la cual tiene como finalidad la cual tiene como finalidad establecer un valor razonable de reconocimiento a través de un proceso de depreciación utilizando el método de línea recta en el cual se calcula el desgaste que será igual a la depreciación constante del elemento, de acuerdo a su vida útil y a su disponibilidad de uso (la disponibilidad de uso y valor residual deberá ser suministrada cuando sea el caso, por el área técnica que lleve a cabo el proceso de costeo).

La matriz de cálculo es creada con el fin de establecer en la SDIS un único criterio de cálculo del rubro en mención, y para su aplicación por parte de los equipos técnico-administrativos encargados de estructurar costos para la adquisición de bienes y servicios al interior de cada uno de los proyectos de inversión. Su actualización siempre estará a cargo de la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización (Gráfico No. 1).

Fuente: Dirección de Análisis y Diseño Estratégico-Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización-Equipo de análisis de costos y presupuesto – Matriz de cálculo de reconocimiento al desgaste de elementos.

Manejo de la herramienta de reconocimiento al uso del Predio

Ingrese al menú de la herramienta al instructivo matriz de cálculo reconocimiento al desgaste para conocer el manejo de la herramienta y seguir el paso a paso, una vez revisado debe volver al menú e ingresar a la matriz de cálculo para iniciar.

A continuación se explican cada una de las variables:

Plazo del contrato : tiempo estimado de operación del servicio.

Nombre del Bien: Palabra o palabras que permite identificar y distinguir el bien

Descripción del bien : Explicación de forma detallada y ordenada de las características de cada bien o servicio.

Unidad de medida : Corresponde a la cantidad estandarizada de la magnitud física en la que son entregados los bienes o servicios.

Cantidad : cantidades requeridas de cada elemento por cada uno de los proyectos de Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín. Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195

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inversión social.

Precio de referencia : Precio establecido para ser incorporado en los procesos de contratación, calculado con la metodología establecida por la DADE.

Grupo de costeo : Clasificación de los elementos de suministro que tienen características y usos similares., para el caso de la matriz de cálculo de reconocimiento al desgaste se contemplan los siguientes según tabla No.1.

Tabla No.1. Grupos de costeo

GRUPO DE COSTEO AÑOS DE VIDA ÚTILEquipos industriales y semi-industriales 15Equipos Médicos 10Muebles y enseres 10Audio y Video 10Equipos de Comedor 10Equipos de cómputo, comunicación y redes 5Ayudas de Locomoción 1Colchonetas 1Elementos Deportivos, material didáctico 1Materiales y suministros 1Vestuario 1Elementos de Aseo Institucional 1Papelería, impresos, publicación, divulgació n 1Telas, lencería y Ropa de Cama 1Dotación 1Instrumentos Musicales 1Otros Elementos de consumo controlado 1


Nota: Se excluyen de estos grupos de costeo los bienes utilizados en los servicios de comedores comunitarios-CRDC, teniendo en cuenta el concepto emitido por la Subdirección para la Gestión Integral previa la verificación técnica realizada en la que establece una depreciación con una vida útil distinta para cada bien según se relaciona en el anexo 1.

A continuación se realiza la descripción de cada grupo de costeo:

Ayudas de Locomoción: Elementos destinados para el apoyo y desarrollo de actividades que requieran participantes con algún tipo de discapacidad.

Colchonetas: Elementos necesarios para el descanso o reposo de los participantes. Elementos Deportivos, material didáctico y juegos: Elementos destinados para el uso de




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actividades deportivas o para el ejercicio físico de participantes. De igual manera se hace referencia al grupo destinado a cubrir el material necesario para la realización de actividades regulares de carácter recreativo, lúdico, terapéutico y pedagógico dirigido a los usuarios (as) de los servicios de la SDIS; también incluye a juguetes que se utilizan en la prestación de servicios sociales.

Equipos de cómputo, comunicación y redes de servicios: Elementos que pertenecen a Tecnologías de Información y Comunicaciones. Grupo destinado a cubrir los gastos ocasionados por la adquisición o alquiler de equipos de comunicación, redes de computación, hardware, software, partes y repuestos, servicios de comunicación y mantenimiento de los mismos.

Equipos industriales y semi-industriales: Elementos necesarios para dotar las unidades operativas que prestan servicios a participantes, y que tengan un uso extenso.

Instrumentos Musicales: Elementos requeridos para el desarrollo de actividades artísticas musicales.

Materiales y suministros: Agrupa los elementos destinados a la adquisición de toda clase de insumos y suministros requeridos para la prestación de bienes y servicios y para el desempeño de actividades administrativas (esto incluye el vestuario para los prestadores de servicios sociales). Son los elementos básicos que se transforman en productos terminados a través del uso de la mano de obra en el proceso de producción

Muebles y enseres: Equipo mobiliario en madera, plástico o metálico, mecánico y electrónico, utilizado para el desarrollo de operaciones, por parte de las personas que prestan servicios sociales. Grupo destinado a cubrir los gastos ocasionados por la compra o alquiler de bienes muebles relacionados con labores operativas y administrativas de la gestión de la Secretaría. No incluye el mantenimiento y reparación de los mismos.

Vestuario: Conjunto de prendas de vestir, requeridas por los participantes. Elementos de Aseo Personal: Elementos de uso personal e intransferible para la higiene

de cada participante. Elementos de Aseo Institucional: Grupo destinado para la adquisición de elementos

requeridos para cubrir las necesidades de higiene y aseo de las instalaciones de la Secretaría.

Equipos de comedor: Elementos de tipo devolutivo que son necesarios para dotar los espacios destinados a cocina y que son necesarios para la elaboración y preparación de alimentos.

Equipos Médicos: Insumos, equipos, o contratación de servicios relacionados con la conservación de la salud de los ciudadanos(as) participantes de los proyectos.

Papelería, impresos, publicación, divulgación: Agrupa los elementos de papelería y promoción en medios masivos de comunicación, permanentes o temporales, fijos o móviles, o en actividades destinadas a llamar la atención de la ciudadanía a través de leyendas o elementos visuales o auditivos en general, como dibujos, letreros, fotografías o cualquier otra forma de imagen y/o sonido cuyo fin sea institucional.

Telas, lencería y Ropa de Cama: Las telas pueden ser las obras tejidas en el telar o semejantes. En este grupo se incluirán también todos los accesorios o elementos de lencería requeridos para cubrir una cama.

Dotación: Comprende los gastos ocasionados por la adquisición de zapatos o vestuario de los colaboradores de la SDIS, necesario para la identificación o caracterización de los participantes o los prestadores de servicios sociales que se requiera.




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Audio Y Video: Instrumentos y aparatos de fotografía o cinematografía, herramientas que permiten el intercambio de mensajes, que utilizan el lenguaje que combina información sonora y visual, dentro de ellas se en encuentran: cámaras de video y fotográficas, proyectores de video, Video Beams, equipos de reproducción MP3 y MP4, reproductores digitales, pantallas, telones entre otros.

Otros elementos de consumo controlado: Este grupo lo integran otros Bienes que no tienen las características de bienes de consumo final o fungibles

Nota: Si se encuentran elementos que no se encuentren en estos grupos de costeo, se deberá realizar la respectiva documentación del caso.

Porcentaje Valor Residual : Fracción del precio de referencia que se estima recuperar al concluir la vida útil estimada de forma técnica, atendiendo las características del bien en un momento determinado, y el cual debe estar acorde al grupo de costeo.

Es de aclarar que el valor residual es determinado por el equipo técnico administrativo, debe mantenerse en el rango del 10% al 50% del precio del mercado actual y soportarse dentro de las siguientes variables:

El uso del activo una vez finalizada su vida útil: Este se refiere a una proyección estimada de cuáles pueden ser las condiciones del activo al cumplir su vida útil y que uso se le podrá dar en ese momento18.

o Ejemplo: Si se reconoce el desgaste a un computador portátil que va a ser utilizado en oficina, se podría esperar que al finalizar su vida útil pudiera tener más posibilidades de seguir siendo usado que un portátil que fue adjudicado para trabajo de campo.

Frecuencia de uso en la operación del servicio: En este ítem se debe analizar el número de veces que se utiliza y desgasta el bien dentro de la operación en el servicio.

o Ejemplo: En este factor se debe estimar el número de veces que se utiliza el bien, ya que no es el mismo desgaste en los bienes si se utiliza en jornadas de 4, 8 y 12 horas.

Características del bien: Se pueden identificar aspectos inherentes al activo como los materiales de los cuales está compuesto.

o Ejemplo: En esta variable se debe estimar el material con el cual está hecho el bien, ya que puede tener un mayor tiempo de funcionamiento un archivador en acero que un archivador en madera.

Factores Ambientales: Son denominados aspectos o vectores ambientales (agua, atmósfera, fauna, flora, paisaje, residuos, medio urbano, movilidad y transporte, entre otros) que en algún momento por la destinación del bien podría. Generar un mayor o menor desgaste y de esta forma influir en su valor residual.

o Ejemplo: Elementos de uso exterior o interiores.

Para el cálculo del valor residual debe dar clic en el botón pertinente señalado en la gráfica No.2, este a su vez lo llevara a la hoja de cálculo de la variable donde se realiza una encuesta con el fin de establecer los factores de riesgo que pueden afectar el elemento evaluado para reconocimiento al desgaste (ver gráfica No.3).

18 Tomado de la página www.utp.edu.c/~dhmesa/pdfs/desgaste.pdf Fecha 11-09-2015, Hora: 9:16Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín. Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195

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http://www.utp.edu.c/~dhmesa/pdfs/desgaste.pdf

Grafica No.2 Matriz de cálculo reconocimiento al desgaste de elementos


Grafica No.3 Cálculo Valor residual




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¿Estime de 0 a 100, que tanto se afectarán los elementos del grupo de costeo por el uso que usted dara a los mismos durante la operación del servicio? 100¿Valore de 0 a 100, de que manera la frecuencia de uso afecta el desgaste de los elementos del grupo de costeo en la operación del servicio? 100¿Valúe de 0 a 100, en que grado estarán afectadas las características fisicas de los bienes al finalizar la operación del servicio? 100¿Considere de 0 a 100, en que grado afectan los factores ambientales afectarán los bienes en uso? 100

TOTAL 10%

¿Estime de 0 a 100, que tanto se afectarán los elementos del grupo de costeo por el uso que usted dara a los mismos durante la operación del servicio? 50¿Valore de 0 a 100, de que manera la frecuencia de uso afecta el desgaste de los elementos del grupo de costeo en la operación del servicio? 50¿Valúe de 0 a 100, en que grado estarán afectadas las características fisicas de los bienes al finalizar la operación del servicio? 100¿Considere de 0 a 100, en que grado afectan los factores ambientales afectarán los bienes en uso? 100TOTAL 20%

CON EL FIN DE PROCEDER ACORDE AL LINEAMIENTO, SE DEBEN ESTABLECER LOS SIGUIENTES VALORES. ESTAS PREGUNTAS SE DEBEN ASOCIAR AL SERVICIO OBJETO DE LA PRESENTE ESTRUCTURA

Y TENIENDO EN CUENTA LOS GRUPOS DE COSTEO DESCRITOS EN EL TITULO

CALCULO VALOR RESIDUAL

Equipos industriales y semi-industriales

Equipos Médicos


Porcentaje Disponibilidad de Uso : Este factor determinará una fracción de tiempo de permanencia del bien en las instalaciones donde se presta el servicio. Este se debe calcular según el tiempo de permanencia que debe tener el elemento en el sitio donde se presta el servicio, generando una relación entre tiempo de operación del servicio y tiempo de disponibilidad requerid, emitiendo como resultado de esta operación un porcentaje que estar entre un rango porcentual de 1 y 100

Valor mensual a reconocer: Representa el valor de la retribución mensual por elemento según la metodología de cálculo aplicada en la Matriz de cálculo.

Valor a reconocer en el contrato: Representa el valor a reconocer por el elemento , de acuerdo a su disponibilidad de uso , su valor mensual a reconocer , la cantidad del elemento y el plazo del contrato, emitiendo el valor final a reconocer del elemento solicitado ajustado a las variables mencionadas..

Valor Total a Reconocer: Representa la sumatoria de los valores de “Valor a reconocer en el contrato” por cada uno de los elementos sujetos al cálculo.

Esta matriz al contemplar las anteriores variables inicia un proceso de cálculo de la depreciación utilizando el método de línea recta en el cual se reconoce el desgaste, que será igual a la depreciación constante del valor del elemento durante el plazo del contrato y de acuerdo con su porcentaje de disponibilidad de uso.




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Nota: Si se considera un elemento como “fungible”, o su vida útil es inferior al periodo en el cual se desarrolló el contrato este no será susceptible de realizar el costeo definido en este documento, ya que en este caso no obedecería a un reconocimiento si no una adquisición.

6. JUSTIFICACIÓN

El desarrollo de este lineamiento permite orientar a los equipos técnico-administrativos en la estructuración de costos de los bienes o servicios sujetos a la estimación de un reconocimiento al desgaste por su uso y disponibilidad todo en el marco del Proceso de Adquisiciones y el Proceso de Gestión de Bienes y Servicios.

7. ANTECEDENTES

La SDIS asume como propósito fundamental de su misión, liderar el diseño, implementación, seguimiento y evaluación de políticas públicas sociales, dirigidas a mejorar la calidad de vida de los ciudadanos y ciudadanas de Bogotá y la realización de sus derechos, a través de la gestión social integral desde los territorios.

Dentro de la Gestión Social Integral, la SDIS plantea como uno de sus pilares la prestación de servicios sociales de prevención y promoción de derechos, y de protección y restablecimiento de los mismos, de acuerdo a lo planteado en el Decreto 607 de 2007. Para ello, es necesario que la Entidad cuente con herramientas y metodologías para facilitar la planeación económica, financiera y operacional de los servicios sociales, que garantice su prestación de forma integral y con altos estándares de calidad.

Así, para el desarrollo de estas herramientas la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización (SDES) establece el sistema de costos precisando actividades que permitan el desarrollo de lineamientos, herramientas, procedimientos e instructivos, entre otros, para brindar mayores elementos que faciliten la elaboración y análisis de costos, de los recursos destinados a la adquisición de bienes o servicios de la entidad.

Es por ello que surge el lineamiento para la definición y cálculo del reconocimiento al desgaste de elementos de la SDIS, que se constituye como el soporte técnico que precisa los conceptos básicos, rubros y acciones específicas empleadas en el manejo del rubro reconocimiento al desgaste el cual hace parte de la estructura de costos establecida para la adquisición de determinado bien o servicio.

Por lo anterior, la DADE ha trabajado en realizar una investigación ardua en cuanto al rubro “reconocimiento al desgaste” para la evaluación socioeconómica que debe ser aplicada en la Entidad, basándose en el siguiente Marco de referencia.

8. NORMATIVIDAD

Ley 1150 de 2007Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos




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Decreto 4170 de noviembre 3 de 2011.Se crea la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente–, se determinan sus objetivos y estructura

Decreto ley 1421 de 1993Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santafé de Bogotá

Decreto 714 de 1996Por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y Acuerdo 20 de 1996 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital.

Ley 80 de 1993Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública

Resolución 001 De 2001 del 20 de Septiembre de 2001“Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital.”

Decreto 1929 de 2007Uso de sus facultades legales, especialmente las conferidas por el artículo 189 numeral 11 de la Constitución Política de Colombia, el artículo 616-1 del Estatuto Tributario y el artículo 26 de la Ley 962 de 2005

Estatuto Tributario Nacional:Artículo 617. Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma

9. PRINCIPIOS

Planeación de las adquisiciones de la Entidad: se refiere a las directrices impartidas por la Entidad, para la proyección de las necesidades y objetivos, que para su cumplimiento requieren de la adquisición de bienes o servicios.

Principios Presupuestales: se refieren a los principios del presupuesto público de la nación, donde se regula y se definen los criterios básicos con los cuales se deben planear los recursos y su respectivo uso, en cada vigencia fiscal.

Principios de Contabilidad Pública: constituyen pautas básicas o macro reglas que dirigen el proceso para la generación de información en función de los propósitos del SNCP (Sistema Nacional de Contabilidad Pública) y de los objetivos de la información contable pública, sustentando el desarrollo de las normas técnicas, el manual de procedimientos y la doctrina contable Pública.

Principio de transparencia19: Se refiere a la necesidad de que todo el proceso de selección del contratista se haga de manera pública, y que cualquier persona interesada

19 Artículo 24, Ley 80 de 1993.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín. Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195

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pueda obtener información sobre el desarrollo de cada una de las etapas de dicho proceso.

Como consecuencia de lo anterior, cualquier decisión que sea adoptada en el proceso debe estar debidamente motivada y cualquier persona debe tener la posibilidad de verificar y cuestionar esa motivación. Debe garantizarse claridad absoluta sobre los fundamentos que tiene la administración en su actuación20, desde que decide comprometer recursos a un determinado proyecto hasta que el destinatario recibe los bienes o servicios contratados.

Principio de eficiencia del gasto: Es un aspecto esencial de la política fiscal, y un elemento indispensable para alcanzar los objetivos de desarrollo económico, social e institucional, tales como la aceleración del crecimiento, la reducción de la pobreza y el fortalecimiento de la legitimidad del estado.

Principio de racionalización del gasto: Proceso y resultado de organizar., se refiere a la optimización de tiempos, costos o esfuerzos en base a una planificación; o a la reducción de algún concepto a una noción racional.

10. ÁREAS O EJES TEMÁTICOS DEL LINEAMIENTO

Proceso de adquisiciones: consiste en adquirir los bienes, servicios y obra pública de manera eficaz (efectiva), oportuna y de acuerdo a lo establecido por la ley, con el fin de realizar las actividades necesarias para el funcionamiento de la entidad y el cumplimiento de las metas de los proyectos de la SDIS.

Procedimiento de viabilidad de estructuras de costos: forma de establecer los pasos para la emisión del concepto de viabilidad económica de las estructuras de costos, de acuerdo con el Lineamiento Metodológico de Costeo, el Instructivo Viabilización Estructura de Costos y la Matriz de Costos.

11. EVALUACIÓN DEL LINEAMIENTO O POLÍTICA INTERNA

La evaluación de esta política se realizará a través de dos mecanismos principalmente:

Autoevaluación por el proceso de adquisiciones: consiste en adquirir los bienes, servicios y obra pública de manera eficaz (efectiva), oportuna y de acuerdo a lo establecido por la ley, con el fin de realizar las actividades necesarias para el funcionamiento de la entidad y el cumplimiento de las metas de los proyectos de la SDIS.

20 El Consejo de Estado, respecto del principio de transparencia establece que el mismo "persigue la garantía que en la formación del contrato, con plena publicidad de las bases del proceso de selección y en igualdad de oportunidades de quienes en él participen, se escoja la oferta más favorable para los intereses de la administración, de suerte que la actuación administrativa de la contratación sea imparcial, alejada de todo favoritismo y, por ende, extraña a cualquier factor político, económico o familiar.




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La evaluación y seguimiento del lineamiento se realizará cada vez que se proyecten gastos administrativos dentro de una estructura de costos.

12. RESPONSABILIDADES Y COMPETENCIAS

Es responsabilidad de las áreas garantizar el conocimiento y desarrollo de actividades relacionadas con este lineamiento, es responsabilidad del equipo de análisis de costos y presupuesto de la SDES prestar asistencia técnica y realizar cualquier actualización, mejora o ajuste.

13. ADMINISTRACIÓN DEL LINEAMIENTO

El lineamiento Reconocimiento al desgaste de elementos hace parte de los documentos asociaos al lineamiento Metodológico de costeo, a cargo de la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización (SDES) al interior de la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico – DADE y se mantendrá actualizado, identificado, correctamente aplicado y en conocimiento de la SDES cada vez que cambie su versión oficial.

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre

Diego GonzálezRicardo Marrugo

Francia Liliana Segura ReinaAndrés Olaya

Luis RubioAndrea Torres

Alexandra Rivera Pardo Gina Alexandra Vaca Linares Liliana Pulido Villamil Gina Alexandra Vaca Linares

Cargo Profesionales de Análisis de Costos y Presupuesto – SDES

Subdirectora de Diseño, Evaluación y Sistematización

Subdirectora Administrativa y Financiero

Directora de Análisis y Diseño Estratégico

Directora (E) de Gestión Corporativa

(Líder del Proceso de Adquisiciones)

ANEXO 1.

GRUPO DESCRIPCION DEL BIEN T-REPOSICIÓNEquipos industriales y semi-industriales Nevera mixta 5 años

Equipos industriales y semi-industriales Termómetro de punzón (digital) anual




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GRUPO DESCRIPCION DEL BIEN T-REPOSICIÓNEquipos industriales y semi-industriales

Licuadora industrial en acero inoxidable 15 lts vaso extraíble 5 años

Equipos industriales y semi-industriales Estufa industrial 5 años


Balanza gramera con capacidad de 1000 grs x 5 gr 5 años


Bascula electrónica con capacidad superior a 30 KG 5 años


Balanza tipo gancho capacidad 50 Kgrs de dinamómetro 5 años

Equipos industriales y semi-industriales Licuadora casera anual

Menaje de cocina Cuchara para postre 2 añosMenaje de cocina Cuchara para sopa 2 añosMenaje de cocina Paila de aluminio fundido 5 añosMenaje de cocina Taza grande 2 añosMenaje de cocina Tijeras para cocina 2 añosMenaje de cocina Tenedor 2 añosMenaje de cocina Cuchillo de mesa 2 añosMenaje de cocina Tenedor de cocina 2 añosMenaje de cocina Vaso de jugo 2 añosMenaje de cocina Balde plástico grande (12 litros) 2 añosMenaje de cocina Olla en aluminio no 30 2 añosMenaje de cocina Olla en aluminio no 36 2 añosMenaje de cocina Olla en aluminio no 40 2 añosMenaje de cocina Pinzas en acero 30cm 3 añosMenaje de cocina Cuchara para servir pasta 2 añosMenaje de cocina Vaso medidor 2 añosMenaje de cocina Olla a presión 13 -16lt 2 añosMenaje de cocina Lavaplatos o sumidero 5 añosMenaje de cocina Caldero fundido (pando) 5 añosMenaje de cocina Caldero hondo – olla 3 añosMenaje de cocina Cucharas medidoras juego 2 añosMenaje de cocina Cucharon semifundido 2 añosMenaje de cocina Cuchillo tramontina no 4 2 añosMenaje de cocina Cuchillo tramontina no 6 2 añosMuebles y enseres Mesa plástica adulto (4) puestos anualMuebles y enseres Silla apilable en polipropileno anualMuebles y enseres Mesas de trabajo 5 añosUtensilios de cocina Tina 40 lt SemestralUtensilios de cocina Abrelatas Semestral




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GRUPO DESCRIPCION DEL BIEN T-REPOSICIÓNUtensilios de cocina Bandeja plástica anualUtensilios de cocina Colador metálico anualUtensilios de cocina Plato plástico hondo anualUtensilios de cocina Plato plástico liso anualUtensilios de cocina Rallador SemestralUtensilios de cocina Papel vinipel mensualUtensilios de cocina Recipiente (40x25x20) anualUtensilios de cocina Recipiente (largo 233 x ancho170 x alto 219) anualUtensilios de cocina Recipiente ( largo 420 x ancho 285 x alto 180) anualUtensilios de cocina recipiente caneca 100 litros anualUtensilios de cocina recipiente caneca 50 litros anualUtensilios de cocina tabla de picar TrimestralUtensilios de cocina jarra con tapa anualUtensilios de cocina canastilla (49x37x27) anualUtensilios de cocina espátula anualUtensilios de cocina espumadera anual




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