LA PUBLICACIÓN MEDIANTE SISTEMAS ELECTRÓNICOS DE

GESTIÓN DE REVISTAS

Presentado por:

Silvana Aquino http://about.me/silvana.aquino

Curso-Taller: Comunicación Científica en Ciencias Sociales y Humanidades

Lima, 20 de noviembre del 2014

CONTENIDO

CONSIDERACIONES PREVIAS

SISTEMAS ELECTRÓNICOS DE GESTIÓN DE REVISTAS

• Definición

• Funcionalidades

• Software libre vs software comercial

• Aspectos clave a considerar en la selección del sistema electrónico adecuado

• Plataformas existentes

• Ventajas de los sistemas electrónicos de gestión de revista

OPEN JOURNAL SYSTEMS - OJS

• Definición

• Usos

• Funcionamiento

• Características

• Proceso general de publicación de un número de una revista

• Definición de roles

• Aspectos clave a considerar por el autor en el envío de artículos

• Flujo de trabajo

• Ventajas

CONCLUSIONES

CONSIDERACIONES PREVIAS

• Nuevo modo de producción: digital

• Conocimiento científico: bien público compartido no exclusivo

• Evolución de los modelos de gestión de las publicaciones

SISTEMAS ELECTRÓNICOS DE GESTIÓN DE REVISTA

DEFINICIÓN

Programa que ayuda a controlar, agilizar y hacer más eficiente el ciclo que tiene lugar entre que un autor envía un artículo a una revista y se publica (o no). Se encargan por tanto del grueso de la actividad en una revista científica: la publicación de artículos.

Jiménez, Giménez & Salvador (2008)

Plataformas de publicación o sistemas de gestión editorial que permiten:

• publicar los contenidos en línea de una revista

• ayudar a controlar, agilizar y hacer más eficiente el proceso editorial

Rojas y Rivera (2011)

DEFINICIÓN

Articulo evaluado,aceptado y

publicado en una revista de

prestigio

Investigadores escriben

manuscrito

“Pre-Print”

Remisión a la Revista

Manuscrito

evaluado por

expertos

“Peer-Review”

Autor revisa

el manuscrito

Otros investigadores leen

el artículo si la Universidad

está suscrita a la Revista

12-1

8 M

eses

Nuevo ciclo de impacto: La

nueva investigación se apoya

en resultados publicados

Se inicia el ciclo de

impacto:

Se realiza la investigación

Steven Harnard et al. citado por Huaroto (2007) Imagen tomada de: http://goo.gl/IBSvqo

Períodos de espera entre la recepción del texto y su aparición en el texto

FUNCIONALIDADES

Comunicación

editor-autores

Facilidades de administración

Servicios de

valor añadido

SOFTWARE LIBRE VS

SOFTWARE COMERCIAL

• Software comercial:

servicios de valor añadido, instalación y mantenimiento del sistema

• Software libre:

pueden modificarse y ahorro de costes

ASPECTOS CLAVE A CONSIDERAR EN LA SELECCIÓN DEL

SISTEMA ELECTRÓNICO ADECUADO

Operar en un servidor Web

Flexibilidad del sistema Buena usabilidad,

visualización y navegación

Seguridad (backup)

Compatibilidad Cumplir estándares establecidos

Estabilidad del fabricante

PLATAFORMAS EXISTENTES

Organismo Descripción

Bench Press

HighWire Press

(Universidad

Standford)

Prepara manuscritos tanto para la

impresión como para la publicación

en línea.

Editorial

Manager

(Aries Systems

Corporation

Higher Funding

Council for England

(Hefce)

Brinda un conjunto de

herramientas de seguimiento y

presentación desde la fase de

revisión por pares hasta la

producción

Manuscript

Central TM

(Scholar ONE)

Thomson

Desarrollo en línea para la

entrega, registro y revisión por

pares dirigida a profesionales

DPubS

Biblioteca de la

Universidad Cornell

Permite la organización,

presentación y entrega de

publicaciones electrónicas

GNU EPrints

University of

Southampton

Software gratuito para la creación

y gestión de plataformas

electrónicas

Hyperjournal

Universidad de Pisa

Permite la creación y edición de

publicaciones en línea

VENTAJAS DE LOS SISTEMAS ELECTRÓNICOS DE

GESTIÓN DE REVISTA

OPEN JOURNAL SYSTEMS - OJS

DEFINICIÓN - OJS

Es una solución de software libre desarrollada por el Public Knowledge Project – PKP (Canadá)

Open Journal Systems (OJS) es una plataforma diseñada para reducir el tiempo y energía que permite dos tareas diferenciadas:

Permite un manejo eficiente y unificado del proceso editorial, buscando acelerar el acceso en la difusión de contenidos e investigación producido por universidades y centros de investigación productores del conocimiento.

Busca consolidarse como una herramienta con innovaciones que permite el acceso en texto completo de los documentos publicados.

DEFINICIÓN - OJS

USO DEL OJS SEGÚN REGIONES

Fuente: https://pkp.sfu.ca/ojs/ojs-usage/ojs-map/

NRO. DE PUBLICACIONES PUBLICADAS CON OJS

EN EL 2013: 7021

Fuente: https://pkp.sfu.ca/ojs/ojs-usage/ojs-stats/

• OJS funciona con páginas web dinámicas

• Cada vez que alguien quiere conectarse a una revista, OJS recupera de su base de datos los componentes de esa revista, compone de forma automática una página web y la entrega a quien quería conectarse.

• La revista no existe como tal, sino que es recompuesta por OJS cada vez que alguien se conecta.

FUNCIONAMIENTO - OJS

1. Se instala y administra localmente

2. Puedenmconfigurarse requerimientos, secciones, proceso de revisión, entre otros

3. Envíos de artículos son controlados en línea e igualmente se administra el proceso editorial

4. Contiene un módulo para ofrecer opcionalmente acceso libre a información publicada

5. Posee sistema de administración completo, incluye un sistema de indexamiento

CARACTERÍSTICAS - OJS

6. Contiene herramientas de lectura adicionales (opcionales)

7. Maneja notificaciones por e- mail del avance en el proceso editorial y permite a usuarios registrados comentar

8. Contiene sistema de ayuda sensitiva al contexto y soporte en línea

9. Asiste en cada fase del proceso de publicación

10.Es un software abierto de acceso gratuito para publicaciones de todo el mundo

CARACTERÍSTICAS - OJS

• Es posible la exportación de metadatos en formato

XML mediante plugins

OTRAS CARACTERÍSTICAS - OJS

• Capacidad de interactuar con bibliotecas

electrónicas, buscadores web, directorios e índices

como SciELO, Redalyc, Google Scholar, Crossref,

PubMed, Scopus, etc.

OTRAS CARACTERÍSTICAS - OJS

PROCESO GENERAL DE PUBLICACIÓN DE UN NÚMERO DE UNA REVISTA- OJS

Procesado de un artículo - OJS

Fuente: http://goo.gl/WF3s9s

Publicación de un número de revista - OJS

Fuente: http://goo.gl/WF3s9s

DEFINICIÓN DE ROLES - OJS

Sitio OJS

Administrador

Revista

Gestor de la revista

Editor

Editor de sección

Artículo

Autor

Revisor

Corrector

Par evaluador

Corrector de estilo

Diagramador

Maquetador

LECTORES

Roles - Administrador:

• Supervisa todos los aspectos de la configuración del sistema de la revista:

Apariencia

Políticas

Usuarios y sus Roles

Secciones de la Revista

Roles - Gestor

• Encargado de iniciar la publicación con los parámetros preestablecidos

• Maneja los usuarios y los roles en el proceso editorial (inclusive el control de los usuarios que se inscriben y leen la publicación)

Roles - Editor / Editor de Sección:

Editor

• Supervisa el proceso editorial

• Asigna los artículos enviados por los autores a los editores de sección para continuar su revisión

Coeditor o Editor de sección

• Supervisa el envío, mediante su revisión y reenvió a pares académicos y correctores de estilo, diagramación y normalización

• Envía las novedades al autor para que esté enterado en todo momento del estado de su artículo

En muchos casos Asigna / Ejerce los roles de: Diagramador / Corrector de Estilo / Corrector de Sintaxis

Roles - Par evaluador:

• Encargado de la revisión analítica del artículo, su pertinencia y alcance investigativo, es la persona encargada de dar la aprobación acerca del contenido y su calidad para ser publicado

• Pueden subir archivos adjuntos para el uso del Editor y Autor

• Puede ser evaluado por la Sección de Editores, en función de las políticas de la revista

Roles - Corrector de estilo

• Trabaja en la gramática y claridad para expresar las ideas el autor

• Realiza preguntas al autor para encontrar posibles errores e inconsistencias gramaticales

• Se asegura que el artículo cumpla con los lineamientos bibliográficos y de estilo requeridos por la publicación

Roles – Diagramador / Maquetador

Diagramador

• Transforma el documento final ya corregido en un artículo gráfico que cumple los lineamientos de imagen institucional predefinidos, en forma, fuentes, tamaños y colores

• Crea los archivos de documentos finales (HTML, PDF, Multimedia) para su publicación electrónica

Maquetador • Lee los documentos finales

(pruebas de galeras) para encontrar errores tipográficos y de formato previos a la publicación

Roles - Lectores

• Las publicaciones no son para quien las crea, son para el publico usuario: los lectores

• Pensar en el usuario final asegura el éxito de la plataforma

Roles - Autor

Se registra para enviar artículos directamente a la revista

Permite subir artículos y metadatos

Participa en el proceso editorial, corrigiendo, adaptando los artículos hasta su aceptación final

1. Tener información general sobre el sistema

2. Registrarse en la revista y rellenar los campos solicitados, poniendo datos tales como: nombre de usuario, nombres y apellidos, institución, email, país, resumen biográfico, contraseña, etc. OJS nos brinda la posibilidad de registrarnos también como lector.

3. Enviar los artículos, para ello se debe ingresar al sistema con el rol de autor y seguir 5 pasos:

ASPECTOS CLAVE A CONSIDERAR POR EL AUTOR EN EL ENVÍO CON DE ARTÍCULOS DE REVISTAS EN OJS

Paso 1. Empezar el envío

• Seleccionar la sección de la revista: • Aceptar las condiciones sobre Derechos de Autor

ASPECTOS CLAVE A CONSIDERAR POR EL AUTOR EN EL ENVÍO CON DE ARTÍCULOS DE REVISTAS EN OJS

Paso 2. Cargar el envío

• Se selecciona el artículo a subir.

Al subir un artículo, el sistema muestra un pequeño resumen del fichero, donde aparece el nombre del artículo que el sistema le da por defecto, el nombre original, el tamaño y la fecha de envío. Adicionalmente, nos da la opción de reemplazar el artículo que se acabó de subir, por si hubo una equivocación.

ASPECTOS CLAVE A CONSIDERAR POR EL AUTOR EN EL ENVÍO CON DE ARTÍCULOS DE REVISTAS EN OJS

Paso 3. Introducir los metadatos del envío

• Metadatos de autor, que por defecto son los mismos ingresados al registrarse; estos pueden editarse y también se puede añadir los metadatos de otro(s) autor(es).

• Metadatos del artículo: título, resumen, palabras clave

ASPECTOS CLAVE A CONSIDERAR POR EL AUTOR EN EL ENVÍO CON DE ARTÍCULOS DE REVISTAS EN OJS

Paso 4. Cargar los archivos complementarios • Paso opcional que permite añadir archivos complementarios

al envío en cualquier formato tales como: (a) herramientas de investigación; (b) conjuntos de datos que cumplan con los términos establecidos por la revisión ética de la investigación; (c) fuentes que de otro modo no estarían disponibles para los lectores/as, (d) figuras y tablas que no se puedan integrar en el texto u otros materiales que se añadan a la contribución del trabajo.

ASPECTOS CLAVE A CONSIDERAR POR EL AUTOR EN EL ENVÍO CON DE ARTÍCULOS DE REVISTAS EN OJS

Paso 5. Confirmar el envío

• Para enviar el manuscrito a la revista se debe hacer click haga clic en Finalizar envío. Luego se recibirá un acuse de recibo por correo electrónico y podrá verse el progreso del envío a través del proceso editorial iniciando sesión en el sitio web de la revista.

ASPECTOS CLAVE A CONSIDERAR POR EL AUTOR EN EL ENVÍO CON DE ARTÍCULOS DE REVISTAS EN OJS

4. Seguir el proceso de edición del artículo enviado, el autor desde el Área personal podrá visualizar una breve descripción de sus Envíos Activos y el estado en el que está: En cola para edición, En Revisión, etc. Haciendo click en el título pasará a la siguiente pantalla.

ASPECTOS CLAVE A CONSIDERAR POR EL AUTOR EN EL ENVÍO CON DE ARTÍCULOS DE REVISTAS EN OJS

Resumen, cuenta con datos generales del envío (artículo), así como datos del estado del mismo. Permite además editar los metadatos.

Asimismo datos de Revisión (nombre del editor asignado, la evaluación por pares y la decisión final del editor) y Edición (corrección de originales, maquetación, pruebas)

ASPECTOS CLAVE A CONSIDERAR POR EL AUTOR EN EL ENVÍO CON DE ARTÍCULOS DE REVISTAS EN OJS

FLUJO DE TRABAJO - OJS

5. Tabla de contenidos: Los artículos son ordenados por el editor de acuerdo al número y volumen del ejemplar

4. Programación de ejemplares: Los artículos son programados para ediciones presentes o futuras sin límite de tiempo.

3. Edición envío: Los artículos son enviados a Maquetación, diagramación, revisión de estilo y sintaxis

2. Revisión envío: El autor siempre estará enterado del estado de su artículo, la revisión hecha por los pares y su aceptación ó rechazo.

1. Espera de envíos: Flujo de artículos enviados. Comienza por los autores y el editor de la revista.

FLUJO DE TRABAJO - OJS

VENTAJAS DE OJS

• Requerimientos, secciones, proceso de revisión y más opciones para editores y autores

• Sistema de indexación basado en el texto completo y los metadatos

• Notificaciones por correo electrónico de avances, comentarios y publicaciones

• Sistema de ayuda y soporte en línea

ALGUNOS EJEMPLOS

ALGUNOS EJEMPLOS

ALGUNOS EJEMPLOS

ALGUNOS EJEMPLOS

CONCLUSIONES

• La publicación mediante sistemas electrónicos de gestión de revistas está generalizándose, no solo por sus potencialidades sino por la posibilidad de hacer transparente el proceso editorial.

• Su asimilación y puesta en práctica exige disciplina y una nueva mentalidad, tanto por parte del comité editorial como de los autores.

• La adopción de plataformas de software libre para la publicación y gestión de revistas proporciona la ventaja de incorporar la experiencia de cientos (o miles) de usuarios en la forma de hacer el trabajo.

• OJS destaca como el sistema electrónico de gestión de revistas más utilizado a nivel mundial.

• OJS contribuye a expandir y mejorar la visibilidad, el acceso y la calidad de la investigación académica y pública.

FUENTES CONSULTADAS

• Alfonso y Silva (2014). Gestión automatizada en el proceso editorial de una revista científica como demanda inaplazable para favorecer la cultura comunicacional. Recuperado de: http://goo.gl/A10oXC

• Bernal, E. (2011). Introducción a Open Journal System - OJS. Recuperado de: http://goo.gl/kJeukf

• Costa, I. (2010). Laboratorio de uso y aplicación de Open Journal System. Recuperado de: http://goo.gl/q79Af8

• Ediciones Universidad de Salamanca - Oficina del Conocimiento Abierto. Introducción a Open Journal System. Recuperado de: http://goo.gl/WF3s9s

• Jiménez, Giménez y Salvador (2008). Los sistemas de gestión editorial como medio de mejora de la calidad y la visibilidad de las revistas científicas. Recuperado de: http://goo.gl/EEnOSq

• Public Knowledge Project - Open Journal Systems. Recuperado de: https://pkp.sfu.ca/ojs

• Felipe, L. (2009). Gestión de Revistas Electrónicas utilizando OJS. Recuperado de: http://goo.gl/LxTkZ9

• Rojas y Rivera (2011). Guía de buenas prácticas para revistas académicas de acceso abierto. Recuperado de: http://goo.gl/jiqhLO

• Santillan, J. (2014). Uso del sistema OJS para la publicación de revistas científicas electrónicas. Recuperado de: http://goo.gl/yGoUYy

• Vuotto, Rojas & Fernández (2013). Gestión editorial de publicaciones con referato en línea: proceso de construcción, publicación y administración con soluciones en software libre. Recuperado de: http://goo.gl/dqBJIz

LA PUBLICACIÓN MEDIANTE SISTEMAS ELECTRÓNICOS DE GESTIÓN DE REVISTAS

9

Curso-Taller: Comunicación Científica en Ciencias Sociales y Humanidades Lima, 20 de noviembre del 2014

Contacto: silvana.aquino@gmail.com

@cibertecaria

¿Preguntas?

¡MUCHAS GRACIAS!