Lapalabraadministracionseformaconelprefijoad(‘hacia’),yministratio,deminister,alavezdeminus(comparativodeinferioridad),ydelsufijocomparativoter.Ası,minister,adiferenciademagister(comparativodesuperioridad),reflejaunestadodeinferioridadyexpresasubordinacionyobediencia:‘elquerealizaunafuncionbajoelmandodeotro’,‘elqueprestaunservicioaotro’.Portanto,desdeestaperspectivaetimologica,laadministracionesunafuncionhumanasubordinadaalasnecesidadesdequienlademanda.Eladministradorseconsideracomounprotagonistasubordinado:prestasusservicios,estaalasordenesydemandasdelpatron.

Porotrolado,sepuededefinirlaadministracioncomoconcepto,esdecir,deacuerdoconlapercepcionquesetienedelamisma.Enesteorden,sillevaramosacabounaencuestasobrequeseentiendeporadministracion,lasrespuestasseguramentevariarıan.Algunosdirıanqueesunlugarfısicodondesetramitanpermisos,licencias,etcetera;otroslapercibirıancomolamaneradeaplicarunproducto(porejemplo,“adminıstresevıaoral”)...Tendrıamosdiferentesconceptos.Perolaencuestaserıamasenfocadaanuestrocontextosilaaplicamosaempresarios,emprendedores,lıderesdetodaslasactividadesennuestrasociedad,contadores,administradores,economistas,docentes,etcetera.Enestemedioencontrarıamosrespuestasdeestetipo:

a)Proceso.b)Tecnica.c)Conjuntodepolıticasyreglasquepermitenellogrodeobjetivos.d)Unacienciaodisciplina.e)Unaherramientadeproductividad.

Diversosautoresmodernosdelaadministracionlaentiendendesdeenfoquesdistintos.IdalbertoChiavenatosostienequeeslaconduccionracionaldelasactividadesdeunaorganizacion,conanimodelucroosineste.HaroldKoontzyHeinzWeihrichladefinencomoelprocesodedisenarymantenerunambienteenelquelaspersonas,trabajandoengrupos,alcanzaranconeficienciametasseleccionadas.JamesStoneryEdwardFreemanlaconcibencomoelprocesodeplanear,organizar,liderarycontrolareltrabajodelosintegrantesdeunaempresauorganizacion;ydeutilizarlatotalidaddelosrecursosorganizacionalesparaalcanzarlasmetasestablecidas.

Enfin,podemoscitarmasdefinicionesconelpropositodellegaraunapersonal,sinqueningunadeellasseaabsolutaodefinitiva.Simplementesonpuntosdevista,enfoques,porquelaadministracionseaplicademanerauniversalperocadaindividuoyorganizacionlaadaptanasusnecesidadesyentornos.Hay,entonces,tantasconcepcionesvalidascomooficios,organismosyentornosexisten.Ası,latareadecadaunode

nosotrosescomenzaraelaborarunadefinicion,conscientesdequeestaevolucionaraconformevayamosteniendonuevasexperiencias.

Enestematerialentendemoscomoadministracionlaactividadhumanacuyoobjetivoescoordinarlosrecursosdeunaorganizacionparaalcanzarenformaeficienteysatisfactorialosobjetivosindividualeseinstitucionales.Esteconceptonoenglobademodoabsolutolospuntosdevistadetodaslasorganizacionesenlasociedad,sinoquedescribeconcretamentesurazondeser.Porotrolado,aunqueestadisciplinaserelacionaconelmundodelosnegocios,esteessolounapartedesuquehacer(enestoradicalauniversalidaddelaadministracion:estadirigidaatodaactividadhumana).

FredLuthansysusasociadosestudiaronamasde450administradoresapartirdelasiguientepregunta:¿desarrollanlosadministradoresqueasciendenconmayorrapidezenunaorganizacionlasmismasactividadesyconelmismoenfasisqueaquellosqueefectuanelmejortrabajo?Encontraronquetodosellosseinvolucrabanencuatroactividadesdeadministracion:

A.Administraciontradicional.Tomadedecisiones,planeacionycontrol.B.Comunicacion.Intercambiodeinformacionderutinayprocesamientodepapeleo.

C.Administracionderecursoshumanos.Motivacion,disciplina,manejodeconflictos,direccionycapacitaciondepersonal.

D.Formacionderedes.Socializacion,participacionenlapolıticaeinteraccioncongerentesdeotrasorganizaciones.

Eladministrador“promedio”queseestudioempleo32%desutiempoenactividadesadministrativastradicionales;29%,enlacomunicacion;20%,enadministracionderecursoshumanos;y19%,enlaformacionderedes.Sinembargo,habıaunaenormediscrepanciaeneltiempoyesfuerzoquelosdiferentesadministradoresdedicabanaestascuatroactividades.Losresultadossemuestranenlassiguientesfiguras.

Administración tradicional 32% 28% Comunicación

Formación de redes 32% Administración de recursos humanos 20%

Administración promedio

Administración tradicional 13% Administración de recursos humanos 11% Formación de redes 28%

Administración exitosa

Comunicación 48% Formación de redes 11%

Administración de recursos humanos26% Administración tradicional 19% 48% Comunicación

Administración efectiva

Silaadministracionesunadisciplinagenerica,loquehacenlosadministradoresesenesencialomismo,independientementedequeseandealtoobajonivel,quetrabajenenunaempresacomercialoenunainstituciondegobierno,enunagrancompanıaoenunnegociopequeno.

Yahemosreconocidoquelaimportanciadelosrolesadministrativosvarıadeacuerdoconelniveldeladministrador.Ahora,seilustraacontinuacionladistribuciondetiempoporfuncionynivelorganizacionaldelosadministradores.

Administradoresdeprimernivel

Organizacion24%Control10%Planeacion15%Direccion51%

Administradoresintermedios

Organizacion33%Direccion36%Control13%Planeacion18%

Administradoressuperiores

Organizacion36%Direccion22%

Control14%28%Planeacion

Porotrolado,disciplinascomolaEconomıa,Psicologıa,Sociologıa,MatematicasAplicadaseInformaticahanpermitidomejorarlascondicionesdetrabajodelosactualesadministradores;yledanfundamentocientıficoalatomadedecisionesyalejercicioprofesionaldeladministrador.

Cuandosehacereferenciaaunadministrador,nosealudeexclusivamentealprofesionalenAdministracion,sinotambienaquientienebajosuresponsabilidadellogrodelosobjetivosdecualquierorganizacion,ypuedeseruncontador,ingeniero,abogado,etcetera.

Sedescribenacontinuacionalgunascaracterısticasquepermitenalaadministracionresaltarsuconceptocientıfico.

UNIVERSALIDAD

Seaplicaatodoorganismosocialpublicooprivado,einternamenteentodoslosnivelesderesponsabilidad.

ESPECIFICIDAD

Aligualquetodaslascienciasdelconocimiento,ademasdeseruniversal,esespecıfica,deacuerdoconlasnecesidadesdecadaorganismo.

UNIDADTEMPORAL

Parasuestudioacademico,lasfasesoetapasdelapracticaadministrativaseanalizandemaneraespecıfica,peroseaplicanunaytodasalavez.Esdecir,cuandoplaneamosestamostambienorganizando,controlando;planeamos,controlamos;yasısucesivamenteconlasotrasetapas.

Lateorıaorganizacionalestudialasestructurasorganizacionalesysudiseno.ComprendeelanalisiscomparativoentrelaspropuestasdelaTeorıaClasica,laEscuelaEstructuralista,elEnfoquedeSistemasyeldeContingencias.Enotraspalabras,seencargadelanalisiscomparativodetodaslascorrientesrelacionadasconlaorganizacion;ydeladescripcionyexplicaciondelanaturaleza,tipologıa,estructura,procesosyfuncionesdelasentidades.

Laempresanacioparaatenderlasnecesidadesdelasociedadycreosatisfactoresacambiodeunaretribucionquecompensaraelriesgo,esfuerzoseinversionesdelosempresarios.Enlaactualidad,sufuncionnoselimitaaesaactividaddelucro.Alestarformadaporindividuos,alcanzalacategorıadeunentesocialconcaracterısticasyvidapropiasquefavorecenelprogresohumano;asimismo,promuevelaautorrealizaciondesusintegranteseinfluyedirectamenteenelavanceeconomicodelmediosocialendondeactua.Entodaempresaelfactorhumanohasidodecisivo,poresolaadministracionestablecelosfundamentosparaarmonizarlosnumerososyenocasionesdivergentesinteresesdesusmiembros:accionistas,directivos,empleados,trabajadoresyconsumidores.

Aligualqueotrasestructurassociales,laempresaesconsideradacomounaorganizacion.Dehecho,estaesunsistemaincluidoenotromasamplio,lasociedadconlaqueinteractua.Poresoseconcibecomounsistemasocialintegradoporindividuosygruposdetrabajoquerespondenaunadeterminadaestructuradentrodeuncontextoalquecontrolanparcialmente,ydesarrollanactividadesyaplicanrecursosencaminadosaciertosvalorescomunes.Aestaestructurasocialseleconsideraunsistemaabiertodebidoaqueestaenconstanteinteraccionconelmedioquelerodea,buscaunequilibrioytienelacapacidaddetransformarsusrecursos.Yparaquesobrevivadebecumplirconlosparametrosdelpropiosistemaorganizacional(unprocesocontinuodeflujodeentrada,transformacionysalida).

Comosistema,laorganizacionestaformadaasuvezporotrossistemasinferiores,llamadossubsistemas.ParaejemplificarestepuntotomaremoscomoreferenciaelmodelosistemicodeKastyRosenzweig(quecomprendecincosubsistemas),referidoalconjuntodemetas,objetivosymisionquepersiguelaorganizacionparasatisfacerlasdemandasqueleimponeelmedioambienteexterno.

Subsistematécnico

Serefierealosconocimientosnecesariosparaeldesarrollodetareas;incluyelastecnicas,instalacionesyequipo(tecnologıa)usadosparalatransformaciondeinsumosenproductos.Cambiadeacuerdoconlaespecializaciondeconocimientosyhabilidadesrequeridas.

Subsistemaestructural

Serefierealaformacomoseorganizanyestructuranlastareas;yestarelacionadoconlaautoridadycomunicacion.Laestructuradelaorganizaciontambiensedeterminaporsuconstitucion,puestosjerarquicosyprocedimientos.

Estesubsistemafuncionacomopuenteentreelsubsistematecnicoyelpsicosocial,queestaneninteraccionconstanteyenocasionesrebasanlaestructuraformal.

Subsistemapsicosocial

Estacompuestoporindividuosygruposdeinteraccion.Seformaporlaconductaindividual,motivacion,relaciones,estatus,roldecadaindividuoydinamicadegrupo.

Incluyelosrecursoshumanos,actitudes,liderazgoycomunicacion,asıcomolasrelacionesinterpersonales.

Subsistemaadministrativo

Relacionalaadministracionconsumedio;determinalosobjetivos;ydesarrollaplanesdeintegracion,estrategiayoperacion,medianteeldisenodelaestructurayelestablecimientodelosprocesosdecontrol.

DeacuerdoconStephenP.Robbins,unaorganizacionesunconveniosistematicoentrepersonasparallevaracaboalgunpropositoespecıfico6.Enestesentido,unaescuelaouniversidadesunaorganizacion;lomismolasdependenciasgubernamentales,iglesias,empresa,lagasolineradetucolonia,elequipodefutbolPumasdelaUNAM,elEjercitoMexicano,etcetera.

Asimismo,elautorcitadosenalaquelasorganizacionestienentrescaracterısticasdistintivas:

1. Poseenunpropositodistintivoexpresadoenterminosdeunametaoconjuntodemetas.

2. Estanintegradasporpersonas.3. Desarrollanunaestructurasistematicaquedefineylimitalaconductadesus

miembros.Estoincluyecrearreglasynormas,identificaraalgunosmiembroscomo“jefes”yconferirautoridadsobreotrosmiembros,oestablecerporescritolasdescripcionesdepuestosparaquelosintegrantessepanquedebenhacer.

Losintegrantesdeunaorganizacionsedividenendoscategorıas:

A.Operativos.Laborandeformadirectaenunpuestooactividadynotienenresponsabilidaddesupervisareltrabajodeotros.

B.Administradores.Dirigenlasactividadesdeotros.Tambienpuedenteneralgunasresponsabilidadesoperativas,ademasdesupervisareltrabajodeotrosempleadoseneldepartamento.

Nivelesdelaorganización

Ahorabien,silatareadeladministradoresplanear,organizar,dirigirycontrolar,entoncesseresponsabilizadelosinnumerablesrecursosdelaempresa;procuracrearunambienteoptimodetrabajo;ypromueveactitudespositivaseneldesarrollodelas

funcionesdecadaunodelosmiembrosdelaorganizacion.Porelloespertinentequeelinformaticomanejelosdiferentesenfoquesquesugierelapracticaadministrativa.

Enfoquetécnico

Posibilitaaladministradorutilizartantoprocedimientoscomotecnicasqueleharanmaseficienteensulabor.Algunastecnicassonelmanejodetiemposymovimientos,paradesarrollarhabilidadesquelepermitanelaborar,comprendereimplementardocumentostanvaliososcomolosmanualesdeprocedimientos.Olasdeeficienciayprogramacion,comolasredesPERTyCPM,afindeaprovecharoptimamentetantolosrecursosfinancieroscomoeltiempoenqueestaprogramadoelproyectoaseguir,siconsideramosqueparalaempresatodoseconvierteenaspectoseconomicos.

Enfoquehumano

Significaqueelpapeldelaadministracionesvalorarelfactorhumano.Sieladministradortrabajaconpersonas,entoncesvaatenerquedirigirlas,noalidiarconellas.Trataraalostrabajadorescomoserespensantes,nocomoanimalesdetrabajo.Esdecir,buscaracolaboradores,nosoloengranesdelprocesolaboral.

Enfoquesocial

Esteenfoqueestanimportantecomolosanteriores.Yaaprendistequenecesitastenerconocimientosdeadministracionparaaplicarlaadecuadamente(enfoquetecnico)ylasensibilidadparatrabajarconelfactorhumano(enfoquehumanıstico),ahorafaltaquetepreguntesparaquientrabajalaorganizacionyquesignificaparaelmundoexterno.Ei stasymuchasotrasinterrogantesserespondenapartirdelenfoquesocialdelaadministracion.Estaperspectivapermiteubicaralaorganizacionenelecosistemaorganizacionaldondeestainmersadentrodelasociedad.¿Enquepartedelacadenaeconomicaseencuentra?¿Comolograsistematicamentesusresultadosen

uncırculosocial,economicoypolıtico?¿Comoinfluyenlosfactoresexternosenlatomadedecisiondelosdirectivos?¿Paraquelesirvelacalidad?

Enfin,haymuchosaspectosqueeladministradordeberesolverparaquesuempresatengaunaaceptacionenlasociedaddondevive,yformepartedelmercadoactual.

Recordemosqueafueralacompetenciaesduraynosolopodemossobrevivirconnuestroproducto,porqueseguramentehaymasdeunaveintenadeempresasqueloofrecenalmismoconsumidor.Hayquepensartambienenelplus,enlacalidadcomofactorıntegro,comopasaportealmercadolocalyalaeconomıaglobal.

Enconsecuencia,laadministracionnoessolopresupuesto,control,pagodenominasyreclutamientodepersonal,sinotodaunafilosofıaparabuscartantolaproductividadcomolacalidadatravesdelfactorhumano,alquesedebegarantizarunambientedignodetrabajoyunreconocimientodiarioporsusresultadosobjetivosyporaquellosesfuerzosquenosepuedenmedir,peroquecontribuyendeigualomejormaneraalospropositosdeunaempresa.Estamoshablandodelcompromisoorganizacional,creatividad,recursointelectual,lealtadalaempresa,inteligenciaemocional,yotrosaspectosconlosquepocoapoco,comoadministrador,irascreandotupropiomundoadministrativo,esdecirtusescenariosdeeficienciaadministrativa.

RESUMEN

Lasorganizacionessonunsistemasocio-tecnicoincluidoenotromasamplio,lasociedadconlaqueinteractuan.Seintegrandeindividuosygruposdetrabajoquerespondenaunadeterminadaestructuraenuncontextoalquecontrolanparcialmente,ydesarrollanactividadesyaplicanrecursosencaminadosaciertosvalorescomunes.Porsuparte,laadministracionconsisteenplanear,organizar,dirigirycontrolarlosrecursoshumanos,tecnicosyfinancieros,paraalcanzarlosobjetivosorganizacionales.

DeacuerdoconFernandezArena,laAdministracionesunacienciasocialyuniversalcuyopropositoesdesarrollarmodelosymetodosgeneralesquepermitanalasorganizacionesentendersumedioambienteyalcanzarsusobjetivos.Esuniversalporquesellevaacaboentodoorganismosocial,publicoyprivado;especıfica,entantosedaenfunciondelasnecesidadesdecadaorganismo;ytemporal,yaquesellevaacaboporetapas,aplicadasunaytodasalavez.

Losadministradoresseencargandedirigirlasactividadesdeotrosysupervisarlasmediantelarealizaciondelasfuncionesbasicasdelaadministracion;ydesempenan

diversosrolesadministrativosogerenciales.Ası,tienencomopropositogenerarunambientedecomunicacionabierta,aprovecharalmaximotodoslosrecursos,detectarlasnecesidadesymotivaralpersonal.Loquepuederealizarapartirdetresenfoques:

Técnico

Humano

Social

Utilizan los procedimientos y técnicas para que su desempeño sea óptimo.

Les proporciona todos los elementos para darles importancia y valor a las personas dentro de la organización.

Les ayuda a identificar las necesidades internas y externas de la organización, y las afectaciones del medio ambiente.

Enprimerlugar,lanaturalezadelprocesoadministrativosebasaensuuniversalidad,orden,flexibilidad,efectividadydisciplinaconqueserealizacadaunadelasetapasofasesdelmismo;esdecir,losgerentespuedenaplicarlosinimportareltipodeempresa,yencualquierniveldelaorganizacion,directivoodesupervision.Enestesentido,SergioHernandezyRodrıguezdice:“Alreconoceralaempresacomounsistemauniversal,sepuedepreversufuncionamiento;alpreverlo,esposibleplanificarloyorganizarlo.Unavezplaneadayorganizadaunaempresa,esfactibledirigirycontrolar;ademascualquierempresaenelmundo,alaplicarelprocesoadministrativo,mejoraracontinuamentesueficiencia,eficaciayefectividad”19.Eficienciaesefectuardeterminadaactividadbienyconelmenorcostoposible;eficacia,hacerlascosascomoconsecuenciadelosobjetivos;yefectividad,elconjuntodelosdosterminosanteriores.

Porotraparte,esimportanteadelantar,amaneradesıntesis,enqueconsistecadaetapadelprocesoadministrativo.

Planeación

Establecermetasyobjetivos,esdecir,loscursosdeaccionaseguir.Respondealaspreguntasquesequierehaceryconque.

OrdenarydistribuireltrabajodemaneraestructuradayOrganizacionsistematizadaentreelpersonal,paraalcanzarlosobjetivos.Respondealapreguntacomosevaahacer.

Suobjetivoesquelosmiembrosdelaorganizacionrealicendeterminadatareaconvoluntadygusto,yasıcontribuyanallogrodelosobjetivos.Respondealapreguntacomoseestahaciendo.

Dirección

Compararlosresultadosconloplaneadoafindeasegurarsequelasactividadessellevaronacabodeacuerdoconelplanestablecido.Respondealapreguntacomoseharealizado.

Control

Ahorabien,laadministracion,comotodaciencia,estabasadaenleyesoprincipios(Fayolprefirioladenominacionprincipio,porqueesmasflexibleyseadaptaacualquiercircunstancia,tiempoylugar).Ası,cadaetapadelprocesoestaregidaporprincipios,destinadosaoptimizarlosrecursos,ylarelaciondeestosconlasorganizacionesyelserhumano.

Elprocesoadministrativopresentalassiguientesventajas:

1. Permitevisualizarunpanoramageneralyfacildeentender.Esdecir,lasactividadespuedenseridentificadas,ensenadasypracticadas.

2. Proporcionaunavancesignificativoparaelestudiodelaadministracion.3. Nosecontradiceconlosaportesdeotrasescuelas:puedeadoptarlos,usarlosy

proporcionarmejoras.

4. Esflexible:dependedelasituaciondequesetrate.5. Ayudaalosgerentesoresponsablesaponerenpracticasusconocimientosy

habilidades,entatodeterminalosobjetivosylamejormaneradealcanzarlos.

6. Suprocesoestansencilloquepermitenalosgerentesentenderfacilmenteel

problemaycomoresolverlo.

7. Proporcionadirectricesclarasqueayudanalaaplicacioncorrectadela

administracion.

8. Noesmecanico,cadaunadesusfasesrequiereosesirvedelosvalores,

convicciones,objetivos,recursosconlosquesecuentayelmedioenelqueseopera.

Aligualqueelmetodocientıficoenlaciencia,elprocesoadministrativorespondeaunanecesidadbasica:delimitarenfasesoetapastodoelprocedimientodelastareasdeunadministrador.Ahondemosacontinuacioncomoloentiendenlosautoresquecitamosenlaintroduccion.

HenryFayol

Sostienequeelactodeadministrarimplicaplanear,organizar,dirigir,coordinarycontrolar.Funcionesqueasuvezenglobanloselementosdelaadministracion(planeacion,organizacion,direccion,coordinacionycontrol).

A.Previsión-planeación.Consisteenvisualizarelfuturoytrazarelprogramadeaccion.

B.Organización.Esconstruirtantoelorganismomaterialcomoelsocialdelaempresa.

C.Dirección-coordinación.Enprimerainstancia,hayqueguiaryorientaralpersonal;luego,ligar,uniryarmonizartodoslosactosyesfuerzoscolectivos.

D.Control.Consisteenverificarquetodosucedadeacuerdoconlasreglasestablecidasylasordenesdadas.

HaroldKoontz

Lodefinecomounenfoqueoperacionalgeneradoparadesarrollarlacienciaylateorıaconaplicacionpracticaenlaadministracion.Suselementossonlossiguientes:

1.Planeacion

2.Organizacion

3.Integracion

4.Direccion

5.Control

GeorgeR.Terry

Afirmaqueesteprocesoeselnucleoesencialdelaadministracion,conlassiguientesfunciones(“mediosporloscualesadministraungerente”):

1.Planeacion

2.Organizacion

3.Ejecucion

4.Control

DavidR.Hampton

Loentiendecomounprocesogerencialque,cuandoseejecutadebidamente,favorecelaeficaciayeficienciadelaorganizacion.Presentalossiguienteselementos:

1.Planeacion2.Organizacion3.Direccion4.Control

JamesA.F.Stoner

Lodefinecomounaseriedepartesseparadasofuncionesqueconstituyenunprocesototal.Suscomponentesson:

1.Planeacion2.Organizacion3.Direccion4.ControlStephenP.Robbins

Locomprendecomounproceso(metodosistematicoparamanejaractividades)enelcualtodoslosgerentesoadministradoresdebenrealizarlassiguientesactividadesinterrelacionadasparaalcanzarlosobjetivos:

1.Planeacion2.Organizacion3.Direccion4.ControlAgustínReyesPonce

Sumodelocontieneseiselementos,cadaunodeloscualesrespondeaunapreguntaconcreta:quepuedehacerse,quesevaahacer,comosevaahacer,conquesevaahacer,sehahecho,comoseharealizado.

1.Prevision2.Planeacion3.Organizacion4.Integracion5.Direccion6.Control

JoséAntonioFernándezArena

Loconcibecomounprocesoracionaldetrabajoendondesedebentomarencuentatresaspectosfundamentales:pensarenloquesevaahacer,llevarloalapractica,medirycompararlosresultados.Accionesqueseconcretanenestoselementos:

1.Planeacion2.Implementacion3.ControlFranciscoLarisCasillas

Loentiendecomola“administracionenmarcha”,dondecadaetapaesdinamica,porquelaadministracionsiempreestaenconstantemovimiento.Consideralossiguienteselementos:

1.Planeacion2.Organizacion3.Integracion4.Direccion5.ControlSergioHernándezyRodríguezIncluyelossiguienteselementosenelprocesoadministrativo:1.Prevision2.Planeacion3.Organizacion4.Integracion5.Direccion6.Control

JorgeBarajasMedina

Afirmaqueelprocesoadministrativosecomponedeloselementossiguientes:1.Planeacion2.Organizacion3.Integracion

4.Direccion5.Control

Conbaseenloscriteriosanteriores,podemosconcluirqueelestudiodelprocesoadministrativotienecuatroetapasbasicasyestaconformadopordosfasesprincipales:mecanica(planeacionyorganizacion),endondesedarespuestaalas

interrogantesdequesevaarealizarycomo;ydinamica(direccionycontrol),cuyaimplantacionpermiteverconmayorclaridadloqueseestahaciendoyevaluarlo.

Cualquier análisis que se pretenda hacer de la empresa pasa necesariamente por la investigación de la conducta humana. Con el estudio del hombre, la administración y la organización misma dejan atrás su concepto puramente económico y tecnológico. La empresa es un ente vivo, donde hay sentimientos, retos, sinergia y empatía, y se convierte en objeto de estudio de las ciencias sociales.

Todo directivo debe estar consciente que sus colaboradores son la esencia de toda la organización empresarial. Algunos empresarios o directivos, con base en sus colaboradores, se han convertido en gigantes; en cambio, algunos se han vuelto enanos por no haber tenido la capacidad de capitalizar el más grande de los recursos del campo empresarial. Por ello se dice que una empresa es tan grande como su equipo de colaboradores.

Esta área tiene como propósito reclutar los recursos humanos, desarrollarlos y, en su caso, separarlos de la organización. Selecciona a los elementos según las características, necesidades de las áreas y puestos específicos del trabajo (esto se conoce como empleo y abarca el reclutamiento, elección, contratación e inducción del personal; así como promociones, transferencias y ascensos). Se ocupa también del pronóstico e inventario de recursos humanos y de la rotación de puestos y personal; así como de la capacitación, entrenamiento, desarrollo, remuneración equitativa y competitiva de los empleados, el adecuado manejo de las relaciones laborales, otorgamiento de servicios, prestaciones, y cuidado de las personas e instalaciones.

El factor humano puede analizarse desde diferentes interrogantes: ¿Se considera un recurso o una amenaza? ¿Es inversión o gasto? ¿Es solución o problema?

De cualquier forma, es innegable que este componente puede ser causa de prosperidad o debacle en una empresa. En este sentido, es oportuna una de frase de Peter Drucker: “La empresa es una organización humana construida o derrumbada por la calidad de su gente”. Por eso, un buen directivo debe contar con tres grandes habilidades en el campo de los recursos humanos:

El concepto de “recursos” aplicado al personal puede parecer degradante, puesto que un recurso se explota y cuando no sirve se desecha. Sin embargo, esto no sucede con el empleado, a quien, por el contrario, se analiza para integrarlo de acuerdo a sus habilidades y perfil a un puesto adecuado; se le capacita constantemente para que se desarrolle; y se le guarda celosamente. En consecuencia, es un factor más que un recurso.

¿Qué es el área de personal? Según Fernando Arias Galicia y Adalberto Ríos Szalay, es “el proceso administrativo aplicado al acrecentamiento y conservación del esfuerzo, las experiencias, la salud, los conocimientos, las habilidades etcetera, de los miembros de la organización y del país en general

OBJETIVOS DEL ÁREA DE PERSONAL

1. Desarrollar y administrar políticas como programas y procedimientos para proveer una estructura administrativa eficiente, empleados capaces, oportunidades de progreso, satisfacción en el trabajo y una adecuada seguridad en el mismo.

2. Descubrir el potencial oculto, saber promover el estímulo personal de cada empleado, proporcionarle una formación dentro y fuera de la empresa, así como presentarle un panorama de futuro satisfactorio para él y su familia, mantener unas relaciones mutuas agradables. Todo ello sin detrimento del buen rendimiento de la disciplina.

3. Conseguir personal idóneo para ocupar los diferentes puestos dentro de la organización, a través de ciertos criterios, normas, políticas generales y gente especializada.

4. Mantener al elemento humano de la organización trabajando con entusiasmo e interés. Esto requiere ciertos conocimientos acerca de su naturaleza y motivaciones con el propósito de saber qué mecanismos de su conducta podemos estimular para obtener de él su máximo esfuerzo y aportación.

5. Controlar administrativamente al personal. Es una actividad sumamente valiosa, ya que de esta forma estamos en posibilidad de conocer los antecedentes de todos y cada uno de los integrantes de la organización, con el fin de promover y obtener candidatos a puestos vacantes, así como para satisfacer los requisitos legales o de otra índole.

Funciones primarias del administrador financiero

Planeación y análisis financiero

Transformación de datos de finanzas de modo que puedan utilizarse para vigilar la posición económica de la empresa, evaluar la necesidad de incrementar la capacidad productiva y determinar el financiamiento adicional que se requiera.

Determinación de la estructura de activos

Determina la composición y tipo de activos señalados en el balance general de la empresa (el término composición se refiere al importe monetario del activo circulante y el activo fijo). Una vez fijada la composición, el administrador financiero debe estipular y tratar de mantener ciertos niveles “óptimos” para cada tipo de activo circulante; asimismo, disponer cuáles son los mejores activos fijos que deben adquirirse, y saber en qué momento se hacen obsoletos para así reemplazarlos o modificarlos.

Manejo de la estructura financiera

Esta función se ocupa del pasivo y del capital. En este orden, deben tomarse en cuenta dos decisiones fundamentales acerca de la estructura financiera de la compañía. Primero, determinar la función más adecuada de financiamientos a corto y largo plazos (decisión importante, pues afecta la rentabilidad y liquidez general de la empresa). Segundo, establecer qué fuentes de financiamiento a corto o largo plazos son más convenientes para la organización en un momento dado.

A continuación, analizamos la estructura organizacional del departamento de finanzas.

La gerencia de finanzas ocupa un lugar importante en la empresa, ya que en la actualidad no sólo debe llevar un registro actualizado de las operaciones pasadas (contabilidad), sino también participar en los pronósticos de las operaciones y en una planeación hacia el futuro. El ejecutivo en finanzas profundamente involucrado en la administración del capital de trabajo realiza actividades como crédito y cobranza, sistemas contables y operaciones, contactos con bancos y preparación de presupuestos.

A su vez, el área de finanzas se divide en dos grandes funciones:

A. Contraloría. Control que permite saber con precisión todos los movimientos de las áreas por periodos, que sustenten la aplicación de decisiones acertadas para el éxito de la empresa, con apoyo de la contabilidad, costos, presupuestos, crédito y cobranza, auditoría interna e impuestos.

En este departamento se llevan a cabo las siguientes funciones:

Planeación para el control. Información e interpretación de los resultados de operación de la situación financiera. Administración de impuestos. Informes al gobierno. Coordinación de auditoría interna. Protección de los activos de la empresa. Nómina.

B. Tesorería. Se encarga del financiamiento a través de una planeación; maneja relaciones con instituciones de crédito; da un uso adecuado al recurso financiero por medio de la tesorería; obtiene e invierte recursos. Así, el tesorero se encarga de controlar el efectivo, tomar decisiones y formular planes de aplicación de capital, así como manejar la cartera de inversiones.

Este departamento realiza las siguientes funciones:

Diseña programas para la obtención de capital. Mantiene un mercado adecuado para los valores de la mercancía. Establece las fuentes adecuadas de préstamos, es decir, guarda relaciones con los bancos. Se responsabiliza del aspecto financiero de las transacciones con bienes raíces.

Controla el crédito y cobranza de las cuentas a favor de la compañía. Determina la mejor opción para invertir los fondos de la compañía.

Formula presupuestos de efectivo. Administra seguros y fondos de pensión.

El área de mercadotecnia es responsable de la comercialización de los productos y servicios que caracterizan a las empresas, y para hacerlo exitosamente sus responsables deben tener un amplio conocimiento del mercado, la competencia y las tendencias futuras de usuarios y consumidores. Con este propósito, las actividades que realiza son investigación de mercados, planeación y desarrollo del producto (presentación, marca, envase, empaque, embalaje y etiqueta),

determinación de precio, puntos de venta, tipos de venta, distribución y logística, así como su promoción, medios de publicidad, propaganda y relaciones públicas.

La mercadotecnia se puede definir como el conjunto de actividades de una organización encaminadas a satisfacer las necesidades y deseos de una sociedad por medio de procesos de intercambio y logística.

Objetivos

Principales objetivos de la mercadotecnia:

1. Maximizarelconsumodelproductoqueseofrece. 2. Maximizarlasatisfaccióndelconsumidoratravésdeladiversificaciónde

productos y el manejo de la posventa para crear clientes no consumidores.

3. Coadyuvaraunmejorniveldecalidaddevidaenlasociedad. 4. Generarunsoportedeinformaciónparalatomadedecisionesconrespecto

a sus productos o servicios que ofrece.

5. Identificarlasnecesidadesdeunasociedadnosóloenelaspectolucrativo,

sino también en el orden social y político.

6. Produciractivosintangiblesparalaempresa,comolaimagen.

Funciones

1. Investigación de mercados

Implica saber quiénes son o pueden ser los consumidores o clientes potenciales, e identificar sus características. Cuanto más se conozca del mercado, mayores serán las posibilidades de éxito. La principal responsabilidad de este departamento es crear un proceso sistemático de obtención de información que va a servir a la gerencia para tomar decisiones, a partir de planes y objetivos. Es importante advertir hasta qué punto hay posibilidades de éxito económico para

una empresa en el mercado al cual se dirige. En este orden, se dice que los gastos de investigación son una inversión para el futuro.

La clasificación y funciones de la investigación de mercado se divide en tres ramas principales:

A. Investigación motivacional. Sobre comportamientos del consumidor.

B. Análisis de mercados. Determinar características cuantitativas de la demanda y proyectar su evolución.

C. Análisis del producto. Examinar los requerimientos dados por el consumidor del producto, como envase, etiqueta, empaque o marca.

2. Planeación y desarrollo de productos

De acuerdo con las normas y procedimientos aprobados por la dirección los proyectos para el desarrollo de nuevos productos, tiene como responsabilidad preparar, analizar, estudiar y sugerir innovaciones en la línea actual, según la necesidad de ventas, mercado o competencia.

3. Diseño del producto y precio

Debe diseñar el producto que satisfaga las necesidades del grupo para el que fue creado. En este sentido, es importante darle al producto un nombre adecuado y un envase que, además de protegerlo, lo diferencie de los demás; y asignarle un precio justo para las necesidades, tanto de la empresa como del mercado.

4. Canales de distribución

Establece las bases para que el producto pueda llegar del fabricante al consumidor (los intercambios se pueden dar a través de mayoristas, minoristas, comisionistas o empresas que venden al detalle). Es decir, tiene como objetivo desarrollar la fuerza de ventas de la empresa a través de los canales de distribución establecidos para lograr la transferencia de productos y servicios de acuerdo con las políticas y métodos definidos. Asimismo, debe elaborar los planes de acción por productos, clientes, zonas y vendedores.

5. Publicidad

Su función principal es realizar estudios y campañas para la presentación, promoción de productos, servicios, ideas o imágenes que consideren las necesidades de la empresa y las exigencias del mercado. Coordina contactos con agencias para el desarrollo de campañas, selección de temas, estrategias y medios de comunicación (radio, TV, cine, revistas, exteriores, etcétera).

6. Promoción

7. Reparto

Tiene como responsabilidades llevar un control del almacenamiento y traslado de las mercancías hasta el cliente o consumidor final; organizar los embalajes así como el despacho de acuerdo con los pedidos; y planear la utilización más eficiente de los medios de transporte.

Da a conocer el producto al consumidor y lo persuade para adquirirlo. Promoción que se hace a través de los medios masivos de comunicación y en folletos, regalos, muestras, etcétera. Es necesario combinar estrategias de promoción para lograr los objetivos; mantener siempre el activo contacto empresa-cliente-

consumidores mediante una acción que contribuya a crear y estimular; y sostener la imagen de la empresa y sus productos para facilitar el desarrollo de una actividad de ventas productiva.

8. Venta

Es toda actividad que genera en los clientes el último impulso hacia el intercambio. En esta fase se hace efectivo el esfuerzo de las actividades anteriores.

9. Retroalimentación

Asegura la satisfacción de necesidades a través del producto. Lo importante no es vender una vez, sino permanecer en el mercado. En este punto se analiza nuevamente el mercado con fines de retroalimentación.

Todas las funciones proporcionan, en conjunto, el método necesario para realizar una adecuada mezcla de mercadotecnia, a partir de los pasos concretos (plaza,

precio, promoción y producto propiamente dicho). Una compañía está irremediablemente condenada al fracaso si no hace una planeación de mercadotecnia; y si no cumple con su cometido mercadológico, no vende; y si no vende, no hay forma de autofinanciarse para continuar con sus actividades empresariales (como adquirir materias primas, nuevas contrataciones de empleados, atraer mayor capital y fabricar más productos que satisfagan otras necesidades).