La organización de los Archivos de Oficina
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La organización de los Archivos de Oficina Ayuntamiento de El Escorial 17 – 21 de octubre de 2005
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Ayuntamiento de El Escorial
17 – 21 de octubre de 2005
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Índice
1. Los conceptos de archivo y de documento. El patrimonio documental..................................... 5 1.1. Archivo ...................................................................................................................................... 5 1.2. Documento................................................................................................................................ 8 1.3. El patrimonio documental ....................................................................................................... 17
2. El archivo de oficina. Los documentos en los archivos de oficina. Técnicas de archivo: Identificación, clasificación, ordenación, descripción e instalación. Las transferencias de documentos al archivo general ......................................................................................................... 19
2.1. El archivo de oficina................................................................................................................ 19 2.2. Los documentos en el archivo de oficina o de gestión........................................................... 21 2.3. Técnicas de archivo: identificación, clasificación, ordenación, descripción e instalaciones. . 25 2.4. La transferencia de documentos al archivo general ............................................................... 38
3. El acceso a los documentos en los Archivos de oficina. La Ley de protección de datos ...... 41 3.1. El acceso a los documentos en los Archivos de oficina ......................................................... 41 3.2. La Ley de protección de datos de carácter personal.............................................................. 48
4. El archivo municipal de El Escorial............................................................................................... 55 4.1. Cuadro de clasificación del Archivo Municipal de El Escorial. ................................................... 55 4.2. ¿Cómo se ha formado el archivo de El Escorial? ...................................................................... 60
5. Anexos.............................................................................................................................................. 65 5.1. Legislación general sobre acceso............................................................................................... 65 5.2. Legislación que contiene regulación del acceso sobre materias específicas: ........................... 66
6. Bibliografía.................................................................................................................................... 69
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1. Los conceptos de archivo y de documento. El patrimonio documental
1.1. Archivo
– Diferencia entre archivo y almacén de papel
Un archivo no es el lugar donde se guardan papeles que no sirven para nada o
donde se almacenan materiales, impresos y objetos que no caben en otro sitio.
ALMACEN DE PAPEL ARCHIVO DE DOCUMENTOS
1. Papeles apilados, diarios, boletines,
fotocopias…
2. Pocas personas saben lo que hay
3. Los documentos llegan como
pueden
4. Cada persona conserva o elimina lo
que le parece oportuno
5. Es difícil consultar o encontrar un
documento
6. Todo el mundo puede acceder
7. No hay normas de archivo ni de
clasificación
1. Documento importantes que hay que
conservar clasificados y ordenados
2. Inventario de los documentos con su
descripción correspondiente
3. Traslado organizado de documentos
4. Criterios únicos de conservación y
eliminación
5. Consulta y préstamo de documentos
de forma ágil
6. Acceso para el personal autorizado
7. Manual de gestión de los
documentos
Adaptado de la web del Archivo de la Universidad Politécnica de Cataluña1
– Definición de archivo
A lo largo de la historia los pueblos han sentido la necesidad de guardar y conservar
los documentos para poder perpetuar la memoria de los hechos e instituciones de sus
antepasados. En este sentido, el propio término “archivo” que se deriva del griego arche
y archios, significa origen o antiguo.
1 http://www.upc.es/info/arxius/castella/info/info.htm
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El concepto actual de archivo conlleva tres acepciones:
Conjunto de documentos producidos y conservados por personas o entidades.
La institución que administra los documentos.
El lugar donde se conservan los documentos.
Sobre el archivo se han hecho muchas definiciones aquí se ha elegido la que recoge
la Ley de Patrimonio Histórico Español.2
El archivo es el conjunto orgánico de documentos, o la reunión de varios
conjuntos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el
ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la
investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa.
Asimismo, se entiende por Archivos las instituciones culturales donde se
reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente
mencionados dichos conjuntos orgánicos.
¿QUÉ componen los archivos?
CONJUNTOS ORGÁNICOS DE
DOCUMENTOS
(Los documentos se encuadran dentro de
una estructura)
¿QUIÉN los produce?
PERSONAS:
FÍSICAS O JURÍDICAS
PUBLICAS O PRIVADAS
¿CÓMO se forman?
PROCESO NATURAL: Las funciones y
actividades del órgano productor se
materializan de forma natural en
documentos, los cuales son testimonio de
las mismas.
Adaptado de Molina Nortes, Juana y Leyva Palma, Victoria. Técnicas de Archivo y Tratamiento
de la documentación administrativa.- Guadalajara, ANABAD Castilla-La Mancha, 1996
2 Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español. Título VII, Capítulo II, artículo 59 (B.O.E. de 29 de junio)
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De la definición anterior se deben extraer otros aspectos que son importantes a la
hora de poder hablar de archivos como tales, dejando de lado esos “almacenes de
papel” a los que impropiamente se les denomina archivos. Se está hablando de que el
objetivo principal o fin último que da sentido a la existencia de un archivo es el de
disponer de una documentación organizada, cuya información sea recuperable para su
uso.
– Objetivos de un archivo
Se trata por lo tanto de que los archivos presten un servicio a la sociedad. Los
archivos de los organismos públicos sirven sus documentos a la propia institución que
los produce, a los administrados y a la investigación. Es decir, la utilización variará según
sea el tipo de usuario.
Si es a la propia institución productora, el servicio tendrá la finalidad de facilitar la
gestión.
Si el usuario es el ciudadano, dentro del contexto de los archivos públicos, se
estará garantizando el derecho a la información como reflejo de la transparencia
administrativa imprescindible en un Estado de Derecho.3
Finalmente, el usuario puede ser un investigador o la cultura en general.
OBJETIVOS
INFORMACIÓN al servicio de:
Gestión administrativa
Información en general o al ciudadano
Investigación o Cultura
Adaptado de Molina Nortes, Juana y Leyva Palma, Victoria. Opus cit.
– Funciones de los archivos
Para poder llevar a cabo esos objetivos finales las funciones de los archivos son las
siguientes: reunir los documentos, organizarlos, conservarlos y servirlos.
Hay que tener en cuenta que estas funciones generales resultan comunes a todo tipo
de archivos, pero la forma de llevar a la práctica cualquiera de ellas presentará matices
dependiendo del tipo de archivo y de la edad de los documentos que lo componen:
3 La Constitución Española reconoce el derecho a la información en el artículo 20, como un derecho fundamental. Y más adelante, en el artículo 105 b dispone que la ley regulará el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros públicos.
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mientras un archivo de oficina reúne los documentos y los almacena según los va
generando, un archivo centralizado se nutre de las remesas periódicas que las propias
oficinas le envían; por otra parte, tampoco se seguirán los mismos métodos para
conservar documentos recientes que los producidos hace quinientos años, que tienen un
valor histórico constatado.
REUNIR los documentos
ORGANIZAR los documentos (Clasificar + Ordenar)
CONSERVAR los documentos (Instalaciones adecuadas) FUNCIONES
DIFUNDIR los documentos
ARCHIVO = DOCUMENTOS + ORGANIZACIÓN + SERVICIO
Adaptado de Molina Nortes, Juana y Leyva Palma, Victora. Opus cit
1.2. Documento
– Definición de documento
El Diccionario de terminología archivística ofrece la siguiente definición:
“Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto
realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas,
públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y
formal”.4
Por tanto, en el caso de la Administración Local lo que define al documento es que
sea expresión testimonial de una determinada actividad que la entidad local realiza para
cumplir unas competencias determinadas, recogidas en cualquier tipo de soporte
material, siempre y cuando quede garantizada su autenticidad, integridad y
conservación, según determina la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las
Administraciones Públicas y de Procedimiento Administrativo Común, en su artículo
45.5. 4 Diccionario de Terminología Archivística. Madrid: Dirección de Archivos Estatales.1993
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El documento será:
Prueba de que esa actividad se ha realizado.
Testimonio de los derechos y obligaciones de la Administración y del ciudadano.
LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO SOPORTAN LAS ACTUACIONES
ADMINISTRATIVAS Y EN ELLOS DEBEN QUEDAR GARANTIZADA SU
AUTENTICIDAD, SU INTEGRIDAD Y SU CONSERVACIÓN.
Adaptado de Duplá del Moral,Ana. Manual de archivos de oficina para gestores.
Madrid. Comunidad de Madrid. 1997
Además los documentos de archivo poseen ciertos rasgos que los van a diferenciar
de otro tipo de soportes que contienen información de actos de las personas o de las
culturas.
Su génesis u origen: Se producen dentro de un proceso natural de actividad,
surgen como producto y reflejo de las tareas de su productor, no son algo ajeno a
él. Por ello, el conjunto de documentos de un archivo refleja siempre el contexto
en el que se desarrolla las actividades y funciones del órgano productor.
El carácter seriado: Los documento se producen uno a uno y con el paso del
tiempo constituyen series (correspondencia, expedientes de gasto, expedientes
personales, actas, etc.)
Su condición de exclusivos: cada documento de archivo responde a una actividad
del productor. Por ejemplo, los expedientes de licencias de obras, forman la serie
de licencia de obras tramitadas a lo largo de los años, pero cada expediente en
sí es único porque se refiere a una persona, a un lugar y a un asunto
determinado.
Su unicidad o condición de originales: otra de las características del documento
de archivo es que son ejemplares únicos y originales. Al ser creados como
soporte material del acto administrativo llevado a cabo por un órgano, como
prueba o testimonio fehaciente del mismo, contienen los elementos de validación
necesarios mediante la incorporación de signos y marcas (firmas o rubricas de su
autor, sellos, registros, etc.). Su condición de únicos viene definida además por la
reunión de tres aspectos:
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o Su integridad: debe estar integro o completo, no le debe faltar ninguna de sus
partes, tanto las que se refieren a sus caracteres externos como internos.
o Su autenticidad: es decir, que se corresponde con el autor, fecha, el lugar y el
asunto que en él se consignan. Significa constancia fehaciente de la autoría
del acto.
o Su ingenuidad o forma: se esta hablando de su condición de borrador, copia
u original, pero para que sea único no puede ser un ejemplar múltiple, es
decir, fotocopiado, editado, etc.
– Caracteres de los documentos
Una vez conceptualizado el documento se estudiaran sus características y las
variantes que se pueden encontrar en un archivo: textos manuscritos, impresos, mapas,
dibujos, fotografías, discos, etc. Schellemberg5 -a quien se seguirá en este epígrafe-
estableció que los caracteres de los documentos se refieren tanto a su estructura física
(caracteres externos) como a su contenido (caracteres internos).
Caracteres externos: Caracteres internos:
o Clase o Tipo o Soporte o Formato o Cantidad o Forma.
o Entidad productora o Origen funcional o Fecha y lugar de producción o Contenido sustantivo
Caracteres externos:
La clase: está determinada por el procedimiento empleado para transmitir la
información, así se encontraran documentos: textuales ( trasmiten la información
mediante texto escrito, sea manuscrito, mecanografiado o impreso); iconográficos
(emplean la imagen, signos no textuales, colores, etc., para representar la
información: mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas, transparencias,
etc); sonoros (permiten grabar y reproducir sonidos: discos, cintas magnéticas,
discos compactos, etc); audiovisuales (combinan la imagen en movimiento y el
sonido: filmes, cintas de video, videodiscos, …); electrónicos o informáticos (son
los generados en el entorno de los ordenadores: fichas perforadas, cintas
magnéticas, disquetes, CD ROM, etc.).
5 Schellenberg, T. R. Técnicas descriptivas de archivos. Córdoba (Argentina). Universidad Nacional, 1961.
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El tipo: es una característica que va más allá de lo meramente físico o externo, se
refiere a los elementos de información que contiene el documento y a cómo éstos
se estructuran dentro del documento. La estructura del documento se deriva de la
actividad administrativa representada en el mismo. Por ejemplo, si la actividad
consiste en plantear preguntas se materializa en un tipo denominado
cuestionario; si está relacionada con informar sobre un asunto determinado se
materializa en un tipo denominado informe; si la actividad consiste en resolver
una situación el tipo de documento producido se llamará resolución; si es legislar
en una ley; y si es comunicar un asunto en una carta u oficio.
El soporte: es la configuración física del documento, que depende de los
materiales utilizados para su composición, según sea la materia empleada se
puede hablar de: documentos en soporte papel (artesanal o industrial), soportes
fotográficos (filmes, fotografías, microformas), soportes magnéticos (cintas de
vídeo, cintas de casete, disquetes), soportes ópticos (CD ROM).
El formato: es la forma de presentación del documento, el tamaño y las
dimensiones. Así, los documentos textuales en soporte papel pueden tener el
tamaño de una cuartilla, DIN A4, DIN A3; pueden presentarse formando un
expediente; en volúmenes como los libros de actas o los libros de registro; y a su
vez el conjunto de ellos forman unidades en forma de legajos o cajas.
La cantidad: es el número de unidades o el espacio que ocupan las mismas en la
estanterías, donde la medida son los metros lineales.
La forma: se refiere a su condición de originales o copias.
Caracteres internos:
Entidad productora: Es la persona o institución que produce el documento, es
decir el autor del documento.
Origen funcional: Es la razón por la cual se producen los documentos, la función
administrativa que tiene atribuida el organismo que los produce.
Fecha y lugar de producción: denominadas también data tópica y data crónica del
documento, lo situarán en un tiempo y en un espacio.
Contenido: Es el asunto o tema del que trata. Cada documento aunque forme
parte de una serie documental, derivada de las actividades que tiene
encomendadas el productor, siempre se referirá a una persona o a unos asuntos
diferentes.
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En cualquier archivo el conocimiento y estudio de los caracteres externos e internos
de los documentos que lo forman, es imprescindible para acometer correctamente su
organización, descripción, instalación y selección.
CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS
La clase: Documentos textuales, documentos gráficos, documentos
fotográficos, documentos sonoros, documentos audiovisuales,
documentos informático.
El tipo: Oficios, cartas, acuerdos, decretos, resoluciones, actas,
informes, solicitudes, denuncias, etc.
El soporte: Documentos en papel, documentos en soporte fotográfico,
documentos en soporte magnético, documentos en soporte óptico.
El formato: Expedientes, libros, volúmenes, legajos, cajas
La cantidad: Número de unidades, metros lineales
CARACTERES EXTERNOS
La forma: Borrador, minuta, original o copia.
El productor: quién
El origen funcional: por qué
La fecha y lugar de producción: cuándo, dónde
CARACTERES INTERNOS
El contenido: qué
Adaptado de Molina Nortes, Juana y Leyva Palma, Victoria, Opus cit.
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– El valor de los documentos de archivo
Al documento de archivo se le reconocen dos tipos de valores: el valor primario y el
secundario.
El valor primario: es aquél que va unido a la finalidad inmediata por la cual el
documento se ha producido por la institución. Este valor primario se refiere a que el
documento, desde su nacimiento, tiene como principal objetivo servir de garantía o de
prueba de una actividad determinada, es decir, de testimonio administrativo de una
gestión. El valor primario por tanto, es el valor administrativo del documento.
El valor secundario: con el paso del tiempo el documento va perdiendo su valor
primario desde el punto de vista administrativo y adquiere un valor secundario como
fuente de información y testimonio para la investigación y reconstrucción histórica. El
valor secundario, se refiere al valor histórico que posee el documento como fuente
primaria para la historia.
Valor primario Valor administrativo
Testimonio de la gestión administrativa
Valor secundario Valor histórico
Testimonio e información para la
investigación
Adaptado de Molina Norte, Juana y Leyva Palma, Victoria, Opus cit.
– Clasificación de los tipos documentales de la Administración
Teniendo en cuenta los tipos documentales mencionados al hablar de los caracteres
externos de los documentos y sabiendo que estos pueden estar formados por
documentos simples o documentos compuestos (expedientes), se establecerá una
clasificación atendiendo al acto jurídico que manifiesta y a si son documentos simples o
compuestos.
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• Tipos documentales simples:
Se seguirá la clasificación que hace el profesor González Navarro6 para clasificar los
documentos administrativos públicos:
1. Documentos administrativos resolutorios: son documentos que incluyen un
mandato o decisión de la autoridad, como por ejemplo: los acuerdos, decretos,
resoluciones, licencias, etc.
2. Documentos administrativos de instrucción: son necesarios para que se instruya
el propio trámite administrativo, por ejemplo: denuncias, informes, mociones,
atestados, pliegos de cargo, propuestas, etc.
3. Documentos administrativos de constancia: dan fe de un acto, por ejemplo: actas,
diligencias, certificados, títulos, recibos, cartas de pago, listas, etc.
4. Documentos administrativos de comunicación: son los que sirven para establecer
comunicación en la unidades administrativas: oficios, cartas, anuncios, circulares,
edictos, telegramas, saludas, notas de régimen interior, etc.
5. Documentos administrativos mediante los cuales los particulares se comunican
con la administración, tales como instancias, declaraciones, denuncias, etc.
En el cuadro que se expone a continuación se amplía y completa el estudio de tipos
documentales realizado por el profesor González Navarro, para ello se ha utilizado el
“Manual de estilo del lenguaje administrativo”7 y el “Manual de documentos
administrativos”8.
TIPOS DOCUMENTALES SIMPLES
GONZÁLEZ NAVARRO MANUAL DE ESTILO MANUAL DE DOCUMENTOS
1. Documentos resolutorios Decretos Ordenes Acuerdos Autorizaciones
1. Documentos resolutivos Acuerdos Autorizaciones Mandamientos Resoluciones
1. Documentos de decisión Resoluciones Acuerdos
6 González Navarro, F. “Introducción al estudio de los documentos administrativos”. En Estudios en Homenaje al Profesor López Rodó. Vol. I, Madrid, 1972. 7 Manual de estilo del lenguaje administrativo. Madrid. Ministerio de Administraciones Públicas. 1991. 8 Manual de documentos administrativos. Madrid. Ministerio de Administraciones Públicas. Tecnos. 1994
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TIPOS DOCUMENTALES SIMPLES (Continuación)
GONZÁLEZ NAVARRO MANUAL DE ESTILO MANUAL DE DOCUMENTOS
2. Documentos de instrucción Denuncias Informes Mociones
3. Documentos de
constancia Actas Diligencias Certificados
Documentos de
exhibición como títulos,
DNI, …
4. Documentos de
comunicación Oficios Notificaciones Circulares
5. Documentos recibidos por la administración Instancias Solicitudes Declaraciones
2. Documentos de instrucción Actas Diligencias Cartas de pago Certificaciones Contratos Resguardos
3. Documentos de
comunicación Anuncios Circulares Citaciones Comunicaciones Edictos Notas informativas Notificaciones Oficios Requerimientos
4. Escritos a la administración Declaraciones Denuncias Solicitudes
2. Documentos de juicio Informes
3. Documentos de constancia Actas Certificados
4. Documentos de
transmisión Comunicaciones Notificaciones Publicaciones
5. Documentos de los
ciudadanos Solicitudes Denuncias Alegaciones Recursos
Adaptado de Molina Nortes, Juana y Leyva Palma, Victoria, Opus cit.
• Tipos documentales compuestos (expedientes):
Existen diferentes maneras de clasificar los expedientes, se ha optado por una que
atiende al trámite y finalidad de los asuntos a resolver.
1. Expedientes de conocimiento: son aquellos que no tienen un trámite especial y
han de surtir efectos en las respectivas dependencias con fines estadísticos, de
constancia o de archivo.
2. Expedientes de información: aquellos que tienen por objeto suministrar o solicitar
estudios y propuestas sobre una materia.
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3. Expedientes de resolución: son aquellos que están regulados por un
procedimiento administrativo concreto, y de acuerdo con el procedimiento dan
lugar a la adopción de un acuerdo o una decisión fundamentada.
TIPOS DOCUMENTALES COMPUESTOS (EXPEDIENTES)
EXPEDIENTES DE CONOCIMIENTO
No responden a un trámite reglado especial y sirven para
dar constancia de algo, para estadísticas o archivo:
Expediente de estudio de la plantilla de personal
Expediente de cuantificación de suelo no urbanizable
Inventario de vivienda ilegales
Etc.
EXPEDIENTES DE INFORMACIÓN
Tiene por objeto suministrar o solicitar estudios y propuestas
sobre una materia concreta:
– Expediente informativo sobre:
Implantación de transporte urbano
Creación de un Centro de Salud
Privatización de la recaudación ejecutiva
Estos expedientes contienen fundamentalmente: Informes
de evaluación, valoración de datos, documentación
estadística y de apoyo informativo
EXPEDIENTES DE
RESOLUCIÓN
Dan lugar a la adopción de un acuerdo o decisión
fundamentada según disposiciones legales:
Expediente de contratación
Expediente de gasto
Expediente de impuesto municipal (plusvalía)
Expediente de licencia de obra
Expediente de concurso-oposición
Adaptado de Molina Nortes, Juana y Leyva Palma, Victoria, Opus cit.
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1.3. El patrimonio documental
Tanto la Ley 16/1985 de Patrimonio Histórico Español como la Ley 4/1993 de
Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, nos hablan de los
documentos que forman parte del Patrimonio Documental y de las obligaciones que
existen con respecto a la correcta conservación del mismo.
Por lo que respecta al ámbito de la Comunidad de Madrid la Ley 4/93 en el artículo
cuatro dice:
“Forman parte del Patrimonio Documental Madrileño todos los documentos
de Archivo, recogidos o no por centros de archivos, generados en cualquier
época, reunidos o conservados en el ejercicio de sus funciones por: […]
c) Todas la entidades de la Administración Local Madrileña […]
e) Los documentos producidos, conservados o reunidos en el ejercicio de
sus funciones por las personas físicas en el desempeño de cargos públicos
en cualquiera de los órganos de los apartados anteriores.”
La Ley 16/1985 define el Patrimonio Documental en el artículo 49.2:
“… los documentos de cualquier época, generados, conservados o
reunidos en el ejercicio de sus funciones por cualquier organismo o entidad
de carácter público, por la personas jurídicas en cuyo capital participe
mayoritariamente el Estado u otras entidades públicas y por la personas
privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo relacionado
con la gestión de dichos servicios…”
En el artículo 52 de esta Ley se habla de la obligación de conservar y proteger el
Patrimonio Documental:
“Todos los poseedores de bienes del Patrimonio Documental y Bibliográfico
están obligados a conservarlos y protegerlos; destinarlos a un uso que no
impida su conservación y mantenerlos en lugares adecuados”.
A continuación, en el artículo 54 marca la obligación de no apropiarse de los bienes
constitutivos de Patrimonio Documental y de la necesidad de que estos sean remitidos al
archivo correspondiente:
“Quienes por la funciones que desempeñan tengan a su cargo documentos
a los que se refiere el artículo 49.2, están obligados, al cesar en sus
funciones, a entregarlos al que les sustituya en las mismas o remitirlos al
Archivo que corresponda.”
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2. El archivo de oficina. Los documentos en los archivos de oficina. Técnicas de archivo: Identificación, clasificación, ordenación, descripción e instalación. Las transferencias de documentos al archivo general
2.1. El archivo de oficina
El escaso grado de organización existente en los archivos de oficina es causa diaria
de lentitud en la acción administrativa y origina no pocos problemas tanto internos como
externos. En el pasado los usos administrativos, el tan recurrido “vuelva usted mañana”,
y la menor complejidad de las tareas encomendadas, hacían posible el manejo de un
número de expedientes más o menos abarcable. Ahora, la actuación de las
administraciones es tan complicada que su personal se siente incapaz de afrontar con
sus solas fuerzas la gestión documental, tanto por falta de recursos como por
desconocimiento de las técnicas adecuadas. Los “tempos moderatos” ya no son
posibles, la sociedad exige rapidez y eficacia en la gestión y, en el ámbito de la cosa
pública, le asisten las leyes, como lo prueba la Ley de Régimen Jurídico de las
Administraciones Públicas y Procedimiento Administrativo Común.
Parece claro que la correcta gestión de los documentos en la primera fase, archivo
de oficina, al igual que en las sucesivas, se revela como una tarea fundamental para la
buena marcha de los asuntos de cada entidad y es una herramienta de primer orden
para reducir costes y evitar pérdidas informativas. Lo contrario es motivo de retraso en la
resolución de asuntos, lo que ocasiona perjuicios a la propia organización y a terceros,
especialmente grave en el caso de las Administraciones públicas, lo cual suele
traducirse, además, en pérdidas económicas.
El archivo de oficina está formado por los documentos que están en trámite o que,
una vez terminado el mismo, son de uso muy frecuente por parte de los gestores. Tienen
plena vigencia jurídica y administrativa. La permanencia de los documentos tramitados
en los archivos de oficina debe reducirse al mínimo plazo y éste no será superior a
cuatro años, salvo excepciones razonadas.
Mª Luisa Conde, directora del Archivo General de la Administración, opina que “la
organización que se les dé a los documentos en esta primera etapa determinará las
posibilidades de tratamiento en todas las demás. Esta organización debe basarse
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exclusivamente en mantener diferenciados los distintos tipos de expedientes en los que
se materializan las competencias que tienen asignadas la oficina productora”.9
El archivo de oficina se forma mediante la acumulación cotidiana y organizada de los
documentos generados y recibidos por una oficina. La función principal del mismo es la
de organizar correctamente los documentos que va produciendo, para agilizar el trámite
que se le haya encomendado.
• Actividades del archivo de gestión o de oficina
1. Impedir la dispersión o eliminación de documentos.
2. Formación correcta de las series documentales, evitando el fraccionamiento de los
expedientes según el trámite administrativo que los genere o la agrupación en un
dossier de distintos expedientes o tipos documentales por referirse a un asunto en
común.
3. Estar en contacto permanente con el archivo general, tanto para solicitar
recomendaciones y ayudas, como para suministrar la información que el archivo
general precise para la correcta identificación de las series documentales.
4. Preparar las transferencias de documentos de acuerdo con las normas existentes.
5. Controlar las salidas y entradas de documentos y expedientes mediante un registro
de préstamos.
6. Solicitar y devolver correctamente al archivo general los documentos, que aún
habiendo sido ya transferidos, su consulta sea necesaria para la unidad
administrativa.
7. Facilitar la información que tanto los ciudadanos como la Administración soliciten
respecto a los documentos que custodia.
8. Elaborar los instrumentos que faciliten el acceso a la información y a los documentos
(ficheros manuales o informáticos)
9. Formar un registro de las transferencias de documentos enviados al archivo general
10. Instalar en carpetas, cajas, estanterías, etc. de forma adecuada los documentos,
preocupándose por su estado de conservación.
9 Conde Villaverde, Mª Luisa. Manual de tratamiento de Archivos Administrativos. Madrid: Dirección de Archivos Estatales, 1992
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2.2. Los documentos en el archivo de oficina o de gestión
– Documentos de archivo y documentación de apoyo informativo
La ley 4/1993 recoge en su artículo 1 el concepto de documento de archivo como
testimonio de los actos de la Administración, excluyendo del mismo “la documentación
múltiple de carácter únicamente informativo”. Esta última es la que constituirá la
documentación de apoyo informativo, es decir, aquella que ayuda a la oficina a
informarse para la instrucción o resolución de un expediente o para cualquier otro asunto
relacionado con la gestión.
Por ejemplo: Boletines oficiales, folletos de casa comerciales, revistas jurídicas o de
trámite administrativo, catálogos de librerías, manuales, fotocopias de documentos del
archivo que sirven de información para otra actuación; es decir, toda aquella información
impresa en la que el gestor busca información en general.
Esta documentación de apoyo informativo, si por una cuestión práctica, se incluye en
la carpetilla del expediente, una vez utilizada la información requerida, se sacará de ella.
DOCUMENTOS DE ARCHIVO DOCUMENTACIÓN DE APOYO
INFORMATIVO
Son ejemplares únicos, testimonio de
las actividades de las personas físicas
y jurídicas en el ejercicio de sus
funciones y contienen derechos y
obligaciones de la Administración y de
los ciudadanos.
Se archivaran manteniendo
diferenciados los distintos expedientes
en que se materializan las
competencias de la oficina productora.
Se transfieren al archivo general
según el calendario que se tenga
establecido.
Está constituida por ejemplares
múltiples (impresos, fotocopias, etc) de
origen y características diversas, cuya
utilidad para la Administración reside
en la información que contiene, para
ayudar a la gestión.
Se archiva en oficina durante el tiempo
que esta la necesite. Suele
organizarse por materias, es decir, por
el tema que contiene.
No se transfiere al archivo general.
Adaptado del cuadro del Manual de Archivo para gestores de Ana Duplá del Moral
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La documentación de apoyo informativo no forma parte del patrimonio documental, y
por lo tanto, no se transfiere al archivo general. Se destruirá cuando deje de tener el
valor informativo por el que se recopiló.
– Principales tipos documentales de archivo
• La Correspondencia:
La correspondencia debe tratarse como una serie documental dentro del organismo
productor que la ha generado, de una forma unitaria, como testimonio de las relaciones
del mismo. En la práctica, esto se realizará uniendo físicamente, en una misma unidad,
lo que se envía con lo que se recibe. De esta manera se irá formando la serie de
correspondencia de la oficina que sea. Pueden se originales y copias y no tiene que
estar vinculada a ningún procedimiento administrativo concreto.
Organización:
La correspondencia, tanto la emitida como la recibida, que forma parte de un
expediente, se ordena con dicho expediente, porque forma parte de un procedimiento
administrativo.
La correspondencia que acompaña a una información importante: facturas, informes u
otros documentos, se archiva en función de esta información adjunta.
La correspondencia que se organiza como tal es la que no forma parte de un
expediente ni acompaña a una información importante, es decir, que se limita a una
información más genérica.
La ordenación que se da a la correspondencia servirá para localizar con rapidez un
determinado documento, para ello se emplea el orden lógico cronológico:
o separar correspondencia externa de la interna
o separar por organismos, o personas físicas o jurídicas
o dentro de esas separaciones se ordena cronológicamente.
• Libros de registro generales y auxiliares:
El registro es un instrumento jurídico, cuya finalidad es conseguir un sistema de
control y de garantía externa e interna de los documentos que se presentan en la
Administración y de los documentos oficiales que se envían a otros organismos o a
particulares. El registro permite certificar la existencia de un documento aunque éste no
se haya conservado.
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En las Administraciones públicas existe un registro general de entrada y otro registro
general de salida, pero esto no impide que en algunas oficinas lleven registros auxiliares.
• El expediente administrativo:
Se entiende por expediente administrativo la unidad documental formada por un
conjunto de documentos generados, orgánica y funcionalmente, por un sujeto productor
en la resolución de un asunto.
Estructura del expediente: debe ser lógica, coherente y cronológica, ordenándose los
documentos de acuerdo con el procedimiento o trámite seguido. Los criterios de
formación del expediente administrativo deberán se uniformes y conocidos por todo el
personal involucrado en dicha tarea.
Principio de unidad del expediente: como se establece en las disposiciones vigentes
en materia de procedimiento, el expediente se debe iniciar y resolver en el organismo
que tenga la competencia especifica en relación con el tema de que se trate,
independientemente de que intervengan para su resolución diferentes unidades u
organismos administrativos.
Cada expediente debe estar contenido en una carpetilla o guarda exterior en donde
se anotarán todos los datos que identifiquen dicho expediente: nombre de la oficina que
lo ha tramitado, fecha de iniciación y de finalización, resumen del asunto, número de
documentos, norma que regule el trámite,…
Se aconseja integrar cada documento en su expediente desde el primer momento, ya
que transcurrido un tiempo resulta más difícil hacerlo con acierto.
Se ha de evitar la extracción de documentos originales de los expedientes en
tramitación a solicitud de terceros: en este caso se fotocopiaran y devolverán
inmediatamente a su lugar.
Si fuera necesario extraer un documento original de su expediente, además de
apuntarlo en un libro de control de préstamos, habrá de dejar en su lugar un testigo
(por ejemplo, hoja tamaño folio de color), haciendo constar el nombre de la persona
que se responsabiliza del mismo, la fecha y las indicaciones que permitan identificar el
documento para su posterior recuperación.
– 24 –
– La formación de los documentos administrativos. El procedimiento administrativo
Las actuaciones de las Administraciones están sujetas a un procedimiento regulado
por la norma, estas actividades formalizadas se plasman en documentos. Por lo tanto,
los documentos no nacen de manera arbitraria, sino que reflejan las actuaciones
“procedimentalizadas” de la Administración.
El procedimiento administrativo:
1. Inicio: el procedimiento podrá iniciarse de oficio (se incoa por acuerdo, por propia
iniciativa del órgano competente o por orden superior, moción razonada de los
subordinados o denuncia) o de parte (es decir, a instancia de los interesados).
2. Tramitación: el impulso se realizará de oficio en todos sus trámites, el orden que
se llevará en el despacho de los expedientes es el riguroso de su incoación, se
deberá dar rapidez al procedimiento, debiendo acordarse en un solo acto aquellos
trámites que puedan impulsarse a la vez y que no estén subordinados entre sí, se
deberán comunicar los plazos establecidos, los jefes son los responsables de la
tramitación, no se debe olvidar que existe la posibilidad de reclamación por
defectos de trámite.
3. Instrucción: la fase de instrucción se refiere “a los actos adecuados para la
determinación, conocimiento y comprobación de datos, en virtud de los cuales se
deba pronunciar la resolución”. Actos como: alegaciones, prueba, informes y
participación del interesado.
4. Fin: todo expediente tiene de forma natural un final. Las posibilidades que refleja
la ley son las siguientes: resolución, desistimiento y renuncia por parte del
interesado y caducidad.
5. Ejecución: en cuanto a la ejecución, la ley dice que “no se dañarán derechos
adquiridos con anterioridad”. La Administración Pública podrá proceder, previo
apercibimiento, a la ejecución mediante las vías que recoge la ley (apercibimiento
sobre el patrimonio, ejecución subsidiaria, multa coercitiva, etc.)
6. Revisión: Puede realizarse a iniciativa de las Administraciones Públicas o a
solicitud del interesado. (Actos enumerados en los artículos 62 y 63 de la Ley
30/92).
7. Recurso: existen diferentes formas de recurrir las resoluciones de los
expedientes: los recursos de alzada, los recursos de reposición o la vía
contencioso-administrativa.
– 25 –
2.3. Técnicas de archivo: identificación, clasificación, ordenación, descripción e instalaciones.
El archivo de oficina, como cualquier otro, responde a una exigencia de primer orden:
encontrar la información que se busca en un plazo de tiempo oportuno, para lo cual es
necesario conocer con precisión qué es lo que se tiene, es decir, el conjunto de
documentos, algo imposible de todo punto si los documentos no están organizados de
forma apropiada. De acuerdo con lo manifestado anteriormente, este epígrafe es un
conjunto de pasos básicos para lograr ese nivel imprescindible de organización.
– La Identificación
La identificación es una operación previa a la clasificación que conduce al
conocimiento del órgano y de las unidades administrativas que producen los documentos
y sus funciones, a través, si es posible, de la normativa que los origina y también de los
tipos documentales producidos como consecuencia y expresión de las actuaciones de
ese órgano.
– La Clasificación
Esta fase es el resultado de la aplicación de los principios básicos de la archivística:
el respeto a la procedencia y a la estructura interna del fondo, de tal forma que cada
documento se encuentre en el fondo o archivo de la oficina u órgano que lo produce
(respeto a la procedencia), y en su lugar dentro de ese fondo o archivo (respeto a la
estructura interna).
Efectuada la identificación de los documentos de acuerdo a órganos productores en
el ejercicio de sus competencias, a sus funciones y al tipo documental determinado por
el ejercicio de una actividad, se realiza esta segunda operación, la clasificación. Ambas
operaciones, identificación y clasificación, son fáciles de llevar a cabo en esta fase de
Archivo de Oficina, ya que identificar el órgano en el que se trabaja, sus funciones y los
documentos que se tramitan en él, se produce de modo natural.
Una vez realizada correctamente esta identificación, la clasificación va a darse
también de un modo natural.
La clasificación es la operación mediante la cual los documentos producidos y
recibidos por una determinada unidad administrativa se van separando, formando
conjuntos orgánicos de documentos correspondientes a las actividades desarrolladas
por esa oficina, a esos conjuntos orgánicos se les viene llamando SERIES.
– 26 –
La Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la
Comunidad de Madrid, determina en su artículo 15:
“1. Los documentos se tratan, se clasifican, se ordenan y se transfieren en
series documentales.
2. Los Archivos de Oficinas se clasificarán de acuerdo con el Principio de
Respeto a la estructura en que se generan esos documentos”.
Aunque se haya hablado de la naturalidad con la que se producen los documentos y
aunque los encargados de archivar los documentos conocen el trámite que los genera, a
veces se producen situaciones en las que las series documentales no están bien
definidas, de manera que es práctica común, agrupar en una misma unidad documental
varias series porque el asunto es común; o archivar por separado documentos que
deberían formar una sola unidad documental. Por ejemplo:
> En el primer caso, archivar en una sola unidad distintos expedientes: un
expediente de segregación, un expediente de permuta, un expediente de
licencia de obra, un expediente de licencia de apertura, etc., porque todo ello se
refieren a la misma actividad; incluso cuando entre un expediente y otro han
podido pasar muchos años, es un error. Este criterio es subjetivo, engorda los
expedientes de manera desmesurada, los hace inmanejables, se mezclan
documentos de un trámite con otro y, a la larga, la búsqueda de información es
lenta y desanima a la persona que la realiza.
> En el segundo caso, es práctica habitual encontrar fraccionamientos de
expedientes como separar las licencias de obras de las licencia de fin de obra y
primera ocupación; separar las facturas de los expedientes de gasto; o
separar los expedientes de gasto, completos, que pagan certificaciones de
obras del resto de la serie, creando una nueva serie que es idéntica a la
anterior, donde el elemento diferenciador es el contenido no el trámite: qué se
está pagando y a quién.
La existencia de tipos documentales hace que se respeten los diferentes
procedimientos administrativos.
La existencia de las series documentales, es decir la suma del mismo tipo
documental a lo largo del tiempo y producido por la misma oficina productora, hace que
se respete la estructura en que se generan los documentos.
Los Tipos Documentales junto a la oficina que los produce forman las SERIES
DOCUMENTALES de cada oficina. Por ejemplo, las cartas emitidas o recibidas por el
– 27 –
Alcalde, formaran la serie de Correspondencia de Alcaldía, las actas emitidas por el
Secretario sobre el Pleno, la Serie de Actas del Ayuntamiento Pleno, y así sucesivamente,
es decir, cada serie será el resultado de la unión del tipo documental y del órgano. No
será la misma serie documental la Correspondencia de la Secretaría Particular del Alcalde
que la serie de correspondencia de Quintas o la de Personal, ni la Serie documental de
Actas del Ayuntamiento Pleno que la serie de Actas de la Junta de Gobierno.
Por qué se explican estas nociones:
1º. Porque a veces no se sabe diferenciar correspondencia de expedientes.
2º. Porque no se sabe definir claramente algunos expedientes: dónde comienzan, qué
documentos deben agregarse y cuándo acaban.
3º. Porque se fraccionan algunos expedientes, abriendo nuevos expedientes cuando
ingresan documentos que deben ser unidos a sus antecedentes.
4º. Porque el hecho de que una persona tenga a su cargo distintas funciones está
generando una mezcla de documentos que se originan en distintas leyes y medios de
actuación, organizándolos por materias y asuntos. CUANDO LO DESEABLE ES
ORGANIZAR SEPARANDO SERIES DOCUMENTALES (TIPO DOCUMENTAL +
OFICINA).
Por ello, a la hora de clasificar hay que tener presente:
Quién es el órgano o unidad productora.
Cuáles son sus funciones.
Qué actividades desarrolla el órgano productor para cumplir las funciones.
En qué tipos documentales se materializan.
Cuál es la Norma reguladora.
Por ejemplo:
OFICINA PRODUCTORA
FUNCIONES ACTIVIDADES TIPOS
DOCUMENTALES NORMAS
REGULADORAS
SERVICIOS TECNICOS MUNICIPALES
Planificación del urbanismo del municipio, crecimiento, usos del suelo, inspección de las construcciones, et.
• Estudio e informe sobre el planeamiento y sus posibles modificaciones.
• Informe sobre las obras a realizar en el municipio
• Expediente de modificación puntual de NNSS
• Estudios de Viabilidad.
• Licencias de obras
• Ley del suelo de la Comunidad de Madrid.
• Ley 30/92, de Procedimiento Administrativo…
– 28 –
• Sistemas de clasificación:
1. Clasificación funcional: Como su propio nombre indica, las funciones de la entidad
que genera o ha generado los documentos del archivo son los elementos tomados
en consideración para clasificar los documentos, es decir para separarlos de una
forma organizada. Siguiendo este criterio, en primer lugar agruparemos la
documentación de acuerdo con las actividades de las que son resultado. Por
ejemplo, agruparemos los expedientes que recogen convenios laborales para
constituir la “serie de convenios laborales”. La característica común a todos ellos es
que son producto de una misma actividad, la de establecer el marco de relaciones
laborales de la Entidad. Una vez agrupado todos los documentos en series estos los
relacionamos con una estructura superior que acoge a todas las series relacionadas
con la administración de personal: ofertas públicas, expedientes de acceso,
expedientes personales, expedientes de pensiones, etc. Las series se engloban
bajo el epígrafe de personal o recursos humanos. A su vez, las funciones se
agrupan en clases más amplias, derivadas de las competencias de la entidad. La
función de personal, junto con la asesoría jurídica, o el patrimonio pertenecen a la
actividad administrativa de la entidad.
Convenios laborales
Expedientes de personal
Expedientes de pensiones
Oferta pública de empleo
Padrón del IBI
Expediente de Plusvalía
Expediente de presupuesto
Expediente de gasto
Personal
Recaudación
Contabilidad
Administración general
Hacienda
SERIES FUNCIÓN FUNCIÓN DE SUPERIOR CATEGORÍA
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2. Clasificación orgánica: En este sistema las series se agrupan de acuerdo con las
diferentes divisiones administrativas o estructura orgánica de la entidad,
reproduciendo sus servicios, secciones, unidades. Esta clasificación también sigue
un planteamiento jerárquico desde las unidades administrativas más bajas hasta las
divisiones más amplias. Siguiendo el ejemplo anterior, las series documentales se
clasificaran de acuerdo con la o las diferentes oficinas de personal, a su vez
englobadas por las secciones de recursos humanos, que a su vez dependerán de
una dirección de administración y, así sucesivamente hasta llegar a la institución
que lo engloba todo.
AYUNTAMIENTOSECRETARÍARECURSOS HUMANOS
Personal
Habilitación
Negociado de Relaciones
Laborales
Nóminas
Boletines variaciones
nóminas
Oferta pública
Expedientes de acceso
Expedientes de revisión de
Convenio
Convenios laborales
Expedientes de personal
SERIES NEGOCIADOS SERVICIOS DIRECCIÓN ENTIDAD
– 30 –
3. Clasificación por materias: Este tipo de clasificación es resultado del análisis del
contenido de los documentos, es decir, de los asuntos o materias sobre los que
versan. Tomando el ejemplo anterior, los convenios estarían clasificados bajo el
epígrafe o materia: condiciones de trabajo, este a su vez, bajo el epígrafe,
empleados públicos. Se harán tantas subdivisiones como se consideren necesarias.
Convenios laborales
Expediente de plusvalía
Condiciones de trabajo
Impuestos municipales
Empleados públicos
Hacienda municipal
Ayuntamiento de ...
SERIE MATERIA MATERIANOMBRE DE
LA INSTITUCIÓN
La elección del sistema de clasificación más apropiado de entre los tres que se han
expuesto depende de varios factores:
– Debe ser un sistema lo más estable posible de modo que la clasificación dada al
fondo o archivo perdure en el tiempo.
– Debe ser objetivo, es decir, que la clasificación no dependa de la percepción que
el archivero o persona que la organice pueda tener.
– Debe sustentarse en un criterio que emane de la propia naturaleza de los
documentos, del proceso administrativo del cual son resultado.
Aplicando estos criterios el sistema de materias quedará descartado por carecer de
estabilidad, ya que la subjetividad es mayor por cuanto el contenido puede ser percibido
de forma diferente por distintas personas.
En un archivo de oficina el criterio más claro y fácil de aplicar es el orgánico, ya que
cualquier empleado conoce su servicio, la división en negociados y, dentro del que se
encuentre, las series documentales que produce.
Para un archivo general el criterio más adecuado es la mezcla de lo orgánico y lo
funcional, ya que en el archivo general se archivan los documentos de la institución a lo
largo de la historia. Con el tiempo las oficinas y estructuras orgánicas van cambiando;
– 31 –
sin embargo, las funciones suelen mantenerse, unas más ampliadas, otras mermadas,
algunas desaparecen y otras son de nueva creación.
• ¿Cómo se elabora un cuadro de clasificación?
Se conoce la estructura orgánica de la institución (dirección, servicio, negociado), se
conocen las funciones de esos órganos productores de documentos, se conocen las
actividades que se materializan en series documentales. El cuadro de clasificación de los
documento de la oficina se elaborará jerarquizando esa información, ya se mencionó que
el más adecuado y fácil para una oficina es el orgánico. Teniendo presente el
organigrama de la institución se descenderá desde el órgano superior hasta llegar al
inferior, haciendo colgar de este último las series. Se empleará una estructura en árbol,
numerando los epígrafes.
Por ejemplo:
1. SECRETARÍA GENERAL
1.1. RECURSOS HUMANOS
1.1.1. Personal
1.1.1.1. Expedientes personales
1.1.1.2. Expedientes de acceso a la función publica
1.1.1.3. Expedientes de acceso a personal laboral
1.1.1.4. Oferta pública
1.1.2. Habilitación
1.1.2.1. Boletines variaciones de nóminas
1.1.2.2. Declaraciones IRPF
1.1.2.3. Nominas
– La ordenación:
La ordenación se aplica sobre cada serie documental, no sobre todo el archivo, el
tratamiento que se da a este último es la clasificación o la organización. La ordenación
es el siguiente paso a la clasificación, dentro de la organización del archivo de oficina, de
manera que el expediente estará incluido dentro de su grupo o clase, y en el lugar que le
corresponde.
– 32 –
¿Qué criterio se sigue para ordenar una serie documental?
Generalmente, será el criterio de búsqueda o de localización. Es decir, se ordenan
las series documentales fijando un criterio que permitirá localizar un documento entre
diez, veinte, cincuenta, cien o más documentos de la misma serie documental. Una serie
siempre es tramitada de la misma manera, siguiendo siempre el mismo procedimiento.
Por ello, cuando se quiere ordenar una serie documental se deben buscar los elementos
del contenido que sirven para diferenciar un expediente de otro. Por ejemplo:
el nombre del interesado (persona física o jurídica).
el emplazamiento.
el año del documento o la fecha completa.
el número de registro de entrada.
• Tipos de ordenación:
1. La ordenación alfabética: consiste en la utilización de las letras de alfabeto como
criterio de ordenación. La ordenación alfabética puede ser alfabética onomástica,
alfabética topográfica o alfabética de materias. Es el sistema ideal para archivos
de gestión pequeños, es decir, con poco volumen de documentos. Este sistema
obliga a intercalar los documentos en el lugar alfabético que les corresponde y
por lo tanto ha dejar espacio libre, si los documentos son muy voluminosos
desistiremos de este método. A la hora de ordenar alfabéticamente se deben
seguir unos criterios o reglas de encabezamientos que normalicen el acceso a la
documentación.
Reglas generales de ordenación alfabética
La alfabetización se hace palabra a palabra y dentro de ella letra por letra. No se
tendrá en cuenta la conjunción “y” cuando une dos apellidos.
ABAD, Jesús ABAD RICO, José ABAD Y ZABALA , Francisco ACOSTA Y LA TORRE, Andrés
No se consideran una sola letra, sino como dos letras: CH, LL, RR.
CASADO LÓPEZ, Francisco
CHECA RODRÍGUEZ, Elvira
CORONAS RUIZ, África
– 33 –
Reglas generales de ordenación alfabética (Continuación)
LLERAS, Arturo
LOPEZ JIMENEZ, Gonzalo
Siempre se posponen las preposiciones que preceden a los apellidos.
UNAMUNO, Miguel de
VEGA, Garcilaso de la
VALLE-INCLAN Y PEÑA, Ramón María del
Si el nombre de una ciudad va precedido de un artículo este se une al nombre.
LA CORUÑA, y no CORUÑA, LA
LA RIOJA, y no RIOJA, LA
Cuando los nombres de organismos tienen artículos estos se posponen.
EQUITATIVA, LA
UNIÓN Y EL FENIX, LA
No conviene emplear abreviaturas de organismos, salvo que estos sean más
conocidos por el nombre abreviado.
AEG
CAMPSA
RENFE
UNESCO
2. Ordenación cronológica: se ordena de acuerdo a la fecha en la que el documento
ha sido tramitado, es muy utilizada en documentos anuales: presupuesto
municipal, inventario de bienes, padrón de impuestos; o en expedientes donde la
fecha tiene relación con otros documentos, por ejemplo, los expedientes de
gastos, las liquidaciones, los arqueos, etc., los cuales tienen asientos contables
donde la fecha puede ser criterio de búsqueda. El orden cronológico sigue el
siguiente criterio: Año, mes y día.
3. Ordenación numérica: cuando se ordena siguiendo la sucesión de números
naturales de menor a mayor. Puede ser el número de registro general de entrada,
por lo que se tendría una ordenación combinada: número y año, ya que el
registro comienza todos los años en el número 1. Lo mismo ocurriría si se
ordenara por los registros auxiliares que tienen algunas oficinas. También se
puede utilizar la numeración del uno al infinito, este criterio se utiliza cuando se
– 34 –
manejan grandes volúmenes de documentos, ahora bien, requiere la utilización
de índices (manuales o bases de datos) para relacionar el número del expediente
con el dato de búsqueda.
Los criterios de ordenación pueden combinarse, se pueden ordenar los documentos
por años (criterio cronológico) y dentro del año por personas o entidades (criterio
alfabético), de este modo se archiva normalmente la correspondencia.
– 35 –
– La descripción:
La descripción es la fase en la cual se aborda la necesidad de tener unos
instrumentos que ayudan a la oficina a saber con qué documentos está trabajando, en
que fase del trámite están y dónde se encuentran físicamente. Debemos hablar de dos
tipos de instrumentos: los de control y los de recuperación de la información.
1. Instrumentos de control:
Registro auxiliar de entrada y salida de documentos de una determinada
oficina o departamento. Cada Ayuntamiento organiza sus oficinas de acuerdo con
sus necesidades, el hecho de que exista más de un registro en una corporación
favorece el tener un mayor conocimiento de los documentos que se tramitan en
esas oficinas: cuántos documentos han entrado y cuántos han salido.
Fichas de seguimiento de expedientes (manuales o informatizadas) sirven
para saber en qué fase del trámite administrativo se encuentra un expediente, en
estas fichas se anotan los datos identificativos del expediente y cada uno de los
documentos que lo componen y fecha de los mismos. Por ejemplo: Número y año
del expediente, datos del interesado, asunto, informes preceptivos y fecha,
notificaciones y fecha, documentos requeridos y fechas de su aportación,
liquidaciones y fechas, resolución y posibles recursos.
Fichas o testigos de control de préstamo de documentos: son una
herramienta muy eficaz que evita la pérdida de tiempo en buscar expedientes
prestados y sirve para recordar la persona que ha pedido los documentos. Suele
tener forma de cuadernillo de hojas de colores autocopiativas (dos o tres hojas),
donde se anotan: los datos de identificación del documento, quién lo ha pedido,
cuándo lo ha sacado, firmas de la persona que se lo lleva y de la persona
responsable del documento, fecha en la que el documento se devuelve. Si son
dos hojas una se colocará en el lugar que ocupaba físicamente el documento y la
otra permanecerá en el cuadernillo, formando un registro de préstamo de
documentos. Ese registro permite saber quién se ha llevado el documento y, en
caso necesario, reclamar las demoras.
2. Instrumentos de recuperación de la información archivada:
En el archivo de oficina pueden darse dos situaciones: la primera, que las
series documentales no sean muy voluminosas y, por lo tanto, si estas están bien
ordenadas localizaremos a golpe de vista el documento. Y, en segundo lugar, que
tengamos una serie documental muy voluminosa y para encontrar un documento
– 36 –
concreto tengamos que utilizar una fichas manuales o informatizadas que vinculan el
contenido del documentos con la localización física del mismo en la estanterías, en
las cajas o en las carpetillas colgantes. Las fichas si son manuales seguirán el
criterio de ordenación de las series (alfabético, cronológico o numérico).
– Las instalaciones en el archivo de oficina:
Un emplazamiento y unas instalaciones adecuadas ayudan a facilitar el trabajo y a
conservar los documentos, es importante mantener la integridad física y funcional de
cada documento para que en todo momento este disponible al uso y consulta.
Descripción de los fondos documentales
INSTRUMENTOS
De Control
De recuperación de la información
Sirven para
Nos informan sobre
Tipos
Gestionar rápida y eficazmente
Cuántos documentos han entrado o salido de nuestra oficina
En qué fase del trámite se encuentra un documento
Dónde están físicamente los documentos
Registro auxiliar de entrada y salida
Ficha de seguimiento de expedientes
Ficha de control de préstamos de documentos
Índices
Tipos
Se utilizan cuando
La serie es muy voluminosa y / o
La búsqueda de una unidad documental
se realiza atendiendo a diferentes datos
Automatizados
Bases de datos
Manuales
Alfabético-onomásticos
Alfabético-topográfico (emplazamiento)
De materias
Cronológico
Numérico
– 37 –
Manipulación inadecuada de los documentos: señalización de páginas doblando
esquinas, escribir notas o apostilla marginales en documentos originales, subrayar
textos, forzar los documentos para hacer copias, coser los documentos con grapas, clips
o gomas, perforar los documentos para meterlos en cuadernos de anillas, almacenar
apilando o abandonando en ventanas o lugares con mucha luz natural, utilización de
papel reciclado, forzar la capacidad de las carpetas o archivadores, etc.
El uso que se dé a los documentos y su instalación en un mobiliario y contenedores
adecuado ayudaran a preservarlos del deterioro. Los documentos son testimonio de los
actos de la administración y de los administrados y, en un futuro no muy lejano pasaran
a ser fuente para el estudio de la historia del municipio, de la institución municipal y de
sus vecinos.
El mobiliario debe ser metálico, siempre que esté pintado con recubrimientos
anticorrosivos estables, y que carezca de aristas o salientes que dañen los documento o
al personal. El mobiliario de madera conlleva unos riesgos: es de fácil combustión y
resulta ser un manjar exquisito para algunos insectos.
La oficina moderna está vinculada a una estética donde priman los espacios abiertos,
diáfanos y las mesas limpias de papeles. Eso se traduce en la falta de espacio para
conservar y organizar los documentos archivados. Tener un archivo de oficina adecuado,
aun en una habitación separada de la mesa de trabajo, es imprescindible para la buena
gestión de la administración y para atender eficazmente al ciudadano.
Si los expedientes que se tienen que archivar no son muy voluminosos bastará con
la utilización de archivadores o armarios de carpetillas colgantes. Pero si se trata con
documentos muy voluminosos que deben guardarse en cajas, se necesitaran armarios
con baldas o estanterías. Estas baldas deben estar diseñadas para poder aguantar 50
kilogramos de peso.
Los contenedores de los documentos ya sean cajas o carpetillas deben ser de cartón
neutro, se deben desechar las de plástico o las que llevan elementos oxidables o
pestaña que puedan dañar el contenido.
Armarios, estanterías, planeros, cajas o carpetillas deben proteger los documentos
de la luz, de la contaminación y del polvo, pero no deben ser herméticos, tienen que
permitir la circulación del aire.
– 38 –
Instalaciones en el archivo de oficina
Uso dado a los documentosy su conservación
Las instalaciones y el equipamientoadecuados favorecen la conservación
Instalaciones Moviliario metálico, no de madera
Pintura anticorrosiva
Sin salientes ni aristasSeguridad y comodidad
Contenedores delos documentos Cajas, carpetas, carpetillas o sobres
Utilizar cartón en lugar de plástico
Cartón y papeles neutros
Facilitar la ventilación de los documentos
2.4. La transferencia de documentos al archivo general
La transferencia es el procedimiento habitual de ingreso de los documentos en el
archivo general, se transfieren fragmentos de series documentales, es decir, aquellos
documentos cuyo trámite administrativo ha finalizado.
Las transferencias son un proceso que debe estar bien organizado desde el
comienzo, para ello debe saberse: qué documentos se van a transferir, cuándo, cómo
deben prepararse, en qué condiciones físicas se transfieren los documentos, cómo se
describen, etc.
– 39 –
1. Qué documentos se transfieren: los documentos de archivo, es decir, ejemplares
únicos y no múltiples.
2. Cuándo deben ser trasferidos los documentos: se transfieren los documentos cuyo
trámite este finalizado y siempre que la frecuencia de consulta por parte de la oficina
sea escasa. Las transferencias deben seguir un calendario acordado con el Archivo
General.
3. Cómo se debe preparar los documentos para transferirlos:
El primer paso que se dará será revisar todos los documentos y expedientes para
que no falte ninguno.
A la hora de revisar los documentos se aprovechará para eliminar todos los
ejemplares duplicados, fotocopias y documentación de apoyo informativo que se
haya acumulado en los expedientes.
Cada expediente debe ir individualizado en una carpetilla, donde consten los
siguientes datos de identificación: número de expediente (si lo tiene), asunto de
que trata y período cronológico.
Las transferencias desde las oficinas se realizan enviando fracciones
cronológicas de series documentales, por ello es importante recordar lo que es la
clasificación y la ordenación; es decir, se separan en grupos los documentos,
grupos que responden a un mismo procedimiento y actividad de la oficina, y
luego esos grupos son ordenados internamente según el criterio de ordenación
de cada serie.
4. Descripción de los documentos transferidos: el procedimiento de la transferencia
debe ir acompañado siempre de un documento donde se identifique y describa el
contenido de los documentos ingresados. Dicho documento es muy importante por
dos aspectos: por una parte, es el principal instrumento de información que el archivo
receptor tiene sobre la documentación ingresada, pero además es un documento
administrativo de constancia interna muy valioso, ya que al estar firmado y validado
por el responsable de los documentos que se transfieren hace las veces de “Acta de
Entrega”, la cual es a su vez firmada por el responsable del archivo receptor una vez
cotejada la información.
El modelo de impreso utilizado en las transferencias recibe el nombre de
“Relación de Entrega”.
– 40 –
Los campos que componen esta Relación son los siguientes:
Oficina productora.
Nombre de la serie documental. Las series documentales se separan, por lo que
se rellenaran tantas hojas de relación como series se envíen al archivo.
Fecha del documento, al menos el año.
Número de orden del documento dentro de la relación.
Contenido del documento.
Conservación del documento, a rellenar por el archivero si el documento es de
custodia permanente o temporal.
Signatura del documento, localización topográfica del documento dentro del
archivo (a rellenar por el archivero)
Código de clasificación: números que se le dan a esa serie documental en el
Cuadro de Clasificación dentro del Archivo (a rellenar por el archivero).
5. Formalizada la transferencia:
El Archivo comprobará lo reseñado en la hoja de transferencia y la
documentación recibida. En el supuesto de que no haya coincidencia la hoja será
devuelta a su remitente para subsanar los errores.
Se devolverá a la oficina un ejemplar de la hoja de transferencias, firmada y
sellada por el Archivo, como confirmación de que la transferencia ha sido
realizada, en ella se incluye la signatura topográfica que se le haya adjudicado en
el Archivo.
Esta signatura debe ser utilizada como referencia siempre que se solicite una
consulta o préstamo de documentos al Archivo.
Las hojas de transferencia o relaciones de entrega serán guardadas y ordenadas
por la oficina remitente y conocidas por todo su personal.
– 41 –
3. El acceso a los documentos en los Archivos de oficina. La Ley de protección de datos
“El derecho de acceso a los archivos y registros administrativos es, sin
duda, el más trascendental y esta llamado a transformar radicalmente los
hábitos tradicionales de nuestra Administración, que a partir de ahora está
emplazada a actuar en despachos de cristal, a la vista de todos los
ciudadanos y no solo de los interesados en cada procedimiento en
concreto”.10
3.1. El acceso a los documentos en los Archivos de oficina
– Servicio a la Administración productora
Cuando se habla del servicio que presta el archivo de oficina a la Administración se
refiere a dar información, a facilitar la consulta o a prestar los documentos de la oficina a
otros funcionarios o empleados municipales en el desempeño de sus labores, así como
a los miembros de la Corporación, tanto del equipo de gobierno como a los concejales
de la oposición.
En realidad este servicio no presenta ningún problema a la hora de dar información a
cualquier trabajador municipal durante el ejercicio de sus funciones, salvo tomar en
cuenta las precauciones de conservación y control del préstamo mencionados con
anterioridad:
no dividir o fragmentar los documentos
llevar un registro del control de préstamos
Sin embargo, cuando el préstamo o la consulta lo efectúan los miembros de la
Corporación y, concretamente, los concejales de la oposición se debe de tener en
cuenta el ROF11, artículos 14, 15, 16 y 84.
Artículo 14. Cómo solicitar la información:
“[...]
10 García de Enterria, E. Y Fernández Rodríguez, T. R. Curso de derecho administrativo II. Madrid, Civitas, 1993, p 467 11 R.D. 2568/86, de 28 de noviembre, Reglamento de Organización, funcionamiento y régimen jurídico de las Entidades Locales.
– 42 –
1. Todos los miembros de las Corporaciones Locales tienen derecho de
obtener del Alcalde o Presidente o de la Comisión de Gobierno (ahora Junta
de Gobierno Local) cuantos antecedentes, datos o informaciones obren en
poder de los Servicios de la Corporación y resulten precisos para el
desarrollo de su función.
2. La petición de acceso a las informaciones se entenderá concedida por
silencio administrativo en caso de que el Presidente o la Comisión de
Gobierno (Junta de Gobierno) no dicte resolución o acuerdo denegatorio en
el término de cinco días, a contar desde la fecha de la solicitud.
[...]
4. En todo caso, la denegación del acceso a la documentación informativa habrá de
hacerse a través de resolución o acuerdo motivado. “
Artículo 15. Casos en los que la información no puede negarse.
“No obstante lo dispuesto en el nº 1 del artículo anterior los servicios administrativos
locales estarán obligados a facilitar la información, sin necesidad de que el miembro
de la Corporación acredite estar autorizado, en los siguientes casos:
a) Cuando se trate del acceso de los miembros de la Corporación, que ostenten
delegaciones o responsabilidades de gestión, a la información propia de las
mismas.
b) Cuando se trate del acceso de cualquier miembro de la Corporación a la
información y documentación correspondiente a los asuntos que hayan de ser
tratados por los órganos colegiados de que formen parte, así como a las
resoluciones o acuerdos adoptados por cualquier órgano municipal.
c) Cuando se trate del acceso de los miembros de la Corporación a la
información o documentación de la Entidad Local que sean de libre acceso
para los ciudadanos”.
Artículo 16. Cómo se realizan las consultas o préstamos de documentos:
“1. La consulta y examen concreto de los expedientes, libros y documentación en
general se regirá por las siguientes normas:
a) La consulta general de cualquier expediente o antecedentes documentales
podrá realizarse, bien en el Archivo General o en la dependencia donde se
encuentre, bien mediante la entrega de los mismos o copias al miembro de la
Corporación interesado para que pueda examinarlos en el despacho o sala
– 43 –
reservados a los miembros de la Corporación. El libramiento de copias se
limitará a los casos citados de acceso libre de los concejales a la información
y a los casos en que ello sea expresamente autorizado por el presidente de la
Comisión de Gobierno (Junta de Gobierno).
b) En ningún caso los expedientes, libros o documentación podrán salir de la
Casa Consistorial, o de las correspondientes dependencias y oficinas locales.
c) La consulta de los Libros de Actas y de los Libros de Resoluciones del
Presidente deberá efectuarse en el Archivo o en Secretaría General.
d) El examen de expedientes sometidos a sesión podrá hacerse únicamente en
el lugar en que se encuentre de manifiesto a partir de la convocatoria.
2. En el supuesto de entrega previsto en el apartado a) del número anterior y a
efectos del oportuno control administrativo el interesado deberá firmar acuse
recibo y tendrá la obligación de devolver el expediente o documentación en un
término máximo de cuarenta y ocho horas, o antes, en función de las
necesidades del trámite del expediente en cuestión.
3. Los miembros de la Corporación tienen el deber de guardar reserva en relación
con las informaciones que se les faciliten para hacer posible el desarrollo de su
función, singularmente de las que han de servir de antecedente para decisiones
que aún se encuentran por adoptar, así como para evitar la reproducción de la
documentación que puede serles facilitada en original o copia para su estudio”
Finalmente, hay que tener en cuenta el artículo 84 del ROF, que habla de los
documentos que deben ser consultados por los Concejales y que van ha ser tema
de decisión en el Pleno de la Corporación:
“Toda la documentación de los asuntos incluidos en el orden del día que debe
servir de base al debate y, en su caso, votación, deberá estar a disposición de
los miembros de la Corporación desde el mismo día de la convocatoria en la
Secretaría de la misma.
Cualquier miembro de la Corporación podrá, en consecuencia, examinarla e
incluso obtener copias de documentos concretos que la integre, pero los
originales no podrán salir del lugar en que se encuentren puestos de manifiesto”.
– 44 –
– Servicio a los ciudadanos
El archivo de oficina tiene la obligación de facilitar el contenido de los documentos
custodiados en el mismo mediante la consulta o la reproducción de los mismos.
La Constitución Española (CE) en su artículo 20 proclama la Libertad de información
como un derecho fundamental de las personas y en su artículo 105b) nos dice:
“[...] La ley regulará [...] el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros
administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, a la
averiguación de delitos y a la intimidad de las personas [...]”
Igualmente, el derecho a la información que tienen los ciudadanos se encuentra
recogido en la Ley Reguladora de la Bases de Régimen Local, Ley 7/85, de 2 de abril:
Artículo 18.1 : Derechos y deberes del ciudadano
“e) Ser informado previa petición razonada, y dirigir solicitudes a la
Administración municipal en relación a todos los expedientes y documentación
municipal, de acuerdo con lo previsto en el artículo 105 de la Constitución”.
Artículo 70:
“3. Todos los ciudadanos tiene derecho a obtener copias y certificaciones
acreditativas de los acuerdos de las Corporaciones locales y sus
antecedentes, así como a consultar los archivos y registros en los términos
que disponga la legislación de desarrollo del artículo 105 b) de la
Constitución. La denegación o limitación de este derecho, en todo cuanto
afecte a la seguridad y defensa del Estado, a la averiguación de delitos o a la
intimidad de las personas, deberá verificarse mediante resolución motivada.”
La combinación de ambos artículos de la Constitución, reiterados en la Ley de
Bases, conforma los perfiles que constituyen el derecho del ciudadano a conocer la
información relativa a la cosa pública, de una forma amplia y sin otros límites que los que
la ley contemple.
No sería aceptable que en una sociedad democrática sus administradores
mantengan en secreto el resultado de su propia actividad, como no es aceptable que los
ciudadanos carezcan de la posibilidad de conocer y controlar los elementos que
conforman la gestión pública.
La Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y Procedimiento
Administrativo Común, Ley 30/92, recoge el mandato constitucional del regular el acceso
– 45 –
a archivos y registro públicos. Y es en ella donde se trata del acceso a los documentos
propios de un archivo de oficina: donde se encuentran documentos en trámite y
documentos tramitados.
Se debe de tener en cuenta que cuando se habla del derecho del ciudadano a
obtener información, la Ley 30/92 diferencia INTERESADO de CIUDADANO. Aunque el
concepto de ciudadano, englobe al de interesado en algunos casos, como se verá más
adelante.
Se recordará que en esta Ley como en la de 1958 los INTERESADOS tienen
derecho a conocer el estado de la tramitación de los procedimientos, derecho que será
ejercido respecto a procedimientos en curso. Mientras que el derecho de acceso para los
CIUDADANOS se refiere a procedimientos terminados en la fecha de la solicitud.
El artículo 31.1 define el concepto de interesado diciendo:
“Se consideran interesados en el procedimiento administrativo:
a) Quienes lo promuevan como titulares de derechos o intereses legítimos
individuales o colectivos.
b) Los que, sin haber iniciado el procedimiento, tengan derechos que puedan
resultar dañados por la decisión que en el mismo se adopte.
c) Aquellos cuyos intereses legítimos, individuales o colectivos, puedan resultar
afectados por la resolución y se personen en el procedimiento en tanto no
haya recaído resolución definitiva, [...]”
Los interesados pueden actuar mediante representantes, los cuales tienen que estar
suficientemente identificados, ver el artículo 32 de la citada Ley.
Según el artículo 35 los ciudadanos en sus relaciones con las Administraciones
públicas tienen los siguientes derechos:
“a) A conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitación de los
procedimientos, en los que tengan la condición de interesado, y obtener
copias de los documentos contenidos en ellos.”
En el archivo de oficina el ciudadano solo podrá consultar los documentos que estén en trámite siempre que se identifique como interesado.
– 46 –
Pero el ciudadano, además, según el artículo 35 tiene derecho:
“h) Al acceso a los registros y archivos de las Administraciones Públicas en los
términos previstos en la Constitución y en está u otras leyes.”
Y este derecho viene regulado por el artículo 37:
“1. Los ciudadanos tiene derecho a acceder a los registros y a los documentos
que, formando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos
[...] siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos terminados
en la fecha de la solicitud.”
Ahora bien, el derecho a consultar o copiar los documentos públicos tiene unos
límites. Este mismo artículo habla de las limitaciones que tiene el acceso a los
documentos de procedimientos cerrados12:
“2. El acceso a los documentos que contengan datos referentes a la intimidad de
las personas estará reservado a éstas…”
“5. El derecho de acceso no podrá ser ejercido respecto a los siguientes
expedientes:
[…]
b) Los que contengan información sobre la Defensa Nacional o la Seguridad
del Estado.
c) Los tramitados para la investigación de los delitos cuando pudiera ponerse
en peligro la protección de los derechos y libertades de terceros o las
necesidades de las investigaciones que se estén realizando.
d) Los relativos a materias protegidas por el secreto comercial o industrial
e) Los relativos a actuaciones administrativas derivadas de la política
monetaria.”
“6. Se regirán por disposiciones específicas:” (es decir, existen leyes concretas
que regulan el acceso a documentos que tratan de determinadas materias)
a) El acceso a los archivos sometidos a la normativa sobre materias
clasificadas.13
b) El acceso a documentos y expedientes que contengan datos sanitarios
personales de los pacientes.14
12 Existe legislación específica sobre materias que son de acceso restringido, que se encuentra recogida en el anexo sobre legislación de acceso que aparece al final de este trabajo 13 Ley 9/1968,de 5 de abril, de Secretos Oficiales, modificada por la Ley 48/1878, de 7 de octubre. 14 Ley 14/1986, de 25 de abril, General de Sanidad.
– 47 –
c) Los archivos regulados por la legislación de régimen electoral.15
d) Los archivos que sirvan a fines exclusivamente estadísticos dentro del
ámbito de la función estadística pública.16
e) El Registro Civil y el Registro Central de Penados y Rebeldes y los
registros de carácter público cuyo uso este regulado por una ley.17
f) El acceso a los documentos obrantes en los archivos de las
Administraciones Públicas por parte de las personas que ostenten la
condición de Diputado de las Cortes Generales, Senador, miembro de una
Asamblea Legislativa de Comunidad Autónoma o de una Corporación
Local.18
g) La consulta de fondo documentales existentes en los Archivos Históricos.19
El acceso también puede verse afectado por disponibilidad de medios y tiempo que
tenga cada Administración:
“7. El derecho de acceso será ejercido por los particulares de forma que no se
vea afectada la eficacia del funcionamiento de los servicios públicos,
debiéndose formular petición individualizada de los documentos que se
deseen consultar, sin que quepa, salvo para su consideración con carácter
potestativo, formular solicitud genérica sobre una materia o conjunto de
materias […]”
Finalmente, este artículo deja bien claro:
“8. El derecho de acceso conllevará el de obtener copias o certificados, de los
documentos cuyo examen sea autorizado por la Administración, previo pago,
en su caso, de las exacciones que se hallen legalmente establecidas”.
En muchas Administraciones las copias de los documentos son selladas, rutina que
resulta útil ya que evita la entrega de copias que no hallan sido cotejadas por la oficina
productora.
15 Ley Orgánica 5/1985, de 19 de junio, de Régimen Electoral y Ley Orgánica 13/94, de 30 de marzo, que modifica la de Régimen General de Elecciones. 16 Ley 12/1989, de 9 de mayo, de la Función Estadística Pública y Ley 4/1996, de 10 de enero de Padrón Municipal de Habitantes. 17 Por ejemplo, la Ley 8 de junio de 1957, de Registro Civil. 18 Ver artículos 14, 15 y 16 del ROF , para el caso de los miembros de las Corporaciones Locales. 19 Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Español y Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid.
– 48 –
El límite entre la libertad de acceso o la restricción del acceso a los documentos
públicos en muchos casos resulta difícil de establecer, la leyes pueden ser ambiguas e
interpretables, no debería se el empleado público el que decidiera qué se puede
consultar y qué no, pero mientras se crea un manual de procedimiento o de acceso a los
documentos municipales, bien puede valer el estudio elaborado por el Grupo de
Archiveros Municipales de Madrid que consiste en la elaboración de un cuadro de
clasificación, valoración y acceso de los documentos de sus archivos. Las distintas
series documentales están valoradas como libres o de acceso restringido, y el cuadro se
ve ampliado por un estudio de los documentos de aquellas series que han sido
consideradas de acceso restringido.20
3.2. La Ley de protección de datos de carácter personal
– Estado democrático y social: el derecho de información, el derecho de intimidad personal y el derecho de acceso a los documentos públicos.
La promulgación de la Constitución Española de 1978 (CE), punto de partida de
nuestro actual ordenamiento jurídico, nos introduce en lo que se define como un Estado
Social y Democrático de Derecho, en el que las actuaciones de los poderes públicos y
las de los ciudadanos deben someterse a los principios de legalidad, de seguridad
jurídica y de transparencia.
La participación de los ciudadanos constituye la esencia de las instituciones
democráticas. Todas las libertades reconocidas en el artículo 20.1 de la CE son muy
importantes para que exista una comunicación libre, es decir, para que exista una
sociedad democrática. Una de las libertades más importantes es el derecho a la información, reconocido en el apartado d) de dicho artículo:
“Derecho [...] a comunicar o recibir libremente información veraz por cualquier medio
de difusión...” 21
Este derecho permite al ciudadano “conocer las opiniones de otros, ponderarlas,
vencer con ello prejuicios y estimular la comprensión de quienes piensan distinto”.22
Esta libertad tendrá unos límites: Los derechos fundamentales de la persona
reconocidos en la CE y, especialmente, el derecho al honor, a la intimidad y a la
20 XIV Jornadas de Archivos Municipales. “El Acceso a los documentos Municipales”.Parla 23-24 de Mayo de 2002. 21 Constitución Española de 1978, artículo 20.1 d). 22 Las palabras entrecomilladas pertenecen a la jurisprudencia del tribunal constitucional.
– 49 –
propia imagen (derecho fundamental recogido en el artículo 18.1) que es la base de la
legislación que a continuación comentamos23:
Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, de Protección Civil del derecho al honor, a la intimidad personal y a la propia imagen24, la cual dota de especial
protección a los datos que revelen la ideología, la religión o las creencias, o los
que hacen referencia al origen racial, a la salud y a la vida sexual de las personas.
Ley de Bases de Régimen local25 que amplía el concepto de intimidad al
establecer que los datos del padrón municipal, entre los que se incluyen el lugar y
fecha de nacimiento, domicilio habitual, nº de DNI y titulación académica, son
confidenciales.
Reglamento del Registro Civil26 que protege la información relativa a la filiación
de la persona, cambio de sexo, privación o suspensión de patria potestad o
cambio de apellidos.
Ley de Función Estadística Pública27, que en el capitulo III regula el secreto
estadístico y entiende por datos personales los referentes a las personas físicas o
jurídicas, que o bien permitan la identificación inmediata o bien conduzcan por su
estructura, contenido o grado de desagregación, a la identificación individual de la
misma.
– La sociedad de la información. Protección de datos de carácter personal.
La información se ha convertido en un bien de extraordinario valor, son muchos los
que califican a la información como el autentico poder de las sociedades avanzadas.
La información, de todo tipo, incluso la que revela aspectos íntimos de la
personalidad, se ha convertido en un bien de consumo; hay una gran demanda social de
información: el político, el empresario, el comerciante necesitan para desarrollar su
trabajo cada día más información.
Se comprende pues que en una Sociedad democrática el Estado y las instituciones
públicas entren a formar parte de la lucha que se establece entre el principio de la
libertad de información, componente necesario de una sociedad libre, pluralista e
23 Mencionaremos aquí sólo la normativa más importante en relación con la protección de datos de carácter personal para poder centrar este tema y las responsabilidades que se derivan de esta normativa para los responsables de las oficinas municipales. 24 Ley Orgánica 1/1982, de Protección Civil del Derecho al Honor, a la Intimidad Personal y a la Propia Imagen. (B.O.E. de 14/05/1982). 25 Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las bases del régimen local. (B.O.E. 03/04/1985). 26 Ley 8 de junio de 1957, de Registro Civil ( B.O.E. 10/06/1957). 27 Ley 12/1989, de 9 de mayo, de Función Estadística Pública (B.O.E.11/05/1989).
– 50 –
igualitaria y, el principio de defensa del ciudadano y de su esfera de intimidad personal y
familiar, componente necesario para que funcione una sociedad democrática.
Si ha esto sumamos el manejo o tratamiento de la información mediante las nuevas
tecnologías y la informática, vemos que en nuestra sociedad surge la preocupación por
el manejo que de nuestros datos se está haciendo.
Por ello la CE en su artículo 18 declara como derecho fundamental de la persona lo
siguiente:
“1. Se garantiza el derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la
propia imagen.
[...]
4. La ley limitará el uso de la informática para garantizar el honor y la intimidad
personal y familiar de los ciudadanos y el pleno ejercicio de sus derechos”
En esencia podemos decir que el artículo 18.4 constitucionaliza la defensa de del
derecho a la intimidad frente al uso indiscriminado de la informática.
Este es el principio que dio luz a la Ley de Protección de Datos de Carácter Personal,
la cual quiere regular la elaboración y almacenamiento de datos nominativos, el derecho
de los ciudadanos al acceso, rectificación y, en su caso, destrucción de datos
nominativos. Y que también regula la creación de una institución que se encargará de
vigilar el funcionamiento de las bases de datos que tengan almacenada información de
carácter nominativo, la Agencia de Protección de Datos.
– Objetivos de la Ley
Tanto la Ley Orgánica 15/99, de Protección de Datos de Carácter Personal, ley
estatal, como la Ley 8/2001, de Protección de Datos de Carácter Personal en la
Comunidad de Madrid, tienen por objeto garantizar y proteger lo concerniente al
tratamiento de datos personales, las libertades públicas y derechos fundamentales de la
persona, especialmente el honor e intimidad personal y familiar. Para ello regulan los
ficheros de datos de carácter personal; en primer lugar, definiendo qué son datos de
carácter personal, qué se entiende por fichero, por tratamiento de datos, por responsable
del fichero, etc. Y, en segundo lugar, definiendo los derechos de los ciudadanos.
Datos de carácter personal: Cualquier información concerniente a personas
físicas identificadas o identificables. Esta es una definición amplísima y va más allá
de lo que las leyes anteriormente mencionadas entienden por intimidad de las
personas.
– 51 –
Fichero: Todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que
fuere su forma o modalidad de creación, almacenamiento, organización o acceso.
Lo que podemos traducir por bases de datos informáticas o ficheros informáticos
con documentos de carácter personal que por su clasificación y ordenación
faciliten el acceso a la información nominal. También los ficheros manuales o
documentos cuya ordenación faciliten el acceso a los datos de carácter nominal.
Responsable del fichero o del tratamiento: Persona física o jurídica de naturaleza
pública o privada, u órgano administrativo que decida sobre la finalidad, contenido
y uso del tratamiento.
Encargado del tratamiento o usuario: La persona física o jurídica, autoridad
pública, servicio o cualquier otro organismo que, solo o conjuntamente con otros,
trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
La ley controla los ficheros existentes y los de nueva creación mediante la
elaboración de una Disposición y exigiendo la declaración de los mismos. La creación,
notificación o modificación de ficheros de datos de carácter personal se realizará
mediante una Disposición de carácter general que se publicará en el Boletín Oficial de
la Comunidad de Madrid.28 Esta Disposición debe de tener como contenido mínimo los
siguientes datos:
Finalidad de fichero.
Personas y colectivos sobre los que se pretende recabar datos de carácter
personal.
Procedimiento de recogida de datos.
Estructura del fichero y descripción de los datos de carácter personal incluidos.
Cesión a terceros de esos datos.
Órganos u órgano responsable del fichero.
Servicios o unidades ante los que se pudiese ejercitar el derecho de acceso,
rectificación, cancelación y oposición.
Medidas de seguridad del fichero.
28 Decreto 99/2002, de 13 de junio, de regulación del procedimiento de elaboración de disposiciones generales de creación, modificación y supresión de ficheros que contiene datos de carácter personal, así como su inscripción en el Registro de Ficheros de Datos Personales.(B.O.C.M. 20/06/2002)
– 52 –
Debemos preguntarnos: ¿qué ficheros de este tipo se tienen en un Ayuntamiento?;
los ficheros que estaban creados antes de la aparición de estas leyes, ¿es necesario
declararlos?; ¿quién es el responsable de estos ficheros?; ¿quién es el usuario?; ¿cómo
se declaran e inscriben los ficheros? Se podrían hacer muchas más preguntas, de
momento contestaremos las mencionadas, porque son las más directamente
relacionadas con el trabajo diario de las oficinas.
1. ¿Qué tipo de ficheros de datos de carácter personal se tienen en un Ayuntamiento?
Los hay manuales, en bases de datos, o son expedientes. Solo citaremos algunos a
modo de ejemplo:
Registro general de entrada y general de salida.
Fichero del personal.
Expedientes personales.
Padrón municipal de habitantes
Padrones de impuestos
Relaciones de domiciliados
Bases de datos de contribuyentes, de proveedores.
etc.
2. ¿Es necesario declarar los ficheros creados con anterioridad a la aparición de la
Ley?
Sí. Se declaran los existentes y los de nueva creación.
3. ¿Quién es el responsable del fichero?
Serán el Jefe de un Servicio, el jefe de un negociado o el responsable de los
servicios de administración.
4. ¿Quiénes son los usuarios del fichero?
Es el personal que tiene acceso a los datos como consecuencia de las tareas que
tiene encomendadas o para el desarrollo de sus competencias.
5. ¿Cómo se declaran e inscriben los ficheros?
La creación, modificación o supresión de ficheros de datos de carácter personal se
realizará mediante una Disposición de carácter general que será publicada en el
Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid, o en el diario oficial que corresponda. Los
artículos 5 hasta el 12, ambos incluidos, del Decreto 99/200229, hablan del trámite a
seguir para la elaboración del proyecto de Disposición, de la fase de alegaciones, de
los informes preceptivos y de la aprobación final de la Disposición. 29 Ver nota nº 28
– 53 –
Una vez aprobada la disposición los ficheros deben inscribirse en el Registro de
Ficheros de Datos Personales de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad
de Madrid, disponiendo para ello de un plazo de 15 días.
– Derechos de los ciudadanos
Es importante conocer los derechos de los ciudadanos protegidos por esta ley, ya
que en la relación diaria con los ciudadanos pueden darse situaciones de solicitud de
los datos nominales que a ellos les afecten.
Los interesados cuyos datos personales sean objeto de tratamiento deberán ser
previamente informados de los siguientes puntos:
De la existencia del fichero o tratamiento de datos de carácter personal, de la
finalidad de la recogida de esos datos y de los destinatarios de la información.
Del carácter obligatorio o facultativo de la respuesta a las preguntas que se les
plantean.
De las consecuencias de la obtención de datos o de la negativa a suministrarlos.
De la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y
oposición de los datos. Es decir, conocer qué datos tiene determinado fichero,
corregirlos si son equivocados, pedir su cancelación (si ello fuera posible); o
finalmente, oponerse a dar esos datos.
De la identidad y dirección del responsable del tratamiento, o en su caso, de su
representante.
Cuando se utilizan cuestionarios u otros impresos para la recogida de datos, deben
figurar de forma clara y legible las advertencias recogidas con anterioridad. Por eso, hoy
día, es frecuente ver en los cuestionarios de recogida de datos personales o en las
solicitudes dirigidas a la administración el siguiente texto:
“Los datos que se recogen, se trataran o se archivaran, con el
consentimiento del ciudadano, quien tiene derecho a decidir quién puede
tener sus datos, para qué los usa, solicitar que los mismos sean exactos y
que se utilicen para los fines que se recogen, con las excepciones
contempladas en la legislación vigente”30
Ahora bien, no se aplicará lo dispuesto anteriormente en los siguientes supuestos: 30 Texto sacado del modelo de solicitud empleado en los organismos administrativos de la Comunidad de Madrid.
– 54 –
Cuando expresamente una ley lo prevea.
Cuando los datos procedan de fuentes accesibles al público (como un repertorio
telefónico, diarios o boletines oficiales, o listas de personas pertenecientes a
grupos profesionales).
Cuando el tratamiento de los datos tenga fines históricos, estadísticos o científicos.
Tampoco se aplica los dispuesto anteriormente, cuando los datos se recogen para
el ejercicio de las funciones propias de la administración pública en el ámbito de
sus competencias. Aunque la Administración en el ejercicio de sus competencias
no está obligada a informar al ciudadano de la recogida y tratamiento de sus
datos, resulta ético y práctico informarles, ya que el derecho de acceso a los datos
y a su modificación está por encima del derecho de la Administración a obtener
datos sin consentimiento del interesado, derecho que entendemos se aplica en
casos muy excepcionales como cuando se trata de la seguridad del Estado, de la
averiguación de delitos, de investigaciones de índole sanitaria, o supuestos muy
especiales. En cualquier caso, la Administración está obligada a declarar esos
ficheros, como hemos dicho con anterioridad, mediante la Disposición de creación
y mediante su inscripción en el Registro de Ficheros de Datos Personales.
– La Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid
La Agencia de Protección de Datos tiene como misiones principales:
Informar, amparar y apoyar al ciudadano en el ejercicio de los derechos de
acceso, rectificación y cancelación.
Inscribir a los ciudadanos que lo soliciten en una sección de interesados en recibir
información periódicamente sobre los ficheros que contengan datos personales de
su titularidad.
Llevar el Registro de Ficheros de Datos de Carácter Personal, a través de él
cualquier persona podrá conocer la existencia del tratamiento de datos personales,
su funcionalidad y la identidad del responsable del tratamiento; ahora bien, la
Agencia no conoce los datos concretos almacenados.
Investigar las reclamaciones presentadas por los ciudadanos en materia de abuso
de la informática o del tratamiento de los datos personales contra la intimidad, en
la Administración de la Comunidad de Madrid, pudiendo proponer la iniciación de
procedimientos disciplinarios contra los responsables de los ficheros públicos.
– 55 –
4. El archivo municipal de El Escorial
El Archivo acoge los documentos producidos y recibidos por la institución municipal
durante el desempeño de sus funciones. Las distintas actividades que desarrolla la Casa
Consistorial en materias de urbanismo, sanidad, educación, medioambiente, cultura,
hacienda, etc., quedan reflejadas en documentos que sirven para garantizar la legalidad
de las actuaciones municipales y de los ciudadanos.
En nuestro Archivo la antigüedad de los documentos se remonta a la segunda mitad
del siglo XVI, época en la que comenzó a construirse el Monasterio de San Lorenzo de
El Escorial y en la que la pequeña aldea de El Escorial fue nombrada villa y pasó a ser
gobernada por un Alcalde Mayor. Desde entonces los documentos se han conservado
hasta llegar al presente año 2005.
El Archivo está formado por dos secciones: una histórica que contiene documentos
desde 1534 a 1960, con temas tan variados como urbanismo, acuerdos del concejo,
sanidad, hacienda, justicia, jornadas reales y el importantísimo fondo de protocolos
notariales (1563-1833). Y una sección contemporánea (1929 a 2005), en la que
encontramos la historia más reciente y viva de nuestro municipio; tanto, que la mayor
parte de esos documentos son básicos para el trabajo diario de la administración
municipal.
La riqueza histórica de los documentos guardados en el Archivo, junto a las no
menos importantes funciones y valores otorgados a los documentos contemporáneos
(valor fedatario, valor legal, valor fiscal, etc.), hacen de esta dependencia un lugar de
obligada visita y consulta para las propias oficinas municipales, para los ciudadanos y
para todas aquellas personas interesadas en conocer la historia de nuestro municipio.
El Archivo cuenta además con tres servicios especiales: en primer lugar, el préstamo
y consulta del Boletín Oficial del Estado (desde 1996 hasta mayo de 2002) y del Boletín
Oficial de la Comunidad de Madrid (desde 1996 hasta 2005); en segundo lugar, la
consulta de una biblioteca auxiliar formada por bibliografía específica de Historia de El
Escorial y de su entorno, a la que se suman obras de consulta sobre Historial Universal y
de España, recopilaciones legislativas y la sección de diccionarios; y por último, el
servicio de consulta y reproducción del fondo histórico microfilmado.
4.1. Cuadro de clasificación del Archivo Municipal de El Escorial.
El cuadro de clasificación del Archivo General es orgánico-funcional, la estructura
jerárquica del cuadro unas veces está enunciada por macro funciones propias de un
– 56 –
Ayuntamiento (antiguamente Concejo), y otras por instituciones u oficinas de ella, que
formaban o forman parte de él.
Esto ocurre porque recoge series documentales históricas, que hoy día no existen, y
ello permite a su vez la aparición de nuevas series, es por tanto un cuadro de
clasificación abierto.
Por ejemplo, en El Escorial existió una institución llamada Alcalde Mayor, éste estaba
por encima de los Alcaldes Ordinarios y de los Regidores, era el representante del Rey
en la villa y, entre sus múltiples competencias estaba la de impartir justicia en primera
instancia; por lo que de esa actividad han quedado como reflejo expedientes judiciales.
Otras competencias municipales como: educación, obras publicas, sanidad,
abastecimiento de agua, administración del presupuesto, cobro de impuestos han
existido y existen aún hoy día. Sin embargo, otra funciones son de nueva aparición:
medio ambiente, participación ciudadana, tercera edad, etc. Un resumen, incompleto, del
cuadro es el siguiente:
1. ORGANOS DE GOBIERNO
1.1. AUTORIDADES SUPRAMUNICIPALES
1.1.1. Autoridad Real
1.1.1.1. Autos acordados
1.1.1.2. Fueros
1.1.1.3. Ordenes
1.1.1.4. Reales provisiones
1.1.1.5. Privilegios
1.2. ALCALDE
1.2.1. Secretaría de alcaldía
1.2.1.1. Autos de Gobierno
1.2.1.2. Bandos
1.2.1.3. Correspondencia
1.2.1.4. Decretos
1.2.2. Protocolo
1.2.2.1. Libros de firmas
1.2.2.2. Expedientes de honores, distinciones y actos representativos
…
– 57 –
1.2.3. Alcalde como delegado Gubernativo
1.2.3.1. Expedientes de depuración
1.2.3.2. Expedientes judiciales
1.2.3.3. Tarjetas de armas
1.3. AYUNTAMIENTO EN PLENO
1.3.0.1. Expedientes de elección de cargos municipales
1.3.0.2. Expedientes de sesiones
1.3.0.3. Libros de actas.
…
1.6. COMISIÓN DE GOBIERNO
1.6.0.1. Expedientes de sesiones
1.6.0.2. Libros de actas
1.7. JUNTA DE GOBIERNO LOCAL
1.7.0.1 Expedientes de sesiones
1.7.0.2. Libros de actas.
2. SECRETARÍA / SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
2.1. SECRETARIA GENERAL
2.1.1. Secretaría y oficialía mayor
2.1.1.1. Certificados
2.1.1.2. Correspondencia
2.1.1.3. Registro de Intereses
…
2.1.2 Registro General
…
2.1.3. Contratación
2.1.3.1. Expedientes de contratación
2.1.3.2. Libros registro de plicas
…
2.1.5. Quintas y milicias
– 58 –
…
2.1.7. Elecciones
2.2. PERSONAL
2.2.1. Personal: funcionario, contratado, etc.
2.2.1.1. Expedientes de personal
2.2.1.2. Oferta de empleo público
2.2.1.3. Plantillas
…
2.2.2 Disciplina y control
2.2.2.1. Expedientes disciplinarios
…
2.2.3. Relaciones laborales
2.2.3.1. Convenios y pactos laborales
2.2.3.2. Expedientes de elecciones laborales
…
2.3. SERVICIOS JURIDICO
2.4. SANIDAD
2.5. OBRA Y URBANISMO
2.5.1. Planeamiento
2.5.2. Obras municipales
2.5.3 Obra particulares
2.5.4. Industrias / aperturas
…
2.7. EDUCACIÓN
…
2.10. SERVICIOS
2.10.1. Pósito
2.10.2. Mercados y abastos
…
2.10.4. Policía municipal
…
– 59 –
3. HACIENDA
3.1. JUNTAS ECONÓMICAS MUNICIPALES
3.2. CONTADURÍA
3.3. INTERVENCIÓN
3.3.1. Presupuestos
3.3.1.1. Cuenta general
3.3.1.2. Expediente de presupuesto
3.3.1.3 Libro mayor
3.3.1.4. Expediente de gasto
…
3.4. RENTAS Y EXACIONES
3.4.1. Impuestos
3.4.1.1. Actas de la Junta Pericial
3.4.1.2. Amillaramientos
3.4.1.3. Catastro
3.4.1.4. Padrones y matrículas
…
3.4.2. Tasas
…
3.5. TESORERÍA
3.5.1. Caja
3.5.2. Recaudación
3.5.2.1. Certificaciones de apremio
3.5.2.2. Hojas diarias de recaudación
3.5.2.3. Justificantes de ingresos
3.5.2.4. Justificantes de fallidos
3.5.2.5. Rendición de cuentas de la recaudación.
…
– 60 –
4.2. ¿Cómo se ha formado el archivo de El Escorial?
El archivo municipal de El Escorial conserva los documentos producidos por la
institución municipal desde la creación de este municipio como Villa, en 1565 por Felipe
II, hasta la actualidad.
El proceso de creación ha sido natural, por acumulación de documentos primero en
el arca de las tres llaves, más tarde en los armarios del despacho del Alcalde Mayor,
después del Secretario y, según los documentos fueron creciendo, en una habitación
aparte. El paso del tiempo no ha causado graves estragos sobre sus documentos, en los
Libros de Actas del Concejo se ven acuerdos en los que se velaba por la mejor
conservación e instalación de los mismos.
El desvelo de los antiguos Regidores unido a la política que viene practicando el
Ayuntamiento de El Escorial y la Comunidad de Madrid, han favorecido que hoy día el
archivo municipal de El Escorial sea un "gran tesoro" para el estudio de la historia; tanto
para el conocimiento del desarrollo de un municipio de realengo, El Escorial; como para
el estudio del Real Sitio de San Lorenzo de El Escorial.
En 1977 la directora del Servicio de Archivos y Bibliotecas de la Diputación Provincial
de Madrid retiró del Archivo Municipal de El Escorial "321 legajos de materia antigua,
para su catalogación y clasificación", trabajo que se realizó en el Archivo Histórico
Nacional.
Durante 1985, y dentro de Plan Regional para los Archivos Municipales de la
Comunidad de Madrid, el entonces llamado Centro Regional de Archivos realizó una
visita a los locales de Archivo del Ayuntamiento. Que sirvió para constatar que éstos no
se encontraban en condiciones de albergar los documentos de gestión, intermedios y,
menos aún, los históricos, cuyo traslado al municipio tenía el Ayuntamiento la intención
de solicitar.
Teniendo en cuenta todos estos factores y con la condición indispensable de que el
Ayuntamiento contara con un Ayudante de Archivos, sin el cual resultaría imposible el
traslado de los documentos históricos; se concedió, el 28 de septiembre de 1986, una
subvención para la adecuación del local del archivo y compra de mobiliario adecuado.
En 1987, se trasladó el fondo histórico del Ayuntamiento de El Escorial al citado archivo.
Poco después, en 1988, la Comunidad de Madrid concedió una subvención para la
microfilmación de 40 metros lineales de los documentos del archivo histórico municipal
Por su parte, el Ayuntamiento de El Escorial, que había adquirido el compromiso de
crear la plaza de Ayudante de Archivo, creó en 1990 la citada plaza. Contado desde
febrero de 1991 con una Ayudante de Archivo, y desde octubre de 1992, con un Auxiliar
– 61 –
Administrativo; ampliándose este equipo de trabajo en septiembre de 2004 con un
nuevo Auxiliar Administrativo.
Desde 1991 el crecimiento del Archivo General se realiza mediante transferencias
controladas de los documentos de las oficinas. Las oficinas productoras de acuerdo con
el archivo transfieren fragmentos de series, el trámite de los documentos transferidos
debe estar finalizado y su consulta no es muy frecuente.
A continuación se puede ver un modelo de “Relación de Entrega” para rellenar
manualmente, y un modelo de “Relación de Entrega” cumplimentado por ordenador.
– 62 –
– 63 –
ARCHIVO MUNICIPAL DE EL ESCORIAL RELACION DOCUMENTOS REMITIDOS
UNIDAD ADMINISTRATIVA TIPO DOCUMENTAL/SERIE DOCUMENTAL
AÑO
Nº
ORDEN
CONTENIDO DEL DOCUMENTO
CON SERVA CION
SIG.
CÓDIGO
2003 1 Responsabilidad civil, Fiestas San Bernabé 2003. MAPFRE
P 2.01.03.05
2003 2 Fiasgu 2003. MAPFRE P 2.01.03.05
2004 3 Salida senderismo 26-11-04. VITALICIO
P 2.01.03.05
2004 4 Exposición Pablo Neruda. FIATC P 2.01.03.05 2004 5 Senderismo 11-12-04. VITALICIO P 2.01.03.05 2004 6 Club de verano mes de Julio 2004.
VITALICIO P 2.01.03.05
2004 7 Campamento de verano 2004. VITALICIO
P 2.01.03.05
2004 8 Seguro Casa Miñana. VITALICIO P 2.01.03.05 2004 9 Renault kangoo Express. MAPFRE P 2.01.03.05 2004 10 Fiestas de San Bernabé 2004.
MAPFRE P 2.01.03.05
2004 11 Fiasgu 2004. MAPFRE P 2.01.03.05 2004 12 San Bernabé 2004 .VITALICIO P 2.01.03.05 2004 13 Camión recolector renault . MAPFRE P 2.01.03.05 2004 14 Salida senderismo 13-11-04.
VITALICIO P 2.01.03.05
2004 15 Vehículo basculante. MAPFRE P 2.01.03.05 2004 16 Exposición Santa Teresa. FIATC P 2.01.03.05 2005 17 Días sin cole en Navidad. VITALICIO P 2.01.03.05 2005 18 Ocio Noches. REALE P 2.01.03.05 2005 19 Salida senderismo 19-02-05.
VITALICIO P 2.01.03.05
Responsable de la Oficina Responsable del Archivo
El Escorial,........ de...................................................de 2005
CONTRATACIÓN PÓLIZAS DE SEGUROS
– 65 –
5. Anexos
5.1. Legislación general sobre acceso
Constitución Española, de 27 de diciembre de 1978. (BOE 29/12/78)
o Artículo 18. Sobre el honor, la intimidad personal y familiar
o Artículo 20. Libertad de información
o Artículo 23. Sobre la participación en los asuntos públicos
o Artículo 105 b). Garantiza el acceso de los ciudadanos a los archivos y
registros públicos.
LEY 7/85, de 2 de abril, Reguladora de las bases de régimen local. (BOE 3/04/85)
o Artículos : 10, 17, 18, 55, 56, 64, 69, 70 y 77
o Artículo 18: Son derechos y deberes de los vecinos. e) Ser informado previa
petición razonada, y dirigir solicitudes a la Administración Municipal en
relación a todos los expedientes y documentación municipal, de acuerdo a lo
previsto en el art. 105 b)
o Artículo 70.3 Todos los ciudadanos tienen derecho a consultar los archivos y
registros... y a obtener copias y certificaciones....
RDL 781/86, de 18 de abril, Texto refundido de las disposiciones legales vigentes
en materia de administración local. (BOE 22 Y 23/04/86)
RD 2568/86, de 28 de noviembre, Reglamento de organización, funcionamiento y
régimen jurídico de las Entidades Locales. (BOE 22/12/86)
o Artículos: 14, 15, 16, 32, 84, 152, 170, 171, 180, 203, 207 y 230
LEY 30/92, de 26 de noviembre, de Régimen jurídico de las Administraciones
Públicas y procedimiento administrativo común. (BOE 27/11/92
o Artículos: 4, 10, 35 y 37
LEY 4/99, de modificación de la Ley 30/92, de 26 de noviembre, de Régimen
jurídico de la administraciones públicas y del procedimiento administrativo común.
(BOE 14/01/99)
o Artículos 1.2 y 1.6
RD 208/96, de 9 de febrero, por el que se Regulan los servicios de información
administrativa y atención al ciudadano. (BOE 04/03/96)
LEY 16/85, de 25 de junio, del Patrimonio histórico español. (BOE 29/06/85)
o Artículos 57 y 62
– 66 –
RD 111/86, de 10 de enero, desarrollo parcial de la Ley 16/85, de Patrimonio
histórico español. (BOE 28/01/86)
LEY 4/93, de 21 de abril, de Archivos y patrimonio documental de la Comunidad
de Madrid. (BOE 10/06/93)
LO 1/82, de 5 de mayo, de Protección civil del derecho al honor, a la intimidad
personal y familiar, y a la propia imagen. (BOE 14/05/82)
LEY 48/78, de 7 de octubre, modifica la Ley reguladora 9/68, de 5 de abril, de
Secretos oficiales. (BOE 11/10/78)
LO 5/92, de 29 de octubre, de Regulación del tratamiento automatizado de los
datos de carácter personal. Derogada por la L O 15/99. (BOE 31/10/92)
RD 428/93, de 26 de marzo, aprueba el Estatuto de la Agencia de Protección de
datos. (BOE 04/05/93)
RD 1332/94, de 20 de junio, por la que se desarrollan algunos preceptos de la LO
5/92. ( BOE 21/06/94)
LO 15/99, de 13 de diciembre, de Protección de datos de carácter personal. (BOE
14/12/99)
RD 994/99, de 11 de junio, Aprueba el Reglamento de medidas de seguridad de
los ficheros automatizados que contengan datos personales. (BOE 25/06/99)
Instrucción 1/98, de 19 de enero, de la Agencia de Protección de Datos Estatal,
relativa al ejercicio de los derechos de acceso, rectificación y cancelación
Instrucción 1/00, de 1 de diciembre, de la Agencia de Protección de Datos Estatal,
relativa a las normas por las que se rigen los movimientos internacionales de
datos.
Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 24 de octubre de
1995, relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al
tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos.
5.2. Legislación que contiene regulación del acceso sobre materias específicas:
LO 1/82, de 5 de mayo, de Protección Civil del derecho al honor, a la intimidad
personal y familiar, y a la propia imagen. (BOE 14/05/82)
LO 5/85,de 19 de junio, de Régimen General de Elecciones. (BOE 20/06/85)
LO 13/94, de 30 de marzo, modifica la de Régimen General de Elecciones.
LEY 14/86, de 25 de abril, General de Sanidad. (BOE 29/04/86)
LEY 12 /89, de 9 de mayo, de Función estadística pública. (BOE 11/05/89)
– 67 –
LEY 4/96, de 10 de enero, de Padrón municipal. (BOE 12/01/96)
RD 2612/96, de 20 de diciembre, modifica el Reglamento de Población y
Demarcación de las entidades locales. (BOE 16/01/97)
LEY 8 de junio de 1957, de Registro civil. (BOE 10/06/57)
LEY 230/63, de 28 de diciembre, General tributaria. (BOE 31/12/63)
O 30/07/82 del Ministerio de Economía y Hacienda, limita el acceso a las bases de
datos fiscales
LEY 10/85, de 26 de abril, de la Hacienda pública.
RD 1624/1992, de 29 de diciembre, que aprueba el reglamento del impuesto sobre
el valor añadido y modifica el real decreto 1041/1990, de 27 de julio, sobre
declaraciones censales, el real decreto 338/1990, de 9 de marzo, sobre el numero
de identificación fiscal; el real decreto 2402/1985, de 18 de diciembre sobre el
deber de expedir y entregar factura (los empresarios y profesionales), y el real
decreto 1326/1987, de 11 de septiembre, sobre aplicación de la directivas de la
comunidad.
LEY 39/88, de 28 de diciembre, Reguladora de las Haciendas locales. (BOE
30/12/88)
RD 1485/94, de 1 de julio, Normas que han de regir para el acceso y distribución
pública de la información catastral, cartográfica y alfanumérica. (BOE 19/07/94)
LEY 1/98, de 26 de febrero, Derechos y garantías de los contribuyentes. (BOE
27/02/98)
O 18/11/99 del Ministerio Economía y Hacienda, Regula el suministro de
información tributaria a las Administraciones públicas para el desarrollo de sus
funciones; así como los supuestos contemplados en el artículo 113.1 de la Ley
General Tributaria.
LEY 24/01, de 27 de diciembre, de medidas fiscales, administrativas y orden
social. (BOE 31/12/01.Disposición adicional segunda: catastro)
LEY 30/84, de 2 de agosto, de medidas para la reforma de la Función pública.
LEY 2/91, de 7 de enero, Contratos de trabajo, información de los trabajadores en
materia de contratación.
LEY 9/91, de 22 de marzo, de Incompatibilidades.
RDL 1/95, de 24 de marzo, Estatuto de los trabajadores. (BOE 29/03/95)
LO del Notariado, de 28 de mayo de 1862. (GACETA 29/05/62)
– 68 –
Decreto de 2 de junio de 1944, Reglamento de organización y régimen del
notariado. (BOE 0 7/07/44)
LEY 38/95, de 12 de diciembre, de libre acceso a la información en materia de
medio ambiente. (BOE 13/12/95)
LEY 55/99, de 29 de diciembre, de medidas fiscales, administrativas y orden
social. (BOE 30/12/99)
o Art. 81 sobre medio ambiente
RD de 14 de septiembre de 1882, de Enjuiciamiento criminal.
LEY 6/85, de 27 de marzo, modifica el artículo 849.2 de la Ley de Enjuiciamiento
criminal.
LEY O 6/85, de 1 de julio, del Poder judicial. (BOE 02/07/85)
LEY O 10/95, de 23 de noviembre, Código penal. (BOE 24/11/95)
LEY 1/00, de 7 de enero, de Enjuiciamiento civil. (BOE 08/01/00)
RDL 1/96, de 12 de abril, aprueba el texto refundido de la Ley de Propiedad
Intelectual, regularizando, aclarando y armonizando las disposiciones legales
vigentes sobre la materia. (BOE 22/04/96)
LEY 5/98, de 6 de marzo, de incorporación al derecho español de la Directiva
96/9/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de marzo de 1996, sobre
protección jurídica de las bases de datos. (BOE 07/03/98)
RD 114/00, de 28 de enero, por el que se crea y regula la Comisión Interministerial
para actuar contra las actividades que vulneran el derecho de la propiedad
intelectual e industrial. (BOE 08/02/00)
LEY 17/01, de 7 de diciembre, de Marcas.(BOE 08/12/01)
LEY 16/89, de 17 de julio, de Defensa de competencias
LEY 31/87, de 18 diciembre, de Ordenación de las telecomunicaciones
LEY 2/85, de 21 de enero, de Protección civil
RD 1245/85, de 17 de julio, sobre D.N.I.
LEY O 3/81, de 6 de abril, del Defensor del pueblo
Reglamento del Congreso de los Diputados (10/02/82)
– 69 –
6. Bibliografía
CAYETANO MARTÍN, Carmen. “El sistema de clasificación de los archivos
municipales de Madrid” en Lligall. Revista de la Asociación de Archiveros de
Cataluña. 1990 (2), pp. 111-118
CONDE VILLAVERDE, Mª Luisa. Manual de Tratamiento de Archivos
Administrativos. Madrid. Dirección de Archivos Estatales. 1992.
CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. Madrid. Fundación Germán
Pérez Ruipérez, 1994.
DICCIONARIO de archivística. Madrid. Ministerio de Cultura: Dirección de los
Archivos Estatales, 1993
DUPLÁ DEL MORAL, Ana. Manual de archivos de oficina para gestores. Madrid.
Comunidad de Madrid: Dirección General de Patrimonio Cultural y Marcial Pons.
1997
FERNÁNDEZ GIL, Paloma: “Organización de Archivos de oficina” en Irargi V
(Revista Archivística). Bergara: Centro del Patrimonio Documental de Euskadi,
1992, pp. 79-184.
GONZÁLEZ NAVARRO, f. “Introducción al estudio de los documentos
administrativos” en Estudios en Homenaje al Profesor López Rodó. Vol. I, Madrid,
1972.
GRUPO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID
o Actas de las X Jornadas de Archivos Municipales. El Escorial 2-3 de Junio
1994. Archivos, informática y nuevos soportes documentales
o Actas de las XI Jornadas de Archivos Municipales. Aranjuez 23-24 de Mayo
de 1996. La organización de documentos en los Archivos de oficinas
o Actas de las XIV Jornadas de Archivos Municipales. Parla 23-24 de Mayo de
2002. El acceso a los documentos municipales.
o Compilación de manuales de tipología documental de los municipios. Madrid.
Comunidad de Madrid: Consejería de Cultura y Deporte. 7ª edición. 2005.
MANUAL de documentos administrativos. Madrid. MAP, Tecnos, 1991
MANUAL de estilo del lenguaje administrativo. Madrid: MAP, 1991
MOLINA NORTES, Juana y LEYVA PALMA, Victoria. Técnicas de archivo y
tratamiento de la documentación administrativa. Guadalajara. ANABAD, Castilla-
La Mancha, 1996.
– 70 –
SANCHIS MORENO, Francisco José. Los archivos de oficina: una síntesis para su
gestión. Valencia. Tirant lo Blanch. 1999
SHELLEMBERG, T.R. Principios de ordenación. Córdoba (Argentina): Archivo
General de la Nación, 1982.
