La necesidad de crear y compartir esta guía

Aunque el planteamiento de una cultura de trabajo remoto es esencial

para empoderar a los equipos y a los individuos en el diseño de

apropiadas maneras de comunicarnos, no podemos esperar que el

concepto de cultura sea adquirido por todos de una manera rápida y

coordinada sin algunos lineamientos base.

Este documento pretende proporcionar la información básica para que

podamos iniciar, o continuar, el camino hacia una mejor cultura de

colaboración. Una donde la distancia no sea un impedimento mayor.

Se muestran ideas tomadas de la experiencia de nuestros

colaboradores, de la industria, de literatura y del sentido común, que

podemos usar como base para crear nuestros propios estándares y

avanzar hacia esa cultura de colaboración eficiente.

Esperamos que las guías y recomendaciones presentadas, sean útiles

a las personas, equipos y organizaciones en su búsqueda por ideas o

buenas prácticas para trabajar desde lejos.

Estamos seguros de que incrementar la comunicación y colaboración

efectiva entre las personas, nos llevará a tener equipos más

motivados, al incremento de productividad y a conseguir clientes

satisfechos con nuestra labor.

El equipo Be agile América.

L A S B A S E SConceptos básicos de un

mindset de trabajo

remoto, adecuación de

espacios, herramientas y

acuerdos..

R E U N I O N E SDesde la guía básica

para cualquier reunión

hasta ideas para distintos

tipos de reuniones con

objetivos diferentes.

L I D E R A Z G OApoyos para los líderes que

se enfrentan al reto de

liderar equipos de manera

remota.

U N D Í A R E M O T OCómo se vive un día en la

vida de diferentes roles o

situaciones de trabajo

remoto colaborativo.

Un día

remoto

Liderazgo

Reuniones

Las bases

Cuatro pilares clave para el trabajo remoto

Las bases

Infraestructura

Espacio de trabajo

Acuerdos en casa

Mindset Herramientas

Conviviendo con niños

Equipo técnico

• Comunicación

• Colaboración

• Organización

• Contenido

• Feedback

• Agilidad

Mindset

¿Porqué?Entender las razones de

nuestra situación de trabajo

remoto ayudará a asimilar el

ajuste, independientemente de

si estemos a favor o en contra

de este esquema de trabajo.

Cuando la empresa, el equipo

o el cliente lo requieren, no

nos ayuda resistirnos al

cambio. Abracemos el cambio

para obtener lo mejor de él.

HabilidadesLas llamadas habilidades blandas son

fundamentales al intentar establecer

relaciones productivas y que nos

aporten. Cuando la comunicación no es

presencial la prioridad que damos a

nuestro crecimiento en estos aspectos

sube a los primeros niveles.

SoledadPara muchos es la parte más complicada, la falta de

interacción frente a nuestros compañeros, especialmente

cuando estamos en modalidad home office usualmente.

Busquemos remediar esta carencia con actividades fuera

del horario de trabajo o con sesiones esporádicas donde

estemos todos presentes.

BeneficiosSin lugar a dudas hay beneficios

personales, de equipo y para la

organización. Identifiquemos estas

ventajas de manera consciente,

potenciemos su efecto y disfrutémoslo.

TemoresEs natural sentir aprensión por un cambio de este

estilo, en particular si no fue promovido por nosotros.

Hablemos con los compañeros y discutamos si lo que

nos preocupa está fundamentado y qué podemos

hacer para resolver o minimizar los efectos.

¿Estoy listo?Hacernos esta pregunta es el

primer paso para entender

nuestra postura, carencias,

fortalezas y acciones que

debemos realizar para lograr

una mejor experiencia laboral

y personal.

Auto conocimientoLo busquemos o no, trabajar todos los días con personas

remotamente para buscar objetivos comunes, cooperación

y sinergia, nos mostrará aspectos de nosotros que no

conocíamos. Aprovechemos esta nueva visión de nosotros

mismos para fomentar nuestro crecimiento.

Pasar de trabajar codo a codo con tu equipo a trabajar en remoto, no es sólo un cambio de ambiente y

herramientas. Es un cambio cultural que requiere un ajuste de mentalidad. Involucra muchos cambios a la

rutina, para los cuales debemos prepararnos más allá de encender una webcam y continuar trabajando.

Infraestructura

✓ Canales corporativos para el flujo de

información a todos los empleados.

✓ Instancias interactivas de validación de

información. El email no es suficiente.

✓ Cercanía. Comunicación de políticas,

procesos y noticias a través de personas y

no sólo de documentos.

✓ Entrenamiento para todas las herramientas

usadas en trabajo remoto.

✓ Capacitación en herramientas para compartir

o colaborar, en los procesos de trabajo, y en

todos los estándares de la compañía.

✓ Información disponible en línea al respecto.

Comunicación

Entrenamiento

Software

✓ Lo básico para el trabajo día día de todos.

✓ Herramientas que permitan tanto la

comunicación como la colaboración.

✓ Contar con para todos los empleados las

herramientas oficiales y aquellas que se

requieran con determinados clientes.

Oficina

✓ Espacio de trabajo aún para los empleados

que estén realizando home office.

✓ Posibilidad de esquema de trabajo mixto (un

tiempo en la oficina y otro en casa).

✓ Internet y otros servicios (impresoras, por

ejemplo) disponibles de manera sencilla.

✓ Salas de reuniones con lo necesario para

conectarse remotamente.

✓ Espacios privados para una o dos personas

para llamadas o videoconferencias.

✓ Otros servicios (RRHH, contabilidad,

soporte, etc.) adecuados para la interacción

remota.

Para que los empleados puedan realizar sus labores remotamente, es imprescindible que nuestra

empresa cuente con una gran variedad de equipos y servicios funcionando para tal efecto.

Infraestructura técnica

✓ Tener el equipo y herramientas para tener la

información segura y centralizada.

✓ Contar con los ambientes técnicos

necesarios para soportar el trabajo remoto.

Espacio de

trabajo

✓ Internet estable y de alta velocidad. Contar con un plan B para emergencias (puede ser la conexión

compartida del teléfono).

✓ Una mesa con espacio suficiente para trabajar adecuadamente. No necesariamente tiene que ser un

espacio fijo. Puede adecuarse al inicio del día y dejarlo despejado al final del día.

✓ Si lo habitual será estar muchas horas a la semana en casa, una silla adecuada no sólo brindará

comodidad, sino que es esencial para la salud.

✓ Audífonos y micrófono adecuados son invaluables para nosotros, para otros ocupantes de la casa

y evidentemente también para nuestros compañeros o clientes.

✓ Dependiendo del tipo de trabajo y nuestro estilo, puede ser necesario contar con un espacio para

dibujar o mantener un tablero físico de trabajo.

✓ Cualquier material de papelería que tenemos al alcance de la mano en una oficina (hojas de papel,

engrapadoras, clips, o lo que usemos para nuestro tipo de trabajo).

✓ Si es necesario, considerar tener una impresora.

✓ Nuestro espacio de trabajo debe contar con buena iluminación. Preferentemente con luz natural y

con opción de ajustar la intensidad de la luz. La iluminación debe ser la adecuada tanto para

nosotros, como para las reuniones de video.

✓ Es necesario un lugar con ruido controlado, no sólo para mantener un ambiente de trabajo

productivo sino para mantener una buena comunicación con el resto.

✓ Mantenerse alejado de distracciones innecesarias (Televisión, flujo de personas).

✓ Es mejor un espacio que brinde privacidad y donde nos aislemos del resto de la casa.

✓ Es un espacio de trabajo, pero debe ser cómodo en todos los aspectos.

✓ Además de lo habitual, debemos

considerar el uso de audífonos y

micrófono.

✓ Contar con facilidades de

infraestructura para realizar

reuniones con personas fuera de

la oficina.

Para trabajar desde casa

En la oficina

Acuerdos en

casa

✓ Tomar en cuenta que, aunque nuestro trabajo es importante, somos invitados temporales en este

espacio.

✓ Puntualidad. Es conveniente contar con horarios establecidos. De este modo es más fácil identificar

cuando estamos “en la oficina” y cuando no.

✓ Negociación. Seguramente habrá desacuerdos. Busquemos siempre un punto medio que nos

permita trabajar afectando lo menos posible la rutina del hogar.

✓ Señales de ocupado. Para facilitar la convivencia y causar el menor impacto al ambiente laboral es

una buena idea contar con señales que indiquen que no estamos disponibles para las actividades de

casa. Por ejemplo, usar audífonos o tener en el espacio de trabajo algún objeto que indique que

necesitamos privacidad y silencio.

✓ Pausas constantes durante el día favorecerán tanto a nuestro cuerpo como a nuestra mente y nos

permitirán colaborar, interactuar y convivir con las personas con las que vivimos. Durante las pausas

aprovechemos para tomar un café o té o para ayudar en alguna tarea y así mitigar la probabilidad

de interrupciones no deseadas.

✓ Respetemos el tiempo dedicado a la alimentación, alejándonos de la computadora, celular y otros

dispositivos para convivir y disfrutar de este espacio y reponer fuerzas para continuar activos.

Algunos ejemplos de acuerdos

Al trabajar en casa, invadimos un espacio personal o familiar no diseñado para este fin.

Adecuar el espacio físico es sólo una parte del ajuste que necesitamos. Es aún más importante

mantener una buena interacción con las personas con las que convivimos.

Conviviendo

con niños

Interactuar con niños al trabajar desde casa

presenta desafíos particulares. Y para complicar

las cosas, no hay una manera universal de lidiar

con estos desafíos para todas las edades y sus

diferentes personalidades. Aún así, sugerimos

algunas ideas que pueden ser intentadas o

adaptadas a cada caso.

✓ Primero, ser conscientes que los niños tienen su

propia visión y que ver en casa a los adultos que

normalmente están ausentes rompe con su rutina.

✓ Usemos pausas planeadas para pasar unos

minutos con ellos, al tiempo que tomamos un

respiro entre reuniones o al ir terminando tareas.

✓ No los alejemos al 100% del ambiente de trabajo.

Aunque no podemos charlar con ellos en medio de

una llamada, no pasa nada si aparecen en el video

o nos hacen alguna pregunta de vez en cuando.

✓ Organicemos actividades para ellos de tal manera

que estén ocupados mientras nosotros trabajamos.

✓ Si saben usar el reloj acordemos con ellos las

horas en que estamos disponibles y las que no.

✓ Seamos flexibles cuando tengamos la

oportunidad.

✓ Usemos el equipo necesario para que desarrollen

actividades sin que afecten a nuestro entorno. Por

ejemplo, audífonos para niños.

✓ Creemos un juego. Algunos papás otorgan

“fichas” por respetar las reglas y acuerdos. Al final

del día o semana los niños canjean estas fichas

por algún premio o actividad. También podemos

poner en un tablero los días en que se han

respetado los acuerdos.

✓ Finalmente, respetemos el tiempo de oficina y el

de casa.

Ideas y consejos

Equipo técnico

✓ Gestionemos con el equipo de TI, de la compañía y del cliente, de manera anticipada el acceso a

una VPN de ser necesario.

✓ Validemos ANS (SLAs), por efectos de inestabilidad de la red.

✓ Usemos herramientas de colaboración.

✓ Si es posible trabajar local para no cargar la VPN está bien, pero hagamos integración diaria y de

manera sincronizada con el equipo.

Seguridad

✓ Evitemos el acceso remoto con

herramientas no corporativas.

✓ Junto al área de seguridad coordinemos

parámetros de seguridad.

✓ No aceptemos actualizaciones online de

herramientas que soliciten acceso a la PC.

✓ Usar los protocolos de seguridad para

manejo de información sensible.

Buenas Prácticas

✓ Usemos prácticas comúnmente asociadas a

la cultura DevOps, como reducción del

tamaño de los requerimientos, automatizar

tareas rutinarias o feedback continuo de los

entregables, para optimizar el trabajo.

✓ Definamos los protocolos de integración,

liberación y pruebas.

✓ Realicemos copias de respaldo, para evitar

pérdidas de código.

✓ Validemos que los ajustes han sido

documentados para facilitar la validación

colaborativa.Flujos de trabajo

✓ Como las condiciones son diferentes, debemos ajustar el flujo, SLAs y criterios de entrega.

Proponer y negociar con nuestro cliente un nuevo flujo de trabajo, siendo empáticos y buscando un

beneficio mutuo es clave.

✓ Sincronicemos a nivel interno antes de realizar acciones que afecten al equipo.

Conexión

Herramientas

Conceptos Generales

Para cada tipo de herramienta elijamos una como la principal y otra como respaldo en caso de fallos.

Para ello es importante:

✓ Si descubrimos una nueva herramienta, hagamos pruebas y migremos a ella si así deseamos,

siempre podemos experimentar.

✓ Cada herramienta que usemos debe ser usada a un mínimo nivel por todos los usuarios.

✓ Si ese nivel requiere un instructivo o una capacitación, debemos generar y distribuir esa

información, en cuanto acordemos que esa será la herramienta a usar.

✓ Una herramienta pobremente usada o un usuario confuso al momento de trabajar se convierten en

obstáculos que absorben más tiempo y esfuerzo que el dedicado a la capacitación.

Comunicación

✓ Hay muchas opciones, casi todas suficientes para el trabajo en equipos pequeños (Zoom,

Hangouts, MS Teams, Google Meet, Google Duo, Whatsapp).

✓ Las versiones gratuitas de casi todas estas herramientas son suficientes para el día a día. Para

más de 100 participantes tendremos que pagar alguna licencia.

Para determinar la que mejor se acomode a nuestras necesidades, debemos revisar por lo menos:

✓ Disponibilidad en diferentes plataformas, calidad de audio y video, vista de todos los participantes

en video, chat integrado, posibilidad de compartir pantalla, opciones para el anfitrión, manejo de

subgrupos o sesiones dentro de la sesión actual, integración con otras herramientas y

calendarios.

✓ La facilidad de instalación y de uso cobran especial importancia si queremos usarlas fuera de

nuestro equipo habitual.

✓ Al ser la herramienta que nos acerca más a las personas, vale la pena revisar opciones para elegir

aquella con la que disfrutemos más colaborar con el equipo.

✓ Seguramente los equipos ya

cuentan con una herramienta

donde pueden comunicarse en

su día a día. Es conveniente

revisar si esa herramienta es

la mejor opción.

✓ Las herramientas de uso

común (como Whatsapp) no

están diseñadas para un

ambiente laboral, aunque

pueden ser suficientes para

nuestras necesidades.

✓ Otras (como Slack) contienen

herramientas

complementarias para

incrementar las opciones e

inmediatez de la colaboración.

Chat permanente

Video conferencia

✓ Herramientas que permiten que múltiples

usuarios colaboren en tiempo real mientras

ven lo que otros están agregando como Google

Docs.

✓ Herramientas tipo Tablero de ideas (Mural,

Google drawing, Stormboard, Miro, linoit,

Ideaboardz, Jamboard).

✓ Lo que se busca es facilidad de uso y

actualización inmediata para evitar errores y

confusiones en las sesiones.

✓ Si se va a usar fuera del equipo de trabajo

habitual (por ejemplo, involucrando al cliente o

en eventos masivos) es mejor que no requiera

una cuenta para acceder.

✓ Cuando se trata de representar algo

similar a una pizarra colaborativa,

encontramos opciones como Jamboard,

Limnu, Whiteboardingfox, Stormboard,

Miro. Tenemos que tener en cuenta que se

trabaja mejor en ellas con una pantalla táctil

que con un mouse. Puede resultar

frustrante para los usuarios frente a una

computadora.

✓ Google drawing, Mural y herramientas

similares se adaptan mejor a representar

una pizarra virtual, pero de una manera

más ordenada, donde se ofrece la libertad

de trabajar en conjunto usando gráficos.

Colaboración

Pizarra virtual Ideas simultáneas

14

Colaboración

✓ Algunos equipos realizan la votación

directamente en la video llamada,

mostrando su selección a través de las

cámaras.

✓ Cuando esto no es práctico, la

herramienta más popular es

planningpoker.com, aunque hay otras

que funcionan de manera similar.

✓ Lo que buscamos es: facilidad de uso y

buena visualización del resultado.

✓ Evitemos que podamos ver lo que otros

eligieron antes de que nosotros

votemos.

✓ Si no es necesario compartir información relevante por el video, se puede

usar cualquier cronómetro y compartir esa ventana.

✓ Si deseamos que cada persona vea localmente el tiempo restante,

podemos usar alguna herramienta diseñada para tal fin (Por ejemplo,

Cuckoo).

✓ Sin importar la herramienta elegida, es bueno complementar con anuncios

de voz por parte del facilitador del avance del tiempo. Ya sea del facilitador

principal o alguna persona designada como guardián del tiempo.

Contador de tiempo

Planning poker

Organización

✓ Si la empresa no tiene una opción oficial para tener un tablero de tareas, hay diferentes opciones

dependiendo de la complejidad que necesitemos en nuestro tablero.

✓ Jira y herramientas similares, por ejemplo, proporcionan un gran control y detalle sobre las tareas.

Incluyen reportes, gráficos, estadísticas detalladas junto con múltiples opciones de gestión. Pero son

apropiadas para equipos que necesiten ese grado de detalle y estén dispuestos a invertir el tiempo

necesario para generar y mantener su tablero.

✓ Por otro lado, hay opciones más sencillas, como Microsoft planner, Kanbanize o Trello, con menos

opciones de control y detalles, pero que son justamente lo que muchos equipos necesitan,

especialmente fuera del desarrollo de software.

✓ Algo importante a tomar en cuenta es la privacidad. Dejar la información sensible de la compañía en

una herramienta donde se pueda fugar es mala idea. Si la herramienta no es confiable en este

sentido, puede bastar dejar ahí sólo la gestión de las tareas, pero todos los documentos y detalles

mediante links a nuestro repositorio seguro.

✓ Debemos revisar: Seguridad, opciones para respaldar información, capacidades de exportación e

importación, facilidad de uso, asignación de responsables, filtros, integración con otras

herramientas.

Tablero de tareas

Organización

✓ Si estamos usando un tablero de tareas

avanzado, es probable que muchas de las

métricas que necesitamos ya estén incluidas

y que dispongamos de gráficos y reportes

asociados.

✓ Si no es el caso, podemos usar algún

complemento o alguna otra herramienta.

✓ Temas a considerar: Facilidad para

compartir, seguridad, privacidad,

automatización de la actualización de datos.

✓ Algunos equipos usan tableros y gráficos

sencillos en herramientas colaborativas

como Google Docs y similares. Otros usan

herramientas más poderosas como Power BI

o Tableu.

✓ Lo usual es que los equipos ya utilicen un

calendario compartido oficial en la empresa,

si no es así considerémoslo.

✓ Pero más allá de sincronizar las reuniones, es

conveniente que además se compartan otros

eventos como días libres, vacaciones, cursos.

✓ Disponer del calendario de trabajo tanto en

versión escritorio como móvil.

✓ Herramientas como Teamup o Calendly pueden

complementar el calendario oficial y así lograr

una mejor colaboración en los equipos.

Calendario compartido

Tablero de métricas

Contenido

✓ Usualmente y como buena práctica en cualquier equipo de desarrollo, ya

utilizan un repositorio técnico, aun trabajando desde la oficina.

✓ Lo que podemos recomendar al respecto es que todo el equipo debe ser capaz

de acceder al repositorio, aún fuera de la empresa.

✓ Cada miembro del equipo que lo necesite debe contar con VPN, si es

necesario, y con las credenciales individuales para ingresar a cada

herramienta.

Acceso a repositorio técnico

✓ Algunas empresas cuentan con un repositorio oficial de información, por

ejemplo: Sharepoint, OneDrive, Confluence, Dropbox o Google Drive. Si no es

el caso, debemos buscar que todo el equipo y equipos asociados, compartan

un solo repositorio.

✓ Evitar la duplicación y centralizar el acceso es clave para que la

productividad y comunicación mejoren.

✓ Es importante considerar: privacidad de la información corporativa, control de

versiones, búsqueda avanzada, seguridad.

✓ Sin importar la herramienta a usar, se debe considerar el esfuerzo necesario

para organizar y mantener en orden toda la información. Crear estándares

y procesos, evitará que trabajemos extra buscando o creando material.

Repositorio

✓ Para editar documentos en línea como textos, hojas de cálculo o presentaciones de manera

colaborativa, existen suites ofimáticas entre las que destacan por popularidad Office 365 y Google

Docs, aunque hay otras opciones disponibles.

✓ Recomendamos qué evaluar en el editor en línea: actualización inmediata de los cambios hechos

por cada persona, limitar el acceso, control de versiones, chat integrado, disponibilidad en múltiples

plataformas, opción de edición offline.

✓ Lo general es, que busquemos que los documentos sean compatibles con Microsoft Office,

aunque usemos otra herramienta.

Edición de documentos

Feedback

✓ Aquí podemos diferenciar entre las

herramientas diseñadas para interacción

inmediata (por ejemplo, Mentimeter o

Kahoot) o las que son respondidas por los

encuestados en cualquier momento (por

ejemplo, Google Forms o Forms Office).

✓ Al ser usadas fuera del equipo de trabajo

habitual, es mejor utilizar aquellas que no

necesiten crear una cuenta para usarlas.

✓ Si vamos a usar alguna que requiera una

cuenta (aún una cuenta de Gmail), enviemos

a los participantes la información

necesaria para crear una cuenta.

Ánimo del equipo

✓ En equipos pequeños y para votaciones simples

pueden simplemente usar el video, donde los

participantes levantan la mano o muestran un número o

una tarjeta con algún símbolo o color.

✓ Para votaciones simples con un equipo habitual de

personas, puede usarse Google Docs o herramientas

similares.

✓ Revisar si se busca anonimato o no. Algunas

herramientas muestran el voto de cada persona.

✓ Si vamos a votar sobre opciones que no conocemos

de antemano, existen algunas herramientas que

permiten votar sobre las ideas generadas en el

momento. En otras tenemos que hacerlo

manualmente.

✓ Para votaciones más complejas, consideren

herramientas que incluyen plantillas para diferentes

técnicas de votación o priorización como RICE,

Eisenhower, pesos relativos, etc.

Para votar

✓ Las herramientas para esto pueden ser tan

sencillas como una hoja de cálculo con celdas

por día y persona.

✓ O algo más elaborado como herramientas

online donde se capture y visualice la

información (Moodpanda o Mercuryapp por

ejemplo).

✓ Algunas características que buscamos:

Facilidad de uso, rapidez en la captura,

almacenamiento histórico, exportación de

resultados.

✓ Validar con el equipo si prefieren respuestas

abiertas o anónimas.

Encuestas

Agilidad

El manifiesto ágil expone en uno de sus principios:

“ El método más eficiente y efectivo para transmitir información a un equipo de desarrollo y dentro de él

es la conversación cara a cara.”

✓ Estamos de acuerdo. Es el más eficiente y efectivo. Pero trabajar así no siempre es posible. Y en esos

casos debemos usar otras opciones.

✓ Tenemos en orden descendente de eficiencia: Video llamadas, audio, texto síncrono (chat) y texto

asíncrono (email).

✓ Existen otras opciones con ligeras variaciones o poco difundidas, como dibujo colaborativo o tele-

presencia.

✓ El sentido común nos indica que, si no podemos usar el método más efectivo, usemos el siguiente si

es posible. O aún mejor, una combinación de varios.

✓ Debemos tener claro que el objetivo es transmitir eficiente y efectivamente información, entre el

equipo y fuera de él.

Por otro lado, la prioridad de los equipos ágiles sigue siendo:

“Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas.

Software/producto/servicio funcionando sobre documentación extensiva.

Colaboración con el cliente sobre negociación contractual.

Respuesta ante el cambio sobre seguir un plan.”

✓ Focalicemos cada aspecto del trabajo remoto a estas prioridades. Con base en esto, es posible que

debamos replantear las dinámicas o prácticas que realizamos de cierta manera, y pensar no en su

ejecución sino en el resultado que se espera. Y basándonos en ese resultado, diseñar nuevas

dinámicas, ver las prácticas desde esa perspectiva y usar las herramientas a nuestra disposición

para operar sobre la limitante geográfica.

✓ Si tratamos de replicar cada detalle de una práctica o evento con un equipo distribuido, es probable

que en algunos casos obtengamos buenos resultados, pero es muy probable que nos enfrentaremos a

dificultades o frustración en otros casos.

Agilidad en modo distribuido

Sincronización

Lluvia de ideas

Para cualquier reunión

Entrega de resultados

Uno a uno

Trabajo en pares

Informal

Resolución de conflictos

Toma de decisiones

Eventos masivos

Reuniones

Herramientas

Objetivo

Para cualquier

reunión

✓ Comunicación y colaboración. Nuestro foco al planear una sesión es que su objetivo se cumpla,

pero además el flujo de la sesión debe estar siempre diseñado para fomentar la comunicación y

colaboración de todos los participantes.

✓ Herramienta principal. Para cada tipo de herramienta elijamos una como la principal y otra como

respaldo en caso de fallos. Mantengamos un máximo de dos herramientas activas. De otra manera

complicaremos nuestro trabajo en lugar de optimizarlo.

✓ Búsqueda constante. Podemos buscar constantemente una mejor herramienta o tratar de contar

con una más económica, pero mantengamos esa búsqueda fuera de la operación regular.

✓ Nueva herramienta. Si descubrimos una nueva herramienta realicemos algunas pruebas y

migremos a ella si así deseamos.

✓ Objetivo. Establecer objetivo y los límites de

tiempo.

✓ Revisar la información a enviar. Cualquier

error en los links de acceso o de material

provocará pérdida de tiempo y de foco de

los participantes.

✓ Enviar en la cita de la reunión todo lo

necesario. Incluir el link a la reunión (con la

herramienta base y nuestro plan B),

objetivo de la sesión, agenda detallada,

información de contacto del organizador,

material de lectura previa, link de la minuta

o información final de la sesión (crear el

documento de la minuta vacío o con una

plantilla, listo para ser llenado).

Si habrá resultados de otro tipo al final de

la sesión, tener listo el link con la dirección

donde será guardado.

✓ Definir a un facilitador de la sesión.

Antes de

✓ Conexión. Habilitar la conexión unos minutos

antes y validar que todo funcione.

✓ Iniciar a tiempo. Fortalecer el hábito para

generar una cultura.

✓ Facilitar la comprensión. Toda la comunicación

debe hacerse de múltiples maneras para facilitar

la comprensión y evitar distracciones. Hablamos

de complementar, no de poner por escrito todo lo

hablado.

✓ Presentar objetivo, reglas y agenda.

Complementar el objetivo con imágenes la

explicación.

✓ Normas de cortesía. Recordar algunas reglas

de cortesía, especialmente las que fallen

continuamente.

✓ Agenda y facilitador. Comentar brevemente la

agenda y quien será el facilitador.

✓ Tiempo. Recordar el tiempo asignado a la sesión

y tener un temporizador visible.

✓ Integración. Exceptuando las sesiones cortas o

las muy formales, es recomendable dedicar unos

minutos (3 o 5) a saludar, comentar algo ajeno al

trabajo para establecer un ambiente de

cordialidad.

Al inicio

Para cualquier

reunión

✓ Pausas. Aseguremos una cantidad adecuada de

momentos de descanso (breaks) para reuniones

largas. Descansos cortos cada 40 o 50 minutos es

una buena idea para empezar, pero ajustemos de

acuerdo a la audiencia y al tipo de reunión.

✓ Facilitadores auxiliares. Considerar más de un

facilitador si la audiencia es grande o si la dinámica

de la reunión lo amerita.

✓ Facilitador técnico. En el caso de reuniones

complejas (muchas personas, múltiples

herramientas de apoyo) contar con un facilitador

“técnico” encargado de las herramientas, la

sincronización de los facilitadores y la recopilación

de información puede hacer la diferencia.

✓ Múltiples dispositivos. Los facilitadores pueden

mejorar su trabajo usando múltiples dispositivos.

Por ejemplo, la computadora para presentar y un

teléfono o tableta para comunicarse con otros

facilitadores. Otra opción es contar con un segundo

monitor para mejorar el control y la visibilidad entre

la reunión y las herramientas usadas.

✓ Compartir la experiencia. Es buena idea que los

facilitadores auxiliares ingresen a las herramientas

como si fueran la audiencia, para así probar y dar

retroalimentación sobre lo que ven y sienten los

participantes.

✓ Comunicar de más. Es clave en cualquier sesión

no presencial. Con la práctica encontraremos el

punto medio entre comunicar, como lo hacemos

usualmente (poco eficiente) y el exceso (repetir

llegando al aburrimiento).

✓ Manejo del tiempo. Aún con cronómetros visibles,

comuniquemos a la audiencia de viva voz el avance

del tiempo, durante actividades, descansos y

periódicamente en una presentación.

Durante

Después de

✓ Asegurar la información. Validar que la

información esté en los repositorios

adecuados. Si hay datos por procesar

antes de ser almacenados, validar que

están recopilados y asignados a un

responsable.

✓ Resumen de la sesión. Se recomienda

cerrar con una recopilación breve de los

objetivos alcanzados y la fecha y hora de

la siguiente sesión (si aplica).

✓ Retroalimentación. Si es apropiado,

solicitar feedback mediante alguna

herramienta.

✓ Cortesía. Despedir a la audiencia

agradeciendo la presencia y dedicación

resaltando algún buen momento de parte

de la audiencia durante la sesión.

Al final

✓ Resultados finales. Enviar los

resultados finales, sin que pase mucho

tiempo después de la sesión.

Aunque nos preparemos muy bien, puede haber problemas. Algunos comunes y posibles soluciones:

✓ Problemas técnicos.

✓ Contar con una herramienta como plan B para cada propósito. Pero eso no resuelve todo.

✓ Si la calidad del video no es la adecuada, desactivar la cámara.

✓ Tener un grupo de chat listo desde el inicio para dar apoyo e instrucciones a los participantes.

✓ Para reuniones importantes o masivas hacer pruebas con todos los participantes previamente

si es posible.

✓ Desconocimiento de las herramientas

✓ Entrenamiento adecuado. Simple. Probar con los usuarios frecuentes las opciones que

usaremos constantemente.

✓ En diferentes plataformas la interfaz puede ser diferente por lo que instrucciones durante una

sesión como “el botón de abajo a la izquierda” pueden conducir a frustración y no a la solución.

✓ Ausencia del facilitador

✓ En reuniones de equipo no debería ser un problema, todos los miembros deben ser capaces de

facilitar las reuniones habituales. Como práctica recomendada, rotar periódicamente la

conducción de la sesión, aún cuando haya un facilitador siempre disponible para apoyar.

✓ En otras sesiones considerar siempre un facilitador de respaldo como práctica común.

✓ Lentitud en la conexión

✓ Cuando pasa ocasionalmente es algo sobre lo que podremos hacer poco. Pero cuando es algo

recurrente debemos solucionarlo inmediatamente. La conexión de internet es probablemente lo

más importante en el aspecto de herramientas.

✓ Pérdida de foco

✓ Incluso frente a frente puede pasar que nuestra audiencia o nuestro grupo pierda el foco de la

reunión. Pero al estar remoto el problema se agrava. La recomendación de la cámara siempre

encendida ayuda, pero no lo resuelve, Lo recomendable es mantener al grupo enfocado con

múltiples modos de comunicación e interacción continua.

Para cualquier

reunión

Problemas

Objetivo

Para la selección de resultados tenemos básicamente 3 opciones:

✓ Por mayoría de votos

No es recomendable porque se elige comúnmente la más popular, no la más valiosa. Sencilla de

implementar.

✓ Por votación en dos ejes

Usualmente Impacto o valor es un eje y el otro es Facilidad/Costo/Tiempo o alguna otra dimensión

aplicable a las soluciones. Es mejor una herramienta que haga los cálculos automáticamente y los

muestre en ambos ejes o que use plantillas para métodos como RICE o Eisenhower.

✓ Usar algún método más complejo como pesos relativos.

Lluvia de ideas

✓ Elección de idea. Elegir la idea o ideas más prometedoras entre una gran cantidad de ideas

generadas en un corto espacio de tiempo.

✓ Herramienta de colaboración simultánea.

✓ Herramienta para votar.

✓ Contador de tiempo.

✓ Objetivo. Establecer de

manera clara el objetivo y

los límites de tiempo.

✓ Accesos. Asegurarse de

que el grupo tenga

acceso a la herramienta

de colaboración.

✓ Herramienta. Configurar

la herramienta que

usaremos para votar.

✓ Facilitadores. Es muy

recomendable contar con

un facilitador para la

sesión y también a

alguien encargado de los

accesos a todas las

herramientas y a su

configuración.

Antes de

✓ Presentar objetivo y reglas.

Complementar con imágenes la

explicación.

✓ Divergencia. Proporcionar a todos el

acceso e instrucciones básicas.

✓ Agrupación de ideas similares.

Para no entorpecer el proceso, es

mejor que los facilitadores lo hagan,

pero que se muestre visualmente el

proceso.

✓ Convergencia. Seleccionar los

parámetros sobre los que se

evaluarán las ideas. Una herramienta

que permita a todos agregar su

valoración simultáneamente es lo

mejor.

✓ Selección de resultados. Mostrar

visualmente el resultado final y

comentarlo.

Durante Después

✓ Resultados finales.

Enviar una copia de

la imagen con los

resultados finales,

preferentemente sin

que pase mucho

tiempo después de la

sesión.

Sugerencias

Sincronización

✓ Sincronización y detección de riesgos. Orientar los esfuerzos del equipo hacia la meta planeada.

Identificar riesgos o problemas para su apropiada gestión.

✓ Tablero. Tablero de tareas compartido por el facilitador. De esta manera todo el equipo tiene una

mejor idea de lo que todos hablan y al mismo tiempo se actualiza el estado de las tareas.

✓ Tiempo. Si el equipo lo necesita, preparar un contador de tiempo.

✓ Acceso individual. Cada persona tiene acceso al

tablero de tareas para poder actualizar en tiempo

real durante la sesión.

✓ Presencia activa. Cámaras encendidas para

fortalecer la atención. Y micrófonos abiertos sólo por

la persona que hable.

✓ Puntualidad. Al ser una reunión corta la puntualidad

es muy relevante. Acostumbremos a iniciar a tiempo

para fomentar el hábito.

✓ Orden de participación. Muchas aplicaciones

pueden mostrar a los participantes en diferente

orden. Elijan un método sencillo para pasar la

palabra. Como ejemplos: Alfabéticamente o cada

persona elige a la siguiente.

✓ Tablero. Recordemos que una sincronización no es

un reporte de estatus. La finalidad no es justificar

que hemos hecho. Si hay un tablero físico, quien

tiene acceso a él puede mostrarlo durante la sesión

en su cámara para el resto.

Durante

Después de

✓ Resultados finales. Si es necesario, actualizar otros tableros (por ejemplo, el de riesgos) o

herramientas auxiliares.

✓ Si hay conversaciones que deben continuar entre pocas personas, hacerlo lo más pronto posible.

Idealmente justo después de la sincronización.

✓ Acceso al tablero de tareas.

✓ Contador de tiempo.Objetivo

Antes de

Entrega de

resultados

✓ Presentar resultados. Entregables tangibles a stakeholders y obtener retroalimentación de ellos.

✓ Procesar la retroalimentación recibida.

✓ Tableros. Tablero de tareas y de métricas

compartido por el facilitador.

✓ Invitación. Invitación con agenda enviada a

todos los stakeholders relevantes o a sus

backups. Si se va a presentar algo que requiera

acceso a herramientas adicionales enviar el

instructivo o claves necesarias.

✓ Feedback. Formulario listo para recolectar

feedback.

✓ Presencia activa. Cámaras encendidas para

fortalecer la atención. Y micrófonos abiertos

sólo por la persona que hable.

✓ Presentar resultados. El objetivo es

presentar resultados tangibles no un listado

de las actividades que hemos realizado.

✓ Equipo. Lo recomendable es que las

personas que generaron el resultado sean las

que presenten. De esta manera se agiliza la

conversación.

✓ Trabajo no terminado. Si hay tareas no

terminadas o no comenzadas donde no

podamos recibir feedback, no es necesario

profundizar sobre ellas. Incluso puede

comentarse en la agenda de la invitación o

en la minuta de la sesión si es que se

elabora.

✓ Ritmo adecuado. Presentar elemento por

elemento y dar tiempo en cada uno para

recopilar el feedback.

✓ Feedback. Podemos recolectar el feedback

dando un formulario para que los mismos

stakeholders escriban sus comentarios o sólo

escucharlos y hacer que el equipo los capture

en ese momento.

✓ Sobre la sesión. Una buena idea es agregar

al final una encuesta corta donde se evalúe la

sesión y se den comentarios para mejorarla.

Durante

Después de

✓ Recopilación de feedback. Si es posible, el equipo se queda después de despedir a los

stakeholders para asegurarse de recopilar el feedback recibido y procesarlo junto con la revisión del

flujo de la sesión. Hacer un break para refrescarse antes de esta parte de la sesión es muy

recomendable

✓ Acceso al tablero de tareas.

✓ Acceso a tableros de métricas.Objetivo

Antes de

Uno a uno

✓ Tener una conversación fluida y fructífera.

Prepara la sesión. Aunque pueda parecer que una sesión con sólo dos personas no requiere una

preparación formal, no es así. Cualquier colaboración remota debe ser preparada para aumentar su

eficiencia y lograr su propósito.

Cita completa. Incluir en la cita el objetivo, la agenda y todo lo necesario.

Antes de

✓ Un buen comienzo. Iniciar la sesión con alguna

charla ligera no relacionada al tema para preparar el

ambiente. Dos o tres minutos deberían ser

suficientes.

✓ Conexión visual. Cámaras encendidas para

fortalecer la atención.

✓ Mantener el foco. Las distracciones afectan

cualquier interacción remota, pero cuando son pocas

personas puede aumentar. Se vuelve prioritario

eliminar cualquier posibilidad de ser distraído.

Podemos alejar otros dispositivos y apagar los

sonidos de notificaciones.

✓ Documentar inmediatamente. Cualquier tipo de

nota o información que deba ser guardada en algún

repositorio, hacerlo durante la sesión.

✓ No dejar pendientes. Si acordamos enviar un dato

o alguna información, es mejor hacerlo durante la

sesión para no olvidarlo. O justo después de la

reunión.

✓ Resumen. Cerrar la sesión enumerando los

acuerdos o puntos tratados.

✓ Seguimiento. Si habrá sesión de seguimiento

agendar aquí mismo para validar la disponibilidad.

Durante

Después deConexión. Cerrar con algún comentario no relacionado con el trabajo a manera de despedida es

siempre una buena idea.

✓ Herramienta para video llamada (evitar

usar sólo audio al ser dos personas).Objetivo

Trabajo en

pares

✓ Estar familiarizados con el concepto, técnicas, beneficios y problemas comunes de “programación

por pares” aún cuando el trabajo a desarrollar no sea precisamente la codificación de software.

✓ Concepto: es el trabajo simultáneo de dos personas donde una de ellas realiza el trabajo

mientras la otra observa activamente dando sugerencias, dando retroalimentación y planteando

dudas. Después de unos minutos (unos 30) se invierten los papeles y así sucesivamente.

✓ Cita completa. Objetivo, ciclos de tiempo y lo necesario para la conexión.

Antes de

✓ Involucra a tu par. Iniciar recordando el compromiso del observador, para evitar distracciones.

✓ Cámara encendida para fortalecer la comunicación. Mantener la imagen de la cámara reducida, el

punto clave es la pantalla compartida.

✓ El audio debe fluir para dar y recibir feedback y comentarios. Tener especial cuidado con ruidos no

deseados para evitar distracciones.

✓ Conversación activa. El observador puede aburrirse o distraerse. Ambas partes deben mantener la

conversación activa para evitar este problema. Al principio puede ser complicado encontrar el

balance entre la charla y el silencio, pero es cuestión de práctica encontrar el punto medio.

✓ Coordinación. Las personas que realizan esta práctica deben ser transparentes para comunicar a la

otra persona cualquier dificultad encontrada durante el proceso. El trabajo remoto complica este

proceso, pero no lo imposibilita. Si es necesario, hagan una pausa para coordinarse mejor.

✓ Pausas. Aprovecharlas para refrescarse, hidratarse, caminar un poco y realizar las actividades que

usualmente nos distraerían como revisar mensajes en el teléfono o responder correos urgentes.

Durante

Después de

✓ Feedback. Cerrar la

sesión conversando

brevemente sobre la

dinámica y discutir

posibles mejoras para

la siguiente sesión.

✓ Trabajo colaborativo con intención de mejora en productividad o calidad.

✓ Traspaso de conocimientos y técnicas.

✓ Herramienta para video llamada con

opción de compartir pantalla.

✓ Cronómetro compartido.Objetivo

Toma de

decisiones

✓ Objetivo claro. Establecer el objetivo

y límites de tiempo.

✓ Configurar la herramienta para votar.

✓ Es muy recomendable contar con un

facilitador

✓ Si es posible, hablar antes con el

principal stakeholder para explicarle el

proceso.

Antes de

✓ Objetivo. Describir la razón de la sesión y el objetivo esperado. Resolver las dudas al respecto antes

de avanzar.

✓ Antecedentes. Presentar hechos, antecedentes y riesgos. Si es necesario mostrar en la pantalla los

datos, imágenes o documentos y asegurarse de que son visibles para todos.

✓ Criterios. Seleccionar los criterios sobre los que se evaluarán las opciones o presentarlos si están

definidos. Si los criterios son complejos, mostrarlos visualmente.

✓ Discusión. Ronda de comentarios, riesgos e ideas en general. Usualmente no es necesario ponerlos

por escrito, pero validar con el grupo si prefieren hacerlo. En este caso activar la herramienta

colaborativa.

✓ Tiempos. Asignar tiempo por participante con posible extensión si el grupo lo desea.

✓ Decisión. Tomar la decisión de acuerdo a la técnica más conveniente.

✓ Resultados. Mostrar visualmente el resultado final y comentarlo.

Durante

Sugerencias

Para la toma de decisiones es frecuente que sea el resultado de una discusión verbal, evaluación de las

opciones y una votación final, para ello presentamos 3 opciones:

✓ Por mayoría de votos. (Usar para decisiones que no sean complejas) Se elige comúnmente la más

popular, no la más valiosa. O puede sesgarse el voto por presión de grupo.

✓ Por votación en dos ejes. Usualmente Impacto o valor es un eje y el otro es Facilidad /Costo

/Tiempo, o alguna otra dimensión según las opciones. Es recomendable una herramienta que realice

los cálculos automáticamente y los muestre en ambos (Como mentimeter).

✓ Por pesos relativos. Lo mejor es tener desde antes los criterios a usar y los pesos de cada uno de

ellos. Si no es posible tenerlos antes, usar la primera parte de la sesión para consensuarlos.

✓ Tomar una decisión consensuada entre varias personas.

✓ Herramienta para votar (opcional).

✓ Colaboración simultánea (opcional).

✓ Opción de compartir pantalla (opcional).Objetivo

Resolución de

conflictos

Integra a un facilitador o mediador. Alguien neutral capacitado para este tipo de situaciones.

✓ Comunicación. Cámaras encendidas para fortalecer la

atención. Establecer la confidencialidad de lo tratado aquí.

✓ Audio. Cuidar los ruidos externos al máximo.

✓ Valores. Recordar los valores de respeto, empatía,

transparencia y apertura.

✓ Facilitador. Comenzar con las reglas para una sesión

remota de este tipo. Absoluta confianza al

facilitador/mediador para dirigir la conversación de manera

fluida, respetuosa y con tiempos para todas las partes. Si

no hay mediador, establecer que puede ser necesario

hacer múltiples pausas o recesos para reflexionar o

mantener la conversación en un ambiente productivo.

✓ Límites . Entender que, de no llegar a un acuerdo se

puede continuar en otra sesión o escalar el conflicto.

✓ Orden. Establecer que se tratará un solo tema antes de

avanzar al siguiente.

✓ Recesos. Acordar que cualquiera de los participantes o el

facilitador puede solicitar un receso.

✓ Expectativas. Comenzar explicando lo que cada parte

consideraría como un éxito (que no sea simplemente “que

yo gané”, sino un objetivo final que sea satisfactorio para

todos).

✓ Sobre comunicar. Tanto los involucrados como el

facilitador o mediador deben comunicar claramente cada

comentario. Asegurar que cada intervención sea entendida

por todos.

✓ Acciones. Establecer un curso de acción inmediato que

lleve a la solución lo más pronto posible.

Durante

Después de

✓ Agradecer. Cerrar con un agradecimiento del tiempo dedicado por todos los participantes.

✓ Siguientes pasos. Si se llegó a un acuerdo, celebrar. En caso contrario definir el siguiente paso.

✓ Llegar a un acuerdo satisfactorio para todas las partes involucradas.

✓ Herramienta para video llamada (evitar

usar sólo audio al ser dos personas).Objetivo

Antes de

Informal

✓ Necesidad. Las charlas informales en la oficina son cruciales para la integración del equipo, la

revisión de ideas y la serendipia (ideas valiosas que surgen por casualidad). Al trabajar

remotamente, esos encuentros informales no se generan automáticamente. Es necesario planearlos

y organizarlos.

✓ Momento. Algunos equipos inician el día así, otros lo hacen durante el almuerzo o al final del día.

Otros reservan espacios de 15 minutos durante el día. Y algunos otros, lo hacen espontáneamente.

Lo que resulte para cada uno dependerá de su dinámica de trabajo.

✓ Objetivo. Estas sesiones informales no son sólo para charlar trivialidades o tomar un receso del

trabajo. Si necesitamos revisar avances, resolver una duda con un compañero, discutir sobre algún

tema y no requerimos estar frente a la computadora, podemos aprovechar para alejarnos de la mesa

de trabajo por un momento y seguir siendo productivos.

Durante

✓ Dar a cada miembro del equipo que se reunirá el tiempo para preparar una bebida o un snack.

✓ Comunicación. Cámaras encendidas para mejorar la interacción.

✓ Audio. Cuidemos el audio ambiental para no molestar al resto o apaguemos el micrófono mientras

sólo escuchamos.

✓ Libertad. Como en cualquier charla informal, no hay agenda ni orden establecido.

✓ Ambiente. Alejarnos de la mesa de trabajo y conectarnos con un dispositivo móvil nos permitirá

libertad de movimiento y permitirá crear el ambiente informal.

✓ Comodidad. Estar en un lugar cómodo, un sillón confortable, en el jardín, caminando por la casa o

cerca de una ventana, nos dará el espacio adecuado para relajarnos y tomar energía.

✓ Iluminación adecuada para conversar mejor entre todos.

✓ Tiempo. Para no perder la percepción del tiempo es bueno usar una alarma o temporizador.

✓ Hacer una pausa en el trabajo mientras fortalecemos la cercanía con el equipo.

✓ Herramienta para video llamada (evitar

sólo audio)Objetivo

Antes de

Eventos

masivos

✓ Cantidad. Contar por lo menos con el mismo número de facilitadores que apoyarían en el evento si

fuera en vivo.

✓ Tipos. Si habrá subgrupos dentro de las actividades considerar un facilitador por subgrupo.

Además del facilitador principal y un facilitador técnico que coordine el uso de herramientas, la

sincronización de los facilitadores y la recopilación de información.

✓ Comunicación. Desde antes del evento deben contar con un canal de comunicación propio y un

repositorio central de los documentos necesarios para la sesión.

Facilitadores

✓ Agenda detallada. Cada paso con ligas a documentos, herramientas, objetivo, entregables e

instrucciones para compilar información y donde se guardada.

✓ Plan B. Todos los pasos tienen un plan B en caso de que las herramientas fallen.

✓ Grupos. Si la actividad va a requerir trabajo por grupos, asegurarse de que cada facilitador tenga las

licencias y la configuración necesaria.

✓ Herramientas. Las configuraciones deben hacerse con anticipación y probar con los facilitadores.

✓ Ensayo. Hacer un ensayo general por parte de los facilitadores con todos los pasos. Con las

herramientas principales y con la opción B de cada herramienta.

✓ Participantes. Enviar a todos los participantes la agenda. Incluir una sección con los requisitos

técnicos y de acceso a herramientas debidamente explicado.

✓ Conexión. Una buena idea es proporcionar a todos los participantes un instructivo para compartir

internet desde su red celular en caso de que pierdan la conexión habitual.

✓ Dudas previas. Es muy recomendable proporcionar un grupo de chat comunitario para poder recibir

consultas antes del evento. Pero después de haber distribuido la guía y agenda.

✓ Material. Si los participantes deben tener preparado material o información antes de la sesión,

asegurarse con tiempo de que lo tienen preparado y en el formato adecuado.

Antes de

✓ En cualquier reunión remota buscamos

comunicar por varios medios, establecer

retroalimentación inmediata y mantener

la atención en lo que sucede. Todo esto

se complica en un evento masivo.

✓ Es difícil mantener el foco de un grupo

grande por todo un día. En eventos muy

largos considérese la opción de realizarlo

en múltiples sesiones de pocas horas en

lugar de sesiones de 8 horas.

✓ Herramienta de colaboración simultánea.

✓ Herramienta para votar.

✓ Herramienta de encuestas rápidas.

✓ Contador de tiempo.

✓ Chat para los participantes.

✓ Chat para los facilitadores.

Objetivo en general

Eventos

masivos

Después de

Los facilitadores necesitan tres sesiones de cierre:

✓ Cierre evento. Una sesión para organizar la información, revisar que las herramientas queden

disponibles para otra sesión y enviar los resultados a los participantes.

✓ Retrospectiva. Otra que funcione como retrospectiva para detectar buenas prácticas y mejoras a

realizar para futuras sesiones masivas.

✓ Celebración. Los eventos masivos absorben mucho esfuerzo antes, durante y después del evento.

No está de más una reunión informal para fortalecer el sentido de equipo con el logro obtenido.

✓ Justo antes de iniciar la sesión enviar por todos los medios posibles (chat y video) las reglas básicas

de la sesión (Cosas como micrófonos apagados, reglas para descansos, uso del chat, facilitadores y

su función, grupos, etc.)

✓ Herramientas. Comenzar la sesión con una prueba comunitaria de todas las herramientas. Si son

muchas o se presta a confusión por la audiencia, entonces asegurarse de que la primera vez que

una herramienta sea usada se pueda hacer una prueba para resolver dudas.

✓ Grupos. Si hay grupos predefinidos, confirmar que cada grupo esté asignado a su facilitador.

✓ Sobre comunicación. Todas las instrucciones, avances, información deben ser transmitidos de

varias maneras. Texto, audio y video.

✓ Información. Organizar a los responsables (audiencia o facilitadores) para que toda la información

generada por la audiencia que deba ser preservada sea almacenada en cada paso en el repositorio

designado. El facilitador tecnológico coordina este esfuerzo.

✓ Pausas. Tener descansos continuos es fundamental. Agregar a la video llamada un contador del

tiempo restante antes de regresar a la actividad. Informar de viva voz el tiempo restante. Pedir a los

asistentes que durante el descanso caminen un poco, se hidraten y atiendan sus pendientes.

✓ Feedback. Para mantener la calidad de la sesión, pedir retroalimentación continuamente con alguna

herramienta de encuestas rápidas donde los participantes puedan evaluar brevemente la sesión y

exponer las principales dificultades. Una opción es hacerlo antes de ir a un descanso.

✓ Facilitadores. Usar los descansos para recopilar la retroalimentación, hacer ajustes y mantener la

sincronización entre los facilitadores. Pueden abrir un chat de audio alterno desde sus celulares para

facilitar la comunicación. Aprovechar el tiempo también para refrescarse, caminar un poco y rellenar

las bebidas o snacks.

Durante el evento

Valores

Gestión de Equipos

Visión compartida

Outcomes vs tiempo

Tecnología como aliado

Metas y su seguimiento

Feedback y engagement

Crecimiento individual

Ventajas del líder remoto

Liderazgo

Liderazgo a distancia

Liderazgo a

distancia

Al hablar de “liderazgo remoto” lo mas importante es la parte de “liderazgo” no la de “remoto”.

Un buen líder con el equipo a su lado, seguramente será un buen líder cuando su equipo se encuentre

lejos de él. No requiere una transformación de su liderazgo sino de la manera de ejercerlo.

Comprender esto nos hará identificar los pasos a seguir. Podremos enfocar esfuerzos, ya sea en

fortalecer nuestras habilidades y prácticas de liderazgo expuestas de una manera más evidente en la

lejanía, o en aprovechar las oportunidades que se crean con este cambio en la manera de trabajar.

Esta guía no pretende dar catedra o formar a líderes, sino que ayudar a conservar la conexión de los

líderes con sus equipos, a pesar de trabajar de manera distribuida, y como todo en el liderazgo, no

hay una solución mágica, requiere el esfuerzo constante de todos nosotros.

Necesitamos entender tres cosas para mejorar nuestro liderazgo remoto:

Las personas son primero. Nuestro principal propósito como líderes es potenciar a nuestros equipos.

Inspirarlos, guiarlos y apoyarlos. Hablamos de líderes centrados en las personas de su equipo, no

orientados sólo a los resultados, y menos, focalizados en sí mismos.

Sólo cambia la forma de comunicarnos. Con la ventaja del momento tecnológico, donde todos

interactuamos remotamente todos los días, con llamadas por audio, email y chat, o incluso video

llamadas, el problema a vencer no está centrado en las herramientas, sino en el uso apropiado de

ellas.

Por último, el sentido común es nuestro aliado. Ese elusivo sentido que un líder aprende a dominar y

a traspasar a su equipo con el crecer de su propia experiencia.

Valores

El liderazgo no puede ser entendido como un simple conjunto de prácticas a seguir.

Está fundamentado en valores que deben ser custodiados, practicados y compartidos por el equipo.

El primer valor desafiado por el trabajo remoto.

Si necesitamos saber lo que está haciendo el equipo en

cada momento (ya sea que estén en la oficina o en su

casa) es una mala señal. Recordemos que tendemos a

entregar aquello por lo que nos miden.

¿Queremos preocuparnos por comprobar los minutos

trabajados o por entregar resultados?

Enfoquemos al equipo y a nosotros en lo que realmente

importa. La entrega de valor al cliente final, la unión

entre nosotros y el cumplimiento de nuestras metas.

Entendamos que al trabajar remotamente lo único que

podemos dar por real es lo que el equipo, el individuo, el

líder demuestran a los demás.

Es más complicada cuando no tenemos

a la persona frente a nosotros para

comprenderla.

Al trabajar en lugares separados nos

costará más esfuerzo conocer la

situación individual de los demás, los

problemas que enfrenta, la manera en

que trabaja, su ambiente de trabajo y el

equipo del que dispone, entre otros.

Conectarnos con el equipo es el primer

paso para después, ponernos en su

lugar, comprenderlo y apoyarlo de la

manera en que lo necesita.

Trabajar remotamente requiere un grado de transparencia que permita cimentar las relaciones.

Comunicándonos abiertamente y sin rodeos podremos disminuir obstáculos entre nosotros y el equipo.

Y no sólo nos referimos a las cuestiones laborales estrictamente hablando. Toda la comunicación con

ellos, en cualquier aspecto debe ser hecha sin el menor asomo de ocultamiento. Si no es así, el daño

que causaremos a la relación, laboral y personal, no permitirá un buen desempeño de nuestro liderazgo.

Confianza Empatía

Transparencia

Valores

Finalmente, liderar con el ejemplo. A pesar

de encontrarnos en situaciones no conocidas,

dará a nuestros equipos la certeza de que no

están solos en el esfuerzo extra que involucra

el estar en un equipo distribuido y que además

pueden apoyarse e inspirarse en alguien que

está viviendo el cambio, aprendiendo y

creciendo gracias a la adaptación a estos

desafíos.

Paciencia

Será puesta a prueba de diferentes maneras:

En malentendidos provocados por la mala

comunicación remota.

✓ En retrasos debido a la tecnología o a

nuestra limitada habilidad con ella.

✓ En complicaciones por la falta de pericia

de unos y otros para colaborar

remotamente.

✓ En ausencias inesperadas debidas a algún

problema derivado de la distancia.

La clave, por supuesto, es comprender las

razones y plantear acciones efectivas que

eliminen las causas. Retrospectivas periódicas

pueden aliviar todos estos problemas.

Humildad

En ambientes donde no somos expertos, o incluso

no tenemos conocimiento, tendremos que hacer

un uso adicional de humildad. Nuestros equipos

serán mejores que nosotros en herramientas,

técnicas, dispositivos o en cualquier otro aspecto

remoto. Y no tendrá sentido el orgullo derivado del

orden jerárquico, para aparentar que sabemos lo

mismo o que no es relevante ese conocimiento.

Mostremos a los equipos nuestras brechas y

ayudémonos entre todos a avanzar.

ResilienciaPara todos los retos a los que nos veremos

forzados a enfrentar, deberemos insistir una y

otra vez de diferentes maneras. Será la

única opción para solventar los obstáculos a

los que no estamos acostumbrados.

Servicial

La presencia junto a nuestro equipo en las

dificultades que la lejanía agrega a nuestra

labor será clave para que ellos se

empoderen, alcancen sus metas y se sientan

acompañados.

Si usualmente somos el tipo de líder servicial,

ahora ese valor será puesto a prueba porque

no sólo tendremos que eliminar los obstáculos

usuales, sino los agregados al trabajar

remotamente y además el apoyo que

podemos ofrecer tendrá que ser reevaluado

de acuerdo a las características de este estilo

de trabajo.

Ser ejemplo

Gestión de

equipos

Grupos dentro de equipos

La gestión del equipo no cambia mucho, pero ahora debe estar definida formalmente y reforzarse.

Niveles de escalamiento

Una actividad que facilitará el flujo de trabajo es,

publicar el flujo de escalamiento para toma de

decisiones y asegurarse de que todo el equipo lo

conozca y pueda acceder fácilmente a él.

Segmentar al equipo en grupos pequeños por

disponibilidad y ubicación, puede ayudar a

fortalecer vínculos y delegar tareas.

Establece cadencias junto con los integrantes

de los grupos para sincronización entre ellos y

con otros grupos.

La idea no debe generar silos, mezclar

periódicamente a los grupos o mantener

instancias con todo el equipo es buena idea.

DesempeñoSe deben establecer adecuados mecanismos para

la gestión del desempeño que estén adaptados a

las condiciones y que ayuden a identificar las

mejoras que la distancia requiere.

Hacerlo siempre involucrando al equipo,

garantiza que tomen estas medidas como suyas.

Datos duros (valor aportado, velocidad, métricas

de flujo, predictibilidad) y otros de percepción (de

clientes internos y externos, de stakeholders y del

mismo equipo) es una buena mezcla.

CrecimientoPlan de carrera y entrenamiento deben incluir

ahora las herramientas, destrezas y prácticas

adecuadas para el trabajo remoto. Buscar a RRHH

para obtener su respaldo y ayuda.

MotivaciónMantener al equipo unido y “en la zona” es un

imperativo siempre, los equipos distribuidos lo

necesitan aún más.

Evaluar los motivadores del equipo para

entenderlos en este modo de trabajo y adecuar

nuestra relación con cada uno, para poder

proporcionar coaching o mentoría adecuados.

Feedback oportuno y continuo son claves. La

lejanía no debe ser un obstáculo. No

esperemos a estar frente a frente.

Aplica lo mismo para el reconocimiento.

Visión y

outcomes

Visión compartida

Proporcionar a nuestros equipos una visión de lo que queremos conseguir como empresa, como área

y como equipo, es usualmente complicado. Requiere destrezas en la comunicación, la síntesis y la

motivación, en un proceso que puede ser complicado aún en ambientes favorables.

Añadir el componente remoto lo complica más. El esquema de comunicación debe reforzarse. Si

podemos reunir al equipo frecuentemente y mejorar el sentido de pertenencia será muy útil.

Pero en el día a día, tendremos que buscar comunicarnos de más y en varios canales al mismo

tiempo. El mismo mensaje debe ser fácilmente encontrado en un repositorio, ser comunicado por el

chat del equipo, reforzado con algún correo, pero principalmente compartido directamente por

nosotros. Ya sea en un video o mejor aún en una video llamada con el equipo.

Outcomes vs. tiempo

Lo hemos comentado ya, pero vale la pena

profundizar en este aspecto.

¿Buscamos un equipo que demuestre su

ocupación o un equipo que crezca continuamente

y que entregue productos y servicios de primera,

a tiempo y adecuados a lo que el cliente espera?

Si ya conocemos al equipo sabremos exactamente

de qué es capaz y podremos enfocarnos en dar

seguimiento, desafiar al equipo a superarse y

validar los avances que van entregando.

Si no los conocemos aún, tendremos que

acelerar esta etapa, esto ya sería un tema

importante si estuviéramos trabajando en el mismo

sitio, y sabemos que con la distancia se complicará

aún más.

Recomendamos, entender los procesos, revisar

con ellos su día a día, participar en sus sesiones,

hablar con ellos para entender los retos, riesgos y

obstáculos que enfrentan. Incluso estar presente

como observador en sus sesiones de trabajo.

No es negociable como líder remoto, no participar en

las sesiones de entrega de resultados. Y es mejor

aún entender al equipo en las instancias cotidianas

de trabajo (planeación, sincronización, etc.).

Metas y su

seguimiento

Establecer metas con un equipo remoto es idéntico a hacerlo con el equipo local.

El seguimiento es lo que nos llevará más trabajo si no estamos acostumbrados a ello.

Evitemos a toda costa preguntar a los equipos por su avance. Eso los distrae de su trabajo,

menoscaba su confianza y los lleva a preocuparse por dedicar tiempo a explicar en lugar de trabajar

en los avances.

En lugar de eso, fomentemos que tengan tableros y dashboards actualizados, precisos y

entendibles, para que podamos revisar cualquier dato que necesitemos sin perturbarlos en el día a día.

Los tableros no deben estar diseñados sólo para los líderes, deben ser funcionales para el equipo,

para nosotros como líderes y para cualquier stakeholder.

Entendamos y busquemos que el equipo entienda que los tableros no son una auditoría ni una

herramienta para controlarlos, sino una forma más sencilla de compartir el progreso, de revisar

problemas y de actuar oportunamente desde todos los roles y visiones.

Feedback y

engagement

Feedback

No tendremos un equipo de alto rendimiento sin

proporcionar buen feedback de manera constante.

Consideremos dos instancias de entrega de

retroalimentación. Una continua para el día a día y

otra periódica cada cierto tiempo.

Para la retroalimentación del día a día podemos

usar el canal que consideremos más apropiado. No

siempre podrá ser una video llamada y

probablemente no sea necesario para todos los

casos. El objetivo es que sea preciso, inmediato y

a las personas correctas.

Pero para el feedback periódico busquemos

mejores opciones. Lo más recomendable y

aceptable en estos casos es una buena video

llamada. Para estas ocasiones, tratemos de buscar

siempre la posibilidad de estar frente a frente.

Vale la pena para la integración con nuestro equipo.Engagement

Un equipo puede percibir la distancia física que los separa entre ellos o de su líder. Pero no debe

percibir una distancia en su liderazgo.

Recordemos que la motivación intrínseca, base para el engagement, se nutre de la Maestría, la

Autonomía y el Propósito.

Alimentemos la Maestría identificando el balance entre las necesidades presentes y futuras de los

clientes y el potencial de nuestro equipo. Creemos junto con ellos el mejor plan de capacitación y

crecimiento que podamos, y demos el espacio para que puedan aprender y practicar.

En cuanto a la Autonomía, dejemos que el equipo se empodere dejando poco a poco en sus manos

todas las decisiones posibles concernientes a la manera en que ejecutan sus labores. Si no lo hemos

hecho aún, podremos sorprendernos con los resultados creativos que llegarán. Invitemos a que

todos participen de la evaluación y mejora del engagement grupal.

Y para el Propósito, no dejemos que la lejanía interfiera en la comunicación exhaustiva con el equipo.

La correcta visión compartida, la transparencia sin límites y la retroalimentación en dos vías

pueden seguir llevándose a cabo con las herramientas que hemos comentado antes.

Tecnología

como aliado

Si no somos usuarios de buen nivel en la tecnología para comunicarnos y relacionarnos con los

equipos, tenemos por lo menos dos caminos.

Uno conduce al mal uso de los recursos, a volvernos dependientes de lo que los otros saben, a estar

miopes o ciegos a la información que fluye entre el equipo y a frustrarnos por nuestro poco

conocimiento en estos temas. Además, afecta desfavorablemente la visión que otros tienen de

nuestro desempeño.

El segundo, que requiere sorpresivamente poco esfuerzo, nos acerca a la autonomía técnica, al

manejo eficiente de la información, a la comunicación mejorada.

Para las herramientas que hemos comentado en las páginas previas (Comunicación, colaboración,

organización, contenido o feedback) bastan unos minutos para familiarizarnos con cada una de ellas.

Integrémonos a las sesiones donde aprenden nuestros equipos o nuestros pares. Compartamos lo

que vayamos aprendiendo o explorando. Para las herramientas más complicadas, busquemos generar

instancias de capacitación entre nuestros equipos y otros en la organización.

Crecimiento

individual

Cuando pasamos de, ser un líder con un equipo en la oficina a ser un líder remoto, las exigencias que

esto nos demanda son una gran oportunidad, donde podremos descubrir nuevas capacidades,

viejas deficiencias e inesperadas ventajas.

Los líderes que se convierten en referencia para otros líderes no dejan jamás de aprender. La

oportunidad que nos brinda tener que cambiar la manera en cómo trabajamos y el modo en que

lideramos a nuestros equipos, nos lleva a un crecimiento oportuno e ineludible.

Al conseguir eliminar los temores o preocupaciones por trabajar lejos de nuestros equipos, o de

nuestros pares, encontraremos que muchos de ellos eran infundados y que luchar contra ellos nos

hicieron mejores personas, profesionales y líderes.

Los conocimientos y habilidades que nos veremos forzados a dominar nos harán más eficientes,

aún cuando volvamos al trabajo con todos en una oficina.

La confianza que ganaremos al sentirnos en nuestro ambiente, después de la transición al modo de

teletrabajo, podría crear en nosotros las ganas de seguir enfrentando desafíos en otros ámbitos.

Nos habrá preparado para seguir trabajando prácticamente con la misma eficiencia, cuando viajemos o

tengamos alguna otra necesidad de colaboración remota, o para situaciones imprevistas, que impidan la

movilidad a nuestra oficina o casa.

Paradójicamente, algo de lo que tendremos que cuidarnos es de trabajar de más. Al disponer al

instante de lo necesario para trabajar, la tentación de hacer siempre un poco más puede difuminar la

barrera entre la vida personal y la laboral. Cuidemos este aspecto para usarlo como ventaja y no

como una obligación.

Y lo más importante: habremos dado un paso importante en nuestro autoconocimiento, tanto de

nuestras capacidades como de nuestras carencias.

Ventajas del

líder remoto

Tal vez después de revisar lo que debemos enfrentar como líder remoto, pareciera que es un sinfín de

problemas, retos y angustias. Nada más lejos que eso.

Ser un líder remoto no trae sólo desafíos y desventajas. Con este paradigma, se asoman oportunidades

y ventajas que debemos aprovechar. Pero antes tenemos que ser conscientes de ellas, algunas son:

Información completa. Al trabajar remoto, nos forzamos a nosotros y nuestro equipo a tener un

repositorio centralizado de la información. A documentar todo de manera electrónica y eliminar los

papeles y la información localizada en pocas personas y sus computadoras.

Foco en resultados. Cuando la distancia nos obliga a ver los resultados y dejamos de preocuparnos

por lo que el equipo ”está haciendo”, gradualmente podemos centrarnos en lo realmente importante.

Posibilidad de acceder a múltiples reuniones. Es lo más cercano a la tele transportación. Podemos

pasar de una reunión con el equipo, a otra con los stakeholders, a otra con un cliente y de vuelta con el

equipo. Aunque lo ideal es la comunicación frente a frente, encontraremos muchas ventajas para asistir

a reuniones en las que realmente el resultado es casi el mismo cuando asistimos digitalmente.

Opciones de talento antes no disponibles. Al liderar un equipo distribuido, súbitamente no estaremos

limitados por el talento disponible en nuestra ciudad. Podremos trabajar casi con la misma eficiencia con

alguien en otra ciudad o país. Claro que, si la diferencia horaria es grande, encontraremos otros retos y

problemáticas.

Eliminación de distancias y fronteras. Son muchas las personas y equipos que encontrarán más

agradable, de lo que pensaban, el cambio al trabajar desde casa, evitando tiempos y molestias de

transporte. Puede cambiar para bien, el tiempo de calidad que dedicamos a nosotros y nuestra familia.

Al acostumbrarnos a trabajar a distancia, encontraremos cada vez más natural aprender, colaborar y

participar en eventos con personas de otros países.

Un día remoto

Un manager o líder de cuenta

Un líder en el equipo

Facilitando training

Construyendo software

Una iteración, semana, mes

Asistiendo a training

Remoto en la oficina

Home office

Mantén la concentración

• Evita tener distracciones innecesarias como la televisión.

• Si te gusta disfrutar de música asegúrate de que no te distraiga.

• Mantén tus acuerdos con otras personas en la casa.

• Recuérdales que tienes un horario para trabajar.

Home officePrepárate para tu día

• Comienza con una rutina de

higiene, alimentación y ejercicio.

• Viste apropiadamente.

Haz una transición de casa a trabajo

• Diferencia tu ambiente de casa y de trabajo manteniendo

un ambiente de trabajo dedicado exclusivamente para eso.

Si tienes que usar áreas comunes, instala lo que necesites

al inicio del día y guárdalo al final de tu jornada.

Prepara tu ambiente de trabajo

• Asegúrate de tener todo listo. Equipo conectado.

Accesorios con batería.

• Prepara también aquello con lo que disfrutas tu

día (café, té, mate, snacks).

Revisa y ajusta tu agenda

• Revisa tu calendario y haz los ajustes necesarios

• Agrega pequeños espacios de descanso. Dos o tres

por la mañana y otros tantos por la tarde.

• Agenda también tu espacio de comida y una cita

periódica para el fin del día.

Fomenta el contacto con

tu equipo

• Una buena idea es tener

un inicio coordinado.

• Puede ser un simple

saludo o aprovechar para

sincronizar las tareas.

• Si vas a ausentarte por

algún motivo, avisa a tu

equipo.

Termina el día

• Hazlo formalmente con

tu equipo. Si puede ser,

que sea de manera

coordinada.

• Revisa el calendario del

día siguiente para evitar

sorpresas a primera

hora. Realiza la transición de trabajo a casa

• Termina tu día de trabajo a tiempo.

• Guarda tus utensilios de trabajo.

• Descansa y disfruta con tu familia y amigos.

Remoto en la

oficina

Realiza pausas

• Pausas activas.

• Camina o cambia de

espacio por unos minutos.

Antes de Iniciar

• Sírvete un café o té o mate

o tus snacks favoritos.

• Adecúa tu sitio de trabajo.

Planifica tu día

• Revisa tus pendientes.

• Organiza tu agenda.

• Responde correos urgentes.

Realiza puntos de sincronización

• Conéctate por video conferencia para tener

contacto visual con tu equipo.

• Prioriza actividades de ser necesario.

• Delega o busca ayuda para lograr el objetivo.

Disfruta tu tiempo personal

• Designa unos minutos para conversar con tu

familia, amigos, compañeros.

• Diviértete o realiza lo que te apasione.

Cumple tus metas

• Continúa con el plan trazado en la mañana.

• Empieza a cerrar más tareas antes que iniciar.

• Utiliza herramientas de tableros virtuales para validar

o informar avances al equipo.

Cierra tu día

• Evalúa cumplimiento de compromisos.

• Piensa en qué cambiarías para tu siguiente día.

• Identifica pendientes.

• Realiza una priorización inicial.

• Desconéctate de tu trabajo cambia a modo vida

personal.

Un líder en el

equipo (Técnico, SM,

ATF, PO, etc.)

Al Iniciar tu día

• Valida el tablero virtual para tener

un panorama del equipo.

• Revisa tus correos y agenda digital.

Gestiona tus tareas

• Cumple tus compromisos.

• Informa al equipo por chat, correo o

en los canales definidos de

comunicación, avances de los

entregables.

Logra sinergia

• Logra confianza, involucrándote en los puntos de difícil

solución haciéndote cargo de actividades en los tableros de

tareas y eliminando obstáculos.

• Respalda a tu equipo en sus decisiones.

• Da prioridad a las personas utilizando canales privados.

• Prioriza los temas que impactan la motivación de las

personas, brindando apoyo online.

Crea espacios de

esparcimiento

• Participa activamente con el

equipo en sesiones de ocio

colectivo con herramientas

online o presencialmente.

Cierra tu día

• Identifica pendientes y actualiza la pizarra virtual.

• Piensa en qué cambiarias para tu siguiente día y

comparte como ejemplo.

Sincronízate con tu equipo

• Conéctate por video conferencia y

realiza sincronización diaria.

• Comunica avisos importantes para

el equipo.

Un manager o

líder de cta.Inicia tu día

• Genera el hábito de saludar al equipo. De

preferencia por video, aunque puede ser por chat.

• Responde correos de alta prioridad que impacten al

equipo.

• Revisa estado de los acuerdos a tu cargo para el

equipo.

Ten sincronizaciones con tus líderes

• Conéctate por video conferencia y ten

un tiempo de sincronización con los

lideres del equipo para alinear plan y

foco.

Gestiona personas y recursos

• Da prioridad a las personas,

comunícate uno a uno (Video llamada).

• Gestiona los recursos herramientas y

licencias para facilitar trabajo remoto.

• Sé flexible de acuerdo a las

condiciones laborales.

Sé visionario

• Genera planes de contingencia para continuar la

operación remota.

• Investiga nuevas herramientas que permitan al

equipo hacer su trabajo remoto.

• Piensa fuera de la caja, imagina que pasaría si…

Toma decisiones

• Básate en datos, hechos y entorno (trabajo

remoto).

• Comunica de manera transparente y oportuna

las decisiones en sincronizaciones ad hoc

preferiblemente Videoconferencia.

Cierra tu día

• Agradece al equipo por su trabajo, puede

ser por chat.

• Abre un espacio corto con los líderes para

temas urgentes del día.

Facilitando

trainingAntes de la Sesión

• Valida espacio físico (conexión, luz, audio, ruido,

interrupciones).

• Si es posible consigue apoyo, otro facilitador

puede ayudar a solucionar inconvenientes de

último minuto.

Piensa en tu audiencia

• Crea una experiencia de aprendizaje

en lugar de compartir sólo contenido.

• Prepara el hilo conductor de la

presentación.

• Realiza un simulacro de ser posible.

• Recibe feedback.

Activa a los asistentes

• Realiza un ejercicio de activación que

permita al equipo lograr foco.

• Logra acuerdos para la sesión de

forma colaborativa.

• Genera expectativas del tema a tratar.

Durante la sesión

• Evalúa expectativas.

• Incorpora herramientas (chats) para tener preguntas

online.

• Solicita feedback constantemente.

• Haz puntos de control para asegurar que el

conocimiento queda en el público.

• Cuida del tiempo.

Actividades de refuerzo

• Utiliza diferentes

instrumentos de aprendizaje

(Videos, Encuestas

interactivas)

• Deja disponibles link,

referencias y libros.

• Graba la sesión.

Involucra al público

• Busca hacer actividades

grupales, para que las

personas se sientan parte

de la sesión.

Cierra la sesión

• Presenta una imagen que resuma temas

vistos.

• Solicita feedback (a través de herramientas

online).

• Publica en el repositorio la información

brindada.

Asistiendo a

trainingAntes de Iniciar

• Toma un tiempo para validar material y agenda de

la sesión.

• Prepara implementos de estudio o materiales

necesarios.

• Reserva el espacio para evitar interrupciones.

Enfócate

• Evita tener sesiones o tareas

paralelas.

• Respeta los acuerdos de la sesión.

• Participa en los espacios abiertos para

los participantes.

Participa

• Toma en cuenta qué herramientas

tienes a tu disposición para poder

aportar o comunicarte.

• Ten intervenciones cortas, respetando

el turno y tiempos de la sesión.

• Sigue las pautas definidas por el

facilitador o capacitador.

Toma nota

• Haz tus propias notas

ayuda a tener un mejor

aprendizaje.

• Identifica temas que no

quedaron claros o necesitan

explicación adicional.

• Escribe recomendaciones o

fuentes de referencia para

reforzar tu aprendizaje.Almacena Información

• Almacena la información

(presentaciones, audios, libros,

documentos, etc.). con una

etiqueta o carpeta de fácil

ubicación.

• Respalda la información.

Cierra la Sesión

• Finaliza la sesión con

agradecimiento al facilitador.

• Si es posible, da feedback y

recomendaciones.

• Solicita información adicional.

Construyendo

SoftwareInicia tu día

• Prepara tu sincronización (Revisa qué hiciste, que

puedes comprometer hoy y que impedimentos

tienes). Siempre pensando en la meta de la

iteración o periodo.

• Identifica reuniones planificadas que te disminuyen

capacidad en tu día laboral y toma acciones.

Sincronízate con el Equipo

• Realiza sincronización en la mañana

para identificar estado real de

compromisos y remover impedimentos.

• Realiza sincronización ad hoc (5

minutos) para informar tareas que

afectan al equipo ( Despliegue, bajar

BD, liberar producción).

Da visibilidad del plan

• Registra tus compromisos en la pizarra virtual de

tareas del equipo.

• Genera un tablero de Impedimentos, procura que

se mantenga actualizado y valida su avance en

las sincronizaciones.

Canales de comunicación

• Usa sólo canales seguros para compartir información

clasificada.

• Usa los canales de comunicación que mejor se adecuen al

propósito. Para conversaciones puede ser video, para envío

de información puede ser chat.

• Construye acuerdos para la comunicación y divulgación de

información.

Define una única fuente de Información

• Define un único punto para almacenar la información

y asegura que el equipo tiene acceso. (Repositorios

no públicos).

• Mejora constantemente tus buenas prácticas de

desarrollo como DevOps.

Reuniones Claves

• Informa al líder del equipo

datos relevantes para

toma decisiones en otros

niveles.

• Cuando aplique, involucra

al entorno (Cliente, QA,

UX, etc.) para tomar

decisiones internas. Esto

te permite identificar

impactos colaterales.

Cierra tu día

• Finaliza tu día con una sincronización de

equipo, identificando impactos o temas de los

que se puede hacer gestión de forma

oportuna antes del siguiente día.

Manejo de Tiempos

• Puedes utilizar técnicas

de concentración (por

ejemplo, Pomodoro)

• Genera recordatorios de

las tareas.

Una iteración,

semana, mesInicia tu iteración

• Inicia validando la pizarra virtual de

lecciones aprendidas.

• Identifica mejoras y dales prioridad

dentro de tu plan de la iteración.

Define Objetivos

• Identifica objetivo a cumplir por ciclos cortos.

• Realiza con tu equipo un plan de trabajo al iniciar

la iteración.

• Identifica puntos de sincronización cortos (diarios

es recomendable).

Da visibilidad del plan de trabajo

• Registra el plan de trabajo la pizarra

virtual de tareas del equipo.

• Realiza sincronización y actualización

en tiempo real apoyado en la

herramienta seleccionada de los

estados de las tareas.

Establece canales de comunicación

• Define canales para sincronización (Video conferencia,

chats).

• Canales de envío de información y documentos

oficiales. (Repositorios).

• Construye acuerdos para la comunicación y divulgación

de información.

Define una única fuente de Información

• Define un único punto para almacenar la

información y asegura que el equipo tiene acceso.

(Repositorios).

• Usa criterios de aceptación y estados de la

información almacenada.

Realiza reuniones efectivas

• Planifica las reuniones con

tiempo.

• Define una agenda y asigna

tiempos y objetivos.

• Evita a toda costa hacer

reuniones no planeadas.

• Suministra a los invitados

información relevante para la

sesión.

Cierra tu Iteración

• Finaliza la iteración presentando logros.

• Reconoce el trabajo realizado y da visibilidad.

• Identifica que cambiarias para la próxima

iteración.

Realiza entrega continua

• Impulsa a tu equipo a

que realice entregas a

cliente en tiempos

cortos.

• Da visibilidad del trabajo

realizado a entes de

control.