La importancia de word y excel en la elaboración de programaciones didácticas 5

LA IMPORTANCIA DE WORD Y EXCEL EN LA ELABORACIÓN DE

PROGRAMACIONES DIDÁCTICAS

Módulo Formativo 7: Introducción a Excel

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1. CREAR Y GUARDAR DOCUMENTOS

Como hemos comentado en el módulo formativo 1, Microsoft Excel es una

hoja de cálculo, pero ¿qué es y para qué sirve una hoja de cálculo? Pues

bien, una hoja de cálculo, como su nombre indica, es una aplicación para

realizar operaciones y cálculo de forma automática partiendo de unos datos,

es decir, para crear, trabajar y modificar tablas para estadísticas o

calificaciones. Al igual que en Ms Word, podemos incorporar imágenes,

esquemas, enlaces, vídeos,…

Un uso acertado de Excel puede ser para elaborar nuestra hoja de

calificaciones, de manera que de forma automática nos calcule la media

global de la unidad didáctica, evaluación, curso,… así como obtener

gráficos orientativos de las calificaciones de los alumnos.




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Ms Excel es una de las hojas de cálculo más extendidas a pesar de que se

requiere una licencia, previo pago, para su instalación en nuestro equipo.

Es por ello que la mayoría de alternativas, bien sean gratuitas o de pago,

podemos encontrar la opción de abrir y guardar documentos creados con

los formatos de Ms Excel.

A la hora de crear un documento en Excel no es necesario especificar el

tipo de archivo con el que lo vamos a guardar posteriormente, lo que si nos

permite es definir qué tipo de archivo vamos a crear o utilizar una plantilla

para hacerlo.

Para elaborar nuestra hoja de calificaciones no es necesario indicar un tipo

de documento especial a la hora de crearlo, pero sí que nos puede ayudar




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bastante, sobre todo a la hora de trabajar con calendarios, listas de chequeo,

etc.

Para guardar nuestro documento podemos hacerlo desde el icono que

encontramos en la parte superior izquierda, o desde el menú, en la pestaña

Archivo.

Debemos saber la diferencia entre “guardar” y “guardar como” que

comentaremos en el siguiente punto.

Cuando creamos nuestro documento, bien sea, partiendo de un documento

en blanco o de una plantilla, y queremos guardarlo por primera vez, por

defecto nos lo guardará con extensión “.xlsx”. Este es el nuevo formato con

el que trabaja Excel desde su versión Office 2007, pero nosotros lo

podemos guardar con otro tipo de formatos para evitar problemas de

retrocompatibilidad como comentamos en el primer módulo formativo.

Para cambiar el formato con el que guardaremos el documento y evitar así

cualquier problema para trabajar con ese fichero en versiones de office

anteriores a 2007 sólo tenemos que indicárselo en el menú desplegable

tipo. La extensión más común para Excel es “.xls”, aunque existen muchas

otras más complejas como “.xml”, “.html”,”.csv”,…

Una vez guardado nuestro archivo, podemos cambiarlo de formato, con la

opción “guardar como…”.




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2. ABRIR Y GUARDAR

A la hora de abrir los documentos, podemos hacerlo a través de la pestaña

Archivo y elegir la opción abrir, donde buscaremos el archivo y lo

abriremos, pero existe una forma más cómoda, sobre todo si hemos

trabajado recientemente con él. Dentro de la pestaña Archivo, está la

opción reciente, donde nos aparecen los archivos y ubicaciones con las que

hemos trabajado recientemente.

Al igual que ocurre en Ms Word, si trabajamos con Windows 7, desde el

menú de inicio, al situarnos con el ratón sobre la aplicación con la que

queremos trabajar se muestra en la columna de la derecha un listado con los

archivos abiertos recientemente.




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Cuando vamos a guardar nuestro trabajo lo podemos hacer de varias formas

como hemos visto en el punto anterior, pero es importante conocer la

diferencia entre “Guardar” y “Guarda como…”:

• Guardar: Con esta opción el fichero se guarda con el mismo nombre,

formato y en el mismo lugar que lo tuviéramos, sobrescribiendo a la

versión anterior. Si es un archivo nuevo que no se ha guardado con

anterioridad, en este caso actuaría igual que si fuera “Guardar

como”.

• Guardar como: Al elegir esta opción podemos cambiar el nombre,

formato y ubicación donde guardar el archivo. Esto puede ser muy

útil por si queremos hacer un seguimiento de versiones para poder




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comprobar a posteriori los cambios realizados, por ejemplo,

evaluacion1-prueba.xlsx, evaluacion1-prueba2.xlsx,…

3. CELDAS Y COLUMNAS

A diferencia de Word, el comenzar a trabajar con Excel no resulta tan

intuitivo ya que aparecen una serie de cuadritos (celdas) en las que

podemos escribir, pero a simple vista no podemos discernir entre un folio y

otros cuando le demos a imprimir.

Si Word trtabaja con documentos en los que hay muchas páginas, en Excel

se trabaja con Libros, y estos contienen varias Hojas (pestañas situadas en

la parte inferior izquierda), que a su vez estas hojas pueden contener varias

páginas y cada página varias celdas indentificadas por letras y números (al

igual que el típico juego de los barquitos).

En esta imagen se puede contemplar que este Libro contiene 3 Hojas,

estamos trabajando concretamente en la celda B5 de la Hoja1.




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Podremos desplazarnos por las hojas, crear más, eliminarlas y modificarlas

haciendo clic sobre la parte inferior .

Para ver las páginas reales con las que estamos trabajando y que saldrán

por la impresora a la hora de imprimir lo veremos más adelante en el punto

correspondiente.

Como podemos ver en la imagen de arriba al situarnos sobre una celda se

ilumina las cordenadas de fila (números) y columna (letras), en nuestro

caso B5.

Dependiendo de los datos de vaya a contener esa celda podremos asignarle

un formato u otro como veremos en el siguiente punto.

4. FORMATO DE CELDA

Las celdas de un documento pueden albergar distinto tipos de datos, y es

por ello que es muy recomendable indicar que tipo de dato contienen y

como queremos que lo representen.

También es importante especificar el formato correcto de las celdas para

evitar futuros problemas con fórmulas exclusivas para texto, números o

fechas.

Desde el menú de la pestaña inicio podemos modificar algunos parámetros

de la celda, pero para poder acceder a todas las opciones posibles de

nuestras celdas podemos seleccionar las que nos interesen, o situarnos en

una en concreto y hacer clic con el botón derecho seleccionando “Formato




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de Celdas”, donde emergerá una ventana con todas las opciones que

podremos aplicar a las celdas seleccionadas.

Los formatos de número de

celda más comunes son:

Número

Moneda

Fecha

Texto

Aunque podemos cambiar el ancho y alto de las celdas desde el menú

formato de celdas, podemos cambiárselo a toda una columna o toda una

fila, situándonos entre las celdas de coordenadas. Es decir, si queremos

cambiar el ancho de la columna A, nos situamos entre las celdas que vienen

con las letras A y B, hago clic con el ratón y mantengo presionado

desplazándonos hasta conseguir el ancho necesario.




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5. FORMULAS BÁSICAS

Para hacer nuestros cálculos podemos hacer uso de los operadores,

agrupados por tipos (aritmético, comparación, texto y referencia), o bien de

las fórmulas o funciones igualmente agrupadas.

Al principio puede que nos resulte más fácil utilizar los operadores en vez

de las funciones, pero poco a poco veremos que las funciones no son tan

difíciles y nos ofrecen mayor potencia de cálculo y rapidez.

Operadores aritméticos Para ejecutar las operaciones matemáticas

básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar

resultados numéricos, utilizamos los siguientes operadores aritméticos.

Operador aritmético Significado (Ejemplo)

+ (signo más) Suma (3+3)

- (signo menos) Resta (3-1)

Negación (-1)

* (asterisco) Multiplicación (3*3)

/ (barra oblicua) División (3/3)

% (signo de porcentaje) Porcentaje (20%)

^ (acento circunflejo) Exponenciación (3^2)

Operadores de comparación Se pueden comparar dos valores con los

siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos

operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.




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Operador de comparación Significado (Ejemplo)

= (signo igual) Igual a (A1=B1)

>(signo mayor que) Mayor que (A1>B1)

<(signo menor que) Menor que (A1<B1)

>= (signo igual o mayor que) Igual o mayor que (A1>=B1)

<= (signo igual o menor que) Igual o menor que (A1<=B1)

<>(signo distinto de) Distinto de (A1<>B1)

Operador de concatenación de texto Utilizamos el signo (&) para unir

o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo

elemento de texto.

Operador de texto Significado (Ejemplo)

& ("y" comercial)

Conecta o concatena dos

valores para generar un valor de

texto continuo

("Viento"&"norte")

Operadores de referencia Combinan rangos de celdas para los cálculos

con los siguientes operadores.




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Operador de

referencia Significado (Ejemplo)

: (dos puntos) Operador de rango que genera una referencia a todas las

celdas entre dos referencias, éstas incluidas (B5:B15)

, (coma) Operador de unión que combina varias referencias en una

sola (SUMA(B5:B15,D5:D15))

(espacio) Operador de intersección que genera una referencia a

celdas comunes a las dos referencias (B7:D7 C6:C8)

Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de

Excel siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a

Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del

signo igual están los elementos que se van a calcular (los operandos),

separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda

a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula.

Prioridad de operadores

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las

operaciones en el orden que se indica en la tabla a continuación. Si una

fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una

fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel

evaluará los operadores de izquierda a derecha.

Operador Descripción

: (dos puntos) Operadores de referencia




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(un solo espacio)

, (coma)

- Negación (como en -1)

% Porcentaje

^ Exponenciación

* y / Multiplicación y división

+ y - Suma y resta

& Conecta dos cadenas de texto

(concatenación)

= < > <= >= <> Comparación

Uso de paréntesis

Para cambiar el orden de evaluación, escribimos entre paréntesis la parte de

la fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente

fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes

que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al

resultado. =5+2*3

Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel

sumará 5 y 2 y, a continuación, multiplica el resultado por 3, con lo que se

obtiene 21. =(5+2)*3

Las formulas en Excel se agrupan por tipos como son Lógicas, Financieras,

Matemáticas, Texto,… pero para nuestra programación nos centraremos en

las básicas y que son más fáciles de entender.




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Para que una celda me muestre el valor de, por ejemplo, la suma de otras

celdas debemos indicárselo a través de una formula y pasarle unos

parámetros, que serán las celdas a sumar.

Toda función comienza con el símbolo “=”, continuando con el nombre de

la función e indicando entre paréntesis los parámetros necesarios. Por

ejemplo para si queremos que sume las celdas A3, B3 y C3 pondremos

“=SUMA(A3;B3;C3)”.

Al pasar los parámetros a la función suma los hemos separado por “;”,

indicando que sume el valor de A3, B3 y C3. También podemos hacerlo

indicando un rango de celdas, es decir desde tal celda hasta tal otra,

tomando todo lo que haya entre ellas, ambas inclusive. Quedaría algo así

“=SUMA(A3:C3)”. Como se puede ver en el ejemplo para indicar un rango

de celdas se utiliza el símbolo “:” en vez de “;”.

También podemos realizar operaciones entre valores de celda y constantes,

por ejemplo, ya que la función resta no existe, si que podemos sumar

números negativos para obtener el mismo resultado. Por ejemplo

podríamos escribir las siguientes fórmulas:

= SUMA(B3;-8) =SUMA(A3;-B3)

Las funciones más básicas que nos pueden ser de mucha utilidad para

nuestra programación, de cara a crear hojas de evaluación, cuestionarios de

calidad docente, gráficas de rendimiento,… son las siguientes:

=SUMA() =PRODUCTO() =PROMEDIO()

=MAX() =MIN()




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En la imagen podemos ver algunos ejemplos de cómo utilizar las

funciones. A continuación detallamos cada una de estas funciones básicas.

SUMA(número1;número2; ...)

Número1;número2;... son de 1 a 30 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener.

Observaciones

Se toman en cuenta números, valores lógicos y representaciones de números que escriba

directamente en la lista de argumentos.

Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se considerarán los números en esa

matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores

de error en la matriz o en la referencia.

Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números

causarán errores.

Fórmula Descripción (Resultado)

=SUMA(3;2) Suma 3 y 2 (5)

=SUMA("5";15;VERDADERO) Suma 5, 15 y 1, ya que los valores de texto se traducen como números y el valor lógico VERDADERO se traduce como

1 (21).

=SUMA(A2:A4) Suma las celdas A2, A3 y A4.

=SUMA(A2:A4;15) Suma las celdas A2, A3, A4 y 15.




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PRODUCTO(número1;número2; ...)

Número1, número2, ... son de 1 a 30 números que desea multiplicar.

Observaciones

Los argumentos que son números, valores lógicos o representaciones textuales de

números se toman en cuenta; los argumentos que son valores de error o texto que no se

puede convertir en números causan errores.

Si un argumento es una matriz o una referencia, sólo se tomarán en cuenta los números

de la matriz o de la referencia. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto

o valores de error en la matriz o en la referencia.


=PRODUCTO(A2:A4) Multiplica los números anteriores (2250)

=PRODUCTO(A2:A4;2) Multiplica los números anteriores y 2 (4500)

PROMEDIO (número1;número2;...)

Número1, número2, ... son entre 1 y 30 argumentos numéricos cuyo promedio desea

obtener.

Observaciones

Los argumentos deben ser números o nombres, matrices o referencias que contengan

números.

Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías,

estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el valor cero.


=PROMEDIO(A2:A6) Promedio de los contenidos de las celdas desde A2 hasta A6.

=PROMEDIO(A2:A6;5) Promedio de los contenidos de las celdas desde A2 hasta A6

y 5.




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MAX (número1;número2; ...)

Número1, número2, ... son entre 1 y 30 números de los cuales desea encontrar el valor

máximo.

Observaciones

Podemos especificar los argumentos que sean números, celdas vacías, valores lógicos o

representaciones numéricas en texto. Los argumentos que sean valores de error o texto

que no se pueda traducir a números causarán errores.

Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se usan los números de esa matriz o

referencia. Las celdas vacías, valores lógicos o texto que se encuentren dentro de la

matriz o referencia se pasan por alto. Utilice MAXA si no se deben pasar por alto los

valores lógicos y el texto.

Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0.


=MAX(A2:A6) El mayor número de las celdas anteriores.

=MAX(A2:A6;30) El mayor número de las celdas anteriores y 30.

MIN (número1;número2; ...)

Número1, número2, ... son entre 1 y 30 números de los que desea encontrar el valor

mínimo.

Observaciones

Podemos especificar los argumentos que sean números, celdas vacías, valores lógicos o

representaciones numéricas en texto. Los argumentos que sean valores de error o texto

que no se pueda traducir a números causarán errores.

Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se usan los números de esa matriz o

referencia. Las celdas vacías, valores lógicos o texto que se encuentren dentro de la

matriz o referencia se pasan por alto. Si los valores lógicos o el texto no deben pasarse

por alto, utilice la función MINA.

Si los argumentos no contienen números, MIN devuelve 0.




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=MIN(A2:A6) El menor número de las celdas anteriores.

=MIN(A2:A6;0) El menor número de las celdas anteriores y 0.

6. CONFIGURAR PÁGINA

Antes de imprimir y definir los límites de cada página debemos definir la

orientación de la página y la configuración de la misma, indicando

márgenes, porcentaje de ampliación,…

Dentro de la pestaña “Diseño de página” tenemos la opción de orientar el

documento a través del icono orientación.

Para más opciones de la configuración de página podemos acceder al panel

completo donde podremos asignar márgenes y más parámetros para nuestro

documento.




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A la hora de trabajar con Excel puede resultar complicado conocer antes de

imprimir que se va a incluir en cada una de las páginas. Para resolver este

problema nos vamos a la pestaña Vista y hacemos clic sobre el icono que

nos mostrará que comprende cada página e incluso podremos ajustar

manualmente hasta donde queremos que llegue cada límite.




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7. IMPRIMIR

La interfaz para imprimir el documento ha mejorado bastante en esta

versión de Ms Office 2010. Para imprimir el documento lo podemos hacer

desde la pestaña “Archivo” en la opción imprimir.

Aquí podremos ver una vista previa de cómo quedaría la página impresa,

seleccionar la impresora y como siempre el número de páginas y copias a

imprimir.




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Autor: Jose Blas Blázquez Gregorio

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1. BIBLIOGRAFÍA

http://www.SabeComoSeHace.es

http://www.JoseBlas.com

http://office.microsoft.com

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Education

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