Títol presentació

La implantació de la factura electrònica a l’Ajuntament

de Terrassa

Factura electrònica

Consorci d’Administració Oberta (AOC) – Diputació de Barcelona

Barcelona, 5 de maig de 2015

Versió 1.0

Títol presentació

1.- Tardor 2012: Sistema integral de tramitació digital de les factures

2.- Tardor 2012: Escaneig i verificació de factures en paper o PDF

3.- 2013: Implantació del tràmit de presentació de factures en PDF a la Seu electrònica

4.- Desembre 2015: Modificació de l’ordenança d’administració electrònica

5.- En curs: Integració amb DIR3 i FACE

6.- En curs: Tractament de les factures de les companyies de serveis

Punts a tractar

Títol presentació

Des d'octubre de 2012 l'Ajuntament de Terrassa disposa d'un sistema de tramitació de factures digital

Sistema governat per una eina BPM

Tasques amb tractament individualizat: registre, derivació, validació, fiscalització, comptabilització

Tasques amb tractament col·lectiu: aprovació, pagament

Paper 0 en tot el procés de validació i pagament de les factures

Documents: factura, informe d'intervenció, resolució d'aprovació, ordre de transferència, ....

Integració amb eFACT

1.- Sistema integral de tramitació digital

Títol presentació2.- Escaneig i validació de factures en paper o PDF

Des de l’octubre del 2012 l’Ajuntament disposa d’un sistema homologat per a l’escaneig de factures: Scan Visio (ABAST SYSTEMS)

Permet la destrucció del paper i guardar-les només en suport digital

Permet el registre automàtic en la comptabilitat

Dues funcions: escaneig i verificació

Les factures en PDF també estan passant per aquest sistema per fer-ne la verificació

Títol presentació3.- Presentació de factures en PDF

Durant el 2013 es posa en funcionament el tràmit de presentació de factures en PDF a la Seu electrònica

S'elimina la “mala pràctica” d'enviar les factures per correu electrònic

Es compleix amb la obligació de registrar d'entrada totes les factures

Registre automàtic de les factures en PDF

Títol presentació4.- Modificació de l’Ordenança municipal d’administració

electrònica

Abast: l’Ajuntament i les seves empreses municipals

A partir del 15 de gener de 2015 es obligatori l’ús del canal telemàtic per els proveïdors:

- Presentació d’ofertes: oberts (Vortal), negociats i menors- Notificació electrònica (Logalty)- Signatura de contractes- Presentació de factures

Període de transició

Societats:- Factures de més de 5.000€ -> facturae a partir del 15 de gener de 2015- Factures de menys de 5.000€ ->

- Pdf o facturae a partir del 15 de gener - Facturae a partir del 15 de juliol de 2015

Professionals: - Pdf o facturae a partir del 15 de gener de 2015 - Facturae a partir del 15 de juliol de 2015

Títol presentació4.- Dades

2014 Gener 2015 Febrer 2015 Març 2015 Abril 2015

Paper 45% 46,5% 1% 0% 0%

Pdf 51% 49% 77% 55% 43%

Facturae 4% 4,5% 22% 45% 57%

Títol presentació5.- Integració amb DIR3 i FACE

Gener 2015: Definició dels codis DIR3 a nivell d’àrees, serveis i empreses: 42 codis DIR3 donats d’alta el mes de gener

2016: Derivació automàtica de la factura al servei que l’ha de validar mitjançant el codi DIR3

2016: Obligació d'informar els codis DIR3 en la facturae

Febrer 2015: Alta de l'Ajuntament de Terrassa a la plataforma FACE

Abril 2015: Integració FACE-eFACT, es reben, de manera transparent, les factures entrades a través de FACE

Servei basat en l’aplicació informàtica on-line SIE (Sistema d’Informació Energètica), pionera al mercat i desenvolupada des de l’any 2005 per INERGY per a la gestió dels subministraments i consums energètics a partir de la introducció automàtica de les dades de facturació (format .xls, .txt o similar), així com de la introducció manual i/o automàtica de les dades de consum real (integració amb sistemes de monitoritorització i telegestió)

Comptabilitat i gestió de subministres energètics amb SIE

INTEGRACIÓ SIE - GIC

GIC

WS1 WS2

eFactura eFactura validada

Validació de la facturació: Introducció i validació dels arxius de facturació. Procés amb 3 fases.

Comunicació webservice 2: resultat del procés de validació (OK / KO).

Comunicació webservice 1: enviament eFactura des de GIC Terrassa cap a SIE.

INTEGRACIÓ SIE - GIC

QUÈ ÉS LA VALIDACIÓ DE FACTURES

La validació de factures és un procés de control dels arxius carregats amb l’objectiu de:

Controlar que la companyia ens factura correctament i en cas d’errors sol·licitar la re-facturació i abonament.

Comprovar la integritat dels arxius digitals de factures introduïdes al SIE assegurant que aquestes es corresponen amb els valors de les factures en paper.

Títol presentacióReflexió

Facturae

Càrrega o oportunitat?

Títol presentació

Gràcies per la vostra atenció

Josep Monterde

Cap del Servei d’Organització i processos

Ajuntament de Terrassa

josep.monterde@terrassa.cat