Nombre: Einstein Córdova Carrasco

LA FUNCION ALMACENES Y SU ORGANIZACIONEntre los elementos que forman la estructura del sistema logístico, en las empresas industriales o comerciales, el Almacén es una de las funciones que actúa en las dos etapas del flujo de materiales, el abastecimiento y la distribución física, constituyendo una de las actividades importantes para el funcionamiento de la Empresa; sin embargo, muchas veces fue olvidada por considerársele como la bodega o depósito donde se guardaban los materiales que producción o ventas requieren su dependencia de los elementos mencionados se basa en la necesidad de contar con los materiales y por eso se destinaba a trabajar en él personal de confianza de los dirigentes, sin tener en cuenta si la persona designada reunía los conocimientos necesarios para cumplir con la finalidad que le corresponde al Almacén dentro de la estructura logística.

La forma como se actuó con el almacén, olvidó la importancia de este elemento y, sobre todo, la influencia que ejercía en el funcionamiento de la empresa y en los. Costos del producto, a través de las existencias o inventarios que almacenaba.

Actualmente las modernas técnicas de organización de empresas y la reunión de los elementos logísticos en una sola dependencia, hacen resaltar la enorme importancia que, en el desarrollo do una empresa, tiene el almacenaje en cualquiera de sus etapas y el efecto que ejerce, en los aspectos financieros, contables y técnico. El sobre stock y agotamiento de las existencias son los dos extremos entre lo que se debate el almacén, el uno conduce con cierta frecuencia a los obsoletos o artículos en desuso, y el otro a las paralizaciónnes de producción o ventas, falta de cumplimiento con los clientes, mayores gastos de obtención de los artículos, etc. La importancia del almacén ha resaltado en los últimos tiempos, llegándose a expresar que la organización de una empresa se inicia en el almacén, por ser el eje o núcleo de las actividades administrativo-contables. De allí que deba dedicarse tiempo y preocupación) a la organización y buen funcionamiento de los almacenes, buscando obtener eficiencia y rendimiento adecuados en el cumplimiento de sus tareas.

1. ORIGEN DEL ALMACEN

Tratándose de Almacenamiento, es interesante determinar Cómo y Por qué se origina el Almacén; Cuál es la razón que determina que en todas las Organizaciones, sean Industriales o Comercia-los, existan almacenes; y para ello hay que recordar que producir es contar con la materia prima Conveniente, para que elaborada en la-fábrica, pueda convertirse en el Producto; y éste ofrecido o solicitado será vendido y

darà lugar a una nueva producción. De esta manera se forma un ciclo, que se denomina CICLO. DE LA PRODUCCION, constituido por los siguientes elementos:

Materia Prima Fábrica Producto Cliente

y que da origen a los almacenes, en razón de que nunca se podrá contar con la materia prima, en el momento preciso y en cantidad suficiente, sino se ha adquirido con anterioridad como para tenerla a la mano cuando se necesite (Almacenes Industriales) y tampoco una vez elaborado el producto, se dispondrá del cliente que lo adquiera apenas se termine la elaboración, sino que es necesario guardarlo después de elaborado y mientras es adquirido (Almacenes Comerciales).

Profundizando un poco más ‘en el tema, existen factores tales como la demanda, la escasez, la obtención de buenos precios, la lejanía del lugar de obtención, etc. que obligan a las organizaciones a abastecer de materias primas o de producto, en cantidad suficiente como para que puedan progresar y seguir adelante. Estos factores exigen que se controle el abastecimiento, de manera de estar alertas para evitar el agotamiento o la acumulación de. Las existencias, en vista de la influencia que estos dos aspectos tienen en la vida de la organización. También son estos factores los que obligan a disponer de locales donde guardar los materiales o productos que se adquieren y que, lógicamente deben organizarse para dar un buen servicio, saber lo que se tiene y proporcionarlo en tiempo y oportunamente.

2. ORGANIZACION DEL ALMACEN

2.1 Finalidad

Si se tiene en cuenta que el Almacén es la dependencia logística de la empresa, que guarda la materia prima, semiacabados, artículos de consumo o el producto terminado, para proporcionarlo con oportunidad cuando se necesite, es lógico que su finalidad será: "realizar las operaciones y actividades necesarias, para suministrar los materiales o artículos en condiciones de uso y con oportunidad, de manera de evitar paralizaciones por falta de ellos o inamovilidad de capitales por sobre-existencias". Esto significa que el almacén debe disponer de su propio control sobre lo que guarda, a fin de asumir la responsabilidad por los materiales en stock, pudiendo apoyar a Control de Inventarios para la renovación e impulsar su movimiento haciendo presente la acumulación o falta de materiales.

La finalidad mencionada es comprensible, por cuanto el personal de almacén está en contacto permanente con los materiales, ya que sus actividades lo obligan a ello, es el que con mayor razón se da cuenta del movimiento que tienen las existencias, conoce donde se encuentran, quienes lo solicitan, en que forma sale, en que cantidades, etc. y en resumen su vida dentro de la empresa gira alrededor de los materiales que está obligado a cuidar y mantener para que se encuentre en todo momento en el almacén.

2.2 Actividades y Deberes

A fin de lograr el objetivo o finalidad indicada, hay que desarrollar las actividades inherentes al cumplimiento de las tareas que constituyen el trabajo del personal de almacenes y que consisten en:

a) Recibirlos materiales que envía el proveedor u otro almacén.

b) Descargarlos, desembalarlos y verificarlos.

c) Entregarlos a los depósitos

d) Guardarlos ubicados

e) Preocuparse por su mantenimiento, evitando su deterioro opérdida.

f) Controlar su estado y ubicación

g) Entregarlos cuando los soliciten con autorización

h) Controlar su movimiento físico para solicitarlos en caso necesario.

Estas actividades se reúnen por su afinidad o similitud y pueden constituir los deberes del Almacén que se inician con la recepción y terminan con la solicitud. De renovación o reposición, como se puede apreciar a continuación.

Recibir los materiales Clasificarlos Almacenarlos ubicados Mantenerlos y cuidarlos Entregarlos con autorización Controlarlos Solicitar su reposición

Y que constituyen un ciclo, ya que una vez solicitada su renovación se volverá al primer paso, es decir recibir los materiales, y se continuará con los otros. Este ciclo es conocido como CICLO DE ALMACENAJE y su realización está encomendada al personal de almacenes y control de inventarios.

2.3 Elementos del Almacén.

Conforme se indicó al tratar la Organización en la Primera Parte de este libro, el cumplimiento eficiente de las actividades requiere su agrupación por afinidad o similitud y la asignación a elementos idóneos que con su labor permitirán lograr la finalidad u objetivo asignado al almacén. Se debe tener en cuenta que la asignación de las actividades reunidas, como deberes o funciones, trae aparejada una responsabilidad que debe asumir el personal del almacén.

Si se analizan las actividades expuestas y su agrupación se podrá determinar los elementos que deben existir y conformar la función de Almacenes. Así se tiene que al recibir, descargar, desembalar y controlar los materiales que llegan al almacén, constituye una función bastante amplia y de gran, responsabilidad, cuyo cumplimiento requiere minuciosidad y sobre todo dedicación. Es por eso a un solo elemento que asuma la responsabilidad de autorizar el ingreso de los materiales a la empresa.

La clasificación de los materiales facilita el control y permite mejorarlo, dando lugar a que se soliciten oportunamente y Compras pueda disponer de suficiente tiempo para la renovación de los stocks.

Por ello deben constituir- otro elemento que en muchas empresas yorganizaciones actúa fuera del área de almacenaje con el nombre de Control de Inventarios. En este caso la labor del almacén se centralizara en la revisión de la clasificación, dé las ubicaciones y de la oportunidad de la renovación, debiendo intervenir para recordar o archivar esta cuando no se le ha comunicado el inicio ,de la renovación o cuando constata que el material se está agotando. La preocupación del personal de almacenes, por la renovación de las existencias, no cede aunque exista el elemento Control de Inventarios como dependencia aparte dentro del sistema logístico; de allí que deba alertar al sistema cuando constatan problemas de agotamiento, o de sobre existencias

Almacenar los materiales significa guardarlos en un lugar determinado en el cual se puedan encontrar fácilmente, en razón de la señalización o codificación de cada lugar, para que su entrega sea rápida al ser solicitados

El mantenimiento o cuidado de los materiales, consiste en cuidarlos y evitar su deterioro mediante tratamientos especiales en función del tipo de material y del deterioro que pueda sufrir por acción del clima, manipuleo o del mismo almacenaje. La tarea es delicada y requiere de tiempo y de control constante para prevenir las posibilidades de que se malogren o deterioren los materiales, por lo que el personal que la ejecute debe tener experiencia al respecto.

Hecho el análisis, completamente simple, de las actividades que se realizan en el almacenamiento, se puede concluir indicando que en todo almacén' deben existir, cuando menos, cuatro elementos que se denominan dela siguiente manera:

Recepción

Almacenaje y entrega

Control

Mantenimiento

Y que al desempeñar las tareas inherentes a sus funciones deberán , actuar coordinadamente para cumplir con la finalidad o el objetivo del almacén. La mencionada coordinación se logra si todos los almacenes actúan bajo un sólo comando o jefatura que dirige y coordina el trabajo, asumiendo la responsabilidad de que el almacén cumpla su finalidad dentro de la organización.

2.4 Funciones de los elementos

Se han indicado las denominaciones que corresponden y las actividades y deberes a su cargo, de ellos se deduce la finalidad o función básica de cada uno, que se asignará en el Manual de Funciones correspondiente, como por ejemplo:

2.4.1 Jefatura de Almacenes. Dirigirá y coordinará la labor de los diferentes elementos que constituyen la dependencia de almacenes, responsabilizándose por su buen funcionamiento y control y por eí cumplimiento de la finalidad designada.

2.4.2 Recepción. Recibirá los artículos que lleguen al almacén, comprobando si son los solicitados, por medio de la confrontación con el pedido u orden de compra y determinando el estado en que llegan, la cantidad y calidad, procediendo a entregarlos posteriormente a las bodegas o depósitos de almacenaje y de despacho, donde se guardarán hasta su utilización.

2.4.3 Almacenamiento propiamente dicho. Recibirá los artículos, que le entrega Recepción, confrontándolos con el Parte de Ingresos que éste debe elaborar; después de recibidos, los ubicará de manera de saber exactamente dónde se encuentran, guardándolos hasta que les sean solicitados y los entregará a cambio de la orden de salida o despacho correspondiente.

2.4.4 Control. Controlará el movimiento de las existencias, estableciendo el momento de pedir y las cantidades mínimas y máximas por mantener de cada artículo; procederá a clasificar las existencias y solicitará su reposición cuando sea conveniente.

2.4.5 Mantenimiento. Se encargará de mantener en buen estado de conservación y limpieza las existencias y los depósitos, y realizará la manipulación y transporte de los artículos dentro de la zona de almacenaje.

3. CICLO DE ALMACENAMIENTO

Al citar en líneas anteriores el ciclo de almacenamiento, se indicó que está constituido por los deberes que tiene' el almacén, para lograr la finalidad que le corresponde dentro de la organización a la cual pertenece, y que estos deberes constituían las funciones de los elementos que formaban el almacén. Por ello se verá en este capítulo lo correspondiente a estos elementos y como deben realizar o ejecutar sus funciones teniendo en mente siempre la finalidad de la entidad que los agrupa.

3.1 Recepción

Este elemento del almacén es el encargado de recibir los artículos que Compras adquiere, ya sea por solicitud de los propios almacenes o por la de aquellos que usan el material, y su labor consiste en:

Descarga Desembalaje Inspección, Verificación o chequeo Ingreso o entrega a los depósitos, informando su llegada y elaborando un parte o

informe de recepción e ingreso.

Es decir, efectuar todas las tareas necesarias para decepcionar el o los artículos y poderlos entregar a aquellos elementos que deben guardarlos hasta su utilización.

3.1.1 Descarga.- Es la labor de trasladar los bultos en los cuales lleguen los artículos, de los medios en que han sido transportados hasta el lugar en que serán recepcionados. Ella se puede realizar manual o mecánicamente, y para hacerlo es conveniente que el personal que debe recibir los artículos sepa anteladamente, cual es la mercadería que llega, como llega, su peso, embalaje, etc., de manera que pueda tomar sus previsiones para efectuar la descarga en el mínimo de tiempo posible y con los medios adecuados.

Su principal preocupación debe ser reducir al mínimo los gastos de recepción y evitar pérdidas de tiempo o maltratos de los bultos en la descarga, ya que ésta puede dar lugar a deterioro de los materiales.

Para poder realizar la descarga, el encargado de la recepción tendrá que disponer de espacio suficiente para depositar los bultos que llegan, al mismo tiempo que este espacio deberá estar situado de manera tal que los vehículos q medios en que han sido

transportados los materiales, puedan acercarse a él lo más posible, evitando así largos recorridos que demoran la tarea. Contará también con personal experto en la descarga, logrando así un. Buen manipuleo de los bultos. En muchos casos son los propios medios de transporte los que con su personal efectúa la descarga, luego es preocupación primordial del que recibe vigilar que ésta se lleve a cabo en las mejores condiciones y lo más rápidamente que se pueda.

3.1.2 Desembalaje.- Es la labor manual de retirar los artículos de los bultos en que han llegado, es decir, quitar a los artículos el embalaje que traen, para ello se debe contar con personal especializado en esta labor, por cuanto generalmente, es en ella que se producen las mayores pérdidas por deterioro, sobre todo cuando se trata de materiales o artículos frágiles. Ello requiere que el desembalaje se realice en una zona o espacio que permita ir sacando cada artículo y colocándolos en él o los lugares donde se efectuará la verificación o chequeo sin que se mezclen. Muchas veces esta labor de verificación se realiza conforme se va desembalando, en este caso debe evitarse que los artículos ya verificados se confundan con los por verificar.

Aunque el desembalaje es una labor prácticamente sencilla, debe realizarse con el mayor cuidado y de manera tal que facilite el siguiente paso o sea, la verificación o chequeo.

3.1.3 Inspección, Verificación o chequeo.- Consiste en determinar si se trata verdaderamente de los artículos solicitados, si la cantidad concuerda con la pedida y si la calidad de los requisitos técnicos exigidos en el pedido corresponde con los artículos llegados.

Esta parte de la recepción, es posiblemente la más importante, por cuanto de ella depende el que los artículos llegados puedan ser usados y por ello es que el encargado de la recepción se preocupará por realizar una inspección organizada, siguiendo un procedimiento y no tomando lo que sea y como sea. Es conveniente guiarse en este ca-so por la orden de compra, de manera de ir verificando los artículos en el orden en que se encuentran en dicho documento, evitándose así equivocaciones que posteriormente darán lugar a lamentaciones que no se podrán remediar.

La inspección o verificación se realiza bajo dos aspectos, una cuantitativa y otra cualitativa, es decir que se establecerá un resultado en lo referente a la cantidad pedida y otro en cuanto a la calidad y condiciones técnicas que debe reunir el artículo.

La primera de estas inspecciones puede ser realizada por personal que solo sepa contar; la segunda requiere de personas que conozcan los artículos y en muchos casos de verdaderos técnicos en la materia. Por ello muchas veces el almacén solicita ayuda a las dependencias que usan el material o lo venden, a fin de que ellos mismos cons-

taten la calidad y condiciones técnicas de los artículos llegados, evitando así una mala recepción. Si la empresa dispone de una dependencia de Control de Calidad, es éste elemento el encargado del control cualitativo.

Es conveniente tener en cuenta que la verificación de los artículos a su llegada debe ser hecha en forma muy minuciosa, pues los errores que en ella se produzcan repercutirán posteriormente en devoluciones, rendimientos inferiores, errores de inventarios y de distribución, por la inexacta identificación y clasificación de los artículos, errores de comprobación por la falta de peso, volumen, capacidad, etc. lo que producirá generalmente pérdidas para el almacén y diferencias entre la situación contable y la física.

Además del personal que tiene que verificar los artículos, se debe disponer de medios necesarios para que este personal pueda identificarlos, es decir, debe contar con los catálogos apropiados, winchas, metros, calibradores, etc. que le permitan certificar las medidas, denominaciones, códigos, etc., de cada uno de los artículos que está recibiendo. El que recibe debe ser desconfiado por sistema, y creer solamente en lo que ve y comprueba, debe tener en cuenta que los medios para pesar, medir, calibrar, son sus mejores herramientas de trabajo y todo lo que llega debe hacerlo controlando a conciencia antes de poner su Visto Bueno, ya que la responsabilidad que le cabe al dar ingreso a los artículos obliga a la entidad y por ello sólo debe ponerlo ante la seguridad absoluta de que está recibiendo lo que se solicitó.

Para llevar a cabo una buena verificación o control de los artículos que llegan al almacén, es necesario dictar normas o pautas que ayuden al recepcionista y le faciliten su labor. Ellas se refieren a:

Igualdad de terminología y clasificación entre Compras, Almacenes y los usuarios. modalidad de entrega por los proveedores, referentes a acondicionamiento de los

artículos, lotes o forma en que deben llegar, guías de remisión que deben enviar, etc.

Modalidad de recepción para cada tipo de material, estableciendo:- Criterios de comprobación cuantitativa- Criterio de estibaje antes del control- Registros a efectuar- Métodos y medios a usar en el transporte interno- Responsabilidad en cuanto a recepción en sí, al control de la calidad,

condiciones técnicas exigibles, cantidad etc. - Procedimiento a seguir en cuanto a mercaderías que no reúnan las condiciones

necesarias, o que lleguen deterioradas, reclamos al seguro en caso de que la mercadería esté asegurada.

En resumen, hay que prever todos los problemas que puedan presentarse en la verificación y definir la forma de solucionarlos rápidamente, para evitar el aumento en el costo de la recepción de los artículos y la pérdida de tiempo'.

3.1.4 Entrega a los depósitos, ingreso de los artículos, informes o partes por emitir. Realizada la verificación o control, para dar por terminada la recepción hay que entregar el o los materiales o artículos a los depósitos que van a almacenarlos, y comunicar a los interesados y al Jefe del Almacén de la llegada de la mercadería, indicando las novedades encontradas y estableciendo las condiciones en que se ha recibido o se ha producido la recepción. Para hacerlo hay que pre : parar un parte o informe de recepción, en el cual se consideren todos los datos correspondientes y necesarios para que Compras, Producción o Ventas, Control y Contaduría, además de Almacenes tengan los elementos convenientes para proceder a efectuar el pago, o los reclamos, o la utilización de la mercadería llegada.

Recepción debe entregar un informe indicando detalladamente los artículos llegados y que entregan a los depósitos en que deben guardarse, recibiendo a su vez la conformidad del jefe de dicho depósito de que ha recibido los artículos en buenas condiciones y donde .o en qué lugar se han colocado; en esta forma, el informe o parte hecho por recepción es completado en el almacén y posteriormente enviado al jefe de almacenes para que proceda a informar a su Vez a los elementos interesados de acuerdo a lo expresado líneas arriba.

Es necesario insistir en la importancia de la recepción y el ingreso de los artículos a los depósitos y para ello se debe establecer como norma el no pagar ninguna factura sino tiene la conformidad del almacén, que comprueba haber recibido el o los artículos de acuerdo a las especificaciones y cantidades en que fueron solicitadas y que se han recibido de acuerdo con la orden de compra y la guía de remisión del proveedor.

3.1.5 Recomendaciones a los encargados de la recepción. Para terminar ese aspecto del almacenaje, se dan a continuación alguna recomendaciones que todo recepcionista debe tener presente.

La desconfianza sirve más en la recepción de materiales que la excesiva confianza o la indiferencia

Se debe firmar el ingreso de los artículos solamente cuando se está seguro, de que es exactamente lo solicitado.

No se debe aceptar excusas de apuro del proveedor o del usuario para ingresar los artículos sin una buena revisión y control.

Hay que pesar todo aquello que deba pesarse, medir lo que debe medirse y contar lo que debe contarse; no fiarse de facultades innatas para calcular al ojo, ya que la responsabilidad es muy grande..

Realizar el control sobre el suelo, nunca sobre el vehículo o medio en que llega el artículo.

Revisar la documentación que traen los bultos, ella servirá para efectuar la recepción y los controles correspondientes.

Si no se cuenta con el personal suficiente para la descarga, solicitarlo. Evitar hacer esfuerzos, por segundad del personal y del artículo que se está recibiendo.

Verificar los precintos de los bultos para abrir inmediatamente aquellos que denoten alteraciones.

Revisar los cilindros, damajuanas, botellas, etc., que contengan líquidos, no sea que se hayan derramado.

Dar al personal la seguridad necesaria al recibir artículos peligrosos. Utilizar la Orden de Compra para efectuar la verificación y realizar ésta en orden,

sin apresuramiento y de acuerdo a un plan. Pedir ayuda cuando los conocimientos no permitan identificar un artículo, con ello

solamente se está asegurando que lo que so recibe es conforme. Preparar los medios para realizar la identificación, no buscarlos a última hora. Procurar que los artículos permanezcan el menor tiempo posible en' recepción, se

debe pensar que pueden ser necesarios con urgencia, pero no por ello descuidar el control.

3.2 Almacenamiento propiamente dicho.

Consiste en guardar los artículos, ubicándolos y cuidándolos de manera que puedan entregarse en condiciones de ser utilizados, en el (momento que los necesiten los consumidores. Para ello hay que contemplar varios aspectos relacionados con el espacio de que se dispone y los artículos que se deben almacenar, de manera de llegar a utilizar dicho espacio en la forma más adecuada posible, permitiendo que todos los artículos puedan ser alcanzados fácilmente por el personal de despachadores, o por el personal de inventarios para su control.

Es función del personal del almacén ubicar los materiales de acuerdo a lo ya establecido, ingresarlo en sus registros y dar cuenta de dicho ingreso para que pueda ser retirado cuando lo necesiten, definiendo el código de ubicación que indica el lugar en que se encuentran los materiales ingresados.

La forma de almacenar depende del artículo. En sí y de las disposiciones que la jefatura de almacenes haya dictado, al respecto, teniendo en cuenta el sistema de despacho que hay que ‘seguir y que se tratará posteriormente.

Los puntos que hay que contemplar en lo referente al almacenamiento propiamente dicho son:

— Ubicación de los artículos

— Distribución de los locales

— Métodos o procedimientos de almacenaje

— Control de los artículos

— Clasificación y simbolización de los artículos

— Reposición

Que se tratarán minuciosamente más adelante.

3.3 Despacho o Entrega.

Consiste en entregar los artículos que guarda el almacén a cambio de una orden o vale de salida, también denominada Nota de Entrega y que constituye un comprobante del movimiento efectuado.

El despacho constituye la última parte del almacenamiento y en él hay que tener en cuenta normas y procedimientos que faciliten y regulen la salida de los artículos, por cuanto con la entrega se efectúa la rotación de ellos, y ésta debe ser planificada para evitar la formación de pequeños saldos que generalmente llegan a constituir existen-cias sin movimiento, en vista de su pequeña magnitud. Además, hay que salir de los artículos antes de que hayan alcanzado el límite de conservabilidad, y por ello es que en todos los artículos debe adoptarse el método o sistema de que lo que entra primero sale primero, que se explica a continuación:

3.3.1 Sistema de lo que entra primero sale primero.

Se utiliza para evitar que los artículos permanezcan mucho tiempo en almacén sin ser entregados por cuanto la llegada de nuevas remesas, en muchos casos al ser ubicadas y acomodadas, condena a las existencias antiguas a continuar en el depósito mientras las nuevas son despachadas. Para evitar esto, se acostumbra a retirar de su ubicación las existencias antiguas y ordenar las nuevas, colocando aquellas encima de manera que obligadamente sean despachadas primero.

Con este sistema se evita el deterioro o envejecimiento de las existencias más antiguas, o mejor dicho, que un artículo de gran movimiento permanezca en el Almacén sin efectuar su rotación.

La forma de realizar lo que se ha explicado puede efectuarse en determinadas mercaderías pero en muchos casos en que los artículos son pesados resulta sumamente costoso por los movimientos que hay que hacer. Por esta razón se han previsto variaciones de este sistema que eviten el manipuleo innecesario de las existencias antiguas pero que al mismo tiempo aseguren su salida.

Dichos sistemas son:

a) Sistema a base de cupones: Consiste en utilizar un cupón desglosable formado de dos partes iguales,, que tienen el mismo número y donde se indica la ubicación del artículo. Al llegar la mercadería se coloca el cupón desglosando una parte y guardándola en cajones especiales en orden correlativo y de llegada. Cada vez que el artículo sea solicitado, se saca el cupón más antiguo y se despacha el artículo que tiene el mismo número, asegurándose así la rotación de todos los artículos.

b) Sistema de doble área: Este sistema asigna a un artículo doble área de la que necesita para su almacenamiento, de manera que al llegar una remesa nueva se almacena en el espacio libre de la ubicación y no se despacha hasta terminar con la. Que ya existía. Como inconveniente de este sistema, podemos mencionar la necesidad de contar con el doble de espacio, lo que muchas veces no es posible tener.

c) Sistema de separación móvil: Es utilizado generalmente con artículos que pueden apilarse, es decir, colocarse unos encima de otros, y consiste en despachar siguiendo una dirección, una vez formada la pila o ruma, por ejemplo de derecha a izquierda. A la llegada de una nueva remesa, sé colocan los artículos recién llegados, en el espacio libre dejado por los sucesivos despachos efectuados, o sea, a la derecha, y se comienza a despachar del lado contrario es decir de izquierda a derecha, cambiando en esta forma el sentido o dirección en que se toman los artículos para su entrega. Hay que tener especial cuidado en vigilar los que quedan al centro para evitar que al cambiar de Dirección no se despachen y se produzca 16 que queremos evitar, es decir, su envejecimiento en "el almacén.

d) Sistema de alimentación por gravedad: Consiste en el ordenamiento de los artículos nuevos en la parte superior del estante o ubicación que ocupan; e irlos despachando por la parte inferior, de manera que siempre se despachen los más antiguos y queden los más nuevos. Se utiliza generalmente con artículos envasados en cilindros o cajas circulares, pudiendo utilizarse ranflas o estantes inclinados y diseñados especialmente de manera que los cilindros o cajas se deslicen. En este caso se colocan los nuevos en la parte alta o superior. Y se despacha de abajo. Todos estos sistemas son variaciones del denominado "lo que entra primero sale primero", depende de los artículo para adoptarlos, sobre todo si se tiene en cuenta que permite la renovación o rotación de todas las mercaderías.

3.3.2 Entrega de Artículos.-Los artículos sólo pueden ser entregados por el almacén a cambio de una orden o nota de salida debidamente autorizada. Por consi-guiente, es conveniente establecer ciertas normas para la entrega, de manera de evitar tropiezos al personal de almacenes y asegurarse el control de las salidas. Por ejemplo, es conveniente diseñar las órdenes o notas de salida o entrega de manera que contengan todos los datos que requiere contaduría y almacenes para efectuar su control y así se tendrá que colocar el nombre y símbolo del artículo deseado, la can-tidad que se solicita y-la unidad de medida o despacho, quien lo solicita y para qué, etc., está demás decir que dichas órdenes deben considerar las firmas de las personas que entregan, reciben y autorizan la salida del artículo.

También resulta muy conveniente que en el almacén exista un catálogo de las firmas que pueden autorizar la salida de los artículos, para que el despachador pueda efectuar la confrontación de las firmas que autoriza y que figura en la orden, evitando así que salga la mercadería con cualquier firma.

3.3.3 Formas de Entrega: La entrega de los artículos puede hacerse en el mismo almacén o puede ser éste el que lo lleve hasta el consumidor, dependiendo la forma de entrega del volumen de las salidas y sobre todo de la preparación o planeamiento que realicen en su trabajo los que necesitan los artículos.

En los casos de los almacenes comerciales, se utilizan generalmente ambas formas, pues se entrega en el propio almacén o se envía al consumidor por medio del elemento o dependencia Transportes de la entidad.

Lo esencial en ambas formas es que exista la Nota, Vale u Orden de Salida y que sea firmada por la persona que retira el artículo, por cuanto constituye comprobante de la salida o entrega-efectuada y representan para el almacenero lo que los cheques para el Banco, salvo que en vez de entregar dinero se entrega su equivalente en el artículo que se está despachando.

3.4 Control.

Este aspecto del almacenamiento, que hemos considerado en último lugar en el ciclo que estudiamos, se realiza durante todo el, desde la recepción hasta la entrega y debe ser hecho por el propio personal del almacén, salvo en los controles cualitativos en que muchas veces tendrá que intervenir personal especialista y conocedor de las condiciones técnicas que debe requerir el artículo, es decir Control de Calidad.

En muchas empresas por la magnitud de artículos y del movimiento de éstos, existe una dependencia especial separada del almacén que se encarga del control de las existencias, es decir, del control del movimiento de ellas para así poder evitar su

agotamiento o su inmovilidad. El estudio del Control de Existencias lo veremos

posteriormente.

4. RELACIONES DEL ALMACÉN.

Por ser el almacén la dependencia que recibe, guarda y entrega los artículos que necesitan para su trabajo las otras dependencias de la entidad, debe tener relaciones con todas ellas y mantenerlas informadas de lo que tiene en sus depósitos, así como recibir sus necesidades para poder satisfacerlas. Sin embargo, estas relaciones son más estrechas con el elemento contable, el de compras y el de producción o ventas.

El .primero, o sea el contable, ejerce control sobre el almacén, constituyéndose en un fiscalizador de su funcionamiento. El segundo proporciona los artículos que adquiere y que son solicitados por el almacén o por quien los usa; el tercero da movimiento a sus existencias y lo informa de sus necesidades oportunamente para que las pueda proporcionar.

4.1 Relaciones del Almacén con la Contaduría.-

Esta.relacion.es sumamente estrecha, por cuanto la gran parte del capital, de una empresa se encuentra invertido en las existencias que el almacén guarda, y por consiguiente, es Contaduría la dependeciencia que actuará como elemento controlador de ese capital inmovilizado. El control que realiza se refiere exclusivamente a determinar la exactitud- de los registros que lleva, comparándolos con la realidad, de manera de evitar pérdidas, sustracciones, deterioros, etc., que atentan contra el capital invertido. Como la Contaduría lleva un registro valorizado de las existencias del almacén, es lógico que tenga que establecer comparaciones entre sus registros y la realidad, para determinar si los valores están de acuerdo con las existencias, y por ello es que realiza la toma de inventarios que le permiten hacer dicha comparación, debiendo almacenes proporcionar todos los datos necesarios para que pueda llevar sus registros. Estos datos se refieren a:

— Llegada de los artículos

— Ingresos y salidas efectuadas diariamente

— Distribución de las existencias dentro del almacén (ubicación)

— Pérdidas que se produzcan por deterioro, rotura o envejecimiento.

— Ajustes que debe realizar, de acuerdo con faltantes o excedentes

Con los cuales realiza la Contaduría en sus registros el control permanente del capital que la entidad tiene en sus almacenes. Estos registros se constatan con la realidad por medio de la toma de inventarios, que le proporciona elementos fundamentales para los balances y estados de cuentas, facilitando de esta manera a los dirigentes los datos necesarios para fijar precios de venta o producción y dirigir y controlar la marcha de sus negocios.

Otro aspecto de. Las relaciones entre el Almacén y la Contaduría, es el referente a la contabilidad de costos, que para la industria o el comercio es sumamente esencial, por cuanto sabiendo cuanto ha costado un producto, se podrá determinar un mejor precio de venta y hacer frente a la competencia del mercado, al mismo tiempo que obtener las mejores utilidades para los que invierten su dinero.

Tanto la. Industria como el Comercio, tienen en el almacén los artículos necesarios para realizar su producción o sus ventas, y ese artículo que se encuentra guardado, se grava con gastos que se efectúan en el cuidado y manipuleo, en los salarios del personal encargado de él, en seguros, inventarios, intereses del capital invertido, etc., que constituye un costo especial, digámoslo así, del artículo y que se denomina "costo de posesión o almacenaje", diferente al costo de adquisición o renovación. Como todos estos gastos son inherentes al almacenamiento, es lógico que a Contaduría le interese este aspecto, lo mismo que a almacenes y de allí nace otro vínculo entre estas dos dependencias.

.2 Relaciones de Almacén con Compras.

Hemos dicho que compras, es la dependencia logística que procura los artículos o materias primas que el almacén debe guardar, por lo que sus relaciones, se. Efectúan alrededor o en torno a la adquisición de los. Artículos que él almacén requiere para reponer sus existencias. Por consiguiente es de gran interés, para ambas dependencias, estar informadas del movimiento de los artículos, fluctuaciones del mercado, cantidades económicas, etc., que permiten determinar cómo, cuándo y cuánto se adquirirá. Los puntos de contacto entre estas dos dependencias son:

Determinación de las cantidades por adquirir, teniendo en cuenta el consumo de las existencias y el volumen de adquisición, más bajo, para que el precio resulte compatible con el menor costo.

Información sobre existencias disponibles, rapidez de consumo, necesidades futuras por parte del almacén para que compras pueda fijar las cantidades a pedir y los plazos de entrega que deben cumplir los proveedores.

Información sobre fluctuaciones probables en los precios de mercado y en las condiciones de compra, para que el almacén anticipe sus solicitudes.

Proporcionar registros de las cantidades más económicas de adquisición, por cada artículo de manera de determinar con exactitud el máximo de existencias por mantener y la época de efectuar las solicitudes procurando establecer cantidades estándar.

Recabar de almacenes la información sobre los materiales por comprar, antes de efectuar cualquier adquisición. Esta información consiste en los datos correspondientes a existencias en los depósitos y materiales por llegar y consumos promedios de los meses o años anteriores.

Acordar la cantidad y el periodo que abarcarán los compromisos de adquisición o los contratos futuros que establezca Compras.

Determinar el espacio disponible en los almacenes para fijar el volumen de las compras y obtener los mejores precios.

Planear las adquisiciones de' común acuerdo, teniendo en cuenta los puntos ya mencionados.

Todos estos puntos de contacto son informaciones que se proporcionan mutuamente Almacenes y Compras, para lograr adquirir el producto en las mejores condiciones de precio y sin gravar a su entidad inmovilizando grandes cantidades de capital. Las relaciones entre estos dos elementos, pueden liberar gran parte del capital destinado a adquisiciones, mediante la buena rotación de los artículos, y de esa manera obtener mayores utilidades y disponer al mismo tiempo de ese capital liberado para invertirlo en otros aspectos del negocio.

4.3 Relaciones del Almacén con Ventas—Producción.

Así como las anteriores relaciones son imprescindibles para el desenvolvimiento de la entidad, las que debe establecer almacenes con ventas (comercio) o producción (industrial), son de suma importancia, pues son estas dependencias las que mueven con su consumo los artículos que se encuentran almacenados.

El ciclo de almacenamiento, indicado en párrafos anteriores, se completa cuando el almacén da salida a los artículos que guarda, y esto sólo se realiza si los consumidores los solicitan. Es decir, que en-el caso de los almacenes comerciales, solamente a través de Ventas se mueven los artículos, y en el. de los industriales es Producción la que da salida a los materiales para utilizarlos o transformarlos. En ambos casos, es conveniente llevar a cabo un planeamiento coordinado que les permita adquirir los. Materiales que van a tener salida y no van a constituir una carga para el almacén y por consiguiente, para la entidad.

El Almacén debe conocer los materiales de mayor consumo o de mayor demanda, indicándosele en lo posible, la cantidad aproximada que se utilizará o venderá en determinado tiempo; los artículos o materiales cuya adquisición debe cesar, sea

porque han sido puestos fuera de uso o porque la demanda no justifica su adquisición; las condiciones en que necesita el consumidor el o los artículos (embalados o no), y la fecha en que deberán estar en su poder. -

Asimismo, el Almacén debe dar a conocer a Ventas o Producción, los datos referentes a sus existencias, como por ejemplo: existencia crítica de los artículos, llegada de nuevos artículos, documentación referente a los artículos y que son' enviados por las casas productoras o proveedoras, solicitudes que hace para enterarlos de lo que está pidiendo, etc.

En esta forma y mediante la reciprocidad de informaciones es que estas dependencias trabajarán coordinadamente para dar movimiento a las existencias del almacén, es decir al capital invertido en la entidad.