La experiencia del gobierno federal - … _Mejora... · Normas con baja calidad: ... Normas...
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La Mejora Administrativa La experiencia del gobierno federal Febrero, 2012 Subsecretaría de la Función Pública
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La Mejora Administrativa
La experiencia del gobierno federal
Febrero, 2012Subsecretaría de la Función Pública
Normatividad1
Contenido
Costos3
Modelos de Eficiencia4
Automatización5
Procesos2
La Mejora Administrativa
Contexto General
Para dar sustentabilidad a la mejora administrativa y asegurar su permanencia
sin retrocesos, es necesario impulsar una cultura de mejora continua, de
seguimiento y evaluación de resultados.
Para que la mejora administrativa sea exitosa, es necesario considerar los
siguientes factores:
Normatividad
Costos
Procesos
MejoraAdministrativa
Normatividad1
La Mejora AdministrativaNormatividad
Problemas asociados a la regulación:
Falta de certeza jurídica: normas que
sólo algunos conocen pero que todos
deben aplicar; discrecionalidad .
Normas con baja calidad: vacíos,
duplicidad y contradicción de normas,
falta de motivación y fundamentación.
Cargas administrativas innecesarias:
excesiva regulación con requisitos
injustificados.
Baja efectividad de las normas:
problemas de diseño y aplicación.
Herramientas y estrategias
aplicadas.
Inventario de normas
Difusión electrónica
Regulación base cero:
Tala y contención
Análisis Inicial:
Normas Administrativas Globales 651
Normas Administrativas Particulares 9,726
…para cada excepción, una norma
El mayor esfuerzo debe ser en la regulación interna, en la que
“atora” la operación del gobierno con el mismo gobierno.
1. 7 de cada 10 observaciones de auditoría.
2. Contradicciones y exceso de criterios.
3. El objetivo es cumplir la norma, no lograr el resultado.
4. Caldo de cultivo para la corrupción.
• Eliminar las normas duplicadas.
• Eliminar los trámites burocráticos innecesarios que generan costos al ciudadano y a las
empresas.
La Mejora AdministrativaNormatividad - Reforma Regulatoria
“En tres meses, toda la Administración
Pública Federal deberá tener en inventario
TODAS las normas vigentes y señalar
cuáles de ellas deben ser eliminadas”
Oficio Circular del C. Presidente de la República
1. Registradas y enunciadas, pero no localizadas.
2. Duplicadas en contenido.
3. Contradictorias.
34,457 normas
La Mejora AdministrativaNormatividad - regulación base cero
1. Recursos Humanos.
2. Recursos Materiales.
3. Recursos Financieros.
4. Tecnologías de la Información y Comunicaciones.
5. Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.
6. Obra Pública y Servicios Relacionados con la misma.
7. Transparencia y Acceso a la Información.
8. Auditoría.
9. Control Interno.
10,327 normas
La Mejora AdministrativaNormatividad - regulación base cero
1. Integración de 9 equipos de trabajo.
404 servidores públicos
64 instituciones
Tiempo completo
2. La norma sigue al proceso.
Documentación de procesos en base a “mejores prácticas”.
Posteriormente, el diseño de la norma.
3. Seguimiento semanal de avances.
Reunión ejecutiva, reportes de 10 minutos por manual.
Debate entre áreas (globalizadores, procesos y normativos).
La Mejora AdministrativaNormatividad - regulación base cero
1. Cambio de estrategia.
Sólo vigente lo justificado y publicado en Diario Oficial.
Plazo breve para publicarlo en el Diario Oficial.
La Secretaría de la Función Pública valida excepciones.
2. Publicación de los 9 Manuales Administrativos.
Se eliminan todas aquellas normas existentes en la materia.
La Mejora AdministrativaNormatividad - regulación base cero
1. Capacitación a servidores públicos.
60 sesiones de capacitación.
Alcance a 9,445 servidores públicos.
2. Comunicación a externos.
Encuentros con organismos empresariales, académicos, etc.
Que sean aliados en la aplicación de los Manuales Administrativos.
La Mejora AdministrativaNormatividad - regulación base cero
1. Acuerdo Presidencial.
Prohibición expresa de normar en las materias de los manuales.
2. Excepciones y proceso.
Solo se autoriza la emisión de nuevas normas:
En situaciones de emergencia.
Cumplir con obligaciones establecidas en la ley.
Cuando sea necesario para atender compromisos internacionales.
Con autorización en cada caso de la Secretaría de la Función Pública.
La Mejora AdministrativaNormatividad - regulación base cero
El 23 de junio de 2011, en Tanzania, África, el proyecto
“Regulación Base Cero para mejorar la eficiencia
Administrativa en el Gobierno Federal de México”, fue
galardonado con el “Premio de las Naciones Unidas al
Servicio Público 2011”, al obtener el Primer Lugar en la
categoría: “Promoviendo la prevención y lucha contra la
corrupción en la administración pública”.
De acuerdo a la OCDE, con el esfuerzo de “Tala regulatoria”
el Gobierno Federal de México tomó medidas que resultaron
en general comparables en profundidad y sofisticación con la
experiencia y las buenas prácticas internacionales.
La Mejora AdministrativaNormatividad - regulación base cero
Garantizar su implementación y continuidad.
Para garantizar la duración de los beneficios de un acervo de regulaciones
en el gobierno menos excesivo y complejo, México debe asegurarse de
implementar en su totalidad los manuales, hacer cumplir al pie de la letra el
acuerdo presidencial que detiene el flujo de nueva regulación y considerar
la creación de un mecanismo complementario para este instrumento.
216 proyectos de aseguramiento del proceso de regulación
base cero administrativa:
Capacitación.
Revisión de excepciones.
Análisis y solución de problemas.
Sistema GRP.
Se han autorizado solo 101 normas por causas de excepción
(98 por obligación de ley, 3 compromiso internacional y 0
emergencia).
Comunicación y Difusión con actores sociales, académicos y
políticos.
1
La Estrategia de RBC
Recomendaciones de la OCDE
Revisión periódica.
Como medida complementaria, México debería implementar revisiones
periódicas de su regulación interna y establecer mecanismos
institucionales para mantener los manuales actualizados y asegurar su
utilidad y potencial de aplicación.
Primer proceso de actualización por concluir, orientado
principalmente a corregir errores e incorporar pendientes.
Al igual que en la elaboración, se considera un periodo de
consulta a los usuarios de los manuales.
Modificaciones:
Servicio Profesional de Carrera.
Seguridad de la información.
Factura electrónica.
El tema Archivos pasa al Manual de Transparencia.
Proceso anual de revisión de manuales administrativos.
2
La Estrategia de RBC
Recomendaciones de la OCDE
Medir beneficios y comunicarlos.
Identificación de los costos promedio de las Oficialías
Mayores o equivalentes (carga administrativa).
Documentación de ahorros en contrataciones públicas
(costo de bienes y servicios y del proceso de contratación).
3La medición económica de los ahorros y los beneficios generados por la
eliminación de la regulación y por un marco regulatorio más eficiente,
puede contribuir a comunicar mejor los resultados y acumular apoyo para
la continuidad de los esfuerzos de reforma.
La Estrategia de RBC
Recomendaciones de la OCDE
Procesos2
La Mejora AdministrativaProcesos
Regulación base cero: Estandarización de procesos
ManualesContenidos
Procesos Subprocesos
Transparencia 4 4
Recursos Materiales y Servicios Generales
4 17
Adquisiciones y Arrendamientos
1 15
Obra Pública 7 30
Recursos Humanos 3 12
Recursos Financieros 2 24
Tecnologías de la Información
11 30
Control 3 NA
Auditoria NA NA
Totales 35 132
La Mejora AdministrativaProcesos
Ejemplos:
Procesos de recursos materiales
1.Planeación de recursos materiales y serviciosgenerales
2. Servicios generales
Mesa de servicios
Proveeduría de servicios
Administración de correspondencia
3. Administración de activos
Parque vehicular
Inmuebles
Uso, aprovechamiento y mantenimiento de mobiliario yequipo
Almacenes
Disposición final y baja de bienes muebles
Procesos de transparencia
1.Clasificación y desclasificación deinformación.
Clasificación de información.
Ampliación del periodo de reserva
Desclasificación de información
Actualización de los índices deexpedientes reservados
2. Atención a solicitudes de acceso a lainformación
3. Recurso de revisión y atención deresoluciones del IFAI
4. Información socialmente útil ofocalizada
Costos3
La Mejora AdministrativaCostos
• Diagnóstico de los Órganos Internos de Control para conocer el costo
que representan las Oficialías Mayores en las áreas de RRHH, RRMM1 y
RRFF.
1 El rubro de RRMM incluye también a Adquisiciones y Obras Públicas.
Fuente: SFP/Institución/SAPMG. Diagnóstico "Minimizar Costos de Operación y Administración", cifras validadas en Diagnóstico de Eficiencia de la Operación Administrativa.
Áreas Costo 2010(millones de pesos)
%
Recursos Materiales 27,716 43.39%
Recursos Humanos 25,933 40.6%
Recursos Financieros 10,222 16.0%
Total 63,871 100%
El presupuesto ejercido en 2010, representó el 72% del gasto del
Presupuesto de Egresos de la Federación, que fue un total de 2
billones 640 mil 625.2 millones de pesos.
La Mejora AdministrativaCostos
Porcentaje del costo de las Oficialías Mayores respecto del presupuesto ejercido en 2010 por las instituciones, por sector.
Costo por área
administrativa de OM
Costo de la OM
o Equivalente
Presupuesto
Anual Ejercido%
Seguridad Nacional 6,455,346 83,776,090 7.7%
Desarrollo Económico 21,468,852 284,297,617 7.6%
Hacienda 4,119,735 67,802,048 6.1%
Energía 19,756,780 612,408,464 3.2%
Desarrollo Social y
Recursos Renovables6,164,812 222,323,534 2.8%
Educación y Cultura 2,075,225 200,999,693 1.0%
Salud, Trabajo y
Previsión Social3,830,329 447,829,897 0.9%
TOTAL 2010 63,871,079 1,919,437,342 3.3%
Costo de las oficialías mayores o equivakentes en las dependencias y
entidades de la Administración Pública Federal, 2010 (Miles de Pesos)
• Costo que representan las Oficialías Mayores en sus áreas deRRHH, RRMM y RRFF (Miles de pesos).
La Mejora AdministrativaCostos
Costos Promedio Porcentual de Oficialías Mayores / equivalente (áreas: RRMM, RRFF y RRHH)
RRMM RRFF RRHH
1.10% 0.67% 0.42%
CFE, CNA, FR . . .
Grupo 1 “Muy Grandes” (mayor de 30 mil millones)
RRMM RRFF RRHH
2.85% 1.60% 4.28%
ASERCA, AFSEDF, CONACYT, PEMEX . ..
Grupo 2 “Grandes” (menor de 30 mil millones y mayor de 10 mil millones)
RRMM RRFF RRHH
3.61% 1.36% 3.69%
ASA, AICM, BANJERCITO . . .
Grupo 3 “Medianas” (menor de 10 mil millones y mayor de 1000 millones)
RRMM RRFF RRHH
3.91% 2.29% 3.85%
BANCOMEXT, CAPUFE, CONDUSEF .. .
Grupo 4 “Pequeñas” (menor de 1000 millones y mayor de 100 millones)
RRMM RRFF RRHH
2.08% 2.42% 2.34%
CNH, CONUEE, CSAEGRO . . .
Grupo 5 “Muy Pequeñas”(menor de 100 millones)
Modelos de
Eficiencia
4
¿Qué son los Modelos de Eficiencia?
La Mejora AdministrativaModelos de Eficiencia
Son prácticas que las instituciones realizan de manera exitosa para disminuir el gasto
en los capítulos 1000, 2000, 3000 y 5000.
Cada modelo de eficiencia administrativa cumple con los siguientes atributos:
• Agrupa acciones específicas y cuantificables para generar ahorro de recursos
públicos;
• Es replicable de una institución a otra;
• Para realizarlo, se requiere sólo del compromiso institucional, al no ameritar
modificaciones normativas;
• Se relaciona con los capítulos de gasto 1000, 2000, 3000 o 5000; y
• Deriva del cumplimiento de los objetivos del PMG, en particular al de
minimizar el gasto administrativo o de operación en las instituciones.
Modelos de Eficiencia Administrativa
1 Administración de Almacenes 14 Ahorro de agua
2 Administración de Seguros 15 Automatización
3 Administración de viáticos y comisiones 16 Bancarización de procesos
4Administración vehicular, combustibles y
lubricantes17 Bitácora Electrónica
5 Adquisiciones modalidades 18 Eficiencia Energética
6 Adquisiciones, compras consolidadas 19 Oficina virtual
7 Adquisiciones, conocimiento del mercado 20 Optimización de recursos
8 Adquisiciones, contratos abiertos 21 Optimizar Telefonía y comunicaciones
9 Adquisiciones, contratos plurianuales 22 Racionalización de bienes inmuebles
10Adquisiciones, negociación en contratos de
viáticos y comisiones23 Racionalizar uso de papel
11 Adquisiciones, planeación de compras 24 Rediseño Organizacional
12 Adquisiciones, servicios informáticos 25 Tercerizar servicios
13Adquisiciones, uso de herramientas
informáticas26 Uso de factura y pago electrónico
La Mejora AdministrativaModelos de Eficiencia
Las instituciones reportaron 2,931 acciones de ahorro, agrupadas en 26 modelos de eficienciaadministrativa, como mejores prácticas en la generación de ahorros por un monto de $11 mil 393millones 026 mil 015 pesos
La Mejora AdministrativaModelos de Eficiencia
Ejemplo 1:
Modelo de Eficiencia Energética.
El modelo agrupa acciones orientadas a
reducir el consumo de energía eléctrica, para
generar ahorros en el capítulo 3000 (partida
Servicio de Energía Eléctrica).
Sector Institución No de Acciones
DESARROLLO ECONÓMICO
TELECOMM (4)SCT (2)
6
DESARROLLO SOCIAL Y RECURSOS RENOVABLES
CD1 (2)CONAFOR (2)PA (1)RAN (2)SEDESOL (2)
9
EDUCACIÓN Y CULTURA
CONACYT (2)CONADE (13)INBAL (1)INEA (1)IPN (1)
18
ENERGÍA
CFE (1)IMP (3)PEMEX (2)PEP (2)PPQ (1)
9
HACIENDA FR (1) 1
SALUD, TRABAJO Y PREVISIÓN SOCIAL
DIF (1)FOVISSSTE (5)INFONACOT (1)
7
SEGURIDAD NACIONAL
INM (5)ISSFAM (1)PRE (3)SESNSP (2)SPF (2)
13
Total 63
Acciones más frecuentes:
• Cambio de luminarias por ahorradoras.
• Individualización de apagadores de
oficinas y pasillos.
• Colocación de ventilas para aumentar la
ventilación natural e instalación de
película de control solar.
• Luz automatizada en zonas de poco
acceso, a fin de ahorrar energía
eléctrica.
La Mejora AdministrativaModelos de Eficiencia
Ejemplo 2:
Modelo de racionalización de uso de papel
Agrupa las acciones orientadas al consumo de papel en las actividades administrativas
y de apoyo, y con ello generar ahorro de recursos en los capítulos de gasto 2000 y
3000 (partidas de Materiales y útiles de impresión y reproducción; Impresión y
elaboración de material informativo; etc.).
37
48
2729 27 29
19
0
5
1015
20
2530
35
4045
50
Desarrollo
Económico
Desarrollo
Social y
Recursos
Renovables
Educación y
Cult ura
Energí a Hacienda Salud,
Trabajo y
Prevención
Social
Seguridad
Nacional
Acciones Implementadas del Modelo de Eficiencia Administrativa para
Racionalizar el uso del pape en 2010, por SectorDesarro llo Económico
Desarro llo Social y
Recursos Renovables
Educación y Cultura
Energía
Hacienda
Salud, Trabajo y
Prevención Social
Seguridad Nacional
37
48
2729 27 29
19
0
5
1015
20
2530
35
4045
50
Desarrollo
Económico
Desarrollo
Social y
Recursos
Renovables
Educación y
Cult ura
Energí a Hacienda Salud,
Trabajo y
Prevención
Social
Seguridad
Nacional
Acciones Implementadas del Modelo de Eficiencia Administrativa para
Racionalizar el uso del pape en 2010, por SectorDesarro llo Económico
Desarro llo Social y
Recursos Renovables
Educación y Cultura
Energía
Hacienda
Salud, Trabajo y
Prevención Social
Seguridad Nacional
La Mejora AdministrativaModelos de Eficiencia
Ejemplo 3:
Modelo de Optimización de Telefonía y Comunicaciones.
El modelo agrupa acciones orientadas a reducir el consumo de energía eléctrica, para
generar ahorros en el capítulo 3000 (partida Servicio de Energía Eléctrica).
1) utilización de telefonía IP, que
permite realizar y recibir llamadas
interurbanas e internacionales al
costo de una llamada local; y
2) establecer cuotas homogéneas
para el uso de telefonía celular con
base anual, quedando a cargo de
los usuarios el pago por los
excedentes a las cuotas
establecidas.
Sector InstitucionesNo. de
Acciones
Desarrollo Social yRecursos Renovables
SEDESOL, CONAFOR, SAGARPA (2)
4
Desarrollo Económico CAPUFE, PROFECO (2)
3
Educación Y Cultura INBAL, IPN, CONALEP, INAH, CONACYT
5
Energía CNH (2), ININ (3)
5
Hacienda BANSEFI, FINANCIERA
2
Salud, Trabajo YPrevisión Social
INFONACOT 1
Total 20
Principales acciones vinculadas con
este modelo:
Identificación de ahorros globales 2009-2010, generados encumplimiento de las medidas de austeridad y por acciones de eficienciaadministrativa.
Las medidas de
austeridad y disciplina
presupuestal, así como las
acciones realizadas en
torno a los modelos de
eficiencia administrativa,
han generado ahorros de
más de 66 mil millones de
pesos, que las
instituciones federales
alcanzaron en el periodo
2009 y 2010
Monto de Ahorros Reportados por las Instituciones Participantes, 2009-2010
(Miles de Pesos)
$66,421,794
$34,173,860
$32,247,934
2009 2010 2009-2010
La Mejora AdministrativaAhorros
En 2009 y 2010 se ahorraron 66.X miles de millones de pesos.
(Miles de Pesos)
$1,143,167
$5,509,708
$22,033,265
$16,573,915
$2,133,079
$5,468,645
$6,938,423$6,621,591
Cap. 1000
2009
Cap. 1000
2010
Cap. 2000
2009
Cap. 2000
2010
Cap. 3000
2009
Cap. 3000
2010
Cap. 5000
2009
Cap. 5000
2010
Servicios personales Materiales y suministros Servicios Generales B. Muebles e Inmuebles
La Mejora AdministrativaAhorros
Modelo de eficienciaNúmero de acciones
Ahorro estimado Concepto de gasto en el que impacta
Rediseño Organizacional 15 $128,956,962.83 1000, 1100
Adquisiciones, uso de herramientas informáticas
4 $100,614,391.00 3600
Automatización 22 $65,255,495.83 2100, 3300, 3600,5900,1000,5000
Adquisiciones, contratos plurianuales 4 $29,388,550.00 3100, 1000,2000,3000 y 5000
Oficina virtual 9 $27,901,108.60 3700, 5100
Eficiencia Energética 47 $13,999,450.12 2400, 3100, 2100
Administración vehicular, combustibles y lubricantes
57 $11,967,926.91 2100, 2600, 3500 y 5400
Administración de viáticos y comisiones
25 $11,587,152.31 3700
Optimización de recursos 19 $10,044,023.27 1000,1300, 2200, 3300
Adquisiciones modalidades 3 $8,673,192.58 1000, 2000,3000 y 5000
Adquisiciones, compras consolidadas 9 $8,351,626.94 3100,3400,1000,2000,30005000,2100,3300,2600 y 3200
• Identificar acciones y propuestas de mejora para reducir costos eincrementar la eficiencia de los procesos de RRMM, RRFF y RRHH.
Resultados Alcanzados Modelos de Eficiencia (Ahorros)
Automatización5
Los procesos considerados
son los que figuran en los
Manuales Administrativos de
Aplicación General.
Nivel de automatización
1 Proceso con sistemas integrados.
2Se requiere procesamiento manual para que los insumos y productos del proceso
interactúen con otros sistemas (sistema aislado).
3Como resultado del proceso se obtiene un documento en hoja de cálculo o texto,
a través de herramientas de uso genérico
4Proceso que se realiza en forma manual, los insumos y productos del proceso se
encuentran en papel.
16.41%
26.23%
7.51% 7.50%4.94%
11.40%
26.69%
37.29%
15.03% 15.04%
11.77%
20.25%
37.16%
26.24%
46.22%
42.90%
49.19%
41.37%
19.74%
10.24%
31.24%
34.55%32.65%
26.98%
0.00%
10.00%
20.00%
30.00%
40.00%
50.00%
60.00%
RRHH RRFF RRMM ADQ OBRA Totales
N1
N2
N3
N4
138 instituciones analizadas
La Mejora AdministrativaAutomatización
¡Muchas Gracias!
