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LA CONTRATACIÓN COMO FACTOR DE EFICIENCIA FINANCIERA
Prácticas aplicadas en Contratación Generadoras de buenos Resultados
Administrativos y Financieros.
Julio 25 de 2013
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OBJETIVO GENERAL
Describir las prácticas aplicadas en contratación en la Universidad del Quindío como generadoras de buenos resultados administrativos y financieros.
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OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Resaltar la importancia de la Planeación, como soporte a la Contratación.
Socializar la trascendencia de la seguridad de los procesos, fruto de un buen soporte a nivel del Software Administrativo – Financiero.
Resaltar la Responsabilidad en la ejecución del Gasto público, frente a la Provisión de bienes y Servicios, asignación y distribución de recursos y Crecimiento económico de las IES.
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Proceso de Descentralización
Gestión Óptima
Autonomía Universidades
Públicas
Intereses de la Comunidad
Universitaria .
Atención de Múltiples
Necesidades.
Inversión
Garantizar eficiencia y
eficacia de los Recursos.
RECURSOS PÚBLICOS
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CARACTERIZACIÓN
CONTRATACIÓN
Estatuto de Contratació
n
Acuerdo C.S/2005
Principios de la Ley
80/93
Aspectos Particulares del Derecho
Civil Comercial
Estatuto Anticorrupci
ón /2011
Ley de eficiencia y
transparencia.
Manual de Supervisión
/2013
Ley Antitrámites
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Cómo contribuye la Articulación entre el Sistema Presupuestal y el Proceso de Contratación al mejoramiento de la Gestión Financiera?
Conformación del Sistema Presupuestal.
Herramientas técnicas, que garantizan la óptima gestión.
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Sist
ema
Pre
sup
ues
tal
Plan Financiero (MFMP)
Plan Operativo Anual de Inversiones
Presupuesto General o Anual .
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HERRAMIENTAS TÉCNICAS
Seguimiento Trimestral al POAI. (Comité de Planeación Física).
Suscripción de Planes Anuales de Gestión.
Construcción de Plan de Compras y Mantenimiento.
Plan de Contratación.
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PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES
Planes anuales de Gestión de las áreas Administrativas y Académicas.
POAI Plan Operativo Anual de Inversiones
Planes Estratégicos. “Hacia una nueva Universidad que responde a las necesidades de la Región” Guía para la Gestión de Planes Estratégicos. Etapas - Ejes Estratégicos - 8 Pilares).
2006-2008 2009-2011 2012-2015
Plan de Desarrollo
2005-2015 “Desafíos, Sueños y Compromisos con la Sociedad”.
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Aplicativo virtual
Capacitación
Memorando Informativo de
fecha de apertura y cierre.
Diligenciamiento Ordinario –
Extraordinario.
Consolidación de solicitudes.
Cuantificación-Valoración.
Insumo Proyecto de Presupuesto.
Plan de Compras
Plan de Contratación.
PLAN DE COMPRAS Y MANTENIMIENTO
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MODALIDADES DE CONTRATACIÓN
INVITACIÓN PÚBLICA
• Mayor a 300 SMMLV.
INVITACIÓN PRIVADA
• Entre 50 y 300 SMMLV
• Mínimo tres invitaciones.
CONTRATACIÓN DIRECTA
• Hasta 50 SMMLV
• Mínimo una invitación.
• Cartilla Estudios previos.
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SISTEMA DE INFORMACIÓN SOPORTE
ERP
• Planeación de Recursos y Procesos de la Universidad.
• Estrategia de apoyo a las áreas Administrativa- Financiera – Gestión Humana.
Beneficios
• Optimizar los procesos en la Universidad.
• Mejores Servicios a la comunidad universitaria.
• Integración de sistemas de información Kactus GH- Agenda Académica, Registro Académico Estudiantes (Academusoft), la Contratación docente.
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Compras
• Módulo totalmente integrado con Presupuesto, Tesorería, Inventarios, Activos fijos.
• Herramienta de seguimiento.
• Control y liquidación de órdenes de compra.
Contratación
• Módulo que permite la administración de cualquier proceso de contratación.
• Permite, crear, consultar, modificar en la etapa precontractual.
• En la etapa contractual facilita la administración documental y el control de la ejecución.
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EVALUACIÓN A PROVEEDORES
HERRAMIENTA DE EVALUACIÓN
Muestreo Aleatorio Simple.
Error de muestreo 10%
Confianza del 95%
Técnica transformación
Integral Inversa.
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CONTRIBUCIÓN AL INDICE DE TRANSPARENCIA
Año 2008 33,27%
Año 2009 52,45%
Año 2010 52,81%
Año 2011
56,49%
Año 2012 65,85%
Año 2013-I
78,43%
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ESTRATEGIAS EN LOS PROCESOS DE NEGOCIACIÓN
• Facturación (Por Centro de Costos)
• Puntos de entrega (Material Pedagógico, Mobiliario).
• Valores Agregados, capacitaciones, equipos.
• Retoma de equipos como parte de pago. En Pliegos
• Kimberly – Papel de Reciclaje – Nota Crédito a la Facturación. Certificación en buenas prácticas ambientales.
En Certificación
• Agrupando solicitudes.
• Opción Contratos de suministro. (Facilidades en Flujo de Caja.) En Prepliegos
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MANUAL DE SUPERVISIÓN Y DE INTERVENTORÍAS
Interventor
Persona natural o jurídica contratada para adelantar
la interventoría (objeto contractual).
Regularmente es por la inexistencia de personal en
la institución con conocimientos técnicos
específicos.
Supervisor
Funcionario designado para representar a la
Universidad en la ejecución del convenio o
contrato.
No podrán ser supervisores de la Universidad, los
contratistas que se encuentren ejecutando una orden de servicio.
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• Con la Universidad.
• Es el delegado ante las personas y entidades involucradas.
• Con el Contratista.
• Mantienen relación directa para opinar y sugerir en la ejecución del contrato.
Relaciones del
Interventor y
Supervisor
OB
JETI
VO
S D
E LA
INTE
RV
ENTO
RÍA
Y
LA
SU
PER
VIS
IÓN
Controlar.
Exigir
Prevenir
Verificar
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