La carta administrativa y comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.

La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad, de recomendación, entre otros. A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.

El destinatario de una carta se impresiona favorablemente cuando encuentra una apariencia armoniosa, uniforme y atractiva. Luego, vendrá la coherencia y buen sentido de las ideas. Así, se habrá dado la fórmula ideal: armonía en fondo y forma.

Hoy en día, la carta comercial se escribe preferentemente en procesador electrónico de textos o computadora, por las innumerables ventajas que esta tecnología ofrece. .

La innovación es el signo de la época. En una carta comercial también se han producidos cambios tendentes a simplificar el trabajo y lograr mayor eficiencia en la oficina. Los avances tecnológicos han contribuido mucho con estos propósitos.

Las partes generales y especiales de una carta comercial son:

Membrete Número consecutivo de la carta Lugar y fecha Datos del destinatario Asunto Saludo o vocativo

Cuerpo o texto de la carta Despedida Nombre del remitente Cargo Anexo Copia Identificación del digitador

Hay cartas sin membrete y número que usan las personas naturales para enviar solicitudes de empleo, vacaciones o de anticipo de cesantía, entre otros.

Distribución de la carta

Membrete

Razón social.- Nombre legal que identifica a la empresa.

Domicilio y dirección.- El domicilio se establece en la escritura de constitución o en el registro de la Cámara de Comercio.

La dirección esta constituida por datos referenciales para la comunicación: nomenclatura domiciliaria, número de teléfono, número de fax, dirección electrónica, entre otros.

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CARTA

Logotipo.- El símbolo publicitario de la empresa es la parte artística del membrete.

Número consecutivo de la carta.- Regulado por el Código de comercio en algunos países, esta parte es útil para identificación y se le denomina número (referencia). Se aplica en las cartas tanto oficiales como privadas.

Lugar y fecha.- Se acostumbra indicar la carta con el nombre de la ciudad de origen. La Real Academia Española (RAE recomienda escribir la fecha en el siguiente orden: día, luego el mes y finalmente el año. El nombre del mes siempre debe escribirse en minúscula y el año sin como ni punto, para separar el digito de mil.

Ejemplo: Campeche, Camp. 5 de septiembre del 2005 México, DF. 15 de julio del 2000

Datos del destinatario

Tratamiento.- Este puede ser social o académico

a. Social: señor, señora, señoritab. Académico: doctor, licenciado, ingeniero, profesor, capitán, etc.

Se aconseja utilizar un solo tratamiento.

Nombre.- Se integra con otros nombres y apellidos. En algunos países se utiliza mayúscula fija, para destacar su importancia.

Cargo.- Es necesario incluir el cargo del destinatario, en la carta comercial.

Nombre de la empresa.- No va con mayúsculas fijas, sólo se usa así cuando se trata de una sigla. Cuando el cargo y la razón social son cortos, pueden ir en el mismo renglón, unidos por una coma.

Lugar de destino.- Se debe escribir el nombre de la ciudad y departamento, estado o país.

Asunto

El uso de esta parte no es muy práctico si se escribe cartas de un párrafo. Sin embargo, muchas entidades las conservan para facilitar el manejo de los archivos y agilizar la labor de los ejecutivos. De allí la exigencia de la brevedad y concisión de esta línea.Ejemplo:

Asunto: Oferta fin de añoAsunto: Su pedido 4369-99Asunto: Se solicita permiso

Saludo o vocativo

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En esta parte hay que diferenciar entre un mensaje parecido de un saludo y otro precedido de un vocativo. Una carta debe parecerse al diálogo amistoso que sostienen dos personas que se encuentran de súbito en la calle: se saludan, conversan y se despiden.

CON SALUDO CON VOCATIVO

Cordial saludo, señor Torres. Un saludo cordial para usted Afectuoso saludo, señora Martínez Saludos cordiales.

Estimado señor torres: Distinguido doctor López: Apreciada señora Martínez: Señor Embajador:

Estilo moderno Estilo tradicional

Cuerpo o texto de la carta

El número ideal de párrafos es de tres, es decir, la introducción, el desarrollo del tema y la conclusión.

Se debe tomar en cuenta las características vitales y complementarias, el buen lenguaje, las relaciones humanas y todos los factores de corrección.

Despedida.

Consecuentemente con un saludo, debe haber una despedida. Las palabras “atentamente” o “cordialmente” no son precisamente despedidas. Por eso, en armonía con un saludo al inicio debe haber una despedida al final.

DESPEDIDA CORTESÍA

Hasta otra ocasión. Hasta pronto. Agradeceré su respuesta.

Cordialmente, Atentamente, Sinceramente,

Moderno Tradicional

El corresponsal tiene siempre la opción de elegir el estilo que más se acomode a su sentir y, sobre todo, al de su destinatario. Allí es donde la empatía debe funcionar.

Nombre del remitente

Se emplea el mismo tipo de letra que se usa para escribir el nombre del destinatario, encima del nombre, va la firma del remitente.

Cargo

A renglón seguido y sin sangría se escribe el cargo del remitente

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Anexo

Siempre es conveniente escribir información específica sobre lo que se envía: tres catálogos, dos letras de cambio, un contrato, etc.

Ejemplo:

Copia

En algunos países se continúa escribiendo la abreviatura c.c. para significar “copia carbón” con la desaparición del papel carbón, es más conveniente escribir “Copia:”. Luego, después de dos espacios se empiezan a escribir, en orden jerárquico, los nombres y cargos de los funcionarios que van a recibir copia del documento.

Ejemplos:

Identificación del digitador.

En razón de los cambios tecnológicos ya no se puede hablar de mecanografía; el término digitación es más acorde con esta tarea.

Para identificar a la persona responsable de la digitación de una carta, se acostumbra el uso del nombre y la inicial de su apellido se es mujer y la inicial del nombre y el apellido si es varón. Cuando opte por el método tradicional, se escriben las iniciales en minúscula y sin punto, ni en medio ni al final.

NOMBRE TRADICIONAL (iniciales) MODERNO (*)

María Elena TorresEmilio LinaresAmanda Salcedo

metelas

María Elena T.*E. Linares.*Amanda S.*

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Anexo: un contrato

Anexo: dos catálogos

Anexo: un cheque cruzado

Copia: Señor Carlos Guerrero

Copia: Doctor José Pérez Solís, Gerente de CréditosDoctora María Trilles M., Jefa de Cobranza.

Es el escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias o a numerosas personas, a quienes por igual interesa.

Si no concurren juntas todas las circunstancias expresadas en la definición, pierden su peculiar carácter las comunicaciones circulares.

Sus elementos son:

1) Membrete2) La palabra CIRCULAR centrada en la parte superior del papel3) Número o clasificación de archivo. Este elemento se anota

inmediatamente después de la palabra circular4) Asunto, Se consigna sólo cuando la exposición es extensa.5) Fecha6) Dirección, se acostumbra anteponer al nombre o designación de los

destinatarios, la preposición A:Ejemplo:

A los empleados de este departamentoA los C.C. Inspectores de Educación Física

7) Texto8) Despedida9) Antefirma10) Referencias finales

Ejemplo:

EDITORA “DIFUSION”BUCARELI No. 135

MEXICO, D.F.CIRCULAR No. 28

México, D.F., a 1º de octubre del 2’010.A los trabajadores del Taller número 4,Edificio.

Por acuerdo del Sr. Presidente de la Compañía, y mientras se efectúan las obras de reparación en ese taller, pasarán ustedes a prestar sus servicios a la Sección 2ª., bajo las órdenes del Sr. Manrique.

Este acuerdo comenzará a surtir efectos a contar del próximo día 6 de los presentes, y estará en vigor hasta nuevo aviso.

Atentamente

Esteban CancinoJefe de Talleres.

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LA CIRCULAR

Por su etimología, memorando significa “lo que se debe recordar”; aplicado a la correspondencia, es el memorando un documento cuya característica esencial es auxiliar a la memoria con un apunte escrito; es por tanto, una nota informal, que carece de la validez y de la seriedad que distinguen a la carta y al oficio.

Su aplicación se destina a consignar las ideas que han de estar presentes en nuestra memoria, mientras se tramita o resuelve el asunto a que se refiere. Por ejemplo:

Relación de las ocupaciones del día, o de la semana Recordatorio de una promesa Indicación de algún deber que ha de cumplir un subordinado Anotación de los asuntos que van a tramitarse en una entrevista Anotación de las ideas que habrán de desarrollarse en una

exposición oral: cátedra, discurso, polémica, etc. Apuntes relativos a una entrevista ya efectuada Consignación de acuerdos tomados en una asamblea.

Sus elementos:

Todas las oficinas de alguna importancia usan papel impreso al efecto:

La palabra MEMORANDO, que debe aparecer centrada en la parte superior del papel,

Membrete

Generalmente conformado por la razón social de la empresa.

Número

Este elemento, así como el de una carta, es importante porque permite ubicar y archivar con facilidad estos documentos. se ubica de acuerdo con el estilo: bloque extremo (al lado izquierdo) y bloque (a partir del centro de la hoja), a dos interlíneas de la palabra memorando.

Encabezado

Este componente incluye el destinatario, remitente, asunto y fecha

a. Fecha: se da el mismo tratamiento que en la carta y se ubica de acuerdo con el estilo que se emplee. Se debe iniciar la fecha con el nombre de la ciudad.

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MEMORANDUM

MEMORANDO

67México, D.F.,, 14 de enero del 2011

b. La preposición Para o A antecede al nombre del destinatario

c. De: la preposición De sucede al nombre y cargo del remitente

d. Asunto: La línea Asunto se refiere a un resumen de la comunicación. Facilita la consulta y archivo del memorando.

El formato de correo electrónico maneja una estructura similar a la del memorando y actualmente se emplea para un gran número de comunicaciones internas en las organizaciones.

Los memorandos pueden dirigirse de personas y cargos a persona y cargo, de cargo y dependencia a cargo y dependencia, o combinados. Cuando se dirige a una persona, los nombres deben ir antecedidos del tratamiento y seguidos del cargo.

Ejemplos:

Para: Doctor Juan Carlos Castellanos, Jefe del PersonalDe: Alberto Ramírez, Gerente General

Para: Jefe Departamento ComercialDe: Jefe Contabilidad

Para: Ingeniero Rodolfo Hierna, Jefe Servicios AdministrativosDe: director General

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MEMORANDODC-4612Para: Señor Pedro Enríquez, Subgerente

MEMORANDO4612

Para:De: Iván Cruz, Gerente de Ventas

Para:De:Asunto: Rol de Vacaciones

Texto o cuerpo del memorando

El texto del memorando debe empezar a cuatro interlineaciones del encabezado y siempre a espacio simple. Entre un párrafo y otro, como es costumbre, se deja doble espacio. Si el memorando tiene más de una página, se deben cumplir todas las recomendaciones establecidas para una segunda página de una carta.

Para un memorando productivo y de máxima brevedad se recomiendan dos párrafos, que pueden empezar con dos expresiones claves para la comunicación.

Saludo y despedida.

Por naturaleza, el memorando no lleva saludo ni despedida; sin embargo, es apropiado hacerlo. Ejemplo:

TRADICIONAL MODERNO

Estimado señor León:

Cordialmente,

Un saludo cordial, señor Díaz

Hasta otra ocasión

Firma del remitente

Representa el respaldo personal de lo expresado el memorando, por tanto, debe ser rubricado.

Si el encabezado incluye el nombre del remitente, de cuatro a seis interlineas de la despedida debe ir únicamente la firma; pero si no lo lleva, se escribe el nombre y sobre él se firma, de acuerdo con el estilo del memorando.

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Sírvase coordinar con el señor Juan Pérez para que a partir de la fecha….

Apreciaré su cooperación y puntual…

Partes complementarias del memorando.

Copia Anexo Identificación del digitador Estilos de memorando Estilo bloque extremo

Estilo bloque Formato impreso

Algunos de los elementos arriba citados, se omiten cuando el memorando consigna casos de poca trascendencia. El Asunto, por ejemplo, puede excluirse en exposiciones muy cortas; la Antefirma no es necesaria cuando el frecuente trato ha establecido confianza entre los corresponsales y rutina en los trámites; la Dirección se reduce en muchos casos al nombre del destinatario, etc.

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Ejemplo:

MEMORANDO

54Campeche, Camp., 30 de agosto de 2005

Para: Pedro Enríquez, cajeroDe: Iván Cruz, Gerente de VentasAsunto: Expedición de cheque

Estimado licenciado:

Sírvase usted expedir cheque contra el Banco de México, a favor de Marcial Pedroza y Hno., por la cantidad de $3,000.00 (tres mil pesos 00/100)

Gracias

El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etcétera. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.

Elementos o partes del oficio:

Membrete

Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.

Nombre de Año

Es la denominación que se le da al año actual.

Lugar y fecha

Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.

Numeración

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OFICIO

En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.

Destinatario

Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.

Asunto

Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.

Referencia

Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.

En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.

Cuerpo o texto

Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como:

"Tengo a bien comunicarle..."

"Me es muy grato comunicarle..."

"Tengo el honor de dirigirme..."

Despedida

En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas como:

Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal.

Atentamente,

Firma y posfirma

Firma:- Se escribe la rúbrica a mano.

Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.

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Iniciales

Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben con letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento.

Anexo

Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.

Un anexo es una página que constituye un tipo de información de soporte enciclopédico, que aporta información relacionada con artículos, pero que no es un artículo en sí mismo. Este tipo de páginas utilizan el espacio de nombres específico Anexo:, y se categorizan en la Categoría:Anexos.

Distribución

Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.

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