La Auditoria Operativaon Table

InformativoVera Paredes

2da Quincena de Agosto

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Informe

Contenido

Seccin contable y auditoraB

La Auditora Operativa: Una Medida de Eficiencia

INFORMELa Auditora Operativa: Una Medida de Eficiencia Introduccin ...................................................................................................................................................... B-1 Auditoria Operativa .......................................................................................................................................... B-1MEMODATOS .................................................................................................................................................... B-4

I. INTRODUCCIN

El sistema de control asume un rol rele-vante en las Empresas, porque a travs de sus evaluaciones permanentes posi-bilita maximizar resultados en trminos de eficiencia, eficacia, economa, indica-dores que fortalecen el desarrollo de las mismas. La instrumentalizacin de los sistemas de control se da a travs de las Auditoras Operativas que se aplican en las empresas dentro de un perodo determinado para conocer sus restricciones, problemas, deficiencias, etc. como parte de la eva-luacin.A travs de la Auditora Operativa, se pueden conocer las verdaderas causas de las desviaciones de los planes originales trazados. La Alta Direccin de cualquier entidad, necesita conocer objetivamente sobre el cumplimiento de sus objetivos y como se estn utilizando los recursos en todas las reas de su organizacin. Por este motivo, se necesitan profesionales que informen en forma objetiva e indepen-diente de la situacin de la entidad.

II. AUDITORA OPERATIVA

1. ConceptoEs la investigacin, consulta, revisin, verificacin, comprobacin y evidencia aplicada a la Empresa. Es el examen realizado por el profesional Contable independiente de acuerdo con las Normas de Contabilidad y Auditora; con el fin de emitir una opinin que mues-tre lo acontecido en el negocio. Es la valoracin independiente de todas las acciones de una empresa, en forma analtica objetiva y sistemtica, para de-terminar si se llevan a cabo las Polticas y procedimientos aceptables; si se siguen las normas establecidas, si se utilizan los recursos de forma eficaz y econmica y si los objetivos de la Organizacin se han alcanzado para as maximizar resul-tados que fortalezcan el desarrollo de la

cionamiento continuo de los planes de accin y procedimientos.

3. MetodologaNo existe aun una metodologa que apli-que un auditor operativo en la realizacin de su labor; al auditor operativo utilizar su criterio de acuerdo a su experiencia como auditor.Bsicamente se aplica cuatro caractersti-cas de la auditora operativa: Familiarizacin: Los auditores deben

conocer cules son los objetivos de la actividad, como van a lograrse y como van a determinar los resultados.

Verificacin: Requiere que los auditores examinen en detalle una muestra selec-ta de transacciones, seleccionada prefe-riblemente por muestreo estadstico; el tamao de esta depender de su propio criterio basado en el grado de confianza que sea necesario para que represente razonablemente la poblacin de la cual se seleccion. Al realizar la verificacin los auditores usualmente estn intere-sados en tres temas: calidad, perodo correcto y costo.

Evaluaciones y Recomendacin: Las recomendaciones deben hacerse solamente cuando el auditor est to-talmente seguro; como resultado de su examen.

Informar de los Resultados a la Direc-cin: El auditor debe reservarse para la conclusin del examen. Los Auditores proporcionan un mejor servicio a la Ge-rencia y mantienen mejores relaciones con la direccin departamental cuando comentan los hechos que han encon-trado. Cualquier informe formal que le muestre a la Gerencia que todas las deficiencias se corrigieron antes de que se emitiese, encontrar una aceptacin amistosa tanto por parte de la Direccin General como de la Operativa.

Medicin: El examen y evaluacin

empresa.La Auditora Operativa formula y pre-senta una opinin sobre los aspectos administrativos, gerenciales y operativos, poniendo nfasis en el grado de efectivi-dad y eficiencia con que se han utilizado los recursos materiales y financieros me-diante modificacin de polticas, controles operativos y accin correctiva, desarrolla la habilidad para identificar las causas operacionales posteriores y explican sn-tomas adversos evidente en la eficiente administracin.La Auditora Operativa determina si la funcin o actividad bajo examen podra operar de manera ms eficiente, econ-mica y efectiva.La Auditora Operativa determinar si se ha realizado alguna deficiencia importante de poltica, procedimientos y prcticas contables defectuosas.En la Auditora Operativa la informacin est dirigida hacia el aspecto administra-tivo, es decir hacia todas las operaciones de la empresa en el presente con proyec-cin al futuro y retrospeccin al pasado cercano.

2. ImportanciaLa Auditora Operativa es importante por-que es el instrumento de control posterior sobre la administracin en general. Tiene un significado ms importante para el sector pblico.La importancia de la Auditora Operativa deja el olvido la imagen del auditor que solo se concentraba en la revisin de cuentas y a determinar los responsables de desfalcos, fraudes, malversaciones de fondos y otras irregularidades, se convierte en un elemento pensante, creativo y con gran imaginacin y sen-tido comn para ejercer en mejor forma las funciones que pudiesen evaluar la ejecucin y valorizar los resultados obtenidos.La Auditora Operativa permite acelerar el desarrollo de las entidades hacia la eficiencia, buscando siempre un perfec-

* Contador Pblico Colegiado. Especializacin en Poltica Fiscal y Financiera. Auditor y Asesor de Empresas. Miembro del Staff de Asesora del Informativo Vera Paredes.

C.P.C. Susana Poma Arroyo (*)


alcanzar los objetivos principales y los propsitos de cada actividad.

Determinar con claridad la regulacin de carcter legal apli-cable. Este aspecto tiene gran importancia cuando se trata de una entidad pblica.

Revisar nicamente los documentos que contengan dis-posiciones generales con respecto a las operaciones de la entidad.

La evidencia del cumplimiento de los objetivos de esta fase, es la representacin grfica de la misin, objetivos principales y operaciones o actividades ms significativas, jerarquizando su importancia.

Modelo del Programa General deAuditora (aplicable en esta Etapa)

AUDITORES RESPONSABLES: TIEMPO TOTAL PREVISTO: FECHA DE INICIO:

FECHA DE FINALIZACIN: REVISADO: FECHA:

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en una Auditora Operativa indica que se han efectuado de acuerdo con los principios y normas de Administracin y los requerimientos propios de la naturaleza de las actividades, reas, sistemas, entre otros; Si la Gerencia, como parte de sus sistemas de control, ha desarrollado tcnicas para medir o evaluar el rendimiento frente a objetivos o criterios predeterminados; el Auditor deber inquirir con respecto a dichas tcnicas para ver si el puede aplicarlos en su labor; Sin embargo no deber utilizarlos ciegamente, deber con-vertirse de su lgica y validez como base para la evaluacin del rendimiento.

4. EtapasLa ejecucin de una Auditoria Operativa implica el desarrollo de un proceso que se cumple en cinco etapas enmarcadas en las tres grandes partes en el esquema de una auditoria. Es necesario destacar que todas las metodologas deben adaptarse a cada caso de estudio.

a. Etapa I: Estudio Preliminar Se debe recopilar en esta fase la mxima informacin til en el tiempo ms corto posible sobre los siguientes aspectos: Antece-dentes; Por qu y para qu se cre la organizacin; Cambios en los objetivos iniciales; Estados Financieros e Informes Tcnicos recientes; Marco Legal; Estatutos; Normatividad legal con inci-dencia directa en el desarrollo de sus operaciones; Organigrama; Manual de Organizacin y Funciones (MOF); Operaciones o acti-vidades de importancia; Manuales de procedimientos; Fuentes de Financiamiento; Presupuesto; Control Interno; Anlisis de riesgos e Informacin Adicional.

Modelo del Programa General de Auditora(aplicado en esta Etapa)


FECHA DE FINALIZACIN: REVISADO: FECHA:

b. Etapa II: Comprensin de la Entidad AuditadaEn esta etapa el auditor debe examinar la informacin recopilada en la etapa anterior, con la finalidad de determinar y analizar los objetivos, polticas y normas de la organizacin. Las actividades mnimas de esta fase son: Determinar por qu se cre la entidad. Cul fue la necesidad

de su creacin y los propsitos u objetivos que sealaron su creacin.

Determinar si los objetivos iniciales han cambiado en el tiempo. Determinar con claridad su misin primordial y cules son los

objetivos principales para alcanzar esa misin. Determinar las operaciones o actividades de importancia para

OBJETIVO Y PROCEDIMIENTOS BASICOS Ref. P/T

Ejec. Por

1. Objetivo Recopilar informacin, clasificarla y referenciarla.

2. Procedimientos 2.1 Preparar un calendario para las entrevistas con los Responsa-

bles de las reas, con el fin de explicarles el objetivo de la audi-tora e identificar y solicitar informacin adicional pertinente

2.2 Recopilar informacin escrita sobre: Antecedentes, Marco legal, Organizacin, Operaciones, Proyectos y Programas, Financiamiento, Control, Informacin Adicional

2.3 Obtener informacin verbal sobre los aspectos en que no existiera informacin escrita, para lo cual se elaborar un calendario de entrevistas.

2.4 Visitar las instalaciones de la entidad y establecer con claridad en que otros lugares tiene instalaciones, anotando la respectiva direccin. En esta visita, saludar a los funcionarios responsa-bles y explicarles brevemente el enfoque constructivo de esta auditora. Dejar constancia por escrito de esta visita.

2.5 Clasificar la informacin.

OBJETIVO Y PROCEDIMIENTOS REF. P/T

EJE. POR

TOTAL HORAS

1. Objetivo El propsito de esta Fase es que el equipo de trabajo comprenda la misin principal, objetivos principales y las operaciones de importancia de la entidad auditada. Igualmente, que tenga claridad sobre la organizacin, procedimientos generales, fuentes de financiamiento y dems aspectos de importancia relacionados. Esta Fase se basa en los resultados de la Fase I.

2. Procedimientos2.1 Analizar la informacin sobre antecedentes reco-

pilada en la Etapa I y determinar con claridad: - Por qu y para qu se cre la organizacin

auditada - Si los objetivos iniciales han sido modificados

desde su creacin hasta la fecha de inicio de la auditoria.

2.2 Analizar sus antecedentes, marco legal y planifica-cin estratgica y establecer con claridad la visin y misin primordial actual y los objetivos principales que debe desarrollar para cumplir esa misin.

2.3 Analizar la informacin sobre el marco legal y establecer y relacionar o listar con precisin las disposiciones legales vigentes que regulan las operaciones y actividades, indicando los aspectos que la regulan o reglamentan.

2.4 Analizar la informacin sobre su organizacin y establecer con claridad la organizacin formal y real, las principales delegaciones de autoridad y la asignacin de responsabilidades a las diversas reas que la integran.

2.5 Analizar la informacin sobre sus operaciones y determinar con claridad las operaciones tpicas de importancia a ejecutar en el ao actual para lograr los objetivos principales y las actividades que debe cumplir para desarrollar sus operacio-nes de importancia. Indicar los procedimientos generales para la ejecucin de sus operaciones principales.

2.6 Analizar la informacin sobre el financiamiento de sus operaciones y establecer con claridad las principales fuentes de recursos para el ao actual y previstos para el ao siguiente, especificando su origen.

2.7 Establecer las generalidades del sistema de control interno y externo.

2.8 Analizar la informacin adicional que se haya re-copilado y listar o indicar los aspectos principales a que se refiere.

2.9 Elaborar el rbol de la misin primordial, obje-tivos principales, operaciones y actividades de importancia.

2.10 Correlacionar el rbol de misin, objetivos princi-pales y operaciones principales con la estructura organizacional de la entidad.


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c. Etapa III: Identificacin y Seleccin de las reas Dbiles o Crticas

Para llevar a cabo esta clase de auditora, es necesario reducir la cantidad de operaciones o actividades de la entidad a un nmero que razonablemente pueda ser medido en trminos de eficacia, economicidad y eficiencia en un tiempo tambin prudencial o razonable, generalmente de cuatro a seis meses, con un grupo no menor de cinco auditores calificados.Por principio de Auditora Operativa, los esfuerzos deben orien-tarse hacia las reas dbiles o crticas y luego seleccionar las ms significativas o importantes para dirigir hacia ellas, priorita-riamente la aplicacin del trabajo. El Auditor Operativo considerar en la evaluacin, los elementos bsicos del Control Interno para lo cual es conveniente enfocar su evaluacin auditando la efectividad y cumplimiento de los sistemas administrativos y de los controles internos incorporados en ellos, mediante el anlisis de los ciclos de transacciones as como los elementos relativos al proceso de Control Interno de carcter gerencial u operacional.El Control Interno Operacional implica un proceso cuyos elemen-tos son los siguientes: Desarrollo de los Objetivos; Medicin de los resultados; Comparacin del rendimiento actual o real con los objetivos y metas propuestos; Anlisis de las causas de las desviaciones; Acciones correctivas y Revisin continuaAl finalizar la evaluacin del Control Interno, el Auditor, sobre la base de estos resultados, identificar las reas dbiles o crticas, procediendo a elaborar una matriz que le permita ver de una manera objetiva el impacto de las desviaciones o deficiencias. En sta, presentar a la izquierda las deficiencias de control, ya sea porque no existen, porque existen y no funcionan, o porque existen y son innecesarios. A la derecha, se titularn los obje-tivos del Control Interno, los sistemas de administracin y las reas de la organizacin. Con una x se marcar, en las casillas de la derecha que corresponda, el impacto de la deficiencia de control de tal forma que en el ltimo rengln se pueda totalizar la cantidad de x que han afectado cada sistema de administracin y cada rea de la entidad. Los sistemas y reas con ms x sern los sistemas y las reas dbiles o crticas de la entidad auditada, entre las cuales el Auditor seleccionar las ms importantes de acuerdo a los criterios derivados de los resultados de la Etapa II y dentro de estas, escoger las ms propicias para el examen detallado.

Modelo del Programa General de Auditora(aplicable en esta Etapa)


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FECHA DE FINALIZACIN:REVISADO: FECHA:

d. Etapa IV: Examen detallado de reas Crticas Esta etapa tiene por objetivo evaluar los posibles hallazgos que puedan existir en el rea o reas crticas seleccionadas, para determinar el grado de eficacia o efectividad, economa y efi-ciencia de las operaciones y para formular las recomendaciones respectivas. Para alcanzar el objetivo de esta etapa, el Auditor deber desa-rrollar las siguientes actividades: Revisin detenida de la informacin recopilada en las fases

anteriores que tenga relacin con el rea crtica seleccionada. Recopilacin de informacin adicional por medio de entrevis-

tas, inspecciones fsicas, observacin directa de las operacio-nes, consulta de literatura especializada.

Determinacin de la precisin, confiabilidad y utilidad de la informacin del rea para uso de la gerencia o direccin de la entidad.

Clasificacin de los posibles criterios de medicin que podrn utilizarse (normatividad legal, polticas, objetivos y metas establecidos en presupuestos, estndares de desempeo, indicadores de gestin.).

Determinacin de la necesidad de obtener asesora tcnica de un especialista que no este involucrado en las operaciones examinadas.

Seleccin de la operacin u operaciones que se consideren ms importantes o significativas y dentro de estas las ms viables, para ser examinadas a profundidad.

Identificacin y desarrollo de las caractersticas de los posibles Hallazgos de Auditora Operativa (HAO), para establecer si las operaciones seleccionadas del rea examinada estn logrando los objetivos y metas establecidas, dentro de los objetivos generales del rea o unidad y de la entidad y para establecer la economa y eficiencia en la utilizacin de los recursos humanos, materiales y financieros involucrados en las reas crticas.

Formulacin de las conclusiones e identificacin de las reco-mendaciones para mejorar la efectividad o eficacia, economa y eficiencia de las operaciones involucradas en los HAO.

En cumplimiento de este examen detallado de las reas crticas o dbiles, el Auditor debe evaluar dichos hallazgos (HAO), lo cual consiste en desarrollar e identificar con claridad cada una de sus caractersticas: La Condicin: Esta caracterstica est dada por la situacin

actual encontrada por el auditor (lo que es). El Criterio: Est dado por las unidades de medida, las dispo-

siciones legales o normas aplicables, los indicadores o ndices y en general por los parmetros que el Auditor utiliza para comparar o medir la situacin actual. Puede decirse que el criterio es lo que debe ser, es decir la situacin ideal.

El Efecto: Es el resultado adverso de la comparacin de la condicin contra el criterio.

La Causa: Es el motivo o razn de las evaluaciones o efectos establecidos al comparar la condicin contra el criterio; es el porqu del efecto o de la condicin.

Una vez que el Auditor ha desarrollado las caractersticas de un hallazgo, estar en condiciones de concluir sobre el mismo y de proceder a identificar la mejor solucin, para formular finalmente la recomendacin o recomendaciones, propsito de su trabajo.


EJE. POR

TOTAL HORAS

1. Objetivo El propsito de esta Etapa es el de identificar las reas dbiles o crticas de la entidad, mediante la evaluacin del control interno contable financiero y operacional o gerencial, obteniendo evidencias sobre su efectividad, y seleccionar las ms importantes para orientar hacia ellas los esfuerzos de auditora. Las limitaciones de tiempo y de recursos pueden limitar el alcance del trabajo a una sola rea, en cuyo caso se seleccionarn las operaciones o actividades ms importantes que de acuerdo a la disponibilidad de recursos puedan ser examinadas a profundidad.

2. Procedimientos2.1 Identificar los ciclos de transacciones de la entidad,

elaborando los flujogramas respectivos y efectuar pruebas de recorrido.

2.2 Analizar el diseo de los sistemas de administra-cin financiera.

2.3 Identificar los controles clave y deficiencias y formular conclusiones al respecto.

2.4 Comprobar el funcionamiento de los sistemas. 2.5 Evaluar el control interno operacional o gerencial.2.6 Elaborar un informe sobre la efectividad y cum-

plimiento de los sistemas de administracin y la efectividad del control gerencial u operacional, formulando las recomendaciones pertinentes para mejorar.

2.7 Identificar las reas dbiles o crticas, con base en los resultados de la evaluacin del control interno.

2.8 Seleccionar segn su importancia el rea dbil o crtica hacia la cual se orientarn los esfuerzos de auditora y dentro de sta las operaciones que se examinarn en detalle.


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TTULO NEGOCIABLE

Documento cuya propiedad puede cam-biar con facilidad, generalmente mediante endoso y entrega, pero a veces slo me-

diante entrega.

PAGO EN EXCESO

Se presenta cuando se paga un monto

mayor al que corresponde. Ello ocurre, por ejemplo, cuando un contribuyente paga S/. 2,000 nuevos soles cuando en realidad debi pagar S/ 1,200. La diferen-cia es un pago en exceso.

Memodatos

La Conclusin es la sntesis redactada con objetividad y con impacto, de las caractersticas del hallazgo (condicin, criterio, efecto y causa). Dicha sntesis no debe exceder de dos frases presentando la gravedad del problema.Las Recomendaciones son las sugerencias presentadas por el Auditor para corregir o mejorar la eficacia, economa y eficiencia de las operaciones involucradas en el hallazgo. Las recomen-daciones estarn orientadas a evitar que la causa del hallazgo se repita en el futuro y a rescatar los efectos cuando estos sean recuperables. Igualmente, las recomendaciones deben ser prac-ticables, tiles y costeables (Costo/Beneficio).Es de sealar que la teora general de los Papeles de Trabajo en Auditora financiera es aplicable y adaptable a los requerimientos de papeles de trabajo en Auditora Operativa.

Modelo del Programa General de Auditora(aplicable en esta Etapa)


FECHA DE FINALIZACIN:REVISADO: FECHA:

e. Etapa V: Comunicacin de los Resultados de Auditora Ope-rativa

La comunicacin oficial y formal de los resultados de la Auditora Operativa se efecta en un informe escrito, en el cual el Audi-tor presenta debidamente documentados dichos resultados, teniendo cuidado de que las expresiones sean efectivamente convincentes al lector de la importancia de los hallazgos, la razonabilidad de las conclusiones y la conveniencia de aceptar las recomendaciones.Asimismo, esta comunicacin debe incluir los puntos de vista de los funcionarios de la empresa o entidad, cuando sean diferentes o contrarios al criterio del auditor. La presentacin equitativa de los distintos puntos de vista contribuye notablemente a aumen-tar la posibilidad de que las recomendaciones sean acogidas y aceptadas.En la redaccin del informe, el Auditor debe tener en cuenta, por lo menos, los siguientes requisitos: Importancia; Utilidad y Opor-tunidad; Sustentacin exacta, suficiente y adecuada; Conviccin; Objetividad y Concisin; Integridad y Tono Constructivo.El informe de Auditora Operativa debe contener bsicamente las siguientes partes: Sntesis o resumen del informe (Resumen ejecutivo): Expo-

sicin breve de las caractersticas de la auditora realizada y las conclusiones y recomendaciones ms significativas, de tal forma que los ejecutivos de la entidad tomen rpidamente una visin general del trabajo realizado y sus principales resulta-dos y a la vez por la gravedad motive a los interesados en su cuidadosa lectura.

Informacin introductoria (Introduccin): En esta parte, se har referencia a los antecedentes de la entidad, tales como origen y creacin, naturaleza y determinacin de sus actividades, organizacin y administracin, en trmi-nos muy generales, as como las reas examinadas y la naturaleza y alcance del examen practicado, redactada en no ms de cuatro hojas.

Resultados de la Auditora (Captulos individuales sobre ha-llazgos de auditora): Presentacin suficientemente sustentada y en orden de importancia, sobre las reas crticas examinadas y los hallazgos desarrollados durante la Auditora.

Debe tenerse en cuenta que para cada Hallazgo de Audi-tora Operativa (HAO) es conveniente destinar una seccin o captulo en esta parte del Informe, siguiendo este orden: Conclusin; Condicin; Criterio; Efecto; Causa; Comenta-rios de los funcionarios responsables y Recomendaciones, incluyendo cualquier accin ya tomada al respecto.

Anexos (cuando sean considerados necesarios): Final-mente, se podrn adjuntar los documentos que se consi-dere estrictamente necesarios o sean aquellos que por su naturaleza no pudieron desmembrarse y presentarse para su anlisis en la seccin correspondiente. El Auditor Ope-rativo debe tener en cuenta que remitir al lector el examen de anexos presentados al final del informe, desmotiva el inters en la lectura de un documento.


EJE. POR

TOTAL HORAS

1. Objetivo Evaluar los posibles hallazgos que puedan existir en las reas crticas seleccionadas, para determinar el grado de efectivi-dad, economa y eficiencia de las operaciones y para formular las conclusiones y recomendaciones para mejorar.

2. Procedimientos2.1 Revisar detenidamente la informacin recopilada

en las Etapas anteriores que tenga relacin con el rea crtica.

2.2 Recopilar informacin adicional sobre el rea por medio de entrevistas, inspecciones fsicas, ob-servacin directa de las operaciones y por otros medios que considere conveniente.

2.3 Determinar la precisin, confiabilidad y utilidad de la informacin para uso de la gerencia o direccin.

2.4 Clasificar los posibles criterios de medicin que se podrn utilizar (normas legales, polticas, objetivos y metas establecidos en presupuestos, estndares e indicadores)

2.5 Determinar la necesidad de obtener asesora tcnica de un especialista que no este involucrado en las operaciones examinadas.

2.6 Seleccionar la operacin u operaciones que se con-sideren ms importantes o significativas para ser examinadas a profundidad.

2.7 Identificar y desarrollar las caractersticas de los posibles Hallazgos de Auditora Operativa (HAO)

2.8 Establecer si las operaciones seleccionadas estn logrando los objetivos y metas establecidos, dentro de los objetivos generales del rea o unidad y de la entidad.

2.9 Establecer la economa y eficiencia de las opera-ciones

2.10 Redactar las conclusiones de los HAO.2.11 Identificar las recomendaciones para mejorar la

eficacia o efectividad, economa y eficiencia de las operaciones involucradas en los HAO.

2.12 Discutir los HAO con los funcionarios responsables de las operaciones, para llegar a un acuerdo sobre los mismos.

Auditora Operativa, Germn Espinoza Ziga Curso: Auditora y Seguridad de Sistemas, Lus Escobar. Karina Surez Miguel Alatrista La Auditora Operativa en la Prctica: Tcnicas de Mejora Organizativa, Jordi

Mas Sabat .

FUENTES

La Auditoria Operativaon Table

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