KOF Infraestructura y Tecnología... · 2021. 6. 29. · Manual de Usuario Confidencial: Está...

KIT

KOF Infraestructura y Tecnología

Manual de Usuario

Confidencial: Está información ha sido preparada exclusivamente para el interés y beneficio de Coca Cola FEMSA

Índice

Introducción ................................................................................................................................................................... 3

Pantalla de “Login” .................................................................................................................................................. 4

Cambio de Idioma ................................................................................................................................................... 6

Nueva solicitud ......................................................................................................................................................... 7

¿Quién Solicita? .....................................................................................................................................................10

Afectado .................................................................................................................................................................. 11

Agregar servicios a una nueva solicitud ............................................................................................................... 13

Gerente Funcional .................................................................................................................................................. 21

Equipos ................................................................................................................................................................... 21

Requerimiento ....................................................................................................................................................... 23

Enviar a Flujo ......................................................................................................................................................... 26

Guardar Solicitud ................................................................................................................................................... 28

Mis solicitudes ............................................................................................................................................................ 29

Crear una solicitud a partir de otra ........................................................................................................................ 31

Modificar una solicitud .......................................................................................................................................... 34

Consultar solicitud ................................................................................................................................................. 36

Enviar a flujo .......................................................................................................................................................... 39

Actualizar lista de solicitudes ................................................................................................................................ 41

Cancelar solicitud ................................................................................................................................................... 41

Barra de búsqueda ................................................................................................................................................ 43

Filtros por Estatus ................................................................................................................................................. 44

Histórico ................................................................................................................................................................. 45

Orden en tabla ....................................................................................................................................................... 47

Reporte de mis solicitudes ......................................................................................................................................... 49

Exportar a CSV...................................................................................................................................................... 49

Manual de Usuario


Introducción

El presente documento proporciona una guía para hacer uso del portal Kit, donde podemos realizar alta de

nuevas solicitudes donde se asignarán los servicios necesarios, crear solicitudes a partir de otra solicitud que

ya fue creada, consultar las solicitudes creadas, como también consultar el estatus en el que se encuentran las

solicitudes, elegir una o más solicitudes a exportar, crear reportes de una o más solicitudes donde se elegirán

las columnas necesarias para exportar.

Manual de Usuario


Pantalla de “Login”

Para ingresar al portar Kit realizar los siguientes pasos:

Paso 1: En el navegador ingresar al portal por medio de la URL: https://kit.kof.com.mx, nos desplegara la

siguiente pantalla para iniciar sesión.

Paso 2: Dar clic en iniciar sesión.

Al dar clic en Iniciar sesión desplegará la siguiente pantalla correspondiente al login, donde deberá ingresar la

dirección de correo de KOF y dar clic en siguiente.

https://kit.kof.com.mx/

Manual de Usuario


Paso 3: En la siguiente pantalla se deberá ingresar la contraseña con la que se inicia sesión en el equipo de

cómputo y se deberá dar clic en Iniciar sesión.

Aparecerá la siguiente pantalla en donde se podrá decidir si mantener la sesión iniciada o no (opcional)

Manual de Usuario


Al dar clic en No o Si, se mostrará la siguiente pantalla.

Cambio de Idioma

Para cambiar el idioma, realizar lo siguiente:

Paso 1: Ir a la parte superior derecha de la barra de navegación y dar clic, donde desplazaran la lista de idiomas.

Paso 2: Elegir el idioma.

Dar clic

aquí

Manual de Usuario


Nueva solicitud

Al iniciar sesión desplegara el menú principal del Kit, para crear una nueva solicitud:

Para crear una nueva solicitud hay 2 formas para realizarlo:

1.- Ingresar en Solicitudes desde la barra de navegación o desde el menú principal Solicitudes → seleccionar la

opción de Nueva solicitud.

2.- Navegar a Mis solicitudes y dar clic en Nueva solicitud.

Manual de Usuario


Al dar clic en Nueva solicitud mostrara la siguiente pantalla, donde se crearán las solicitudes por país, si algún

campo no es llenado, el portal le notificara hasta que la nueva solicitud este completa.

Nota importante: El país de la solicitud, se cargará de acuerdo con el país al que pertenece el usuario logueado.

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Paso 3: Elegir compañía

Para elegir una compañía es posible agregarla eligiendo una opción de la lista o escribiendo algunos caracteres

sobre el campo compañía (todas las listas desplegables tienen las opciones).

Paso 4: Elegir un centro de costos.

Lista de centro

de costos

Escribir sobre el campo donde

mostrara coincidencias

Dar clic aquí

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Al elegir un centro de costos, mostrara el nombre del responsable de centro de costos en el campo Resp.CeCo

¿Quién Solicita?

Nota: Los datos de quien solicita son tomados del directorio activo y son cargados de manera automática en la

sección Solicita.

Paso 6: Llenar el campo de teléfono de unidad operativa (Este paso es opcional y el campo no es obligatorio)

Resp.CeCo

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Paso 7: Llenar el campo de Extensión de unidad operativa (Este paso es opcional y el campo no es obligatorio)

Afectado

En la sección del afectado hay dos opciones donde si el afectado es usted o si el afectado es un tercero.

Si la solicitud es para un tercero, dará clic en el Check “No”.

Nota: Al dar clic en el Check “No”, desplegará el siguiente formulario, donde tendrá que llenar los datos

solicitados.

Manual de Usuario


Para llenar los datos del usuario afectado hay dos formas de realizarlo:

1.- Por correo (se escribe el correo del usuario afectado y dar clic en o dar enter).

Nota: Algunos campos del usuario afectado son llenados al escribir el correo, estos datos son tomados del

directorio activo.

2.- Por nombre, es importante resaltar que se debe empezar la búsqueda por apellido paterno, materno y luego

nombres, de otra forma no encontrará el resultado requerido, entre más información proporcione, más exacta y

compacta será la lista.

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Agregar servicios a una nueva solicitud

Para agregar un servicio a la solicitud, realizar lo siguiente.

Paso 1: Dar clic en , para agregar un servicio o varios servicios a una nueva solicitud.

Nota: Al dar clic desplegará la siguiente pantalla en la que se podrán seleccionar los servicios para la nueva

solicitud.

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Paso 2: Realizar búsqueda de sección, para realizar la búsqueda ingresar el nombre de la sección al buscador.

Al ingresar caracteres al buscador, desplegara el resultado de la búsqueda.

Paso 3: Seleccionar servicio de la sección

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Nota: Una vez seleccionado el servicio, este se desplegará en el cuadro de servicios seleccionados y se

mostrará el flujo de autorización por el cuál pasará.

Manual de Usuario


Nota importante: Si el servicio seleccionado incluye la autorización del gerente funcional aparecerá una sección

en el formulario de Nueva Solicitud donde se deberá agregar los datos correspondientes de su gerente funcional.

Paso 4: Dar clic en Aceptar

Dar clic aquí

Flujo VoBo

Gerente

funcional que

habilitara en la

Nueva solicitud

una sección

llamada

Gerente

funcional

Manual de Usuario


Al agregar el servicio a la solicitud se agregará una sección para completar la información necesaria de su

gerente funcional.

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Nota importante: El portal KIT, permite agregar más de un servicio por solicitud, pero si selecciona servicios

con diferentes autorizadores (Nube, SAP, Seguridad, Tecnología), no le permitirá agregarlos.

Ejemplo:

Selección de servicio SAP: Apertura de mandante

Se selecciono un servicio en la Nube: Acceso a base de datos

Al seleccionar un servicio con diferente autorizador notificara que no es posible continuar.

Al seleccionar dos servicios con mismos autorizadores el portal permite agregarlos sin problema.

Ejemplo

Servicios SAP.

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Nota: Podemos realizar la selección desde Grupos de servicios (Combos), donde los servicios se encuentran

agrupados en combos. Estos combos son seleccionados por país.

Al agregar un combo, se mostrará de la siguiente manera

Grupos de

servicios

(Combos)

Manual de Usuario


Para eliminar un servicio del combo solo se deberá.

Dar clic al icono , sobre el elemento a eliminar.

Al eliminar algún elemento se dejará de ver en la lista de servicios seleccionados

Manual de Usuario


Gerente Funcional

Para llenar los datos del gerente funcional, realizar lo siguiente.

Paso 1: Agregar el correo del gerente funcional.

Paso 2: Dar clic , para agregar los datos correspondientes.

Equipos

La sección de equipos es para agregar si existen equipos o equipo afectado en la solicitud.

Para agregar uno o más equipos hay dos formas de realizarlo:

Paso 1: Dar clic en el botón mas

1.- Agregar uno o más equipos del historial (Al dar clic sobre el campo de equipos registrados desplegara una

lista de equipos que se hayan precargado).

Dar clic aquí

Manual de Usuario


2.- Agregar un nuevo equipo (Clic en Nuevo, donde desplegará una sección para agregar los datos del nuevo

equipo).

Si se requiere modificar algún equipo del historial, realizar lo siguiente:

Paso 1: Elegir algún equipo a modificar.

Manual de Usuario


Paso 2: Dar clic en modificar

Al finalizar con la actualización de los datos del equipo, dar clic en modificar para que los cambios sean

guardados.

Requerimiento

La sección de requerimiento es para realizar una descripción detallada de lo que se va a solicitar y justificar el

motivo de porque se está creando la solicitud.

Para completar el detalle del requerimiento que se está registrando es necesario agregar la información

adicional en los siguientes campos.

Paso 1: Llenar el campo descripción. Longitud máxima de 1000 caracteres

Manual de Usuario


Paso 2: Seleccionar de la lista desplegable justificación el que corresponda al requerimiento que se está

registrando.

Paso 3: Agregar mayor detalle del requerimiento en el campo de detalles de la justificación

Paso 4: Adjuntar documento

Nota: No es obligatorio, pero si es necesario agregar más información del requerimiento que se está

registrando, se debe seleccionar la opción de browser y seleccionar el documento a cargar, el tamaño por

documento puede ser hasta 512 MB.

Longitud máxima 250

caracteres

Manual de Usuario


Si se requiere agregar un nuevo contenedor de archivos, dar clic .

Al dar clic, desplegará un nuevo contenedor de archivos.

Si se necesita eliminar un contenedor de archivos adjuntos dar clic en , donde se eliminará el contenedor.

Manual de Usuario


Enviar a Flujo

Para enviar a flujo una solicitud es importante haber llenado en su totalidad los datos requeridos del formulario

una vez que se envía la solicitud a flujo ya no es posible editarla.

Para enviar a Flujo, se deberá realizar lo siguiente:

Paso 1: Haber documentado en su totalidad el formulario de Nueva solicitud con los pasos detallados.

Paso 2: Dar clic en Enviar a Flujo.

Manual de Usuario


Nota: Al dar clic en Enviar a flujo, desplegara el siguiente mensaje, es importante considerar que si Acepta no

podrá realizar modificaciones en la solicitud.

Al enviar la solicitud a flujo, desplegará la pantalla de Mis Solicitudes, donde la solicitud se encontrará con el

estatus correspondiente de acuerdo con el servicio solicitado (Factibilidad, cotización, vo.bo dueño de centro

de costos).

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Guardar Solicitud

Al guardar una solicitud es porque los datos no están completos o no está seguro de la información agregada

en el formulario, al guardar la solicitud es posible modificar o completar la información sin perderla.

Para guardar solicitud, realizar lo siguiente:

Paso 1: Llenar el formulario de la Nueva solicitud.

Paso 2: Dar clic en Guardar.

Manual de Usuario


Nota: Al dar clic en guardar la solicitud, desplegará la página de Mis solicitudes donde la solicitud se

encontrará en estatus Elaboración, posteriormente podrá editar la solicitud o completar la información

requerida para su envió a flujo de aprobación.

Mis solicitudes

Para ingresar a la sección de mis solicitudes, se puede realizar directamente en el menú principal, o en la

barra de navegación Solicitudes → seleccionar la opción de mis solicitudes:

Dar clic aquí

Manual de Usuario


Al elegir Mis solicitudes del menú, desplazara la siguiente pantalla donde se encuentran las solicitudes que

creo el solicitante (en este caso usted).

Manual de Usuario


Crear una solicitud a partir de otra

La opción de Crear una solicitud a partir de otra le permite crear una copia de la solicitud previamente

registrada, donde se copiarán todos los datos y el flujo.

Para crear una solicitud a partir de otra, se deberá ingresar a mis solicitudes, seleccionar la solicitud que se

desea utilizar como base y seleccionar el icono .

Ejemplo de

selección de

solicitud

Manual de Usuario


Al seleccionar la solicitud la cual será creada a partir de otra, desplegará el formulario con los datos de la

solicitud seleccionada.

Al crear una solicitud a partir de otra, podrá actualizar los datos de la solicitud, eliminar el servicio y agregar

nuevos.

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Al haber copiado la solicitud se podrá guardar si aun hacen falta datos o enviar a flujo si está documentada en

su totalidad.

Eliminar el servicio

si no corresponde al

requerimiento nuevo

Agregar

un nuevo

Manual de Usuario


Modificar una solicitud

Para modificar los datos de una solicitud.

Nota: Es importante considerar que solo se podrá realizar la modificación, si la solicitud se encuentra en

estatus Elaboración (en este caso es cuando la solicitud se guardó previamente).

Paso 1: Ingresar a solicitudes → Mis solicitudes.

Paso 2: Seleccionar la solicitud que se encuentre en estatus elaboración y dar clic en el icono de modificar.

Dar clic aquí

Seleccionar

solicitud

Manual de Usuario


Paso 3: Modificar la información (agregar o quitar servicios, detalles del requerimiento, adjuntar archivos, etc).

Paso 4: Dar clic en Guardar o enviar a Flujo.

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Consultar solicitud

Para consultar una solicitud se puede realizar de dos formas.

1.- Ingresar a solicitudes → Mis solicitudes → Seleccionar la solicitud a consultar y dar clic en consultar solicitud

.

Seleccionar

solicitud

Manual de Usuario


Al dar clic mostrara la solicitud seleccionada con sus datos correspondientes

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2.- Podemos consultar una solicitud en el menú principal o en la barra de navegación ir a Reportes → Consulta

de solicitud

Al dar clic en la opción de Consultar Solicitud, desplegará la siguiente pantalla donde se realiza la consulta de

una solicitud, donde nos permitirá tener información del estatus en cual se encuentra la solicitud.

Para realizar la consulta de la solicitud realizar lo siguiente.

Paso 1: Agregar la clave de la solicitud a consultar.

Paso 2: Dar clic en , donde consultara la solicitud (mostrara los datos correspondientes de la solicitud).

Ingresar aquí la solicitud

Dar clic aquí para

consultar la solicitud

Dar clic en Cerrar para

regresar a Mis solicitudes

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Enviar a flujo

Para enviar a flujo una solicitud:

Esta debe estar en estatus elaboración, se deberá ingresar a Solicitudes → Mis solicitudes → Seleccionar la

solicitud que este en estatus elaboración y seleccionar el Icono de enviar a flujo .

Manual de Usuario


Nota: Al dar clic en enviar solicitud, mostrará la pantalla con los datos correspondientes de la solicitud y

posteriormente se deberá enviar la solicitud a flujo.

Al dar clic en Enviar a flujo, desplegará el siguiente mensaje.

Dar clic en

Aceptar

Manual de Usuario


Actualizar lista de solicitudes

Para actualizar la lista de solicitudes, dar clic en , para actualizar la lista de solicitudes (la opción de

actualizar que se encuentran en el KIT realiza la misma funcionalidad).

Cancelar solicitud

Para cancelar una solicitud, se deberá ingresar a Solicitudes → Mis solicitudes → Seleccionar la solicitud a

cancelar de la lista de mis solicitudes → Dar clic en , para cancelar.

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Nota: Es necesario revisar si la solicitud seleccionada, es la que va a ser cancelada.

Al terminar de revisar que es la solicitud para cancelar, dar clic en el botón Cancelar.

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Al dar clic en cancelar, se desplegará el siguiente mensaje, donde se confirmará la cancelación de la solicitud.

Dar clic en aceptar para cancelar la solicitud.

Nota importante: Una solicitud se puede cancelar antes de que llegue al flujo de Help Desk, en caso de que ya

se encuentre con el Help Desk al intentar cancelar la solicitud desplegara el siguiente mensaje.

Barra de búsqueda

La barra de búsqueda permitirá buscar contenido especifico en la lista de registros, ingresando algunos

caracteres.

Ejemplo: Ingresar número de solicitud

Dar clic aquí

Resultado de la

búsqueda

Manual de Usuario


Ejemplo: Busqueda de servicio

Filtros por Estatus

Los filtros por estatus permitirán filtrar los datos de la lista de registros, donde se mostrarán los que coincidan

con los estatus activados.

Para los filtros por estatus, realizar lo siguiente:

Paso 1: Desactivar los check del estatus o de los estatus que no se requieren mostrar.

Ejemplo: Check desactivado Cotización, no mostrara los registros con ese estatus.

Nota: Es posible desactivar más de un check

Check desactivado

Resultado del filtro

por estatus.

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Histórico

La sección de histórico permitirá consultar por rango de fechas los registros que estén en estatus de

implementada o cancelada esta acción la realiza al activar los checks, donde mostrarán las solicitudes que

coincidan con el check activado.

Sección por

histórico

Manual de Usuario


Ejemplo de sección de histórico:

Check actividad: Cancelada

Fecha de inicio: 2021-02-01

Fecha Fin: 2021-03-31

Check

activado

Manual de Usuario


Orden en tabla

Para ordenar los registros de la tabla se puede dar clic en cada encabezado de esta para visualizarlo por número

de solicitud, fecha, afectado, etc. (las tablas que se encuentran en el Kit realizan la misma funcionalidad).

Dar clic aquí, en cada

encabezado de la tabla

Manual de Usuario


Ejemplo: Al dar clic en el encabezado de la tabla de Días Transc, se ordenará de manera descendente, esto

aplicar de igual forma para todos los encabezados.

Dar clic aquí

para ordenar

Orden de

manera

descendente

Manual de Usuario


Reporte de mis solicitudes

Esta sección permitirá extraer un reporte donde mostrará las solicitudes en la cual es participe.

Para extraer este reporte de solicitudes es necesario ejecutar los siguientes pasos:

Paso 1: Navegar a la sección de Reporte de mis solicitudes desde el menú principal o desde el menú Reportes

→ seleccionar la opción de mis solicitudes.

Exportar a CSV

La opción de Exportar a CSV, es un reporte donde es posible realizar la exportación de una o varias solicitudes,

donde se pueden incluir los detalles de los servicios que tiene cada solicitud.

Ejemplo de exportación de solicitudes:

Para realizar la exportación se seleccionan los estatus de las solicitudes que se quieren exportar, si así se

requiere, se habilita la opción de Incluir los detalles de los servicios y se da clic en .

Dar clic aquí

Exportar a

CSV

Habilitar la

opción de incluir

detalle de

servicios por

solicitud.

Manual de Usuario


Al dar clic en exportación a CSV se realizara la descarga del reporte.

Archivo de exportación con los datos de las solicitudes

Descarga de

reporte

Solicitudes

que se

exportaron

Manual de Usuario


Ejemplo de exportación de solicitudes:

En este ejemplo se habilito de la sección de Histórico el check de estatus cancelada, se coloco un rango de

fecha y la compañía.

Archivo de exportación con los datos de las solicitudes

Manual de Usuario


Fin de manual

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