JUNTA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO NACIONAL · 2016-06-02 · Una Firma, Un respaldo Web: 7 b)...
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San José, 04 de julio del 2014.
Señores
Junta Administrativa del Archivo Nacional
Presente
Estimados señores:
Según nuestro contrato de servicios, efectuamos la auditoría externa correspondiente al período
2013 de la Junta Administrativa del Archivo Nacional (JAAN), y con base en ese examen
efectuado observamos ciertos aspectos referentes al Sistema de Control Interno y
procedimientos de contabilidad, los cuales sometemos a la consideración de ustedes en esta
Carta de Gerencia número CG1-2013.
Considerando el carácter de pruebas selectivas en que se basa nuestro examen, ustedes pueden
apreciar que se debe confiar en métodos adecuados de comprobación y de control interno, como
principal protección contra posibles errores o irregularidades que un examen de pruebas
selectivas puede no revelar, si es que existiesen. Las observaciones no van dirigidas a
funcionarios o colaboradores en particular, sino únicamente tienden a fortalecer el sistema de
control interno y los procedimientos de contabilidad.
Agradecemos una vez más la colaboración que nos han brindado los funcionarios y
colaboradores de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, y estamos en la mejor
disposición de ampliar y/o aclarar el informe que se adjunta en una sesión conjunta de trabajo.
DESPACHO CARVAJAL & COLEGIADOS
CONTADORES PÚBLICOS AUTORIZADOS
Lic. Gerardo Montero Martínez
Contador Público Autorizado No. 1649
Póliza de Fidelidad No. 0016 FIG 7
Vence el 30 de setiembre del 2014
“Exento de timbre de Ley número 6663 del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, por
disposición de su artículo número 8”.
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INFORME DE PRUEBAS SUSTANTIVAS Y CONTROL INTERNO
TRABAJO REALIZADO
OBJETIVO
Evaluar la existencia de suficientes y adecuados procedimientos de control interno que garanticen
el buen uso de los recursos de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, además del
análisis de la gestión y el correcto registro de las transacciones según el marco de referencia
contable utilizado, para el período comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre del
2013.
ALCANCE
El trabajo fue enfocado principalmente a las siguientes cuentas:
Efectivo
Cuentas por Cobrar
Inventarios
Gastos Pagados por Anticipado
Activos Fijos
Otros Activos
Cuentas por pagar
Obligaciones por pagar
Provisiones, retenciones
Patrimonio
Ingresos
Gastos
Presupuesto
METODOLOGÍA
Para llevar a cabo este trabajo realizamos una evaluación preliminar de las áreas de riesgo y
posteriormente diseñamos y aplicamos pruebas sustantivas y de cumplimiento de acuerdo a dicha
evaluación y al alcance requerido.
El objetivo de dichas pruebas es determinar situaciones de riesgo o desviaciones significativas
debidas a fraude o error, que tengan un impacto importante o de importancia relativa en la
interpretación de los estados financieros y sus revelaciones.
Además de dicha evaluación aplicamos otros procedimientos de auditoría enfocados a lograr el
cumplimiento de las Normas Internacionales de Auditoría y de Control de Calidad.
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TRABAJO REALIZADO
A continuación presentamos los procedimientos de evaluación de control interno y pruebas
sustantivas de auditoría, aplicadas durante nuestra visita a la Junta Administrativa del Archivo
Nacional y así como los resultados obtenidos:
a) Ambiente de control
Lectura de actas de la Junta Directiva
Dimos lectura a las actas de la Junta Directiva emitidas del mes de enero a diciembre del
2013, con el fin de determinar acuerdos que pudieran tener efectos importantes en el
resultado de la auditoría externa.
Lectura de leyes y normativa aplicable
Evaluamos el sistema de control interno de acuerdo con el ¨Manual sobre Normas Técnicas y
Control Interno para la Contraloría General de la República, así como las normas y
procedimientos de auditoría aplicables
Lectura de correspondencia con la Contraloría General de la República
Dimos lectura a la correspondencia enviada y recibida por la Contraloría por el periodo
comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre del 2013, con el fin de determinar
posibles áreas de riesgo determinadas por el órgano de supervisión.
Libros legales
Solicitamos los libros legales de diario e inventario y balances; los cuales fueron entregados
de forma digital y de acuerdo a la revisión realizada podemos determinar que los libros de
diario y inventarios y balances, se encuentran actualizados al mes de diciembre del 2013.
Resultado de la revisión:
Como resultado de nuestra revisión de los documentos antes descritos no determinamos
desviaciones al sistema de control interno que deban ser presentadas.
b) Disponibilidades
Solicitamos al departamento contable las conciliaciones bancarias de las diferentes cuentas
corrientes mantenidas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y procedimos a
revisar los siguientes atributos:
1. Verificamos que se efectuaran conciliaciones bancarias mensuales.
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2. Verificamos que las conciliaciones bancarias estuvieran debidamente firmadas por
las personas involucradas en este proceso.
3. Verificamos que los estados de cuenta bancarios estén a nombre de la Junta
Administrativa del Archivo Nacional y que este correspondiera a la cuenta
corriente, cuenta de caja única y que estuvieran a la fecha de corte correspondiente.
4. Verificamos que las partidas que se encontraron en estado de partidas pendientes,
se mantuvieron toda la documentación.
5. Efectuamos un arqueo de los talonarios de cheques en blanco, los cuales se
encuentran en custodia en el Departamento Financiero - Contable.
6. Verificamos que los cheques que se mantienen en custodia por parte del
Departamento Financiero - Contable de la Junta Administrativa del Archivo
Nacional, no superan los tres meses de antigüedad.
7. Verificamos que se efectuaran arqueos mensuales de las Cajas Chicas.
8. Verificamos que las Cajas Chicas estuvieran debidamente firmadas por las
personas involucradas en este proceso.
Seleccionamos una muestra de cheques, notas de débito y crédito de las diferentes cuentas
bancarias que mantiene la Junta Administrativa del Archivo Nacional en el sistema
financiero Nacional, a las cuales se les revisaron los siguientes atributos:
En la cuenta corriente Banco de Costa Rica 165305-9 - Colones
Verificado monto en número y letras contra libros de bancos
Presenta solicitud de transferencia debidamente autorizada
Verificado firma de "hechos por "
Verificada firma de" revisado por"
Verificado firma de "recibido conforme"
"Pagado con chequeo #/ transferencia #
Cheques nulos originales debidamente inutilizados con el sello anulado y perforados
en el espacio de firmas
Verificación de la distribución contable
Documentación soporte suficiente y competente
En la cuenta corriente Banco de Costa Rica 165306-7 - Dólares
Verificado monto en número y letras contra libros de bancos
Presenta solicitud de transferencia debidamente autorizada
Verificado firma de "hechos por "
Verificada firma de" revisado por"
Verificado firma de "recibido conforme"
"pagado con chequeo #/ transferencia #
Cheques nulos originales debidamente inutilizados con el sello anulado y
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perforados en el espacio de firmas
Verificación de la distribución contable
Documentación soporte suficiente y competente
Seleccionamos una muestra de ingresos, para revisar el control interno en la emisión de
estas, a las cuales se les revisaron los siguientes atributos.
En la cuenta corriente Banco de Costa Rica 165305-9 - Colones
Efectivo depositados en las cuentas de las empresa
Fecha del depósito congruente con registro contable
Firma de quien elaboró el depósito
Comprobante debidamente firmado y sellado.
Monto del ingreso coincide con el registro contable
Verificación de la distribución contable (registro cuentas mayor y
auxiliares)
Documentación soporte suficiente y competente
Revisamos la antigüedad de las partidas conciliatorias y dimos seguimiento a las gestiones
realizadas por la administración para documentar y registrar las partidas pendientes.
Efectuamos un arqueo de los cheques en blanco, que mantiene el Departamento
Financiero - Contable en las oficinas centrales de la Junta Administrativa del Archivo
Nacional y revisamos los cheques en cartera.
Solicitamos confirmaciones de saldos de las diferentes cuentas corrientes al Sistema
Bancario Nacional y al Ministerio de Hacienda (Tesorería Nacional) con corte, al 31 de
diciembre del 2013.
Resultado de la revisión:
De acuerdo a la revisión efectuada a las conciliaciones bancarias, las mismas se presentan
actualizadas a la fecha de corte, consideramos que los saldos presentan un nivel normal.
Como un procedimiento de auditoría se solicitó al departamento contable los últimos arqueos
realizados a las cajas chicas, para verificar el control interno.
Al efectuar nuestras pruebas de auditoría, no encontramos situaciones que representen un riesgo
sobre esta cuenta; el sistema de control interno aplicado a las partidas de caja y bancos se
presenta de forma normal, además de que los saldos de las cuentas se encuentran justificados y
respaldados.
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b) Cuentas por cobrar
Realizamos cédula sumarias comparando los saldos del año anterior con los saldos al 31 de
diciembre del 2013, para analizar las variaciones significativas.
Cotejamos el registro auxiliar con el mayor general al 31 de diciembre del 2013.
Analizamos las cuentas o partidas más importantes que componen este rubro y revisamos
las variaciones ocurridas en el período de revisión.
Evaluamos la suficiencia de la estimación para cuentas incobrables.
Solicitamos la antigüedad de las cuentas por cobrar con corte a la fecha de la auditoría.
Resultado de la revisión:
De acuerdo a las pruebas y análisis efectuado a la partida de cuentas por cobrar, consideramos
que la cuenta presenta un nivel de riesgo normal al 31 de diciembre del 2013, sin embargo, en
los resultado de la revisión de la antigüedad pudimos determinar que la Junta Administrativa
del Archivo Nacional no cuenta con un registro de antigüedad de saldos para las cuentas por
cobrar.
c) Inventarios de suministros y especies fiscales
Realizamos cédulas sumarias comparativas con el fin de determinar las variaciones de un
año a otro de los saldos de las cuentas que componen el inventario.
Solicitamos el registro auxiliar del saldo de la cuenta de inventario al 31 de diciembre del
2013.
Cotejamos el registro auxiliar de las cuentas de inventario con el saldo del mayor general al
31 de diciembre del 2013.
Solicitamos los últimos arqueos realizados por la administración.
Realizamos un arquero al inventario de timbres y especies fiscales.
Resultado de la revisión:
Los resultados de las pruebas realizadas indican que las cuentas de inventarios de suministros y
Especies Fiscales de la Junta Administrativa del Archivo Nacional presenta un nivel de riesgo
normal al 31 de diciembre del 2013. Se determino una diferencia inmaterial entre el registro
auxiliar de especies fiscales y el saldo mostrado en el balance por un monto de 19.468 colones.
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d) Gastos pagados por adelantado
Solicitamos el registro auxiliar de los seguros pagados por adelantado al 31 de diciembre
del 2013, con el objetivo de verificar los saldos mostrados en los estados financieros.
Investigamos el origen de las partidas y su naturaleza.
Verificamos la amortización de las primas y gastos de seguros.
Solicitamos los comprobantes de las pólizas de seguros, con el objetivo de verificar que las
mismas estuvieran actualizadas a la fecha de corte.
Verificamos el control de las distintas pólizas del INS (Riesgos del trabajo, equipo
contratista, automóviles y equipo electrónico); su respectivo registro del gasto y del
diferido mensualmente.
Resultado de la revisión
Con base en análisis realizado anteriormente determinamos que el saldo mostrado en los
estados financieros al 31 de diciembre del 2013 presenta un riesgo normal, se nos suministró el
detalle de la amortización que se realiza mensualmente sobre la póliza de edificios, el cual fue
cotejado con los movimientos contables del mes.
Según Oficio DAF-0356-2014 de fecha 14 de febrero del 2014. Se solicita a la señora Virginia
Chacón Arias Directora General de la Junta Administrativa del Archivo Nacional la
autorización para realizar el pago a nombre del Instituto Nacional de Seguros por la suma de
¢4.123.930 colones, con el objetivo de cancelar la renovación de la prima del año 2014 de la
Póliza No. ORT-0213633-00 "Riesgos del Trabajo de los Funcionarios del Archivo Nacional,
según Oficio SEC-0541-2014, del 7 de febrero del 2014.
e) Activos fijos
Realizamos cédulas sumarias comparativas con el fin de determinar las variaciones de un año
a otro de los saldos de las cuentas que componen el activo fijo.
Cotejamos el saldo del registro auxiliar con el mayor general, al 31 de diciembre del 2013.
Seleccionamos una muestra de movimientos de compras de activos registradas durante el
periodo 2013, revisamos la documentación que ampara dichas adiciones, así como su registro
contable.
Realizamos pruebas de depreciación acumulada y del gasto por depreciación, para verificar
que se estuvieran registrando correctamente.
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Verificamos que no se estuvieran duplicando números de placas en el sistema de Activos
Fijos.
Resultado de la revisión:
De acuerdo a la revisión de la cuenta de activos fijos se determinó lo siguiente:
Los resultados de las pruebas realizadas indican que las cuentas de activo fijos de la
Junta Administrativa del Archivo Nacional presenta un nivel de riesgo medio al 31 de
diciembre de 2013.
Según las pruebas y el análisis efectuado a la partida de activo fijo; concluimos que
existen debilidades que se detallan en la sección de hallazgos y recomendaciones en la
presente carta de gerencia CG-1-2013.
f) Otros Activos
Realizamos cédulas sumarias comparativas con el fin de determinar variaciones de un año a
otro de los saldos de las cuentas que componen otros activos.
Revisamos movimientos contables de la cuenta de activos intangibles.
Verificamos que los activos intangibles estuvieran bien clasificados dentro del balance.
Resultado de la revisión:
Después de realizada la prueba de control de revisión de movimientos al 31 de diciembre del
2013 se puede concluir que todos los movimientos contaban con documentación de respaldo,
así como su correcta aplicación del control interno, por lo cual se considera con un nivel de
riesgo normal.
De acuerdo a la revisión de la cuenta de activo intangible se determinó lo siguiente:
Al efectuar nuestra revisión se determinó que el registro auxiliar de la cuenta de software y
licencias, no está separado en el balance de comprobación como cuenta de activos
intangibles.
d) Cuentas por pagar
Realizamos cédulas sumarias comparativas con el fin de determinar las variaciones de un año
a otro de los saldos de las cuentas que componen las cuentas por pagar.
Cotejamos las cuentas de mayor general con los registros auxiliares al 31 de diciembre del
2013.
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Realizamos una prueba de pagos posteriores a los proveedores con mayor saldo a la fecha.
Analizamos la antigüedad de saldos de las cuentas por pagar.
Resultado de la revisión:
Con base en las pruebas de auditoría efectuadas, se determina que existen situaciones que deben
ser informadas en esta carta de gerencia CG1-2013.
Según Asiento de Diario No. 037 del mes de febrero del 2014, se realiza un ajuste con respecto
a las obligaciones por pagar.
e) Provisiones por pagar
Realizamos cédulas sumarias comparativas con el fin de determinar las variaciones de un
año a otro de los saldos de las cuentas que componen las cuentas por pagar.
Solicitamos los movimientos, al 31 de diciembre del 2013 y procedimos a realizar una
cédula analítica mensual con los movimientos que suministro la contabilidad.
Solicitamos los pagos posteriores mensuales del periodo; con estos movimientos procedimos
a verificar los pagos realizados.
Realizamos un re-cálculo de las provisiones, se verificó mediante el re-cálculo de dichas
cifras los saldos de pasivo y gasto relacionados con las mismas, al 31 de diciembre del 2013.
Verificamos los montos de las obligaciones por pagar al 31 de diciembre del 2013 (créditos),
con el re-cálculo realizado por auditoría externa en base a la planillas emitidas por el
departamento de recursos humanos.
Resultado de la revisión:
Con base en las pruebas de auditoría efectuadas determinamos que existen situaciones que
deben ser informadas en esta carta de gerencia CG1-2013.
Según asiento de diario No. 075 del mes de abril del 2014, se realiza un ajuste con respecto a
las provisiones por pagar.
f) Patrimonio
Confeccionamos cédulas analíticas para realizar un análisis comparativo mensual de los
movimientos en esta cuenta y así determinar variaciones significativas.
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Revisamos los movimientos más importantes de la cuenta al 31 de diciembre del 2013 y
solicitamos los asientos de diario, con el fin de revisar una serie de requerimientos referentes
al control interno.
Resultado de la revisión:
Con base en las pruebas de auditoría efectuadas determinamos que no existen situaciones que
deban ser informadas en esta carta, por lo que el resultado se considera razonable.
g) Ingresos
Mediante muestreo se verificaron las transferencias del sector público para determinar la
razonabilidad de los registros.
Revisamos la documentación soporte y revisamos los depósitos de la cuenta de ingresos y
cotejamos contra documentación soporte al 31 de diciembre del 2013.
Resultado de la revisión:
Los resultados de las pruebas realizadas a la cuenta de ingresos de la Junta Administrativa del
Archivo Nacional presenta un nivel de riesgo bajo al 31 de diciembre del 2013.
h) Gastos
Realizamos cédulas sumarias comparativas, con el fin de determinar las variaciones de un año
a otro de los saldos de las cuentas que componen los gastos.
Verificamos mediante pruebas selectivas, el registro del gasto, así como movimientos, para
evaluar la documentación y establecer deficiencias de control interno en el periodo
comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre del 2013.
Realizamos una prueba de planillas reportadas a la CCSS y al INS, que consiste en la
comparación de la información contable relativa a los sueldos, salarios y el reporte de la
planilla de la CCSS e INS. Adicionalmente, se verificó mediante el re-cálculo de dichas
cifras, aquellos saldos de pasivo o gasto relacionados con la planilla de la Junta
Administrativa del Archivo Nacional.
Realizamos mediante pruebas globales los re-cálculos para determinar la razonabilidad del
gasto financiero incurrido.
Realizamos una revisión de las contrataciones mediante una muestra, desde enero 2013 a
diciembre 2013, para revisar el control interno mediante el cumplimiento de atributos de
control establecidos por la Ley de Contratación Administrativa.
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Resultado de la revisión:
Los resultados de las pruebas realizadas indican que las cuentas de gastos de la Junta
Administrativa del Archivo Nacional presenta un nivel de riesgo medio al 31 de diciembre del
2013.
i) Ejecución presupuestaria (Ingresos y Gastos)
Los procedimientos aplicados para la revisión de la Ejecución Presupuestaria es la siguiente:
1- Solicitamos en el “Informe de liquidación presupuestaria del período 2013”.
(documento producto de la contabilización presupuestaria, que contiene el detalle del
presupuesto debidamente aprobado, tanto de ingresos como de gastos y las cifras de su
ejecución).
2- Verificamos aritméticamente los saldos mostrados en el informe de liquidación
presupuestaria.
3- Solicitamos la conciliación de contabilidad- presupuesto de ingresos.
4- Solicitamos las conciliaciones de contabilidad- presupuesto de egresos, por
remuneraciones, servicios y materiales y suministros.
5- Cotejamos los saldos de las cuentas contables mostrados en las conciliaciones de
contabilidad - presupuesto, de ingresos y egresos, con el balance de comprobación al 31
de diciembre del 2013.
6- Cotejamos los saldos de las cuentas presupuestarias mostradas en las conciliaciones de
contabilidad – presupuesto, de ingresos y egresos, con los indicados en el informe de
liquidación.
7- Verificamos la correcta clasificación de cada una de las partidas presentadas en el
informe de liquidación presupuestaria.
8- Efectuamos la respectiva prueba cruzada mediante la comparación del presupuesto
definitivo y lo ejecutado con respecto a los gastos del periodo 2013.
9- Analizamos el cumplimiento del presupuesto con respecto a los gastos reales del período
a fin de determinar variaciones importantes o desviaciones significativas.
Resultado de la Revisión:
Los resultados de las pruebas realizadas indican que la ejecución presupuestaria de la Junta
Administrativa del Archivo Nacional presenta un nivel de riesgo normal al 31 de diciembre de
2013.
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HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES
AUDITORÍA 2013
No. Hallazgo Criterio Efecto Recomendación
Nivel de
Riesgo
1. No se cuenta con un análisis de
antigüedad de saldos para las cuentas
por cobrar y cuentas por pagar.
AL realizar las pruebas de auditoría a las
cuentas por cobrar y pagar con fecha de
corte 31 de diciembre del 2013, se
determinó que no se cuenta con un
análisis de antigüedad de saldos.
De acuerdo con las normas de
control interno el análisis de
antigüedad de saldos es una
herramienta eficiente para el control
de la gestión de cobro, así como de
los pagos a realizar, además
determina de manera eficiente las
necesidades de flujo de efectivo
dentro de la operación, y permite
determinar necesidades futuras del
capital de trabajo.
El no contar con esta
herramienta de control
dificulta una adecuada
gestión de cobro y pago de
las cuentas, en las fechas
que deben ser canceladas.
Es importante mantener
un control adecuado sobre
la morosidad en sus
activos y pasivos a un
nivel razonablemente
aceptable, para evitar estar
ante situaciones
imprevistas además es
trascendental que se
efectúen análisis para esta
clases de situaciones con
la finalidad de poder tomar
decisiones.
Bajo
Comentario de la Administración:
A raíz de esta situación, se implementa el análisis de antigüedad de saldos a partir de Enero 2014 tanto para las cuentas por cobrar como para las cuentas
por pagar.
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No. Hallazgo Criterio Efecto Recomendación
Nivel de
Riesgo
2. No se realizan conteos físicos de
inventarios y activos fijos de forma
periódica.
Cómo parte de los procedimientos de
entendimiento de las actividades que
realiza la entidad por medio de los
cuestionarios de Control Interno,
determinamos que:
La administración nos indica lo
siguiente:
1-La entidad no realiza conteos de
inventario por más de 1 año.
2- No realizan conteos físicos de activos
de forma periódica.
Las normas de actividad de
control interno para el manejo y
custodia de las existencias
requieren procedimientos
eficientes para su correcta
salvaguarda y registro contable
oportuno.
Un buen sistema de control interno
debe documentar adecuadamente las
transacciones que se efectúan, así
como poseer un estricto control de
los movimientos físicos internos de
los elementos incluidos en los
inventarios y en los activos fijos.
La falta de una toma física
total por lo menos una vez
al año genera que los
saldos mostrados en los
estados financieros puedan
estar subvaluados o
sobrevaluados y no
detectar perdidas
oportunamente.
Con respecto al inventario
general de la posibilidad
de que éste sea
manipulado y no se pueda
detectar ni establecer
quiénes son los
responsables.
La administración debe
hacer las gestiones
necesarias para realizar un
levantamiento físico de
inventario en bodega y de
activos fijos
periódicamente.
Así como establecer
políticas y procedimientos
por escrito para el manejo
y registro contable del
inventario.
Medio
Comentario de la Administración:
Con respecto a la información brindada, la administración indicó que no se realiza conteos de inventario por más de 1 año; no obstante, se hablaba
específicamente del Inventario de Suministros, cuyo último conteo se realizó en el año 2012 con el fin de hacer un levantamiento de saldos para iniciar con
la utilización del módulo de inventario. Como medida de mejora acogemos la propuesta de realizar muestreos semestrales para determinar la razonabilidad
de los registros. Adicionalmente, dentro del inventario se cuenta con un Inventario de Especies Fiscales, el cual es verificado y cotejado mensualmente
contra los registros contables, y finalmente, el Inventario de Activos Fijos, del cual anualmente se le hace entrega a todos los funcionarios de un formulario
con los bienes bajo su responsabilidad para que los verifique y firmen, con el fin de elaborar la certificación anual de bienes para la Dirección General de
Administración de Bienes y Contratación Administrativa. Como medida de mejora para el año 2014, con base en este levantamiento se conciliará contra el
módulo de activos de contabilidad.
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No. Hallazgo Criterio Efecto Recomendación
Nivel de
Riesgo
3. A.- Diferencias entre el saldo valores en
custodia (103-04-01-00 cuenta de activo)
y el saldo valores en custodia por
entregar (201-06-01-00 cuenta de
pasivo) al 31 de diciembre del 2013. por
un monto de ¢1.272.844.
B.- diferencias entre el registro auxiliar
valores en custodia por entregar y el
saldo valores en custodia por entregar.
Por un monto de ¢2.915.470.
Al efectuar la revisión de la cuenta de
Valores en custodia (cuentas de activos) y
valores en custodia por entregar (cuentas de
pasivos) determinamos que existen
diferencias entre el activo y pasivo. Así
mismo con el registro auxiliar de garantías
(Ver anexo No. 1 y No. 2)
De acuerdo con las normas de
control interno para el sector
público referentes a las
actividades de control, la
exactitud de los registros sobre los
activos y pasivos de la institución
debe ser comprobada
periódicamente mediante las
conciliaciones, comprobaciones y
otras verificaciones que se
definan, incluyendo el cotejo
contra documentos fuentes
No se revela el saldo real
de la cuenta de activos y
pasivos, relacionados con
las garantías de
participación y
cumplimiento.
La Administración debe
establecer un mecanismo
de control como el
conciliar periódicamente
los registros auxiliares con
los saldos según el mayor
general.
Medio
Comentario de la Administración:
La diferencia del punto A se justifica en que algunas garantías al ser en efectivo fueron depositadas en las cuentas bancarias de la institución, realizando el
registro contable de la siguiente manera: 101-03-00-00 Bancos (DB) / 201-06-01-00 Valores en Custodia por entregar (CR), y no de la forma en que se
registraría si fueran documentos, esto es: 103-04-01-00 Valores en Custodia (Db) / 201-06-01-00 Valores en Custodia por entregar (CR). Sobre el
punto B, se realizó la depuración de la misma en el mes de Febrero 2014 adicionalmente nos acogemos a la NICSP 30, registrando solo aquellas garantías
depositas en cuenta bancaria y revelando en notas a los estados financieros las que son aportadas en forma de documentos o bonos de garantía.
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No. Hallazgo Criterio Efecto Recomendación
Nivel de
Riesgo
4. La Junta Administrativa del Archivo
Nacional no cuenta con póliza de seguro
para los activos correspondientes a
mobiliario, equipo de oficina y equipos
de cómputo.
Aplicamos cuestionarios de control
interno para obtener conocimiento de las
actividades que realiza la entidad para la
salvaguarda y custodia de sus activos. Sin
embargo, nos manifestaron que los
activos de la institución no se encuentran
asegurados.
Como norma de control interno
está la salvaguarda de los activos
de la Institución, por lo que es
conveniente que todos los activos
cuenten con una póliza de seguro
debidamente actualizada y con
todas las coberturas necesarias que
garanticen su salvaguarda ante
situaciones de riesgo.
El Archivo Nacional al no
contar con un seguro para
sus activos esta vulnerable
ante la posible ocurrencia
de algún siniestro tal como
incendio, terremoto,
hurtos, robos, etc., dando
como resultado posibles
pérdidas económicas para
la entidad.
Se le recomienda a la
Junta directiva del Archivo
Nacional, evaluar la
posibilidad de adquirir una
póliza de seguro para
aquellos activos de la
entidad que se consideran
vulnerables o que por su
costo ameriten ser
asegurados.
Además, de todos los
documentos con valor
científico cultural que son
bienes y forman parte del
patrimonio científico
cultural de Costa Rica.
Medio
Comentario de la Administración:
Se encuentra en proceso (se solicitó cotización al INS) el aseguramiento del equipo, mobiliario y obras de arte, con el fin de incluir estos recursos en el
presupuesto del año 2015. Con respecto al aseguramiento del Patrimonio Documental, por su invaluabilidad no tendría sentido asegurar, ya que son
documentos irremplazables.
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No. Hallazgo Criterio Efecto Recomendación
Nivel de
Riesgo
5. Diferencias entre el saldo en el registro
auxiliar de activos fijos, la depreciación
acumulada y los saldos presentados en
el balance al 31 de diciembre del 2013.
Al efectuar la revisión de la cuenta de
activos fijos y la depreciación acumulada
determinamos que existen diferencias entre
el registro auxiliar y los saldos mostrados
en el balance. (Ver Anexo No. 3 y No. 4)
De acuerdo con las normas de
control interno para el sector
público referentes a las
actividades de control, la
exactitud de los registros auxiliares
contables deben ser un instrumento
de control detallado de los activos
en poder de la entidad, por tanto es
necesario que se encuentren
debidamente identificados,
conciliados, actualizados en cuanto
a depreciación, registrados de
acuerdo con su naturaleza contable y
con base en una adecuada política
de capitalización de activos, así
como deben ser propiedad legal de
la Institución.
No existe certeza de la
exactitud del registro
auxiliar por lo que se ve
comprometida su función
de respaldar los saldos
mostrados en el balance y
servir como mecanismo de
control.
La Administración debe
establecer un mecanismo
de control como el
conciliar periódicamente
los registros auxiliares con
los saldos según el mayor
general y ajustar las
diferencias en el auxiliar o
en la contabilidad, según
sea el caso.
Medio
Comentario de la Administración:
Se encuentra en proceso de depuración de los registros contables contra la base de datos (módulo de activos fijos), se conciliará a más tardar al 31 de
diciembre del 2014.
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No. Hallazgo Criterio Efecto Recomendación
Nivel de
Riesgo
6. Activos intangibles dentro del registro
auxiliar de activos fijos.
Al revisar el registro auxiliar de activos
fijos al 31 de diciembre del 2013, nos
encontramos un total de 252 licencias de
software, las cuales deben de ser
reclasificados como activos intangibles.
(Ver Anexo No. 5 ejemplo de Licencias).
Según la NICSP 31 dice: “Un
activo intangible es un activo
identificable, de carácter no
monetario y sin apariencia física.”
Párrafo 17: Con frecuencia, las
entidades emplean recursos o
incurren en pasivos, para la
adquisición, desarrollo,
mantenimiento o mejora de
recursos intangibles tales como: el
conocimiento científico o
tecnológico, el diseño e
implementación de nuevos
procesos o nuevos sistemas, las
Licencias o concesiones.
En el párrafo 73 dice “Con
posterioridad a su reconocimiento
inicial, un activo intangible se
registrará por su costo menos la
amortización acumulada y el
importe de las pérdidas por
deterioro del valor acumuladas”.
Al estar los activos
intangibles dentro de la
cuenta de activos fijos, no
se presentan según su
naturaleza contable.
Se recomienda a la
administración crear la
cuenta de activos
intangibles, y reclasificar
los montos que
corresponden a los activos
intangibles.
Bajo
Comentario de la Administración:
Esta reclasificación se realizó en el momento en que se implementó la contabilidad con base a Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público
en el mes de Enero 2014. En la columna 1 del cuadro en que se informa sobre las licencias, se indica “Placa”, esta numeración detallada para cada una de
las licencias no corresponde a un número de placa, sino un número interno que utiliza contabilidad para el registro de las mismas en el módulo de Activos
Fijos.
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No. Hallazgo Criterio Efecto Recomendación
Nivel de
Riesgo
7. Algunas obras de arte no presentan su
valor contable en el registro auxiliar.
Al realizar la revisión de las obras de arte
de la Junta Administrativa del Archivo
Nacional observamos que el registro
auxiliar no tiene determinado el valor
contable de 4 pinturas y 1 escultura. (Ver
Anexo No. 6).
Además, una escultura está clasificada
como pintura en el registro auxiliar de las
pinturas. La escultura corresponde a la:
Escultura Alianza, No de activo 2477240,
nombre del autor Erick Lunke y valorada
en ¢700.000.
De acuerdo a la Norma de Control
Interno la exactitud de los
registros sobre activos y pasivos
de la institución debe ser
comprobada periódicamente
mediante las conciliaciones,
comprobaciones y otras
verificaciones que se definan,
incluyendo el cotejo contra
documentos fuentes y el recuento
físico de activos tales como el
mobiliario y equipo, los
vehículos, los suministros en
bodega u otros, para determinar
cualquier diferencia y adoptar las
medidas procedentes.
La presentación
inadecuada de la
información provoca la
pérdida de confiabilidad
además, puede generar
que los saldos presentados
en el balance de
comprobación no sean
correctos, ya que pueden
estar subvaluando ó
sobrevaluando los saldos
de la cuenta otros activos.
Se le recomienda al
departamento financiero y
a la Junta Directiva
considerar realizar un
avaluó para determinar el
valor contable de las
pinturas y la escultura,
para presentar y revelar de
forma adecuada los saldos
de las obras de arte.
Clasificar la escultura
“Alianza” dentro del
registro auxiliar de
esculturas.
Bajo
Comentario de la Administración:
Al no contar con respaldo el asiento de registro de estas obras en la contabilidad, y con el fin de determinar las obras y el monto que comprende estas
cuentas en la contabilidad, se les determinó el valor según la información que se encuentra en SIBINET respetando el valor total que se indica en las
cuentas contables, provocando que a cuatro obras pictóricas y a una escultura no se les asignara valor. Cabe mencionar que estas obras según el expediente
descriptivo sí cuentan con un valor y que al ser incorporado a la contabilidad, se debería realizar un ajuste en los montos actuales, el cual no se realizó por
estar a la espera del nuevo avalúo, que se realizará el 06 de agosto del 2014. Con este avalúo se registrará y ajustará tanto en contabilidad como en Sibinet,
los montos correctos de cada pintura y escultura, así como su clasificación correcta.
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No. Hallazgo Criterio Efecto Recomendación
Nivel de
Riesgo
8. No existe una separación en la cuenta
de valores en custodia dentro del
balance que corresponde a garantías de
participación y garantías de
cumplimiento.
Al realizar la revisión al 31 de diciembre
del 2013 de la cuenta de valores en
custodia observamos que no existe un
detalle de que monto corresponde a
garantías de participación y que monto a
garantías de cumplimiento.
De acuerdo con la norma de
revelación suficiente, es
conveniente que las partidas del
balance sean adecuadamente
reveladas y que quede establecido
mediante un procedimiento la
naturaleza de las mismas.
El no presentarse de
forma separada en el
balance de comprobación
el saldo de las garantías de
las contrataciones
administrativas puede
provocar la pérdida de la
confiabilidad para los
usuarios de la información
financiera ya que, se
desconoce con exactitud el
saldo correspondiente para
cada tipo de garantía.
Se le recomienda al
departamento financiero
presentar en el balance de
comprobación de forma
separada los saldos
presentados en la cuenta
de Valores en Custodia.
Medio
Comentario de la Administración:
Esta separación contablemente no se da, pero en el auxiliar de garantías sí se registran separadamente. Al implementar las NICSP se nos hizo entrega del
Catálogo Contable, el cual no es modificable y no posee estas cuentas de detalle de garantías de participación y de cumplimiento, por lo que no se puede
cumplir por medio del balance, pero se cumple en las notas a los Estados Financieros, ya que se detalla la información de cada garantía que se mantiene en
custodia y se agrupan según esta separación solicitada.
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No. Hallazgo Criterio Efecto Recomendación
Nivel de
Riesgo
9. El saldo de las cuentas por pagar
obligaciones se encuentran
sobrevaluadas al 31 de diciembre del
2013.
Al realizar la revisión de las cuentas de
cargas sociales patronales y obreras al 31
de diciembre del 2013 determinamos que
estas están sobrevaluadas. (Ver Anexo
No. 7).
Todas las cuentas de pasivos
deben ser valoradas al cierre de
mes para determinar diferencias y
así poder tomar decisiones si
procede realizar ajustes o no.
Los saldos de las cuentas
por pagar cuotas
patronales y obreras
podrían estar
sobrevaluadas y por ende
los saldos de las cuentas
en los estados financieros
no reflejan fielmente los
saldos pendientes de
cancelar por concepto de
obligaciones con la
C.C.S.S.
El Departamento de
Contabilidad debe efectuar
un estudio de esta cuenta
para determinar posibles
situaciones que deben ser
corregidas y los saldos
ajustados.
Medio
Comentario de la Administración:
Estas cuentas fueron depuradas en el mes de abril 2014 y son conciliadas mensualmente.
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No. Hallazgo Criterio Efecto Recomendación
Nivel de
Riesgo
10. Diferencias en el pago efectuado del
aguinaldo y salario escolar contra el
registro contable.
1- Al efectuar la revisión del pago de
aguinaldo en el mes de diciembre, se
determina que se presenta una diferencia
entre lo pagado contra la salida registrada
en contabilidad del aguinaldo por un
monto de ¢2.078.833.
2-Al efectuar la revisión del pago del
salario escolar en el mes de enero se
determina que se presenta una diferencia
entre lo pagado contra la salida registrada
en contabilidad del salario escolar por un
monto de ¢10.766.289. (Ver Anexo No.
8)
De acuerdo con las normas de
control interno para el sector
público referentes a las
actividades de control, la
exactitud de los registros sobre los
activos y pasivos de la institución
debe ser comprobada
periódicamente mediante las
conciliaciones, comprobaciones y
otras verificaciones que se
definan, incluyendo el cotejo
contra documentos fuentes.
La diferencia entre el
saldo pagado por la
entidad contra lo revelado
en los registros contables
genera incertidumbre de la
información presentada en
el estado con respecto a
estas partidas.
Se le recomienda a la
administración que
considere realizar un
estudio sobre las posibles
causas que generan estas
diferencias y realizar los
ajustes pertinentes al saldo
de la cuenta contable.
Medio
Comentarios de la Administración:
Las justificaciones a estas diferencias se pueden ver en los comentarios al Anexo N°8.
1.- En la revisión de Aguinaldo los montos detallados en la columna de la izquierda, representa el aguinaldo pagado únicamente a los funcionarios de la
institución. Adicionalmente la institución canceló aguinaldo a personal contratado por la modalidad de “Jornales” por un monto de ¢1,624,437.00. Si se
suma el monto del aguinaldo de los funcionarios más los jornales, se obtiene el monto “Saldo pagado según el balance de Comprobación. La diferencia que
muestra la auditoría (¢2.078.333) se da por la resta de un monto bruto menos un monto Neto. La diferencia que muestra la administración (¢453.895.82)
corresponde a las deducciones por pensiones alimenticias a empleados. (Ver Cuadro No. 1).
2.- En el caso del “Resumen Pago de Salario Escolar” el monto “Saldo pagado según el balance de Comprobación”, es realmente el saldo Inicial del mes
de Enero 2014. En los cálculos realizados, la diferencia que se muestra se obtiene de la resta de un monto bruto menos un monto neto, en otras palabras, no
contemplaron las deducciones a empleados que se aplican al salario escolar. La diferencia que muestra la administración (¢1,818,743.86) es ajustada en el
mes de Mayo 2014 ya que son saldos que se vienen arrastrando. (Ver Cuadro No. 2)
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No. Hallazgo Criterio Efecto Recomendación
Nivel de
Riesgo
11. Recibos de ingresos sin la firma de
quien realizo el depósito.
De acuerdo a la revisión de ingresos en
nuestra visita de campo con fecha de
corte al 31 de diciembre del 2013,
encontramos alguna debilidades de
control interno debido a que 5 de los
recibos de dinero no presentan la "Firma
de quien elaboró el depósito ni el sello
correspondiente”. Algunos ejemplos son
detallados en el Anexo No. 9
Con base en las políticas
contables y de control interno, es
importante que los recibos por
dinero realizados por la
institución presenten la firma y el
sello correspondiente, ya que la
misma es el respaldo de los
depósitos o recibos de efectivo
que se realizan de acuerdo con el
control interno de la Institución.
Al no firmar quien elabora
el recibo de dinero
encontramos una situación
de incertidumbre ya que
no se podría verificar la
razonabilidad de la
documentación debido a
que no presenta la firma ni
el sello que corresponde
para adecuado respaldo de
la información.
Este acto aunque no es
relevante por ser un
proceso aislado se
considera de importancia
si se presenta una
constante en los registros,
es por eso que se considera
oportuno que el jerarca o
titular encargado de
efectuar las revisiones
respectivas de la
documentación verifique
que la misma sea
presentada completa y que
estén apegadas a los
reglamentos y
disposiciones internas.
bajo
Comentario de la Administración:
Como parte del proceso de control interno, diariamente se hace un cotejo de los recibos de ventas contra el efectivo a depositar, así como el cierre de
ventas por tarjetas de débito y de crédito, por lo que consideramos que asignar un nivel de riesgo “medio” es alto, dada la existencia de estos controles.
Cabe mencionar que los cinco recibos referidos en el Anexo N°9 corresponden a recursos recibidos por medio de depósitos en las cuentas bancarias y no
recibidos en efectivo en la Caja de la institución.
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No. Hallazgo Criterio Efecto Recomendación
Nivel de
Riesgo
12. No se utiliza el sello de mutilación
(pagado con cheque o transferencia
No._____) a los documentos que
soportan los egresos cancelados.
Mediante las pruebas realizadas de
revisión de egresos con fecha de corte 31
de diciembre del 2013, observamos que
ninguno de los pagos cuenta con el
"sello de cancelado con cheque o
transferencia N° XX. Algunos ejemplos
son detallados en el Anexo No. 10.
Por la naturaleza de la Institución,
se presume necesario un control
estricto en los pagos de los
compromisos adquiridos,
controles como la mutilación de
los documentos, con el fin de que
no sean pagados en más de una
ocasión los mismos documentos
en caso de que se desprendan.
Esta situación genera que
al no cumplirse
adecuadamente los
requisitos básicos en los
pagos ya sea por cheque o
transferencia, existe el
riesgo de que estos puedan
ser cobrados más de una
vez y por diferentes
personas.
Se le recomienda a la
administración, considerar
la importancia de que se
verifiquen que todos los
registros posean todos los
requisitos (atributos)
básicos e información
necesaria para un mejor
registro de sus
transacciones.
Bajo
Comentario de la Administración:
A partir del mes de junio 2014 tanto las facturas que se pagan por medio de cheque como por solicitud de pago masivo, cuentan con este requisito.
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No. Hallazgo Criterio Efecto Recomendación
Nivel de
Riesgo
13. Debilidades de control interno
observadas en el foliado de los
expedientes físicos de contrataciones.
Al revisar el control interno que
implementa el Archivo Nacional en los
expedientes de contrataciones,
observamos algunas deficiencias:
1- Expediente No 2013CD-000093-
00300: Se observa que foliaron las hojas
del folio No 418 al 693 estos folios están
tachados con lapicero y los vuelven a
foliar según el consecutivo del expediente
con el folio No 426 al 702. Tomo II.
2- Expediente No 2012LN-000130-
00300: Se observa que foliaron las hojas
del folio No 666- 441 y 673 al 668 estos
folios están tachados con lapicero y los
vuelven a foliar según el consecutivo del
expediente con el folio No 442 al 670,
671-676.Tomo II
De acuerdo a las prácticas de
Control Interno la información
debe poseer características tales
como pertinencia, relevancia,
suficiencia y presentación
adecuada para que la acrediten
como confiable, de modo que se
encuentre libre de errores,
defectos, omisiones y
modificaciones no autorizadas.
Según la Gestión de Documentos
Administrativos del Archivo
Nacional, los expedientes deben
numerarse en el ángulo superior
derecho de cada hoja en orden
consecutivo y ascendente y
constituyen los folios del
expediente; si se ocupa refoliar se
debe dar una explicación
mediante un acta del porque se
refoliar el expediente.
La presentación
inadecuada de la
información provoca la
pérdida de confiabilidad
de los asuntos revelados
por la entidad.
Se le recomienda al
departamento de
Proveeduría cumplir con
las políticas establecidas
por la entidad con respecto
al foliado de los
expedientes de las
licitaciones.
Medio
Comentario de la Administración:
La jefatura del Departamento girará instrucciones a la Proveeduría para que se elimine la mala práctica de tachar sin levantar el acta respectiva y la
justificación que corresponda.
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No. Hallazgo Criterio Efecto Recomendación
Nivel de
Riesgo
14. Funcionarios de la Junta
Administrativa del Archivo Nacional
con vacaciones pendientes de disfrutar
por más de 30 días y con saldos
negativos.
Al solicitar el detalle de las “Vacaciones
pendientes por disfrutar” al día de hoy al
departamento de Recursos Humanos
observamos que existen funcionarios que
tienen un saldo negativo (vacaciones
negativas o disfrutadas de más) y otros
que tienen más de 30 días por disfrutar.
Ver Anexos No.11 y No. 12.
El „Manual de Normas Generales
de Control Interno para la
Contraloría General de la
República y las entidades y
órganos sujetos a su fiscalización‟
establece en el capítulo IV, punto
4.19, lo siguiente:
“Deberá aplicarse la práctica de
que los funcionarios disfruten
oportunamente de las vacaciones
que les correspondan de
conformidad con la Ley y los
reglamentos internos”.
Existe exposición al riesgo
de que existan funcionarios
sin cuya presencia no es
posible continuar con
procesos específicos, lo
que resulta virtualmente
peligroso para la
organización, ante una
eventual renuncia,
incapacidad u otra
situación que los aleje de
la entidad o los convierta
en elementos negativos
para ella.
Elaborar un plan de acción
tendiente a solucionar esta
situación, que no implique
la compensación general de
vacaciones.
Debe tenerse presente que
el propósito de las
vacaciones consiste en
permitir que los
funcionarios disfruten de
un descanso periódico que
permita mantener
adecuadamente la salud, la
integridad física y mental
para servir eficaz y
eficientemente, en virtud de
la importancia estratégica
que ello reviste para la
organización.
Bajo
Comentario de la Administración:
En todos los casos en que los funcionarios aparecen con saldo de vacaciones negativo es en razón de que en los casos de nuevos ingresos, estos no cuentan
con vacaciones a su favor por lo que al generarse vacaciones colectivas se deben aplicar, para ser rebajados cuando cumplan su primer periodo de
vacaciones. En la lista facilitada a los auditores, se incluyó erróneamente el nombre del señor Azofeifa Solís Armando, exfuncionario del Archivo
Nacional, quien durante el año 2013 se trasladó a otra institución del Estado. Por otra parte, el funcionario Luis Chaverri Centeno cuenta con 33 días como
saldo de vacaciones, de los cuales 26 días fueron acreditados en mayo de 2014. El caso del señor Gerardo García, que en la lista se consignó con 26 días
negativos, se debe a que el estudio de vacaciones se realizó anterior al 1 de julio, fecha en que el funcionario cumplía su periodo de vacaciones; por
Jubilación de este funcionario a partir de la misma fecha se adelantó su disfrute, incluyéndose en el sistema la cantidad de días por este concepto, al día de
hoy este exfuncionario tiene saldo de vacaciones cero.
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No. Hallazgo Criterio Efecto Recomendación
Nivel de
Riesgo
15. La Junta Administrativa del Archivo
Nacional, cuenta con un módulo de
Presupuesto pero esté no está
debidamente integrado con la
contabilidad.
Al efectuar nuestras pruebas de auditoría y
de acuerdo con lo observado, se determinó
que la Junta Administrativa del Archivo
Nacional cuenta con un módulo de
presupuesto pero este no está
debidamente integrado con el Sistema de
Contabilidad.
De acuerdo con el giro normal de
la Junta Administrativa del
Archivo Nacional y considerando
las dimensiones de las partidas
que diariamente registra, se
considera conveniente que la
Institución establezca un sistema
de presupuesto y que el mismo
esté debidamente integrado con
las cuentas que maneja la
contabilidad para llevar un control
entre las partidas presupuestarias
y las contables.
Al contar con un Sistema
de presupuesto
debidamente establecido,
y no estar integrado con
el sistema de contabilidad
la Junta Administrativa
del Archivo Nacional
corre el riesgo de no
contar con información
oportuna y competente
sobre los gastos y
transacciones que realiza,
así mismo implica recurrir
en re procesos o procesos
manuales que conllevan a
un riesgo de error y mayor
uso de recursos.
Evaluar la posibilidad de
integrar el sistema de
Presupuesto de tal forma
que el mismo puede estar
integrado con las cuentas
contables de la Junta
Administrativa del
Archivo Nacional.
Medio
Comentario de la Administración:
Se realizarán las gestiones correspondientes con el proveedor de la herramienta para analizar la posibilidad de integrar estos módulos. Ciertamente el
sistema no está integrado, pero se hacen conciliaciones mensuales entre ambos módulos.
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No. Hallazgo Criterio Efecto Recomendación
Nivel de
Riesgo
16. Balance de Comprobación de la Junta
Administrativa del Archivo Nacional mal
estructurado.
Al revisar la composición de la estructura
del balance de comprobación al 31 de
diciembre del 2013 observamos que se
encuentra mal estructurado, en cuanto a la
sumarización de cuentas y subcuentas y
totales y sub totales.
No se puede pasar por alto el
hecho de que todo Balance de
Comprobación tiene que contar
con una estructura clara, concisa y
fácilmente comprensible.
El Balance de Comprobación
refleja la contabilidad de una
empresa, organización u
institución por un determinado
periodo.
El Balance de
Comprobación también
permite confirmar que la
contabilidad de la Junta
Administrativa del
Archivo Nacional este
bien organizada.
La administración de la
Junta Administrativa del
Archivo Nacional proceda
a corregir las cuentas en el
Balance de Comprobación
para una mejor
organización dentro de la
estructura.
Medio
Comentario de la Administración:
La mala estructura se daba en el catálogo de cuentas que se estaba utilizando, no obstante las sumatorias registradas son correctas. A partir de Enero 2014
con motivo del proceso de implementación de la contabilidad con base en NICSP, se corrigió esta situación.
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ANEXO No. 1
Monto
Valores en Custodia según Balance
26.171.288
Diferencia Valores Custodia (Activo - Pasivo)
(1.272.844)
Valores en Custodia por entregar según Balance
27.444.132
ANEXO No. 2
Monto
Valores en Custodia por entregar según Balance
27.444.132
Diferencia Garantías pendientes de entregar
(2.915.470)
Valores en Custodia por entregar según Registro Auxiliar
24.528.663
ANEXO No. 3
Cuenta Descripción Saldo Balance al
31-12-2013 Diferencia
Saldo Registro
Auxiliar
102-02-51-00 Edificio 2.317.281.659 4.922.925 2.312.358.734
102-04-00-00 Mob. y Eq. de Ofic. y
Talleres 740.488.351 (2.953.784) 743.442.135
102-04-30-00 Maq. y Eq. de Producción 19.700.708 (934.925) 20.635.633
102-04-31-00 Mob. y Eq. de Oficina 624.468.785 81.274.785 543.194.000
102-04-32-00 Equipo Médico 1.149.571 (240.344) 1.389.915
102-04-33-00 Equipo de Transporte 585.000 (7.238.376) 7.823.376
102-04-34-00 Equipo para Comunicación 7.140.376 (204.513) 7.344.889
102-04-35-00 Equipo Educacional 1.845.285 (1.438.421) 3.283.706
102-04-36-00 Equipo y Mob. de Taller 802.598 227.598 575.000
102-04-39-00 Equipos Varios 84.796.029 (74.399.588) 159.195.616
102-06-00-00 Vehículos 23.837.195 6.482.876 17.354.319
102-08-00-00 Sistemas de Cómputo 85.750.167 3.894.623 81.855.545
Total Activo Fijo 3.907.845.724 9.392.857 3.898.452.867
ANEXO No. 4
Cuenta Descripción Saldo Balance
al 31-12-2013 Diferencia
Saldo
Registro
Auxiliar
102-02-51-00 Edificio
2.317.281.659
4.922.925
2.312.358.734
102-03-00-00 Depreciación Acumulada Edificios
(390.470.494)
(4.884.651)
(385.585.844)
102-05-01-00 Depreciaciones de Mob. y Equipo
(381.938.779)
(1.050.721)
(380.888.058)
102-07-01-00 Deprec. Acum. Vehículos Varios
(3.616.448)
(926.170)
(2.690.279)
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102-09-01-00 Amortización de Licencias y Software
(30.412.132)
4.762.221
(35.174.353)
Total Depreciación Acumulada
(806.437.853)
(2.099.319)
(804.338.533)
ANEXO No. 5
Placa Descripción Placa Descripción
1944 12 LICENCIAS DE OFFICE WINDOWS
2000 3151 LICENCIA MICROSOF SQL SERVER
1922 15 LICENCIAS DE OFFICE 2000 4935 LICENCIA MICROSOFT 3767 290 LICENCIAS DE COMPUTO 4940 LICENCIA MICROSOFT (130 PERMISOS) 1952 50 Licencias de Mc Caffe 5528 Licencia Microsoft Office Pro Plus
4322 LICENCIA 5062 LICENCIA MICROSOFT WINDOWS 8
PRO SNGLE OLP NL 3154 LICENCIA ACCESO A SERVIDOR NT 3150 LICENCIA OFFICE 2000 PROFESIONAL 4795 LICENCIA ADOBE DESING 3230 LICENCIA OFFICE 2003 EN ESPA¥OL 4625 LICENCIA ANTIVIRUS ESET 5329 LICENCIA OFFICE HOME 2010
3904 LICENCIA ANTIVIRUS INTERSCAN
MESSAGING SECURITY SUITE 5503 Licencia Office Plus 2013
3406 LICENCIA ANTIVIRUS WEB SERVER
INTERNET 4712 LICENCIA OFFICE PRO PLUS 2010
3433 LICENCIA ANTIVIRUS WEB SERVER
MAIL 3558 Licencia Office Scan Client Server Suite
3328 LICENCIA CALL SERVER 7.0 3277 LICENCIA OFFICE XP PROFESIONAL
3245 LICENCIA CALL SERVER NT 4.0 3392 LICENCIA QUARK EXPRESS 6.0 FULL
PRODUCT
3325 LICENCIA CALL SERVER NT 4.0 PARTE
NO. R18-00578 5551 Licencia Software Data Protector Stater Pack
3354 LICENCIA CLIENT SERVER SUITE SBM 3953 LICENCIA SOFTWARE MICROSOFT
WINDOWS 2003 3156 LICENCIA DE ACCESO A SERVIDOR NT 5061 LICENCIA SQL STD CORE 2012 3152 LICENCIA DE MICROSOF SQL SERVER 4093 LICENCIA VISUAL STUDIO
3229 LICENCIA DE OFFICE 2003 EN
ESPA¥OL 4538 LICENCIA WINDOWS 7
3228 Licencia de Office 2003 Stand. Espa¤ol 5325 LICENCIA WINDOWS 7 HOME BASIC 4469 LICENCIA DE SOFTWARE DELPHOS 5502 Licencia Windows 8
3146 LICENCIA DE USO DE WINDOWS 2000
PROFESIONAL 4713 LICENCIA WINDOWS PRO 7
3173 Licencia de uso de Windows XP y Office XP
Profesional 3278
LICENCIA WINDOWS PROFESIONAL
OEM 5479 Licencia de Visual Studio Pro 4421 LICENCIA WINDOWS SERVER 4109 LICENCIA DE WINDOWS 4583 LICENCIA WINDOWS SERVER 2008
3147 LICENCIA DE WINDOWS 2000
PROFESIONAL 4035 LICENCIA WINDOWS VISTA
3586 Licencia de Windows XP profesional OEM
en espa¤ol 4002 LICENCIA WINDOWS XP
5396 LICENCIA E CAPTURE 3997 LICENCIA WINDOWS XP PRO 5391 LICENCIA E POWER ADMINISTRADOR 3234 LICENCIA WINDOWS XP PROFESIONAL 5392 LICENCIA E POWER CLIENTE 3523 LICENCIA XP PROF., VERSION 2002 3559 Licencia InterScan Web Security Suite 3517 LICENCIA, MARCA MS WIN
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ANEXO No. 6
Pinturas
No. Placa Titulo Autor Referencia Valor
2474846 Pagina Historia
Antigua 2 Luis Chacón --- ---
2477220 Escudo Archivo
Nacional --- --- ---
2477235 Archivador Hoy --- --- ---
2477239 Siervos Bebiendo --- --- ---
Escultura
No. Placa Titulo Autor Referencia Valor
2477969
Busto Juan Rafael
Mora Porras Desconocido Museo de Arte ---
ANEXO No. 7 Cuenta
Contable Descripción
Saldo
Anterior Débitos Créditos Saldo Actual
201-04-10-01 C.C.S.S. 8.639.296 7.524.121 13.147.596 14.262.771
201-04-10-01 C.C.S.S. 14.262.771 13.148.033 6.692.200 7.806.938
201-04-10-01 C.C.S.S. 7.806.938 6.692.211 6.566.036 7.680.763
201-04-10-01 C.C.S.S. 7.680.763 6.564.816 6.761.446 7.877.393
201-04-10-01 C.C.S.S. 7.877.393 6.761.447 6.917.053 8.032.999
201-04-10-01 C.C.S.S. 8.032.999 6.916.972 7.021.974 8.138.001
201-04-10-01 C.C.S.S. 8.138.001 7.006.232 7.180.001 8.311.770
201-04-10-01 C.C.S.S. 8.311.770 7.196.232 7.919.353 9.034.891
201-04-10-01 C.C.S.S. 9.034.891 7.915.593 7.606.373 8.725.670
201-04-10-01 C.C.S.S. 8.725.670 7.612.439 7.860.274 8.973.505
201-04-10-01 C.C.S.S. 8.973.505 7.860.532 7.859.400 8.972.374
201-04-10-01 C.C.S.S. 8.972.374 7.866.848 8.306.582 9.412.108
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ANEXO No. 8
Revisión de pago del Aguinaldo:
Cuenta Descripción Monto
Programa I 44.136.187 Saldo pagado según el balance de Comprobación 95.531.217
Programa I 13.146.949
Programa I 36.623.644 Saldos pagados mediante
201-07-10-00 Planilla Ordinario de Aguinaldo 2013 93.906.780 Pago masivo SPM 105-2013 86.954.369
201-04-11-09 Pensiones Alimenticias (453.896) Pago masivo SPM 106-2013 6.498.515
Total 93.452.884 Total pagado de aguinaldo 93.452.884
Diferencia (2.078.333)
RESUMEN PAGO DE AGUINALDOREVISION DE AGUINALDO
Revisión de pago del Salario Escolar:
Saldo pagado según el balance de Comprobación 88.091.894
Saldo pagado mediante
Pago masivo SPM 005-2014 77.325.605
Diferencia (10.766.289)
RESUMEN PAGO DE SALARIO ESCOLAR
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ANEXO No. 9
Cuenta Linea Tipo Doc. Asiento Fecha Monto A B C D E F G
152+CODIGOGENE 175 4 PARTI. XXV CAN19145697 30/08/2013 535.289,40 a a a r a a a
179+CODIGOGENE 177 7 PART. XXV CAN19178270 30/09/2013 941.337,30 a a r r a a a
50+CODIGOGENE 3 FACT. GOB 2000049504146134 25/03/2013 4.090.666,67 a a r r a a a
111+CODIGOGENE 3 FACT. GOB.2000097958153852 11/06/2013 4.090.666,67 a a r r a a a
154+CODIGOGENE 3 FACT. GOB. 2000157155161236 21/08/2013 4.090.666,67 a a a r a a a
ATRIBUTOS DE REVISIÓN
A Efectivo depositados en las cuentas de las empresa
B Fecha del deposito congruente con registro contable
C Firma de quien elaboró el depósito
D Comprobante debidamente firmado y sellado .
E Monto del ingreso conincide con el registro contable
F Verificacion de la Distribucion Contable (registro cuentas mayor y auxiliares)
G Documentación soporte suficiente y competente
SIMBOLOGIA
a Cumple
r No Cumple
n No Aplica
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ANEXO No. 10
CUENTA No. DESCRIPCION TIPO NUMERO FECHA MONTO A B C D E F G H I
511-20-03-07 Servicios de transferencia ele
169+CODIGOGENE 63 GSI S.A. Digitalizacion tomo Db FT 5656 30/09/2013 36.479.136,60 a a a a n r n a a
515-20-08-04 MANT Y REP MAQ Y EQ PRODU
250+CODIGOGENE 205 Repar de planta -Produtel Db FT 2486 31/12/2013 4.920.860,00 a a a a n r n a a
518-20-02-02 Servicio de energia electrica
82+CODIGOGENE 46 CNFL FT 27615417 Db FT 27615417 31/05/2013 2.081.867,35 a a a a n r n a a
518-20-04-06 Servicios Generales
033+CODIGOGENE 16 SERV VIGIL 16 A 31/01/13 Db 20050 28/02/2013 2.049.256,95 a a a a n r n a a
518-20-06-01 Seguros
112+CODIGOGENE 1 Amort Pol Edificio JUNIO 201 Db 30/06/2013 1.254.734,41 a a a a n r n a a
518-30-99-03 Productos de papel, carton e i
64+CODIGOGENE 13 RESMAS PAPEL Db 425341 30/04/2013 394.020,00 a a a a n r n a a
521-20-07-01 Actividades de capacitacion
127+CODIGOGENE 78 DESATUR-CONGRESO ARCHIVISTIC Db FT 133547 31/07/2013 9.909.133,51 a a a a n r n a a
521-50-07-01 Transferecias corrientes a org
026+CODIGOGENE 8 TRANSFERENCIA INTERNACIONAL Db 13270330 25/02/2013 5.819.263,63 a a a a n r n a a
525-20-08-04 MANTENIM Y REPARAC EQUIPO DE P
250+CODIGOGENE 203 Repar de planta -Produtel Db FT 2487 31/12/2013 9.429.140,00 a a a a n r n a a
528-20-04-06 Servicios Generales
033+CODIGOGENE 21 SERV VIGIL FEB 2013 Db 20053 28/02/2013 573.791,97 a a a a n r n a a
528-20-06-01 Seguros
139+CODIGOGENE 2 Amort Pol Edificio JULIO 201 Db 31/07/2013 703.215,53 a a a a n r n a a
535-20-08-04 Mantenimiento y rep de Maq y E
250+CODIGOGENE 207 Repar de planta -Produtel Db FT 2486 31/12/2013 11.110.725,00 a a a a n r n a a
538-20-02-01 Servicio de agua y alcantarill
229+CODIGOGENE 81 AyA Octubre 2013 Db FT 110122-20 31/12/2013 1.195.533,00 a a a a n r n a a
538-20-02-02 Servicio de energia electrica
250+CODIGOGENE 47 Electricidad Diciembre 2013 Db FT 31300998 31/12/2013 1.655.478,35 a a a a n r n a a
538-20-04-06 Servicios Generales
101+CODIGOGENE 80 SEGURIDAD MAYO 2013 Db FT 20289 30/06/2013 1.598.420,48 a a a a n r n a a
538-20-06-01 Seguros
91+CODIGOGENE 3 Amort Pol Edificio Mayo 2013 Db 31/05/2013 1.123.878,23 a a a a n r n a a
ATRIBUTOS DE REVISIÓN
A Se observo a satisfaccion el pago mediante trasferencia o cheque.
B Presenta factura , orden de compra correspondiente.
C Verificado firma de "Hechos por "
D Verificada firma de" revisado por"
E Verificado firma de "recibido conforme"
F Se mutilan las facturas con "pagado con chequeo #/ Transferencia #
G Cheques nulos originales debidamente inutilizados con el sello anulado y perforados en el espacio de firmas
H Verificación de la distribución contable
I Documentación soporte suficiente y competente
SIMBOLOGIA
a Cumple
r No Cumple
n No Aplica
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ANEXO No. 11
Funcionarios con más de 30 días por disfrutar Código Primer
Apellido
Segundo
Apellido
Nombre Puesto Departamento Días
Vacaciones
103 Moya Hernández Dilcia
Secretaria
dirección
General
Dirección
General 71
420 Chaverri Centeno Luis Alberto Cajero Depto. Adm.
Financiero 33
516 Azofeifa Solís Juan
Armando Encuadernador
Depto. de
Conservación 33
ANEXO No. 12
Funcionarios con vacaciones negativas Código Primer
Apellido
Segundo
Apellido
Nombre Puesto Departamento Días
Vacaciones
137 Calderón Rivera Marianela
Asistente de
Área Legal
Dirección
General
Dirección
General (12)
140 Avalos Mora Ana Marcela Asistente de
Planificación
Dirección
General (2)
225 Fallas Arrones José Geiner Encuadernador Depto. de
Conservación (1)
239 Barboza Quiros Rosibel Archivista
Historiador
Depto. Arch.
Histórico (10)
240 Moya Jiménez María
Gabriela
Certificador
Histórico
Depto. Arch.
Histórico (10)
304 Calderón Delgado Marco
Antonio
Jefe
Departamento
Conservación
Depto. de
Conservación (2)
407 García Gómez Manuel
Gerardo Guarda
Depto. Adm.
Financiero (26)
491 Blanco Borbón Nancy Profesional en
Contabilidad
Depto. Adm.
Financiero (1)
494 Barrantes Trivelato Marilia
Augusta
Médico de
Empresa
Depto. Adm.
Financiero (2)
504 Ramírez Valerio Jenny
Archivista de
Protocolos
Notariales
Depto. Arch.
Notarial (7)
507 Orozco Villalobos Rosa Isela Archivista
Notarial
Depto. Arch.
Notarial (4)
549 López Elizondo Mauricio Asesor
Notarial
Depto. Arch.
Notarial (1)
551 Herrera Retana Laura
Marcela
Facilitador
documentos
Notariales
Depto. Arch.
Notarial (12)
553 Calvo Robles Jorge
Archivista de
Índices
Notariales
Depto. Arch.
Notarial (9)
554 Arce Badilla Marilyn Facilitador Depto. Arch. (2)
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Vannessa Doc. Notarial Notarial
555 Elizondo Zúñiga Milena Archivista
Notarial
Depto. Arch.
Notarial (2)
633 Cabrera Ramírez Estrellita Profesional en
Archivística Depto S. A. E. (1)
662 Salazar Hernández Jeannette Inspector
asesor Depto S. A. E. (3)
708 Marín Barrantes Marco
Vinicio
Encargado de
Bases de
Datos
Depto. de
Cómputo (2)
930 Aguilar Soto Lisandro Chofer Depto. Adm.
Financiero (4)
OTROS ASUNTOS A INFORMAR
No. Asunto Recomendación
1. Diferencias entre el Saldo en el
Registro Auxiliar Especies Fiscales
para la Venta y el Saldo presentado
en el Balance al 31 de Diciembre del
2013.
Al efectuar la revisión de la cuenta de
inventarios especies fiscales para la venta
determinamos que existen diferencias
entre el Registro Auxiliar y el Saldo
mostrado en el Balance. (Ver Anexo No.
13)
La Administración debe establecer un
mecanismo de control como el conciliar
periódicamente los registros auxiliares con los
saldos según el mayor general.
Comentario de la Administración: Esta diferencia corresponde a que el registro auxiliar es el
que se utiliza para los arqueos mensuales de timbres, el mismo muestra los montos al valor
facial del timbre, mientras que contablemente se registra el valor del monto de los timbres
menos un 6% de descuento por la compra. Cabe indicar que a los timbres Archivo de ¢100 y
¢200 no se les aplica este descuento en vista de que estos los custodia directamente el Archivo
Nacional. (Ver Cuadro No. 3)
2. Diferencias entre el Saldo en el
Registro Auxiliar de Cuentas por
Cobrar y el Saldo presentado en el
Balance al 31 de Diciembre del 2013.
Al efectuar la revisión de la cuenta por
cobrar determinamos que existen
diferencias entre el Registro Auxiliar y el
Saldo mostrado en el Balance. (Ver
Anexo No. 14)
La Administración debe establecer un
mecanismo de control como el conciliar
periódicamente los registros auxiliares con los
saldos según el mayor general.
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Comentario de la Administración: Esta diferencia es por motivo de que el Auxiliar no
muestra la cuenta por cobrar que se tiene al Hospital Tony Facio desde el año 2008. (Ver
Cuadro No. 4)
3. Al efectuar los recalculos de la
provision contra lo registrado en el
balance de comprobación para el
aguinaldo y salario escolar, se
determina una diferencia inmaterial por
la suma de 1.506.350 en el aguinaldo y
una diferencia por 6.327.883 en la
cuenta de salario. (Ver Anexo No. 15)
La Administración debe establecer un
mecanismo de control como el conciliar
periódicamente los registros auxiliares con los
saldos según el mayor general.
Comentario de la Administración: Las diferencia que se muestra en el Aguinaldo se debe a
que la Administración utiliza el porcentaje con 10 decimales (8.3333333333%), mientras que
en el cálculo de la Auditoria se utilizó 2 decimales (8.33%). Adicionalmente, para el mes de
Diciembre 2013 en contabilidad se incluyen en los cálculos horas extras que se laboraron en
ese mes, pero que se reportaron a la C.C.S.S. en el mes de Enero 2014.
En el caso del cálculo del Salario Escolar para el mes de Enero 2013, la Auditoria
utilizó el monto reportado a la C.C.S.S. y lo multiplicó por el porcentaje del Salario Escolar,
pero este reporte comprende tanto el Salario Base de ese mes, más el monto pagado por Salario
Escolar del año 2012. Al Salario Escolar del año 2012 no se le debe calcular provisión por el
mismo concepto.
Adicional a esta diferencia, en el Aguinaldo se da el mismo caso antes comentado, donde las
horas extras son reportadas a la C.C.S.S. en el mes de Enero 2014 y contablemente se
registraron en Diciembre 2013. (Ver Cuadro No. 5)
4. Se determina de acuerdo con lo pagado
en el mes de Enero 2014 contra lo
pendiente por pagar en el mes de
Diciembre por concepto de retenciones
al salario, queda pendiente 786.704.
(Ver Anexo No. 16)
Se le recomienda a la administración que
considere realizar un estudio sobre las posibles
causas que generan estas diferencias y realizar
los ajustes pertinentes al saldo de la cuenta
contable.
Comentario de la Administración: Estas cuentas fueron depuradas al monto real en el mes de
Abril 2014 y son conciliadas mensualmente.
ANEXO No. 13
Monto
Especies Fiscales para la Venta según Balance
28.461.412
Diferencia Especies Fiscales para la venta
(19.468)
Especies Fiscales para la Venta según Registro Auxiliar
28.480.880
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ANEXO No. 14
Monto
Cuentas por Cobrar según Balance
4.372.390
Diferencia Cuentas por Cobrar
(5.699)
Cuentas por Cobrar según Registro Auxiliar
4.378.089
ANEXO No. 15
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Cuadro No. 1
Aguinaldo Empleados 93,906,780.00 Saldo pagado según el balance de Comprobación 95,531,217.00
Aguinaldo Jornales 1,624,437.18
Total de Aguinaldos 95,531,217.18 Saldos Pagados Mediante
Pensiones Alimenticias Empleados -453,896.00 SPM-105-2013 Aguinaldo Empleados 86,954,369.00
Total 95,077,321.18 SPM-106-2013 Aguinaldo Empleados 6,498,515.00
SPM-114-2013 Aguinaldo Jornales 1,476,323.66
CK 20263924-5 Aguinaldo Jornales 28,579.98
CK 20263925-1 Aguinaldo Jornales 119,533.54
95,077,321.18
Diferencia (Pensiones Alimentarias) -453,895.82
Cuadro No. 2
19/02/2014 02:13 PM Página 1
CUENTA NOMBRE CUENTA SALDO INICIAL DEBITOS PERIODO CREDITOS PERIODO SALDO FINAL
201-07-20-00 Salario Escolar 88,091,893.82 86,273,150.14 7,201,753.13 9,020,496.81
JUNTA ADM. ARCHIVO NACIONAL
Balance de Comprobación
Al 31 de enero de 2014
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Cuadro No. 3
Saldo Inicial a Enero 2014 (Monto Bruto) 88,091,894.00 Saldo Inicial a Enero 2014 88,091,894.00
Saldo pagado mediante Saldo pagado mediante
SPM-005-2014 (Monto Neto) 77,325,605.00 SPM-005-2014 (Monto Bruto) 86,273,150.14
Diferencia -10,766,289.00 Diferencia 1,818,743.86
Provisión del mes de Enero 2014 7,201,753.13
Saldo Final al mes de Enero 2014 9,020,496.99
Cuadro No. 4
Especies Fiscales para la Venta según Balance 28,461,412.00
Diferencia Especies Fiscales para la Venta -19,468.00
Especies Fiscales para la Venta según Regsitro Auxiliar 28,480,880.00
Valor Timbre Arqueo Cajero Arqueo Caja Fuerte Total Monto Descuento 6%
101-12-30-04 Timbre Fiscal de 500,00 6,580.00 FISCAL 500 14 7,000.00 420.00
101-12-30-05 Timbre Fiscal de 100.00 53,674.00 FISCAL 100 71 500 57,100.00 3,426.00
101-12-30-06 Timbre Fiscal de 50,00 85,446.00 FISCAL 50 418 1400 90,900.00 5,454.00
101-12-30-07 Timbre Fiscal de 25,00 42,417.50 FISCAL 25 5 1800 45,125.00 2,707.50
101-12-30-08 Timbre Fiscal de 20,00 43,804.00 FISCAL 20 130 2200 46,600.00 2,796.00
101-12-30-09 Timbre Fiscal de 10,00 16,920.00 FISCAL 10 0 1800 18,000.00 1,080.00
101-12-31-00 Timbre Fiscal de 5,00 24,049.90 FISCAL 5 217 4900 25,585.00 1,535.10
101-12-31-04 Papel de Oficio de 15,00 775.50 PAPEL DE OFICIO 15 55 0 825.00 49.50
101-12-31-06 Timbre de abogados de 250,00 7,285.00 ABOGADOS 250 31 0 7,750.00 465.00
101-12-32-00 Timbre de Archivo de 5,00 17,742.50 ARCHIVO 5 275 3500 18,875.00 1,132.50
101-12-32-02 Timbre de Archivo de 20,00 6,316.80 ARCHIVO 20 136 200 6,720.00 403.20
101-12-40-01 Timbres de 100 3,529,600.00 ARCHIVO 100 496 34800 3,529,600.00
101-12-40-02 Timbres de 200 24,626,800.00 ARCHIVO 200 34 123100 24,626,800.00
28,461,411.20 28,480,880.00 19,468.80
Especies Fiscales para la Venta según Balance
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Cuadro No. 5
8.33% 8.19% 8.3333333333% 8.19%
Mes Reportes C.C.S.S. Aguinaldo Salario Escolar Reportes C.C.S.S. Jornales Incapacitados Aguinaldo Salario Escolar
Enero Salario Base 160,930,586.00 13,405,517.81 13,180,214.99 82,461,497.95 201,835.52 6,888,611.12 6,753,596.68
Enero Salario Escolar 78,469,088.05 464,942.30 6,577,835.86
Febrero 81,911,871.00 6,823,258.85 6,708,582.23 81,911,871.00 454,815.11 6,863,890.51 6,708,582.23
Marzo 80,367,636.00 6,694,624.08 6,582,109.39 80,367,636.00 1,723,296.58 6,840,911.05 6,582,109.39
Abril 82,759,429.00 6,893,860.44 6,777,997.24 82,759,429.00 2,810,830.33 7,130,854.94 6,777,997.24
Mayo 84,663,050.00 7,052,432.07 6,933,903.80 84,664,050.00 2,427,412.57 7,257,621.88 6,933,985.70
Junio 85,755,698.00 7,143,449.64 7,023,391.67 85,755,698.00 192,579.92 1,962,763.56 7,325,920.12 7,039,163.96
Julio 88,075,084.00 7,336,654.50 7,213,349.38 87,288,017.39 594,485.84 1,616,677.79 7,458,265.08 7,197,577.01
Agosto 96,866,141.00 8,068,949.55 7,933,336.95 96,886,141.00 1,520,521.66 8,200,555.22 7,934,974.95
Septiembre 93,101,253.00 7,755,334.37 7,624,992.62 93,101,253.00 1,085,323.92 7,848,881.41 7,624,992.62
Octubre 96,208,985.00 8,014,208.45 7,879,515.87 96,208,985.00 1,137,277.27 8,112,188.52 7,879,515.87
Noviembre 96,269,145.00 8,019,219.78 7,884,442.98 96,257,335.20 843,612.46 8,091,745.64 7,883,475.75
Diciembre 100,488,113.00 8,370,659.81 8,229,976.45 101,684,478.91 162,377.34 8,487,238.02 8,327,958.82
1,147,396,991.00 95,578,169.35 93,971,813.56 1,147,815,480.50 97,084,519.39 87,643,930.23
Conciliacion de Saldos Aguinaldo Salario Escolar
Saldo Según Contabilidad 97,084,519.00 87,643,930.00
Diferencias con Carvajal 1,506,349.65 -6,327,883.56
Diferencias con Contabilidad -0.39 -0.23
Diferencias en montos reportados a la CCSS y los usados en contabilidad
Auditoria Contabilidad Diferencias Justificación
Enero 160,930,586.00 82,461,497.95
78,469,088.05
Febrero 81,911,871.00 81,911,871.00 -
Marzo 80,367,636.00 80,367,636.00 -
Abril 82,759,429.00 82,759,429.00 -
Mayo 84,663,050.00 84,664,050.00 -1,000.00
Junio 85,755,698.00 85,948,277.92 -192,579.92 En contabilidad se registran los jornales pero en el reporte de la caja no se incluyen
Julio 88,075,084.00 87,882,503.23 192,580.77 Para este mes se incluyen los jornales del mes anterior mas los de este mes para el reporte de la caja
Agosto 96,866,141.00 96,886,141.00 -20,000.00 Error en la digitación del monto por parte de la Auditoria
Septiembre 93,101,253.00 93,101,253.00 -
Octubre 96,208,985.00 96,208,985.00 -
Noviembre 96,269,145.00 96,257,335.20 11,809.80
Diciembre 100,488,113.00 101,684,478.91 -1,196,365.91 En contabilidad se registra tiempo extraordinario y este no se reporto a la c.c.s.s.
ene-14 175,403,009.36 174,206,643.82 1,196,365.54 Pero en el reporte de la Caja para Enero se incluyen estas extras
-
La diferencia se debe a que en Noviembre se le cancela a Christian Quiros Carrera Profesional, por un monto
bruto de ¢70,856.00. En Contabilidad se utilizo el neto de ¢59,046.67.
En contabilidad se utilizó otro monto para realizar las
provisiones. El monto de Carvajal fue el reportado a la C.C.S.S.
En contabilidad se utilizó otro monto para realizar las
provisiones. El monto de Carvajal fue el reportado a la C.C.S.S.
Calculo de ContabilidadCalculo de Carvajal
En este reporte de la CCSS va incluido el salario base más
salario escolar. En Carvajal utilizaron el monto total para hacer
los cálculos, tanto provision de Aguinaldo como la de Salario
Escolar (Calcularon provisión de Salario Escolar sobre el monto
pagado de Salario Escolar 2013). Siendo lo correcto el Salario
Base para provisionar aguinaldo mas salario escolar, y el Salario
Escolar solo para provision de Aguinaldo.
En contabilidad se utilizó otro monto para realizar las
provisiones. El monto de Carvajal fue el reportado a la C.C.S.S.
En contabilidad se utilizó otro monto para realizar las
provisiones. El monto de Carvajal fue el reportado a la C.C.S.S.
En contabilidad se utilizó otro monto para realizar las
provisiones. El monto anotado por Carvajal esta erroneo. Yo
verifique la factura de la CCSS
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HALLAZGOS SOBRE LA EVALUACION DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
HALLAZGO 01: DEBILIDADES EN LA SEGURIDAD FÍSICA DEL CUARTO DE
SERVIDORES. RIESGO BAJO.
CONDICIÓN:
Durante la revisión efectuada al cuarto de servidores de la Junta Administrativa del Archivo
Nacional, se identificó que el cuarto de servidores no cuenta con un dispositivo para medir la
humedad, bitácoras de acceso y existe equipo en desuso como se muestra en la siguiente
imagen.
CRITERIO:
Las normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información, menciona
en el punto 1.4.3 Seguridad física y ambiental, lo siguiente “La organización debe proteger los
recursos de TI estableciendo un ambiente físico seguro y controlado, con medidas de
protección suficientemente fundamentadas en políticas vigentes y análisis de
riesgos. Como parte de esa protección debe considerar: a. Los controles de acceso a las
instalaciones: seguridad perimetral, mecanismos de control de acceso a recintos o áreas de
trabajo, protección de oficinas, separación adecuada de áreas.
b. La ubicación física segura de los recursos de TI.
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c. El ingreso y salida de equipos de la organización.
d. El debido control de los servicios de mantenimiento.
e. Los controles para el desecho y reutilización de recursos de TI.
f. La continuidad, seguridad y control del suministro de energía eléctrica, del cableado
de datos y de las comunicaciones inalámbricas.
g. El acceso de terceros.
h. Los riesgos asociados con el ambiente.”
RECOMENDACIONES:
1. Implementar un dispositivo que ayude a controlar y medir la humedad en el cuarto de
comunicaciones.
2. Implementar bitácoras de acceso al cuarto de servidores.
3. Desalojar el equipo almacenado en el cuarto de servidores, asignando además un lugar
adecuado para el almacenamiento de este equipo.
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HALLAZGO 02: AUSENCIA DE UN COMITÉ DE T.I. RIESGO MEDIO.
CONDICIÓN:
En el proceso de auditoría se identificó que el Archivo Nacional no cuenta con un comité de
T.I.
Al no contar con un comité de T.I. se podrían materializar los siguientes riesgos:
Ineficaz toma de decisiones que conducen a inversiones en TI que han tenido
insuficiente rendimiento y un impacto negativo en la organización.
TI no está alineada con las metas de la organización.
Falta de apoyo y compromiso de la alta dirección en la administración del valor de TI.
Rendición de cuentas y responsabilidades indefinidas y confusas.
Falta de transparencia y entendimiento de costos, riesgos y beneficios de las iniciativas
de la organización habilitadas por TI.
CRITERIO:
Las mejores prácticas del COBIT indica en el punto DS5PO1.1 ADMINISTRACIÓN DEL
VALOR DE TI lo siguiente “Trabajar con el negocio para garantizar que el portafolio de
inversiones de TI de la empresa contenga programas con casos de negocio sólidos. Reconocer
que existen inversiones obligatorias, de sustento y discrecionales que difieren en complejidad y
grado de libertad en cuanto a la asignación de fondos. Los procesos de TI deben proporcionar
una entrega efectiva y eficiente de los componentes TI de los programas y advertencias
oportunas sobre las desviaciones del plan, incluyendo costo, cronograma o funcionalidad, que
pudieran impactar los resultados esperados de los programas. Los servicios de TI se deben
ejecutar contra acuerdos de niveles de servicios equitativos y exigibles. La rendición de
cuentas del logro de los beneficios y del control de los costos es claramente asignada y
monitoreada. Establecer una evaluación de los casos de negocio que sea justa, transparente,
repetible y comparable, incluyendo el valor financiero, el riesgo de no cumplir con una
capacidad y el riesgo de no materializar los beneficios esperados. 1. Definir un comité, soportado por una carta formal, conteniendo los líderes de las unidades de negocio y
de TI, con el objetivo de dirigir el portafolio de inversiones de TI, los servicios de TI y activos de TI.
2. Garantizar que las actividades de gestión del portafolio de inversiones de TI, los servicios de TI y los
activos de TI utilicen un proceso formal que requieran casos de negocio que incluyan análisis costo-
beneficio, análisis de alineación con la estrategia del negocio, evaluación de riesgos, niveles de servicio
para servicios de TI y el impacto para el actual portafolio de TI.
3. Garantizar que las actividades de gestión del portafolio de inversiones de TI incluya un proceso donde
se realice lo siguiente:
a. Monitoreo del desarrollo y entrega de los componentes de TI del portafolio de inversión.
b. Revisiones de entregas de servicios de TI contra niveles de servicios equitativos y exigibles.
c. Monitoreo de las desviaciones en términos de costo, tiempo y funcionalidad.
4. Garantizar la rendición de cuentas para la entrega de valor, por ejemplo, que el logro de beneficios de
negocio a través del uso de TI, es claramente asignado en un nivel apropiado.”
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RECOMENDACIÓN:
Definir un comité de T.I., que contemplando al menos los siguientes aspectos: Definir funcionarios que formaran el comité.
Se debe de establecer la periodicidad de la reuniones.
Se debe de establecer el plan de trabajo en el que se basara el comité.
Definir las funciones del comité.
HALLAZGO 03: AUSENCIA DE UN PLAN FORMAL DE PRUEBAS PARA EL
DESARROLLO Y MANTENIMIENTO DE SOFTWARE. RIESGO MEDIO.
CONDICIÓN:
Durante el proceso de auditoría se identificó que no existe un plan de pruebas formal para el
desarrollo y mantenimiento de software.
Al no contar con un plan de pruebas para el desarrollo y mantenimiento de software se expone a
los siguientes riesgos: Pobre calidad del software.
Pruebas no reflejadas en los procesos de negocios.
Mal uso de los datos de prueba y que comprometen a la seguridad de la organización.
Pruebas insuficientes.
Insatisfacción de los requerimientos de cumplimiento.
CRITERIO:
Las normas de control de COBIT, en el punto AI2.8 ASEGURAMIENTO DE LA
CALIDAD DEL SOFTWARE, mencionan lo siguiente “Desarrollar, implementar los
recursos y ejecutar un plan de aseguramiento de calidad del software, para obtener la calidad
que se especifica en la definición de los requerimientos y en las políticas y procedimientos de
calidad de la organización Definir un plan de aseguramiento de calidad. Asegurar que el plan incluya:
o Especificación de criterios de calidad.
o Validación y verificación de procesos.
o Definición de cómo la calidad será revisada.
o Cualidades necesarias de los revisores de calidad.
o Roles y responsabilidades para el logro de calidad. Y considere:
o El efecto de la integración de la calidad dentro del proceso de desarrollo.
o La presencia o ausencia de revisiones formales por equipos de aseguramiento de calidad
independientes.
o Garantizar que los revisores son independientes del equipo de desarrollo.
Designar un proceso que realice el monitoreo de la calidad del software basado en:
o Requerimientos del proyecto.
o Políticas de la empresa.
o Adherencia a las metodologías de desarrollo de sistemas en sitio.
o Procedimientos de administración de calidad y criterios de aceptación.
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Emplear inspección de código, recorridos del programa y pruebas de aplicaciones. Reportar sobre resultados
del proceso de monitoreo y pruebas al equipo de desarrollo de software aplicativo y administración de TI.
Monitorear todas las excepciones de calidad. Asegurar que las medidas correctivas sean tomadas. Mantener
un registro de todas las revisiones, resultados, excepciones y correcciones. Repetir revisiones de calidad, en
su caso, basarse en la cantidad de trabajo doble y medidas correctivas..”
RECOMENDACIÓN:
Desarrollar un plan de pruebas para el mantenimiento y desarrollo de software, tomando en cuenta al menos los
siguientes aspectos:
Definir un plan de aseguramiento de calidad. Asegurar que el plan incluya:
o Especificación de criterios de calidad.
o Validación y verificación de procesos.
o Definición de cómo la calidad será revisada.
o Cualidades necesarias de los revisores de calidad.
o Roles y responsabilidades para el logro de calidad. Y considere:
o El efecto de la integración de la calidad dentro del proceso de desarrollo.
o La presencia o ausencia de revisiones formales por equipos de aseguramiento de calidad
independientes.
o Garantizar que los revisores son independientes del equipo de desarrollo.
Designar un proceso que realice el monitoreo de la calidad del software basado en:
o Requerimientos del proyecto.
o Políticas de la organización.
o Adherencia a las metodologías de desarrollo de sistemas en sitio.
o Procedimientos de administración de calidad y criterios de aceptación.
Emplear inspección de código, recorridos del programa y pruebas de aplicaciones. Reportar sobre resultados
del proceso de monitoreo y pruebas al equipo de desarrollo de software aplicativo y administración de TI.
Monitorear todas las excepciones de calidad. Asegurar que las medidas correctivas sean tomadas. Mantener
un registro de todas las revisiones, resultados, excepciones y correcciones. Repetir revisiones de calidad, en
su caso, basarse en la cantidad de trabajo doble y medidas correctivas..”
Tomando en cuenta los usuario que realiza las pruebas, quienes deben aprobar los planes de prueba, datos de
entrada, salidas esperadas, salidas obtenidas.
HALLAZGO 04: AUSENCIA DE PRUEBAS PARA EL PLAN DE CONTINGENCIAS.
RIESGO MEDIO.
CONDICIÓN:
En el proceso de auditoría se identificó que no se realizan pruebas al plan de contingencias con
la finalidad de determinar si es funcional.
Al no contar con un plan de pruebas para plan de contingencia se expone a lo siguiente: Prácticas de continuidad insuficiente, no identificadas.
Servicios de continuidad de TI no administrados apropiadamente.
Aumento de dependencia en individuos claves.
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CRITERIO:
Las buenas prácticas de COBIT, menciona en el DS4.6 ENTRENAMIENTO DEL PLAN DE
CONTINUIDAD DE TI, lo siguiente " Asegurarse de que todos las partes involucradas
reciban sesiones de entrenamiento de forma regular respecto a los procesos y sus roles y
responsabilidades en caso de incidente o desastre. Verificar e incrementar el entrenamiento de
acuerdo con los resultados de las pruebas de contingencia."
RECOMENDACIONES:
1. Confeccionar e impartir un plan de concientización, educación y entrenamiento para todos los
involucrados en el plan de contingencia, comunicando a los involucrados lo siguiente:
Los procedimientos de reanudación del procesamiento de TI.
Responsabilidades de cada individuo.
Como se va a regular.
Activos y recursos críticos y actualización de la información de contacto personal necesitada
para ejecutar procedimientos de emergencia, respaldo y reanudación.
Comunicar el plan de cadena de comunicaciones.
Comunicar los recursos clave identificados.
Además de forma regular (al menos 1 vez al año) o cada vez que se le realicen cambios al plan,
proporcionar entrenamiento al personal requerido con respecto a sus roles y responsabilidades.
Evaluar periódicamente todas las necesidades de entrenamiento y actualizar apropiadamente
todos los calendarios. Durante la planeación de entrenamiento, tomar en cuenta el tiempo y el
grado de las actualizaciones y cambios del plan, rotación del personal de recuperación y los
últimos resultados de las pruebas.
Desempeñar periódicamente programas de concientización sobre la continuidad de TI a todos los
niveles de empleados, así como a los interesados (stakeholders) de TI para incrementar la
conciencia de la necesidad de una estrategia de continuidad y su rol clave dentro del mismo.
Medir y documentar la asistencia, los resultados y la cobertura del entrenamiento.
HALLAZGO 05: LOS SISTEMAS NO SOLICITAN AUTOMATICAMENTE EL
CAMBIO EN LAS CONTRASEÑAS. RIESGO MEDIO.
CONDICIÓN:
Se identificó que los sistemas no cuentan con cambio de contraseña automáticamente.
Al no realizar los cambios de contraseña periódicamente se expone a lo siguiente: Ausencia en seguridad del sistema.
Mal uso de cuentas de usuario que compromete la seguridad de la organización.
Violaciones de seguridad no detectadas.
Registros de seguridad no confiables.
CRITERIO:
Las buenas prácticas de COBIT, menciona en el AI3.2 PROTECCIÓN Y DISPONIBILIDAD
DEL RECURSO DE INFRAESTRUCTURA, lo siguiente " Implementar medidas de control
interno, seguridad y auditabilidad durante la configuración, integración y mantenimiento del
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hardware y del software de la infraestructura para proteger los recursos y garantizar su
disponibilidad e integridad. Se deben definir y comprender claramente las responsabilidades al
utilizar componentes de infraestructura sensitivos por todos aquellos que desarrollan e
integran los componentes de infraestructura. Se debe monitorear y evaluar su uso 1. Respaldar y asegurar todos los datos de infraestructura y software antes de las tareas de instalación y
mantenimiento.
2. Probar si el ambiente de software aplicativo es separado de, pero lo suficiente similar al ambiente de
producción para verificar su funcionalidad y establecer sus condiciones de seguridad, disponibilidad o
integridad. Esto asegura que los sistemas operan apropiadamente y están en cumplimiento con los
requerimientos dentro del marco de trabajo de adquisición y mantenimiento para la infraestructura
tecnológica. Analizar y seguir las recomendaciones del proveedor.
3. Evaluar todos los aspectos de seguridad asociados con los procesos de instalación y mantenimiento de
software del sistema, especialmente la modificación de contraseñas originales asignadas por los
proveedores de servicio y los parámetros de instalación que pueden afectar la seguridad, tales como la
configuración de los parámetros establecidos por default por el proveedor.
4. Monitorear cuanto temporalmente el acceso es autorizado para permitir la instalación, y asegurar que
las contraseñas sean cambiadas cuando la instalación sea completada.
5. Monitorear que solo el software licenciado es probado e instalado apropiadamente. Revisar el proceso
para asegurar que la instalación del software del sistema es desempeñada de acuerdo con las directrices
del proveedor y cualquier desviación sea discutida con el proveedor para evaluar el posible impacto.
6. Controlar el movimiento de programas y datos entre bibliotecas asegurando que se realice por un grupo
independiente (Ej. un bibliotecario).
7. Hacer cumplir procedimientos de aceptación criterios de aceptación objetivos para asegurar que el
desempeño del producto (incluyendo seguridad y funcionalidad) es consistente con las especificaciones
acordadas y/o SLAs requeridos.
8. Brindar entrenamiento adecuado al personal quien usa componentes de infraestructura sensitivos.
9. Monitorear y registrar el acceso y mantenimiento de componentes de infraestructura sensitivos, y
asegurar que sean revisados periódicamente."
RECOMENDACIONES:
1. Se debe de realizar y activar la parametrización de la seguridad en los sistemas, se debe de considerar un
tiempo prudente para el cambio de contraseña automáticamente, el tamaño de la contraseña no debe ser
menor a 8 dígitos, debe de permitir que las claves contenga mayúscula, minúscula, números y letras, y
debe de permitir históricos.
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ASUNTOS A INFORMAR
ASUNTO 01: AUSENCIA DE UN DIAGRAMA DE RED. RIESGO BAJO.
CONDICIÓN:
En la presente auditoria se identificó que no se cuenta con un diagrama de red.
Al no contar con un diagrama de red se expone contar con una mala estructuración de la red.
RECOMENDACIÓN:
Se debe de estructurar un diagrama de red, el cual contemple las necesidades de la institución.
ASUNTO 02: AUSENCIA DE UN DICCIONARIO DE DATOS. RIESGO BAJO.
CONDICIÓN:
En la presente auditoria se identificó que no existe un diccionario de datos.
Al no contar con un diccionario de datos se dificulta un fácil análisis en las características
lógicas de los datos de las distintas bases de datos.
RECOMENDACIÓN:
Desarrollar un diccionario de datos para los sistemas que se encuentran activos en la institución.
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ANEXO I
EVALUACIÓN DE LA CALIDAD FUNCIONAL DEL SISTEMA FINANCIERO DE LA
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO NACIONAL Y DEL DEPARTAMENTO DE
TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN
En esta sección se muestra el resultado de la evaluación realizada con respecto a la calidad
funcional de los sistemas de información de la Junta Administrativa del Archivo Nacional
según funcionarios de la institución.
El nombre de los principales módulos y la persona entrevistada en el proceso de evaluación de
la calidad funcional se muestran en la tabla siguiente:
NOMBRE DEL
SISTEMA
PRINCIPALES MÓDULOS USUARIO FINAL
ENTREVISTADO
BOS
Contabilidad, Inventario,
Facturación, Cuentas por pagar,
Control Bancario, Activos Fijos.
Nancy Blanco Borbón
Facturación y Control Bancario Maricela Cordero Vega
Inventarios Nathán Delgado Sibaja
Presupuesto
Marisol Urbina Aguirre
Contabilidad, Presupuesto,
Facturación, Inventarios,
Bancos, Activos Fijos, Cuentas
por pagar
Danilo Sanabria Vargas
a. El detalle de la evaluación de la calidad funcional del sistema que se encuentra actualmente
en producción según los usuarios, se muestran en el gráfico siguiente:
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b. Percepción de los usuarios finales respecto al servicio brindado por parte del Departamento de Tecnologías de
Información de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.
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c. Percepción de los usuarios finales respecto a si los sistemas de información de la Junta Administrativa del
Archivo Nacional cubren satisfactoriamente las necesidades actuales de la Institución:
Resumen de los comentarios realizados por los usuarios entrevistados:
BOS
Que el sistema sea más flexible a la hora de que se requiere un cambio o ingreso de
Información adicional.
Integración de los módulos, por ejemplo: Presupuesto con Cuentas por pagar y con Contabilidad
Inventarios
Mejorar la forma que se presentan los reportes para facilitar su lectura y análisis.