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SEMINARIO DE ARCHIVÍSTICA IV Encuentro de Historia DGESPE
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SEMINARIO DE
ARCHIVÍSTICA
IV Encuentro de Historia
DGESPE
Objetivo
Destacar la función e
importancia del archivo
histórico en la búsqueda de la
identidad institucional y en la
conservación de la memoria
histórica
Temario
Archivo Histórico
Definición, funciones e importancia
Historia de los archivos y de la archivística
Formas de incremento documental
Organización de archivos históricos
Descripción de archivos y documentos
La Archivística y sus ciencias auxiliares
Archivo
Histórico
Definición,
funciones e
importancia
Archivo Histórico Definición
Dentro del ciclo vital del documento, es aquél
al que se han de transferir desde el archivo
intermedio o de concentración, los
documentos que deben conservarse de
manera permanente.
Es la unidad responsable de conservar,
organizar, administrar, describir y divulgar la
memoria documental de la institución.
Archivo Histórico
Funciones 1
Coadyuvar con el área coordinadora de
archivos o, en su caso, con el archivo de
concentración, en la elaboración del cuadro
general de clasificación, el catálogo de
disposición documental y el inventario
general.
Validar la documentación que deba
conservarse permanentemente por su valor
histórico.
Archivo Histórico
Funciones 2
Recibir los documentos con valor histórico enviados por el archivo de concentración.
Organizar, conservar, describir y difundir la documentación con valor histórico
Establecer programas que permita respaldar los documentos históricos a través de sistemas ópticos y electrónicos.
Estimular el uso y aprovechamiento social de la documentación, difundiendo el acervo y sus instrumentos de consulta.
Archivo Histórico
Historia de los archivos y de la
archivística
Historia de los archivos y de la
archivística
Para el estudio de los documentos en
relación con su entorno archivístico, R.
H. Bautier señala dos periodos: el
prearchivístico caracterizado por la
inexistencia de un cuerpo teórico y el
periodo de desarrollo archivístico
cuando la ciencia que estudia los
archivos, la archivística, logra “niveles
suficientes de autonomía”
Historia de los archivos y de la
archivística
El periodo prearchivístico va desde la
antigüedad, cuando aparecen los
primeros documentos escritos en el
siglo IV A. C., hasta el año de 1841,
cuando Natalis de Wailly, jefe de la
sección administrativa de los Archivos
Departamentales en el Ministerio
Interior Francés, enuncia el principio de
respeto de los fondos o de procedencia
Etapa prearchivística
Durante ese lapso, los archivos
evolucionan de la época de los
archivos de palacio que se
corresponden en términos generales
con la antigüedad, hasta su apertura a
la investigación, es decir a la época de
los archivos como laboratorios de la
Historia, iniciada durante la Revolución
Francesa y consolidada en el siglo XX
En Egipto y Mesopotamia existían depósitos
documentales que guardaban registros de las
actividades cotidianas, económicas, jurídicas y
políticas de esos pueblos
Edad Antigua
Grecia y Roma
Es a los pueblos grecolatinos a quienes
debemos el interés y la conciencia
acerca de la importancia que tiene
conservar la documentación para su
manejo en el estudio sobre la
humanidad. Esta importancia la llevaron
al grado de crear secciones especiales
para la custodia de documentos en
áreas especiales de los templos
Grecia y Roma
En ambas culturas el archivo se erigía como una institución perfectamente identificada, el Arqueion en Grecia y el Tabularium en Roma. Así también, una muestra más de la importancia que le concedían ambos pueblos a los archivos, fue “la existencia de responsables de su custodia y de servidores específicos, de forma institucionalizada”: el areópago y el epistate, los censores y los prefectos, respectivamente”
Grecia y Roma
En la antigua Grecia un empleado
especialmente entrenado, llamado
mnemon (hombre de la memoria) tuvo la
misión de recordar las sentencias
pronunciadas por el juez y los contratos
estipulados, también oralmente, entre los
particulares, y solamente en un segundo
tiempo predominó la forma escrita y se
constituyeron abundantes archivos
Roma
En Roma, cuyo estado era completamente centralizado, la consulta a los documentos, “como privilegio de pocos”, se restringía a los funcionarios porque “la función de la documentación pública era exclusivamente la de ser un instrumento para el ejercicio del poder”. Sin embargo, los archivos de la antigüedad mejor organizados fueron los romanos. Existían archivos privados, religiosos y económicos (de Estado) los que se dividían en centrales, regionales y locales.
Edad Media
Durante la Edad Media, al archivo se le
concedió la importancia de ser
resguardo oficial de testimonios válidos
en conflictos territoriales y de defensa
de derechos; sin embargo, la carencia
de lugares específicos destinados a la
guarda de los documentos, provocó en
infinidad de casos, la desaparición de
los mismos
La Iglesia y los archivos
Es a la iglesia católica a quien se debe la estabilización del archivo, ya que en el monasterio, concebido como centro religioso y cultural, tuvo cabida el archivo que fue entendido ya no sólo como testimonio probatorio, sino como posibilidad de conocimiento, del dato dispuesto a esclarecer dudas sobre el pasado de la humanidad.
A la iglesia se le debe también el rescate, la conservación y la difusión de las técnicas de archivado heredadas de la antigüedad clásica
La Iglesia y los archivos
A raíz del Concilio de Trento, los
archivos parroquiales, como
encargados del registro de los
actos y momentos fundamentales
del individuo, proliferan, lo que
redunda en beneficio de la
conservación de los documentos
El antiguo régimen
Son dos las características que lo identifican. Por
un lado surge, se desarrolla y desaparece un
nuevo concepto: el de los archivos de Estado y
por el otro, la documentación archivística, la que
además de mantener su función de fuente de
poder, adquiere paulatinamente una nueva
función, la de arsenal de la historia, consolidada
a partir de la legislación francesa en lo que
comúnmente se denomina como el derecho del
hombre de acceso a los archivos.
Los Archivos públicos
A raíz de la Revolución Francesa, los archivos van a ser considerados desde otras perspectivas: en primer término, se abrirán a la ciudadanía dejando su carácter cerrado y de utilización exclusiva de la administración gubernamental; en segundo término, la adopción y perfeccionamiento de las técnicas de archivado por parte de los Estados Modernos que llevará a la creación de los archivos nacionales y la adopción por parte del Estado de la responsabilidad de conservar y garantizar la consulta de los documentos
Los Archivos públicos
De esta situación, resulta que
Francia crea en 1794, sus archivos
centrales; Inglaterra estableció la
New Record Office, Alemania,
Suiza y Portugal organizaron sus
servicios nacionales de archivo
Etapa Archivística
En 1841 el historiador francés Natalis de Wailly enuncia por primera vez el principio de Procedencia, conocido como Respect des fonds. Hay discordancia en cuanto a los antecedentes de este principio, algunos autores mencionan que el antecedente de este principio fue Baldazar Bonifacio en el siglo XVII que hablaba del valor testimonial o de evidencia de los documentos. Antonia Heredia nos dice que este principio tiene sus antecedentes en las Ordenanzas de Carlos IV para el Archivo de Indias
Principio de procedencia
En Europa hasta antes del siglo XIX no se
habían desarrollado principios generales de
ordenación archivística, los documentos que
generalmente se recibían en un archivo eran
usualmente incorporados en las colecciones
ya existentes de acuerdo con un esquema
prefijado de asuntos o materias, esto
generalmente obedecía a la influencia de las
bibliotecas, de la ordenación y clasificación
que se tenía de la clasificación de libros.
Principio de procedencia
Sin embargo, en 1839 el conde Dushatell emitió un reglamento que estableció un esquema lógico para la agrupación de documentos según ciertos principios generales. Estos principios decían que los documentos debían agruparse en fondos, ya se establecía el primer nivel del principio de procedencia que era que todos los documentos que fueran llegando se deberían de respetar en cuanto a su procedencia y separar los documentos que provenían de una oficina o de otra; se decía también que los documentos dentro de los fondos debían arreglarse por grupos de asuntos o materias y a cada grupo se le asignaba un lugar definido en relación con otros grupos.
Principio de procedencia
De Francia este principio se extendió y
desarrolló en algunos países europeos. El
siguiente lugar según Schellenberg al que
pasó este principio fue Prusia donde se
decidió que los documentos públicos debían
agruparse de acuerdo con las unidades
administrativas que los crean y que la
ordenación dada a estos documentos por
ciertas dependencias deberían conservarse
en la institución archivística.
Principio de procedencia
Este principio se denominó en Prusia provenienze princip y fue utilizado en 1881 por el historiador Henrich Von Siegel director de los archivos del Estado prusiano. Este personaje lo desarrolló a partir de una serie de reglamentos aprobados por todos los funcionarios de los archivos; en estos reglamentos se declara que la ordenación de los documentos en los archivos secretos del estado debe proceder de acuerdo con el origen de sus partes constituyentes.
Orden original
En otra parte de estos reglamentos de 1881
se desarrolló otro principio, el otro nivel que
compone el principio general de respeto de
los fondos: el registratur princip. En este
principio se disponía que los documentos de
todas las dependencias debían mantenerse
en la institución archivística en el orden que
les hubiera dado la oficina registradora de la
dependencia y que no debían organizarse
por grupos de asuntos o materias.
Principio de procedencia y orden
original
En los Países Bajos tuvo un fuerte desarrollo este principio gracias a tres archivistas holandeses, Müller, Feith y Fruin. Estos archivistas publicaron un manual que podemos decir se convirtió en la Biblia de los archivistas modernos.
El principio fundamental más importante dice: “el sistema de ordenación debe basarse sobre el arreglo original de la oficina registradora que esencialmente refleja la organización del cuerpo administrativo que los produjo”.
Principio de procedencia y orden
original
Los archivistas holandeses comparan este principio con el trabajo de un paleontólogo que maneja los huesos de animales prehistóricos. Un paleontólogo se puede encontrar todos los huesos dispersos de un animal prehistórico y a partir del estudio histórico, a partir del conocimiento de los medios y de las condiciones en que se desarrolla, de muchas fuentes y muchos datos, él va a ir tratando de poner cada uno de los huesos en su respectivo lugar. Entonces la labor del archivista es precisamente esa, si encontramos un fondo desorganizado, un fondo donde los documentos estén cada uno por su lado, a partir del conocimiento de la oficina, de la historia, de las funciones, de la organicidad, de quien ha creado esta documentación, deberá ir poniendo cada una de las piezas documentales en el lugar que le correspondía originalmente.
Principio de procedencia y orden
original
El principio de procedencia se extendió en
toda Europa y fue aceptado en todos los
países europeos y de ahí pasó también a
América.
En Estados Unidos un archivista, Waldo G.
Leland en un artículo publicado en 1909
sobre los problemas archivísticos en
América, declaró que en general el principio
enunciado por los archivistas holandeses y
llevado a cabo en la mayoría de los archivos
debía adoptarse también en Estados Unidos.
Principio de procedencia y orden
original
Este principio se aplicó por primera vez en América a grandes masas de documentos con el establecimiento de los archivos nacionales en 1934. Todos estos principios de Leland, los archivistas holandeses, el formulado primeramente por Wailly, se aplican de hecho ya en primera instancia, por primera vez a grandes masas documentales en América, a los Archivos Nacionales de Estados Unidos.
Los Archivos públicos en
Latinoamérica
Durante todo el siglo XIX y principios del
XX, los países jóvenes fueron creando sus
archivos nacionales: Argentina en 1821;
México en 1823; Bolivia en 1825; Brasil en
1839; Cuba en 1841; Colombia en 1868;
Paraguay en 1871; Costa Rica en 1881;
República Dominicana en 1884; Nicaragua
en 1896; Panamá en 1912; Venezuela en
1914; Perú en 1919, etc.
Las Escuelas archivísticas
Se crean escuelas que darán
impulso a los estudios
documentales: la de Viena en
1854, la Escuela de Diplomática de
Madrid, en 1856, y la Escuela de
Paleografía y Diplomática en
Florencia en 1857
Los archivos y la archivística en
México
En México, la producción de
documentos se remonta a la etapa
prehispánica y sobresale en esta labor
la figura del Tlacuilo, artesano cuya
función era dejar constancia de los
acontecimientos más importantes
mediante pinturas y signos ideográficos
que utilizaba para guardar la memoria
de esos hechos
El escribano
En el México colonial, es el escribano quien ejerce las funciones de productor de documentos y de custodio de los mismos. El escribano, aparte de llevar la constancia de los actos realizados, daba la garantía que la fe pública otorga a los documentos. En cierto modo, también el escribano era el secretario que aparte de dar testimonio, levantaba actas, las organizaba y velaba por el cumplimiento de lo dispuesto en ellas.
El escribano
Dentro de la iglesia católica, el escribano es denominado notario y sus funciones corresponden a las mismas del escribano pero dentro del ámbito de lo eclesiástico.
Las parroquias contaban a veces con personas que sin tener una preparación específica, desempeñaban las funciones de secretario y de escribano siendo las más de las veces el párroco quien daba testimonio de los actos religiosos y organizaba ese testimonio para su utilización dentro de la comunidad.
México Colonial
Los archivos en México datan propiamente de la época colonial. El primer virrey don Antonio de Mendoza, manda que se concentre la documentación que se origina en el curso de su administración, y de las otras administraciones que le anteceden y le suceden. En 1624 y 1692 graves incendios destruyen parte de esa documentación.
México Colonial
Algunos virreyes posteriores: (Casa Fuerte (1722-1734), Revillagigedo (1746-1755), Amarillas (1755-1760), Croix (1766-1771) y Bucareli (1771-1779), se preocuparon porque en sus administraciones, los documentos que se originaban y que servían como testimonio de los actos trascendentes, fueran organizados y custodiados de la mejor manera posible
México Colonial
El segundo Virrey de Revillagigedo
(1789-1794) formuló un proyecto
de Archivo General en 1790 y un
Reglamento para el mismo en
1793, que escasamente llegó a
ponerse en práctica lográndose
una incipiente organización
México Independiente
En 1825, Lucas Alamán, entonces Secretario de Relaciones Interiores y Exteriores, formuló un proyecto para hacer público el Archivo General.
Durante la situación inestable del México independiente, los archivos no fueron ajenos a esta situación que se manifestó en la pérdida de documentos, seguramente de gran valor para el conocimiento de la sociedad de ese momento y de sociedades anteriores. En 1843 José María Lafragua impulsó la actividad de resguardo documental, mediante un reglamento que se mantuvo vigente hasta 1913.
México Independiente
En 1915 el Archivo General pasó a
depender de la Dirección General
de Bellas Artes de la SEP y
actualmente depende del Poder
Ejecutivo a través de la Secretaría
de Gobernación
Archivo Histórico
Formas de
incremento
documental
Incremento
Proceso por el que se
acrecientan en número o en
volumen los grupos
documentales que integran los
acervos, con miras a su
conservación, organización y
difusión
Objetivo
Contribuir a la conservación de la
memoria histórica de las
instituciones mediante el resguardo
del patrimonio documental cuya
gestión administrativa ha
finiquitado, de acuerdo con los
calendarios de vigencia y previa
valoración histórica
Actividades de incremento
El incremento comprende la valoración histórica y el dictamen sobre la conveniencia de recibir un archivo o colección documental; traslado físico e ingreso.
Implica un diagnóstico de organización, descripción y estado físico y en su caso, alta en el Registro Central de Grupos Documentales .
Valoración histórica y dictaminación
Consiste en el análisis de los
documentos producidos por la
institución y la determinación de su
valor histórico en virtud del cual se
justifique su conservación permanente.
Se aplica también a los documentos
que se pretenda ingresar por donación,
compraventa o custodia temporal.
Valoración histórica y dictaminación
En el caso de las transferencias
institucionales el elemento de la
valoración histórica es la determinación
de la procedencia y del orden original
de las piezas (establecer si los
documentos conservan su orden
original y su procedencia no ha sido
alterada)
Dictamen
Será el producto final de la
valoración histórica y a partir del
mismo se determinará si es o no
conveniente incorporar el grupo
documental al archivo histórico. El
dictamen deberá presentarse ante
las autoridades correspondientes
en un documento.
Instrumentación Jurídica
Transferencia
Donación
Compraventa
Custodia temporal
Diagnóstico
Deberá hacerse al ingreso del grupo documental al archivo histórico, debe contemplar los siguientes aspectos:
Estado de organización y descripción
Estado físico de los diferentes soportes y de los deterioros
El diagnóstico deberá asentarse en un formato que se integrará al expediente del grupo documental e incluirá observaciones y sugerencias archivísticas o de conservación
Aplicación de medidas preventivas de conservación
y resguardo provisional
Los materiales deben someterse a procesos de limpieza y fumigación
Conviene tener en el archivo histórico un área de resguardo temporal en el que los nuevos ingresos permanecerán hasta que de acuerdo con el calendario de organización y descripción del archivo, se inicie su procesamiento técnico
Para materiales gráficos en tiempo de espera en el área de resguardo provisional el tiempo será el mínimo posible debido a las condiciones especiales de conservación (humedad y temperatura, contacto con el ácido de los papeles y cajas archivadoras)
Registro Central de Grupos Documentales
Cada uno de los grupos documentales del
archivo histórico generan una serie de
documentos que integran sus expedientes
individuales. El conjunto de estos
expedientes técnicos conforma el Registro
Central de Grupos Documentales cuyo
objetivo es el control sobre la documentación
y el seguimiento de los procesos aplicados a
cada uno de los grupos.
Archivo Histórico
Organización
de archivos
históricos
Identificación
La identificación debe realizarse en los archivos de gestión y en ella se definen y sistematizan las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un acervo.
La identificación aplicada a los archivos históricos, es el análisis de las características formales e informativas de los documentos que componen un fondo documental, así como del contexto histórico-administrativo en el cual fueron producidos o recopilados, con miras al establecimiento de series documentales.
La identificación resulta un proceso obligatorio para aplicar el principio básico de respeto a la procedencia y orden original del archivo lo cual además, ha de sustentarse en un documento sobre el análisis del conjunto documental denominado estudio preliminar
Las actividades principales para
realizar la identificación son:
elaboración del registro
primario
conformación del estudio
preliminar
propuesta de seriación
Registro primario y Estudio preliminar
El estudio preliminar debe comprender dos partes
Caracterización archivística (con dos aspectos fundamentales)
Estado de organización y descripción del conjunto
-existencia de clasificación previa y porcentajes
-existencia de instrumentos descriptivos
Antecedentes del acervo
-Con qué criterios se ha manejado el archivo
-condiciones de conservación
-mantiene el orden original
-valoraciones y depuraciones
Análisis Histórico-
normativo
Reglamentación y
estructura orgánica y
funcional
cambios de denominación
de las oficinas
variaciones en la
estructura y/o en las
funciones y actividades de
su competencia
instrumentos legales que
explican los cambios
Seriación
Como conclusión del proceso de identificación, deberán enumerarse las series resultantes, que constituyen el esqueleto de cualquier plan de organización y descripción del grupo documental, al establecer la relación entre los documentos y la entidad productora de los mismos. En los fondos que reúnan las condiciones que se marcan para las transferencias documentales, la identificación se enfocará al reconocimiento de las series documentales. En el caso de los grupos documentales desorganizados, el alcance de este proceso se extenderá a la reconstrucción de las series. Las series resultantes del proceso de identificación serán la base para la aplicación correcta y puntual del principio de procedencia y orden original.
Serie
Es el conjunto de documentos generados en el
desarrollo de una misma actividad y regulado
por la misma norma de procedimiento. Cada
serie documental suele responder a una
tipología específica e incluso a asuntos de
materias similares.
ORGANIZACIÓN
Es el proceso que mediante la clasificación y la ordenación evidencia, y en lo posible, reconstruye la estructura orgánica de un archivo o fondo, a través de la asignación de su lugar definitivo, dentro del conjunto, a cada uno de los grupos y/o piezas que lo componen, de manera que se represente la naturaleza del o los organismos que generaron el acervo. Objetivos de la organización: •evidenciar o reconstruir la organicidad del archivo a partir de las relaciones funcionales y estructurales que de manera natural se producen entre los documentos durante su ciclo vital •dar a cada unidad archivística su lugar correspondiente, mediante la aplicación del principio de procedencia y orden original. •Coadyuvar con el servicio de consulta considerando que los documentos aportan mayor información si se encuentran integrados en su conjunto. La organización consta de dos etapas fundamentales: la clasificación y la ordenación
CLASIFICACIÓN
Consiste en separar los documentos en grupos y categorías, de
acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la
entidad productora.
Se distinguen dos actividades en la clasificación:
a) elaboración de un cuadro clasificador a partir del estudio
preliminar y de acuerdo con la estructura jerárquica y/o las
funciones o actividades del ente generador o recopilador
b) aplicación del cuadro clasificador ya sea física o
conceptualmente.
La clasificación se efectúa después de que se
distinguen las series documentales o, en su caso,
tras la elaboración del estudio preliminar que
establezca los elementos mínimos para la
identificación de las mismas.
Esto se hace a través de un cuadro de clasificación
Cuadro de clasificación
El cuadro clasificador permite sistematizar y estructurar, jerárquica y
lógicamente, las funciones y actividades que propiciaron la creación y
recepción de documentos, y con la información del cuadro, se organizan
intelectualmente los documentos, lo cual confiere al conjunto su carácter
orgánico.
Al jerarquizar grupos y subgrupos documentales, la clasificación establece
dos niveles:
-uno que se identifica con la estructura de la entidad generadora, a la
cual corresponden las secciones y subsecciones del cuadro
-otro que se identifica con las actividades cuyo desempeño tendría por
objeto dicha estructura y que se corresponden con las series
documentales.
La clasificación se puede realizar a partir de algunos de estos elementos:
a) la estructura orgánica
b) las funciones
c) los asuntos o temas
FUNCIÓON
TIPOS DOCUMENTALES
Organización
(órganos de gobierno / órganos consultivos)
- Actas
- Memorias
- Convocatorias
Relaciones internas / externas
- Correspondencia: Cartas, oficios, notas de régimen interior,
telegramas, saludos, fax...
Personal
- Plantillas
- Catálogos de puestos de trabajo
- Expedientes personales
- Nóminas
- Altas y bajas en seguros sociales
- Expedientes de concurso-oposición
- Elecciones sindicales
Obras y suministros
- Expedientes de contratación de obras
- Expedientes de contratación de suministros
Recursos económicos
- Presupuestos
- Expedientes de gastos
- Libros contables: Mayor, diario, libros, auxiliares, etc.
- Balances
Servicios jurídicos
- Recursos
- Informes, dictámenes
Patrimonio
- Inventarios
Información
(Biblioteca / Documentación / Archivo)
- Instrumentos de descripción: inventarios, catálogos, índices
- Instrumentos de control: Registro de entrada de fondos, de
consultas de préstamos
Registro
- Registro general de entrada
- Registro general de salida
ORDENACIÓN
Es la acción de unir secuencialmente la documentación, conforme a la
natural relación de sus componentes, mediante criterios alfabéticos y/o
cronológicos.
La ordenación se aplica a las series sólo después de conocer las
características de los documentos cuya naturaleza constituye el factor
fundamental en la aplicación de una unidad de orden; el archivista
necesita desentrañar los elementos que relacionan unos documentos con
otros, para agruparlos en expedientes y, dentro de éstos, establecer para
las piezas documentales una secuencia tal que permita evidenciar la
organicidad del conjunto.
Se distinguen dos tipos de actividad en esta operación:
a) una ordenación intelectual que consiste en el análisis de la natural
relación entre los documentos para determinar la unidad de orden que se
aplicará en cada caso
b) ordenación física que aplica los criterios elegidos, colocando los
documentos en sus respectivas unidades de instalación y en los
contenedores apropiados.
Ordenación (guarda)
La ordenación debe orientarse en dos sentidos:
a) la adecuada preservación física del acervo
b) el control riguroso de su custodia y su consulta, mediante
claves de organización que se anotarán tanto en las unidades
archivísticas como en las de instalación. Para tales efectos, se
contemplan las siguientes actividades específicas:
Guarda. Colocación de los documentos en cajas y carpetas
adecuadas en tamaño y condición.
Las cajas deberán exhibir los siguientes datos:
a) nombre del fondo de pertenencia
b) subclases correspondientes (sección, subsecciones y series)
c) expedientes contenidos en la unidad
d) fechas extremas
e) número progresivo de la unidad
Archivo Histórico
Descripción de
archivos
históricos
La descripción archivística
Definición y objetivos
La descripción es la enumeración de los
principales elementos formales e informativos de
los documentos, que permite conocer sus rasgos
determinantes y, de manera general, las
características estructurales y funcionales de la
institución que les dio origen, o bien las
actividades o temas desarrollados por el
personaje que los generó o recopiló.
Descripción multinivel
La descripción multinivel tiene como objetivo la representación del contexto y la estructura jerárquica del fondo y las partes que lo integran, y pretende que en el nivel de fondo se proporcione la información de las partes como un todo, y en los niveles inferiores y siguientes se proporcione sólo la información de las partes que se están describiendo y, como consecuencia, las descripciones resultantes se presenten en una relación jerárquica, desde las descripciones a nivel de lo más general, el fondo, hasta las descripciones del nivel más particular.
Instrumentos de descripción
Guías
Inventarios
Catálogos
La
Archivística y
sus ciencias
auxiliares
Los archivos constituyen un aporte
fundamental para el conocimiento de la
sociedad, son la memoria histórica de
las instituciones, son también ejes
fundamentales de la administración.
Debido a esta importancia, es preciso
tener una idea clara acerca de su
tratamiento que se ha ido
constituyendo, más allá de una serie de
técnicas, en un área de estudio con sus
propios objetivos, métodos y
herramientas.
La archivística y la
interdisciplinariedad
El trabajo en el archivo histórico desarrolla
diversas facetas, distintas pero a fin de
cuentas, complementarias. Nos referiremos
al aspecto académico, que tiene que ver con
las capacidades del archivista de relacionar
su objeto de estudio con otras disciplinas,
que sirven como aportes de un conocimiento
archivístico per se que viene a constituir el
objetivo fundamental de la disciplina
archivística.
El archivo
El archivo es considerado como un conjunto orgánico formado por documentos y, sobre todo, por las relaciones que entre sí tienen esos documentos. De esa manera, la archivística no será solamente el estudio de la masa documental sino también de la forma en que ésta se integra a partir de ciertas relaciones estructurales que se establecen entre esos mismos documentos
La archivística
La archivística tiene como actividad
esencial la organización de los fondos o
grupos documentales es decir, el
estudio de la forma en que éstos se
fueron creando como parte de un
proceso natural de acumulación
documental en aras de los objetivos,
funciones y estructuras de quien los
creó.
El contexto archivístico
Entendida así, la archivística,
principalmente la histórica, requiere del
auxilio de diversos conocimientos que
permiten entender al documento no
como un elemento aislado sino dentro
de un contexto, tanto histórico como
estructural, de quien produce y acumula
la documentación.
Disciplinas auxiliares
Para esto la archivística, y por
tanto el archivista histórico,
requiere de conocimientos varios
como la historia, la paleografía, la
diplomática, el derecho aplicado a
las instituciones, la sigilografía, la
semiótica, la lingüística etc.
La archivística y la conservación
Por otra parte, para la conservación física de
los documentos, la archivística se auxilia de
otras disciplinas y técnicas como la
conservación y la restauración, la química
aplicada a la documentación y a los
materiales escriptorios, la reprografía, el
estudio de los soportes documentales y de
sus características como el verjurado y las
marcas de agua, etc.
La archivística y la difusión
Asimismo, para la transmisión del contenido
de los archivos y de los documentos, la
archivística, de igual manera, requiere de la
convención de una serie de técnicas y
disciplinas que permitan difundir los
contenidos de manera más eficaz y
adecuada, tales como la informática, la
edición de documentos históricos, la
museografía, la reprografía, etc.
La archivística como conocimiento
integral
De esta manera, se requiere que el profesional de
los archivos históricos tenga un conocimiento general
de las diversas disciplinas que hacen del archivístico
un conocimiento integral, en tanto puede conjuntar
todo un bagaje de conocimientos, en función del
reconocimiento de las características originales de
los grupos documentales o, en su caso, la
reconstrucción o restauración de las mismas, lo que,
como hemos dicho, hace de la archivística una
disciplina semejante a la arqueología.
La archivística y la investigación
La archivística se plantea líneas de investigación que
se irán desarrollando en el proceso mismo de
organización de los fondos documentales;
cuestionamientos que deben ser abordados por el
archivista para determinar el tratamiento aplicado en
la reconstitución de esas relaciones entre los
documentos y que bien pueden ser motivo de
investigaciones que deberán ser abordadas con
rigores metodológicos y a partir de la utilización de
otros conocimientos relacionados.
La academia en los archivos
A la archivística la entendemos como toda un área
de estudio que nos permite desarrollar otras
actividades inmersas en el ambiente académico,
como son la impartición de cursos y seminarios, la
asesoría a instituciones nacionales acerca del
tratamiento adecuado para sus documentos y
archivos, la publicación de artículos para difundir su
riqueza informativa, la actividad archivística y su
importancia como memoria de la sociedad, la
participación en eventos académicos y en
exposiciones.
