Submódulo II

Integración de Documentación

FUNCIONES DEL ALMACÉN

RECEPCIÓN

La recepción en el almacén es prácticamente el inicio del cicloproductivo, de ahí que sea muy importante el iniciar con un buencontrol de todo lo que ingresa a la empresa para poder cuantificar entodos los aspectos el costo de la aprobación y determinar larentabilidad que la empresa obtiene.

Con relación a lo anterior es muy necesario estableces controles que dejan claramente registrados los ingresos en cantidades y fechas de los diferentes bienes recibidos por la empresa:

Esta función corresponde al almacenista, que deberá seguir elprocedimiento siguiente:

a) Confrontando las notas de remisión del proveedor con la copia delpedido y la solicitud de compra, a efecto de percatarse de que laremesa se ajuste a lo solicitado.

b) Deberá revisar físicamente que los materiales que recibencorresponden a lo especificado en el pedido, en cuanto a calidad ycantidad.

c) De encontrarse a satisfacción la remesa del proveedor, elalmacenista pondrá un sello con los siguientes datos:

A) Fecha de recepción.

B) Fecha de entrada.

C) Calidad.

D) Observaciones.

Almacenamiento guardia y custodia.

Es la actividad en la que se debe mantener un bien temporalmente,cuidando de que no se altere o afecte su naturaleza, forma,propiedades o su utilidad y al mismo tiempo tener el cuidado de quesu relación en ese lugar no represente un riesgo o peligro para laspersonas, equipos, medio ambiente o terceros, que puedan serafectados por esta circunstancia.

Una vez recibida la mercancía a satisfacción, el almacenista deberáproceder a su guarda, de acuerdo con el tipo de naturaleza, enanaqueles o armarios, o estibándola, de tal manera que sea fácil sumanejo y recuento.

Mantenimiento de almacenes y materiales

En el mantenimiento total del almacén y de los materiales se cuidaque la materia prima esté en buen estado.

Distribución y abastecimiento

Una de las actividades importantes del almacén es la de hacer llegarlos bienes que tiene en custodia al lugar y en el momento preciso enque cada uno de los usuarios lo requiere para poder continuar laoperación de la empresa de acuerdo a los planes de esta, es deber delalmacén distribuir estos bienes de forma adecuada en tiempo y lugara cada usuario y mantener abastecidos los puntos de consumovigilando las existencias continuas para no entorpecer las actividadesde la operación.

Registro de entradas y salidas

Los bienes que son recibidos en el almacén son transitorios ydependiendo de las programaciones será el tiempo que permanezcan enél, por lo tanto es indispensable llevar un control bien diseñado quepermita registrar cada uno de los movimientos de entrada y salida deestos bienes, de tal forma que se puedan rastrear en cualquier puntoque se encuentren y poder constatar que lo que entre sea lo mismo quesalga.

Control de inventarios

Una necesidad de importancia capital es poder saber cuálesson las existencias de los bienes que están dentro y fueradel almacén para que no se presente la falta o el exceso dealguno de estos, cosa que en ambos casos representapérdidas para la empresa las cuáles se pueden evitarllevando un sistema de control del volumen de losinventarios en los diferentes niveles de proceso que estosse encuentren y poder mantener una operación constante aun bajo costo.

Métodos de control de inventarios

1. Primero es aquel en que se usan algunas formas de máximos ymínimos.

2. El segundo, es en el que se aplican controles a la mercancía yequipo que se produce por órdenes especiales para stock.

3. Una tercera y distinta situación ocurre en el caso de materiasprimas cuyos precios varían ampliamente, y que por ello seconsideran de carácter especulativo.

Actividades:

1.- Investiga y elaborará una propuesta breve sobre la organizaciónde almacenes.

2.- Desarrolla con la información encontrada, un cuadro sinópticosobre los sistemas de organización de almacenes.

3.- Analiza y obtén conclusiones sobre las tecnologías más utilizadasen el control de inventaros físicos.

Tipos de almacén o inventarios

DE MATERIA PRIMA

Es el lugar en el que se guardan losmateriales que generalmente son recibidosdel exterior y que sirven para iniciar losprocesos de transformación de los productosque se manufacturarán en la empresa.

Alto volumen.

No son muy especializados.

Es muy recomendable tener mucho cuidado en suforma de contención.

Como función principal el abastecimiento oportunode materias primas o partes de componentes, a losdepartamentos de producción.

Normalmente requiere tener tres secciones:

a) Recepción.

b) Almacenamiento.

c) Entrega.

DE PRODUCCIÓN EN PROCESO

Es el área de almacenamiento es donde entrany salen materiales a los que se les ha incluidoel valor de uno o más procesos y que estánsiendo transformados hasta evolucionar en elproducto final, es normal que este almacénsea uno de los de mayor movimiento debido aque recibe y entrega las partes osubensambles que se están requiriendoconstantemente para las líneas de producciónlas cuales al final de la jornada entregan aeste mismo en custodia lo que se elaboródurante los turnos de operación.

Si los materiales en proceso o artículossemiterminados son guardados bajo custodia ycontrol, intencionalmente previstos por laprogramación, se puede decir que están en unalmacén de materiales en proceso. Puede haber unoo varios de estos almacenes según las necesidadesde fabricación.

DE PRODUCCIÓN TERMINADA

En este lugar se concentra lo que se ha producido en los diversosperiodos de tiempo para esperar el empaque en volumen y serembarcado a los lugares y destinos que se han programado según losrequerimientos de los clientes o los programas de ventas; cabemencionar que en este lugar es de vital importancia el cuidado físicode los productos recibidos ya que no es nada deseable que elconsumidor final reciba productos en mal estado, además, loscontroles de embarque deben ser rigurosamente cuidados para noenviar remesas con destinos equivocados.

El almacén de productos terminados presta servicios al departamentode venta, guardando o controlando las existencias hasta el momentode despachar los pedidos del cliente.

Asignarán nombres y códigos de identificación a las materiasprimas, productos terminados y áreas.

DE MATERIA PRIMA

Es el lugar en el que se guardan los materialesque generalmente son recibidos del exterior yque sirven para iniciar los procesos detransformación de los productos que semanufacturarán en la empresa, normalmentese acomodan en grandes volúmenes y sussistemas de contención no son muyespecializados aunque es muy recomendabletener mucho cuidado en su forma decontención, pues en ocasiones puedenrepresentar peligro debido a su naturalezacomo los productos químicos o a su peso comolos aceros, o a su inestabilidad como partes defundición o componentes primarios, etc.

DE MATERIALES INDIRECTOS

No son parte componente del producto, pero que sontan importantes que sin estos no se podría fabricaren la mayoría de los casos un producto, normalmenteestos productos se localizan aparte de los demásmateriales, en un lugar que se le denomina almacénde indirectos, aquí se colocan todos aquellos bienesque no compondrán el producto final pero que son devital importancia para la producción y que, además,su costo se debe reflejar en los costos de producciónen la operación final, ya que este también impacta elprecio de oferta del producto terminado.

Son todos aquellos que no son componentes de un producto peroque se requieren para fabricarlo, envasarlo o empacarlo.

Por ejemplo, para la fabricación de una mercancía se emplean:

a) Lubricantes.

b) Grasa.

c) Combustible.

d) Estopa.

Y para en envasarlo:

a) Etiquetas.

b) Frascos.

c) Envases de cartón.

d) Papel.

e) Material de empaque, etc.

DE MATERIALES OBSOLETOS

Los materiales obsoletos son los que han sidodescontinuados en la programación de laproducción por falta de ventas, por deterioro, pordescomposición o por haberse vencido el plazo decaducidad.

La razón en estos casos para tener otro almacénseparado del de materias primas es que losmateriales obsoletos no deben ocupar los espaciosdisponibles para lo que sí es de consumo actual.

DE DESPERDICIO

Durante la fabricación de la mayoría de los bienes es muy común quesobren desperdicios que se generan en cada una de las operaciones quese efectúan en el proceso de transformación de los productos, estosdesperdicios son colocados en un área que generalmente está a cieloabierto y que se le denomina almacén de desperdicios, este almacéndebe ser amplio y de fácil acceso para poder colocar los desperdicios deuna manera ordenada y clasificada y para que puedan ser retirados porterceros bajo la vigilancia del personal de la empresa. Algunos de estosdesperdicios pueden ser reciclados y pueden representar costos derecuperación para la empresa, por lo que es recomendable que seanseleccionados y controlados.

Los productos, partes o materiales rechazados por el departamento decontrol de calidad y que no tiene salvamento o reparación, deben tenerun control separado; éste queda, por lo general, bajo el cuidado deldepartamento del control de calidad. Siendo el renglón de rechazos ymaterial de desperdicio un elemento que afecta directamente los costosde fabricación, debe destinársele un almacén de control.

DE HERRAMIENTAS

Las herramientas son medios o elementos empleados en los procesos deproducción las cuales llegan a representar altos costos y en ocasionesdeben ser almacenadas de manera adecuada para evitar daños queafecten su funcionamiento, existe una gama infinita de herramientas quepueden servir para diversos trabajos o que su propósito pueda serespecialmente para una operación determinada y única. Es sumamenteimportante crear un sistema de codificación de los herramentalesmanejados por el almacén y elaborar un catálogo de las herramientasexistentes con una clara descripción para que los usuarios puedandisponer de ellas y por otro lado se debe estructurar un control efectivode entradas, salidas y terminación de vida útil para poder determinar suconsumo y así mismo estructurar los costos de los procesos defabricación.

Cuando el departamento de mantenimiento se encuentra fuera del áreade manufactura, se ha encontrado conveniente el que tenga su propioalmacén de refacciones y herramienta con un control tan estricto como elde los demás almacenes.

DE MATERIALES DE LENTO MOVIMIENTO

Se t ienen que mantener sobreinventar ios a f in decubr ir las neces idades de la empresa, generalmenteestos bienes son concentrados en áreas aparte de losalmacenes que t ienen un alto movimiento diar io yque se le conoce como almacenes de lentomovimiento donde se acomoda, se c las i f ica y seempacan las cant idades de la forma requer ida para elconsumo de las s iguientes semanas o meses.

DE REFACCIONES

La operación de la planta productiva requiere de que sus equipose instalaciones se encuentren constantemente funcionando parapoder cumplir con los programas de producción y con los planes yexpectativas de la empresa, por ello es necesario mantenerrefacciones que se van a emplear durante el mantenimientopreventivo programado.

A fin de satisfacer estas necesidades es necesario crear unalmacén de repuestos y refacciones en donde se lleve un controlde las existencias de estos repuestos y poder programar sucompra periódica y un stock de las partes de repuesto que conmayor frecuencia se requieran para efectuar reparaciones deemergencia en los equipos y maquinaria.

DE DEVOLUCIONES

Ocasionalmente puede suceder que alguna línea deproductos pudiera ser devuelta por defectos defabricación o por reclamaciones del consumidor, en esemomento todas aquellas mercancías o productos queson devueltos a la planta deben ser ingresados alalmacén de devoluciones, para que los responsables delos diferentes departamentos tomen la decisión deretrabajarlos, desmantelarlos para ser reciclados oenviarlos al almacén de desperdicio, no es frecuenteencontrar este tipo de almacenes en las empresas, porque la fi losofía actual de la calidad es trabajar al 100%sin defectos.

De materiales de consumo, limpieza y oficina

Son indispensables y se les conoce como consumibles,los cuales son requeridos para la limpieza, en lasoficinas, en las áreas de servicio, en las áreassanitarias etc.

Estos materiales consumibles se deben localizar ycontrolar en un lugar específico del almacén para sufácil disposición y que no entorpezca el flujo de otrosmateriales.

DE ACTIVO FIJO

La empresa cuenta con una serie de recursos que sirven para elfuncionamiento y operación de ésta, como pueden sermobiliarios, equipos de oficina y cómputo, maquinaria,instalaciones de servicios diversos etc., que no son objeto decomercialización de la operación de la empresa, pero querepresentan una inversión cuantificable y que como tal tienen unimpacto costeable y de amortización en las estructurascontables de la empresa, es por ello que todo este activo debeser controlado desde el almacén de activo fijo aunquecuriosamente muchas veces no exista nada físico en esterecinto, pero en teoría el activo fijo se encuentra en el almacénde activo fijo.

Actividades.

1.- Elaborará un ensayo sobre el cuidado mecánico que debetenerse en el manejo de los inventarios.

2.- Determina en un diagrama el nivel de responsabilidad de cadauno de los trabajadores en la recepción de mercancías.

3.- Elabora una propuesta sobre una nueva técnica para el manejode un almacén tipo.

4.-Determina el nivel de orden y limpieza que se tiene en elalmacén de su institución.

5.- Elaborará en forma individual una propuesta sobre nuevosformatos para el control de un almacén de activo fijo.

Coordinación del Almacén con otras

Áreas de la Empresa

PRODUCCIÓN

Es un departamento que depende al 100% de los almacenes, es dedonde se nutre para cumplir con los programas de producción y es adonde envía su producto terminado.

El departamento de producción es el responsable de elaborar elproducto para posteriormente pasarse al almacén.

COMPRAS

Es el departamento al que los almacenes le comunican susnecesidades para que abastezca del exterior todos aquellos materialesque requiere la planta para su operación.

El departamento de compras se encarga de todas las compras que seefectúen desde las compras de materia prima hasta compras deoficinas.

El departamento de compras se encarga de abastecer el almacén.

CONTABILIDAD

Se encarga de rec ib ir toda la información delmovimiento de entrada y sal ida de los mater ia lesen el a lmacén para tener un contro l de lo que set iene invert ido en los inventar ios que se t ienen enplanta.

E l departamento de contabi l idad es el encargado del levar todas las act iv idades contables y en almacénes indispensable para el contro l y la contabi l idad demater ia pr ima, herramienta, maquinar ia , etc.

COSTOS

Determina cual es el costo de mantener los inventarios y sumovimiento en los almacenes para establecer las estrategias deproducción, punto de reorden, lotes económicos y sobre la basede eso hacer que la operación de la empresa sea más Rentable yproductiva.

En este departamento se tienen contemplados todo tipo decostos, ya sea costos de producción, costos de operación ocualquier otro tipo de costos que ocasionen gastos a la empresadebido a la producción de los artículos y/o servicios que laempresa produce.

1.- Enuncia las funciones del almacén.

2. Menciona las formas de organización del almacén.

3. ¿Con qué áreas de la empresa se coordina el almacén?

4. ¿Cómo se denomina el formato con el cual se solicitan trabajos aldepartamento de mantenimiento?

5. ¿Cómo se denomina el mobiliario (mueble o anaquel) donde secolocan las tarjetas de control de existencias de almacén?

6. ¿Cómo se denomina al mueble con ruedas en el cual se colocan losartículos que entran o salen del almacén para facilitar su traslado?

7. ¿Cómo se denomina el equipo que facilita el alcance de los artículosque se encuentran en la parte superior de los anaqueles de losalmacenes?

MANEJO DE CONTROLES AUXILIARES DE INVENTARIOS

Tarjeta de Control de Existencias de Almacén

Finalidad

Es la de poder controlar los volúmenes de inventarios que seencuentran físicamente dentro del almacén y registrar todoslos días y cada movimiento que se efectúe de cada uno de losdiferentes inventarios que se están manejando para tenersiempre presente las necesidades de abastecimiento y entregade acuerdo a los programas.

1.- Poder promediar el consumo mensual para los cálculos de mínimo, punto de reorden y lote económico de compra.

b) Tener siempre a la vista la mercancía reservada que debe salir del almacén para el departamento de producción, debido a un programa de producción o en espera de completar un requerimiento.

c) Estar al corriente de lo que está por llegar al almacén, por pedidos en tránsito de compras.

d) Saber en cada instante la existencia física del almacén.

e) Conocer en cualquier momento la existencia real, o sea la física, más lo que está por llegar, menos lo que está reservado por salir.

ELEMENTOS

En esta tarjeta se deben tener los siguientes elementos o campos parapoder obtener y registrar la información correctamente del estatus en quese encuentre alguno de los inventarios requeridos:

a) Descripción del artículo.

b) Número de código.

c) Unidades en que se cuantifica.

d) Área a la que pertenece.

e) Proveedor que lo surte.

f) Persona de compras que le da seguimiento.

g) Registro de los movimientos de entrada.

h) Registro de los movimientos de salida.

i) Lote económico.

j) Punto de reorden.

k) Nombre y firma de quien asienta cada movimiento.

l) Consumos.

m) Mínimo.

n) Máximo.

DOCUMENTACIÓN FUENTE

Esta tarjeta se nutre o se sustenta de la informaciónque proveen los siguientes documentos paracumplir con los fines de informar verazmente lasexistencias reales en almacén de los inventariosrequeridos:

Vales de salida del almacén:

Es el documento necesario para poder sacar la mercancía, estos vales sirven para poder llevar el control de la mercancía que sale del almacén.

Notas de entrada al almacén:

Es la nota que usamos para la entrada de mercancía y así llevar un control estricto de la mercancía que ingresa.

Remisión del proveedor

Es el documento que remite el proveedor a reserva de enviarnos la factura correspondiente. Los elementos que contiene son los siguientes entre otros:

a) Número de remisión.

b) Fecha.

c) Datos generales de la empresa.

d) Descripción de la mercancía.

e) Cantidades y monto.

f) Firmas y sellos del proveedor.

g) Registro de devolución.

h) Tarjeta de desperdicios

Requisición viajera

• Finalidad:

Es un documento que como su nombre lo indica, se andamoviendo entre el almacén y los departamentos de control demateriales, contabilidad, costos y compras, con el objeto deque los interesados puedan hacer el seguimiento de losmovimientos de los materiales que están en el almacén paraefectuar los diferentes procesos administrativos que sonrequeridos por el sistema de la empresa.

Elementos

En esta tarjeta se deben tener los siguientes elementos o campos parapoder registrar y transmitir la información correcta del estatus en quese encuentre alguno de los inventarios requeridos:

a) Descripción del artículo.

b) Número de código.

c) Unidades en que se cuantifica.

d) Área de consumo.

e) Proveedor que lo surte.

f) Persona de compras que le da seguimiento.

g) Referencia de la orden de compra.

h) Referencia de la última remisión.

i) Fecha del último lote recibido.

j) Lote económico.

k) Punto de reorden.

l) Nombre y firma de quien asienta cada movimiento.

Documentación Fuente

Esta tarjeta se nutre o se sustenta de la información queproveen los siguientes documentos para informaroportunamente los movimientos reales de los inventariosrequeridos en almacén:

Directorio de proveedores

Es el documento utilizado por el área de compras, donde se registrantodos los datos generales de los proveedores que tienen las empresas,tanto nacionales como extranjeras, con los que realiza operaciones decompra-venta de los artículos o productos para el abastecimiento propiode la empresa, así como para la elaboración o transformación de losbienes y productos que fabrica y comercializa la empresa en losdistintos mercados.

Los elementos que contiene el directorio de proveedores, entre otros,son los siguientes:

a) Nombre del proveedor.

b) Dirección.

c) Teléfono, fax, correo electrónico, etc.

d) Registro federal de causantes.

e) Producto o productos que la empresa le compra.

f) Clave del producto.

g) Descripción del producto.

h) Condiciones comerciales.

i) Otros.

Tarjeta de control de existencias en el almacén:

Es el registro que lleva el área de almacén donde se registran lasentradas y salidas de materia prima, materiales indirectos, productosterminados, y en general, todos los insumos que entran o salen dedicha área.

En dicha tarjeta se registran los costos de las entradas y salidas de losinsumos mencionados para efectos de la determinación de los costos deproducción y para los efectos contables correspondientes; así mismo,se lleva el control de las existencias para efectos de estar al pendientede cuando estén por agotarse, elaborar la requisición para solicitar alproveedor un nuevo pedido, o sea, los puntos de reorden.

Por otra parte, sirven como base para determinar los mínimos ymáximos de existencias, para optimizar la función de compras.

Los elementos o información que contiene la tarjeta de control deexistencias de almacén, entre otros, son los siguientes:

a) Número de tarjeta.

b) Clave.

c) Descripción del artículo o producto.

d) Unidad.

e) Mínimos y máximos

f) Fecha de entrada y salida.

g) Cantidad de entrada y salida.

h) Referencia de la entrada y salida.

i) Costos.

j) Existencias.

k) Otros.