Inventario de la Capacidad Institucional

* El programa de ICMA Latinoamérica es ofrecido por International City Management Association de México, A.C. bajo licencia

de la International City/County Management Association (ICMA)

Inventario de la Capacidad Institucional

ICAPI

REPORTE DEL MUNICIPIO DE MONTERREY

1 y 2 de agosto de 2006

ICMA Latinoamérica*

Guadalajara, Jalisco. Septiembre de 2006

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Municipio de Monterrey

Septiembre 2006 1

INDICE

RESUMEN EJECUTIVO .................................................................................... 2 I. INTRODUCCIÓN ............................................................................................ 3

II. PARTICIPANTES.................................................................................... 5 II. ESTATUS DE LOS RUBROS Y SUS VARIABLES........................................ 6 III. DIAGNÓSTICO DE LAS VARIABLES Y SUS ELEMENTOS...................... 13

1. FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN............................................................. 13 1.1 Manejo mínimo liquidez....................................................................... 13 1.2 Autonomía financiera .......................................................................... 15 1.3 Planeación financiera .......................................................................... 18 1.4 Ciclo presupuestal............................................................................... 20 1.5 Manejo de patrimonio.......................................................................... 23

2. PLANEACIÓN........................................................................................... 25 2.1 Estructura para la planeación adecuada............................................. 25 2.2 Estructura para una visión a largo plazo ............................................. 27 2.3 Estructura para la planeación de mediano plazo (plan municipal de desarrollo) ................................................................................................. 27 2.4 Estructura para la planeación por temas............................................. 29 2.5 Estructura para la operación ordenada - planeacion a corto plazo ..... 29

3. RECURSOS HUMANOS .......................................................................... 31 3.1 Estructura organizacional que asegura una base adecuada para la administración de los recursos humanos .................................................. 31 3.2 Estructura para asegurar un adecuado reclutamiento......................... 34 3.3 Estructura para asegurar la mejor selección posible de personal ....... 35 3.4 Estructura para asegurar la contratación exitosa que sirva como base para una relación efectiva entre la institución y el empleado .................... 37 3.5 Estructura para asegurar una adecuada capacitación ........................ 38 3.6 Estructura para asegurar un adecuado sistema de promoción del personal .................................................................................................... 39 3.7 Estructura para asegurar una adecuada y justa remuneración........... 41 3.8 Estructura para asegurar el adecuado despido del personal .............. 42

4. MARCO LEGAL........................................................................................ 44 4.1 Estructura para asegurar que los documentos legales del ayuntamiento están adecuadamente fundamentados y dentro del marco legal .............. 44 4.2 Estructura para asegurar un marco legal actualizado de acuerdo a las leyes municipales y federales ................................................................... 45 4.3 Estructura para asegurar que la operación del gobierno esté respaldada por el ayuntamiento ................................................................ 45

4.4 Estructura para asegurar la adecuada administración del acervo municipal....................................................................................................... 46

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Septiembre 2006 2

RESUMEN EJECUTIVO El presente reporte es consecuencia de la participación del Gobierno del Municipio de Monterrey en el Inventario de la Capacidad Institucional - (ICAPI). Su contenido deriva de la evaluación realizada por Octavio Chávez, Director de ICMA Latinoamérica y Oscar Rivas, especialista y consultor de ICMA para Latinoamérica. La información contenida en este reporte se fundamenta en las diversas entrevistas que fueron realizadas a funcionarios de las Secretarias de Administración, Tesorería, Recursos Humanos del Gobierno del Municipio de Monterrey N.L. Las entrevistas se desarrollaron el 1y 2 de agosto de 2006 en la Ciudad de Monterrey. La mayor parte de la información incluida en este reporte se origina en los comentarios vertidos durante las entrevistas. Además, es necesario subrayar que se revisaron algunos documentos como evidencias físicas y/o documentales, mismas que sustentaron las exposiciones de los entrevistados. En lo general, se observa que el Gobierno del Municipio de Monterrey ha venido desplegando un esfuerzo significativo para el establecimiento de acciones que ordenen la operación de las áreas evaluadas y que conduzcan a la institucionalización de los procesos. En particular destacan los esfuerzos que han permitido la obtención de la certificación ISO para algunos procesos en las Secretarías de Administración y Tesorería. Estos avances deben ser reforzados a través de desplegar tareas relevantes para definir con mayor precisión las políticas que respaldan los procesos certificados, así como de aquellos cuya documentación y consolidación se considera necesaria para alcanzar los objetivos trazados por la administración municipal en materia de fortalecimiento institucional y requeridos para una buena operación del gobierno municipal. Para ordenar estas acciones, se recomienda el establecimiento de una coordinación que dirija los esfuerzos hacia su institucionalización. A través de la coordinación se sugiere determinar cuáles acciones son necesarias para fortalecer la institucionalidad y , por otra parte, establecer las prioridades que garanticen un avance ordenado, marginando aquellas acciones dirigidas a una meta que no será posible concretar. Cabe recordar que el objetivo del ICAPI es conocer el estado que guarda la capacidad institucional del gobierno, con base a los principios, políticas y parámetros que señala la herramienta y que están contenidas en este documento.

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I. INTRODUCCIÓN El Programa ICAPI, respaldado por la experiencia de ICMA acumulada en más de noventa años, consiste en la revisión de 91 variables constituidas por principios, políticas y parámetros que debieran existir en documentos (guías, manuales o reglamentos) establecidos por el Gobierno participante. Su objetivo fundamental es conocer el estado que guarda la capacidad institucional gubernamental, de modo que sirva como base para el establecimiento de estrategias que consoliden los esfuerzos realizados en la materia e implementar aquellos que no han sido considerados y que son importantes para el fortalecimiento institucional del gobierno municipal en las áreas de finanzas-administración, planeación, recursos humanos y marco legal. La aplicación del ICAPI en el gobierno del Municipio de Monterrey permitió identificar diversas políticas y principios que norman la operación financiera-administrativa, así como la administración del recurso humano, la planeación y el marco legal. De igual manera, se conoció la forma en que se implementan diversas políticas. Entre otras, se constató la existencia de aquellas vinculadas a incentivar el orden de las acciones realizadas por las áreas evaluadas, consecuencia del programa de certificación ISO en que participa el gobierno municipal. Destaca de manera particular los esfuerzos de organización operacional en las áreas de adquisiciones, recursos humanos y control del patrimonio. Adicionalmente, el ejercicio permitió identificar la existencia de un adecuado enfoque operativo vinculado a la necesidad de establecer procesos que ordenen la operación de las áreas involucradas y, asimismo, incentiven al resto de las áreas de la administración municipal. Es importante resaltar la notable “mística” y espíritu de trabajo de los funcionarios. Sin embargo, esta última fortaleza pudiera derivar en una debilidad si el esfuerzo no es canalizado hacia la consecución de objetivos comunes de fortalecimiento institucional. Bajo ésta premisa, los esfuerzos pudieran observar un buen desempeño, pero registran poco avance en la construcción de la institucionalidad del gobierno municipal. Incluso, se detectó en algunas áreas esfuerzos que aunque necesarios, no consideran la capacidad institucional para realizarlos, sobretodo cuando la administración se encuentra en procesos más elementales que requieren de mayor tiempo para consolidarse. Es pertinente la aclaración que un proceso de institucionalización, necesariamente, implica el anclaje de los principios, políticas y parámetros con sus respectivos procesos en una adecuada documentación, promoviendo una cultura laboral y la socialización de las prácticas y su reconocimiento por terceros actores (organizaciones, cabildo, cámaras empresariales, entre otros). En forma general, el ejercicio permitió la identificación de las siguientes áreas de oportunidad:

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a) Fortalecer los avances logrados en los procesos de certificación ISO en las distintas áreas analizadas, a través de la elaboración y aplicación de políticas explicitas y puntales que sirvan de sustento a la institucionalidad demandada para un buen gobierno.

b) La implementación de una cultura laboral que cuestione y revise constantemente los procesos operativos y administrativos.

c) Programas de trabajo que valoren la factibilidad de las metas buscadas, con el fin de atender lo posible y no desgastar a la institución en programas, que aunque deseables y necesarios, son poco factibles de llevarse a cabo, aunque se hayan ejecutado con éxito relativo.

d) El establecimiento, con mayor claridad, de principios, políticas y parámetros en todas las áreas administrativas y operativas.

Área de Finanzas:

e) A partir de la fortaleza actual, consecuencia de la documentación de algunos procesos como parte del programa de certificación ISO, será necesario integrar las otras áreas a un sistema de lineamientos equivalentes que promueva el orden y la coordinación en toda el área de finanzas y administación.

f) Asegurarse que los costos de mantenimiento sean siempre considerados en la adquisición de cualquier activo.

g) Empatar las metodologías relevantes y reorientar la proyección de ingresos y egresos, permitiendo visualizar el escenario a mediano plazo y no solamente al cumplimiento del presupuesto.

Planeación:

h) Desarrollar de manera puntual un sistema integral para la administración de la planeación para el gobierno municipal.

i) Asegurarse que la operación y uso de indicadores están sustentados en los planes, así como en los objetivos y metas de los programas.

j) Desarrollar un modelo para el establecimiento y uso de Planes Operativos Anuales (POAs) como parte integral del enlace entre los planes y los recursos asignados a los mismos (presupuesto).

Recursos Humanos:

k) Es imperante el establecimiento de principios, políticas y parámetros, de aplicación general, para la administración del recurso humano; sobre todo ante la desconcentración de algunas funciones administrativas a las áreas operativas.

Marco Legal:

l) Establecer de manera explicita políticas que sustenten las prácticas existentes e incentive otras que permitan una administración adecuada del marco legal.

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II. PARTICIPANTES En el proceso de evaluación se entrevistó a los siguientes funcionarios del Gobierno Municipal de Monterrey: Área de finanzas:

• Jorge Ramos • Jorge Salinas Garza • Juan Pedro Dávalos • Jesús Cantú Valderrama

Área de planeación:

• Octavio Navarro Gómez del Campo Área de Recursos Humanos:

• Gustavo Sanchez Arispe Área de Marco Legal:

• No fue posible entrevistar a nadie, sin embargo con la información obtenida de las otras entrevistas e información pública disponible se completo la sección.

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II. ESTATUS DE LOS RUBROS Y SUS VARIABLES Este capítulo detalla la situación y las características observadas durante el proceso de revisión y evaluación en cada rubro y sus variables. Se incluye una recomendación inmediata que ayudará a fortalecer institucionalmente al rubro correspondiente y, por consecuencia, a la variable. Es recomendable observar que la experiencia ganada a través de los diferentes ejercicios realizados como parte de los programas de Certificación ISO de varias de las Secretarías, permite construir a partir de ello una cultura hacia la documentación y mejora continua de la operación de la institución. La siguiente tabla muestra un resumen del Estatus que presentan cada una de las variables. Cabe mencionar que los rubros están conformados por variables de distintos tipos que conforman elementos, entendidos como las bases para verificar la existencia de principios, políticas y parámetros. La tercera columna debe interpretarse bajo las siguientes características:

A - ESTÁ DOCUMENTADA: La variable está respaldada en documentos, guías o manuales, permitiendo una mayor institucionalización. B - SÓLO EN LA PRÁCTICA: La variable es conducida bajo políticas, parámetros o principios que descansan principalmente en el conocimiento y la disciplina del funcionario o empleado responsable del proceso. C - NO EXISTE: La variable no se conduce a través de principios, políticas y parámetros –aún mínimos- de institucionalidad

El símbolo “+” que sigue a la letra que califica el estatus general de la variable representa la existencia de un esfuerzo que pudiera conducirla al nivel superior inmediato.

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FINANZAS

RUBRO VARIABLE

ESTATUS GENERAL DE LA VARIABLE:

C - NO EXISTE B - SÓLO EN LA

PRÁCTICA A - ESTÁ

DOCUMENTADA 1.1.1 Establecimiento de metas de liquidez B 1.1.2 Políticas de inversión de efectivo B 1.1.3 Compras generales A 1.1.4 Compras a mayoreo A 1.1.5 Reserva de obligaciones y contingencias

B

1.1.6 Políticas de pago A

1.1 MANEJO MÍNIMO LIQUIDEZ

1.1.7 Manejo de efectivo A 1.2.1 Actualización y verificación de los datos del catastro y padrón de contribuyentes

A

1.2.2 Políticas de recaudación A 1.2.3 Eficiencia en el servicio de recaudación (atención al contribuyente)

A

1.2.4 Transparencia en el uso de los recursos recaudados

A

1.2.5 Programas de ahorro B 1.2.6 Registro de deuda B

1.2 AUTONOMÍA FINANCIERA

1.2.7 Control de deuda de los organismos municipales descentralizados

B

1.3.1 Desempeño presupuestal B 1.3.2 Padrón de proveedores A 1.3.3 Integración de portafolios de inversión

B

1.3.4 Políticas para auditoria externa A 1.3.5 Políticas de planeación financiera de largo plazo

B

1.3 PLANEACIÓN FINANCIERA

1.3.6 Políticas de gasto operativo asociado con la inversión

B

1.4.1 Aplicación de normas contables B 1.4.2 Separación de fuentes B 1.4.3 Política presupuestal A 1.4.4 Proyección de ingresos B+ 1.4.5 Calendario de elaboración del proyecto de presupuesto

A

1.4.6 Elaboración participativa del presupuesto

A

1.4.7 Ejecución del presupuesto B

1.4 CICLO PRESUPUESTAL

1.4.8 Control presupuestal B 1.5.1 Políticas para el control del inventario del patrimonio

A

1.5.2 Políticas de liquidación de bienes ociosos y reemplazo de equipo obsoleto

B

1.5.3 Políticas para la contratación y/o adquisición de bienes, obras y servicios.

A

1.5.4 Programa de mantenimiento A

1.5 MANEJO DEL PATRIMONIO

1.5.5 Programa de inventarios y almacenamiento de consumibles

A

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PLANEACIÓN

RUBRO VARIABLE

ESTATUS GENERAL DE LA

VARIABLE: C - NO EXISTE

B - SÓLO EN LA PRÁCTICA A - ESTÁ

DOCUMENTADA 2.1.1 Metodología y sistematización para el desarrollo y actualización de planes y programas

B

2.1.2 Acceso a la información C 2.1.3 Sistema de medición B+

2.1. ESTRUCTURA PARA LA PLANEACIÓN ADECUADA

2.1.4 Registro y Control de actualización de planes

C

2.2.1 Desarrollo y actualización C+ 2.2.2 Participación de los ciudadanos B

2.2 ESTRUCTURA PARA UNA VISION A LARGO PLAZO 2.2.3 Vinculación con otros planes y

programas C+

2.3.1 Desarrollo y actualización B+ 2.3.2 Inclusión de la participación ciudadana

B+ 2.3. ESTRUCTURA PARA LA PLANEACIÓN DE CORTO Y MEDIANA PLAZO (PLAN MUNICIPAL DE DESARROLLO)

2.3.3 Vinculación con el plan Estratégico y con otros planes y programas

C+

2.4.1 Desarrollo y actualización C 2.4.2 Inclusión de la participación ciudadana

C+ 2.4. ESTRUCTURA PARA LA PLANEACIÓN POR TEMAS 2.4.3 Vinculación con el PMD y con otros

planes y programas C+

2.5.1 Desarrollo y actualización C 2.5.2 Vinculación con el PMD y con otros planes temáticos y con otros planes y programas

C

2.5.3 Aplicación de la medición del desempeño

B

2.5. ESTRUCTURA PARA LA OPERACIÓN ORDENADA- PLANAEACION A CORTO PLAZO

2.5.4 Vinculación con el presupuesto C

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RECURSOS HUMANOS

RUBRO VARIABLE



PRÁCTICA A - ESTÁ

DOCUMENTADA 3.1.1 Aplicación del organigrama A 3.1.2 Organización con puestos, perfiles y niveles

A

3.1.3 Fondo de pensiones A 3.1.4 Mantenimiento de políticas anti-discriminatorias

B

3.1.5 Reglamento Interno de Trabajo A

3.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL QUE ASEGURA UNA BASE ADECUADA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS 3.1.6 Registro de personal A

3.2.1 Determinación de las necesidades de personal

B

3.2.2 Sistema para realizar convocatorias internas, externas o de ambos tipos.

C

3.2.3 Sistema para el anuncio de vacantes B

3.2 ESTRUCTURA PARA ASEGURAR UN ADECUADO RECLUTAMIENTO

3.2.4 Atención a cada persona interesada en laborar en el gobierno municipal

A

3.3.1 Preselección de aspirantes C 3.3.2 Diseño, actualización y aplicación de exámenes

C

3.3.3 Realización de entrevistas justas y equitativas

C

3.3 ESTRUCTURA PARA ASEGURAR LA MEJOR SELECCIÓN DE PERSONAL POSIBLE 3.3.4 Emisión de la recomendación para la

contratación C

3.4.1 Proceso legal de contratación A 3.4.2 Inducción como empleado del Ayuntamiento

C 3.4. ESTRUCTURA PARA ASEGURAR LA CONTRATACIÓN EXITOSA QUE SIRVA COMO BASE PARA UNA RELACIÓN EFECTIVA ENTRE LA INSTITUCIÓN Y EL EMPLEADO

3.4.3 Inducción al área o departamento C

3.5.1 Aprobación de actividades de capacitación

A

3.5.2 Documentación de la capacitación recibida

A

3.5.3 Identificación de necesidades de capacitación por área o función

A

3.5. ESTRUCTURA PARA ASEGURAR UNA ADECUADA CAPACITACIÓN

3.5.4 Registro de proveedores de capacitación (internos y externos)

A

3.6.1 Proceso de evaluación del desempeño

B

3.6.2 Realimentación a los empleados en función de su desempeño

C

3.6.3 Sistema de realimentación de los empleados para con el Ayuntamiento

C

3.6 ESTRUCTURA PARA ASEGURAR UN ADECUADO SISTEMA DE PROMOCIÓN

3.6.4 Reasignación de niveles de los empleados

C

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3.7.1 Tabla de una adecuada remuneración acorde a las funciones, responsabilidades, el mercado laboral y la capacidad financiera del Ayuntamiento

A 3.7. ESTRUCTURA PARA ASEGURAR UNA ADECUADA Y JUSTA REMUNERACIÓN

3.7.2 Determinación del nivel de sueldo en función de la tabla de remuneración, del desempeño y los resultados demostrados

B

3.8.1 Marco para las condiciones de despido

C

3.8.2 Despido de empleados por conductas y actos indebidos o por bajo desempeño

C 3.8 ESTRUCTURA PARA ASEGURAR EL ADECUADO DESPIDO DEL PERSONAL 3.8.3 Despido de empleados por cambios

en las condiciones y necesidades del gobierno municipal.

C

MARCO LEGAL

RUBRO VARIABLE



PRÁCTICA A - ESTÁ DOCUMENTADA

4.1.1 Registro de documentos legales

C+

4.1.2 Elaboración y trámite de los acuerdos del Cabildo

B

4.1 ESTRUCTURA PARA ASEGURAR QUE LOS DOCUMENTOS LEGALES DEL AYUNTAMIENTO ESTÁN ADECUADAMENTE FUNDAMENTADOS Y DENTRO DEL MARCO LEGAL

4.1.3 Elaboración y trámite de contratos C+

4.2.1 Registro de reglamentos

B

4.2.2 Revisión de reglamentos vigentes C+

4.2 ESTRUCTURA PARA ASEGURAR UN MARCO LEGAL ACTUALIZADO DE ACUERDO A LAS LEYES MUNICIPALES Y FEDERALES

4.2.3 Seguimiento a nuevas leyes y proyectos de leyes municipales y federales que afectan al Ayuntamiento

B

4.3.1 Registro de manuales, guías y memorandos

C+

4.3.2 Revisión de documentos vigentes C+

4.3 ESTRUCTURA PARA ASEGURAR QUE LA OPERACIÓN DEL GOBIERNO SEA RESPALDADA POR EL AYUNTAMIENTO

4.3.3 Proceso para el mantenimiento del marco legal de acuerdo a la operación del Ayuntamiento

C+

4.4.1 Proceso para recabar material para el acervo municipal

B 4.4 ESTRUCTURA PARA ASEGURAR LA ADECUADA ADMINISTRACIÓN DEL ACERVO MUNICIPAL

4.4.2 Acceso al acervo municipal B

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De los resultados del análisis de las áreas involucradas en el ejercicio, se desprende que Finanzas/Administración y Recursos Humanos cuentan con la mayor fortaleza institucional, aunque se presume que existen buenas prácticas en lo referente a la administración del marco legal, esto no fue posible verificar. La parte de la administración de la planeación hay fortalezas pero también retos relevantes que son necesarios atender. Para el caso de Finanzas, los rubros que presentan mayores indicios de institucionalidad son manejo de patrimonio, manejo de liquidez y autonomía financiera, seguidos por el rubro de ciclo presupuestal. Por su parte, el rubro que muestra más áreas de oportunidad es “Planeación Financiera”. Respecto al caso de la administración de la Planeación, se cuenta con prácticas en lo relativo al plan de mediano plazo (Plan Municipal de Desarrollo), con retos importantes en la parte de planes de largo plazo y sobre todo en asegurar la existencia de Planes Operativos Anuales para todas las áreas de la administración del Municipio de Monterrey. En el área de Recursos Humanos se cuenta con esfuerzos recientes que han promovido acciones pertinentes para elevar el grado de institucionalidad. Sin embargo, estos esfuerzos observados en todos los rubros, no deben limitarse a la documentación de procesos: será necesario documentar adecuadamente las políticas que los sustentan de manera explicta. Los rubros con mayor fortaleza que derivarían en una institucionalidad con mayor solidez son aquellos relacionados con la estructura organizacional y la capacitación del personal. Finalmente, el caso de la administración del marco legal no fue posible verificar la estructura de soporte documental de la institucionalidad del área. Sin embargo con la información obtenida de las otras entrevistas e información pública disponible se desarrollo la sección, incluyendo las recomendaciones. La tabla siguiente resume la clasificación de las variables:

DISTRIBUCIÓN DE LAS VARIABLES SEGÚN SU ESTATUS

AREA / RUBRO TOTAL DE

VARIABLES A (Está

documentada)

B (Sólo en la práctica)

C (No

existe) FINANZAS 1.1 Manejo mínimo liquidez 7 4 3 1.2 Autonomía financiera 7 4 3 1.3 Planeación financiera 6 2 4 1.4 Ciclo presupuestal 8 3 3 1.5 Manejo del patrimonio 5 4 1 PLANEACIÓN 2.1. Estructura para la planeación adecuada

4 2 2

2.2 Estructura para una vision a largo plazo

3 1 2

2.3. Estructura para la planeación de corto y mediana plazo (plan municipal de desarrollo)

3 2 1

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2.4. Estructura para la planeación por temas 3 3

2.5. Estructura para la operación ordenada- planeación a corto plazo

4 1 3

RECURSOS HUMANOS 3.1 Estructura organizacional que asegura una base adecuada para la administración de los recursos humanos

6 5 1

3.2 Estructura para asegurar un adecuado reclutamiento

4 1 2 1

3.3 Estructura para asegurar la mejor selección de personal posible

4 4

3.4. Estructura para asegurar la contratación exitosa que sirva como base para una relación efectiva entre la institución y el empleado

3 1 2

3.5. Estructura para asegurar una adecuada capacitación

4 4

3.6 Estructura para asegurar un adecuado sistema de promoción

4 1 3

3.7 Estructura para asegurar una adecuada y justa remuneración

2 1 1

3.8 Estructura para asegurar el adecuado despido del personal

3 3

MARCO LEGAL 4.1 estructura para asegurar que los documentos legales del ayuntamiento están adecuadamente fundamentados y dentro del marco legal

3 1 2

4.2 estructura para asegurar un marco legal actualizado de acuerdo a las leyes municipales y federales

3 2 1

4.3 estructura para asegurar que la operación del gobierno sea respaldada por el ayuntamiento

3 3

4.4 estructura para asegurar la adecuada administración del acervo municipal

2 2

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III. DIAGNÓSTICO DE LAS VARIABLES Y SUS ELEMENTOS 1. FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN 1.1 Manejo mínimo liquidez 1.1.1 Establecimiento de metas de liquidez - Estatus: B La operación relativa al control de liquidez se sustenta en la experiencia del equipo directivo del área de Tesorería y no se cuentan con políticas puntuales y explicitas sobre la necesidad de mantener una liquidez adecuada. Al respecto, se recomienda que se cuente con políticas explicitas y puntuales para:

• Hacer compatibles los flujos de efectivo en función de las necesidades y de los recursos cíclicos y periódicos.

• Revisar las metas de liquidez [como mínimo dos veces por período fiscal].

• Advertir, cuando sea necesario, a las Secretarías que una compra o contrato implica un desajuste mayor en la meta de liquidez establecida.

1.1.2 Políticas de inversión de efectivo - Estatus: B El municipio administra el flujo de efectivo en función de la experiencia de los responsables del área de egresos, quienes buscan las mejores condiciones, sin contar con principios documentados. Al respecto, se recomienda que se establezcan políticas explicitas y puntuales para:

• Identificar y seleccionar opciones de inversión. • Comparar riesgos y vencimientos. • Actualizar regularmente el portafolio de inversiones que asegure la

adquisición de las mejores opciones que ofrece el mercado. • Revisar los documentos y su comportamiento como mínimo dos veces

por período fiscal). • Requerir al banco o instituciones financieras respaldos que garanticen

las inversiones contratadas. Ejemplo; CETES. 1.1.3 Compras generales - Estatus: A El Municipio de Monterrey cuenta con un sistema que permite la clasificación de las compras por ‘familias’, a las cuales esta asignado un comprador. Además se cuenta con un Manual de Políticas sobre la clasificación de familias para las compras del municipio. Así mismo se cuenta con un catalogo de productos y se contabiliza la demanda de los productos con el fin de identificar posibles productos que puedan ser adquiridos a través de licitaciones con ahorros directos para el municipio.

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Aprovechando que el municipio cuenta ya con un sistema adecuado de documentación como parte de la Certificación ISO, se recomienda asegurarse que dicha documentación incluya de manera explicita políticas para:

• Clasificar y definir las adquisiciones por su tipo (compras de productos y compras de servicios)

• Clasificar las adquisiciones de acuerdo a su rango de compra (compras a menudeo y compras a mayoreo)

• Registrar las adquisiciones (nombre proveedor, monto de compra por proveedor, tipo de producto que vende al municipio, desempeño o Estatus –adecuado, inadecuado, activo, no activo, vetado, expulsado-)

• Regular las compras por caja chica • Revisar regularmente (al menos dos veces al año) el registro de

proveedores 1.1.4 Compras a mayoreo - Estatus: A Las operaciones de compra a mayoreo están sujetas al mismo sistema de clasificación de compras por familias descrito en el punto anterior. Las compras se ajustan a lo definido en el Reglamento de Adquisiciones del municipio. Además el ejercicio de la certificación ISO ha permitido la introducción exitosa de prácticas de documentación de las políticas y procesos. Se recomienda que de manera detalla se asegure que la documentación incluya políticas explicitas para:

• Registrar las adquisiciones más frecuentes y las de mayor volumen. • Licitar la mayor cantidad de adquisiciones, financiera y operativamente

apropiada (período de tres meses). • Revisar regularmente (al menos dos veces al año) el proceso de

licitación. 1.1.5 Reserva de obligaciones y contingencias - Estatus: B La práctica en el municipio se sujeta a la ley estatal en la materia, sin embargo se recomienda que aprovechando la dinámica que permite la necesidad de documentar los procesos instituidos por la certificación ISO, que se aseguren que en dicha documentación se incluya de manera explicita políticas para:

• Registrar las obligaciones contractuales con, al menos, información del acreedor, cantidad, fecha de pago obligado, recargos y área/programa y generador de la obligación.

• Operar el fondo que prevé el pago a las obligaciones contractuales. • Revisar la efectividad del registro de las obligaciones y los fondos

creados para prever el pago. 1.1.6 Políticas de pago - Estatus: A La práctica en el municipio se sujeta a un reglamento donde se estipula un máximo de 45 días para pagar. No existe política referente a pronto pago para lograr descuentos. Se recomienda la revisión del Reglamento de Adquisiciones

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en el marco de la dinámica instituida por los procesos del programa de certificación ISO, para asegurarse que se cuente con políticas explicitas para:

• Evaluar el costo financiero que ilustra la conveniencia de aprovechar las

oportunidades de “pronto pago”. 1.1.7 Manejo de efectivo - Estatus: A El municipio de Monterrey cuenta con un manual para guiar las compras de caja chica, además de la documentación de procesos relativos al manejo de efectivo como parte del programa de certificación del ISO. Se recomienda revisar la documentación existente para asegurase que se tienen políticas explicitas para:

• Definir la forma de recepción de los pagos y la contabilización del ingreso

• Definir quién y cada cuándo se realizan los depósitos; asegurando que exista la verificación detallada del efectivo (arqueo). [Separación de roles y responsabilidades]

• Resguardar el efectivo (caja de seguridad, cantidades máximas, entre otros).

• Administrar los fondos revolventes • Establecer metas de rendimiento y condiciones mínimas para respaldar

las inversiones • Realizar los arqueos regularmente (Confirmar registros de tiempo en

tiempo) • Cambiar cheques por efectivo.

1.2 Autonomía financiera 1.2.1 Actualización y verificación de los datos del catastro y padrón de contribuyentes - Estatus: A El municipio de Monterrey cuenta con documentación para la mayoría de los procesos de tesorería, como parte del programa de certificación ISO. En este sentido, las políticas para la operación del catastro y padrón de contribuyentes están documentadas. Sin embargo, se recomienda revisar la documentación existente para asegurarse que se tienen políticas explicitas para:

• Garantizar que cualquier cambio en la infraestructura de las propiedades (inmuebles) sea del conocimiento del catastro [para la actualización del registro correspondiente].

• Comparar regularmente los registros del padrón de catastro con aquellos administrados por otras dependencias [Si no existiera un solo patrón] (licencias, agua, etcétera). [Se recomienda una verificación cada 2 ó 3 años].

• Verificar que cualquier trámite realizado ante el municipio, que afecte los registros de los padrones municipales (catastro, agua, licencias, etcétera), no registre adeudos.

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• Comparar los padrones de los usuarios de los servicios municipales con aquellos de otras dependencias estatales o federales (CFE, Luz y Fuerza, CNA, etcétera).

1.2.2 Políticas de recaudación - Estatus: A Como parte del programa de certificación ISO, el municipio de Monterrey ha documentado muchos de los procesos de tesorería,. Por ejemplo se cuenta con un manual para establecer metas, pero en lo general son prácticas que son definidas por cada área. Se recomienda revisar la documentación existente para asegurase que se tienen políticas explicitas para:

• Definir la eficiencia (tanto en monto como en número de cuentas) en cada rubro de los ingresos del municipio (relación de cuentas al corriente contra el total de cuentas y grados de morosidad). [Para la reducción de la misma].

• Definir las cuentas incobrables (clasificación, proceso para declarar una cuenta incobrable, dar de baja la o las cuentas incobrables)

• Definir períodos y tipos de revisión de los parámetros y los resultados del ejercicio.

1.2.3 Eficiencia en el servicio de cobro (atención al contribuyente) Estatus: A El municipio de Monterrey ha documentado muchos de los procesos de tesorería, como parte del programa de certificación ISO. Por ejemplo se cuenta con la práctica de tener un registro estadístico de atención a los contribuyentes, incluyendo las quejas. Se tiene la práctica de establecer un porcentaje (como incentivo) para los ejecutores. Se recomienda revisar la documentación existente para asegurase que se tienen políticas explicitas para:

• Asegurar que los pagos al Gobierno municipal sean ágiles y bajo estándares de cordialidad y oportunidad.

• Registrar, procesar y encauzar las opiniones de los ciudadanos para mejorar la atención prestada.

• Regular la periodicidad del análisis del servicio al contribuyente. • Definir los niveles de cobranza y de excepción de pago/cobranza. • Establecer un proceso escalonado e ininterrumpido de cobranza,

suspendido sólo por el pago o el cumplimiento de requisitos claramente estipulados y difundidos.

1.2.4 Transparencia en el uso de los recursos recaudados Estatus: A El municipio de Monterrey cuenta con documentación de muchos de los procesos de tesorería, como parte del programa de certificación ISO. Por ejemplo se reportan diariamente todos los ingresos, de manera formal y digital, los cuales son publicados en la página de Internet; además se elabora un reporte mensual con un comparativo de tres meses con respecto al año

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anterior. Se recomienda revisar la documentación existente para asegurase que se tienen políticas explicitas para:

• Informar a los ciudadanos de los tiempos y los tipos del proceso de recaudación.

• Informar acerca de la aplicación de los recursos recaudados (servicios, obras por zona y población beneficiada)

• Reconocer y adoptar las buenas prácticas y experiencias de otros municipios, de grupos especializados y de organismos públicos y/o privados.

• Realizar auditorias que aseguren cumplimiento de las normas legales. • Definir la periodicidad del análisis de las políticas relacionadas con la

transparencia de la información pública. 1.2.5 Programas de ahorro - Estatus: B El municipio de Monterrey cuenta documentación de muchos de los procesos de tesorería, como parte del programa de certificación ISO. No se presentaron evidencias sobre el tema en específico. Se recomienda revisar la documentación existente para asegurase que se tienen políticas explicitas para:

• Definir las metas de ahorros. • Propiciar ahorros en, al menos, tres áreas: insumos materiales,

energéticos (electricidad y gasolina) y comunicaciones. [Sin mermar la calidad de los servicios].

• Establecer la periodicidad del análisis de las metas de ahorro y su grado de cumplimiento.

1.2.6 Registro de deuda - Estatus: A El municipio de Monterrey cuenta documentación de muchos de los procesos, de tesorería, como parte del programa de certificación ISO y los mandatos de ley. No se presentaron evidencias sobre el tema en específico. Se recomienda revisar la documentación existente para asegurase que se tienen políticas explicitas para:

• Administrar las deudas de corto, mediano y largo plazo. El registro debe incluir, entre otros, contenido y mantenimiento.

• Definir los tipos de deudas (propia, solidaria y/o de los organismos paramunicipales).

• Regular la periodicidad del análisis del registro de deuda del estado. • Establecer los límites de endeudamiento y manejar la capacidad de la

misma. • Definir los motivos y fines para contratar deuda. • Calcular la capacidad de endeudamiento

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1.2.7 Control de deuda de los organismos estatales descentralizados Estatus: B El municipio de Monterrey cuenta documentación de muchos de los procesos de tesorería, como parte del programa de certificación ISO y los mandatos de ley. No se presentaron evidencias sobre el tema en específico. Se recomienda revisar la documentación existente para asegurase que se tienen políticas explicitas para:

• Registrar las deudas de los organismos descentralizados. El registro debe incluir, entre otros, contenido, tipo de deuda (propia, solidaria u otra), su mantenimiento y los plazos.

• Regular la periodicidad de la revisión y el análisis del registro de deuda de cada uno de los organismos paramunicipales.

1.3 Planeación financiera 1.3.1 Desempeño presupuestario - Estatus: B El municipio de Monterrey cuenta documentación de muchos de los procesos de tesorería, como parte del programa de certificación ISO. No se presentaron evidencias sobre el tema en específico. Se recomienda revisar la documentación existente para asegurase que se tienen políticas y parámetros explicitos para:

• Determinar metas financieras con énfasis en el manejo de la deuda de mediano y largo plazo (bancos, acreedores diversos, ADEFAS, etcétera).

• Establecer estándares relativos a los déficit en el presupuesto (general y por áreas).

• Definir la periodicidad de la revisión y el análisis del comportamiento y la proyección del desempeño presupuestal.

• Administrar los superávit del presupuesto. 1.3.2 Padrón de proveedores - Estatus: A El municipio cuenta con un sistema de padrón de proveedores, que se encuentra, en su parte procesal, documentado. Esto como parte del sistema de certificación ISO, asignado al área responsable de adquisiciones y quien opera el sistema. Se recomienda que como parte de la mejora a los sistemas, se asegure que el sistema tiene documentada políticas explicitas para:

• Que el padrón de proveedores incluya una estructura definida y con una periodicidad de mantenimiento, establecida formalmente

• Revisar y, en su caso, perfeccionar las reglas que gobiernan la administración del padrón de proveedores.

1.3.3 Integración de portafolios de inversión - Estatus: B

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El municipio de Monterrey cuenta documentación de muchos de los procesos de tesorería, como parte del programa de certificación ISO. No se presentaron evidencias sobre el tema en específico. Se recomienda revisar la documentación existente para asegurarse que se tienen políticas explicitas para:

• Definir la adecuada administración del portafolio de inversiones, que incluya su horizonte (recomendado entre 3 y 5 años), el diseño del sistema de control y el proceso para definir la prioridad de los proyectos de inversión.

• Definir la periodicidad en la actualización del portafolio de inversión. • Determinar la aceptación de inversiones no incluidas en el portafolio de

inversión. 1.3.4 Políticas para auditoria externa - Estatus: A El municipio esta obligado por ley a contar con una auditoria externa, que además es requerida como una obligación en razón a la necesidad mantener su calificación crediticia al día, motivada por la emisión de bonos que aun están en el mercado. Se recomienda revisar los procesos documentados para asegurarse que se cuenta con políticas explicitas para:

• Contratar auditoria externa (reglas de contratación). • Licitar (en proceso público) el servicio de auditoria externa

[recomendado para cada 6 años]. • Definir la periodicidad de la revisión y el análisis de los resultados de la

auditoria externa y las reglas de contratación. 1.3.5 Políticas de planeación de largo plazo - Estatus: B El municipio de Monterrey cuenta documentación de muchos de los procesos de tesorería, como parte del programa de certificación ISO. No se presentaron evidencias sobre el tema en específico.Se recomienda revisar la documentación existente para asegurase que se tienen políticas explicitas para:

• Definir la planeación financiera a largo plazo que, entre otros, establezca el horizonte (se recomienda al menos 6 años), las fuentes de ingresos, egresos, necesidades y el nivel de deuda aceptable, presente y proyectada.

• Definir la periodicidad para la revisión y el análisis de los parámetros y los principios de la planeación financiera a largo plazo.

1.3.6 Políticas de gasto operativo asociado con la inversión Estatus: B El Municipio de Monterrey cuenta con una práctica muy limitada para considerar el impacto en el gasto operativo a raíz de inversiones. Por ello es ampliamente recomendable que se definan e incorporen a la documentación existente políticas explicitas para:

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• Asegurar que en el análisis de inversión se consideren los gastos

operativos derivados y sean reflejados en el presupuesto. • Definir reglas para presupuestar los gastos operativos de la inversión,

tales como plazos, montos, metodología, responsables, entre otros. • Definir la periodicidad para la revisión y el análisis de los parámetros y

las políticas del impacto de las inversiones en el presupuesto operativo. 1.4 Ciclo presupuestal 1.4.1 Aplicación de normas contables - Estatus: B El municipio de Monterrey cuenta documentación de muchos de los procesos de tesorería, como parte del programa de certificación ISO. No se presentaron evidencias sobre el tema en específico. Se recomienda revisar la documentación existente para asegurase que se tienen políticas explicitas para:

• Definir las normas y prácticas contables que deben regir la contabilidad del municipio; ciñéndose a lo estipulado por el marco legal y a las normas aceptadas (o recomendadas) internacionalmente para gobiernos locales.

• Definir la periodicidad y el proceso de la revisión y el análisis de las normas contables aplicables al estado.

1.4.2 Separación de fuentes - Estatus: B El municipio de Monterrey cuenta documentación de muchos de los procesos de tesorería, como parte del programa de certificación ISO. No se presentaron evidencias sobre el tema en específico. Se recomienda revisar la documentación existente para asegurase que existen políticas explicitas para:

• Generar un sistema contable que ofrezca información de la operación (ingresos y egresos) de cada área (por separado), principalmente de aquellos rubros donde se obtienen ingresos por derechos, aprovechamientos e impuestos. Lo anterior ayudará que generar información precisa sobre la eficiencia financiera de cada área.

1.4.3 Política presupuestal - Estatus: A El Municipio de Monterrey ha venido desarrollando un modelo para poder establecer un sistema presupuestal integral. Se cuenta con el documento “Guía para la Elaboración del Presupuesto” que contiene principios y políticas relativas al tema. Se recomienda el asegurarse que se cuenta en los documentos con políticas explicitas para:

• Definir el ciclo presupuestal que incluya la generación, aprobación y aplicación del presupuesto. [Habrá que citar los principios del ciclo. De

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existir 10, por ejemplo, se citarán los 10, asegurándose que se revisará el cumplimiento de la totalidad de dichos principios].

• Definir la periodicidad de la revisión y el análisis del ciclo presupuestal. • Definir la estructura de presentación del presupuesto; Introducción,

Justificación, Contenido, Medición, entre otros. [Ejemplo: incluir comparativos sobre ejercicios anteriores -de dos a tres años-].

• Definir detalladamente la presentación de los compromisos de pago a deuda de ejercicios anteriores y a deuda pública contabilizada.

• Definir el uso de fondos provenientes de préstamos o ingresos extraordinarios destinado a la inversión. [Los fondos no deberán utilizarse para el gasto corriente y/o para establecer programas que requieren fondeo continuo].

• Definir el establecimiento de fondos para el reemplazo de bienes en el marco de un programa de administración del patrimonio.

1.4.4 Proyección de ingresos - Estatus: B+ El documento “Guía para la Elaboración del Presupuesto” contiene políticas para la proyección de ingresos en el presupuesto, aunque estas deberán ser complementadas para el caso de la proyección de ingresos en un presupuesto en operación. Por ello, es recomendable que se asegure que las políticas definidas también consideren las condiciones para:

• Definir la metodología para la proyección de los ingresos, que incluya la periodicidad de las proyecciones (diaria, semanal, quincenal, mensual, etc.).

• Validar los escenarios como base para la proyección de los ingresos. • Definir la periodicidad de la revisión y el análisis de la metodología de

proyección de ingresos. 1.4.5 Calendario de elaboración del proyecto de presupuesto Estatus: A El documento “Guía para la Elaboración del Presupuesto” establece un calendario para la elaboración de un presupuesto. Se recomienda que se asegure que las políticas definidas en la guía o bien en práctica actual consideren las condiciones para:

• Definir con detalle el calendario para la elaboración del presupuesto. • Definir la periodicidad de la revisión del calendario para la elaboración

del presupuesto. 1.4.6 Elaboración participativa del presupuesto - Estatus: A El Municipio de Monterrey tiene la práctica y procesos, documentados como parte del programa de certificación ISO, que buscan incluir a través de la solicitud (de parte de las áreas) de un presupuesto operativo y de inversión al inicio del proceso de elaboración del presupuesto. Sin embargo, se recomienda que se ajusten las políticas para instrumentar un proceso de elaboración del presupuesto donde las áreas, no únicamente hacen una solicitud, sino existen

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discusiones sobre el porqué de los montos solicitados y compromisos concretos y que pueden ser medidos por parte de las áreas solicitantes. En otras palabras debe promoverse una interactividad entre los responsables de elaborar el presupuesto y el resto de las áreas. Por ello es necesario asegurarse que se cuenta con políticas para:

• Definir la metodología que asegure la participación, de forma interactiva, de todas las dependencias del Gobierno municipal en el proceso de elaboración del proyecto de presupuesto. (La metodología debe incluir los formatos para presentar propuestas, justificaciones y sus indicadores respectivos). [Se recomienda la elaboración de manuales o guías -o el enriquecimiento de los existentes].

• Definir la periodicidad de la revisión y el análisis del proceso de elaboración del proyecto de presupuesto, que considere la participación de las áreas operativas.

1.4.7 Ejecución del presupuesto - Estatus: B El municipio de Monterrey cuenta documentación de muchos de los procesos de tesorería, como parte del programa de certificación ISO. No se presentaron evidencias sobre el tema en específico. Se recomienda revisar la documentación existente para asegurase que se tienen políticas explicitas para:

• Definir la metodología que asegure que todas las Secretarías cuenten con la información mensual del ejercicio de su gasto, su relación respecto al presupuesto aprobado, la proyección de erogaciones y la guía para solicitar aclaraciones.

• Definir la periodicidad de la revisión y el análisis del proceso correspondiente de cada área operativa.

1.4.8 Control presupuestal - Estatus: B El municipio de Monterrey cuenta documentación de muchos de los procesos de tesorería, como parte del programa de certificación ISO. No se presentaron evidencias sobre el tema en específico. Se recomienda revisar la documentación existente para asegurase que se tienen políticas explicitas para:

• Definir la metodología que asegure que cuando una partida presupuestal requiera ser rebasada, sea (n) realizada (s) la (s) transferencia (s) para mantener el orden (presupuestal y contable) en la o las partidas afectadas y, consecuentemente, en todo el presupuesto.

• Emitir por escrito o correo electrónico alarmas presupuestarias, requiriendo la implementación de acciones para subsanar el sobregiro presupuestal o la falta detectada.

• Definir la periodicidad de la revisión y el análisis de los procesos que aseguren el mantenimiento de la continuidad en el orden presupuestal.

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1.5 Manejo de patrimonio 1.5.1 Políticas sobre control de inventario del patrimonio Estatus: A El Municipio de Monterrey cuenta con un inventario del patrimonio contenido en el “Listado de Control de Inventario”. En el están documentados, como parte del programa ISO, procesos para la adición, mantenimiento y remoción de los bienes del municipio. Para el caso de los bienes inmuebles, el municipio se ajusta a lo comandado por la Ley Estatal de Ordenamiento Territorial, para lo cual también se incluye en el control del inventario el valor catastral registrado de los bienes inmuebles. Existe una oportunidad en la necesidad de que se tenga una sistema que homogenice la información relativa al estatus de todos los bienes, así pues, se recomienda que se asegure que cuentan con políticas para:

• Establecer y administrar el inventario que incluya el uso, control y desincorporación de los muebles e inmuebles propiedad del Gobierno del estado.

• Definir la periodicidad de la revisión y el análisis del sistema de inventario municipal. [Uso, control y desincorporación de los bienes del estado].

• Asegurar que en el presupuesto anual se incluya (n) partida (s) para el mantenimiento y el reemplazo del patrimonio, de acuerdo a las condiciones y uso de los bienes del estado.

1.5.2 Políticas de liquidación de bienes ociosos y reemplazo de equipo obsoleto - Estatus: B El Municipio de Monterrey cuenta con la práctica para la liquidación y reemplazo de bienes, sin embargo, se recomienda la definición de políticas claras y puntuales para:

• Liquidar los bienes ociosos y reemplazar el equipo obsoleto que sean generales y para casos específicos, que definan los tratos diferenciados requeridos.

• Definir la periodicidad de la revisión y el análisis de los procesos para la liquidación de los bienes ociosos y reemplazo de equipo obsoleto.

1.5.3 Políticas para la contratación y/o adquisición de bienes, obras y servicios - Estatus: A El Municipio de Monterrey sigue los lineamientos del reglamento de adquisiciones. Se recomienda que se revisen las políticas y prácticas actuales para la contratación de obras, servicios y adquisición de bienes, para asegurarse que se incluyan políticas para:

• Licitar y contratar la realización de obras, bienes y servicios, que incluya las reglas, el calendario, la difusión y el proceso de documentación.

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• Reglamentar las decisiones que impliquen la discrecionalidad en los procesos -desde su licitación hasta su contratación- de licitación y/o contratación de bienes, realización de obra, prestación de servicios u otros.

• Definir la periodicidad de la revisión y el análisis de los procesos de licitación y contratación de obras, bienes y prestación de servicios.

1.5.4 Programa de mantenimiento - Estatus: A El Municipio de Monterrey tiene asignadas las responsabilidades del mantenimiento en varias áreas operativas de la administración. En algunas áreas se pudiera contar con un mejor conjunto de políticas, ya sean explicitas y documentadas o bien implícitas. De cualquier manera, se recomienda que se asegure que se cuenta con políticas generales y especificas para:

• Asegurar el mantenimiento adecuado de los bienes muebles e inmuebles del estado, con énfasis en el mantenimiento preventivo.

• Procurar la reducción de riesgos y gastos de operación y extender la vida útil de los bienes del estado.

• Definir la periodicidad de la revisión y el análisis de los procesos de mantenimiento del patrimonio municipal.

1.5.5 Programa de inventarios y almacenamiento de consumibles Estatus: A El Municipio de Monterrey por conducto del área responsable de adquisiciones cuenta con políticas sobre el manejo de consumibles en almacén. Es recomendable que se asegure que existan políticas para:

• Conducir un programa de inventarios y el almacenamiento adecuado de los consumibles (espacios físicos especiales para material delicado, manejo de materiales frágiles, definición de responsabilidades por mal manejo, entre otros).

• Definir la periodicidad de la revisión y el análisis de los procesos de inventarios y almacenamiento

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2. PLANEACIÓN 2.1 Estructura para la planeación adecuada 2.1.1 Metodología y sistematización para el desarrollo y actualización de planes y programas - Estatus: B El Municipio de Monterrey tiene la práctica de elaborar el Plan Municipal de Desarrollo. Quedando como un área de oportunidad la definición de la promoción y establecimiento del modelo para la administración de la planeación, para lo que se recomienda como punto de partida, contar con políticas para:

• Establecer claramente la forma para definir el tipo de planeación a utilizar según sea el caso, Planeación estratégica, Táctica, Operacional u otro tipo.

• Definir claramente la metodología y sus elementos para efectuar el diagnóstico base para la planeación (según sea el caso), definiendo específicamente bajo que condiciones no se llegue a utilizar el análisis de causalidad en el diagnóstico.

• Definir específicamente el proceso y sus elementos para desarrollo de programas incluyendo, la formulación y actualización del análisis matricial correspondiente.

• Definir los elementos indispensables para el análisis del balance entre la oferta y demanda relativa a las obligaciones del ayuntamiento con respecto a infraestructura y servicios que debe prestar.

• Definir puntualmente la relación de las áreas responsables de la planeación y las operativas. Si existe un sistema centralizado o no. Bajo que parámetros se toma la decisión y como se documenta y da seguimiento para medir el impacto de la decisión.

• Establecer todo el proceso de planeación soportado en el marco legal existente.

2.1.2 Acceso a la información - Estatus: C El Municipio de Monterrey cuenta con un reglamento de acceso a la información, sin embargo no se tiene contemplado la necesidad específica de contar y ofrecer libre acceso a información relevante para la planeación como pudiera ser datos demográficos actualizados, estudios de tendencias, rezagos en atender demandas de infraestructura y sociales, etcétera. Por lo que se recomienda establecer políticas para:

• Establecer reglas claras sobre el tipo y forma en que los ciudadanos pueden acceder a la información que apoye la planeación.

• Definir un modelo que facilite el ordenamiento y consulta de información, para uso interno y externo. Asignación de claves únicas o al menos relacionadas con los padrones e información operativa y administrativa del ayuntamiento.

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• Mecanismos para canalizar y resolver disputas de los ciudadanos con relación al acceso a la información en este tema.

• Parámetros para apoyar la decisión sobre la apertura de información. 2.1.3 Sistema de medición - Estatus: B+ El Municipio de Monterrey cuenta con un instrumento de seguimiento al PMD con indicadores que son actualizados regularmente y analizados semestralmente a nivel programa. Adicionalmente a la práctica existente, es recomendable elaborar el manual del sistema, desarrollar un sistema de indicadores para dar seguimiento a la operación institucional – que atiende las funciones que debe realizar el gobierno municipal por ley-, así como se hace con el programa (PMD) del gobierno en turno. Para favorecer una operación institucional de un sistema de indicadores, es conveniente contar con políticas para:

• Definir indicadores de orden institucional y aquellos que están ligados a programas o acciones directamente ligadas a programas coyunturales asociados con la administración en curso.

• Cada objetivo y meta de un plan o programa debe tener asociado un indicador cuantitativo de impacto o resultado. Cuando no sea posible evaluar uno, se debe definir por lo menos una variable Proxy o equivalente a evaluar.

• Se deben agrupar o identificar claramente los indicadores según su origen y uso: decisiones administrativas – insumo, producción, producto; decisiones ejecutivas – además de los indicadores para decisiones administrativas, impacto (social y económico).

• Elaborar la ficha técnica de cada indicador • El uso de los indicadores permite la comparación en el tiempo y con

otras entidades similares. • La operatividad de los indicadores esta en manos o al menos es

coordinada por una tercera área para promover la imparcialidad y certeza en los resultados.

2.1.4 Registro y control de actualización de planes - Estatus: C El Municipio de Monterrey no cuenta con procesos que le permita de manera puntual llevar un registro y control de la actualización de planes que faciliten su administración adecuada. Se recomienda establecer políticas explicitas y documentadas para:

• Elaborar un registro planes, el cual debe contener por lo menos la siguiente información; Tipo de plan, fecha de aprobación, fecha recomendada para su revisión y tiempo máximo que debe existir entre la aprobación de la última versión y la aprobación de la revisión.

• Asignar al registro de planes la relación de leyes y reglamentos que impactan al plan, así como los planes sobre los cuales se tiene impacto.

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2.2 Estructura para una visión a largo plazo 2.2.1 Desarrollo y actualización - Estatus: C+ El Municipio de Monterrey no cuenta con políticas especificas que orienten acciones hacia la definición de planes de largo plazo. Existe la preocupación de si la planeación a largo plazo debe ser integral de la zona metropolitana o bien sólo del municipio. Como punto de apoyo a la discusión, es relevante definir en principio políticas explicitas para el municipio y que consideren las condiciones para:

• Planear en un horizonte de, al menos, 10 años. • Elaborar un diagnóstico de tipo general que incluya información

directamente vinculada con los puntos relevantes de los planes. • Establecer una metodología prospectiva que incluya diversos análisis

(entre otros, el FODA y definición de escenarios). • Establecer el plan, considerando el pasado y un futuro deseado.

2.2.2 Participación de los ciudadanos - Estatus: B El Municipio de Monterrey tiene prácticas en facilitar la participación ciudadana en los planes de mediano plazo (Plan Municipal de Desarrollo), sin embargo no cuenta con procesos y políticas específicas que oriente acciones que defina la participación ciudadana para los planes de largo plazo. Es recomendable definir políticas explicitas para:

• Promover, con un alto grado de independencia, la inclusión de los ciudadanos. [La autoridad sólo funge como moderadora].

• Promover y facilitar que la participación ciudadana aporte elementos a la visión y planeación de largo plazo, a las estrategias y a la actualización de los planes.

2.2.3 Vinculación con otros planes y programas - Estatus: C+ El Municipio de Monterrey no cuenta con políticas especificas que definan la relación entre el plan de largo plazo y los programas. Se recomienda definir, en principio, políticas explicitas para:

• Vincular los temas de los planes propios a los planes y programas de otros órdenes de gobierno y de organismos sociales de la región.

2.3 Estructura para la planeación de mediano plazo (plan municipal de desarrollo) 2.3.1 Desarrollo y actualización - Estatus: B+ El Municipio de Monterrey tiene la práctica de desarrollar el PMD bajo un esquema de alta participación y conducción profesional. Existiendo la oportunidad de mejorar, la documentación de los procesos que llevan a la

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realización del PMD y sobre todo, la definición explicita de políticas que permitan institucionalizar las prácticas de desarrollo del PMD. En este sentido, se recomienda la definición concreta de políticas para:

• Establecer los parámetros que rigen el proceso de formulación del PMD donde se tenga un horizonte de planeación de al menos 4 años.

• Elaborar el diagnóstico que incluya información directamente relacionada con los puntos relevantes de los planes.

• Definir el proceso que asegure la coordinación con otros actores institucionales.

2.3.2 Inclusión de la participación ciudadana - Estatus: B+ El Municipio de Monterrey tiene la práctica de asegurase que exista una participación ciudadana relevante en el proceso de formulación del PMD, sin embargo, esta práctica no esta adecuadamente respaldada por políticas debidamente documentadas e institucionalizadas. Adicionalmente, es necesario que se asegure el nivel del grado en que se involucra y se considera la participación ciudadana en el proceso de planeación. Para el caso de planes de mediano plazo como el PMD, se recomienda que la participación ciudadana sea de nivel consulta, en virtud que las autoridades electas son responsables de las decisiones en su papel de representantes de la comunidad. Por lo anterior, es deseable que se cuente con políticas para:

• Asegurar la participación ciudadana, donde se debe certificar que esta se da y que sus aportaciones son tomadas en cuenta en los procesos de la planeación.

• Promover y facilitar la participación ciudadana, donde se debe asegurar que ésta se dé tanto para la generación de los planes, como su actualización.

2.3.3 Vinculación con el Plan Estratégico y con otros planes y programas Estatus: C+ El Municipio de Monterrey no cuenta con políticas específicas que orienten las relaciones entre los planes estratégicos y otros planes y programas. Se recomienda definir incialmente políticas explicitas para:

• Vincular los temas de los planes a los planes de otros órdenes de gobierno y de organismos sociales de la región.

• Asegurar, en el marco del PMD, la relación, el nivel y la forma de cooperar, y para aprovechar programas similares de otros órdenes de gobierno y de organismos sociales de la región.

• Asegurar una sincronía del PMD con el plan de desarrollo urbano y sus planes parciales, así como otros planes temáticos existentes como pudieran ser: el plan de desarrollo social, plan de desarrollo económico y plan de desarrollo ambiental entre otros.

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2.4 Estructura para la planeación por temas 2.4.1 Desarrollo y actualización - Estatus: C+ El Municipio de Monterrey no cuenta con políticas especificas que orienten acciones para asegurar la generación, la buena administración y el mantenimiento de planes temáticos. Se recomienda definir inicialmente políticas explicitas para:

• Asegurar la inclusión, al menos, de la seguridad pública, desarrollo urbano, ambiental, económico y social.

• Describir el perfil de actores que deben participar y definir las acciones y los procesos adicionales necesarios para cada tipo de plan.

• Actualizar periódicamente cada uno de los programas emanados o asociados de cada plan.

2.4.2 Inclusión de la participación ciudadana - Estatus: C+ El Municipio de Monterrey no cuenta con políticas especificas que aseguren puntualmente la participación ciudadana en los procesos de generación, instrumentación y adaptación de los planes temáticos. Se recomienda definir políticas explicitas para:

• Asegurar la participación y aportación de las partes interesadas y/o afectadas en los procesos de planeación temática y la definición de sus programas.

• Promover y facilitar la participación de los ciudadanos en la elaboración, instrumentación y actualización de los planes.

2.4.3 Vinculación con el PMD y con otros planes y programas Estatus: C+ El Municipio de Monterrey no cuenta con políticas especificas que orienten acciones hacia la vinculación de los planes de mediano plazo con los planes temáticos. Se recomienda definir políticas explicitas para:

• Vincular los planes temáticos a los planes del municipio a largo y mediano plazo y con los planes de otros órdenes de gobierno y/o organismos sociales de la región.

• Vincular, de forma detallada, el PMD con otros planes temáticos similares.

2.5 Estructura para la operación ordenada - planeacion a corto plazo 2.5.1 Desarrollo y actualización - Estatus: C El Municipio de Monterrey no cuenta con políticas que orienten acciones que garantice que cada área cuenta con un Plan Operativo Anual (POA). Se recomienda de manera especial definir políticas explicitas para:

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• Incluir el perfil de los actores que deben participar en la elaboración del

POA. • Elaborar el POA, incluyendo plazos y la definición de responsables para

su elaboración. 2.5.2 Vinculación con el PMD; con otros planes temáticos y con otros planes y programas - Estatus: C El Municipio de Monterrey no cuenta con políticas que vinculen los POA con la visión y programas que se han definido para el municipio. Se recomienda definir políticas explicitas para:

• Vincular directamente el POA con el PMD y otros planes temáticos relevantes.

• Asegurar la relación, el nivel y la forma de cooperar y aprovechar programas similares de otros órdenes de gobierno y de organismos sociales.

2.5.3 Aplicación de la medición del desempeño - Estatus: B El Municipio de Monterrey tiene la práctica de revisar a través de un reporte los avances definidos por el sistema de indicadores existente. Sin embargo, no se cuenta con políticas específicas, que permita que los indicadores estén ligados de manera directa a compromisos puntales de desempeño descritos en el POA. Se recomienda definir en políticas explicitas para:

• Definir indicadores (insumo, productividad, entre otros) para la adecuada administración del POA y establecer el impacto de los mismos.

• Elaborar el manual del sistema de indicadores, detallando su contenido. • Promover la vinculación del desempeño de los programas del POA con

el desempeño del PMD. 2.5.4 Vinculación con el presupuesto - Estatus: C El Municipio de Monterrey no cuenta con políticas que vinculen de manera directa y reciproca al POA con el proceso de elaboración del presupuesto y su aplicación. Se recomienda de manera especial definir políticas explicitas para:

• Asegurar que cada actividad descrita en el POA tiene asignada una cuenta de partida presupuestal.

• Asegurar que cada actividad descrita en el POA defina los montos y los resultados esperados.

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3. RECURSOS HUMANOS 3.1 Estructura organizacional que asegura una base adecuada para la administración de los recursos humanos 3.1.1 Aplicación del organigrama - Estatus: A El Municipio de Monterrey cuenta con un reglamento interior de la administración municipal que define la estructura del organigrama. Adicionalmente, y como parte del sistema de documentación desarrollado por el programa de certificación ISO, se cuenta con políticas definas relativas a la estructuración del organigrama. Se recomienda como parte del programa de mejoramiento, que se revisen las políticas actuales, o se incluyan nuevas políticas, que aseguren una adecuada estructura organizacional en función de las acciones definidas en el PMD. Para ello, es pertinente que se cuente con políticas para:

• Definir en los planes municipales los responsables de su ejecución. • Reflejar en el organigrama las necesidades operativas para ejecutar los

planes. • Mantener empatada la versión gráfica del organigrama con la estructura

de la organización. • Definir las líneas operativas de comando, considerando las prioridades

estipuladas en los planes. • Asegurar que cada empleado tenga sólo un supervisor, aunque pudiera

tener actividades conjuntas con varias áreas operativas. • Asegurar que cada área tenga únicamente una persona responsable.

3.1.2 Organización con puestos, perfiles y niveles - Estatus: A El Municipio de Monterrey cuenta con una guía para la elaboración de los manuales de puestos y perfiles. En la práctica se cuenta con manuales para muchas de las áreas e inclusive se han hecho actualizaciones recientes. Los manuales solo incluye el personal operativo, de coordinadores hacia abajo. Se recomienda que además de expandir los niveles de puestos con descripción de puestos y perfiles (de Secretario hacia abajo), asegurarse de que se cuenta con políticas explicitas, quizá incluidas en la guía para la elaboración de manuales de puestos y perfiles, para:

• Definir las responsabilidades y líneas de comando (hacia arriba y hacia abajo) de cada puesto incluido en el organigrama.

• Incluir en el manual la descripción detallada de las características que debe cumplir la persona contratada y aquellas habilidades y conocimientos deseables para la posición

• Definir el nivel de autoridad de las posiciones, sus alcances y limitaciones, incluyendo la responsabilidad y los resultados de las personas bajo supervisión (de existir).

• Revisar y actualizar los puestos, perfiles y niveles (para la remuneración).

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• Definir la duración del período de prueba y qué condiciones adicionales son necesarias cumplir antes de que un empleado sea considerado empleado permanente (dentro de los parámetros que marcan las leyes).

3.1.3 Fondo de pensiones - Estatus: A El Municipio de Monterrey cuenta con un sistema dual de pensiones: uno para los trabajadores que empezaron a laborar antes de 1994, los cuales están sujetos al sistema de pensiones definido en el reglamento para tal efecto de 1975; por otro lado, están el resto de los trabajadores. Las condiciones difieren primordialmente en los años requeridos para la jubilación y si hay aportación al fondo de pensiones por parte del trabajador o no. El sistema de pensiones aplica únicamente a los trabajadores de base. Se recomienda asegurarse que se cuenta con políticas para:

• Garantizar su nivel de independencia operativa y financiera. • Revisar regularmente y en base a estudios actuariales la conformación

de las aportaciones al fondo de pensiones que garantice su solvencia en el tiempo.

• Revisar regularmente y en base a estudios actuariales las condiciones de retiro para empleados de base y, según aplique, para los “de confianza” y los electos.

• Establecer reglas claras y específicas para que los fondos no puedan ser utilizados para la operación cotidiana del gobierno.

3.1.4 Mantenimiento de políticas anti-discriminatorias - Estatus: B El Municipio de Monterrey tiene como práctica no promover las acciones discriminatorias, sin embargo es necesario establecer políticas precisas, por lo menos, para:

• Evitar la discriminación, en el proceso de contratación, por motivos de género, estado civil, embarazo, origen nacional, religión, preferencias políticas o edad.

• Asegurar la no-discriminación en el empleo por cualquier motivo que no sea un mejor cumplimiento del perfil requerido.

3.1.5 Reglamento interno de trabajo - Estatus: A El Municipio de Monterrey cuenta con un reglamento interior de trabajo que data de 1975, aunque se han hechos adecuaciones, aun contiene secciones que requieren ser actualizadas. Por otro lado, como parte del marco normativo de la relaciones con los trabajadores, se cuenta con el Contrato Colectivo con el Sindicato. El contrato es actualizado anualmente y como norma, las relaciones laborales ahí definidas, se hacen extensivas a los empleados no sindicalizados. El gobierno municipal también tiene la práctica de elaborar un folleto sobre los principales cambios al contrato colectivo, mismo que es distribuido entre los empleados y directivos. Con el fin de consolidar e instaurar una mayor institucionalidad, se recomienda asegurase que existen políticas explicitas para:

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• Asegurar que el reglamento interno cumple cabalmente con lo

establecido en las leyes y reglamentos pertinentes. • Revisar regularmente lo referente a permisos y licencias u otro tipo de

apoyo que implique la ausencia laboral. • Revisar regularmente lo referente a otorgar beneficios laborales. (Entre

otros, préstamos, permisos, incapacidades, seguro médico, pensiones y jubilaciones).

• Definir la responsabilidad y el uso de los recursos que se asignan para realizar las labores que demanda la operación.

• Asegurar que el reglamento interno sea revisado y actualizado con regularidad.

• Revisar, en forma periódica, las descripciones de puestos y perfiles, permitiendo su consulta a todo el personal.

• Establecer en algunas áreas o dependencias especializadas reglamentación adicional, como pudiera ser el caso de la Dirección de Seguridad Pública Municipal.

• Asegurar que el contrato colectivo de trabajo (sindical) sea de acceso al público.

• Asegurar que el reglamento sea aplicable a todos los empleados del municipio (tanto los “de confianza”, como los sindicalizados y por honorarios).

• Asegurar que el personal de los organismos paramunicipales se adhieran al Reglamento o que cuenten con uno propio (autorizado por el organismo rector y avalado por el Cabildo).

• Establecer las reglas de conducta esperadas de los empleados, más allá de lo descrito en la ley de responsabilidades de los servidores público u ordenanzas similares.

3.1.6 Registro del personal - Estatus: A El Municipio de Monterrey tiene documentado el proceso de registro del personal, como parte del programa de certificación ISO con que cuenta el municipio. Se recomienda revisar que la documentación defina con claridad, políticas para:

• Establecer un formato de registro de personal con los datos relevantes de los empleados. (Entre otros:

o Solicitud o Registro de contratación o Cambios de puestos y responsabilidades o Historial de remuneraciones y bonos o Promociones o Recomendaciones o Acciones disciplinarias o Evaluación del desempeño o Capacitación recibida).

• Establecer sistemas de información, que incluya, su resguardo, su compilación, cuándo y qué tipo de información puede ser compartida. [Los empleados tienen acceso a su propio registro].

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3.2 Estructura para asegurar un adecuado reclutamiento 3.2.1 Determinación de las necesidades de personal - Estatus: B El Municipio de Monterrey no cuenta con políticas claras para definir necesidades del personal. En general, existe una práctica de únicamente realizar reemplazo de personal ya que no se autoriza nuevo personal a menos que tesorería valide la existencia de la partida presupuesta para tal efecto. En el proceso existente, no se valida la necesidad específica de la plaza que quedo vacante y por lo tanto la pertinencia de hacer el reemplazo. En tal sentido, se recomienda que se establezcan políticas para:

• Asegurar que cualquier contratación está respaldada y justificada en el organigrama y cuenta con el perfil correspondiente.

• Asegurar que cualquier contratación está avalada por un presupuesto aprobado. [Existe un mecanismo de control de personal que incluye el respaldo presupuestal].

3.2.2 Sistema para realizar convocatorias internas, externas o de ambos tipos - Estatus: C El Municipio de Monterrey, como parte de su política de operación desconcentrada, tiene la práctica de que el proceso de selección y decisión para contratar personal es ejecutado por las direcciones administrativas de las distintas Secretarías. El área responsable de Recursos Humanos de la Secretaría de Administración, únicamente se responsabiliza de formalizar la contratación y la administración de la nómina. Con una política de orden operativo, se recomienda que el área de Recursos Humanos emita políticas generales que deben ser atendidas por todas las áreas administrativas de las Secretarías. Para el caso de las actividades de las convocatorias del proceso de selección de personal, se recomienda se incluyan políticas para:

• Definir el tipo de búsqueda de personal (interna, externa, cerrada, por convocatoria, etcétera).

• Respaldar la decisión de contratación. • Informar al área de Recursos Humanos de la decisión, del tipo y del

alcance en la búsqueda de candidatos para cubrir la vacante. 3.2.3 Sistema para el anuncio de vacante - Estatus: B El Municipio de Monterrey cuenta con prácticas distintas para el anuncio de vacantes según la Secretaría. La Secretaria de Policía y Tránsito es la única que cuenta con un reglamento que regula de manera puntual el proceso de contratación entre otros puntos. Se recomienda que el área de Recursos Humanos emita políticas generales que deben ser observadas por todas las áreas administrativas de las Secretarías. Para el caso de las actividades de los anuncios de vacantes, se recomienda se incluyan políticas para:

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• Definir un proceso de anuncio de vacantes que garantice una adecuada contratación e ‘inversión pública’ en capital humano.

• Asegurar que toda convocatoria de vacantes incluya las obligaciones, responsabilidades, habilidades, competencias, estudios solicitados y cualesquier otro requisito.

• Especificar claramente las fechas contenidas en la convocatoria. [Entre otras, la fecha límite de entrega de solicitud y la publicación de resultados]

• Considerar la publicación regional o nacional si la vacante es especializada o requiere de un alto nivel de profesionalización.

3.2.4 Atención a cada persona interesada en laborar en el gobierno municipal - Estatus: A El Municipio de Monterrey cuenta con una Bolsa de Trabajo cuya operación esta documentada como parte del programa de certificación ISO con que cuenta el municipio. Además de incluir a las personas en la Bolsa de Trabajo, se recomienda asegurase de que se cuenta con políticas explicitas para:

• Definir el proceso para dar seguimiento a todas las solicitudes de empleo [El proceso implica que todo candidato puede o no ser contactado regularmente para ser notificado del avance. Todos los contactos están documentados y hay fechas ‘fatales’ para dar de baja nombres].

3.3 Estructura para asegurar la mejor selección posible de personal 3.3.1 Preselección de aspirantes - Estatus: C El Municipio de Monterrey, como parte de su política de operación desconcentrada, tiene la práctica de que el proceso de selección y decisión de contratar es ejecutado por las direcciones administrativas de las distintas Secretaría. Con una política de orden operativo, se recomienda que el área de Recursos Humanos emita políticas generales que deben ser observadas por todas las direcciones administrativas de las Secretarías. Para el caso de las actividades del proceso de preselección de personal, se recomienda se definan políticas explicitas para:

• Definir el proceso (y sus elementos) de preselección de aspirantes y su relación con los requisitos del puesto y el perfil deseado.

• Asegurar que en caso de errores u omisiones mínimas en la solicitud, ésta no sea descartada. [Se busca su corrección antes de la entrevista o la participación en los exámenes de preselección o selección, según sea el caso].

• Mantener los elementos básicos que establecen la selección de personal, empero de la existencia de procesos diversos o específicos.

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3.3.2 Diseño, actualización y aplicación de exámenes - Estatus: C El Municipio de Monterrey, como parte de su política de operación desconcentrada, tiene la práctica de que el proceso de selección y decisión de contratar es ejecutado por las direcciones administrativas de las distintas Secretaría. Con una política de orden operativo, se recomienda que el área de Recursos Humanos emita políticas generales que deben ser observadas por todas las direcciones administrativas de las Secretarías. Para el caso de las actividades de aplicaciones de exámenes, se recomienda se incluyan políticas documentadas y explicitas para:

• Asegurar la existencia de exámenes de evaluación en el proceso de selección.

• Definir la metodología que compruebe la efectividad de los exámenes que identifican a los candidatos más aptos.

3.3.3 Realización de entrevistas justas y equitativas - Estatus: C El Municipio de Monterrey, como parte de su política de operación desconcentrada, tiene la práctica de que el proceso de selección y decisión de contratar es ejecutado por las direcciones administrativas de las distintas Secretaría. Como una política de orden operativo, se recomienda que el área de Recursos Humanos emita políticas generales que deben ser observadas por todas las direcciones administrativas de las Secretarías. Para el caso de las entrevistas de candidatos, se recomienda se incluyan políticas para:

• Establecer metodologías para realizar entrevistas a los candidatos. • Establecer el proceso que guía las entrevistas realizadas a los

candidatos. 3.3.4 Emisión de la recomendación para la contratación Estatus: C El Municipio de Monterrey, como parte de su política de operación desconcentrada, tiene la práctica de que el proceso de selección y decisión de contratar es ejecutado por las direcciones administrativas de las distintas Secretaría. Como una política de orden operativo, se recomienda que el área de Recursos Humanos emita políticas generales que deben ser observadas por todas las direcciones administrativas de las Secretarías. Para el caso del proceso de la conclusión de la contratación, se recomienda se incluyan políticas para:

• Establecer una metodología que reporte los resultados del proceso de reclutamiento, basada en identificar al mejor candidato y no en una “simple” eliminación de los menos calificados.

• Definir recomendaciones basadas exclusivamente en las características relevantes de la vacante convocada.

• Asegurar la aplicación de las sanciones correspondientes cuando las recomendaciones no se apegan a lo establecido en el reglamento u otras disposiciones.

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• Procesar los resultados de las etapas del reclutamiento. • Informar a la Contraloría de la conclusión y resultados del proceso de

contratación. [El proceso incluye un informe escrito]. 3.4 Estructura para asegurar la contratación exitosa que sirva como base para una relación efectiva entre la institución y el empleado 3.4.1 Proceso legal de contratación - Estatus: A El Municipio de Monterrey tiene la responsabilidad de la contratación formal de sus empleados en la Dirección de Personal de la Secretaría de Administración. Los procesos involucrados en la contratación formal se encuentran documentados como parte del programa de certificación ISO. Se recomienda revisar las políticas implícitas y explicitas del proceso de contratación formal, para asegurarse que se cuentan con políticas para:

• Respaldar y justificar en el organigrama cualquier posición contratada. [Cuenta con el perfil correspondiente].

• Verificar que se cuenta con toda la documentación requerida como respaldo legal de la contratación.

3.4.2 Inducción como empleado del Gobierno del Municipio Estatus: C El Municipio de Monterrey no tiene la práctica de ofrecer inducción a los nuevos empleados. Se recomienda elaborar políticas para asegurarse que se ofrezca inducción a los nuevos empleados. Dichas políticas deben considerar:

• Establecer el proceso (y sus elementos) de inducción para los nuevos empleados del gobierno municipal con su contenido legal, institucional, etcétera.

• Definir los responsables de ofrecer la inducción al gobierno municipal • Elaborar el material necesario para ofrecer una adecuada inducción.

3.4.3 Inducción al área o departamento - Estatus: C El Municipio de Monterrey, como parte de su política de operación desconcentrada, tiene la práctica de que el proceso de atención a nuevos empleados es responsabilidad de las direcciones administrativas de las distintas Secretarías. Como una política de orden operativo, se recomienda que el área de Recursos Humanos emita políticas generales que deben ser observadas por todas las direcciones administrativas de las Secretarías. Se recomienda que dichas políticas para el proceso de inducción en cada área deben considerar las condiciones para:

• Definir los elementos que cada departamento o área debe cumplir para la inducción específica.

• Establecer el proceso de inducción del nuevo empleado al departamento o área respectiva.

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• Definir responsables de ofrecer la inducción. • Elaborar material que deba ser entregado o facilitado al nuevo empleado.

3.5 Estructura para asegurar una adecuada capacitación 3.5.1 Aprobación de actividades de capacitación - Estatus: A El Municipio de Monterrey tiene los procesos relativos a la capacitación debidamente documentados como parte del programa de certificación ISO. Se recomienda revisar las políticas implícitas y explicitas de los procesos de capacitación para asegurarse que se consideran las condiciones para:

• Identificar puntualmente las necesidades de capacitación de cada empleado. [Incluida la vinculación de los programas de capacitación con el desempeño laboral].

• Asegurar la existencia de procesos de capacitación que solucionen necesidades específicas

• Identificar claramente las necesidades de capacitación de cada área. [Se incluyen objetivos y alcances].

3.5.2 Registro de capacitación recibida - Estatus: A El Municipio de Monterrey tiene procesos documentados para el registro de la capacitación recibida por los empleados como parte del programa de certificación ISO. Se recomienda revisar las políticas implícitas y explicitas del proceso de registro de capacitación para asegurarse que se consideran las condiciones para:

• Definir las características del registro de capacitación de cada empleado; duración, tipo, especializada, entre otros.

• Garantizar el mantenimiento continuo del registro de capacitación de cada empleado.

3.5.3 Identificación de necesidades de capacitación por área o función Estatus: A El Municipio de Monterrey tiene procesos documentados para el registro de la capacitación recibida por los empleados como parte del programa de certificación ISO. Se recomienda revisar las políticas implícitas y explicitas del proceso de identificación de necesidades de capacitación para asegurarse que se consideran las condiciones para:

• Identificar de manera puntual y sistemática las necesidades de desarrollo de las habilidades de los empleados de cada área.

• Contar con un sistema que registre las funciones (o tareas) que requieren capacitación especializada y/o actualizada.

• Identificar y establecer las necesidades de capacitación de cada área. [Se incluyen objetivos y alcances].

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3.5.4 Registro de proveedores de capacitación (internos y externos) Estatus: A El Municipio de Monterrey tiene procesos documentados para el registro de la capacitación recibida por los empleados como parte del programa de certificación ISO. Se recomienda revisar las políticas implícitas y explicitas del proceso de registro de proveedores de capacitación para asegurarse que se consideran las condiciones para:

• Registrar a los proveedores de capacitación (internos y/o externos) incluyendo la calidad y efectividad de los servicios prestados. [Se definen los elementos del registro].

• Considerar los elementos legales en el proceso de registro de proveedores de capacitación.

• Evaluar el desempeño de los proveedores de capacitación. 3.6 Estructura para asegurar un adecuado sistema de promoción del personal 3.6.1 Proceso de evaluación del desempeño - Estatus: B El Municipio de Monterrey tiene una práctica no generalizada de medir el grado de cumplimiento con el trabajo, pero dista de tener un sistema de medición del desempeño. Entendiendo que el gobierno municipal tiene la práctica de que el proceso de administrar las relaciones directas con los empleados es responsabilidad de las direcciones administrativas de las distintas Secretarías, ser recomienda que la Dirección de Recursos Humanos emita políticas generales que todas las direcciones administrativas de las Secretarías deben observar sobre el sistema de medición de desempeño, donde se deben considerar las condiciones para:

• Definir el proceso para la medición del desempeño de los empleados. [El proceso define a las personas participantes. La evaluación es documentada y se realiza, al menos, una vez por año y con un período de realización claramente estipulado].

• Establecer formatos para el proceso de medición del desempeño de cada empleado. [Incluye las instrucciones para su llenado y la forma de definir la calificación por parte del supervisor responsable].

• Asegurar que la información específica de los empleados no sea pública. [Los reportes públicos sólo contienen información sobre la funcionalidad del proceso de evaluación].

3.6.2 Realimentación a los empleados en función de su desempeño Estatus: C El Municipio de Monterrey no cuenta con un sistema que garantice que los empleados reciben regularmente realimentación puntual sobre su desempeño. Se recomienda que la Dirección de Recursos Humanos emita políticas

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generales, que deben ser observadas por todas las direcciones administrativas de las Secretarías, sobre el sistema que se debe instrumentar para ofrecer regularmente realimentación a los empleados sobre su desempeño, donde se deben considerar las condiciones para:

• Realimentar a cada empleado con base a los resultados de la evaluación de su desempeño. [El proceso incluye la información completa de las herramientas de evaluación y el nivel de desempeño esperado].

• Establecer los formatos que deben ser llenados por cada empleado como parte del proceso de realimentación.

• Asegurar que la información específica de los empleados no sea pública. [Los reportes públicos sólo contienen información sobre la funcionalidad del proceso de realimentación].

3.6.3 Sistema de realimentación de los empleados para con el Gobierno Municipal - Estatus: C El Municipio de Monterrey no cuenta con un sistema que garantice que los empleados puedan dar realimentación al gobierno municipal, ya sea para mejorar sus servicios, como las condiciones en que se labora en la institución. Se recomienda que la Dirección de Recursos Humanos emita políticas generales, que deben ser observadas por todas las direcciones administrativas de las Secretarías, sobre un modelo que permita a los empleados emitir sus comentarios y recomendaciones al gobierno municipal de manera anónima (si así lo decide el empleado) sobre las actividades y condiciones laborales en el gobierno, donde se deben considerar las condiciones para:

• Recabar la opinión del empleado (personal u operativo) acerca de cualquier tema del gobierno municipal.

• Conformar consejos o comités internos que aseguren la confidencialidad de la realimentación de los empleados. [Los comentarios expresados deben ser recibidos por las personas indicadas que pudieran actuar en consecuencia].

• Asegurar que toda la realimentación sea documentada, clasificada, procesada y preservada.

• Asegurar que la información específica de los empleados no sea pública. [Los reportes públicos contienen información sobre la funcionalidad del proceso de comentarios y propuestas expresadas por los empleados].

3.6.4 Reasignación de niveles de los empleados - Estatus: C El Municipio de Monterrey, como parte de su política de operación desconcentrada, tiene la práctica de que el proceso de clasificación de los empleados es ejecutado por las direcciones administrativas de las distintas Secretaría. Como una política de orden operativo, se recomienda que el área de Recursos Humanos emita políticas generales que deben ser observadas por todas las direcciones administrativas de las Secretarías. Se recomienda se incluyan políticas para:

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• Reasignar nivel y responsabilidad del empleado en función de su desempeño y antigüedad en el gobierno municipal. [Los elementos del proceso están especificados].

• Involucrar a un consejo/comité que evalúe a los candidatos sujetos a la reasignación de nivel.

• Asegurar que las reasignaciones de nivel sean informadas al público. [Esta política tiene dos fines principales: que los ciudadanos estén informados sobre las funciones de los empleados del gobierno municipal y la obtención del reconocimiento público a los empleados por sus méritos].

3.7 Estructura para asegurar una adecuada y justa remuneración 3.7.1 Tabla de una adecuada remuneración acorde a las funciones, responsabilidades, el mercado laboral y la capacidad financiera del Gobierno del Estado - Estatus: A El Municipio de Monterrey cuenta con tabuladores para la remuneración de los empleados. Se recomienda que la documentación referida al uso de los tabuladores sea revisada para asegurarse que las políticas son descritas explícitamente, y las mismas toman en cuenta las condiciones para:

• Actualizar el tabulador para la remuneración de todos los empleados. [El proceso pudiera incluir el estudio del mercado laboral en la localidad].

• Incluir a la tabla de remuneración elementos como: nuevo ingreso, diferencial del desempeño, antigüedad (cuando aplique), tiempo extra, compensaciones extraordinarias (incluye la normatividad para su aplicación), entre otros.

• Instaurar un consejo o comité que apoye al proceso de actualización del tabulador de la remuneración. [Es recomendable que algunos, si no la mayoría de los integrantes del consejo o comité, no pertenezcan al gobierno municipal].

• Revisar y actualizar el tabulador de remuneración de los empleados del gobierno municipal.

3.7.2 Determinación del nivel de sueldo en función de la tabla de remuneración, del desempeño y los resultados demostrados. Estatus: B El Municipio de Monterrey en la práctica busca ordenar su estructura de remuneración a través de la clasificación de los empleados y el tabulador de salarios. Esta práctica, sin embargo, requiere de una revisión detallada y sistemática. Es recomendable que se realice de manera paulatina y por áreas. Para llegar a tener un sistema general, equitativo y justo de remuneración se recomienda que existan políticas generales para:

• Asegurar que la asignación de sueldo de cada empleado se realice en función exclusiva de lo estipulado en el tabulador salarial.

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• Revisar los procesos regular y sistemáticamente. 3.8 Estructura para asegurar el adecuado despido del personal 3.8.1 Marco para las condiciones de despido - Estatus: C El Municipio de Monterrey, como parte de su política de operación desconcentrada, tiene la práctica de que las relaciones laborales con los empleados son responsabilidad de las direcciones administrativas de las distintas Secretaría. Como una política de orden operativo, se recomienda que el área de Recursos Humanos emita políticas generales que deben ser observadas por todas las direcciones administrativas de las Secretarías. Esto para asegurarse que en todo momento se puede contar con el marco adecuado que permita el despido de cualquier empleado. Se entiende que la política implícita es la de evitar cualquier problema ante la difícil situación de remover a un empleado, por ello es necesario contar con políticas claras y documentadas para:

• Despedir al personal. [Causas, motivos y el procedimiento están definidos].

• Identificar a los empleados cuyo desempeño o actitud pudieran originar la necesidad de su despido. [El sistema estipula la aplicación de acciones preventivas y la documentación de acciones y/o llamadas de atención].

• Canalizar –de existir- las inconformidades de los empleados. • Registrar y clasificar las causas de la salida de un empleado (mejor

oferta de empleo en otra institución, ambiente laboral inadecuado, etcétera).

• Difundir intensamente los causales de despido. 3.8.2 Despido de empleados por conductas o actos indebidos o por bajo desempeño - Estatus: C El Municipio de Monterrey, como parte de su política de operación desconcentrada, tiene la práctica de que las relaciones laborales con los empleados son responsabilidad de las direcciones administrativas de las distintas Secretaría. Como una política de orden operativo, se recomienda que el área de Recursos Humanos emita políticas generales que deben ser observadas por todas las direcciones administrativas de las Secretarías para asegurarse que las direcciones administrativas cuentan con lo necesario para poder despedir, sin menoscabo a los intereses del gobierno municipal, a empleados por conductas o actos indebidos o por bajo desempeño. Para ello, se recomienda se incluyan políticas para:

• Clasificar los actos considerados como indebidos. • Despedir al personal por actos indebidos. [El proceso y las motivaciones

están definidos y propiamente documentadas].

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3.8.3 Despido de empleados por cambios en las condiciones y las necesidades del Gobierno del Municipal - Estatus: C El Municipio de Monterrey, como parte de su política de operación desconcentrada, tiene la práctica de que las relaciones laborales con los empleados son responsabilidad de las direcciones administrativas de las distintas Secretaría. Como una política de orden operativo, se recomienda que el área de Recursos Humanos emita políticas generales que deben ser observadas por todas las direcciones administrativas de las Secretarías, para asegurarse que cuando el gobierno municipal se ve en la inevitable necesidad de separar a un empleado de su puesto, esto se hace de manera correcta y justa. Para ello es necesario que se incluyan políticas para:

• Clasificar las circunstancias que generan cambios en las necesidades del gobierno municipal (recorte presupuestal, concesión o privatización de servicios públicos, eliminación del área o dirección, entre otras).

• Establecer el proceso que se debe seguir para el despido de cualquier empleado (sin importar el nivel) originado por cambios en las condiciones o necesidades del gobierno municipal.

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4. MARCO LEGAL 4.1 Estructura para asegurar que los documentos legales del ayuntamiento están adecuadamente fundamentados y dentro del marco legal 4.1.1 Registro de documentos legales - Estatus: C+ El municipio de Monterrey cuenta con documentación de muchos de los procesos de la Secretaría General y de la dirección Jurídica, como parte del programa de certificación ISO. No se presentaron evidencias sobre el tema en específico. Se recomienda revisar la documentación existente para asegurase que se tienen políticas explicitas para:

• Desarrollar claramente un registro, debidamente integrado (fecha, nombre, vigencia, etc) sobre los documentos legales que posee el Ayuntamiento

• Garantizar la existencia de un registro formal, que permita la fácil consulta, de documentos legales que comprometen al Ayuntamiento.

4.1.2 Elaboración y trámite de los acuerdos del Cabildo Estatus: B El municipio de Monterrey cuenta con documentación de muchos de los procesos de la Secretaría General y del dirección Jurídica, como parte del programa de certificación ISO. No se presentaron evidencias sobre el tema en específico. Se recomienda revisar la documentación existente para asegurase que se tienen políticas explicitas para:

• Definir el formato de las Actas de los acuerdos del Cabildo. • Utilizar patrones para elaborar decretos, ordenanzas y resoluciones que

serán tratados en las sesiones del Cabildo. • Se cuenta con un proceso definido para iniciar y dar seguimiento a los

actos del Cabildo. 4.1.3 Elaboración y trámite de contratos - Estatus: C+ El municipio de Monterrey cuenta documentación de muchos de los procesos de la Secretaría General y de la dirección Jurídica, como parte del programa de certificación ISO. No se presentaron evidencias sobre el tema en específico. Se recomienda revisar la documentación existente para asegurase que se tienen políticas explicitas para:

• Definir un proceso; para iniciar y dar seguimiento a la elaboración, aprobación y/o revisión de contratos.

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4.2 Estructura para asegurar un marco legal actualizado de acuerdo a las leyes municipales y federales 4.2.1 Registro de reglamentos - Estatus: B El municipio de Monterrey cuenta documentación de muchos de los procesos de la Secretaría General y de la dirección Jurídica., como parte del programa de certificación ISO. No se presentaron evidencias sobre el tema en específico. Se recomienda revisar la documentación existente para asegurase que se tienen políticas explicitas para:

• Garantizar la existencia de un proceso definido para recabar y mantener actualizado todos los reglamentos que hayan sido aprobados por el Cabildo y que están sujetos a ser invalidados, derogados o modificados por algún cambio en las leyes estatales o federales.

4.2.2 Revisión de reglamentos vigentes - Estatus: C+ El municipio de Monterrey cuenta documentación de muchos de los procesos de la Secretaría General y de la dirección Jurídica, como parte del programa de certificación ISO. No se presentaron evidencias sobre el tema en específico. Se recomienda revisar la documentación existente para asegurase que se tienen políticas explicitas para:

• Garantizar una revisión metódica de todos los reglamentos del Ayuntamiento

4.2.3 Seguimiento a nuevas leyes y proyectos de leyes estatales y federales que afectan al Ayuntamiento - Estatus: B El municipio de Monterrey cuenta documentación de muchos de los procesos de la Secretaría General y del dirección Jurídica, como parte del programa de certificación ISO. No se presentaron evidencias sobre el tema en específico. Se recomienda revisar la documentación existente para asegurase que se tienen políticas explicitas para:

• Identificar y dar seguimiento a los cambios a leyes estatales y federales que impactan la operación del Ayuntamiento (revisión de periódicos oficiales).

4.3 Estructura para asegurar que la operación del gobierno esté respaldada por el ayuntamiento 4.3.1 Registro de manuales, guías y memorandos vigentes Estatus: C+ El municipio de Monterrey cuenta documentación de muchos de los procesos de la Secretaría General y del dirección Jurídica, como parte del programa de certificación ISO. No se presentaron evidencias sobre el tema en específico. Se

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recomienda revisar la documentación existente para asegurase que se tienen políticas explicitas para:

• Garantizar un registro de manuales, guías y memorandos asociados con la operación del gobierno municipal.

• Existe un proceso definido para recabar y mantener actualizado todos los manuales, guías y memorandos que incumben a la operación del gobierno local y los servicios que presta.

4.3.2 Revisión de documentos vigentes - Estatus: C+ El municipio de Monterrey cuenta documentación de muchos de los procesos de la Secretaría General y del dirección Jurídica, como parte del programa de certificación ISO. Se recomienda revisar la documentación existente para asegurase que se tienen políticas explicitas para:

• Garantizar una revisión metódica de todos los reglamentos o políticas/lineamientos vigentes del Ayuntamiento.

4.3.3 Proceso para el mantenimiento del marco legal de acuerdo a la operación del Ayuntamiento Estatus:C+ El municipio de Monterrey cuenta documentación de muchos de los procesos de la Secretaría General y del dirección Jurídica, como parte del programa de certificación ISO. Se recomienda revisar la documentación existente para asegurase que se tienen políticas explicitas para:

• Identificar las necesidades de institucionalizar, a través de reglamentos, políticas y procesos operativos del gobierno municipal.

4.4 Estructura para asegurar la adecuada administración del acervo municipal 4.4.1 Proceso para recabar material para el acervo municipal Estatus: B El municipio de Monterrey cuenta documentación de muchos de los procesos de la Secretaría General y del dirección Jurídica, como parte del programa de certificación ISO. No se presentaron evidencias sobre el tema en específico. Se recomienda revisar la documentación existente para asegurase que se tienen políticas explicitas para:

• Contar con un acervo actualizado de los acuerdos y minutas de las sesiones del Cabildo.

• Resguardar las actas y documentos que avalan los acuerdos de Cabildo. • Contar con un proceso que defina a los responsables y los estándares

para el mantenimiento del acervo municipal.

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4.4.2 Acceso al acervo municipal - Estatus: B El municipio de Monterrey cuenta documentación de muchos de los procesos de la Secretaría General y del dirección Jurídica, como parte del programa de certificación ISO. Se recomienda revisar la documentación existente para asegurase que se tienen políticas explicitas para:

• Revisar e integrar, según sea el caso, políticas referentes al acceso y sistematización del acervo municipal.

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