Investigación Preliminar

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Investigación Preliminar

¿Cuántas veces se está en situaciones en donde se pregunta si no existe una mejor manera de hacer algo?

Una organización en crecimiento, puede contemplar a los sistemas de información computarizados como una forma decrecer continuamente, sin tener dificultades en varios procesos, como por ejemplo en el proceso de pedidos de clientes. Una petición se puede iniciar por varias razones, pero la clave es que alguna persona de la empresa, ya sea un gerente, un empleado o un especialista de sistemas, inicie el requerimiento de un sistema de información. Cuando esto se realiza, empieza la primera etapa del ciclo de vida del un sistema: La Investigación preliminar.

Investigación Preliminar

Esta primera etapa del ciclo se divide en tres actividades:

1.Clarificación de requerimientos 2.Estudio de factibilidad 3.Aprobación del requerimiento

CLARIFICACION DE REQUERIMIENTOS

El analista debe de observar en forma objetiva lo que ocurre en la empresa, ya que muchas veces los requerimientos no están claramente establecidos, por lo que, el proyecto requerido debe examinarse para determinar precisamente lo que desea la empresa. En muchos casos, los usuarios y los analistas de sistemas trabajan conjuntamente, el usuario tiene ideas bastante definidas acerca de la salida requerida, las entradas necesarias y, posiblemente una noción general de los controles necesarios.

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

Es determinar si el proyecto es factible. Los aspectos para determinar la factibilidad del proyecto son: Factibilidad técnica: Se debe de investigar si se puede realizar el trabajo para el proyecto con el equipo actual, el personal y el software disponible. Factibilidad económica: ¿Qué beneficios tendrá la creación del sistema en cuanto a costo/beneficios? Factibilidad operativa: Se debe de investigar si el sistema que se desarrolla se pondrá en marcha, si habrá resistencia de los usuarios en cuanto a este.

APROBACION DEL REQUERIMIENTO

En muchas empresas tienen varios proyectos que se encuentran en marcha, por lo que la gerencia debe de decidir qué proyectos son más importantes y entonces se programan. Posteriormente, cuando se terminan dichos proyectos, puede iniciarse el desarrollo de la aplicación propuesta.

El resultado de estas actividades será aprobar el requerimiento para una atención posterior o rechazarlo como no factible.

Determinación de requerimientos El analista de sistemas llega a la raíz del problema o a la

necesidad y define los requerimientos de los usuarios. Con frecuencia, los que los usuarios creen que necesitan o lo que parece ser le problema al principio, resulta ser algo totalmente diferente después de un análisis profundo. Cuando el analista de sistemas se reúnen con los usuarios y ambos empiezan a escarbar, surgen nuevos y en ocasiones diferentes requerimientos que al principio no eran evidentes.

Determinación de requerimientosLa Determinación de Requerimientos es el estudio

de un sistema para conocer cómo trabaja y dónde es necesario efectuar mejoras.

El objetivo del análisis de sistemas es comprender situaciones, no resolver problemas. Por tanto, los buenos analistas hacen hincapié en la investigación y el cuestionamiento para conocer cómo opera el sistema e identificar los requerimientos que tienen los usuarios para modificarlo o proponer uno nuevo.

Determinación de requerimientosUn requerimiento es una característica que debe incluirse en un nuevo

sistema. Los analistas al trabajar con los empleados de la empresa, deben

estudiar el proceso que se efectúa actualmente para así poder contestar las preguntas claves de esta fase.

¿Qué y cómo se está haciendo? ¿Qué tan frecuentemente ocurre? ¿Qué tan grande es la cantidad de transacciones o decisiones? ¿Existe algún problema?, sí el problema existe, ¿Qué tan serio es y cuál es la principal causa que lo origina?

Para que el analista pueda contestar estas preguntas deberá hablar con diferentes grupos de empleados para así recabar diferente opiniones sobre las causas por las que se originan las cosas.

Determinación de requerimientosLos métodos de recolección pueden ser cuestionarios a

grupos de personas o individuales, también se requiere estudiar los manuales y reportes, observar los comportamientos y actividades, recabar formas y documentos para entender los procesos. Una vez, recopilada la información, los analistas estudian los requerimientos para identificar las características del nuevo sistema. El enfoque primario durante el análisis de sistemas debe estar en las operaciones de la empresa, los requerimientos de los usuarios y los componentes estructurales de la entrada, la salida, la base de datos y los controles

¿Cuánto tiempo debe dedicarse al análisis de sistemas?

Algunos dicen que tan solo un 10% del tiempo total del desarrollo del sistema. Otros opinan que hasta un 40% más. Otros más piensan que dedicar "demasiado tiempo" al análisis de sistemas da por resultado una "parálisis del análisis", en donde la víctima no se puede mover de esta fase para pasar a otras debido principalmente a la incertidumbre. En cualquier caso la base de un buen sistema de información con los que los usuarios estarán contentos en un buen y completo análisis de sistemas.

El objetivo tanto del usuario como de los analistas de sistemas durante el análisis de sistemas es llegar a un acuerdo de ideas para establecer lo que realmente se necesita para realizar el trabajo y lo que el sistema les puede proporcionar.

Reporte de terminación del análisis de sistemas

A lo largo de toda la fase de análisis de sistemas el analista deberá mantener una extensa comunicación con el solicitante, y demás personal de proyectos. Esta comunicación comienza con la propuesta para realizar el análisis. En forma continua este esfuerzo de comunicación incluye una retroalimentación a las personas entrevistadas, u observadas, con relación a lo que el analista entiende, la verificación con el personal usuario con respecto a los hallazgos.

Reporte de terminación del análisis de sistemas

Sin embargo, quizás la comunicación más importante de todas es el reporte de terminación del análisis de sistemas, que describe los hallazgos del análisis. El formato y el contenido de este reporte incluye lo siguiente:

a) Exposición de las razones y alcance del análisis. b) Una lista de los Principales Problemas Identificados. c) Una presentación de todos los requerimientos de los usuarios. d) Un planteamiento de todas las suposiciones críticas hechas por el analista durante el análisis. e) Alternativas del sistema (3 o 4). f) Una proyección de los recursos requeridos. g) Cualquier recomendación referente al sistema.

Estudio de Factibilidad

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Estudio de Factibilidad en un Sistema de Información

• El éxito de un proyecto esta determinado por el grado de factibilidad que se presente en cada una de los tres aspectos anteriores. Estudio de Factibilidad. Sirve para recopilar datos relevantes sobre el desarrollo de un proyecto y en base a ello tomar la mejor decisión, si procede su estudio, desarrollo o implementación.

Objetivos de un Estudio de Factibilidad

1.- Auxiliar a una organización a lograr sus objetivos.

2.- Cubrir las metas con los recursos actuales en las siguientes áreas.

Objetivos de un Estudio de Factibilidada). Factibilidad Técnica.

- Mejora del sistema actual. - Disponibilidad de tecnología que satisfaga las necesidades.

b).- Factibilidad Económica. - Tiempo del analista. - Costo de estudio. - Costo del tiempo del personal. - Costo del tiempo. - Costo del desarrollo / adquisición.

Objetivos de un Estudio de Factibilidad

c).- Factibilidad Operativa. - Operación garantizada. - Uso garantizado.

DEFINICIÓN DE OBJETIVOS La investigación de factibilidad en un proyecto que

consiste en descubrir cuales son los objetivos de la organización, luego determinar si el proyecto es útil para que la empresa logre sus objetivos. La búsqueda de estos objetivos debe contemplar los recursos disponibles o aquellos que la empresa o Instituciones puede proporcionar, nunca deben definirse con recursos que la empresa no es capaz de dar.

DEFINICIÓN DE OBJETIVOSEn las empresas, Instituciones u Organizaciones, se

cuenta con una serie de objetivos que determinan la posibilidad de factibilidad de un proyecto sin ser limitativos. Estos objetivos son los siguientes: • Reducción de errores y mayor precisión en los procesos. • Reducción de costos mediante la optimización o eliminación de recursos no necesarios. • Integración de la organización

Ciclo de Vida del desarrollo de un Sistema de Información

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Ciclo de Vida del desarrollo de un Sistema de Información

El desarrollo de sistemas es un proceso que consiste en dos etapas principales de análisis y diseño de sistemas; comienza cuando la gerencia, o en algunas ocasiones el personal de desarrollo de sistemas, se da cuenta de que cierto sistema del negocio necesita mejorarse. El ciclo de vida del desarrollo de sistemas es el conjunto de actividades de los analistas, diseñadores y usuarios, que necesitan llevarse a cabo para desarrollar y poner en marcha un sistema de información.

El Ciclo de vida de los Sistemas de Información

Antes de analizar la calidad en el proceso de desarrollo de sistemas es importante explicar el ciclo de vida de los sistemas de Información. Las fases que incluye son:

• nacimiento• desarrollo• operación• mantenimiento• muerte.

• Nacimiento: Esta fase da inicio al ciclo de vida con el surgimiento de una necesidad o de un requerimiento por parte del usuario. En este momento debe hacerse un estudio de factibilidad para decidir si en realidad se justifica el desarrollo del sistema.

• Desarrollo: Una vez realizado un estudio de factibilidad, se procede al desarrollo del sistema en el cual se analizan los requerimientos y se elabora un diseño que servirá de base para el desarrollo. Además, se elaboran los programas necesarios para que el sistema pueda operar. La fase de desarrollo consiste en diseñar, construir y/o adecuar los programas que se requieren para resolver el problema del usuario.

El Ciclo de vida de los Sistemas de Información

El Ciclo de vida de los Sistemas de Información

• Operación: En este momento el sistema ya está terminado y el usuario trabaja introduciendo datos y obteniendo información y reportes que soporten la operación de la empresa. Si el sistema no satisface los requerimientos funcionales del usuario o si se detecta algún error en los programas, es necesario pasar a la fase de mantenimiento.

• Mantenimiento: Consiste en corregir los errores que se detectan en los programas o en las funciones que realiza el sistema. En esta fase además el usuario puede agregar nuevos requerimientos.

• Muerte: Un sistema de información llega a esta fase cuando deja de ser necesario o cuando debe reemplazarse por otro mejor. Si al sistema original se le hacen mejoras o cambios se inicia nuevamente el proceso, debido a que el sistema anterior ya ha muerto y se desarrollará uno nuevo.

El método del Ciclo de Vida del desarrollo de un Sistema de Información

Es el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de información y consta de las siguientes actividades:

Investigación Preliminar• Se inicia siempre con la petición de una persona (administrador,

empleado o especialista de sistemas).Cuando se formula la solicitud comienza la primera actividad de sistemas: La investigación Preliminar.

• Tiene que ver con la identificación de problemas, oportunidades y objetivos. Frecuentemente estos ya han sido vistos por los usuarios y son la razón para la cual el analista fue llamado.

• El aprovechar las oportunidades de mejora, puede permitir que el negocio gane un avance competitivo o ponga un estándar en la industria.

• Las personas involucradas en la primera fase son los usuarios, analistas y administradores de sistemas que coordinan el proyecto.

• Las actividades de esta fase consisten en entrevistas a los administradores de los usuarios, sumarización del conocimiento obtenido, estimación del alcance del proyecto y documentación de los resultados.

• El objetivo final de esta fase es un estudio de factibilidad que contiene una definición del problema y la sumarización de los objetivos.

Determinación de los requerimientos del sistema• El aspecto fundamental del análisis es comprender todas las facetas importantes de la parte

de la empresa que se encuentra bajo estudio. El analista debe formarse una imagen de la empresa y sus objetivos. En esta fase el analista está esforzándose por comprender qué información necesitan los usuarios para realizar su trabajo.

• Las personas involucradas son los analistas y los usuarios. El analista debe saber los detalles de las funciones actuales del sistema:

• ¿Quién? Las personas que están involucradas. • ¿Qué? La actividad del negocio. • ¿Dónde? El ambiente en donde se lleva al cabo el trabajo. • ¿Cuándo? En que momento • ¿Cómo? De qué manera se desarrolla. • Conforme se reúnen los detalles, los analistas estudian los datos con la finalidad de

identificar las características que debe tener el nuevo sistema, incluyendo la información que deben producir los sistemas junto con las características operacionales tales como controles de procesamiento, tiempos de respuesta y métodos de entrada y salida.

• El analista prepara una propuesta del sistema que sumariza los que ha sido encontrado, proporciona análisis de costo/beneficio de las alternativas y hace recomendaciones sobre lo que debe ser hecho. Cada problema de sistemas es único y nunca hay una sola solución correcta.

Diseño del sistema.• El diseño de un sistema de información produce los detalles que

establecen la forma en que el sistema cumplirá con los requerimientos identificados durante la fase de análisis.

• El analista usa la información recolectada anteriormente para realizar un diseño lógico.

• Los analistas de sistemas comienzan el proceso de diseño identificando los reportes y demás salidas que debe producir el sistema. Hecho lo anterior se determina con toda precisión los datos específicos para cada reporte y salida.

• El diseño de un sistema también indica los datos de entrada, aquellos que serán calculados y los que deben ser almacenados en la base de datos que servirán a los administradores en la toma de decisiones. Así mismo, se escriben con todo detalle los procedimientos de cálculo y los datos individuales.

• Los diseñadores son los responsables de dar a los programadores las especificaciones de software completas y claramente delineadas.

Desarrollo de Software

Los encargados de desarrollar software pueden instalar paquetes comprados a terceros o escribir programas diseñados a la medida del solicitante.

La elección depende del costo de cada alternativa, del tiempo disponible para escribir el software y de la disponibilidad de los programadores

Prueba de los sistemas

• Antes de que pueda ser usado el sistema de información debe ser probado.

• Durante la fase de prueba de sistemas, el sistema se emplea de manera experimental para asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir que funciona de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga

Implementación y evaluación• Dependiendo del tamaño de la organización

que empleará la aplicación y el riesgo asociado con su uso, puede elegirse empezar la operación del sistema solo con un área de la empresa.

• Algunas veces se deja que los dos sistemas, el viejo y el nuevo, trabajen en forma paralela con la finalidad de comparar resultados.