Introducción a la auditoría de sistema de gestión

MDULO AASPECTOS INTRODUCTORIOS MDULOCurso intensivo para la auditora

de los sistemas de gestin

Ccuta - 2015

Facilitador:Adriana Edilia Daw lvarez

A

MDULO A

Aspectos Introductorios

El proceso de auditora y sus fases

Tipos de auditoras

Estructura de la norma ISO 9001:2008

Definicin del proceso de auditora

Sistema de gestin de la calidad

Responsabilidad de la Direccin

Gestin de los recursos

Realizacin del producto

Medicin, anlisis y mejora

FASE A.- Inicio

FASE B.- Preparacin

FASE C.- Ejecucin

FASE D.- Documentos y seguimiento

Segn el grupo de auditores y auditados

Segn su propsito

Segn su mbito de accin

1) Finalidad

2) Requisitos CLON

3) Entradas

4) Actividades

coordinadas

5) Salidas

6) Recursos

7) Propietarios

8) Indicadores

9) Clientes

3ESTRUCTURA DE LA NORMA ISO 9001:2008


Cinco captulos de los ocho, contienen los DEBES de la nor-ma: sistema de gestin dela calidad, responsabilidad de la Di-reccin, gestin de los recursos, realizacin del producto, y medicin, anlisis y mejora.

Usted podr: Conocer la estructura de la norma ISO

9001:2008 y los dems miembros de la familia ISO 9000.

Comprender qu son los requisitos CLON. Identificar la finalidad de los requisitos segn los

grupos que integran la estructura de la ISO 9001.

En esta unidad

ReflexionarIS

O 9

000

ISO 9001

ISO 9004

ISO 19000

La forma como el sistema de gestin de la calidad, influye en los dems modelos de sistemas de gestin.

DEBE, es la palabra clave durante todo el curso, por tanto, es nece-sario prestar suma atencin a ella. En la jerga de los auditores es comn escuchar la expresin los debes de la norma, stos debes son los requisitos de la norma, pero existen otros requisitos que provienen de: los Clientes y de las partes interesadas, de las Leyes, y de la mima Organizacin o empresa; agrupados se les conoce como requisitos CLON.

Quin lo dice?

La clusula 3.1.2 de la ISO 9000:2005 define el trmino requi-sito como la necesidad o expectati-va establecida, generalmente impl-cita u obligatoria.

1

4Aspectos Introductorios

La finalidad de la gestin de los recursos es, definir y proveer los recursos que el SGC necesita para satisfacer las necesi-dades y expectativas de los clientes y/o partes interesadas.

Aqu los requisitos se relacionan con los tres grupos de recursos: humano, in-fraestructura, y ambiente de trabajo.

La finalidad de la Alta Direccin es, ser la cabeza visible del sistema, a quien todos ven como su gua. El liderazgo se centra en el cliente, en dar a conocer cul es su compromiso para construir la visin de la organizacin, en planificar cmo se ha de llevar a cabo el desarrollo del SGC con la participacin activa de quienes estn a su cargo y bajo su responsabilidad.

Aqu los requisitos se relacionan con el compro-miso de satisfacer al cliente, en manifestar p-blicamente a qu se compromete, en el diseo y construccin de objetivos, metas e indicadores para el SGC, en definir quines sern sus cola-boradores y cules sern las tareas y actividades que le asignadas, en determinar cul ser el sis-tema de comunicacin que ha de usarse para al-canzar los objetivos planeados y a revisar el des-empeo del SGC para mejorarlo continuamente.

RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIN

SITEMA DE GESTINDE LA CALIDAD

La finalidad del SGC es, ser una herra-mienta para dirigir y controlar una orga-nizacin de tal manera que el resultado sea satisfacer las necesidades y expecta-tivas de sus clientes y/o personas o enti-dades interesadas en que sean cumpli-dos los requisitos CLON.

Aqu los requisitos se relacionan con ge-neralidades del Sistema de Gestin de la Calidad y con la documentacin (Ma-nual de la calidad y al control de los do-cumentos y registros.

GESTIN DE LOS RECURSOS


La finalidad del proceso, realizacin del producto, es, plani-ficar cmo se va a realizar el producto; identificar cules son los requisitos del cliente, cmo se asegura que eso es lo que quiere y espera el cliente, y cmo ha de comunicarse efectiva-mente con el cliente; en cmo se ha de disear y desarrollar el producto; cmo se asegura que los insumos, materia prima y dems adquisiciones y compras son las que verdaderamente necesita el SGC para realizar el producto; en cmo se ha de llevar a cabo la produccin y prestacin del servicio; y por ltimo, definir cules sern los mtodos de control para ase-gurar que el producto satisface al cliente.

Aqu los requisitos se relacionan con los requisitos del cliente y del producto.

La finalidad del proceso, medicin, anlisis y mejora, es, ir constatando que todas las actividades de la organizacin se van desarrollando conforme a la ruta trazada y en el evento de advertir un desvo, se toman las medidas necesarias para volver a encarrilarlas.

Aqu los requisitos se relacionan con el control de aquellos productos que no cumplieron a cabalidad con lo especificado y en qu ha tenerse en cuenta para seguir y medir los proce-sos, analizar los datos y mejorar continuamente.

SEGUIMIENTO, MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA

REALIZACIN DELPRODUCTO

6SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD


1. Identificar los procesos necesarios para el Sis-tema de Gestin de la Calidad.

2. Determinar la secuencia e interaccin de estos procesos.

3. Determinar los criterios y mtodos para ase-gurar que la operacin y el control de estos procesos, sea eficaz.

4. Asegurarse de la disponibilidad de recursos e informacin necesarios para apoyar la opera-cin y el seguimiento de estos procesos.

5. Realizar el seguimiento, la medicin y el anli-sis de estos procesos.

6. Implementar acciones necesarias para alcan-zar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos.

7. La documentacin debe incluir:8. Procedimientos e instrucciones Procedimientos

e instrucciones.9. Declaraciones de la Poltica de la Calidad y

Objetivos de la Calidad.10. Manual de la Calidad.11. Los Procedimientos requeridos en esta Norma.12. Los Documentos necesarios para asegurar la

planificacin, operacin y control de los proce-sos.

13. Los Registros requeridos por esta Norma.

ORGANIZACIN1. Comunicando a la organizacin la importancia

del cumplimiento de los requisitos.2. Estableciendo su Poltica de Calidad3. Estableciendo sus objetivos de Calidad4. Revisando el Sistema de Calidad.5. Proporcionado los recursos adecuados6. Asegurndose que la organizacin trabaja enfo-

cada al cliente.

Compromiso

Poltica de Calidad1. Asegurndose que la poltica cumple los requisi-

tos solicitados por la entidad certificadora.

Objetivos de calidad1. La Alta Direccin debe establecer sus objetivos

de Calidad que sean medibles, cuantificables y consistentes con la poltica de Calidad


Responsabilidad y autoridad1. La Alta Direccin debe asegurar que las respon-

sabilidades, autoridades sean definidas y comu-nicadas dentro de la organizacin.

Representante ante la Direccin 1. Asignando la responsabilidad del desempeo

del SGC a quien ser el representante ante la Direccin de Gestin de Calidad con responsa-bilidad y autoridad para:

Asegurar que se implementa el Sistema de Ges-tin de la Calidad.

Mantener informada a la Direccin. Asegurar que se tiene el enfoque al cliente en

todos los niveles de la Organizacin. Comunicacin interna.

Planificiacin del SGC

1. Se planea la implantacin del Sistema de Ges-tin de Calidad

2. Se planean los cambios al sistema de Gestin de Calidad

3. Debemos asegurar que el proceso de planea-cin y transicin del Sistema se lleve de Acuerdo a lo planeado

Revisin 1. Planificando las Revisiones para:

Asegurar la continua consistencia adecuacin y efectividad del SGC.

Visualizar oportunidades para mejora. Determinar la necesidad de cambios. Revisar la poltica de Calidad. Monitorear los objetivos. Generar y mantener registros de las revisiones

2. Documentando los resultados de la revisin, donde se incluya las decisiones y acciones rela-cionadas con:

La mejora de la efectividad del Sistema de Ges-tin de la Calidad y de sus procesos.

La mejora del producto en relacin con los re-quisitos CLON

Las necesidades de recursos.

Sistema de comunicacin1. Asegurndose que exista una comunicacin

efectiva dentro de la organizacin.2. Asegurndose en el proceso de auditora que

los procesos de comunicacin se encuentren bien definidos.

ALTA DIRECCIN

8REGISTROS


5.6.1 Revisin por la direccin6.2.2 (e) Educacin, capacitacin, habilidades y experiencia7.1 (d) Los registros que son necesarios para proveer evi dencia de que los procesos de realizacin y de pro ducto resultante cumplen con los requisitos7.2.2 Los registros de la revisin de los requisitos relacio nados con los requisitos del producto7.3.2 Registros de entradas de requisitos del producto en el diseo y desarrollo7.3.4 Registros de la revisin de diseo y desarrollo y de las acciones de seguimiento7.3.5 Registros de la validacin del diseo y desarrollo y de las acciones de seguimiento subsecuentes7.3.6 Registros de la validacin del diseo y desarrollo y de las acciones de seguimiento subsecuentes7.3.7 Los cambios de diseo y desarrollo identificados y los registros mantenidos, los registros de los resul tados de la revisin del cambio y cualquier accin requerida7.4.1 Registros de los resultados de la evaluacin del provee dor y las acciones de seguimiento7.5.2 (d) Requisitos de los registros relativos a la validacin del proceso7.5.3 Registro de identificacin nica de producto, (don de la trazabilidad sea un requisito)7.5.4 Registros de cualquier propiedad del cliente que sea perdida, daada o de otro modo encontrada inservible

7.6 (a) Las bases utilizadas para la calibracin

7.6 Registro de la validez de los resultados de las medi

ciones previas cuando se encuentra un equipo fuera

de los requisitos

7.6 Resultados de la calibracin y verificacin. Estar

identificado para permitir que se identifique el esta

do de calibracin

8.2.2 Registros de auditoras y acciones de seguimiento

de auditoras incluyendo el reporte de los resulta

dos de verificacin

8.2.4 Evidencia de la conformidad con el criterio de

aceptacin; los registros deben indicar la autori-

dad responsable de liberar el producto

8.3 El registro de la naturaleza de la no conformidad,

la accin tomada y cualquier concesin. Registro

de cualquier concesin

8.5.2 Registro de las acciones correctivas

8.5.3 Registro de las acciones correctivas

9PROCEDIMIENTOS

DOCUMENTOS


4.2.3 Control de los documentos.4.2.4 Control de los registros de la calidad.8.2.2 Auditoras internas.8.3 Control del producto no conforme.8.5.2 Acciones correctoras, y 6. Acciones preventivas.

En generalAsegurndose que la documentacin del sistema de gestin de calidad, incluya:a) Declaraciones documentadas de una poltica de la calidad y de objetivos de la calidad.b) Un manual de la calidad,c) Los procedimientos documentados y los registros requeri dos en esta Norma Internacional.d) Los documentos, incluyendo los que la organizacin deter mina que son necesarios para asegurarse de la eficaz pla nificacin, operacin y control de sus procesos.

Manual de CalidadAsegurndose que el Manual de Calidad, incluya:a) El alcance del sistema de gestin de la calidad, incluyendo los detalles y la justificacin de cualquier exclusin. b) Los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestin de la calidad, o referencia a los mis mos, yc) Una descripcin de la interaccin entre los procesos del sistema de gestin de la calidad.

ControlesAsegurndose que tanto los documentos como los regitros deben de controlarse.

En cuanto a los registros, los controles se concentran en la iden-tificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, la retencin y la disposicin.

Respecto a los documentos, los controles versan en la aprobacin, revisin y actualizacin, identificacion de los cambios y estado de la versin, disposicin en los puntos de uso, legibilidad e identifi-cacin, identificacin de su origen (interno y externo) y la preven-sin del uso no intencionado de documentos obsoletos.

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DEFINICIN DEL PROCESO DE AUDITORA

Una buena forma de definir el concepto de proceso de audi-tora, es partiendo del principio enfoque basado en procesos y aterrizando en el concepto sistema de gestin

Usted podr: Deducir cmo los requisitos CLON, son uno de

los elementos del proceso de auditora. Esquematizar el conjunto denominado Proceso

de auditora Analizar cul es el papel que interpreta la audi-

tora en un sistema de gestin.

En esta unidad

Reflexionar

Sobre si existe o no, una jerarquizacin segn su im-portancia, entre los requisitos CLON (Cliente, Legales, Organizacionales y Normativos).

Quin lo dice?

La clusula 7.1 de la ISO 9004:2010

2

Definicin del proceso de auditora

Los procesos deberan gestionarse como un sistema, creando y comprendiendo las redes de procesos, sus secuencias y sus interacciones. La operacin coherente de este sistema a menudo se denomina enfoque de sistemas para la gestin. La red se puede describir en un mapa de los procesos y sus interfaces.

11Definicin del proceso de auditora

Un resultado deseado se alcanza ms eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.

PRINCIPIO ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

ELEMENTOS DE UN PROCESO

12Definicin del proceso de auditora

ELEMENTOS DE UN PROCESO

Organizacin o persona que proporciona un

producto

CLIENTES: Se clasifican en internos y externos. Son

internos todo el recursos humano que presta sus

servicios a la organizacin y los procesos, gestiones,

macroprocesos que suministran un producto. Son externos, quienes adquieren o se benefician del producto

de la organizacin.

RESPONSABLE: Es la persona a quien

se le ha asignado la resposabilidad de

gestionar el proceso.

SALIDA:Puede ser uno o varios resultados, es el

producto.

ACTIVIDADES COORDINADAS: Son un

conjunto de tareas dipuestas en orden consecutivo, es

decir, que sigue o sucede sin interrupcin una tarea a la

otra y caminan en pos de un mismo fin.

REQUISITOS CLON E INSUMOSLos requisitos son las necesidades y expectativas de:

Clientes: Organizacin o persona que recibe el producto.Legales: Normas supracionales, Constitucin y normas con fuerza de ley.Organizacionales: Polticas, decisiones (Actas), instructivos, procedimientos, protocolos, etc.Normativos: Los de la familia ISO.

Segn la ISO son los que se agrupan entre: Recursos Humanos; Infraestructura y

Ambiente de trabajo.

FINALIDAD: Todo proceso tiene un inicio y un final. La

finalidad es precisamente el resultado o final que se

espera obtener del proceso y para la familia ISO 9000 la concibe como suplir una

necesidad del cliente, la satisfaccin.

INDICADOR(ES): es un dato o conjunto de

datos que ayudan a medir objetivamente

la evolucin de un proceso o de una

actividad.

13El proceso de auditora y sus fases

PROCESO DE AUDITORA Y SUS FASES

La auditora interna es considerada una de las mejores herramientas estratgicas y de control (Seguimiento, medicion, revisin por la Direccin y autoevaluacin).

Usted podr: Reconocer un proceso cuando cumple ciertas ca-

ractersticas o condiciones. Enumerar los elementos del proceso de auditora

y definir con sus propias palabras su finalidad. Distinguir cada fase del proceso de auditora.

En esta unidad

Reflexionar

Los criterios a tener en cuenta al momento de programar los planes de auditora.

Parafraseando lo escrito por el Ing. Carlos Mora Vanegas en su artculo, Calidad Au-ditora en la calidad, la auditora involucra una comparacin, entre la calidad obser-vada y la calidad deseada de acuerdo a unas normas tcnico-cientficas previamente establecidas; por tanto, una auditora de calidad, debe ser un examen metdico e independiente, que se realiza para determinar si: las actividades y los resultados relativos a la calidad, cumple con dichas disposiciones, y si esas disposiciones se estn llevando a cabo de forma efectiva y son adecuadas para alcanzar los objetivos establecidos

Quin lo dice?

Segn la clusula 3.9.1, define auditora como un proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumple los criterios de auditora.

3

14

CRITERIOS, CONDICIONES, CARACTERISTICAS DE UN PROCESO

Podemos saber que estamos frente a un proceso, cuando se verifica, que:

3 Se pueden describir las ENTRADAS y las SALIDAS. 3 El Proceso cruza uno o varios limites organizativos

funcionales. 3 Una de las caractersticas significativas de los procesos es

que son capaces de cruzar verticalmente y horizontalmente la organizacin.

3 Se requiere hablar de metas y fines en vez de acciones y medios. Un proceso responde a la pregunta QUE, no al COMO.

3 El proceso tiene que ser fcilmente comprendido por cualquier persona de la organizacin.

3 El nombre asignado a cada proceso debe ser sugerente de los conceptos y actividades incluidos en el mismo.


Taller N1

De acuerdo a lo estudiado y en el esquema de abajo, escribe los elementos que considere, sean propios del proceso de auditora.

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FASES DEL PROCESO DE AUDITORA


A

BC

D

FASE DE

PREPARACIN

FASE DE

INICIO

FASE DEDOCUMENTOS Y

DE SEGUIMIENTO

FASEDE

EJECUCIN

Principia con la elaboracin del plan

de auditora, contina con la conformacin del equipo auditor y finaliza con la

construccin de los documentos a usar en la auditora en el sitio.

Aqu se lleva a cabo un anlisis general de la organizacin, para proceder a establecer

los objetivos y el alcance de la auditora.

Esta inicia con la reunin de apertura,

contina con la recoleccin de

evidencias, luego, se hacen las observaciones y finaliza con la reunin

de cierre..

Arranca con la elaboracin y consecuente distribucin del

informe de auditora, luego, se archivan

los documentos de la auditora y finaliza con

la definicin del plan de accin y el seguimiento

a las acciones correctivas.

16Tipos de auditoras

TIPOS DE AUDITORASEl Representante ante la Direccin en lo atinente a la calidad, es quien asesora a la Alta Direccin en la seleccin del tipo de auditora que rena las condiciones necesarias u ptimas para lograr los fines esperados.

Usted podr: Seleccionar el tipo de auditora ms adecuada

segn sea las necesidades y expectativas de quien la requiera.

Enumerar los elementos del proceso de auditora y definir con sus propias palabras su finalidad.

Distinguir cada fase del proceso de auditora.

En esta unidad

Reflexionar

Conoce qu entidades pueden practicar auditoras de tercera parte en la emprea donde usted presta sus servicios personales o profesionales?

4

Quin lo dice?

Segn las notas 3 y 4 de la clusula 3.1 de la Norma ISO 190011:2012, hay dos tipos ms de auditoras, la combinada y la conjunta.

17Tipos de auditoras

Quizs el nombre Jacques Clouseau no iden-tifica de quien se trata, pero si se agrega el ttulo, El Inspector, y La Pantera Rosa, de pron-to algo vendr a su memoria. Pues bien, este perso-naje que an sigue arrancando carcajadas, pese a su poca inteligencia, torpeza e incompetencia como auditor ups! inspector, siempre hallaba las pruebas y descubra las verdaderas causas raz del problema pero siempre por casualidad. Y se cita textualmente la wikipedia que se refiere al Inspector, como, ...tre-mendamente egocntrico y presuntuoso; a pesar de sus numerosos fallos, parece estar convencido de ser un brillante polica destinado a tener xito y ascender a lo largo del escalafn de la Sret.

Un auditor debe tener claro que la auditora est ba-sada en objetivos definidos. El alcance de esta, es de-terminado por el auditor lder para alcanzar los ob-jetivos. El alcance describe la extensin y los lmites de la auditora. Se recomienda que el auditor avise al responsable del rea afectada, con al menos dos semanas de antelacin, de la fecha y hora de inicio en que tendr lugar la auditora.

AUDITOR O INSPECTOR?

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SEGN LOS AUDITORES Y AUDITADOS

Tipos de auditoras

AUDITORA INTERNA o DE PRIMERA PARTEEl grupo de auditores y de auditados, pertenecen a la misma

organizacin. El equipo auditor es contratado o integrado por personal de la organizacin para auditar en la propia

organizacin.

AUDITORA EXTERNA o DE SEGUNDA PARTEEl grupo de auditores y auditados, pertenecen a

organizaciones diferentes pero existe un vnculo contracual entre ellos, por ejemplo, en el contrato de suministro la relacin cliente-proveedor. Si su cliente es quien audita a su organzacin, seguir siendo una auditora externa, pero se llamar extrnseca. Si an no ha firmado el contrato de suministro con su potencial

proveedor, ser una inspeccin, pero una vez firmado, pasar a ser una verdadera auditora.

AUDITORA DE TERCERA PARTEEl grupo auditor puede ser una compaa certificadora o de

registro, o un funcionario del Gobierno y el grupo auditado ser su organizacin.

AUDIENCIA DE SUFICIENCIAEl grupo auditor (interno o externo) realiza una minuciosa revisin de los documentos que componen un SGC para

determinar el grado de cumplimiento con los debes de la Norma y no implica visita a las instalaciones de la organizacin

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SEGN SU PROPSITO SEGN SU MBITO DE ACCIN

Tipos de auditoras

AUDITORA DE CUMPLIMIENTO

Su finalidad es verificar el cumplimiento de reglas establecidas previamente y que no pueden ser desobedecidas

AUDITORA DE PRODUCTO

Se asemeja a la inspeccin que examina el producto final o la labor de acuerdo a los requisitos establecidos. Se enfoque en qu tan completos estn los bienes terminados o servicios ofrecidos.

AUDITORA DE PROCESO

Su finalidad es verificar el cumplimiento de requisitos o de algunos asuntos de productivad debido a que el proceso no est marchando como se esperaba.

AUDITORA DE SISTEMA

Su finalidad es verificar cmo se comportan y trabajan los procesos interrelacionados para alcanzar los objetivos propuestos.

AUDITORIA DE PRODUCTIVIDAD

Su finalidad es verificar tres aspectos: el cumplimiento de las reglas; conover el grado de efectividad en la aplicacion de dichas reglas; y que tn adecuadas son las reglas para alcanzar los objetivos de la organizacin.

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