Introducción a la unidad -...

1Administración IIILicenciatura en Administración a DistanciaFCA-UNAM

UNIDAD

4 MANUALES ADMINISTRATIVOS

Introducción a la unidad

Los administradores dan cada vez más importancia al manejo de información en

su búsqueda constante de la combinación correcta, de estrategia, motivación,

tecnología y diseño de la organización, que permitan mantener una ventaja

competitiva.

Las empresas deben formalizar la información en función de su estructura y

operación para testimoniar, internamente entre sus miembros, cómo se

encuentran organizados, cómo es su funcionamiento, cuál es su razón de ser y

hacia dónde se encaminan. Toda la información referente a este cometido se tiene

que transmitir para hacerla del conocimiento del personal, para que su

participación sea acorde a los propósitos perseguidos y apegados a los

lineamientos establecidos. Por lo tanto, la administración utiliza los instrumentos

conocidos como manuales administrativos.

Esta unidad trata sobre los objetivos que se persiguen al elaborar manuales

administrativos para las organizaciones, así como su clasificación e importancia.

Unidad IV. Manuales administrativos

2 Administración IIILicenciatura en Administración a Distancia

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Objetivo particular de la unidad

Identificar la importancia y el uso que tienen los manuales administrativos

dentro de la organización para alcanzar los objetivos propuestos y lograr su

desarrollo.

Clasificar los manuales administrativos.



Temas de la unidad IV

1. Concepto2. Objetivos3. Clasificación básica

3.1. Por su naturaleza3.2. Por su área de aplicación3.3. Por su contenido3.4. Por su ámbito

LO QUE SÉ

Ingresa al foro de discusión “Manuales administrativos” comenta en cinco renglones

por qué crees que sea importante que la información de la empresa se tenga

ordenada y sistematizada.

Pulsa el botón Colocar un nuevo tema de discusión aquí; pon en el apartado

Asunto el título de tu aportación, redacta tu comentario en el área de texto y haz clic

en Enviar al foro.



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Resumen de la unidad

ManualesAdministrativos

Objetivos

Clasificación

Por sunaturaleza

Por su área deaplicación

Por su contenido

Por su ámbito

Concepto

MANUALESADMINISTRATIVOS



Tema 1. Concepto

Objetivo del tema

Identificar la importancia que tienen los manuales administrativos para la

operación de la empresa.

Desarrollo

Los manuales administrativos son documentos que contienen información

ordenada y sistematizada de la empresa. Cabe aclarar que, al mencionar

documentos, hablamos de los hechos en papel o en una computadora.

Estos documentos contienen datos agrupados para crear sistemas de información

de organización, de procedimientos, de áreas funcionales, de operación, de

cuentas, de proveedores, de llaves de firmas, de calidad, entre otros manuales.

Los manuales presentan una visión conjunta del organismo social, así como la

ejecución correcta de las actividades a realizar por los integrantes para propiciar la

uniformidad del trabajo. Los manuales administrativos, como el manual de

organización y el manual de procedimientos, permiten que el personal conozca a

la empresa, su historia, su estructura, sus procesos, sus objetivos, políticas, etc.

Los manuales administrativos, en particular el manual de calidad y el manual de

procedimientos, sirven de base para la evaluación de la operación de la empresa,

al llevar a cabo la auditoría administrativa. Otra aplicación de los manuales



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administrativos es que sirven para realizar la evaluación durante la auditoría

administrativa.

Los manuales administrativos se pueden realizar en un área de la empresa como

la dirección de ingeniería de análisis, la dirección de organización y métodos,

gerencia de simplificación o modernización administrativa, la dirección de calidad

de la empresa, entre otras áreas. Estas áreas son las que, además de elaborar los

manuales, deciden su forma de distribución y actualización.

El personal idóneo para elaborar el manual de organización es el Lic. en

Administración, ya que cuenta con el perfil adecuado: tiene conocimientos,

habilidades, actitudes y aptitudes, facilidad de palabra y empatía con el personal,

es asertivo y abierto al cambio para desarrollar este trabajo. El administrador tiene

amplios conocimientos sobre las empresas, áreas funcionales, proceso

administrativo, sabe gerenciar proyectos mediante la planeación, organización,

dirección y control, tanto del personal como de los recursos materiales,

financieros, tecnológicos y el tiempo involucrado en este tipo de proyectos; cuenta

con conocimientos específicos acerca de la estructura, sistemas y procesos que

se llevan a cabo en las empresas.

Es importante señalar que se podría contratar a firmas consultoras externas,

especialistas en la elaboración de manuales administrativos (este tema se trata en

la unidad VI de este curso).



Bibliografía básica

Autor Capítulo Páginas

Sitios electrónicos

Sitio Descripción

ACTIVIDAD 1

Explica qué es un manual administrativo y por qué es importante que las empresas

cuenten con este tipo de documentos.

Para enviar tu actividad, pulsa Editar mi envío y se mostrará un editor de texto en el

que deberás redactar tu información. Cuando termines, guarda tu tarea haciendo clic

en Guardar cambios.



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Tema 2. Objetivos

Objetivos del tema

Identificar los propósitos principales por los que se elaboran los manuales

administrativos en las empresas.

Desarrollo

Los manuales administrativos tienen como objetivos:

Objetivo de los manuales administrativos

A) Sistematizar la información de la empresa. Las empresas cuentan con

información acerca de cómo se formó, es decir, su historia; determina objetivos,

pero en ocasiones no los tiene por escrito; opera con procedimientos

establecidos, pero en muchos casos pasan por tradición oral de un empleado a

otro; cuenta con información de los puestos que integran la empresa, pero no

está documentada. Es por todo esto que es indispensable que una empresa

ordene y sistematice su información y la plasme en manuales administrativos.

B) Informar. Informará a todos los miembros de la organización sobre diferentes

aspectos de la empresa como son su historia y evolución, su estructura orgánica,

objetivos, políticas, sus procesos, entre otros.



C) Auxiliar en la inducción y capacitación del personal. Cuando un empleado

ingresa a la empresa, parte importante de su buen desempeño dentro de ella es

que la conozca y se familiarice, tanto con la empresa como con su puesto, cómo

se creó la empresa, cuál es su misión, visión, filosofía, valores, objetivos, quién

será su jefe, cuáles funciones va a llevar a cabo, entre otros datos. Esta

información está contenida en los manuales administrativos, por lo que al nuevo

empleado se le puede entregar, físicamente o enviar por correo electrónico, el

manual de bienvenida, el manual de inducción y el manual de organización. En

estos manuales podrá leer la información que le permita identificarse e integrarse

mejor y más rápido a la empresa.

D) Estandarizar los procesos, funciones y actividades de la empresa. El

tener por escrito los procedimientos en manuales de procedimientos permite, en

primer lugar, dar al personal en forma detallada cómo va a desarrollar sus

funciones; con base en estos manuales, capacitar al personal, evaluar su

desempeño e inclusive servir de base en la auditoría administrativa, con el objeto

de evaluar la eficiencia y eficacia con que opera la empresa (esto ocurre cuando

el auditor compara las funciones y actividades que debe llevar a cabo cada

empleado de acuerdo con lo establecido en el manual de procedimientos), con la

forma real de cómo efectúa sus actividades día a día. Esto permite al auditor

detectar las desviaciones en que incurre el empleado conforme a lo establecido

en los manuales administrativos.

E) Cubrir un requisito de certificación ISO. Una empresa que quiere certificado

tiene que cubrir necesariamente el requisito de contar con los manuales

administrativos, también llamados manuales de calidad.



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ACTIVIDAD 1

“La empresa que cuenta con manuales administrativos puede disminuir sus costos.”

Explica por qué se puede afirmar esta idea.

Para enviar tu actividad, pulsa Editar mi envío y se mostrará un editor de texto en el

que deberás redactar tu información. Cuando termines, guarda tu tarea haciendo clic

en Guardar cambios.



Autoevaluación

Escribe en los espacios en blanco las palabras que completen las oraciones.

1. Los __________________ ordenan y sistematizan la información de la

empresa.

2. La ____________ de la empresa se debe incluir en un manual

administrativo.

3. Los manuales administrativos en el área de recursos sirven para

________________ y _____________ al personal de la empresa.

4. Los manuales administrativos, como es el de procedimientos,

_________________ las actividades que llevan a cabo los empleados.

5. El _________________________ se basa en el manual de

procedimientos para evaluar si el personal realiza sus actividades

conforme a lo establecido.



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Tema 3. Clasificación

Objetivos del tema

Identificar los diferentes tipos de manuales administrativos que pueden elaborarse

para uso en las empresas.

Desarrollo

Clasificación de los manuales

1. Por su naturaleza

Microadministrativos

Los cuales contienen

información de una sola

empresa o de un área de

la empresa.

Macroadministrativos

Utilizados en los

corporativos donde se

incluye información de

más de una empresa.

Mesoadministrativos

Que incluyen información

de una o más

organizaciones de un

solo sector.



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2. Por su área deaplicación

El origen de este tipo de manuales administrativos

parte de que las empresas pequeñas y medianas

cuentan, por lo general, con una estructura

organizacional pequeña, es decir, no tienen gran

cantidad de niveles jerárquicos ni de áreas y el

número de puestos con que cuentan son poco

especializados, por lo que el manual de organización

de esas empresas no es de gran magnitud, pero

debido al crecimiento y expansión de las empresas, el

número de puestos y áreas va en aumento, la

especialización de ambos hace más compleja la

utilización de un solo manual; por lo tanto, en vez de

contar con un solo manual para toda la empresa, se

elaboran por áreas y cada uno de éstos contiene

información de un área en específico de la empresa.

3. Por su contenido

La magnitud de la empresa y la naturaleza y

complejidad de sus funciones servirán para

determinar la especialidad y cantidad de los

manuales. Tal vez una empresa pequeña puede

contener su información en un manual de

organización y un manual de procedimientos, pero,

conforme la estructura de la empresa va creciendo y

el número y naturaleza de sus funciones se va

sofisticando, es necesario elaborar manuales

especializados ya no sólo de organización ni

procedimientos. Las empresas cuentan con manuales

de diferentes tipos: manuales de bienvenida, de

inducción, de calidad, de operaciones, de

proveedores, de clientes, de objetivos, de políticas,



de formas, de diagramas de flujos, de puestos, de

firmas e inclusive de llaves.

4. Por su ámbito

Manuales generales

Que contienen

información global de la

empresa. Los manuales

generales son los que

van a contener

información de toda la

empresa; incluyen

información del área de

recursos, humanos,

finanzas, mercadotecnia,

operaciones e

informática. Difícilmente

en la realidad de las

empresas vas a encontrar

un manual general.

Manuales específicos

Que contienen

información detallada de

toda la empresa; por

ejemplo, el manual de

formatos de la empresa

incluye todas las formas

tanto impresas como

digitales que se emplean

en las operaciones de la

empresa. Es específico

porque sólo contiene

información relacionada



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con los formatos de la

empresa.

Ahora bien, en algunas empresas se elabora un

manual administrativo para cada área, por ejemplo,

esto pasa en empresas grandes donde encontramos

el manual de procedimientos del área de producción.

ACTIVIDAD 1

Elabora un mapa conceptual de los diferentes tipos de manuales administrativos

estudiados en este tema.

Realiza esta actividad en un procesador de textos, guárdala en tu computadora y,

una vez concluida, presiona el botón Examinar, localiza el archivo, selecciónalo y

haz clic en Subir este archivo para guardarlo en la plataforma.






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ACTIVIDAD 2

Investiga, en tres empresas de diferente giro, con qué tipo de manuales

administrativos cuentan (que al menos tengan tres manuales cada una). Anótalos,

clasifícalos y escribe la información en la siguiente tabla:

NOMBRE DEL

MANUAL

TIPO DE

MANUAL






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Cuestionario de la Unidad

Contesta el siguiente cuestionario. Elabóralo en tu equipo personal y

posteriormente súbelo al sitio.

1. Define qué es un manual administrativo.

2. Escribe los objetivos de los manuales administrativos.

3. ¿Por que es importante para las empresas contar con manuales

administrativos?

4. ¿Cómo se clasifican los manuales administrativos?

5. Por su contenido, los manuales se clasifican en:

6. Los manuales administrativos, por su área de aplicación, ¿cómo se

clasifican?

7. Los manuales generales, ¿qué información contienen?

8. Los manuales específicos, ¿qué información contienen?

9. Los manuales por su naturaleza, se clasifican en:

10. Escribe el nombre de tres manuales administrativos.

Descarga archivo CUESTIONARIO_U4_final






Examen de Autoevaluación

Participa en el siguiente Rally. Responde si son verdaderas (V) o falsas (F) lassiguientes aseveraciones.

Verdadera Falsa

1. Un manual administrativo es un documento quecontiene información ordenada y sistematizada de unaorganización.

2. El objetivo de los manuales es representar lasfunciones de la empresa.

3. Los manuales administrativos contienen informaciónque permite al administrador tomar decisiones bajocondiciones de certidumbre.

4. Los manuales, por su naturaleza, se clasifican enorganizacionales y de procedimientos.

5. Los manuales, por su área de aplicación, se clasificanen generales y específicos.

6. Los manuales, por su contenido, se clasifican enmacroadministrativos, microadministrativos ymesoadministrativos.

7. El manual de organización es el que contieneinformación acerca de la estructura de una empresa.

8. El manual de procesos contiene los procedimientos quese llevan a cabo en la empresa.

9. El manual de políticas contiene las reglas de laempresa.

10. El manual de puestos contiene el catálogo de puestos.

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LO QUE APRENDÍ

Entra al foro de discusión “Manuales administrativos” y comenta sobre qué son los

manuales administrativos, por qué es importante que se cuente con ellos en la

organización y los diferentes tipos de manuales que hay.

Pulsa el botón Colocar un nuevo tema de discusión aquí; pon en el apartado

Asunto el título de tu aportación, redacta tu comentario en el área de texto y haz clic

en Enviar al foro.



Glosario de la unidad

ISO (Organización Internacional para la Estandarización)

Es una organización no gubernamental establecida en 1947. Su misión es

promover el desarrollo de la estandarización y las actividades con ella relacionada

en el mundo, con la mira en facilitar el intercambio de servicios y bienes para

promover la cooperación en la esfera de lo intelectual, científico, tecnológico y

económico. Todos los trabajos realizados por la ISO resultan en acuerdos

internacionales los cuales son publicados como estándares internacionales.

Manuales administrativos

Son documentos que contienen información ordenada y sistematizada de la

empresa. Cabe aclarar que, al mencionar documentos, hablamos de los hechos

en papel o en una computadora.

Memoria USB

Es un pequeño dispositivo de almacenamiento que utiliza memoria flash para

guardar la información que puede requerir o no baterías (pilas). Estas memorias

son resistentes a los rasguños (externos) y al polvo que han afectado a las formas

previas de almacenamiento portátil, como los disquetes, discos compactos y los

DVD.

Sistematizar

Organizar según un sistema.

USB (Universal Serial Bus)

Es un puerto que sirve para conectar periféricos a una computadora.



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MESOGRAFÍA


Bibliografía complementaria


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