INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE INVENTARIO DE EQUIPOS

DE CADENA DE FRIO DEL PROGRAMA AMPLIADO DE INMUNIZACIONES

Indicaciones generales:

Diligenciar en letra Arial 12- Mayúscula sostenida.

Al registrar el dato de localidad registre el nombre completo. (no use números; tampoco

números y letras combinadas) Recuerde que el inventario de cadena de frio debe contener información de todas las IPS

Públicas (extramural) y Privadas (incluidos pediatras y particulares), y cuartos fríos que

operen en su ESE.

Buscando consolidar la información de manera veraz y actualizada del inventario de la red de frío a nivel nacional se realizan un inventario semestralmente, para lo cual se emplea un formato estándar que debe ser diligenciado por cada departamento o distrito con los datos de todos sus municipios. Para dar claridad y facilitar el diligenciamiento del formato del inventario se entrega el presente instructivo.

El formato de inventario es un archivo de Excel donde se pueden evidenciar 7 hojas donde se registra la información solicitada para cada equipo:

1. General

2. Refrigeradores y neveras

3. Congeladores

4. Planta eléctrica

5. Aire acondicionado

6. Termos

7. Cajas

8. Cuartos fríos

A continuación se realizara la explicación a diligenciar en cada componente:

1. GENERAL: En esta hoja se registra la información general de cada establecimiento de la siguiente manera:

Datos del establecimiento: Se deben diligenciar los datos del Departamento, el Municipio (para el Distrito capital se remplazo el nombre de la celda Municipio por Localidad de referencia) y el nombre completo de cada establecimiento.

Tipo de establecimiento: Se debe indicar con una x si el establecimiento nombrado es

público o privado.

A que EAPB le presta servicios de vacunación: Se debe diligenciar el campo

escribiendo el o las EAPB a las cuales le presta servicios, sino contrata con nadie escriba particular.

Información básica: Se debe diligenciar completamente los campos de dirección, NIT y

código de habilitación para cada entidad que se nombre en el inventario.

Temperatura: Se debe registrar la temperatura ambiente del lugar de ubicación del

establecimiento, el dato es la temperatura sin aire encendido.

Fecha: Se debe registrar la fecha en la que se realiza el inventario de cada establecimiento.

Necesidades: Se debe registrar la necesidad de equipos en cada establecimiento, en cada campo se escribe en numero la cantidad de equipo a requerir, por ejemplo si necesita congelador se escribe el numero de congeladores solicitados 1. En caso de no requerir el equipo el campo se debe diligenciar en 0.

2. REFRIGERADORES, NEVERAS Y CONGELADORES

En esta hoja se registra la información general de los refrigeradores o neveras que almacenen vacuna y funcionen en cada establecimiento, en caso de tener más de uno se debe ubicar cada equipo en una fila independiente (NO COMBINE CELDAS). La información debe ser diligenciada de la siguiente manera:

Datos del establecimiento: Se deben diligenciar los datos del Departamento, el Municipio

(para el Distrito capital se remplazo el nombre de la celda Municipio por Localidad de referencia), y el nombre completo de cada establecimiento.

Tipo de establecimiento: Se debe indicar con una x si el establecimiento nombrado es

público o privado.

A que EAPB le presta servicios de vacunación: Se debe diligenciar el campo

escribiendo el o las EAPB a las cuales le presta servicios, sino contrata con nadie escriba particular.

Tipo: se debe registrar R si es REFRIGERADOR, N si es NEVERA (vertical), RC si es combinación de refrigerador congelador.

Uso: de acuerdo al uso que tenga el equipo se debe registrar R si es REFRIGERADOR para almacenamiento de biológicos, RC si es combinación de refrigerador congelador, y C si es congelador

Marca: Se debe registrar en este campo la marca de cada equipo, en caso de no tener conocer la marca o no ser visible se deben escribir las siglas SD, en la mayoría de los equipos la marca se puede encontrar en las puestas o parte frontal del equipo, ejemplo:

Modelo: Se debe registrar el modelo de cada equipo, este dato se encuentra en la placa

de datos generales del equipo por lo general ubicado en la parte trasera del equipo.

Número de Serie: Se debe registrar el número de serie de cada equipo (numero único por

equipo), este dato se encuentra en la placa de datos generales del equipo por lo general ubicado en la parte trasera del equipo.

Información mantenimiento: Se deben diligenciar los dos campos, el primero donde se pregunta si se cuenta con servicio de mantenimiento se hace referencia a un contrato de mantenimiento donde se cuenten con actividades preventivas, si se tiene vigente diligencie con un Si, de lo contrario diligencie con un No. Para el campo de rutinas de mantenimiento preventivo al año diligencie con número la cantidad de intervenciones del tipo preventivo que se le realicen a cada equipo.

Equipos de apoyo: Se deben diligenciar los campo de los equipos adicionales para el refrigerador, en el campo donde se pregunta si cuenta con regulador de voltaje o toma regulada se debe diligenciar el nombre según el caso. Recuerde que los reguladores son independiente para cada refrigerador, de no ser así escriba la palabra NO CUENTA. Los congeladores no precisan regulador electrónico de voltaje. En el campo de sistema de monitoreo existen dos tipos de monitoreo, el primero de ellos es el monitoreo manual con ayuda del termómetro digital de máximas y mínimas, en este caso diligencie con las siglas TDMM; El segundo es el monitoreo remoto conectado a internet con servicio de llamada a celular ante desborde de temperatura, en este caso diligencie con las siglas AUTO. En caso de no contar con ningún tipo de monitoreo diligencie NO CUENTA. y RC si es combinación de refrigerador congelador

CUENTA CON REGULADOR DE VOLTAJE O TOMA REGULADA

SISTEMA DE MONITOREO

3. PLANTA ELECTRICA En esta hoja se registra la información general de las plantas eléctricas que se tengan en cada establecimiento, incluso aquellas compartidas con otros programas o entidad, en caso de tener más de uno se debe ubicar cada equipo en una fila independiente. La información debe ser diligenciada de la siguiente manera:

Datos del establecimiento: Se deben diligenciar los datos del Departamento, el Municipio (para el Distrito capital se remplazo el nombre de la celda Municipio por Localidad de referencia), y el nombre completo de cada establecimiento.

Tipo de establecimiento: Se debe indicar con una x si el establecimiento nombrado es

público o privado.

A que EAPB le presta servicios de vacunación: Se debe diligenciar el campo

escribiendo el o las EAPB a las cuales le presta servicios, sino contrata con nadie escriba particular.

Tipo: se debe registra D si es accionada por motor DIESEL combustible ACPM, G si es accionada por motor a gasolina.

Marca: Se debe registrar en este campo la marca de cada equipo, en caso de no conocer la marca o no ser visible se deben escribir las siglas SD. Por lo general la marca de la planta se encuentra en la parte delantera de la cabina o carcasa, también puede ser buscad en el catalogo entregado por el proveedor.

Modelo: Se debe registrar el modelo de cada equipo, este dato se encuentra en la placa de datos generales del equipo por lo general ubicado en la carcasa del equipo. Si no se tiene placa de datos en el equipo ni manual para verificar la información se debe registrar SD.

Número de Serie: Se debe registrar el número de serie de cada equipo (numero único por equipo), este dato se encuentra en la placa de datos generales del equipo por lo general ubicado en la carcasa del equipo. Si no se tiene placa de datos en el equipo para verificar la información se debe registrar SD

Potencia: Es la potencia nominal o aparente que puede entregar la planta eléctrica en vacío a nivel del mar la unidad de medida es Kva, y el dato se encuentra en la placa ubicada en la carcasa, para mayor confiabilidad del dato se puede solicitar apoyo al técnico de mantenimiento. Si no se tiene placa de datos en el equipo ni manual para verificar la información se debe registrar SD.

Información mantenimiento: Se deben diligenciar los dos campos, el primero donde se

pregunta si se cuenta con servicio de mantenimiento se hace referencia a un contrato de mantenimiento donde se cuenten con actividades preventivas, si se tiene vigente diligencie con un Si, de lo contrario diligencie con un No. Para el campo de rutinas de mantenimiento preventivo al año diligencie con número la cantidad de intervenciones del tipo preventivo que se le realicen a cada equipo.

Equipos de apoyo: Se deben diligenciar los campo de los equipos de apoyó al funcionamiento de la planta, en el campo donde se pregunta funciona el cargador de la

batería se debe diligenciar un SI, si se tiene la batería en buen estado y conectada, de lo contrario diligencie NO, En caso de no tener cargador de la batería se debe diligenciar SB. En el campo donde se pregunta funciona la transferencia automática se debe diligenciar un SI, si se tiene transferencia en buen estado y conectada, de lo contrario diligencie NO, En caso de no tener transferencia automática, sino manual se debe diligenciar TM.

Frecuencia de las rutinas de encendido: escriba según el caso DIARIA, SEMANAL, QUINCENAL, MENSUAL, BIMESTRAL, TRIMESTRAL.

Especifique las rutinas de mantenimientos preventivos al año: Diligencia la fecha en el mes que corresponda. Establezca el porcentaje de cumplimiento y escriba las observaciones que considere pertinentes.

4. AIRE ACONDICIONADO

En esta hoja se registra la información general de los aires acondicionados que se tengan en cada establecimiento, en caso de tener más de uno se debe ubicar cada equipo en una fila independiente. De NO CONTAR con aires acondicionados no diligencie esta pestaña del Excel. La información debe ser diligenciada de la siguiente manera:

Datos del establecimiento: Se deben diligenciar los datos del Departamento, el Municipio (para el Distrito capital se remplazo el nombre de la celda Municipio por Localidad de referencia), y el nombre completo de cada establecimiento.

Tipo de establecimiento: Se debe indicar con una x si el establecimiento nombrado es

público o privado.

A que EAPB le presta servicios de vacunación: Se debe diligenciar el campo

escribiendo el o las EAPB a las cuales le presta servicios, sino contrata con nadie escriba particular.

Tipo: Se debe registra V si es aire acondicionado tipo ventana, M si es minisplit, MS si es

multisplit, C si es aire central con rejillas y ductos para varias dependencias de la institución.

Marca: Se debe registrar en este campo la marca de cada equipo, en caso de no tener conocer la marca o no ser visible se deben escribir las siglas SD, en la mayoría de los equipos la marca se puede encontrar en la parte frontal, ejemplo:

Modelo: Se debe registrar el modelo de cada equipo, este dato se encuentra en la placa de datos generales del equipo por lo general ubicado en un costado del equipo. Si no se tiene placa de datos en el equipo ni manual para verificar la información se debe registrar SD

Número de Serie: Se debe registrar el número de serie de cada equipo (numero único por equipo), este dato se encuentra en la placa de datos generales del equipo por lo general ubicado en un costado del equipo. Si no se tiene placa de datos en el equipo para verificar la información se debe registrar SD

Capacidad de refrigeración: Es la rata de extracción de calor del equipo y se mide en BTU/h, este datos se encuentra en la placa de datos generales del equipo por lo general ubicado en un costado del equipo

Información mantenimiento: Se deben diligenciar los dos campos, el primero donde se pregunta si se cuenta con servicio de mantenimiento se hace referencia a un contrato de

mantenimiento donde se cuenten con actividades preventivas, si se tiene vigente diligencie con un Si, de lo contrario diligencie con un No. Para el campo de rutinas de mantenimiento preventivo al año diligencie con número la cantidad de intervenciones del tipo preventivo que se le realicen a cada equipo.

Si la TEMPERATURA AMBIENTE alrededor de los refrigeradores es superior a 24ºC es indispensable la instalación de un equipo de aire acondicionado de tal forma, que mantenga la temperatura de este recinto aproximadamente en 20°C +/- 2°C. En caso de tener aire acondicionado pero la temperatura de su termómetro indica un valor superior a 22°C al interior del recinto, ajuste su termostato a una mayor capacidad de enfriamiento o solicite revisión de su equipo de aire acondicionado.

5. TERMOS: En esta hoja se registra la información general de los termos que se tengan en cada establecimiento en buen estado, en caso de termos con la misma marca se pueden reportar en la misma fila, sin embargo si se cuenta con termos de diferentes marcas se debe registrar cada marca en un fila independiente. La información debe ser diligenciada de la siguiente manera:

Datos del establecimiento: Se deben diligenciar los datos del Departamento, el Municipio (para el Distrito capital se remplazo el nombre de la celda Municipio por Localidad de referencia), y el nombre completo de cada establecimiento.

Tipo de establecimiento: Se debe indicar con una x si el establecimiento nombrado es

público o privado.

A que EAPB le presta servicios de vacunación: Se debe diligenciar el campo

escribiendo el o las EAPB a las cuales le presta servicios, sino contrata con nadie escriba particular.

Marca: En este campo se debe registrar la marca de los termos que se empleen en cada entidad en caso de contar con más de un termo de la misma marca y modelo se debe registrar en una misma fila.

Modelo: En este campo se debe registrar el modelo de los termos que se empleen en cada entidad en caso de contar con más de un termo de la misma marca y modelo se debe registrar en una misma fila.

Volumen: En este campo se debe diligenciar el volumen en litros del termo reportado, el cual está dado de acuerdo al modelo del mismo. No escriba la palabra litros – solo diligencia el número con decimales que corresponda.

Total de termos: En este campo se debe registrar la cantidad de termos de la misma marca y numero de serie con que se cuente.

Cantidad de paquetes que tiene actualmente: En este campo se debe diligenciar la cantidad de paquetes frío con los que se cuentan para el o los termos registrados. Los paquetes refrigerados reportados serán ÚNICAMENTE los de agua NO los de gel, salmueras o alguna otra solución eutéctica, reconocidos por su color azul, rojo o verde

Cantidad de paquetes que debería tener según marca y modelo: Verifique las existencias frente al deber ser y establezca la diferencia.

A continuación se presenta una tabla resumen de los termos incluidos dentro del código PQS, para facilitar la identificación y diligenciamiento del inventario.

TERMOS

ITEM MARCA MODELO VOLUMEN (LITROS) IMAGEN

1 COLDPACK S.A. 7LTD 3

2 DOMETIC RCW4 3

3 Beijing Jialihengye International Trading Co Ltd.

LCB - 8A 1,6

4 AOV ADVC-24 0,8

5 AOV AVC-44 1,35

6 AOV AVC-46 2,5

7 Apex International AIDVC-24 0,9

8 Apex International AIVC-44 1,6

9 Blowkings BK-VC 2.6-CF 2,6

10 Blowkings BK-VC 1.7-CF 1,7

11 Blowkings VDC-24-CF 0,9

12 Nilkamal Limited BBVC-23 0,9

13 Nilkamal Limited BCVC-43 1,5

14 Gio'Style Lifestyle S.p.A Gio'Style VC 2.6L

2,6

6. CAJAS TERMICAS: En esta hoja se registra la información general de los termos que se tengan en cada establecimiento en buen estado, en caso de termos con la misma marca se pueden reportar en la misma fila, sin embargo si se cuenta con termos de diferentes marcas se debe registrar cada marca en un fila independiente. La información debe ser diligenciada de la siguiente manera:

Datos del establecimiento: Se deben diligenciar los datos del Departamento, el Municipio (para el Distrito capital se remplazo el nombre de la celda Municipio por Localidad de referencia), y el nombre completo de cada establecimiento.

Tipo de establecimiento: Se debe indicar con una x si el establecimiento nombrado es público o privado.

A que EAPB le presta servicios de vacunación: Se debe diligenciar el campo

escribiendo el o las EAPB a las cuales le presta servicios, sino contrata con nadie escriba particular.

Marca: En este campo se debe registrar la marca de caja térmica que se empleen en cada entidad en caso de contar con más de un termo de la misma marca y modelo se debe registrar en una misma fila.

Modelo: En este campo se debe el modelo de caja térmica que se empleen en cada entidad en caso de contar con más de un termo de la misma marca y modelo se debe registrar en una misma fila.

Volumen: En este campo se debe diligenciar el volumen en litros de la caja térmica reportada, el cual está dado de acuerdo al modelo del mismo. No escriba la palabra litros – solo diligencia el número con decimales que corresponda.

Total de cajas térmicas: En este campo se debe registrar la cantidad total de cajas térmicas de la misma marca y número de serie con que se cuente.

Cantidad de paquetes que tiene actualmente: En este campo se debe diligenciar la cantidad de paquetes frío con los que se cuentan para la o las cajas térmicas. Los paquetes refrigerados reportados serán ÚNICAMENTE los de agua NO los de gel, salmueras o alguna otra solución eutéctica, reconocidos por su color azul, rojo o verde

Cantidad de paquetes que debería tener según marca y modelo: Verifique las existencias frente al deber ser y establezca la diferencia.

A continuación se presenta una tabla resumen de las cajas térmicas incluidas dentro del código PQS, para facilitar la identificación y diligenciamiento del inventario.

CAJAS TERMICAS

ITEM MARCA MODELO

VOLUMEN (LITROS) IMAGEN

1 DOMETIC RCW8 6

2 DOMETIaC RCW12 7

3 DOMETIC RCW25 20

4 Apex International AICB-444L 18

5 Nilkamal Limited RCB-444L 23

23

6 AOV International ACB-444L 18

7 AOV International ACB-503L 18

8 AOV International ACB 324SS 16

9 AOV International ACB 246LS 16

10 Blowkings CB-12-CF 12

11 Blowkings CB-55-CF 7

12 AOV International ACB-264SL 6

13 AOV International ACB-316L 18

14 Blowkings CB-20-CF 20

15 Nilkamal Limited RCB246LS 16

16 Nilkamal Limited RCB324SS 15

Apex International AICB-243s

8

Apex International AICB 503L

18

7. CUARTOS FRÍOS: En esta hoja se registra la información de los cuartos frío que se tenga aunque no estén en funcionamiento por problemas de mantenimiento o montaje.

Datos del establecimiento: Se deben diligenciar los datos del Departamento, el Municipio (para el Distrito capital se remplazo el nombre de la celda Municipio por Localidad de referencia), y el nombre completo de cada establecimiento.

Tipo de establecimiento: Se debe indicar con una x si el establecimiento nombrado es público o privado.

A que EAPB le presta servicios de vacunación: Se debe diligenciar el campo

escribiendo el o las EAPB a las cuales le presta servicios, sino contrata con nadie escriba particular.

Dimensiones: Este campo se debe diligenciar con las dimensiones generales del interior del cuarto frío en metros, largo x ancho x alto.

Marca evaporador: Se debe diligenciar la marca del evaporador que por lo general se

encuentra ubicada en la parte delantera de la carcasa.

Cantidad evaporadores: En este campo se debe diligenciar la cantidad en números de

evaporadores con la que se cuente en el interior del cuarto frío.

Marca compresor: En este campo se debe diligenciar la marca del o los compresores

ubicados en las condesadoras.

Cantidad compresores: En este campo se debe diligenciar la cantidad de equipos en

números con que se cuente.

Funciona: En este campo se debe diligenciar con SI, si a la fecha de reporte del inventario el cuarto frio se encuentra en operación, de lo contrario debe ser diligenciado con un NO.

Mantenimiento: En este campo se debe reportar un SI a la fecha de reporte del inventario el cuarto frío cuneta con contrato de mantenimiento preventivo, de lo contrario diligenciar NO.

Monitoreo: En este campo existen dos tipos de monitoreo, el primero de ellos es el monitoreo manual con ayuda del termómetro digital de máximas y mínimas, en este caso diligencie con las siglas TDMM; El segundo es el monitoreo automático conectado a internet con servicio de llamada a celular ante desborde de temperatura, en este caso diligencie con las siglas AUTO. En caso de no contar con ningún tipo de monitoreo diligencie NO.

Especifique las rutinas de mantenimientos preventivos al año: Diligencia la fecha en el mes que corresponda. Establezca el porcentaje de cumplimiento y escriba las observaciones que considere pertinentes.

8. TERMOMETROS, TERMOHIGROMETROS Y SONDA: En esta hoja se registra la información general de los termómetros que se tengan en cada establecimiento en buen estado. La información debe ser diligenciada de la siguiente manera:

Datos del establecimiento: Se deben diligenciar los datos del Departamento, el Municipio (para el Distrito capital se remplazo el nombre de la celda Municipio por Localidad de referencia), y el nombre completo de cada establecimiento.

Tipo de establecimiento: Se debe indicar con una x si el establecimiento nombrado es público o privado.

A que EAPB le presta servicios de vacunación: Se debe diligenciar el campo

escribiendo el o las EAPB a las cuales le presta servicios, sino contrata con nadie escriba particular.

Tipo elemento: En este campo se debe registrar que tipo de equipo/elemento que se está empleando para control de variables físicas: si es de digital de máximas y mínimas escriba TDMM; si es termohigrómetro, sonda o termómetro laser escriba según el caso la palabra:

Marca: En este campo se debe diligenciar la marca de cada termómetro registrado

Cantidad: En este campo se debe registrar la cantidad de termómetros de una misma marca y tipo.

Certificado de calibración N°: En este campo se debe registrar el número que aparece en el certificado de calibración del equipo.

Fecha de la Calibración: En este campo se debe registrar la fecha (dd/mm/aaaa) en que fue calibrado el equipo.