“INSTRUCTIVO GENERAL BÁSICO PARA LA VERIFICACIÓN FÍSICA DE LOS BIENES PATRIMONIALES DE LA AUTORIDAD NACIONAL DEL AGUA – ANA”

I. OBJETIVO:

Contar con un documento técnico- normativo que indique en forma breve, clara y precisa, el procedimiento a seguir por la Comisión de Apoyo designado para verificar físicamente, in situ, la totalidad de bienes patrimoniales asignados en uso al 31/12/2014, a las “AAA”, ALA’s y Oficinas de la Sede Central de la ANA, tendente a la obtención de un Inventario Físico de Bienes con información verdadera y conciliados sus saldos con los libros contables.

II. FINALIDAD:

Que la ANA cuente en cualquier momento, con información verdadera de los bienes patrimoniales asignados en uso, respecto a la cantidad de éstos por grupos genéricos, por clases y por tipos, así como a su descripción, marca, modelo, serie, fecha adquisición, uso actual, estado de conservación, año de fabricación, ubicación física, usuario, etc.

III. BASE LEGAL:

- Ley N° 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.- Decreto Supremo N° 007-2008-VIVIENDA, Reglamento Nº 29151.- Resolución N° 158-97-SBN, Normas para la Catalogación de Bienes Muebles del Estado.- R.N° 039-98-SBN, Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado.- Resolución Directoral Nº 667-2012-ANA-OA, que designa la Comisión de Inventario 2012.

IV. ALCANCE:

El contenido de este documento es de aplicación, observancia y cumplimiento obligatorio en el ámbito de la Autoridad Nacional del Agua – ANA, a nivel nacional.

V. NORMAS:

La verificación física de los bienes patrimoniales de la ANA, estará a cargo de la Comisión de Inventario designada por Resolución Directoral Nº XXX - 2014-ANA-OA, la cual podrá contar con la comisión de Apoyo que fueren necesarios para el cumplimiento de la misión encomendada.

5. 1. COMISIÓN DE INVENTARIO:

La Comisión de Inventario está conformada por personal de la Oficina de Administración, Unidad de Logística, de las Unidades de Contabilidad y de Control Patrimonial, así como con representantes del Órgano de Control Institucional.

La Comisión de Inventario realizará su labor, a través de la comisión de apoyo, quienes se desplazarán por todo el país para verificar físicamente los bienes asignados a las “AAA”, ALA’s y Oficinas de la Sede Central, los que estarán bajo la dirección de un (1) Supervisor, que será el nexo directo entre la comisión de apoyo y la Comisión de Inventario.

5.2. EQUIPO DE INVENTARIADORES:

Personal de apoyo de la comisión, encargada de la verificación física de los bienes, la misma que, en las AAAs y ALAs, estará conformada por el responsable administrativo o a quien designe el administrador de la dependencia administrativa y un personal de la sede central; para el caso de la sede central la comisión conformara los equipos, con personal de la entidad,

5.3. APOYO Y FACILIDADES A LA COMISION DE APOYO:

El funcionario responsable de la “AAA” y ALA, dispondrá que se brinde el apoyo y se de las facilidades que pudieran requerir los integrantes de la Comisión de Inventario para el debido y oportuno cumplimiento de la labor encomendada.

5. 4. PROHIBICIÓN DEL DESPLAZAMIENTO DE BIENES:

Para el logro de los objetivos institucionales, el funcionario responsable de la “AAA” y ALA impartirá las instrucciones del caso para que: “quede prohibido el desplazamiento interno o externo de los bienes patrimoniales asignados en uso a la dependencia a su cargo, durante los días de la verificación que le toca según cronograma, La aplicación de esta medida permitirá la conservación y permanencia física de los bienes.

5.5. RESPONSABILIDAD SOBRE LOS BIENES ASIGNADOS:

Cada uno de los trabajadores de la ANA, cualquiera sea su nivel jerárquico y condición laboral, al que la Institución le haya asignado bienes patrimoniales para el normal desempeño de las funciones encomendadas, es el único responsable de la existencia física, permanencia y conservación en buen estado de éstos. En consecuencia, éste deberá tomar las providencias del caso, para evitar la pérdida, sustracción o deterioro de los mismos, evitando la imputación de responsabilidad administrativa, civil o penal, tendente a su recuperación o reposición en plazo perentorio.

5. 6. DECISIONES SOBRE LOS BIENES PATRIMONIALES:

El funcionario responsable de la “AAA”, ALA u Oficina de la Sede Central, hará cumplir la inmovilización de los bienes patrimoniales asignados en uso a los trabajadores a su cargo, bajo responsabilidad funcional.

5.7. DETERIORO DEL MEDIO DE IDENTIFICACIÓN:

En el caso que la etiqueta autoadhesiva o código de barras colocada en un determinado bien asignado en uso a un trabajador, se despegara, cayera o deteriorara, éste, como único responsable de dicho bien, comunicará de inmediato, el hecho, a la Unidad de Control Patrimonial, para que subsane dicha situación.

5.8. OPTIMIZACIÓN DEL CONTROL PATRIMONIAL INSTITUCIONAL:

El funcionario responsable de la “AAA”, ALA u Oficina de la Sede Central, designará a un (1) trabajador de la misma, para que brinde la información documentada que pudiera requerir la Comisión de apoyo, sobre los bienes asignados en uso, cuyo nombre y apellidos completos, será comunicado al Supervisor del Grupo Inventariador, para las coordinaciones del caso.

5.9. CONTROL DEL EQUIPO AUXILIAR:

Los bienes patrimoniales que por su naturaleza, período de utilidad y material utilizado en su fabricación, al margen de su valor monetario, fuere considerado como equipo auxiliar, asignado en uso a cada trabajador y que figure en su Cargo Personal por Asignación de Bienes en Uso, será controlado internamente por la Unidad de Control Patrimonial, no debiendo ser incluidos, en los Registros Patrimoniales ni en el Inventario Físico.

VI. NORMAS ESPECÍFICAS:

6.1. VERIFICACIÓN FÍSICA:

1. La comisión de apoyo, se constituirá el día señalado en el Cronograma para la “Toma del Inventario Físico", en la “AAA” y ALA, presentándose ante el funcionario responsable, generando la actividad a través de una acta de inicio y, acto seguido el administrador o quien haga sus veces dará las instrucciones a su personal a fin de que brinden las facilidades y proporcionen la información que fuere solicitada.

“ACTA DE INICIO DE LAS LABORES DE VERIFICACIÓN FÍSICA DE LOS BIENES PATRIMONIALES DE LA

AUTORIDAD NACIONAL DEL AGUA – ANA”

En la ciudad de ------------, siendo las -------- A. M. del día -------- de --------del año 2014, se reunieron en la Oficina de la --------------------------, los señores Inventariadores del Grupo ----, --------------------, identificado con DNI Nº ------------, ------------------------------, identificado con DNI Nº ---------------- y el Sr. -----------------, identificado con DNI: ----------,miembros de la Comisión de Inventario designada por Resolución Jefatural Nº 373 - 2014-ANA –OA y, los señores -------------------, Identificado con DNI Nº:----------, y, ------------------------------- con DNI Nº ------------, Administradora Local y Facilitador designado, de la ALA ---- respectivamente.

La finalidad de esta reunión, es suscribir la presente Acta, como constancia del inicio propiamente dicho de la labor encomendada al Equipo Inventariador N° ----, por la Comisión de Inventario de la Autoridad Nacional del Agua – ANA, y del compromiso que asume Administradora Local del Agua --------, en el sentido de brindar y proporcionar la información de los bienes patrimoniales que serán verificados físicamente y el apoyo que pudiera requerir el Grupo Inventariador, para el cumplimiento adecuado y oportuno de la labor encomendada por la superioridad.

Siendo las ------ A. M. del mismo día, acatando las disposiciones acordadas y con plena observancia a la normatividad vigente, se dispone, acto seguido dar inicio a las actividades de la toma de inventario físico de los bienes patrimoniales de la entidad y en señal de conformidad de su contenido se suscriben dos ejemplares del presente documento, uno para cada una de las partes.

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2. La verificación física consiste en: constatar (ver); contar (1, 2, 3, …); medir con la ayuda de una cinta métrica o wincha (largo, ancho, altura); o, pesar con la ayuda de una balanza, según la naturaleza del bien (caso de productos en Almacén), todos los bienes patrimoniales existentes físicamente a una determinada fecha, en cada uno de los ambientes de la “AAA”, ALA u Oficina de la Sede Central, los que han sido asignados en uso a los trabajadores de ésta, para el normal cumplimiento de las funciones encomendadas. Se Incluye los terrenos, edificaciones e infraestructura pública, así no se haya definido o saneado aún su situación legal.

3. La metodología de trabajo es de: Verificación y Etiquetado de los bienes patrimoniales,

según reporte de la data SIMI. Actualizada al 31/12/2014, que cosiste en:

a) “Colocarse uno de los Inventariadores en un lugar visible del ambiente de la “AAA” o

ALA, cuyos bienes van a ser verificados, teniendo en el Tablero Tomador de Tiempo a

utilizar, el Listado o Reporte de los bienes patrimoniales asignados en uso a la “AAA”,

ALA u Oficina de la Sede Central, que impreso de la data SIMI alfabéticamente,

entregará la Unidad de Control Patrimonial, así como los Sticker, con el código de barras

de la SBN, bolígrafos o lápices, borrador, resaltador, tablero, liquid paper, etc.

b) El otro Inventariador, contando en la mano con una cinta métrica o wincha, se ubicará en

un determinado extremo o esquina del ambiente cuyos bienes van a ser inventariados y

empezará a DICTAR en forma clara y en voz alta, al otro Inventariador, la naturaleza y

características propias del bien que está verificando, para que éste haga las anotaciones

o ubique en el Listado o Reporte entregado, y de ser el caso hará las correcciones

pertinentes.

c) Una vez verificado el bien se procede a la colocación de la etiqueta autoadhesiva

correspondiente al bien, con el código de barras y según catalogo de la

Superintendencia Nacional de Bienes Estatales – SBN, actividad que los Inventariadores

lo harán utilizando las etiquetas proporcionadas por la Unidad de Control Patrimonial,

colocándola en un lugar apropiado del bien, tratando que se vea bien a simple vista. Por

ejemplo:

TIPO DE BIENLUGAR RECOMENDADO

(siempre, colocándose el Inventariador delante del bien)

- Arados en general y otros equipos agrícolas

Parte apropiada del bien, según el criterio personal, técnico y profesional del personal de Control Patrimonial.

- Armarios, estantes, archivadores, vitrinas, etc.

Parte superior izquierda del lado derecho del bien.

- Escritorios en general, módulos

Parte superior izquierda del lado derecho, debajo del tablero.

- Maquinaria pesada en general

Parte superior derecha del lado derecho de la unidad (dentro de la cabina).

- Máquinas en escribir en general

Parte superior izquierda del lado derecho.

- Monitor de computadora Parte superior izquierda del lado derecho.- Motocicletas, bicicletas, etc.

Parte visible del tubo ubicado debajo del asiento.

- Libros Parte inferior del lomo, teniendo cuidado de no cubrir ningún dato que aparezca en él.

- Refrigeradoras, cocinas, TV, videograbadoras, etc.

arte superior izquierda del lado derecho.

- Semovientes mayores Parte baja de la oreja del lado derecho del animal.- Teclados de computadoras

Parte superior derecha del lado izquierdo (volteando el equipo).

- Terrenos, edificaciones, cultivos permanentes, infraestructura pública, etc.

Estos bienes por su propia naturaleza, no es recomendable colocarles físicamente su respectivo medio identificatorio, el cual sí irá en la respectiva Tarjeta de Control Unitario y Depreciación.

- Unidad Central de Proceso (CU)

Parte superior derecha del equipo (detrás del mismo). No se debe colocar en el case, porque esta parte puede ser cambiada en cualquier momento como consecuencia de su oxidación, picaduras, etc.

- Vehículos de transporte en general, excepto bicicletas

Parte superior derecha del lado derecho de la unidad (dentro de la guantera).

d) Terminada la verificación de un bien en la forma señalada, se continuará con cada uno de los demás bienes existentes en el ambiente, hasta hacer la verificación de la totalidad de ellos. En esta etapa, es necesario que el Inventariador solicite que cada uno de los trabajadores abra los cajones de su escritorio, armarios, cajas de seguridad, estantes, credenzas, cajas, etc., a su cargo, para que verifique los bienes que, por razones de seguridad, pudieran estar guardados “bajo llave” en ellos. También debe preguntarles si tienen algún bien asignado a su uso, prestado a otro trabajador de la misma dependencia; a otra dependencia; a otra “AAA”, ALA u Oficina de la Sede Central; en reparación; etc., haciendo la anotación correspondiente.

e) La verificación física de cada bien existente en cada ambiente visitado, no sólo comprende la constatación, medición o pesaje de los bienes, sino también la calificación obligatoria por el Inventariador, del estado de conservación del mismo, así como la determinación que si está en uso o excedente. Para calificar el estado de conservación,

el Inventariador utilizará las letras: “B” (buen estado); “R” (regular estado); “M” (mal estado).

f) El Equipo Inventariador, a través del Supervisor, coordinará permanentemente con el trabajador designado por cada “AAA” y ALA, para que brinde la información documentada que pudiera requerirse sobre la denominación de cada Oficina, ubicación en el local institucional, los nombres y apellidos del usuario de los bienes, la procedencia de los sobrantes, el destino de los faltantes, etc.

g) El Equipo Inventariador incluirá en el formato utilizado, todos los bienes que existan físicamente, mostrados por los trabajadores usuarios, no siendo de su responsabilidad si éstos no lo hacen por alguna circunstancia, pese a la presencia del representante de la dependencia cuyo bienes han sido verificados, los que podrían ser considerados como “faltantes”.

h) Concluida la verificación física de los bienes existentes en cada “AAA” y ALA el Equipo Inventariador generará, conjuntamente con el funcionario responsable de la misma, Acta Final de Inventario firmada, en original y copia, en la que se dejará constancia de las ocurrencias o situaciones presentadas durante la labor realizada, entregándole una (1) copia de la misma.

“ACTA DE CULMINACIÓN DE LAS LABORES DE VERIFICACIÓN FÍSICA DE LOS BIENES PATRIMONIALES DE LA

AUTORIDAD NACIONAL DEL AGUA – ANA”

En la ciudad de -----------, siendo las ----------. del día ----------de ---------------- del año 2014, se reunieron en las Oficinas de la ----------------------------------------------, los señores Inventariadores del Equipo Nº ----, --------------, identificado con DNI Nº -----------------------, ----------------------------, identificado con DNI Nº ------------------ y miembros de la Comisión de Inventario designada por Resolución Directoral Nº XXXX - 2014-ANA-OA y, los señores ----------------------, Identificado con DNI Nº: ------------ y, -----------------------------, identificado con DNI Nº -------------------, Administrador y Asistente administrativo, de la ------------------------------------------------, respectivamente.

La finalidad de esta reunión, es suscribir la presente Acta, como constancia de la culminación de la labor encomendada al Equipo Inventariador N° ---------, por la Comisión de Inventario de la Autoridad Nacional del Agua – ANA, oportunidad en la que se presentaron las siguientes ocurrencias, actuando como se indica en cada caso:

1. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

2. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

3. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Siendo las ----------------- del mismo día, se da por concluida la actividad de la toma de inventario físico de los bienes patrimoniales de La ----------------------------------------------------------------------- y en señal de conformidad de su contenido, se suscriben dos ejemplares del presente documento, uno para cada una de las partes.

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_______________________________4. Esta actividad se repite en la sede central, para tal efecto se suprimen las actas de inicio y

culminación, generándose una sola suscrita por el jefe de la dependencia administrativa y el equipo Inventariador a fin de dejar constancia y una copia del listado debidamente visada.

5. Concluida la verificación física en la ANA, la Comisión de Inventario dispondrá que un determinado Equipo de Inventariadores efectúe un "cruce general de información" de todos los bienes encontrados como "sobrantes".

6. Actuado como se ha indicado, la Comisión de Inventario está en condiciones de obtener el Listado o Reporte correlativo, en orden alfabético de los bienes patrimoniales que a la fecha existen en cada “AAA”, ALA u Oficina de la Sede Central y consecuentemente en la ANA.

7. La Unidad de Control Patrimonial entregará al comisionado de cada Equipo Inventariador, un paquete con lo siguiente:

a) Reporte o listado de bienes al 31/12/2014 de cada “AAA” y ALA’s

b) Un (1) USB de 8 GB, conteniendo: la relación de bienes de las “AAA” y ALA’s al 31/12/2014; por cada “AAA” y ALA’s; relación de los bienes de las “AAA” o ALA’s cedidos en uso a las Juntas de Usuarios de Riego de su ámbito,

c) Tablero Tomador de Tiempo; bolígrafos, lápices, borradores, resaltadores, reglas, mascarillas contra el polvo, guantes de tela; winchas; etc.

d) Formato de Listado o Reporte impreso (A/3) en blanco para anotar los sobrantes que pudieran encontrarse.

8. CODIFICACIÓN DE BIENES SOBRANTES:

El reporte de los bienes patrimoniales sobrantes se sistematiza conforme a los procedimientos de alta a través del software SIMI, generando el código de acuerdo al Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado; la misma que se imprime y se remite a la dependencia administrativa correspondiente para su regularización.