Instituto Tecnológico de Costa Rica

Sede Central Cartago, Costa Rica

Curso: Administración de la Función de la Información

Segundo entregable

Plan Estratégico Centro de Cómputo del ITCR

Profesor: Jaime Solano

Estudiantes:

Henry Campos Rodríguez

Esteban Hernández Hernández

Priscilla Piedra Hidalgo

Fecha de Entrega: Miércoles 25 de abril del 2012

1

Guía para desarrollar plan estratégico de TI

1) Objetivos

Para que se pueda terminar de manera exitosa la ejecución del plan estratégico, se deben de

lograr los siguientes objetivos:

● Mejorar el tiempo de entrega de proyectos dentro del Centro de Cómputo (de ahora en

adelante conocido como CC).

● Mejorar los ingresos del CC.

● Mejorar el grado de motivación del recurso humano del CC.

● Impulsar la comunicación del CC con el resto de departamentos del TEC.

● Mejorar la calidad y eficacia en la prestación de servicios de soporte del departamento

hacia otros departamentos y áreas del TEC.

2) Alcance

Para este plan se va a buscar el desarrollo de:

● Nuevas formas para mejorar la comunicación del CC con el resto de departamentos del

TEC mediante charlas informativas de los objetivos del CC y comunicados informativos

de los servicios que se ofrecen en el CC, así como formas de comunicarse

adecuadamente para la creación o exposición de un nuevo proyecto que puede realizar

CC.

● Aumentar el nivel de motivación del recurso humano del CC a través de capacitaciones.

● Mejorar el tiempo de entrega y la finalización de proyectos dentro del CC mediante

contrataciones de personal.

● Mejorar el tiempo de atención de tareas comunes (por ejemplo soporte técnico)

mediante el establecimiento de estándares y mejoras de las prácticas existentes.

● Mejorar el tiempo de entrega de proyectos a través de mejoras en la comunicación del

personal del CC.

● Convenios con empresas interesadas en capacitar al personal del CC.

2

● Fortalecimiento de las áreas dentro del CC como parte de mejoras en la motivación y

mejoras en tiempos de entrega.

● Aumento de los ingresos del CC brindando charlas, capacitaciones y asesorías a los

clientes.

● Mejoras de los servicios existentes con el fin de aumentar el nivel de clientes.

No se va a tomar en cuenta:

● Mejorar la motivación del recurso humano del CC mediante mejoras de infraestructura

del CC.

● Mejorar la motivación de los empleados con recompensas económicas.

● Cambios en la forma en la que se prestan los servicios existentes.

● La reestructuración dentro de las áreas dentro del CC.

● Creación de nuevos servicios del CC para los clientes.

3) Métodos y técnicas sugeridas

Para el desarrollo del plan estratégico, se piensa en implementar los algunos métodos y

técnicas que se explicarán a continuación:

Reuniones: El personal del CC deberá de asistir a reuniones que permitan conocer aspectos

importantes como deficiencias en servicios, mejoras en relaciones entre áreas del CC, conocer

problemas existentes en las áreas y otros para que sean tomados en cuenta.

También se pueden hacer reuniones con los clientes para identificar deficiencias en los servicios

que actualmente brinda el CC.

Cuestionarios: Con el fin de analizar y tener la información necesaria para mejorar servicios que

se le brindan a los clientes. Los cuestionarios también se pueden aplicar dentro del CC para

saber qué tipo de capacitaciones o charlas les interesan al personal recibir como parte del

desarrollo de la motivación. Los cuestionarios también se pueden aplicar a los clientes actuales

con el fin de tener la información necesaria para mejorar los servicios que actualmente se

brindan y para conocer los intereses en temas de charlas que se puedan impartir.

3

Análisis FODA: Este se va a implementar dentro de las áreas que componen el CC para

determinar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas dentro que hay en cada área

enfocados en el proceso de comunicación con otras áreas dentro del CC y enfocado en la

motivación de los empleados.

Lluvia de ideas: Para mejorar la calidad de los servicios que actualmente se brindan en el CC y

también para ofrecer a los clientes charlas, capacitaciones y asesorías con el objetivo de lograr

nuevos ingresos.

4) Meta

Mejorar la calidad de los servicios, ambiente laboral e ingresos en el CC mediante el

incremento de la comunicación entre los empleados y los clientes, mejora de servicios y

procesos existentes además de aumento de la motivación de empleados que tiene el

departamento.

4

5) Riesgos

Riesgos Evasión o mitigación

Reducción en presupuesto

destinado a CC.

- Negociación con el órgano encargado de la distribución

de los fondos.

- Priorización de las principales actividades y objetivos

definidos por el departamento a fin de destinarle los

fondos existentes.

Perdida de personal en el equipo

de CC.

- Negociar un prorroga en caso de que la rotación de

personal sea interna a fin de encontrar suplencia en el

puesto.

- Capacitación inmediata de personal a fin de ocupar el

puesto vacante.

Daño o pérdida de equipo en el

departamento.

- Mantenimiento constante y revisiones periódicas en el

equipo del departamento.

- Priorización de los servicios y actividades más

importantes brindadas por el departamento.

Pérdida o inconstancia de un

servicio por parte de un proveedor

a CC.

- Negociación y penalizaciones al proveedor.

- Prescindir de los servicios del proveedor y ubicar un

nuevo.

5

6) Factores críticos de éxito

Agilizar procesos propios de administración de proyectos, así como de desarrollo rápido

de proyectos para mejorar el rendimiento del equipo de analistas y desarrolladores de

sistemas del departamento.

Promover el departamento, internamente y dentro de la institución a fin de se conozca

más acerca de este y las funciones que realiza.

Promover reuniones y actividades interdepartamentales para incitar las relaciones

interpersonales dentro del equipo del departamento.

Aprovechar al máximo los recursos destinados al departamento para mejorar los

servicios prioritarios y extender y ampliar el alcance de los restantes servicios.

7) Responsabilidad y autoridad

A continuación se listan las personas involucradas en el proceso de realización del Plan

Estratégico y además la responsabilidad que poseen sobre el proyecto. También se menciona el

encargado tanto de la revisión como de la aprobación del mismo.

Actividad Responsables

Desarrollo del Plan estratégico Campos Rodríguez Henry

Hernández Hernández Esteban

Piedra Hidalgo Priscilla

Revisión Jaime Solano

Aprobación Jaime Solano

6

8) Definiciones

Realizar un diccionario de términos o abreviaturas con el fin de que el contenido del

plan sea entendido por todos los involucrados y no existan ambigüedades.

Abreviatura o

término

Definición

FODA

Análisis interno externo de la situación de la organización en el ambiente

donde se encuentre, significa literalmente Fortalezas, Oportunidades,

Debilidades y Amenazas.

Lluvia de ideas. Herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas

sobre un tema o problema determinado

Factores críticos

de éxito

Son el conjunto mínimo de áreas (factores o puntos) en las cuales si se

obtienen resultados satisfactorios se asegura un desempeño exitoso.

9) Referencia a otros documentos

Para el desarrollo de este plan se utilizaron algunos documentos que fueron de ayuda para

establecer lo que aquí se expone:

Código Nombre de documento

01 Plan Estratégico Centro de Cómputo, ITCR 2005

02 Guía mejores prácticas para crear un plan estratégico de TI en el sector público de

Costa Rica, Cynthia López, 2006, Maestría Computación

7

10) Descripción de la guía

Para realizar el plan se deben realizar actividades, y esta tabla muestra la información

relacionada a dichas actividades.

Ítem Ejecutor Actividad

01

Esteban Hernández H

Priscilla Piedra H

Representante (s) de CC

Reuniones

02 Henry Campos R Cuestionarios

03

Esteban Hernández H

Henry Campos R

Priscilla Piedra H

Representante (s) de CC

Análisis FODA

04

Esteban Hernández H

Henry Campos R

Priscilla Piedra H

Representante (s) de CC

Lluvia de ideas

11) Control de revisiones, aprobaciones y modificaciones

Cada vez que el documento se someta a una evaluación y se considere necesario que

deba realizársele algún cambio, o si por distintas razones se deben generar cambios al

documento, cada cambio que se realice se debe presentar como una versión diferente del

documento original.

Para mantener un control, la primera versión del documento se considera la versión 1.0,

y de allí se parte para que cada documento siguiente siga el estándar de versiones. Una vez se

8

ha generado una nueva versión del documento debe someterse a una nueva revisión, en cada

caso debe quedar claro quién y porqué se realizó el cambio.

12) Anexos

Se tiene como Anexo 1 el documento “Plan Estratégico Centro de Cómputo ITCR 2005”,

este documento es una base para el trabajo realizado, y por consiguiente se considera

necesario.

13) Control de cambios

Para demostrar el manejo que se pretende tener sobre las modificaciones (cambios)

sobre el trabajo original, se presenta a continuación una tabla que indica si un ítem fue

modificado y el responsable del cambio.

Ítem Fecha del

cambio

Responsable Solicitante Cambio realizado

0 23 / 4 /

2012

Equipo de

desarrollo

Primera versión

del documento.

9

Anexos

10

Anexo 1

Plan Estratégico y análisis FODA Centro de Cómputo TEC

I Parte

Henry Campos Esteban Hernández Priscila Piedra

12

Plan Estratégico Centro de Cómputo

ITCR 2005

Plan Estratégico para el Centro de Cómputo 2005

Introducción:

El Centro de Cómputo, en adelante denominado con las siglas CC, es una dependencia adscrita a la

Rectoría del Instituto Tecnológico de Costa Rica, creada en el año 1977 con el fin de dar soporte

técnico a las diferentes dependencias del ITCR en cuanto al uso de tecnologías de información y

automatización de procesos.

Durante sus primeros años, existía una política de centralización, mediante la cual el CC

centralizaba procesos equipos y bases de datos en sus instalaciones.

Posteriormente con la llegada de las PC y otros muchos cambios tecnológicos y administrativos, el

CC adoptó un rol más de soporte y se dio una importante descentralización de procesos clave, tales

como: la matricula, la biblioteca , la administración financiera entre otras.

Hoy en día, a la luz de las nuevas tecnologías de información y comunicación, se pretende continuar

siendo un soporte y tener mayor coordinación en lo referente a: capacitación, suministro y

distribución de equipos, desarrollo de innovaciones y optimización de los recursos humanos y

tecnológicos existentes en eI ITCR.

Para cumplir con estas metas, el CC inició el desarrollo de un Plan Estratégico para el año 2005.

Dicho Plan fue elaborado por todo el Personal del CC, con la ayuda de dos facilitadoras del Centro

de Información Tecnológica (CIT) del ITCR.

La metodología utilizada para desarrollar este Plan fue totalmente participativa por parte de todos y

cada uno de los y las colaboradores del CC, así como de la dirección, por lo que puede afirmarse

que los resultados generados responden al trabajo conjunto y al consenso de este equipo de trabajo.

A continuación se presenta un resumen de los aspectos más relevantes de dicho plan.

2de20

13

1. Valores del CC:

IV. Clientes y sus características: ./ Confianza

./ Trabajo en equipo ./ Responsabilidad

./ Excelencia en servicio al cliente ./ Actualización Constante ./ Innovación

11. MISION

"Crear, proveer y liderar soluciones y servicios de excelente calidad en tecnologías de

información y comunicación para impulsar el desarrollo integral de nuestros clientes."

111. VISION

"Ser un líder en la utilización de Tecnologías de información y comunicación, innovando

soluciones para el sector universitario regional y para empresas e instituciones

nacionales."

3de20

A-Internos

Clientes Características

Son los más cercanos al Centro de

Cómputo. Relativamente fáciles de

Clientes del LAIMI tratar. Son un grupo muy numeroso, no

hay suficientes equipos para atender

demanda total

Funcionarios Docentes

Son traviesos, desinteresados, discriminativos, meten mano donde no

deben; son los más lejanos y son de dificil acercamiento

La mayoría de esos departamentos

Administrativos: más volumen cuentan con colegas, con los cuales se

de trabajo debe coordinar para optimizar los

procesos. Eso resulta más fácil de

hacer en algunos casos que en otros.

Estudiantes Relativamente sencillos de manejar. Su problemática está directamente relacionada con la del LAIMI

Autoridades institucionales (Rector,

Vicerrectores y otros) De atención prioritaria

Organos Institucionales: Consejo Institucional, Congreso etc\

De atención prioritaria

Clientes FUNDATEC Son más independientes

Generan gran volumen de trabajo. En

Laboratorios de los departamentos algunos casos cuentan con un

responsable encargado del laboratorio

14

4de20

15

B- Clientes externos

Clientes Características

Cuentan con: un equipo obsoleto,

invierten poco, poca comunicación,

Sede Regional San Carlos sobre sus diferentes necesidades,

cultura organizacional muy diferente a

la del CC

Son de difícil atención

Centro Académico de San José Falta de personal para atender directamente ahí

Clientes de cursos cortos Se conoce poco de este grupo

Empresas nacionales Se conoce poco de este grupo. Hay que investigarlo más

Colegas universitarios nacionales! Se conoce poco de este grupo. Hay

regionales que investigarlo más

Estrategias para tratar clientes difíciles:

1- Escucharlos

2- Atenderlos lo antes posible 3-Explicarles los

procesos

4- Establecer programas preventivos en sus equipos 5- Contar con políticas

de atención a clientes 6- Capacitarse en el área de servicio al cliente 7-Tratar de mantener comunicación fluida con ellos tanto escrita como electrónica y personal

5de20

v. Análisis de la competencia:

A- Interna: Se determina Que Internamente no existe competencia ~ m CC

B-Externa:

Competidor Evaluación CC con respecto a ellos

Universidad de Costa Rica Positiva para el CC

Empate con el CC. Cuentan con :mejor

equipo, personal especializado,

Universidad Latina beneficios y mecanismos de motivación

e incentivos para el personal

Gente del CC es más especializada

UNA, Heredia Positivo para el CC

Se entiende por competencia positiva que el Centro de Computo esta en igual o mejor condición que el competidor.

6de20

16

VI. Análisis FODA:

Se desarrolló el llamado análisis del espejo: fortalezas y debilidades, cómo nos vemos hacia

adentro y la ventana: oportunidades y amenazas: cómo se presenta el entorno. Todo lo anterior

arroja los siguientes resultados para el CC:

Fortalezas:

Excelente equipo humano. sumamente calificado y especializado

Buen clima laboral y ambiente de trabajo El área de investigación y desarrollo cuenta con recursos humanos

altamente calificados

Mejora en los tiempos de atención en el taller El estilo de la dirección Infraestructura e instalaciones La organización cuenta ahora con valores, misión y visión definidos (un

norte claro)

Buenos equipos Los clientes que tenemos son numerosos y requieren de nuestra ayuda Contacto y relación con algunos departamentos afines del TEC Presupuesto adecuado Autonomía administrativa Trabajo en equipo

Debilidades:

El desorden existente tanto en oficinas como en los pasillos Poca capacitación en algunas áreas Poco apoyo en el área de redes (vulnerabilidad) Inequitativa distribución del trabajo en el área de soporte Poca comunicación entre las áreas de trabajo Poco personal para atender todas las demandas y desarrollos Se carece de un espacio adecuado para realizar reuniones Los clientes requieren ser educados en el manejo y uso de las TlCS No existe una política dará y formalmente establecida para manejar y

compartir el conocimiento a nivel interno

Poca comunicación de logros y resultados a nivel interno Los servicios pueden mejorarse más Contacto y relación con algunos departamentos del TEC

7de20

Oportunidades:

La marca TEC (ser parte del TEC) Oportunidad de brindar capacitación interna y externa al CC y al TEC Posibilidad de establecer alianzas estratégicas con diferentes deartamentos y empresas

nacionales y regionales Posibilidad de generar nuevos productos y servicios para satisfacer las

demandas planteadas por clientes internos y externos

Relación con FUNDATEC

Alianza estratégica con el CIT Pertenecer al CONARE y al CSUCA

Amenazas:

Percepción de los dientes internos sobre la velocidad de conexión a la red.

Genera mala imagen.

Situación de las telecomunicaciones a nivel nacional: incertidumbre y dificultad para mejorar la velocidad de conexión a la red.

La poca coordinación con algunos departamentos afines, podría ocasionar que éstos se

desarrollen con otro rumbo diferente al planteado por el CC, en cuanto a: tiempo, equipos y

políticas en la gestión de las TICS.

Poco interés de los departamentos del TEC, en cuanto a coordinar y ajustarse a las políticas que genere el CC ..

Percepción sobre la calidad de los servicios que se ofrecen. Está muy influenciada por el estado de la red.

Se conoce poco lo que se hace en el CC.

VII. Estrategia y Acciones

A continuación se presentan un conjunto de áreas estratégicas para desarrollar el CC con sus

respectivas acciones:

1. Área de comunicación

Situación actual: No se da a conocer lo que se hace y no se educan los clientes Metas que se

desean alcanzar:

Comunicar lo que se hace.

8de 20

17

Educar a nuestros clientes. Hacer saber a los clientes que nos interesa el bienestar de sus equipos y su seguridad en el manejo de las Tecnologías de Información y Comunicación (TICs).

Objetivo:

Posicionar paulatinamente la imagen del CC como líder institucional en la generación y mantenimiento de las TICS en el TEC

Estrategia:

Iniciar un Plan progresivo de comunicación de lo que hace el CC

Acciones Plazos o periodicidad

Mensual (de acuerdo con el momento

en que sale el periódico). Tener una

Comunicaciones en INFORMATEC columna fija en la que participen

todos los miembros del equipo del CC

Comunicados a través de la red Quincenal: participan todos los

institucional miembros del equipo del CC

Cuando ocurran eventos positivos

que mejoren la imagen del CC o que

Comunicados a medios externos e afecten positivamente la imagen del

internos de carácter informativo TEC en relación con el CC. Por ej:

elaborado por periodistas del TEC cambios en velocidad de la red,

alianzas estratégicas con empresas

de hardware o software.

Meta: al menos uno Dar año

Promoción de Cursos cortos de Promover y Dar al menos uno por año

educación para los clientes

Recomendación: Debe existir un funcionario que coordine todas las actividades relacionadas y garantice la participación de todos en los plazos establecidos.

Posible fecha de inicio: Enero del 2005

9de 20

2. Área de capacitación

Situación actual: Es necesario fortalecer la capacitación de todo el personal del CC, tanto a

nivel formal, con quienes puedan asistir a cursos, como a nivel informal, capacitación entre los

miembros del mismo departamento.

Metas que se desean alcanzar:

Fortalecer el nivel de especialización y de conocimientos generales del equipo del CC Comunicar lo que se aprende entre todos los miembros del equipo, mediante la auto-capacitación Aprender a compartir el conocimiento.

Objetivos:

Establecer un Plan de Capacitación anual para todas las áreas del CC

Fortalecer convenios y alianzas estratégicas con empresas nacionales proveedoras de equipo y programas para obtener capacitación gratuita o con descuentos

Estrategia:

Desarrollar el Plan anual de capacitación 2005 para el CC por áreas de trabajo.

Área Acciones y cursos

Capacitación en redes y servidores,

Capacitación en el área de seguridad

informática

Área de redes Sistemas operativos y servers

Capacitación en planes de

contingencia y planes de recuperación Administración de bases de datos

Redes y antivirus

Capacitación en mantenimiento de PC

Paquetes de Microsoft (Office,

Área de soporte Sistema Operativo)

Creación base de datos de TIPS de

conocimientos

10 de 20

18

Reparación de monitores

Área de Taller Reparación de impresoras láser

Sistemas operativos MAC y Linux

Bases de datos Programación.net Capacitación en servicio al diente

Área de Investigación y Desarrollo Manejo de servidores Especificaciones de modelaje de software Plataformas de desarrollo Capacitación en termino logia de las

Área de Secretaria áreas del CC Capacitación en servicio al cliente

Inglés, servicio al diente, redes, antivirus, trabajo en equipo, seguridad

Áreas de interés general Apoyar a todos los estudiantes próximos a graduarse e ir negociando su recalificación profesional

Recomendación: El Director del CC debe gestionar constantemente:

A- La participación en los cursos por parte de los miembros de las diferentes áreas del CC B- La coordinación con empresas y organizaciones de capacitación

C- La comunicación de lo aprendido total o parcial, hacia el resto de los recursos humanos del CC

D- Hacer la coordinación respectiva con el dpto. de Recursos Humanos para que esta capacitación

sea reconocida en la escala de puestos de todos los funcionarios del CC.

E- La participación de los ana listas de sistemas de los otros departamentos en los cursos de

capacitación general, con el fin de ir fortaleciendo la cooperación con los departamentos

Fecha de inicio: Enero del 2005

11 de 20

3. Área de motivación para los recursos humanos del CC:

Situación actual: Aunque existe un dima laboral agradable y un espíritu de equipo de trabajo, es

importante fomentar la motivación de los recursos humanos del CC para garantizar su

permanencia.

Metas que se desean alcanzar:

Mantener un equipo de trabajo con colaboradores motivados y permanentes en el CC Disminuir la rotación de personal en el CC Fortalecer el

crecimiento integral de las personas.

Objetivos:

Desarrollar un conjunto de acciones que fomenten el bienestar y la motivación de los colaboradores del CC.

Fortalecer convenios y alianzas estratégicas con empresas nacionales proveedoras de equipo y

programas para obtener: capacitación gratuita, nuevos equipos, posibilidades de generar

ingresos adicionales a través de FUNDATEC.

Para medir los factores motivantes y desmotivantes para el personal del CC, se desarrolló un

instrumento de evaluación, a partir del cual se generan los siguientes resultados:

12 de 20

19

Cuadro Nol. : Factores motivantes V desmotivantes para el personal del CC

Prioridad

del Lo más motivante Lo más desmotivante

Factor

.:

.

Materiales, herramientas y

equipo para hacer el trabajo 1 :

.

El salario .:. Incentivos extra además del

salario

.:

. Buenas relaciones en el equipo

:

. Capacitación

2 de trabajo insuficiente e inadecuada,

no es para todos

3 :

. Recargos de trabajo y

.:

.

Lo que hacemos mala distribución de

funciones

Estrategia:

Desarrollar un conjunto de acciones de motivación a lo largo del año.

Acciones Efecto

Fortalecer la adquisición de Materiales El personal se motiva al contar con

y equipos para las Diferentes herramientas adecuadas para dar

soporte, desarrollar e innovar los

dependencias servicios

Mantener los incentivos que se

ofrecen además del salario (tiempo La gente está dispuesta a dar más

para estudiar, horario flexible, equipos tiempo y creatividad para mejorar, si

nuevos, posibilidad de dar hay mecanismos de estímulo

capacitaciones por medio de adicionales

FUNDATEC

13 de 20

Se desarrolla el sentido de

Fortalecer el buen clima pertenencia, se sienten bien al ser

Organizacional parte de la organización. Están

dispuestos a dar más y mejor de sus

capacidades.

Fortalecer la capacitación en todas Desarrollo integral de los recursos

las áreas. humanos del CC

Revisar la equidad en la distribución Las personas trabajan de forma

de funciones de los colaboradores del CC equitativa como equipo de trabajo

Recomendación: El Director del CC debe

Monitorear constantemente la motivación de sus recursos humanos y plantear las acciones

correctivas necesarias para garantizar que se cumplan lo propuesto y otras acciones más que

puedan surgir para mantener motivado a su personal.

Fecha de inicio: Enero del 2005

14 de 20

20

Prioridad Departamento, Institución o

empresa Objetivo Plazo

Internas

Ciencias del lenguaje

Desarrollo de diferentes proyectos

Capacitación

Diseño de material promocional

Corto

2005 en adelante

Electrónica

CIT

Diseño Industrial

Escuela de Computación

Inter Universitarias

Nacionales

UCR

Desarrollo de diferentes proyectos

Mediano

2005 en adelante

UNA

Ulatina

Ínter universitarias

regionales e

internacionales

CSUCA Desarrollo de diferentes proyectos

de cooperación inter universitarias

en la región Largo

2006 en adelante. Universidades Centro Americanas

Empresas

Nacionales e

Internacionales

MEP

Asesorías

Desarrollo de proyectos

Capacitación

Largo

2006 en adelante

INA

INTEL

MICROSOFT

4. Alianzas estratégicas Recomendación: El Director del CC debe

Situación actual: Se cuenta con pocas alianzas estratégicas, tanto a nivel interno

como externo del TEC

Monitorear constantemente: la calidad, los beneficios y la proyección para el CC, de

cada una de las alianzas estratégicas establecidas, con el fin de fortalecerlas,

mantenerlas o suspenderlas.

Metas que se desean alcanzar:

Aumentar el número y la calidad de alianzas estratégicas con departamentos,

empresas, instituciones educativas y organizaciones nacionales y regionales.

Bajar costos de proyectos específicos

Aumentar la proyección del CC y del TEC a lo interno y a lo externo.

Fecha de inicio: Marzo 2005.

5. Infraestructura para el CC:

Objetivo: Posicionar paulatinamente la imagen del CC como líder institucional y

nacional en la generación y mantenimiento de las TICS

Situación actual: Se cuenta con una infraestructura insuficiente para el desarrollo de algunas actividades del CC, tales como: la sala de reuniones y la bodega, con las cuales no se cuenta en la actualidad.

Cuadro No2. : Posibles alianzas estratégicas para el CC

Metas que se desean alcanzar: Remodelar las instalaciones del CC Crear un mejor ambiente de trabajo en el CC Fortalecer el hábito del orden en las diferentes oficinas y dependencias

Estrategia: Iniciar un Plan progresivo de fortalecimiento de relaciones

estratégicas del CC. El siguiente cuadro muestra el desarrollo de este Plan.

Objetivo:

Mejorar la apariencia, el orden y el aseo de las instalaciones del CC

Estrategia:

Desarrollar una remodelación en las instalaciones del CC

Acción

Trasladar

equipos que

descartar

Coordinar con

el personal

Mantenimiento de instalaciones

Hacer un presupuesto

Ejecutar las obras propuestas

Establecer el hábito del orden

nivel

Efecto

se van a Se libera espacio y se visualiza mejor lo que

se puede remodelar

de Definir lo que se puede hacer para mejorar

Solicitar fondos

Mejorar imagen

a todo I Mantener la imagen y la buena apariencia de

las instalaciones

Recomendación: El Director del CC debe:

Hacer las gestiones necesarias, tanto a lo interno como a lo externo para garantizar la realización de las acciones propuestas

Establecer políticas internas que favorezcan el desarrollo del hábito del orden .

Reforzar conductas en este sentido .

Fecha de inicio: Noviembre 2004.

15 de 20 16de 20

21

6. Desarrollo de nuevos productos y servicios del CC

Situación actual: Es necesario desarrollar nuevos productos y servicios que posicionen

positivamente la imagen del CC, tanto a nivel interno como externo.

Metas que se desean alcanzar:

Desarrollar al menos un nuevo producto o servicio por semestre durante el año 2005.

Objetivo: Ofrecer nuevas opciones en el manejo de las TICS a los diferentes clientes del

CC

Estrategia:

Desarrollar un conjunto de acciones que posibiliten el cumplimiento de la meta.

Acción Efecto

Conversar con una muestra de clientes Se conocen las necesidades exactas

seleccionados para

conocer sus de la población meta a la que nos

necesidades vamos a diriClir

Evaluar diferentes opciones de Se cuenta con varias opciones y la

productos/servicios que el CC puede posibilidad de analizar y obtener las brindar mejores opciones

Hacer un presupuesto

Definir el costo de lo planteado

Desarrollar un prototipo y evaluar10 con Conocer y eliminar posibles "pulgas"

una muestra de clientes seleccionados

Establecer el producto o servicio en Uso masivo por parte de la comunidad

toda la comunidad I

Dar a conocer el nuevo servicio a Promocionar el producto/servicio en través de diferentes medios forma adecuada e incentivar su uso

Evaluar el servicio Conocer la opinión de los clientes sobre

lo Que estamos ofreciendo

Recomendación: El Director del CC debe:

Hacer las gestiones necesarias, tanto a lo interno como a lo externo para garantizar la

realización de las acciones propuestas

Fecha de inicio: Marzo 2005

17 de 20

7. Creación de mecanismos de generación de ingresos para el CC:

Situación actual: Es necesario generar nuevos ingresos para desarrollar nuevos productos y

servicios y también para poder ofrecer cursos de capacitación o ingresos para los

funcionarios.

Metas que se desean alcanzar:

Generar al menos un proyecto productivo nuevo en el año 2005.

Objetivo:

Ofrecer nuevas opciones de capacitación en el manejo de las TICS a los diferentes

clientes externos del CC

Estrategia:

Desarrollar un conjunto de acciones que posibiliten el cumplimiento de la meta.

Acción Efecto Conversar con una muestra de clientes Se conocen los intereses de la

externos e internos seleccionados para población meta a la que nos vamos a

conocer sus necesidades dirigir. Se les pueden ofrecer opciones

para saber el interés que existe por

parte de ellos, por lo Que tenemos

Evaluar diferentes opciones de ofrecer Se cuenta con varias opciones y la

los cursos o consultarías (en alianza posibilidad de analizar y obtener las estratégica o bie

n a travé

s de la mejores opciones

FUNFATEC)

Hacer un presupuesto Definir el costo de lo planteado el

marqen de utilidad para fijar un precio

Dar

a conocer las

opciones de

Promocionar el producto/servicio

en capacitación a

través d

e diferentes forma adecuada e incentivar la

medios matrícula

Evaluar el servicio/producto ofrecido Conocer la opinión de los clientes sobre

lo Que estamos ofreciendo

Recomendación: El Director del CC debe:

Hacer las gestiones necesarias, tanto a lo interno como a lo externo para garantizar la

realización de las acciones propuestas

Fecha de inicio: Marzo 2005

18 de 20

22

Recomendaciones generales para el desarrollo de este plan

estratégico:

1. Fortalecer todos los mecanismos de comunicación internos y externos.

2. Integrar el equipo de trabajo del CC. mediante diferentes mecanismos tales

como:

a. Desarrollo de cursos

b. Capacitación individual

c. Desarrollo de actividades de integración y comunicación de logros y avances de los proyectos.

3. Contratar y seleccionar cuidadosamente el personal requerido.

4. Fortalecer la comunicación con los clientes o usuarios. Desarrollar políticas o estándares para

los diferentes servicios.

5. Iniciar programa de comunicación del CC hacia el sector externos a partir de inicios del año

2005.

6. Mejorar el orden individual y colectivo. mantener despejada el área de los pasillos y devolver el

equipo no utilizado. Desarrollar el plan de ordenamiento para la Soda.

7. Adquisición de radios para todos los funcionarios. con el fin de mantener constante

comunicación y localización de las personas.

8. Mejorar la capacitación y la comunicación de forma que el conocimiento se distribuya y se

comparta.

9. Mejorar los mecanismos de motivación y desarrollo de incentivos con base en los logros

obtenidos.

10. Fortalecer la relación con las sedes y el Centro Académico y plantear mecanismos de solución

a los problemas que enfrentan en cuanto al uso de las TICS.

19 de 20

ANEXO

Propuesta de reglamento básico para el mantenimiento del orden en el Centro de Cómputo.

1. Prohibido observar películas. juegos. MSN y escuchar música con alto volumen dentro del

horario de oficina (7:30 a.m. a 6 p.m.)

a. Observación: Incluyendo a los compañeros que están libres y llegan

exclusivamente a esa actividad.

2. El uso de la impresora y el papel debe ser de forma responsable.

3. Mantener el Orden en la oficinas. sin excepción.

4. El acceso a la gente externa al departamento debe ser anunciada antes de

permitirse su ingreso.

5. Anotarse en la pizarra de la secretaria.

6. No comerse los alimentos ajenos.

7. Después de utilizar los utensilios de cocina deben lavar10s y guardar10s en su respectivo lugar.

8. El área de soporte técnico y de taller debe cumplir con horario que se encuentre entre las 7:30

a.m. a 5 p.m.. Fuera de este horario debe ser autorizado por la dirección.

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