INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL · 2017. 8. 25. · 1.2. Breve descripción de la Unidad Académica...
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México, D.F. 2013 INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRCIÓN UNIDAD SANTO TOMÁS SECCIÓN DE ESTUDIOS DE POSGRADO E INVESTIGACIÓN “PROPUESTA DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE ADQUISICIONES PARA UNA UNIDAD ACADEMICA” TESIS QUE PARA OBTENER EL GRADO DE MAESTRO EN CIENCIAS EN ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS PRESENTA: C.P. ERIKA SAN ROMÁN ROMERO DIRECTOR DE TESIS: DR. ZACARÍAS TORRES HERNÁNDEZ
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México, D.F. 2013
INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRCIÓN
UNIDAD SANTO TOMÁS
SECCIÓN DE ESTUDIOS DE POSGRADO E INVESTIGACIÓN
“PROPUESTA DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE ADQUISICIONES PARA UNA UNIDAD ACADEMICA”
T E S I S
QUE PARA OBTENER EL GRADO DE
MAESTRO EN CIENCIAS EN ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS
P R E S E N T A :
C.P. ERIKA SAN ROMÁN ROMERO
D I R E C T O R D E T E S I S :
DR. ZACARÍAS TORRES HERNÁNDEZ
A Julián
Por tu apoyo incondicional y comprensión, este logro es nuestro, simplemente ¡Gracias!
A mis dos grandes tesoros, Kira y mi pequeño Julián
Para ustedes y por ustedes, gracias por ser mi motor de vida.
A mis padres Rosalva y Juan Arturo
Gracias por estar a mi lado siempre.
Al Dr. Zacarías Torres Hernández
Mi agradecimiento por su valiosa guía e invaluable apoyo para el desarrollo de este trabajo.
A todos los que directa o indirectamente me brindaron su apoyo de una u otra forma durante la
elaboración de este trabajo, ¡Gracias!
“PROPUESTA DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE ADQUISICIONES PARA
UNA UNIDAD ACADEMICA”
GLOSARIO ................................................................................................................ 12
RELACIÓN DE TABLAS ........................................................................................... 23
RELACIÓN DE FIGURAS ......................................................................................... 23
RELACIÓN DE SIGLAS Y ABREVIATURAS ............................................................ 27
RESUMEN ................................................................................................................. 28
ABSTRACT ............................................................................................................... 29
INTRODUCCIÓN ....................................................................................................... 30
CAPITULO 1. Estrategia de la Investigación
1.1. Situación problemática .................................................................................... 33
1.1.1. Distribución de la carga de trabajo.................................................................. 35
1.1.2. Ausencia de procedimientos. .......................................................................... 37
1.1.3. Control de saldos. ........................................................................................... 38
1.1.4. Reportes. ........................................................................................................ 38
1.1.5. Evidencia documental y electrónica. ............................................................... 39
1.2. Breve descripción de la Unidad Académica (ENCB) ...................................... 40
1.2.1 Departamento de Recursos Financieros ......................................................... 44
1.2.2 Departamento de Recursos Materiales ........................................................... 45
1.3. Metodología de la investigación ...................................................................... 49
1.4. Planteamiento del Problema ........................................................................... 50
1.5. Objetivos ......................................................................................................... 51
1.5.1. General ........................................................................................................... 51
1.5.2. Específico ....................................................................................................... 52
1.5.3. Preguntas de investigación ............................................................................. 52
1.6. Justificación .................................................................................................... 52
CAPITULO 2. Adquisiciones
2.1 Aspectos conceptuales ................................................................................... 56
2.2 Aspectos determinantes ................................................................................. 57
2.3 Efectos ............................................................................................................ 60
2.4 Las adquisiciones en el sector público ............................................................ 60
2.5 Régimen normativo en materia de adquisiciones dentro del IPN ................... 64
2.6 Análisis de contenido ...................................................................................... 74
CAPITULO 3. Estudio de Sistemas
3.1 Aspectos conceptuales ................................................................................... 75
3.2 Elementos que conforman un sistema ............................................................ 77
3.2.1 Componentes de un sistema de cómputo ....................................................... 77
3.3 Categoría de programas ................................................................................. 81
3.4 Pasos para diseñar un sistema ....................................................................... 84
3.4.1 El primer paso ................................................................................................. 84
3.4.2 El segundo paso ............................................................................................. 85
3.4.3 El tercer paso .................................................................................................. 86
3.4.4 El cuarto paso ................................................................................................. 87
3.4.5 El quinto paso ................................................................................................. 87
3.4.6 El sexto paso .................................................................................................. 87
3.5 Clasificación de los sistemas .......................................................................... 88
3.6 Las TIC’s en la Administración Pública ........................................................... 90
3.7 Análisis de contenido ...................................................................................... 93
CAPITULO 4. Propuesta del Sistema
4.1 El inicio de la sistematización ......................................................................... 96
4.1.1 Paso no. 1.- Se identifica el problema ............................................................ 96
4.1.2 Paso no. 2.- Análisis del Sistema ................................................................... 96
4.1.3 Paso no. 3.- Diseño del Sistema ..................................................................... 98
4.1.4 Paso no. 4 y 5.- Análisis de programación y preparación del Sistema ........... 99
4.1.5 Paso no. 6.- Implementación y Mantenimiento del Sistema ........................... 99
4.2 Como se integra el sistema .......................................................................... 100
4.3 Sub – módulos que integran el módulo de Recursos Materiales .................. 102
4.4 Procedimiento de adjudicación directa de materiales y/o servicios .............. 116
4.5 Caso práctico desarrollado dentro del sistema ............................................. 130
Conclusiones ........................................................................................................... 155
Recomendaciones ................................................................................................... 162
Sugerencias para trabajos futuros ........................................................................... 163
Bibliografía ............................................................................................................... 164
12
GLOSARIO
Con la finalidad de facilitar la comprensión de este trabajo se describe el siguiente
glosario.
Adjudicación directa “Procedimiento de contratación previsto por los
artículos 26, fracción III, 40, 41 y 42 de la Ley de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector
Público, que puede derivar de una excepción a la
Licitación Pública, por monto igual o menor al rango
dictaminado por el Comité o como resultado de un
procedimiento de licitación pública declarado
desierto, de un procedimiento de IM3P declarado
desierto cuando éste se derive de una licitación
pública declarada desierta o dos procedimientos de
IM3P declarados desiertos.” (IPN, Gaceta Politécnica no. 896,
octubre 2011, p. 7)
Adquisición “Adquirir materias primas o cualquier otro artículo con
las características mínimas necesarias requeridas
por una empresa; es decir, precio, calidad, cantidad,
condiciones de entrega, condiciones de pago, así
como la negociación de los servicios de posventa.”
(Cruz L. 2007 p. 3)
Analista de compras * En la ENCB es el puesto que tiene como
responsabilidad llevar a cabo directamente la
13
operación de la compra, desde el ingreso al sistema
del requerimiento hasta la emisión de la orden de
compra, servicio o pedido.
Área requirente “La que en la dependencia o entidad, solicite o
requiera formalmente la adquisición o arrendamiento
de bienes o la prestación de servicios, o bien aquélla
que los utilizará” (Poder Ejecutivo del Gobierno Federal, julio 2010,
Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector
Público, artículo 2 fracción II)
Base de datos * Es un conjunto de datos almacenados en un archivo
generado en excel para llevar el control de las
órdenes o pedidos.
Catálogo * Es un listado de datos ordenados, que se clasifica de
acuerdo al tipo de información que contenga.
Clasificador por objeto del Gasto “Es el instrumento presupuestario que, atendiendo a
un carácter genérico y conservando la estructura
básica (capítulo, concepto y partida genérica),
permite registrar de manera ordenada, sistemática y
homogénea los servicios personales; materiales y
suministros; servicios generales; transferencias,
subsidios y otras ayudas; bienes muebles e
inmuebles; inversión pública; inversiones financieras;
participaciones y aportaciones; deuda pública, entre
otros.” (Poder Ejecutivo del Gobierno Federal, diciembre 2011, Clasificador
14
por Objeto del Gasto para Administración Pública Federal, artículo 2)
Concepto * Se refiere a los diferentes rubros que tiene asignados
un convenio, en los que deberán ser ejercidos los
recursos que se han generado de éste.
Contpaq * Es un sistema prediseñado por un proveedor que se
utiliza para llevar los registros contables de una
entidad.
Control presupuestal “Consiste en elaborar para un periodo definido, un
programa de previsión y administración financiera y
de operación, basado en experiencias anteriores y en
deducciones razonadas de las condiciones que se
prevén para el futuro.” (Perdomo A. 1996 p.185)
Convenio “Acuerdo de dos o más personas para crear,
transferir, modificar o extinguir obligaciones.” (IPN, Guía
Normativa para la formulación, cotejo, revisión, aprobación, registro y resguardo
de convenios y contratos, p. 4)
Cotización * Documento en el que un proveedor estipula una
oferta comercial, que en general reúne la siguiente
información; precio unitario, condiciones de entrega,
vigencia, tipo de moneda, condiciones de pago,
nombre y firma del vendedor, descuentos, entre
otras, con la finalidad de que se considere para llevar
a cabo una operación de compra venta de algún bien
o servicio que la escuela pretenda adquirir.
15
Cuadro comparativo * Papel de trabajo diseñado para comparar los precios
ofertados por los diferentes proveedores de
materiales, insumos, o servicios, con características
similares o iguales.
Departamento académico * Son los departamentos subordinados a la
Subdirección Académica, que integran la estructura
académica de la unidad, encargado de la impartición
de catedra, de la evaluación de procesos enseñanza
– aprendizaje, responsable de actualizar planes y
programas de estudios de cada una de las áreas,
entre otras.
Departamento administrativo * Son los departamentos que integran la estructura
administrativa de la escuela, entre los cuales
coadyuvan a la integración y aplicación de la
normatividad institucional de carácter administrativo,
así como de vigilar su debido cumplimiento.
Especificación técnica * Es la descripción detallada, que indica las
características con las que debe contar el insumo,
bien o servicio, del que se solicitará su compra o
adquisición.
Folio * Es el número de control que se asigna a un
requerimiento al ser recibido por el Departamento de
Recursos Materiales de la ENCB.
16
Gasto corriente Son los recursos financieros que se destinarán al
pago de los gastos de operación, necesarios para el
desarrollo del proyecto. (CONACyT, Manual para la administración
de proyectos (Instituciones y Empresas)
Gasto de inversión Son los recursos financieros que se destinarán a la
adquisición, actualización, renovación y/o
reforzamiento de infraestructura y equipo necesario
para el desarrollo de los proyectos. (CONACyT, Manual para
la administración de proyectos (Instituciones y Empresas)
Gasto por comprobar * Recurso que se solicita para efectuar una erogación
relacionada con alguna actividad académica,
administrativa o de investigación y la comprobación
del mismo se debe hacer de acuerdo a los
lineamientos previstos por el IPN.
Gestión de correspondencia * Programa desarrollado en Access dentro del DRM de
la ENCB con la finalidad de controlar la
documentación y requerimientos que ingresan al
Departamento.
Insumos * Conjunto de materiales empleados en procesos de
producción.
Investigación de mercado “La verificación de la existencia de bienes,
arrendamientos o servicios, de proveedores a nivel
nacional o internacional y del precio estimado basado
en la información que se obtenga en la propia
17
dependencia o entidad, de organismos públicos o
privados, de fabricantes de bienes o prestadores del
servicio, o una combinación de dichas fuentes de
información;” (Poder Ejecutivo del Gobierno Federal, mayo 2009, Ley de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, artículo 2 fracción
X)
Invitación a cuando menos tres
personas
Procedimiento de contratación previsto por los
artículos 26, fracción II, 40, 41, 42 y 473 de la Ley de
Adquisiciones, Arrendamientos, y Servicios del
Sector Público, relativo a una invitación a cuando
menos tres persona, que puede derivar de una
excepción a la Licitación Pública (IPN, Gaceta Politécnica no.
897, octubre 2011, p. 9)
Laboratorio * Áreas en las que se dividen los departamentos
académicos, de acuerdo a sus especialidades, que
en su conjunto son responsables de las funciones
asignadas al departamento.
Licitación pública Procedimiento de contratación previsto en los
artículos 26, fracción I, 26 Bis, 26 Ter y 28 de la Ley
(IPN, Gaceta Politécnica no. 897, octubre 2011, p. 9)
Memorandum * Documento que se genera de manera interna entre el
DRF y DRM para solicitar algún trámite de pago.
Menú * Icono donde se despliega una lista de alternativas
que aparecen en la pantalla del sistema.
18
Módulo * División dentro del sistema donde se despliegan
diferentes menús, de acuerdo al tipo de operación
que se pretende realizar en este.
Nivel presupuestal * Es la división que se maneja en la escuela de
acuerdo a la procedencia del recurso financiero,
ejemplo: Presupuesto federal, recursos
autogenerados, convenios vinculados, proyectos
CONACyT, proyectos de investigación SIP, etcétera.
Partida específica (partida
presupuestal)
“Corresponde al cuarto nivel de desagregación más
específico de este Clasificador, que con los tres
niveles (capitulo, concepto y partida genérica) se
conforma de cinco dígitos, y que describe los bienes
o servicios de un mismo género” (Poder Ejecutivo del Gobierno
Federal, diciembre 2011, Clasificador por Objeto del Gasto para Administración
Pública Federal, artículo 4, fracción IV)
Pedido * Documento utilizado en la ENCB, con el que se
formaliza una operación de compra cuando el monto
de la operación rebasa de trescientas veces el salario
mínimo diario general vigente, que a diferencia de la
orden de compra reúne los requisitos que indica el
artículo 45 de la LAASSP
Presupuesto Federal * Son los recursos federales autorizados para la ENCB
por la Dirección de Programación y Presupuesto, que
19
asigna la Secretaria de Hacienda y Crédito Público a
la Secretaría de Educación Pública y que ésta a su
vez distribuye entre todas las dependencias
gubernamentales enfocadas a la educación para su
operación.
Procedimientos * Es la descripción de los pasos lógicos a seguir para
realizar una función o actividad, descritos en un
orden cronológico.
Programa * Es un conjunto de instrucciones que una vez
ejecutadas realizarán una o varias tareas en una
computadora, puede ser muy sencillo desde cálculos
aritméticos, búsqueda de datos en archivos,
ejecución de comandos para respaldo o
mantenimiento de sistemas.
Proveedor * Es una persona física o moral con las facultades
necesarias para formalizar un compromiso de
compra – venta, mediante un documento oficial,
llámese orden de compra, orden de servicio o pedido,
y así proveer a la escuela de los insumos, bienes o
servicios que requiera.
Proyectos de Investigación * Son aquellos proyectos de investigación que son
financiados por terceros o bien por la Secretaría de
Investigación y Posgrado. Los cuales se componen
20
de la parte técnica y la parte financiera, en la cual se
incluye un desglose financiero que contiene los
rubros en los que se deberán gastar los recursos
asignados al proyecto
Recursos Autogenerados “Son los ingresos que reciba el Instituto Politécnico
Nacional por concepto de la prestación de servicios
de vinculación, servicios externos, y servicios
educativos y son empleados por las dependencias
politécnicas de manera complementaria a la
asignación presupuestal de carácter fiscal, se utilizan
para realizar las erogaciones necesarias para la
contraprestación del servicio, el cumplimiento de sus
metas, objetivos y programas, y para incrementar la
calidad de la educación que ofrecen, así como la
investigación y el desarrollo tecnológico que
realizan.” (IPN, Secretaría de Administración, 2008, Lineamientos que
regulan la programación, captación, ejercicio, registro y control de los recursos
autogenerados que ingresan al Presupuesto Federal y al Fondo de
Investigación Científica y Desarrollo Tecnológico del IPN, p. 1)
Recursos monetarios que se obtienen en las
Unidades académicas por conceptos de servicios
externos, como análisis clínicos, cursos, venta de
productos debidamente registrados en el Catálogo de
21
productos autorizados por la Secretaria de Hacienda
y Crédito Público. *
Recursos federales * Asignaciones monetarias autorizadas por el poder
legislativo, a propuesta del poder ejecutivo, para el
cumplimiento de los programas de las dependencias
de la Administración Pública Federal.
Requerimiento * Documento en el que se especifica lo que se desea
adquirir.
Saldo * Es el remanente que resulta de restar de los ingresos
obtenidos o bien del presupuesto asignado, todos los
gastos que se estén afectando directamente a ese
ingreso.
Servicio externo Son aquellos servicios proporcionados por el IPN a
personas físicas o morales a nivel nacional e
internacional, que abarcan entre otras actividades:
alquiler y renta de espacios técnicos y culturales,
análisis y asesorías, material didáctico, material
médico, de acuerdo a la clasificación autorizada de
los productos, derechos y aprovechamientos
establecidos en los Lineamientos que regulan la
Programación, Captación, Ejercicio, Registro y
Reporte de los Recursos Autogenerados que
Ingresan al Presupuesto Federal o al Fondo de
22
Investigación Científica y Desarrollo Tecnológico del
IPN (IPN, Guía Normativa para la formulación, cotejo, revisión, aprobación,
registro y resguardo de convenios y contratos, p. 6, 7)
Sistema * Desarrollo informático que se utiliza para obtener,
almacenar, manipular, administrar, controlar,
procesar, transmitir o recibir datos, con la finalidad de
satisfacer una necesidad de información, en este
caso, diseñado con la finalidad de automatizar y
optimizar el proceso de compras dentro de la ENCB.
Sobre – ejercicio * Erogación realizada en mayor cantidad, comparado
con el presupuesto autorizado.
Solicitud de compra * Es el formato establecido, donde las áreas usuarias
de la unidad académica describen los bienes o
servicios que requieren comprar.
Sub – ejercicio Las disponibilidades presupuestarias que resultan,
con base en el calendario de presupuesto, sin
cumplir las metas contenidas en los programas o sin
contar con el compromiso formal de su ejecución
(Poder Ejecutivo del Gobierno Federal, abril 2012, Ley Federal de Presupuesto
y Responsabilidad Hacendaria, artículo 2 fracción LII)
* Definición propia con base en literatura consultada al respecto.
23
RELACIÓN DE TABLAS
Tabla no. Descripción de la Tabla Página
1. Evolución de los ingresos de la ENCB 2005 – 2012 .................. 155
RELACIÓN DE FIGURAS
Figura no. Descripción de la Figura Página
1. Niveles presupuestales que se manejan en la ENCB ................ 43
2. Organigrama autorizado de la ENCB ......................................... 47
3. Organigrama operativo del DRM de la ENCB ............................ 48
4. Organigrama operativo del DRF de la ENCB ............................. 49
5. Sistema Integral de Adquisiciones, fuente propia, 2012. ........... 51
6. Formato de Requisición de Equipo, Materiales y Suministros” .. 59
7. Anexo 17 del PEF 2012 ............................................................. 63
8. Estructura del Sistema de Adquisiciones ................................... 101
9. Pantalla principal del SIRM ........................................................ 102
10. Archivo ....................................................................................... 102
11. Iniciar sesión .............................................................................. 103
12. Proyectos ................................................................................... 104
13. Órdenes ..................................................................................... 107
14. Memorandums ........................................................................... 108
15. Gastos por Comprobar............................................................... 109
16. Otros – Honorarios ..................................................................... 111
24
17. Otros – Activo Fijo ...................................................................... 112
18. Herramientas ............................................................................. 112
19. Catálogos ................................................................................... 113
20. Parámetros del sistema ............................................................. 113
21. Acciones de pruebas disponibles ............................................... 114
22. Ver ............................................................................................. 115
23. Ir a… .......................................................................................... 115
24. Soporte ...................................................................................... 116
25. Procedimiento de Adjudicación directa de materiales y/o
servicios ..................................................................................... 117
26. Caso práctico: Archivo ............................................................... 130
27. Caso práctico: Iniciar sesión ...................................................... 130
28. Caso práctico: Clave y contraseña ............................................ 130
29. Caso práctico: Solicitud de cotización ........................................ 131
30. Caso práctico: Nivel presupuestal .............................................. 131
31. Caso práctico: Elección de nivel presupuestal ........................... 132
32. Caso práctico: Elección de proyecto .......................................... 132
33. Caso práctico: Elección de concepto ......................................... 133
34. Caso práctico: Verificación del recurso ...................................... 133
35. Caso práctico: Llenando campos de solicitud de cotización ...... 134
36. Caso práctico: Selección del catálogo de unidad de medida ..... 135
37. Caso práctico: Selección del catálogo de presentación ............. 135
38. Caso práctico: Creando una nueva presentación ...................... 136
25
39. Caso práctico: Creando una nueva presentación ...................... 136
40. Caso práctico: Agregar un nuevo artículo o servicio .................. 137
41. Caso práctico: El sistema emite la “Solicitud de cotización” ...... 138
42. Caso práctico: Formato de la “Solicitud de cotización” .............. 139
43. Caso práctico: Elaborar CC ....................................................... 140
44. Caso práctico: Buscar solicitudes de cotización ........................ 141
45. Caso práctico: Mensaje: Agregar proveedores para crear CC… 142
46. Caso práctico: Tareas de proveedor .......................................... 142
47. Caso práctico: Agregar proveedor al cuadro .............................. 143
48. Caso práctico: Propiedades del artículo o servicio .................... 144
49. Caso práctico: Evaluación de CC .............................................. 145
50. Caso práctico: Asignar proveedor elegido ................................. 146
51. Caso práctico: Aplicar elección del proveedor ........................... 146
52. Caso práctico: Guardar CC ........................................................ 147
53. Caso práctico: Resumen de compras ........................................ 148
54. Caso práctico: Formato de CC ................................................... 148
55. Caso práctico: Tareas para generar orden o pedido .................. 149
56. Caso práctico: Llenando campos para generar orden o pedido. 150
57. Caso práctico: Menú de impresión de la orden o pedido ........... 151
58. Caso práctico: Formato de la orden ........................................... 152
59. Caso práctico: Menú para modificar orden o pedido .................. 153
60. Caso práctico: Ingreso al almacén ............................................. 154
61. Gráfica de los ingresos Captados en la ENCB 2005 – 2012...... 156
26
62. Documentos generados en el DRM de la ENCB 2006 – 2012… 157
63. Total de documentos generados por año en el DRM de la
ENCB 2006 – 2012………………………………………………… 157
27
RELACIÓN DE SIGLAS Y ABREVIATURAS
CC Cuadro Comparativo
CONACyT Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología
DOF Diario Oficial de la Federación
DRF Departamento de Recursos Financieros
DRM Departamento de Recursos Materiales
ENCB Escuela Nacional de Ciencias Biológicas
IM3P Invitación a cuando menos tres personas
IPN Instituto Politécnico Nacional
LAASSP Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público
MO Manual de Organización
OC Orden de Compra
OS Orden de Servicios
PEF Presupuesto de Egresos de la Federación
POBALINES Políticas, Bases y Lineamientos en materia de adquisiciones,
arrendamientos y servicios del Instituto Politécnico Nacional
SC Solicitud de Cotización
SHCP Secretaría de Hacienda y Crédito Público
SIRM Sistema de Administración de Adquisiciones
UCP Unidad Central de Proceso
28
RESUMEN
Después de un análisis de la problemática que afectaba a la Escuela Nacional de
Ciencias Biológicas (ENCB) en su estructura administrativa, se estableció un esquema
apegado a las normas y leyes vigentes de la Administración Pública Federal, para
controlar de manera sistemática los recursos presupuestales asignados a la escuela,
así como los recursos financieros que esta misma generaba.
A finales del año 2004 se da el inicio de la nueva administración en la ENCB, los
controles establecidos contribuyeron a obtener información más confiable que con la
anterior, sin embargo no era suficiente y derivado del incremento en la generación de
proyectos de investigación es indispensable contar con una herramienta que ayudara a
optimizar y agilizar la operación del área de compras.
Como consecuencia, con la intervención de los Departamentos de Recursos Materiales,
y Financieros, así como la Unidad de informática de la Escuela Nacional de Ciencias
Biológicas, se diseñó en conjunto el SIRM “Sistema de administración de
adquisiciones”; integrándose en una primera etapa el módulo del Departamento de
Recursos Materiales y en la segunda el módulo del Departamento de Recursos
Financieros; este sistema actualmente opera sin ningún problema, buscando áreas de
oportunidad para su mejora.
29
ABSTRACT
After an analysis of the problems that affected to the Escuela Nacional de Ciencias
Biologicas in its administrative structure, it was established a schema attending the
attached to the norms and laws in force in the Federal Public Administration, to handle
in a systematic way the allocation of budget resources to the school, as well as the
financial resources that it’s generated.
At the end of 2004, starts a new administration in the ENCB, the controls established
contributed to obtain information a little more reliable than the available, however it was
not enough, and because of the increase in the generation of research projects it was
essential to have a tool that will help to optimize and speed up the performance of the
purchasing area.
As a result, with the involvement of the Materials Resources Department, Financial
Resources Department, and the Informatic Unit of the Escuela Nacional de Ciencias
Biologicas, it was designed as a whole the SIRM "Sistema de administración de
adquisiciones", integrating as a first stage the Materials Resources Department module,
and in a second one, the Financial Resources Department module, this system currently
operates without any problem, looking for areas of opportunity for improvement.
30
INTRODUCCIÓN
En septiembre del año del 2004 se detectaron problemas en la administración de los
recursos de la Escuela Nacional de Ciencias Biológicas del Instituto Politécnico
Nacional, a la cual en lo sucesivo denominaremos ENCB, lo anterior derivado de la falta
de una adecuada planeación financiera, de la selección de personal experto, y por la
falta de procedimientos establecidos, así como por la ausencia de un sistema eficiente
que administrara desde el ingreso o asignación del presupuesto, hasta su correcto
ejercicio; ya que de acuerdo a la estructura administrativa de la ENCB en esos tiempos
los recursos monetarios, conocidos como recursos autogenerados, presupuesto federal,
recursos asignados a proyectos de investigación, o bien proveniente de convenios,
ingresaban a la ENCB en un fecha determinada y para poder ejercer dichos recursos el
Departamento de Recursos Materiales no contaba con saldos actualizados de los
mismos, lo que hacía el “procedimiento de compras” más lento.
Es importante destacar que este trabajo está basado en el diseño e implementación de
un sistema integral que permite optimizar el control de saldos y la administración del
proceso de compras de la ENCB del Instituto Politécnico Nacional, se demostrará como
con un procedimiento establecido y la implementación de un sistema programado por
personal del mismo Instituto Politécnico Nacional y diseñado por personal capacitado
en la materia de administración pública se ha logrado llevar a esta Escuela a niveles de
eficiencia muy altos, al grado de que hoy en día con el procedimiento de compras
diseñado en esta Escuela se logró certificar por el Corporativo Calidad Mexicana
Certificada CALMECAC de acuerdo a la ISO 9001-2008-NMX-CC-9001-IMNC-2008 a
través de la Dirección de Educación Superior del Instituto Politécnico Nacional.
31
Estos beneficios se ven reflejados en la optimización de tiempos de operación para la
ejecución de compras de los insumos, materiales y servicios necesarios para el
funcionamiento de la ENCB, que van desde reactivos, materiales de laboratorio,
herramientas, artículos de papelería, consumibles de cómputo, servicios y demás
productos; ya que partiendo de la solicitud de compra entregada por el área usuaria,
hasta la entrega de estos materiales y/o servicios solicitados, se les da un seguimiento
estricto con la finalidad de que lleguen en tiempo para que se lleven a cabo prácticas
escolares y trabajos de investigación; y los más importante que todo esto se realiza
bajo las Normas, Lineamientos y Leyes vigentes aplicables al Instituto Politécnico
Nacional, dando la confianza a las autoridades de la ENCB de que los recursos
asignados a la Escuela son ejercidos de una manera adecuada.
Con el desarrollo de este trabajo se pretende exponer la metodología que se ha
utilizado para eficientar la operación de la estructura administrativa que compone a la
ENCB, y que sería de utilidad para otras escuelas del Instituto Politécnico Nacional, ya
que si bien es cierto que cada Unidad Académica tiene sus particularidades, la
estructura administrativa y en particular las funciones del Departamento de Recursos
Materiales (DRM) que es en el que se enfocará el trabajo, son las mismas.
Este trabajo se compone de cuatro capítulos, el primero donde se expone la estrategia
de la investigación, que abarca desde la situación problemática, antecedentes de la
ENCB, la metodología de la investigación, el planteamiento del problema, los objetivos
y la justificación del estudio, en el capítulo dos podremos encontrar información acerca
del estudio referente a los sistemas, desde aspectos conceptuales, los elementos que
conforman un sistema, la categoría de estos, los pasos a seguir para diseñar un
32
sistema, así como la clasificación de los mismos, dentro del capítulo tres están
comprendidos conceptos acerca del tema de adquisiciones, como aspectos
conceptuales, aspectos determinantes, efectos, además se menciona el régimen
normativo para las adquisiciones en el sector público, en el capítulo cuatro se expone
toda la parte conceptual del sistema diseñado e implementado, así como un caso
práctico, desarrollado en dicho sistema, donde se podrá apreciar paso por paso en las
pantallas del mismo, su aplicación y funcionalidad.
33
CAPITULO 1. Estrategia de Investigación
1.1. Situación problemática
En septiembre de 2004 se detectaron ciertas deficiencias respecto a la forma en que
venían operando los departamentos administrativos de la Escuela Nacional de Ciencias
Biológicas (ENCB), en el presente trabajo se habla de dos departamentos, el de
Recursos Financieros (DRF) y Recursos Materiales (DRM), sin embargo, es este último
sobre el que específicamente se desarrolla este trabajo.
Una de las anomalías que se detectaron radicaban en que los saldos de los diferentes
tipos de recursos monetarios que la escuela tiene asignados no estaban actualizados
en los registros que se hacían en el Departamento de Recursos Financieros (DRF),
tanto los provenientes de presupuesto federal, como los recursos propios o
autogeneraos, o bien los recursos monetarios otorgados por convenios o proyectos de
investigación. Un elemento de suma importancia para la operación del Departamento
de Recursos Materiales (DRM) ya que, aun sin conocer estas asignaciones de recursos
económicos se atendían las solicitudes para la compra de materiales o servicios, que
los diferentes departamentos académicos solicitaban para impartir sus clases, prácticas
o bien desarrollar proyectos de investigación.
Lo anterior contraponiéndose a lo citado en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y
Servicios del Sector Público (LAASSP) en su artículo 25 que a la letra dice: […]Las
dependencias y entidades, bajo su responsabilidad, podrán convocar, adjudicar o
contratar adquisiciones, arrendamientos y servicios, con cargo a su presupuesto
autorizado y sujetándose al calendario de gasto correspondiente”
34
Aunado a esto, existía una gran ausencia de información respecto a las normas y
lineamientos que se tenían que seguir para el correcto ejercicio de los recursos.
Durante el año 2005 se implementaron varios puntos de control con la finalidad de
optimizar la operación en el Departamento de Recursos Financieros, se rediseñó el
catálogo de cuentas del sistema contable Contpaq, se unificaron bases de datos para la
captura de información relativa a los pagos que se hacen, se reasignaron funciones al
personal del departamento con la finalidad de aprovechar el recurso humano con el que
se cuenta, entre otras cosas. Estos puntos se describen de manera superficial, ya que
no son tema del trabajo de tesis, sin embargo es importante mencionarlos debido a que
en su momento sirvieron como base para implementar las mejoras en el Departamento
de Recursos Materiales.
A partir del año 2006 se identifican varios problemas respecto a la forma en que se
venían realizando las adquisiciones de los insumos de la ENCB, los más importantes
fueron los siguientes:
a) Mala distribución de la carga de trabajo entre el personal
b) Ausencia de procedimientos
c) Ausencia de un mecanismo que brindara una correlación entre los saldos
registrados contablemente el Departamento de Recursos Financieros con
respecto a los saldos financieros asignados en el Departamento de Recursos
Materiales para realizar las compras. Dado que los saldos reflejados en el
Departamento de Recursos Financieros eran saldos afectados con las facturas
registradas contablemente y no se consideraban las órdenes de compra que se
35
encontraban en trámite o con entregas de materiales en proceso, las cuales
significaban un compromiso de gasto para la ENCB, consecuentemente los
saldos que se manejaban no eran correctos situación que traía como resultado
un alto de riesgo de sufrir un sobre-ejercicio; que se gastará más de lo que se
había asignado, o bien un sub-ejercicio, que se perdieran recursos por no
ejercerlos en tiempo y forma; como consecuencia esto también afectaba al
Departamento de Recursos Financieros ya que de alguna forma esto generaba
retrasos en la entrega de estados financieros para los cierres contables, y sin
duda un riesgo altísimo para las autoridades de la ENCB y del mismo Instituto
Politécnico Nacional (IPN).
d) Falta de reportes
e) Descontrol en la documentación generada documental y electrónica.
A continuación se describen de una forma un poco más amplia, solo algunos de los
problemas más relevantes que se detectaron en el Departamento de Recursos
Materiales:
1.1.1. Distribución de la carga de trabajo.
Durante el año del 2005 el rol de trabajo se asignaba en función a número de los
departamentos académicos que atendía cada analista de compras, lo cual no permitía
tener un comparativo de precios, ni un control por tipo de producto, ejemplo: una
ACETONA GRADO INDUSTRIAL para el Departamento de Biofísica que la ANALISTA
“A” compraba en $10.00, la ANALISTA “B” lo podía comprar para el Departamento de
Inmunología a un precio de $15.00, sin que ninguna de las dos supiera que lo estaban
36
comprando a un precio diferente esto ocurría en fechas muy cercanas o incluso el
mismo día; lo cual se pudo corregir en el año 2006 asignando los roles de trabajo en
función al tipo de materiales y servicios que cada analista adquiría, es decir la
ANALISTA “A” se dedicaría a comprar solamente REACTIVOS, por ejemplo la misma
ACETONA GRADO INDUSTRIAL lo compraría para el Departamento de Biofísica y lo
compraría al mismo precio para el Departamento de Inmunología, y la ANALISTA “B”
compraría productos de tipo de MATERIAL DE LABORATORIO a un precio igual para
otros o quizás para los mismos departamentos, con esto se logra durante este año un
avance en el control de precios, logrando así optimizar los recursos económicos de la
escuela, asegurando el mejor precio de mercado de acuerdo al estudio de mercado
realizado en ese momento.
Con lo anterior se lograba apegarse a lo indicado en el Artículo 134 de la Constitución
Política de los Estados Unidos Mexicanos que dice: […] Los recursos económicos de
que dispongan la Federación, los estados, los municipios, el Distrito Federal y los
órganos político-administrativos de sus demarcaciones territoriales, se administrarán
con eficiencia, eficacia, economía, transparencia y honradez para satisfacer los
objetivos a los que estén destinados.”
[…] Las adquisiciones, arrendamientos y enajenaciones de todo tipo de bienes,
prestación de servicios de cualquier naturaleza y la contratación de obra que realicen,
se adjudicarán o llevarán a cabo a través de licitaciones públicas mediante convocatoria
pública para que libremente se presenten proposiciones solventes en sobre cerrado,
que será abierto públicamente, a fin de asegurar al Estado las mejores condiciones
37
disponibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás
circunstancias pertinentes.” Lo cual no se realizaba en la ENCB.
1.1.2. Ausencia de procedimientos.
En 2005, se recibía la solicitud de compra y/o servicio, en caso de que la solicitud
incluyera una cotización proporcionada por el área requirente, se adquiría el producto
sin realizar ningún tipo de investigación de mercado, lo cual es indicado por la Ley de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público en su artículo 26, párrafo
cinco, que dice […] Previo al inicio de los procedimientos de contratación previstos en
este artículo, las dependencias y entidades deberán realizar una investigación de
mercado de la cual se desprendan las condiciones que imperan en el mismo, respecto
del bien, arrendamiento o servicio objeto de la contratación, a efecto de buscar las
mejores condiciones para el Estado.”. La forma en que se trabajaba era que, si el
requerimiento no incluía una cotización se solicitaba una y con la primera propuesta se
realizaba la compra. En 2006 se estableció un procedimiento, el cual con el paso del
tiempo se fue afinando, dicho procedimiento consistía en recibir la solicitud de compra
y/o servicio, se solicitaba una cotización a mínimo tres distintos proveedores, y se
realizaba un cuadro comparativo, se adjudicaba el producto y/o servicio al menor
precio, cuidando que se cumpliera con las especificaciones que el área requirente
indicaba, esto trajo como consecuencia un mejor control en los precios que ofertaban
los proveedores.
38
1.1.3. Control de saldos.
El control de saldos que se llevaba en el DRM se refiere a la disminución de las
compras fincadas, de los ingresos y presupuestos asignados a los diferentes
departamentos, en 2005 se llevaba de manera manual en una “libreta de control”. En
2006 se diseñó una base de datos en excel, la cual permitía conocer saldos ejercidos
por partida, por departamentos y por tipo de presupuesto, sin embargo al tratarse de
una herramienta aislada, solo contenía información generada en el DRM y se detectó
que faltaba integrar los gastos que llegaban directamente al DRF. Este “control”
permitió por lo menos contar con cantidades estimadas por departamento, lo cual
facilitó llevar el control de saldos, sin embargo la información no era del todo confiable e
implicaba llevar a cabo conciliaciones con el DRF de manera muy frecuente y que por el
volumen de operación en ocasiones no se concluían.
1.1.4. Reportes.
En 2005 era necesario realizar la suma de las cantidades reflejadas en la “libreta de
control” de manera manual o bien apoyados con calculadora; esto traía como
consecuencia que tomará demasiado tiempo en calcular saldos y además de que no se
manejan montos precisos ya que el riesgo de error era demasiado alto. Sin embargo en
2006 con la base de datos que se implementó con la ayuda de filtros y tablas dinámicas
se obtenían saldos de manera inmediata y más confiable ya que la base de datos era
alimentada por una sola persona, sin embargo esto no era suficiente.
39
1.1.5. Evidencia documental y electrónica.
No existía control alguno de los documentos que se generaban a los cuales se le
denominaban “órdenes de compra” o bien “ordenes de servicio”. Se generaba el
consecutivo de manera física con las copias del consecutivo archivadas y la
numeración de las órdenes generadas que se anotaban en la “libreta de control”.
Durante 2006 se generó en medio magnético un base de datos en excel y se crea un
control del consecutivo para asegurar que todas las ordenes estuvieran archivadas, al
final de cierre del ejercicio se crea un respaldo de información generada en excel.
Además de lo descrito anteriormente, la forma en que se llevaban las compras no
estaba basada en ningún procedimiento explicito, existían cuatro analistas de compras
las cuales realizaban el “proceso de compras” cada una de manera diferente, no
estaban establecidos tiempos de respuesta para los diferentes requerimientos que se
recibían en ese departamento, y no se llevaban a cabo mediciones.
Después de analizar la forma en que se realizaba el trabajo a lo largo de dos años se
fueron implementando puntos de control interno con la base de datos creada, en esa
base se incluyó información que abarcaba desde las órdenes de compra formalizadas,
si contaban o no con una entrada de almacén, si ya se había recibido la factura
correspondiente y como se mencionó en el punto 1.1.4 por medio de filtros y tablas
dinámicas se emitían reportes que permitían tener mayor información respecto al
estatus de las compras y sus facturas, esto ayudo a disminuir errores durante el
proceso de compras y al mismo tiempo se fueron desarrollando procedimientos, los
cuales se iban adecuando poco a poco a las necesidades de la propia escuela y lo
40
principal, se fueron diseñando a manera de que cumplieran con las Normas y Leyes
vigentes.
Estos fueron algunos de las principales deficiencias que se detectaron en el
Departamento de Recursos Materiales en materia de adquisiciones y algunas de las
soluciones que se generaron de manera eventual para subsanarlas.
1.2. Breve descripción de la Unidad Académica (ENCB)
Este punto tiene la finalidad de presentar una breve reseña de la Escuela Nacional de
Ciencias Biológicas (ENCB), partiendo como documento base el Manual de
Organización de la ENCB (M.O. de ENCB), que señala lo siguiente:
“El primer antecedente de la Escuela Nacional de Ciencias Biológicas, se remonta a la
década de los treintas, cuando en el mes de junio de 1993, una comisión de
distinguidos universitarios se reunió para analizar la factibilidad de proponer la creación
de una Escuela de Bacteriología, en el primer congreso universitario que se realizó en
septiembre de ese mismo año.
La Escuela de Bacteriología, inició sus actividades el 28 de enero de 1934, formando
parte de la Universidad Gabino Barreda…”
[…] Un año después de iniciadas sus labores (1935), la Escuela de Bacteriología se
encontraba en peligro de desaparecer como consecuencia de la transformación de la
Universidad Gabino Barreda en Universidad Obrera, cuya estructura no era compatible
con una Escuela de Enseñanza Profesional.
41
En 1938 la escuela, incorporada ya al IPN, se trasladó al Casto de Santo Tomás, con
las carreras de Antropólogo Físico y Social, Botánico, Entomólogo, Hidrobiólogo
Higienista, Dietólogo, Médico Rural, Químico Bacteriólogo y Parasitólogo, Químico
Zimólogo y Zoólogo. La Escuela albergaba varias carreras relacionadas con el área de
Ciencias Biológicas y es a partir de entonces que adopta su actual nombre, el de
Escuela Nacional de Ciencias Biológicas.”
[…] Al iniciar la década de los cincuenta, las carreras que se impartían en la Escuela
eran: Biólogo, Farmacéutico (que desapareció en 1952), Químico Bacteriológico y
Parasitólogo, Químico Biólogo, Químico Farmacéutico y Químico Zimólogo.
En 1958, al fusionarse las carreras de Químico Biólogo y Químico Zimólogo.se crea la
carrera de Ingeniero Bioquímico.
El 21 de junio de 1961 se aprobó en el Consejo General Consultivo del IPN el
establecimiento, en la Escuela Nacional de Ciencias Biológicas, de los Doctorados en
Ciencias con especialidad en Biología, Bioquímica y Microbiología. El 14 de diciembre
de 1966, aprobó por unanimidad el establecimiento de las Maestrías en Biología,
Bioquímica y Microbiología, así como la Maestría y el Doctorado en Inmunología.
En 1962, se conforma la carrera de Químico Farmacéutico Industrial, con duración de 4
años, posteriormente en la década de los setentas pasó a cursarse en cinco años.
En los últimos años, con el objetivo de mantener su posicionamiento y competitividad a
nivel nacional, el posgrado en la ENCB ha tenido reestructuraciones importantes, dentro
de estos cambios destacan: la creación de los programas de Maestría y Doctorado en
Ciencias Quimicobiológicas en el año de 1997, que fue el resultado de la fusión de
42
varios programas; la creación de los programas de Maestría y Doctorado en Ciencias
en Biomedicina y Biotecnología molecular en el año de 2001; y la creación de las
Academias correspondientes a los programas de Maestría en Alimentos y de Doctorado
en Alimentos, en el año de 2002.”
[…] en 1996 se creó en la ENCB la carrera de Ingeniero en Sistemas Ambientales…”
“En mayo de 1998, se presentó ante la Dirección General una propuesta del
organigrama en el cual se consideraba, entre otros cambios, la separación del
Departamento de Control Administrativo en dos nuevos departamentos: el de Recursos
Humanos y el de Recursos Financieros, que era la forma real en que la Escuela
Nacional de Ciencias Biológicas estaba funcionando. En enero de 1999 el Director
General autoriza el nuevo organigrama en el cual ya se especifican los nuevos
departamentos, el de Recursos Humanos y el de Recursos Financieros.”
[…] Actualmente, en la Escuela Nacional de Ciencias Biológicas se cursan las carreras
profesionales de Biólogo, Licenciado en Biología, Ingeniero Bioquímico (IBQ),,
Ingeniero en Sistemas Ambientales (ISA) y Químico Farmacéutico Industrial (QFI),
todas con una duración de nueve semestres, todas acreditadas ante los organismos
correspondientes.
A nivel de posgrado, se imparten las Maestrías y Doctorados siguientes: Alimentos,
Biología, Biomedicina y Biotecnología, Ciencias Químico Biológicas, Inmunología.
Todos estos programas reconocidos por el Programa Nacional de Posgrados de
Calidad. También se imparte la Especialización en Hematopatología.”
[…] La estructura que integra actualmente la Unidad es:
43
Dirección con tres órganos de apoyo y dos departamentos; Subdirección Académica,
con cinco jefaturas de apoyo y 15 departamentos; Subdirección de Estudios de
Posgrado e Investigación, con un órgano de apoyo y siete coordinaciones de posgrado,
además de dos departamentos y tres centrales de instrumentación; Subdirección de
Servicios Educativos e Integración Social, con cinco departamentos y; Subdirección
Administrativa con cuatro departamentos.” (M.O. de ENCB, 2009, p. 3 – 6)
En septiembre del 2004 con el cambio de la estructura administrativa de la escuela el
Encargado del Despacho de la Subdirección Administrativa, establece la siguiente
forma para controlar los recursos. Véase figura 1.
Figura no. 1. Niveles presupuestales que se manejan en la ENCB.
Fuente: Diseño propio con base en los controles establecidos en la ENCB.
44
A continuación se presenta la última versión autorizada del organigrama de la ENCB
(M.O. de ENCB, 2009, p. s/n). Véase figura 2.
1.2.1. Departamento de Recursos Financieros (DRF)
Las funciones del Departamento de Recursos Financieros de acuerdo al Manual de
Organización consisten en:
− “Difundir la normatividad de carácter administrativo entre el personal del
departamento, así como supervisar su cumplimiento.
− Elaborar e integrar, conjuntamente con la Coordinación de Enlace y Gestión
Técnica, el Programa Presupuesto Anual de la Unidad en lo relativo a los
recursos propios, de acuerdo a las necesidades detectadas.
− Conocer las necesidades de recursos financieros de la Unidad.
− Programar, gestionar y ejercer el presupuesto asignado y captado por la Unidad,
con estricto apego a la normatividad establecida en la materia.
− Aplicar controles internos auxiliares en el registro del presupuesto asignado y de
los ingresos que por diversos conceptos se generen por la Unidad, así como
elaborar y consolidar los estados financieros y presupuestales respectivos,
conforme a las normas y procedimientos emitidos por la Dirección de Recursos
Financieros del Instituto.
− Realizar, registrar y controlar los egresos autorizados y controlar el fondo
revolvente, en los términos de la normatividad aplicable en documentos y
efectivo.
45
− Realizar y tramitar ante las direcciones de: Programación y Recursos Financieros
del Instituto las conciliaciones, transferencias y operaciones presupuestales
necesarias en su regulación.
− Elaborar los reportes, estadísticas e información acerca del desarrollo y los
resultados de las funciones y programas a su cargo, y presentarlo a la
Subdirección Administrativa para coadyuvar en la adecuada toma de decisiones.
− Participar con la Subdirección Administrativa en la formulación de los programas
Operativo Anual, Presupuesto Anual y de Mediano Plazo, así como en los
seguimientos respectivos en su ámbito de competencia.
− Atender las demás funciones que se le confieran conforme a su competencia.”
(M.O. de ENCB, 2009, p. 111)
El DRF opera con el siguiente organigrama, ver la figura no. 3
1.2.2. Departamento de Recursos Materiales (DRM)
Dentro del mismo Manual se describen las siguientes funciones:
− “Difundir la normatividad de carácter administrativo entre el personal del
departamento, así como supervisar su cumplimiento.
− Gestionar y/o llevar a cabo la adquisición de los materiales, mobiliario, equipo,
refacciones y artículos en general que se requieran en la Unidad.
− Realizar las actividades de recepción, custodia y suministro de materiales,
mobiliario, equipo, refacciones y artículos en general que se requieran en la
Unidad.
46
− Mantener el inventario de los bienes muebles de la Unidad, así como tramitar
altas, bajas, donaciones y transferencias del mobiliario que integra el activo fijo
ante la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
− Tramitar las donaciones en especie que la Unidad reciba y tramitar su
incorporación a los estados presupuestales, conforme a los lineamientos
aplicables a la materia.
− Detectar las necesidades de actualización profesional, capacitación y desarrollo
académico del personal docente y administrativo del departamento, y solicitar su
incorporación en los programas respectivos.
− Elaborar los reportes, estadísticas e información acerca del desarrollo y los
resultados de las funciones y programas a su cargo, y presentarlo a la
Subdirección Administrativa para coadyuvar a la adecuada toma de decisiones.
− Participar con la Subdirección Administrativa en la formulación de los programas
Operativo Anual, Presupuesto Anual y de Mediano Plazo, así como en los
seguimientos respectivos en su ámbito de competencia.
− Atender las demás funciones que se le confieran conforme a su competencia.”
(M.O. de ENCB, 2009, p. 112).
El DRM opera con el siguiente organigrama, ver la figura no. 4.
47
Figura no. 2. Organigrama autorizado de la ENCB.
Fuente: M.O. de ENCB, 2009, p. s/n.
48
Figura no. 3. Organigrama operativo del DRF de la ENCB
Fuente: Elaboración propia, con base en el M.O. de ENCB p. 111
AUXILIAR CONTABLE
AUXILIAR CONTABLE
AUXILIAR CONTABLE
JEFE DE RECURSOS FINANCIEROS
CAJERA
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
COORDINADOR DE RECURSOS
AUTOGENERADOS
COORDINADOR DE
PRESUPUESTO FEDERAL
ANALISTA FINANCIERO
GESTOR
COORDINADOR DE RECURSOS DE
PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN
AUXILIAR CONTABLE
AUXILIAR CONTABLE
COORDINADOR DE CONVENIOS
VINCULADOS
49
Figura no. 4. Organigrama operativo del DRM de la ENCB.
Fuente: Elaboración propia, con base en el M.O. de ENCB p. 112
1.3. Metodología de la investigación
El diseño de este trabajo se realizó a partir de un listado de productos (Información
Financiera) y características de los mismos, integrado de la siguiente manera:
I. Celebración de reuniones con los funcionarios involucrados en el proceso,
la Dirección de la Escuela, Subdirección Administrativa, Jefe del
Departamento de Recursos Financieros, Jefe del Departamento de
Recursos Materiales y Jefe de la Unidad de Informática. En estas
ANALISTA DE COMPRAS
AUXILIAR DE COMPRAS
ALMACENISTA ANALISTA DE INVENTARIO
AUXILIAR DE INVENTARIO
JEFE DE RECURSOS MATERIALES
RESPONSABLE DE CONTRATOS
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
COORDINADOR DE COMPRAS
COORDINADOR DE ALMACÉN
COORDINADOR DE INVENTARIO
GESTOR
50
reuniones se delimita el alcance del sistema, los recursos necesarios para
desarrollarlo, y los líderes de proyecto por cada área.
II. Se lleva a cabo la revisión de los documentos normativos internos y
externos que rigen la actividad de cada uno de los departamentos.
III. Se nombran a los líderes del proyecto, de cada una de las áreas
involucradas.
IV. Por parte del Departamento de Recursos Materiales se diseñan los
procedimientos que involucran la operación de compras.
Una vez identificado el problema, aclaradas las necesidades de información, definidos
los productos requeridos y sus características, los Departamentos de Recursos
Financieros, Materiales y la Unidad de Informática procedieron a realizar las actividades
siguientes en conjunto:
Análisis del Sistema
Diseño del Sistema
Análisis de programación
Preparación del sistema
Implementación y mantenimiento del sistema
1.4. Planteamiento del problema
Si bien es cierto que algunos de los problemas que existían en el área administrativa de
la escuela se detectaron en el Departamento de Recursos Materiales, estos afectaban
de manera directa al Departamento de Recursos Financieros por los cierres
presupuestales que se hacían mensualmente.
51
En consecuencia el problema de investigación puede quedar expresado de la siguiente
manera:
“¿La implementación entre el Departamento de Recursos Financieros y Materiales de
un sistema integral de adquisiciones, será la solución a la problemática administrativa
expuesta en el Departamento de Recursos Materiales?”
Figura 5. Sistema Integral de Adquisiciones, fuente propia, 2012.
1.5. Objetivos
1.5.1. Objetivo General
Diseñar e implementar un sistema de administración de adquisiciones, para una Unidad
Académica que permita tener información de forma simultánea, entre los
departamentos de recursos financieros y recursos materiales, con la finalidad de hacer
Sistema Integral de Adquisiciones
Recursos Materiales
Capital Humano
Recursos Financieros
52
más dinámica la operación administrativa, sin perder de vista que cada uno de ellos
conservará su independencia y responsabilidades.
1.5.2. Objetivos Específicos
a. Delimitar los módulos que integran el sistema
b. Definir los catálogos o bases de datos que se integraran en el sistema, para un
mejor manejo de información.
c. Definir la responsabilidad operativa de cada departamento.
d. Evitar la duplicidad en la captura de datos de los departamentos administrativos,
al estar la información en línea.
1.5.3. Preguntas de investigación
a. ¿Con una delimitación correcta de los módulos que integran el sistema, será
posible definir las responsabilidades de cada departamento dentro del sistema?
b. ¿Incluir catálogos dentro del sistema, permitirá manipular la información de una
manera más eficiente?
c. ¿Si se define la responsabilidad de cada departamento dentro del sistema,
facilitará la operación del mismo y la información se obtendrá de en una forma
más rápida?
d. ¿Contando con la información en línea dentro del sistema, se evita la duplicidad
de captura de cierta información?
1.6. Justificación
La importancia de la realización de este estudio, acerca de la implementación de un
sistema de adquisiciones la Escuela Nacional de Ciencias Biológicas obedece a que es
beneficiada por las siguientes razones:
53
Mayor control interno. Se logra un mayor control interno en virtud de que la
información del Departamento de Recursos Materiales y Recursos Financieros
está en línea, a través del sistema es posible dar un mejor seguimiento de la
operación, optimizar el uso de los recursos, contar con información veraz,
confiable y oportuna, la productividad se incrementa con el fin de proporcionar un
grado de seguridad razonable en la consecución de los objetivos de la
institución.
Información actualizada en tiempo real. Al estar la información de los
departamentos de Recursos Financieros y Materiales en línea, se puede contar
con información de forma rápida y actualizada, considerando los ejercicios
presupuestales, así como las órdenes de compra o pedidos en trámite, evitando
así un sobre ejercicio. Es posible detectar por el sistema si el proveedor ya
entregó o no los insumos solicitados mediante orden de compra o pedido en el
almacén, toda vez que esta información es capturada en el sistema desde el
Almacén del DRM, apegándose con esto a la legislación vigente, ya que no es
posible realizar el pago al proveedor que no haya entregado debidamente los
materiales, insumos o servicios a entera satisfacción y en su totalidad, esto en
particular es un punto de control muy importante; dado que la LAASSP indica en
su artículo 13 lo siguiente: […] Las dependencias y entidades no podrán financiar
a proveedores. No se considerará como operación de financiamiento, el
otorgamiento de anticipos, los cuales en todo caso, deberán garantizarse en los
términos del artículo 48 de esta Ley.”
Evitar la duplicidad de captura de información. La información que se captura en
el sistema desde el Departamento de Recursos Materiales tal como: nivel
54
presupuestal, Departamento al que corresponde el gasto, laboratorio, partida
presupuestal afectada, proyecto o convenio, rubro del proyecto, etc., es
automáticamente ligada a las facturas que se reciben en el departamento de
Recursos Financieros para trámite de pago, siempre y cuando se haya generado
una orden de compra, servicio o pedido, lo anterior representa una gran ventaja
ya que es información indispensable para el registro contable que realiza el DRF,
y que ya no tiene que capturar, por lo tanto se puede dedicar más tiempo a
analizar y validar la información, así como revisar que las facturas cumplan con
todos los requisitos fiscales.
Apego a la normatividad y legislación vigente. El sistema fue diseñado para
cumplir con la normatividad vigente, como se menciona anteriormente la entrada
del material al almacén es un punto de control sumamente importante, para
validar si un pago de factura es procedente o no, así mismo cuando el monto de
una operación de compra excede de un límite pre-establecido en el sistema, este
permite generar una orden o un pedido según corresponda.
Reducción en el tiempo de elaboración de una orden de compra, servicio o
pedido. Con esta herramienta el procedimiento de compras se agiliza debido a
que el sistema trabaja con diversos catálogos, como son: de productos, de
proveedores, de marcas, de plantilla de personal, de unidades de medida, de
proyectos, etc., lo que trae como consecuencia evitar que se capture información
de uso común una y otra vez.
Estando administradas las actividades relacionadas al proceso de compras por medio
de un sistema, se facilita el ejercicio de los recursos financieros, toda vez que en la
55
escuela el presupuesto asignado y los recursos autogenerados se controlan por
departamentos; a cada uno de estos se le asigna un porcentaje del presupuesto federal
otorgado a la escuela y los recursos autogenerados se administran dependiendo el
departamento que los genera.
Adicionalmente en la ENCB, se autorizan recursos para la realización de una gran
cantidad de proyectos de investigación, así como convenios, de los cuales también es
necesario tener un control financiero, pues cada uno maneja asignaciones de recursos
de forma independiente.
El diseñar e implementar un sistema implica en un inicio mucho trabajo, pues se deben
seguir una serie de pasos de forma cronológica a manera de integrar toda la
información para desarrollar un sistema, por mencionar solo algunas tenemos,
identificación del problema, análisis de las necesidades del sistema, definición de
perfiles de usuarios, los módulos que se integrarán en el sistema, definir
responsabilidades y roles, se debe establecer los catálogos que se integrarán en el
sistema, entre otras, se debe tener muy claro lo que se quiere obtener del sistema a
implementar.
El capítulo dos involucra la parte de las compras en el sector público, se habla a cerca
de aspectos conceptuales, se describen los aspectos determinantes para llevar a cabo
una compra, y se hace mención de la normatividad que se debe de seguir para no
incurrir en faltas dentro de la administración pública.
56
CAPITULO 2. Adquisiciones
Se podría pensar que las compras sólo son importantes para una empresa, en la
industria, en el comercio, etcétera, sin embargo en una escuela también son
fundamentales, ya que sin los insumos adecuados, se ponen en riesgo la actividad
académica, en este trabajo se habla de una escuela de estudios de nivel superior,
donde se imparten desde estudios de licenciatura hasta nivel posgrado, en donde si no
se cuenta oportunamente con los materiales o servicios necesarios, se ponen en riesgo
prácticas escolares, trabajos de investigación, servicios externos que proporciona la
misma unidad académica para hacerse llegar de recursos autogenerados, etcétera.
En este caso las compras en la escuela no son tan sencillas, ya que por tratarse de una
unidad académica que forma parte del Instituto Politécnico Nacional y este a su vez “es
un órgano desconcentrado de la Secretaría de Educación Pública, cuya orientación
general corresponde al Estado” (D.O.F. Ley Orgánica del IPN, art. 2), las compras se tienen que
regir por cierta normatividad que se mencionará más adelante. Por esta razón, en este
capítulo se explicará el aspecto conceptual de las adquisiciones. En el capítulo 4 se cita
el procedimiento de adjudicación directa de materiales y servicios que es el que está
revisado, aprobado y certificado.
2.1 Aspectos conceptuales
“El Diccionario de la Real Academia Española dice que:
Comprar proviene del latín comparare, cotejar, y que se traduce como adquirir algo por
dinero.
57
Adquisición, del latín adquisitio, -onis, acción de adquirir.
Por lo tanto, comprar debe considerarse como sinónimo de adquisición.”
[…] Michel Calimeri define así las compras:
La operación que se propone suministrar, en las mejores condiciones posibles, a los
distintos sectores de la empresa, los materiales (materias primas y productos
semiacabados, accesorios, bienes de consumo, máquinas, servicios, etcétera) que son
necesarios para alcanzar los objetivos que la administración de la misma ha definido.
También se dice que comprar es “adquirir materias primas o cualquier otro artículo con
las características mínimas necesarias requeridas por una empresa; es decir, precio,
calidad, cantidad, condiciones de entrega, condiciones de pago, así como la
negociación de los servicios de posventa.” (Cruz L. 2007 p. 3)
2.2 Aspectos determinantes
La necesidad de comprar se deriva de un requerimiento, que se entrega al área o
departamento responsable de llevar a cabo las compras o adquisiciones, que de ahí se
genere una solicitud de cotización, y posteriormente un cuadro comparativo, de ser
necesario se deberá contar con una justificación, para que después de un proceso de
análisis se genere una orden de compra, servicio o pedido. Cada uno de estos pasos
son determinantes para que se lleve a cabo la compra o adquisición de un bien, insumo
o servicio.
Los aspectos fundamentales con los que debe contar una requisición son los
siguientes:
58
a) Especificaciones técnicas de un bien o insumo.
Esto se refiere al detalle explícito de todas las características que deberá reunir el bien
o insumo que se desea adquirir, es decir; cantidad, presentación, tamaño, color, textura,
capacidad, unidad de medida, material con el que está manufacturado, pureza en el
caso de algún reactivo químico, etcétera. La marca en determinada circunstancia podría
ser relevante, en el caso de los insumos que se utilizan en una línea de producción, o
bien en insumos que son utilizados para realizar algún trabajo de investigación o
práctica escolar, ya que en ocasiones existen protocolos de investigación donde ya está
descrito exactamente la marca que se utilizó para obtener algún resultado en particular,
y el hecho de utilizar alguna otra marca de producto resultaría más costoso ya que se
podría “entorpecer alguna práctica” por la alteración del resultado o bien el hecho de
utilizar una marca nueva elevaría el costo ya que primero se tendría que probar si se
puede obtener el mismo resultado.
b) Requisitos en el caso de un servicio.
En el caso de los servicios al igual que los bienes, se debe ser muy preciso en la
descripción del requerimiento, ya que de eso dependerán los compromisos que el
proveedor estará obligado a cumplir, algunos de los aspectos más importantes a
especificar son: el tipo de servicios, ya sea preventivo o correctivo, anotando una breve
descripción de lo que se requiere que se realice, como por ejemplo: limpieza,
calibración, etc., o bien la falla que presenta el bien, se deberán de asegurar los
aspectos de tiempo de garantía del servicio, así como de las refacciones que se deben
utilizar si fuese el caso. En el caso de los mantenimientos a bienes muebles, en la
59
escuela se solicita el número de activo fijo del bien, con la finalidad de asegurar que se
destinen adecuadamente los recursos de los servicios de mantenimiento.
A continuación se muestra un ejemplo de un formato de requisición el cual fue
implementado en la Escuela Nacional de Ciencias Biológicas (ENCB). Ver figura no. 6
Figura no. 6 “Formato de Requisición de Equipo, Materiales y Suministros”
Fuente: DRM 2012
No.:FECHA:
DEPARTAMENTO: NIVEL PRESUPUESTAL:
LABORATORIO: PARTIDA PRESUPUESTAL:RESPONSABLE: CLAVE O PROYECTO:EXTENSION TELEFONICA:CORREO ELECTRONICO:OTRO MEDIO POR EL QUE PUEDA SER LOCALIZADO (A):
No. DE PARTIDA
UNIDAD PRESENTACION CANTIDAD MARCA MODELO No. CATALOGO
( )
Este documento no es valido si presenta tachaduras o enmendaduras.
NOMBRE, CARGO Y FIRMANOMBRE, CARGO Y FIRMA
Esta medida tiene por objeto eficientar los procedimientos que se l levan a cabo en esta Unidad Académica, evitando los rezagos de folios que impactan en los resultados que exige el Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9000:2008 en el procedimiento de Adjudicación Directa de Equipo, Materiales, Suministros y Servicios.
DOCUMENTACION ANEXA:
JUSTIFICACION TECNICA :
SOLICITA AUTORIZA
NOTA: EN EL CASO DE REQUERIR EQUIPO, MATERIAL Y/O SUMINISTROS CON UN PROVEEDOR O MARCA DETERMINADA, Y TAL SITUACION SEA VIABLE EN TERMINOS DE LA NORMATIVIDAD APLICABLE, DEBERASEÑALARSE LA JUSTIFICACION TECNICA ANEXANDO LA DOCUMENTACION SOPORTE CORRESPONDIENTE, CASO CONTRARIO, EL AREA ACEPTA LA ADQUISICION DE CUALQUIER OTRA QUE CUMPLA CON LASESPECIFICACIONES SOLICITADAS. UNA VEZ FINCADA LA ORDEN DE COMPRA O PEDIDO CUENTA EL AREA REQUIRENTE CON UN PLAZO DE 3 DIAS HABILES PARA PRESENTARSE A FORMALIZARLA, CASO CONTRARIO, SEPROCEDERA A LA CANCELACION DE LA PRESENTE REQUISICION.
DATOS OBLIGATORIOS SOLO EN CASO DE REQUERIR MARCA DETERMINADA
DESCRIPCION DETALLADA DE BIENES REQUERIDOS
I N S T I T U T O P O L I T E C N I C O N A C I O N A LE S C U E L A N A C I O N A L D E C I E N C I A S B I O L O G I C A S
D E P A R T A M E N T O D E R E C U R S O S M A T E R I A L E S
SOLICITUD DE REQUISICION DE EQUIPO, MATERIALES Y SUMINISTROS
60
2.3 Efectos
Como se ha mencionado anteriormente el seguir tantas normas y cuidar la correcta
aplicación de leyes y reglamentos, ocasiona que el proceso sea más largo y lento,
además de que por tratarse de recursos federales estos se trabajan de una forma
“calendarizada” y las fechas de cierre son muy apremiantes. Debido a esta razón es por
la cual se busca la forma de optimizar los procesos, cumpliendo con todos los pasos
que se tengan que seguir para realizar correctamente las compras apegándose a la
normatividad vigente y por otro lado tratando de agilizar el proceso y acortar los tiempos
para cumplir con los compromisos académicos que se tienen en la escuela.
2.4 Las adquisiciones en el sector público
Las compras dentro del sector público a diferencia de la iniciativa privada donde
regularmente se deben de efectuar de acuerdo a las políticas de la empresa, en el
sector público se deben de apegar a la legislación y normatividad interna del IPN que
esté vigente y aplicable a la materia, esto se detallará más adelante de manera
enunciativa más no limitativa.
Dentro de la administración pública federal se manejan tres tipos de procedimientos
para realizar las compras, que de acuerdo al artículo 26 de la Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios del Sector Público en su primer párrafo dice:
“Las dependencias y entidades seleccionarán de entre los procedimientos que a
continuación se señalan, aquél que de acuerdo con la naturaleza de la contratación
asegure al Estado las mejores condiciones disponibles en cuanto a precio, calidad,
financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes:
61
I. Licitación pública;
II. Invitación a cuando menos tres personas, o
III. Adjudicación directa.
Las adquisiciones, arrendamientos y servicios se adjudicarán, por regla general, a
través de licitaciones públicas, mediante convocatoria pública, para que libremente se
presenten proposiciones, solventes en sobre cerrado, que será abierto públicamente, a
fin de asegurar al Estado las mejores condiciones disponibles en cuanto a precio,
calidad, financiamiento, oportunidad, crecimiento económico, generación de empleo,
eficiencia energética, uso responsable del agua, optimización y uso sustentable de los
recursos, así como la protección al medio ambiente y demás circunstancias pertinentes,
de acuerdo con lo que establece la presente Ley.”
A continuación se describirá el concepto de adjudicación directa:
“Adjudicación directa: Procedimiento de contratación previsto por los artículos 26,
fracción III, 40, 41 y 42 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del
Sector Público, que puede derivar de una excepción a la Licitación Pública, por monto
igual o menor al rango dictaminado por el Comité o como resultado de un procedimiento
de licitación pública declarado desierto, de un procedimiento de IM3P declarado
desierto cuando éste se derive de una licitación pública declarada desierta o dos
procedimientos de IM3P declarados desiertos.” (IPN, Gaceta Politécnica no. 896, octubre 2011, p. 7)
En su artículo 134 la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en su
primero, tercer y cuarto párrafo indica lo siguiente:
62
“Los recursos económicos de que dispongan la Federación, los estados, los municipios,
el Distrito Federal y los órganos político-administrativos de sus demarcaciones
territoriales, se administrarán con eficiencia, eficacia, economía, transparencia y
honradez para satisfacer los objetivos a los que estén destinados.”
“Las adquisiciones, arrendamientos y enajenaciones de todo tipo de bienes, prestación
de servicios de cualquier naturaleza y la contratación de obra que realicen, se
adjudicarán o llevarán a cabo a través de licitaciones públicas mediante convocatoria
pública para que libremente se presenten proposiciones solventes en sobre cerrado,
que será abierto públicamente, a fin de asegurar al Estado las mejores condiciones
disponibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás
circunstancias pertinentes.”
“Cuando las licitaciones a que hace referencia el párrafo anterior no sean idóneas para
asegurar dichas condiciones, las leyes establecerán las bases, procedimientos, reglas,
requisitos y demás elementos para acreditar la economía, eficacia, eficiencia,
imparcialidad y honradez que aseguren las mejores condiciones para el Estado.”
De estos tres procedimientos, en la ENCB, se compra mediante el procedimiento de
adjudicación directa ya que de acuerdo al Presupuesto de Egresos de la Federación
para el ejercicio fiscal 2012 (PEF 2012), indica en su artículo 3, fracción XII que: “Para
los efectos de los artículos 42 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios
del Sector Público, y 43 de la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las
mismas, los montos máximos de adjudicación directa y los de adjudicación mediante
invitación a cuando menos tres personas, de las adquisiciones, arrendamientos,
63
prestación de servicios, obras públicas y servicios relacionados con éstas, serán los
señalados en el Anexo 17 de este Decreto. Los montos establecidos deberán
considerarse sin incluir el importe del Impuesto al Valor Agregado;”. A continuación en
la figura no. 7 se muestra el anexo 17 del PEF 2012:
Figura no. 7 “Anexo 17 del PEF 2012”
ANEXO 17. MONTOS MÁXIMOS DE ADJUDICACIONES MEDIANTE PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA Y DE INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS, ESTABLECIDOS EN MILES DE PESOS, SIN CONSIDERAR EL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO:
Montos máximos de adjudicación mediante procedimiento de adjudicación directa y de invitación a cuando menos tres personas, establecidos en miles de pesos, sin considerar el impuesto al Valor Agregado.
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios
Presupuesto autorizado de adquisiciones, arrendamientos y servicios
Monto máximo total de cada
operación que podrá adjudicarse directamente
Monto máximo total de cada operación que podrá adjudicarse
mediante invitación a cuando menos tres personas
Mayor de Hasta Dependencias y Entidades Dependencias y Entidades 15,000 147 504
15,000 30,000 168 725 30,000 50,000 189 945 50,000 100,000 210 1,166
100,000 150,000 231 1,391 150,000 250,000 263 1,680 250,000 350,000 284 1,890 350,000 450,000 305 2,006 450,000 600,000 326 2,226 600,000 750,000 336 2,342 750,000 1,000,000 368 2,562
1,000,000 389 2,678 Fuente: PEF 2012 p. 132
Cabe señalar que ésta tabla es sujeta a actualización en cada ejercicio fiscal y es
publicada en PEF.
Tomando como fundamento las directrices anteriores, se trabajó dentro del
Departamento de Recursos Materiales de la Escuela Nacional de Ciencias Biológicas,
para implementar procedimientos con el objetivo de eficientar el proceso de compras y
cumplir con las disposiciones antes mencionadas.
64
2.5 Régimen Normativo en materia de adquisiciones dentro del IPN.
A continuación se citan de manera enunciativa más no limitativa las Leyes y
Normatividad aplicable en materia de Adquisiciones, tomando como fuente las que se
describen en las “Políticas, Bases y Lineamientos en materia de adquisiciones,
arrendamientos y servicios del Instituto Politécnico Nacional (POBALINES)” publicadas
en la Gaceta extraordinaria no. 897 del 31 de octubre de 2011.
• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Artículo134.
TRATADOS
• Decreto de Promulgación del Tratado de Libre Comercio de América del Norte,
publicado en el DOF el 20 de diciembre de 1993.
• Decreto de promulgación del Tratado de Libre Comercio entre los Estados
Unidos Mexicanos, la República de Colombia y la República de Venezuela,
publicado en el DOF el 9 de enero de 1995. Sin efectos para esta última a partir
del 19 de noviembre de 2006.
• Decreto de promulgación del Tratado de Libre Comercio entre los Estados
Unidos Mexicanos y la República de Costa Rica, publicado en el DOF el 10 de
enero de 1995.
• Decreto Promulgatorio del Tratado de Libre Comercio entre el Gobierno de los
Estados Unidos Mexicanos y el Gobierno de la República de Nicaragua,
publicado en el DOF el 1 de julio de 1998.
• Decreto Promulgatorio del Acuerdo de Asociación Económica, Concertación
Política y Cooperación entre los Estados Unidos Mexicanos y la Comunidad
65
Europea y sus Estados Miembros, la Decisión del Consejo Conjunto de dicho
Acuerdo; y la Decisión del Consejo Conjunto del Acuerdo Interino sobre
Comercio y Cuestiones Relacionadas con el Comercio entre los Estados Unidos
Mexicanos y la Comunidad Europea, publicado en el DOF el 26 de junio de 2000.
• Decreto Promulgatorio del Tratado de Libre Comercio entre los Estados Unidos
Mexicanos y el Estado de Israel, publicado en el DOF el 28 de junio de 2000.
• Decreto Promulgatorio del Tratado de Libre Comercio entre los Estados Unidos
Mexicanos y los Estados de la Asociación Europea de Libre Comercio, publicado
en el DOF el 29 de junio de 2001.
• Decreto Promulgatorio del Acuerdo para el Fortalecimiento de la Asociación
Económica entre los Estados Unidos Mexicanos y el Japón, y de su Acuerdo de
Implementación, hechos en la Ciudad de México el diecisiete de septiembre de
dos mil cuatro, publicado en el DOF el 31 de marzo de 2005.
• Decreto Promulgatorio del Tratado de Libre Comercio entre la República de Chile
y los Estados Unidos Mexicanos, publicado en el DOF el 27 de octubre de 2008.
LEYES
• Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
• Ley de Ciencia y Tecnología.
• Ley de Ingresos de la Federación para el ejercicio fiscal correspondiente.
• Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.
• Ley de Planeación.
• Ley de la Propiedad Industrial.
• Ley del Impuesto al Valor Agregado.
66
• Ley del Impuesto Sobre la Renta.
• Ley del Servicio de Tesorería de la Federación.
• Ley Federal de Competencia Económica.
• Ley Federal de Instituciones de Fianzas.
• Ley Federal de las Entidades Paraestatales.
• Ley Federal del Derecho de Autor.
• Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.
• Ley Federal de Procedimiento Administrativo.
• Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.
• Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
• Ley Federal Sobre Metrología y Normalización.
• Ley General de Bienes Nacionales.
• Ley General de Contabilidad Gubernamental.
• Ley General de Desarrollo Forestal Sustentable.
• Ley General de Educación.
• Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros.
• Ley General Sobre la Celebración de los Tratados.
• Ley Orgánica del Instituto Politécnico Nacional.
• Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.
• Ley Monetaria de los Estados Unidos Mexicanos.
• Ley para el Desarrollo de la Competitividad de la Micro, Pequeña y Mediana
Empresa.
• Ley Reglamentaria del Artículo 27 Constitucional en el Ramo del Petróleo.
67
CÓDIGOS
• Código Civil Federal.
• Código de Comercio.
• Código Fiscal de la Federación.
• Código Federal de Procedimientos Civiles.
REGLAMENTOS
• Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector
Público.
• Reglamento de la Ley de Entidades Paraestatales.
• Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.
• Reglamento de la Ley del Servicio de Tesorería de la Federación.
• Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado.
• Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta.
• Reglamento de la Ley Federal de Derechos de Autor.
• Reglamento de la Ley Federal de Propiedad Industrial.
• Reglamento de la Ley General de Desarrollo Forestal Sustentable.
• Reglamento Interno del Instituto Politécnico Nacional.
• Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública.
• Reglamento Orgánico del Instituto Politécnico Nacional.
68
DECRETOS
• Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal
Vigente.
• Decreto por el que se reforman y establecen diversas medidas en materia de
adquisiciones, uso de papel y de la certificación de manejo sustentable de
bosques por la Administración Pública Federal, publicado en el DOF el 5 de
septiembre de 2007.
• Decreto que establece las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la
Administración Pública Federal, publicado en el DOF el 4 de diciembre de 2006.
ACUERDOS
• Acuerdo por el que se establecen las reglas para la determinación y acreditación
del grado de contenido nacional, tratándose de procedimientos de contratación
de carácter nacional, publicado en el DOF el 3 de marzo de 2000 (modificación al
acuerdo publicado en el DOF el 12 de julio de 2004).
• Acuerdo por el que se establecen las reglas para la realización de proyectos para
la prestación de servicios, publicado en el DOF el 9 de abril de 2004.
• Acuerdo por el que se crea con carácter permanente la Comisión Intersecretarial
de Compras y Obras de la Administración Pública Federal a la Micro, Pequeña y
Mediana Empresa, publicado en el DOF el 15 de enero de 2009.
• Acuerdo por el que se establece la estratificación de las Micro, Pequeñas y
Medianas Empresas, publicado en el DOF el 30 de junio de 2009.
69
• Acuerdo relativo al establecimiento de los lineamientos generales para la
orientación, planeación, autorización, coordinación, supervisión y evaluación de
las estrategias, los programas y las campañas de comunicación social de las
dependencias y entidades de la Administración Pública Federal (se publica
anualmente en el DOF).
• Acuerdo por el que se crea la Comisión para la Transparencia y el Combate a la
Corrupción en la Administración Pública Federal, publicado en el DOF el 4 de
diciembre de 2000; última reforma 14 de diciembre de 2005.
• Acuerdo por el que se instruye a las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal, así como a la Procuraduría General de la
República a abstenerse de emitir regulación en las materias que se indican,
publicado en el DOF el 10 de agosto de 2010.
• Acuerdo por el que se emiten diversos lineamientos en materia de adquisiciones,
arrendamientos y servicios y de obras públicas y servicios relacionados con las
mismas, publicado en el DOF el 9 de septiembre de 2010.
• Acuerdo por el que se emite el Clasificador por Objeto del Gasto, publicado en el
DOF el 10 de junio de 2010 y modificado en el citado órgano informativo el 28 de
diciembre del mismo año.
LINEAMIENTOS
• Lineamientos Generales Relativos a los Aspectos de Sustentabilidad Ambiental
para las Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público,
publicados en el DOF el 31 de octubre de 2007.
70
• Lineamientos para las adquisiciones de papel para uso de oficina por parte de
las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, publicado en
el DOF el 2 de octubre de 2009.
• Lineamientos específicos para la aplicación y seguimiento de las medidas de
austeridad y disciplina del gasto de la Administración Pública Federal, publicados
en el DOF el 29 de diciembre de 2006 y adicionados y modificados mediante
acuerdo publicado en el referido órgano de difusión oficial el 14 de mayo de
2007.
OFICIOS
• Oficio No. DRF/0586/2011, DPP/DPR/0686/11 emitido por las secretarías de
Administración y de Gestión Estratégica, de fecha 16 de marzo de 2011.
• Oficio Circular UNAOPSPF/309/0743/2008, publicado en el DOF el 19 de
septiembre de 2008, por el que se establece el procedimiento que deberán
observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal y
las entidades federativas que realicen contrataciones con recursos federales,
previo a la formalización de los contratos o pedidos que sean celebrados bajo el
ámbito de las leyes de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector
Público, y de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, para
verificar que los proveedores o contratistas están al corriente en sus obligaciones
fiscales.
• Oficio Circular UPCP/308/0323/2009, de fecha 3 de diciembre de 2009, por el
que se emiten los criterios para la presentación de los PAAAS y PAOP por parte
de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.
71
• Oficio Circular 307-A.-0917, de fecha 12 de marzo de 2010, por el que se da a
conocer el Programa Nacional de Reducción de Gasto Público.
• Oficio No. UNCP/309/NC/0341/2011, de fecha 10 de mayo de 2011, por el que
se dan a conocer la divisibilidad o indivisibilidad de las obligaciones contractuales
y aplicación total o proporcional de la garantía de cumplimiento de los contratos
sujetos a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
• Oficio No. OM.DGTEC.DDTGCTIC.552/2011, de fecha 5 de abril de 2011,
emitido por la Dirección de Dictaminación Técnica y Gestión de Contratación de
Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones de la SEP.
• Oficio Circular No. 1, emitido por la DG, de fecha 30 de marzo de 2011.
MANUALES
• Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios del Sector Público, publicado en el DOF el 9 de
agosto de 2010, y su modificación de fecha 27 de junio de 2011, publicada en el
DOF.
• Manual de Organización General del IPN, publicado en la Gaceta Politécnica el
30 de noviembre de 2009.
NORMAS
• Normas para la Alta, Baja y Disposición de los Bienes Muebles de la
Administración Pública Federal Centralizada, publicadas en el DOF el 30 de
diciembre de 2004.
72
REGLAS
• Reglas para la determinación, acreditación y verificación del contenido nacional
de los bienes que se ofertan y entregan en los procedimientos de contratación,
así como para la aplicación del requisito de contenido nacional en la contratación
de obras públicas, que celebren las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal, publicado en el DOF el 14 de octubre de 2010.
• Reglas para la celebración de Licitaciones Públicas Internacionales bajo la
cobertura de tratados de libre comercio suscritos por los Estados Unidos
Mexicanos, publicadas en el DOF el 28 de diciembre de 2010.
• Reglas para la aplicación del margen de preferencia en el precio de los bienes de
origen nacional, respecto del precio de los bienes de importación, en los
procedimientos de contratación de carácter internacional abierto que realizan las
dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, publicadas en el
DOF el 28 de diciembre de 2010.
• Reglas para la aplicación de las reservas contenidas en los capítulos o títulos de
compras del sector público de los tratados de libre comercio suscritos por los
Estados Unidos Mexicanos, publicadas en el DOF el 28 de diciembre de 2010.
DISPOSICIONES GENERALES
• Disposiciones generales a las que deberán sujetarse las dependencias y
entidades de la Administración Pública Federal para su incorporación al
Programa de Cadenas Productivas de Nacional Financiera Sociedad, S.N.C.,
73
Institución de Banca y Desarrollo, publicadas en el DOF el 28 de febrero de
2007.
GUÍA
• Guía para la calificación, aceptación y remisión de las garantías para su
efectividad a la Tesorería de la Federación, emitida por la TESOFE en
septiembre de 2009 (actualización en agosto de 2010).
INSTRUCTIVOS
• Instructivo para la elaboración de la liquidación de adeudo y acta administrativa
de incumplimiento de obligaciones emitido por la TESOFE, mediante oficio 401-
T-2754 del 21 de enero de 2010.
74
2.6 Análisis de Contenido
La importancia de este capítulo radica en dejar claro que, para las compras de gobierno
la normatividad y los lineamientos que se debe seguir son muy complejos, razón por la
cual muchas veces los tiempos en los que se realizan las operaciones son muy largos.
La falta de conocimiento acerca de estos, traen errores y retrabajos dentro de la
operación de una escuela.
Como conclusión de este capítulo se puede decir que adquirir es: Obtener los insumos,
materiales o servicios indispensables para el logro de un objetivo o la conclusión de un
trabajo, mediante un proceso definido.
En el siguiente capítulo se puede encontrar información acerca del estudio de sistemas,
lo que nos brindará mayor conocimiento referente a estos, ya que se verá en forma
ordenada los pasos a seguir para la implementación de un sistema.
Un aspecto importante es involucrar al personal que trabajará directamente con el
sistema, ya que éste debe de estar convencido de los beneficios que se obtendrán al
trabajar de una forma sistemática.
75
CAPITULO 3. Estudio de Sistemas
Este capítulo se enfoca al estudio de los sistemas, con la finalidad de tener una mejor
compresión acerca de lo que éstos son y que beneficios podemos obtener al
implementar un sistema dentro de la administración de un departamento de compras.
3.1 Aspectos conceptuales
Definiciones de sistema.
A continuación se citarán diferentes conceptos a cerca de lo que es un sistema.
“…Un sistema es una reunión o conjunto de elementos relacionados.
Los elementos de un sistema pueden ser conceptos, en cuyo caso estamos tratando un
sistema conceptual. Un lenguaje es un ejemplo de sistema conceptual. Los elementos
de un sistema pueden ser objetos, como por ejemplo, una máquina de escribir
compuesta de varias partes. Los elementos de un sistema pueden ser sujetos, como los
de un equipo de fútbol. Finalmente, un sistema puede estructurarse de conceptos,
objetos y sujetos, como en un sistema hombre-máquina, que comprende las tres clases
de elementos. Por tanto, un sistema es un agregado de entidades, viviente o no viviente
o ambas...”
[...] es suficiente visualizar que los sistemas se componen de otros sistemas a los que
llamamos subsistemas. En la mayoría de los casos, podemos pensar en sistemas más
grandes o superordinales, los cuales comprenden otros sistemas y que llamamos
sistema total y el sistema integral.” (Gigch J. 2006 (reimp. 2008) p. 17)
76
[…] un sistema es un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para lograr
un objetivo común.” (Senn J., octubre 2002, p. 19)
“Un sistema puede ser definido como un complejo de elementos interactuantes.”
(Bertalanffy L., 1976 (decimoctava reimp. 2011), p. 56)
“… un sistema es un conjunto de partes que están integradas con el propósito de lograr
un objetivo. Las tres características son fundamentales:
1. Un conjunto de partes. Un sistema tiene más de un elemento…
2. Partes integradas. Debe existir una relación lógica entre las partes de un sistema.
Los sistemas mecánicos y electrónicos…, tienen muchos componentes que trabajan
juntos. Un sistema de administración de personal cuenta con procedimientos integrados
para contratar y adiestrar empleados.
3. El propósito de lograr algún objetivo común. El sistema se diseña para alcanzar uno
o más objetivos. Todos los elementos del sistema deben estar ligados y controlados de
manera que se logre el objetivo del sistema.
Dado que una computadora es un grupo de partes integradas que tiene el objetivo
común de llevar a cabo las operaciones que indica el programa que se está ejecutando,
entra dentro de la definición de sistema.” (Sanders, D., mayo 2000, p.19)
77
3.2 Elementos que conforman un sistema
3.2.1 Componentes de un sistema de cómputo.
Dispositivos de entrada.
“Lo sistemas de cómputo emplean dispositivos de entrada, que son máquinas
diseñadas para la captura de datos…, algunos dispositivos de entrada permiten la
comunicación directa entre los seres humanos y la máquina, mientras que otros
requieren la grabación de datos en un medio de entrada, por ejemplo algún material
magnetizable.”
[…] El teclado de una estación de trabajo conectado directamente a una computadora
es un ejemplo de dispositivo de entrada directa. Cuando los dispositivos se conectan
directamente a una computadora se dice que están en línea con ella.” (Sanders, D., mayo 2000,
p.20)
Unidad de proceso.
[…] el corazón de todo sistema de cómputo es la unidad de proceso, que contiene los
elementos de almacenamiento primario, aritmética-lógica, y control.” (Sanders, D., mayo 2000,
p.21)
[…] 1. La sección de almacenamiento primario. La sección de almacenamiento
primario (llamada también memoria principal) se utiliza para cuatro funciones. Tres de
ellas se relacionan con los datos que se están procesando:
a. Los datos se introducen a un área de almacenamiento de entrada y
permanecen en ese lugar hasta el momento en que se vayan a procesar.
78
b. Un espacio de memoria de trabajo es como una hoja de papel para hacer
cuentas y contendrá los datos que se están procesando, así como los
resultados intermedios de dicho procesamiento.
c. Un área de almacenamiento de salida guarda los resultados finales del
procesamiento hasta que pueden ser liberados.
d. Además de estas áreas relacionadas con los datos, la sección de
almacenamiento primario también contiene un área de almacenamiento de
programas, que guarda las instrucciones de procesamiento.”
[…] Las distintas áreas que se destinan a las cuatro funciones generales mencionadas
no se fijan por límites físicos incorporados en la sección de almacenamiento primario,
sino que pueden variar en las diferentes aplicaciones. Así pues, un espacio físico
determinado puede contener datos de entrada en una aplicación, resultados para salida
en otra e instrucciones de procesamiento en una tercera. El programador que escribe
las instrucciones de la aplicación (o los programas de administración de los recursos de
cómputo preparados por otros programadores) determinan la forma en que se va a
utilizar el espacio para cada tarea.”
[…] 2. La sección aritmética – lógica. Juntas, las secciones aritmética–lógica y de
control constituyen la unidad central de proceso (UCP). Todos los cálculos y todas las
comparaciones se realizan en la sección aritmética lógica de la UCP. Una vez que los
dispositivos de entrada introdujeron los datos a la memoria principal, se guardan y se
transfieren, cuando es necesario, a la sección aritmética – lógica, donde se lleva a cabo
el procesamiento. En el almacenamiento primario no se lleva a cabo ningún proceso.
Los resultados intermedios que se genera en la unidad aritmética – lógica se colocan
79
temporalmente en un área designada de memoria de trabajo hasta que se vuelvan a
necesitar. Así pues, los datos pueden pasar del almacenamiento primario a la unidad
aritmética – lógica y volver a la memoria muchas veces antes de que se termine el
proceso. En este momento los resultados finales se envían a una sección de
almacenamiento de salida y de allí a un dispositivo de salida.”
[…] 3. La sección de control. Al seleccionar, interpretar y ordenar la ejecución de las
instrucciones del programa, la sección de control de UCP mantiene el orden y dirige la
operación de todo el sistema. Aunque la sección de control no procesa datos, actúa
como un sistema nervioso central para los demás componentes manipuladores de
datos de la computadora. Al comenzar el procesamiento, se elige la primera instrucción
del programa y se pasa del área de almacenamiento de programas a la sección de
control. Allí se le interpreta y desde allí se envían señales a otros componentes para
que lleven a cabo las acciones que se requieren. Se sigue eligiendo y ejecutando las
instrucciones del programa, una tras otra, hasta terminar el proceso.” (Sanders, D., mayo 2000,
p.21, 22, 23)
[…] Aunque la forma (o formato) de los datos de entrada que se requiere varía en los
distintos programas, lo más común es organizar los datos en grupos relacionados entre
sí para garantizar un procesamiento efectivo y una salida útil. Una unidad pequeña de
información es el campo (o dato individual) que consta de un grupo de caracteres
interrelacionados, que se manejan como una unidad. (Sanders, D., mayo 2000, p.55, 56)
[…] Dispositivo de almacenamiento secundario.
80
En casi todas las computadoras se emplean dispositivos de almacenamiento
secundario (o auxiliar) para complementar la limitada capacidad de almacenamiento
primario. Los dispositivos de almacenamiento secundario están en línea con el
procesador. Aceptan datos o instrucciones del programa del procesador, los conservan
y los vuelven a introducir en el procesador cuando se necesitan para llevar a cabo
tareas de procesamiento.”
[…] Dispositivos de salida.
Al igual que las unidades de entrada, los dispositivos de salida son instrumentos que
interpretan información y permiten la comunicación entre los seres humanos y las
computadoras. Estos dispositivos convierten los resultados que produce el procesador y
que están en código de máquina en una forma susceptible de ser empleada por las
personas (por ejemplo, informes impresos o desplegados en pantallas) o como entrada
para otras máquinas que formen parte de un ciclo de procesamiento distinto. En los
sistemas personales de cómputo, los dispositivos de salida más populares son las
pantallas de exhibición y las impresoras de escritorio. Los dispositivos que aceptan las
salidas de sistemas mayores generalmente son impresoras más grandes y rápidas,
muchas estaciones de trabajo en línea y unidades de cinta magnética y disco rígido. A
las unidades de entrada / salida y almacenamiento secundario se les llama en
ocasiones dispositivos periféricos porque a menudo se les coloca cerca de la unidad de
proceso.” (Sanders, D., mayo 2000, p. 23)
81
3.3 Categoría de programas.
“La primera categoría es la de paquetes comerciales de programas, que a su vez
puede dividirse en programas de aplicación y programas de sistemas. Estos paquetes
comerciales generalmente se ajustan a las necesidades de procesamiento de muchos
usuarios. La segunda categoría es la de programas a la medida que normalmente se
crean para satisfacer las necesidades de procesamiento de una organización o
individuo específicos.”
[…] La categoría de programas comerciales incluye varios tipos de aplicaciones y
paquetes de sistemas sirven para controlar la operación de la computadora en sí. Las
líneas discontinuas muestran que los programas de sistemas apoyan el uso de los
paquetes de aplicaciones y de los programas hechos a la medida. Los programas de
sistemas también se utilizan durante el desarrollo de los programas hechos a la
medida.” (Sanders, D., mayo 2000, p. 100)
[…] Un programa de aplicación permite a la computadora realizar una tarea específica
de procesamiento de datos para un usuario. Algunos paquetes comerciales de
aplicaciones realizan una sola función, como la de procesar textos o analizar columnas
y renglones de datos, pero otros paquetes integran varias funciones en un solo módulo.
Los paquetes de aplicación de una sola función tienen sus propias categorías: de
aplicación especial y de aplicación general. (Sanders, D., mayo 2000, p. 101)
[…]Los paquetes de aplicación de funciones integradas combinan varias de estas
funciones de aplicación general en un solo producto.
82
[…]Con un paquete integrado es posible emplear un conjunto común de instrucciones
para compartir datos y transferir material entre varias aplicaciones” (Sanders, D., mayo 2000, p.
103)
[…] Un paquete de programas de sistema es un conjunto de programas complejos
creados para operar, controlar y extender la capacidad de procesamiento de la
computadora propiamente dicha. Los usuarios de computadoras muchas veces
escriben programas de aplicación a la medida, pero la preparación de los programas de
sistemas es tan intrincada, que se deja casi siempre a los fabricantes de computadoras
y proveedores independientes de programas. Un paquete de programas de sistemas
muy importante que se encuentra en casi todas las instalaciones de cómputo es el
sistema operativo (OS, operating system)” (Sanders, D., mayo 2000, p. 106)
“Desarrollo de programas y sistemas a la medida.”
Continuando con Sanders, D., tenemos lo siguiente: […] se dijo que el sistema es un
grupo de parte que se integran para alcanzar algún objetivo. Dentro del contexto de
esta sección, las partes son los procedimientos y programas que los individuos y las
organizaciones emplean para satisfacer sus necesidades de información. Esas
necesidades pueden cubrirse en forma muy parecida a como la gente satisface sus
necesidades de vestido. Las necesidades de información pueden cubrirse mediante
paquetes de programas comerciales, del mismo modo que las necesidades de vestido
se satisfacen con ropa de los almacenes. Algunas veces esos paquetes o ropa no son
muy adecuados al momento de comprarlos, pero con algunas modificaciones resultan
de gran utilidad.”
83
[...]Así como los trajes hechos a la medida por un sastre se ajustan a un persona
específica, los programas o sistemas a la medida se proyectan o construyen por o para
un individuo u organización específicos, con el objeto de atender necesidades
precisas.”
[…]Los elementos esenciales de un sistema computarizado de proceso de datos
incluyen los datos de entrada requeridos, el equipo apropiado, los procedimientos de
proceso diseñados para convertir los datos de entrada en las salidas deseadas y los
diversos programas de computadora que permitan al equipo aceptar los datos de
entrada y seguir los procedimientos. Pero todavía falta algo, las personas: el elemento
central y más importante de cualquier sistema computarizado.”
[…]Son las personas las que ponen a trabajar las computadoras. Por medio de la
colaboración las personas determinan las necesidades de proceso, proporcionan datos
de entrada, diseñan procedimientos de proceso, eligen el equipo y los programas en
caso necesario y utilizan las salidas procesadas. En las organizaciones, algunas de
estas personas son especialistas en proceso de datos, pero para la creación de un
sistema exitoso son igualmente esenciales las contribuciones de oficinistas, secretarias
y asistentes, gerentes y otras personas que no son especialistas, que capturan los
datos y aprovechan las salidas.”
[…]Los programas y sistemas a la medida casi nunca se crean de la noche a la
mañana. El equipo de cómputo no comienza por algún milagro a producir
automáticamente los resultados que satisfacen las necesidades de los usuarios. Una
84
vez más, es preciso que las personas trabajen primero para llevar a cabo una serie de
pasos, llamada estudio de sistemas. (Sanders, D., mayo 2000, p. 111, 112)
3.4 Pasos para diseñar un Sistema.
A continuación se describirán los pasos a para diseñar un sistema de acuerdo con la
teoría de Sanders, que nos dice que:
[…]El estudio de sistemas es un proceso paso a paso que sirve para identificar y más
tarde desarrollar mejoras específicas en el sistema (o sistemas) de información de una
organización. (Sanders, D., mayo 2000, p. 112, 114)
3.4.1 El primer paso
[…]El primer paso del estudio de sistemas es identificar el problema particular que debe
ser resuelto o la tarea que debe realizarse. Los gerentes, los empleados de
departamentos y el personal de procesamiento de datos participan conjuntamente en la
determinación del problema y establecen los objetivos del sistema.” (Sanders, D., mayo 2000, p.
113)
[…]Si se va a crear un programa o sistema nuevo o se va a mejorar o modificar uno ya
existente, es preciso en primer término que las personas se den cuenta de que existe
una necesidad o problema. Este problema o necesidad puede deberse a cambios en
las condiciones de operación.” (Sanders, D., mayo 2000, p. 114)
85
3.4.2 El segundo paso
[…] El segundo paso implica el análisis de sistemas. Después de que el problema ha
sido identificado, un grupo de estudio trabaja para recolectar y analizar los datos acerca
de las operaciones actuales de procesamiento de datos.” (Sanders, D., mayo 2000, p. 113)
[…]Los miembros de este equipo pueden elegirse con base en los talentos
complementarios que pueden ofrecer. Casi siempre, por lo menos un miembro
representa a los departamentos afectados por el estudio (y conoce sus necesidades de
información). Otro es un analista de sistemas: un especialista en informática que
conoce los aspectos técnicos del análisis, diseño e implantación de sistemas de
proceso computarizados. Un tercer miembro puede ser un auditor que vigile la inclusión
de controles de precisión y seguridad en el sistema nuevo.”
[…]Reunión de datos El primer trabajo del equipo de análisis es reunir información
acerca de las operaciones de proceso actuales. Estos datos deben ser correctos,
actualizados y completos, ya que constituyen la base para las etapas subsecuentes del
estudio. Reunir está información puede ser difícil, ya que quizá los sistemas abarquen
varios departamentos e incluyan a muchas personas que manejan docenas de
documentos.”
[…]Muchas veces existen descripciones de procedimientos, pero no siempre describen
los métodos más actuales. Por tanto, a menudo es preciso emplear diversos
instrumentos y técnicas para la obtención de información. Entre ellas pueden
mencionarse las entrevistas y observaciones, cuestionarios y diagramas de flujo de
sistemas.” (Sanders, D., mayo 2000, p. 114)
86
[…]Preparación de diagramas de flujo El diagrama de flujo de un sistema es un
esquema que ofrece un panorama general del flujo de datos y la secuencia de
operaciones de un sistema. Se concede especial importancia en los documentos de
entrada y a los informes de salida.”
[…]La preparación de diagramas de flujo puede ayudar al grupo de estudio a reunir
información sobre las operaciones actuales; se hace un diagrama de cada paso de la
operación con los símbolos apropiados, comenzando por la captura de documentos
fuente. Se identifican los archivos y dispositivos utilizados, se describe la secuencia de
proceso, se localizan los departamentos interesados y se muestran los resultados de
salida.
[…] Análisis de los resultados Después de reunir la información acerca de las
operaciones actuales, los miembros del equipo deben analizar lo que han averiguado.
El análisis de sistemas es el estudio de las operaciones existentes para determinar cuál
es su propósito, porque trabajan en la forma como lo hacen y qué papel juegan (en
caso dado) en las actividades de proceso futuras. Al analizar el sistema actual es
preciso identificar los datos y procedimientos esenciales que se requieren para una
nueva estrategia. También es necesario localizar los puntos débiles y problemas
actuales par que no se transmitan al sistema nuevo.” (Sanders, D., mayo 2000, p. 114, 115)
3.4.3 El tercer paso
[…]La tercer etapa es el diseño del sistema. Después de analizar los procedimientos
actuales el equipo de estudio debe cooperar en el diseño de algunos nuevos sistemas o
aplicaciones que pueden necesitarse para satisfacer los requerimientos. Como una
87
parte de fase de diseño de sistemas se debe elegir la más viable opción alternativa de
diseño para alcanzar los objetivos del sentido. Y se deben preparar nuevas
especificaciones de diseño que incluyan la salida deseada, los datos necesarios de
entrada y los procedimientos de procesamiento requeridos para convertir los datos de
entrada en resultados de salida.” (Sanders, D., mayo 2000, p. 113)
3.4.4 El cuarto paso
[…]El cuarto paso es el análisis de programación. El nuevo sistema o las
especificaciones de aplicación deben ser turnadas a uno o más programadores. Estas
especificaciones son descompuestas en las aplicaciones específicas de entrada/salida,
cálculo, comparación/lógica, almacenamiento y recuperación requeridas para satisfacer
las necesidades.” (Sanders, D., mayo 2000, p. 113)
3.4.5 El quinto paso
[…]El quinto paso es la preparación del programa. En esta etapa, uno o más
programadores transcriben o codifican las operaciones requeridas en lenguaje y forma
aceptables para el hardware de la computadora.” (Sanders, D., mayo 2000, p. 113)
3.4.6 El sexto paso
[…]La sexta etapa incluye la implantación y el mantenimiento del sistema o la
aplicación. Primero se debe revisar el programa o los programas codificados en busca
de errores y probarse antes de que se usen rutinariamente. Después de que en
apariencia los programas estén corriendo apropiadamente y produzcan resultados
correctos, se cambia para operar con el nuevo sistema. La cooperación de quienes
88
participen en la preparación de los datos de entrada y el uso de resultados de salida es
necesaria en este punto si se desea implantar exitosamente el nuevo sistema.
Finalmente los sistemas y los programas implantados suelen estar sujetos a cambios
continuos y por consiguiente debe mantenérseles. Esta modificación debe ser un
esfuerzo entre aquellos que obtienen los beneficios del sistema o programa y los
responsables de su mantenimiento.” (Sanders, D., mayo 2000, p. 113)
3.5 Clasificación de Sistemas.
“Los sistemas pueden ser de naturaleza diversa y por lo tanto, es necesario clasificarlos
para una mejor comprensión y estudio. La siguiente clasificación, relativa a las
diferentes particularidades de los sistemas es la que normalmente se aplica.” (Fernández J.,
abr 2011, p. 2)
Estático / Dinámico
[…] De acuerdo con la dependencia de las salidas actuales de un sistema con respecto
a las anteriores, los sistemas pueden ser clasificados como sistemas estáticos, aquellos
sistemas sin memoria, es decir, la salida del sistema solamente depende de la entrada
actual, en cambio los sistemas dinámicos, se presentan cuando las salidas anteriores
influyen en la salida actual. Por ejemplo, una puerta con mecanismo de apertura
automático es un sistema estático, cuyo comportamiento no depende del pasado, esto
es la llegada previa de la gente. En contraste, el sistema posicionador de un satélite es
ejemplo de un sistema dinámico, dado que la posición actual depende de la anterior, así
como los valores previos de velocidad y aceleración.” (Fernández J., abr 2011, p. 2, 3)
89
Estocástico / Determinista
[…] Un sistema se dice que es estocástico cuando exhibe un cierto comportamiento
aleatorio, imprevisible y que, de este modo, se pueden producir diferentes respuestas
para los mismos estímulos. En contraste, un sistema se dice que es determinista
cuando no hay aleatoriedad involucrada en su dinámica y por lo tanto, siempre produce
el mismo resultado para la misma entrada.” (Fernández J., abr 2011, p. 3)
Continuo/discontinuo/sistema de eventos discontinuos
[…] Dependiendo de la naturaleza de las magnitudes involucradas en un sistema, este
puede ser clasificado como continuo, discontinuo, o sistema de eventos discontinuos.
Un sistema continuo sólo implica magnitudes continuas, es decir, variables que siempre
tiene un valor determinado” […] Por ejemplo, si pensamos en magnitudes tales como la
temperatura, la posición, velocidad, presión, etc., todos ellas son continuas y podrían
ser trazadas, mediante una representación gráfica”
[…] En realidad, cada magnitud física en la naturaleza es considerada como una
constante.”
[…] Un sistema discontinuo, en cambio, implica magnitudes, que sólo tienen un valor de
tiempo discontinuo,” […] Técnicamente hablando, no hay magnitudes discontinuas, pero
existen variables continuas medidas en intervalos de tiempo discontinuos.”
[…] Por último caso, sistemas de eventos discontinuos son un caso especial de
sistemas discontinuos donde la magnitud discontinua sólo puede tener un finito de
valores posibles” (Fernández J., abr 2011, p. 3, 4)
90
Abierto / Cerrado
[…] De acuerdo con la disposición particular del sistema, pueden ser clasificados como
sistemas de circuito abierto y sistemas de circuito cerrado. Esta distinción es útil para
los sistemas de control, es decir, aquellas que están destinadas a producir un resultado
como respuesta a la entrada de referencia.”
[…] En los sistemas de circuito abierto, la referencia es una entrada al sistema,
precisamente para un subsistema denominado controlador, y no considera
retroalimentación. ”
[…] En los sistemas de control de circuito cerrado, una línea de retroalimentación es
considerada permitiendo al sistema medir la salida y compararla con respecto a la
referencia. La diferencia, llamada error, es la nueva entrada para el controlador,
ajustando por lo tanto la actuación del sistema.” (Fernández J., abr 2011, p. 4, 5)
3.6 Las TIC’s en la Administración Pública.
[…] Las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC´s) sin duda son uno de los
factores que más han transformado las acciones y conductas en la población, su uso
masivo se presenta de diversas formas y situaciones: en los espacios laborales, en las
escuelas, en los bancos y centros financieros y por supuesto en nuestros hogares.
Por una parte, la población utiliza las TIC´s en sus diversas actividades con infinitos
propósitos, uno de ellos es la solicitud de información y servicios al gobierno,
generándose así la figura de “Gobierno Electrónico” que responde a estas demandas
91
sociales, dando lugar a una modernización de los procesos administrativos hacia el
interior de la propia institución de gobierno.
Se trata de una constante transformación. La computación evoluciona a la informática,
ésta evoluciona a la digitalización y ésta última lo hace a las tecnologías de la
información y telecomunicaciones que van siendo adoptadas de manera paulatina y
sistemática por los gobiernos. Por supuesto la Internet es el medio que hace la gran
aportación al posibilitar la entrega de la información y los servicios de gobierno,
inclusive se ha generado un sufijo exclusivo para identificar las páginas de gobierno: el
sufijo “.gob”.” (Castelazo J., agosto 2008, 11)
[…] Es indiscutible que las Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC’s) son
un pilar fundamental de las sociedades modernas, potenciando la innovación y el
desarrollo en todas las áreas de la actividad humana. Por lo que no es extraño que los
funcionarios públicos y mandos en general, desarrollen competencias y habilidades
estratégicas para asumir responsabilidades sobre procesos de innovación tecnológica,
con la finalidad de potenciar el uso de las herramientas técnicas que disponen y, en su
caso, hasta convertirse en grandes promotores del cambio, adquiriendo nuevas formas
de gestión con el apoyo necesario de los medios de telecomunicación, para enfrentar
los retos que hoy más que nunca demanda el servicio público.
Por su parte el Estado tiene la responsabilidad de velar porque el procesamiento y
almacenamiento de la información que mantiene en formato digital para que ésta pueda
ser accedida y modificada sin restricciones por las personas e instituciones autorizadas
y sin imponer limitaciones tecnológicas, asegurando la independencia del
92
mantenimiento de la información de los programas que manejan dicha información para
garantizar la transparencia de la información pública.
En el México de hoy la administración pública muestra un importante avance en el
empleo de las tecnologías de la información para su operación cotidiana, su labor ha
sido orientada a la búsqueda de mayor control y eficiencia en la administración del
patrimonio a ella encomendada, pero es indispensable reorientar las prioridades en las
estrategias del esfuerzo de sistematización o automatización de los servicios a la
población.” (Soenksen M., agosto 2008, 128)
93
3.7 Análisis de contenido.
Como se ha mencionado en este capítulo, la importancia de las tecnologías de
información es fundamental para la mejora continua de cualquier organización, el hecho
de implementar herramientas informáticas que puedan ayudar a agilizar la operación en
este caso de una escuela, coadyuva a la modernización del proceso de compras, si
esta herramienta es bien utilizada se pueden obtener muchos beneficios, como son: el
fácil acceso a la información, obtención de estadísticas, de reportes, y en general
optimizar el tiempo de respuesta a un requerimiento.
De acuerdo a lo estudiado en el presente capítulo podemos decir que el sistema
implementado en la Escuela Nacional de Ciencias Biológicas, en tres de sus
departamentos administrativos, es un sistema hecho a la medida, se siguieron los
pasos para implementarlo adecuadamente, salvo en el punto del diseño de los
diagramas de flujo, ya que, se fue programando basándose solo en la información
recopilada. Aún con esta salvedad el sistema actualmente funciona correctamente, con
algunas mejoras que siguen surgiendo sobre la operación ya que dependiendo de las
nuevas normas que se tengan que aplicar y de las necesidades de la escuela, el
sistema es sujeto de ajustes y/o modificaciones, de ahí deriva la importancia de que sea
un sistema a la medida.
La implementación de sistemas automatizados en estas áreas de la escuela, es
fundamental ya que por toda la serie de requisitos que hay que cubrir respecto a la
normatividad y en ocasiones la falta de personal, hace que el proceso de la operación
94
sea lento, entonces el buscar una herramienta que facilite el manejo y procesamiento
de la información es vital para agilizar el proceso en general.
En el caso de la Escuela Nacional de Ciencias Biológicas, el tamaño de operación es
muy grande, ya que se manejan diversos proyectos de investigación y recursos
autogenerados, además de los recursos de presupuesto federal, por lo que el volumen
de compras en particular es muy alto y era indispensable buscar una herramienta que
beneficiara en la cuestión de tiempo y minimización de errores.
Con base a la experiencia de este caso, es importante resaltar que la capacitación al
personal que usará el sistema, es un elemento indispensable en la fase de
implementación, para el buen funcionamiento de cualquier sistema; toda vez que, en
este aspecto radica gran parte del éxito del buen funcionamiento de un sistema; aun
cuando el personal esté involucrado en el desarrollo, es primordial que reciba una
capacitación adecuada como usuario para que se opere el sistema correctamente, si
los usuarios encargados de operar el sistema no reciben una capacitación completa se
corre el riesgo de no utilizar el sistema de forma correcta. Si a un sistema se le captura
“basura” como resultado arrojará “basura”, es decir si la información desde la entrada
se captura de manera incorrecta, el sistema trabajará con información errónea y
seguramente los resultados que arroje serán erróneos también.
Este capítulo es fundamental en este trabajo, ya que ayuda a conocer aspectos
conceptuales relativos a los sistemas, y esto sirve para tener conceptos claros acerca
de lo que se está desarrollando.
95
El siguiente y último capítulo se enfoca al desarrollo del sistema en sí, se describen los
pasos llevados a cabo para el desarrollo del sistema, a través de pantallas se muestran
los módulos y menús que integran el sistema, se expone un caso práctico desarrollado
en dicho sistema mostrando su operatividad y funcionalidad.
96
CAPITULO 4. PROPUESTA DEL SISTEMA.
4.1 El inicio de la sistematización
4.1.1 Paso no. 1.- Se identifica el problema.
Considerando que los controles implementados durante el 2006 no eran del todo
suficientes, surge la idea de implementar un sistema que abarcara de manera
automática todos los controles que se querían implantar, incluyendo el aspecto de que
se tuviera información del Departamento de Recursos Financieros (DRF) y del
Departamento de Recursos Materiales (DRM) en tiempo real, con la finalidad de que los
saldos que se reflejaran fueran uniformes, es decir que los saldos reflejados en un
departamento y otro fueran iguales en un mismo momento, que en el instante en que se
registrara algún egreso o ingreso en el sistema por parte del Departamento de
Recursos Financieros, automáticamente se viera reflejado en las pantallas del
Departamento de Recursos Materiales.
4.1.2 Paso no. 2.- Análisis del sistema.
Para establecer los puntos de control durante el 2006, se definió en un principio la
estructura organizacional del Departamento de Recursos Materiales, se definió la
estructura general del área de compras, se comenzó a trabajar en el mapeo de
procedimientos, se desarrolló la infraestructura para operar dentro de una red interna en
el servidor que se tenía disponible para así poder compartir y resguardar información en
medios magnéticos con la finalidad de que fuera más confiable, se implementa un
sistema de gestión de correspondencia, se comienza a revisar el catálogo de
97
proveedores existente, se depura y se crea uno nuevo, se establecen formatos de
solicitud de cotización y cuadros comparativos.
Durante el ejercicio del 2007 se unificaron los formatos para el procedimiento de las
compras de bienes y servicios, se definieron los controles en el área de compras
referente a la elaboración de pedidos y sus entregas, con la finalidad de tener un control
más detallado, en este mismo año la Subdirección Administrativa de la escuela
encomienda al Departamento de Recursos Materiales la tarea de la recepción de
facturas para ser entregadas al Departamento de Recursos Financieros para su
fiscalización, la finalidad de que el Departamento de Recursos Materiales recibiera las
facturas, fue que se llevara el registro y asegurar que la orden de compra o servicio
completara su ciclo, es decir que el material o servicio fuera entregado y facturado.
Con la recopilación de toda la información durante los años previos, acerca de las
necesidades que se tenían, y después de que la Subdirección Administrativa de la
escuela expone a la Dirección la necesidad de contar con un sistema integral; a
mediados del 2007 se lleva a cabo con la Unidad de Informática de la escuela el
levantamiento de información para comenzar con el desarrollo de un sistema que
cubriera las necesidades expuestas.
Se analizaron y determinaron las áreas que se requerían que estuvieran interactuando
en el sistema, determinando lo siguiente:
El Departamento de Recursos Materiales, entraría en una primera etapa ya que en este
departamento se tiene concentrada toda la parte operativa del proceso de compras,
desde la captura de la solicitud de cotización, la generación del cuadro comparativo,
98
para posteriormente llegar a la creación de una orden de compra o servicio o pedido,
este último documento es el que finalmente afecta el gasto.
El Departamento de Recursos Financieros, se consideraría para la segunda etapa, ya
que está directamente relacionado con todo el aspecto de control presupuestal, así
como gastos menores entregados directamente en este y que no involucran la
participación del Departamento de Recursos Materiales.
Por parte del Departamento de Capital Humano, aunque se desarrollaron más
aplicaciones, únicamente se decidió involucrar la parte del catálogo de la plantilla de
personal y su ubicación dentro de la escuela, es decir en qué departamento académico
o administrativo se encuentra ubicado un empleado incluido en dicha plantilla, al
respecto más adelante se explicará brevemente como se relaciona, esta parte se
trabajó en paralelo con la del Departamento de Recursos Materiales.
4.1.3 Paso no. 3.- Diseño del sistema.
En este paso, durante el desarrollo del sistema, en la parte concerniente al
Departamento de Recursos Materiales, se siguió el siguiente orden:
Después del levantamiento de información para el módulo del Departamento de
Recursos Materiales, por parte de la Unidad de Informática, se diseñaron los formatos
que se utilizan en el sistema con base a los que ya se tenían, se definieron de los
catálogos que integran el sistema, se analizó el aspecto de los sub-módulos que
deberían integrar el módulo de compras, se trabajó sobre la definición de los usuarios,
sus perfiles y permisos de accesos, los niveles presupuestales, proyectos, conceptos
99
con los cuales se controlaría el gasto y las reglas del operación para el funcionamiento
del mismo.
4.1.4 Paso no. 4 y 5.- Análisis de programación y preparación del sistema.
Con base en la información recabada, la Unidad de Informática realizó el análisis de
especificaciones y requerimientos solicitados por las áreas usuarias, para llevar a cabo
el estudio correspondiente en la parte programática del sistema, y así poder desarrollar
la codificación de instrucciones en el leguaje adecuado para llevar a cabo lo que en sí
sería la programación del sistema.
Después de la recopilación de los requerimientos funcionales y no funcionales, así
como el flujo de trabajo y de los recursos con los cuales cuenta la escuela, se
determinó la utilización de tecnología de Microsoft C#.Net y sqlserver 2000, así como la
compra de un servidor dedicado exclusivamente para el sistema.
4.1.5 Paso no. 6.- Implementación y Mantenimiento del sistema.
En abril de 2008 se inicia la implementación de la primera etapa del sistema, para lo
cual se trabajó en el Departamento de Recursos Materiales se inicia con un programa
de capacitación acerca de la forma de operar el sistema, posteriormente continua con la
captura de la información masiva de un período de cuatro meses de trabajo que se
llevaban hasta ese momento y los ocho meses restantes de ese año, se trabajó en
paralelo con los controles que se tenían por fuera en bases de datos de excel, con la
finalidad de que se validará que el sistema fuera trabajando correctamente.
100
En el transcurso de este período de tiempo se detectaban errores sobre los cuales se
fueron puliendo las aplicaciones y corrigiendo durante la operación.
Para arrancar el ejercicio fiscal del 2009, se arranca el sistema sin llevar el paralelo en
excel, durante este año todavía hubo diversas correcciones y adaptaciones en el
sistema; así mismo durante este año se trabajó a la par en el desarrollo del módulo del
Departamento de Recursos Financieros.
Para el 2010 se arrancó el sistema trabajando con ambos departamentos en el sistema,
esta etapa fue muy conflictiva en virtud de que en el Departamento de Recursos
Materiales ya se tenía un gran camino recorrido y ya sabía la forma de operar el
sistema, sin embargo después de un gran esfuerzo conjunto se ha logrado que ambos
departamentos trabajen a la par.
4.2 Como se integra el sistema
El sistema cuenta con tres módulos
Módulo de Recursos Materiales.
En este módulo se contempla toda la parte de adquisiciones y control del almacén. Este
módulo se describirá ampliamente ya que, es en el que se nace y concluye el
procedimiento de adquisiciones en la escuela
Módulo de Recursos Financieros.
En este módulo se integra toda la parte financiera, como es el control de ingresos,
egresos, pagos, reportes de saldos.
101
Módulo de Capital Humano.
Este módulo es esencial para mantener la información actualizada del personal, tanto
de directores de proyectos, como de jefes de departamentos, áreas y unidades de
trabajo.
Estos dos últimos módulos no se explicarán a detalle ya que solo intervienen
indirectamente en el procedimiento de adquisiciones.
Es importante que las tres áreas interactúen dentro del sistema ya que la información
que se aloja en este, es indispensable para procesar y emitir información fidedigna y los
tres módulos intercambian de una u otra forma información valiosa para que el sistema
trabaje perfectamente, cada módulo es un engrane del sistema, si la información falla
en uno o se captura de manera incorrecta automáticamente afectará a los otros dos.
Ver figura no. 8
Figura no. 8 “Estructura del Sistema de Adquisiciones”
Fuente: diseño propio.
Módulo de Recursos
Materiales
Módulo de Recursos
Financieros
Modulo de Capital
Humano
102
4.3 Sub – módulos que integran el módulo de Recursos Materiales
En este punto se describirán los sub - módulos y pantallas que integran el módulo de
Recursos Materiales:
Figura no. 9. Pantalla principal:
Fuente: SIRM
“Archivo”: en esta opción se Inicia, finaliza la sesión y se encuentra la opción de salir.
Figura no. 10 “Archivo”
Fuente: SIRM
103
Se inicia la sesión con una clave de usuario y su contraseña:
Figura no. 11 “Iniciar sesión…”
Fuente: SIRM
Una vez iniciada la sesión se aprecian los siguientes sub – módulos:
“Proyectos”: En este sub – módulo se integran diversos menús por medio de los
cuales se pretende crear y definir la forma de administrar los proyectos y encontramos
las siguientes opciones:
Proyectos: dentro de este rubro se generan proyectos nuevos en el sistema.
Conceptos: se generan nuevos conceptos que integran la forma en que se va a
controlar financieramente un proyecto
Presupuestos: se crean los niveles presupuestales para cada ejercicio, ejemplo;
recursos propios o autogenerados, presupuesto federal, Proyectos Conacyt, Convenios
de colaboración, Proyectos SIP, entre otros.
Transferencias: En los casos que proceda se registran transferencias de
recursos o presupuestos entre departamentos o proyectos.
104
Ingresos adicionales: Con esta opción se registran ampliaciones presupuestales
o bien transferencias autorizadas de recursos entre proyectos o departamentos.
Estado de proyectos: Con esta opción se emiten reportes para conocer el estatus
de proyectos o departamentos en cuanto a sus recursos.
En este sub – módulo el “Estado de proyectos” es al único menú que tiene acceso el
Departamento de Recursos Materiales, los demás el dueño del proceso es el
Departamento de Recursos Financieros, como se puede ver en la figura no. 11 los
menús a excepción de este último están bloqueados.
Figura no. 12 “Proyectos”
Fuente: SIRM
“Ordenes”: En este sub-módulo se captura toda la información para generar una orden
de compra, también se incluye la parte de almacén, búsquedas e informes.
105
Solicitud de cotización: En esta opción se inicia el proceso de compras, se crean
las solicitudes de cotización, se tienen las siguientes opciones:
o Compras (Artículos): Se generan todas las solicitudes que involucran
insumos o artículos, tales como material de laboratorio, reactivos, papelería,
consumibles de cómputo, etc.
o Compras (Equipo): Se generan las solicitudes de equipo, las cuales por
normatividad no se tramitan directamente en la escuela, a menos de que se trate
de algún proyecto en el que esté autorizado hacerlo, como por ejemplo los
proyectos CONACyT, de lo contrario simplemente se registran en el sistema para
afectar el presupuesto y llevar el control de los saldos.
o Servicios: Se generan todas las solicitudes que involucran servicios que se
tengan que contratar con un tercero, por ejemplo: servicios de mantenimiento a
equipos de cómputo, de laboratorio, servicios de impresión, etcétera.
o Elaborar CC y Órdenes de compra: En esta opción se elaboran los CC
(cuadros comparativos) y las órdenes de compra, partiendo de las solicitudes ya
creadas, por lo cual no es necesario capturar nuevamente la información respecto
a los artículos o servicios que se están solicitando, únicamente se va adicionando
información, por ejemplo en el caso del cuadro comparativo se capturan los
precios y se eligen a los proveedores a los que se va a considerar para análisis de
precios.
o Grupos de solicitudes: Aquí se generan ordenes agrupadas, es decir
cuando un grupo de gastos de diferentes departamentos van a afectar un mismo
presupuesto es necesario generar un orden o un pedido de manera global, o bien
106
simplemente cuando por procedimiento una compra se tenga que hacer de esta
manera.
Almacén: En esta opción se lleva el registro y control de las entradas y salidas de
almacén de los bienes e insumos que se adquieren, porque aunque es un almacén de
tránsito se lleva el registro de todas las entradas y salidas.
Búsqueda: Aquí se pueden rastrear todos los documentos capturados en el
sistema, desde una orden de compra o servicio ya generada, o un pedido, una solicitud
de cotización, un cuadro comparativo, un folio, etcétera. Sin embargo un analista solo
podrá ver, revisar, o modificar los documentos generados con su clave de usuario, la
única clave de usuario facultada para ver lo que generan los analistas de manera
general es el Jefe del departamento o bien el coordinador de compras que cuenta con
una contraseña de administrador. Esto por seguridad del sistema y de los mismos
usuarios.
Pago de órdenes: En esta opción el Departamento de Recursos Financieros
registra el pago de las órdenes que se envían a Zacatenco.
Nuevo pago de órdenes: A diferencia de la opción anterior en este menú el
Departamento de Recursos Financieros registra alguna modificación sobre algún pago
ya realizado a alguna orden.
Informes: Emite listados de las órdenes que ya han sido registradas en el
sistema para su pago.
Pre-solicitud: Este enlace está diseñado para la solicitud en línea, dentro de las
mejoras y puntos de desarrollo del sistema está en proceso una aplicación del mismo
sistema, donde los jefes de departamento puedan solicitar vía web sus requerimientos,
107
la aplicación de este menú es para que precisamente se reciban las pre-solicitudes y se
les de entrada y tramite. Aún está en proceso la aplicación.
Cotización: Esta opción sirve para buscar un material o servicio y ver el histórico
respecto a con que proveedores se ha cotizado y / o comprado.
Figura no. 13 “Órdenes”
Fuente: SIRM
“Memorandums”: En este sub-módulo se registran todos los gastos que pueden o no
contar con una orden de compra o pedido, con la finalidad de que se someta a un
tramite especial con el Departamento de Recursos Financieros y que al final del
proceso su registro afectará el gasto de algún Departamento ya sea académico o
administrativo.
Registro: En esta opción se registra el memorándum inicialmente, si es necesario
se liga a alguna orden de compra o pedido en caso de que exista para que no se
108
duplique el gasto, o bien se deja libre si es que no está relacionado a ningún
documento.
Pago de memos: Este menú está bloqueado para el DRM, únicamente se
encuentra habilitada para el DRF, y sirve para procesar el pago de los memorándums
en proceso.
Búsqueda de memos: Esta opción sirve para rastrear los memorándums creados
en el sistema y consultar el estado que guardan.
Figura no. 14 “Memorandums”
Fuente: SIRM
“Gastos por comprobar”: Derivado de las necesidades del servicio del Departamento
de Recursos Materiales en ocasiones es necesario hacer compras menores, o bien de
insumos que se utilizan para diversas prácticas escolares, como leche bronca, cebollas,
chocolate, carne del rastro, carnes frías, huevos de gallina con embriones, etc. Por lo
cual es necesario manejar un fondo de caja para lo cual se gestiona mediante un
cheque de gastos por comprobar mensual y se va comprobando paulatinamente. En
109
este sub-módulo se registran todas los gastos que formarán parte de esa
comprobación, en estos casos también pueden o no contar con una orden de compra.
El registro de esta comprobación de gastos afecta a cada uno de los departamentos a
los que corresponda el gasto.
Generar cheque: En esta opción se hace el registro para generar el cheque de
gastos por comprobar, este menú solamente lo utiliza el Departamento de Recursos
Financieros.
Gastos por comprobar: En este menú se registran las facturas que formarán
parte de la comprobación del gasto, a esta opción si tiene acceso el Departamento de
Recursos Materiales.
Pagos de facturas: En este menú se registran los pagos realizados de las
facturas ligadas a las órdenes de compra, servicios o pedidos.
Figura no. 15. “Gastos por Comprobar”
Fuente: SIRM
110
“Otros”: En este sub – modulo están incluidos la opción de Honorarios y el formato de
requisición de compra para activo fijo se detallan a continuación.
Honorarios: En este menú se hacen los registros para generar los contratos de
honorarios o prestadores de servicios profesionales, es importante que queden
registrados en el sistema para que el gasto que se deriva de este contrato se vea
reflejado en los saldos de los departamentos y se lleve un adecuado control del gasto.
Los contratos se generan por periodos completos es decir 12 meses, 6 meses, 9
meses, etc. de acuerdo a lo que estipule el área requirente. Los formatos de los
contratos son pre-establecidos por la Oficina del Abogado General del Instituto, esto
son precargados en una plantilla de Word dentro del sistema y cuando el registro de los
datos de las personas está completamente cargado, automáticamente se genera el
contrato ya que los datos que se requieren en este, están ligados a la plantilla antes
mencionada.
Si bien es cierto que el contrato es por un período completo, el contrato estipula que los
pagos se realicen de manera mensual, sin embargo el sistema afecta al gasto
únicamente el monto que se deroga mensualmente y no la totalidad del mismo, con la
finalidad de que las áreas puedan ir utilizando sus recursos de manera optima.
o Registro de personal: Aquí se hace el registro de cada uno de los
prestadores de servicios que requiere de la generación de un contrato.
o Búsqueda: Esta opción nos sirve para hacer cualquier búsqueda de las
personas que tienen contrato celebrado con el IPN por medio de la ENCB.
111
Figura no. 16 “Otros – Honorarios”
Fuente: SIRM
Requisición de compra (Activo Fijo): En este menú se hacen los registros de las
requisiciones para compra de activo fijo. Esta opción se creó únicamente para control, y
que de alguna forma este tipo de gastos se vieran descontados del presupuesto de los
proyectos, ya que estas compras se envían a área central en Zacatenco, la gestión que
hace la escuela es meramente documental y de seguimientos, no se hace el
procedimiento de adquisición dentro de la escuela.
o Elaborar requisición de compra: Aquí se hace el registro de cada
requisición de compra de activo fijo, a la cual formalmente se le dará
tramite en Zacatenco, sin embargo como ya se mencionó anteriormente la
finalidad de que se registre en sistema, es que se descuente del
presupuesto del proyecto con el cual se está gestionando la compra.
o Búsqueda: Esta opción sirve para consultar las requisiciones registradas
en sistema.
112
Figura no. 17 “Otros – Activo Fijo”
Fuente: SIRM
“Herramientas”: En este sub – modulo están incluidos la opción de Catálogos y
Parámetros del sistema, que se detallan a continuación.
Figura no. 18 “Herramientas”
Fuente: SIRM
Catálogos: Está opción sirve para dar mantenimiento a los catálogos que se
alojan en el sistema como son de: artículos, proveedores, partidas, unidad, marcas,
estados, municipios, departamentos, laboratorios, personal, conceptos recibos. Ver
figura no. 19
113
Figura no. 19 “Catálogos”
Fuente: SIRM
Parámetros del sistema…: Esta opción se utiliza para configurar parámetros
globales del sistema, en algunos programas los parámetros se pueden modificar por
usuario, para este sistema en particular la modificación es en general, y solo deberá de
hacerlo el administrador del sistema.
Figura no. 20 “Parámetros del sistema”
Fuente: SIRM
114
“Prueba”: En este sub – módulo están incluidas una serie de opciones que se van
desarrollando en ambiente de prueba para las mejoras y adaptaciones del sistema y la
única persona facultada para hacer estas pruebas es la persona responsable del
sistema en el DRM en conjunto con la coordinación de compras o bien el Jefe del
Departamento.
Figura no. 21 “Acciones de pruebas disponibles”
Fuente: SIRM
Por último, en la parte superior derecha de la pantalla del sistema se pueden apreciar
tres opciones de herramientas de apoyo, que son las siguientes:
“Ver”: Aquí simplemente es una herramienta para ver u ocultar la barra de estado que
se ubica en la parte inferior de la pantalla del sistema y la forma en que se desean
visualizar las ventanas.
115
Figura no. 22 “Ver”
Fuente: SIRM
“Ir a…”: Esta opción sirve para enviar al usuario a módulos de ayuda.
Figura no. 23 “Ira a…”
Fuente: SIRM
“Soporte”: Como se puede apreciar esta opción fue diseñada con la finalidad de
encontrar información acerca del sistema, información del usuario, eliminar proceso de
impresión, y recopilar información de la memoria del sistema.
116
Figura no. 24 “Soporte”
Fuente: SIRM
4.4 Procedimiento de adjudicación directa de materiales y / o servicios.
Con la finalidad de comprender de una forma más clara el funcionamiento de las
compras dentro del Departamento de Recursos Materiales de la ENCB, se muestra a
continuación el procedimiento de compras que actualmente opera en el Instituto
Politécnico Nacional para sus Unidades Académicas del Nivel Superior, el cual fue
certificado por el Corporativo Calidad Mexicana Certificada CALMECAC de acuerdo a la
ISO 9001 – 2008 – NMX – CC – 9001 – IMNC – 2008.
Es importante señalar que a las reuniones a las que se acudieron para la elaboración
del siguiente procedimiento, fueron integrantes las Subdirecciones Administrativas y
Departamentos de Recursos Materiales de las diferentes escuelas de nivel superior del
Instituto Politécnico Nacional, y se identificó que ninguna escuela tenía desarrollado
ningún procedimiento, incluso se mencionó que en muchas de estas una sola persona
se encargaba de hacer todas las actividades, y mucho menos que contaban con una
herramienta de este tipo.
Ver imagen no. 25 del procedimiento (13 páginas).
117
Imagen no. 25 “Procedimiento: Adjudicación directa de materiales y/o servicios”
118
119
120
121
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124
125
126
127
128
129
Fuente: http://intranet.sge.ipn.mx/principalF.cfm
130
4.5 Caso práctico desarrollado dentro del sistema
A continuación se expone un caso práctico, donde pantalla por pantalla se muestra
cómo se va desarrollado dentro del sistema, con la finalidad de apreciar su
funcionalidad.
Se da click en el botón de “Archivo” y aparece la ventana para “Iniciar sesión”
Figura no.26 Figura no. 27
Fuente: SIRM
Introducir clave del usuario y contraseña individual
Figura no. 28
Fuente: SIRM
131
Se habilitan las ventanas y en el menú de “Órdenes”, se elige la opción de acuerdo
a la operación que se vaya a realizar, en este caso practico se mostrará la
funcionalidad del sistema con un ejemplo de “Compras (Artículos)…”. Cabe
mencionar que las pantallas de servicios y materiales son las mismas, lo único que
cambian son las bases de datos de las partidas y con esto cambia la numeración de
las ordenes, pues lo consecutivos son independientes.
Figura no. 29
Fuente: SIRM
Se elige el “Nivel presupuestal”
Figura no. 30
Fuente: SIRM
132
Figura no. 31
Fuente: SIRM
Posteriormente se elige el “Proyecto” y al momento de elegirlo se llenan los campos
de acuerdo a la base de datos que se tiene precargada.
Figura no. 32
Fuente: SIRM
133
El paso siguiente es elegir el “Concepto” o partida, dependiendo lo que se haya
solicitado en el requerimiento y si cuenta con suficiencia presupuestal para realizar
la compra.
Figura no. 33
Fuente: SIRM
Se verifica la cantidad de dinero que se tiene en esa partida.
Figura no. 34
Fuente: SIRM
134
Se comienzan a llenar los campos como “Asignar folio interno”, la fecha es
automática, pone la fecha en que se está realizando la solicitud de cotización, la
partida la asigna el sistema automáticamente desde que se eligió el concepto. En la
misma pantalla se busca el artículo solicitado que está en el catálogo de productos
que está cargad en el sistema.
Figura no. 35
Fuente: SIRM
En el sistema también existe un catálogo de unidades de medida, una vez
seleccionado se captura la cantidad.
135
Figura no. 36
Fuente: SIRM
Se selecciona la presentación.
Figura no. 37
Fuente: SIRM
136
En caso de que no exista la presentación que se requiere comprar, el usuario da de
alta el “Nuevo…” y finalmente se elige la prestación.
Figura no. 38
Fuente: SIRM
Al capturar en el cuadro de diálogo la presentación deseada, el click siguiente es en
“Aceptar” y esta se guarda automáticamente al catálogo existente.
Figura no. 39
Fuente: SIRM
137
Una vez que los campos han sido llenados se da click el botón de “Agregar
art/serv.”, el siguiente paso es regresar al cuerpo de la solicitud hasta que se
complete los artículos deseados.
Figura no. 40
Fuente: SIRM
Paso posterior se guarda la solicitud de cotización y el sistema automáticamente
asigna un número consecutivo con la siguiente nomenclatura SC/XXXX/XX, en
donde “SC” significa Solicitud de cotización, los siguientes cuatro dígitos son el
número consecutivo que es irrepetible y por ultimo los dos últimos dígitos indican el
año en curso en el que se está trabajando.
138
Figura no. 41
Fuente: SIRM
La solicitud de cotización ha sido creada en el sistema y esta parte del proceso se ha
concluido. La impresión del formato queda de la siguiente manera:
139
Figura no. 42
Fuente: SIRM
140
Una vez que ha sido realizada la solicitud de cotización (SC), se genera el cuadro
comparativo, para lo cual se selecciona dentro del menú “Solicitud de cotización” la
opción “Elaborar CC y Órdenes de Compra…”
Figura no. 43
Fuente: SIRM
Aparece la pantalla en donde se teclea el número de “solicitud de cotización” que
arrojó el sistema, se da click en “Buscar solicitudes de cotización”, inmediatamente
aparece el renglón de abajo “Tareas de registro” una vez seleccionando esta opción
nos lleva a la de “Cuadro comparativo”, paso siguiente “Actualizar” y “Ver” en donde
se crea o modifica el cuadro comparativo.
141
Figura no. 44
Fuente: SIRM
Aparece el siguiente cuadro de dialogo: “Debe agregar proveedores para crear
cuadro comparativo”, para generar el cuadro comparativo se da click en “OK”, paso
siguiente se acciona la pantalla de cuadro comparativo para su llenado.
142
Figura no. 45
Fuente: SIRM
A continuación se muestra la pantalla para llenar cuadro comparativo, en donde se
tiene que dar click en la pestaña de “Proveedores” y elegir “Agregar”
Figura no. 46
Fuente: SIRM
143
Paso seguido se deben seleccionar los proveedores deseados, que serán los que se
cuente con una cotización, máximo se puede elegir 6, para elegirlos se da click en el
cuadro y aparecerá una palomita (√) una vez que aparece este símbolo, se da click
en “Aceptar”, acción seguida aparece el siguiente mensaje: “Esta opción agregará
proveedores a la lista de proveedores del cuadro comparativo” y se da click
nuevamente en la opción de “Aceptar”
Figura no. 47
Fuente: SIRM
Una vez concluido el paso anterior, aparecen los proveedores en el cuerpo de la
pantalla del cuadro comparativo, se elige el producto o servicio a comprar,
posteriormente se elige el proveedor del cual se va a introducir el precio de acuerdo
a su cotización, haciendo click en “Editar”, aparece el cuadro de “Propiedades del
144
articulo o servicio” y se empiezan a llenar los campos de acuerdo a la información
de cada proveedor, una vez llenado se hace click en “Aplicar”.
Figura no. 48
Fuente: SIRM
Una que ya se llenaron los campos de todos los proveedores participantes, se
evalúa quien es el que cotizó de acuerdo a las especificaciones solicitadas y que
tiene la mejor propuesta en cuanto a precio.
145
Figura no. 49
Fuente: SIRM
Se elige a un proveedor ganador, de las tres o más opciones que se tengan para
elegir, dentro de la opción “Asignar proveedor elegido” el sistema da dos alternativas
para calificar a los proveedores, una vez que se ha realizado el análisis que son:
“Del articulo o servicio actual” o “De todos los artículos o servicios”, con la finalidad
de que se pueda hacer de forma individual por articulo o bien en caso de que el
mismo proveedor califique para todos los artículos, hacerlo de una sola vez por
todos los artículos que se estén evaluando.
146
Figura no. 50
Fuente: SIRM
Para elegir manualmente el proveedor ganador, se da click en “Editar” se abre la
pantalla “Propiedades del articulo o servicio” y en la parte de “Estado del proveedor”
se da click y selecciona “Elegir” y enseguida “Aplicar”, para que se guarde la
elección.
Figura no. 51
Fuente: SIRM
147
Estos pasos se repiten para cada uno de los artículos que se tuvieran en el cuadro
comparativo; en este ejemplo solo hay un artículo, razón por la cual se da por
concluido el cuadro comparativo, el último paso es dar click en “Guardar”.
Figura no. 52
Fuente: SIRM
Apareciendo de inmediato una pantalla con el siguiente resumen de compras, este
cuadro de resumen se cierra una vez que se ha revisado.
148
Figura no. 53
Fuente: SIRM
El cuadro comparativo una vez impreso queda de la siguiente forma:
Figura no. 54
Fuente: SIRM
149
Una vez que se ha realizado el cuadro comparativo, el paso a seguir es generar la
orden de compra o pedido dependiendo el monto de la compra.
Figura no. 55
Fuente: SIRM
En la siguiente pantalla podemos ver que para generar la orden de compra o pedido,
el primer paso es verificar cuentos fueron los proveedores elegidos, la siguiente
acción es posicionarse en el proveedor del que se desea guardar la orden de
compra o pedido, se deben llenan los campos de “No. cotización”, “Justificación”,
“Plazo de entrega”, en caso de que el articulo a comprar lleve IVA, se deja activado
el recuadro con el símbolo (√), y se selecciona el porcentaje de impuesto que
150
corresponda, de lo contrario se desactiva y queda en ceros, el sistema realiza el
cálculo automáticamente.
Figura no. 56
Fuente: SIRM
Una vez que todos los campos han si llenados correctamente se da click en la
opción de “Guardar” y el sistema proporciona el número de orden de compra o
pedido y por último se imprime.
151
Figura no. 57
Fuente: SIRM
Quedando el formato de la orden de compra como sigue:
152
Figura no. 58
Fuente: SIRM
153
Una vez que se ha generado la orden de compra o pedido; en el sistema existen las
opciones de modificar, eliminar o cancelar la orden de compra o pedido, para cada
una de estas opciones hay que introducir una clave o contraseña individual para
realizar la operación, a esta clave no tiene acceso el usuario que genera el
documento, si no el coordinador de compras o en su defecto el Jefe del
departamento, todo depende de la estructura orgánica que se tenga en el
Departamento.
Figura no. 59
Fuente: SIRM
Una vez que se cumple el plazo de entrega de una orden de compra se sigue con el
procedimiento de entrega de material en el almacén del DRM de la ENCB, y se da la
154
entrada al almacén, a continuación se muestra un ejemplo de la pantalla donde se
ingresa la captura.
Figura no. 60
Fuente: SIRM
155
CONCLUSIONES.
“¿La implementación entre el Departamento de Recursos Financieros y Materiales de
un sistema integral de adquisiciones, será la solución a la problemática administrativa
expuesta en el Departamento de Recursos Materiales?”
Después de analizar este caso se puede contestar a esta pregunta de forma positiva,
es un hecho que el integrar herramientas como esta, en la administración pública es de
gran utilidad, toda vez que a partir del momento en que se implementa el sistema hasta
el día de hoy se pueden ejercer los recursos financieros captados y asignados en la
ENCB, con el mismo número de personal, aun cuando durante el paso de los años se
ha visto un incremento en el número de proyectos, lo cual se refleja en el monto de los
recursos que se ejercen en la ENCB, como se muestra en la tabla no. 1 y figura no. 61.
Tabla no. 1 Evolución de los ingresos de la ENCB 2005 – 2012
Fuente: Informe financiero 2012 de la ENCB, Subdirección Administrativa, ENCB, IPN.
CONCEPTO 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 TOTAL
PRESUPUESTO FEDERAL 3,419,665.37 5,306,362.91 5,606,362.90 5,606,362.91 7,848,908.05 7,848,908.05 9,338,139.66 9,338,139.66 54,312,849.51
RECURSOS AUTOGENERADOS 12,519,072.65 15,077,344.58 18,144,693.19 24,581,568.66 31,255,613.26 34,790,954.35 38,807,759.59 38,626,285.34 213,803,291.62
PROYECTOS DE INVESTIGACION (SIP) 7,880,944.00 6,804,000.00 8,227,917.00 7,677,500.00 7,418,349.19 7,591,700.00 11,733,321.99 13,082,290.00 70,416,022.18
PROYECTOS CONACYT 0.00 7,414,594.00 4,793,223.00 9,512,155.00 11,556,522.00 10,874,793.00 21,205,310.00 40,870,186.00 106,226,783.00
PROYECTOS ICYT-DF 0.00 0.00 0.00 0.00 4,088,400.00 6,437,789.00 4,326,192.00 1,141,824.00 15,994,205.00
CONVENIOS VINCULADOS 9,117,988.52 24,440,993.10 11,919,214.67 7,365,356.38 37,152,066.38 12,955,918.21 21,835,369.75 55,065,535.92 179,852,442.93
TOTAL 32,937,670.54 59,043,294.59 48,691,410.76 54,742,942.95 99,319,858.88 80,500,062.61 107,246,092.99 158,124,260.92 640,605,594.24
APOYOS COFAA 998,000.00 824,000.00 1,275,000.00 1,964,000.00 2,031,000.00 2,305,577.00 1,631,000.00 2,191,000.00 13,219,577.00
33,935,670.54 59,867,294.59 49,966,410.76 56,706,942.95 101,350,858.88 82,805,639.61 108,877,092.99 160,315,260.92 653,825,171.24
ESCUELA NACIONAL DE CIENCIAS BIOLOGICASESTADISTICA DE INGRESOS OBTENIDOS AUTORIZADOS 2005-2012
156
Figura no. 61 Gráfica de los ingresos Captados en la ENCB 2005 – 2012.
Fuente: Informe financiero 2012 de la ENCB, Subdirección Administrativa, ENCB, IPN.
A continuación se mostrarán las gráficas de la tendencia de los documentos que se
emiten en el SIRM, ver figuras no. 62 y 63.
157
Figura no. 62 Documentos generados en el DRM de la ENCB 2006 – 2012.
Fuente: Informe anual 2012 Subdirección Administrativa, ENCB, IPN.
Figura no. 63 Total de documentos generados por año en el DRM de la ENCB
2006–2012.
Fuente: Elaboración propia con base al informe anual 2012 de la Subdirección Administrativa, ENCB, IPN
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012ORDEN DE COMPRA 4837 3887 3873 3988 5062 4010 4051PEDIDO DE COMPRA 0 0 0 443 616 379 555ORDEN DE SERVICIO 690 523 517 589 588 355 228PEDIDO DE SERVICIO 0 0 0 136 287 71 69
No.
doc
tos
emit
idos
Tendencia de los documento generados en el DRM
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
7000
2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012
5527
4410 4390 5156
6553
4815 4903
TOTAL DOCUMENTOS EMITIDOS
158
Como se puede ver en las gráficas hasta el año 2010 se mostraba un incremento en el
número de documentos emitidos por el departamento, sin embargo es importante
remarcar que en el segundo semestre de 2011 se realiza un cambio de Jefe del
Departamento de Recursos Materiales de la ENCB y con este surgieron varios cambios
en la forma de gestionar el ejercicio del presupuesto de los proyectos de investigación
otorgados por la SIP y ejerciéndose la mayoría de estos directamente en el
Departamento de Recursos Financieros de dicha escuela. Mismo efecto que se vio
reflejado en el año 2012. Sin embargo como se puede apreciar en las figura no. 61 y 62
los ingresos invariablemente presentan un incremento, y es importante mencionar estos
han podido ser ejercidos de una manera eficiente con el mismo número de personal,
toda vez que los dos departamentos operan en el SIRM, durante estos años el recurso
humano no ha sido incrementado en estos dos departamentos, reportándose en el DRF
19 auxiliares contables y 1 jefe, incluyendo personal que recibe documentación,
cajeros, secretarias, auxiliares, etc. y en el DRM, se mantienen, 4 analistas de compras,
2 auxiliares de compras, 1 gestor y 1 coordinador de compras, y por la parte de
almacén 2 almacenistas y 1 coordinador de almacén y 1 jefe.
Si bien es cierto que cada unidad tiene características muy particulares, los
departamentos administrativos se manejan de forma similar, en virtud de que las
funciones son idénticas, por lo tanto el implementar un Sistema Integral para la
administración de las compras sería muy recomendable para optimizar tiempos y la
calidad del trabajo se vería incrementada al eliminar errores de captura.
159
Dicho lo anterior, a continuación se muestran una serie de ventajas, entre la forma en
que se trabajaba anteriormente y la forma en que se lleva a cabo la operación
actualmente a través del sistema.
Sistema anterior SIRM
• Error en la asignación de la partida
presupuestal
• Debido a que el catálogo de
productos está ligado a la partida
presupuestal a la que pertenece este
error se erradica.
• Error en la fecha y duplicidad en el
numero consecutivo de las ordenes o
pedidos
• La fecha y el número consecutivo de
la orden o pedido la asigna el sistema
automáticamente, evitando la
duplicidad de estos números.
• Error en el cálculo del IVA en la orden
de compra o servicio
• El cálculo del IVA es automático,
incluso el sistema permite clasificar si
el articulo o producto sujeto de
compra grava IVA o no.
• No se contaba con mediciones
respecto al trabajo generado en el
DRM
• Con ayuda del sistema es posible
medir a las analistas en función a sus
resultados, obteniendo a través de
este, estadísticas de los documentos
elaborados por cada una de ellas,
además de que facilita la obtención
de información para las mediciones
160
que se piden en las auditorias de
Calidad.
• Disminución de tiempo de operación • Elaborar una orden de compra o
pedido en el sistema, es más rápido,
por lo tanto se reduce el tiempo en
que se atiende un requerimiento
• Falta de información para seguimiento
de las compras
• Por medio de la emisión de reportes
que arroja el sistema, es factible
hacer un seguimiento preciso de las
fechas de entrega de los materiales y
servicios, así como conocer el
estatus en que se encuentra cada
orden de compra o servicio generada
• Falta de seguimiento de facturas para
el ejercicio de presupuesto
• Gracias a la emisión de reportes, es
factible conocer que órdenes de
compra o pedidos no cuentan con
una factura por parte del proveedor y
dar un seguimiento oportuno.
• Información diferente y desfasada
entre el DRF y DRM
• Con la información en línea es más
rápido conocer saldos reales, se evita
duplicidad y errores en la captura.
Además debido a la rapidez y
oportunidad con la que se obtiene la
161
información, es posible realizar una
planeación de los cierres
presupuestales.
• Falta de información para hacer
análisis de precios
• Gracias a que en el sistema quedan
registrados todos los datos de las
compras que se realizan, es factible
obtener históricos de precios de los
diferentes productos que se compran
y así realizar un análisis de los
mismos.
• Desconocimiento de las asignaciones
de recursos financieros a los
departamentos o proyectos de
investigación
• Al momento que el DRF captura la
asignación de recursos en el sistema,
el DRM los visualiza,
automáticamente, constatando si un
departamento cuenta con la
suficiencia presupuestal para obtener
insumos, productos o servicios.
Este trabajo de investigación podría servir como base para la implementación del
sistema en las diferentes unidades académicas, adecuándolo a las necesidades de las
mismas.
162
RECOMENDACIONES.
Actualmente se tienen algunos aspectos que optimizar y mejorar, se pretende hacer un
enlace vía web donde el profesor, investigador, o jefe de departamento ya sea
académico o administrativo, pueda capturar su solicitud de compra en línea, la idea es
reducir el tiempo de captura de las analistas de compras, así como errores de captura,
ya que en el momento que la persona del área requirente captura su solicitud
automáticamente esta información servirá para iniciar el procedimiento de compra sin
que sea necesario volver a capturar el requerimiento, así mismo será más confiable ya
que se evitará algún error de captura del formato que entrega el usuario al momento en
que el o la analista de compras captura la información en el sistema.
Aunque ya se está utilizando la opción de agrupar ordenes, se están corriendo pruebas
para optimizar este proceso, ya que como se maneja mucha información, el
procesamiento de la información en esta opción es muy lento, pero es indispensable su
funcionamiento cada vez que se trate de agrupar una compra para material recurrente
aunque sea de diferentes departamentos, como es el caso de papelería y consumibles
de cómputo por citar un ejemplo.
163
SUGERENCIAS PARA TRABAJOS FUTUROS.
• Si este sistema se pudiera implementar en otras unidades académicas, además
de unificar la forma de trabajar en estas, se podría buscar la manera de extraer
información del sistema de una forma uniforme para emitir los informes que se
tienen que presentar a las autoridades de área Central y de este modo ahorrar
tiempo operativo en la elaboración de reportes y dedicar más tiempo de los Jefes
de departamento en el aspecto analítico.
• Otra funcionalidad adicional que se podría estudiar es el aspecto de obtener
información que ya ha sido captura en el sistema para beneficiar al DRF y de
alguna forma manipularla para evitar la captura de todas estas facturas en el
SIGA (Sistema Institucional de Gestión Administrativa) sistema que se maneja en
Zacatenco donde tienen que capturar las órdenes de pago.
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