INSTITUTO COLOMBIANO DE DESARROLLO RURAL · En este sentido, el Gobierno Nacional se comprometió...

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DESARROLLORURAL

ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS INSTITUTO COLOMBIANO DE DESARROLLO RURAL

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Contenido

1 Alcance del proyecto .............................................................................................................................. 4

1.1 Antecedentes .................................................................................................................................. 4

1.2 Objetivos ......................................................................................................................................... 5

1.3 Metodología .................................................................................................................................... 6

2 Metodología empleada en el estudio de trámites y/o servicios .............................................................. 7

2.1 Estado actual .................................................................................................................................. 8

2.2 Estado propuesto .......................................................................................................................... 15

2.3 Plan de acción .............................................................................................................................. 22

3 Estudio de trámites y/o servicio ........................................................................................................... 25

3.1 E9-1 - Implementación del Programa de Legalización de Tierras y Fomento al Desarrollo Rural

para Comunidades Negras a Nivel Nacional ........................................................................................... 26

3.2 E9-3 - Apoyo Proyectos de Desarrollo Rural Con Enfoque Territorial- Nivel Nacional ................. 45

3.3 E9-5 - Apoyo técnico administrativo y judicial para la titulación de baldíos y procesos agrarios . 64

3.4 E9-9 - Atención de solicitudes de copias de archivo central y gestión centralizado ..................... 87

3.5 E9-10 - Asesoría y acompañamiento para la constitución y reconocimiento de la persona jurídica

de las asociaciones de usuarios de los distritos de adecuación de tierras ........................................... 101

3.6 E9-11 - Certificación de existencia de territorio legalmente constituido o en proceso de titulación

a comunidades indigenas y/o negras .................................................................................................... 117

3.7 E9-12 - Constitución, ampliación, saneamiento y reestructuración de resguardos indígenas ... 132

3.8 E9-13 - Revocatoria directa ........................................................................................................ 151

4 Plan de acción .................................................................................................................................... 165

5 Conclusiones ...................................................................................................................................... 180


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Índice de tablas

Tabla 1. Listado de Trámites y Servicios caracterizados ............................................................................ 25Tabla 2. Listado de Planes de acción ....................................................................................................... 165

Índice de ilustraciones

Ilustración 1. Etapas del proyecto y objetivos asociados .............................................................................. 6Ilustración 2. Productos entregados durante el proyecto .............................................................................. 6

Ilustración 3. Ejemplo formato de información general ................................................................................. 8

Ilustración 4. Ejemplo formato de identificación normativa general .............................................................. 9

Ilustración 5. Ejemplo mapa de procesos ................................................................................................... 10

Ilustración 6. Ejemplo formato de identificación normativa del proceso ...................................................... 11

Ilustración 7. Ejemplo formato de análisis cuantitativo y cualitativo del proceso ........................................ 14

Ilustración 8. Conceptualización propuesta de mejora ................................................................................ 16Ilustración 9. Ejemplo presentación propuesta de mejora .......................................................................... 17

Ilustración 10. Ejemplo mapa modificado .................................................................................................... 18

Ilustración 11. Ejemplo presentación del detalle ......................................................................................... 18

Ilustración 12. Ejemplo valoración del proceso ........................................................................................... 19

Ilustración 13. Ejemplo formato recomendaciones normativas ................................................................... 20

Ilustración 14. Ejemplo valoración cualitativa normativa ............................................................................. 21

Ilustración 15. Ejemplo tabla con los planes de acción para la entidad ...................................................... 22

Ilustración 16. Ejemplo formato Plan de Acción .......................................................................................... 24Ilustración 17. Valoración promedio de Trámites y Servicios analizados ................................................. 180


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1 ALCANCE DEL PROYECTO

El presente proyecto, “Optimización de trámites y/o servicios al ciudadano priorizados de la

Administración Pública”, tiene como fin último proponer un plan de acción a las entidades participantes

que les permita implementar oportunidades de mejora en los trámites y/o servicios seleccionados por las

entidades, lo cuales se han identificado a partir del trabajo conjunto con las entidades, analizando la

situación actual, desarrollando propuestas de mejora y proponiendo planes de acción orienten a la

entidad en la implementación de las propuestas.

Esta sección presenta los antecedentes del proyecto, los objetivos del mismo y la metodología empleada

para su elaboración.

1.1 Antecedentes El Plan Nacional de Desarrollo 2014 – 2018 “Todos Por un Nuevo País” considera el Buen Gobierno

como una estrategia transversal para impulsar el desarrollo nacional.

En este sentido, el Gobierno Nacional se comprometió en fortalecer la formulación de políticas en todos

los frentes de la Administración Pública, en los ámbitos internacional, nacional y territorial a partir de una

cultura de servicio al ciudadano.

En este contexto, el Departamento Nacional de Planeación (DNP) aplicó una metodología de priorización

basada en 6 criterios no excluyentes sobre el universo de trámites y/o servicios registrados en el Sistema

Único de Información de Trámites (SUIT), la información sobre la oferta institucional territorial publicada

en las páginas web de las entidades territoriales y los trámites y/o servicios propuestos por los equipos

de gobierno de San Andrés y Chaparral, municipios en donde se implementarán los primeros Centros

Integrados de Servicio al Ciudadano CIS – SI con el fin de identificar aquellos trámites y/o servicios

considerados de alto impacto.

Adicionalmente, el DNP planteó una metodología en cuatro fases para analizar los trámites, dirigida a

focalizar esfuerzos que permitan aumentar el nivel de satisfacción del ciudadano a partir de identificar

oportunidades de mejora a través de interacciones y/o trámites ajustados a las necesidades, expectativas

y realidades del solicitante.

El paso a seguir es aplicar el proceso de racionalización definido en la metodología sobre el universo de

trámites y/o servicios resultantes de la priorización realizada. Complementado con las mejores prácticas y

casos de éxito a nivel internacional y que se traduzca en planes de acción concretos que pueda realizar

cada entidad.


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1.2 Objetivos El presente proyecto tiene como principal objetivo identificar y formular las alternativas de optimización de

trámites y/o servicios al ciudadano priorizados en entidades de la Administración Pública, definidas por el

Programa Nacional de Servicio al Ciudadano, a partir de la implementación de la metodología aportada

por el DNP y por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP).

Para ello, se han definido los siguientes objetivos específicos:

- Complementar la metodología de racionalización propuesta, aportando un mayor nivel de detalle

con base en otras experiencias y casos de éxito.

- Revisar información sobre objeto misional, funciones legales, estructura organizacional, y

trámites y/o servicios disponibles para la ciudadanía de las entidades responsables de los

trámites y/o servicios a optimizar.

- Revisar y analizar el marco normativo (actos administrativos, resoluciones, circulares, decretos y

leyes) que reglamenten o regulen los trámites y/o servicios objeto de la optimización e identificar

los ajustes a la normatividad que los regula cuando haya lugar.

- Documentar los procesos o procedimientos internos que soportan la entrega de los trámites y/o

servicios objeto de optimización identificando para cada uno: (i) el alcance del proceso (inicio y

fin), (ii) áreas y cargos responsables al interior de la entidad, (iii) secuencia de actividades, (iv)

descripción de cada actividad, (v) requisitos de entrada, (vi) salidas y registros generados en

cada actividad, (vii) entidades con las que se interactúa para la gestión del trámite y/o servicio y

(viii) sistemas de información que se utilizan o consultan en el desarrollo de cada actividad.

- Recolectar y analizar la situación actual en el que se presta el trámite y/o servicio relacionados

con la caracterización los trámites y los servicios al ciudadano priorizados a través de la

identificación en campo.

- Construir una propuesta para racionalizar cada trámite y/o servicio que contemple los elementos

identificados en la metodología propuesta.

- Validar la propuesta de optimización con diferentes instancias de la entidad y realizar los ajustes

pertinentes sobre la propuesta.

- Orientar la formulación de un plan de trabajo con cada entidad para la implementación de la

propuesta, identificando acciones de corto, mediano y largo plazo.


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1.3 Metodología El proyecto se ha estructurado en cuatro etapas secuenciales desarrolladas con los objetivos

contemplados en la ilustración a continuación.

Ilustración 1. Etapas del proyecto y objetivos asociados

Durante estas etapas se fueron desarrollando los productos especificados en la ilustración a

continuación.

Ilustración 2. Productos entregados durante el proyecto

De este modo, en el presente documento corresponde al consolidado del resultado de todo este proceso.


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2 METODOLOGÍA EMPLEADA EN EL ESTUDIO DE TRÁMITES Y/O SERVICIOS

En este apartado se presenta una descripción del contenido del documento y de la metodología

empleada en el estudio de trámites y/o servicios con el objetivo de facilitar la comprensión del documento

al lector. De este modo, incluye una descripción de lo que se va a encontrar en el capítulo Estudio de

trámites y/o servicios y que contiene el Estado actual y el Estado propuesto para cada uno de los trámites

y/o servicios estudiados en la entidad. Así como el Plan de acción propuesto para que la entidad pueda

llevar sus trámites y/o servicios del Estado actual al Estado propuesto.

El levantamiento de procesos del Estado actual (diagnóstico) se realizó durante los meses de febrero y

marzo de 2016; las propuestas de mejora Estado propuesto durante el mes de abril; y la formulación de

los Planes de acción durante el mes de mayo; con base en la metodología adoptada por el DAFP,

complementada, ajustada y armonizada por parte del equipo Consultor para su fortalecimiento y

actualización, a partir de prácticas y estándares internacionales utilizados con éxito en el desarrollo de

iniciativas o proyectos.


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2.1 Estado actual La información encontrada en esta sección está organizada en cinco secciones:

A. Información general y características distintivas

B. Identificación normativa general

C. Mapa del proceso

D. Identificación normativa del proceso

E. Análisis cuantitativo

A continuación se detalla el contenido para cada una de estas secciones.

A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS

En esta sección se presenta una ficha de trabajo que contiene el levantamiento de información realizado,

el análisis normativo, un diagnóstico del estado de virtualización y complejidad del trámite y/o servicio,

entre otros. Esta corresponde a la información levantada del SUIT y de las observaciones que los

funcionarios que realizan el trámite y/o servicio hicieron sobre cada uno de los campos. Adicionalmente

se incluyen otros datos informativos complementarios como el silencio administrativo, la periodicidad y la

obligatoriedad que tiene este de cara al ciudadano.

Ilustración 3. Ejemplo formato de información general


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B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL

En la segunda sección de la ficha de trabajo se presenta una tabla que compila de manera organizada y

ejecutiva la normatividad recogida del SUIT, de las reuniones de trabajo y de otras fuentes de información

complementarias, que reglamentan cada trámite y/o servicio:

• Origen • Competencia • Condiciones • Requisitos documentales • Costo • Plazo de respuesta • Procedimiento

Ilustración 4. Ejemplo formato de identificación normativa general


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C. MAPA DEL PROCESO

Acá se presentan las actividades que se han de desarrollar desde que el usuario da inicio al trámite y/o

servicios pasando por las actividades que se ejecutan al interior de la entidad hasta que se le da una

respuesta al usuario. Adicionalmente, se detallan las áreas de la entidad que están encargadas de

realizar las actividades, los documentos que se generan a lo largo del proceso, y los elementos más

relevantes.

Ilustración 5. Ejemplo mapa de procesos


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D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO

En esta sección del documento se relaciona para las actividades del proceso relacionadas con la

normatividad: la entidad (área o dependencia), la modalidad (electrónicamente, escrita, back office, etc.),

los requisitos o formalidades, y el sustento normativo.

Ilustración 6. Ejemplo formato de identificación normativa del proceso


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E. ANÁLISIS CUANTITATIVO Y CUALITATIVO

Finalmente, en esta sección se presenta un resumen ejecutivo de la situación actual que presenta el

trámite y/o servicio de cara a darle una buena atención al ciudadano.

En primer lugar, se presenta las cifras relevantes de aspectos como:

• Números de registros en el 2015: Impacto del trámite y/o servicio

• Número de requisitos que se piden al ciudadano: Nivel de dificultad para iniciar el

trámite y/o servicio

• Número de pasos en el proceso: Nivel de dificultad para dar respuesta al usuario

Posteriormente se presenta la evolución cualitativa de la facilidad para interactuar con la entidad, el nivel

de virtualidad de este, el nivel de complejidad para dar respuesta, y la coherencia normativa. De manera

detallada, los aspectos sobre los cuales se evalúa cualitativamente el trámite y/o servicio son:

• Nivel de interacción: Evalúa la disponibilidad de los canales a través de los cuales el

usuario puede realizar consultas, preguntas, elevar dudas a la entidad sobre el estado de

desarrollo del trámite y/o servicio o sobre condiciones y requerimientos del mismo. La

evaluación cualitativa se basa en los siguientes criterios.

❶ Básico La atención al usuario se realiza solo de manera presencial en la entidad

❷ Regular La atención al usuario se puede realizar de manera presencial, por teléfono y por correspondencia

❸ Avanzado La atención al usuario se puede realizar de manera virtual, además de los medios básicos de comunicación

• Nivel de virtualización: Mide el nivel de interacción que puede tener el ciudadano con la

entidad utilizando tecnologías de la información. La escala de medición del nivel de

virtualidad sigue los parámetros que se presentan a continuación.

⓿ Nada

❶ Presencia La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios web, sin embargo, no posibilita la interacción

❷ Interacción Es posible la comunicación en ambos sentidos con los usuarios por medio de formularios, correos electrónicos, foros y otros

❸ Transacción Los usuarios pueden iniciar, realizar el seguimiento y finalizar el trámite y/o servicio en línea por medio de pagos en línea, carga y descarga de documentos en la web, consultas de estado, etc.

• Complejidad del proceso: Evalúa el proceso que se surte de manera interna para

ejecutar el trámite y/o servicio. Los parámetros para evaluar la complejidad del proceso

son los siguientes.

❶ Complejo El proceso implica muchos pasos e involucra a varios actores, por lo cual es complejo para su seguimiento y es costoso para la entidad

❷ Regular El proceso no es excesivamente complejo e involucra a pocos actores

❸ Sencillo El proceso tiene pocos pasos, es sencillo y poco costoso


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• Coherencia normativa del origen: Evalúa que el origen del trámite y/o servicio este

soportado por normas nacionales o reglamentarias y su integración en el SUIT se ajusta

al ordenamiento jurídico. La evaluación cualitativa de este aspecto se rige por los

siguientes criterios.

❶ Inadecuada

No está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT no es ajustada al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y a la gestión administrativa del mismo

❷ Insuficiente

No está totalmente soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT no resulta completamente ajustado al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y a la gestión administrativa del mismo

❸ Adecuada

Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite y/o servicio sino también la gestión administrativa del mismo

• Coherencia normativa de los requisitos: Evalúa el nivel de soporte normativo que

tienen los requisitos que se le piden al usuario para realizar el trámite y/o servicio, de

acuerdo a los siguientes criterios de evaluación.

❶ Inadecuada

Ninguna de las exigencias documentales encuentra soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y la gestión administrativa del mismo

❷ Insuficiente

No todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y no se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y la gestión administrativa del mismo

❸ Adecuada

Todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y se da aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y la gestión administrativa del mismo

• Coherencia normativa de los costes: Determina el nivel de coherencia normativa y

sustento legal del método de cálculo de la fijación de tarifas, de acuerdo a los siguientes

parámetros.

❶ Inadecuada

La tarifa cobrada para formular el trámite y/o servicio no encuentra ningún sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo

❷ Insuficiente

La tarifa cobrada para formular el trámite y/o servicio no encuentra sustento parcial en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo

❸ Adecuada

La tarifa cobrada para formular el trámite y/o servicio encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo


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El compendio de estos criterios se puede observarse en la siguiente Ilustración:

Ilustración 7. Ejemplo formato de análisis cuantitativo y cualitativo del proceso


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2.2 Estado propuesto En esta sección se parte de las características de un Trámite tipo, es decir i) aquel que representa un

proceso que implica la mayor eficiencia posible para la entidad y por ende para el ciudadano, ii) que

busca además que el ciudadano realice el trámite sin necesidad de acercarse físicamente a la entidad; y

iii) que permite a las entidades colaborar entre sí para compartir la información disponible.

A su vez, como consecuencia del volumen de trámites trabajados, se desarrolló un catálogo de mejoras

las cuales se agruparon, de acuerdo a su naturaleza, en cuatro categorías principales:

• Información: En esta categoría se agruparon todas aquellas mejoras que apuntan a ampliar,

mejorar, y actualizar la información del trámite y/o servicio que se le presenta al ciudadano

(tiempos de respuesta, costos, requisitos, formatos, medios, etc.).

• Administración: Corresponde a todas aquellas mejoras que apuntan a simplificar los procesos

internos, implementación de formatos, y herramientas de trabajo (no tecnológicas); para dar una

respuesta más ágil y rápida al ciudadano.

• Tecnología: Agrupa todas las propuestas de mejora enfocadas a la implementación, ampliación

y mejora de los sistemas utilizados a lo largo de la ejecución del trámite. Desde herramientas que

facilitan el contacto con el usuario, hasta aquellas que facilitan la conectividad al interior de la

entidad y la gestión del trámite y/o servicio.

• Interoperabilidad: Corresponde a las propuestas que están enfocadas a disminuir los requisitos

que se le piden al usuario, porque pueden ser obtenidos por la entidad a través de la

implementación de convenios de cooperación con otras entidades.

Así, para atender de manera estructurada las propuestas de mejora en los trámites y/o servicios, se hace

un análisis de qué le falta al trámite y/o servicio en la actualidad a comparación de trámite tipo, teniendo

en cuenta que es un modelo estándar al cual todos los trámites y/o servicio deben alcanzar -según el

ejemplo que se presenta a continuación-.


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Ilustración 8. Conceptualización propuesta de mejora

Como se ve en la ilustración, esto aplica para todas las categorías definidas a excepción de las mejoras

ADMINISTRATIVAS, ya que estas dependen de las particularidades de cada trámite y/o servicio,

mientras que las mejoras en los otros cuatro ejes buscan la ESTANDARIZACIÓN apuntando a las

características del TRÁMITE TIPO.

Por último, se presenta de manera esquemática el contenido de las fichas de mejoras planteadas para

cada uno de los trámites. Las fichas se han estructurado para presentar los siguientes contenidos:

A. Propuestas de mejora

B. Planteamiento del mapa de procesos

C. Cuantificación del impacto de las mejoras del proceso

D. Recomendaciones normativas

E. Cuantificación de las mejoras normativas.

A continuación se presenta de manera detallada cada uno de los componentes.


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A. PROPUESTAS DE MEJORA

Para cada uno de los trámites y/o servicios se presenta en una tabla la descripción de cómo se desarrolla

la actividad o el trámite y/o servicio en general en la actualidad (situación que es susceptible de ser

cambiada), así como la respectiva propuesta de mejora. Identificando para cada una de éstas el

horizonte de implementación, teniendo en consideración el nivel de desarrollo del back office, los

recursos de trabajo disponibles (sistemas), y la complejidad de la propuesta.

Ilustración 9. Ejemplo presentación propuesta de mejora


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B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS

En esta sección se presenta el mapa de procesos en el largo plazo, una vez se hayan implementado

todas las propuestas de mejora. El mapa detalla todas las actividades y las áreas encargadas, y

diferencia las actividades actuales, de las modificadas (color morado) y agregadas (color verde).

Entendiendo que las actividades modificadas son aquellas que ya existen en la actualidad pero que se ha

modificadas o ampliadas; y como actividades agregadas, aquellas que son completamente nuevas. Para

el caso de la numeración es importante tener en cuenta que no se visualizarán las actividades

eliminadas, pero se mantendrá la numeración inicial y para las actividades agregadas, se dará continuidad a la numeración inicial.

Ilustración 10. Ejemplo mapa modificado

Finalmente, al final del mapa se detallan las actividades que se han eliminado con sus respectivas

explicaciones, las actividades que se han modificado con el detalle de la modificación planteada, y las

actividades que se han agregado con la explicación de la mejora planteada.

Ilustración 11. Ejemplo presentación del detalle


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C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO

En esta sección se presenta la valoración del trámite y/o servicio en los aspectos relacionados con el

proceso, evaluando a lo largo del horizonte temporal de implementación de las mejoras, el nivel de

interacción (canales), el nivel de virtualización, y la complejidad del proceso. Comenzando por la

valoración de cada uno de estos ítems en la actualidad (A) (valoración realizada y presentada en la

caracterización de los procesos), pasando por el corto (C) y mediano plazo (M), y finalizando con la

evaluación a largo plazo (L). Así, la evaluación de cada uno de los ítems a lo largo del horizonte temporal

se realiza utilizando una escala de medición que va desde el 1 hasta el 3; siendo 1 el nivel más bajo

(básico) y 3 es nivel más alto (avanzado).

Adicionalmente, para cada trámite y/o servicio se presenta una valoración del número de requisitos y del

número de pasos en la actualidad y en el largo plazo, una vez se haya implementado todas las mejoras

propuestas. Lo anterior se complementa con una medición de la variación de los requisitos y de los pasos

del escenario propuestos con respecto a la situación actual. En este punto, es necesario precisar que en

algunos trámites y/o servicios se encuentra que el escenario propuesto (como el del ejemplo, Ilustración

12) tiene un número mayor de pasos que en la actualidad sin que esto influya en el tiempo del trámite y/o

servicio, sino por el contrario, corresponden a pasos adicionales que traen eficiencia al mismo.

Teniendo en consideración los parámetros de valoración anteriormente descritos, para cada uno de los

trámites y/o servicios se presentará la valoración cualitativa del proceso así:

Ilustración 12. Ejemplo valoración del proceso

A C M L

❸ ❸ ❸ ❸ Avanzado

❶ ❶ ❷ ❸ Avanzado

❶ ❶ ❷ ❷ Regular

6 5 -17%7 15 114%

VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO


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D. RECOMENDACIONES NORMATIVA

Esta sección recoge los hallazgos obtenidos a partir del mapeo normativo y el levantamiento del proceso

en aspectos como:

• Evolución de la información

• Prácticas de control

• Acreditaciones documentales extralegales

• Exigencias documentales redundantes

• Exigencias de condiciones o requisitos no contempladas en la ley

Para cada uno de estos aspectos se realiza un análisis jurídico y normativo del cumplimiento de leyes y

decretos de ley que repercuten en los aspectos anteriormente mencionados. Planteando las

recomendaciones para que presente primero el hallazgo, y posteriormente la mejora con su respectiva

sustentación.

Para complementar el análisis, la última fila del cuadro presenta un diagnóstico del control regulatorio

general del trámite y/o servicio, en el cual se resume el ajuste regulatorio de todos los aspectos

analizados, señalando cuales leyes y decretos leyes están siendo vulnerados en cada uno de los casos;

y por lo tanto, qué medidas debe tomar la entidad para dar cumplimiento a la ley.

Ilustración 13. Ejemplo formato recomendaciones normativas

Finalmente, es importante señalar que los hallazgos y recomendaciones normativas deben ser

interpretados de manera independiente a las recomendaciones de mejoras al proceso, debido a que se

entiende que la entidad puede ir mejorando su gestión del proceso aun cuando posee un bajo control

regulatorio del trámite y/o servicio.

HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO

Prácticas de control

ex ante que no

generan valor

agregado

Acreditaciones

documentales

extralegales

Exigencias

documentales

redundantes

Exigencias de

condiciones o

requisitos no

contempladas en la

ley

Bajo control

regulatorio


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E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS

En esta sección se presenta la cuantificación de las mejoras normativas, siguiendo los mismos criterios

utilizados en la caracterización. Presentando la valoración del estado actual y su evolución en el largo

plazo, una vez se hayan implementado todas las mejoras identificadas. Por ejemplo, véase la ilustración

a continuación.

Ilustración 14. Ejemplo valoración cualitativa normativa

A C M L❷ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

VALORACIÓN CUALITATIVA NORMATIVA


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2.3 Plan de acción A diferencia de las secciones metodológicas anteriores realizadas por trámite y/o servicio, el Plan de

acción es integral para toda la entidad. Esto en razón a que las acciones apuntan a mejorar todos los

trámites y/o servicios de la entidad. De este modo, al principio de esta sección se presentan los planes de

acción para aquellas propuestas de mejora que implican un cierto nivel de complejidad. Cada plan de

acción tiene una identificación (ID) y corresponde a una de las categorías anteriormente definidas. A

continuación se muestra un ejemplo:

Ilustración 15. Ejemplo tabla con los planes de acción para la entidad

Esta tabla es seguida por una ficha para cada Plan de acción en la que se detallan los siguientes

elementos:

• El nombre e identificación (ID)

• Categoría a la que pertenece

• Descripción

• La información sobre quién será el líder de plan de acción

• Duración

• Justificación

• Cronograma que especifica las tareas a realizar, en qué momento y su responsable

• Características cualitativas del plan de acción que servirán para determinar la priorización

de implementación de estos planes:

- Riesgo: Un plan de acción trae riesgo cuando en su implementación se afecta la

atención al ciudadano

Bajo Cuando la implementación no afecta en nada en la atención de los trámites y/o servicios al ciudadano

Medio Se evidencia la posibilidad de que la atención de los trámites y/o servicios al ciudadano sea afectada

Alto Existe un riesgo real de que la atención de los trámites y/o servicios al ciudadano sea afectada


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- Esfuerzo: Hace referencia a la dificultad de las tareas que componen el plan de

acción, entre más complejas aumenta el nivel de esfuerzo y la dedicación del

personal para su implementación

Bajo Ocupa menos del 30% del tiempo del personal implicado

Medio Ocupa entre el 30% y 70% del tiempo del personal implicado

Alto Ocupa más del 70% del tiempo del personal implicado

- Inversión: Da cuenta de los recursos monetarios que requiere la entidad para

llevar a cabo el plan de acción

Bajo La inversión es despreciable

Medio Cuando no afecta el presupuesto normal de la entidad

Alto Cuando se requiere la aprobación de un presupuesto especial

- Tiempo: Aquel requerido para implementar el plan de acción.

Bajo La duración de la implementación del plan de acción se mide en semanas (hasta 12 semanas)

Medio La duración de la implementación del plan de acción se mide en meses (a partir de tres mes y hasta un año)

Alto La duración de la implementación del plan de acción se mide en años

Nota: El tiempo estimado para las implementaciones de tecnología que impliquen

el rediseño de procesos está estimado para el análisis de diez trámites.

• Indicadores: unidades de medición que se tiene que ir viendo para dar cuenta de la

evolución en el tiempo (seguimiento) y medir la efectividad de la implementación del plan

de acción

• Los trámites y/o servicios a los que aplica el plan de acción

• Descripción de las tareas enunciadas anteriormente

A continuación un ejemplo de un Plan de acción perteneciente a la categoría Normativo. Esta misma

ficha es empleada por todas las categorías.


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Ilustración 16. Ejemplo formato Plan de Acción

Adicionalmente, se recomienda a la entidad que al realizar las implementaciones de los planes de acción

se realicen las mediciones sobre cada uno de los trámites y/o servicios, con referencia a lo propuesto en

la sección E. Análisis cuantitativo y cualitativo del Estado propuesto) con el fin de cuantificar la mejora

sobre los mismos.

ID

2

ID 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1 x

2 x x x x

1

2

NOR-3Aplicación del principio legal de fortalecimiento tecnológico y el constitucional de reserva legal de los requisitos

Descripción de tareas

No. de convenios suscritos para intercambio de

información y eliminación de

Tarea

Establecer la existencia o no de normas legales o reglamentarias que hayan sido expedidas con posterioridad al cierre del estudio que afecten los elementos esenciales caracterizados para el procedimiento, servicio o programa; de ser el caso, analizar los impactos de las mismas e introducir los asjutes.

Elaborar textos regulatorios mediante los cuales se eliminen acreditaciones documentales como carga probatoria a cargo del ciudadano y se las sustituya por mecanismos de intercambio de información y/o interoperabilidad intra e interinstucional. Lo anterior implica efectuar previamente: i) inventario de documentos que deben ser eliminados como acreditación probatoria a cargo del ciudadano, y ii) inventario de las entidades con las que actualmente se realizan intercambios de información o se despliegan procesos de interoperabilidad.

Indicador 1No. de programas o

servicios que no tipif ican como trámite y que cuentan

Indicador 3Indicador 2

TiempoALTO

Riesgo

MesesNORMATIVO

Trámites que aplica

BAJOEsfuerzo

ALTOInversión

BAJO

Eliminar del ordenamiento disposiciones reglamentarias y/o prácticas o interpretaciones institucionales a partir de las cuales la entidad deja de dar cumplimiento al principio legal de fortalecimiento tecnológico.

Acción

R evis iónyac tualizac ióndeldiagnó s tico regulato rio

D is eño delarefo rmao intervenc iónregulato ria

Responsable

A bogado deapoyo aláreares pons abledeltrámite

J efedeÁ reares pons abledelT rámite

Descripción

Líder Categoría Duración total

E8-1 Certif icado Catastral NacionalE8-2 Certif icado Plano PredialE8-4 Cambio de propietario o poseedor de un inmueble

Cronograma (Meses)

Director Área Responsable del Trámite

Justificación

El plan de acción se justif ica en la necesidad de intervenir aquellos trámites, servicios, programas o procedimientos que exigen al ciudadano la presentación de documentos que reposan en la entidad o frente a las cuales tiene facultad de acceder, por reposar éstas en otras entidades estatales o en particulares que ejercen funciones públicas.


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3 ESTUDIO DE TRÁMITES Y/O SERVICIO

En este capítulo se presenta para cada Trámite ó Servicio caracterizado junto con la entidad el Estado

actual y el Estado propuesto según lo estipulado en la sección de Metodología. Un listado estos trámites

se presenta en la tabla a continuación:

ID Nombre del Trámite

E9-1 Implementación del Programa de Legalización de Tierras y Fomento al Desarrollo Rural para Comunidades Negras a Nivel Nacional

E9-3 Apoyo Proyectos de Desarrollo Rural Con Enfoque Territorial- Nivel Nacional

E9-5 Apoyo técnico administrativo y judicial para la titulación de baldíos y procesos agrarios

E9-9 Asesoría y Acompañamiento para la constitución y reconocimiento de la personería jurídica de las asociaciones de usuarios de los distritos de adecuación de tierras

E9-10 Solicitud de copias E9-11 Proceso de revocatoria directa

E9-12 Certificación de Existencia de Territorio Legalmente Constituido o en Proceso de Titulación a Comunidades Indígenas y/o Negras

E9-13 Constitución ampliación y acompañamiento Resguardos indígenas

Tabla 1. Listado de Trámites y Servicios caracterizados

Adicionalmente, para los trámites analizados se identificaron los siguientes sistemas:

• ISOlucion, software líder para sistemas de gestión Calidad ISO


26

3.1 E9-1 - Implementación del Programa de Legalización de Tierras y Fomento al Desarrollo Rural para Comunidades Negras a Nivel Nacional

3.1.1 Situación actual


Link SUIT: http://www.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=4041 Fecha de actualización: 11/25/2013

Información descriptiva

NOMBRE

Dato SUIT1

Implementación del Programa de Legalización de Tierras y Fomento al Desarrollo Rural para Comunidades Negras a Nivel Nacional

Obs.

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Reconocer el derecho a la propiedad colectiva a las comunidades negras que han venido ocupando tierras baldías en las zonas rurales. Así mismo establecer mecanismos para la protección de la identidad cultural y de los derechos de las comunidades negras de Colombia como grupo étnico, y el fomento de su desarrollo económico y social, con el fin de garantizar que estas comunidades obtengan condiciones reales de igualdad de oportunidades frente al resto de la sociedad colombiana.

Obs.

RESULTADO

Dato SUIT

Titulación colectiva de tierras a comunidades negras

Obs. Título colectivo para comunidad negra

Información de interacción con el ciudadano

COSTO TIEMPO

Dato SUIT

Es gratuito 8 meses

Obs. Es gratuito

CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN

Dato2 Presencial

Obs3.

ATENCIÓN

Dato

Obs.

1 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 2 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 3 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.


27

Información normativa

REQUISITOS

Dato SUIT

1.Solicitud escrita de titulación colectiva de tierras a comunidades negras: 1 Original(es)

2.Acta de elección de la Junta del Consejo Comunitario : 1 Copia(s)

Obs. 1.Solicitud dirigida al INCODER

2.Copia del acta de constitución del consejo comunitario y elección de la junta del mismo, con la constancia de la alcaldía municipal

3.Copia del acta donde se autoriza al representante legal para presentar la solicitud

4.Croquis, mapas o planos a mano alzada del territorio que se va a solicitar en titulación

5.Fotocopia de la cédula del representante legal del consejo comunitario

6.Informe de la junta del consejo comunitario, que contenga: La descripción física del área pretendida, antecedentes etnohistóricos, situación socioeconómica, poblacional y de tenencia de tierras, con la afirmación de que estas tierras son baldías ocupadas colectivamente por la comunidad negra, describir situaciones de conflicto y prácticas tradicionales de producción

NORMATIVA

Dato SUIT

1.Decreto 1745 de 1995, (Artículos 17 al 34)

2.Ley 70 de 1993, (Artículos 1 al 18)

Obs. 1.Ley 21 de 1991

2.Ley 160 de 1994

3.Ley 70 de 1993

4.Decreto 1745 de 1995

5.Acuerdo 180 del INCODER

6.Ley 87 de 1993



SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD

Dato No identificado Potestativo

Obs.

PERIODICIDAD

Dato No identificado

Obs.


28


CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN

ORIGEN

Artículos 7, 13 y 58 de la Constitución Política.

Artículo transitorio 55 de la Constitución Política

Constitucional

ARTÍCULOS 7 Y 13. El Estado reconoce y protege la diversidad étnica y cultural de la Nación y debe promover las condiciones para que la igualdad sea real y efectiva, adoptando medidas a favor de los grupos étnicos.

ARTÍCULO 58. Consagra que el Estado protegerá y promoverá las formas asociativas y solidarias de propiedad.

ARTICULO TRANSITORIO 55. Dentro de los dos años siguientes a la entrada en vigencia de la presente Constitución, el Congreso expedirá, previo estudio por parte de una comisión especial que el Gobierno creará para tal efecto, una ley que les reconozca a las comunidades negras que han venido ocupando tierras baldías en las zonas rurales ribereñas de los ríos de la Cuenca del Pacífico, de acuerdo con sus prácticas tradicionales de producción, el derecho a la propiedad colectiva sobre las áreas que habrá de demarcar la misma ley.

Artículo 14 de la Ley 21 de 1991

Legal Ordinaria

Deberá reconocerse a los pueblos interesados el derecho de propiedad y de posesión sobre las tierras que tradicionalmente ocupan. Además, en los casos apropiados, deberán tomarse medidas para salvaguardar el derecho de los pueblos interesados a utilizar tierras que no estén exclusivamente ocupadas por ellos, pero a las que hayan tenido tradicionalmente acceso para sus actividades tradicionales y de subsistencia. A este respecto, deberá prestarse particular atención a la situación de los pueblos nómadas y de los agricultores itinerantes. Los gobiernos deberán tomar las medidas que sean necesarias para determinar las tierras que los pueblos interesados ocupan tradicionalmente y garantizar la protección efectiva de sus derechos de propiedad y posesión. Deberá instituirse procedimientos adecuados en el marco del sistema jurídico nacional para solucionar las reivindicaciones de tierras formuladas por los pueblos interesados.


Legal Ordinaria

El Estado adjudicará a las comunidades negras de que trata esta ley la propiedad colectiva sobre las áreas que, de conformidad con las definiciones contenidas en el artículo segundo, comprenden las tierras baldías de las zonas rurales ribereñas de los ríos de la Cuenca del Pacífico y aquellas ubicadas en las áreas determinadas. Los terrenos respecto de los cuales se determine el derecho a la propiedad colectiva se denominarán para todos los efectos legales "Tierras de las Comunidades Negras".

COMPETENCIA Numeral 15 del artículo 4 del Decreto 3759 de 2009 (*)

Reglamentaria Es función del INCODER Adelantar los procedimientos relacionados con la titulación colectiva de tierras a las comunidades negras, conforme a lo establecido en la ley

Numeral 2 del artículo 17 del Decreto 3759 de 2009 (*)

Reglamentaria Es función de la Dirección Técnica de Asuntos Étnicos asesorar, hacer seguimiento y controlar a las Direcciones Territoriales en la aplicación de las normas y procedimientos definidos para la titulación colectiva de tierras baldías a las comunidades negras.


Reglamentaria Es función de las Direcciones Territoriales ejecutar los procesos de ordenamiento social de la propiedad en lo correspondiente a dotación, legalización, clarificación o deslinde de tierras a comunidades indígenas y negras y de verificación de su cumplimiento de la función social de la propiedad, de conformidad con la delegación expresa que para el efecto otorgue la Gerencia General.

CONDICIONES Artículos 2, 4 y 5 de la Ley 70 de 1993.

Legal Ordinaria

Pertenecer a las comunidades negras de las cuencas del pacífico determinadas en la ley.


29


REQUISITOS

DOCUMENTALES


Legal Ordinaria

A la solicitud se acompañará la siguiente información:

a) Descripción física del territorio que se pretende titular.

b) Antecedentes etnohistóricos.

c) Descripción demográfica del territorio.

d) Prácticas tradicionales de producción.

Artículo 20 del Decreto 1745 de 1995

Reglamentaria Para iniciar el trámite de titulación colectiva de Tierras de las Comunidades Negras, la comunidad presentará por escrito la solicitud respectiva ante la regional del Incora (hoy INCODER) correspondiente, a través de su representante legal, previa autorización de la Asamblea General del Consejo Comunitario.

Se anexará copia del acta de elección de la Junta del Consejo Comunitario, con la constancia de registro del alcalde respectivo de que trata el artículo 9º de este Decreto; del acta donde se autoriza al representante legal para presentar dicha solicitud y del informe que debe contener los siguientes pasos:

1. La descripción física del territorio que se solicita en titulación, indicando:

a) Nombre de la comunidad o comunidades, ubicación, vías y medios de acceso; especificando departamento, municipio, corregimiento y veredas.

b) Afirmación de ser baldío ocupado colectivamente por Comunidades Negras;

c) Descripción general de los linderos con relación a los puntos cardinales, con su croquis respectivo, relacionando los nombres de las personas o comunidades colindantes y determinación aproximada del área;

d) Composición física del área, señalando accidentes geográficos;

2. Antecedentes etnohistóricos narración histórica de cómo se formó la comunidad, cuáles fueron sus primeros pobladores, formas de organización que se han dado y sus relaciones socioculturales.

3. Organización social: especificando relaciones de parentesco y formas de organización interna de la comunidad.

4. Descripción demográfica de la comunidad: nombre de las comunidades beneficiarias; y estimativo de la población que las conforman.

5. Tenencia de la tierra dentro del área solicitada:

a) Tipo de tenencia de personas de la comunidad;

b) Formas de tenencia de personas ajenas a la misma.

6. Situaciones de conflicto: problemas que existan por territorio o uso y aprovechamiento de los recursos naturales, indicando sus causas y posibles soluciones.

7. Prácticas tradicionales de producción, especificando:

a) Formas de uso y aprovechamiento individual y colectivo de los recursos naturales;


30


b) Formas de trabajo de los miembros de la comunidad;

c) Otras formas de uso y apropiación cultural del territorio.

COSTO

Artículo 16 de la Ley 70 de 1993 Legal

Ordinaria

Los servicios de titulación colectiva en favor de las comunidades negras de que trata la presente ley serán gratuitos y por la inscripción y publicación de las resoluciones de adjudicación que expida el Instituto Colombiano de la Reforma Agraria no se cobrará derecho alguno.

Artículo 31 del Decreto 1745 de 1995 Reglamentaria

Los servicios de titulación colectiva en favor de las comunidades negras de que trata el presente Decreto, por mandato de la Ley 70 de 1993, serán gratuitos y por la inscripción y publicación de las resoluciones de titulación que expida el Incora no se cobrará derecho alguno.

PLAZO DE

RESPUESTA

Artículos 10 y 11 de la Ley 70 de 1993

Legal Ordinaria

60 días para ordenar la visita después de presentada la solicitud. 60 días para expedir los actos administrativos de adjudicación de propiedad colectiva.

Capítulo III del Decreto 1745 de 1995

Reglamentaria Un máximo de entre 200 y 300 días de acuerdo con las distintas eventualidades que puedan presentarse.

La entidad reporta que el trámite dura 8 meses. PROCEDIMIENTO Capítulo III de la Ley

70 de 1993 Legal Ordinaria

Establece los lineamientos generales del procedimiento que se debe llevar a cabo, así como los plazos máximos.


Reglamentaria Establece el detalle del procedimiento y plazos al interior de la entidad y frente a posibles eventualidades.

(*) Esta norma fue derogada tácitamente por el Decreto 2365 de 2015, ya que el Instituto se encuentra en liquidación. No obstante lo anterior, el INCODER es el encargado de la titulación.


31

C. MAPA DEL PROCESO


32

Elementos relevantes

Publicar solicitud

1.-Publicar solicitud en emisora radial y fijar aviso en un lugar visible de la alcaldía municipal,

corregimiento o inspección de la policía donde está asentada la comunidad, en la dirección territorial del

INCODER, en oficinas centrales, y en el consejo comunitario solicitante, con el fin de que las personas

que crean que sus derechos son afectados con la titulación colectiva, se opongan al proceso. Esto

garantiza los derechos de defensa, contradicción y debido proceso.

Realizar visita a la comunidad

1.- Realizar visita y levantamiento de la información socioeconómica y etnohistórica y de tenencia de

tierras y levantamiento topográfico y diligenciar los formatos F3-OA-GAE y F4-OA-GAE

Publicar resolución en Diario Oficial

1.-Notificar al representante legal, resolver recurso de reposición y oficiar a la Oficina de Registro de

Instrumentos Públicos correspondiente para que se le abra un folio de matrícula a nombre de la

comunidad negra a la cual se ha adjudicado el título colectivo

Realizar verificación de soportes documentales

1.-Realizar la revisión de los soportes documentales que hacen parte de cada expediente de titulación

colectiva a comunidades negras, mediante el formato F17-OA-GAE.

2.-La actividad de verificación inicia con la apertura de cada expediente y aprobación del trámite

respectivo, momento en el que se anexará el formato de verificación, el cual deberá diligenciarse

continuamente según avance del procedimiento.

Solicitud de titulación colectiva

1.-De acuerdo a la normatividad vigente no se requiere de un formato predeterminado para que la

comunidad interesada solicite una titulación colectiva ya que el representante legal remite una carta al

INCODER solicitando la titulación colectiva previa autorización de la junta y de la asamblea general del

consejo comunitario respectivo

2.- A dicha solicitud se debe anexar un croquis, mapa o plano a mano alzada del territorio solicitado

Resolución

1.- Resolución de titulación colectiva


33


PASO

CANAL

PRESENCIAL

ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O

FORMALIDADES

SUSTENTO

NORMATIVO

Entregar solicitud de titulación colectiva

SOLICITANTE Presencial Ventanilla Front Office

Ser el representante legal de la comunidad y tener autorización de la Asamblea General del Consejo Comunitario. Adjuntar los documentos requeridos por las normas.

Legal: Art. 9 de la Ley 70 de 1993

Reglamentario: Artículo 20 del Decreto 1745 de 1995

Analizar solicitud INCODER Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

Publicar solicitud INCODER Back Office 1. Publicar la solicitud por una (1) vez, en emisora radial con sintonía en el lugar de ubicación del inmueble, o en su defecto, en la misma forma en un periódico de amplia circulación, en la región donde se encuentre ubicado el territorio solicitado en titulación.

2. Fijar un término de cinco (5) días hábiles el aviso de la solicitud en un lugar visible y público de la alcaldía municipal, de la inspección de policía o del corregimiento, a los que corresponda el territorio solicitado en titulación y en la respectiva oficina del Incora que adelante el trámite.

El aviso contendrá:

a) El nombre de la comunidad peticionaria;

b) El nombre del territorio solicitado en titulación colectiva;

c) El carácter legal en el que se solicita la titulación;

d) La extensión aproximada;

e) Los linderos y nombres de los colindantes del inmueble.

Legal: Ninguno


Realizar visita a comunidad

INCODER Presencial en la comunidad

De la visita practicada se levantará un acta que contenga los siguientes puntos:




34

PASO

CANAL

PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO

NORMATIVO

a) Ubicación del terreno.

b) Extensión aproximada del terreno.

c) Linderos generales del terreno.

d) Número de habitantes negros que vivan en el terreno.

e) Nombre y número de personas extrañas que no pertenezcan a la comunidad establecida, indicando el área aproximada que ocupan.

f) Levantamiento planimétrico del territorio a ser titulado.

Revisar y conceptuar la viabilidad de la titulación colectiva.

INCODER Back Office Debe realizarse un informe técnico de la visita.

Legal: Ninguno


Emitir resolución. (Primero debe decidirse sobre las eventuales oposiciones que se presenten por parte de terceros, si no han lugar, entonces se procede a la resolución)

INCODER Back Office Dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de recibo del concepto de la Comisión Técnica, del Incora, mediante resolución motivada, titulará en calidad de Tierras de las Comunidades Negras, los territorios baldíos ocupados colectivamente por la respectiva comunidad.

Dicha providencia contendrá, entre otros, los siguientes puntos:

1. Designación de la comunidad beneficiaria.

2. Ubicación, área y linderos del territorio que se titula a la comunidad negra.

3. Carácter y régimen legal de las Tierras de las Comunidades Negras.

4. Nombre de terceros encontrados en el momento de la vista dentro del terreno que se titula,

Legal: Ninguno



35

PASO

CANAL

PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO

NORMATIVO

tiempo de posesión y tipo de explotación.

5. Indicación de las principales normas especiales que regulan la propiedad y administración de las Tierras de las Comunidades Negras, así como las normas generales relacionadas con la conservación de los recursos naturales y demás que determinan la legislación ambiental y la Ley 70 de 1993.

Publicar resolución en diario oficial.

Notificar al representante legal.

INCODER Back Office Publicación y registro. Las resoluciones a que se refieren los artículos precedentes, se publicarán en el DIARIO OFICIAL y por una vez en un medio de comunicación de amplia difusión en el lugar donde se realiza la titulación y se inscribirá, en un término no mayor de diez (10) días, en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos correspondiente al lugar de ubicación del territorio titulado. El Registrador devolverá al Incora el original y una copia de la resolución, con la correspondiente anotación de su registro.

Legal: Ninguno


Realizar verificación de soportes documentales (?)

INCODER Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es el fin del trámite.


36

E. ANÁLISIS CUANTITATIVO

6 8

❷ Regular

❶ Presencia

❶ Complejo

❸ Adecuada

❷ Insuficiente

❸ Adecuada

ND: Dato no disponible y pendiente de envío por la entidad

No todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y no se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo

La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo

ND

CIFRAS RELEVANTES


La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios WEB, sin embargo no posibilita la interacción

La atención al usuario se puede realizar de manera presencial, por teléfono y por correspondecia

El proceso implica muchos pasos e involucra a varios actores, por lo cual es complejo para su seguimiento y es costoso para la entidad

Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite sino también la gestión


37

3.1.2 Situación propuesta


Información

ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO

E9-1-1 La información del trámite publicada en el SUIT no está actualizada

"Debido a que la ley determina que un trámite o requisito debe estar publicado en el SUIT para que sea oponible y exigible al particular, proponemos actualizar los siguientes campos de este trámite: -Resultado: Debe decir ""Título colectivo para comunidad negra"" -Requisitos: Debe decir ""1.Solicitud dirigida al INCODER 2.Copia del acta de constitución del consejo comunitario y elección de la junta del mismo, con la constancia de la alcaldía municipal 3.Copia del acta donde se autoriza al representante legal para presentar la solicitud 4.Croquis, mapas o planos a mano alzada del territorio que se va a solicitar en titulación 5.Fotocopia de la cédula del representante legal del consejo comunitario 6.Informe de la junta del consejo comunitario, que contenga: La descripción física del área pretendida, antecedentes etnohistóricos, situación socioeconómica, poblacional y de tenencia de tierras, con la afirmación de que estas tierras son baldías ocupadas colectivamente por la comunidad negra, describir situaciones de conflicto y prácticas tradicionales de producción"" -Normativa: Debe decir ""1.Ley 21 de 1991 2.Ley 160 de 1994 3.Ley 70 de 1993 4.Decreto 1745 de 1995 5.Acuerdo 180 del INCODER 6.Ley 87 de 1993 7.Decreto 3759 de 2009 8.Decreto 4485 de 2009"" Lo anterior, con el objetivo de comunicar claramente al ciudadano y prestar un servicio acorde con lo que se le ha informado"

Medio


38

Administración


E9-1-27 La caracterización de la población es llenada por un funcionario del INCODER, lo que hace que el trámite tenga riesgo de retraso cuando la agenda del funcionario está llena.

-Designar a un tercero (externo al INCODER) para que realice las visitas de reconocimiento cuando estas no tengan un carácter que requiera a algún técnico profundo. -Diseñar una plan de visitas tercerizadas en conjunto con otras entidades o con otros trámites del INCODER para que el visitador externo haga levantamientos en campo con una masa crítica importante que permitirá reducir costos.

Medio

Tecnología

ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E9-1-5 El solicitante debe iniciar el proceso visitando

la ventanilla del INCODER para llenar el formulario, entregar requisitos y solicitar la orden de consignación

Se ha identificado que la entidad no posee un nivel medio de virtualización para este trámite que le permita al usuario radicar su solicitud de manera remota. Se propone la implementar una ventanilla virtual en la página de la entidad para la radicación de solicitudes de trámite con el objetivo de ahorrarle tiempo y dinero al usuario.

Largo

E9-1-7 El solicitante debe entregar los requisitos en la

ventanilla del INCODER para poder iniciar con el procedimiento

- Habilitar campos especiales en la página web en dónde se soliciten los documentos requeridos y el ciudadano pueda adjuntarlos, además de que se pueda desplegar una ventana/pestaña explicando a detalle el requisito que se debe entregar. Esto evitará que el solicitante invierta tiempo y dinero al tener que ir a la ventanilla a radicar los documentos presencialmente

Largo

Interoperabilidad

No hay cambios en este aspecto


39



40

Elementos eliminados

No hay elementos eliminados

Elementos agregados

11. Ingresar solicitud y adjuntar documentos vía web: El solicitante tiene la opción de ingresar su

solicitud en línea.

Elementos modificados

1. Llenar solicitud en ventanilla: El funcionario llena el formulario de solicitud de manera digital en la

ventanilla

2. Analizar solicitud y digitalizar documentos: El funcionario digitaliza los documentos entregados por

el solicitante

4. Realizar visita a la comunidad: Designar al SISBEN para que realice las visitas de reconocimiento

cuando estas no tengan un carácter que requiera a algún técnico profundo. Se debe diseñar un plan de

visitas en conjunto con otras entidades para que el visitador del SISBEN haga levantamientos en campo

con una masa crítica importante que permitirá reducir costos.


41


A C M L

❷ ❸ ❸ ❸ Avanzado

❶ ❶ ❶ ❸ Avanzado

❶ ❶ ❶ ❷ Regular

6 5 -17%8 7 -13%



42

D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS


Prácticas de control ex ante que no

generan valor agregado

Ninguna identificada El trámite se encuentra ajustado a la regulación

Acreditaciones

documentales extralegales

Ninguna identificada

El trámite se encuentra ajustado a la regulación

Exigencias documentales

redundantes

Se solicita fotocopia de la cédula del

representante legal

Con base en los Artículos 8 numeral 4 de la Ley 1437 de 2011, 13

del Decreto Ley 2150 de 1995 y 9 del Decreto Ley 019 de 2012 y

teniendo en cuenta que el INCODER es responsable de adelantar

los procesos de titulación de tierras a las comunidades negras, es

su obligación legal eliminar toda carga documental respecto a

informaciones, hechos y circunstancias que deba verificar. Para

ello debe implementar mecanismos de interoperabilidad e

intercambio de información con la Registraduría Nacional del

Estado Civil y con las Alcaldías de cada localidad.

También le compete dar cumplimiento a las disposiciones legales

en materia de implementación de medios de identificación

mediante huella dactilar digital, en los términos señalados en el

Artículo 18 del Decreto Ley 019 de 2012, que dispone que en los

trámites y actuaciones que se cumplan ante las entidades

públicas y los particulares que ejerzan funciones administrativas

en los que se exija la obtención de la huella dactilar como medio

de identificación inmediato de la persona, ésta se hará por medios

electrónicos. Las referidas entidades y particulares contarán con

los medios tecnológicos de interoperabilidad necesarios para

cotejar la identidad del titular de la huella con la base de datos de

la Registraduría Nacional del Estado Civil. Si el trámite no requiere

de la identificación inmediata de la persona, la autoridad o el

particular encargado de funciones administrativas coordinarán con

la Registraduría Nacional del Estado Civil el mecanismo de

verificación de la información requerida.

Exigencias de condiciones o

requisitos no contempladas en la

ley


Bajo control regulatorio

El SUIT no reporta de manera

completa los requisitos del trámite.

Los requisitos reportados en el SUIT están incompletos, de

acuerdo con el levantamiento del proceso está pendiente incluir la


43


La entidad no da cumplimiento a sus

obligaciones legales en materia de

intercambio y consulta de

información oficiosa en lo referente a

la identificación del solicitante.

El plazo de 8 meses no encuentra

sustento normativo.

El SUIT reporta un Programa, sin

embargo la salida del mismo es la

Resolución que contiene la titulación

o su negativa, acerca de la titulación

solicitada por la comunidad.

información acerca de los requisitos documentales adicionales a

la solicitud y al acta de elección de la junta del consejo

comunitario.

Debe eliminarse la acreditación documental fotocopia de la cédula

de ciudadanía, dando aplicación a las ordenes legislativas de los

Artículos 8 numeral 4 de la Ley 1437 de 2011, 13 del Decreto Ley

2150 de 1995 y 9 del Decreto Ley 019 de 2012

Hay una disparidad entre los plazos que consagran la Ley 70 de

1993 y su Decreto Reglamentario. En cualquier caso, de acuerdo

con la Ley el plazo máximo son 60 días para emitir la resolución

de adjudicación. En el SUIT se reportan 8 meses.

Se considera importante ajustar el SUIT respecto a la

denominación del trámite, de manera que aparezca reportado de

forma específica en cuanto a que se trata de una solicitud de

titulación colectiva de tierras que implica, por el diseño funcional

dado por la entidad, el despliegue de funciones misionales del

INCODER en materia de formalización de tierras y fomento rural.


44


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❷ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada

VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL


45

3.2 E9-3 - Apoyo Proyectos de Desarrollo Rural Con Enfoque Territorial- Nivel Nacional



Link SUIT: No está en el SUIT Fecha de actualización: No disponible


NOMBRE

Dato SUIT4

Apoyo Proyectos de Desarrollo Rural Con Enfoque Territorial- Nivel Nacional

Obs.

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

se envía por mail

Obs. ya se envió por mail

RESULTADO

Dato SUIT

Obs. Actos administrativos de asignación de recursos para la financiación y/o cofinanciación otorgada a personas jurídicas sin ánimo de lucro para la implementación de los proyectos de desarrollo rural e inclusión productiva con enfoque territorial


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

Obs. Es gratuito 104 días hábiles


Dato5

Obs6.

ATENCIÓN

Dato

Obs.



46


REQUISITOS

Dato SUIT

Obs. Personas naturales:

1.Condición:Ser de nacionalidad colombiana y mayor de 16 años

2.Condición: si el proyecto incluye inversiones prediales, el beneficiario debe contar con un predio rural que reúna las condiciones técnicas, jurídicas y ambientales para desarrollar las acciones propuestas en el proyecto

3.Condición: Ser pequeño o mediano productor agropecuario

4.Condición: No encontrarse en causal de impedimento, inhabilidad y/o incompatibilidad para recibir auxilios del Estado

5.No estar sujeto a orden de captura y/o pena privativa de la libertad

Personas naturales:

1.Condición: ser persona jurídica sin ánimos de lucro cuyo objeto social esté relacionado con el sector agropecuario y/o el desarrollo rural. Este requisito aplica para personas jurídicas diferentes a los entes territoriales

2.Tener un año de constitución anterior a la fecha de en que se postule como aspirante al programa. Este requisito aplica para personas jurídicas diferentes a los entes territoriales

3.No estar incursa en alguna de las causales de impedimento o incompatibilidad. Así como no presentar antecedentes fiscales o disciplinarios

NORMATIVA

Dato SUIT

Obs. 1.Ley 9 de 1989

2.Ley 80 de 1993

3.Ley 87 de 1993

4.Ley 99 de 1993

5.Ley 160 de 1994

6.Ley 152 de 1994

7.Ley 388 de 1997

8.Ley 489 de 1998

9.Ley 594 de 2000

10.Ley 607 de 2000

11. Ley 689 de 2001

12.Ley 872 de 2003

13.Ley 915 de 2004

14.Decreto 3759 de 2009

15.Ley 1448 de 2011

16.Decreto 2623 de 2012

17.Decreto 2624 de 2012

18.Decreto 2668 de 2012


47

19.CONPES 3616 de 2009

20.Plan Nacional de Desarrollo 2015 - 2018


22.Decreto 4485 de 2009


Dato

Obs.

PERIODICIDAD

Dato

Obs.


48



ORIGEN

Artículo 64 de la Constitución Política.

Constitucional

Artículo 64. Es deber del Estado promover el acceso progresivo a la propiedad de la tierra de los trabajadores agrarios, en forma individual o asociativa y a los servicios de educación, salud, vivienda, seguridad social, recreación, crédito, comunicaciones, comercialización de los productos, asistencia técnica y empresarial, con el fin de mejorar el ingreso y calidad de vida de los campesinos.


Legal Ordinaria

Crea el Subsidio Integral de Reforma Agraria, con cargo al presupuesto del INCODER, que podrá cubrir hasta el 100% del valor de la tierra y/o de los requerimientos financieros para el establecimiento del proyecto productivo agropecuario, según las condiciones socioeconómicas de los beneficiarios.

Este subsidio será equivalente al valor de la Unidad Agrícola Familiar (UAF) y será otorgado por una sola vez, con arreglo a las políticas y a los criterios de planificación, focalización, priorización, exigibilidad y calificación que para el efecto, determine el Gobierno Nacional a través del INCODER.

Los beneficiarios del subsidio exclusivamente para la compra de tierras, podrán ser objeto del presente subsidio únicamente por el monto destinado a cubrir los requerimientos financieros para el establecimiento del proyecto productivo agropecuario.

El subsidio será asignado a través de procedimientos de libre concurrencia, por convocatorias abiertas a los pequeños productores, salvo los casos excepcionalmente definidos por el Consejo Directivo del INCODER y como medida compensatoria cuando no sea posible adelantar la restitución de los predios despojados, en los cuales el subsidio podrá ser asignado directamente.

Con los recursos destinados para el subsidio integral en cada vigencia, se dará prioridad a la atención de las solicitudes pendientes que resultaron viables en convocatoria anterior.

Parágrafo 1. En el pago del Subsidio Integral para el acceso a la tierra y apoyo productivo en la conformación de Empresas Básicas Agropecuarias, así como el implícito en la adquisición directa de tierras, el Gobierno Nacional podrá emplear cualquier modalidad de pago contra recursos del presupuesto nacional.

Parágrafo 2. Las entidades territoriales, las organizaciones campesinas, las entidades sin ánimo de lucro, las asociaciones mutuales, los cabildos indígenas, los concejos consultivos de las comunidades afrocolombianas, las autoridades del pueblo Rom, los gremios agropecuarios y demás organismos que sean autorizados por el reglamento, podrán presentar solicitudes de subsidio a nombre de los beneficiarios.

Artículo 3 del Decreto 3759 de 2009 modificado por el artículo 1 del Decreto 2623 de 2012

Reglamentario Entre los objetivos del INCODER está promover la identificación y consolidación económica y social de las áreas de desarrollo rural mediante el apoyo técnico y financiero a programas de desarrollo productivo agropecuario, forestal y pesquero de propósito común, que permitan a los actores rurales la identificación de oportunidades que su realidad les ofrece y la concertación de las inversiones requeridas.

COMPETENCIA Numerales 1, 2, 3, 4, 35 y 36 del artículo 4 del Decreto 3759 de 2009 (*)

Reglamentaria Dispone que entre las funciones del INCODER están las de: i) Liderar los procesos de coordinación inter e intrasectoriales que posibiliten la integración de las acciones institucionales en el medio rural y suscribir convenios interinstitucionales que articulen las intervenciones de las instituciones públicas, comunitarias o privadas de acuerdo con las políticas y


49


directrices del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural ii) Coordinar el Sistema Nacional de Reforma Agraria y Desarrollo Rural Campesino - subsistema de adquisición y adjudicación de tierras a nivel regional y local, para la definición de programas de desarrollo agropecuario sostenible que permitan a los actores rurales la identificación de oportunidades productivas y la concertación de las inversiones requeridas iii) Promover la consolidación económica y social de las áreas de desarrollo rural, mediante programas de desarrollo productivo agropecuario, forestal y pesquero de propósito común que permitan atender realidades específicas de las comunidades rurales y étnicas, en consonancia con las políticas del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural y en cumplimiento del Plan Anual de Inversiones aprobado por el Consejo Nacional de Política Económica y Social, Conpes iv) Financiar y cofinanciar planes, programas y proyectos de inversión para la ejecución de programas de desarrollo agropecuario y rural en los territorios en donde se establezcan áreas de actuación v) Apoyar y fortalecer los espacios de participación del sector público, comunitario y privado en el marco de los Consejos Municipales de Desarrollo Rural y los Consejos Seccionales de Desarrollo Agropecuario -Consea-, para concretar acuerdos estratégicos en las áreas de desarrollo rural identificadas como prioritarias vi) Definir y adoptar la distribución de los recursos necesarios para adelantar los programas de su competencia, prioritariamente en las áreas de desarrollo rural, con sujeción a los criterios previamente establecidos por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.


Reglamentaria Es función del Consejo directivo formular, a propuesta del representante legal, la política general del Instituto y los planes y programas que conforme a la Ley Orgánica de Planeación y a la Ley Orgánica de Presupuesto deben proponerse para su incorporación a los planes sectoriales y a través de estos al Plan Nacional de Desarrollo.

CONDICIONES Acuerdo 308 de 2013 del Consejo Directivo del INCODER

Reglamentaria Estar inscrito en el Sistema de Identificación de Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales - SISBEN, en las áreas y puntos de corte indicados en el presente Acuerdo.

Ser propietario de un predio rural sin limitaciones de dominio jurídicas, administrativas o ambientales que impidan la ejecución del proceso productivo.

En caso de encontrarse en condición de desplazamiento, estar inscrito en el Registro Único de Víctimas - RUV (artículo 154 de la Ley 1448 de 2011).

No ser requerido por las autoridades para el cumplimiento de pena privativa de la libertad, impuesta mediante sentencia condenatoria en firme.

Contar con una actividad productiva en curso o tener intención de adelantar un proceso productivo de tipo agrícola, pecuario, pesquero, acuícola, forestal, agroindustrial o de generación de ingresos relacionado con el sector rural, sin limitaciones actuales a la explotación por condicionamientos ambientales o de otra índole.

En caso de que el beneficiario integre grupos étnicos, debe ser miembro de una comunidad legalmente constituida

No estar sujeto a ninguna de las prohibiciones de que trata el Acuerdo:

Haber sido beneficiario de cofinanciación del programa de "Cofinanciación e Implementación de Proyectos de Desarrollo


50


Rural con Enfoque Territorial. No ser propietarios de los predios objeto del proyecto. Ser servidores públicos. Familias a las que se les esté adelantando proceso de condición resolutoria, caducidad administrativa o cualquier trámite sancionatorio por incumplir las obligaciones adquiridas en calidad de beneficiario de reforma agraria. Adelantar alguna actividad ilícita en los predios. Suministrar información inexacta o que no corresponda a la realidad. Ser propietarios de predios que presenten alguna restricción o prohibición de carácter ambiental debidamente certificada por la autoridad ambiental competente.

REQUISITOS

DOCUMENTALES

Acuerdo 308 de 2013 del Consejo Directivo del INCODER

Reglamentaria El Acuerdo contempla la presentación de una solicitud con los documentos que permitan acreditar los requisitos para ser

Acuerdo 325 de 2013

Reglamentaria Modifica el artículo 9 del Acuerdo 308 que establece los requisitos.

COSTO

Ninguna

El trámite es gratuito

PLAZO DE

RESPUESTA

Ninguna La normatividad no contempla un período para la respuesta al trámite. No obstante, la entidad reporta que el trámite se demora 104 días hábiles.

PROCEDIMIENTO Acuerdo 308 de 2013 del INCODER

Reglamentaria Consagra los lineamientos generales del trámite, pero no el detalle.

Ley 1437 de 2011 Legal Ordinaria

En lo pertinente debe aplicarse lo dispuesto para los procedimientos administrativos de acuerdo con lo que dispone el artículo 34 de la Ley 1437 de 2011.

(*) Esta norma fue derogada tácitamente por el Decreto 2365 de 2015, ya que el Instituto se encuentra en liquidación. No obstante lo anterior, el INCODER sigue desempeñando esas funciones.


51

C. MAPA DEL PROCESO


52


1. Planificar intervención

1.- Se programan y se disponen los recursos humanos, logísticos y financieros.

2.- Se programan las actividades a desarrollar en el proceso de gestión e implementación del programa.

3.- Se identifican los actores territoriales que harán parte del proceso.

2. Socializar el programa

1.- La socialización del programa se realiza en Consejos Seccionales de Desarrollo Agropecuario y

Forestal CONSEA del departamento correspondiente y en los consejos Municipal de Desarrollo Rural

CMDR de los municipios a intervenir.

2.-Las reuniones de socialización se documentan utilizando el Formato de Actas Internas y Externas F1-

CPM-GG y el formato F2-CPM-GG

3. Presentar propuesta productiva territorial

1.- La propuesta territorial debe tener los siguientes componentes:

Resumen propuesta productiva territorial

Ficha técnica del ejecutor propuesto

Descripción de la propuesta productiva territorial

Costos de la propuesta y sus potenciales financiadores

Listado de potenciales beneficiarios integradas o representadas por las organizaciones vinculadas al

proyecto

Documentar anexos

4. Revisar propuesta

Personas naturales:

1.Condición:Ser de nacionalidad colombiana y mayor de 16 años

2.Condición: si el proyecto incluye inversiones prediales, el beneficiario debe contar con un predio rural

que reúna las condiciones técnicas, jurídicas y ambientales para desarrollar las acciones propuestas en

el proyecto

3.Condición: Ser pequeño o mediano productor agropecuario

4.Condición: No encontrarse en causal de impedimento, inhabilidad y/o incompatibilidad para recibir

auxilios del Estado

5.No estar sujeto a orden de captura y/o pena privativa de la libertad


53

Personas naturales:

1.Condición: ser persona jurídica sin ánimos de lucro cuyo objeto social esté relacionado con el sector

agropecuario y/o el desarrollo rural. Este requisito aplica para personas jurídicas diferentes a los entes

territoriales

2.Tener un año de constitución anterior a la fecha de en qué se postule como aspirante al programa. Este

requisito aplica para personas jurídicas diferentes a los entes territoriales

3.No estar incursa en alguna de las causales de impedimento o incompatibilidad. Así como no presentar

antecedentes fiscales o disciplinarios

6. Formular el plan de negocios en conjunto con el INCODER

1.- La información que debe tener el plan de negocios es:

Resumen ejecutivo

Marco lógico

Metas sociales

Indicadores PDRET

Mapa actores

Arreglo institucional propuesto

Ubicación de la propuesta

Mercados

Operación

Organización

Aspectos ambientales

Finanzas

Cronograma de actividades

Mecanismos de seguimiento y de evaluación

Impacto

Listado de beneficiarios

Anexos

7. Evaluar plan de negocios

1.- Si el plan se considera viable se aprueba


54

9. Se desembolsan los recursos

1.- El proponente deberá presentar lo siguiente:

Resolución de adjudicación

Certificado de apertura de cuenta bancaria de firma conjunta

Pólizas y aprobación de las mismas por parte respectivo Director Territorial o Coordinador Técnico

Certificación de documentación de proyecto diligenciada en el formato de Certificación de documentación

de proyecto F12-GI-PPDRET

Cuando exista contrapartida en efectivo, soportes que evidencien la existencia de las contrapartidas

certificadas como certificados de disponibilidad presupuestal CDF, entre otros.

11. Realizar acompañamiento integral

1.- Los planes de negocio, durante su ejecución, reciben acompañamiento integral el cuál abarca el

ámbito técnico, productivo, ambiental, comercial y socio organizativo.


55


PASO

CANAL

PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO

NORMATIVO

Planificar intervención INCODER – Subgerencia de gestión y desarrollo productivo

Back Office Ninguno Legal: Artículo 63 de la Ley 1450 de 2011


Socializar el programa INCODER – Dirección territorial

Presencial entidad Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

Presentar propuesta productiva territorial

Proponente Presencial Ventanilla Front Office

Resumen propuesta productiva territorial

Ficha técnica del ejecutor propuesto

Descripción de la propuesta productiva territorial

Costos de la propuesta y sus potenciales financiadores

Listado de potenciales beneficiarios integradas o representadas por las organizaciones vinculadas al proyecto

Documentar anexos que permitan acreditar los requisitos consagrados.

Legal: Ninguno

Reglamentario: Artículo 9 del Acuerdo 308 de 2013

Revisar propuesta y verificación de requisitos de personas naturales

INCODER – Dirección territorial

Back office Ninguno. Legal: Ninguno


Formular el plan de negocio

Proponente en conjunto con el INCODER

Acompañamiento conjunto

Se realiza de manera conjunta de acuerdo con lo establecido en el Acuerdo 308, artículo 18.

Debe contener como mínimo lo contemplado por el artículo 19 del mismo Acuerdo, entre otros:

Tipo de proyecto, descripción de la actividad productiva, tecnología propuesta, indicadores productivos, plan de manejo, plan de asistencia técnica, organización del proyecto para la producción y el mercadeo, metodología o el plan a seguir en la implementación del proyecto de acuerdo al cronograma de inversión,

Legal: Ninguno

Reglamentario: Artículos 18 y 19 del Acuerdo 308 de 2013


56

PASO

CANAL

PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO

NORMATIVO

como también la información sobre las partidas presupuestales de cofinanciación que le corresponde a cada una de las partes intervinientes en el proyecto.

Evaluar plan de negocios

INCODER – Subgerencia de gestión y desarrollo productivo

Back Office Debe constar en actas suscritas por los integrantes del Equipo Técnico de Evaluación y Viabilización de Proyectos,

Legal: Ninguno

Reglamentario: Artículos 23 y 24 del Acuerdo 308 de 2013

Firmar acto administrativo de asignación de recursos para el plan de negocios


Back Office Mediante acto administrativo motivado expedido por el Director territorial, previa delegación de la Gerencia General.

Legal: Ninguno


Desembolsar los recursos e iniciar ejecución del proceso


Back Office Acreditar apertura de cuenta bancaria de firma conjunta. Concepto positivo de evaluación e informe de viabilidad. Resolución de adjudicación de la cofinanciación. Aprobación de la póliza de cumplimiento.

Legal: Ninguno


Realizar acompañamiento integral. Seguimiento, monitoreo y evaluación.

INCODER – Dirección territorial

Back Office Supervisión por parte de la Subgerencia de Gestión y Desarrollo Productivo del INCODER

Legal: Ninguno


Tramitar solicitudes de modificación

INCODER Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es el fin del trámite.


57


5 13

❷ Regular

❶ Presencia

❷ Regular

❸ Adecuada

❸ Adecuada

❸ Adecuada


Todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y se da aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo


ND

CIFRAS RELEVANTES




El proceso no excesivamente complejo e involucra a pocos actores



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Información


Administración


Tecnología




Largo




Largo

Interoperabilidad



59



60



Elementos agregados

No hay elementos agregados


3. Presentar propuesta productiva territorial: El solicitante puede ingresar su solicitud en la ventanilla

llenado un formulario digital con asesoría de un funcionario o puede enviar su solicitud a través del portal

web de la entidad


61


A C M L

❷ ❸ ❸ ❸ Avanzado


❷ ❷ ❷ ❷ Regular

5 0 -100%13 13 0%



62



Prácticas de control ex ante que no generan valor

agregado

El procedimiento no responde a

la lógica de un trámite en

estricto sentido.

El Programa se encuentra ajustado a la regulación, no es

iniciado por solicitud de un ciudadano. La actividad se despliega

oficiosamente por oferta de la entidad a la población

previamente focalizada y seleccionada.

Acreditaciones documentales extralegales



estricto sentido.






redundantes



estricto sentido.





Exigencias de condiciones

o requisitos no contempladas en la ley



estricto sentido.





Bajo control regulatorio El procedimiento no responde a


estricto sentido.






63


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



64

3.3 E9-5 - Apoyo técnico administrativo y judicial para la titulación de baldíos y procesos agrarios



Link SUIT: http://www.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=8615 Fecha de actualización: 2/17/2014


NOMBRE

Dato SUIT7

Apoyo técnico administrativo y judicial para la titulación de baldíos y procesos agrarios

Obs.

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Obtener la propiedad de los terrenos baldíos adjudicables de la Nación con aptitud agropecuaria y/o forestal, mediante título traslaticio de dominio otorgado por el Estado.

Obs. ya se envió mail

RESULTADO

Dato SUIT

Adjudicación de terreno baldío

Obs. Acto administrativo donde se le adjudica el terreno baldío


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

Es gratuito 6 meses

Obs. Es gratuito 9 meses


Dato8 Presencial

Obs9.

ATENCIÓN

Dato

Obs.



65


REQUISITOS

Dato SUIT

1.Solicitud escrita de titulación del terreno baldío: 1 Original(es)

2.Descripción del predio baldío objeto de titulación: 1 Original(es)

3.Condición: Tener ocupación previa de las tierras con aptitud agropecuaria o forestal, que se estén utilizando productivamente, no inferior a cinco (5) años y que su patrimonio neto no sea superior a mil (1000) smlmv. La ocupación anterior de persona distinta del peticionario, no es transferible a terceros

4.Condición: Tener bajo producción económica las (2/3) dos terceras partes de la superficie cuya adjudicación solicita y que la utilización adelantada corresponde a la aptitud del suelo establecida en la inspección ocular

5.Condición: No serán adjudicables los terrenos baldíos situados dentro de un radio de 5 kilómetros alrededor de las zonas donde se adelanten explotaciones de recursos naturales no renovables, las aledañas a Parques Nacionales Naturales y las seleccionadas por entidades públicas para adelantar planes viales u otros de igual significación cuya construcción pueda incrementar el precio de las tierras por factores distintos a su explotación económica

6.Condición: No podrán hacerse adjudicaciones de baldíos donde estén establecidas comunidades indígenas o que constituyan su hábitat, sino únicamente y con destino a la constitución de resguardos indígenas

7.Condición: No podrá ser adjudicatario de baldíos la persona natural o jurídica cuyo patrimonio neto sea superior a mil salarios mínimos mensuales legales, salvo lo previsto para las empresas especializadas del sector agropecuario.

8.Condición: No podrán titularse tierras baldías a quienes hubieren tenido la condición de funcionarios, contratistas o miembros de las Juntas o Consejos Directivos de las entidades públicas que integran los diferentes subsistemas del Sistema Nacional de Reforma Agraria y Desarrollo Rural Campesino dentro de los 5 años anteriores a la fecha de la solicitud de adjudicación

9.Condición: No podrán titularse tierras baldías en favor de personas naturales o jurídicas que sean propietarias o poseedoras, a cualquier título, de otros predios rurales en el territorio nacional.

10.Condición:Quien siendo adjudicatario de tierras baldías las hubiere enajenado, no podrá obtener una nueva adjudicación antes de transcurridos quince (15) años desde la fecha de la titulación anterior

Obs. 1.Que el campesino esté ocupando y explotando las dos terceras partes solicitada y demostrar que la explotación adelantada corresponde a la aptitud de los suelos. (Salvo la excepción declarada para la población desplazada en el artículo 107 del decreto — ley antitrámites 019 de 2012)

2.Que se haya incluido la solicitud en el Plan de Acción de la vigencia y se hayan asignado los recursos presupuestales a la Dirección Territorial.

3.La ocupación y explotación debe comprender un término no inferior a cinco años. (Salvo la excepción declarada para la población desplazada en el articulo 107 del decreto ley antitrámite 019 de 2012)

4.No tener un patrimonio neto superior a 1000 salarlos mínimos legales mensuales vigente, a la fecha de la solicitud

5.No ser propietario o poseedor, a cualquier título de otros predios rurales en el territorio nacional, salvo las excepciones contempladas en el decreto 0982 de 1996.

6.Presentar al INCODER, con los datos básicos: nombre, apellidos, domicilio, documento de identidad estado Civil, nombre del predio, municipio donde esté ubicado el terreno, número de hectáreas, tipo de explotación. Asimismo se recibe con la solicitud respectiva, los siguientes documentos:

a) Fotocopia de la cédula de ciudadanía

b) Declaraciones de renta y patrimonio correspondientes a os tres (3) años anteriores a la fecha de la solicitud, en el caso de hallarse obligado legalmente a presentar tales declaraciones, con sus respectivos anexos o soportes, con el objeto de que sirvan como

prueba de la explotación económica.


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NORMATIVA

Dato SUIT

1.Decreto 2664 de 1994, (Todos)

2.Decreto 982 de 1996, (Todos)

3.Decreto 019 de 2012, (Artículo 107)

4.Ley 160 de 1994, (Artículos 65-78)

5.Ley 1448 de 2011, (Todos)

Obs. 1.Ley 160 de 1994. Por la cual se crea el Sistema Nacional de Reforma Agraria y Desarrollo Rural Campesino, se establece un subsidio para la adquisición de tierras, se reforma el Instituto Colombiano de la Reforma Agraria y se dictan otras disposiciones.

2.Ley 1728 de 2014 Por la cual se dictan normas de distribución de terrenos baldíos a familias pobres del país con fines sociales y reductivas y se dictan otras disposiciones.

3.Ley 1737 de 2014 Por la cual se decreta el Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital y Ley de Apropiaciones para la vigencia fiscal del lo de enero al 31 de diciembre de 2015, Artículo 123

4.Decreto 1071 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo Agropecuario, Pesquero y de Desarro o Rural" PARTE 14. T TIJLO IO. CAPITULO 1, 2

5.Decreto -Ley 019 de 2012: Artículo 107 adjudicación tierras a desplazados. Por el cual se adiciona el artículo 69 de la Ley 160 de 1994

6.Decreto 3759 de 2009. Por el cual se aprueba la modificación de la estructura del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural. Articulo 21. Dirección Técnica de Baldíos

7.Decreto 2333 de 2014. "Por el cual se estaba echen los mecanismos para la efectiva protección y seguridad jurídica de las tierras y territorios ocupados o poseídos ancestralmente y/o tradicionalmente

por los pueblos indígenas acorde con lo dispuesto en los artículos 13 y 14 del Convenio 169 de la OIT y se adicionan los artículos 13, 16 Y 19 de Decreto 2664 de 1994". Artículos II, 12 y 13.

8.Resolución 041 de 1996. Por la cual se determinan las extensiones de las Unidades Agrícolas Familiares por Zonas Relativamente Homogéneas.

9.Resolución 2047 de 2009. Por la cual se determinan los lineamientos, se delegan funciones y la realización de a unos actos administrativos en las Direcciones Territoriales.

10.Acuerdo 014 de 1995. Por el cual se establecen las excepciones a la norma general que determinan la titulación de los terrenos baldíos de la Nación en Unidades Agrícolas Familiares.

11.Acuerdo 180 de 2009. Por la cual se establecen las normas técnicas para los trabajos de topógrafa, cartografía, y fotogrametría.

12.Acuerdo 202 de 2009. Por la cual se adoptan critenos metodológicos para determinar las extensiones máximas y mínimas de baldíos adjudicables en Unidades Agrícolas Familiares por zonas relativamente homogéneas.

13.Acuerdo 203 de 2009. Por el cual se reglamenta la adjudicación de tierras aptas para la explotacióneconómica, revertidas a la Nación en virtud de la declaratoria administrativa de extinción del dominio.

14.Acuerdo 210 de 2010. Por el cual se reglamenta a permuta y la adjudicación de baldíos como algunos mecanismos subsidiarios de la compensación para la población desplazada.

15.Acuerdo 350 de 2014. Por medio del cual se adopta la audiencia pública en la expedción de las resoluciones de adjudicación del Instituto.

16.Acuerdo 351 de 2014. "por medio del cual se crea el programa del Fondo de Tierras 17.Acuerdo 35 de 2014. Por medio del cual se establece el programa del Fondo de Tierras

18.Norma técnica de Calidad de la Gestión Pública- NTCGP 1000. Manual de implementación.

19.Modelo Estándar de Control Interno MECI: 2014

20.Decreto 943 de 21 de Mayo de 2014. Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Contro Interno- MECI.

21.Decreto 4485 de 2009. El cual Adopta la primera actualización de la Norma Técnica de Calidad en la


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Gestión Pública NTCGP 1000. Documento trabajado y desarrollado por el Departamento administrativo de la Función Pública (DAFP) en conjunto con diferentes empresas.


Dato No identificado Potestativo

Obs. Sí aplica

PERIODICIDAD

Dato

Obs.


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ORIGEN

Artículo 64 de la Constitución Política

Constitucional

Es deber del Estado promover el acceso progresivo a la propiedad de la tierra de los trabajadores agrarios, en forma individual o asociativa y a los servicios de educación, salud, vivienda, seguridad social, recreación, crédito, comunicaciones, comercialización de los productos, asistencia técnica y empresarial, con el fin de mejorar el ingreso y calidad de vida de los campesinos.


Legal Ordinaria

Establece como uno de los objetos de la ley, en virtud del deber del Estado de promover el acceso progresivo a la propiedad de la tierra, regular la ocupación y aprovechamiento de las tierras baldías de la Nación, dando preferencia en su adjudicación a los campesinos de escasos recursos, y establecer Zonas de Reserva Campesina para el fomento de la pequeña propiedad rural, con sujeción a las políticas de conservación del medio ambiente y los recursos naturales renovables y a los criterios de ordenamiento territorial y de la propiedad rural que se señalen.

Artículos 65 de la Ley 160 de 1994

Legal Ordinaria

La propiedad de los terrenos baldíos adjudicables, sólo puede adquirirse mediante título traslaticio de dominio otorgado por el Estado a través del Instituto Colombiano de la Reforma Agraria, hoy INCODER o por las entidades públicas en las que delegue esta facultad.

Los ocupantes de tierras baldías, por ese solo hecho, no tienen la calidad de poseedores conforme al Código Civil, y frente a la adjudicación por el Estado sólo existe una mera expectativa.

La adjudicación de las tierras baldías podrá hacerse por el Instituto<1> mediante solicitud previa de parte interesada o de oficio.

COMPETENCIA Numeral 11 del artículo 4 del Decreto 3759 de 2009 (*)

Reglamentaria Dispone como función del INCODER adjudicar baldíos con vocación productiva a los campesinos que directamente los ocupen o celebrar sobre ellos contratos, en los términos establecidos en la Ley 160 de 1994 y administrar y regular la ocupación y aprovechamiento de las tierras baldías de la Nación.


Reglamentaria Es función de la Subgerencia de Tierras Rurales definir criterios técnicos para la administración de las tierras baldías de la Nación y para adelantar los procedimientos referidos a titulación a población campesina, celebración de contratos con particulares, adjudicación a entidades de naturaleza pública y constitución de reservas.


Reglamentaria Es función de la Dirección Técnica de Baldíos del INCODER asesorar, hacer seguimiento y controlar a las Direcciones Territoriales en la aplicación de las normas y procedimientos definidos para la titulación de baldíos a campesinos y asociaciones.

CONDICIONES Artículos 65 de la Ley 160 de 1994

Legal Ordinaria

No podrá hacerse adjudicación de baldíos sino por ocupación previa, en tierras con aptitud agropecuaria que se estén explotando conforme a las normas sobre protección y utilización racional de los recursos naturales renovables, en favor de personas naturales, empresas comunitarias y cooperativas campesinas, en las extensiones y condiciones que para cada municipio o región del país señale la Junta Directiva.

Artículos 65, 67 y 69 de la Ley 160 de 1994

La persona que solicite la adjudicación de un baldío, deberá demostrar que tiene bajo explotación económica las dos terceras partes de la superficie cuya adjudicación solicita y que la explotación adelantada corresponde a la aptitud del suelo establecida por el INCORA, hoy INCODER en la inspección ocular. En la petición de adjudicación el solicitante


69


deberá manifestar, bajo la gravedad del juramento, que se entiende prestado al formular su pretensión expresamente, si se halla o no obligado legalmente a presentar declaración de renta y patrimonio. En caso afirmativo, la exigencia de la explotación económica deberá demostrarse con las declaraciones de renta y patrimonio correspondientes a los tres años anteriores a la fecha de la solicitud.

En todo caso, deberá acreditarse una ocupación y explotación previa no inferior a cinco (5) años para tener derecho a la adjudicación. La ocupación anterior de persona distinta del peticionario, no es transferible a terceros, para los efectos contemplados en este inciso.

Se establece que el trámite puede adelantarse de oficio, o mediante solicitud previa. Se informa que los bienes baldíos objeto de la ley, serán adjudicados a familias pobres.

REQUISITOS DOCUMENTALES

Artículo 12 del Decreto 2664 de 1994

Reglamentaria Quien solicite la adjudicación de un baldío debe presentar, con la solicitud respectiva, los siguientes documentos:

a) La cédula de ciudadanía. El funcionario que reciba la solicitud verificará si los datos contenidos en la misma corresponden a los del respectivo documento de identidad, de lo cual dejará constancia en la petición. En ningún caso podrá retenerse el documento de identidad del peticionario o solicitar copia del mismo.

b) Declaraciones de renta y patrimonio correspondientes a los tres (3) años anteriores a la fecha de la solicitud, en caso de hallarse obligado legalmente a presentar tales declaraciones, con sus respectivos anexos o soportes, con el objeto de que sirvan como prueba de la explotación económica.

c) Certificación sobre la vigencia y representación legal de la persona jurídica expedida por autoridad competente, donde conste el domicilio, la duración y el objeto social. La fecha de expedición de este documento no podrá ser superior a dos (2) meses

COSTO

Ninguno

Originalmente la ley contemplaba costos asociados a los servicios de titulación. No obstante, mediante sentencia C-402 de la Corte Constitucional colombiana, se dispuso que dicha norma fuera contraria a la constitución. El trámite es gratuito.

PLAZO DE RESPUESTA

Ninguna

Reglamentaria Las normas que regulan el trámite establecen plazos específicos frente a puntuales actuaciones. La entidad reporta 9 meses como plazo para adelantar el trámite.

PROCEDIMIENTO Capítulo V del Decreto 2164 de 1995

Reglamentaria El Decreto consagra los lineamientos generales y los pasos requeridos para realizar el trámite, en lo que no esté reglamentado aplican las normas de la Ley 1437 de 2011.

(*) Esta norma fue derogada tácitamente por el Decreto 2365 de 2015, ya que el Instituto se encuentra en liquidación. No obstante lo anterior, el INCODER es el encargado de la asesoría y el acompañamiento.


70

C. MAPA DEL PROCESO


71


12. Revisar situación del predio

TomadocomocomparativolaGeodatabaseoficialdeINCODER,procederaconfrontarconlascapasde

informacióndigitalcartográficasuministradaporentidadesoficialesqueseencuentrendebidamente

georreferenciadasyquecontengadatoscomolaszonasdeReservaForestal,Parques

Naturales,declaratoriadeRutaColectiva,áreasdecomunidadesnegras,resguardosindígenas,títulosde

extracciónminera,explotacióndehidrocarburos,planesviales,prediosdepropiedadprivada,yen

general,todaslascapaspertinentesyeficacesqueposiciónpermitanclarificarlaespecialización

tendientesagarantizarlacertezajurídicafrentealatitulacióndelpredio.FI18-OA-TB"Crucede

InformaciónGeográfica"(VersiónpublicadaenIntranet).EmitirconceptoyenviaralaDirección

Territorialcorrespondiente.

16. Generar documentos para la publicidad del auto de aceptación

Generarypublicar:

1BoletínF33-OA-TBenlasoficinasdelINCODER(VersiónpublicadaenIntranet).

2FijaravisodeaceptacióndelasolicitudFI4-OA-TB(VersiónpublicadaenIntranet):a)Pordosvecescon

unintervalonomenorde(5)díascalendarioenunaemisoraradialconcubrimientoenellugardela

ubicacióndelpredioentrelas7a.my10p.my/oenunperiódicodeampliacirculacióndelaregiónb)

FijarelavisodeaceptacióndelasolicitudenunlugarvisibledelaAlcaldíadelajurisdiccióndondese

encuentreelinmuebleobjetodeltrámiteporcinco(5)díashábiles.FI5-OA-TB(Versiónpublicadaen

Intranet).c)FijarelavisodelasolicitudenunlugarvisibledelasoficinasdelINCODERporcinco(5)días

hábilesFI6-OA-TB(VersiónpublicadaenIntranet).

18. Realizar visita de inspección ocular y emitir concepto

1.-DiligenciarformatoF18-OA-TB"ActadeDiligenciadeInspecciónOcular'enelcualdebequedar

registradoelconceptodesdeelpuntodevistatécnico,enrelaciónalaprocedenciadelaadjudicación

57. Realizar la revisión jurídica previa a la decisión sobre la solicitud de adjudicación

Severificayrevisafísicamentecadaunodelosfoliosqueconformanelexpedienteyelcumplimientode

requisitosdelprocedimientoestablecidoenlaley160de1994yelDecreto1071de2015.F27-OA-TB

(VersiónpublicadaenIntranet).


72

55. Generar auto de admisión y comunicar a las partes

1.-Admitirydartrasladomedianteauto"AutoTrasladoOposiciónContraProcedimientodeadjudicación

deunPredio"F23-OA-TBGenerarcomunicaciónyremitiralaspartes"ComunicaciónTrasladoOposición

F24-OA-TB.

2.-Darterminode3díasparaquelaspartesalleguenysolicitenpruebasqueconsiderenpertinentes.

59. Solicitud de adjudicación

1.-AsesorarasolicitanteeneldiligenciamientodelFormato"SolicituddeAdjudicación"F2-OA-TBoF

120-OA-TB(VersiónpublicadaenIntranet.

61. Resolución

Unavezhayarealizadolarevisiónjurídicadelexpedienteydeterminadoquesecuentacontodoslos

criteriosdedecisiónestablecidosenlanormatividadyelprocedimiento,sedeberádecidirsielpredioes

adjudicadoosiporelcontrarioseniegalasolicitudyconbaseenestadecisiónemitirla

Resoluciónqueculminaprocedimientoadjudicando0negandolamisma.F28-OA-TB(Versiónpublicada

enIntranet)yF29-OA-TB(VersiónpublicadaenIntranet).Cuandoladecisiónseaadjudicarelprediola

emisióndearesolucióndeberealizarseconbaseenelInstructivoAdministraciónyManejodelPapelde

Seguridad.ll-OA-TB


73


PASO

CANAL PRESENCIAL

ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O FORMALIDADES

SUSTENTO NORMATIVO

Entregar solicitud de adjudicación

Solicitante Presencial Front Office

Solicitud con los datos básicos: nombre, apellidos, domicilio, documento de identidad estado Civil, nombre del predio, municipio donde esté ubicado el terreno, número de hectáreas, tipo de explotación. ASI mismo se recibe con la solicitud respectiva.

Fotocopia de la cédula de ciudadanía

Declaraciones de renta y patrimonio correspondientes a os tres (3) años anteriores a la fecha de la solicitud, en el caso de hallarse obligado legalmente a presentar tales declaraciones, con sus respectivos anexos o soportes.

Legal: Art. 65 inciso 3 de la Ley 160 de 1994

Reglamentario: Art. 11 y 12 del Decreto 2264 de 1994

Conformar expediente y registrar en el aplicativo de baldíos

INCODER – Técnico

Back Office Ninguno Legal: Ninguno

Reglamentario: Ninguno

Si faltan documentos se debe requerir al solicitante para que los aporte y se pasa al paso siguiente; si no faltan se procede al paso "Realizar revisión inicial de la solicitud"

INCODER – Abogado


Reglamentario: Art. 12 del Decreto 2264 de 1994

Si el solicitante no aporta los documentos faltantes, se archiva la solicitud y se notifica tal situación al interesado (Aquí terminaría el trámite) si los aporta oportunamente se va al siguiente paso.

INCODER – Abogado

Back Office Documentación complementaria solicitada por

la entidad, si es el caso

Legal: Art. 16 y 17 de la Ley 1755 de 2011


Realizar revisión inicial de la solicitud

INCODER – Abogado



Si el solicitante no cumple con los requisitos de la norma se procede al paso "Emitir resolución de adjudicación o negativa"; si los cumple se procede al siguiente paso.

INCODER – Abogado

Back Office Cumplir con las condiciones legales establecidas para ser

adjudicatario

Legal: Artículos 65, 68, 69, 71 y 72 de la Ley 160 de 1994


Si el solicitante no anexó un plano del terreno a la solicitud, se realiza el levantamiento topográfico y se procede al siguiente paso; sí lo

INCODER – Profesional topógrafo

Presencial Front Office

Ninguno Legal: Ninguno



74

PASO

CANAL PRESENCIAL


SUSTENTO NORMATIVO

aporto se procede al siguiente paso

Remitir el plano a Nivel Central




Si el plano es correcto se procede al siguiente paso; si es incorrecto se corrige el plano y luego se remite de nuevo al Nivel Central para una nueva verificación, esto hasta que esté correcto.




Revisar situación del predio


Back Office Ninguno Legal: Art. 65, 66, 67 y 69 de la Ley 160 de 1994

Reglamentario: Inciso 3 del art. 13 del Decreto 2264 de 1994

Si el predio cumple con los requisitos de la norma se procede al siguiente paso; de lo contrario se procede al paso "Generar auto de negación de la solicitud"

INCODER – Abogado de

dirección territorial

Back Office Ninguno Legal: Artículos 65, 68, 69, 71 y 72 de la Ley 160 de 1994


Programar visita de inspección ocular

INCODER – Abogado



Generar y enviar comunicaciones de aceptación de visita

INCODER – Abogado



Reglamentario: Inciso 2 del art. 17 del Decreto 2264 de 1994

Generar documentos para la publicidad del auto de aceptación

INCODER – Abogado


Reglamentario: Inciso 2 del art. 17 y art. 18 del Decreto 2264 de 1994

Realizar visita de inspección ocular y emitir concepto

INCODER – Profesional de ciencias agropecuari

as




Si es prodecente continuar con el proceso de titulación se procede al siguiente paso; si no lo es, se procede al paso "Generar documentos para la publicidad del auto de aceptación" y luego "Generar auto de negación de la solicitud"

INCODER – Abogado



Generar auto de negación de la solicitud. Se procede al paso "Notificar acto administrativo de manera personal al






75

PASO

CANAL PRESENCIAL


SUSTENTO NORMATIVO

agente de Ministerio Público y al interesado"

Elaborar redacción técnica de linderos o reconocimiento predial




Publicar aviso de plazo para solicitar aclaración de la diligencia de Inspección Ocular

INCODER – Abogado




Realizar la fijación en la lista

INCODER – Abogado




Si no se presentan oposiciones a la adjudicación se procede al paso "Realizar la revisión jurídica previa a la decisión sobre la solicitud de adjudicación"; de lo contrario se procede al siguiente paso

INCODER – Abogado



Recepción y radicación de oposición por escrito

OPOSITOR/ INCODER –

Técnico


La oposición debe presentarse por escrito, quien se crea con derecho a hacerlo conforme a

la ley.

Legal: Ninguno


Estudiar las oposiciones INCODER – Abogado



Si las oposiciones no son procedentes, se genera un auto de inadmisión y se comunica a las partes, pasándose al paso "Realizar la revisión jurídica previa a la decisión sobre la solicitud de adjudicación", si son procedentes se pasa al siguiente paso

INCODER – Abogado



Reglamentario: Art. 20, 21 y 22 del Decreto 2264 de 1994

Dar traslado a las partes y comunicar

INCODER – Abogado




Recibir pruebas que las partes decidan allegar

INCODER – Abogado




Si se requieren más pruebas se decretan y practican y se pasa al siguiente paso; de lo contrario se procede al siguiente paso


as




Si se acepta la oposición, se archiva el

INCODER – Presencial Front Ninguno Legal: Ninguno


76

PASO

CANAL PRESENCIAL


SUSTENTO NORMATIVO

expediente y termina el proceso; de lo contrario se pasa al siguiente paso

Abogado Office Reglamentario: Art. 22 y 23 del Decreto 2264 de 1994

Rechazar oposición y continuar con el proceso

INCODER – Abogado



Reglamentario: Art. 22 y 23 del Decreto 2264 de 1994

Si el expediente no cumple con los requisitos para tomar una decisión sobre la solicitud de la adjudicación, se procede a dar cumplimiento a las actuaciones incompletas y luego se procede al paso "Realizar la revisión jurídica previa a la decisión sobre la solicitud de adjudicación"; si sí cumple se pasa al paso "Emitir resolución de adjudicación o negativa"

INCODER – Abogado



Realizar la revisión jurídica previa a la decisión sobre la solicitud de adjudicación. Se procede de nuevo a la toma de decisión anterior.

INCODER – Abogado



Emitir resolución de adjudicación o negativa

INCODER – Abogado



Notificar acto administrativo de manera personal al agente de Ministerio Público y al interesado




Ninguno Legal: Art. 65 y siguientes del Código de Procedimiento Administrativo y Contencioso Administrativo


Si se logra notificar personalmente se procede al siguiente paso; de lo contrario se notifica por aviso.

INCODER – Abogado


Ninguno Legal: Art. 65 y siguientes del CPACA


Si se interponen recursos se estudia el recurso.

INCODER – Abogado




Si se requieren prácticas de pruebas, se decretan y practican y se procede al siguiente paso; de lo contrario, se procede al siguiente paso.


as




Resolver el recurso INCODER – Abogado




77

PASO

CANAL PRESENCIAL


SUSTENTO NORMATIVO


Notificar personalmente a las partes

INCODER – Abogado




Si se logra notificar personalmente a las partes, se procede con el siguiente paso; de lo contrario se procede a notificar por aviso y se vuelve a la toma de decisión de si se interpusieron recursos.

INCODER – Abogado




Si el recurso se interpuso sobre auto se procede al siguiente paso; si se interpuso sobre resolución se procede al paso "Emitir constancia ejecutoria"

INCODER – Abogado



Si se continúa el proceso de adjudicación se procede al paso "Remitir a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos (ORIP) copia de las resoluciones de adjudicación"; de lo contrario se realiza auto de negación y se notifica por aviso y proceden con los demás pasos de ahí en adelante.

INCODER – Abogado




Emitir constancia ejecutoria

INCODER – Abogado




Si la decisión final es de adjudicar, se procede al paso "Remitir a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos copia de las resoluciones de adjudicación"; de lo contrario, se archiva el expediente y se procede a los pasos siguientes




Si se registró la resolución se procede al paso "Remitir a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos copia de las resoluciones de adjudicación"; de lo contrario se procede al paso "Coordinar con la ORIP jornadas de registro masivas"

INCODER – Dirección Territorial


Reglamentario: Inciso 3 del Art. 25 del Decreto 2664 de 1994

Remitir a la Oficina de INCODER – Back Office Ninguno Legal: Ninguno


78

PASO

CANAL PRESENCIAL


SUSTENTO NORMATIVO

Registro de Instrumentos Públicos copia de las resoluciones de adjudicación. Se procede a los pasos siguientes

Dirección Territorial

Reglamentario: Inciso 3 del Art. 25 del Decreto 2664 de 1994

Coordinar con la ORIP jornadas de registro masivas




Realizar seguimiento al registro de resoluciones en la ORIP. Se vuelve a la toma de decisión de si se registró la resolución.




Realizar seguimiento y acciones de mejora




Registrar y actualizar información en el aplicativo ISOlución.



Reglamentario: Ninguno. Es el fin del trámite


79


2 43

❸ Avanzado

❶ Presencia

❶ Complejo

❸ Adecuada

❷ Insuficiente

❸ Adecuada




ND

CIFRAS RELEVANTES



La atención al usuario se puede realizar de manera virtual, además de los médios básicos de comunicación




80



Información


Administración


E9-5-27 La visita para inspección ocular es realizada por un funcionario del INCODER, lo que hace que el trámite tenga riesgo de retraso cuando la agenda del funcionario está llena.

-Designar al SISBEN para que realice las visitas de reconocimiento cuando estas no tengan un carácter que requiera a algún técnico profundo. Se debe diseñar una plan de visitas en conjunto con otras entidades para que el visitador del SISBEN haga levantamientos en campo con una masa crítica importante que permitirá reducir costos

Largo

Tecnología




Largo




Largo

Interoperabilidad



81



82



Elementos agregados

60. Ingresar solicitud y documentos vía web: El solicitante tiene la opción de poder ingresar la

solicitud vía web.


18. Realizar visita de inspección ocular y emitir concepto: La visita es realizado por un externo ajeno

al INCODER con el propósito de hacer más ágil el flujo del procedimiento y disminuir costos.

1. Llenar formulario de solicitud: el funcionario llena el formulario de solicitud en la ventanilla de

manera digital

2. Conformar expediente, digitalizar los documentos y registrar en el aplicativo de baldíos: El

funcionario digitaliza los requisitos entregados por el funcionario.


83


A C M L

❸ ❸ ❸ ❸ Avanzado



2 2 0%43 27 -37%



84





Exigencia de Certificado de Existencia y

Representación Legal, en el caso de

personas jurídicas y fotocopia de la

cédula de ciudadanía.

Con base en los Artículos 8 numeral 4 de la Ley 1437 de 2011,

13 del Decreto Ley 2150 de 1995 y 9 del Decreto Ley 019 de

2012 y teniendo en cuenta que el INCODER es responsable de

adelantar los procesos titulación de baldíos, es su obligación

legal eliminar toda carga documental respecto a informaciones,

hechos y circunstancias que deba verificar. Para ello debe

implementar mecanismos de interoperabilidad e intercambio de

información con las entidades encargadas de expedir los

certificados de existencia y representación legal de las

personas jurídicas (como Cámaras de Comercio y el RUES) y

con la Registraduría Nacional del Estado Civil, de acuerdo a lo

establecido por los artículos 15, 17 y 18 del Decreto Ley 019 de

2012.

Acreditaciones




redundantes

Se solicita la declaración de renta de

los últimos 3 años y acreditaciones

documentales de identificación del

solicitante.

El INCODER debe implementar mecanismos de

interoperabilidad que le permitan dar cumplimiento al artículo 9

del Decreto Ley 019 de 2012, que dice que las entidades

públicas contarán con los mecanismos para que cuando se

esté adelantando una actuación ante la administración y los

documentos reposen en otra entidad pública, el solicitante

pueda indicar la entidad en la cual reposan para que ella los

requiera de manera directa, sin perjuicio que la persona los

pueda aportar. Por lo tanto, no se podrán exigir para efectos de

trámites y procedimientos el suministro de información que

repose en los archivos de otra entidad pública. Para acceder a

la información sobre declaraciones de renta ante la DIAN,

deberá contarse con autorización expresa del solicitante, en

tanto esta información cuenta con reserva legal. Es deber de la

entidad dar aplicación a lo dispuesto en el Decreto Ley 019 de

2012, Artículos 15, 17 y 18, en lo relativo a procesos de

verificación interinstitucional de identidad con la Registraduría

Nacional del Estado Civil y con las Cámaras de Comercio

(consulta RUES).

Si bien ya no se solicita fotocopia de la cédula, a la entidad

también le compete dar cumplimiento a las disposiciones

legales en materia de implementación de medios de

identificación mediante huella dactilar digital, en los términos


85


señalados en el Artículo 18 del Decreto Ley 019 de 2012, que

dispone que en los trámites y actuaciones que se cumplan ante

las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones

administrativas en los que se exija la obtención de la huella

dactilar como medio de identificación inmediato de la persona,

ésta se hará por medios electrónicos. Las referidas entidades y

particulares contarán con los medios tecnológicos de

interoperabilidad necesarios para cotejar la identidad del titular

de la huella con la base de datos de la Registraduría Nacional

del Estado Civil.

Exigencias de

condiciones o requisitos no

contempladas en la ley

La entidad estableció que es necesario

cumplir con la condición de que se haya

incluido la solicitud en el Plan de Acción

de la vigencia y se hayan asignado los

recursos presupuestales a la Dirección

Territorial.

Aunque esta condición no corresponde acreditarla al ciudadano

porque es una imposición funcional del trámite al interior de la

entidad, no se encontró sustento legal o reglamentario que

haga alusión a la misma. Se deduce de ello que si la solicitud

no cuenta con dicha inclusión y los respectivos recursos, la

entidad no adelanta el proceso, lo que supone un

condicionamiento de carácter formal no contemplado por el

legislador para la resolución de un derecho consagrado

legalmente. En este sentido la imposición práctica de la entidad

desborda sus competencias y viola el principio de reserva legal

contemplado en el Artículo 84 de la Constitución Nacional

Bajo control regulatorio

La entidad no da cumplimiento a sus

obligaciones de interoperabilidad para

cumplir con las verificaciones de

identidad.

En la práctica del trámite los

funcionarios reportan como condición

del mismo, haberse incluido la solicitud

en el Plan de la vigencia y que cuente

con recursos.

El SUIT incorpora el trámite bajo exigencias documentales que

deben ser sustituidas por mecanismos de interoperabilidad, de

acuerdo a las disposiciones legales vigentes. La entidad no

puede reportar como condición una imposición interna que

condiciona el estudio de la solicitud, ésta práctica vulnera el

principio de reserva legal y limita el acceso a los trámites y

servicios del Estado.


86


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❷ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



87

3.4 E9-9 - Atención de solicitudes de copias de archivo central y gestión centralizado





NOMBRE

Dato SUIT10

Atención de solicitudes de copias de archivo central y gestión centralizado

Obs.

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Atender las solicitudes internas y externas de copias de archivo con el fin de garantizar el acceso a la información

Obs.

RESULTADO

Dato SUIT

Obs.


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

Obs. Es gratuito


Dato11

Obs12.

ATENCIÓN

Dato

Obs.



88


REQUISITOS

Dato SUIT

Obs.

NORMATIVA

Dato SUIT

Obs.

1.Articulos 20, 27, 74 y 112. Sobre el derecho de acceso a la información y a la documentación oficialsalvo los casos que establezcan la ley, así como la libertad de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra.

2.Ley 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal. Acceso a los documentos públicos.

3.Articulo 315. Los Secretarios de las corporaciones y autoridades públicas dan fe en los certificados que expidan relativamente a los negocios que les están confiados por razón de su empleo.

4.Articulo 316. Todo individuo puede pedir certificados a los Jefes o Secretarios de las Oficinas y los primeros los mandaran dar Si el asunto de que se trata no fuera reservado..

5.Artículo 320. Todo individuo tiene derecho a que se le den copias de los documentos que existan en las Secretarías y en los archivos de las oficinas del orden administrativo, siempre que no tengan carácter de reserva.

6.Ley 39 de 1981. Por la cual se elimina a exigencia del papel sellado y se suprime el impuesto correspondiente

7.Artículos 1, 2, 3 y 4. Microfilmación, certificación de archivos y obligación de conservar copias de documentos por este medio

8.Ley 57 de 1985. Por la cua se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales

9.Artículos 1 y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos

10.Ley 87 de 1993

11. Ley 872 de 2003. Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios

12.Ley 1437 de 2011. Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo

13. Ley 1448 de 2011. Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones.

14.Artículo NO. 96. Facilitar las comunicaciones, los intercambios de información, el apode de pruebas, el cumplimiento de las órdenes judiciales en el ámbito de la acción de restitución

15.Ley 1712 de 2014. Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones.

16.Decreto 01 de 1984. Código Contencioso Administrativo. Sobre el derecho de petición de información.

17.Decreto 106 de 2015. Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado y a los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se dictan otras disposiciones.

18.Decreto 41 IO de 2004. Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Función Pública.

19.Decreto 4485 de 2009. "Por medio del cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad

en la Gestión Pública


89

20.Decreto 4485 de 2009. "Por medio del cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública."

21. Acuerdo 07 de 1994. Archivo General de la Nación — AGN. Reglamento General de Archivos.

22.Capítulo V. Acceso a los documentos de archivo.

23.Acuerdo 47 de 2000. Archivo General de la Nación — AGN. Por el cual se desarrolla el articulo 43 sobre "Restricciones por razones de conservación", del capitulo V 'Acceso a los documentos de archivo, del Reglamento General de Arch vos.

24. Acuerdo 56 de 2000. Archivo General de la Nación — AGN. Por el cual se desarrolla el artículo 45, sobre "Requisitos para la Consulta" del capítulo V "Acceso a los documentos de archivo, del Reglamento General de Archivos.

25. ISO 9001 Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos

26. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública - NTCGP 1000. Manual de Implementación

27. Modelo Estándar de Control Interno MECI: 2005

28. Artículo No. 5 numeral 3. Salvo reserva legal, obtener información que repose en los registros y archivos públicos en los términos previstos por la Constitución y las leyes.

29. Artículo No. 5 numeral 4: Obtener respuesta oportuna y eficaz a sus peticiones en los plazos establecidos para el efecto


Dato

Obs.

PERIODICIDAD

Dato

Obs.


90



ORIGEN

Artículo transitorio 20, 23 y 74 de la Constitución Política

Constitucional

Art. 20: Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura.

Art. 23: Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.

Art. 74: Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. El secreto profesional es inviolable.

Artículo 315, 316 y 320 de la Ley 4 de 1913

Legal Ordinaria

Art. 315: Los secretarios de las corporaciones y autoridades públicas dan fe en los certificados que expida relativamente a los negocios que les están confiados por razón de su empleo. Lo propio sucede con los jefes de las oficinas respectivas.

Art. 316: Todo individuo puede pedir certificados a los jefes o secretarios de las oficinas, y los primeros los mandarán dar si el asunto de que se trata no fuere reservado. Si lo fuere, el certificado se extenderá, pero se reservará en la oficina hasta que cese la reserva y pueda entregársele al interesado. De los certificados se dejará copia en un libro de papel común.

Art. 320: Todo individuo tiene derecho a que s ele den copias de los documentos que existan en las secretarías y en los archivos de las oficinas del orden administrativo, siempre que no tengan carácter de reserva; que el que solicite la copia suministre el papel que debe emplearse y pague al amanuense, y que las copias puedan sacarse bajo la inspección de un empleado de la oficina y sin embarazar los trabajo de esta. Ningún empleado podrá dar copia de documentos que según la Constitución o la ley tenga carácter de reservados, ni copia de cuales quiera otros documentos, sin orden del jefe de la oficina de quien dependa.

Art. 1 y 2 de la Ley 39 de 1981

Legal Ordinaria

Art. 1: A partir de esta Ley suprímase el impuesto de papel sellado. En consecuencia todas las actuaciones que lo requieren se surtirán en papel común. http://www.icbf.gov.co/cargues/avance/docs/ley_0039_1981.htm - top

Art. 2: Las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a conservar por su cuenta la copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional, que garantice su reproducción exacta y correcta conservación. Será causal de mala conducta el incumplimiento de la anterior disposición.

Sección II “Acceso ciudadano a los documentos públicos” (Artículos 12 a 25) de la Ley 57 de 1985

Legal Ordinaria

Hace referencia al derecho que les asiste a los ciudadanos de exigir copias de documentos que reposen en las entidades públicas y que no sean reservados. También se dictan disposiciones respecto de la forma como debe surtirse el trámite de la expedición de las copias.


91


Numeral 2 del Artículo 5, Artículo 13, 14, 22, 29, 36 y 59 de la Ley 1437 de 2011 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo)

Legal Ordinaria

Reconocen el derecho de los ciudadanos a obtener información y copias de las actuaciones y documentos que las entidades públicas detenten, así como el modo en que deben ser entregadas.

Ley 1712 de 2014 Legal Estatutaria

Ley que regula el Derecho al Acceso a la Información Pública Nacional

COMPETENCIA Artículo 4 del Decreto 3759 de 2009 (*)

Reglamentaria Determina las funciones del INCODER. La función de expedir copias está amparada en el derecho fundamental de petición consagrado en la Ley 1755 de 2015, que resulta aplicable cuando el ciudadano formula una petición en este sentido.

CONDICIONES Ninguno

REQUISITOS

DOCUMENTALES

Ninguno

COSTO

Ninguno

El trámite en sí mismo no tiene costo alguno. No obstante, sí hay costos de las fotocopias que se expidan (como a continuación se ve). (**)

Artículo 29 de Ley 1437 de 2011 Legal

Ordinaria

En ningún caso el precio de las copias podrá exceder el valor de la reproducción. Los costos de la expedición de las copias correrán por cuenta del interesado en obtenerlas.

PLAZO DE

RESPUESTA


Legal Ordinaria

Salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria, toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días siguientes a su recepción.

Estará sometida a término especial la resolución de las siguientes peticiones:

1. Las peticiones de documentos deberán resolverse dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción. Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario, se entenderá, para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada y, por consiguiente, la administración ya no podrá negar la entrega de dichos documentos al peticionario, y como consecuencia las copias se entregarán dentro de los tres (3) días siguientes.

2. Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción.

PROCEDIMIENTO Ninguno en particular

Se aplican las normas de la Ley Estatutaria de 1755 de 2015, en referencia al Derecho Fundamental de Petición

(*) Esta norma fue derogada tácitamente por el Decreto 2365 de 2015, ya que el Instituto se encuentra en liquidación. No obstante lo anterior, el INCODER es el encargado de emitir las copias. (**) Los costos mencionados pueden ser consultados en el link: http://www.incoder.gov.co/documentos/A%C3%91O_2015/Atenci%C3%B3n%20al%20Ciudadano/Costos%20de%20copias%20de%20documentos.pdf


92

C. MAPA DEL PROCESO


93


9. Solicitud de copias

1.-Formato F3-AF-GD


PASO

CANAL

PRESENCIAL


SUSTENTO NORMATIVO

Radicar solicitud de copias

USUARIO Presencial Ventanilla Front Office/ Virtual Front Office

Solicitud escrita presencial o virtual

Legal: Art. 13, 14 y 15 de la Ley Estatutaria 1755 de 2015


Revisar solicitud INCODER Back Office Ninguno Legal: Art. 16 a 19, 24 y 25 de la Ley Estatutaria 1755 de 2015


Preparar y despachar solicitud

INCODER Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

Revisar archivo físico en base de datos o cajas de archivo

INCODER Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

Fotocopiar o digitalizar INCODER Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

Proyectar respuestas INCODER Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

Indicar o autenticar INCODER Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

Entrega o envía por correo electrónico las copias a los solicitantes

INCODER Presencial Ventanilla Front Office/ Virtual Front Office

Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es el fin del trámite.


94


5 8

❶ Básico

❶ Presencia

❷ Regular

❸ Adecuada

❶ Inadecuada

❸ Adecuada


Ninguna de las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo


ND

CIFRAS RELEVANTES



La atención al usuario se realiza solo de manera presencial en la intidad

El proceso no excesivamente complejo e involucra a pocos actores

Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite sino también la gestión administrativa del mismo


95



Información

ID MEJORA

PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO CAMPO

E9-9-1 La información del trámite no está publicada en el SUIT

Publicar en el SUIT toda la información correspondiente a los siguientes campos: 1. Dependencia 2. Nombre de trámite SUIT 3. ¿Cuándo se puede realizar? 4. ¿A dónde ir? 5. Costo 6. Resultado 7. Descripción 8. Requisitos 9. ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? 10. Soporte legal

Corto 1. Dependencia 2. Nombre de trámite SUIT 3. ¿Cuándo se puede realizar? 4. ¿A dónde ir? 5. Costo 6. Resultado 7. Descripción 8. Requisitos 9. ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? 10. Soporte legal

Administración


Tecnología



Implementar la opción de que la solicitud/formulario necesaria para iniciar el procedimiento se pueda llenar a través de la página web de la entidad

Largo




Largo

Interoperabilidad



96



97



Elementos agregados

11. Ingresar solicitud vía web: El solicitante tiene la opción de solicitar el trámite a través de la página

web del INCODER.

12. Digitalizar la solicitud: la solicitud se digitaliza con el fin de solo manejar archivos digitales en el

procedimiento


1. Radicar solicitud de copia: la solicitud se hace en ventanilla de manera digital con la asesoría de un funcionario.


98


A C M L

❶ ❸ ❸ ❸ Avanzado


❷ ❷ ❷ ❷ Regular

5 0 -100%8 8 0%



99


HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y

NORMATIVO

Prácticas de control ex ante que no generan valor agregado

Ninguna

identificada

El trámite se encuentra ajustado a la

regulación

Acreditaciones documentales extralegales Ninguna

identificada


regulación

Exigencias documentales redundantes Ninguna

identificada


regulación

Exigencias de condiciones o requisitos no contempladas en la ley

Ninguna

identificada


regulación

Bajo control regulatorio Ninguna

identificada


regulación


100


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



101

3.5 E9-10 - Asesoría y acompañamiento para la constitución y reconocimiento de la persona jurídica de las asociaciones de usuarios de los distritos de adecuación de tierras





NOMBRE

Dato SUIT13

Asesoría y acompañamiento para la constitución y reconocimiento de la persona jurídica de las asociaciones de usuarios de los distritos de adecuación de tierras

Obs.

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Obs. Asesorar y acompañar a los Usuarios de los Distritos de

Adecuación de Tierras, en los mecanismos y acciones necesarias que se deben adelantar para lograr la

constitución de las Asociaciones de Usuarios, su reconocimiento e inscripción en el Ministerio de

Agricultura y Desarrollo Rural, con la expedición de la Resolución de Personería Jurídica de las

respectivas organizaciones.

RESULTADO

Dato SUIT

Obs. Resolución de aceptación de asesoría


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

Obs. Es gratuito


Dato14

Obs15.



102

ATENCIÓN

Dato

Obs.


REQUISITOS

Dato SUIT

Obs.

NORMATIVA

Dato SUIT

Obs.

1.Constitución Política de Colombia. Artículos 65 y 365.

2.Plan Nacional de Desarrollo. Da a conocer las políticas y directrices del Gobierno Nacional y por ende del direccionamiento de los recursos, por un periodo determinado.

3.Ley 41 de 1993 y sus Decretos Reglamentarios. Por la cual se organiza el subsector de adecuación de tierras

4.Decreto 3759 de 2009. Por el cual se aprueba la modificación de la estructura del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural — Incoder, y se dictan otras disposiciones.

5.Decreto 1071 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector

6.Administrativo Agropecuario, Pesquero y de Desarrollo Rural.

7.Resolución 1399 de 2005. Por la cual se expide el reglamento que define los criterios generales para la entrega de los Distritos de Adecuación de Tierras para su administración, operación y conservación por parte de las Asociaciones de Usuarios.

8.Decreto 4485 de 2009. Adopta la primera actualización de la Norma Técnica de Calidad en la

9.Gestión Pública NTCGP 1000, documento trabajado y desarrollado por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) en conyunto con diferentes empresas.

10.Decreto 4110 de 2004. Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de

11.Calidad en la Función Pública.

12.Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública- NTCGP 100C. Manual de implementación.

13.Modelo Estándar de Control Interno MECI: 2014

14.Decreto 943 de 21 de Mayo de 2014. Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno- MECI.

14.Decreto 4485 de 2009. El cual Adopta la primera actualización de la Norma Técnica de Calidad en la

15.Gestión Pública NTCGP 1000. Documento trabajado y desarrollado por el Departamento Administrativo


Dato


103

Obs.

PERIODICIDAD

Dato

Obs.



ORIGEN


Constitucional

Art. 38: Se garantiza el derecho de libre asociación para el desarrollo de las distintas actividades que las personas realizan en sociedad.

Artículos 20, 21 y 22 de la Ley 41 de 1993

Legal Ordinaria

Art. 20: Los usuarios de un Distrito de Adecuación de Tierras estarán organizados, para efectos de la representación, manejo y administración del Distrito, bajo la denominación de asociación de usuarios.

Art. 21: Con el fin de vincular las comunidades a los procesos de adecuación de tierras y obtener su asentamiento en la formulación, ejecución, financiación y amortización de las inversiones en proyectos de adecuación de tierras, los organismos ejecutores tendrán la obligación de consultar a los posibles beneficiarios y obtener su compromiso con la realización de tales actividades.

Concluidos los estudios de prefactibilidad o factibilidad, según el caso, y establecida la conveniencia técnica, económica, ambiental y social de realizar el respectivo proyecto, el organismo ejecutor promoverá la creación de la asociación de usuarios con carácter provisional, la cual será el interlocutor válido frente a la gestión oficial, en todas las instancias de ejecución del proyecto. El organismo ejecutor deberá proporcionar a la asociación asesoría técnica y jurídica, hasta lograr su reconocimiento e inscripción en el Ministerio de Agricultura.

Art. 22: Establece las funciones de las asociaciones de usuarios de los Distritos de Adecuación de Tierras.

COMPETENCIA Artículo 14 de la Ley 41 de 1993

Legal Ordinaria

Son organismos ejecutores de los Distritos de Adecuación de Tierras, el Instituto Colombiano de Hidrología, Meteorología y Adecuación de Tierras -HIMAT- y, aquellas entidades públicas y privadas que autorice el Consejo Superior de Adecuación de Tierras.


Reglamentaria Es un objetivo del INCODER promover y ejecutar, directamente o a través de terceros de reconocida idoneidad, proyectos de adecuación de tierras, seleccionados conforme a los criterios de priorización establecidos en la Ley 41 de 1993 e impulsar la organización de las asociaciones de usuarios.


Reglamentaria Es función del INCODER promover la organización de las asociaciones de usuarios y capacitarlas, vigilarlas y controlarlas para que cumplan los reglamentos de dirección, manejo y aprovechamiento de los distritos de adecuación de tierras.


Reglamentaria Es función de la Subgerencia de Adecuación de Tierras promover la organización de las asociaciones de usuarios y su capacitación


104


CONDICIONES Artículo 20 de la Ley 41 de 1993

Legal Ordinaria

Ser usuario de un Distrito de Adecuación de Tierras

REQUISITOS

DOCUMENTALES

Decreto 1380 de 1993

Reglamentaria Para la asesoría y el acompañamiento no se requiere ningún documento. No obstante para el reconocimiento e inscripción de las Asociaciones de Usuarios de los Distritos de Adecuación de Tierras se requiere la siguiente documentación:

a) Acta de la Asamblea de Constitución y elección de dignatarios.

b) Estatutos y constancia de su aprobación por la Asamblea de Asociados.

c) Relación de Asociados con su respectiva identificación y dirección domiciliaria.

COSTO

Ninguno

El trámite es gratuito.

PLAZO DE

RESPUESTA


Legal Ordinaria

Al no haber una regulación especial debe darse aplicación al CPACA, de acuerdo con las modificaciones hechas por la Ley 1755 de 2015 que consagra que salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria, toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días siguientes a su recepción.




PROCEDIMIENTO Ninguno en particular Se aplican las normas de la Ley Estatutaria de 1755 de 2015, en referencia al Derecho Fundamental de Petición

(*) Esta norma fue derogada tácitamente por el Decreto 2365 de 2015, ya que el Instituto se encuentra en liquidación. No obstante lo anterior, el INCODER es el encargado de la asesoría y el acompañamiento.


105

C. MAPA DEL PROCESO


106


1. Asesorar y capacitar técnica y jurídicamente a la comunidad potencial de ser beneficiada

1.-Sedesarrollarásilacomunidadsolicitaatravésdeoficioasesoríatécnicayjurídicaparaconformarla

Asociacióndeusuarios.ElINCODERbrindarácapacitaciónenbeneficiosyobligacionesadquiridosporla

asociacióndeusuarios.Igualmente,laimportanciadeorganizarsecomoasociaciónylosrequisitospara

obtenersureconocimientoeinscripciónanteelMinisteriodeAgriculturayDesarrolloRural.

Documentos

Losrepresentanteslegalesdelasasociacionesdeusuarios,medianteoficioescrito,solicitaneltrámitede

Personería Jurídica, adjuntando los documentos exigidos por el Decreto 1380 de 1995 1.- Acta de

AsambleadeConstituciónyeleccióndedignatarios

2.-Listadodeusuariosobeneficiarios

3.-AsistentesalaAsambleaGeneraldeUsuarios,connúmerodeidentificaciónyfirmadaporcadauno

deellos

4.-EstatutosfirmadosyconstanciadesuaprobaciónporlaAsambleadeUsuarios.

5.-Relacióndeusuariosconnúmerodeidentificaciónydireccióndedomicilio).

Adicionalmente,sedeberemitir:

1.-Certificación del Fiscal legitimando que no existe ninguna inhabilidad, ni incompatibilidad de los

integrantesprincipalesysuplentesdelaJuntaDirectiva.

2.-Certificación del Fiscal con antecedentes disciplinarios, fiscales y penales de la Junta Directiva. 3.-

FotocopiadelascédulasdelaspersonaselegidasparaformarlaJuntaDirectiva.


107


PASO

CANAL

PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO

NORMATIVO

Asesorar y capacitar técnica y jurídicamente a la comunidad potencial de ser beneficiada

INCODER – Subgerencia de Adecuación de Tierras


Ninguno Legal: Art. 21 de la Ley 41 de 1993


Asesorar y acompañar a la comunidad en la Asamblea de constitución de la Asociación provisional de Usuarios del Distrito de Adecuación de Tierras



Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

Solicitar el trámite de personería jurídica a la subgerencia de adecuación de tierras.

Solicitantes Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

Remitir documentos Solicitantes Back Office • Acta de la Asamblea de Constitución y elección de dignatarios.

• Estatutos y constancia de su aprobación por la Asamblea de Asociados.

• Relación de Asociados con su respectiva identificación y dirección domiciliaria.

Legal: Ninguno


Revisar documentos y emitir concepto de viabilidad.


Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

Enviar concepto de viabilidad al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural



Dar respuesta a la solicitud

Ministerio de Agricultura


Realizar revisión al acto administrativo

INCODER – Dirección Técnica de Administración de Distritos


Notificar la resolución al solicitante

Ministerio de Agricultura

Presencial Ventanilla Font Office

Ninguno Legal: Artículos 65 a 69 de la Ley 1437 de 2011



108


10

❶ Básico

❶ Presencia

❶ Complejo

❸ Adecuada

❸ Adecuada

❸ Adecuada




ND

CIFRAS RELEVANTES







109



Información

ID MEJORA





Administración


Tecnología




Largo




Largo

Interoperabilidad



110



111



Elementos agregados

12. Enviar documentos vía web: El solicitante tiene la opción de realizar su solicitud y adjuntar los

documentos requeridos vía web.

13. Digitalizar documentos: El funcionario digitaliza los documentos entregados por el solicitante con

la finalidad de solo manejar archivos digitales


3. Solicitar el trámite de personería jurídica: El solicitante ingresa la solicitud de manera digital en ventanilla con la asesoría de un funcionario.


112


A C M L



❶ ❷ ❷ ❸ Avanzado

0 0 ---10 10 0%



113






Acreditaciones


En el levantamiento del trámite se

encontró que además de los

requisitos del Decreto 1380 de 1995

la entidad exige sin sustento legal ni

reglamentario los siguientes

documentos:

Certificación del Revisor Fiscal

legitimando que no existe ninguna

inhabilidad, ni incompatibilidad de los

integrantes principales y suplentes

de la Junta Directiva.

Certificación del Revisor Fiscal con

antecedentes disciplinarios, fiscales y

penales de la Junta Directiva.

Fotocopia de las cédulas de las

personas elegidas para formar la

Junta Directiva.


del Decreto Ley 2150 de 1995 y 9 del Decreto Ley 019 de 2012 y

teniendo en cuenta que el INCODER es responsable de adelantar

los procesos de asesoría y acompañamiento, es su obligación

legal eliminar toda carga documental respecto a informaciones,

hechos y circunstancias que deba verificar. Para ello debe

implementar mecanismos de interoperabilidad e intercambio de

información con la Registraduría Nacional del Estado Civil.

También le compete dar cumplimiento a las disposiciones legales

en materia de implementación de medios de identificación

mediante huella dactilar digital, en los términos señalados en el

Artículo 18 del Decreto Ley 019 de 2012, que dispone que en los

trámites y actuaciones que se cumplan ante las entidades

públicas y los particulares que ejerzan funciones administrativas

en los que se exija la obtención de la huella dactilar como medio

de identificación inmediato de la persona, ésta se hará por medios

electrónicos. Las referidas entidades y particulares contarán con

los medios tecnológicos de interoperabilidad necesarios para

cotejar la identidad del titular de la huella con la base de datos de

la Registraduría Nacional del Estado Civil. Si el trámite no

requiere de la identificación inmediata de la persona, la autoridad

o el particular encargado de funciones administrativas

coordinarán con la Registraduría Nacional del Estado Civil el

mecanismo de verificación de la información requerida.

Adicionalmente, el decreto Ley 019 de 2012 suprimió para todos

los casos la obligatoriedad de presentar antecedentes judiciales,

por lo que cualquier exigencia documental en relación con ello

resulta contraria a las siguientes disposiciones legales del

mencionado decreto ley:

Artículo 93. Supresión del certificado judicial. A partir de la

vigencia del presente Decreto-Ley, suprímase el documento

certificado judicial. En consecuencia, ninguna persona está

obligada a presentar un documento que certifique sus

antecedentes judiciales para trámites con entidades de derecho


114


público o privado.

Artículo 94. Consulta en línea de los antecedentes judiciales. Las

entidades públicas o los particulares que requieran conocer los

antecedentes judiciales de cualquier persona nacional o

extranjera podrán consultarlos en línea en los registros de las

bases de datos a que se refiere el artículo siguiente.

Para tal efecto, el Ministerio de Defensa Nacional - Policía

Nacional responsable de la custodia de la información judicial de

los ciudadanos implementará un mecanismo de consulta en línea

que garantice el derecho al acceso a la información sobre los

antecedentes judiciales que allí reposen, en las condiciones y con

las seguridades requeridas que establezca el reglamento.

En todo caso, la administración de registros delictivos se sujetará

a las normas contenidas en la Ley General Estatutaria de

Protección de Datos Personales.

Exigencias

documentales redundantes

Ninguna identificada El trámite se encuentra ajustado a la regulación a excepción de

los documentos exigidos sin sustento normativo, por lo cual éstos

deben ser sustituidos por medios de consulta e intercambio de

información interinstitucional, al tenor de los señalado los

Artículos 8 numeral 4 de la Ley 1437 de 2011, 13 del Decreto Ley

2150 de 1995, 14 de la Ley 962 de 2005 y 9, 93 y 94 del Decreto

Ley 019 de 2012.



ley

Se exigen las siguientes condiciones

no contempladas en la ley:

Inexistencia de inhabilidad e

incompatibilidad de los integrantes

principales y suplentes de la Junta

Directiva.

Inexistencia de antecedentes

disciplinarios, fiscales y penales.

El artículo 9 numeral 8 de la Ley 1437 de 2011 prohíbe la

creación de requisitos o formalidades adicionales, por lo que las

solicitudes adicionales a las contempladas en el Decreto 1380

vulneran el principio de reserva legal consagrado en el artículo 84

constitucional.

Bajo control

regulatorio

El trámite no se encuentra en el

SUIT.

El trámite debe adelantarse de

manera presencial.

El trámite debe estar informado en el sistema, esto contraría entre

otras disposiciones, lo establecido por el artículo 8 numeral 3 de

la Ley 1437 de 2011 que establece la obligación de mantener a

disposición de toda persona información completa y actualizada

mediante medios electrónicos sobre los trámites que lleva a cabo

la entidad.

El trámite debería poderse adelantar de manera virtual, la


115


La práctica del trámite no se ajusta

plenamente a las disposiciones

legales y constitucionales.

situación actual va en contravía de lo establecido por la Ley 1437

de 2011, cuando señala en su artículo 53 que los procedimientos

y trámites administrativos podrán realizarse a través de medios

electrónicos. Adicionalmente de acuerdo con el artículo 7 numeral

6 del mismo cuerpo normativo, se deberían tramitar las peticiones

que lleguen por vía fax o correo electrónico.

El trámite exige en la práctica condiciones, requisitos y

acreditaciones documentales no contempladas en la ley. La

entidad no da cumplimiento a las obligaciones de consulta e

intercambio de información oficioso para validar, verificar o

establecer hechos, informaciones o circunstancias requeridas

para resolver el trámite.


116


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



117

3.6 E9-11 - Certificación de existencia de territorio legalmente constituido o en proceso de titulación a comunidades indigenas y/o negras





NOMBRE

Dato SUIT16

Certificación de existencia de territorio legalmente constituido o en proceso de titulación a comunidades indigenas y/o negras

Obs.

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Obs. Expedir la certificación de existencia de territorios legalmente constituidos o en proceso de titulación a comunidades indígenas o negras

RESULTADO

Dato SUIT

Obs. Certificado de existencia de territorios legalmente constituidos o en proceso de titulación a comunidades indígenas o negras


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

Obs. Es gratuito 15 días hábiles


Dato17

Obs18.

ATENCIÓN

Dato

Obs.



118


REQUISITOS

Dato SUIT

Obs. 1. Resumen ejecutivo del proyecto de interés

2.Coordenadas del área de influencia del proyecto de interés en medio físico y magnético

3. Plano de ubicación geográfica precisa del proyecto de interés

4.Descripción cartográfica

5.Copia del contrato o contratos de concesión otorgados por el solicitante

NORMATIVA

Dato SUIT

Obs.

1.Constitución Politica de Colombia de 1991, artículos 70, 63', 2860, 2870 3290, 3300 y 3600

2.Ley 21 de 1991 "Por medio de la cual se aprueba el Convenio número 169 de 1989 de la OIT sobre pueblos indígenas y tribales en países independientes

3. Ley 160 de 1994 "Por la cual se crea el Sistema Nacional de Reforma Agraria y Desarrollo Rural Campesino, se establece un subsidio para la adquisic ón de tierras, se reforma el Instituto Colombiano de la Reforma Agraria y se dictan otras disposiciones".

4.Ley 70 de 1993 "Por la cual se desarrolla el articulo transitorio 55 de la Constitución Política"

5. Ley 99 de 1993 "Por la cual se crea el Ministerio de Medio Ambiente, se reordena el Sector Público encargado de la gestión y conservación del Medio Ambiente y los recursos naturales renovables, se organiza el Sistema Nacional Ambiental —SINA-, y se dictan Otras disposiciones".

6. Decreto 1320 de 1998 "Por el cual se reglamentan la consulta previa con las comunidades indígenas y negras para la explotación de los recursos naturales dentro de su territorio

7.Decreto 2820 de 2010"Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 99 de 1993 sobre licencias ambientales

8. Decreto 2164 de 1995 "Por el cua se reglamenta parcialmente el Capítulo XIV de la Ley 160 de 1994 en lo relacionado con la dotaclón y titulación de tierras a las comunidades indígenas para la constitución, reestructuración, ampliación y saneamiento de los resguardos indígenas en el territorio nacional".

9.Decreto 1745 de 1995 "Por el cual se reglamenta el Capitulo III de la Ley 70 de 1993, se adopta el procedimiento para el reconocimiento del derecho a la propiedad colectlva de las 'Tierras de las Comunidades Negras" y se dictan otras disposiciones".

10. Acuerdo 180 de 2009 del INCODER, "Por el cual se establecen las normas técnicas para los trabajos de topografía y cartografia para los diferentes programas misionales del Instituto".

11.Decreto 3759 de 2009 "por el cual se aprueba la modificación de la estructura del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural — INCODER, y se dictan otras disposiciones"

12. ISO 9001 Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos.

13. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública - NTCGP 1000. Manual de Implementación.

14. Modelo Estándar de Control Interno MECI: 2005.

15.Decreto 4485 de 2009. Adopta la primera actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000, documento trabajado y desarrollado por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) en conjunto con diferentes empresas.

16. Decreto 4110 de 2004. Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Función Pública.

17.Norma Técnica Colombiana NTC ISO 14001. Sistemas de Gestión Ambiental.

18.Norma Técnica Colombiana NTC-OHSAS 18001.Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud


119


Dato

Obs. Potestativo

PERIODICIDAD

Dato

Obs.



ORIGEN

Artículos 20, 23 y 74 de la Constitución Política

Constitucional

Art. 20: Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura.


Art. 74: Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. El secreto profesional es inviolable.

Artículo 315, 316 de la Ley 4 de 1913

Legal Ordinaria

Art. 315: Los secretarios de las corporaciones y autoridades públicas dan fe en los certificados que expida relativamente a los negocios que les están confiados por razón de su empleo. Lo propio sucede con los jefes de las oficinas respectivas.

Art. 316: Todo individuo puede pedir certificados a los jefes o secretarios de las oficinas, y los primeros los mandarán dar si el asunto de que se trata no fuere reservado. Si lo fuere, el certificado se extenderá, pero se reservará en la oficina hasta que cese la reserva y pueda entregársele al interesado. De los certificados se dejará copia en un libro de papel común.

Numeral 2 del Artículo 5, Artículo 13, 14, 22, 29, 36 y 59 de la Ley 1437 de 2011 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo)

Legal Ordinaria

Reconocen el derecho de los ciudadanos a obtener información y copias de las actuaciones y documentos que las entidades públicas detenten, así como el modo en que deben ser entregadas.


Legal Ordinaria

El Estado adjudicará a las comunidades negras de que trata esta ley la propiedad colectiva sobre las áreas que, de conformidad con las definiciones contenidas en el artículo segundo, comprenden las tierras baldías de las zonas rurales ribereñas de los ríos de la Cuenca del Pacífico y aquellas ubicadas en las áreas determinadas. Los terrenos respecto de los cuales se determine el derecho a la propiedad colectiva se denominarán para todos los efectos legales


120


"Tierras de las Comunidades Negras".

COMPETENCIA Artículos 4, 17 y 32 del Decreto 3759 de 2009 (*)

Reglamentaria Pese a que no existe norma específica que señale el competente para expedir la certificación, ésta se puede derivar del contenido del Decreto 3759 de 2009, en tanto la disposición señala de manera general las funciones del INCODER y sus dependencias. En este sentido puede interpretarse que si es ante esta entidad y las respectivas dependencias (Dirección Técnica de Asuntos Étnicos y Direcciones Territoriales) que se adelanta el proceso de titulación, son ellas las competentes para certificar la existencia de territorios legalmente constituidos o en proceso de titulación.

CONDICIONES Ninguno

No hay ninguna disposición que expresamente señale las condiciones para poder solicitar el trámite, por lo que cualquier interesado podría llevarlo a cabo.

REQUISITOS

DOCUMENTALES

Ninguno No hay ninguna norma que regule requisito alguno para solicitar el certificado.

COSTO

Ninguno


PLAZO DE RESPUESTA


Legal Ordinaria

Salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria, toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días siguientes a su recepción.




La entidad informa que se tarda 15 días hábiles. PROCEDIMIENTO Ninguno en particular Se aplican las normas de la Ley Estatutaria de 1755 de 2015, en

referencia al Derecho Fundamental de Petición (*) Esta norma fue derogada tácitamente por el Decreto 2365 de 2015, ya que el Instituto se encuentra en liquidación. No obstante lo anterior, el INCODER es el encargado de emitir la certificación.


121

C. MAPA DEL PROCESO


122


4. Elabora la certificación de existencia de territorios legalmente constituidos o en trámite de titulación

a comunidades indígenas y negras

Revisar, consolidar y realizar certificación de existencia de territorio legalmente constituido a

comunidades indígenas y negras remitida por el Grupo de Información Sistema Geográfica,

complementarlainformaciónconlassolicitudesdetitulaciónentrámitedelinventariocorrespondiente

yelaborarlacertificacióncorrespondiente.

La certificación debe contener el párrafo en el que se certifique que revisadas las coordenadas

correspondientesaláreadeinfluenciadelproyectodedesarrollorelacionadosedeterminóqueéstasno

coinciden con las coordenadas de resguardos indígenas constituidos o en trámite, ni con títulos

colectivos,oentrámitedelascomunidadesnegras,enloscasosqueasícorresponda.

Contenerlainformacióndelosterritoriosdecomunidadesindígenasynegraslegalmenteconstituidosoen trámite de constitución con los que se cruzan las coordenadas aportadas por el solicitante de laexpedicióndecertificado.

Contenerunaconstanciade laexistenciadeterritoriosdecomunidades indígenasonegras legalmenteconstituidos o en proceso de titulación en el municipio en que se va a desarrollar el proyecto dedesarrollorelacionado,asísuscoordenadasnosecruce,enloscasosqueasícorrespondan.

7. Remite la certificación al solicitante

Remitir la certificación consolidada al solicitante y copias de la misma a las comunidades afectadas y demás entes interesados.

8. Solicitud de certificación

Verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos para recibir y dar trámite a la solicitud de lacertificación:

1.-Formato(versiónintranet)diligenciado.F6-OA-GAEpublicadadebidamente

2.-Anexosalasolicitud:

Resumen ejecutivo del proyecto de interés

Coordenadas del área de influencia del proyecto de interés en medio físico y magnético

Plano de ubicación geográfica precisa del proyecto de interés

Descripción cartográfica

Copia del contrato o contratos de concesión otorgados por el solicitante

9. Certificación


123


PASO

CANAL

PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO NORMATIVO

Radicar solicitud

USUARIO Presencial Ventanilla Front Office/ Virtual Front Office

Los contenidos en el art. 16 de la Ley Estatutaria 1755 de 2015 y los que reporta la entidad:

1. Resumen ejecutivo del proyecto de interés

2.Coordenadas del área de influencia del proyecto de interés en medio físico y magnético

3. Plano de ubicación geográfica precisa del proyecto de interés

4.Descripción cartográfica

5.Copia del contrato o contratos de concesión otorgados por el solicitante

Legal: Art. 15 y 16 de la Ley 1437 de 2011 tal como fueron modificados por el artículo 1 de la Ley Estatutaria 1755 de 2015


Ingresar la solicitud en la base de datos

INCODER – Dirección técnica de asuntos étnicos

Back Office Ninguno Legal: Art. 16 a 19, 24 y 25 de la Ley Estatutaria 1755 de 2015


Remitir la solicitud a la dirección técnica de información y tecnología



Elaborar la certificación de existencia de territorios legalmente constituidos o en proceso de titulación a comunidades indígenas y/o negras



Firmar la certificación INCODER – Subgerencia de Promoción, seguimiento y asuntos étnicos


Remitir la certificación al solicitante


Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es el fin del trámite.


124


5 7

❶ Básico

❶ Presencia

❶ Complejo

❸ Adecuada

❸ Adecuada

❸ Adecuada




ND

CIFRAS RELEVANTES







125



Información

ID MEJORA




Corto Publicar en el SUIT toda la información correspondiente a los siguientes campos: 1. Dependencia 2. Nombre de trámite SUIT 3. ¿Cuándo se puede realizar? 4. ¿A dónde ir? 5. Costo 6. Resultado 7. Descripción 8. Requisitos 9. ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? 10. Soporte legal

Administración


Tecnología




Largo



Habilitar campos especiales en la página web en dónde se soliciten los documentos requeridos y el ciudadano pueda adjuntarlos, además de que se pueda desplegar una ventana/pestaña explicando a detalle el requisito que se debe entregar. Esto evitará que el solicitante invierta tiempo y dinero al tener que ir a la ventanilla a radicar los documentos presencialmente

Largo


126

E9-11-14 La certificación es firmada por la Subgerencia de Promoción, seguimiento y asuntos étnicos del INCODER.

Implementar un sistema de firmado digital de las resoluciones en caso de que la persona que deba firmar ya no realice ninguna revisión a la documentación y que su única actividad de acuerdo al procedimiento interno sea el de plasmar la firma. Para asegurar el control de calidad de las resoluciones se deberá hacer una revisión por muestreo a posteriori para detectar errores.

Medio

Interoperabilidad



127



128


2. Ingresar la solicitud en la base de datos: ya no es necesario ingresar la solicitud en backoffice

debido a que la solicitud se llena de manera digital en la ventanilla.

Elementos agregados

10. Ingresar solicitud en línea: El solicitante tiene la opción de ingresar la solicitud del trámite a través

de la web

11. Enviar la certificación por correo electrónico: Se le envía la certificación al solicitante a través de

correo electrónico si el trámite fue realizado en línea.

12. Digitalizar documentos: se digitalizan los documentos entregados por el solicitante con el fin de

solo manejar archivos digitales en el procedimiento


6. Firmar la certificación: La certificación se firma de manera digital para evitar que el trámite se

retrase por no encontrarse físicamente la persona que tiene que firmar el documento

1. Llenar solicitud: El funcionario ingresa la solicitud al sistema


129


A C M L




5 5 0%7 6 -14%



130






Acreditaciones documentales

extralegales

Se solicitan documentos no

soportados por las normas

Las exigencias documentales reportadas por la entidad no tienen

un soporte normativo legal o reglamentario, por lo que contraría lo

dispuesto por el artículo 9 de la Ley 1437 de 2011, en especial los

numerales 3 y 5.

Exigencias


Se solicita acreditación documental

de informaciones que reposan en la

entidad, en tanto ella es la

competente para efectuar la

titulación de la cual se pide

certificación


del Decreto Ley 2150 de 1995, 9 del Decreto Ley 019 de 2012, 14

de la Ley 962 de 2005, y teniendo en cuenta que el INCODER es

responsable de adelantar los procesos de titulación de tierras a las

comunidades negras e indígenas, es su obligación legal eliminar

toda carga documental respecto a informaciones, hechos y

circunstancias que deba verificar por encontrarse tal información

en la propia entidad. La certificación supone la acreditación de

informaciones que se encuentran en poder de la entidad, en tanto

ella es la responsable de efectuar los procesos de titulación. En

este sentido solamente requiere que el ciudadano informe los

datos de identificación más no que aporte acreditaciones

documentales sobre ellos.

.



ley


Bajo control

regulatorio

La entidad no da aplicación a las

disposiciones legales que le

impiden solicitar acreditaciones

documentales acerca de

informaciones con las que cuenta

ella misma.

El plazo que reporta la entidad es

de 15 días.

La entidad debe eliminar las acreditaciones y expedir la

certificación con base en la información que le suministre el

solicitante. Para ello sería adecuado al tenor de la Ley 962 de

2005, implementar un Formato Único de solicitud de certificación

que permita incorporar los datos necesarios para resolver la

petición intra-institucionalmente.

La entidad debe dar aplicación al numeral 1 del artículo 14 de la

Ley 1437, tal como fue reformada por la ley 1755 de 2015, que

reglamenta el derecho de petición, en cuanto sostiene que las

peticiones de documentos deben darse dentro de los 10 días

hábiles y el cotejo que debe hacer la entidad no implica ningún

plazo extraordinario.


131


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



132

3.7 E9-12 - Constitución, ampliación, saneamiento y reestructuración de resguardos indígenas





NOMBRE

Dato SUIT19

Constitución, ampliación, saneamiento y reestructuración de resguardos indígenas

Obs.

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Obs. Constituir, sanear, ampliar y reestructurar Resguardos, en beneficio de las comunidades indígenas, para su adecuado asentamiento y desarrollo, con la finalidad de preservar sus usos y costumbres y el mejoramiento de la calidad de vida de sus integrantes

RESULTADO

Dato SUIT

Obs. Acuerdo del consejo directivo del INCODER mediante el cual se constituye, amplia, sanea o reestructura un resguardo indígena


COSTO TIEMPO

Dato SUIT



Dato20

Obs21.

ATENCIÓN

Dato

Obs.



133


REQUISITOS

Dato SUIT

Obs. 1.Ubicación

2.Vías de acceso

3.Un croquis del área pretendida (tenencia de tierra)

4.Número de familias que i tengan la comunidad

5.Dirección para comunicaciones y notificaciones

NORMATIVA

Dato SUIT

Obs. 1.Ley 21 de 1991 Por medio de la cual se aprueba el Convenio número 169 de 1989 de la OIT sobre pueblos indígenas y tribales en países independientes.

2.Ley 160 de 1994 "Por la cual se crea el Sistema Nacional de Reforma Agraria y Desarrollo Rural Campesino, se establece un subsidio para la adquisición de tierras, se reforma el Inst.tuto Colombiano de la Reforma Agraria y se dictan otras disposiciones' .

3.Decreto 2164 de 1995 "Por el cual se reg amenta parcialmente el Capítulo XIV de la Ley 160 de 1994 en lo relacionado con a dotación y titulación de tierras a las comunidades indígenas para la const.tución, reestructuración, ampliación y saneamiento de los resguardos indigenas en el territorio nacional

4. Ley 89 de 1890, "Por la cual se determina la manera como deben ser gobernados os salvajes que vayan reduciéndose a la vida civilizada'

5.Decreto 1397 de 1996, "Por el cual se crea la Comisión Nacional de Territorios Indígenas y la Mesa permanente de Concertación con los pueblos y organizaciones indigenas y se dictan otras disposiciones"

6.Acuerdo 180 de 2009 del INCODER, "Por el cual se establecen las normas técnicas para los trabajos de topografía y cartografia para los diferentes programas misionales del Instituto"

7.Plan Nacional de Desarrollo.

8.Decreto 3759 de 2009 "por el cual se aprueba la modificación de la estructura del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural — INCODER, y se dictan otras disposiciones'

9.Norma técnica de Calidad de la Gestión Pública- NTCGP 1000. Manual de implementación.

10. Modelo Estándar de Control Interno MECI: 2014

11.Decreto 943 de 21 de mayo de 2014. Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno- MECI.

12.Decreto 4485 de 2009. El cual Adopta la primera actualización de la Norma Técnica de Calidad en laGestión Pública NTCGP 1000. Documento trabajado y desarrollado por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) en conjunto con diferentes empresas.


Dato

Obs.

PERIODICIDAD

Dato


134

Obs.


135



ORIGEN


Constitucional

El Estado reconoce y protege la diversidad étnica y cultural de la Nación colombiana.


Legal Ordinaria

1. Deberá reconocerse a los pueblos interesados el derecho de propiedad y de posesión sobre las tierras que tradicionalmente ocupan. Además, en los casos apropiados, deberán tomarse medidas para salvaguardar el derecho de los pueblos interesados a utilizar tierras que no estén exclusivamente ocupadas por ellos, pero a las que hayan tenido tradicionalmente acceso para sus actividades tradicionales y de subsistencia. A este respecto, deberá prestarse particular atención a la situación de los pueblos nómadas y de los agricultores itinerantes.

2. Los gobiernos deberán tomar las medidas que sean necesarias para determinar las tierras que los pueblos interesados ocupan tradicionalmente y garantizar la protección efectiva de sus derechos de propiedad y posesión.

3. Deberá instituirse procedimientos adecuados en el marco del sistema jurídico nacional para solucionar las reivindicaciones de tierras formuladas por los pueblos interesados.

Artículos 85 de la Ley 160 de 1994

Legal Ordinaria

El Instituto estudiará las necesidades de tierras, de las comunidades indígenas, para el efecto de dotarlas de las superficies indispensables que faciliten su adecuado asentamiento y desarrollo, y además llevará a cabo el estudio de los títulos que aquellas presenten con el fin de establecer la existencia legal de los resguardos.

Con tal objeto constituirá o ampliará resguardos de tierras y procederá al saneamiento de aquellos que estuvieren ocupados por personas que no pertenezcan a la respectiva parcialidad.

Así mismo, reestructurará y ampliará los resguardos de origen colonial previa clarificación sobre la vigencia legal de los respectivos títulos, con las tierras poseídas por los miembros de la parcialidad a título individual o colectivo, y los predios adquiridos o donados en favor de la comunidad por el INCORA u otras entidades.

COMPETENCIA Artículo 85 de la Ley 160 de 1994

Legal Ordinaria

Dispone en cabeza del INCODER lo relativo a constitución, ampliación, saneamiento y reestructuración de resguardos indígenas.


Reglamentaria Es función del INCODER planificar y ejecutar los procedimientos para la constitución, ampliación, saneamiento y reestructuración de los resguardos indígenas en beneficio de sus comunidades.


Reglamentaria Es función de la Dirección Técnica de Asuntos Étnicos del INCODER revisar las etapas adelantadas por las Direcciones Territoriales en los procedimientos tendientes a la constitución, ampliación, saneamiento y reestructuración de los resguardos indígenas, obtener el concepto del Ministerio del Interior y de Justicia y preparar proyecto de decisión para análisis y consideración del Consejo Directivo, según lo previsto en el Decreto 2164 de 1995.

CONDICIONES Artículo 7 del Decreto 2164 de 1995

Reglamentaria El trámite puede iniciar de oficio por el INCODER, por petición del Ministerio del Interior, de otra entidad pública o de la comunidad indígena interesada, o de una organización indígena.


136


REQUISITOS

DOCUMENTALES

Parágrafo del artículo 7 del Decreto 2164 de 1995

Reglamentaria A la solicitud de constitución o ampliación del resguardo deberá acompañarse una información básica relacionada con la ubicación, vías de acceso, un croquis del área pretendida, el número de familias que integran la comunidad y la dirección donde recibirán comunicaciones y notificaciones.

COSTO

Ninguno


PLAZO DE

RESPUESTA


Reglamentaria Los plazos consagrados en la norma suman como máximo 130 días hábiles.

PROCEDIMIENTO Decreto 2164 de 1995 Reglamentaria El Decreto consagra los lineamientos generales y los pasos requeridos para realizar el trámite, en lo que no esté reglamentado aplican las normas de la Ley 1437 de 2011 y en lo no regulado por éstas, aplican las disposiciones de la Ley 1755 de 2015, Estatutaria del derecho Fundamental de Petición.

(*) Esta norma fue derogada tácitamente por el Decreto 2365 de 2015, ya que el Instituto se encuentra en liquidación. No obstante

lo anterior, el INCODER es el encargado de la asesoría y el acompañamiento.


137

C. MAPA DEL PROCESO


138


7. Fija y desfija edicto

FijarydesfijareledictoquecontengalosdatosesencialesdelapeticiónenlasecretaríadelaAlcaldía

dondesehalleubicadoelprediooelterrenoalegalizar.

8. Realizar visita a comunidad o resguardo indígena

Realizarvisitaparalevantamientodeinformación(estudiosocioeconómico,jurídicoydetenenciade

tierras,determinaciónáreadelresguardoylevantamientotopográfico).Paralostrámitesde

constitución,AmpliaciónReestructuraciónySaneamientosedebeverificarcumplimientodelaFunción

SocialdelaPropiedad.DurantelavisitasedebendiligenciarlosformatosdeActadevisitaala

comunidadindígenayCensoSocioeconómico,Jurídicoydetenenciadetierrascomunidadindígena(FI-

OA-GAE)y(F2-OA-GAE)versionespublicadasenintranet.

12. Validar planos y realizar redacción de linderos

VerificarlosplanosyredaccióndelinderosdeláreaalegalizarcomoResguardoIndígena,paravalidar

quecumplanconlasnormastécnicasestablecidaselAcuerdo180de2009delINCODER

13. Subsana una nulidad

Corregirlasirregularidadesquesehayanpresentadoencualquieradelasactividadesinherentesal

procedimiento(nulidadessaneables),deacuerdoconlossiguientespasos.

1.ExpedicióndeunAutoquecoloqueenconocimientodelosinteresadoslaocurrenciadelarespectiva

nulidad

2.ElAutodebecumplirlasmismasetapaspublicitariasseñaladasenlasactividadesNo.4yNo.6deéste

procedimiento

3.Enelcasodequelanulidadseaalegadaoportunamenteporalgunodelosinteresados,seprocederáa

decretarla,esdecir,elprocedimientodeberáreiniciarseapartirdelmomentoprevioalaocurrenciade

larespectivanulidad.

4.Enelcasodequelanulidadnoseaalegadaoseaalegadafueradetérmino,seentenderásubsanaday

secontinuaráeltrámiteordinario.

16. Revisar expediente jurídico

Adelantar las acciones de revisión y cumplimiento del Decreto 2164 de 1995 y normas de INCODER


139

24. Realizar verificación de soportes documentales

Realizarlarevisióndelossoportesdocumentalesquehacenpartedecadaexpedientedeconstitución,

ampliación,saneamiento,reestructuraciónderesguardos,mediantelosformatosFI-OA-GAE,F13-OA-

GAE,F14-OA-GAEyF16-OA-GAErespectivamente.Laactividaddeverificacióniniciaconlaaperturade

cadaexpedienteyaprobacióndeltrámiterespectivomomentoenelqueseanexaráelformatode

verificación,elcualdeberádiligenciarsecontinuamentesegúnavanceelprocedimiento.

25. Solicitud

La solicitud deberá contener:

1. Ubicación

2.Vías de acceso

3.Un croquis del área pretendida (tenencia de tierra)

4.Número de familias que integran la comunidad

5.Dirección para comunicaciones y notificaciones


140


PASO

CANAL

PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO NORMATIVO

Radicar la solicitud

Solicitante Presencial Front Office

Ubicación, vías de acceso, un croquis del área pretendida, el número de familias que integran la comunidad y la dirección donde recibirán comunicaciones y notificaciones.

Legal: Artículo 13 de la Ley 1755 de 2015

Reglamentario: Parágrafo del artículo 7 del Decreto 2164 de 1995

Recibir y analizar solicitud. Verificar cumplimiento de requisitos de solicitud.




Expide auto que ordena visita y expide comunicaciones.

INCODER – Subdirección de promoción, seguimiento y asuntos étnicos



Expide comunicación al MinAmbiente y concepto función ecológica de la propiedad

INCODER – Subdirección de promoción, seguimiento y asuntos étnicos

Back Office Ninguno Legal: Artículo 87 de la Ley 160 de 1994

Reglamentario: Parágrafo del Art. 10 del Decreto 2164 de 1995

Fija y desfija el edicto INCODER – Dirección técnica de asuntos étnicos

Alcaldía del lugar del resguardo


Realizar visita a comunidad o resguardo indígena y elaborar estudio socioeconómico, jurídico y de tenencia de tierras.

Visitador Presencial comunidad indígena


Reglamentario: Arts. 9, 10 y 11 del Decreto 2164 de 1995

Realizar levantamiento topográfico

Visitador Presencial comunidad indígena


Realizar revisión al estudio socioeconómico, jurídico y de tenencia de tierras.



Validar planos y realizar redacción de linderos

INCODER – Grupo SIG de Subgerencia de plantación


Subsanar nulidades INCODER – Dirección técnica de asuntos étnicos


Remitir expediente al MinInterior para solicitar concepto previo para

INCODER – Dirección técnica de

Back Office Al expediente se anexarán, entre otros los siguientes documentos:

Legal: Ninguno

Reglamentario: Art. 8, 12 y 17


141

PASO

CANAL

PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO NORMATIVO

procedimiento de constitución de resguardo indígena.

asuntos étnicos

a). La relación completa de los bienes inmuebles rurales y mejoras del Fondo Nacional Agrario que serán entregados a las comunidades y constituidos a título de reguardo;

b). Una enumeración de los predios o mejoras entregados o traspasados a la comunidad por el Incora y otras entidades, así como los documentos de propiedad de los mismos;

c). Un inventario de las tierras y mejoras poseídas por la comunidad o sus miembros, a título colectivo o individual y los documentos que lo acrediten ;

d). Los planos d ellas tierras a constituir, ampliar, reestructurar o sanear con el carácter legal de resguardo, que englobe los inmuebles del Fondo Nacional Agrario, las tierras entregadas por otras entidades públicas o privadas y las poseídas en forma colectiva o individual por la comunidad y las que fueren cedidas por sus miembros

e). Las demás circunstancias especiales relacionadas con las tierras objeto de los procedimientos.

del Decreto 2164 de 1995

Resolver oposiciones INCODER – Dirección técnica de asuntos étnicos


Revisar expediente jurídico.



Proyectar acuerdo INCODER – Dirección técnica de asuntos étnicos


Remitir proyecto a Oficina de Asesoría Jurídica para revisión

INCODER – Dirección técnica de

Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el


142

PASO

CANAL

PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO NORMATIVO

final asuntos étnicos detalle del procedimiento.

Aprobar acuerdo INCODER – Consejo Directivo


Notificar acuerdo INCODER – Dirección técnica de asuntos étnicos



Resolver recursos de oposición




Remitir acuerdo a secretaria general para su publicación



Publicar acuerdo INCODER – Secretaría General


Reglamentario: Art. 8, 12 y 17 del Decreto 2164 de 1995

Realizar verificación de soportes documentales




143


5 24

❶ Básico

❶ Presencia

❶ Complejo

❸ Adecuada

❶ Inadecuada

❸ Adecuada


Ninguna de las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo


ND

CIFRAS RELEVANTES







144



Información

ID MEJORA





Administración


E9-12-27 La caracterización de la población es llenada por un funcionario del INCODER, lo que hace que el trámite tenga riesgo de retraso cuando la agenda del funcionario está llena.

-Designar al SISBEN para que realice las visitas de reconocimiento cuando estas no tengan un carácter que requiera a algún técnico profundo. Se debe diseñar un plan de visitas en conjunto con otras entidades para que el visitador del SISBEN haga levantamientos en campo con una masa crítica importante que permitirá reducir costos.

Medio

Tecnología




Largo


145

E9-12-7 El solicitante debe entregar los requisitos en la ventanilla del INCODER para poder iniciar con el procedimiento


Largo

Interoperabilidad



146



147



Elementos agregados

26. Ingresar solicitud vía web: El solicitante tiene la opción de ingresar la solicitud del trámite a través

de la web


1. Llenar solicitud: la solicitud se llena de manera digital en la ventanilla con la asesoría de un

funcionario

8. Realizar visita a comunidad o resguardo indígena: La visita a la comunidad se realiza a través de

un contratista externo al INCODER con el fin de agilizar el flujo del trámite y reducir costos.

9. Elaborar estudio socioeconómico, jurídico y de tenencia de tierras: Esta actividad puede ser

realizada por el visitador externo al INCODER. Para este se le deberá instruir como ejecutar la actividad y

dotarlo con un formulario para hacer el levantamiento de datos.

10. Realizar el levantamiento topográfico: Esta actividad puede ser realizada por el visitador externo

al INCODER. Para este se le deberá instruir como ejecutar la actividad y dotarlo con un formulario para

hacer el levantamiento de datos.


148


A C M L



❶ ❶ ❶ ❶ Básico

5 5 0%24 24 0%



149



Prácticas de control ex ante que no generan

valor agregado


Acreditaciones



Exigencias




requisitos no contempladas en la ley


Bajo control

regulatorio

El trámite no se encuentra

en el SUIT.

El trámite debe adelantarse

de manera presencial.

El plazo reportado por la

entidad es mayor al que

contempla la normatividad.

El trámite debe estar informado en el sistema, esto contraría entre otras

disposiciones, lo establecido por el artículo 8 numeral 3 de la Ley 1437

de 2011 que establece la obligación de mantener a disposición de toda

persona información completa y actualizada mediante medios

electrónicos sobre los trámites que lleva a cabo la entidad.

En la medida de lo posible y bajo la condición particular de los sujetos

intervinientes el trámite debería poderse adelantar de manera virtual, la

situación actual va en contravía de lo establecido por la Ley 1437 de

2011, cuando señala en su artículo 53 que los procedimientos y

trámites administrativos podrán realizarse a través de medios

electrónicos.

El plazo reportado por la entidad es de 14 meses. No obstante, de la

normatividad se desprende un lapso máximo de 130 días hábiles, que

se traducen en cerca de 7 meses. En este sentido, la entidad debe

ajustar su procedimiento interno para que se logre la realización del

trámite dentro del plazo establecido por la norma.


150


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



151

3.8 E9-13 - Revocatoria directa





NOMBRE

Dato SUIT22

Revocatoria directa

Obs.

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Obs. Revocar directamente las resoluciones de adjudicación, cuando se establezca la violación de las normas constitucionales, legales o reglamentarios vigentes en el momento de la expedición del acto administrativo y de esta manera, devolverlos al dominio de la Nación o de particulares

RESULTADO

Dato SUIT

Obs. Resolución motivada de revocatoria o no, de la resolución de adjudicación


COSTO TIEMPO

Dato SUIT



Dato23

Obs24.

ATENCIÓN

Dato

Obs.



152


REQUISITOS

Dato SUIT

Obs.

NORMATIVA

Dato SUIT

Obs. 1.Ley 160 de 1994. Por la cual se crea el Sistema Nacional de Reforma Awaria y Desarrollo Rural Campesino, se establece un subsidio para la adquisición de tierras, se reforma el Instituto Colombiano de la Reforma Agraria y se dictan otras disposiciones.

2.Incisos 60 y 70 del articulo 72.

3.Decreto 1071 de 2015 'Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo Agropecuario, Pesquero y de Desarrollo Rural" PARTE 14 - TITULO 19 Resolución 017 de 1995. Por la cual se adoptan los criterios metodológicos para determinar la unidad

agrícola familiar en terrenos baldíos por zonas refativamente homogéneas adjudicables.

4.Resolución 041 de 1996. Por la cual se determinan las extensiones de las Unidades Agricolas Familiares por Zonas Relativamente Homogéneas.

5.Acuerdo 014 de 1995. Por el cual se establecen las excepciones a la norma general que determinan la titulación de los terrenos baldíos de la Nación en Unidades Agrícolas Familiares.

6.Acuerdo 114 de 2007. Uso y Manejo de terrenos comunales

7.Acuerdo 192 de 2009. Por la cual se deroga el Acuerdo 16 del 17 de octubre de 1997 y se actualizan los criterios que establecen la extensión de la Unidad Agricola Familiar.

8.Decreto 3759 de 2009, Por el cual se modifica la estructura del INCODER.

9.Resolución 2047 de 2009. Por la cual se determinan los lineamientos, se delegan funciones y realización de algunos actos administratlvos en las Direcciones Territoriales.


Dato

Obs.

PERIODICIDAD

Dato

Obs.


153



ORIGEN


Constitucional



Legal Ordinaria

Los actos administrativos deberán ser revocados por las mismas autoridades que los hayan expedido o por sus inmediatos superiores jerárquicos o funcionales, de oficio o a solicitud de parte, en cualquiera de los siguientes casos:

1. Cuando sea manifiesta su oposición a la Constitución Política o a la ley.

2. Cuando no estén conformes con el interés público o social, o atenten contra él.

3. Cuando con ellos se cause agravio injustificado a una persona.

Inciso 6 del artículo 72 de la Ley 160 de 1994

Legal Ordinaria

Sin perjuicio de las acciones ante lo contencioso administrativo, el INCORA (Hoy INCODER) podrá revocar directamente, en cualquier tiempo, las resoluciones de adjudicación de tierras baldías proferidas con violación a lo establecido en las normas legales o reglamentarias vigentes sobre baldíos.

COMPETENCIA Artículo 93 de la Ley 1437 de 2011 y Artículo 4 del Decreto 3759 de 2009 (*)

Reglamentaria El artículo 4 determina las funciones del INCODER y de acuerdo con el CPACA, los actos administrativos deberán ser revocados por las mismas autoridades que los hayan expedido o por sus inmediatos superiores jerárquicos o funcionales.

CONDICIONES Artículo 93 de la Ley 1437 de 2011

Legal Ordinaria

La revocatoria procede de oficio o a solicitud de parte.

REQUISITOS DOCUMENTALES

Ninguno

COSTO

Ninguno

PLAZO DE RESPUESTA


Legal Ordinaria

Las solicitudes de revocación directa deberán ser resueltas por la autoridad competente dentro de los dos (2) meses siguientes a la presentación de la solicitud.

PROCEDIMIENTO Capítulo IX de la Ley 1437 de 2011

Legal Ordinaria

El trámite se adelanta de acuerdo con las normas del CPACA. El artículo 72 de la ley 160 de 1994 consagra una de las excepciones al requisito del consentimiento previo, expreso y escrito del titular.

(*) Esta norma fue derogada tácitamente por el Decreto 2365 de 2015, ya que el Instituto se encuentra en liquidación. No obstante lo anterior, el INCODER es el encargado de realizar las revocatorias directas.


154

C. MAPA DEL PROCESO


155


7. Archiva solicitud de adjudicación y notifica

Elaborar auto de archivo de la solicitud por desistimiento tácitomanifestando la causa por la cual se

procedeadararchivoalasolicitud.F129-OA-TB(versiónvigenteenintranet).Notificaralsolicitanteyal

agente del ministerio público (ver condiciones y/o requisitos Numeral 53) FI 37-OA-TB Notificación a

Terceros F50-OA-TB Acta de Notificación. Si no se logró notificación personal se deberá notificar por

avisoFI38-OA-TBNotificaciónporAviso.

8. Resuelve recurso si se presenta y notifica

Unaveznotificadoelautodearchivodelasolicitudpordesistimientotácitosedaráunplazode10días

paraqueelsolicitantepresenterecursodereposicióndeconformidadconelartículo76delCPACA,el

cualdeberáser:

a)ResueltoconfirmandoorevocandoladecisióndearchivoFI12-OA-TB

b)NotificadoalsolicitanteyalagentedelMinisterioPúblico

c)EjecutoriadoF34-OA-TB

25. Solicitud

El procedimiento se puede iniciar a solicitud de cualquier persona natural o jurídica, del Procurador

Agrario,de cualquierentidadpública,de las comunidadesuorganizaciones campesinas.Cuando inicia

porsolicitudestaserárecibidayradicadadeacuerdoconelprocedimientoGestióndeCorrespondencia

PR2-PA-GD.


156


PASO

CANAL

PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO

NORMATIVO

Se radica la solicitud de revocatoria directa, si el trámite inicia a solicitud de parte.

SOLICITANTE Presencial Ventanilla Front Office

Justificar que las adjudicaciones de baldíos cuya revocatoria se pretende fueron proferidas con violación a lo establecido en las normas legales o reglamentarias vigentes sobre baldíos



Numerar, conseguir expediente y entregar a abogado designado



Revisar expediente y valorar la solicitud

INCODER – Abogado


Si se requiere información adicional, se hace el requerimiento al interesado.

INCODER – Abogado


Si se requirió al interesado y este no contestó se archiva la solicitud y se notifica. En caso de que se presente recurso, se resuelve.

INCODER – Abogado


En caso de no requerir información adicional se establece la procedencia de la actuación administrativa.

INCODER – Abogado


Si no es procedente se rechaza la solicitud de revocatoria directa y se notifica al solicitante.

INCODER – Abogado

Back Office No procede recurso alguno contra esta decisión.



De ser procedente se inicia el proceso de revocatoria directa. (Si se inicia de oficio el trámite arranca aquí)

INCODER – Abogado


Se solicita la inscripción del proceso administrativo en la oficina de Registro.

INCODER – Abogado


Se practican las pruebas decretadas.

INCODER – Abogado


Se realiza diligencia de inspección ocular

INCODER – Ingeniero Agrónomo


Se trasladan las pruebas practicadas.

INCODER – Abogado Dirección

Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el


157

PASO

CANAL

PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO

NORMATIVO

Territorial detalle del procedimiento.

Si se requiere aclaración o complementación se realiza.

INCODER – Abogado


Se emite resolución. INCODER – Abogado


En caso de que no se requiera aclaración o complementación; o tras realizarla, se notifica la constancia de ejecutoria.

INCODER – Abogado


Se remite la resolución a la ORIP

INCODER – Abogado


Se remite el expediente a procesos agrarios

INCODER – Abogado


Se registra y actualiza la información en el aplicativo ISOlución

INCODER – Abogado Dirección Territorial



158


20

❶ Básico

❶ Presencia

❶ Complejo

❸ Adecuada

❸ Adecuada

❸ Adecuada




ND

CIFRAS RELEVANTES







159



Información

ID MEJORA





Administración


Tecnología




Largo



Habilitar campos especiales en la página web en dónde se soliciten los documentos requeridos y el ciudadano pueda adjuntarlos, además de que se pueda desplegar una ventana/pestaña explicando a detalle el requisito que se debe entregar. Esto evitará que el solicitante invierta tiempo y dinero al tener que ir a la ventanilla a radicar los documentos presencialmente

Largo

Interoperabilidad



160



161



Elementos agregados

27. Ingresar solicitud vía web: el solicitante tiene la opción de ingresar la solicitud del trámite a través

de la web


1. Llenar la solicitud: el funcionario llena la solicitud de manera digital en la ventanilla


162


A C M L



❶ ❶ ❶ ❶ Básico

0 0 ---20 15 -25%



163



Prácticas de control

ex ante que no

generan valor

agregado


Acreditaciones

documentales

extralegales

Ninguna identificada

El trámite se encuentra ajustado a la regulación

Exigencias

documentales

redundantes


Exigencias de

condiciones o

requisitos no

contempladas en la

ley


Bajo control

regulatorio

El inicio del trámite en el caso

de ser a petición de parte se

realiza de manera presencial

únicamente.

De la información reportada se infiere que el trámite inicia por petición de

manera presencial. El trámite debería poder iniciarse de manera virtual,

la situación actual va en contravía de lo establecido por la Ley 1437 de

2011, cuando señala en su artículo 53 que los procedimientos y trámites

administrativos podrán realizarse a través de medios electrónicos y en su

artículo 54 que toda persona tiene el derecho de actuar ante las

autoridades utilizando medios electrónicos, bajo la condición de registrar

su correo electrónico.


164


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



165

4 PLAN DE ACCIÓN

En esta sección se presenta una propuesta sobre las acciones que la entidad deberá realizar para poder

efectuar las mejoras propuestas en el capítulo anterior.

Los planes de acción identificados para la entidad son los siguientes:

ID Plan de Acción Categoría Nombre Plan de Acción

INF-1 INFORMACION Actualizar datos en SUIT INF-2 INFORMACION Cargar toda la información en SUIT ADM-4 ADMINISTRATIVO Mecanismo de firma digital ADM-7 ADMINISTRATIVO Tercerización de las visitas TEC-1 TECNOLOGIA Implementación de sistema para diligenciar la información básica TEC-3 TECNOLOGIA Implementación de sistema para adjuntar documentación vía web

NOR-3 NORMATIVO Aplicación del principio legal de fortalecimiento tecnológico y el constitucional de reserva legal de los requisitos

Tabla 2. Listado de Planes de acción


166

INFORMACION

Acción Actualizar datos en SUIT

ID INF-1

Descripción

Realizar un análisis de las características o elementos esenciales que componen un trámite y actualizar estas en el portal SUIT por medio de los procedimientos establecidos por el DAFP.

Líder

Categoría

Duración total Enlace de la entidad con

el DAFP

INFORMACION

2 Semanas

Justificación

Los deberes y obligaciones contenidos en el Artículo 1 numeral 3 de la Ley 962 de 2005 y en el Artículo 40 del Decreto Ley 019 de 2012, suponen garantizar el ejercicio del derecho de acceso a la información por parte de la entidades, a partir de proveer al ciudadano información confiable y actualizada acerca de los trámites. Para ello, el legislador ha instituido varios mecanismos entre los cuales se encuentra el SUIT, instrumento al cual se le han asignado efectos de carácter jurídico en tanto solamente resultan exigibles al ciudadano aquellos trámites y requisitos que han sido incorporados al sistema. No obstante, en la práctica persisten brechas entre la información contenida en el SUIT y las exigencias de la entidad para adelantar el trámite, lo que genera al ciudadano la necesidad de superar barreras prácticas y cumplir cargas no informadas con sus correspondientes efectos, según el caso, en cuanto a reprocesos, mayores costos, mayor tiempo invertido, y en general, respecto a la seguridad jurídica que brindan las entidades de frente al cumplimiento del ordenamiento, a la legalidad del trámite y sus exigencias, y a la garantía plena de los derechos ciudadanos.

Cronograma (Semanas) ID Tarea

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1

Revisar las características de los

trámites x Planificación

2 Realizar proceso de actualización con el

DAFP x Enlace con DAFP

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo BAJO BAJO

BAJO

BAJO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Número de quejas o reclamos relacionados con la información del

trámite


167



E9-5 Apoyo técnico administrativo y judicial para la titulación de baldíos y procesos agrarios E9-10 Solicitud de copias


1 El proceso de actualización de la información publicada debe ser el resultado de un análisis conjunto en sesiones de trabajo que involucre a persona de las áreas de sistemas, planificación, atención al ciudadano y legal. Durante estas mesas de trabajo se deben analizar todos los campos publicados en el SUIT y se debe llegar a un conceso general considerando que esta es la información que el ciudadano leerá y usará como base para el inicio del trámite. Los campos que se deben debatir y consensuar son: • Nombre de trámite SUIT • ¿Cuándo se puede realizar? • ¿A dónde ir? • Costo • Resultado • Descripción • Requisitos • ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? • Soporte legal

2 El Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP cuenta con procedimientos establecidos para la actualización de la información de los trámites inscritos en el SUIT. Esta fase consiste en el contacto con el DAFP y realizar los procedimientos establecidos.


168

INFORMACION

Acción Cargar toda la información en SUIT

ID INF-2

Descripción

Realizar un análisis de las características que componen un trámite y publicar estas en el portal SUIT por medio de los procedimientos establecidos por el DAFP.

Líder

Categoría

Duración total Enlace de la entidad con

el DAFP

INFORMACION

4 Semanas

Justificación

El derecho de los ciudadanos a informarse implica que la información brindada cuente con atributos que garanticen la eliminación de barreras para acceder a los trámites y servicios que brinda el Estado, por lo que tal información debe responder a los principios de integridad y completitud, bajo los cuales el ciudadano puede obtener la claridad necesaria y suficiente para entender adecuadamente la manera en que debe dar cumplimiento a sus obligaciones o solicitar un pronunciamiento determinado, así como para tener certeza respecto al procedimiento, los tiempos de respuesta, los costos, las posibles interacciones y lo que recibirá como salida final de su solicitud. En esta medida, la ausencia de información en el SUIT o la presencia injustificada de campos en blanco o campos no diligenciados adecuada y coherentemente, supone la necesidad de acoger acciones, medios e instrumento que permitan controlar tanto al Departamento Administrativo de la Función Pública como a la propia entidad, la calidad de la información que se carga en el sistema, evitando que el ciudadano se enfrente a barreras por ausencia total o parcial de información.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1

Revisar las características de los

trámites x Planificación

2 Realizar proceso de actualización con el

DAFP x x x Enlace con DAFP

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo BAJO BAJO

BAJO

BAJO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Encuestas a ciudadanos sobre

cómo se informó de los requisitos y pasos para realzar el trámite


169


E9-9 Asesoría y Acompañamiento para la constitución y reconocimiento de la personería jurídica de las asociaciones de usuarios de los distritos de adecuación de tierras

E9-12 Certificación de Existencia de Territorio Legalmente Constituido o en Proceso de Titulación a Comunidades Indígenas y/o Negras

E9-11 Proceso de revocatoria directa E9-13 Constitución ampliación y acompañamiento Resguardos indígenas


1 El proceso de inscripción de un trámite en el SUIT debe comenzar con el análisis de la información que caracteriza al trámite. Este análisis debe ser el resultado de un análisis conjunto en sesiones de trabajo que involucre a persona de las áreas de sistemas, planificación, atención al ciudadano y legal. Durante estas mesas de trabajo se deben analizar todos los campos a publicarse en el SUIT y se debe llegar a un conceso general considerando que esta es la información que el ciudadano leerá y usará como base para el inicio del trámite. Los campos que se deben debatir y consensuar son: • Nombre de trámite SUIT • ¿Cuándo se puede realizar? • ¿A dónde ir? • Costo • Resultado • Descripción • Requisitos • ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? • Soporte legal

2 El Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP cuenta con procedimiento establecido para la inscripción del trámite en el SUIT. Esta fase consiste en el contacto con el DAFP y realizar los procedimientos establecidos.


170

ADMINISTRATIVO

Acción Mecanismo de firma digital

ID ADM-4

Descripción

Implementar dentro la operativa de firmas de las resoluciones de la entidad la "Firma Digital", la cual es equivalente a la firma manuscrita que garantiza la identidad y responsabilidad del autor de la firma. Esta firma cuenta con el mismo valor probatorio y fuerza obligatoria de una firma manuscrita, aportando un atributo de seguridad jurídica adicional, como lo es la integridad de la información.

Líder

Categoría

Duración total Responsable de proyecto de implantación. Área de

planificación o mejora continua

ADMINISTRATIVO

8 Meses

Justificación

La introducción al ordenamiento jurídico colombiano de las tecnologías de la información y las comunicaciones en pro de la eficiencia y calidad administrativas, supone la incorporación de instrumentos que permitan agilizar y dar celeridad a aquellas actividades que requieren para su validez jurídica, la firma del funcionario competente para resolver el trámite o la expedición de la documentación avalada con la misma, y que en mayor o menor proporción, según la entidad y el tipo del trámite, constituyen cuellos de botella del trámite en tanto resultan masivas o de alta demanda o de alto impacto en el curso de las actividades normales de servicio al ciudadano. El legislador ha incorporado disposiciones mediante las cuales autoriza a las entidades en algunos casos, y en otros las obliga, a adoptar mecanismos de firma digital y de firmas mecánicas en sustitución de la firma autógrafa de documentos. Acoger estos mecanismos permite a la entidad ajustarse al cumplimiento de lo dispuesto en el Artículo 6 de la Ley 962 de 2005 en cuanto al uso de medios tecnológicos, facilita la implementación de los medios electrónicos para la tramitación integral de solicitudes y expedientes electrónicos ordenados en la Ley 1437 de 2011, y permite aprovechar lo dispuesto en el Artículo 12 del decreto 2150 de 1995, disposición que data de veinte años atrás, relativa a la potestad de acoger firmas mecánicas para trámites masivos.

Cronograma (Meses) ID Tarea

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1

Analizar procesos actuales susceptibles de emplear la firma digital

x Responsable del proyecto

2 Diseñar nuevos procesos x x Responsable del proyecto

3 Adecuar normativas en la entidad

x x Director legal y de sistemas de

la entidad

4 Realizar proceso de

adquisición con Certicámara

x Compras

5 Implementar piloto y desplegar al resto de

procesos x x x x Responsable del proyecto

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo MEDIO MEDIO

BAJO

BAJO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Tiempo y costo administrativo total por

trámite


171


E9-11 Proceso de revocatoria directa


1 Realizar un análisis de los trámites que gestiona la entidad e identificar aquellos susceptibles de incluir la firma digital. Estos procesos son los que implican la firma manuscrita en los actos administrativos. Levantar una priorización de estos trámites por medio de mesas de trabajo y análisis de las estadísticas de frecuencia y coste del trámite. Una vez identificados los más importantes se deberá realizar el levantamiento en detalle del proceso del trámite, identificando claramente las actividades donde se involucra la firma manuscrita en el trámite.

2 Se debe comprender perfectamente el funcionamiento de la firma digital, para esto existe bastante información disponible, sin embargo se sugiere realizar los contactos con empresas certificadoras como Certicámara para comprender los requisitos, la operativa y los beneficios de esta tecnología. Sobre los procesos de los trámites priorizados y levantados se deberá realizar un rediseño de estos implementando las funciones y pasos correspondientes a la firma digital. El rediseño de estos procesos debe ser realizado en sesiones de trabajo conjunta con los dueños de los trámites y por el personal involucrado.

3 Con el resultado de los nuevos procesos se debe analizar desde un punto de vista normativo que los trámites con firma digital estén adecuadamente cubiertos bajo la normativa vigente en la entidad. En caso contrario se deberán realizar las acciones necesarias para este fin. Desde el punto de vista tecnológico y conociendo los requisitos necesarios para implementar esta tecnología, se debe valorar los recursos existentes y analizar si se deben realizar inversiones para cubrir estos requerimientos.

4 Comenzar el proceso con empresas certificadoras como Certicámara según las instrucciones de solicitud del servicio y con el asesoramiento correspondiente.

5 Sobre el total de procesos diseñados se debe seleccionar uno para realizar una "prueba piloto". El proceso se selecciona considerando que sea representativo del resto de procesos pero que a su vez no tenga un elevado nivel de riesgo. En este sentido se recomienda seleccionar un proceso con mediana o baja demanda pero que a su vez involucre pasos similares al resto de trámites. Sobre este trámite se realizan las implementaciones tecnológicas y operativas por medio de formación al personal implicado. Bajo un periodo de tiempo y con la supervisión del equipo de trabajo se implementa, controla y evalúa los resultados por medio de la medición de los indicadores propuestos. Se realizan también las acciones correctivas necesarias hasta obtener los resultados esperados. Una vez superado la prueba piloto de debe estructurar un plan para la implementación consecuente al resto de procesos.


172

ADMINISTRATIVO

Acción Tercerización de las visitas

ID ADM-7

Descripción

Adelantar un convenio o contrato con una entidad o empresa para que se encargue de realizar las visitas de campo. Permitiendo por un lado, liberar tiempo al funcionario de la entidad, y por otro volver eficiente el proceso de las visitas como consecuencia de las economías de escala que se generan al agrupar en una sola empresa la realización de visitas de campo que no requieren de un alto nivel de experticia.

Líder

Categoría

Duración total Responsable de

planeación

ADMINISTRATIVO

12 Meses

Justificación

La realización de las visitas por parte del personal de la entidad incurre en un esfuerzo de tiempo y costo para la entidad. Si el propósito de las visitas no incurre en temas estrictamente técnicos ni de decisión estos pueden ser realizados por un tercer actor. Esta situación se observa en varias entidades dentro de una misma zona geográfica, lo cual genera una oportunidad para concentrar estos esfuerzos en una sola empresa que aproveche los requerimientos de visitas de varias entidades optimizando las rutas de visitas y los costos implicados.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1

Analizar procesos actuales de la entidad y

de otras en la misma zona geográfica

x Planeación

2 Diseñar nuevos procesos

x x Planeación

3 Analizar la viabilidad técnica y económica

x Planeación

4 Contratar proveedores x x x x Contrataciones

5 Implementar nuevos procesos

x x x x x Planeación

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo ALTO MEDIO

ALTO

MEDIO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Tiempo y costo administrativo total por

cada trámite


173



E9-5 Apoyo técnico administrativo y judicial para la titulación de baldíos y procesos agrarios E9-12 Certificación de Existencia de Territorio Legalmente Constituido o en Proceso de Titulación a Comunidades

Indígenas y/o Negras


1 Realizar un análisis de los trámites o servicios que gestiona la entidad e identificar los que requieren la realización de visitas de carácter no técnico y sin toma de decisión. Estos procesos son los que implican el desgaste en tiempo y costo por que los funcionarios deben realizar las visitas dejando de cumplir con el resto de pasos que requieren de ellos para otros trámites en la entidad. Este proceso se puede consensuar con otras entidades en la misma zona geográfica para identificar sinergias. Levantar una priorización de estos trámites por medio de mesas de trabajo y análisis de las estadísticas de frecuencia y coste del trámite. Una vez identificados los más importantes se deberá realizar el levantamiento en detalle del proceso del trámite, identificando claramente las actividades donde se involucra la realización de la visita.

2 Sobre los procesos de los trámites priorizados y levantados se deberá realizar un rediseño de estos implementando las funciones y pasos correspondientes a que las visitas sean realizadas por un tercero y no por los propios funcionarios. El rediseño de estos procesos debe estar realizado en sesiones de trabajo conjunta con los dueños de los trámites y por el personal involucrado.

3 Con base en la información elaborada de los procesos actuales y los deseados se debe realizar un estudio de viabilidad económica y técnica para identificar las necesidades y posibilidades de inversión para que se puedan implementar los procesos futuros. En este punto es importante estar coordinados con el resto de entidades interesadas en la misma zona geográfica. Ya que se crea mayor demanda y masa crítica para la contratación del servicio externo.

4 Redactar los pliegos de condiciones para poder realizar la contratación de la entidad externa. Estos estarán basados en los procesos futuros. Es importante considerar las herramientas de TI para el cruce de información entre la entidad y la empresa a contratarse.

5 Sobre el total de procesos diseñados se debe seleccionar uno para realizar una "prueba piloto". El proceso se selecciona considerando que sea representativo del resto de procesos pero que a su vez no tenga un elevado nivel de riesgo. En este sentido se recomienda seleccionar un proceso con mediana o baja demanda pero que a su vez involucre pasos similares al resto de trámites. Sobre este trámite se realizan las implementaciones tecnológicas y operativas por medio de formación al personal implicado y la inclusión de la empresa contratada. Bajo un periodo de tiempo y con la supervisión del equipo de trabajo se implementa, controla y evalúa los resultados por medio de la medición de los indicadores propuestos. Se realizan también las acciones correctivas necesarias hasta obtener los resultados esperados. Una vez superado la prueba piloto de debe estructurar un plan para la implementación consecuente al resto de procesos.


174

TECNOLOGIA

Acción Implementación de sistema para diligenciar la información básica

ID TEC-1

Descripción

Implementar flujos de trabajo para la gestión electrónica del trámite, definir tipos de accesos de usuario al sistema y capturar mediante formularios web la información del usuario necesaria para diligenciar el trámite.

Líder

Categoría

Duración total Director Área Responsable

del Trámite

TECNOLOGIA

12 Semanas

Justificación

El análisis integral y armonizado de las disposiciones contenidas en Decreto Ley 2150 de 1995, en la Ley 962 de 2005, en la Ley 1437 de 2011 y en el Decreto Ley 019 de 2012, evidencia la institucionalización de la tecnología como medio adecuado, pertinente y necesario para asegurar el cumplimiento de las obligaciones y principios que sustentan el ejercicio de la Función Pública Administrativa, por lo que el plan propuesto tiene justificación en la necesidad de lograr el total ajuste regulatorio por parte de las entidades al cumplimiento de las disposiciones legales que obligan a adoptar, en forma permanente, mecanismos de interacción electrónica con la ciudadanía y de gestión integral de actuaciones administrativas a través de medios electrónicos, lo que sustenta como primer paso a seguir, la adopción de formularios web que permitan, aunque sea de manera parcial, capturar los datos básicos para la radicación de la solicitud, la activación de los procedimientos internos y el envío de las comunicaciones de confirmación de recibo e inicio del trámite o de las necesidades de complementación de la solicitud para que la actuación continúe.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1 Analizar procesos actuales

x x Planeación

2

Establecer los datos requeridos y diseñar

formularios de radicación virtual además de procesos futuros

x x x Planeación

3 Gestionar los servicios de desarrollo

x x Sistemas

4 Implementar los desarrollos

x x x Sistemas

5 Realizar prueba piloto e implementar

x x x x Planeación

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo MEDIO ALTO

MEDIO

MEDIO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Número de usuarios que acceden

mensualmente al sistema

Número de trámites iniciados

Tiempo y costo administrativo mensual de

cada trámite


175



E9-5 Apoyo técnico administrativo y judicial para la titulación de baldíos y procesos agrarios E9-9 Asesoría y Acompañamiento para la constitución y reconocimiento de la personería jurídica de las asociaciones de

usuarios de los distritos de adecuación de tierras E9-10 Solicitud de copias E9-11 Proceso de revocatoria directa E9-12 Certificación de Existencia de Territorio Legalmente Constituido o en Proceso de Titulación a Comunidades

Indígenas y/o Negras E9-13 Constitución ampliación y acompañamiento Resguardos indígenas


1 Realizar un análisis de los trámites que lleva a cabo la entidad e identificar a aquellos que implican el inicio del trámite por medio de una solicitud escrita presencial y que pueden ser susceptibles de incluir la tecnología para el inicio del trámite de manera virtual. Levantar una priorización de estos trámites por medio de mesas de trabajo y análisis de las estadísticas de frecuencia, costes y riesgos relacionados con los procesos actuales. Una vez identificados los más importantes se deberá realizar el levantamiento en detalle del proceso del trámite, identificando claramente las actividades del inicio de la solicitud del trámite y los pasos de inclusión al sistema de gestión documental. Para el levantamiento de procesos se puede usar como referencia la metodología empleada en el presente informe.

2 Por medio de mesas de trabajo se deberá realizar el ejercicio de diseño de formularios para iniciar el trámite. En este ejercicio se deben definir los campos (datos) de identificación del ciudadano y los datos propios del trámite que se pueden incluir en el formulario. En este punto se puede hacer una reflexión sobre los datos solicitados actualmente de manera física e identificar otros campos que faciliten el desarrollo del trámite. También se debe tomar en cuenta que un formulario web debe ser conciso y amigable para el usuario. Además de diseñar los campos, se debe diseñar la interface y sobre todo analizar como este proceso de radicación virtual se vinculará con el sistema de gestión actual. Esto con la idea de definir los requisitos y el alcance a cumplir para la implementación de los desarrollos necesarios en el sistema.

3 En esta fase la Entidad debe valorar si los requisitos y alcances establecidos en las etapas anteriores pueden ser desarrollados por el personal propio de la entidad o se requiere la tercerización del servicio por empresas externas de desarrollo. Para el segundo caso se deberá realizar la búsqueda de proveedores para el servicio de implementación de los formularios web (incluyendo la adquisición del servicio web) y los desarrollos para la inter relación con el sistema de gestión actual.

4 4.1 Implementar el módulo de flujo de trabajo de cada trámite. En esta fase se implementará el flujo de trabajo de cada uno de los trámites. Se implementará cada una de las fases por las que el trámite debe pasar hasta su resolución, los datos a introducir necesarios, las tareas de cada fase y los responsables de la tramitación del expediente por cada fase 4.2 Implementación del módulo de acceso del usuario al sistema. Este módulo será el encargado de permitir al usuario acceder al sistema identificándolo de una manera única. Los modos de acceso pueden ser diversos, desde el uso del certificado electrónico del usuario o bien registrándose en el sistema mediante usuario y contraseña que serán habilitadas previa verificación de la documentación aportada o bien mediante clave proporcionada por la entidad una vez que el usuario ha ido presencialmente a la entidad y ha sido correctamente identificado. 4.3 Implementación módulo de registro de datos y formulario. El sistema debe registrar información concebida en el diseño de campos y el formulario. 4.4 Implementación módulo de registro de datos y formulario Este módulo presentará al usuario que ha accedido correctamente al sistema, la relación de todos los trámites que el usuario ha creado con la entidad así como el estado o fase en el que se encuentra cada uno de esos trámites (en tramitación, en espera de documentación, verificando datos, etc.). Este módulo dará prioridad a la visualización de trámites aun abiertos, aunque incluirá filtros para que el usuario pueda consultar cualquier expediente creado.

5 Sobre el total de procesos diseñados se debe seleccionar uno para realizar una "prueba piloto". El proceso se selecciona considerando que sea representativo del resto de procesos pero que a su vez no tenga un elevado nivel de riesgo. En este sentido se recomienda seleccionar un proceso con mediana o baja demanda pero que a su vez involucre pasos similares al resto de trámites. Sobre este trámite se realizan las implementaciones tecnológicas identificadas en los puntos anteriores y de operativa por medio de formación al personal implicado. Bajo un periodo de tiempo y bajo la supervisión del equipo de trabajo se implementa, controla y evalúa los resultados por medio de la medición de los indicadores propuestos. Se realizan también las acciones correctivas necesarias hasta obtener los resultados esperados. Una vez superado la prueba piloto se debe estructurar un plan para la implementación consecuente al resto de procesos.


176

TECNOLOGIA

Acción Implementación de sistema para adjuntar documentación vía web

ID TEC-3

Descripción

Implementación de sistema para la captura de la documentación requerida al ciudadano para el inicio del trámite así como su almacenamiento en el sistema de la entidad.

Líder

Categoría

Duración total

Responsable de sistemas

TECNOLOGIA

12 Semanas

Justificación

La introducción del fortalecimiento tecnológico y del gobierno electrónico como principios rectores en el ejercicio de la función pública administrativa, contenidos en los cuerpos normativos del Decreto Ley 2150 de 1995, en la Ley 962 de 2005, en la Ley 1437 de 2011 y en el Decreto Ley 019 de 2012, requieren para su cumplimiento, el desarrollo y adopción de instrumentos que permitan garantizar el acceso a los trámites y servicios del Estado bajo la premisa de acoger modelos de servicio que garanticen canales electrónicos para la interacción Ciudadanía-Estado, desprendiéndose de ello el imperativo de acoger tecnologías que aseguren la integralidad del servicio, de manera que no solamente el ciudadano pueda informarse sino también pueda formular la solicitud y aportar la documentación requerida para el trámite, mediante sistemas, funcionalidades o aplicaciones que permitan al ciudadano iniciar la actuación sin necesidad de hacer presencia en una sede física de la entidad y le garanticen la posibilidad de adjuntar en forma controlada la documentación requerida, asegurando no solo la interacción sino también la calidad de la misma en términos de exactitud y certeza de la documentación exigida y aportada para la resolución del trámite, con sus consecuentes mejoras en cuanto a eliminación o diminución de reprocesos.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1 Analizar procesos actuales x x Planeación

2

Definir documentación necesaria por trámite y tipo

de información (imagen, texto, checklist, etc.)

x x x Planeación

3 Estrategias de almacenamiento

x Sistemas

4 Estrategia de interacción con el sistema de gestión

x x Sistemas

5 Gestionar los servicios de desarrollo

x x x Sistemas

6 Realizar prueba piloto e implementar

x x x x Planeación

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo ALTO MEDIO

MEDIO

MEDIO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Tamaño en MB de los documentos totales

almacenados

Tamaño en MB de los documentos almacenados por

cada trámite

Tamaño en MB de los documentos almacenados por

cada usuario


177



E9-3 Apoyo Proyectos de Desarrollo Rural Con Enfoque Territorial- Nivel Nacional E9-5 Apoyo técnico administrativo y judicial para la titulación de baldíos y procesos agrarios E9-9 Asesoría y Acompañamiento para la constitución y reconocimiento de la personería jurídica de las asociaciones de

usuarios de los distritos de adecuación de tierras E9-10 Solicitud de copias E9-11 Proceso de revocatoria directa E9-12 Certificación de Existencia de Territorio Legalmente Constituido o en Proceso de Titulación a Comunidades Indígenas

y/o Negras E9-13 Constitución ampliación y acompañamiento Resguardos indígenas


1 Realizar un análisis de los trámites que realiza la entidad e identificar aquellos que implican la radicación de documentación física y que pueden ser susceptibles de incluir la tecnología para realizar la radicación vía web desde la plataforma del trámite de la entidad. Levantar una priorización de estos trámites por medio de mesas de trabajo y análisis de las estadísticas de frecuencia, costes y riesgos relacionados con los procesos actuales. Una vez identificados los más importantes se deberá realizar el levantamiento en detalle del proceso del trámite, identificando claramente las actividades de radicación física y los pasos de inclusión al sistema de gestión documental. Para el levantamiento de procesos se puede usar como referencia la metodología empleada en el presente informe.

2 Por cada trámite definir la información requerida para la correcta gestión del trámite, tanto aquella que sea solicitada al usuario mediante la introducción de formularios como aquellos anexos necesarios. Se debe analizar el formato de los archivos a adjuntarse (word, excel, PDF, GIF, TXT, DWG). Se clasificará la información de acuerdo a sus tipos de datos para un posterior almacenamiento en el sistema.

3 Para aquella información que ocupe un volumen inferior a 10 MB, crear mecanismo para el almacenado en la base de datos del sistema. Para aquella información o documentos cuyo volumen supere los 10MB, crear los mecanismos para almacenar la información en el sistema físico (no directamente en la base de datos), pero en la base de datos se guardará referencia acerca de la ubicación física así como otros metadatos importantes como el nombre del fichero, extensión, tipo, tamaño, etc.).

4 4.1 Analizar el sistema actual de gestión documental de la entidad. Estudiar la arquitectura del sistema, la tecnología sobre la cual está implementada con el fin de establecer el mejor modelo de integración con el sistema web. 4.2 Conectores de integración del sistema web con backend de gestión documental. Desarrollar los conectores necesarios para permitir la integración entre el sistema web de captura y visualización de los datos de tramitación con el sistema backend existente en la entidad. 4.3 Implementación de sistema backend de Entrada y Salida de trámites. Implementar un sistema backend de entrada y salida para poder visualizar los trámites existentes independientemente de si se han creado de forma interna o a través del formulario web. Este sistema de entrada/salida también permitirá al operador crear y dar de alta nuevos procesos de expedientes sobre un trámite existente. 4.4 Implementación de módulo de consulta de información documental de cada trámite. Implementar un módulo que permitirá la visualización y consulta de la información asociada a cada trámite, tanto de la información almacenada en la base de datos como de la información almacenada en ficheros físicos. Se permitirá también una búsqueda de la documentación.

5 En esta fase la Entidad debe valorar si los requisitos y alcances establecidos en las etapas anteriores pueden ser desarrollados por el personal propio de la entidad o se requiere la tercerización del servicio por empresas externas de desarrollo. Para el segundo caso se deberá realizar la búsqueda de proveedores para el servicio de implementación del servicio web y los desarrollos para la inter relación con el sistema de gestión actual.

6 Sobre el total de procesos diseñados se debe seleccionar uno para realizar una "prueba piloto". El proceso se selecciona considerando que sea representativo del resto de procesos pero que a su vez no tenga un elevado nivel de riesgo. En este sentido se recomienda seleccionar un proceso con mediana o baja demanda pero que a su vez involucre pasos similares al resto de trámites. Sobre este trámite se realizan las implementaciones tecnológicas y operativas identificadas en los puntos anteriores por medio de formación al personal implicado. Bajo un periodo de tiempo y con la supervisión del equipo de trabajo se implementa, controla y evalúa los resultados por medio de la medición de los indicadores propuestos. Se realizan también las acciones correctivas necesarias hasta obtener los resultados esperados. Una vez superado la prueba piloto de debe estructurar un plan para la implementación consecuente al resto de procesos.


178

NORMATIVO

Acción Aplicación del principio legal de fortalecimiento tecnológico y el constitucional de reserva legal de los requisitos

ID NOR-3

Descripción

Eliminar del ordenamiento disposiciones reglamentarias y/o prácticas o interpretaciones institucionales a partir de las cuales la entidad deja de dar cumplimiento al principio legal de fortalecimiento tecnológico y/o incurre en prohibiciones constitucionales o legales, que impiden por una u otra vía, exigir requisitos y/o acreditaciones documentales como carga probatoria en cabeza del ciudadano y/o cobrar tarifas por el trámite, procedimientos, servicio o programa.

Líder

Categoría

Duración total Director Área Responsable

del Trámite

NORMATIVO

6 Meses

Justificación

El plan de acción se justifica en la necesidad de intervenir aquellos trámites, servicios, programas o procedimientos que exigen al ciudadano la presentación de documentos, fotocopias, certificaciones o constancias para comprobar hechos, circunstancias o informaciones que reposan en la entidad o frente a las cuales tiene facultad de acceder, por reposar éstas en otras entidades estatales o en particulares que ejercen funciones públicas, así como la exigencia de pago de tarifa sin adecuado sustento normativo.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1 Revisar y actualizar el

diagnóstico regulatorio x

Abogado de apoyo al área responsable del

trámite

2 Diseñar de la reforma o intervención regulatoria

x x x x Jefe de Área

responsable del Trámite

3 Validar la reforma o intervención regulatoria

x x

Jefe Oficina de Planeación de la

entidad o su delegado para el asunto

4 Socializar interna y/o

externa de la reforma o intervención

x x

Jefe de Servicio al Ciudadano de la

entidad o su delegado para el asunto

5 Expedir la reforma regulatoria

x Director Área

responsable del trámite

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo BAJO ALTO

BAJO

ALTO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

No. de acreditaciones documentales exigidas actualmente por trámite

vs. No. de acreditaciones eliminadas y/o sustituidas por

mecanismos de intercambio de

información intra o interinstitucional

No. de programas o servicios que no tipifican como trámite y que cuentan

con cobro vs. No. de trámites intervenidos con eliminación del

cobro

No. de convenios suscritos para intercambio de información y eliminación de acreditaciones

documentales en los trámites vs. número

de convenios en operación de los

suscritos


179



E9-5 Apoyo técnico administrativo y judicial para la titulación de baldíos y procesos agrarios E9-9 Asesoría y Acompañamiento para la constitución y reconocimiento de la personería jurídica de las asociaciones de

usuarios de los distritos de adecuación de tierras E9-12 Certificación de Existencia de Territorio Legalmente Constituido o en Proceso de Titulación a Comunidades

Indígenas y/o Negras


1 Establecer la existencia o no de normas legales o reglamentarias que hayan sido expedidas con posterioridad al cierre del estudio que afecten los elementos esenciales caracterizados para el procedimiento, servicio o programa; de ser el caso, analizar los impactos de las mismas e introducir los ajustes.

2 Elaborar textos regulatorios mediante los cuales se eliminen acreditaciones documentales como carga probatoria a cargo del ciudadano y se las sustituya por mecanismos de intercambio de información y/o interoperabilidad intra e interinstitucional. Lo anterior implica efectuar previamente: i) inventario de documentos que deben ser eliminados como acreditación probatoria a cargo del ciudadano, ii) inventario de las entidades con las que actualmente se realizan intercambios de información o se despliegan procesos de interoperabilidad, iii) realización de mesas técnicas interinstitucionales para establecer condiciones técnicas y jurídicas para alcanzar niveles de servicio óptimos y esperados con la reforma o la intervención, y iv) diseño de los instrumentos jurídicos (convenios y/o acuerdos de nivel de servicio) a suscribir para foralizar y asegurar la interoperabilidad o el intercambio de información.

3 Asegurar plena coherencia de los textos regulatorios con los procesos y procedimientos acogidos para el despliegue de la actuación y la eliminación de las acreditaciones documentales al ciudadano y con los textos diseñados para los instrumentos que formalicen el intercambio o interoperabilidad de la información intra e interinstitucionalmente. Comprende validación y ajuste del texto normativo versus proceso y procedimiento acogido para el trámite, servicio, programa o procedimiento versus contenidos de los instrumentos a suscribir, como convenios y acuerdos de nivel de servicio que darán plena funcionalidad y operatividad al modelo y a la eliminación de los requisitos documentales.

4 Garantizar el conocimiento intrainstitucional e interinstitucional del alcance, objeto y efectos pretendidos con la intervención regulatoria al interior de todas las áreas de las entidades involucradas, o ante actores externos de ser el caso; establecer acciones específicas para la apropiación adecuada en la interpretación y ejecución práctica de los textos normativos, los contenidos de los convenios y/o acuerdos de niveles de servicio acogidos, apuntando a la eliminación de cualquier interpretación que distorsione su aplicación por parte de los distintos operadores al interior de la entidad.

5 Someter a la aprobación definitiva de las áreas directivas de la entidad el(los) texto(s) regulatorio(s) y el(los) convenio(s) o acuerdo(s) de nivel(es) de servicio(s), señalar momento cero para la iniciación de su aplicación en estricta coordinación con la iniciación de los procesos y procedimientos modificados de ser este el caso y con la suscripción y formalización de los acuerdos y convenios. A partir de ello desplegar procedimientos internos de numeración, adopción y publicación. Esta fase implica efectuar los ajustes correspondientes para la actualización del trámite en el SUIT y en los canales y medios informativos de la entidad.


180

5 CONCLUSIONES

A partir de la valoración cualitativa y cuantitativa presentada para cada Trámite, se elaboró una

valoración promedio para el conjunto de los Trámites y Servicios caracterizados de la entidad que puede

usarse como referencia. Sin embargo, vale la pena recalcar que esta valoración no refleja las

características de la entidad como un todo ya que solo representan los promedios valorados de algunos

procesos de la misma.

Ilustración 17. Valoración promedio de Trámites y Servicios analizados

En cuanto a la parte normativa, esta entidad hace exigencias documentales innecesarias que

contravienen los principios de simplicidad de los trámites y las disposiciones legales (artículos 5 y 9 del

Decreto Ley 019 de 2012), que prescribe el uso de los procedimientos administrativos en función de

agilizar las decisiones. De esta manera, los procedimientos se deben adelantar en el menor tiempo y

con la menor cantidad de gastos de quienes intervienen en ellos y las autoridades administrativas y

los particulares que cumplen funciones administrativas no deben exigir más documentos y copias que los

estrictamente necesarios, lo que no curre en este caso, desconociéndose con ello las obligaciones de

interoperabilidad e intercambio de información intra e interinstitucional que corresponde cumplir a las

entidades.

4 17

❷ Regular

❶ Presencia

❶ Complejo

❸ Adecuada

❷ Insuficiente

❸ Adecuada








181

Así mismo, se observa una orientación regulatoria que persiste en la exigencia de controles

documentales ex ante, que pueden optimizarse a partir de la obligatoriedad de interoperabilidad

interinstitucional contenida a lo largo de los cuerpos normativos del Decreto ley 2150 de 1995, la Ley

962 de 2005 y el Decreto ley 019 de 2012, sin necesidad de introducción de texto normativos, más sin

embargo resultaría relevante a efectos de lograr una mayor calidad regulatoria, que las normas

reglamentarias sean intervenidas en aras de lograr su cohesión y claridad en cuanto al estricto

cumplimiento de normas de carácter superior, que resultan aplicables de manera integral y transversal a

cualquier trámite a cargo del Estado.

INSTITUTO COLOMBIANO DE DESARROLLO RURAL · En este sentido, el Gobierno Nacional se comprometió...

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