Inscripción en el Registro Único Tributario
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Inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) El RUT es controlado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, quien prescribirá el
formulario de inscripción y actualización.
El RUT constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar las personas y
entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y
no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio; los responsables del régimen común
y los pertenecientes al régimen simplificado; los agentes retenedores; los importadores,
exportadores y demás usuarios aduaneros, y los demás sujetos de obligaciones administradas
por la DIAN, respecto de los cuales esta requiera su inscripción.
Sustituye el registro de exportadores y el registro nacional de vendedores, los cuales quedan
eliminados con esta incorporación. Al efecto, todas las referencias legales a dichos registros
se entenderán respecto del RUT.
Los mecanismos y términos de implementación del RUT, así como los procedimientos de
inscripción, actualización, suspensión, cancelación, grupos de obligados, formas, lugares,
plazos, convenios y demás condiciones, serán los que al efecto reglamente el Gobierno
Nacional.
El número de identificación tributaria NIT constituye el código de identificación de los inscritos
en el RUT. Las normas relacionadas con el NIT serán aplicables al RUT.
La inscripción en el RUT deberá cumplirse en forma previa al inicio de la actividad económica
ante las oficinas competentes de la DIAN, de las cámaras de comercio o de las demás
entidades que sean facultadas para el efecto.
La DIAN se abstendrá de tramitar operaciones de comercio exterior cuando cualquiera de los
intervinientes no se encuentre inscrito en el RUT, en la respectiva calidad de usuario
aduanero.
La información contenida en el RUT podrá ser suministrada a otras entidades públicas o
privadas a través de resoluciones o convenios, en los términos y condiciones que establezca
la DIAN, siempre que la misma no esté sujeta a reserva conforme a la Constitución o la ley.
El RUT sustituye e incorpora:
1. El registro tributario utilizado por la DIAN.
2. El registro nacional de vendedores.
3. El registro nacional de exportadores de bienes y servicios.
4. El registro de los usuarios aduaneros autorizados por la DIAN.
5. El registro de profesionales de compra y venta de divisas autorizados por la DIAN.
Están obligados a inscribirse en el RUT:
a) Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto
sobre la renta.
b) Las personas y entidades no contribuyentes, declarantes de ingresos y patrimonio.
c) Los responsables del impuesto sobre las ventas pertenecientes a los regímenes común o
simplificado.
d) Los agentes retenedores.
e) Los importadores y exportadores.
f) Los profesionales en compra y venta de divisas.
g) Los agentes de carga internacional, los agentes marítimos, los depósitos habilitados
públicos y privados, las comercializadoras internacionales CI, los comerciantes de las zonas
de régimen aduanero especial, los comerciantes del puerto libre de San Andrés, Providencia y
Santa Catalina, los intermediarios de tráfico postal y envíos urgentes, los operadores de
transporte multimodal, las sociedades de intermediación aduanera, los titulares de puertos y
muelles de servicio público o privado, los transportadores en el régimen de importación o
exportación, los transportistas nacionales para operaciones del régimen de tránsito aduanero,
los usuarios operadores de zonas francas, los usuarios de zonas francas industriales de
bienes y servicios, los usuarios aduaneros permanentes, los usuarios altamente exportadores,
los usuarios de zonas económicas especiales de exportación y demás usuarios aduaneros.
También podrán inscribirse aquellas personas o entidades no responsables del impuesto
sobre las ventas, que requieran la expedición de NIT, cuando por disposiciones especiales
estén obligadas a expedir factura.
Para efectos de las operaciones de importación, exportación y tránsito aduanero, no estarán
obligados a inscribirse en el RUT en calidad de usuarios aduaneros los extranjeros no
residentes, diplomáticos, misiones diplomáticas, misiones consulares y misiones técnicas
acreditadas en Colombia, los sujetos al régimen de menajes y de viajeros, los transportadores
internacionales no residentes, las personas naturales destinatarias o remitentes de
mercancías bajo la modalidad de tráfico postal y envíos urgentes, salvo cuando utilicen la
modalidad para la importación y/o exportación de expediciones comerciales.
Estos usuarios aduaneros podrán identificarse con el número de pasaporte, número de
documento de identidad o el número del documento que acredita la misión. Lo anterior sin
perjuicio de la inscripción que deban cumplir en virtud de otras responsabilidades u
obligaciones a que estén sujetos.
Igualmente, están obligados a inscribirse en el RUT en calidad de responsables de la
obligación cambiaria de declarar el ingreso o salida del país de divisas o moneda legal
colombiana en efectivo, las personas naturales o jurídicas que actúen en calidad de
declarantes, así como las empresas de transporte de valores autorizadas.
Cuando el obligado se encuentre inscrito en el RUT en virtud de otras responsabilidades y
obligaciones a que esté sujeto, en todo caso deberá proceder a la actualización del mismo con
la nueva responsabilidad.
Así mismo, están obligados a inscribirse las personas naturales que actúan en calidad de
representantes legales, mandatarios, delegados, apoderados y representantes en general que
deban suscribir declaraciones, presentar información y cumplir otros deberes formales a
nombre del contribuyente, responsable, agente retenedor, declarante o informante, en materia
tributaria, aduanera o cambiaria.
También, deben cumplir con esta inscripción los revisores fiscales y contadores, que deban
suscribir declaraciones por disposición legal.
Cómo realizar la Inscripción
La inscripción en el RUT tendrá vigencia indefinida y en consecuencia no se exigirá su
renovación. Se realiza en el formulario oficial que para el efecto establezca la DIAN, a través
de medios electrónicos, magnéticos o documentales.
El diligenciamiento del formulario oficial de inscripción en el RUT se realiza a través de los
servicios informáticos electrónicos, de manera virtual o presencial.
La opción presencial implica en todo caso el diligenciamiento de la solicitud de inscripción a
través de los servicios informáticos electrónicos en forma asistida, en las administraciones de
impuestos, de aduanas, de impuestos y aduanas nacionales, cámaras de comercio o puntos
de atención habilitados para el efecto.
El formulario diligenciado deberá imprimirse y presentarse en forma personal o a través de un
tercero debidamente autorizado, mediante escrito autenticado ante notario, en las
administraciones de impuestos, de aduanas, de impuestos y aduanas nacionales, en la
correspondiente cámara de comercio o en los puntos habilitados para el efecto.
Las personas naturales que se encuentren en el exterior podrán presentar el formulario de
inscripción, previo diligenciamiento, en el consulado del país de residencia y a través de este
se hará entrega del certificado. En su defecto, enviarán la solicitud de inscripción a través del
correo electrónico al buzón [email protected] habilitado para tal efecto y por medio de
este se enviará el documento formalizado.
El formulario de inscripción en el RUT debe presentarse con los siguientes documentos:
a) El original del documento de identificación, cuando se trate de persona natural, que se
exhibirá cuando el trámite lo realice directamente el interesado.
b) Poder debidamente otorgado, cuando se actúe a través de apoderado.
c) Documento con autenticación de firma del interesado o de quien ejerza la representación
legal, cuando se actúe a través de terceros.
d) Documento que acredite la constitución de la sociedad y/o representación legal con
información vigente cuando se trate de personas jurídicas o del documento de creación en el
caso de entidades públicas.
e) Documento de identificación del representante legal, cuando se trate de persona jurídica y
el trámite lo realice directamente el representante.
La inscripción en el RUT establecido por el artículo 555-2 del estatuto tributario deberá
efectuarse en forma previa al inicio de la actividad económica, al cumplimiento de obligaciones
administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y en general a la
realización de operaciones en calidad de importador, exportador o usuario aduanero.
La inscripción, actualización y cancelación se realizará en las instalaciones de cada
administración de impuestos, de aduanas o de impuestos y aduanas nacionales, así como en
todas las cámaras de comercio y en las sedes o establecimientos de otras entidades públicas
o privadas, facultadas para el efecto a través de convenios suscritos por la DIAN.
Lo anterior se aplicará sin perjuicio de las herramientas y mecanismos electrónicos que la
DIAN coloque a disposición de las personas o entidades obligadas a inscribirse en el RUT.
La inscripción en el RUT puede formalizarse de las siguientes maneras:
a) Personalmente por el interesado o por quien ejerza la representación legal, acreditando la
calidad correspondiente.
b) A través de apoderado debidamente acreditado.
c) A través de terceros previa autenticación de la firma del interesado o quien ejerza la
representación legal.
Para la inscripción de personas jurídicas u otras entidades al momento de formalizar la
inscripción ante la DIAN o entidades autorizadas, debe acreditar el certificado de existencia o
representación legal.
Las personas naturales que se encuentren en el exterior podrán presentar el formulario de
inscripción previamente diligenciado por internet, en el país de residencia ante el cónsul
respectivo.
Cuando el diligenciamiento del formulario de inscripción se realice a través de internet, el
interesado debe imprimir el formulario y presentarlo ante las administraciones tributarias y/o
aduaneras correspondientes o en los lugares autorizados para su formalización.
Se entiende por formalización el proceso de autenticación del obligado ante la DIAN y demás
entidades autorizadas y la expedición del respectivo certificado.
Para tal efecto, una vez diligenciado el formulario, debe presentarse ante las administraciones
de impuestos, de aduanas, de impuestos y aduanas nacionales o puntos habilitados.
El funcionario competente de la DIAN, de la cámara de comercio y de las demás entidades
facultadas revisará y validará la información, confrontando los datos que figuran en el
documento de identificación con los incorporados en el formulario, con el objeto de verificar la
calidad de la información incorporada en el RUT.
Una vez verificada la información, el funcionario competente procederá a formalizar la
inscripción en el registro, para lo cual imprime el certificado que debe ser firmado por el
interesado, representante legal o apoderado, según el caso, y por el funcionario facultado.
Una copia del documento será entregada al interesado y otra reposará en la DIAN.
Para aquellos obligados que aún no cuentan con registro mercantil ni con NIT, la formalización
podrá realizarse en cámara de comercio presentando el formulario diligenciado o el número
del mismo.
Para el efecto, el funcionario competente de cámara de comercio procede a enviar la
información requerida a la DIAN para la asignación del NIT que deben solicitar a más tardar
dentro los dos días calendario siguientes a la asignación de la matrícula mercantil.