Inicio - Contraloria Norte de Santander · 2019-11-13 · Revisada la rendición de la cuenta...

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INFORME FINAL DE AUDITORíA

AUDITORIA REGULAR

MUNICIPIO DE LA PLAYA DE BELEN

VIGENCIA 2016

CONTRALORIA GENERAL DEL DEPARTAMENTO NORTE DE SANTANDERFebrero de 2018

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EXTERNA •INFORME FINAL DE AUDITORíA

MUNICIPIO DE LA PLAYA DE BELEN

Dr. RAFAEL HERNAN SANIN BLANCOContralor General del Departamento Norte de Santander

Dr. MAURICIO ALVAREZ QUINTEROContralor Auxiliar Delegado para Auditorías

COMITÉ DE VALORACiÓN DE HALLAZGOS

Dr. HECTOR YOVANNY ALBA ORTIZSubcontralor

Dr. JULIO MAURICIO ALVAREZ QUINTEROContralor Auxiliar Delegado para Auditorías

Dr. JOSÉ ANTONIO ANAYA ATTALLAProfesional Especializado

EQUIPO AUDITOR:

LUZ MARINA MURCIA REYESProfesional Especializada

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TABLA DE CONTENIDO

1. EVALUACiÓN Y RESULTADOS DE LA AUDITORíA 4

1.1. CONTROL DE GESTiÓN 4

2. OBSERVACIONES DERIVADAS DE LA AUDITORIA 4·28

3. CUADRO DE TIPIFICACiÓN DE OBSERVACIONES ADMINISTRATIVASCON PRESUNTA INCIDENCIA 28

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1. EVALUACION y RESULTADOS DE LA AUDITORíA

1. 1 CONTROLDEGESTiÓN

El concepto sobre el Control de Gestión se dará en el informe final, comoconsecuencia de la evaluación de los siguientes Factores:

1.1.1 Factores y Variables Evaluados

1.1.1.1. Ejecución Contractual

En la ejecución de la presente Auditoría y de acuerdo con la informaciónsuministrada por la Alcaldia de la Playa de Belén, en cumplimiento de loestablecido en la Resolución Interna de rendición de Guentas en línea de laContra/aría General del Departamento Norte de Santander, se determinó que laEntidad celebró la siguiente contratación, de acuerdo a la información presentadaen la plataforma del SIA OBSERVA, SIA CONTRALORIA, SECOP 1,SECOPII, y ladocumentación allegada mediante correo electrónico:

En total celebró ciento setenta y siete (177) contratos por valor de DOS MILNOVECIENTOS CUARENTA Y CUATRO MILLONES CIENTO VEINTE TRESMILCIENTO CATORCE PESOS ($2.944.123.114), distribuidos asi:

TIPOLOGIA CANTIDAD VALOR $

Obra Pública 9 314.321.000

Prestación de Servicios 102 1.146.027.768

Suministros 34 597.115.059

Consultoría u Otros 32 886.659.287,

TOTAL 177 2.944.123.114

Fuente: Formato F20_1A_AGR del SIAElaboró: Equipo Auditor

2. OBSERVACiÓNDERIVADASDE LA AUDITORIA

COND/CION EXPUESTA POR EL EQUIPO AUD/TOR

1. OBSERVAC/ON ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIASANCIONATORIA: OPORTUNIDAD, SUFICIENCIA Y CALIDAD

CONDICION:

Revisada la rendición de la cuenta anualizada por la vigencia 2016, se opservó que elMunicipio rindió la información dentro de los términos establecidos para elfo, no obstante,

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de haber rendido la información, lo hizo de forma incompleta, lo cual impide que estaDepartamental ejelZa la revisión respectiva. De acuerdo a lo anterior se detectaronobs81vaciones en los siguientes formatos_'

• FORMATO F03_CUENTAS BANCARIAS: revisada fa información consignada en elformato F03 -TESORERIA por valor de $2.962.564.599, no corresponde al valor,de bancos registrados en el balance de comprobación por valor de $3.119.139.272,presentando una diferencia por valor de $156.574.673. Presuntamente existencuentas bancarias no depuradas, las cuales presentan diferencia de saldos entretesorería y contabilidad. El Municipio debe explicar la diferencia.

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• FORMATO F_OS_ BIENES INMUEBLES: Revisada la información registrada en elsistema de información SIA, el 'Municipio no rindió la información correspondiente.Revisado el Balance de Comprobación se observó que el Municipio registró en lacuenta de Inventarios la suma de $773.817.970 por concepto de Terrenos y$4.880.395.844 por concepto de Edificaciones, y una depreciación acumulada por$537.665.452, los cuales deben ser reportados en el formato F_05.

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• De otra parle al revisar {os anexos pertinentes a este formato, se observó que laspólizas que amparan los bienes del Municipio se encuentran vencidas desde el 12de julio de 2017, tal como se aprecia a continuación:

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• FORMATO F 05B INVENTARIO PARQUE AUTOMOTOR Y BANCO DEMAQUINARIA

El Municipio no rindió información relacionada con el parque automotor y banco demaquinaria, fa cual, al revisar el inventario de Equipo de transporte, tracción yelevación en el Balance de comprobación registra un valor de $295.258.320, yasu vez se registra una depreciación por valor de $56.958.093.

1675 raul.-os IX TRAN$POIITE; TRACCiÓN Y HfVACIÓN 29~,2~8,~20.00 o 0.00 000 29S.1S8.32Ooo o161S02 TERRlS1Rf 29!>,25a.320.00 o 0.00 000 29S.2S11..l10.00 o161~2.01 T."e$U~' SS.~S8.~20.00 o 000 0.00 SS,'lS8,no.QO o167~2Dl Ct",km.l~ ToV"la Top<I1111""CoI", Blan,,, NI.....ePI." 4l,l'XXJ.OOO,OOo '.00 0.00 42,00,1.000,00 o16150203 VW¡uet. 197.800,OOO,OQ o "'" '.00 197,Il00,000.00 o,,,,,,. ~," '00'" ". ""'.m~~.~""r",•."".~,.•.".,,..__"._

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• FORMATO F_15_A_CGDNS, EVALUACION DE CONTROVERSIAS JUDICIALES:formato rendido de forma incompleta, toda vez que no se registró la informacióncorrespondiente al proceso en contra del Municipio radicado por ·el Sr. NOE

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EXTERNA


GARCIA BA YONA, no se reportó el valor liquidado y el valor pagado, de otra partela columna correspondiente a la fecha no registra la fecha pertinente.

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• CRITERIO:

El Municipio no está dando cumplimiento a fas disposiciones cO'nsagradas en elartículo 13 de la Resolución expedida por la Contraloría No. 0705 del 30 de noviembrede 2011.

• CAUSA.

El desconocimiento de la norma, podría hacer incurrir al Municipio en futurosprocesos sanciona torios, además de obstaculizar la gestión de revisión de estaDepartamental.

• Evidencia

Se adjuntaron los soportes tomados directamente. de la plataforma SIA. de losformatos con irregularidades.

DESCARGO DEL ENTE SUJETO DE CONTROL

DESCARGORequerimiento según requerimiento MPM-01-01-10 del 27 de Julio 'de 2.017,página 11 de 26. FORMATO F03_CUENTAS BANCARIAS: en el que manifiestanpresuntamente existen cuentas bancarias no depuradas, las cuales presentandlferencía de saldo entre Tesorería y contabilidad. El municipio debe explicar ladiferencia.

El valor que la contraloria ésta tomando por la suma de $ 2.962.564.599 delf~rmato F03_CUENTAS BANCARIAS corresponde a la columna del libro auxiliarde Tesorería, pero dentro del mismo informe al totalizar la columna saldo auxiliarde contabilidad da el valor de $ 3.119..139.272 igual a los registrado en el Balancea corte 31 de Diciembre/2016, es cierto que se presenta una diferencia por lasuma de $ 156.574.673, pero este informe es sacado directamente del Programacontable TNS y revisado de nuevo efectivaménte se presenta la diferencia en lacuenta corriente 709-808901-26 denominada MUNICIPIO DE LA PLA YA- SGR deBancolombia.

En consecuencia, todas las cuentas bancarias se encuentran depuradas a 31 dediciembre de 2.017 al cruzarse la suma total de los auxiliares Con el saldo del

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Balance son idénticas a lo reportado en el FORMATO F03 CUENTASBANCARIAS.

FORMA TO F05 BIENES INMUEBLES: Revisada la información registrada en elsistema de información SIA, el Municipio no rindió la información correspondienterevisado el Balance de Comprobación se observó que el Municipio registró en lacuenta de Inventarios la suma de $773.817.970 por concepto de terrenos y $4.880.395.844 por concepto de Edificaciones y una depreciación acumulada por$537.665.452, los cuales deben ser reportados en el formato F,_05 (PAG 11 de26).

DESCARGO: con respecto a esta observación me permito indicar que lainformación solicitada en el formato F_ 05 correspondé al ejercicio de la vigencia2016 y como para esta vigencia no hubo movimientos se procedió a adjuntar unacertificación al igual que en años anteriores donde se manifestaba que en dichoperiodo la entidad territorial no invirtió recursos en la compra de birnes, por lotanto, los campos de dicho formato se diligenciaron en cero. Las cifras plasmadasen el balance de comprobación corresponden a ejercicios de vigencias anteriores,

Es importante mencionar que en la vigencia anterior donde ocurrió la mismasituación se reportó de la misma manera y no se recibió observación alguna. [' Deotra parte, al revisar los anexos pertinentes a este formato, se observó que laspólizas que amparan los bienes del Municipio se encuentran vencidas desde el 12de julio de 2017 ....

RESPUESTA DE LA ENTIDAD:TenieQdo en cuenta que él informe preliminar de la auditoria regular corresponde ala vigencia 2016, se anexaron las pólizas que amparan esa vigencia,correspondiente a la Póliza No. 400-73-994000000625.

FORMATO F_05B INVENTARIO PARQUE AUTOMOTOR Y BANCO DEMAQUINARIA El municipio no rindió información relacionada con el parqueautomotor y banco de maquinaria, la cual, al revisar el inventario de Equipo detransporte, tracción y elevación en el balance de comprobación registra un valorde $ 295.2p8.320 y a su vez se registra una depreciación por valor de $56.958.093

DESCARGO: con respecto a esta observación me permito indicar que lainformación solicitada en el formato F_058 corresponde al ejercicio de la vigencia2016 y como para esta vigencia no hubo movimientos se procedió a adjuntar unacertificación al igual que en años anteriores donde se manifestaba que en dichoperiodo la entidad territorial no invirtió recurs'os en la compra parque automotor ybanco de maquinaria, por lo tanto, los campos de dicho formato se diligenciaronen cero. Las cifras plasmadas en el balance de comprobación corresponden aejercicios de vigencias anteriores. Es importante -mencionar que en vigenciasanteriores donde ocurrió la misma situación se reportó de la misma manera y nose recibió observación alguna.

FORMATO F 15 A CGDNS, EVALUACION DE CONTliWVERSIASJUDICIALES: Formato rendido de forma incompleta, toda vez que no se registróla información correspondiente al proceso en contra del Municipio radicado por el

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INFORME FINAL OEAUDITORíA

Señor NOE GARC/A BAYONA no se reportó el valor liquidado y el valor pagado,de otra parte la columna correspondiente a la fecha no registra la fecha pertinente.

C¡?ITERIO:E{ municipio no está dando cumplimiento a las disposiciones consagradas en elartículo 13 de la Resolución expedida por /a Contra/oría W 0705 del 30 denoviembre de 2011,

CAUSA:El desconocimiento de la norma, podria hacer incurrir al Municipio en futurosprocesos sanciona torios, además de obstaculizar la gestión de revisión de estadepartamental.

EVIDENCIA:Se adjuntaron los soportes tomados directamente de la platafonna SIA, de losformatos con irregularidades.

DESCARGO:Pbra la vigencia 2016 la Condena interpuesta por el Señor NOE GARCIABA YONA aun no era exigible Por error involuntario se omitió relacionar en dichoformato el proceso judicial del Señor García Bayona sin embargo debe tenersepresente que el Municipio conocía el proceso se ejerció la defensa de la entidaddentro del mismo incluso e interpuso recurso de apelación del proceso judicial, sinembargo es importante mencionar que se tomaron las acciones para mejorar estetipo de errores, verificándose la información con el encargo de los procesosjudiciales para rendir el informe respectivo.

CONCLUSiÓN DEL COMITÉ DE VALORACiÓN DE HÁLLAZGOS

Rl'visados los descargos allegados por el sujeto de control a esta Departamentaldonde se anexan:

• Documentos

La Contraloría General del Departamento convocó al comité de Valoración delinforme de la Auditoria Regular del Municipio La Playa de Belén a una mesa detrabajo para socializar, discutir y sustentar las observaciones con presuntasincidencias producto del informe preliminar de la Auditoria Regular del Municipiode La Playa de Belén; en donde se efectúo una lectura de cada una de lasobservaciones con presuntas incidencias productos del INFORME PRELIMINARDE LA AUDITORIA REGULAR MUNICIPIO DE LA PLAYA DE BELEN; en vista deque la entidad citada a dicha mesa de Valoración no se hizo presente y revisandolo~ documentos aportados se concluye;

SE CONFIRMA LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA CON PRESUNTAINCIDENCIA SANCIONATORIA; EN LO RELACIONADO CON LOS FORMATOSF-03 CUENTAS BANCARIAS SE CONFIRMA EL HALLAZGOSANCIONATORIO, EN LO RELACIONADO CON LAS PÓLIZAS SEDESVIRTÚA EL HALLAZGO, EN LO RELACIONADO CON EL FORMATO F-15EVALUACiÓN DE CONTROVERSIAS JUDICIALES SE CONFIRMA ELHALLAZGO.

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INFORME FINAL DE AUDITORIA

CONDlCION EXPUESTA POR EL EQUIPO AUDITOR:

2. OBSERVACION ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIADISCIPLINARIA:

CONDICION:RESPONSABLE DE CONTROL INTERNO

Según certificación expedida por el Secretario de Planeación, se puede observarque el Municipio de la Playa no cuenta con la oficina de Control Interno y que nohay claridad con esta designación.

CRITERIO:

Incumplimiento de lo dispuesto en el Artículo 8°. Designación de responsable delcontrol interno. Modifíquese el artículo 11 de la Ley 87 de 1993, que quedaráasí:" ... Para la verificación y evaluación permanente del Sistema de Control, elPresidente de la República designará en las entidades estatales de la ramaejecutiva del orden nacional al jefe de la Unidad de la oficina de control interno oquien haga sus veces, quien será de libre nombramiento y remoción.Cuando se trate de entidades de la rama ejecutiva del orden territorial, ladesignación se hará por la máxima autoridad administrativa de la respectivaentidad territorial, Este funcionario será designado por un período fijo de cuatroaños, en la mitad del respectivo período del alcalde o gobernador, tParágrafo 1°. Para desempeñar el cargo de asesor, coordinador b de auditorinterno se deberá acreditar formación profesional y experiencia mínima de tres (3)años en asuntos del control interno ... "

• CAUSA:Es posible que el Municipio no haya estructurado la Oficina de Control Interno y suResponsable, debido al desconocimiento de la norma o por negligencia en loscambios necesarios que ello acarrea.

• EFECTO: .El Municipio no ha generado los 'lineamientos para el fortalecimiento del MECI y elSistema de Gestión de la Calidad.La entidad no cuenta con los lineamientos e instrumentos para el proceso deidentificación, manejo y control de los riesgosLa entidad no tiene definido los controles preventivos y correctivos para losprocesos y/o actividadesLa entidad no cuenta con indicadores que le permitan medir la evaluación de sugestión• EVIDENCIA:Certificación anexa en el informe, donde se expresa la ausencia de la oficina deControl Interno

DESCARGO DEL ENTE SUJETO DE CONTROL.

2. OBSERVACION ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIADISCIPLINARIA:

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CONOICION:RESPONSABLE DE CONTROL INTERNOSegún certificación expedida por el Secretario de Planeación, se puede observarql1e el Municipio no cuenta con la Oficina de Control Interno y que no hay claridadcon esta Designación.'

CRITERIO:Incumplimiento de lo dispuesto en el Artículo 8° Designación del Responsable deControl Interno. Modifíquese el artículo 11 de la Ley 87 de 1993, que quedara así:~ara la verificación y evaluación permanente del Sistema de Control,' elPresidente de la Republica Designara en la entidades estatales de la ramaejecutiva del orden nacional al jefe de la Unidad de la Ofícina de control interno oquien haga sus veces, quien será de libre nombramiento y remoción. Cuando setrate de entidades de la rama ejecutiva del Orden territorial, la Designación se harápor la máxima autoridad administrativa de la respectiva entidad territorial. Estefuncionario será designado por un periodo fijo de cuatro años, en la mitad delrespectivo periodo del alcaldé o gobernador. Parágrafo 1°. Para desempeñar elcargo el asesor, coordinador o de auditor interno se deberá acreditar formaciónpersonal y experiencia mínima de tres (3) años en asuntos de control interno.

OAUSA-, .Es posible que el municipio no haya estructurado la Oficina de Control Interno y suResponsable, debido al desconocimiento de la norma o por negligencia en loscambios necesarios que ello acarrea.

EFECTO:El Municipio no ha generado los lineamientos para el fortalecimiento del MECI y,Sistema de Gestión de la Calidad.La entidad no cuenta con los lineamientos e instrumentos para el proceso deidentificación, manejo y control de los riesgos.Lk entidad no tiene definido los controles preventivos y correctivos para losprocesos y/o actividades.La entidad no cuenta con indicadores que permitan medir la evaluación de sugestión.

EVIDENCIA:Oertificación -anexa el informe donde se expresa la ausencia de la Oficina deContro/lnterno.

DESCARGO:La Entidad Territorial adelantó un proceso de REDISEÑO INSTITUCIONAL(Qecreto 080 de 07 de Noviembre de 2017) lo que permitió ajustar el Manual deFpnciones, en este sentido, a pesar de que no existe la oficina de Control Interno,para fortalecer los procesos de Control Interno y MECI,. la entidad ha establecidoresponsables para éstos temas así: La Secretaria de Planeación e Infraestructuraestará a cargo a lo referente de Control Interno y la Secretaria de Gobierno deMECI.

Se Adjunta Manual de Funciones 41 folios y Acuerdo Concejo Municipal 7 folios,que obran en los papeles de trabajo de la auditoria

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CONCLUSiÓN DEL COMITÉ DE VALORACiÓN DE HALLAZGOS

Revisados los descargos allegados por el sujeto de control a esta Departamentaldonde se anexan:

• Documentos

La Contraloría General del Departamento convocó al comité de Valoración delinforme de la Auditoria Regular del Municipio La Playa de Belén a una mesa detrabajo para socializar, discutir y sustentar las observaciones con presuntasincidencias producto del informe preliminar de la Auditoria Regular del Municipiode La Playa de Belén; en donde se efectúo una lectura de cada una de lasobservaciones con presuntas incidencias productos del INFORME PRELIMINARDE LA AUDITORIA REGULAR MUNICIPIO DE LA PLAYA DE BELEN; en vista deque la entidad citada a dicha mesa de Valoración no se hizo presente y revisandolos documentos aportados se concluye:

SE DESVIRTUA EL HALLAZGO CON INCIDENCIA DISCIPLINARIA, TODA VEZQUE SE ALLEGARON LOS DOCUMENOS COMO EL ACUERDO No. 007 de2017 EN EL QUE SE CREA LA SECRETARIA DE GOBIERNO C0'll0 UNIDADDE GESTiÓN ADMINISTRATIVA Y SE .INCORPORAN TAMBIEN LASFUNCIONES PARA ATENDER LO RELACIONADO CON LA OFICINA DECONTROL INERNO.

CONDICION EXPUESTA POR EL EQUIPO AUDITOR

3- OBSERVAC/ON ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIADISCIPLINARIA:

CONDICION:

De acuerdo con la certificación expedida por el Secretario de Plaheación, Dr.BLADIMIR CARRASCAL, el Municipio no CUENTA CON UNA OFICINA DEQUEJAS, SUGERENCIAS Y RECLAMOS, además ya se habia expuesto que esteMunicipio tampoco cuenta con oficina de Control Interno que se encargue derealizar el seguimiento y evaluación de las quejas, sugerencias y reclamos,

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-CERTIFICA:

Que, no exi::.te conformada como 1al una Oficina de Quejas. sugerencias yReclamos ya que cada oficina recibe directamente cada una de ellos y serealiza el procedimiento correspondiente.

Dado en la Playa de Belén, a lOSVeintiséis {26) dios del mes de Septiembrede dos mn Dlecl"lete (2017).

CRITERIO:

Incumpfimiento de lo dispuesto en el artículo 76 de la Ley 1474 de 2011: Oficina dequejas, sugerencias y reclamos '"... En toda entidad pública, deberá existir por lo menosuna dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver las quejas, sugerencias yreclamos que los ciudadanos formulen, y que se relacionen con el cumplimiento de lamisión de la entidad.La oficina de control interno deberá vigilar que la atención se preste de acuerdo con lasnormas legales vigentes y rendirá a la administración de la entidad un informe semestralsobre el particular. En fa página web principal de toda entidad pública deberá existir unlink de quejas, sugerencias y reclamos de fácil acceso para que lo:;; ciudadanos realicensus comentarios.Todas las entidades públicas deberán contar con un espacio en su página web principalp~ra que los ciudadanos presenten quejas y denuncias de los actos de corrupciónrealizados por funcionarios de la entidad, y de los cuales tengan conocimiento, asi comosugerencias que permitan realizar modificaciones a la manera como se presta el serviciopúblico ... "

• CAUSA:

Es posible que el Municipio no haya estructurado la Oficina de Quejas, sugerencias yReclamos, así como su Responsable, debido al desconocimiento de la norma o pornegligencia en los cambios necesarios que ello acarrea.

• EFECTO

El Municipio no ha generado los lineamientos para el fortalecimiento del manejo ytrámite que se le da a las quejas, sugerencias o reclamos que se radican, lo cualle puede ocasionar futuros inconvenientes.

• EVIDENCIA:

Certificación anexa en el informe, donde se. expresa la ausencia de la oficina deQuejas, sugerencias y reclamos.

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DESCARGO DEL ENTE SUJETO DE CONTROL.

2. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIADISCIPLINARIA. CONDICION:

De acuerdo con a la certificación expedida por el Secretario de Plaqeación, Dr.,BLADIMIR CARRASCAL, el municipio no cuenta CON UNA OPFICINA DEQUEJAS, SUGERENCIAS Y RECLAMOS, además ya se había expuesto que estemunicipio tampoco cuenta con oficina de control interno que se encargue derealizar seguimiento y evaluación de las quejas, sugerencias y reclamos.CRITERIO: Incumplimiento de lo dispuesto en el arliculo 76 de la Ley 1474 de2011: oficina de quejas, sugerencias y6 reclamos "... en toda entidad pública,deberá existir por lo menos una dependencia encargada de recibir, tramitar yresolver las quejas, sugerencias y reclamos que los ciudadanos formulen y que serelacionen con el cumplimiento· de la misión de la entidad. Oficin~ de controlinterno deberá vigilar que la atención se preste de acuerdo con las normas legalesvigentes y rendirá a la administración de la entidad un informe semestral sobre elparticular. En la pagina de la entidad deberá existir un link de quejas, sugerencia yreclamos de fácil acceso para que los ciudadanos realicen sus comentarios. Todaslas entidades públicas deberán. contar con un espacio en su pagina liYebprincipalpara que los ciudadanos presenten quejas y denuncias de los actos df3 corrupciónrealizados por los funcionarios de la entidad y de los ·cuales tengan oonocimientoasí como sugerencias que permitan realizar modificaciones a la manera como sepresta erservicio público ... "• CAUSA:Es posible que el Municipio no haya estructurado la oficina de quejas, sugerenciasy reclamos, asi como su responsable, debido al desconocimiento de la norma opor negligencia en los cambios necesarios que ello acarrea.

• EFECTO:El municipio no ha generado lineamientos para el fortalecimiento dfJl manejo ytramite que se le da a las quejas, sugerencia o reclamos que se radican, Jocua/lepuede ocasionar futuros inconvenientes.

• EVIDENCIA:Certificación anexa en el informe, donde se expresa la ausencia de la oficina dequejas, sugerencias y reclamos. RESPUESTA DE LA ENTIDAD: LaAdministración Munícipal con el fin de fortalecer y mejorar los procesosadministrativos, Mediante Decreto No. 080 del 7 de noviembre de 2017, "POR ELCUAL SE MODIFICA PARCIALMENTE EL DECRETO 077 DE 2009 DE LAALCALDíA MUNICIPAL DE LA PLAYA DE BELÉN, NORTE DE SANTANDER, YEN SU LUGAR, SE ADOPTA EL MANUAL DE REQUISITOS, FUNCIONES YCOMPETENCIAS COMO RESULTADO DEL REDISEÑO INSTITUCIONALAPROBADO POR EL ACUERDO MUNICIPAL'NO.007 DEL 5 DE SEPTIEMBREDE 2017. ", creo la Secretaria de Gobierno y asigno dentro de sus funciones la deestablecer y coordinar las acciones necesarias para el correcto funcioramiento detodo los concerniente con la atención al ciudadano en relación con peticiones,quejas y reclamos - PQR


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Revisados los descargos allegados por el sujeto de control a esta Departamentaldonde se anexan:

• Documentos

La Contraloría General del Departamento convocó al comité de Valoración delinforme de la Auditoria Regular del Municipio La Playa de Belén a una mesa detrabajo para socializar, discutir y sustentar las observaciones con presuntasin'cidencias producto del informe preliminar de la Auditoria Regular del Municipiode La Playa de Belén; en donde se efectúo una lectura de cada una de lasobservaciones con presuntas incidencias productos del INFORME PRELIMINARDE LA AUDITORIA REGULAR MUNICIPIO DE LA PLAYA DE BELEN; en vista deque la entidad citada a dicha mesa de Valoración no se hizo presente y revisandolos documentos aportados se concluye:

SE DESVIRTÚA EL HALLAZGO CON INCIDENCIA DISCIPLINARIA, TODA VEZQUE ALLEGARON LOS DOCUMENTOS COMO EL ACUERDO No. 007 de 2017EN EL QUE SE CREA LA SECRETARIA DE GOBIERNO COMO UNIDAD DEGESTION ADMINISTRATIVA y SE INCORPORAN TAMBIEN LAS FUNCIONESAL MANUAL DE FUNCIONES PARA ATENDER LO RELACIONADO CON LAOFICINA DE PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS.

CONDICION EXPUESTA POR EL EQUIPO AUDITOR

3. OBSERVA CJON ADMINISTRA T1VA:

CONDICION:

REFERENCIA: DICTAMEN CON SALVEDAD

He examinado el Balance General. el Estado de Actividad Económica y Social. losinformes sobre Saldos de Operaciones Reciprocas y las Notas a los EstadosContables Con cone a 31 de diciembre de 2016. allegados por la administración deLA PLA YA - None de Santander; Examen practicado de acuerdo con las normasde auditoría generalmente aceptadas. Se conceptúa que dichos estadosfinancieros y sus correspondientes notas fueron preparados bajo laresponsabilidad de la administración del señor VICTOR JULIO CLARO LOZANO.alcalde municipal y por el señor contador público doctor MAIRA PIEDADMf=NESES QUINTERO. con tarjeta profesional 130633 - T. por lo cual indicanq~e son Estados Fidedignos. cuyas cuentas fueron tomadas fielmente de losLibros de Contabilidad del municipio; las cifras registradas en ellos presentan enforma veraz, confiable, razonable y aceptable de la realidad financiera delmuniópio.Mi responsabilidad consiste en examinarlos y expresar una opinión sobre ellos deconformidad con las normas de auditoría de aceptación general en Colombia esnecesario planificar y aplicar determinadas técnicas y procedimientos para obteneruna seguridad sobre si los estados financieros son razonables. Una auditoriaademás incluye el examen, con base en pruebas selectivas de la evidencia 'querespaldan las cifras, las revelaciones y las notas informativas de los estadosfinancieros.

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También incluye la evaluación de las normas y principios de contabilidad utilizadasy de las principales estimaciones efectuadas por la administración, así como laevaluación de la presentación de los estados financieros en conjunto. Consideroque son una base razonable para fundamentar este dictamen.

Los estados financieros a 31 de diciembre de 2016, fueron presentados deacuerdo con los procedimientos técnicos establecidos en el plan general decontabilidad pública, se observa:

ACTIVO

Refleja un saldo de $25.251.845.148.

Disponible y depósitos en instituciones financieras:

La cuenta 1110 DEPOSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS registra unsaldo de $3.119.139.272, así: Cuentas Corrientes $1. 188. 700.282 las notas a losestados financieros no brindan mayor información de la razonabilidad de, estascifras. Se requiere su explicación

Cuentas de Ahorro registra un saldo de $1.930.438.989; se puede apreciar queexisten saldos sin movimientos en las cuentas auxiliares así: 111006.003009valores $206.695; 111006. 0030010 $5.911; 111006. 0030011 $44.680; 111006.0030012 $29.541; 111006. 0030013 $26.015. Las notas a los estados financierosno brindan mayor información de la razonabilidad de estas cifras. Se requiere suexplicación

Los Estados Financieros no fueron cerlificados por el Representante Legal y elContador Público ya que no se encuentran firmados.

La cuenta propiedad planta y equipo presenta un saldo al final del periodo de $7.913.235.853.76; la cual tuvo una variación durante el periodo 2016 en la cuenta1620 Maquinaria planta y Equipo en Montaje por valor de $17.105.491, solamentese requiere su explicación

INVERSIONES E INSTRUMENTOS DERIVADOS 12

Registra un saldo de $147.731, esta cuenta viene con un saldo de la vigenciaanterior de $ 143.296. Se requiere su explicación

RENTAS POR COBRAR,

Registra un saldo vigencia 2016 de $ 266.551.394 vigencia 2015; $221.674.963,este saldo lo integran Impuesto Predial Unificado vigencia actual en $52.637. 281vig.2015; $ 213.914.113. En esta cuenta solo el impuesto predial se rpgistra saldo

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anterior no obteniendo disminución, y solo aumento en un porcentaje mínimo, serequiere su explicación

DEUDORES,Para la vigencia 2016, el mUnicipIo registra un saldo de $858.342.331;Representada en las cuentas TRANSFERENCIAS POR COBRAR: sistemaGeneral de Seguridad Social en Salud $858.319.831 yen las cuentas de SistemaGeneral de Participaciones Propósito General $309.167.371; teniendo en cuentaque viene con un saldo dela vigencia anterior de $ 691.906.305 de los cuales nose obtuvo disminución alguna, entendiéndose que la entidad no cumple con lospn'ncipiosde causación y registro

PASIVOS

La entidad registra un valor de $283.680.058, representado en la cuenta

CUENTAS POR PAGAR

Se registra un valor de $238.615.109; sin embargo en la ejecución presupuestalde gastos se registran unos compromisos por $ 9.412.792.481 Y unos pagos de$8.695.280.071, por lo tanto existen un valor de cuentas por pagar de $717.124.410 dicho valor no se encuentra registrado en los estadosfinancieros lo cual indica que la entidad no está cumpliendo con 10$

principios de causación y registro.

INGRESOS

En la ejecución presupuestal allegado a esta Departamental a través de laplataforma SIA, el municipio relaciona en los ingresos Recaudados un valor de$11.587.945.628, de los cuales: predial vigencia actual $ 26.307.648 Y $7.474.110vigencias anteriores; sin embargo en la cuenta de Ingresos (4) en los estadosfinancieros se registra solo un valor de $ 11.461.194.710 un menor valor que losrecaudos registrados en la ejecución presupuestal de ingresos; de los cualespredial vigencia actual $79.258.693 y predial vigo Anterior $813.060. Se requieresu explicación

La entidad no registra saldos en las cuentas y subcuenta 4722 operaciones sinflujo de efectivo y la cuenta 5722; se observa que no se ha efectuado la causacióncorrespondiente. Se requiere su explicación

Las notas a los estados financieros deben revelar /a información adicionalnecesaria, de los hechos financieros, económicos y sociales relevantes, ladesagregación de valores contables en términos de precios y cantidades, asícomo 'aspectos de dificil representación o medición cuantitativa, que han afectadoo puedan afectar la situación del ente público. Sin embargo estas no revelansuficiente información de manera que permitan obtener elementos de juicio sobreel tratamiento contable y los saldos de las clases, grupos, cuentas y auxiliaresEn mi opinión, excepto por lo mencionado anteriormente, los estados contablesdel LA PLAYA - Norte de Santander, presenta razonablemente fa situaciónfinanciera en sus aspectos más significativos por el año terminado a 31 de

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diciembre de 2016, de conformidad con las Normas de Contabilidad GeneralmenteAceptadas prescritas por La Contaduría General de La Nación en concordanciacon las Generalmente Aceptadas.

CRITERIO.

El Municipio de La Playa, presuntamente no está cumpliendo con lasdisposiciones del Plan General de Contabilidad Pública- Resolución 355 de 2007,y los principios de causación y registro.

CAUSA:

El Municipio al no tener implementada la Oficina de Control Interno y su respectivofuncionario, que realice las funciones propias de su cargo,

EFECTO:

El Municipio está probablemente presentando en su información contable cifras norazonables, que en un momento dado, dan origen a observaciones que puedenser relevantes, acarreándole procesos disciplinarios y sanciona torios para elMunicipio. Por lo anterior la entidad debe corregir las falencias detectadas.

EVIDENCIA:

Balance de Comprobación, notas a los Estados Financieros e informacióncontable rendida en la cuenta anualizada parla vigencia 2016

DESCARGOS DEL ENTE SUJETO DE CONTROL:

1.2 CONTROL FINANCIERO 1.3.1 FACTORES Y VARIABLES EVALUADOS,1.3.1.1 ESTADOS CONTABLES REFERENCIA: DICTAMEN CON SALVEDADHe examinado el balance genera', el estado de actividad económica y social, losinformes sobre saldos de operaciones reciprocas y las notas a los EstadosContables con corte a 31 de diciembre de 2016, allegados por la administración deLA PLA YA- Norte de Santander; I=xamen practicado de acuerdo con las normasde auditoría generalmente aceptadas. Se conceptúa que dichos estadosfinancieros y sus correspondientes notas fueron preparados bajo laresponsabilidad de la administración .... ACTIVO

DESCARGO: Requerimiento según requerimiento MPM-Ol-0l-l0 del 27 de Juliode 2.017, página 21 de 26, las siguientes cuentas de Ahorro 110006-0309 $206.695, 111006-03010 $ 5.911, 111006-03011 $ 44.680, 111006-0312 $ 29.541,111006-031 $ 26.015 son saldos que vienen en la contabilidad y que no se les

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reconoce intereses por parte de INFINORTE el valor total de estas cuentas es de$ 312.842, representan 0.0162% sobre el total de las cuentas de ahorro $1.930.438.989, razón por la cual no se vio necesario realizar el 'respectivocomentario en las notas de contabilidad por su bajo porcentaje. Estos saldoscorresponden a convenio con la gobernación los cuales no han sido liquidados. Lavariación de $ 17.105.491 en la cuenta 1620 MAQUINARIA PLANTA Y EQUIPO.corresponde al contrato Nro. 001-2016 adquisición de elementos para elalnueblamiento de las dependencias de la entidad Territorial. Se procederá a,revaluar dicha contabilización en el mes de Diciembre de 2.017. INVERSIONES EINSTRUMENTOS DERIVADOS Requerimiento según requerimiento MPM-01-01-10 del 27 de Julio. de 2.017, página 22 de 26, la cuenta INVERSIONES EINSTRUMENTOS DERIVADOS, corresponde a los Aportes Sociales que tiene elente territorial en la COOPERA TlVA ESPECIAL/ADA DE AHORRO ,Y CREDITODE LA PLAYA DE BELEN "COODIN". RENTAS POR COBRAR LAS RENTASPOR COBRAR presentan un aumento de $ 44.876.431 equivalente a un 20% conrespecto del año anterior, las RENTA ACTUAL presenta un aumento de $10.585.185 equivalente al 25 % con respecto del año anterior, mientras que lasRENTAS ANTERIORES presenta un aumento de $ 34.291.246 equivalente a un20% con respecto del año anterior. Estos valores han sido conciliados con elpaquete de control de IMPUESTOS PREDIAL suministrados por CORPONOR, apesar de las rebajas de impuestos que la administración les ha ofrecido a loscontribuyentes. En el año 2.016 los contribuyentes por pago del impuesto predialsolo cancelaron el 34 % sobre un total del impuesto dicho año, el cual ascendia a$ 79.258.693 DEUDORES DEUDORES, nos hacen un requerimiento en el sentidoque no la entidad territorial ~ocumple con los requisitos de causación y registro, locual no es cierto por los siguientes razones, manifiesta que el saldo de SISTEMAGENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD es de $ 858.319.831, pues dichovalor corresponde al saldo total de TRANSFERENCIAS POR COBRAR, y el de lamencionada cuenta es cero, al igual que en la cuenta SISTEMA GENERAL DEPARTICIPACIONES - PROPOSITO GENERAL dice el requerimiento teniendo encual que viene un saldo de la vigencia anterior de $ 691.906.305, lo cual no escorrecto por cuento dicho valor corresponde al total del saldo de lasTRANSFERENCIAS POR COBRAR y no al de la cuenta en mención. Acontinuación presentamos el movimiento de la cuenta 1413 - TRANSFERENCIASPOR COBRAR del año 2 016 para desvirtuar el requerimientol' ,

CUENTA NOMBRE SALDO ANTERIOR DEBITO CREDrtO TOTAL,TAANSFtRENOAS POR

1413 C08RAR 691,906.305.00 D 9,315,992,469.30 9,149 578,941.30 858,319,831.00 o,515TEMAGENERAlDESEGURIDADSOCIALEN

14U11 SALUD D." o 2,nZ,89S,83S.30 2,122,895,835.30 0.00 oD 1,'ll,S¡fS,1IJ l,l2l,SIil5,1I3:i ~o

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EXTERNA


1.3.1.2 GESTION FINANCIERARequerimiento según requerimiento MPM-01-01-10 del 27 de Julio de 2.017,página 24 de 26, situación financiera sobre el particular comentamos lo siguiente:El ente territorial tiene un control sobre los ingresos y gastos el cual lodiscriminamos a continuación para claridad de ustedes, es necesario aclarar queel análisis realizado por su parte no incluyen los pagos de las reS8Nas y cuentaspor pagar, hay saldos bancarios que corresponden a ingresos para terceros tal esel caso de las cuentas de ahorros en IFINo.RTE, los interés de la cuenta delSISTEMA DE REGALlAS no se ejecutan presupuesta/mente sino contablemente,los convenios tiene igual tratamiento que las cuentas del SGR. Se cuenta con unafiducia entre ente territorial y Alianza en el cual cuando el ministerio de vivienda lesconsigna el 40 % de los recursos por concepto de APSBA, dicho valor no entra ala cuenta 1110 BANCOS, sino a la 1926 DERECHO EN FIDEOCOMISO otrarazón más porel cual no cuadra el saldo disponible a fin de año 2.016.

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EXTERNA,INFORME FINAL DE AUDITORíA

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RllVisados los descargos allegados por el sujeto de control a esta Departamentaldonde se anexan:

• Documentos

L~ Contraloría General del Departamento convocó al comité de Valoración delinlorme de la Auditoria Regular del Municipio La Playa de Belén a una mesa detrtbajo para socializar, discutir y sustentar las observaciones con presuntasincidencias producto del informe preliminar de la Auditoria Regular del Municipio

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de La Playa de Belén; en donde se efectúo una lectura de cada una de lasobservaciones con presuntas incidencias productos del INFORME PRELIMINARDE LA AUDITORIA REGULAR MUNICIPIO DE LA PLAYA DE BELEN; en vista deque la entidad citada a dicha mesa de Valoración no se hizo presente y revisandolos documentos aportados se concluye

LOS DEMAS HALLAZGOS ADMINISTRATIVOS SE CONFIRMAN.

3. CUADRO DE TIPIFICACiÓN DE OBSERVACIONES ADMINISTRATIVASCON PRESUNTA INCIDENCIA

VIGENCIA 2016

TIPO DE OBSERVACiÓN CANTIDAD VALOR (enpesos)

1. ADMINISTRATIVOS 42. SANCIONA TORIOS 1 13. DISCIPLINARIOS () •4. PENALES O ¡

5. FISCALES O I6. TRASLADO A OTRA ENTIDAD UGPP -

TOTAL i,

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COMUNICACiÓN EXTERNA

Cont.lori, Glnlrel dll Oaperl.mlnto Nortl d, Sin!2019<400-7.1)001096 -2 l 2019-03-15 14:28:56Rldicldo por:CDtHRALORIA GENERAL DEPARTIII'1ENTO N.OIP :400:CONrRALOR~IA FM<ILlAR DELEGADA PARA r'lUOISir :r71 Auditorl-l"Sub :[1J Auditor~l. E¡,:llrnlTipo:t751 Comuniclcion ••1'"0110.:1 - I'Inlxo.:0Funclonlrlo:Sonil e:lperlnzl Albl Rodriguez

DoctorVICTOR JULIO CLARO LOZANOAlcalde MunicipalCalle 4 No 1 - 13 Casa Municipal - 'La Playa de Belén - Norte de Santander

Asunt~: Pronunciamiento de la cuenta vigencia 2016

Cordial Saludo,-

La Contralaría General del Departamento Norte de Santander, con fundamento en lasfacultades otorgadas por los artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicóAuditoria Regular al Municipio de La Playa de Belén.

Vale 11 pena mencionar que el presente procedimiento se hace para efectosexclusivamente de envío y notíficación del informe final por parte del DireccionamientoEstratégico, teniendo en cuenta que el contenido del mismo fue elaborado por el grupoauditor 1revisado por el Contralor Delegado para Auditorías de esta Departamental y sininjerencia alguna de este Despacho. '

AtentaJente, nos permitimos enviar el informe final correspondiente al pronunciamientode la c~enta anualizada de la vigencia 2016, conforme a la información rendida por elMuniciPliO de LA PLAYA DE BELEN, a través de sus descargos, y siguiendo lasdirectri1es est~blecidas en el manual de procedimientos de esta departamental el cual seutiliza como guía para la revisión y de acuerdo a la normatividad vigente, se procedió al. análisis de lo cual se observó lo siguiente:

PRONUNCIAMIENTO

La oficina de Control Fiscal Micro de la Contraloría General del Departamento Norte de.Santan~er, profiere el presente pronunciamiento sobre la Cuenta Anual Consolidada delMUNiCIpIO DE LA PLAYA DE BELEN, teniendo en cuenta las siguientesconsideraciones:

Que, mediante Resolución Interna 0705 del 30 de noviembre de 2011, "Se reglamenta laforma, términos y procedimientos para la rendición electrónica de la cuenta e informes,que se presentan a la Contraloría General del Departamento de Norte de Santander",

Que, la Oficina de Control Fiscal Micro a través del funcionario comisionado, realizó elanálisis[ de la información (expresamente aquí relacionada), enviada por EL MUNICIPIODE LA fLAYA DE BELEN, correspondiente a la vigencia 2016, a lo que la Entidad rindiólos des, argos pertinentes.

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Control fiscol Oeficiente y participativo r

www.conttaloriands.gov.co Avenida 5 N" 11-20 Piso 3 Conmutador: 5835840·5835844 Fax: 5731765·5835846

"Control Fiscal Eficiente y Participativo"

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Que, de acuerdo al Art. 14 de la Resolución Interna 0705 del 30 de noviembre de 2011,refiere la "Revisión y Pronunciamiento de la Cuenta",

Que se hace necesario 'efectuar un pronunciamiento sobre la Revisión de la Cuenta.

Que el análisis de la cuenta anual izada arrojó como resultado 4 hallazgos adminis rativos,1 hallazgo con presunta incidencia sancionatoria, que 'generan la obligación de elaborarun Plan de Mejoramiento, tal como lo dispone el parágrafo 3 del artículo en Il]ención.Dicho Plan de Mejoramiento se debe entregar a ésta departamental en un plazo máximode quince (15) días~ábiles.

Por lo anteriormente expuesto, la Contraloría General d~1 Departamento Nbrte deSantander a través de la Oficina de Control Fiscal Micro NO FENECE la Cuentk AnualConsolidada presentada por EL MUNICIPIO DE LA PLAYA DE BELEN, correspondientea la vigencia 2016. INo obstante, la Resolución 705 del 30 de noviembre de 2011 en su artículo 15 expresa:"... Levantamiento de fenecimiento. Si con posterioridad a la revisión de la cuentaaparecieren pruebas de operaciones fraudulentas o irregulares relacionadas con ella, selevantará el fenecimiento de conformidad con lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 42de 1993 y se harán los traslados para efectos del adelantamiento de los procesoscorrespondientes ... "

lor .Au Iliar Delegado para Auditorías

Proyecto: Marlha Paola Correal Ureila

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"Control Fiscal Eficiente y Participativo"

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