INGRESO DE ARTICULOS A ALMACEN

CODIGO: DINALOG-UA/AL-003-05

VERSION: PRIMERA

AREA DIRECCION NACIONAL DE LOGISTICA

UNIDAD DE ABASTECIMIENTO / ALMACEN GENERAL TITULO:

INGRESO DE ARTICULOS AL ALMACEN GENERAL POR COMPRAS

RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por:

Equipo de Elaboracin del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP

Aprobado por: Direccin Nacional de Logstica

VB OPP: Oficina de Planificacin y Presupuesto

INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DINALOG-UA/AL-003-05 PAG

Sede Central INGRESO DE ARTICULOS AL ALMACEN GENERAL POR COMPRAS FECHA:01/07/2005 2/15

1. OBJETIVO Estandarizar el procedimiento para la recepcin e ingreso de artculos al Almacn General, generados por compras. Establecer criterios, procedimientos y responsabilidades para la administracin del Almacn General, la recepcin, verificacin, internamiento, registro, control y custodia de los artculos que ingresan al almacn por compras, as como la elaboracin de los diversos documentos generados por dichos ingresos.

2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicacin para el Almacn General del INDECI, el cual pertenece a la Unidad de Abastecimiento de la Direccin Nacional de Logstica. Describe las actividades desde la entrega del expediente por parte de logstica al Jefe de Almacn General, hasta la entrega de la documentacin a la Unidad respectiva (Economa).

3. BASE LEGAL 3.1. Decreto Ley N 19338 Ley del Sistema de Defensa Civil, y sus normas

modificatorias Decretos Legislativos N 442, 735 y 905, Ley N 25414 y el Decreto de Urgencia N 049-2000.

3.2. Decreto Supremo N 059-2001-PCM, que aprueba el Reglamento de Organizacin y Funciones del INDECI y Decreto Supremo N 005-2003-PCM que deroga la 3ra. disposicin de dicho reglamento.

3.3. Decreto Ley N 22056 Ley del Sistema Nacional de Abastecimiento. 3.4. Resolucin Jefatural N 118-80-INAP/PDA, que aprueba las Normas

Generales del Sistema de Abastecimiento. 3.5. Resolucin Jefatural N 335-90-INAP/DNA, que aprueba el Manual de

Administracin de Almacenes para el Sector Pblico Nacional. 3.6. Resolucin de Contralora N 072-98-CG, que aprueba las Normas Tcnicas

de Control Interno para el Sector Pblico.

4. REQUISITOS DEL PROCESO 4.1. Debe haberse efectuado el Procedimiento General para la Adquisicin o

Contratacin de Bienes y Servicios, para que se inicie el proceso de Ingreso de Artculos al Almacn por Compras.

4.2. Es requisito indispensable que los documentos estn completos y correctos tanto al momento previo del almacenaje como al momento del registro de la documentacin.

4.3. El expediente enviado por el Operador PAD de logstica al Jefe del Almacn General, debe contener los siguientes documentos:

Orden de Compra - Gua de Internamiento original y todas sus copias. Hoja de Especificaciones Tcnicas segn se presente en las bases. Formato de Requerimiento. Oficio de Consentimiento de Buena Pro.



5. RESPONSABLES DEL PROCESO Almacn General Unidad de Abastecimiento de la Direccin Nacional de Logstica.

6. CONSIDERACIONES 6.1. El almacenamiento es un proceso tcnico de abastecimiento cuyas

actividades estn referidas a la ubicacin temporal de bienes en un espacio fsico determinado con fines de custodia como va para trasladarlos fsicamente (temporal o definitivo) a quienes la necesitan. Consta de las siguientes fases: recepcin, verificacin y control de calidad, internamiento, registro-control y custodia.

6.2. Es necesario cumplir con el tiempo mnimo para la entrega del expediente a Almacn General por parte de la Unidad de Abastecimiento, de por lo menos un da previo a la llegada del proveedor para la ubicacin del espacio necesario de almacenaje.

6.3. Todos los bienes que adquiere la entidad deben ingresar fsicamente a travs de la Unidad de Almacn, antes de ser utilizados, an cuando la naturaleza fsica de los mismos requiera su ubicacin directa en el lugar o dependencia que lo solicita. Ello permitir un control efectivo de los bienes adquiridos.

6.4. Las actividades de la fase de verificacin y control de calidad deben ser ejecutadas en un lugar predeterminado independiente de la zona de almacenaje; comprende las acciones siguientes: a. Retirar los bienes de los embalajes. b. Una vez abierto los bultos se proceder a revisar y verificar su contenido

en forma cuantitativa y cualitativa. c. La verificacin cuantitativa se efectuar para comprobar que las

cantidades recibidas son iguales a las que se consignan en la documentacin de recibo. Incluye las comprobaciones dimensionales de identificacin, tales como: longitud, capacidad, volumen, peso, gravedad, presin, temperatura, etc.

d. La verificacin cualitativa, denominada control de calidad se realizar para verificar que las caractersticas y propiedades de los bienes decepcionados estn de acuerdo con las especificaciones tcnicas solicitadas.

e. La verificacin y control de calidad se efecta en presencia de la persona que hace la entrega cuando la cantidad y las caractersticas de los bienes permitan realizar la verificacin cuantitativa y cualitativa en el momento de la recepcin.

f. Si por el nmero y caractersticas de los bienes recepcionados fuera necesario mayor tiempo para efectuar la verificacin y control de calidad, el jefe de almacn suscribir la gua respectiva dando conformidad slo por el nmero de bultos recibidos y el peso bruto respectivo.

g. La conformidad de la recepcin ser suscrita, mediante el acta de recepcin de artculos, por el jefe del almacn, el jefe de abastecimiento y el que hace la entrega de los bienes.



6.5. Las actividades de la fase de internamiento comprende acciones para la ubicacin de los bienes en lugares previamente asignados. Estas son las siguientes: a. Agrupar los bienes segn su tipo, periodo de vencimiento, dimensin, etc. b. Ubicar los bienes en el lugar que previamente se les ha designado en la

zona de almacenaje. Se har de tal manera que su identificacin sea fcil y oportuna.

c. Se evitar dividir un grupo de bienes del mismo tipo en zonas de almacenaje diferentes.

d. En casos que los espacios disponibles resulten reducidos, se proceder a internar el ntegro del grupo en zonas previstas para las ampliaciones.

6.6. Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes, deben estar adecuadamente ubicados, contar con instalaciones seguras, y tener el espacio fsico necesario, que permita el arreglo y disposicin conveniente de los bienes, as como el control e identificacin de los mismos.

6.7. Las personas a cargo del almacn tienen la responsabilidad de acreditar en documentos, su conformidad con los bienes que ingresan (si se ajustan a los requerimientos y especificaciones tcnicas solicitadas), as como los que salen. El jefe del almacn debe presenciar, verificar y suscribir la conformidad sobre el ingreso de los bienes que ingresan.

6.8. Ubicados los bienes en las zonas de almacenaje se proceder a registrar su ingreso en la tarjeta de control visible o Vincard, la misma que ser colocada junto al grupo de bienes registrado.

6.9. La Orden de Compra Gua de Internamiento ser remitida al Digitador PAD para el respectivo registro en el Sistema de Almacenes, as como tambin en la Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacn o tambin llamado Kardex Valorado.

6.10. Para el control de los bienes se debe establecer un sistema adecuado de registro permanente del movimiento de stos, por unidades de iguales caractersticas. Slo las personas que laboran en el almacn deben tener acceso a sus instalaciones, y distribuir los bienes segn requerimiento.

6.11. Hay bienes que por sus caractersticas especiales tienen que ser almacenados en otras instalaciones, o enviados directamente a los encargados de su utilizacin. En estos casos, el encargado de almacn tendr que efectuar la verificacin directa y la tramitacin de la documentacin correspondiente.

7. SIGLAS 7.1. AL: Almacn General. 7.2. DINALOG: Direccin Nacional de Logstica 7.3. EEC: Entidad Certificadora de Calidad 7.4. G/R: Gua de Remisin 7.5. O/C: Orden de Compra 7.6. UA: Unidad de Abastecimiento



8. DEFINICIONES 8.1. Artculo: Se define as a todo material o producto que ingresa al almacn

General. 8.2. Entidad de Certificadora de Calidad (ECC): Es la entidad encargada de

realizar el anlisis de la muestra de los artculos ingresados a Almacn General, esta empresa es contratada por el proveedor segn lo estipulan las bases del proceso de seleccin y el contrato de adquisicin o contratacin de servicios.

8.3. Expediente: Es el conjunto de documentos que entrega la Unidad Ejecutora de Abastecimiento por intermedio del Operador PAD al Almacn General, previo al ingreso de los artculos al Almacn General del INDECI, y contendr los siguientes documentos, segn sea el caso: a. Para el caso de ingreso por compras, el expediente contendr la Orden de

Compra - Gua de Internamiento original y todas sus copias, la Hoja de Especificaciones Tcnicas segn se presente en las bases, el Formato de Requerimiento, Oficio de Consentimiento de Buena Pro.

b. Para el caso de ingreso por servicio, el expediente contendr la Orden de Servicio, Hoja de Especificaciones Tcnicas segn se presente en las bases, Formato de Requerimiento, Oficio de Consentimiento de Buena Pro.

c. Para el caso de ingreso por Donacin, el expediente contendr: Si la donacin es Nacional de una persona naturales, el Acta de Entrega-Recepcin de la donacin; si es de una persona jurdica, Carta de Donacin, Factura Comercial segn sea el caso (ene l caso que en la carta no figurara el listado de las mercanca donadas se deber solicitar el referido documento a fin de que queden o estn debidamente individualizados). Si la donacin es internacional, Carta de Donacin en original legalizada por el Consulado del Per en el pas donante y por la Direccin de Legalizacin del Ministerio de Relaciones Exteriores del Per, copia simple del conocimiento de Embarque, Gua Area, Postal o Carta de Porte, copia simple de la Factura, Gua o Proforma Comercial Valorizada si la hubiere, caso contrario Declaracin Jurada precisando el valor FOB estimado de las mercancas.

8.4. Sistema de Almacenes: Se llama as al sistema informtico elaborado y utilizado en el Almacn General para llevar el control de movimiento de existencias, tanto de entrada como de salida, este sistema ha sido elaborado en entorno DOS, con una aplicacin en Fox Pro.

8.5. Vincard: Nombre que se utiliza para nombrar a la Tarjeta de Control Visible de Almacn, en la cual se registran los movimientos de entrada y salida de artculos del Almacn General, contiene el nombre del artculo, la unidad de medida, la fecha en que se realiza el movimiento, y los movimientos propiamente dichos, las cantidades son fsicas.



9. GLOSARIO DE TERMINOS 9.1. Almacenamiento: Es el conjunto de actividades orientadas a la ubicacin

temporal de los bienes en un espacio fsico establecido, con el objeto de ser custodiados, en tanto sean trasladados a las dependencias que los soliciten.

9.2. Especificaciones Tcnicas: Descripciones elaboradas por la entidad, de las caractersticas fundamentales de las obras, consultora, servicios, bienes o suministros a ejecutar, contratar o adquirir respectivamente.

9.3. Proveedor: Persona natural o jurdica que vende o arrienda bienes, presta servicios generales o de consultora o ejecuta obras.

10. ANEXOS ANEXO 1: Tarjeta de Control Visible o VINCARD. ANEXO 2: Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacn



11. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Responsable Viene del proceso de Procedimiento General para la Adquisicin o Contratacin de Bienes y Servicios. DINALOG / UA

Tcnico Administrativo 1. Enva expediente y archiva el cargo.

Mensajero 1. Recibe expediente y firma el cargo. 2. Lleva el expediente al Almacn General.

Digitador PAD 3. Registra el ingreso de los documentos y entrega expediente al Jefe del almacn.

DINALOG / UA / AL

Jefe del Almacn 4. Recibe el expediente, toma conocimiento y espera al proveedor.

PROVEEDOR Responsable 5. Llega al Almacn General y presenta su Gua de Remisin.

Jefe del Almacn 6. Recibe la Gua de Remisin y verifica. 7. Indica el lugar y ordena descargar los artculos

al estibador.

Estibador

8. Recibe orden de compra y descarga los artculos.

9. Almacena artculos en el lugar de almacenamiento temporal sealado.

DINALOG / UA / AL

Jefe del Almacn

10. Compara la Gua de Remisin y verifica que las rdenes de compra y los artculos estn de acuerdo con las especificaciones tcnicas.

Si comparacin y verificacin NO son conformes 11. Rechaza el lote de artculos NO conformes y

elabora acta de rechazo. Esta acta consigna las diferencias encontradas ya sea en los artculos o en los documentos, mencionando el plazo que tiene el proveedor para realizar las correcciones del caso.

12. Entrega el acta de rechazo de lote al Proveedor comunicndole el plazo de subsanacin.

PROVEEDOR Responsable 12. Recibe y conoce acta de rechazo. 13. Subsana artculos defectuosos. Regresar a la

Actividad 5.

DINALOG / UA / AL Jefe del Almacn

Si comparacin y verificacin son conformes Si es Menor Cuanta

Si el monto de la compra es menor a S/. 3200 14. Firma la Orden de Compra y le entrega al

proveedor, dando conformidad al momento de su entrega.



PROVEEDOR Responsable 14. Recibe la orden de compra firmada. Fin del proceso.

Jefe del Almacn

Si el monto de la compra es mayor o igual a S/. 3200 15. Entrega una copia de la Orden de Compra

al Digitador PAD para la elaboracin del acta definitiva de recepcin de artculos.

Digitador PAD 15. Recibe la Orden de Compra. Ir a la Actividad 32.

Jefe del Almacn No es Menor Cuanta 16. Entrega la Orden de Compra al Digitador

PAD para la elaboracin del acta provisional de recepcin.

Digitador PAD

16. Recibe y conoce la orden de compra y el encargo.

17. Elabora el acta provisional de recepcin de artculos y le entrega al Jefe del Almacn.

DINALOG / UA / AL

Jefe del Almacn 18. Da VB del Acta Provisional. PROVEEDOR Responsable 18. Da VB del Acta Provisional.

Jefe del Almacn 19. Solicita la firma del Jefe de Abastecimiento al Acta Provisional. DINALOG / UA / AL

Mensajero 20. Recibe, traslada y le entrega el Acta

Provisional de recepcin de artculos al Jefe de Abastecimiento.

DINALOG / UA Jefe de Abastecimiento 21. Recibe, conoce y da el VB al Acta

Provisional de recepcin de artculos y firma el cargo.

Mensajero 22. Recibe el Acta firmada y lo lleva al Almacn General. DINALOG / UA / AL

Digitador PAD 23. Recibe el Acta Provisional de recepcin de artculos y lo archiva.

PROVEEDOR Responsable

24. Se contacta con una Entidad Certificadora de Calidad (ECC).

25. Contrata a la Entidad Certificadora de Calidad y le entrega las Especificaciones Tcnicas.

26. Comunica al Jefe del Almacn General los datos de la empresa contratada para realizar el control de calidad respectivo.

EEC Responsable 27. Llega al Almacn General y entrega su identificacin.

DINALOG / UA / AL Jefe del Almacn 28. Verifica la identificacin, y de estar conforme, autoriza el ingreso al Almacn.

EEC Responsable 29. Ingresa al Almacn General, selecciona una

muestra de cada lote y analiza las muestras. 30. Emite los resultados del anlisis.



Jefe del Almacn

30. Conoce los resultados obtenidos. Resultado de anlisis NO es conforme Ir a la Actividad 11. Resultado de anlisis es conforme 31. Encarga al estibador almacenar

definitivamente indicndole el lugar de almacenamiento.

Estibador 31. Recibe el encargo y almacena en el lugar sealado.

Jefe del Almacn 32. Encarga la elaboracin del Acta Definitiva de recepcin al Digitador PAD.

Digitador PAD 32. Elabora el Acta Definitiva de recepcin de artculos.

DINALOG / UA / AL

Jefe del Almacn 33. Da VB al Acta Definitiva de recepcin de artculos.

PROVEEDOR Responsable 33. Da VB al Acta Definitiva de recepcin de artculos.

Jefe del Almacn 34. Solicita la firma del Jefe de Abastecimiento.

DINALOG / UA / AL Mensajero

35. Recibe el encargo del Jefe del Almacn, se traslada a la Direccin Nacional de Logstica, y entrega el Acta Definitiva de recepcin de artculos al Jefe de Abastecimiento.

DINALOG / UA Jefe de Abastecimiento 36. Recibe, conoce y da VB al Acta de

recepcin de artculos. Recibe su cargo.

Mensajero 37. Recibe el Acta Definitiva firmada y regresa al Almacn General.

Digitador PAD 38. Recibe el Acta de recepcin de artculos y lo archiva.

Jefe del Almacn 39. Firma la Orden de Compra y le entrega al Digitador PAD.

Digitador PAD 40. Recibe y archiva la Orden de Compra en forma definitiva.

Jefe del Almacn 41. Enva informacin y ordena el ingreso de

los datos al Sistema de Almacenes y Vincard.

Digitador PAD 42. Recibe la informacin e ingresa datos en el Sistema de Almacenes.

Tcnico Administrativo

43. Recibe la informacin y llena el Vincard y la Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacn (Kardex Valorado).

DINALOG / UA / AL

Jefe del Almacn 44. Se inicia el proceso de Elaboracin y

Envo de Reportes para Control Contable, dando fin al proceso.

12. DIAGRAMA DE FLUJO

INDECIINGRESO DE ARTICULOS AL ALMACEN GENERAL POR COMPRAS

DINALOG

Estibador MensajeroInicio

1Enva expediente

Responsable

PROVEEDORUNIDAD DE ABASTECIMIENTO

ALMACEN GENERALJefe de Almacn Digitador PAD Tcnico Administrativo

1Recibe expediente

y firma cargo

2Lleva el expediente al

Almacn General

3Registra ingreso de

documentos4

Recibe expediente

Proveedor

6Recibe G/R y verifica

5Llega al Almacn ypresenta la G//R

7Indica lugar y

ordena descarga

8Recibe orden y

descarga artculos

10Compara G/R y verifica que O/Cy artculos estn de acuerdo con

las especificaciones tcnicas

Comparaciny verificacinconformes

?

No

Si

11Rechaza lote de

artculos no conformes

12Entrega acta de

rechazo de lote y plazode subsanacin

Esmenor cuanta

?

Esmenor a s/.3200

?

14Firma y da la

conformidad en la O/C

14Recibe la O/C firmada y

se retira del Almacn

Fin15

Entrega copia de O/C15

Recibe O/C

16Entrega O/C y encarga

elaboracin de actaprovisional de recepcin

16Recibe O/C y encargo

b

d

No

Si

No

Si

17Elabora acta provisional

18VB acta provisional

18VB acta provisional

c

1Cargo

Procedimiento Generalpara la Adquisicin y

Contratacin de Bienesy Servicios

12Recibe acta de

rechazo y conoce

13Subsana

a

a

9

INDECIINGRESO DE ARTICULOS AL ALMACEN GENERAL POR COMPRAS

DINALOG

MensajeroResponsable

PROVEEDORUNIDAD DE ABASTECIMIENTO

ALMACEN GENERALJefe de Almacn Digitador PAD

Jefe deAbastecimiento

19Solicita firma del Jefe

de Abastecimiento

20Recibe, traslada y

entrega actaprovisional

22Recibe acta

y lleva al Almacn

21Recibe, conoce,da VB al acta

provisional y firmacargos

23Recibe acta

provisional derecepcin

ENTIDADCERTIFICADORA

DE CALIDAD(ECC)

24Contacta con una ECC

25Entrega

especificacionestcnicas y contrata

25Recibe

especificacionestcnicas y contratacin

26Comunica datos de la

ECC contratada26

Toma conocimiento

27Llega al Almacn y

entrega identificacin

28Verifica identificacin,

permite ingreso alAlmacn

29Ingresa y analiza

una muestra

30Expone resultados

del anliss

30Recibe y conoce

resultados

Es conforme?

31Encarga almacenar

definitivamente31

Recibe cargo

32Encarga elaborar

acta definitiva

32Elabora acta

definitiva de recepcinde artculos

33VB acta definitiva

34Solicita firma del Jefe

de Abastecimiento

33VB acta definitiva

35Recibe encargo,

traslada y entregaacta definitiva derecepcin y cargo

36Recibe, conoceVB del acta yrecibe cargo

37Recibe acta

definitiva y regresa alAlmacn General

38Recibe acta definitivade recepcin y archiva

39Firma la O/C y entrega

al Digitador PAD40

Recibe O/C firmada

41Enva informacin yordena ingreso de

datos al Sistema deAlmacenes, Vincard y

Kardex 43Recibe informacin yllena el Vincard y la

Tarjeta de ExistenciasValoradas de Almacn

42Recibe informacin

e ingresa en elSistema deAlmacenes

Elaboracin y Envode Reportes paraControl Contable

Fin

d

Si

No

c

23

b

Estibador

31

40

ANEXOS

ANEXO 1

TARJETA DE CONTROL VISIBLE

1

FECHA a b a b cCLASE N ENTRADA SALIDA SALDO

Formulario SA. RIC.06(Tamao A6 - ITINTEC)

Articulo

Cdigo Unidad de Medida

MOVIMIENTOS3

COMPROBANTE2

N

ANEXO 2

1

Fecha a b a b cClase N Entrada Salida Saldo

Formulario SA. RIC.06(Tamao A6 - ITINTEC)

cSaldo

Importes6

Entradaa b

SalidaUnitario PromedioPrecio Costo

EXISTENCIAS VALORADAS DE ALMACN

4 52 3Comprobante Movimientos

Tarjeta N

_________________

Articulo_________________

Unidad de Medida_________________

Cdigo

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