Ing. Jaime Astorga Sariñana Hallazgos en auditoría interna – 20 de Marzo 2015.
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Ing. Jaime Astorga Sariñana
Hallazgos en auditoría interna – 20 de Marzo 2015
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Descripción de no conformidad
Descripción de la No Conformidad: Se detectó que se están usando formatos diferentes a los que están documentados en el Sistema de Gestión de Calidad.
Acciones en proceso:1. Se revisó y actualizó instructivo de compras ITCJ-AD-IT-01 y el formato ITCJ-AD-FO-01 en donde se incluyó la clasificación de proveedores que impactan directamente en la prestación del servicio educativo. 2. Durante la semana del 23 al 27 se van a actualizar los nuevos proveedores en el formato actualizado.3. Incluir en el formato actualizado de Enero a la fecha aquellos proveedores que no habían sido incluidos en el catálogo de proveedores aprobados.3. En proceso la reevaluación de proveedores que se tienen del 2014.
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3.1 Una vez evaluados los criterios de aprobación contenidos en el formato ITCJ-AD-FO-01 y determinado al proveedor como aprobado, se clasifica como proveedor normal o proveedor directo de acuerdo al impacto en el servicio educativo y se registra en el catálogo de proveedores aprobados ITCJ-AD-FO-04.
4. La oficina de adquisiciones solicita cotizaciones a proveedores aprobados y registrados en el catálogo de proveedores ITCJ-AD-FO-04, en caso que no se tenga un proveedor aprobado que nos pueda proporcionar el servicio o producto debido a su naturaleza, se realiza la selección evaluando los criterios numerados en el formato ITCJ-AD-FO-01.
Modificaciones al instructivo de compras
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Evaluación de proveedores ITCJ-AD-FO-01No CRITERIOS VALOR PUNTOS1 Calidad de productos Mala 0 puntos / Buena 15 puntos2 Precio de productos comparado con proveedores similares Mayor 0 puntos / Menor 15 puntos3 Tiempo máximo de entrega de productos Más de 10 días 5 puntos / 1 a 5 días 10 puntos
4 Ofrece tiempo de garantía en productos que lo requieran No ofrece 0 puntos / Si ofrece 10 puntos5 Atención y servicio al cliente Mala 0 puntos / Buena 10 puntos6 Cuenta con personal para dar servicio y/o surtir material Insuficiente 0 puntos / Suficiente 5 puntos7 Ofrece crédito No 0 puntos / 15 días o más 10 puntos 8 Sus productos son biodegradables No 0 puntos / Sí 10 puntos 9 Desarrolla actividades de protección al medio ambiente No 0 puntos / Si 10 puntos
10 Cuenta con local fijo No 0 puntos / Sí 5 puntos11 Impacta directamente al servicio educativo No 0 puntos / Si 10 puntos
TOTAL
NOTAS: 1. Para la selección de un proveedor se evaluarán los criterios 2, 3, 4, 6 y 10 los cuales debe cumplir y se mantendrá como proveedor condicionado hasta que se realice otra evaluación.
2. Evaluado y aprobado se considera proveedor normal si totaliza un mínimo de 80 puntos.
3. Si se tiene un proveedor con puntuación entre 60 y 80 puntos y no se cuenta con un proveedor aprobado para proporcionar un servicio o producto el proveedor se considera proveedor condicionado hasta que se realice una re-evaluación del mismo.
4. Para ser aprobado como proveedor directo debe cumplir completamente con los criterios 1,3,4,5,8 y 11 y aunado a los demás criterios de evaluación debe reunir como mínimo 90 puntos.
RESULTADO: Proveedor aprobado Si 1. Proveedor Directo __ 2. Proveedor normal __ Proveedor condicionado Si __
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Catálogo de proveedores aprobados
No.Nombre del proveedor R.F.C. Domicilio
No. Telefónico/
celular/correo elect
EstatusActividades comerciales
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
INSTITUTO TECNOLOGICO DE CD. JUAREZDEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
CATALOGO DE PROVEEDORES APROBADOS FECHA __________________
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Indicadores de compras
MES Total requisicionesRequisiciones con fecha promesa cumplida
% cumplimiento de fecha promesa 80%
requisiciones con firma de conformidad (recibido)
% cumplimiento con especificaciones 90% Requisiciones atendidas
% requisiciones atendidas 95%
Enero 22 20 91% 22 100% 22 100%
Febrero 63 55 87% 63 100% 63 100%
Marzo 66 61 92% 66 100% 66 100%
Abril 68 64 94% 68 100% 68 100%
Mayo 59 58 98% 59 100% 59 100%
Junio 67 62 93% 67 100% 67 100%
TOTAL 345 320 93% 344 100% 345 100%
Julio 11 11 100% 11 100% 11 100%
Agosto 99 96 97% 99 100% 99 100%
Septiembre 152 148 97% 152 100% 152 100%
Octubre 162 161 99% 162 100% 162 100%
Noviembre 135 135 100% 135 100% 135 100%
Diciembre 90 90 100% 90 100% 90 100%
TOTAL 649 641 99% 649 100% 649 100%
TOTAL
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86
88
90
92
94
96
98
100
Semestre 1-2011Semestre 2-2011Semestre 1-2012Semestre 2-2012Semestre 1-2013Semestre 2-2013Semestre 1-2014Semestre 2-2014
fecha promesa
conformidad
atendidas
fecha promesa Conformidad AtendidasSemestre 1-2011 97 100 100Semestre 2-2011 91 100 100Semestre 1-2012 99 100 100Semestre 2-2012 100 100 100Semestre 1-2013 95 100 100Semestre 2-2013 97 100 100Semestre 1-2014 93 100 100Semestre 2-2014 99 100 100
Indicadores de compras