Informe Técnico de Residencia Profesional en Terracerias y Triturados Gutierres Enero 2013-Agosto...

8/18/2019 Informe Técnico de Residencia Profesional en Terracerias y Triturados Gutierres Enero 2013-Agosto 2014

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INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE MULEGÉ

LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN

INFORME TECNICO DE RESIDENCIA PROFESIONAL:

Manual de procedimientos del puesto de auxiliar

administrativo

Rosa Guadalupe Escobedo Bojórquez

No. Control 081060014

Realizada en Terracerías y Tritu rados GUTIERREZ , En el periodo Agosto 2013-Enero

2014


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ROSA GUADALUPE ESCOBEDO BOJORQUEZ 1

ÍndiceContenido

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................. 4

CAPÍTULO I .......................................................................................................................................... 5

JUSTIFICACIÓN .............................................................................................................................. 5

CAPITULO II ......................................................................................................................................... 6

OBJETIVOS GENERALES Y ESPECÍFICOS .............................................................................. 6

2.1 Objetivo general ..................................................................................................................... 6

2.2 Objetivos específicos ............................................................................................................. 6

CAPITULO III ........................................................................................................................................ 7

DEFINICIÓN DEL PROBLEMA ...................................................................................................... 7

CAPITULO IV ....................................................................................................................................... 8

CARACTERIZACIÓN DEL AREA EN QUE PARTICIPÓ ............................................................ 8

DATOS GENERALES DE LA EMPRESA ................................................................................ 8

MISIÓN ......................................................................................................................................... 8

VISIÓN .......................................................................................................................................... 8

FILOSOFÍA ................................................................................................................................... 9

VALORES ..................................................................................................................................... 9

ORGANIGRAMA ....................................................................................................................... 10

CARACTERISTICAS DEL AREA ............................................................................................ 12

CAPITULO V ...................................................................................................................................... 14

ALCANCES Y LIMITACIONES .................................................................................................... 14

Alcances ...................................................................................................................................... 14

Limitaciones ................................................................................................................................ 14


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CAPÍTULO VI ..................................................................................................................................... 15

FUNDAMENTO TEÓRICO ........................................................................................................... 15

4.1 ¿Qué es un manual? ............................................................................................................... 15

4.2 ¿Qué tipo de manuales existe? .............................................................................................. 16

4.3 ¿Cuál es su utilidad? ................................................................................................................ 16

METODOLÓGIA ............................................................................................................................ 16

CAPITULO VI ..................................................................................................................................... 18

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ........................................................................................... 18

CAPITULO VII..................................................................................................................................... 19

DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LAS ACTIVIDADES ............................................................. 19

7.1 Identificación de la problemática. ........................................................................................ 19

7.2 Recopilación de la información. .......................................................................................... 19

7.3 Análisis de la información obtenida. .................................................................................... 19

7.4 Determinación de la información de relevancia. ................................................................ 20

7.5 Establecer la terminología a utilizar..................................................................................... 20

7.6 Estructurar un borrador del prototipo .................................................................................. 20

7.7 Realización de un borrador. ................................................................................................ 20

7.8 Pruebas del manual. ............................................................................................................ 21

7.9 Aplicación de cambios sugeridos. ....................................................................................... 21

7.10 Aplicación de la estructura digital. ..................................................................................... 21

7.11 Entrega final del producto. ................................................................................................. 21

CAPITULO VIII.................................................................................................................................... 22

RESULTADOS ............................................................................................................................... 22

REGISTRO Y CONTROL EXPEDIENTES DE CUENTAS ................................................... 22

REALIZACIÓN DE VENTAS .................................................................................................... 28


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EMISIÓN DE FACTURAS ........................................................................................................ 31

POLIZA DE INGRESO (Contabilizar facturas emitidas) ......................................................... 35

CAPITULO IX ..................................................................................................................................... 40

CONCLUSIONES .......................................................................................................................... 40

CAPITULO X ...................................................................................................................................... 41

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Y VIRTUALES .................................................................. 41


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INTRODUCCIÓN

En la creciente demanda, en la actualidad, es necesario agilizar los procesos, y la manera más

eficaz, para solucionar esos problemas, es estructurar una forma estándar de como realiza esos

procedimientos, es el motivo por el cual se desarrolló el proyecto.

El proyecto se realizó, en el área administrativa, de la empresa Terracerías y triturados

GUTIERREZ, el cual consiste en el desarrollo de un manual de procedimientos, que se tenga

presente como una herramienta, que permitirá al ocupante del puesto la solución de las

interrogantes al momento de desarrollar las actividades.Una propuesta no tiene sentido si no se tiene las bases suficientes para hacer creer lo contrario,

ese es el objetivo de la justificación que se presenta en el capítulo I, donde se justifica la

necesidad de usar un manual de procedimientos, que le brinde al usuario una rápida solución.

en el capítulo II se establecen los objetivos generales y específicos que nos ayudarán a medir

los resultados del proyecto, seguidamente n el Capítulo III se presenta la definición del

problema, en donde se destaca la necesidad de esta herramienta, ya que con anterioridad, en

algunos de los procesos, se tienen dudas, en el desempeño de las mismas.

En el capítulo IV, se encuentra la información referente a los antecedentes, la localización de la

planta, estructura organizacional y la información del área en que se realizó el proyecto. En el

capítulo V se menciona los alcances y las limitaciones que se presentaran en el desarrollo del

proyecto, es decir, cuáles serán los logros y la limitación que pueda presentarse al desarrollarse

el proyecto. De igual forma un proyecto debe de contar con los fundamentos teóricos en donde

se mencionen las bases que define la decisión tomada para la solución, esto se menciona en el

capítulo VI.

Siguiendo el plan de actividades, se incluye el capítulo VI y VII, se describe los lineamientos que

indican las actividades que se realizaron en determinados periodos, la metodología utilizada, con

base en estructura de investigación.


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CAPÍTULO I

JUSTIFICACIÓN

El proyecto se genera por la necesidad, de estructurar los procedimientos en el puesto

de auxiliar administrativo en Terracerías y Triturados GUTIERREZ, ya que este carece de

instrucciones para el desarrollo de las actividades en el puesto de auxiliar administrativo, el cual

tiene como resultado una capacitación empírica, ya que la mayoría de las actividades se

aprenden en la práctica, y que en ocasiones resultan interrogaciones, de las cuales no se tiene

un fundamento para la resolución de las mismas y del el seguimiento correctos de las

actividades. Lo que le permitirá a la empresa tener una herramienta para la correcta inducción

de puesto antes mencionado. Y con esto, mejorar la productividad del puesto, resultando una

mayor eficacia en el desarrollo de las actividades.

Y por lo tanto este deriva en un desarrollo ineficiente. Además se pretende agilizar la

búsqueda de información de los datos de los clientes, esto le permitirá al ocupante del puesto

una información establecida. Beneficiando la rapidez del desarrollo de las actividades, para la

comodidad de los clientes.


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CAPITULO II

OBJETIVOS GENERALES Y ESPECÍFICOS

2.1 Objetivo general

Elaborar un manual de procedimientos para el claro establecimiento de las actividades, y

así mismo del proceso para realizarlas, proporcionando a la empresa, y al trabajador una

herramienta, que le suministre información clara y precisa para la realización de las tareas.

2.2 Objetivos específicos

Elaborar un listado de las actividades y procedimientos realizados en el puesto.

Establecer un procedimiento paso a paso para la realización de las actividades.

Proporcionar a la empresa y al empleado una herramienta para la fluidez de la

información.

Suministrar información para la resolución de dudas.

Establecer el manual como una herramienta, que sirva de ayuda cualquier persona que

se encuentre cubriendo el puesto, y este mismo puedan resolver sus dudas en cualquier

momento.

Sustentar las bases al proporcionar un apoyo de la información teórica en cada una de

las actividades.


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CAPITULO III

DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

El puesto de auxiliar administrativo, en la empresa “Terracerías y triturados GUTIERREZ,

--no cuenta con la información necesaria para la realización de las actividades y seguimiento de

los procedimientos. Resultando un desempeño pobre o deficiente, lo cual da a la necesidad de

establecer las actividades de una manera formal mediante la aplicación de una herramienta que

le permita al usuario una vista panorámica del curso de las actividades.

Un manual de procedimientos, el cual, sea direccionado a la persona que se encuentreocupando el puesto, el cual no solo para esta persona sea de ayuda, si no cuando la primera no

estuviese, una segunda persona pueda realizar las actividades de una misma manera.

Las necesidades de la aplicación de manual son principalmente:

1. La lentitud al realizar las actividades, debido a la falta de información.

2. Dudas al momento de realizar los procedimientos.

3. Falta de herramientas para la toma de decisiones.

Actualmente los procesos no se encuentran establecidos, y el manejo de los datos es

difícil de localizar, por lo que algunas ocasiones los clientes se ven afectados por el corto

alcance del desarrollo de los procedimientos.


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CAPITULO IV

CARACTERIZACIÓN DEL AREA EN QUE PARTICIPÓ

DATOS GENERALES DE LA EMPRESA

Nombre: Terracerías y Triturados Gutiérrez

Razón Social: José Trinidad Gutiérrez Nuño

Actividad: Extracción y venta de materiales pétreos

RFC: GUNT600918C21

DIRECCIÓN: Carretera Transpeninsular, Km 7 al norte.

TELEFONO: (615) 109- 5928

CORREO ELECTRONICO: [email protected]

PUESTO A ORDENAR: AUXILIAR ADMINISTRATIVO.

MISIÓN

Responder a la confianza de nuestros clientes, brindando la ingeniería, el soporte técnico

y maquinaria para la ejecución de obras y así como de proveer agregados que cumplan las

especificaciones requeridas por nuestros clientes.

VISIÓN

Ser la empresa líder, en el área de construcción de terracerías y suministro de

agregados pétreos, contando con el personal técnico y maquinaria especializada para este fin y


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así establecer un compromiso de producción de materiales pétreos de alta calidad, contando

con el capital necesario para aprovechar las oportunidades de negocio, e incrementando

nuestras relaciones comerciales con los diferentes sectores del mercado.

FILOSOFÍA

Mantener una constante superación tanto en la calidad de los productos y servicios,

como de la realización de nuestro capital humano, conformando un equipo humano profesional,

capacitado, motivado e identificado con la empresa.

Creemos firmemente que nuestro esfuerzo crea clientes leales y satisfechos, quienes

reconozcan los productos y servicios ofrecidos, donde muestren su plena satisfacción. Pues

sabemos que la asesoría y la respuesta rápida y eficiente genera la confianza de nuestros

clientes. Manteniendo como directrices nuestros valores.

VALORES

Responsabilidad y Comprom iso : Respondemos a la confianza que nuestros clientes

depositan en nosotros, asegurando el cumplimiento de los trabajos, al planearlos, para

lograrlos de manera eficiente.

Servicio: Proporcionando atención plena a nuestros clientes, de manera que estén

satisfechos, desde la cotización, hasta la finalización de los trabajos.

Respeto: Esforzándonos por comprender la empatía de nuestros colaboradores,

proveedores y clientes, garantizando las buenas relaciones humanas.

Superación: Mantenemos el compromiso de mejorar cada día, fomentando en cada

uno de los colaboradores, el sentirse identificados con la compañía, para potenciar la

forma en que ellos realizan sus actividades.


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ORGANIGRAMA

C. Jose Trinidad Gutierrez Nuño

Gerencia

C. Sayra LizethGutierrez A.

Administración

C. Rosa Gpe.Escobedo

Bojorquez.Aux. de administración

C.F.P. RaúlArmando Tamayo

Armenta.Contabilidad

Lic. PaolaVazquez Armenta

R.R.H.H.

Ing. Sergio deJesús Enriquez

HernandezIngenieria y operaciones

Armando Coronel

Criba #2

Rodrigo Soto

Criba #1

Choferes

Acarreos

Blas Reyes

Mtto. preventivo

Operadores

Op. Maquinaria

C. PedroAbraham Tirado

AmarillasMantenimiento

C. Arturo Gtz. N.

Almacén

C. Fco. BernabeAngulo H.

Electricidad

Jesus FisherAmador

Mecánica


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DESCRIPCIÓN GENERAL DE LOS PUESTOS

GERENCIA GENERAL.- En la parte gerencial, es donde se toman las decisiones, de

más alto rango, en beneficio de la organización en general, por lo que cada una de lasdecisiones, tomadas en ese nivel, que deben ser acatadas por cada uno de los participantes de

menor jerarquía. La toma de decisiones, será en base a las pruebas presentadas por los

diferentes departamentos de nivel táctico.

ADMINISTRADOR.- Es la persona que dirige los esfuerzos, y se encarga de hacer

posible, las decisiones del gerente general, supervisando cada una de las áreas, de manera que

esta reciba reportes que indiquen el flujo de la compañía.

CONTADOR.- Es el encargado, de registrar las operaciones que afecten económicamente a

la empresa, este produce información financiera, misma que sirve, para la toma de decisiones,

ya sea amortizaciones o financiamiento.

Registro de operaciones.

Elaboración de estados de resultados, balance general, etc.,

Declaraciones informativas.

Declaración de información de operaciones con terceros

Actualización de información fiscal.

RECLUTADOR.- Es la persona, que mantiene contacto con el personal de la empresa, y

realiza las actividades, ante las diferentes instituciones, con trámites relacionados, a los

trabajadores.

Altas y bajas ante el Seguro social.

Elaboración de nómina.

Control de expedientes de los empleados.

INGENIERO.- Se encarga de la planeación, dirección y control de obras, y así mismo de la

producción de la planta. Coordina a los operadores y choferes para la logística de las tareas

diarias o de los proyectos.


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Planeación y desarrollo de los proyectos.

Realización de estimaciones.

Control de la producción.

Diseñar el plan de trabajo, para operadores y choferes.

Asistente. Es el encargado de supervisas las unidades de acarreos (volteos y pipas),

SUPERVISOR DE MATENIMIENTO. Es el encargado, de supervisar, el mantenimiento

correctivo de la maquinaria en general. Supervisa, de manera directa las sub-áreas de almacén,

electricidad y Mecánica.

Programar los servicios de mantenimiento en general. Dirigir las reparaciones de las unidades.

Supervisar cada una de las tareas a realizar, en su área correspondiente.

Planear el suministro de almacén.

CARACTERISTICAS DEL AREA

Dentro del área administrativa, el seguir protocolos, para el desarrollo de los

procedimientos es realmente necesario, ya que de ellos depende, que el desempeño de las

actividades, se den de manera fluida. Según Münch Galindo […] el proceso administrativo

puede dividirse en 5 etapas, la planeación, organización, integración, dirección y control [...]

En el puesto de “ Auxiliar administrativo” Se derivan, la mayoría de los procedimientos, de las

diferentes áreas de la empresa, del área administrativa, ya que es donde se generan la

facturación de los ingresos, el control de las compras, recepción de pedidos, control deexpedientes de clientes, dar seguimiento a las requisiciones con proveedores externos.

Departamento: Administración.

Puesto: Auxiliar contable.


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Actividades a desarrollar:

o Emisión de facturas (CFDi- Contpaqi En línea)

o Contabilizar facturas de ingreso (Pólizas de ingreso-

emitidas)

o Contabilizar ingresos (Pólizas de diario).

o Crear y controlar los expedientes de los clientes.

Comentario: Cada uno de los procedimientos los desarrollé por medio de consultas

bibliográficas, entrevistas con el personal relacionado al puesto y por medio de la observación

directa en el área de campo.


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CAPITULO V

ALCANCES Y LIMITACIONES

Alcances

1. A través del sistema, se podrá tener un centro de información para el desarrollo de las

actividades y de los procedimientos completos, desarrollado por el auxiliar

administrativo.

2. Contar con herramientas para la solución de dudas con respecto al desempeño de

ciertas actividades.3. Agilizar los procesos, mediante procedimientos ordenados.

4. El lenguaje utilizado, es comprensible a personal administrativo.

Limitaciones

1. Solo es de carácter administrativo, por lo que solo el personal del área puede

fácilmente traducir el lenguaje utilizado en los procedimientos.

2. Solo es posible implementarlo a la empresa.


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CAPÍTULO VI

FUNDAMENTO TEÓRICO

Es importante mencionar las terminologías que hacen referencia de información al proyecto.

A continuación se define las bases teóricas de un Manual.

En la mayoría de las organizaciones, el tener la información no es suficiente, es entonces

donde se requiere una formación integral. Por ese motivo, la implementación de herramientas

de organización, tales como los manuales, se hacen ver de manera imprescindible, ya que es

ahí, donde se buscan las soluciones de dudas, de ciertas actividades.

Entonces se determinan que las actividades deben estar establecidas, en documentos, y es

donde podemos reflexionar acerca de la frase […]” El ser humanos es capaz de imaginar,

soñar, y visualizar nuestros derroteros de transformación. Las metas constituyen un fruto de la

imaginación. El ser humano puede emplear todos los elementos conocidos en un momento

dado y otorgarles una nueva configuración. A fin de lograr aspectos nuevos y desconocidos

hasta ese momento […]”. (Arias Galicia, 2006)

Es por eso que el determinar las actividades a realizar, utilizando técnicas de organización,

facilitan el trabajo de las personas, logrando un flujo libre de las actividades.

Además que es de importancia la correcta administración de las actividades, ya que el

implantar políticas y reglamentos de operación y desarrollo de trabajo, para con ello evitar,

elevar los costos y la duplicidad de funciones y/o actividades.

Pero antes de seguir, podemos preguntarnos ¿Qué es un manual? ¿Para qué sirve? o bien

¿Qué ventajas ofrece? , Todas estas interrogantes serán respondidas a continuación.

4.1 ¿Qué es un manual?

[…] documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información

acerca dela organización de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido,

pueden ser:


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4.2 ¿Qué tipo de manuales existe?

De Políticas.

Departamentales.

De bienvenida. De organización.

De procedimientos.

De contenido múltiple.

De técnicas.

De puesto.

4.3 ¿Cuál es su utilidad?

Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa.

Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.

Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y cómo

se debe hacer.

Son una fuente de información, pues muestra la organización de la empresa.

Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.

Son una base para el mejoramiento de sistemas.

Reducen cosos al incrementar la eficiencia […]. (Münch Galindo, 2006)

METODOLÓGIA

Para el complemento del proyecto, es necesario seguir una metodología, que guíe el

desarrollo del proyecto y que además sean directrices para el cumplimiento de los objetivos.

1. IDENTIFICACIÓN DE LA PROBLEMÁTICA. Etapa realizada, al percibir el deficiente

desarrollo de las actividades, por falta de información, ya que todo se aprende de

forma empírica o bien mediante el desempeño de la práctica.

2. RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN. Por medio de:

a. Consultas bibliográficas:


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i. Fundamentos de Administración. Münch, García, Ed. Trillas. (2006)

ii. Primer curso de contabilidad. Ed. Trillas. (2006).

iii. Metodología de la investigación. Hernández S. R., Fernandez C. C y

Baptista L. P. Ed. Mc Graw Hill. (2006).

b. Observación y análisis del desempeño de las actividades (Forma presencial).

c. Entrevistas:

i. Al personal directamente relacionado con este puesto, estableciendo

cuestionamientos, que sirvan de guía para identificar los posibles

problemas que aún no se han detectado en la fase de la definición del

problema.

3. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN.

a. Una vez, obtenida la información necesaria para establecer las bases de

donde a partir para el desarrollo del manual, y de la misma manera plantear los

diagramas de flujos para la correcta realización de los procedimientos.

4. ESTRUCTURACIÓN DE PROTOTIPO.

Depuración de la información que es de utilidad, para establecer la estructura del

prototipo del manual.

5. EVALUACIÓN DEL PROTOTIPO DEL MANUAL.

Una vez desarrollado el prototipo, se pone a pruebas con personal relacionado con el

área administrativa. Verificando si el prototipo final, cumple con los requerimientos

definidos en la definición del problema


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CAPITULO VI

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Actividad Semana1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Identificación de la problemática

Recopilación de información

Análisis de la información obtenida

Determinación la información de

relevancia

Establecer la terminología a utilizar

Estructurar un borrador del prototipo

Realización de borrador

Pruebas de manual

Aplicación de cambios sugeridos

Estructura digital del manual

Pruebas finales


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CAPITULO VII

DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LAS ACTIVIDADES

A continuación se presenta las actividades por cada etapa que fueron realizadas durante la

instancia del periodo de residencia.

7.1 Identificación de la problemática.

Con la detección del problema, de manera vivencial, se identifican las principales fallas

en el desarrollo de las actividades. Las necesidades del usuario son claras, por lo que realmente

es evidente la intervención y la utilización de técnicas que permitan solucionar la problemática.

7.2 Recopilación de la información.

En esta etapa se realizarán entrevistas con el personal cercano al puesto de auxiliar

administrativo, el primer acercamiento se desenvuelve, al momento de estar realizando las

actividades, ya que son expresas por el propio personal administrativo.

7.3 Análisis de la información obtenida.

Se analiza la información obtenida, seleccionando y clasificando los puntos importantes,

para la satisfacción de las necesidades recurrentes del usuario del puesto. Información que

servirá para determinar los aspectos de la estructura del prototipo del manual de procedimientos.


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7.4 Determinación de la información de relevancia.

Analizada la información y con base en la estructura del prototipo se establece la

información relevante para determinar el curso de las funciones durante el desarrollo de cadauno de los procedimientos.

7.5 Establecer la terminología a utilizar.

En esta etapa se identifica el principal vocabulario para la utilización dentro del prototipo,

señalando los principales conceptos de importancia para creador y usuario.

7.6 Estructurar un borrador del prototipo

Elaborar un diagrama con las actividades necesarias, donde sea posible observar el

seguimiento y la aplicación necesarios, para establecer el borrador de prototipo, en el cual se

enmarque las principales actividades de los procedimientos

7.7 Realización de un borrador.

Con base en el diseño de la estructura del prototipo, se desarrollan las principales

actividades, dentro de los procedimientos realizados en el área del puesto del auxiliar

administrativo, enmarcando los objetivos, alcances y la estructura interna de cada uno de los

procedimientos.


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7.8 Pruebas del manual.

Una vez elaborado el borrador de manual, se pone a prueba, se involucra al personal

directamente relacional con el puesto, ya que son ellos quienes advertirán de posibles mejoras

al producto.

7.9 Aplicación de cambios sugeridos.

Previamente evaluado por el personal relacionado con el puesto del auxiliar, se

desarrollan las sugerencias a mejora del producto. De aquí se obtiene el producto a detallar para

la presentación a la empresa. Se procede a adjuntar cada uno de los diagramas necesarios

para la realización del producto.

7.10 Aplicación de la estructura digital.

El borrador del manual, es ingresado a un medio digital (procesador de textos).

Permitiendo las modificaciones necesarias, si en un futuro las necesitaran.

7.11 Entrega final del producto.

Se le proporciona al encargado del área de administración, el prototipo del manual elaborado

para su acreditación final.


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CAPITULO VIII

RESULTADOS

REGISTRO Y CONTROL EXPEDIENTES DE CUENTAS

PROPOSITO

Establecer las condiciones y actividades que será aplicada en el registro, control y aprobación de

cuentas a crédito, de los aspirantes en Terracerías y Triturados GUTIERREZ.

ALCANCE

El ámbito de la aplicación del procedimiento, es de la persona que ocupa el lugar de auxiliar

administra, que a su vez es parte del Departamento de administración.

POLITICAS DE OPERACIÓN

De la obtención del crédito

La aprobación de una cuenta de crédito, requiere de la autorización del Jefe del

departamento de administración, quien analiza y evalúa, la documentación delprospecto.

La solicitud del crédito, no le está limitada a persona morales, si no también físicas.

La documentación anexa a la solicitud, debe de contener:

a) R1 o Registro Federal de Contribuyentes.

b) Comprobante de domicilio

c) Identificación del representante legal (según sea el caso)

El Monto de crédito, será determinado por el jefe del departamento de administración.


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DIAGRAMA DE FLUJO

Administrador Auxiliar Administivo Cliente

6

1

2

4

5

8

9

3

Inicio

Presentación dela em resa.

Proporcionarasesoría derequisitos

Llenar solicitud decrédito y anexardocumentación

Recibir solicitud ydocumentación.

Enviardocumentación aldepartamento de

administración

Analizardocumentación de

prospectos

¿El créditofueautorizado

Captura deinformación enel programa de

ventas

Notificar la

autorización delcrédito

Termina

A

A

Crear expediente

físico


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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Secuencia de etapas Actividad Responsable

1. Ofrecer la bienvenida a la

empresa.

1.1 Proporcionar una breve

información de los

materiales y servicios queofrece la empresa.

TARJETA DE

PRESENTACIÓN.

Auxiliar administrativo

2. Proporcionar asesoría de la

información para la

obtención del crédito

2.1 Proporciona información

de los requisitos y/o

documentación para la

obtención del crédito.

2.2 Provee formato de

solicitud de crédito.


3. Llenar solicitud de crédito y

anexar documentación

3.1 Llena solicitud de crédito

con datos verídicos acerca

de la empresa o bien de

su persona.

3.2 Anexa documentación

solicitada por el auxiliar

administrativo.

Prospecto

4. Recibir solicitud ydocumentación.

4.1 Recibe la documentación

y la solicitud previamente

llenada por el prospecto.

Auxiliar Administrativo

5. Enviar documentación al

Jefe del departamento

administrativo

5.1 Promueve la

documentación al

departamento

correspondiente para su

análisis y aprobación.


6. Analizar la documentación

de aspirantes al crédito.

6.1 Analiza los documentos

presentados, para tomar

la decisión si el crédito es

aceptado o negado.

¿Se autorizó?

SI: se notifica la

autorización

Jefe del Departamento

administrativo.


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NO: Proporciona

Asesoría.

7. Notificar la autorización del

crédito.

7.1 Informa al cliente la

autorización del crédito.

7.2 Hace del conocimiento delcliente, el número

asignado, nivel de crédito,

días de crédito aprobados,

cuenta de depósitos.


8. Capturar información.8.1 Captura la información

presentada por el cliente

en el programa de ventas.

Manual de usuario

SysCriba.


9. Crear expediente.9.1 Crear expediente físico,

con la documentación

proporcionada por el

cliente, además de

carpeta de notas de

remisión.


1.1 HERRAMIENTAS NECESARIAS

PROGRAMAS Y DOCUMENTOS

Manual de usuario SysCriba

Programa SysCriba

1.2 REGISTROS

Registro Tiempo de retención Responsable deconservarlo

Código de registro

Solicitud de obtención

de crédito

1 año Auxiliar administrativo TYT-GUNT-ADMON-

P/001-D/01


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1.3 ANEXOS

1.8.1 Formato para solicitud de obtención de crédito. TYT-GUNT-ADMON-P/001-D/01


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TYT-GUNT-ADMON-P/001-D.01

TERR CERI S Y TRITUR DOS GUTIERREZ

JOSE TRINIDAD GUTIERREZ NUÑO

GUNT60918-C21

SOLICITUD DE CRÉDITO

Datos generales del ProveedorInformación proporcionada por proveedor-subcontratista.

1. Razón Social o Nombre de la Persona Física: (en mayúsculas y sin signos de puntuación)

RFC: CURP:

2. Dirección Fiscal: (Según la registrada en el RFC) Calle y Número

ColoniaDelegación / municipio

Estado Código PostalCorreo electrónico:

3. Contactos Puesto Nombre Teléfono

( lada o código de área – número – ext.)

Correo electrónico

Representante Legal

(Persona Moral)

Gerente de ComprasCuentas por pagar

4. Producción / Tipo de Servicio

GIRO DE LA EMPRESA:

___________________________________

Nombre y firma Acepto y reconozco que los datos aquí proporcionados son verídicos, y así mismo pueden ser comprobables si la empresa lo requiere

Caracterización del crédito

Monto/unidades solicitadas Promesas de pago

Periodo de cobranza


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REALIZACIÓN DE VENTAS

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

Establecer las actividades para la realización de venta de materiales y/o renta de maquinaria.

ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a los clientes, ya sea de crédito y/o contado.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Por el auxiliar administrativo a través de notas de remisión, registro de ventas acontado o crédito.

I. Nota de venta al público (Formato A).

II. Nota de venta a crédito (Formato B).Todas las ventas sean a crédito o contado, deberán ser registradas en el programa de

venta –Syscriba.

En caso de que la venta sea al público, esta se captura en el tabulador de hojade cálculo. TYT-GUNT-ADMON-P/002-D.01 , donde se capturan los ingresos diarios.De lo contrario, las ventas a crédito se capturan en el siguiente tabulador. TYT-GUNT- ADMON-P/002-D.02

Es responsabilidad del auxiliar llenar la nota de venta.

Es obligación del cliente firmar la nota cuando ha recibido el material.


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DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

CLIENTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

1

3

5

2

4

SI

6

7

INICIO

Solicita información y/o

cotización de precios de

los productos.

Elabora cotización

Acepta o requiere cambios

de la cotización

¿Acepta lacotización?

Elabora nota de venta

A

A

¿La venta es acontado?Paga importe total de las notas

Captura notas de remisión en

Syscriba.

Archiva copia de notas deremisión en expediente

TERMINA


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EMISIÓN DE FACTURAS


Emisión del Comprobante Fiscal Digital a través de internet (CFDi), desde la captura de los

datos, hasta el timbrado del mismo, por medio de la página de Contpaqi en línea, en el cual

se obtenga como producto final, una factura electrónica. (SAT, 2013)

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Obtener un CFDi, o bien una factura electrónica, que le permita al cliente comprobar susegresos, declarando en ella, el producto y los montos proporcionados por nosotros, la parte

vendedora.


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DIAGRAMA DE PROCESO

Auxiliar Administrativo

Abrir programa de PAC de

facturación electrónica

Registra factura

Llenar formulario de datos

Introducir Usuario y contraseña

Abrir pestaña “Crear CFDi”

Descargar factura .XML y.PDF

Confirmar contraseña decertificado

Inicio

Imprimir factura

Termina


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Secuencia de etapa Actividad Responsable

1. Abrir PAC de

facturaciónelectrónica

1.1. Abrirá la dirección web del Proveedor

autorizado de certificación

Auxiliar

Administrativo

2. Introducir

usurario y

contraseña de

ingreso

2.1 Introduce el usuario y contraseña, esta

última se requisita el cambio cada 30

días (la solicitud llega vía correo

electrónico.

Auxiliar

Administrativo

3. Abrir pestaña

“Crear CFDi.”

3.1 Abre la pestaña “Crear CFDi”, para

seguir con el llenado de información delformulario, previo a la emisión de la

factura.

Auxiliar

Administrativo

4. Llenar

formulario de

datos

4.1 Teclea la información correspondiente al

cliente y los productos a facturar.

Auxiliar

Administrativo

5. Confirmar

contraseña de

certificado.

a. Teclea la contraseña del certificado

(Esta no cambia durante vigencia delcertificado).

Auxiliar

Administrativo

6. Descargar

factura

5.1 Descarga archivo .PDF y lo guarda en la

dirección:

Documentos/Control2014/Facturas2014/facturasPDF

5.2 Descargar archivo .XML y lo guarda en

la dirección:

Documentos/control2014/Facturas2014/facturasXML

Auxiliar

Administrativo

7. Imprimir factura. 5.3 Imprime factura original (color) y dos

copias (escala gris), la primera, para

entrega al cliente, y la segunda para el

auxiliar y el contador.

Auxiliar

Administrativo


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En caso de que la factura ah sido

entregada en crédito, el cliente deberá

firmar de recibido, junto con fecha de

recepción.

8. Registro de

factura

5.4 Registra factura en control interno,

mediante el tabulador de hoja de cálculo.

TYT-GUNT-ADMON-P.003/D.01

5.5 Contabiliza factura por medio del

programa de control contable COMPAQi

(ver siguiente procedimiento)

Auxiliar

administrativo

HERRAMIENTAS NECESARIAS

Programa de facturación, CONTPAQi

REGISTROS

Registro Tiempo de retención Responsable de

conservarlo

Código de registro

Listado de facturas

emitidas

Periodo anual hasta

un máximo de 5 años

a partir de la

antigüedad del

documento

Auxiliar administrativo TYT-GUNT-

ADMON-P/003-D/01


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POLIZA DE INGRESO (Contabilizar facturas emitidas)

PROPÓSITO

Formar un registro de forma clara y precisa acerca de las operaciones de ingreso

efectuadas, proporcionando en cualquier momento, una imagen clara de la situación

financiera del negocio. Estableciendo un control de los productos vendidos.

ALCANCE

Propone establecer un control organizado para el área administrativa, teniendo en cuenta

todas las ventar facturada.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Es responsabilidad del auxiliar administrativo emitir facturación oportuna, para

realizar el registro del ingreso, verificando que la facturación coincida con los

montos de productos vendidos.

El auxiliar registrará contablemente en el sistema CONTPAQi, las facturas

emitidas, con el fin de descuidar la información oportuna que se pudiera necesitar.

Es obligación del auxiliar enviar la factura a cuentas por cobrar, para su futura

liquidación.

De las liquidaciones al cierre mensual que hayan sido registradas, se les dará

seguimiento ante el área de cuentas por cobrar

Del cargo y el abono

o Clientes (Saldo deudor)

Se carga: El valor de las ventas de mercancía a crédito pendientes de

cobro.

o Productos (saldo acreedor)

Se abona: El valor de los productos vendidos.

o Iva por pagar: (Saldo acreedor)

Se Abona: El monto de IVA, total a ser declarado


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DIAGRAMA DE PROCESO


Ejecutar programa de

contabilidad

Inicio

Ingresar a empresa

Capturar información de factura

Agregar movimientos de póliza

Imprimir póliza (reporte)

Archivar póliza

Termina


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Secuencia de etapa Actividad Responsable

1. Ejecutar programa de

contabilidad.

1.1 Ejecuta programa

contable, por medio deacceso directo en el

escritorio


2. Ingresar a empresa 2.1 Ingresa a la empresa

mediante la pestaña,

catálogo de empresas,

seleccionando la

empresa “Jose

Trinidad gutierrez

Nuño.


3. Capturar información

de factura

3.1 Ingresa la información

correspondiente a la

factura de ingreso.

Fecha: Del día en que

se emitió el

comprobanteTipo: Señalando que

es una factura de

ingreso

Numero: Inicia en 1

cada mes

Concepto:

F-(no. De factura), +[Nombre de la

empresa], + Concepto

de emisión de factura.

Ejemplo:



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F-747, Cemex

Agregados S.A. de C.V.,

suministro de materiales

4. Agregar movimientos

de poliza

4.1 No. 1: Cargar a

Empresa (monto total

de la factura)- Buscar

con F3.

Referencia: (Número

de factura) F- XXX

Concepto:

(Cantidades ymedidas del producto

y/o servicio facturado).

Ej. 20 M3 de Arena

Triturada basalto malla

4.

4.2 No. 2 Abonar al

producto (importe

correspondiente al

valor de los productos

facturados). La

referencia y el

concepto serán los

mismos para los tres

movimientos.

4.3 No. 3 Abonar a la

cuenta de IVA por

pagar. (Primer Curso

de Contabilidad, 2006)



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5. Imprimir póliza 5.1 Imprime la caratula de

la póliza


6. Archivar póliza 6.1 Archiva caratula de

póliza, anexa a la

factura, al expediente

del cliente


HERRAMIENTAS NECESARIAS

Programa de contabilidad CONTPAQi

REGISTROS

Registro Tiempo de retención Responsable de

conservarlo

Código de registro

Factura Periodo anual hasta

un máximo de 5 años

a partir de la

antigüedad del

documento

Auxiliar administrativo TYT-GUNT-

ADMON-P/004-D/01


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CAPITULO IX

CONCLUSIONES

A lo largo del desarrollo del proyecto se presentaron algunos retrasos, dentro de los cuales

cabe resaltar, que en alguno de los procedimientos implementados fue necesaria actualizarse

en materia fiscal, ya que debido a la emisión de facturas electrónicas, estas presentaría un

cambio.

En la culminación de la carrera, se transforma en la aplicación de la práctica profesional de los

conocimientos adquiridos, que es el resultado de proyecto de la materia de residencia

profesional, y por ello puedo concluir que en las organizaciones privadas, se requiere un

estricto control de los procedimientos por lo crece la necesidad de crear y mantener al alcance

las herramientas necesarias para guiar los procesos.

Los manuales, son un método muy práctico para cualquier usuario, en el cual este presente

una fuente de información donde se puedan resolver sus dudas.

La investigación nos ayuda a mantener fresca la información de los manuales, por lo que un

correcto proceso de investigación, ya que asiste a obtener las bases necesarias para

establecer un sustento probado de la información.

Al analizar la información, es necesario delimitar solamente la información necesaria y útil

para el desarrollo de los procesos, ya que si solo incluimos la información sin tener un análisis

de esta, estaremos afectando en el resto de la investigación. Terminada la fase de análisis y

mientras estructuramos un borrador que sea el esqueleto del producto final, debemos de

tener en cuenta los temas a desarrollar, ya que estos deben obtener resultados, en la

aplicación de los mismos.


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CAPITULO X

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Y VIRTUALES

Bibliografía

Primer Curso de Contabilidad. (2006). Trillas.

Arias Galicia, F. (2006). ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS. México: Trillas.

Münch Galindo, L. (2006). FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN. México: Trillas.

SAT. (7 de Enero de 2013). Servicio de Administración Tributaria. Obtenido de

http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/asistencia_contribuyente/principiantes/comprobant

es_fiscales/66_19339.html


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Agradecimiento

Agradezco a…

Mi madre Bertha Alicia Escobedo por su apoyo durante mi carrera.

A mis abuelos Edmundo y Dalia, que aunque ya no están presentes, sé que se encuentran

orgullosos.

A mi Esposo e hija, que quienes con su paciencia me brindaron las fuerzas para seguir

adelante.

A mi familia, compañeros y amigos.

A la institución por haberme brindado las bases necesarias para concluir mi carrera.

A mis asesores, por su guía durante el proyecto.

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