INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL … · Sanitas realizó un taller sobre promoción y...

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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO

PERIODO DE MARZO A JUNIO 2016

(Artículo 9 Ley 1474 de 2011)

OFICINA DE CONTROL INTERNO

UNIDAD DE LICORES DEL META

La Oficina de Control Interno en cumplimiento a las disposiciones legales consagradas en el artículo 9 de la ley 1474 de 2011,

exterioriza a los entes externos y ciudadanía en general, avances y dificultades presentadas en cada uno de los módulos y eje

transversal, conforme al Decreto 943 del 21 de mayo de 2014, de acuerdo a lo estructurado por el Manual Técnico de MECI 2014.

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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO

PERIODO DE MARZO A JUNIO 2016

(Artículo 9 Ley 1474 d e 2011)

MECI 2014

EJE TRANSVERSAL DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN





1. MODULO DE PLANEACIÓN Y GESTION 1.1 Componente del Talento Humano 1.1.1 Acuerdos, compromisos o protocolos éticos

La Unidad de Licores del Meta hizo firmar las Actas de compromiso para el Cumplimiento del código de ética, actas de compromiso que reposan en las carpetas de los contratistas. Mediante la resolución 54 del 30 de marzo de 2016, se actualiza y se adopta el código de ética de la Unidad de Licores del Meta, quedando derogada la resolución 239 del 10 de octubre de 2008. Durante el periodo de marzo a junio de 2016, la empresa ha tenido dificultades administrativas para el cumplimiento en la planeación de los Valores contemplados en el código de ética y está pendiente por incluir en la planeación la divulgación de los principios de la Unidad de Licores del Meta.

1.1.2 Desarrollo del Talento Humano La Conmemoración del Día Internacional de la Mujer; se realizó en el Parque las Malocas junto con todos los Servidores Públicos de la Empresa. Sanitas realizó un taller sobre promoción y prevención en diabetes e hipertensión arterial el 03 de marzo de 2016. Se celebró el día del hombre con capacitación, desayuno, almuerzo y entrega de obsequios para las personas que cumplieron años durante los meses de enero a 30 de marzo de 2016. Se brindó asesoría a los funcionarios, contratistas de la Unidad de Licores del Meta, con la profesional psicóloga en el tema Convivencia Laboral, se concluyó con una actividad grupal donde se recomienda crear el comité para la solución de conflictos, que fue dirigida por La Administradora de Riesgos Laborales Bolivar. Se conceden, reconocen, y se autoriza el pago de vacaciones para funcionarios Gloria Zapata por dos periodos consecutivos, Carolina García, Tathiana Garzón, Gina Cepeda, Karen Bonilla, Wilson Contreras, y se suspenden las vacaciones de Gloria Zapata. Según resolución 080 del 06 de mayo de 2016 se encargó las funciones de la Subdirección Administrativa y Financiera a la Auxiliar Administrativo de presupuesto-contratación durante las vacaciones de la titular. Se concede y autoriza el pago de incentivo pecuniario en la Unidad de Licores del Meta según resolución 109 del 27 de junio de 2016. El 03 de junio de 2016 se reunió el comité de bienestar y dejo reglamentado los montos para incentivos pecuniarios 100 para pregrado, postgrado nivel directivo el incentivo es del 50%, nivel profesional 60%, nivel asistencial y técnico 70%, maestrías el 80%, por falta de recursos económicos no se aprobó para la Asesora de Control Interno el 80% para la maestría para estudiar en la ESAP. Sea aprobó y ejecutó con el 70% para la especialización de la funcionaria con el cargo de auxiliar administrativo de presupuesto-contratación para Omaira Zapata con el valor de $3.700.900 (tres





millones setecientos mil novecientos pesos mcte) y la auxiliar administrativo de archivo-administración, con el 100% para LIDA RONDON por valor de $248.200 (doscientos cuarenta y ocho mil doscientos pesos mcte). Los funcionarios de la Unidad de Licores del Meta, recibieron algunos tips sobre liderazgo y sobre Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, SG-SST. La empresa realiza la inducción y reinducción en el tema a bienestar social a los funcionarios de la empresa. El 10 de marzo de 2016, la empresa da a conocer sobre las normas de seguridad y salud en el trabajo a los funcionarios de la Unidad de Licores del Meta y realiza la elección del comité de Copasst por parte de los trabajadores a Lida Rondón y Adriana Rey quedando como suplentes Omaira Zapata y Wilson Contreras. Por parte del Empleador quedo el doctor Igal Ditterich y la ingeniera Tatihana Garzon quienes aceptaron cumplir con las funciones normativas. El Comité COPASST quedo representado como Presidenta la funcionaria Lida Rondón, Secretaria Adriana Rey, en la reunión que fue llevada a cabo el 04 de mayo de 2016. Quedó la programación y compromisos para la vigencia de mayo a diciembre de 2016 por parte del Comité COPASST en la reunión que se llevó a cabo el 05 de mayo de 2016. La empresa ha adoptado la política de seguridad y salud en el trabajo, así como el reglamento de higiene y seguridad industrial de la unidad de Licores del Meta asignando como Administradora de Riesgos laborales a Seguros Bolívar, quien viene realizando seguimiento a las reuniones y actividades de la Unidad. La empresa cuenta con el programa de pausas activas. Se capacitó a los funcionarios en el tema de convivencia laboral por parte de la psicóloga Lupe León Hernández, funcionaria de la Administradora de Riesgos Laborales Bolívar. La empresa realizó la representación de graficas a través de un documento, donde se determina como se encuentra el clima organizacional de la empresa, pero tuvo dificultades para determinar las acciones para la toma de decisiones frente a los resultados obtenidos. La Unidad de Licores del Meta ha tenido dificultades con el personal capacitado en Auditores de Calidad, en el cumplimiento con el programa de Auditorías y cierres, debido a la rotación de personal y a situaciones administrativas en especial a las vacaciones. La empresa no cuenta con un registro estadístico de informe sobre las situaciones administrativas, al igual que no cumple con la normatividad sobre el SIGEP por parte del proceso administrativo del área de talento humano, dificultad que se presenta por falta de autocontrol y desconocimiento del decreto 0437 de 2014 donde esta las funciones asignadas.

1.2 Componente Direccionamiento Estratégico 1.2.1 Planes, programas y proyectos

La empresa ha tenido dificultad en cumplir con las fechas establecidas en el decreto 0437 de 2014 para convocar a reuniones de junta directiva ordinaria debido a la rotación de personal, con el nuevo cambio de gobierno.

De acuerdo a las resoluciones del número 041 del 1 de marzo de 2016 a la 109 del 27 de junio de 2016 (excepto la numero 085 que no reposa en la carpeta), se concedieron para su ejecución temas enmarcados entre otros como:





Comisión, pago de viáticos y reconocimiento a funcionario, pago de gravamen bancario, se constituye y se hace reconocimiento de avance para bienestar social, gastos en la adquisición de servicios de correos institucionales para la correspondencia física. Reembolso de caja menor subdirección comercial, pago de impuesto al consumo, se actualiza y se adopta el código de ética, se ordena el pago del impuesto al consumo, habilita el producto para la venta en el Meta a producto para la venta en otros departamentos, se autoriza el pago del gravamen bancario, se conceden, reconocen, y se autoriza el pago de vacaciones para funcionarios Gloria Zapata por dos periodos consecutivos, Carolina García, Tathiana Garzón, Gina Cepeda, Karen Bonilla, Wilson Contreras, y se suspenden las vacaciones de Gloria Zapata, se constituye y se hace reconocimiento de un avance para sufragar el gasto correspondiente al pago de adquisición de servicios de correos institucionales de la empresa. Se ordena el pago de la factura 2360 de 2016 de ACIL (Asociación Colombiana de Empresas Licoreras) correspondiente a la cuota ordinaria del segundo trimestre de 2016 (abril-junio), La empresa se capacita en la ciudad de Manizales el 03 de marzo de la presente vigencia sobre el foro proyecto de Ley de Licores. Hizo presencia la Unidad en la reunión de ACIL que se llevó a cabo el día 31 de marzo de 2016. La Unidad de Licores del Meta asistió el 1 y 4 de abril a la reunión de Federación Nacional de Licores. El 11, 12 y 13 de abril de 2016 se trasladó a la ciudad de Manizales y Cali para realizar las reuniones con las Maquilas. La empresa asistió los días 2,3 y 4 a la ciudad de Ibague (Fabrica de Licores del Tolima) a una reunión con directivos de ésta empresa. A través de la resolución número 60 del 01 de abril de 2016 se adopta las estrategias del plan anticorrupción y atención al ciudadano. Mediante la resolución 081 del 12 de mayo de 2016, se constituye y se hace reconocimiento de un avance para sufragar gastos al pago de adquisición del SOAT de la camioneta Toyota fortuner OJT 122 propiedad de la Unidad de Licores del Meta. Según resolución 082 del 12 de mayo de 2016, se hace presencia ante INVIMA para autorización presentación adicional y edición especial 750 c.c. para el producto. La empresa hizo presencia en el Departamento del Casanare según resolución 088 del 20 de mayo de 2016, para la comercialización y distribución del producto. La empresa estuvo en el festival de la Cachama durante los días 28, 29 y 30 de mayo de 2016, según resoluciones 090-095 del 26 de mayo de 2016. La profesional Universitario con funciones de Tesorera presenta renuncia la cual se acepta según resolución 096 del 26 de mayo de 2016, a partir del 31 de mayo de 2016. Con resolución 098 del 31 de mayo de 2016, fue nombrada Carmen Julia Perdomo Guzmán, La empresa hace presencia en la reunión de la Federación de Departamentos el día 9 de junio de 2016.





Se encargan funciones de la Auxiliar administrativo con funciones de presupuesto y contratación a la Subdirectora Administrativa y Financiera, resolución 104 del 8 de junio de 2016. Se realizó el pago de fiscalización para la Contraloría Departamental del Meta de acuerdo al artículo 90 de la ordenanza 567 de 2001, correspondiente a los ingresos de la vigencia 2015 establecido el monto por la ley 617 articulo 9 y la ley 1416 de 2010, por valor de $20.137.400. El producto de Aguardiente Llanero sigue posesionándose en el Departamento de San José del Guaviare para la comercialización y mercadeo del producto, en el cual se hizo presencia los días 18 y 19 de junio de 2016. Los invitamos que nos sigan a través de las redes sociales Facebook en el siguiente link encontrando las actividades que se realizaron durante el periodo comprendido de marzo a junio de 2016: https://www.facebook.com/aguardiente.llanero.oficial/photos/a.1503461633274909.1073741827.1503452569942482/1678050832482654/?type=1&theater


https://www.facebook.com/aguardiente.llanero.oficial/photos/a.1503461633274909.1073741827.1503452569942482/1678050832482654/?type=1&theater

https://www.facebook.com/aguardiente.llanero.oficial/photos/a.1503461633274909.1073741827.1503452569942482/1678050832482654/?type=1&theater




El proceso misional de la empresa dio inicio al plan de producción 2016 ejecutando los pendientes del año 2015., se ha tenido dificultades en el proceso de producción con el riesgo de un posible desabastecimiento debido que son cuatro meses de tiempos de espera para la llegada de los insumos una vez se cuente con la contratación.





La Unidad de Licores del Meta, coordinó con una de las maquilas la producción de las unidades contratadas para el nuevo convenio 2016, con la dificultad que no se firmó un convenio en su totalidad de la producción vigencia 2016. La empresa radica la solicitud ante INVIMA para autorización de etiqueta 1750 cc vidrio y etiqueta para productos de degustación 750 cc y 375 cc., se ha tenido demoras en la tramitología de esta autorización. Se ha tenido dificultades en la negociación. La Unidad de Licores del Meta tiene dificultades para la producción de caño cristales, el procedimiento de baja o comercialización del ron san Martin añejo y el proyecto envasadora de agua por falta de planeación. El aguardiente 1960 se cancela el proyecto ya que no se llegó acuerdos con el distribuidor. Se han presentado algunos percances en la continuidad del control de plagas, pero se tiene en funcionamiento la limpieza y desinfección, el programa de manejo de residuos. Lo que indica que la empresa da cumplimiento al programa de limpieza y desinfección de las bodegas de almacenamiento de producto terminado. El proceso de implementación del nuevo sistema de inventarios INCOFAC se viene realizando de forma gradual, logrando alimentar la información en el nuevo software sobre el almacen del material publicitario, elementos de aseo, papelería, cafetería y primeros auxilios, realizando movimientos de salida de bienes de consumo, entrada por compra de bienes de consumo, entrada por compra de bienes devolutivos, se han creado nits, nuevas unidades de medida, nuevos elementos, referencias y categorías alimentando la base de datos de proveedores. Se está dando aplicación del nuevo software en el inventario de bienes devolutivos realizando movimientos de traslado entre funcionarios, entradas por devolución de bienes entregado en servicio, salida por bienes entregados en servicios. La entidad ha tenido la dificultad de guardar o almacenar los elementos de consumo (papelería, cafetería y aseo) y los bienes devolutivos que no se encuentran en servicio (pendiente para dar de baja o por falta de mantenimiento o porque son sobrantes de algún bien que se utilizó para mejoramiento de placa de otro) porque no se cuenta con un espacio amplio que se encuentre pintado, que no genere goteras (techo), con un adecuado piso y por falta de organizadores como estanterías metálicas o en madera asegurada a la pared. La empresa ha tenido dificultades en el mantenimiento a la canal externa de aguas lluvias de las bodegas lo que ocasiona deterioro, debido a la falta de planeación. La empresa ha tenido dificultad en verificar y actualizar el inventario de bienes devolutivos especialmente al proceso comercial que a la fecha tiene registrado en el sistema a su cargo 1175 placas de inventario por falta de apoyo con personal idóneo.

1.2.2 Modelo de operación por procesos

La empresa aún no ha definido la caracterización pendiente cuenta con diez (10) procesos con sus nueve (09) caracterizaciones.





La Unidad de Licores del Meta cuenta con diez procesos denominados: Planeación Estratégica, Sistema Integrado de Gestión, Gestión de Producción, Gestión Técnica, Gestión Comercial, Gestión Administrativa, Gestión Financiera (Tesorería), Gestión Documental, Gestión Contratación, Seguimiento y Control. El líder del proceso de planeación estratégica es el gerente general El líder del proceso de Sistema Integrado de Gestión es el Representante de la Alta Dirección (asesor) El líder del proceso de gestión de producción es el profesional especializado (química), Subdirector Comercial y técnico El líder del proceso de gestión técnica es el profesional especializado (química), Subdirector Comercial y técnico El líder del proceso de gestión comercial es el Subdirector Comercial y técnico El líder del proceso de gestión administrativa es el Subdirector Administrativo y financiero El líder del proceso de gestión financiera es el Subdirector Administrativo y financiero El líder del proceso de gestión documental es el Subdirector Administrativo y financiero El líder del proceso de contratación es el Subdirector Administrativo y financiero El líder del proceso de seguimiento y control es el asesor de la Oficina de Control Interno Mapa de procesos de la Unidad de Licores del Meta

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: Juan Carlos Saravia Nombre: Carolina García Nombre: Edisson Rosero

Cargo: Consultor Cargo: Subdirectora Administrativa y Financiera

Cargo: Gerente

Fecha: 01/11/2015 Fecha: 01/11/2015 Fecha: 01/11/2015





1.2.2 Estructura Organizacional

1.2.3 Indicadores de gestión La empresa para el periodo comprendido de marzo a junio de 2016 había construido indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad para medir y evaluar el avance en la gestión, lo que indica que se cuenta con indicadores de gestión para





la vigencia 2016 que se ha diseñado para medir la eficiencia, eficacia y efectividad del proceso, pero no se utilizan y se alimentan los indicadores, lo que no permite que se analizan las mediciones obtenidas a partir de los indicadores, lo que hace que no se realice la validación de la capacidad y consistencia, y por tal razón no se realiza ajustes de acuerdo para las correcciones y mejoras que se puedan presentan en los procesos. Se viene solicitando los registros y el representante de la alta dirección ha estado conversando con los líderes de los procesos para que suministren la información y así conocer la gestión de la Unidad de Licores del Meta, a través del despliegue de objetivos (indicadores de gestión), a la que no se ha dado respuesta oportuna por parte de responsables.

PROCESO CODIGO INDICADOR FORMULA META FRECUENCIA

PLE-01Satisfacer los requisitos de calidad establecidos y

acordados con los clientes

Sumatoria del porcentaje de Satisfacion del cliente externo obtenido por

encuesta/ No total de encuestas aplicadas a clientes externos>90% SEMESTRAL

PLE-02Garantizar el mejoramiento continuo de sus

procesos .Procesos con acciones correctivas cerradas*100/ No total de procesos 100% SEMESTRAL

PLE-03 Cumplir de los requisitos legales aplicables.No de requisitos legales aplicables con cumplimiento*100/ No de requisitos

legales identificados100% SEMESTRAL

SGC-01Controlar el adecuado tratamiento de los servicios

no conformes reportados

No de Servicios No conformes con tratamiento y cierre *100/ No de servicios

no conformes reportados 90% SEMESTRAL

SGC-02Gestionar el adecuado análisis de los indicadores

registrados.

No de Indicadores que cuentan con análisis de resultados*100/ No de

indicadores establecidos en la matriz de indicadores100% SEMESTRAL

GPR-01Gestionar el cumplimiento del plan de produccion

aprobado

No de actividades establecidas en el plan de produccion cumplidas *100/ No

de Actividades programadas en el plan de produccion100% MENSUAL

GPR-02 Volumen de produccion mensual Volumen de produccion mensual Und MENSUAL

GTE-01Porcentaje de cumplimiento de inspecciones

tecnicas

No de inspecciones tecnicas realizadas*100/ No deInspecciones tecnicas

programadas100% MENSUAL

GTE-02 Volumen de licor adulterado detectado Volumen de licor adulterado detectado mensual Und MENSUAL

GE

ST

ION

CO

ME

RC

IAL

GCO-01 Ventas Valor ventas mes - Valor ventas mes anterior / Valor ventas mes anterior *100 >2% MENSUAL

GE

ST

ION

DE

PR

OD

UC

ION

Pla

ne

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SIS

TE

MA

INT

EG

RA

DO

DE

GE

ST

ION

INDICE INDICADORES

GE

ST

ION

TE

CN

ICA





PROCESO CODIGO INDICADOR FORMULA META FRECUENCIA

GAD-01 N° de accidentes de trabajo ocurridos 0 MENSUAL

GAD-02 N° Trabajadores con exámen Médico Ocupacional*100 / N° Trabajadores total 100% ANUAL

GAD-03Promover de la calidad de vida laboral y

bienestar

Sumatoria de la calificación de impacto positivo de las actividades de

promoción de la calidad de vida laboral y la prevención de enfermedades

ocupacionales / No total de actividades de promoción de la calidad de vida

laboral y la prevención de enfermedades

90% ANUAL

GAD-04Asegurar el desarrollo de las competencias de su

talento humano

No de trabajadores con calificación inferior que cuentan con planes de

mejoramiento de su desempeño*100/ No total de trabajadores con calificación

inferior.

90% ANUAL

GE

ST

ION

FIN

AN

CIE

RA

GFI-01 Medicion de la ejecucion del gasto Total de gastos ejecutados*100/ Total de presupuesto de gastos definitivo 100% SEMESTRAL

GE

ST

ION

DO

CU

ME

NT

AL

GDO-01 Ordenacion DocumentalNo de Carpetas organizadas tecnicamente*100/ No de Carpetas recibidas en

el periodo.100% SEMESTRAL

GE

ST

ION

DE

CO

NT

RA

TA

CIO

N

GCT-01 Procesos contractualesNo de procesos contractuales formalizados*100/ No de Solicitudes de inicio

de proceso contractual100% SEMESTRAL

SCO-01 Cumplimiento del Programa de Auditorías Nº Auditorías Internas realizadas x 100 / Nº Auditorías Internas programadas 100% ANUAL

SCO-02 Seguimiento de la gestion del riesgoNo de controles a riesgos ejecutados*100/ No de controles identificados en la

matriz de riesgos100% SEMESTRAL

SCO-03Asegurar la gestión adecuada de las acciones

correctivas abiertas

No de Acciones Correctivas cerradas* 100/ No de Acciones Correctivas

abiertas90% SEMESTRAL

SCO-04Asegurar la gestión adecuada de las acciones

preventivas abiertas

No de Acciones Preventivas cerradas* 100/ No de Acciones preventivas

abiertas90% SEMESTRAL

SE

GU

IMIE

NT

O Y

CO

NT

RO

L

INDICE INDICADORES

GE

ST

ION

AD

MIN

IST

RA

TIV

A Prevenir enfermedades ocupacionales de sus

colaboradores, accidentes, daños a la propiedad

y el impacto socio- ambiental





1.2.4 Políticas de Operación (Manual de Procedimientos, Manual de Calidad, Manual de Sistema de Desarrollo Administrativo, Manual Ambiental)

Manual de Operaciones (o también denominado Manual de Procesos y Procedimientos o Manual de Calidad), contiene debidamente documentados y actualizados los procesos caracterizados, las políticas de operación institucional, el mapa de procesos, los roles y las responsabilidades de las personas con procesos a cargo y los indicadores de los procesos. Cada vez que se presenta un cambio la empresa actualiza el Manual de Operaciones frente a cambios en los procesos, en el mapa de procesos, en los roles y las responsabilidades de las personas con procesos a cargo en los indicadores de los procesos y en las políticas de operación institucionales. El Manual de Operaciones es de fácil acceso para todos los servidores de la entidad, es utilizado como herramienta de consulta divulgado entre los interesados, a través del servidor de la Unidad de Licores del Meta.

Procesos y Procedimientos Para la definición de los procesos se tuvo en cuenta como insumo los requisitos relacionados con: El cliente; Legales; Implícitos (inherentes al servicio o uso del producto); De la Entidad Los procesos determinados para la ejecución de las funciones de la Entidad Cuentan con caracterizaciones; Tienen definido un mapa de riesgos; Tienen definidos procedimientos para su ejecución; Tienen definidos indicadores para su medición (eficiencia, eficacia, efectividad según corresponda) Frente a la estructura de procesos es posible afirmar que se constituyen en una herramienta que facilita la operación de la Entidad; Su estructura actual responde a las actividades que realmente se realizan en la Entidad; Garantizan la gestión del conocimiento; Su estructura es esencialmente documental Manual de Operaciones (o también denominado Manual de Procesos y Procedimientos o Manual de Calidad), contiene documentados pero no debidamente actualizados en los procedimientos establecidos en algunos procesos, en el mapa de riesgos, y, la estructura organizacional de la empresa (organigrama) A través de la resolución 004 del 8 de enero de 2016 de adopta el Sistema Integrado de gestión MECI 1000:2014 y NTC GP1000:2009. El cual contiene el manual integrado de gestión contenido del objetivo, alcance y responsabilidad, plataforma estratégica, requisitos generales y de documentación, legales y del cliente, identificación de riesgos y determinación de controles, compromiso de la alta dirección, funciones, responsabilidad y autoridad. Seguimiento y Medición, control del producto no conforme, auditoria interna, mejora. UNO. Cuenta con la caracterización del proceso del Sistema integrado cuyo nombre proceso PLANEACIÓN ESTRATÉGICA, líder del proceso: GERENTE.

OBJETIVO: Establecer los lineamientos de la entidad a través de la misión, visión, política de calidad, objetivos de calidad con el propósito de aumentar la satisfacción de los usuarios y las partes interesadas., asegurando el crecimiento de la entidad. ALCANCE: Planeación Estratégicas, Dirección, Coordinación, Orientación y Control de las actividades de la entidad, cumpliendo con las disposiciones legales pertinentes. PROCEDIMIENTOS

1. Procedimiento de Revisión por la Dirección

2. Procedimiento de correspondencia

3. Procedimiento PQR





DOS. Nombre PROCESO SISTEMA INTEGRADO, líder del proceso: REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN OBJETIVO: Garantizar el cumplimiento de las directrices establecidas para el mejoramiento continuo del sistema integrado de gestión de la entidad, enfocado hacia la adecuación, conveniencia, eficiencia, eficacia y efectividad del mismo. ALCANCE: Incluye actividades para el Control de Documentos, Control de registros, Planes de Acción correctivas, Planes de Acción Preventivas, Correcciones, Mejoras, Tratamiento al Servicio no Conforme y Generación de Informes. PROCEDIMIENTOS

1. Procedimiento control de documentos y registro de cambios

2. Procedimiento acciones correctivas preventivas y de mejora

3. Procedimiento Administración de Riesgos

TRES. Nombre proceso, PROCESO DE PRODUCCION (externo), líder del proceso: PROFESIONAL ESPECIALIZADO OBJETIVO: Producir Licores en las cantidades, fechas y calidad solicitada por la Unidad de Licores del Meta ALCANCE: Producción de bebidas alcohólicas, reportes, manejo de inventarios, control de calidad. PROCEDIMIENTOS

1. Procedimiento de identificación y trazabilidad de Licores

CUATRO. NOMBRE DEL PROCESO TECNICO, LIDER DEL PROCESO PROFESIONAL ESPECIALIZADO OBJETIVO: Ejecutar los procesos de planeación, producción, mejoramiento y calidad de los productos que elabore la unidad de licores del Meta, en aras de garantizar y fortalecer el objeto comercial de la entidad. ALCANCE: Investigación y desarrollo de productos, requisitos técnicos, reclamos por control de calidad, verificación de la autenticidad de los productos fabricados por la organización, PROCEDIMIENTOS

1. Procedimiento para análisis de muestras alteradas falsificadas o fraudulentas

2. Procedimiento para reclamos por control de calidad

3. Procedimiento para disposición y baja de elementos

CINCO. NOMBRE PROCESO GESTIÓN COMERCIAL, LIDER DEL PROCESO: SUBDIRECTOR COMERCIAL Y TECNICO

OBJETIVO: Planear y controla los procesos de comercialización de los productos y marcas de la ULM de conformidad con las normas vigentes, y las políticas institucionales, con celeridad, transparencia y efectividad. ALCANCE: Identificación de la disponibilidad de recursos y la formulación de actividades estratégicas, con el fin de desarrollar competencias desde la generación de la demanda hasta la culminación de la venta, involucrando a las áreas para dar soluciones. PROCEDIMIENTOS

1. Procedimiento de entrega de producto de incentivo, material de promoción y publicidad

2. Procedimiento de acompañamiento a evento, oficial, gubernamental o privado

3. Procedimiento Comercialización

SEIS. NOMBRE PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA, LIDER DEL PROCESO: SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO.

OBJETIVO: Dirigir, controlar y ejecutar la gestión del talento humano y administración de nómina de personal, y los asuntos generales de administración, operación, mantenimiento, almacén, gestión documental, sistemas y servicios generales con celeridad, transparencia y efectividad.





ALCANCE: TALENTO HUMANO Novedades de personal, desvinculación de personal, nómina y seguridad social, viáticos, almacén, archivo general y mensajería. SISTEMAS: Incluye actividades de desarrollo y soporte de software operativo, instalación, mantenimiento y soporte de equipos, recuperación y almacenamiento de información y conectividad con la entidad a nivel de datos. GESTION DOCUMENTAL: Inicia desde la recepción, distribución, almacenamiento, protección, recuperación, control del tiempo de retención y disposición final de los documentos internos y externos. ALMACEN: Incluye actividades de Recepción, entrega, almacenamiento, administración, codificación, mantenimiento, protección de recursos físicos, elaboración de inventarios, Generación de informes internos y externos. PROCEDIMIENTOS

1. Liquidación y elaboración de nomina

2. Atención a solicitudes de soporte de software y hardware

3. Archivo plano para órganos de control

4. Administración de la página web

5. Backups de seguridad de datos

6. Entrada y salida de almacén de bienes de consumo y devolutivos

7. Tramite de cuenta a proveedores internos y externos de la empresa

8. Entradas de almacén de producto terminado

9. Salida de almacén de producto terminado

10. Salida de almacén de producto terminado

11. Procedimiento de administración del PAC

12. Procedimiento de certificado de disponibilidad presupuestal

SIETE. NOMBRE PROCESO GESTION FINANCIERA, Tesorería, presupuestal, contabilidad. LIDER DEL PROCESO: SUBDIRECTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA OBJETIVO: TESORERIA: Garantizar el adecuado manejo de los recursos financieros de la entidad, de acuerdo a la normatividad vigente, para el cumplimiento de todos los compromisos adquiridos. PRESUPUESTAL: Consolidar y administrar los ingresos y gastos de la entidad, para cumplir con los compromisos financieros, operativos, y los establecidos en el plan de acción aprobado por la Junta Directiva. CONTABLE: Consolidar y certificar la información financiera de la unidad de licores del meta. ALCANCE: TESORERIA: Inicia con la aprobación de presupuesto, ejecución de presupuesto, generar la ejecución presupuestal de ingresos y ejecución presupuestal de egresos, generación de reportes. PRESUPUESTO: Elaboración de los presupuestos de ingresos y gastos de cada dirección, seguimiento al cumplimiento de las metas establecidas. CONTABLE: Todos los procesos. PROCEDIMIENTOS

1. Procedimiento de elaboración de orden de pedido para degustación o venta y facturación

2. Procedimiento ingreso a caja

3. Procedimiento de administración de recursos de cuentas

OCHO. PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL FALTA LA CARACTERIZACION, LIDER DEL PROCESO: SUBDIRECTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

PROCEDIMIENTOS 1. Acta Comité Evaluador documental

2. Procedimiento de elaboración documental





3. Procedimiento de preservación a largo plazo

4. Procedimiento de transferencias documentales

5. Procedimiento de verificación de inventario, evaluación y descarte de material documental

6. Procedimiento de digitalización de documentos

7. Procedimiento de Valoración documental

8. Procedimiento de eliminación de documentos

9. Procedimiento de consulta, préstamo y devolución de documentación

10. Procedimiento de catalogación, clasificación y análisis de la información

11. Acta de eliminación documental

NUEVE. NOMBRE PROCESO, PROCESO DE CONTRATACIÓN, LIDER DEL PROCESO: SUBDIRECTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA OBJETIVO: Adelantar los procesos de licitación y contratación de prestación de servicios, de bienes y de personal necesario para el funcionamiento de la Unidad de Licores del Meta. ALCANCE: Garantizar el adecuado cumplimiento de los parámetros legales en materia contractual dentro de la entidad. PROCEDIMIENTOS

1. Procedimiento planeación de contratación

2. Procedimiento de contratación

3. Procedimiento postcontractual

DIEZ. NOMBRE PROCESO, SEGUIMIENTO Y CONTROL LIDER DEL PROCESO: JEFE OFICINA CONTROL INTERNO

OBJETIVO: Garantizar directrices que permitan efectuar el seguimiento y control a los procesos del Sistema Integrado de Gestión (SIG), mediante auditorias; con el fin de verificar el adecuado, conveniente, eficiente, eficaz y efectivo desempeño de la Entidad. ALCANCE: Incluye actividades como: Planear, ejecutar, evaluar, controlar, mejorar y la generación de informes internos y externos. PROCEDIMIENTO

1. Auditoria

1.3 Componente Administración del Riesgo La empresa formuló el plan anticorrupción y atención al ciudadano y realiza su seguimiento de acuerdo a las fechas establecidas, pero ha tenido dificultades en hacer oportunamente los ajustes. No se registraron durante el periodo de marzo a junio de 2016 nuevos riesgos para la empresa. La empresa sigue contando con la Política de administración del riesgo la formuló el Representante Legal y el equipo Directivo en el marco del Comité de Coordinación de Control Interno, está basada en los planes estratégicos, en los objetivos institucionales, establece su objetivo y alcance, los niveles de aceptación o toleración al riesgo, los niveles para calificar la probabilidad y el impacto en los procesos, determina los responsables del monitoreo y seguimiento a los mapas de riesgos y establece la periodicidad del seguimiento, de acuerdo a los niveles del riesgo residual.





La entidad ha identificado factores que pueden afectar negativamente el cumplimiento de sus objetivos en los contextos de lo económico, político, social, contable y financiero, en la tecnología implementada, en los posibles actos de corrupción. Para la identificación del riesgo se consideraron en todos los casos los siguientes aspectos: los objetivos de los procesos, el alcance de los procesos, los factos de riesgos analizados sobre los procesos, las causas posibles asociados a los factores analizados sobre los procesos y la posibilidad de ocurrencia y el impacto de las eventualidades identificadas. Teniendo en cuenta los riesgos identificados a los procesos, los cuales pueden afectar el cumplimiento de los objetivos de la entidad, a todos los procesos se les ha analizado de manera completa sus causas, se les ha analizado de manera completa su probabilidad de ocurrencia, se les ha analizado de manera completa su efecto o impacto y se les ha establecido su zona de riesgo inherente. En la Valoración de riesgos, teniendo en cuenta los riesgos identificados a los procesos a todos los procesos se les ha establecido controles para evitar la materialización de los riesgos; se les ha establecido un responsable y una periocidad para la aplicación y seguimiento a los controles; se les ha construido indicadores para medir la efectividad de sus controles; se les ha construido un mapa de riesgos, pero no se tiene registros estadísticas o informes de acuerdo a su periocidad. El mapa de riesgos institucional no se ha actualiza por que ha tenido dificultades en presentar los resultados del monitoreo o seguimiento realizado. La Política de administración de riesgos la entidad no ha identificado factores que pueden afectar negativamente el cumplimiento de sus objetivos en los contextos legal, infraestructura, recurso humano, procesos, comunicación interna y externa. Para la identificación del riesgo se consideraron en menos de la mitad de los casos el aspecto de la posibilidad de ocurrencia y el impacto de las eventualidades identificadas Con respecto a la aplicación y seguimiento a los controles, no se hace periocidad a las mediciones de los indicadores, a las mediciones de los indicadores, y, no se revisan y/o ajustan los controles a partir de los análisis obtenidos. Frente a cambios en los factores de riesgo los mapas de riesgos no todos de manera oportuna son actualizados, ni divulgados una vez que han sido actualizados. El mapa de riesgos institucional no contiene todos los riesgos con mayor impacto para la entidad; ni contiene todos los riesgos relacionados con posibles actos de corrupción; ni se realiza monitoreo o seguimiento de





acuerdo con la periodicidad establecida en la política de administración del riesgo; ni se divulga oportunamente cuando se ha actualizado.

I E

1. Planeación

Estratégica

Establecer los lineamientos de la entidad a

través de la misión, visión, política de

calidad, objetivos de calidad con el

propósito de aumentar la satisfacción de

los usuarios y las partes interesadas.,

asegurando el crecimiento de la entidad.

xConcentración de autoridad o

exceso de poder

* Socializar los procedimientos establecidos

para el flujo de información, participación y

consulta.

Representante de la

alta Dirección

No de comités

realizados *100/ No

de comités

programados.

XIncumplimiento de metas de

indicadores

* Establecer ,socializar y ejecutar criterios de

medición de la gestión de los proceso ( Meta

y responsables)

Representante de la

alta Dirección

No de indicadores

con registro de

medición *100 / No

de indicadores.

X Desactualización del SGC

1. Auditorias de calidad.

2, Aplicación de los Planes de mejoramiento

3. Capacitación de los funcionarios en la

importancia del SGC

Representante de la

alta Dirección

Procesos

desactualizados/total

de procesos

3. Gestión de

producción

Producir Licores en las cantidades, fechas

y calidad solicitada por la Unidad de

Licores del Meta

x Perdida producto terminado

* Establecer ,socializar y ejecutar criterios en

la recepción de producto terminado y en el

manejo adecuado de inventarios.

Profesional de

Laboratorio

No de unidad

reportadas como

perdidas*100/ No de

Unidades

programadas para

recepción

4. Gestión Técnica

Ejecutar los procesos de planeación,

producción, mejoramiento y calidad de los

productos que elabore la unidad de licores

del Meta, en aras de garantizar y fortalecer

el objeto comercial de la entidad.

XProducto no conforme en

rotación comercial

* Establecer ,socializar y ejecutar criterios

para la realización de inspección que

garanticen la calidad del producto.

Profesional de

Laboratorio

No de inspecciones

realizadas*100/ No

de inspecciones

programadas

5. Gestión Comercial

GESTION COMERCIAL: Desarrollar todas

las actividades, estrategias y campañas

necesarias, que contribuyan al incremento

del consumo de nuestros productos

mediante el fortalecimiento en los

departamentos en los cuales se hace

presencia y/o la introducción en nuevo

mercados, buscando la satisfacción del

cliente en calidad y servicio.

ALMACEN: Garantizar la Administración y

coordinación de los recursos físicos,

inherentes al funcionamiento de la Entidad.

x

Altos costos en degustación y

participación comercial sin

impactos positivos para la

Unida de Licores.


para la entrega de degustación de producto y

participación comercial en eventos.

Subdirector comercial

No de unidad de

producto entregadas

en degustación*100/

No de unidad de

producto

programadas para

entrega

2.Sistema Integrado de

gestión

Garantizar el cumplimiento de las

directrices establecidas para el

mejoramiento continuo del sistema

integrado de gestión de la entidad,

enfocado hacia la adecuación,

conveniencia, eficiencia, eficacia y

efectividad del mismo.

RIESGO ACCIONES RESPONSABLE INDICADORESPROCESO OBJETIVO DEL PROCESO

TIPO





2. Módulo de Evaluación y Seguimiento

2.1 Componente Autoevaluación Institucional 2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión Ver numeral 1.2.3 indicadores de gestión donde fue establecido, pero aún falta la información (registro) y el informe sobre los resultados, para la toma de decisiones, igualmente no se realizó informe y seguimiento a los acuerdos de gestión y

I E

X Perdida de bienes


para actualización de inventarios, asignación

de bienes devolutivos y bajas .

Subdirectora

Administrativa

No de bienes

devolutivos

asignados *100/ No

de bienes

devolutivos en

inventario

XNo pago de parafiscales y

seguridad social.


para el pago de parafiscales y seguridad

social.

Subdirectora

Administrativa

No de reportes de no

pago de parafiscales

y seguridad social.

X

Funcionamiento inadecuado de

los sistemas de información de

la Unidad de Licores.


para el control y mantenimiento preventivo y

correctivo de los sistemas de información.

Subdirectora

Administrativa

No de inspecciones

realizadas*100/ No

de inspecciones

programadas

XPresentación de informe en

fechas vencidas.

* Establecer ,socializar y ejecutar Criterios y

Cronograma de presentación de informesÁrea de Contabilidad

Informes

presentados

oportunamente*100/

No de Informes

programados para

presentación.

XElaboración extemporánea de

declaraciones

Establecer ,socializar y ejecutar mapa de

calendarios de impuestos nacionales,

departamentales y municipales

Área de Contabilidad

Declaraciones

presentadas

oportunamente*100/

No de Declaraciones

programados para

presentación.

X

Inadecuada identificación

de las Necesidades

contractuales. Inadecuada

o falta de los estudios y

requisitos previos al

proceso contractual.

Inadecuada tipificación de

la modalidad y tipo de

contratos.

* Establecer ,socializar y ejecutar Criterios

para la adecuada identificación

de las Necesidades

contractuales,

requisitos previos al

proceso contractual , tipificación de

la modalidad y tipo de

contratos.

Líder del proceso

No de correcciones

contractuales *100/

No de Contratos

XNo cumplimiento al objeto

contractual

* Verificación de informe de cumplimiento

contractual.Supervisor asignado

No de informes

presentados*100/ No

de informes

programados.

8. Gestión Financiera

TESORERIA: Garantizar el adecuado

manejo de los recursos financieros de la

entidad, de acuerdo a la normatividad

vigente, para el cumplimiento de todos los

compromisos adquiridos.

PRESUPUESTAL: Consolidar y administrar

los ingresos y gastos de la entidad, para

cumplir con los compromisos financieros,

operativos, y los establecidos en el plan

de acción aprobado por la Junta Directiva.

XErros en traslados bancarios

.


para la verificación de traslados bancarios.Tesorería

No de traslados

bancarios

realizados*100/ No

de traslados

bancarios

programados.

9. Gestión Documental

Establecer criterios para la adecuada

gestión documental de los registros de la

entidad.

X

Registros documental no

ingresados a los inventarios

documentales.


para la organización documental.Líder del proceso

No de procesos con

inventario

documental*100/No

de procesos

10.Seguimiento y

Control

Garantizar directrices que permitan

efectuar el seguimiento y control a los

procesos del SGC, mediante auditorias;

con el fin de verificar el adecuado,

conveniente, eficiente, eficaz y efectivo

desempeño de la Entidad.

XIncumplimiento del programa de

auditorias.


para el desarrollo de auditorias.Líder del proceso

No de auditorias

ejecutadas*100/ No

de auditorias

programadas.

Consolidar y certificar la información

financiera de la unidad de licores del meta

Dirigir, controlar y ejecutar la gestión del

talento humano y administración de nómina

de personal, y los asuntos generales de

administración, operación, mantenimiento,

almacén, gestión documental, sistemas y

servicios generales con celeridad,

transparencia y efectividad.

7. Gestión Contractual

Contratar de manera oportuna y

transparente y objetiva la adquisición de

bienes o servicios para satisfacer las

necesidades y el funcionamiento de la

entidad.

6. GESTION

CONTABLE

RIESGO ACCIONES

6. Gestión

Administrativa

RESPONSABLE INDICADORESPROCESO OBJETIVO DEL PROCESO

TIPO





fue evaluada las dos personas de carrera administrativa, por lo que no hay relación entre lo evaluado y las capacitaciones dadas. No se tiene una política establecida para la evaluación por resultados de los servidores públicos de la empresa y para los gerentes públicos. La empresa no cuenta con el plan institucional de capacitaciones de acuerdo a las falencias encontradas a resultados de evaluaciones o auditorías. Se rindió el Acta de informe de gestión de acuerdo a lo establecido a ley 951 del 31 de marzo de 2005, por parte de la Profesional Universitario con funciones de Tesorera – Pagadora. Pendiente el informe de gestión vigencia 2015 su publicación, junto con el plan de acción vigencia 2016. Falta actualizar el normograma de la Empresa. La empresa no cuenta con los acuerdos de gestión, un programa de incentivos, las evaluaciones de desempeño, un plan anual de vacantes un plan de previsión del recurso humano para la vigencia 2016. No se incluyó en el Plan Anual de Adquisiciones la contratación para la provisión, por concurso, de empleos de carrera administrativa

2.2 Componente de Auditoria Interna 2.2.1 Auditoria Interna

La Oficina de Control Interno ha presentado los siguientes informes:





Publicación página web primer seguimiento con corte al 30 de abril, resultado de la verificación, seguimiento y avances sobre el Plan anticorrupción y de atención al ciudadano Se publicó el informe pormenorizado de control interno del periodo noviembre-diciembre de 2015, enero-febrero de 2016. Coordinación del sistema de control interno La empresa tuvo dificultades para realizar las Auditorías internas de calidad que están contempladas en el programa de auditorías para la vigencia 2016, el seguimiento y evaluación pqrs, el seguimiento y evaluación al SISTEDA, y para realizar la evaluación para la certificación ante el ICONTEC debido a la rotación de personal y a situaciones administrativas. Se realizó la evaluación y seguimiento al caso de siniestro de transportes Cóndor ocurrido el 30 de octubre de 2015, dificultad que se ha tenido para realizar el cobro al ente externo porque el Supervisor al inicio del contrato no tuvo en cuenta la póliza que ampara la mercancía del producto, sin embargo, al finalizar el contrato quedo establecido la deuda por parte de Transporte Cóndor que esta para trámite ante la póliza que el ente externo posee.

2.3 Componentes Planes de Mejoramiento 2.3.1 Plan de Mejoramiento Se tiene dificultad para realizar dictámenes de producto adulterado debido a la falta de herramientas con el fin de realizar las acciones de mejora a las no conformidades detectadas en la auditoria de calidad 2015 y que están en el plan de mejoramiento de calidad 2016. La empresa tuvo dificultades para realizar seguimiento y cierres del plan de mejoramiento y Auditorías de calidad que estaban previstos para realizar en mayo del presente año, de acuerdo al programa de auditoria de la oficina de control interno, debido a la rotación de personal y a situaciones administrativas. Según acta 001 del Comité Coordinador del Sistema de Control Interno, del martes 05 de julio de 2016, el comité por unanimidad decidió que la Oficina de Control Interno no realizara los cierres a los planes de mejoramiento por procesos con el fin de adelantar evaluaciones y seguimientos y finiquitar los planes de mejoramiento de calidad para el mejoramiento continuo de la empresa. La empresa no cuenta con planes de mejoramiento individual debido a que no se ha realizado la evaluación por resultados y los evaluados por desempeño tienen puntajes altos por lo que se les ha dado incentivos pecuniarios. En el plan Anual de Adquisiciones la empresa tiene pendiente realizar unos ajustes para el segundo periodo de la vigencia 2016. Los gerentes públicos no han sido evaluados porque no se tiene los acuerdos de gestión de la vigencia 2016.

3. Eje transversal Información y Comunicación





Mediante la resolución 55 del 30 de marzo de 2016, se delega a la Secretaria de Gerencia la recepción y seguimiento de la correspondencia de la Unidad de licores del Meta. El Comité de Archivo de la empresa se reunió y trato temas sobre las tablas de retención documental. El Comité de Conciliación tuvo dificultades para convocar a reunión debido al cambio de gobierno y a la rotación de personal. La Unidad de Licores del Meta, realizó la Renovación del dominio de la página web y correos institucionales de la Unidad

de Licores del Meta; hizo el licenciamiento de paquete office y antivirus y configuró wifi con la MAC de cada uno de los equipos para la restricción. La empresa radico 376 documentos físicos en el periodo de marzo a junio de 2016, desde el numero 124 al 499, de los cuales hubo:

- Dos (02) derechos de petición - 177 otros (facturas, cuentas de cobro, propuestas, oficios varios, entre otros) - 188 solicitudes de apoyo incentivos - 05 agradecimientos - 01 denuncia - 01 queja - 01 PQR

En la página web de la Unidad de Licores del Meta no hubo solicitudes por parte de la comunidad. La empresa cuenta con un buzón de PQR, la línea 018000 y un correo electrónico unidaddelicoresdelmetagmail.com, en los cuales no se presentaron peticiones, quejas, sugerencias o reclamos por parte de la ciudadanía. Los derechos de petición se les dio respuesta oportuna, las quejas se encuentran en trámite para ser estudiadas en el comité de convivencia laboral





Aprobadas Negadas

ENERO 5 4 0 9

FEBRERO 14 0 0 14

MARZO 31 6 5 37

ABRIL 30 5 0 35

MAYO 50 11 3 61

JUNIO 65 7 2 72

JULIO 0

AGOSTO 17

Solicitudes recibidas en meses anteriores

que no han entrado a Comité, debido a que

los eventos corresponden al mes en que se

registraron

SEPTIEMBRE 5




registraron

OCTUBRE 2




registraron

NOVIEMBRE 0

DICIEMBRE 0

GRAN TOTAL 195 33 10 252

SOLICITUDES RECIBIDAS COMITÉ DE DEGUSTACION PRIMER SEMESTRE DE 2016

MESRESPUESTA

Solicitudes Aprobadas -

Anuladas

(NO reclamaron O NO

cumplieron con

Impoconsumo)

Total

solicitudes

recibidas

OBSERVACIONES

UNIDAD DE LICORES DEL META GESTIÓN COMERCIAL

SOLICITUDES RECIBIDAS – COMITÉ DE DEGUSTACION

CONSOLIDADO AÑO 2016


INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL … · Sanitas realizó un taller sobre promoción y...

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