INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL … · 2019-11-12 · Martha Cecilia Bravo Rueda 26...
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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011
JEFE DE CONTROL
INTERNO,
O QUIEN HAGA SUS
VECES:
LIZETH PAOLA MENESES ZAMBRANO
PERÍODO EVALUADO: Julio a Octubre de 2019
FECHA DE ELABORACIÓN: Noviembre de 2019
De conformidad con las disposiciones contenidas en el artículo 9 de la Ley 1474 del 2011, la Oficina de Control Interno y Gestión presenta el informe sobre el estado del Sistema de Control Interno de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga correspondiente al periodo julio-octubre de 2019.
En el marco del desarrollo de la implementación del Modelo Integrado de Planeación y gestión – MIPG, establecido por el Decreto Nacional 1499 de 2017, se adelantó en la Dirección de Transito de Bucaramanga el autodiagnóstico, aplicado en mesas de trabajo con el equipo que realiza actividades en el marco de las dimensiones (Talento Humano, Direccionamiento Estratégico y Planeación, Gestión con Valores para Resultados, Evaluación de Resultados, Control Interno y Gestión de la Información y la Comunicación y Gestión del Conocimiento y la Innovación) en las que se recopilo información relacionada con el estado de la implementación de las diferentes políticas de gestión y desempeño institucional que aplican a las entidades públicas y se consolidan en el MIPG. El presente informe se continúa presentando bajo la estructura del Modelo MECI, enfocado en la dimensión de control interno dentro del MIPG, en línea con las buenas prácticas que referencia el Modelo COSO, y actualizado en un esquema de cinco (5) componentes: 1. Ambiente de Control; 2. Evaluación del Riesgo; 3. Actividades de Control; 4. Información y Comunicación; 5. Actividades de Monitoreo.
De acuerdo con lo previsto en el Decretos 648 y 1499 de 2017, la entidad actualizó los actos administrativos relacionados con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, mediante Resolución 239 del 25 de junio 2018, se integró el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, el cual será el encargado de orientar la implementación y operación del modelo integrado de Planeación y Gestión MIPG.
1. AMBIENTE DE CONTROL
Este componente demuestra primordialmente el compromiso y liderazgo de la entidad, estableciendo
lineamientos que fortalecen el ambiente de control; por tal razón se tiene como evidencia en su amplia
gestión que la entidad cuenta con un Código de ética que formula los principios y valores adoptados al
interior de la entidad, adoptado mediante acto administrativo No.171A del 07 de abril de 2017, en el cual
se formulan (5) principios y (4) valores Institucionales. Los valores institucionales se difunden en la entidad
a través de campañas y programas de inducción y re inducción, lideradas por parte de la oficina de Talento
Humano.
PRINCIPIOS: Se refieren a las normas o ideas fundamentales que adopta la institución para que guíen y
orienten la conducta organizacional.
VALORES: Conductas o normas consideradas como deseables en una comunidad, cualidades de todos
los servidores públicos o particulares con funciones públicas para acondicionar el modelo de servicio.
Estilo Liderazgo Alta Dirección
Frente al estilo de liderazgo de la alta Dirección, se encuentran dados en la planeación estratégica para las vigencias 2018/2019, el cual contiene los propósitos y objetivos Institucionales de largo plazo, metas y prioridades a mediano plazo y las estrategias y líneas generales de política que orientan las actividades del Gobierno Municipal en materia Vial definidos para cada periodo de un Gobierno Municipal.
Se resalta la gestión adelantada por la alta Dirección en la búsqueda y consecución de recursos de inversión para el mejoramiento de las políticas institucionales que le competen, así mismo se ha venido realizando un trabajo de planeación estratégica para el desarrollo de los siguientes proyectos: Mejoramiento y Fortalecimiento de la Capacidad Institucional para el Desarrollo de Políticas institucionales con el objetivo de cumplir con los retos del Plan Municipal de Desarrollo 2016-2019, mejorando la oportunidad en la prestación de los servicios y ampliando la cobertura a nivel local a través del fortalecimiento de la capacidad institucional, Mejoramiento de las Políticas institucionales a través de las Tecnologías de Información TICS con el objetivo de actualizar y mejorar los procedimientos y recursos empleados en la investigación, formulación y difusión de políticas institucionales de aplicabilidad para la entidad y sus servidores públicos. Comité Institucional de gestión y desempeño: En el periodo evaluado se llevaron a cabo ocho (8) comités, en los cuales se trataron temas relacionados con avances de la implementación MIPG, se capacito en el modelo integrado de planeación y gestión, se difundió la conformación, funciones, plan de trabajo de actualización de los miembros del comité, se ha dado ejecución de las actividades del plan de trabajo para la actualización de cada una de las dimensiones del modelo integrado de planeación y gestión, en 48 productos requeridos tales como los planes de acción requeridos en el decreto nacional 612 del 2018, los cuales se formularon para las vigencias 2018 y 2019:
Lógica Ética
Estética Servicio
VALORES
Plan institucional de archivos de la entidad -PINAR, Plan anual de vacantes, plan previsión de recursos humanos, plan estratégico de talento humano, plan institucional de capacitación, plan de incentivos institucionales, plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo, plan estratégico de tecnologías de la información y comunicaciones PETIC, plan de tratamiento de riesgos de seguridad y privacidad dela información, plan de seguridad y privacidad de la información. Se presento y público el informe de seguimiento al plan anticorrupción y de atención al Ciudadano con Se adelantó la verificación del cumplimiento, del plan anticorrupción y de atención al ciudadano y efectuó
el seguimiento y control a la implementación y a los avances de las actividades consignadas en el Plan
Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, con corte a 31 de agosto, dicho seguimiento se encuentra
publicado en la página Web de la entidad en el Link: Transitobucaramanga.gov.co/planes.php.
-Denuncias por posibles actos de corrupción:
Se reportaron posibles irregularidades en la liquidación y pago de la prima de servicios y de navidad a la secretaria de transparencia. GESTION DEL TALENTO HUMANO
La Dirección de Transito de Bucaramanga gestiona el desarrollo del Talento Humano de manera articulada con los demás procesos de la entidad, lo que ha permitido ejecutar los programas de capacitación, bienestar e incentivos y seguridad y salud en el trabajo conformado con los planes: Institucional de capacitación 2019 y Plan Estratégico del Talento Humano (PETH), acorde con las necesidades de los servidores públicos. Se ejecutaron diferentes actividades de capacitación las cuales se relacionan a continuación:
Julio: Seminario Regional “Un espacio de conocimiento” PNSV, Nuevo Código Disciplinario, Reinducción Funciones del Comité de Convivencia Laboral y Acoso Laboral, Cómo manejar el Acoso laboral desde el Comité de Convivencia de cada Entidad, Proyecto Metropolitano Cámara de Comercio de Bucaramanga, Contratación Estatal, Comparenderas Electrónicas , Código de Integridad, Atención al Cliente, Inducción-Reinducción-Socialización Código de Ética-PESV-SGSST, Curso Virtual Modelo Integrado de Planeación y Gestión-MIPG, Módulo de Fundamentos Generales 8 Módulos . Agosto: Comparenderas Electrónicas, Seminario Resolución de Conflictos, Reinducción y actualización en regulación y demás actividades que involucra a los diferentes actores viales PESV, Normatividad de Tránsito y Transporte Resolución 1572 del 3.05.2019. Septiembre: Prevención de accidentes laborales y Operación de Grúas, Seminario Nuevo Código Disciplinario, Panorama Plan Estratégico de Seguridad Vial PESV- Normatividad y Datos, Taller Seguridad Vial Laboral PESV, Seminario Gestión Pública . Octubre: Sigep II, Implementación del Sistema de Gestión PQRS, Cultura de Inspección y características básicas de los Vehículos-Vehículo Seguro.
El PIC está diseñado teniendo en cuenta la estructura y metodología que propone el Departamento
Administrativo de la Función Pública (DAFP), se viene llevando a cabo de acuerdo al cronograma
establecido con sus respectivas evidencias de asistencia. Este documento responde a las necesidades
de capacitación de los servidores públicos de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga y el desarrollo del
mismo satisfaciendo dichas necesidades, teniendo en cuenta el desarrollo de las capacidades, destrezas,
habilidades, valores y competencias fundamentales con miras a propiciar su eficacia personal, grupal y
organizacional de manera que se posibilite el desarrollo profesional de los empleados y el mejoramiento
en la prestación de los servicios. En el diagnóstico de las necesidades de capacitación, se debe tener en
cuenta no solo la encuesta a las dependencias a través del formato de necesidades sino también en lo
plasmado en el Comité del Plan Institucional de Capacitación PIC.
Programa De Bienestar Social:
Con base en lo establecido en el Plan de Bienestar Social Laboral vigencia 2019, se programadas diez
(10) actividades:
N° Actividades de Bienestar Tipo de Actividad
Frecuencia de la Actividad
1 Celebración día de la mujer Social Laboral Una vez al Año
2 Día del Agente de Tránsito Social Laboral Una vez al Año
3 Día de la secretaria Social Laboral Una vez al Año
4 Celebración Cumpleaños Social Laboral Una vez al Mes
5 Día de los niños Familiar Una vez al Año
6 Jornada Lúdico Deportiva Familiar-Física Una vez al Año
7 Actividad de Vida Saludable Física Trimestral
8 Actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo Mental y Física Mensuales
9 Celebraciones espirituales en actos protocolarios Espiritual Una vez al Mes
1. Celebración Día de la Mujer 2. Celebración Día del Agente de Tránsito
3. Celebración Día de la Secretaria
4. Cumpleaños Funcionarios meses de julio a octubre de 2019
¡Feliz Cumpleaños!Que tu día esté lleno de sorpresas
Mes de Julio
Nombre Día
Omar Saavedra Godoy 1
María del Carmen Céspedes Quintero 4
Elder Omar Jaimes Tarazona 5
Jorge Eliecer Carrillo Gómez 5
Carlos Omar Cote Navas 5
Gonzalo Uribe Avendaño 5
Isnardo Castellanos Cordero 6
Jaime Arias Martínez 7
Alba Patricia Issa Goyes 9
Ramiro Meléndez Díaz 9
Edgar Augusto Gélves Monsalve 10
Wilson Lázaro Lázaro
John Carlos Sánchez Lizcano
11
14
Nombre Día
Carlos Arturo Camacho Ribero 15
Carmen Rosa Prada Arciniegas 16
María Consuelo Rodríguez
Alarcón 17
Juan Carlos Plata Martínez 17
Hernán Darío Rueda Serrano 17
Carlos Neil Berbeo Nocua 20
Laura Fuentes Manrique 22
Orlando Rodríguez Díaz 22
Flor Elva Delgado Cárdenas 26
Martha Cecilia Bravo Rueda 26
Gustavo Lozada Botía 26
Guillermo Aguilar Vargas 26
Lorenzo Ardila Rueda 27
Erick Ivan Reyes Marin 27
Jaime Bueno Ballesteros 28
¡Feliz Cumpleaños!Que tu día esté lleno de sorpresas
Mes de Agosto
Nombre Día
Ariel Enrique Camacho Gutiérrez
German Torres Prieto
1
3
Hernán Niño Maldonado 7
Edgar Isidro Toloza Hernández 8
Elber Velásquez Valero
Julia Fernando Duarte
12
12
Edgar Guerrero Melo 12
José del Carmen Bayona Romero 12
Edilma Díaz Reyes 13
Carlos Mauricio Rueda Cañas 14
Edgar Capacho
Albert Nova Salazar
Herminda Hernández Ávila
14
15
20
Nombre Día
Evelio Muñoz Figueroa 20
José Gustavo Pabón Álvarez 20
Yesid Villamizar Rangel
Yobani Abelardo Barroso Araque
20
21
Gerardo Gutiérrez Torres
Ricardo Infante Gómez
José Manuel Gómez Amezquita
22
23
23
Pedro Alfonso Sandoval Morales 25
Ramiro Parra Almeida 26
Alfonso Meneses Fonseca 27
Gilberto Amaya Arciniegas 28
Norberto Vesga Montoya
Valentina Ordoñez Sarmiento
28
31
¡Feliz Cumpleaños!Que tu día esté lleno de sorpresas
Mes de Septiembre
Nombre Día
Jorge Enrique Parra Agudelo 1
Nancy Stella Toloza Villabona 3
Giorge Bernal Machuca 3
Julio Cesar Ordúz Sandoval 3
María Cristina Moreno Forero 4
Iván Rangel Pérez 7
Luis Hernando Ospino Quintero 11
Diego Armando Rodríguez H. 12
Henry René Maluendas García 12
Nombre Día
Virlas Enrique Orcasitas Rosado 14
Jennifer Xiomara Benavides
Téllez 16
Álvaro Fernando Mariño Galán 23
Néstor Montañez Urrea 25
Jhon Jairo Villamizar Pinzón 26
Martha Patricia Rangel Pineda 27
Alirio Rondón Acevedo
Custodio Duran Carreño
José Humberto Ballesteros
27
25
18
¡Feliz Cumpleaños!Que tu día esté lleno de sorpresas
Mes de Octubre
Nombre Día Nombre Día
Yiris Rolando Gómez Vargas 1 Oscar Santos Otero 14
Álvaro Núñez Gómez 2 Amelia María Farfan 15
Jhon Alexander Ojeda Rodríguez 2 Felix Antonio Morales Pineda 16
Jacobo Gualdrón Gualdrón 3 Jorge Alberto Badillo Delgado 16
Hugo Moreno Flórez 4 Pedro Antonio Ramírez García 17
Reinaldo Márquez 4 Nelson Mejía Fonseca 20
Edgar Mondragón Villabona 7 William Alfonso Arévalo Gómez 22
Paola Marcela Redondo Rueda 8 María Fernanda Rodríguez Díaz 26
Jaime Osma Villamizar 9 Linkol Mendivelso Tolosa 27
Hugo Duarte Fonseca 10 Edgar Leandro Rueda Piamonte 28
Ana Sixta Casanova Jaimes 11 María Alby Rueda Rodríguez 29
Ciro Hernando Moreno Jaimes 12 Claudia Celmira Mejía Muñoz 30
5. Día de los Niños 31 de octubre de 2019
6. Jornada Lúdico-deportiva
7. Actividades de Bienestar Estilos de Vida saludable
8. Actividades de seguridad y salud en el trabajo
Panorama Plan Estrategico de Seguridad Vial PESV- Normatividad y Datos
Taller Seguridad Vial Laboral
9. Celebración Espiritual: Se realizó la celebración eucarística los primeros viernes del mes de julio, agosto septiembre y octubre
Cumplimiento del Programa de Incentivos:
El grupo de talento humano de la entidad está dando cumplimiento a lo establecido en la Resolución 292
del 11 de mayo de 2015 por medio del cual “adoptó el Plan de incentivos pecuniarios y no pecuniarios de
la entidad.
Mediante Resolución 324 del 20 de septiembre 2019 “se otorgó estimulo educativo de conformidad con la Resolución 292 del 11 de mayo de 2015, a funcionarios siguientes funcionarios de la entidad para el segundo semestre de la presente vigencia: Javier Villabona Ortiz, Isabel Cristina Carvajal Acevedo y Cristian Jaimes Barona.
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud En El Trabajo de la DTB:
La Dirección de Transito Bucaramanga comprometida con el cambio y desde la Oficina de Seguridad y
salud en el trabajo se dio inició al diseño e implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad de
Salud en el Trabajo de acuerdo a la Ley 1562 de 2012 y Decreto 1072 de 2015, documentos que se
encuentran parametrizados en la herramienta tecnológica GOOGLE DRIVE de la entidad. Diseñó e
implementación y actualización de los siguientes programas protocolos y formatos: Profesiograma
diligenciado SG-SST, Matriz de requisitos legales, Actualización del Programa de Vigilancia
Epidemiológico de factor de Riesgo Psicosocial, Formato del PVE Auditivo, Formato de Seguimiento
Consulta Psicológica, Protocolo Actuación Situación de Duelo, Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, Actualización del Programa de Reintegro Laboral, Formato del PVE Auditivo. Protocolo de
depresión y Actuación en el Entorno Laboral, El Manual del Sistema de Gestión y seguridad y salud en el
trabajo, El Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial, La Revisión por la Alta Dirección del SGSST.
Instructivo para la realización de actividades deportivas y culturales. Se desarrollaron las siguientes capacitaciones durante el periodo: Capacitaciones sobre Estilos de Vida Saludable al personal administrativo de la Entidad por medio de actividad lúdica Dra. Klaun; Socialización Política Integral Prevención Consumo de Alcohol, Tabaco y Sustancias Psicoactivas y la política integral de gestión; Ministerio de Trabajo sobre la conmemoración del día nacional de seguridad y salud en el trabajo el 26 de julio de 2019; lesiones aprendidas, difusión de los accidentes de trabajos ocurridos en el mes de julio;
inducción del sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo; Autocuidado, Manejo de Cargas, Políticas Operacionales, Uso Elementos de Protección Personal y Estilos de Vida Saludable a personal de Servicios Generales y Conductores.
Capacitación Autocuidado, Manejo de Cargas, Políticas Operacionales, Uso Elementos de Protección Personal y Estilos de Vida Saludable a personal de Servicios Generales y Conductores
Socialización funcionamiento y Elecciones Comité de Convivencia
Socialización Programa de Rehabilitación y Reincorporación Laboral
Capacitación Autocuidado
Capacitación en Estilos de Vida Saludables
Capacitación y socialización Política Integral Prevención Consumo de Alcohol, Tabaco y Sustancias Psicoactivas
Se realizan pruebas de alcoholemia al personal operativo de la Entidad
Socialización de Reporte de Investigación de Accidentes de trabajo
Relación de actividades Desarrolladas en el periodo julio a octubre de 2019
Comité Paritario De Seguridad Y Salud En El Trabajo
Comité De Investigación De Accidentes.
Inspecciones Planeadas
Programa Medicina Preventiva y Del Trabajo
Plan de Emergencia
Pgirs
Seguridad Industrial
Archivo y Retención Documental del Sg-Sst
Comité de Convivencia Laboral
Estudios Previos Para Las Actividades DE SST
Ejecución presupuestal: La ejecución en el periodo enero a septiembre de 2019 (compromisos) alcanzo un 68.44%, distribuidos en gastos de funcionamiento e inversión con una ejecución del 70,87% y 59.47% respectivamente, tal como se presenta a continuación.
Rubro Nombre Rubro Ppto Final Disponibilidad
Acumulada Compromisos Acumulados
Pagos Acumulados
SALDO POR EJCUTAR
% Ejec. Comp.
03 PRESUPUESTO DE GASTOS DE FUNCIONAMIENTO
27.886.145.208 20.446.752.610 19.763.701.643 13.169.867.555 8.122.443.565 70,87%
0350 GASTOS DE PERSONAL 17.942.369.668 12.621.207.326 12.587.816.125 10.836.537.599 5.354.553.543 70,16%
0351 GASTOS GENERALES 4.860.354.663 4.023.325.984 3.960.740.580 2.041.240.190 899.614.083 81,49%
0352 TRANSFERENCIAS CORRIENTES
3.256.126.044 1.980.127.801 1.782.089.981 557.948.691 1.474.036.063 54,73%
0355 OTROS GASTOS DE FUNCIONAMIENTO
1.827.294.833 1.822.091.499 1.433.054.957 1.433.054.957 394.239.876 78,42%
06 GASTOS DE INVERSION 7.557.290.275 4.521.243.933 4.494.098.902 1.523.117.043 3.063.191.373 59,47%
0635 SECTOR TRANSPORTE 7.557.290.275 4.521.243.933 4.494.098.902 1.523.117.043 3.063.191.373 59,47%
TOTALES 35.443.435.483 24.967.996.543 24.257.800.545 14.692.984.598 11.185.634.938 68,44%
A septiembre el total de compromisos asumidos por la entidad ascendió a $24.257.800.545
correspondiente al 68.44% de la apropiación vigencia 2019, los pagos por su parte sumaron
$14.692.984.598 equivalentes al 41.75 % de los compromisos.
Frente a los proyectos de inversión la ejecución presupuestal al mes de septiembre es de $4.494.098.902
correspondiente al 59.46% de la apropiación vigencia 2019.
2. EVALUACION DE RIESGOS
La Oficina Asesora de Planeación realizo asesoría y acompañamiento a los procesos para la elaboración de los (7) siete Mapas de Riesgos por procesos Vigencia 2019 : Control Vial, Registro de la Información, Centro de Diagnóstico Automotor CDA, Gestión Administrativa, Gestión Financiera, Gestión Jurídica, Gestión de la Información TICS. Los cuales se encuentran publicados en la herramienta tecnológica Google Drive y en la página web de la entidad. Se identificaron veinticuatro riesgos de corrupción, dentro de los siete mapas de riesgos de corrupción para la presente vigencia. Es importante resaltar que la implementación de la norma ISO 9001:2015 modificó la estructura por procesos de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga en busca de una mayor funcionalidad, es por esto, que la entidad pasó de tener 19 procesos a 13 procesos. Se dio cumplimiento al Artículo 74° del Estatuto Anticorrupción con la publicación del plan de acción y plan de adquisiciones en la página Web de la entidad vigencia 2019. La entidad debe diseñar programas, que permitan fortalecer la creación de una cultura organizacional. Dar cumplimiento al procedimiento de inducción y reinducción a los contratistas. Los funcionarios de la entidad deben asistir a las capacitaciones programadas de acuerdo al Plan Integral de Capacitación.
19
.76
3.7
01
.64
3
12
.58
7.8
16
.12
5
3.9
60
.74
0.5
80
1.7
82
.08
9.9
81
1.4
33
.05
4.9
57
4.4
94
.09
8.9
02
4.4
94
.09
8.9
02
24
.25
7.8
00
.54
5
8.1
22
.44
3.5
65
5.3
54
.55
3.5
43
89
9.6
14
.08
3
1.4
74
.03
6.0
63
39
4.2
39
.87
6
3.0
63
.19
1.3
73
3.0
63
.19
1.3
73
11
.18
5.6
34
.93
8
0
20.000.000.000
40.000.000.000
03 0350 0351 0352 0355 06 0635 TOTALES
EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
Ppto Final Disponibilidad… Compromisos… Pagos… SALDO POR EJCUTAR
Realizar el seguimiento a los riesgos y aplicar los correctivos donde se evidencia la debilidad, se sugiere
revisar los riesgos de cada proceso, teniendo en cuenta la “guía para la administración del riesgo de
gestión, corrupción y seguridad digital y diseño de controles en entidades públicas”, Emitir lineamientos
para el tratamiento y manejo y seguimiento a los riesgos que afectan el logro de los objetivos
institucionales, la alta Dirección a través de los comités deberá monitorear y revisar el cumplimiento de
los objetivos a través de una adecuada gestión de riesgos con relación a los cambios realizados en el
Direccionamiento estratégico y como estos puedan generar nuevos riesgos o modificar los que ya se
encuentran identificados.
Se socializo la política de riesgos a los funcionarios de la entidad.
3. ACTIVIDADES DE CONTROL
Se adoptó un modelo operativo por procesos para los sistemas de gestión y control implementados por
la entidad, cumpliendo los objetivos y políticas de calidad establecidos y a su vez a la ejecución de la misión y visión institucional.
Se evidenció que cada proceso cuenta con una caracterización, procedimientos, formatos, instructivos, guías, manuales, a los cuales se les han realizado mejoras y actualizaciones permanentes, con el propósito de mantener el sistema bajo los principios de eficiencia y efectividad. El mapa de procesos se redefinió, evaluó y analizo la interacción de los procesos. Debido a la implementación de la norma ISO 9001:2015, se modificó la estructura por procesos de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga en busca de una mayor funcionalidad, es por esto, que la entidad pasó de tener 19 procesos a 13, distribuidos de la siguiente manera:
N° PROCESOS ESTRATÉGICOS
PROCESOS DE APOYO
PROCESOS MISIONALES
PROCESOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL
1 Dirección de los Sistemas de Gestión
Jurídica y Contratación
Centro Diagnostico Automotor
Gestión de Auditoria
2 Direccionamiento Estratégico
Gestión TICS Planeamiento Vial
3 Gestión de Atención al Cliente
Gestión Financiera Control Vial
4 Gestión Administrativa Registro de la información
5 Cultura Vial
Con el fin de armonizar el Sistema de gestión con las condiciones de la estructura Orgánica se modificó
el modelo de operación, el cual trae como consecuencia la reorganización de las operaciones,
procedimientos, procesos, roles y responsabilidades. Se presenta reasignación de responsabilidades a
los líderes de los procesos con relación a la estructura orgánica: El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica
quedo como líder del proceso Gestión Jurídica y Contratación. La Secretaria General quedó como líder
del proceso administrativo que agrupa a las oficinas: Talento Humano, Almacén, Mantenimiento, Control
Interno Disciplinario y Gestión Documental. El jefe de la oficina Asesora de Sistemas lidera el Proceso
TICS creado en el nuevo modelo.
Actividades realizadas por parte de la Oficina asesora de Calidad: Se Diseño e implemento el nuevo
modelo de operación por proceso, el cual fue socializado y aprobó en el comité directivo, Se reorganizo ,
estructuro y documento el sistema de gestión, existe un procedimiento de auditoria Interna al Sistema
Integrado de Gestión, el cual se encuentra documentado, implementado y en proceso de mejora continua,
se presentó el nuevo Mapa de Procesos el cual ha sido socializado a los funcionarios de la entidad, de
conformidad con la norma SO 9001:2015.
Para que una organización funcione de manera eficaz, tiene que determinar y gestionar numerosas actividades relacionadas entre sí, y esto se logra por medio de un Sistema de Gestión, ya que es una herramienta que permite planear, ejecutar y controlar las actividades para el desarrollo de la misión de la entidad; es por esto, que el enfoque para gestionar los procesos en la Dirección de Tránsito de Bucaramanga se basa en el mantenimiento de los procedimientos y documentos, los seguimientos continuos, las actualizaciones y la creación de documentos en el sistema de gestión de calidad y ambiental. Así mismo, la entidad ejecuta programas ambientales los cuales están orientados a prevenir y mitigar los impactos generados por la realización de sus labores, actividades y procesos, acompañado del estímulo de la responsabilidad social y ambiental por parte de los funcionarios adscritos a la entidad, enmarcado en el cumplimento de la normatividad ambiental legal vigente aplicable a la organización. La entidad cuenta con mecanismos de seguimiento a la gestión institucional, para la revisión de avances y resultados, de igual forma realiza seguimientos mensuales de avance al plan indicativo de la entidad y realiza reporte a la Secretaria de Planeación Municipal mediante formato Plan de acción mensual. La Oficina asesora de Planeación, presentó el Informe de Seguimiento a la Gestión Institucional con corte a 30 de junio de 2019, el cual muestra el cumplimiento de las metas del Plan de acción Institucional. Se dio cumplimiento a la Guía de Plan anual de adquisiciones de Colombia Compra Eficiente y a lo establecido en el Comité de Plan anual de adquisiciones de la DTB, se encuentra Publicado en la página Web de la entidad. Desde la alta Dirección se revisan permanentemente los temas institucionales en los Comités Directivos realizados. En el desempeño de su rol de evaluador independiente, la Oficina de Control Interno y gestión, viene realizando sus auditorías permanentes, seguimientos a la gestión, elaboración y presentación de informes, acorde con las disposiciones legales vigentes, y su programación para la vigencia 2019. Convenios y contratos: Durante el periodo julio a octubre de 2019 se gestionaron diecinueve (19) procesos
contractuales. En el siguiente cuadro se muestra por modalidad por la cual fue contratado cada proceso.
Modalidad
de contratación
N° procesos
TIPO DE CONTRATO
Suministros
Compraventa
Prestación de servicios
Convenios
Prestación de servicios profesionales y/o apoyo a la
gestión
Concurso de méritos 1 1
Mínima cuantía 9 5 4
Subasta Inversa 7 1 5 1
Directa 2 1 1
Totales 19 1 11 6 1
Procesos Disciplinarios:
Relación de los procesos disciplinarios, de acuerdo a la información suministrada por la secretaria
General, el estado de los mismos correspondiente al periodo Julio a octubre de 2019, se detalla a
continuación.
Indicadores de Gestión de la Oficina Asesora de Planeación Vigencia 2019:
A continuación se presentan los indicadores de Gestión de la Oficina Asesora de Planeación que hacen
parte de procesos estratégicos, con una frecuencia trimestral y anual, reportados con corte al III Trimestre
del año 2019.
Cumplimiento Planes de Acción: De los siete (7) Planes de Acción consolidados por la oficina asesora de Planeación reportados por cada dependencia de la entidad, los mismos cumplen con una calificación por encima del 70% para el periodo estudiado a corte de 30 de septiembre de 2019, conforme al reporte en las actividades programadas de acuerdo al cronograma establecido.
Cumplimiento de Proyectos de Inversión: Para el año 2019, se inscribieron 10 proyectos de Inversión en el Banco de Programas y Proyectos de la Secretaría de Planeación Municipal, los cuales ejecutaron las actividades proyectadas ejecutadas según sus cronogramas, con cumplimiento de las mismas con corte a 30 de septiembre de 2019.
NOMBRE DEL PROCESO NOMBRE DEL INDICADOR FRECUENCIA RESPONSABLE A ANÁLISIS DEL RESULTADO
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
Cumplimiento Planes de Acción Trimestral Jefe oficina Asesora Planeación CUMPLIO
Cumplimiento de proyectos de inversión Anual Jefe oficina Asesora Planeación CUMPLIO
TABLA DE INDICADORES OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
Plan De Desarrollo 2016-2019 Gobierno De Las Ciudadanas y Los Ciudadanos
La oficina Asesora de Planeación ha contribuido en la gestión del cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo - PDM 2016 -2019 “Gobierno de las ciudadanas y los ciudadanos”, y en lo particular en la vigencia 2019 así:
Actualización de ocho (8) y formulación de dos (2) proyectos de Inversión para un total de diez (10) correspondientes a la vigencia 2019 de acuerdo a las mesas de trabajo realizadas con los líderes y responsables de cada Proyecto de inversión en cumplimiento a las metas del PDM 2016-2019, en la
Asunto del proceso
Numero de asuntos tratados
Estado
Archivado
Indagación Preliminar
Investigación Disciplinaria
Proyecto pliego de cargos/ Citación a
Audiencia
Presuntas irregularidades en el
ejercicio de funciones
39 14 16 8 1
Presunto abuso de Autoridad
4 1 3 - -
Presunto incumplimiento de
funciones 7 2 2 1 2
Omisión en el ejercicio de funciones
3 1 -
1 1
Total procesos Julio a Octubre de 2019
53 18 21 10 4
metodología MGA y certificados por el Banco de Programas y Proyectos de Inversión Municipal, los cuales se presentan a continuación con sus respectivo número de registro CBDPIM:
TABLA DE PROYECTOS DE INVERSIÓN DE LA DTB VIGENCIA 2019
PROYECTO DE INVERSIÓN CERTIFICADO CBPPIM
Formulación e implementación de alternativas que fomenten y fortalezcan la utilización de los modos
de transporte no motorizados en el municipio de Bucaramanga 20160680010200
Diseño e Implementación de un Centro de Investigación del Tránsito Vehicular y Peatonal en
Bucaramanga y su área de influencia 20160680010148
Formulación e Implementación de una Estrategia de Control Vial de la Dirección de Tránsito del
Municipio de Bucaramanga 20160680010092
Actualización, Mantenimiento y Georreferenciación de la Red Semafórica del Municipio de
Bucaramanga 20160680010093
Mejoramiento y Actualización de la Señalización Vial en el Municipio de Bucaramanga 20180680010003
Implementación y promoción de programas de educación vial a los usuarios de la vía en el municipio
Bucaramanga 20160680010089
Fortalecimiento del Centro de Diagnóstico Automotor de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga 20160680010090
Fortalecimiento institucional de los sistemas de información, Sistematización y Plataforma
Tecnológica de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga 20160680010157
Fortalecimiento de los Sistemas Integrados de Gestión de la Dirección de Transito de Bucaramanga 20160680010105
Mejoramiento de las instalaciones físicas de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga 20190680010107
Fuente: Oficina Asesora de Planeación
Seguimiento mensual al cumplimiento de metas y ejecución presupuestal de cada Proyecto y metas asociadas al mismo. Se continúan realizando Mesas de trabajo con los líderes y responsables de los Proyectos de Inversión para hacer seguimiento al cumplimiento de metas, avance en los procesos contractuales y ejecución presupuestal de cada proyecto. Se realizaron los informes que solicita la Secretaria de Planeación Municipal y los diferentes Asesores del Despacho del Señor Alcalde, encaminados a monitorear el cumplimiento de Proyectos estratégicos, Metas de Producto y de Resultados del Plan de Desarrollo.
De igual manera se asistió a las diferentes reuniones y capacitaciones convocadas por la Secretaria de
Planeación Municipal, en el marco del seguimiento del Plan de Desarrollo Municipal 2016-2019. Se entregó el avance de las metas del Plan Integral Zonal Ciudad Norte, Ciudad Jardín, Bucaramanga-PIZ 2018-2027 en lo correspondiente a la DTB. Avance del programa de fortalecimiento de la capacidad estadística territorial del DANE a reportar por parte de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga en la Plataforma Sistema Estadístico Nacional-SEN del DANE, de acuerdo a las directrices dadas por la entidad y la Secretaria de Planeación Municipal.
Plan Operativo Anual De Inversión POAI
A través del Plan Operativo Anual de Inversión POAI se realizó el control y seguimiento a la ejecución de
los presupuestos asignados a los proyectos de inversión de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga y
de las metas asociadas a los mismos, en pro del cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo.
A través del POAI se articularon los Proyectos de Inversión, los rubros presupuestales y las metas del
Plan de Desarrollo, razón por la cual cada una de las actividades realizadas están planeadas y enfocadas
al cumplimiento del Plan de Desarrollo y las Políticas y actividades misionales de la Dirección de Tránsito
de Bucaramanga. Para la vigencia 2019 se formuló y actualizó el Plan Operativo Anual de Inversión y
fueron aprobados por el Consejo Directivo de la entidad y publicados en la página web de la entidad.
4. INFORMACION Y COMUNICACION
El Sistema de Gestión – SG, origina comunicaciones de tipo informativo, reglamentario y de solicitudes dirigidas a los diferentes procesos de manera formal, descendente, ascendente, horizontal, vertical y trasversal. Entendiendo que estas se enmarcan dentro de las comunicaciones internas de la entidad y
están orientadas al fortalecimiento del sentido de pertenencia y las relaciones de diálogo, interacción y al incremento de la participación entre los servidores públicos, para el flujo de la información y la gestión del Sistema; para ello se establecerán los mecanismos comunicativos que garanticen una comunicación fluida, efectiva y afectiva en los diferentes niveles y sentidos de la Administración, conceptualizando que las comunicaciones del Sistema de Gestión pueden ser internas o externas, y estas se integran a las determinaciones y lineamientos institucionales del Manual de comunicación.
Mecanismos de comunicación: Web y Google Drive, este es el mecanismo institucional definido, para realizar comunicaciones oficiales interna y externamente, permite oportunidad en la comunicación y efectividad en la misma llegando la respectiva comunicación al destinatario. La herramienta tecnológica Drive se mantiene actualizada: con formatos, guías, manuales, planes y documentos propios del Sistema de Gestión de Calidad, garantizando la divulgación y comunicación de la misma a los diferentes procesos. La oficina asesora de calidad es la encargada de facilitar el cargue de la información de cada uno de los procesos previa presentación de los mismos.
Correos electrónicos institucionales: Correo electrónico, o en inglés e-mail, es el servicio de red para
permitir a los usuarios enviar y recibir mensajes mediante el sistema de comunicación electrónica. Por
medio de mensajes de correo electrónico se puede enviar, no solamente texto, sino todo tipo de
documentos, este se utiliza para la recopilación de información digital que deban allegar a la Dirección, al
igual desde el correo oficial de la Dirección se realizan comunicaciones con destinatarios que requieren
oportunidad para la transferencia de archivos y su posible manipulación.
Plataforma PQRD: Se creó el link de atención a PQRD en la página web de la institución,
http://transitobucaramanga.gov.co/pqrd-2017/ desde este link se atienden las PQRD y se tiene un mayor
control para garantizar respuesta en términos de ley al cliente externo.
La oficina de gestión TICS de la entidad consiente del papel determinante de los instrumentos
tecnológicos en el avance de las comunidades y en la eficiencia y eficacia de la entidad, para el
cumplimiento de los objetivos misionales y el desarrollo de la ciudadanía, Se cuenta con un Plan
Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicaciones-PETIC de la Dirección de Tránsito de
Bucaramanga para el periodo 2016-2019 en lo relacionado con el fortalecimiento de los sistemas de
información, incluyendo en cada vigencia los planes de acción a ejecutar, junto con sus presupuestos, el
cual se convertirá en una herramienta de gestión de la oficina de sistemas de la entidad.
En el mes octubre de 2019 se implementó el Software sistemas GSC (Gestión solicitud al ciudadano), el
cual tiene como objeto llevar la trazabilidad de una PQRS.
Sistemas De Información y Comunicación Tic Para El Servicio
La entidad mantiene los canales de comunicación para el manejo de información interna y externa, como:
página Web, chat, Drive, correo institucional, twitter, carteleras, Facebook, boletines de prensa.
Se publica en el portal institucional toda comunicación de interés para la ciudadanía, así mismo en la
página web se cuenta con el modulo que permite a la ciudadanía poder elevar sus peticiones, quejas y
reclamos relacionadas con sus necesidades, las cuales son direccionados a las diferentes dependencias
para ser resueltas de manera oportuna conforme a la normatividad legal vigente. Participación por medios
electrónicos: a través de la página web se pueden adquirir los certificados de tradición de los vehículos
matriculados en la Dirección de Tránsito de Bucaramanga e igualmente pago de las vigencias municipales
(porte de placa).
Se implementó en coordinación con la Oficina asesora de Calidad la evaluación de la satisfacción del
usuario, por medio de Terminales de calificación con el fin de medir la calidad del servicio de las
puntuaciones dadas por los clientes a los distintos aspectos del trámite o servicio.
CHAT: En la presente vigencia se crearon diferente grupos de chats para mejorar la comunicación entre
dependencias y a su vez solucionar de manera oportuna los incidentes presentes con el nuevo sistema
de información misional.
Se crearon los siguientes chats entre sistemas y la oficina de charlas de educación vial, patios y asistencia
al usuario, patios y charlas de educación vial, sistemas y atención al usuario, inspecciones y sistemas,
registro automotor y sistemas, digitación , charlas de educación vial y alcaldía de Bucaramanga.
Gestión Integral De Proyectos DTI o Tecnologías De La Información
Sistema de Información Financiera, Sistema de Información Misional, ampliación de Infraestructura
Tecnológica, implementación de la plataforma PQRD con el fin de dar respuesta oportuna a las peticiones
quejas reclamos y denuncias presentadas por los ciudadanos de acuerdo con lo dispuesto por las normas
constitucionales y legales vigentes.
5. ACTIVIDADES DE MONITOREO
El Modelo MIPG sugiere que las evaluaciones se realicen de manera independientes y continuas, para la verificación de los componentes del Sistema de Control Interno y su adecuada operación, lo mismo que para valorar la efectividad del control interno de la Entidad, el avance en logro de metas y nivel de ejecución de los planes, proyectos y programas, entre otros.
La entidad viene realizando acciones permanentes de monitoreo y supervisiones efectuadas, que
permiten valorar la efectividad del Control Interno de la Entidad; la eficiencia, la eficacia y efectividad de
los procesos:
En desarrollo del plan anual de auditorías y seguimientos, la Oficina de Control Interno y gestión, presentó
los siguientes informes: austeridad en el Gasto, Plan anticorrupción y de atención al ciudadano, mapa
anticorrupción, Mapa de Riesgos Institucional, indicadores de gestión, Plan de acción institucional.
Se vienen realizando comités directivos, donde se revisan temas institucionales, avances de las metas
propuestas y temas relacionados con la gestión institucional, logros y dificultades, de igual manera se
asignan compromisos a los integrantes del comité.
Se realizan seguimientos trimestrales al plan de acción institucional de la entidad, por parte de la oficina
asesora de planeación, con el fin de verificar el avance de las metas y objetivos institucionales, de igual
manera la oficina de control interno y gestión verifica las evidencias a los avances que soportan las
actividades planteadas para el cumplimiento de los objetivos del plan de acción.
Mediante correo institucional s recuerda a los líderes de los procesos el reporte de indicadores de gestión,
de igual manera se informa a los procesos de la entidad la entrega oportuna del avance del plan de acción
de gestión institucional.
Planes de Mejoramiento: Para el mes de septiembre de la vigencia 2019, la entidad suscribió un plan
de mejoramiento ante el ente de control, derivado de la auditoria Gubernamental con enfoque integral
modalidad regular línea Financiera y de gestión vigencia 2018-PGA 2019, donde se detectaron 20
hallazgos de tipo administrativo, 7 disciplinarios, 1 penal y 2 fiscales, 1 sancionatorio.
Con base a los datos del seguimiento al avance de las actividades del plan de trabajo institucional de la
implementación del MIPG, a septiembre de 2019 se aplicó un nuevo autodiagnóstico y la formulación de
un plan de trabajo que esta en curso para la implementación del MIPG en la vigencia 2019 y 2020, el cual
alcanzo calificaciones por cada una de las dimensiones comparando respectivamente.
Con base en los datos del autodiagnóstico aplicado a la implementación del MIPG, en el ,mes de
septiembre 2019, se alcanzo un promedio de evaluación del 74% el cual es superior al resultado inicial
obtenido en la línea base que fue del 55% identificándose que entre los autodiagnósticos de la línea base
y a septiembre de la presente vigencia presenta un crecimiento de la implementación del MIPG en un
19%.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES:
El sistema de Control Interno de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga presenta un desarrollo sostenido, donde la mejora continua ha sido una constante y a partir del Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017, la entidad ha avanzado en la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión-MIPG en un 74%, con corte al 30 de septiembre de 2019, de acuerdo a los lineamientos del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) y las condiciones de la entidad para cada una de las dimensiones. Teniendo en cuenta las líneas de defensa, la alta dirección es la línea estratégica por el cual le
corresponde evaluar los controles desde el comité institucional de Coordinación de control interno, en el
periodo evaluado se llevó a cabo una reunión donde se trataron los siguientes temas: propuesta del plan
de anual de auditorías y seguimiento vigencia 2019, avance FURAG, Política de riesgos, resultados de
informes de Ley y seguimientos, se realizaron recomendaciones con el fon de revisar e identificar
controles y asegurar la mejora continua del Sistema de Control Interno de la entidad.
Durante el periodo evaluado se logró el cumplimiento de las metas propuestas en el plan de acción
institucional 2019.
La oficina de Control Interno y gestión ofrece condiciones necesarias que permiten la implementación de mecanismos de Control, sin embargo algunos procesos no dan cumplimiento a las sugerencias realizadas en los respectivos seguimientos.
La oficina de Control Interno y Gestión en cumplimiento a la relación con Entes Externos, continua con el acompañamiento permanente a las auditorías realizadas por los entes de control (Contraloría Municipal de Bucaramanga), sirviendo de enlace con los procesos de la entidad en cuanto a los requerimientos de información.
Se han realizado seguimientos trimestrales a las acciones correctivas descritas en los Planes de Mejoramiento suscritos con el ente de control relacionadas con las siguientes auditorias: Plan Municipal de Discapacidad vigencia 2014 PGA 2105, auditoria gubernamental con enfoque integral modalidad regular línea financiera y gestión vigencia 2018- PGA 2019, auditoria express N°. 033-2008, auditoria express N°.006-2019. Los seguimientos de Control Interno, han permitido evidenciar los avances significativos de la línea base de la implementación del MIPG de la entidad; recomendando a los responsables el cumplimiento del plan de acción propuesto por la entidad para la vigencia 2019. Se recomienda la adecuada formulación de los riesgos que puedan afectar la gestión y logros
institucionales para la vigencia 2020, teniendo en cuenta la “Guía para la administración del riesgo de
gestión, corrupción y seguridad digital y, Diseño de controles en las entidades públicas”.
Definir dentro de la descripción de las diferentes actividades los tipos documentales producidos, la
trazabilidad de los mismos, las oficinas y grupos de trabajo que participan en el trámite de los documentos;
cuya finalidad es evitar duplicidad de documentos, determinar responsables en la producción, tramite
y disposición final de los documentos.
Implementar controles con el fin de dar respuesta oportuna a las PQRD interpuestas por los usuarios, con
el fin de dar cumplimiento a los términos establecidos por la ley.
Monitorear permanentemente el fortalecimiento de la transparencia activa, lo cual, implica la disponibilidad
de información a través de medios físicos y electrónicos actualizados mediante la publicación de la
información mínima legal exigida para los sitios web oficiales, de acuerdo con los parámetros establecidos
por la normatividad legal vigente.
socializar el Código de integridad del servidor público.
Revisar y actualizar el procedimiento de atención de peticiones quejas reclamos y denuncias, e incluir en las actividades descritas, las solicitudes que se allegan por ventanilla de correspondencia, el cual debe contener como mínimo los controles efectivos a los derechos de petición radicados para su respectivo seguimiento.
LIZETH PAOLA MENESES ZAMBRANO Asesora Grado 02 Control Interno y Gestión