INFORME GESTION APAFA-Revisado por: CARLOS ENRIQUEZ AGUILAR

INFORME DEL CONSEJO DE VIGILANCIA-2009

DEL ESTADO ADIMINISTRATIVO:

Se remitió el día 23 de Marzo de 2009 a este Consejo 3 Libros de Actas, los que fueron analizados por este CONSEJO y se procedió a determinar lo siguiente:

1.- Libro 1

Rotulo: LIBRO DE ACTAS-COMITÉ ELECTORAL 2006 (Color Naranja)

Descripción: Libro que contiene registrado las últimas 2 elecciones llevadas a cabo en

nuestra institución y en la que fue registrada por equivocación la Asamblea General con

fecha 13 de Diciembre del 2008.

Este libro se encuentra llenado hasta el folio N° 17. En buen estado de conservación.

RECOMENDACIONES:

Se recomienda enmendar el error de registrar una actividad que no concuerda con la

finalidad del Libro (Asamblea General del día 13 de Diciembre de 2008), realizando el

respectivo copiado en el libro correcto (Libro de Actas N°3).

Se plantea la continuidad y validez de este libro para el registro de futuros procesos

Electorales.

2.- Libro 2

Rotulo: ACTAS (Color Azul)

Descripción: Libro legalizado con fecha 13 de setiembre de 2001.

Legalizado en la Notaria: JAVIER E. GOMEZ LEVEAU registrado a fojas 166 bajo el número

4453 del registro interno de dicha notaria.

Este libro registra datos referentes a 4 COMITEES DIRECTIVOS DE APAFA-IE JARA, desde el

año 2001 al 2004, registrando como última actividad la Asamblea General Extraordinaria

de Padres de Familia de fecha 11 de Junio de 2004, siendo Presidenta de la APAFA la Sra.

Genoveva Hoyos Rengifo, está registrado con el folio N°85.

RECOMENDACIONES:

Se recomienda anular este libro por la duplicidad con relación al libro N° 3, asimismo se

sugiere que forme parte del archivo de la APAFA para indagar sobre información pasada.


3.- Libro 3

Rotulo: No cuenta con descripción (Color Marrón).

Descripción: Libro legalizado con fecha 19 de Agosto de 2004.

Legalizado en la Notaria: LUIS ENRIQUE CISNEROS OLANO, registrado con el número

interno N° 2623-2004.

Este libro registra datos referentes a 3 COMITEES DIRECTIVOS DE APAFA-IE JARA, desde el

año 2004 al 2008, registrando como última actividad la ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA

con fecha 03 de Diciembre de 2008, en la que consignan una “entrega simbólica de cargo”

a la Directiva entrante, encabezada por la Sra. Juliana Chumbe.

RECOMENDACIONES:

Se recomienda la “continuidad” de este libro por encontrarlo LEGALIZADO, por lo tanto

tiene validez lo registrado en sus folios. El último folio registrado en este libro es el N° 114.

CONCLUSIONES FINALES:

La APAFA-JARA cuenta con “registro formal y legal” según detalle:

ZONA REGISTRAL N° III SEDE MOYOBAMBA

OFICINA REGISTRAL TARAPOTO

N° Partida: 11006279

Nombre registrado: ASOCIACION DE PADRES DE FAMILIA ESCUELA ESTATAL DE MENORES “JOSE ANTONIO RAMIREZ AREVALO”

Registrado por la Directiva de la APAFA 2004, encabezada por la Sra. ASENCIA GENOVEVA HOYOS RENGIFO identificada con DNI N° 01118111 y con fecha de registro el día 13 de Setiembre de 2004. Considerando este dato como de suma importancia para solicitarles la actualización de los datos registrados en esa fecha, mediante el registro correspondiente de su Directiva ante la SUNARP.

Para ello se debe realizar la respectiva ACTA DE CONSTITUCION SOCIAL de la Asociación de Padres de Familia DE LA INSTITUCION EDUCATIVA ESTATAL “José Antonio Ramírez Arévalo” así como la “aprobación” de su ESTATUTO SOCIAL.

Se sugiere el cambio de nombre registrado, por el de:

ASOCIACION DE PADRES DE FAMILIA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA ESTATAL “JOSE ANTONIO RAMIREZ AREVALO”- TARAPOTO.


DEL ESTADO FINANCIERO:

De acuerdo a los documentos remitidos a este Consejo por la TESORERA del Comité Directivo APAFA-2009:

- Libro Caja

- Folder con Recibos de Ingresos.

- Folder con Facturas, Boletas y recibos de Egresos.

- Hoja Resumen de Cuenta Corriente correspondiente al periodo del 01 de Enero al 18 de Marzo del 2009.

Se realizo la respectiva verificación de los estados financieros, teniendo lo siguiente resultados:

LIBRO CAJA.-

Libro legalizado con fecha 03 de Abril de 2004, realizado en la NOTARIA MANUEL CARO DURANGO, considerando en la legalización que es el “tercer libro caja” de esta institución y que queda registrado a Fojas N° 302 del registro interno de dicha Notaria.

Consta de 200 folios, hasta la fecha han sido registrado hasta el folio N° 132 con información relacionada al Balance Económico del Mes de Febrero de 2009 (Actual Gestión).

Este libro contiene la información de ingresos y egresos de la APAFA, se encontró las siguientes observaciones:

En el Folio 126 de este libro, se consignan gastos efectuados como:

a) Pago a Asesor Contable por la cantidad de S/. 300.00.

b) Pago a Sra. Juliana por la cantidad de S/. 900.00.

c) Pago a Sra. Deyci por la cantidad de S/. 900.00.

Sin que estos estén sustentados en el folder de egresos con algún recibo y / o recibo por Honorario.

RECOMENDACIONES:

Realizar la debida justificación de los pagos realizados así como considerar los respectivos recibos de egreso para su sustento contable y en el caso del Asesor Contable la emisión del respectivo Recibo por Honorario por sus servicios prestados.

Explicar los motivos por los que no se sustento y registro en el folder de egresos.


FOLDER CON RECIBOS DE INGRESO.-

En este folder se encuentran archivados los recibos de ingreso expedido por el Consejo Directivo de APAFA y que consigna lo siguiente:

Nombre:ASOCIACION DE PADRES DE FAMILIA I.E.M “JOSE ANTONIO RAMIREZ AREVALO”.Dirección: Jr. Maynas N° 214-Telf. 525530-Tarapoto-san Martin.ROTULO: Recibo de IngresoN° Correlativo de Recibos expedidos previa entrega del Voucher de Deposito de la COOPAC SAN MARTIN DE PORRES.Datos del asociado que realizo el depósito. Conceptos pagados por el asociado.Firma de quien entrega y quien recibe (en representación de APAFA).

De la revisión:

MES ENEROR.I N° 02479 a nombre de Marilú Pinedo Pinedo, realizó pago por S/. 250.00 faltando S/. 1.00 por concepto de Carnet de Asociado.R.I N° 02500 a nombre de Maruja Fababa Tello, realizó pago por S/. 250.00 faltando S/. 1.00 por concepto de Carnet de Asociado.R.I N° 02509 a nombre de Salas Shupingahua Maribel, realizó pago por Deuda anterior, y no registra pago por derechos actuales.R.I N° 02512 a nombre de Alberto Del Águila Arévalo, realizó pago por S/. 250.00 faltando S/. 1.00 por concepto de Carnet de Asociado.R.I N° 02534 a nombre de Del Águila García Rosa no coincide con lo registrado en el libro caja, aparece nombre de García Del Águila Rosa.R.I N° 02553 Falta recibo, no aparece como ANULADO.R.I N° 02560 a nombre de Tananta Gonzales Daylith, realizo pago por cuota extraordinarias/. 50.00 y no consigna pagos por cuotas ordinarias y carnet.R.I N° 02587 a nombre de Ortega Campos Marilza René, realizó pago por S/. 100.00 faltando S/. 1.00 por concepto de Carnet de Asociado.R.I N° 02599 a nombre de Zuta Pezo John, registra pago por concepto de multa, y los pagos correspondientes a este año?R.I N° 02600 Falta recibo, no aparece como ANULADO.R.I N° 02605 a nombre de Gonzales Rioja Lleny, registra pago por S/. 81.00, el saldo?R.I N° 02653 a nombre de Salinas Rojas Eliza, registra pago por S/. 51.00 es directivo o profesor?R.I N° a nombre de Alejandría Agrega Cristian, registra pago por S/. 51.00 es directivo o profesor?


MES DE FEBRERO

R.I N° 02676 se duplica registro con el mismo número en Libro Caja con los nombres de: * TORRES PINEDO MAIBITH * PINCHI PINCHI MARYR.I N° 02677 inconsistencias en datos registrados en Libro Caja al registrar el nombre de: * VASQUEZ G. KARINR.I N° 02678 Falta recibo, no aparece como ANULADO.R.I N° 02694 a nombre de Aliaga Ríos Sara, registra pago por solo S/. 81.00.R.I N° 02695 a nombre de Piro Chujandama Sara, registra solo pago por concepto de matrícula del año pasado, y el de este año?R.I N° 02711 a nombre de Del Águila Ynga Kelly Leonor, registra pago por S/. 100.50 por concepto de cuota extraordinaria. Porqué se cobro esa cifra en ese concepto?R.I N° 02735 a nombre de Reátegui Ríos Jorge, registra pago por solo S/. 60.00.R.I N° 02746 a nombre de Tananta Rojas María del R., registra pago por S/. 51.00 es directivo o profesor?R.I N° 02750 a nombre de Reátegui Vega Argelia, registra pago por S/. 51.00 es directivo o profesor?R.I N°02752 a nombre de García Paredes Víctor Alfonso, registra pago por S/. 51.00 es directivo o profesor?R.I N° 02755 a nombre de Campana Avalo Cristina, registra pago por solo S/. 80.00.R.I N° 02756 a nombre de Jorge Arévalo Luis, en recibo registra en letras pago por S/. 101.00 y en números S/. 51.00.R.I N° 02776 a nombre de Grandez Torrejón Miriam, registra pago por S/. 51.00 es directivo o profesor?R.I N° 02778 a nombre de Sangama Ushiñahua Segundo, registra pago por S/. 51.00 es directivo o profesor?R.I N° 02787 a nombre de Satalaya Pinedo de M. Katty, registra solo pago por concepto de multa S/. 70.00, y los pagos de este año?R.I N° 02796 a nombre de Alva Ríos Pedrin, registra pago por S/. 51.00 es directivo o profesor?R.I N° 02805 a nombre de Del Águila Tenazoa Nelly, registra pago por S/. 51.00 es directivo o profesor?R.I N° 02813 a nombre de Morales Alvan Cleopatra, en recibo registra en letras pago por S/. 101.00 y en números S/. 51.00. Es directivo o profesor?R.I N° 02839 a nombre de Trigozo Viena Leonor, registra pago S/.2.00 por concepto de Carnet.R.I N° 02850 a nombre de García Ríos Marilin, registra pago por S/. 51.00 es directivo o profesor?


MES DE MARZO R.I N° 02840 a nombre de Chumbe Muñoz Juliana, registra alteraciones en la fecha de registros y emisión de recibo de ingreso, fecha que debe registrar: 26.02.09 y registra:02.03.09.R.I N° 02855 a nombre de Pérez Salas Danilo, registra pago solo por S/. 80.00.R.I N° 02859 a nombre de Alarcón Megia Estefanía, registra pago por S/. 50.00 es directivo o profesor?R.I N° 02861 a nombre de Del Águila Macedo Flor de Liz, registra pago S/.2.00 por concepto de Carnet.R.I N° 02863 a nombre de Valdera Gómez Roldan Arturo, registra solo pago por S/. 100.00 por concepto de cuota extraordinaria. ¿Cuota ordinaria y Carnet?R.I N° 02865 a nombre de Puyo Tenazoa Lorena, registra pago por S/. 50.00 es directivo o profesor?R.I N° 02873 a nombre de Murrieta Sangama Ligia, registra pago por S/. 50.00 es directivo o profesor?R.I N° 02878 a nombre de Saldaña Tapullima Bertha, registra pago solo por S/. 71.00.R.I N° 02886 a nombre de Loza Flores Alex, registra pago solo por S/. 1.00 por concepto de carnet. ¿El resto?R.I N° 02891 a nombre de Grandez Vega Wilma Isabel, mal llenado, no registra conceptos pagados.R.I N° 02895 a nombre de Tenazoa Bardalez Josefa, registra pago por S/. 51.00 es directivo o profesor?R.I N° 02897 a nombre de Yalta Grandez Jorge, registra pago solo por S/. 70.00. Revisar Suma.R.I N° 02904 a nombre de Masías Zegarra María Teresa, registra pago por S/. 51.00 es directivo o profesor?R.I N° 02909 a nombre de Saldaña Rodríguez María Teresa, en recibo registra en letras pago por S/. 101.00 y en números S/. 51.00.Recibos del N° 02854 al N° 02910 no se encuentran registrados en el Libro Caja.

RECOMENDACIONES:

Se solicita la absolución total de las observaciones realizadas a cada recibo, como parte de las medidas correctivas y/o levantamiento de observaciones por parte de su gestión con el ánimo de seguir los procedimientos administrativos correctos, a su vez realizarlo de manera escrita para poder fundamentar el día de la reunión con los Presidentes de Aula, en donde se les informaran tales situaciones y sus respectivas medidas adoptadas.


FOLDER EGRESOS.-

Archivo relacionado a los gastos efectuados durante la gestión, resultado del análisis se detalla:

MES DICIEMBRE:

Los recibos, boletas y facturas presentados en este mes no cuentan con justificación al reverso de cada documento contable.

Los Recibos por concepto de pago a personal contratado se realizan de manera informal.

Los Recibos por Honorarios profesionales no están cancelados, por lo que no tienen validez contable.

En este mes se realizaron gastos innecesarios e inaceptables, tal es el caso de compras relacionadas a CANASTAS NAVIDEÑAS que alcanzo una cifra de S/. 2763.95 soles representando el 61.2% del total gastado (ver anexos CUADROS DE GASTOS POR MES).

Se considera que con esta actitud se mostro una falta de compromiso para con la Asociación, tomando en cuenta que recién habían asumido la dirección del COMITÉ DIRECTIVO (13 de Diciembre de 2008) y cuatro días (04) después realizan estos gastos.

RECOMENDACIONES:

1.- Justificación de cada documento registrado y archivado.

2.- No se debe realizar pagos a personal contratado con Recibos Informales (redactados a mano), debiéndose exigir los recibos por honorarios de las personas contratadas. Cabe indicar que para efectos de una inspección del MTPS o de la SUNAT somos sujetos a sanciones por incumplimiento de los reglamentos vigentes.

3.-Los R.H deberán ser cancelados a la brevedad posible por sus emisores.

4.- Se recomienda la devolución íntegra de lo gastado por el concepto de CANASTA NAVIDEÑA de manera solidaria entre todos los miembros que conforman la DIRECTIVA CENTRAL por considerarlo inoportuno e incorrecto.


MES ENERO:




En este mes existe el registro incorrecto de un gasto realizado el mes anterior (Ticket N°004-00261100041 Revelados Tarapoto con fecha 11.12.08).

Los pagos realizados al Sr. Jarey Rucoba Arellano, teniendo como descripción ADELANTO Y ENTREGA DE OBRA se realizaron el mismo día (10 de Enero de 2009) y en el RH N° 002-000005 presenta inconsistencia entre las fechas de emisión y cancelación (presunta adulteración).

No se encuentra registro ni descripción sobre devolución de materiales excedentes de la obra en referencia (piso aulas), ni se especifica monto recuperado.

Existe copia de factura (FACT. N° 014-0001579), sin considerar la justificación de la copia y la ubicación del original.

RECOMENDACIONES:

1.- Justificación de cada documento registrado y archivado.

2.- No se debe realizar pagos a personal contratado con Recibos Informales (redactados a mano), debiéndose exigir los recibos por honorarios de las personas contratadas. Cabe indicar que para efectos de una inspección del MTPS o de la SUNAT somos sujetos a sanciones por incumplimiento de los reglamentos vigentes.

3.-Los R.H deberán ser cancelados a la brevedad posible por sus emisores.

4.- Corregir el registro incorrecto y sustentar la compra que se realizo.

5.- Se debe explicar las causas que llevaron a la adulteración de los R.H del Maestro Constructor y el porqué del pago total el mismo día, así como indicar donde se encuentran las Crucetas de Mayólicas de 5mm. Y 3mm. adquiridos, considerando que estos son reutilizables y no descartables.

6.- Sustentar bajo que criterios se hizo las comparas de materiales para que exista una devolución al proveedor (Sobre adquisición).

7.- Justificar y sustentar el porqué no se encuentra en los archivos de egresos la factura original N° 014-0001579 de la empresa CONSELVA.


MES DE FEBRERO:




En este mes existen los registros incorrectos de gastos realizados el mes de Marzo tales como:

DIST. TORREBLANCA/ FACT. N° 001-006674/FECHA 20.03.09/MONTO: S/. 9126.60

DIST. TORREBLANCA/ FACT. N° 001-006675/FECHA 20.03.09/MONTO: S/. 1116.40

REPRESENT. SAN MARINO/ FACT. N° 002-000401/FECHA 20.03.09/MONTO: S/. 1757.00

INVERSIONES “ANLI”/FACT. N° 001-000002/ FECHA 18.03.09/ MONTO: S/. 4000.00

Así mismo a estas facturas se realiza algunas observaciones, se detalla:

FACT. N° 001-006674/ FACT. N° 001-006675: Las compras realizadas en algunos ítems no guardan relación con la cantidad de personas (Docentes) beneficiados, es decir la Institución cuenta actualmente con 35 trabajadores entre administrativos y docentes (incluye las 2 profesoras de Ingles contratadas /Director y Sub Directora.) y las adquisiciones realizadas superan las cantidades expuestas líneas arriba y/o en su defecto son menores a las mismas.

- 06 Calculadoras Casio.- 06 Conos de CD-R.- 51 Rollos Cinta de Embalaje 2”.- 50 Rollos de Cinta Masking Tape 1”.- 60 Rollos de Cinta Scotch de ¾”.- 50 unid. Correctores líquidos.- 17 cuchillas corta papel CUTTER.- 06 Unid. De Engrapadores tipo alicate.- 40 frascos de goma c/aplicador.- 06 unid. MEMORIA USB 2GB. KINSTONG.- 06 unid. MEMORIA USB 4GB. KINSTONG.- 02 Perforadores CARL N°85.- 43 Reglas por 30 centímetros.- 51 Resaltadores Faber Castell.

INVERSIONES “ANLI”/FACT. N° 001-000002, se describe como: Instalación, Diseño y Construcción de Planta de Tratamiento de Agua, sin que se haya anexado el expediente respectivo de dicho trabajo.

El registro de Información en el LIBRO DE CAJA Y BANCOS del Mes de Febrero no guarda relación con los documentos que sustentan los gastos efectuados en ese periodo (Febrero) en el Libro se considera un gasto de S/. 30,094.24.y en los documentos asciende a S/. 27,552.24.


RECOMENDACIONES:

Se sirva explicar el porqué de la adquisición de esas cantidades y sobre todo indicar de qué manera se realizo la distribución de los mismos. Así mismo se le sugiere la realización del respectivo inventario de los útiles de oficina y limpieza asignados para realizar la codificación respectiva en el menor plazo posible asi como determinar el Stock con que se cuenta para no duplicar adquisiciones futuras.

Caso de las Memorias USB indicar a quienes se les hizo entrega, cuál será el uso, y sobre todo considerar porque la diferenciación entre las memorias (USB 2G/USB 4G) que criterio se tomo para realizar esa compra.

Caso de la PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUA, se exige el respectivo expediente técnico del DISEÑO de la planta y sobre todo el MANUAL de Mantenimiento que se entrega para su operación correcta y sobre todo para la adquisión de accesorios en reemplazo de los que puedan fallar o cumplir su vida útil.

Así mismo se encuentra una superposición del Recibo de Egreso N° 00002 sobre un recibo informal de la Distribuidora TORREBLANCA en donde se puede apreciar la suma de recepción de S/. 120.00 y en el recibo aparece el monto de S/. 140.00, se debe dar una explicación del mismo.


CONCLUSIONES FINALES

Hasta la elaboración de este informe no se aprecia un trabajo coordinado entre los entes principales de la Institución como son la Dirección y el Consejo Directivo de la APAFA, se demuestra falta de criterios en la toma de decisiones sin tener en cuenta el grado de Importancia de las necesidades que se plantean.

La toma de decisiones se centro en algunos de los miembros de esta directiva y no de manera grupal, no se informaban de las actividades realizadas.

En el manejo Financiero se muestra una flexibilidad excesiva de realizar retiros de dinero sin las coordinaciones entre Directivos y el sustento de los mismos.

Este Consejo considera que hay cierto grado de responsabilidad entre sus miembros de manera solidaria, pero considerando tener en cuenta el grado de participación y/o el grado de incumplimiento de sus funciones en los cargos que fueron elegidos y que se establece textualmente en el REGLAMENTO DE LA LEY QUE REGULA LA PARTICIPACION DE LAS ASOCIACIONES DE PADRES DE FAMILIA EN LAS INSTITUCIONES DEL ESTADO.

Deben inhibirse de realizar alteraciones con cualquier medio (lapiceros, correctores, sobre pegado, etc.) que se realizan a los documentos que se alcanzan para sustentar los gastos efectuados.

Los registros en Caja no guardan relación con los documentos archivados de egreso, por lo que no concuerdan los asientos contables y en especial el saldo a la fecha, así mismo se debe corregir el asentar gastos en rubros que no corresponden.

Este consejo recomienda realizar de manera URGENTE la reestructuración de las actividades de la institución en donde exista un compromiso de gasto por parte de la APAFA, por considerarlo apropiado en vista del gasto excesivo realizado y tomando en consideración el saldo contable con que se cuenta. Todo ello responde a nuestra función de prevenir un incumplimiento con compromisos asumidos como es el caso del Pago de las profesoras contratadas que son considerados “intangibles”.

Se recomienda realizar los respectivos ajustes para completar la implementación de los medios audiovisuales (TV/DVD) para las aulas en PRO de aumentar el nivel académico de nuestros hijos.


Tarapoto, 30 de Marzo de 2009.

INFORME N° 001-2009-APAFA-CV.

Señor:

Humberto Vásquez Pinchi.

PRESIDENTE CONSEJO DIRECTIVO DE LA APAFA – I.E JARA

ASUNTO: RESULTADOS Y RECOMENDACIONES DE LA REVISION ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA DESDE DIC-2008 A FEB-2009.

Ciudad.-

________________________________________________________________________

Por medio de la presente le hago llegar los resultados obtenidos de la revisión administrativa y financiera de su representada durante los meses de Diciembre 2008, Enero y Febrero del presente año.

El informe se divide en 2 partes:

-DEL ESTADO ADMINISTRATIVO.

-DEL ESTADO FINANCIERO.

En cada uno de ellos se realiza las observaciones por mes o por contenido de los mismos, así como de las recomendaciones que se debe tener en cuenta para los “levantamientos de observaciones” realizadas.

Esperando su comprensión y colaboración en el cumplimiento de nuestras funciones, quedamos de Usted.

Atentamente,

Cc/CVEADIRECCION DEL PLANTELARCHIVO

INFORME GESTION APAFA-Revisado por: CARLOS ENRIQUEZ AGUILAR

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