INFORME FINAL VISITA DE ASESORIA Y SEGUIMIENTO · enero y el 31 de diciembre de 2017. ... AArtheeno...

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ZZI ÁNGEL Jefe oficina de Control Interno

111

(t.TODOS POR UN

•• NUEVO PAÍS PAZ EQUIDAD EDUCACIÓN

MIN INTERIOR

MEMORANDO

MEM18-33296-0CI-1200

Bogotá, D.C., miércoles, 27 de junio de 2018

PARA: Doctor José David Riveras Namen, Director para la Democracia, la Participación Ciudadana y la Acción Comunal.

DE: Oficina de Control Interno

ASUNTO: Remisión Informe Final Visita de Asesoría y Seguimiento

Respetado Doctor Riveros,

Por medio del presente y para su conocimiento, remito el Informe Final de la Visita de Asesoría y Seguimiento que la Oficina de Control Interno adelantó a la Dirección para la Democracia, la Participación Ciudadana y la Acción Comunal.

Respecto a las observaciones descritas en el citado informe, solicito cordialmente se proceda a la elaboración del correspondiente Plan de Mejoramiento en el formato adjunto en SIGOB; en cuanto a las observaciones que son compartidas con las áreas transversales se sugiere realizar trabajo en conjunto para la obtención de un solo Plan de Mejoramiento.

Por lo anterior, se solicita que dicha información sea remitida a la Oficina de Control Interno en medio magnético a más tardar el día viernes 6 de julio de 2018.

Anexos: Informe Final (20 folios) y Formato Plan de Mejoramiento adjunto en el SIGOB.

Copia: Dra. María Fernanda Rangel Esparza - Secretaria General.

Elaboró: Claudia Viviana Molina Barón. Revisó: José Francisco García Méndez. Aprobó: Humberto Bozzi Ángel.

Archivar en: 1200.190.20 Auditorias.

Sede correspondencia Edificio Camargo. Calle 1213 No. 8-38 Conmutador. 2427400— Sitio web www.mininterior.gov.co Servicio al Ciudadano [email protected] - Línea gratuita 018000910403

Bogotá, D.C. - Colombia - Sur América

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Código: SC-P-02-F-04 FORMATO

INFORME DE AUDITORIA INDEPENDIENTE DE CONTROL INTERNO

ANEXO 4

Versión: 03 Fecha Elaboración: 14/08/2013 Vigente Desde: 24/09/2013

MinInterior MolisMIck d& Intenor

Fecha Programada de la Auditoria: Del 7 de mayo de 2018 al 7 de julio de 2018 Área(s) / Actividad(es) y/ Tarea(s) Auditada (s):

DIRECCIÓN PARA LA DEMOCRACIA, LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y LA ACCIÓN COMUNAL — DDP.

ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO DE AUDITORIA Objetivo: Realizar visita de asesoría y seguimiento a la DIRECCIÓN PARA LA DEMOCRACIA, LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y LA ACCIÓN COMUNAL - DDP, con el fin de verificar la gestión realizada en la vigencia 2017 en aras de obtener el mejoramiento continuo en el desarrollo de las funciones misionales.

Objetivos Específicos: Verificar el cumplimiento de lo dispuesto en cada una de las actividades, programas y proyectos que se

desarrollan en la Dirección para la Democracia, la Participación Ciudadana y la Acción Comunal - DDP.

Fomentar la cultura de Autocontrol.

Alcance: A través del análisis y seguimiento, se revisará de manera aleatoria la documentación que hace parte de la Dirección para la Democracia, la Participación Ciudadana y la Acción Comunal - DDP, y los productos generados dentro de la gestión adelantada por la Dirección durante el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2017.

Los temas que se revisarán son: Plan de acción y ejecución presupuestal, contratación, gestión humana, comisiones, PQRSD, trámites y servicios — TICS, ley de trasparencia y asuntos jurídicos.

Metodología:

Para el desarrollo de la visita de asesoría y seguimiento a la Dirección para la Democracia la Participación Ciudadana y la Acción Comunal, se consideraron los siguientes aspectos:

Selección y análisis de la información disponible en la Oficina de Control Interno - OCI, y página web del Ministerio conforme al alcance descrito. Solicitud de Información a la DDP como a las áreas transversales. Análisis general de la información encontrada y allegada a la OCI, determinando aspectos de relevancia. Entrevistas In Situ. Estudio y estimación de la información. Informe Preliminar. Informe Final. Plan de Mejoramiento. Evaluación de la Visita de Asesoría y Seguimiento. Autoevaluación de la Visita de Asesoría y Seguimiento.

Documentos de Referencia: Generales: Ley 87 de 1993: "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones". Ley 594 de 2000: "Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones". Ley 819 de 2003: "Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones". Ley 1341 de 2009: "Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información

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Mininterior AArtheeno del Heno/



ANEXO 4


y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones —TIC—, se crea la Agencia Nacional de Espectro y se dictan otras disposiciones". Ley 1437 de 2011: "Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo". Ley 1712 de 2014: "Por medio de/a cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones". Ley 1753 de 2015: "Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 "Todos por un nuevo país". Decreto 111 de 1996: "Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgánico del presupuesto". Decreto 2893 de 2011: "Por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior". Decreto 943 de 2014: "Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno (MECO". Decreto 2573 de 2014: "Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea, se reglamenta parcialmente la Ley 1341 de 2009 y se dictan otras disposiciones". Decreto 1072 de 2015: "Expedición de/Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo". Decreto 1066 de 2015: "Expedición del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo del Interior". Decreto 2550 de 2015: "Por el cual se liquida el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal de 2016, se detallan las apropiaciones y se clasifican y definen los gastos". Decreto 1082 de 2015: "Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector administrativo de planeación nacional". Decreto 1083 de 2015: "Expedición el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública" Decreto 378 de 2016: "Por el cual se aplazan unas apropiaciones en el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal de 2016 y se dictan otras disposiciones". Decreto 2088 de 2016: "Por el cual se reducen unas apropiaciones en el Presupuesto General de/a Nación de la vigencia fiscal de 2016 y se dictan otras disposiciones". Decreto 648 de 2017: "Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de la Función Pública" Decreto 1499 de 2017: "Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015"

Específicos: Artículo 2 Constitución Política de Colombia: Señala como uno de los fines del Estado "(...) facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación..." Artículo 38 Constitución Política de Colombia: "Se garantiza el derecho de libre asociación para el desarrollo de las distintas actividades que las personas realizan en sociedad". Ley 134 de 1994: "Por la cual se dictan normas sobre mecanismos de participación ciudadana". Ley 743 de 2002: "Por la cual se desarrolla el artículo 38 Constitución Política de Colombia en lo referente a los organismos de acción comunal". Ley 1618 DE 2013: "Por medio de la cual se establecen las disposiciones para garantizar el pleno ejercicio de los derechos de las personas con discapacidad". Ley 1757 de 2015: "Por la cual se dictan disposiciones en materia de promoción y protección del derecho a la participación democrática". Decreto 2350 de 2003: "Por el cual se reglamenta la Ley 743 de 2002". Decreto 890 de 2008: "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 743 de 2002". Decreto 2893 de 2011: Artículo 12, Funciones de la DDP. Decreto 2821 de 2013: "Por el cual se crea y reglamenta la Comisión para la Coordinación y seguimiento de los Procesos Electorales". Decreto 513 de 2015: "Por medio del cual se crea la Ventanilla única Electoral Permanente".

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MinInterior Mnisk,lo det Inier;or



ANEXO 4


Resolución 2434 de 2011: "Por la cual se crean grupos de trabajo en la estructura funcional interna del Ministerio del Interior" Resolución 0133 de 2014: "Por la cual se establece un mecanismo de Coordinación y Colaboración para la Recepción Inmediata para la Transparencia Electoral — URIEL y se dictan otras disposiciones". Resolución 0317 de 2016: "Por la cual se modifica parcialmente la Resolución 2434 de 2011y se crea un grupo interno de trabajo dentro de la estructura del Ministerio del Interior". Resolución 599 de 2017: "Por la cual se crea un grupo interno de trabajo dentro de la estructura funcional del Ministerio del Interior" Resolución 1681 de 2017: "Por la cual se modifica la Resolución 2434 de 2011, para trasladar el Grupo de Discapacidad a la Dirección para la Democracia, la Participación Ciudadana y la Acción Comunal". Procedimientos contenidos en el Sistema Integrado de Gestión Institucional — SIGI.

ANTECEDENTES: De acuerdo al Plan Anual de Auditorías Independientes para la Vigencia 2018 — "Visitas de Seguimiento y Evaluación", aprobado en el marco del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del 5 de febrero de 2018, la Oficina de Control Interno — OCI en cumplimiento de lo estipulado, realiza la visita de asesoría y seguimiento con el fin de verificar la gestión y los resultados en el cumplimiento de las funciones asignadas a la Dirección para la Democracia, la Participación Ciudadana y la Acción Comunal — DDP, durante la vigencia 2017.

DESARROLLO DE LA AUDITORIA:

La visita de asesoría, evaluación y seguimiento, dio inicio con la reunión de apertura realizada el 7 de mayo, en la sala de reuniones de la OCI, en la cual se presentaron los temas a ser abordados, el alcance de la ejecución, el cronograma de actividades y el grupo auditor a cargo de la misma. Adicionalmente, la Dirección realizó una presentación donde se expuso el Tema Normativo, el Plan de Acción y la Ejecución Presupuestal.

Consecutivamente, se procedió al análisis y verificación de la información publicada en la página web del Ministerio, correspondiente a la Dirección como a las áreas de apoyo que impactan transversalmente en las funciones a cargo de la DDP; también de la Subdirección de Gestión Contractual - SGC, la Oficina Asesora Jurídica - OAJ, la Oficina Asesora de Planeación - OAP y la Oficina de Información Pública del Interior - 01P1.

Al mismo tiempo se solicitó información a la DDP y a las áreas transversales involucradas en el proceso, así:

Mediante MEM18-24361-0CI-1200 del 7 de mayo de 2018, se solicitó a la Dirección información sobre: relación de convenios y contratos, programación de comisiones, sistemas de información, gobierno en línea y ley de transparencia, relación de proyectos, decretos y resoluciones, tutelas y conciliaciones.

Con el MEM18-24363-0CI-1200 del 7 de mayo de 2018, se requirió a la Oficina Asesora de Planeación - OAP información sobre los programas misionales de funcionamiento.

Bajo MEM18-24362-0CI-1200 del 7 de mayo de 2018, se solicitó a la Oficina Asesora Jurídica — OAJ la relación de tutelas, demandas, conciliaciones y proyectos de acto administrativo que involucren a la DDP.

Mediante MEM18-24364-0CI-1200 del 7 de mayo 2018, se requirió a la Oficina de Información Pública del Interior - 01PI, información sobre PQRSD, fortalecimiento organizacional, simplificación de procesos,

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ANEXO 4


Minlnterior MI111111.0 del Inietio:

servicio al ciudadano, gobierno digital, seguridad digital racionalización de trámites, gobierno en línea y ley de transparencia.

Bajo el MEM18-24365-0CI-1200 del 7 de mayo de 2018, se solicitó a la Subdirección de Gestión Contractual - SGC la base de datos de los contratos.

Una vez recibida la información requerida a la Dirección y a las áreas involucradas, se procedió a su análisis y al desarrollo de la evaluación de los ocho (8) temas, a saber:

1. PLAN DE ACCIÓN Y EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

Para el desarrollo del presente tema se verificó el Plan Estratégico Institucional, el Plan de Acción, las Metas de Gobierno SISMEG, la Ejecución Presupuestal, los Proyectos de Inversión, los Programas Misionales de Funcionamiento y el Plan Anual de Adquisiciones de la Dirección, tal como se detalla a continuación:

Plan Estratégico.

El Plan Estratégico Institucional — PEI del Ministerio del Interior, contiene cinco (5) metas bajo la responsabilidad de la Dirección para la Democracia, la Participación Ciudadana y la Acción Comunal — DDP, de las cuales cuatro (4) alcanzaron el 100% de cumplimiento y la restante no se ejecutó debido a que la misma fue eliminada por solicitud de la DDP, tal como se relaciona a continuación:

Cla Nombre del indicador Origen del tallador

eta 2017

Avance Porcentaje Descroci • n de a Meta u ul o

de vanos total

Desmigo Onda vence de la meta

1

Promover la participación ciudadana y politice de . !dares de organizaciones sociales y comunitarias

Municipios con rutas de participación ciudadana definidas SISMEG 32 0 0%

Se eliminó la meta, conforme a la solicitud de la Dra. Ana Almario, realizada mediante correo electrónico del 29.03.17. Se eliminó la meta y sus actividades, conforme a la solicitud del Dr. Eduardo Garzón, realizada y justificada mediante MEM17-28609-DDP-2100. del 5 de junio de 2017.

Realizar la construcción de tejido social y asociativo

Organizaciones de la sociedad civil fortalecidas en la participación ciudadana, control social y construcción de tejido asociativo

SISMEG 60 99 100%

Durante la vigencia, se fortalecieron 99 organizaciones dala sociedad civil, dalas 60 programadas, a las que se les financió la . . iniciativa presentada ante el Banco de Iniciativas del Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la Democracia.

3 Fortalecer la capacidad de gestión e interiocución de la organización comunal

Organizaciones comunales caracterizadas y acompañadas en su proceso de fortalecimiento

SISMEG 20 25 100%

Durante la vigencia, se caracterizaron y acompañaron 25 organizaciones comunales, de las 20 programadas en su proceso de fortalecimiento, a las que se aplicó el Indice de Competencias Organizacionales -Indice ICO- .

4

Promover la participación ciudadana y política de . Meres de organizaciones sociales y comunitarias

Jóvenes y mujeres formados en liderazgo politica SISMEG 2000 2381 100%

Durante la vigencia, se formaron 2.381 jóvenes y mujeres en liderazgo politica, de los 2.000 programados, para promover su liderazgo e Incrementar su participación paliza.

5 Construcción de paz desde el territorio con la organización comunal

Organizaciones sociales y comunales fortalecidas para la construcción de la paz territorial

SISMEG 1541 1541 100%

Durante la vigencia, se fortalecieron 1.541 organizaciones sociales y comunales, de las 1541 programadas, para la construcción de la paz territorial. Se realizó modificación de la cantidad de la meta, conforme a la solicitud del Dr. Eduardo Garzón, realizada mediante correo electrónico del 22.05.17

Al verificar las metas establecidas en el Plan Estratégico Institucional — PEI con las contenidas en el Plan de Acción - PA, se encontró que efectivamente están incluidas las cinco (5) metas indicadas anteriormente, coincidiendo el porcentaje de avance de cada una de ellas con el reportado en el Plan de Acción. A su vez, se revisó la citada información con lo publicado en la plataforma SINERGIA del Departamento Nacional de Planeación — DNP, herramienta a través de la cual se realiza el seguimiento a las metas SISMEG, encontrando diferencias respecto a la Meta 2017, en los indicadores identificados en el cuadro anterior con los números 2, 3, 4 y en el 5, presentando de igual forma diferencias en el avance acumulado, con lo cual se está faltando al principio de la calidad de la información y más aún cuando en el mismo Plan se indica t

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Mininterior Mali~io Imeiiei



ANEXO 4


e Dese pc • n de la Meta

_

Nombre del ridlcado

CiZEI mula de cálculo fartEr1

Resultado Liman°

ecuc • n reriltirdo Acumulado 2017

a c.urn lif I i' a I o resulto es ieradol

1

Atender costos derivados de la labor de seguimiento y supervisión de la ejecución de los programas y proyectos que financia el Fondo.

Productos intermedios de las metas del Plan de Acción Cumplidos

Sumatoria de productos logrados en las actividades programadas en la meta

1.154 1430 100%

Durante la vigencia, se atendieron 1.430 productos de los 1.154 programados, relacionados con los costos derivados de la labor de seguimiento y supervisión de la ejecución de los programas y proyectos que financia el Fondo.

2

Apoyo a iniciativas enfocadas al fortalecimiento de las capacidades institucionales de las entidades que conforman las administraciones públicas nacionales. departamentales, municipales y distritales para promover y garantizar el derecho a la participación ciudadana que formen parte de un programa o plan que contenga una evaluación de impacto al finalizar el proyecto.

Iniciativas apoyadas

Número de iniciativas apoyadas

125 156 100%

Durante la vigencia, se apoyaron 156 iniciativas de las 125 programadas, enfocadas al fortalecimiento de las capacidades institucionales del Ministerio del Interior.

3

Apoyo a iniciativas dirigidas al fortalecimiento de las capacidades organizacionales de las expresiones asociativas de la sociedad civil que buscan materializar las distintas manifestaciones de la participación ciudadana a nivel nacional, departamental, municipal y distrital.


Número de iniciativas po apoyadas 160 157 98%

Durante la vigencia, se apoyaron 157 iniciativas de las 160 programadas, dirigidas al fortalecimiento de las capacidades organizacionales.

4 comunitarias y sociales para que ejerzan su derecho a la participación en el marco del articulo 103 constitucional.

Organizaciones comunitarias y sociales

apoyadas

Apoyo a las organizaciones Durante Numero de organizaciones comunitarias y sociales apoyadas

500 797 100%

la vigencia, se apoyaron 797 organizaciones comunitarias y sociales de las 500 programadas, para que ejerzan su derecho a la participación en el marco del artículo 103 constitucional.

5 Comisiones de Seguimiento y Coordinación Electoral

Comisiones de seguimiento electoral asistidas técnicamente

Número de comisiones asistidas técnicamente

68 77 100% Durante la vigencia, se asistieron técnicamente 77 comisiones de seguimiento electoral, de las 68 programadas.

6 Recepción y tramite del 100% de las quejas y denuncias

Denuncias tramitadas por la URIEL.

Número de denuncias tramitadas / Número de denuncias recibidas en la URIEL.

100% 100% 100% Durante la vigencia, se recibieron y tramitaron 01 100% de las denuncias recibidas, a través de la instancia de URIEL.

7 Gestión de las solicitudes tramitadas ante la ventanilla única electoral permanente - VUEP

Solicitudes ante la ventanilla única electoral permanente tramitadas

Solicitudes tramitadas / Solicitudes Recibidas

100% 100% 100% Durante la vigencia, se recibieron y tramitaron 01 100% de las solicitudes, tramitadas ante la ventanilla única electoral permanente - VUEP.

8 Promover el liderazgo para incrementar la participación politice datas mujeres y jóvenes

Jóvenes y mujeres formados en liderazgo liderazgo político (nuevos liderazgos).

Sumatoria de jóvenes y mujeres asistentes e los talleres de liderazgo político organizados por la Dirección para la Democracia, la Participación Ciudadana y la Acción Comunal

2381 100%

Durante la vigencia, se formaron 2.381 jóvenes y mujeres en liderazgo político, de los 2000 programados, para promover su liderazgo e incrementar su participación politice.

9

Apoyo al desarrollo y gestión legislativa de propuestas normativas del articulado para la reforma politice electoral

Informes elaborados

Número de informes elaborados

6 0 0%

SE ELIMINA LA META, CONFORME A LA SOLICITUD DEL DR. EDUARDO GARZÓN, REALIZADA Y JUSTIFICADA MEDIANTE MEM17-28609-DDP-2100, DEL 5 DE JUNIO DE 2017.

10 Realizar pedagogla sobre ,, mecanismos de participación ciudadana,

Capacitacionesrealizadas

Número de las capacitaciones realizadas

10 10 100% Durante la vigencia, se realizaron 10 capacitaciones de las 10 programadas, acerca de los mecanismos de participación ciudadana

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que el origen de las metas es SISMEG, razón por la cual, se presume que la información valida es la reportada en la plataforma SINERGIA del DNP.

Plan de Acción.

La Dirección DDP estableció treinta y seis (36) metas en su Plan de Acción para la vigencia 2017, las cuales se encuentran enmarcadas para el cumplimiento de los objetivos institucionales de "Impulsar la participación social y política de la ciudadanía" y "Fortalecer la gestión institucional para el buen gobierno" dentro de las estrategias del Plan Nacional de Desarrollo — PND "Seguridad, justicia y democracia para la construcción de la Paz" y "Buen Gobierno" respectivamente.



ANEXO 4


MinInterior PeWige.io dol kteiicii

No De

meta Fórmula de cálculo Cantidad Resultado

Ejecución (resultado

actrinfilado / maullido

Nombro del indicador Deacnpción de la Meta acumulado

Acumulado 2017

esperado) en los Procesos Electorales.

11 Promover el liderazgo politica y la participación ciudadana de los sectores LGI3TI

Capacitaciones realizadas (Demanda)

Número de capacitaciones realizadas/Número de capacitaciones planeadas

100% 100% 100%

Durante la vigencia, se realizaron el 100% de capacitaciones planeadas, para promover el liderazgo político y participación ciudadana de los sectores LGBTI.

12 Fortalecimiento del tejido asociativo

Organizaciones Sociales Fortalecidas en tejido asociativo

Número de organizaciones sociales fortalecidas

521 727 100% Durante la vigencia, se fortalecieron en tejido asociativo a 727 organizaciones sociales, de las 521 programadas.

13

Construcción de cajas de herramientas pedagógicas con Información relacionada a los temas de la Dirección para la Democracia, la Participación Ciudadana y la Acción Comunal.

He Herramientas pedagógicas construidas

Sumatoria de herramientas pedagógicas construidas

2 2 100%

Durante la vigencia, se construyeron 2 herramientas pedagógicas de las 2 programadas, enfocadas a la construcción de cajas de herramientas pedagógicas con información relacionada a los temas de la Dirección para la Democracia, la Participación Ciudadana y la Acción Comunal.

14

Implementación de la Ley 1757 de 2015 Por la cual se dictan disposiciones en materia de promoción y protección del derecho a la participación democrática,

Actividades para el cumplimiento de la meta realizadas

Número de actividades realizadas

43 46 100%

Durante la vigencia, se realizaron 46 actividades de las 43 programadas, en el marco de la implementación de la ley 1757 de 2015.

15 Formación y capacitación de servidores públicos y ciudadanía en control social a la gestión pública

Capacitaciones realizadas

Número de las capacitaciones 25 realizadas

25 100% Durante la vigencia, se realizaron 25 capacitaciones de las 25 programadas, en el marco del control social a la gestión pública.

16 Gestión Institucional en Discapacidad


actividades realizadas Número de 6 6 100%

Durante la vigencia, se realizaron 6 actividades de las 6 programadas, relacionadas con la gestión institucional en discapacidad de la Dirección para la Democracia, la Participación Ciudadana y la Acción Comunal.

17 Acompañamiento a las sesiones del "CONSEJO NACIONAL DE PARTICIPACIÓN" queso realicen.

Reuniones Realizadas Rea

Número de Reuniones realizadas

5 8 100% Durante la vigencia, se acompañaron 8 sesiones del Consejo Nacional de Participación Ciudadana, dalas 5 programadas.

18 Fortalecimiento a la participación de Niños, Niñas y Adolescentes

Actividades

para el ,, . , cumplimiento de la meta

realizadas


17 25 100%

Durante la vigencia, se desarrollaron 25 actividades de las 17 programadas, para el fortalecimiento de la participación de Niños, Niñas y Adolescentes.

19 Realizar capacitaciones en el marco de la Escuela de liderazgo y Participación Ciudadana

Capacitaciones realizadas

Número de las capacitaciones realizadas

5 5 100%

Durante la vigencia, se realizaron 5 capacitaciones de las 5 programadas, en el marco de la Escuela de liderazgo y Participación Ciudadana.

20 Gestión institucional en propiedad Horizontal

Actividades para . . el cumplimiento de la meta realizadas

Número de actividades realizadas 21 39 100%

Durante la vigencia, se realizaron 39 actividades de las 21 programadas, para la gestión institucional en propiedad Horizontal.

21

Fortalecimiento de las Entidades Religiosas y las Organizaciones Sociales del Sector Religiosos en su acción religiosa, social, cultural, educativa y de participación ciudadana



113 139 100%

Durante la vigencia, se realizaron 139 actividades de las 113 programadas, para el fortalecimiento de las entidades religiosas y las organizaciones sociales del sector religioso en su acción religiosa, social, cultural, educativa y de participación ciudadana.

22 Viáticos, gastos de desplazamiento y gastos de viaje del programa

`

Actividades

para el cumplimiento de la meta realizadas

Número de actividades realizadas 61 76 100%

Durante la vigencia, se realizaron 76 actividades de las 61 programadas, para la ejecución de viáticos, gastos da desplazamiento y gastos de viaje del programa de fortalecimiento organizacional de las entidades religiosas y las organizaciones basadas ente fe.

23 Promover la participación ciudadana y politice en los municipios

Municipios con rutas de participación ciudadana definidas,

Sumatoria de municipios que cuentan con un Documento denominado "Ruta de participación ciudadana".

O 0 0%

' SE ELIMINA LA META, CONFORME A LA SOLICTUD DE LA DRA. ANA ALMARIO, RELIZADA MEDIANTE CORREO ELECTRONICO DEL 29.03.17.

24 Realizar la construcción de tejido social y asociativo

Organizaciones de la sociedad civil fortalecidas en la participación ciudadana, control social y construcción de tejido asociativo.

Sumatorie de organizaciones sociales a las que se les financia la iniciativa presentada ante el Banco de Iniciativas del Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la Democracia.

60 99 100%

Durante la vigencia, se fortalecieron 99 organizaciones de la sociedad civil, de las 60 programadas, a las que se les financio la Iniciativa presentada ante el Banco de Iniciativas del Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la Democracia.

25 Construcción de paz desde el tenitorio con organizaciones sociales y comunales

Organizaciones sociales y comunales fortalecidas para la

&oratoria de Organizaciones sociales y comunales fortalecidas para la construcción de la

- 1.541 . 1541 100%

Durante la vigencia, se fortalecieron 1.541 organizaciones sociales y comunales, de las 1541 programadas, para la construcción de la paz territorial.

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ANEXO 4


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Descripci - n de la Meta timbre del nd ceder

—

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ecue - n - -. — resultado

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Acumulado 2017 ,,,„,„„ ,, &lea, suitTorio

es • arados construcción de la paz territorial

paz territorial

26 Caracterización y acompañamiento de la organización comunal

Organizaciones comunales caracterizadas y acompañadas

de fortalecimiento.

Sumatoria de asociaciones a las que se aplicó el índice de Competencias Organizacionales -

I Indice CO-.

en su proceso fortalecimiento, 20 25 100%

Durante la vigencia, se caracterizaron y acompañaron 25 organizaciones comunales, de las 20 programadas en su proceso de

a las que se aplicó el Indice de Competencias Organizacionales -Indice ICO- ,

27 Fortalecimiento de la capacidad de gestión e interlocución de la organización comunal,

Organizaciones de acción comunal fortalecidas en su capacidad de gestión e interlocución

sumatoria de organizaciones de acción comunal fortalecidas en su capacidad de gestión e Interlocución g

1.800 1886 100%

Durante la vigencia, fueron fortalecidas 1.886 de las 1.800 organizaciones de acción comunal programadas, en su capacidad de gestión e interlocución con ABC Comunal, Planes de Desarrollo Comunales y Comunitarios.

28 Examinar el cumplimiento de la norm atividad vigente en materia de acción comunal

Asesorías y/o asistencias técnicas a entidades territoriales y organizadones sociales realizadas

Número de asesorías

Yie asistencias

técnicas realizadas 28 37 100%

Durante la vigencia, se registran 37 asesorias y/o asistencias técnicas de las 28 programadas, en cumplimiento de la normatividad vigente en materia de acción comunal.

29

Fortalecer técnica y financieramente las estrategias de las organizaciones sociales, comunales y comunitarias.


Número de iniciativas apoyadas

42 42 100%

Durante la vigencia, se apoyaron 42 iniciativas de las 42 programadas, para fortalecer técnica y financieramente las estrategias de las organizaciones sociales, comunales y comunitarias.

30 Optimizar la gestión de la información de participación ciudadana a nivel institucional,



6 0 0% META ELIMINADA

31

Estrategias para rendir honores ala desaparecida ciudad de Armero ye sus vIctimas: Ley 1632 de 2013. CONPES No 3849

Cumplimiento de los compromisos y/o acciones v • asignados en los CONPES para la vigencia

Número de compromisos y/o acciones cumplidas/número de compromisos y/o acciones asignadas

100% 100% 100%

Durante la vigencia, se dio cumplimiento al 100% de los compromisos y/o acciones asignado en los CONPES para la vigencia, de la estrategia para rendir honores a la desaparecida ciudad de Armero y a sus víctimas: Ley 1632 de 2013, CONPES No 3849.

32

Garantizar el goce pleno, y en condiciones de igualdad, de todos los derechos humanos y libertades fundamentales de las PEO, a través del fortalecimiento de la implementación de la Politice Pública Nacional de Discapacidad e Inclusión Social. CONPES No. 166

Cumplimiento de los compromisos y/o acciones asignados en los CONPES para la vigencia cci

Número de compromisos y/o acciones cumplidas/número de compromisos y/o . aones asignadas

100%

100% 100% 100%

Durante la vigencia, se dio cumplimiento al 100% de los compromisos y/o acciones asignado en los CONPES para la vigencia, de la Política Pública Nacional de Discapacidad e Inclusión Social, CONPES No. 166.

Ejecutar el presupuesto del programa misional de Fortalecimiento organizacional de las entidades religiosas y las organizaciones basadas en la fe como actores sociales trascendentales en el marco de la Ley 133 de 1994

Presupuesto Programa Misional de Funcionamiento ejecutado

Presupuesto Obligado/Presupuesto apropiado vigente

100% 98% 98% De los $482.274.546 asignados al programa, se han ejecutado $470,935.953.

2

Ejecutar el presupuesto del programa misional del Fondo para la Participación Ciudadana y el Fortalecimiento de la Democracia. Art 96 ley 1757 de 2015

Presupuesto Programa Misional de Funcionamiento ejecutado


100% 95% 95% De los $10.989.413.913 asignados al programa, se han ejecutado $10.412.451.776.

3

Ejecutar el presupuesto del Proyecto de inversión "Fortalecimiento de las organizaciones sociales, comunales y comunitarias del país".

Presupuesto Proyecto de Inversión ejecutado


100% 100% 100% De los $752.055.585 asignados al proyecto, se han ejecutado $752.055.585.

4

Ejecutar el presupuesto del proyecto de inversión "Implementación de un sistema integrado de información para la participación ciudadana a nivel nacional,

Presupuesto Proyecto de Inversión ejecutado


100% 0% 0%

Durante el IV trimestre no se ejecutó presupuesto, teniendo en cuenta que se redujo la apropiación presupuestal en su totalidad conforme al Decreto 2118 del 15 de diciembre de 2017.

Del cuadro anterior, se evidencia que en dieciséis (16) metas se logró un cumplimiento del 100% sobrepasando lo planeado, en trece (13) se logró el 100%, en cuatro (4) se obtuvo un porcentaje de

(\II ejecución del 0% al 98% y las tres (3) metas restantes fueron eliminadas a solicitud de la Dirección; se

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ANEXO 4


Mininterior Mínimo, MI Inteior

advierte prestar mayor atención en las metas "Ejecutar el presupuesto del programa misional del Fondo para la Participación Ciudadana y el Fortalecimiento de la Democracia. Ad 96 ley 1757 de 2015" y "Ejecutar el presupuesto del proyecto de inversión - Implementación de un sistema integrado de información para la participación ciudadana a nivel nacional" teniendo en cuenta que fueron las dos (2) metas con los menores porcentajes de cumplimiento 95% y 0% respetivamente.

Por otra parte, se realizó el comparativo de la información que se reportó en el Plan de Acción y en las metas SISMEG correspondiente a la vigencia 2017, encontrado lo siguiente:

111-195,~1P/W - _

eth ombre del ndicador liraD QIIIMID Qin (SUMID I

1 Jóvenes y mujeres formados en liderazgo político (nuevos liderazgos).

2.000 2.381 275 2.381

2 Municipios con rutas de participación ciudadana definidas.

O O 0 0

3

Organizaciones de la sociedad civil fortalecidas en la participación ciudadana, control social y construcción de tejido asociativo.

60 99 40 99

4 Organizaciones sociales y comunales fortalecidas para la construcción de la paz territorial

1.541 1541 250 1960

5 Organizaciones comunales caracterizadas y acompañadas en su proceso de fortalecimiento.

20 25 11 25

Se hallaron diferencias entre la información indicada en el Plan de Acción y el SISMEG en cuanto a las metas establecidas para el 2017, específicamente en los indicadores "Jóvenes y mujeres formados en liderazgo político (nuevos liderazgos)", "Organizaciones de la sociedad civil fortalecidas en la participación ciudadana, control social y construcción de tejido asociativo", "Organizaciones sociales y comunales fortalecidas para la construcción de la paz territorial" y "Organizaciones comunales caracterizadas y acompañadas en su proceso de fortalecimiento". Así mismo, existen diferencias frente al avance de las "Organizaciones sociales y comunales fortalecidas para la construcción de la paz territorial".

Por lo anterior, se evidencia de forma reiterada esta situación, ya que en la visita realizada por esta Oficina respecto a la vigencia 2016, se observaron las mismas diferencias entre la información publicada en el SISMEG y la reportada en el Plan de Acción, lo que permite entrever debilidad en la acción de mejora planteada y ejecutada.

Metas de Gobierno — SISMEG.

La Dirección para la Democracia, la Participación Ciudadana y la Acción Comunal, cuenta con ocho (8) metas de gobierno para el cuatrienio 2014 - 2018, las cuales se encuentran publicadas en la página web del Departamento Nacional de Planeación — DNP, así:

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MinInterior ;Mimó, del Inenor



ANEXO 4


METAS SISMEG - DIRECCIÓN PARA LA DEMOCRACIA, LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y LA ACCIÓN COMUNAL

N° INDICADOR 2014 2018 2015 2016 2017 2018

META CUATRIENIO

AVANCE CUATRIENIO META AVANCE META AVANCE META AVANCE META

PROGRAMA: Promoción de la participación social y política de la ciudadanía desde el sector Interior.

1 Municipios con rutas de participación ciudadana definidas

64 100% 32 --- 32 - o 0 0

2

Organizaciones de la sociedad civil fortalecidas en la participación ciudadana, control social y construcción de tejido asociativo

180 122,22% 60 60 40 61 40 99 40

3

Organizaciones comunales caracterizadas Y acompañadas en su proceso de fortalecimiento

44 127% 11 11 11 20 11 25 11

4 Redes de Apoyo a las Veedurías ciudadanas activas departamentales

8 100% 8 8 0 0 o o o

5 Participación Política de los jóvenes en los cargos de elección popular

8 149,25 8 --- 8 0,00% 8 11,94 8

6 Jóvenes y mujeres formados en liderazgo político (nuevos liderazgos)

2.600 335,58% 1.400 3.758 275 2.466 275 2.381 650

7 Participación de las mujeres en los cargos de elección popular

22 67,27% 22 14,8 22 14,8 22 --- 22

PROGRAMA: Participación Social y Política de la Ciudadanía

8

Organizaciones sociales y comunales fortalecidas para la construcción de la paz territorial.

300 653,33% 150 150 200 419 250 1.960 300

Fuente: Página web de la Dirección Nacional de Planeación - DNP, recuperado el 17 de mayo de 2018.

Una vez verificada la información reportada en el DNP, se observa que de las ocho (8) metas, cuatro (4) de ellas ya se cumplieron para el cuatrienio y presentan la siguiente situación:

Municipios con rutas de participación ciudadana definidas: Tal como se observa en el cuadro anterior, esta meta se cumplió en la vigencia 2016. Redes de Apoyo a las veedurías ciudadanas activas departamentales: La meta del indicador se encuentra cumplida. Durante la vigencia 2015 se activaron ocho (8) Redes de apoyos a las veedurías ciudadanas departamentales: Boyacá, Bolívar, Caldas, Cauca, Chocó, Cundinamarca, Guaviare y Meta. Participación Política de los jóvenes en los cargos de elección popular: A 31 de diciembre de 2017, la Dirección para la Democracia, la Participación Ciudadana y la Acción Comunal basada en la información entregada por la Registraduría Nacional del Estado Civil, identificó que en las elecciones regionales 2015, de 17.536 personas elegidas como Gobernadores, Alcaldes, Concejales, Diputados o Ediles, 2.095 personas se encuentran en el rango de edad de 18 a 28 años, siendo considerados como jóvenes y correspondiendo al 11.94% de los elegidos para el período 2016-2019. Participación de las mujeres en los cargos de elección popular: La actividad origen de éste indicador ya fue realizada, obteniendo como resultado que la participación política de las mujeres en las elecciones 2015 tuvo un porcentaje total de 14,8% Gobernadoras: 15,6% Alcaldesas: 12%. Diputadas: 16,2% Concejalas: 15,5% = Porcentaje total 14,8%.

Frente a las cuatro (4) metas restantes, estas cumplieron y superaron la meta establecida para la vigencia 2017, y aun para la vigencia 2018 se sigue presentando avance de la meta establecida.

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Minlnterior mn,v....del kW«



ANEXO 4


Cabe anotar que en el Plan de Acción de la vigencia 2017 no fueron incluidos los indicadores de "Redes de Apoyo a las Veedurías ciudadanas activas departamentales", "Participación Política de los jóvenes en los cargos de elección popular" y "Participación de las mujeres en los cargos de elección popular", situación que como se explicó anteriormente, ya se encuentran cumplidas.

Ejecución Presupuestal

La Dirección para la Democracia, la Participación Ciudadana y la Acción Comunal, durante la vigencia 2017, bajo el Decreto 2170 del 27 de diciembre de 2016, "Por el cual se liquida el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal 2017, se detallan las apropiaciones y se clasifican y se definen los gastos" le fueron asignados 12.784 millones de pesos, los cuales fueron distribuidos en funcionamiento y en inversión, así:

PRESUPUESTO INICIAL VIGENCIA 2017 DIRECCIÓN PARA LA DEMOCRACIA, LA PARTICIPACIÓN CIUDADAN Y

LA ACCIÓN COMUNAL - OOP Cifres en mirones de pesos

312.784 $11.632

$1.252

Presupuesto hileiei Funcionamiento Inversión

Por lo anterior, se denota que el 90% de los recursos fueron destinados al rubro de funcionamiento, el cual cuenta con tres (3) programas, entre los cuales están:

PROGRAMAS DE FUNCIONAMIENTO Cifras en millones de pesos No. Nombre del Programa Apropiación

1 Fortalecimiento de las Asociaciones y Ligas de Consumidores. $861

2 Fondo para la Participación Ciudadana y el Fortalecimiento de la Democracia. Articulo 96 Ley 1757 de 2015.

$10.189

3 Fortalecimiento organizacional de las entidades religiosas y las organizaciones basadas en la fe como actores sociales trascendentes en el marco de la ley 133 de 1994.

$482

TOTAL $11.532

Así las cosas, el 88% del rubro de funcionamiento fue asignado al .programa 'Fondo para la Participación Ciudadana y el Fortalecimiento de la Democracia. Articulo 96 Ley 1757 de 2015", el 8% al programa de "Fortalecimiento de las Asociaciones y Ligas de Consumidores" y el 4% restante al programa de "Fortalecimiento organizacional de las entidades religiosas y las organizaciones basadas en la fe como actores sociales trascendentes en el marco de la ley 133 de 1994".

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Mininterior Mostedo del Heno,



ANEXO 4

Versión: 03 Fecha Elaboración: 14/08/2013 Vigente Desde: 24/0912013

En cuanto al presupuesto de inversión, este inicialmente se dividió en dos (2) proyectos de inversión así:

PROYECTOS DE INVERSIÓN Cifras en millones de pesos No. Nombre del Proyecto Apropiación

1 Fortalecimiento de las organizaciones sociales, comunales y comunitarias a nivel nacional

$752

2 Implementación de un sistema integrado de información para la participación ciudadana a nivel nacional.

$500 TOTAL $1.252

Por otra parte, durante la vigencia 2017 la Dirección presentó los siguientes movimientos en su ejecución presupuestal, tal como se observa a continuación:

COMPORTAMIENTO APROPIACIÓN VIGENTE VIGENCIA 2017

513.5134

084 •

ENERO

MAYO

DICIEMBRE

De acuerdo con la información reportada en la ejecución presupuestal publicada en la pagina web del Ministerio del Interior, entre enero y diciembre la Dirección presentó dos (2) movimientos así:

En el mes de mayo se ve reflejado un aumento en la apropiación por 800 millones de pesos, para un presupuesto total de la Dirección de 13.584 millones de pesos, soportados con la Resolución 594 del 20 de abril de 2017, "Por la cual se efectúa un traslado en el presupuesto de gastos de

funcionamiento del Ministerio del Interior para la vigencia fiscal 2017", donde fueron trasladados de la cuenta de "Otras Transferencias — Distribución previo concepto DGPPN" a la cuenta de "Fondo para la

Participación Ciudadana y el Fortalecimiento de la Democracia. Articulo 96 Ley 1757 de 2015". A su vez, en el mes de diciembre, se observa una reducción por valor de 500 millones de pesos, para una apropiación final de 13.084 millones de pesos, los cuales estan soportados en el Decreto 2118 del 15 de diciembre de 2017 "Por el cual se reducen unas apropiaciones en el Presupuesto General

de la Nación de la vigencia fiscal de 2017". Dicha reducción se presentó en el proyecto de inversión "Implementación de un sistema integrado de información para la participación ciudadana a nivel nacional".

Así las cosas, la Dirección cerró la vigencia 2017 con el siguiente presupuesto:

PRESUPUESTO A DICIEMBRE VIGENCIA 2017 DIRECCIÓN PARA LA DEMOCRACIA, LA PARTICIPACIÓN CIUDADAN Y

LA ACCIÓN COMUNAL -DDP Cifres en millones de pesos

813.004

$12.332

Presupuesto a Funcionamiento Inversión Diciembre

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ANEXO 4


Mininterior ~pela d& Inter«

Del presupuesto de 13.084 millones de pesos con corte a 31 de diciembre de 2017, la Dirección para la Democracia, la Participación Ciudadana y la Acción Comunal, comprometió la suma de 12.757 millones de pesos que representan el 98% y obligó 12.486 millones de pesos que corresponden al 95%.

Programas Misionales

La Dirección DDP, tiene a su cargo la ejecución de los Programas Misionales que se relacionan a continuación, los cuales se encuentran conformados por actividades y subactividades así:

NOMBRE DEL PROGRAMA

FONDO PARA LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y EL FORTALECIMIENTO DE LA DEMOCRACIA. ART. 96 LEY 1767 DE 2015

VIGENCIA 2017

No. do

Actividad Relación Actividades

Valor total actualización lb. 1

Valor total

actualización No. 9

Actividad 1 Atender costos derivados doto labor de seguiniento y supervisión de la de Ls ejecución de los prograrres y proyectos que financia el Fondo.

$ 3.689.413.913 $ 3.748.985.429

Actividad 2

Apoyo a iniciativas enfocadas al fortalecimiento de las capacidades

institucionales de las entidades que conforman las adrrinistraciones públicas nacionales. departamentales, mmicipales y distritales para promover y

garantizar el derecho a la participación ciudadana que formen parte de un

programo o plan que contenga una evaluación de impacto al finalizar el

proyecto.

52.100.000.000 $ 3.687.495.248

Actividad 3

Apoyo a Iniciativas dirigidas al fortalecimiento de las capacidades organizacionales dolos expresiones asociativas de la sociedad civil que

buscan rretertakzar las distintas manifestaciones de la participación ciudadana

a nivel nacional, departamental, minicipal y distrital.

$2.800.000.000 $ 1.990,880.000

Actividad 4 Apoyo a las organizaciones comunitarias y sociales para que ejerzan su derecho a la participación en el rrerco del articulo 103 constitucional.

$ 1.600.000.000 5 1.400.000.000

Recursos libros de afectación para reducción de apropiación $ 164,273.238

Valor Total $ 10.189.413.913 5 10.989.413.913

Fuente: OAP Mininterior

NOMBRE DEL PROGRAMA

FORTALECIMIENTO ORGANIZACIONAL DE LAS ENTIDADES RELIGIOSAS Y LAS ORGANIZACIONES BASADAS EN LA FE COMO ACTORES SOCIALES

TRASCENDENTALES EN EL MARCO DE LA LEY 133 de 1994 VIGENCIA 2017

No. do

Actividad Relación Actividados

Valor total


Valor total


Actividad 1

Fortaleciniento dolos Entidades Rebelases y las Organizaciones Sociales del

Sector Relieesos en su acción religiosa, social, cultural, educativa y de

participación ciudadana

S 412.274.546 $ 457.274.546

Actividad 1 Viáticos, gastas de desciazeniento y gastos de viaje del pogromo. $70.000.000 $25.000.000

Valor Total S 482.274.546 5482.274.546


No. de

Actividad Relación Actividades Valor total

Actividad 1 Fortalecimiento de las Asociaciones y Ligas de Consunidores $ 860.522.463


En cuanto al comportamiento del presupuesto asignado para los programas misionales, se observa que solamente se presentó adición para el programa denominado "FONDO PARA LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y EL FORTALECIMIENTO DE LA DEMOCRACIA. ART. 96 LEY 1757 DE 2015", inicialmente se asignaron $10.189 millones y al cierre de la vigencia el presupuesto se situó en $10.989 millones.

Cabe resaltar que el programa misional de Fortalecimiento de las Asociaciones y Ligas de Consumidores se ejecuta a través de un convenio, por tal razón no se desagrega en el Plan de Acción del Ministerio.

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MinInterior Mmixioe del hvencx



ANEXO 4

Versión: 03

Fecha Elaboración: 14/08/2013 Vigente Desde: 24/09/2013

Respecto a las metas establecidas para el programa misional "FONDO PARA LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y EL FORTALECIMIENTO DE LA DEMOCRACIA. ART. 96 LEY 1757 DE 2015", se observa que se modificaron, según información reportada por la OAP (Actualizaciones No. 1 y No. 9, del formato No. 6 Metodología Básica Indicadores), como se evidencia en el siguiente cuadro:

FORMATO METOOOLOGIA BÁSICA. INDICADORES. ANIDO 6

METAS PLAN ACCION

PUBLICADO WEB

MIMNTERIOR CALCULO OCI

NOMBRE DEI. INDICADOR UNIDAD DE

DEUDA

OBJETIVO DO. PROGRAMA

MISIONAL DE FUNCIONAD IENTO

ASOCIADO

FOMRULA

DE

CALCULO

META

(VALOR

ESPERADO

EN LA

VIGENCIA).

(A)

META

(VALOR

ESPERADO DILA

VIGENCIA)

(13)

Variación %

B - A

PRODUCTO

Resollado

esperado

PRODUCTO

Resultado

acumulado

PRODUCTO

qeeución (resobado

acumulado /

resultado

esperado)

Costos derivados de la labor

de seguiniento y supervisen

de la de b ejecución de los

programas y proyectos que

financia el Fondo atendidos.

Manero

Atender costos derivados de b

bbor de a egulyiento y supervlión

de la de la ejecucen de los

prograrras y proyectos que

financia el Fondo.

Minoro de

costos

atendidos,

760 1500 97% 1154 1430 124%

hicbtivas enfocadas al

fortalecimiento de las

capacidades instlucianales Numero

Fortalecer de las capaceades institucionales de entidades

púbicas nacionales. departarrentales,mmicbales y

distsitales para prorraver y

garantizar el derecho ala participación ciudadana.

remero de

biciabras

atendidas.

100 129 29% 125 156 125% de las entidades que

conforman las

adninbtraciones púbfoas apoyadas.

hiciatlyas dilailas al

fortalechiento de las

2dades Numero

Apoyar e iniciateas dirigidas al

(ortaleciniento dolos capacidades organizacionales dolos

expresiones asociativas de la

sociedad cid que buscan

rreteriafaar las distintas

ay:ni/estaciones dolo participación

ciudadana a nivel nacional,

depaaarrentat ~bol y detrae'.

Minero de

iniciativas

atendidas.

180 145 .19% 160 157 98% r£ aMg nonales dolos

expresiones asociativas de la

sociedad ciri apoyadas.

hieebros de organizaciones

Momo

Apoyar e las organizacbnes

commiarlas y sociales para que ejerzan su derecho ala

participación en el narco del

articulo 103 constitucional.

Numero de organizacion

es

corrimitarias

y sociales

apoyadas

2000 500 .75% 500 797 159%

compilarlas y sociales para

que ejerzan su derecho ala

participación en elogia° del

Bebido 103 constitucional

Epscutar el presupuesto de

fundara:oriento: Fondo pare ta

Participación cirdadana y el

Fortaleckeento dala

Democracia

Fbrcentale

Apoyar b bbor reskinet de diferentes entidades pobfbas del

orden nacbnal y territorial

fbancbndo actividades

encambadas al tortaboirrtento y

promoción de la participación ciudadana.

Resupuesto

OttIgado/Re supuesto

apropiado

vigente.

100% 100% 0% 100% 95% 95%

Fuente: Oficina Asesora de Planeación - OAP y cálculos Oficina de Control Inte no - OCI

Las variaciones en las metas se presentaron para las cuatro primeras actividades que conforman el programa misional. Sin embargo, es oportuno resaltar que para la primera actividad la meta establecida en el Formato No. 6, no coincide con la columna de "Producto resultado esperado" del Plan de Acción. Adicionalmente, se observa que el porcentaje de la variación para esta actividad es del 97%; lo anterior, evidencia que la metodología utilizada para la estimación de la respectiva meta, presenta un margen de desviación alto. Además, al calcular el porcentaje de cumplimiento de la meta según el Plan de Acción, se obtiene que la meta se cumplió en un 124%, lo cual, corrobora una subestimación de la meta y por ende debilidad en el proceso de estimación de las metas. Al respecto recomienda la OCI el fortalecimiento del proceso de estimación y planeación de las metas y el diseño de indicadores, dado que los indicadores deben medir y reflejar la gestión que ejecuta la Dirección.

Respecto a la meta que se disminuyó en un 75%, relacionada con el "Apoyo a las Organizaciones Comunitarias y Sociales", también considera la OCI que se evidencia debilidad en el proceso de planeación y reporte de las metas estimadas que se reportan para el Plan de Acción de la vigencia.

En cuanto a la primera actividad del programa y su respectivo indicador, se evidencia que se requiere realizar una revisión del indicador, dado que la descripción de la meta en el Plan de Acción, la

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ANEXO 4


MinInterior Malffiesoo del hierro(

denominación del indicador y las variables que se utilizan para su cálculo, no ref ejan directa relación como se evidencia en las respectivas definiciones:

Descripción de la Meta: Atender costos derivados de la labor de seguimiento y supervisión de la ejecución de los programas y proyectos que financia el Fondo.

Nombre del indicador Productos intermedios de las metas del Plan de Acción Cumplidos.

Fórmula de cálculo: Sumatoria de productos logrados en las actividades programadas en la meta.

Variables utilizadas para el cálculo:

Servicios profesionales y técnicos de diversos perfiles para apoyar el desarrollo de los programas y proyectos.

Contratos celebrados Número de contratos celebrados

Suministro de transporte para el desplazamiento de funcionarios y contratistas de la DDPC.

Desplazamientos realizados Número de desplazamientos realizados

Gastos asociados a los desplazamientos de los funcionarios y contratistas de la DDPC. (Gastos de desplazamiento, gastos de viaje y viáticos).

Gastos asociados atendidos Numero de gastos asociados atendidos

Fuente: Plan de Acción publicado en la página web de Mininterior

Acumulado 2017: Durante la vigencia se atendieron 1.430 productos de los 1.154 programados, relacionados con los costos derivados de la labor de seguimiento y supervisión de la ejecución de los programas y proyectos que financia el Fondo.

Como se evidencia en los anteriores enunciados se habla de productos intermedios cumplidos sin embargo, el resultado del indicador es la sumatoria de contratos, desplazamientos y gastos asociados, es decir, no se evidencia que el indicador refleje la medición de los productos logrados o efectividad del gasto o costo; además, como se encuentra diseñado el indicador siempre se cumplirá con la meta. Al respecto la OCI recomienda verificar y reformular el indicador.

Respecto al programa "FORTALECIMIENTO ORGANIZACIONAL DE LAS ENTIDADES RELIGIOSAS Y LAS ORGANIZACIONES BASADAS EN LA FE COMO ACTORES SOCIALES TRASCENDENTALES EN EL MARCO DE LA LEY 133 de 1994", se observa que las metas se mantienen, según información reportada por la OAP (Actualizaciones No. 1 y 4, del formato No. 6 Metodología Básica Indicadores), como se evidencia en el siguiente cuadro:

FORMATO METODOLOGÍA BÁSICA - INDICADORES- ANEXO 6

NOMBRE DEL INDICADOR

UNIDAD DE

MEDIDA

OBJETIVO DEL PROGRAMA MISIONAL DE FUNCIONAMIENTO

ASOCIADO

FORMULA DE CALCULO

META (VALOR ESPERADO EN LA

VIGENCIA)- Actualización No. 1

y 4

Mesas de participación del sector religioso fortalecidas

Número

Desarrollar estrategias y acciones encaminadas a la garantía del ejercicio de la participación ciudadana, la libertad religiosa, de cultos y conciencia y las acciones sociales y de paz del sector religioso

Sumatoria de las mesas de participación fortalecidas

32

Foros regionales Y encuentros realizados

Número

Desarrollar estrategias y acciones encaminadas a la garantía del ejercicio de la participación ciudadana, la libertad religiosa, de cultos y conciencia y las acciones sociales y de paz del sector religioso

Sumatoria de foros y encuentros realizados 9

Página 14 de 39

IVI al".0.3 PI-Aal "SOCIOS" let.itill-ICA 00 VOina al iftliarreiralente

.."CtUVICIOC. ('ion, torea ale" Indias:Olor PO•re. Ula da cala... Camela...el

isla131=ralC1-C• ril”, ..... ItIodi.

ancore. ...Alado

anat3131.001 0. aneauttaalo ate Parado

leolaorar documente de lineamientos para la forrnotaalen do la P0111100 PI:iba... del atontar amlicio•e.

Cacurneenlo de Ilnaderrienloa paras la I orrnulaclen de la Poillica Chibado del Sector 13.1101050 elaborado

re:in-aro da clac...mantos elaborado

1 130 113

Fteealixarar ea...antas nenOOMinarla• Va fortalecer el Sector radieloso.

avante. encaminados e fortalaaer ml macla.. rellolo•o reatixadom

SlOrva•o dee tavente• regala ad OS

3I2

atealicar reuniones peda0O0iaaa Para al fortalaairnianto del liderazgo. la Inoideencla publica y de partialpaelen Ciudadana del elector ...alelo:ea con cada una do las itne••• 1-remallarías Caparternentaie• da 01.1000 int ar rolla loa o

Reuniones Ped•OeCiaa• realizadas ~mere de reuniendo.. realizadas

32

Mal:xara, <10C....1,011t0 de la "malo 2 de Caractortanaien de laa Entldsdea lam110/0”.• (CR) y lan• oroanIzaclonea del Sector Rancioso. (C,SPt). en Colombia.

Occurneento elaborado 1 N'e...aro ale O ocurranto• elaborado

Implernentar nsatrietecla de peda000a. ornpoderarriento y aan•ibilisacien de las auctividadraa de loa ^montea 12011010505 dm la Oireccien para la Comscracia. learacIpacien ciudadana y le. ^calen la Carnunal qua Inaluyea Matarial Pedadecilco. material audiovisual Y damas que se regularan para tal fin

Matratacia inyled11.11.11teldlre NI:maro da elatrateeia• Inalerrantaciss

1

Apoyo externo para el grupo de asuntos raelleloso• de la Cirecalen para la Carrlocraelet. la leartlelpanalen Ciudadana. y la ~calen Comunal mediante la Celebración do contrates de prestación de eorylcio•

Contratos de prestación de aervIcloa celebrado.

~maro de contratos de drddtdd.dd de ddr.„0,0d

oelsbraciloa

O

Illsoarteaa (^armoe y terrestres) para loa f unclonarloa y Contratistas del °ruco da Asuntos IRmlicloacce

l'Igualas expedidos icOrnero de llotaratra• expedidas

CO

SUIVIAI ClatIA ACTIV I CIA ea= 132

Página 15 de 39



ANEXO 4


Mintnterior ibrIstsgio d,i Heno

Líderes religiosos fortalecidos

Número

Fortalecer los conocimientos jurídicos y capacidades técnicas en asuntos religiosos de los funcionarios públicos, el sector religioso y la comunidad en general.

Sumatoria de personas capacitadas 1000

Funcionarios públicos capacitados

Número

Fortalecer los conocimientos jurídicos y capacidades técnicas en asuntos religiosos de los funcionarios públicos, el sector religioso y la comunidad en general.

Sumatoria de funcionarios capacitadas

30

Estrategia de Fase 2 de N caracterización desarrollada

úmero

Formular el borrador de la política pública de fortalecimiento y reconocimiento de las formas asociativas de la sociedad civil basadas en principios de libertad religiosa, de cultos y conciencia, garantizando el ejercicio de sus derechos en términos de equidad y reconociendo su aporte al bien común

Sumatoria de las estrategias de caracterización desarrolladas

1

Documento borrador deN política pública formulado

'mero

Formular el borrador de la política pública de fortalecimiento y reconocimiento de las formas asociativas de la sociedad civil basadas en principios de libertad religiosa, de cultos y conciencia, garantizando el ejercicio de sus derechos en términos de equidad y reconociendo su aporte al bien común

Sumatoria de documentos borrador de política pública formulados

1

Al realizar la verificación de los indicadores y el resultado obtenido en el año 2017, reportado en el Plan de Acción, se observa que las actividades e indicadores allegados por la OAP, no coinciden con las actividades a las cuales se les aplican indicadores en el Plan de Acción. Adicionalmente, la sumatoria de las actividades (132), no coincide con el resultado acumulado que se reporta en el Plan de Acción (139), como se evidencia en el siguiente cuadro:



ANEXO 4


MinInt or ~1,mM~

Además, se observa que las actividades que se reportan en el Anexo No. 6 METODOLOGÍA BÁSICA — INDICADORES - ANEXO 6, como la "capacitación a funcionarios públicos", no se encuentra incluida dentro de las actividades a las que se le aplican los indicadores en el Plan de Acción.

Proyectos de Inversión — SPI.

El Sistema de Seguimiento de Proyectos de Inversión (SPI), es una herramienta que facilita la recolección y análisis continúo de información para identificar y valorar los posibles problemas y logros frente a los mismos y constituye la base para la adopción de medidas correctoras, con el fin de mejorar el diseño, aplicación y calidad de los resultados obtenidos. De igual forma, para tomar decisiones durante la implementación de una política, programa o proyecto, con base en una comparación entre los resultados esperados y el estado de avance de los mismos en materia de ejecución financiera, física y de gestión de los recursos. La DDP contó durante la vigencia 2017 con Un (1) proyecto de inversión: FORTALECIMIENTO DE LAS ORGANIZACIONES SOCIALES, COMUNALES Y COMUNITARIAS A NIVEL NACIONAL, en donde se establecieron metas y actividades necesarias para el cumplimiento de sus funciones misionales y su presupuesto asociado a rubros de inversión que sumaba $752 millones de pesos; por su parte, las metas relacionadas con el proyecto de Inversión IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN PARA LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA A NIVEL NACIONAL fueron eliminadas en el Plan de Acción de la vigencia.

A continuación, se relaciona la información del proyecto de inversión ejecutado durante la vigencia 2017 y su comparación entre en el SP y el Plan de Acción - PA:

.0

Recordar hiemación pan h estructura de

banco de iniciativas para las organlanones

sociales, comunales y cornmkarias del pat.

Banco de iniciativas de panciPacán

Def hir la estructura del banzo de hiciatbras

con tercas de accitn, sistern de información Las actividades del SR no se hcluyen todas en

ciudadana hplerrentado y 1 el PA; 8 PA tiene neta por actividad. mientras

Pan la receleccIón de be hiciatins

de las organlechnes secaba renuncies y conenqares

139.000.000 consulta y rretodologh pan h selección y entrega de enkrubs.

1 1 que el SR tiene meta por Indbeder. Se reporta el

carnalmente de hs metas establecidas en cada

CHO.

Balotar los diferentes formatos (hscripción,

preselección, selección, apoyo a hiclaPas,

seguiniento y mon/oreo, evabacion)

S E

FORTALECIVIENTO DALAS

ORGANCLACIONES SOCIALES,

COVP,IALES Y COPARA RIAS A NVEL

lophmentar lheas de acción, sistema de

Pormación y consulta. 1 1

Estrategia htegr el de Elaborar un pan de nedos pan el banco de las actáidades del SR no se incluyen todas en

NA CIONA l comunicaciones. Mplerrentada para su

62.000.000 hagas de oarthipación ciudadana, I o

el Pk. E PA tiene ente por actividad, nientras

que el SFI tiene neta por Mitad«. En el SR se Realzar las onzas conunicathas del banco

fortalecimiento. de halas de participación ciudadana. 2 2 reporte hcarrolimente de la nwta establecida,

Multas que en el PA sise reporta comer: miento.

Apcar la netodologia para la selecoln de

htiativas de les organizaciones

sociales, comunales y

las inhiagyas y la entrega de estimulas

econonicos

42 42 las aotkdades del SPI no se 'ocluyen todas en

el PA; 8 PA tiene ceta por actividad. mientras que el 5F1 tiene treta por hdicador. Sr el SR se Realzar aeonpanamente y venas de

commtarbs. Actualizadas para verilhacEn pee h Inplementacbe de las 42 42

reporta incunpnienlo de la treta estatleckla.

una asignacán democrática de

callarlos a las organáriones Besaba, corruptos y

commtarias.

591.055.585 hinalyas

apoyadas.

42 o mientras que en el PA si se reporta cumpniento.

Revisado en el SR le Regionallación de recursos, a cada departamento se le asignó 513 125.000 excepto Bogotá que se le asdne

5332.055.595

Sisterrotear y dáular los resultados con la

loplenentación de las hiciallas de ha

organbaciones sociales, commales y

comParias.

De cuadro anterior, se observa que del proyecto de inversión se desprenden en tota nueve (9) actividades en el SPI, existiendo diferencia entre las metas establecidas en este y el PA respecto a la primera actividad del proyecto, ya que no se incluye en el Plan de Acción, así como en la última actividad.

En cuanto al avance y ejecución de los proyectos en el SPI, se evidencia dos indicadores en cero (0), así: Estrategia integral de comunicaciones Implementada para su fortalecimiento, que 30 de noviembre de 2017, que la DDP y la Acción Comunal en el marco del convenio No. M-1341-2017 con el PNUD continuó con la estrategia de comunicaciones BIP con la producción de piezas de comunicación audiovisuales; así mismo, el indicador de Iniciativas de las organizaciones sociales, comunales y comunitarias, actualizadas para una

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ANEXO 4


Mininterior wwwy.

asignación democrática de estímulos a las organizaciones sociales, comunales y comunitarias, que reportó a 30 de noviembre de 2017, que la DDP y la Acción Comunal en el marco del convenio No. M-1341-2017 con el PNUD realizó la pre selección de las iniciativas que cumplen con los requisitos para acceder al estímulo económico; sin embargo, estos dos indicadores junto con sus actividades reflejan cumplimiento en el PA, no obstante, se pudo presentar alguna falla en el reporte en el SPI, por lo que se recomienda revisar y ajustar la información en dicho sistema, así como la revisión en el procedimiento, implementando controles efectivos para el óptimo reporte de la información.

En la Regionalización de recursos del SPI se observa que a cada departamento se le asignó $13.125.000 excepto Bogotá que se le asignó $332.055.585 para un total de $751.907.459; las actividades del SPI no se incluyen todas en el PA; El PA tiene meta por actividad, mientras que el SPI tiene meta por Indicador.

Plan Anual de Adquisiciones - PAA.

En la página web del Ministerio se encuentra publicado en el link http://www.mininterior.gov.co/node/4250 el Plan Anual de Adquisiciones - PAA, de la vigencia 2017, con fecha del 26 de enero de 2017, el cual ha sido modificado en veintidós (22) oportunidades, la última de ellas el 29 de Diciembre de 2017.

El PAA inicial de la Dirección para la Democracia la Participación Ciudadana y la Acción Comunal - DDP, incluye veintitrés (23) ítems para contratar, por un valor estimado inicial de $12.359 millones, de los $12.784 millones de pesos que se apropiaron para la DDP. Como se ha mencionado al final de la vigencia se situó en $13.084, producto de adiciones presupuestales.

Dentro de las veintidós (22) modificaciones de PAA, que se encuentran publicadas en la página web del Ministerio, doce (12) modificaciones incluyen variaciones del PAA de la Dirección para la Democracia la Participación Ciudadana y la Acción Comunal - DDP; sin embargo, la DDP, solamente reporta ocho (8) solicitudes de modificación a la Sub Dirección de Gestión Contractual, como se evidencia en el siguiente cuadro.

Millones de $

PAA PUBLICADO WEB MININTERJOR PAA REPORTADO OOP PAA PUBLICADO SECOP

Valor Estimado (a) Facha

Publicación Valor Estimado

(b) Fachada Solictud

Diferencia a- b

Valor Estimado ( e)

Diferencia (a-c)

PAA INICIAL 8 12.359 26/01/2017 $ 12.784 13101/2017 4 426 12.359 O

MODIF1CACJON 1 $12.359 16/02/2017 O 12.359 O

MOCIFICAOON 2 $ 12.359 22/02/2017 0 12.359 0

MODIFICAGON 3 $ 11.862 02/03/2017 DOP isib Reporta solicitud O 12.359 -497

MOCTICACION 4 $ 12.359 22/03/2017 $ 12.784 10/03/2017 -$425 12.359 0

/0301FiCA CON 5 $ 12.359 04/04F2017 0 12.359 0

MODF1CAO0N 6 $ 12.359 26/0412017 0 12.359 0

MOOF1CAOON 7 $ 12.789 30/05/2017 DOP No Reporta solicitud 13.159 -370

MODIF1CACION 8 $ 13.767 12/07/2017 $ 13.034 25/05/2017 $ 733 13.767 0

MODIFiCAGON 9 $ 13.767 14/07/2017 $ 10.989 14/07/2017 $ 2.778 13.767 O

MODIF1CACION 10 $ 12.152 27/07/2017 DOP No Reporta solicitud 0 12.152 0

MODIFICAOON 11 $ 12.152 09/08/2017 0 12.152 0

MOCIRCACION 12 $ 12.152 24/08/2017 12.152 0

MODIRCAOON 13 $ 12.152 06/09/2017 $ 13.584 31/08/2017 -$1.432 12.152 0

MOCIRCACION 14 $ 12.152 26/09/2017 0 12,152 Cl

M3DIFICACION 15 $ 12.152 17/10/2017 $ 13.584 28/09/2017 -$1.432 12.152 0

MODIF1CACION 16 $ 11.832 25/10/2017 $ 13.584 24/10/2017 -$1.752 11.831 1

MOCIFICACION 17 $ 12.789 10/11/2017 $ 13.584 27/10/2017 -$796 12.789 0

MOI3F1CACION 18 $ 12.789 24/11/2017 0 12.789 0

MODIF1CAGON 19 $ 9.071 07/12/2017 OOP Iski Reporta soticitud 0 12.789 -3.718

MOCIFICACION 20 $ 12.789 07/12/2017 OOP No Reporta solicitud 0 12.789 0

MODIFiCACION 21 $ 12.618 14/12/2017 DDP Na Reporta solicitud 0 12.789 -171

MODFICACION 22 $ 12.289 29/12/2017 $ 12.920 22/12/2017 -$631 12.289 0

Fuente: PAA Publicado Pagine web Mininterior y A chivos entregados por la DDP

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ANEXO 4


Mininterior MrltoO ami"-

Al confrontar el valor estimado de cada una de las versiones del PAA, que se pub icó por parte del Ministerio en su página web, frente al valor estimado de cada una de las versiones del PAA que reporta la DDP, se encontraron diferencias. Al respecto, se solicitó a la Subdirección de Gestión Contractual - SGC, las respectivas explicaciones, dado que es la responsable de publicar el PAA. Los argumentos expuestos por la SGC plantean que en términos generales para todas las dependencias se excluyen los siguientes conceptos:

Las adiciones y prorrogas, dado que no requieren un proceso contractual. Viáticos, debido a que las dependencias incluyen este concepto para efectos de control presupuestal y cumplimiento de metas.

Respecto a las diferencias que se presentan entre el valor estimado del PAA que se publica en la Web y el valor estimado del PAA, que reportó la DDP y el valor estimado del PAA publicado en el SECOP; la Oficina de Control Interno — OCI, recomienda que la DDP y la Subdirección de Gestión Contractual — SGC, coordinen mecanismos que permitan identificar y soportar fácilmente las diferencias que se generan entre las diferentes fuentes de información: PAA publicado en la Web, PAA reportado por la DDP y el PAA reportado al SECOP. Adicionalmente, la OCI, recomienda que cada dependencia realice la verificación del PAA que se publica.

En cuanto a los ítems a contratar que se reportan en el PAA de la DDP, se evidencian las siguientes situaciones:

Transporte Aéreo: Se incluye en el PAA inicial de la DDP, la adición al contrato de transporte aéreo vigente y la apertura de un nuevo proceso contractual. Al respecto se observa que el valor de la adición corresponde a 10 meses y el nuevo proceso solamente cubriría dos meses. Lo anterior, evidencia que para el año siguiente nuevamente se tendrá que iniciar con una adición al contrato.

Respecto al valor estimado mensual del nuevo proceso contractual de Trasporte aéreo versus el valor estimado mensual de la adición al Contrato de Transporte Aéreo, se observa una gran diferencia $40.7 y $15 millones, respectivamente.

Además, se observaron deficiencias en el seguimiento de las fechas de presentación de las ofertas y la duración estimada de los contratos, como se señala en el siguiente cuadro, que confronta el PAA Inicial y la última modificación:

PAA INICIAL MODIFICCIÓN 22

Descripción

Fwb* nómada

do Inicio de proemsa de selección

(mes)

F.°4 estimada

de presentada n de ofertan

imesi

Duración ecurneee

del caerme

in,iiniiio

Duración estimada

del

contrato unreureier

aloa MOL anos)

cuerna,

de los recurece

velo, „su,

a -reacio le

Valor erraniece

en la vi gencia actual

o.

.criPci-, n

estimada

cc

Fecha

de Inicio*. proceeo de sele

(oreo)

Fecha estimada

de preesntació n de ofertas

(mes)

Duración

del animada

rurirfre l

estimada del contrato

(Intervalo: meo., dinN TO;

*hos)

Fuente de los recursos

Valor tota l colmado

Valor erairnado

en la

vigencia actual

Adición canasto No. 1.1 1701.2016 F 075. 2016 de 2015 para la peestactón del senlcio

10 1 1 407.489.913 407.4096113

Ce Iranapede .2.6 nacional.

Cerera!, pela la crestacito del smicio de tranaperte aóree nacional pata, Ito•

meses It DOernbr6 y-

10 10 2 1 1 30000.000 30 000.030

Contrato para la prestación gel

r, 11 2 1 1 30.000.000 30.000.000

senicb de transporte i2- rucienu w

rneseS 42 Pl",669"6 eicientre de 2017 y diciembre de 2017.

En el PAA inicial se reporta que se recibirán ofertas en el mes de octubre y en la última modificación del PAA, del 29 de diciembre, se reporta que la oferta se recibiría en el mes de noviembre. Sin embargo, en la columna correspondiente a la duración estimada del contrato, se mantuvo en plazo de dos meses. Situación inviable, porque no se evidencia en el PAA que haya recursos de vigencias futuras para dicha contratación. Adicionalmente, se observa que el proceso de contratación de Transporte Aéreo, se tenía previsto desde el mes enero, para iniciarlo en el mes de octubre, es decir, podría haberse iniciado con antelación y evitar la

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ANEXO 4


Minlnterior /••••• 1, de< Herta

modificación de la fecha estimada de presentación de las ofertas, variable de vital importancia para los posibles proveedores.

Operación Logística: En el siguiente cuadro se observa que en el PAA de la DDP, se reportan cuatro procesos de contratación por este mismo concepto, pero con diferentes plazos. Al respecto la DDP manifiesta que tal situación obedece a que se tienen diferentes rubros presupuestales, que respaldan el objeto contractual, los cuales provienen de diferentes dependencias misionales.

PM INICAL

eddled M'OSO

gado

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O mflowlio•

1.034 cernada

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Al respecto recomienda la OCI, publicar un solo proceso contractual para lograr economías de escala, dado que, para un posible proveedor un mayor volumen demandado puede conducir a un menor precio ofertado. Lo anterior contribuiría a lograr el fin último del PAA que es convertirse en una herramienta para: (i) facilitar a las Entidades Estatales identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios; y (ii) diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratacióni.

La anterior situación, puede generar en los posibles proveedores una visión menor de la magnitud de la demanda de servicios que realmente contrata el Ministerio. Al respecto la OCI recomienda realizar una agregación de demanda de la diferente dependencia del Ministerio, con el fin de presentar en el PAA, un solo proceso de contratación que refleje el nivel de demanda del Ministerio, con el fin de lograr mejores precios.

Adicionalmente, se observa en el siguiente cuadro, que no se actualizaron las fechas en las cuales los proponentes pueden presentar sus ofertas, como se evidencia entre el PAA inicial y la modificación 22, donde se reporta que para el proceso de operación logística se recibirán ofertas en el mes de abril. Es decir no se cumple con el objetivo que debe tener el PAA, que es: "Comunicar información útil y temprana a los proveedores potenciales de las Entidades Estatales, para que éstos participen de las adquisiciones que hace el Estado"2.

SECOP. Colombia Compra Eficiente - Preguntas frecuentes

2 SECOP. Colombia Compra Eficiente - Preguntas frecuentes

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ANEXO 4


MinInterior ró:r•srato del luittud

PAA INICAL MODIFICCIDN 22

Descripción

Feche *ramada

de inicio de proceso de selección

(mes)

Fecha *ramada

de presentado n de Ofertas

(mes)

Duración estimada

del contrato (número)

Duración eramada

del contrato

(Intervalo: dio; mes,

anos)

Fuente de los

recurras

Valor total estimado

Valor estimado

en la vigencia actual

Descripción

Fecha estimado

de lidera de proceso de selección

(mes)

Fecha estimada

de atarantado n de ofertas

(mes)

Duración estimada

del contrato (número)

• Duración

*sentada del contrato

(Intervalo: dias, meras,

años)

Fuente de los

I' OCIO sós

Valor total estimado

Valor estimado

en la vigencia actual

Contrato de

2 utrar. ImIL_tien 1 1 3 1

017.

1

Cadmio de

903.000.003 900.000.000 °Permite logistica eee.,e, deneete, de

2

1 3 000 000000 eso 003 003 pdmer trimestre de 2017.

Contratar el seracio de operación logisaca a d a1 9 003.000.000 800.000.000

Ceraralar el sehicio de operación loghtica a partir del mes de abril de 2017.

4 4 9 1 1 soo oco 000 040.000.000 peak del mes de atril de 2017.

De acuerdo a lo antes expuesto, la OCI recomienda fortalecer el proceso de elaboración y modificaciones del PAA, de acuerdo a los lineamientos de Colombia Compra eficiente. Lo anterior, en consideración a que el PAA es "Una herramienta para: (i) facilitar a las Entidades Estatales identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios; y (ii) diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda_que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación3. Además, porque el PAA, tiene por objetivo: "Comunicar información útil y temprana a los proveedores potenciales de las Entidades Estatales, para que éstos participen de las adquisiciones que hace el Estado".

Adicionalmente, la OCI sugiere tener en cuenta lo dispuesto en la Circular Externa No. 2 de 16 de agosto de 2013 del SECOP, referente a los lineamientos para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones, consignados en la Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, la cual está a disposición en http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualpaa. pdf

Es de anotar que en la mencionada Guía, se establece que la entidad estatal debe conformar un equipo de apoyo; y organizar un cronograma para la elaboración y actualización del Plan Anual de Adquisiciones.

FORTALEZAS OBSERVACIONES RECOMENDACIONES

O TIPS DE AUTOCONTROL DEPENDENCIAS

VINCULADAS 1.Plan Estratégico y Plan de Acción: 1.Plan Estratégico y Plan de Acción: Se recomienda

Debilidad en la aplicación del revisar la información contenida en los dos Planes principio de calidad de la con las demás fuentes de información con el fin de información establecido en el evitar inconsistencias en los mismos y lograr la OAP artículo 3 de la Ley 1712 de 2014: uniformidad en la información del Ministerio. DDP "(...) Principio de la calidad de la información. Toda la información 2.Plan de Acción: Realizar un estudio y análisis de las de interés público que sea circunstancias por las cuales no se logra el 100% en producida, gestionada y difundida las cuatro (4) metas rezagadas en el Plan de Acción por el sujeto obligado, deberá ser oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable, procesable

— PA y tomar los correctivos pertinentes.

3. Revisar la información contenida en el SPI frente a DDP (...)", teniendo en cuenta las la contenida en el Plan de Acción y realizar los OAP diferencias presentadas en el Plan ajustes pertinentes para lograr unificación en la Estratégico y el Plan de Acción información; Así mismo, revisar y ajustar el con relación a lo reportado sobre procedimiento, implementando controles efectivos las metas SISMEG en la para el óptimo reporte de la información en el plataforma SINERGIA. Sistema SPI.

2.Debilidad en la aplicación del 4.Capacitar respecto a la elaboración y modificación DDP principio de calidad de la del PAA, según las directrices de Colombia Compra SGC información establecido en el Eficiente. Lo anterior, en consideración a que el articulo 3 de la Ley 1712 de 2014 PAA es "Una herramienta para: (1) facilitar a las ante las diferencias presentadas Entidades Estatales identificar, registrar, programar en el PAA. y divulgar sus necesidades de bienes, obras y

servicios; y (ii) diseñar estrategias de contratación 3.Debilidades en el proceso de basadas en agregación de la demanda que permitan

Elaboración y modificación del incrementar la eficiencia del proceso de PAA. Contrariando los lineamientos para la elaboración

contratación.

SECOP. Colombia Compra Eficiente-- Preguntas frecuentes

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No. DE CONTRATO OBJETO CONTRACTUAL ESTADO ACTUAL

M-1626 de 2017

Prestar los servicios profesionales, operativos y logísticos a la Dirección para la Democracia, la participación ciudadana y la Acción Comunal para realizar los trámites y gastos generados por la nacionalización, homologación, matricula y transporte de 4 vehículos de oficina donados por la República Popular China a la República de Colombia para la implementación del proyecto "Unidades Móviles para la participación, Paz y Reconciliación.

Terminado y sin liquidar.

M-1213 de 2017

Aunar esfuerzos técnicos administrativos y financieros entre el Ministerio del Interior y la Corporación Alianza Iniciativa de Mujeres Colombianas por la Paz — IMP para la ejecución de los proyectos: "Escuelas para la promoción del liderazgo político de las mujeres en el marco del pos-conflicto" y "Fortalecimiento de organizaciones sociales de mujeres en iniciativas de participación ciudadana y construcción de paz'

Terminado y liquidado.

M-2187 DE 2017 Aunar esfuerzos técnicos, administrativos y financieros entre el Ministerio del Interior y la Alcaldía Municipal de Norcasia — Caldas, para la ejecución del proyecto 'NORCASIA CON MAS OPORTUNIDADES PARA TODOS, EN EL FORTALECIMIENTO DE LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA A TRAVÉS DE LAS JUNTAS DE ACCIÓN COMUNAL.


Aunar esfuerzos técnicos, administrativos y financieros entre el Ministerio del Interior y la Alcaldía Municipal de Ponedera — Atlántico, para la ejecución del proyecto " FORTALECIMIENTO DE LA Terminado y sin

Página 21 de 39

1)10 4 SECOP. Colombia Compra Eficiente - Preguntas frecuentes



ANEXO 4


Mininterior snoa e«

FORTALEZAS OBSERVACIONES RECOMENDACIONES O TIPS DE AUTOCONTROL

DEPENDENCIAS VINCULADAS

del Plan Anual de Adquisiciones, consignados en la "Guía para

5.Dejar documentadas las diferencias que se pueden presentar entre los valores del PAA Publicado en la

elaborar el Plan Anual de Página WEB del Ministerio y los valores del PAA Adquisiciones del SECOP. que reporta cada dependencia en el momento de

solicitar su publicación. DDP

4.Diferencias en la información de las metas reportadas en los 6.Cada una de las dependencias debe contribuir con Programas Misionales y el Plan el cumplimiento del objetivo del PAA, que es de Acción. Contraviniendo el "Comunicar información útil y temprana a los principio de calidad de la información establecido en el

proveedores potenciales de las Entidades Estatales, para que éstos participen de las adquisiciones que

artículo 3 de la Ley 1712 de 2014. hace el Estado"4.

5.Debilidad en el proceso de Ejecución Presupuestal: Se recomienda ejecutar el estimación y planeación de las 100% del presupuesto ya que se observa un metas y el diseño de indicadores, dado que los indicadores deben

compromiso del 98% y obligación del 95% con corte al 31 de diciembre de 2017, aun cuando en el mes

medir y reflejar la gestión que de diciembre se presentó una reducción de 500 ejecuta la Dirección. Contrariando lo establecido en la Ley 152 de

millones de pesos en el rubro de inversión.

1994 en su Artículo 3° literal j) Fortalecer el seguimiento a la calidad y consistencia de la información reportadas en los Programas Misionales y el Plan de Acción.

9 Fortalecer e identificar la metodología adecuada para la estimación y planeación de las metas de los programas misionales, así como el diseño de los respectivos indicadores.

2. Contratación.

Mediante MEM18-25212-SGC-4010 del 11 de mayo de 2018, la Subdirección SGC informó que en lo transcurrido de la vigencia 2017 la Dirección adelantó ciento cuarenta y cinco (145) procesos de contratación; revisada la información allegada, se seleccionó una muestra de veinte (20) contratos, tomando como criterio de escogencia las diferentes modalidades de selección de contratista (Menor cuantía y contratación directa) y el mayor valor; se solicitó a la SGC las respectivas carpetas y soportes con el fin de realizar la verificación. A continuación, se describe el análisis realizado por la OCI frente a los soportes allegados:

De quince (15) contratos analizados, doce (12) fueron ejecutados en debida forma según la información contenida en las carpetas contractuales evidenciando que los informes de supervisión fueron acordes con el desarrollo y ejecución de los mismos, mostrando avances progresivos de acuerdo a los desembolsos programados, los cuales se relacionan en el siguiente cuadro:



ANEXO 4


Minlnterior MrPIVet,0 del Wel«

No. DE CONTRATO

OBJETO CONTRACTUAL ESTADO ACTUAL

M-2211 DE 2017 PARTICIPACIÓN CIUDADANA A TRAVÉS DE ESCENARIOS FORMATIVOS Y APOYO A INICIATIVAS PRESENTADAS POR JOVENES Y MUJERES DEL MUNICIPIO DE PONEDERA.

liquidar.

M-1195 DE 2017

Aunar esfuerzos técnicos, económicos y administrativos para trabajar por el fortalecimiento de las Ligas y Asociaciones de Consumidores mediante la información, educación y capacitación que realice la Confederación Colombiana de Consumidores en los espacios de televisión de que dispone e instar a los funcionarios y entidades correspondientes para que coadyuven en la defensa de los consumidores. De igual manera apoyar el fortalecimiento de su capacidad de gestión institucional y divulgar los programas y políticas que desarrolle el Ministerio del Interior e interesen a los consumidores y comunidad en general.


M-890 DE 2017 Aunar esfuerzos entre el Ministerio del Interior y la Corporación Viva la Ciudadanía para la realización de seis foros regionales, para el espacio nacional de participación, para la formulación de lineamientos para un proyecto de ley de garantías de promoción de la participación ciudadana y garantías para el ejercicio del derecho a la movilización y protesta social.


M-2191 DE 2017 Aunar esfuerzos técnicos, administrativos y financieros entre, el Ministerio del Interior y la Alcaldía Municipal de la Merced-Caldas, para la ejecución del proyecto "La Merced con más oportunidades para todos, en el fortalecimiento de la participación ciudadana a través de las juntas de acción comunal.


M - 2225 DE 2017

Realizar la preproducción, producción, post producción y emisión de productos de radio y televisión que fortalezcan acciones en participación ciudadana del ministerio del Interior. Terminado y sin

liquidar.

M 1212 DE 2017 Aunar esfuerzos técnicos administrativos y financieros entre el Ministerio del Interior y la Corporación para la Paz y los Derechos Humanos —REDEPAZ, para ejecutar el proyecto: 'Fortalecimiento de la participación ciudadana y alistamiento para la paz a través de escenarios formativos y apoyo a iniciativas de organizaciones y expresiones sociales de jóvenes'


M 1214 DE 2017 Aunar esfuerzos técnicos administrativos y financieros entre el Ministerio del Interior y la Fundación Prospecta & Innova —FUNPROSPECTA, para la ejecución del proyecto: 'Desarrollo de proyectos pedagógicos con organizaciones de acción comunal para fortalecer su capacidad de interlocución territorial".


M-2177 DE 2017 Aunar esfuerzos técnicos, administrativos y financieros entre el Ministerio del Interior y la Alcaldia Municipal de Pacora — Caldas, para la ejecución del proyecto 'PACORA CON MAS OPORTUNIDADES PARA TODOS, EN EL FORTALECIMIENTO DE LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA A TRAVÉS DE LAS JUNTAS DE ACCIÓN COMUNAL.


M-2200 DE 2017 Aunar esfuerzos técnicos, administrativos y financieros entre el Ministerio del Interior y la Alcaldia Municipal de Salamina — Caldas, para la ejecución del proyecto 'SALAMINA CON MAS OPORTUNIDADES PARA TODOS, EN EL FORTALECIMIENTO DE LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA A TRAVÉS DE LAS JUNTAS DE ACCIÓN COMUNAL.


Los tres (3) restantes presentaron debilidad en la supervisión frente a la documentación soporte del seguimiento a los contratos y se presentó un caso particular frente al contrato M- 073 de 2017, donde se pudo corroborar que no fueron utilizados los formatos establecidos por la Entidad para la presentación de los informes del supervisor, siendo los siguientes:

M-073 DE 2017- Convenio Interadministrativo

Objeto: Aunar esfuerzos entre el Ministerio del Interior y la Policía Nacional, que permitan atender los requerimientos básicos para garantizar el desplazamiento aéreo del Ministro del Interior y los funcionarios que este autorice, dentro del territorio nacional en objeto de las actividades propias de su cargo. Valor: $ 1.100.000.000 Plazo de ejecución: Desde la fecha de suscripción del acta de inicio hasta el 31 de diciembre de 2017. Estado: Terminado y sin liquidar.

Se pudo corroborar que no fueron utilizados los formatos establecidos por la Entidad para la presentación de los informes del supervisor.

M-1341 DE 2017 Convenio de Cooperación Internacional

Objeto: Aunar esfuerzos técnicos, administrativos y financieros entre la Nación Ministerio del Interior y el programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo PNUD, para apoyar la ejecución de la tercera convocatoria y desarrollo del proyecto: Banco de Programas e Iniciativas de Participación Ciudadana para el Fortalecimiento de la Democracia Participativa- BIP Valor: El valor del acuerdo será la suma de $ 3.322.249.486, de los cuales el ministerio del Interior aporta la suma de $1.652.055.585. Forma de pago: un primer pago equivalente al 45% del aporte del Ministerio, contra el cronograma de actividades, copias de las hojas de vida del personal, metodología y guía estratégica. Un segundo. pago

Página 22 de 39

MIK> MIC1211 FECHA DE

APROBACIÓN PCICIZA

SUMA SEGURADA

REPORTES SUPERITISOR:

...q

CONTRATO No. PLANUA"DEPAGO

DISEGÚRIYAD SOCIAL

COMENTARIOS OCI

M-074/2017

La contratista se obliga para con el ministerio del interior a prestar por. sus propios medios, con plena autonomía técnica,-administrativa y financiera, sus servicios profesionales en la dirección para la democracia, participación ciudadana y acción comunal, prestando apoyo jurídico a los diferentes grupos de la dirección

104.400.000 02/01/2017 10.440.000 Se reportaron en forma continua Iodos los meses

De acuerdo al contenido de la circular interna MEM 16- 0000566114 del 19 de diciembre de 2016

Este contrato se terminó de forma anticipada el 25 de octubre de 2017

Página 23 de 39



ANEXO 4


MinInterior M,nnwto del !nono(

equivalente al 45% del aporte del Ministerio, contra documento de la estrategia del proyecto, términos de referencia, formatos de inscripción y propuesta con toda la información que contiene el proyecto. Un último pago, equivalente al 10% del aporte del Ministerio, contra base de datos de iniciativas inscritas informe de cada una de las 104 iniciativas ganadoras, listados de asistencia de las visitas de reconocimiento. Plazo de ejecución: Hasta el 31 de marzo de 2018 Estado: No se pudo verificar el estado actual. No existen más documentos en las carpetas, que permitan corroborar los otros desembolsos, ni informes de supervisión, ni formatos de constancias de cumplimiento de obligaciones, ni hasta donde se ha ejecutado el convenio, ni su estado actual.

M-1342 de 2017 Convenio de Cooperación

Objeto: Aunar esfuerzos técnico, administrativos y financieros entre la Nación- Ministerio del Interior y el Programa de las Naciones Unidad para el Desarrollo PNUD para la ejecución del proyecto: Estrategia de pedagogía sobre las reformas del sistema político y de fortalecimiento de la participación ciudadana y la participación política de los jóvenes en el marco del acuerdo final para la terminación del conflicto y la ley 1757 de 2015. Valor: $ 2.506.654.563, de los cuales el Ministerio aporta la suma de $ 1.249.999.998. Forma de pago: Un primer desembolso equivalente al 45%, un segundo también del 45% y finalmente el 10% restante de los aportes realizados por el Ministerio. Plazo de ejecución: Hasta el 30 de abril de 2018. Estado: No se pudo verificar el estado actual.

No existen más documentos en las carpetas, que permitan corroborar los otros desembolsos, ni informes de supervisión, ni formatos de constancias de cumplimiento de obligaciones, ni hasta donde se ha ejecutado el convenio, ni su estado actual.

Las anteriores circunstancias denotan falta de manejo y control de la forma como se archivan los expedientes y del seguimiento y atención que deben prestar los supervisores no solo al momento de remitir la documentación sino durante el ejercicio de su labor.

En cuanto al Plan Anual de Adquisiciones — PAA, se evidenció que los quince (15) objetos contractuales se encuentran representados en las descripciones contenidas en el PAA y sus modificaciones debidamente publicadas; adicionalmente, se observa que seis (6) contratos que equivalen al 40% de los quince (15) seleccionados, fueron suscritos en fechas anteriores a la publicación de las modificaciones del Plan contentivas de las correspondientes descripciones.

Contratos de Prestación de Servicios Profesionales

De la muestre seleccionada de veinte (20) contratos, cinco (5) de estos corresponden a prestación de servicios profesionales, los cuales fueron revisados bajo los criterios que se relacionan en el siguiente cuadro:

MinInterior Moíséto del hiero(



ANEXO 4


.125:1) FECHA DE

APROBACIÓN POLIZA

SUMA ASEGURADA

— REPORTES

SUPERVISOR Y PLANItiXDE CAGO

DISEGURIDAD SOCIAL

COMENTARIOS CONTRATO No. Calkap Q215=11311) OCI

M-076/2017

La contratista se obliga pare con el ministerio del interior a prestar por sus propios medios, con plena autonomía técnica, administrativa y financiera, sus servicios profesionales en la dirección para la democracia, participación ciudadana y acción comunal, apoyando juridicamente al grupo de acción comunal.

71164.000 03/01/2017 7.611400 Se reportaron en forma continua todos los meses

De acuerdo al contenido de la circular interna mem 16- 0000566114 del 19 de diciembre de 2016

Sin observaciones

M-07812017

El contratista se obliga para con el ministerio del interior prestar por sus propios medios, con plena autonomía técnica, administrativa y financiera, sus servicios profesionales en la dirección para la democracia, participación ciudadana y acción comunal, apoyando su gestión estratégica, operativa, financiera y contractual.

102.000.000 02/01/2017 10.200.000 Se reportaron en forma continua todos los meses

De acuerdo al contenido de la circular Interna mem 16- 0000566114 del 19 de diciembre de 2016

Sin observaciones

M-227/2017

La contratista se obliga para con el ministerio del interior a prestar por sus propios medios, con plena autonomia técnica, administrativa y financiera, sus servicios , profesionales en la dirección 66.324.000 para la democracia, participación ciudadana y acción comunal, apoyando al grupo de participación en el desarrollo del plan de acción, atendiendo de manera especial al grupo poblacional de mujeres.

03/01/20.12 6.632.400 Se reportaron en forma continua todos los meses

De acuerdo al contenido de la circular interna n,„m 16- "— 0000566114 del 19 de diciembre de 2016

Sin observaciones

M-368/2017

El contratista se obliga para con el ministerio del interior a prestar por sus propios medios, con plena autonomía técnica, administrativa y financiera, sus servicios profesionales en la dirección para la democracia, participación ciudadana y acción comunal, apoyado al grupo de asuntos electorales en el desarrollo de las elecciones atípicas y en los procesos pedagógicos y de formación necesarios en el alistamiento para la paz.

81.900.000 12/01/2017 8.190.000 Se reportaron en forma continua todos los meses

De acuerdo al contenido de la cirEcmular interna m

16- 0000566114 del 19 de diciembre de 2016

Sin observaciones

De lo anterior, se pudo constatar que las actividades desplegadas por los contratistas en cumplimiento de sus obligaciones estuvieron acordes con los procedimientos establecidos por la Entidad y la normatividad vigente; de igual manera, el ejercicio de la supervisión y el archivo de la documentación contractual.

En cuanto al Plan Anual de Adquisiciones — PAA, se verificó que la Dirección cuenta con una descripción y un valor global en el cual están contenidos los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión que suscribieron durante la vigencia 2017:

~DEL n'A DESCRIPCION CZPAA VALOR PAA

Inicial 26/01/2017 Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

3.018.024.000

Finalmente, se revisó en el SECOP la publicación de los contratos seleccionados en la muestra total, es decir veinte (20), de los cuales diez (10) están publicados dentro de los tres (3) días establecidos en el Decreto 1082 de 2015 y los diez (10) restantes que equivalen al 50% fueron publicados en un rango de cinco (5) a ciento tres (103) días. Por lo anterior, se continúa evidenciando debilidad en los términos de publicación incump iendo lo establecido en la citada norma.


O TIPS DE AUTONCONTROL DEPENDENCIA SVINCULADAS

1. Se denota mejora en las actividades de supervisión y en el contenido de los informes respecto a

contratos de _ulos

6. Incumplimiento a lo establecido en la actividad No. 7 "Presentar Informes" del Procedimiento Supervisión de la Ejecución Contractual, para el caso específico de los contratos M-1341, M- 1342 y M- 073 DE 2017.

10. Mejorar la supervisión de los contratos en el sentido de que se presenten los informes en los formatos establecidos por el Ministerio y se realice el seguimiento a los mismos en la carpeta contractual.

DDP

.

Fr Página 24 de 39



ANEXO 4


Mininterior Mno del Irlerol

prestación de servicios 7. Incumplimiento a lo establecido en el

11. Establecer controles o mejorar los existentes, para lograr la efectiva

profesionales. numeral 8.20 del Manual de Contratación del Ministerio, referente a la

actualización de las carpetas contractuales.

Administración y Gestión de Documentos: "Una vez legalizado el contrato, los servidores públicos asignados al manejo de/archivo de la Subdirección de Gestión Contractual, organizan los expedientes contractuales, dando cumplimiento al procedimiento Organización del Archivo

Realizar las labores necesarias para lograr el 100% de cumplimiento del término de publicación de los documentos contractuales establecido en el Decreto 1082 de 2015.

Tomar las medidas correctivas sobre la de Gestión, y son los responsables de mantenerlos actualizados hasta /a liquidación del contrato.", ya que toda la información de la ejecución contractual no reposa en las carpetas allegadas de los contratos M-1341 y M- 1342 DE

publicación de las modificaciones del Plan Anual de Adquisiciones, con el fin de que las mismas se encuentren publicadas con fechas anteriores a la suscripción de los contratos.

SGC

2017.

3. GESTIÓN HUMANA.

Este tema fue desarrollado teniendo en cuenta la información suministrada tanto por la Dirección para la Democracia, la Participación Ciudadana y la Acción Comunal - DDP como por la Subdirección de Gestión Humana - SGH, donde se estudiaron los temas referentes a la planta de personal y los acuerdos de gestión, de lo cual se evidenció:

Planta de Personal

Teniendo en cuenta la información suministrada por la Dirección con el MEM18-25174-DDP--2100 del 10 de mayo de 2018 y con lo que la Subdirección de Gestión Humana- SGH reportó a esta Oficina de Control Interno - OCI mediante correo electrónico del 9 de febrero de 2018 con corte a febrero de 2018, se observó que la planta de personal determinada para la DDP se compone de veintitrés (23) cargos, organizados como seguidamente se describe:

N°. Cargo Provisto Código/Grados Naturaleza

1 Director Técnico 1 100-23 Libre Nombramiento y Remoción 2 Asesor 1 1020-15

3

Profesional Especializado

2 2028-22 Carrera Administrativa 4 1 2028-20

5 1 2028-19 Libre Nombramiento y Remoción 6 1 2028-19

Carrera Administrativa 7 1 2028-15 8 1 2028-14 9 1 2028-12

10

Profesional Universitario

1 2044-11 Carrera Administrativa

11 1 2044-9 12 1 2044-8 Libre Nombramiento y Remoción 13 1 2044-7

Carrera Administrativa 14 1 2044-6 15 1 2044-4 16

Técnico Administrativo 1 3124-18 Libre Nombramiento y Remoción

17 1 3124-13

Carrera Administrativa

18 Auxiliar Administrativo

1 4044-17 19 1 4044-15 20 Operario Calificado 1 4169-13 21

Secretaria Ejecutiva 1 4210-23

22 1 4210-18 TOTAL 23

Página 25 de 39



ANEXO 4


Mininterior Mtniv;fio del Irtenor

Dentro de las novedades acreditadas en la información suministrada por la SGH, se evidencia que los veintitrés (23) cargos que desarrollan las funciones en la Dirección presentan la siguiente naturaleza:

Cinco (5) cargos de libre nombramiento y remoción así: Un (1) Subdirector Técnico. Un (1) Asesor, con dependencia estructural Despacho del Ministro Un (1) Profesional Especializado, con dependencia estructural Despacho del Ministro Un (1) Profesional Universitario, con dependencia estructural Despacho del Ministro Un (1) Técnico Administrativo, con dependencia estructural Despacho del Viceministro De Relaciones Políticas

Dieciocho (18) cargos de carrera administrativa se encuentran distribuidos de la siguiente manera: Seis (6) en Funcionarios de Carrera Administrativa con dependencias estructurales en: Subdirección de Gestión Humana; la Dirección para la Democracia, la Participación Ciudadana y la Acción Comunal; Oficina de Información Pública; Dirección de Consulta Previa y la Dirección de Derechos Humanos. Ocho (8) en funcionarios de carrera administrativa nombramiento provisional temporal con dependencias estructurales en: Grupo Articulación Interna para la Política de Victimas del Conflicto Armado; Dirección de Asuntos Indígenas, Rom y Minorías; Oficina Asesora Jurídica; Dirección de Consulta Previa y de la Secretaria General. Cuatro (4) en provisionalidad como dependencias estructurales en: la Oficina de Control Interno; la Dirección para la Democracia, la Participación Ciudadana y la Acción Comunal; y en el Grupo de Gestión en Discapacidad.

Acuerdos de Gestión.

El Acuerdo de Gestión fue formulado para la vigencia 2017 y suscrito el 5 de abril de 2017 entre el Director para la Democracia la Participación Ciudadana y la Acción Comunal — DDP como Gerente Público y el Viceministro para la Participación e Igualdad de Derechos en su calidad de Superior Jerárquico, en lineamiento con la nueva metodología para la Gestión del Rendimiento de los Gerentes Públicos planteada por el Departamento Administrativo de Función Pública -DAFP- y adoptada por el Ministerio del Interior mediante la Resolución No.0336 del 6 de marzo de 2017.

En la concertación de acuerdos remitido mediante anexo 1 por la Subdirección de Gestión Humana, se observan cinco (5) compromisos gerenciales elaborados en lineamiento con los objetivos institucionales a saber:

Implementación de la Ley 1757 de 2015, por la cual se dictan disposiciones en materia de promoción y protección del derecho a la participación democrática. Formación y capacitación de servidores públicos y ciudadanía en control social a la gestión pública. Examinar el cumplimiento de la normatividad vigente en materia de acción comunal. Ejecutar el presupuesto asignado a la Dirección. Construcción de paz desde el territorio con organizaciones sociales y comunales

El seguimiento correspondiente al primer semestre de la vigencia 2017, se llevó a cabo el día 27 de julio de 2018, del cual se evidencian los siguientes resultados:

RESULTADO DE SEGUIMIENTO

No. COMPROMISO

% PONDERACIÓN

RESULTADO

1 20% 18%

2 20% 13%

3 25% 8%

Página 26 de 39



ANEXO 4


Minlnterior miraustbdol inwol


No. COMPROMISO

% PONDERACIÓN RESULTADO

4 10% 11%

5 25% 30%

TOTAL 100% 80%

Para el segundo semestre de la vigencia de análisis se efectuó el seguimiento el 12 de marzo de 2018, del cual se observan los siguientes resultados:


No. COMPROMISO

%

PONDERACIÓN RESULTADO

1 20% 20%

2 20% 20%

3 25% 25%

4 10% 10%

5 25% 25%

TOTAL 100% 100%

Sistema de Información y Gestión del Empleo Público - SIGEP

Al verificar la publicación y actualización de las hojas de vida de los funcionarios en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público SIGEP, se puede evidenciar que de las veintitrés (23) hojas de vida se encuentran cuatro (4) desactualizadas y tres (3) que no aparecen publicadas.

Esta situación que se presenta con las siete (7) hojas de vida anteriormente señaladas, hace que el ciudadano al querer consultar sobre estos funcionarios, no localice información o la encuentre actualizada, por tal motivo, es importante efectuar los ajustes pertinentes lo antes posible.

FORTALEZAS OBSERVACIONES RECOMENDACIONES Y/0 TIPS

DE AUTOCONTROL DEPENDENCIAS

VINCULADAS 8. Inobservancia del artículo 7 del Decreto 2842 de 2010 relacionado con la operación del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público SIGEP.

14. Realizar la publicación y/o actualización de las hojas de vida en el SIGEP permanentemente.

DDP SGH

Respuesta de la Dirección Mediante correo de fecha 27 de junio de 2018, la Dirección informa que junto con la Subdirección de Gestión Humana se revisaron las siete (7) hojas de vida que se encontraban desactualizadas o sin publicar y de las cuales cinco (5) fueron actualizadas y dos (2) de ellas ya no pertenecen al Ministerio, motivo por el cual, dan alcance al correo de misma fecha, solicitando retirar la observación.

Consideraciones de la OCI De acuerdo a los soportes adjuntos por la Dirección, se retira la observación y se mantiene la recomendación y los tips de autocontrol, quedando el cuadro resumen así:

FORTALEZAS OBSERVACIONES RECOMENDACIONES Y/0 TIPS

DE AUTOCONTROL DEPENDENCIAS

VINCULADAS 14. Realizar la publicación y/o

actualización de las hojas de vida en el SIGEP permanentemente.

DDP SGH

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Minlnterior Modelle del Ite050,



ANEXO 4


4. COMISIONES.

Teniendo en cuenta la información suministrada por la Dirección para la Democracia, la Participación Ciudadana y la Acción Comunal con el MEM18-25174-DDP--2100 del 10 de mayo de 2018, para la vigencia 2017 objeto de análisis en esta visita de asesoría y seguimiento, se llevaron a cabo (750) comisiones de servicios, presentando un total de gastos de viaje legalizados por valor de $29.216.100, distribuidos en los 12 meses de la vigencia de análisis, como se demuestra en el siguiente cuadro:

Mes Número

Comisiones Valor Gastos de

Viaje

Enero 11 $1.363.500

Febrero 28 1.302.000

Marzo 80 3.188.000

Abril 41 1.384.000

Mayo 56 2.895.100

Junio 64 1.737.000

Julio 36 1.357.400

Agosto 63 1.682.500

Septiembre 107 3.908.000

Octubre 82 3.197.000

Noviembre 107 3.659.500

Diciembre 75 3.542.100

TOTAL 750 $29.216.100

Para el estudio del periodo señalado se tomó una muestra aleatoria de ciento cincuenta (150) comisiones, con un valor total de $ 5.883.000 por gastos de viaje pagados, tal como se describe en el siguiente cuadro:

MUESTRA ALEATORIA

MES TOTAL

COMISIONES / MES

VALOR GASTOS DE VIAJE

Enero 4 $300.000 Febrero 11 392.000 Marzo 26 1.412.000 Abril 7 184.000

Mayo 10 590.000 Junio 16 510.000 Julio 11 372.000

Agosto 6 149.000 Septiembre 21 902.000

Octubre 21 395.000

Noviembre 12 317.000 Diciembre 5 360.000

TOTAL 150 $5.883.000

A continuación se puede evidenciar el análisis realizado por esta OCI a cada una de las comisiones que se realizaron en la vigencia 2017 de la muestra tomada, teniendo diferentes criterios de selección y por meses de su desarrollo:

Página 28 de 39

Mininterior Maxstoo del ime,



ANEXO 4

Versión: 03 Fecha Elaboración: 14/0812013 Vigente Desde: 24/09/2013

ANÁLISIS COMISIONES MUESTRA

1- Comisiones que cumplen con la ent ega del informe y tiempo en la legalización

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agost

o Septiembre Octubre Noviembre

Diciem bre

332,333

416, 417, 418, 419, 420, 724, 725, 697, 698, 613,

614

982, 984, 1006, 1007, 1348, 1349, 1388, 1389, 1385, 1386, 1387, 1391, 1444, 1445, 1310, 1501, 1622, 1662, 1663, 1745, 1776,

1793

2142, 2197, 2255, 2282

2449, 2708, 2711, 3066, 3118, 3119

3249, 3250, 3251, 3252, 3575, 3840, 3841, 3959, 3981, 3981

4064, 4136, 4108, 4109

5028, 5064, 5065

6058, 6059, 6060, 6062, 6390, 6391, 6392, 6494

6649, 6650, 6651,7189.

7355 8088, 8162

2 Tiempo de Legalización

217, 218 1487, 1500, 1621 2284

2620, 2849, 2928, 3042

4063, 4065, 4216, 4352, 4673, 4717

5048, 5049, 5373

6061 6780, 7036, 7190, 7191,

7354

7717, 7718, 7847, 8163,

8819

3-No corresponde a comisiones de la DDP

2122 5835, 5836, 5837, 5838, 5839, 5840

8908

4-No genera erogación

3540

5- No presentan informes de comisión

3957, 3958

7615

6 Comisiones canceladas

1464 3449, 3485, 3982

4718 5627, 5628, 6495, 6398,

9292

6752, 7161, 7162, 7163, 7192, 7419, 7613, 7614, 7616, 7617

7839, 8170, 8706, 8110 9095, 9231

7-Comisiones con más de 120 días sin legalizar

6117 8164

Punto N°. 1; Comisiones que cumplen con la entrega del informe y tiempo en la legalización: De la muestra seleccionada, (77) comisiones cumplen con la presentación de los informes de la respectiva comisión y fueron legalizadas dentro de los tres días hábiles tal y como se señala en la Resolución N°. 1737 de 2011 en su articulo 17, la circular CIR16-000000012-SEC-4000 del 15 de febrero de 2016 y la reiteración de la misma con la circular CIR18-24-SEC-4000 del 7 de mayo de 2018 y en el procedimiento Comisión de Servicios al Interior y al Exterior vigente para le época en que se llevaron a cabo dichas comisiones.

Punto N°. 2 y 7; Tiempo de Legalización y Comisiones con más de 120 días sin legalizar, respectivamente: De la muestra tomada, en 32 comisiones se genera incumplimiento de la Resolución N°. 1737 de 2011 en su artículo 17, la Circular CIR16-000000012-SEC-4000 del 15 de febrero de 2016 y la

A reiteración de la misma con la Circular CIR18-24-SEC-4000 del 7 de mayo de 2018 y el procedimiento "Comisión de Servicios al Interior y al Exterior" vigente para la época en que se llevaron a cabo dichas

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ANEXO 4


MinInterior Manistdo del Irterior

comisiones en cuanto al tiempo de legalización de las mismas, sobrepasando los tres días hábiles para levar a cabo dichas legalizaciones.

Punto N°. 3; No corresponde a comisiones de la DDP: En (8) comisiones se puede evidenciar teniendo en cuenta la información de la Subdirección Administrativa y Financiera que no corresponden a comisiones realizadas en la Dirección, por tal motivo la DDP está incumpliendo la Ley 1712 de 2014 en su artículo 30

"...Principio de la calidad de la información. ..."

Punto N°. 4; No genera erogación: Una comisión no generó erogación alguna.

Punto N°. 5; No presentan informes de comisión: Un total de (3) comisiones de la muestra tomada por la OCI, se pudo evidenciar que no se aportaron informe de actividades realizadas en las mismas incumpliendo así el procedimiento Comisión de Servicios al Interior y al Exterior vigente para le época en que se llevaron a cabo dichas comisiones.

Punto N°. 6; Comisiones canceladas: de las comisiones tomadas en la muestra, (26) fueron canceladas.

Punto N°. 7; Comisiones con más de 120 días sin legalizar: en este punto se pudo establecer lo siguiente:

Comisión N° 6117: la Subdirección SAF reporta que está no ha sido legalizada aún y la DDP no aporta informe de la misma, por tal razón, no se puede determinar si esta se llevó o no a cabo.

Comisión N°. 8164: la SAF reporta que la misma no ha sido legalizada aún; la DDP aporta un informe de comisión con fecha de recibido del 29 de enero de 2018, pero con esto no se puede determinar si la comisión fue realizada o no.

Con lo anteriormente citado, la DDP está incumpliendo la Ley 1712 de 2014 en su artículo 3° "...Principio

de la calidad de la información. Toda la información de interés público que sea producida, gestionada y difundida por el sujeto obligado, deberá ser oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable, procesable y estar disponible en formatos accesibles para los solicitantes e interesados en ella, teniendo en cuenta los procedimientos de gestión documental de la respectiva entidad......

Por otra parte, se evidencia de la muestra tomada que 6 funcionarios y/o contratistas de la Dirección incumplieron la Resolución N°. 1737 de 2011 en sus artículos 17 y 18 e igual el procedimiento "Comisión de Servicios al Interior y al Exterior" Versión 7 y Versión 8 en los numerales 6.02 y 2 respectivamente en cuanto a "...confirmar que no tengan comisiones por legalizar y que...", toda vez que salieron a nueva comisión de servicios teniendo pendiente por legalizar comisiones anteriores ya ejecutadas, incumpliendo así mismo el procedimiento en sus numerales 6.05 y 5 de las versiones 7 y 8 respectivamente.


O TIPS DE AUTOCONTROL


8 Persiste el incumplimiento en el tiempo de legalización de las comisiones tal como lo señala la Resolución N. 1737 de 2011 en sus artículos 17 y 18, la CIR16-000000012-SEC- 4000 del 15 de febrero de 2016, ya que "Las comisiones de servicio de gastos y desplazamiento deben ser legalizados dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al término de la misma". Y reiterada mediante la CIR18-24-SEC-4000 del 7 de mayo de 2018 y el procedimiento "...Comisión de Servicios al Interior y al Exterior" Versión 7 y Versión 8 en los numerales 6.05 y 5 respectivamente,

Establecer controles para que se cumpla la normatividad en cuanto a la legalización de las comisiones, ya que es un tema recurrente.

Impartir directrices en cuanto a que los funcionarios y/o contratistas que se vayan

DDP

9 Incumplimiento del procedimiento " Comisión de Servicios al a desplazar a territorio no Interior y al Exterior" Versión 7 y Versión 8 en los numerales 6.02 y 2 respectivamente en cuanto a "...confirmar que no

tengan comisiones pendientes de legalizar, ya

•

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Minlnterior MAnisr>io



ANEXO 4


tengan comisiones por legalizar y que ..." que se presentan varios casos en que salen de

10. Incumplimiento de la Ley 1712 de 2014 en su artículo comisión y aun presentan DDP - SGH - 3° "...Principio de la calidad de la información. Toda la una o más comisiones SAF información de interés público que sea producida, gestionada pendientes de legalizar. y difundida por el sujeto obligado, deberé ser oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable, procesable y estar disponible en formatos accesibles para los solicitantes e interesados en ella, teniendo en cuenta los procedimientos de gestión documental de la respectiva entidad......

5. Peticiones, Quejas, Reclamos, Solicitudes y Denuncias - PQRSD.

La Dirección para la Democracia la Participación Ciudadana y la Acción Comunal — DDP, con corte al 31 de diciembre de 2017, recibió un total de tres mil ciento ochenta y una (3.181) PQRSD, tipificadas, tal como se muestra en el siguiente cuadro:

Concepto Cantidad % Pa rt

Denuncia 3 0,09%

Derecho de Petición 34 1,07%

Documento (Termino de la Distancia) 5 0,16%

Incidente de desacato 1 0,03%

Oficio 2.963 93,15%

Peticiones Interés General 89 2,80%

Queja 5 0,16%

Solicitud Concepto 11 0,35%

Solicitud Consulta 6 0,19%

Solicitud Documentos copias 1 0,03%

Tutela 24 horas 14 0,44%




Tutela 72 Horas 1 0,03%

Vacías 10 0,31%

Total DDP 3.181 100%

En el anterior cuadro, se evidencia que el 93,15% de las PQRSD, se tipifican como Oficio, situación que puede reflejar deficiencias en la clasificación de las mismas, dado que la DDP ejecuta procesos misionales que pueden ser susceptibles de Peticiones Quejas, Reclamos, Solicitudes y Denuncias.

Según el estado de respuesta en el sistema SIGOB, las PQRSD se clasifican como se indica a continuación:

Estado Cantidad c/. Pa rt

No espera Respuesta 896 28,2%

Respondida 1.232 38,7%

Sin Respuesta 1.053 33,1%

Total DDP 3181 100,0%

El porcentaje de participación de las PQRSD, que se reportan en el sistema como sin respuesta, equivale al 33.1% que corresponde a 1.053 PQRSD, porcentaje bastante representativo frente al total de las PQRSD que recibió el Ministerio para esta dirección.

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Minlnterior rlimasspo dei latosa



ANEXO 4


Para la selección de la muestra de las PQRSD objeto de análisis, se tomó el rango correspondiente a las determinadas sin respuesta, que no reportan resultado de la Gestión de la Solicitud, ni número de días de respuesta. De acuerdo a los anteriores filtros que se aplicaron a la base de datos, se identificaron 75 PQRSD. De estás 75 se seleccionaron 40, buscando incluir todos los temas misionales que son objeto de la Dirección y que competen a los cinco grupos que conforman la dependencia.

De la muestra seleccionada, bajo los parámetros antes enunciados, se observa que 37 PQRSD, se clasificaron como Oficio, que equivalen al 92.5% del total de las PQRSD. En el siguiente cuadro se presenta el detalle de la clasificación por tipo de PQRSD para la muestra seleccionada:

TIPO Cantidad % Pa rt

Oficio 37 92,5%

Peticiones de interés generala particular (15 días) 3 7,5%

Total 40

Una vez seleccionada la muestra se procedió a realizar el análisis de la misma, el cual se concentró principalmente en identificar, si las respuestas se realizaron dentro de los términos establecidos y sí su contenido atendió el requerimiento del peticionario.

Los resultados del análisis se presentan a continuación:

RESUMEN ANÁLISIS 2017

Tipología PQRS Clase de

Respuesta En

Término Fuera de Término

Total

Traslado con Información al Peticionario- Por competencia

2 2 2

Co,, respuesta al peticionado 10 2 a to

Respuesta por correo Electrónico O O

Respuesta sin Finna ( Proyecto de Respuesta) 4 4 4

Sin respuesta. (Incluye PORSO que no se encontraron Soportes y las PORSO que se proyecte asignar posteriormente)

11 11

Sin respuesta. (Incluye PORSO que no BO encontraron Soportes y La PORSO que se proyecta asignar posteriormente)

13

Total 40

RESUMEN ANÁLISIS 2017 Respuesta por

Tipología Clase de

Respuesta En

Término Fuera de Término

Total

Respuesta con información solicitada de fondo ( Incluye 4 Proyectos de respuesta en trámite de fina)

14 2 12 14

Respuesta sin Información solicitada no hay respuesta de fondo

O O

Traslado Plomando que no se llene competencia

2 2

Sin respuesta - (Incluye PORSO que nono encontraron Soportes y La PORSO queso proyecta asignar posteriormente)

11 11

No requiere respuesta. 13

Total 40

En el cuadro anterior, se evidencia que 12 de las 14 PQRSD de la DDP que requerían respuesta, se respondieron fuera de término, lo cual equivale al 86%, mientras que se respondieron 2 PQRSD en términos las cuales representan el 14%. Cabe resaltar, que del total de la muestra se excluyeron para el cálculo las PQRSD que no requerían respuesta, las que no allegaron soporte y las PQRSD que no tienen respuesta pero que se tiene previsto asignarlas posteriormente. De las 12 PQRSD que la DDP atendió fuera del término, 8 presentan el mayor número de días de mora para responder al peticionario, así:

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ANEXO 4

Versión: 03 Fecha Elaboración: 14108/2013 Vigente Desde: 24/09/2013

MinInterior Ministerio del InloriaT

No. Radicado

Fecha e Ingreso >

Nombre del

Peticionario

Asunto Objeto de la Solicitud Fecha Máxima

de atención

Fecha Real de

Re$1,

Numero de Olas

51922k2 de la

fecha máxintsT E<TMI17- 294

04-ene-17 SECOYA RI34CON ANDRES FELIFE• ALCALCIA NEDELLIN

REMTE SOLICITUD CONSULTA NATURALEZA duRbee CONSEJOS mUmCPALES DE pAlincIpAcIóN

REM1E SOLICITUD CONSULTA NATURALI=A JUR/CICA CONSEJOS MuNCIPALES DE PARTICIPACIÓN OLIDADA144 .

19-ene-17 28-may-18 494,00

EXTNI17- 12201

22-mar-17 PARDO MORALES JOSE ANTONIO - FUNDACIÓN SENTIMENTO FLATEÑO

SOIrcitt-e-p.a—rticipación de la FuncADÓN SE41IMIENTOFLATENO, en el Concejo Nacional de Participación

Solicitud participación de la FUNDACIÓN seNnmarto PLATE93, en el Concejo Nacional de Participación Oudadana en los Acuerdos de Paz.

06-abr-17 28-nlay-1 8 417,00

IXTM117- 22312

23-muy-17 BERROCAL HERNAMDt= FRANCISCO RAMON- No Registra hatitución

PETICIÓN N' 7216 solicitud de anulación y suspensión de la personeria juridica de la Junta de Acolan Comunal de la Urbanizaclon Arcos de Caracoli SE RACICA EtTlENIFORANEANENTE

07-jun-17 28-may-18 355,00

ESTM17- 23094

26-muy-17 POSADA LOFEZ CAMILO ALEJANDRO - ALCALCIA MAYOR CE BOGOTA

Renis ion de expediente 1 recurso de epelacion JAC Vita Luz

Retrision de expediente / recurso de apelacion JAC Villa Luz Nota : no se digitatiza todo el documento debido a fallas con el scanjet

10-jun-17 22-may-18 346,00

EKTM117-. 30838

30-ago-17 MORALES MANTILLA SANDRA NILENA • UNIVSISIDAD NACIONAL ABIERTA Y

Solicitud Acta de liquidación Convenio F- 125.

Solicitud Acta de liquidación Convenio F-125.

14-sep-17 22-teb-113 161,00

EXTIVII7- 52751

21-000-17 BRAVO PEREIRA ARELYS - MNISTERIO DE VIVOENDA

Comunicacion denuncia ciudadana

Corrunicacion denuncia ciudadana

06-dic-17 11-rnay-18 156,00

E<TMIT. 54297

29-nov-t7 HUERTAS BOHOROUU LUZ JANETH- No Registra Institución

SEGUIMIENTO RESPUESTA 0E117-35320 DDR2100.

SEGUN/ENID RESPUESTA 0E117-35320 COP-2100.

14-dic-17 01-mar-18 77,00

tAIMI I 7-

11131 15-mar-17

JINENEZ PERI= JOVANY FRANCISCO- GOBERNACIÓN DEL GLIAINIA

SOLICITUDINFORMACION PROCESO IMPUGNACION ASOJUNTASIMPtDA

SOLICITUD INFORMACION PROCESO IVVPUCNACCMIASOJUNTASIMR1DA

30-mar-17 09-dic-17 254,00

La DDP manifestó, que los mayores tiempos se explican porque existe concepto de la OAJ, el art. 52 del Código Contencioso Administrativo y el art. 66 de la ley 743 del 2002, que permiten que las respuestas relacionadas con expedientes referentes a temas de Acción Comunal se puedan extender hasta un año. Sin embargo, se evidenció que de las 8 quejas con mayor número de días de respuesta, tan solo 2 de ellas les aplicaría la mencionada normatividad EXTMI17-22312 con 355 días y el EXTMI17-23094 con 346 días.

Al respecto la OCI recomienda a la Dirección DDP, mayor seguimiento a los tiempos de respuesta y fortalecer la capacitación a quienes intervienen en el proceso de asignación y descargue de las PQRSD en el sistema.

Adicionalmente, se recomienda fortalecer el control a la respuesta de las PQRSD o temas que se asignen a los contratistas de manera periódica y al finalizar el contrato por parte del supervisor del mismo.

De acuerdo al análisis realizado a las PQRSD, según el estado de respuesta, se observó, que de las 40 PQRSD que conforman la muestra, 38 se reportan en el SIGOB, como sin respuesta. Sin embargo. Al realizar la verificación, se evidenció que de las 38 PQRSD, se dio respuesta o existe proyecto de respuesta para 26 PQRSD.

Lo anterior, permite concluir que se presentan deficiencias en la calidad de la información que reporta el SIGOB. Situación que se explica porque no se descargan las respuestas de los respectivos EXTMI asignados a cada funcionario o no se realizó el respectivo seguimiento de los tiempos de respuesta de las PQRSD asignadas a contratistas.

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ANEXO 4


Minlnterior Ministerio del Interior



VINCULADAS

11. Debilidades en el seguimiento al descargue del SIGOB de las Fortalecer la participación de los servidores de la

respuestas de las PQRSD. DDP en las capacitaciones en SIGOB, que programa

Resolución 252 de 2013 art 11. la 01PI.

Implementar seguimiento y control a los tiempos DDP 12. Inobservancia de los artículos 14 y 21 de la Ley 1437 de 2011 modificado por el Artículo 1 de la

de respuesta y la asignación de las PQRSD, tanto de funcionarios como de contratistas.

01PI

Ley 1755 de 2015 donde se 19. Fortalecer el control de la entrega y supervisión

establecen los términos de de las PQRSD o temas a cargo de contratistas en el

repuestas a las solicitudes presentadas a las Entidades

momento de terminar los contratos.

Públicas.

6. Trámites y Servicios — TICS.

Este tema se desarrolló teniendo en cuenta la información allegada por la Dirección de Democracia y Participación Ciudadana — DDP, la suministrada por la Oficina de Información Pública del Interior — 01PI y la información consultada en las plataformas web mencionadas.

Trámites

La Política de Racionalización de Trámites tiene como objetivo simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar trámites y procedimientos administrativos. Así como, promover el uso de las TICs para facilitar el acceso de la ciudadanía a la información.

La Dirección DDP de acuerdo a información y al inventario de Sistemas de Información del Grupo de Sistemas de la Oficina de Información Pública, cuenta con automatización del procedimiento URIEL — Unidad de Recepción Inmediata para la Transparencia Electoral. En el cual el ciudadano puede realizar denuncias, quejas contra los procesos electorales en línea; el cual se adquirió mediante contrato 664 de 2013, suscrito entre el Ministerio y la Unión Temporal UT Management & Quality — BPM LATAM.

Se adquirieron derechos de uso sobre la plataforma BPM y derechos de autor sobre los procedimientos que se automaticen en ella. La administración de la plataforma la realiza el grupo de sistemas quien es el encargado de aplicar los controles del manejo, soporte técnico, disponibilidad y acompañamiento en el uso y apropiación de la herramienta.

Acción Comunal; Tramites:

Reconocimiento la personería jurídica de los organismos de acción comunal de tercer y cuarto grado. Registro de los Estatutos de las Organizaciones Comunales de Tercer y Cuarto Grado. Inscripción de dignatarios de las organizaciones comunales de tercer y cuarto grado. Suspensión y/o cancelación de la Personería Jurídica de las Organizaciones Comunales de Tercer y Cuarto Grado.

Servicios: Certificación de existencia y representación legal de las Organizaciones comunales de tercer y cuarto grado.

Procesos Electorales;

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SEGUIMIENTO A LA LEY DE TRANSPARENCIA DIRECCIÓN PARA LA DEMOCRACIA, LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y LA ACCIÓN COMUNAL

Matriz de Cumplimiento Ley 1712 de 2014- Decreto 103 de 2015 y Decreto MinTic 3564 de 2015 Categoría de información Observaciones de la Verificación de Cumplimiento y/o Justificación de

N/A Categoría Subcategoría

1 Mecanismos de contacto con el sujeto obligado:

1.4

Políticas de seguridad de la información del sitio web y protección de datos personales

La Política de Seguridad de la Información se encuentra publicada en la página web desde el 19 de mayo de 2014, sin embargo, se recomienda ajustarla e incluir todo lo relacionado con la protección de datos personales y acatar lo establecido en el punto cinco (5) DEFINICIÓN DE LA POLITICA GENERAL DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN: (...) Esta política será revisada con regularidad como parte del proceso de revisión gerencia!, o cuando se identifiquen cambios en el negocio, su estructura, sus objetivos o alguna condición que afecten la política, para asegurar que sigue siendo adecuada y ajustada a los requerimientos identificados".

• 2

.

Información de interés

2.1 Datos abiertos No se observa que se estén publicando los datos abiertos en el sitio web del Link de Transparencia del Ministerio del Interior, solo está el link con el hipervínculo que lleva a datos abiertos a Gobierno Digital Colombia.

2 8 Información para niñas, niños y adolecentes

En el Link de Transparencia no abre el link de la información para niñas, niños y adolescentes.

3 Estructura orgánica y

talento humano 3.5

Directorio de información de servidores públicos y contratistas

Se recomienda actualizar las hojas de vida tanto de los funcionarios públicos como de los contratistas de acuerdo a lo solicitado en el SIGEP.

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ANEXO 4


MinInterior ~do, del Itero,

Servicios: Denuncia o Queja por presuntas irregularidades del proceso electoral ante Unidad de Recepción Inmediata para la Transparencia Electoral - URIEL (En Línea). Ventanilla Única Electoral Permanente para recibir, tramitar y suministrar información de antecedentes e informaciones disciplinarias, judiciales y fiscales.

Revisada la página web www.suit.gov.co, a la fecha se observa la publicación de los trámites y servicios informados por la Dirección; sin embargo, en la página web www.nomasfilas.gov.co se evidencian los cuatro trámites y el primero de los servicios, más no se observa la publicación de los dos últimos servicios mencionados de procesos electorales.

La Dirección para la Democracia, la Participación Ciudadana y la acción comunal no registra información publicada (Data Sets) en el portal de Datos Abiertos.

FORTALEZAS OBSERVACIONES RECOMENDACIONES O TIPS DE AUTOCONTROL


2. La automatización 20. Coordinar con el grupo de sistemas todas del procedimiento las actividades y procesos relacionados con URIEL disminuye tecnologías de la Información y Gobierno tiempos de respuesta, costos en la solicitud

Digital, de acuerdo con el procedimiento de Servicios Tecnológicos TC-GT-P1 y TC-GT-P2

de trámites, mejorando la atención

Procedimiento de Sistemas de Información; así mismo, trabajar de la mano con ellos, con

al ciudadano y su el fin de mantener controles efectivos que percepción frente al aseguren la información y la protección de servicio prestado. datos personales en los sistemas de

información y servicios tecnológicos.

7. Ley de Transparencia.

Referente a la información suministrada por la Dirección, donde manifiestan que se ha realizado gestión frente al tema de transparencia y una vez verificada la información en el respectivo link, se observa que la Dirección para la Democracia, la Participación Ciudadana y la Acción Comunal — DDP no cuenta con la publicación de la siguiente información:



ANEXO 4


Mininterior mim,too del Interior

SEGUIMIENTO A LA LEY DE TRANSPARENCIA DIRECCIÓN PARA LA DEMOCRACIA, LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y LA ACCIÓN COMUNAL Matriz de Cumplimiento Ley 1712 de 2014- Decreto 103 de 2015 y Decreto MinTic 3564 de 2015

Categoría de información Observaciones de la Verificación de Cumplimiento y/o Justificación de N/A Categoría Subcategoría

3.7

Directorio de agremiaciones, asociaciones y otros grupos de interés

La Dirección no tiene publicada información.

4 Normatividad 4.1 Normatividad del orden Nacional

Se recomienda publicar toda la normatividad que hace parte de la Dirección para la Democracia, la Participación Ciudadana y la Acción Comunal, en un . listado descargable, ordenado por tipo de norma, temática y fecha de expedición, tipo de acto administrativo, Fecha de expedición y Descripción corta.

7 Control 7. 1 Informes de gestión, evaluación y auditoría

El Informe de rendición de cuentas a los ciudadanos, incluyendo la respuesta a las solicitudes realizadas por los ciudadanos, antes y durante el ejercicio de rendición, es de fecha de diciembre de 2015; por tanto, se recomienda actualizar la información que se debe publicar en el link de transparencia.

10

Instrumentos de gestión de

. información pública

10.2 Registro de Activos de Información Actualizar la información publicada de registro de activos de información,

índice de información clasificada y reservada y esquema de publicación de información, de acuerdo con los parámetros establecidos en la matriz de transparencia.

10'3 Índice de Información Clasificada y Reservada

4 10. de Esquema de Publicación

Información

10.7 Registro de publicaciones

La Dirección no cuenta con información publicada en el registro de publicaciones en el link de transparencia.

10.9

Mecanismos para presentar quejas y reclamos en relación con omisiones o acciones del sujeto obligado

El link no está habilitado.



VINCULADAS 13. Se observa el incumplimiento de lo señalado en el 21. Actualizar permanentemente principio de la divulgación proactiva de la información, establecido en el artículo 3 de la Ley 1712 de 2014, el cual

y publicar la información en el link de Transparencia de

señala: "El derecho de acceso a la información no radica acuerdo a lo establecido en la

únicamente en la obligación de dar respuesta a las matriz de la Procuraduría

peticiones de la sociedad, sino también en el deber de los sujetos obligados de promover y generar una cultura de transparencia, lo que conlleva la obligación de publicar y divulgar documentos y archivos que plasman la actividad estatal y de interés público, de forma rutinaria y proactiva, actualizada, accesible y comprensible, atendiendo a límites razonables del talento humano y recursos físicos y financieros".

General de la Nación.

DDP 01P1

Lo anterior debido a que no se está cumpliendo a cabalidad con la publicación de las categorías de: Mecanismos de contacto con el sujeto obligado; Información de interés; Estructura orgánica y talento humano; Normatividad del orden; Control e Instrumentos de gestión de información pública.

8. Asuntos Jurídicos.

Mediante MEM18-25301-0AJ-1400 del 11 de mayo de 2018, la Oficina Asesora Jurídica - OAJ informó que en lo transcurrido de la vigencia 2017 la Dirección para la Democracia, la Participación Ciudadana y la

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NO. EXPEDIENTE DERECHOS

FUNDAMENTALES INVOCADOS

SENTIDO DEL FALLO COMENTARIOS OCI

T-2017-01311-00 Derecho de petición y participación ciudadana,

Declara la carencia actual de objeto al superarse el hecho que origino la acción.

Sin Observaciones. T-2017-00323-00 Derecho de petición,

Tutelo el derecho de petición del accionante.

T-2017-00213-00 Debido proceso y bloque de constitucionalidad,

Niega la tutela.

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ANEXO 4


MinInterior Mlnivetio del Heno,

Acción Comunal — DDP, tramitó ocho (8) Proyectos de Decreto y cinco (5) Proyectos de Resolución para su revisión jurídica; de igual forma, relacionó treinta y siete (37) acciones de tutela y una (1) demanda referentes a las competencias misionales de la Dirección.

Revisada la información allegada, se seleccionó la correspondiente muestra y se solicitó a la Oficina OAJ los respectivos soportes, con el fin de realizar la verificación. A continuación, se describe el análisis realizado por la OCI frente a los soportes allegados:

Proyectos de Decretos y Resolución.

De los ocho (8) proyectos de decreto y los cinco (5) de resolución tramitados por la DDP ante la Oficina Asesora Jurídica durante el 2017, se revisaron los siguientes, tomando como criterio de selección la importancia de su temática respecto a las funciones misionales del área:

Proyecto de Decreto: Por el cual se adiciona el capítulo 4 al título 2 de la parte 3 del libro 2 del Decreto 1066 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo del Interior, sobre personas con discapacidad y se adiciona una sección sobre medidas para la creación y funcionamiento de las organizaciones de personas con discapacidad que las representen.

Proyecto de Decreto: Por el cual se fija el número de Representantes a la Cámara que se elegirán para el periodo constitucional 2018-2022 y se sustituye el Capitulo 3 del Titulo 1, de la Parte 3, del Libro 2, del Decreto 1066 de 2015" y "Por el cual se fija el número de Senadores que se elegirán para el periodo constitucional 2018-2022 y se sustituye el Capítulo 5 del Título 1, de la Parte 3, del Libro 2, del Decreto 1066 de 2015.

Proyecto de Resolución: Por la cual se crea un grupo interno de trabajo dentro de la estructura funcional del Ministerio del Interior.

De la información allegada por parte de la Oficina Asesora Jurídica, en ninguno de los tres (3) casos se pudo evidenciar si los proyectos finalmente fueron firmados, adicionalmente se evidencia que el trámite de los mismo puede durar entre un mes y un año, sin encontrar soportes sobre las actividades realizadas por parte de la OAJ en la revisión jurídica y asesoramiento de los proyectos, ni de la Dirección como área donde se origina la necesidad y quienes cuentan con los conocimientos técnicos sobre los temas de los proyectos.

Adicionalmente, se reitera la necesidad de contar con un procedimiento interno donde se establezcan las actividades que deben realizar cada una de las áreas que intervienen en la formulación, revisión y aprobación de los decretos generales y/o reglamentarios, ya que a la fecha solo se cuenta con el procedimiento para la elaboración, revisión jurídica y aprobación de proyecto de decreto particular y resolución interna.

Tutelas.

De las treinta y siete (37) tutelas relacionadas tanto por la Oficina Asesora Jurídica como por la Dirección, se seleccionó una muestra de seis (6) aplicando el mismo criterio anteriormente expuesto:



ANEXO 4


MinInterior Mouveco del imana

NO. EXPEDIENTE DERECHOS

FUNDAMENTALES INVOCADOS

SENTIDO DEL FALLO COMENTARIOS OCI

T-2017-02209-00 Derecho de petición,

Tutela el derecho de petición, Incidente de desacato denegado,

El expediente se encuentra en desorden e incompleto, los folios están archivados sin ningún orden cronológico y las piezas procesales están sueltas lo que dificulta la lectura del expediente. T-2017-02829-00

Derecho al trabajo, debido proceso y otros.

Ampara el derecho fundamental al debido proceso.

T-2017-0018-00

Dignidad humana, derecho a la vida, derecho a la igualdad y otros,

En el expediente no se encuentran los fallos, ni las notificaciones de las autoridades,

No se puede determinar con claridad el resultado de la acción, al parecer fue denegada. La documentación está incompleta. Solo se encuentra el texto de la tutela y la respuesta oportuna del Ministerio.

Frente a este tema, se evidencia que los derechos fundamentales mayormente invocados son los de: derecho de petición, debido proceso, participación ciudadana y otros. Del universo de la muestra se pudo corroborar que la actividad desplegada por la DDP en la mitad de los casos fue eficiente y eficaz originando decisiones finales favorables a los intereses de la Entidad; se hace necesario realizar un análisis de las razones por las cuales se están tutelando los derechos en contra del Ministerio y en especial lo relacionado con los derechos de petición.

Por otra parte, se denota debilidad en el archivo de la documentación que conforma las carpetas soporte de las tutelas, generando riesgos de perdida de información y confusión en la resolución o trámite de este tipo de acciones en contra de la Entidad.

Demandas y Conciliaciones.

En la vigencia objeto del presente estudio solo se presentó una (1) demanda y ninguna conciliación relacionada con las competencias de la Dirección para la Democracia, la Participación Ciudadaria y la Acción Comunal — DDP, por esta razón, no se solicitaron soportes al respecto.



VINCULADAS

14. Debilidad en el En cuanto a los proyectos de acto administrativo, reducir cumplimiento de la los tiempos entre las comunicaciones de las áreas actividad No. 15 del involucradas en su elaboración y revisión, dejando evidencia procedimiento para contestar acciones de tutela, versión 3, vigente desrle el 11/08/2016:

de cada una de las acciones efectuadas.

Realizar y socializar un procedimiento para la elaboración, revisión y aprobación de decretos generales y/o DDP - OAJ

"Recibir copia del radicado de comunicación y junto con el fallo se archiva de acuerdo a

reglamentarios.

Frente a las acciones de tutela, revisar la contestación de

lo establecido en el los derechos de petición en debida forma y dentro de los Procedimiento Organización términos legales, establecer estrategias para mejorar las

del Archivo de Gestión." respuestas a las tutelas e implementar controles para verificar el adecuado archivo de las mismas.

CONCLUSIONES

Como resultado de la Visita de Asesoría y Seguimiento que adelantó la Oficina de Control Interno — OCI, a la Dirección para la Democracia, la Participación Ciudadana y la Acción Comunal — DDP, se observó la gestión adelantada y el cumplimiento a los objetivos del proceso misional durante la vigencia 2017, la cual se realizó sin limitaciones para su ejecución y siguiendo las normas establecidas por la Oficina de Control Interno, a su vez, la información aportada para su valoración estuvo acorde con los requerimientos realizados al proceso, donde la Dirección allego información oportunamente.

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Q

oció del Pi Morales Cano.

1. or I Hug r-

;/,'") A gel- aria Rincón Echeverry. Liz Nathalia orero.

probó:



ANEXO 4


MinInterior Mreisede del !Menor

Por otra parte, en reunión de socialización del informe preliminar, efectuada el 25 de junio de 2018, la Dirección acepto las quince (15) observaciones generadas en el ámbito de la visita y se comprometió a subsanar la relacionada con el tema de Gestión Humana antes de presentar el informe final, motivo por el cual, el 27 de junio de 2018, allegaron los soportes para que se retirara dicha observación, quedando catorce (14) observaciones para que se suscriba plan de mejoramiento con el fin de mejorar en los siguientes temas: plan de acción y ejecución presupuestal, contratación, comisiones de servicio, PQRSD, ley de transparencia y asuntos jurídicos.

Aprobado el 27/06/2018

Elaboró:

ettlli t:LA P291.nu Claudia Viviana Molina Barón.

AM" o Javier uzmán Mahecha.

Flor Angela Liñeiro Colmenares.

Humb o Bozzi Angel. Jefe Ofi ina de Control Interno

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