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INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL

Modalidad Especial

ASOCIACION DE MUNICIPIOS DE LA SABANA Y DEL SINU AMUSSIM

Vigencia Auditada 2015

INFORME FINAL

CGDC, Diciembre - 2016

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Contralor Departamental de Córdoba Emilio Ramón Otero Dajud

Vice contralor Julio Eliecer lora Hernández

Contralor Auxiliar Delegado para el Control Fiscal

Omar Andrés Montes Díaz

Equipo de Auditores:

Cristina. E Almanza Milanés

Integrantes del Equipo Auditor Guillermo Martínez Soto

Oswaldo Díaz Bedolla

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TABLA DE CONTENIDO CARTA DE CONCLUSIONES Pág. 1. 0 RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 5

1. 1. CONTROL DE GESTIÓN 5

1.1.1. Evaluación Gestión Contractual 6

1.1.2 Legalidad 9

1.1.3 Plan Mejoramiento 11

1.1.4 Control Interno 11

2.2. CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL 12

2.1 Gestión Presupuestal 12

2.2. Estados contables 14

2.3 Gestión Financiera 17

3. OTRAS ACTUACIONES 20

3.1. Beneficios del Proceso Auditor 20

4.0 CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS 21

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Montería, Doctor JAIRO ANIBAL DORIA RUIZ Directora Ejecutiva AMUSSIM Asociación de Municipios de la Sabana y el Sinú Asunto: Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial La Contraloría General del Departamento de Córdoba, con fundamento en las facultades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría Modalidad Especial al ente que usted representa, a través de la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los recursos puestos a disposición y los resultados de la gestión, el examen del Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social a 31 de diciembre vigencia fiscal 2015, la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables.

Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por la Entidad y analizada por la Contraloría General del Departamento de Córdoba, que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por la Asociación de Municipios que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de Auditoría adoptados por la Contraloría General del Departamento de Córdoba, compatibles con las de general aceptación; por lo tanto, requirió, acorde con ellas, la planeación, la ejecución del trabajo y la elaboración del informe, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y opiniones expresados en este Informe. La auditoría se realizó a la cuenta rendida, que incluyó el examen sobre las evidencias y documentos que soportan el manejo de los recursos de la Asociación de Municipios, y el cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría General del Departamento de Córdoba.

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RELACIÓN DE HALLAZGO

En desarrollo de la presente auditoría, se establecieron nueve (9) Hallazgos administrativas, las cuales se configuran en el informe final y se solicita que sean incluidas en el Plan de Mejoramiento.

RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 1.0 . CONTROL DE GESTIÓN Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control de Gestión, se evaluara los factores de la Gestión contractual, legalidad contractual y financiera, control interno y plan de mejoramiento. 1.1. GESTIÓN CONTRACTUAL

La Asociación de Municipios es una entidad administrativa de derecho público, por lo cual de acuerdo con lo establecido en los artículos 1° y 2° de la Ley 80 de 1993, se regula por lo previsto al estatuto general de la contratación pública y los decretos de Ley reglamentarios vigente. En consecuencia a ello se evaluar el proceso de contratación de La Asociación de Municipios de la sabana y del Sinú (Amussin) en la vigencia 2015 teniendo en cuenta lo establecido y reglamentado por las normas de la materia mencionada. La Asociación de municipios celebró durante la vigencia fiscal 2015 sesenta y dos convenios (72) con diferentes municipios del departamento de Córdoba En el desarrollo de la auditoria se estableció que treinta y ocho (38) de estos convenios son objetos de evaluación por este Ente de Control, debido a la naturaleza de la fuente de financiación de los proyectos como son: SGP, Cofinanciación y Recursos propios por la suma de $3.723.339.732 Los cuales detallamos a continuación.

ENTIDAD TERRITORIAL NUMERO DE CONVENIOS SUSCRITOS

VALOR ($)

San José de Uré 10 492.075.591

Montelibano 1 50.793.376

Valencia 1 51.116.208

San Carlos 3 711.400.000

San Pelayo 4 1.131.600.591

Tierralta 2 481.683.184

Canalete 14 735.730.364

Chima 1 60.440.418

San Antero 2 8.500.000

TOTAL 38 3.723.339.732

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TAMAÑO DE LA MUESTRA: De acuerdo a la contratación suscrita por la Asociación de Municipios, tomando el total de la contratación 38 contratos convenios como tamaño de la población, el aplicativo de muestreo generó 13 contratos para auditar:

INGRESO DE PARAMETROS

Tamaño de la Población (N) 38 Tamaño de Muestra

Error Muestra (E) 8% Fórmula 14

Proporción de Éxito (P) 90%

Proporción de Fracaso (Q) 10% Muestra Optima 10

Valor para Confianza (Z) (1) 1,28

En el anterior cuadro se observa que según el aplicativo el grupo auditar, arroja una muestra optima a auditar de 10 contratos y/o convenios, del total de contratos de las fuentes de financiación objeto de esta auditoría; no obstante la comisión evaluó 16 contratos y convenios, correspondientes al 42% del tamaño de la muestra. Con respeto al valor total de la contratación de las líneas y fuentes de financiación contratos por cuantía de$3.723.339.732, de los cuales se auditaron la suma de $2.114.164.050 que corresponde al 56% del total de la contratación según el siguiente detalle.

Entidad territorial Número de convenios

VALOR $

San Carlos 2 $399.000.000

Canalete 6

$392.255.364

San Pelayo 3 $746.250.629

San José de Ure 4 $398.476.414

Tierralta 1 $178.181.643

Total 16 $ 2.114.164.050,00

1.1.1. Evaluación de la Gestión contractual de Convenios y Contratos Suscritos

Con los Municipios Evaluada la gestión contractual de la asociación se evidencia, deficiencias las cuales se detallan a continuación: Hallazgo N°1 Deficiencias en Manual de contratación

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En revisión documental se observó que la Asociación de municipios para la vigencia 2015, tiene establecido manual de contratación, no obstante a lo anterior, se observó que este, no encuentran ajustado a la normatividad aplicable vigente, de acuerdo a la naturaleza que tiene la Asociación como entidad pública, en la cual todos los proceso y procedimientos contractuales deben estar sujeto a estatuto de contratación estatal los decretos reglamentarios vigentes aplicables y los principios a la función administrativa y de la gestión fiscal de los que trata el articulo 209 y 267 de la constitución política; de acuerdo con lo establecido en el artículo 2.2.1.2.5.3 Decreto 1082 de 2015. Criterio: Artículo 2.2.1.2.5.3 Decreto 1082 de 2015, Compilación de Contratación estatal Causa: deficiencias en la adopción de procedimientos del proceso contractual. Efecto: No aplicación de los establecido en la reglamentación contractual vigente Este hallazgo es de tipo administrativo En el desarrollo de la auditoria, se evaluaron 16 convenios y/o contratos interadministrativos, con diferentes Municipios del Departamento. En desarrollo de estos convenios la Asociación de Municipios, contrata actividades con terceros para el desarrollo de su ejecución, entere esos contratos de prestación de servicios de mano de obra, órdenes de suministros y órdenes de compra, en las cuales se precisan las siguientes observaciones. Hallazgo N°2: Deficiencias en los sub contratos derivados de los convenios interadministrativos. En los contratos de prestación de servicios de mano de obra en la ejecución del convenio, se establecen cláusulas contractuales referentes a las garantías, obligaciones de pago de seguridad social y supervisión contractual, evidenciándose que la Asociación no realiza la aprobación de las pólizas, no solicita informes de ejecución y no hace revisión del pago a la seguridad social. En cuanto a las órdenes de compras y suministro de materiales, se observa que estos se realizan de manera directa, los cuales no obedecen a un criterio de selección, que permita evaluar la capacidad técnica y financiera del contratista, así como de la relación de costo beneficios en proporción de precio, calidad y servicio, que reúna los requerimientos del servicio contratado. En consecuencia a lo anterior se observa que la Asociación, no realiza seguimiento y control a las cláusulas contractuales y presenta deficiencias en la aplicación de los procedimientos establecidos en el proceso contractual, para la selección de la oferta más favorable.

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Criterio: Contratos de prestación de servicios de mano de obra, suministros y órdenes de compra realizados por Amussim en la vigencia 2015 para el desarrollo de convenios. Causa: Deficiencias en el proceso contractual Efecto: Pueden ocasionar incumplimientos en la ejecución contractual. Este hallazgo es administrativa. Hallazgo N°3: Deficiencias en los informes de interventorías y las actas de los convenios de las obras ejecutadas. Revisado los convenios seleccionados de manera aleatoria, se observa que algunos presentan deficiencias en los informes de interventoría, y las actas de ejecución de obras, entre esto se detallan.

CONVENIO OBJETO VALOR FECHA INICIO FECHA

CULMINACIÓN

CONV 005 del 2015

INTERVENTORÍA TÉCNICA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LA CONSTRUCCIÓN DE LA TERCERA ETAPA DEL ACUADUCTO EL CLAVO, MATA DE PLATANO, NUEVA VIDA, AGUAS BLANCASY PUEBLO REGAO ZONA RURAL DEL MUNICIPIO DE CANALETE CORDOBA.

175.050.578 23 DE SEPTIEMBRE

DE 2015 DIC 23 DE 2015

CONTRATO N° 141-2015

INTERVENTOTRIA AL CONTRATO INTERADMINISTRATIVO N° 140 DE 2015, CONSTRUCCION DE LA PLAZA DE MERCADO DEL MUNICIPIO DE SAN JOSE DE URE DEPARTAMENTO DE CORDOBA

28.927.694 24 DE JUNIO 2015 24 DE SEP DE

2015

CONVENIO N° 008-2015

INTERVENTORIA TECNICA, ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DEL CONVENIO N°CD 017-2015, CONTRUCCION DE LETRINAS EN LA ZONA RURAL DEL MPIO DE CANALETE CORDOBA

18.375.000.000 21 DE AGOSTO DE

2015

21 DE DICIEMBRE DE

2015

CONTRATO 59-2015

PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION PARALA REALIZACION DE FORMACIONES DE COMPETENCIAS PARA EL USO ESTRATEGICO DE LAS TIC A TRAVES DE CURSOS DE INFORMATICA BASICA, OFIMATICA, MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE COMPUTO,DISEÑO DE PAGINA WEB Y EDICION DE INMAGENES DIGITALES,A LA COMUNIDAD EN EL PUNTO VIVE DIGITAL DEL MUNICIPIO DE SAN PELAYO, CORDOBA

70.240.000 26 DE MARZO DE

2015

26 DE DICIEMBRE DE

2015

CONVENIO 011-2015

ASOCIAR LOS ESFUERZOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS PARA GARANTIZAR LA REALIZACION DE OBRAS NECESARIAS PARA LA: CONSTRUCCION DE UN (1) CAI DE POLICIA ESTACIONARIO EN LA ZONA URBANA DEL MUNICIPIO DE SAN PELAYO - CORDOBA

420.032.450 30/10/2015 31/12/2015

CONVENIO 002-2015

MEJORAMIENTO Y MANTENIMIENTO DE VIA RURAL: SAN CARLOS (PUENTE CAÑO AGUAS PRIETAS) – REMEDIA POBRE (APARTADA EL HATO) EN EL MUNICIPIO DE SAN CARLOS DEPARTAMENTO DE CÓRDOBA.

84.000.000

21/07/2015 14/08/2015

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004-2015

INTERVENTORÍA TÉCNICA, ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DEL CONTRATO QUE TIENE POR OBJETO: REMODELACION Y ADECUACION DEL PARQUE PRINCIPAL DEL MUNICIPIO DE CANALETE – CORDOBA.

$110.250.000

16/06/2015 30/12/2015

007-2015

INTERVENTORÍA TÉCNICA, ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LA RENOVACION URBANA DEL ESPACIO PÚBLICO DEL FLORIZANTO ZONA URBANA DEL MUNICIPIO DE CANALETE - CORDOBA.

$ 21.420.000

30/07/2015 31/12/2015

Los convenios antes citados celebrados por la Asociación con sus municipios socios durante la vigencia fiscal 2015, se evidencio como factor común, que los informes de interventorías presentados por la Asociación son generalizados, la mayoría no presentan las especificaciones financieras, administrativas y ambientales, haciendo énfasis en la parte técnica de la ejecución de las obras. En lo correspondiente a las actas de ejecución de obras, se observa que se realizan las actas parciales pero están no detallan el balance de ejecución de las obras de acuerdo con los ítem contratados; sino que de manera global registran porcentajes de ejecución de la obra, con relación etapa final de las obras no se evidenciaron en la mayoría de los contratos actas de recibo por la comunidad. Por otra parte se evidencias que las actas suspensión en los convenios, son generalizadas y no especifican las razones concretas y precisas que llevaron a la suspensión de la obra. Criterio: informes interventoría de los convenios realizados en la vigencia 2015 y actas de ejecución de obras. Causa: Deficiencias en ejecución y supervisión contractual Efecto: El no detalle de la ejecución contractual puede generar posibles incumplimientos contractuales. Este hallazgo es administrativo 1.2. LEGALIDAD La Asociación de Municipios AMUSSIM está constituida mediante la suscripción de Convenio de Constitución celebrado el 04 de marzo del 2009, los municipios de: San Carlos, Cotorra, Cereté y San Pelayo, pertenecientes a la región del Sinú Medio del Departamento de córdoba y Ciénaga de Oro, Chinú y Sahagún de la región de la Sabana del Departamento de Córdoba, constituyeron la Asociación de Municipios de la Sabana y del Sinú – AMUSSIM, como entidad administrativa de derecho público, teniendo como fin prestar conjuntamente servicios públicos, funciones administrativas propias o asignadas al ente territorial por el nivel nacional, ejecutar obras de interés

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común y cumplir funciones de planificación: así como procurar el desarrollo integral de sus territorios, en virtud de lo dispuesto por el Artículo 150 de la Ley 136 de 1994 Es importante precisar que de acuerdo a su naturaleza jurida, las Asociación es una entidad administrativa descentralizada de derecho público, gozan de los mismos derechos, prerrogativas excepciones y privilegios otorgados por la Ley a los Municipios. En relación al régimen de contratación aplicable tenemos que este se rige por el estatuto general de contratación Ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007, decreto 1510 de 2013 y sus decretos reglamentarios vigentes. 1.2 Legalidad – Gestión Administrativa La Constitución de 1991 y la Ley 136 de 1994 define las Asociaciones de Municipios como “entidades administrativas de derecho público, con personería jurídica y patrimonio propio e independiente de los entes que las conforman; se rigen por sus propios estatutos y gozarán para el desarrollo de su objetivo, de los mismos derechos, privilegios, excepciones y prerrogativas otorgadas por la ley a los municipios. Los actos de las asociaciones son revisables y anulables por la jurisdicción contencioso-administrativa”. La ley 80 de 1993 en el artículo 2° numeral 1° denomina a las Asociaciones de municipios como entidades territoriales. En este orden de ideas, las Asociaciones de Municipios al ser entidades administrativas de derecho público y considerarse entidades territoriales, las cuales gozan de las mismos derechos, privilegios, excepciones y prerrogativas otorgadas por la ley a los municipios, éstas deben acogerse a las normas que en materia de regulación del empleo público rige para los mismos. Evaluadas las variables de legalidad de gestión administrativa, se pudo evidenciar que la Asociación de Municipio AMUSSIN presenta la siguiente observación Hallazgo N°4: Manual de Funciones y competencias laborales De acuerdo a la información reportada en la rendición de cuentas y con la nómina de personal de Planta, para la vigencia fiscal 2015, la Asociación de Municipio cuenta con una planta de personal autorizada de 6 funcionarios,, sin embargo está ocupada por 4 funcionarios así: Dos (2) profesionales (1) un asesor y el Director ejecutivo; al requerir a la entidad el Manual de Funciones y competencias laborales para verificar las funciones y los requisitos establecidos para cada cargo, evidencio un Manual de Funciones (28/12/2009), que regule los cargos que actualmente ejercen los funcionarios de planta de la entidad.

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Por lo cual se refleja que la asociación no ajustada el manual específico de funciones y competencias laborales, teniendo en cuenta lo establecido en el Decreto 2484 de 2014 artículo 8. Criterio: La Ley 909 de 2004, Decreto 2484 de 2014 artículo 8°. Causa: Falta de compromiso del nivel directivo en seguimiento y la aplicación de la reglamentación en materia del empleo público Efecto: Riesgo de vincular personal sin requisitos legales, sin perfiles Este hallazgo es de tipo administrativo 1.3 .PLAN DE MEJORAMIENTO Realizado el seguimiento al Plan de mejoramiento suscrito en junio de 2015, producto de la auditoria de la vigencia 2014, se observa que han mejorado en los proceso, subsanado cuatro (4) de las acción correctiva establecidas en plan de mejoramiento, relacionada con la elaboración de estudios previos, en el detalle de las obligaciones contractuales en los contratos en la precisión y claridad de las obligaciones específicas y organización del archivo documental. No obstante no se han subsanado en su totalidad dos (2) acciones correctivas establecida; soportado en que se vienen presentando las mismas deficiencias relacionadas con las deficiencias en el manejo presupuestal y en los registros de la cuentas del libro mayor y balance. Es importante precisar que las dos (2) acciones correctivas antes citadas, siguen abiertas, las cuales deben hacer los respectivos ajustes, para que se han incluidas en el nuevo plan de mejoramiento que debe suscribir en esta entidad producto de este informe de auditoría; el cual este ente de Control le hará seguimiento y evaluación según lo establecido resolución N°0384 de 1 de septiembre de 2015. 1.4 . CONTROL FISCAL INTERNO.

En revisión de la implementación y funcionamiento del sistema de control interno, se observa que la Asociación presenta las siguientes deficiencias. Hallazgo N°5: Falta de Implementación del Sistema de Control Interno La Asociación de Municipios para la vigencia fiscal 2015, no contó con personal que ejerciera el control interno en la entidad. Es importante anotar que la Asociación es una Entidad administrativa de derecho público, las cuales gozan de los mismos derechos, privilegios, excepciones y prerrogativas otorgadas por la ley a los Municipios, en ese sentido referente al tema de Control Interno, se tiene fundamento legal la implementación y aplicabilidad en el

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artículo 209 de la Constitución Política, Ley 87 de 1993 en su art 6° y La Ley 489 de 1998, en el art. 2. En consecuesia de ello, la Asociación como entidad pública, debe dar aplicabilidad y cumplimiento a implantación del sistemas de control interno, los cuales están establecidos por Ley 87 de 1993 , el Decreto 1599 de 2005 y el decreto 943 de 2014, adicionalmente se les recuerda que el rol de la oficina o persona encargada de este, realiza la valoración del riesgos de la entidad, acompañamiento y asesoría, evaluación y seguimiento de los procesos, fomenta la cultura del autocontrol, para contribuir al mejoramiento de la gestión y el cumplimiento de los objetivos de la entidad. Criterio: Constitución Política art. 209, Ley 87 1993, Modelo estándar de Control Interno (MECI) Decreto 1599 de 2005, Decreto 943 de 2014. Causa: Retrasos en la implementación y mantenimiento del sistema, así como la capacitación al Equipo MECI en la estructura, funcionalidad y beneficios de aplicar el Modelo y el compromiso de la Dirección. Efecto: ineficiencia e ineficacia en la gestión administrativa, al no realizar un enfoque de operación basado en procesos. Este hallazgo se configura como administrativo. 2.0 . CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

2.1 Gestión Presupuestal

El presupuesto de la Asociación de Municipios para la vigencia 2015, se aprobó mediante Resolución N° 71 del 31 de octubre de 2014, por valor de $23.522.468.374 y liquidado mediante Resolución N° 71 de Diciembre 30 de 2015, en el cual se detalla la suma de $532.135.874 por gastos de funcionamiento y la suma de $35.058.664.229 para atender gasto de inversión a través de los convenios y contratos interadministrativos para un total de $35.590.800.103.

Presupuesto de Ingresos y Gastos vigencia fiscal 2015:

El presupuesto de ingresos se encuentra conformado por los conceptos de Ingresos Tributarios, No Tributarios, de los cuales recaudo la suma de $22.592.455.874 correspondiente al 96% del valor presupuestado, de acuerdo al siguiente detalle:

PRESUPUESTO VIGENCIA FISCAL 2015

CONCEPTO PPTO DEFINITIVO

PPTO RECAUDADO

PPTO POR RECAUDAR

INGRESOS TOTALES 35.590.800.103 22.592.455.874 $13.009.176.229

INGRESOS TRIBUTARIOS 542.968.374 532.135.874 10.832.000

Tarifas por servicios de funcionamiento 532.135.874 532.135.874

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Tarifas por servicios de inversión - 0 Aportes municipios asociados 10.832.500 0 10.832.000

INGRESOS NO TRIBUTARIOS 35.058.664.229 22.060.320.000 12.998.344.229

Convenios interadministrativos 35.058.664.229 22.060.320.000 12.998.344.229

Del presupuesto definitivo de Gastos, se realizaron compromisos por la suma de $28.802.356.631, de los cuales realizó pagos o giros por valor de $20.311.906.901 correspondiente al 70,5% por conceptos de gastos de administración la suma $244.833.280,38 equivalentes al 1,2,% la suma de $ 61.836.060, para gastos generales, equivalente al 0.30%, el monto de $ 27.213.364,71 en transferencias corrientes, que representa un 0,13 y la suma de $19.978.024.196,00 gastos de inversión y proyectos que corresponden al 98.3%

EJECUCION DE LOS INGRESOS Y GASTOS VIGENCIA FISCAL 2015

PPTO INICIAL PPTO DEFINITIVO RECAUDADO GASTOS EJECUTADOS

PAGOS PPTO POR RECAUDAR

23.522.468.374

35.590.800.103 22.592.455.874 28.802.356.631

20.311.906.901

13.009.176.229

Hallazgo N°6: Déficit presupuestal De acuerdo con los informes de ingresos y gastos de la vigencia 2015 se observó que la Asociación recudo la suma de $22.592.455.874 y ejecuto gastos por valor de $28.802.356.631; es decir que comprometió recursos por encima del valor recaudado en ($6.209.900.757) presentó un resultado negativo, reflejando un déficit presupuestal en la vigencia. Lo anterior evidencia falta de control y seguimiento a el flujo de caja. Criterio: Artículos 73 del Decreto 111 de 1996, Causa: Deficiencia en el seguimiento y control de la ejecución del presupuesto Efecto: riesgo en el incremento del déficit presupuestal. Este hallazgo es administrativo Hallazgo N°7: Cierre presupuestal. La Asociación de Municipios, se evidencio que en el cierre presupuestal de la vigencia fiscal 2015 presenta deficiencias, debido a que el acto administrativo en mención es generalizado; el cual no detalla el balance de la ejecución presupuestal de la vigencia, es decir no se refleja resultado de los saldos ejecutados y no ejecutados que fenecen en la vigencia fiscal, así como el resultado presupuestal del déficit de la vigencia 2015.

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Por otra parte tambien se observó que se presentan diferencias los registros delas cuentas por pagar presentadas en el desarrollo de la auditoria y el informe de rendición de cuentas, así mismo sucede con los registros de las reservas presupuestales. Lo anterior refleja que la Asociación de Municipios, no realiza control y seguimiento al presupuesto y a las operaciones financieras realizadas, generando así incertidumbre sobre la veracidad de la información. Criterio: Art 8 de las Ley 819 de 2003, art. 89 del Decreto 111 de 1996

Causa: Deficiencias en el Control al presupuesto y al cierre de la vigencia fiscal.

Efecto: Incoherencias en el registro de la información presupuestal e incertidumbre sobre la veracidad de la información.

Este hallazgo es administrativo

2.2. Estados Contables La contabilidad de la Asociación de Municipios AMUSSIM, es llevada en forma digital a través del Software Contable que integra los módulos de contabilidad, tesorería y presupuesto. Los libros de contabilidad (mayor y balance, libro diario y libros auxiliares) se encuentran en medio magnéticos, por lo que tuvo que solicitarse mediante comunicación de noviembre 21 de 2016 al Director Ejecutivo de la Asociación dicha información con el fin verificarse, realizar un análisis y estudio de los mismos a fin de determinar su veracidad y razonabilidad; éstos no fueron suministrados en su totalidad; solo suministraron las relacionadas a continuación:

Depósitos en Instituciones Financiera

Materiales y Suministros, Gastos de Funcionamientos y Proyectos de Inversiones.

No cuenta con actas de apertura de conformidad con lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública. El Balance general es un estado contable básico que presenta en forma clasificada, resumida y consistente, la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, expresada en unidades monetarias, a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y la situación del patrimonio. El balance General a corte 31 de diciembre de 2015 en la Asociación, presenta los siguientes registros en sus cuentas así,

CUENTAS VALOR %PARTICIPACION

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ACTIVOS 17.691.788.178.63 100%

ACTIVOS CORRIENTE 17.518.847.408.63 99%

ACTIVOS NO CORRIENTES 172.940.770.00 1%

PASIVO 1.110.090.862.00 100%

PASIVOS CORRIENTES 1.110.090.862.00 100%

PASIVOS NO CORRIENTES 0.00 0%

PATRIMONIO 16.3581.697.316.63 100% Cifras en miles de pesos

El anterior análisis Vertical con base en el porcentaje, nos indica que el activo corriente representa un 99. % del total de los activos; siendo la cuenta Deudores la más representativa de los activos corrientes con un 64.4% El activo no corriente representa el 100% del total de los activos; siendo el grupo de Propiedad Planta y Equipo el más sobresaliente del activo no corriente con un valor de $172.940.770.00. El Pasivo del municipio, registrado en el balance asciende a $1.110.090.862 que corresponde al pasivo corriente equivalentes al 100%; siendo las cuentas por pagar la más representativa de su grupo, por valor de $ 908.688.116 que corresponden al 81.8%, relacionadas con Salarios y Prestaciones Sociales con un saldo de $201.402.746 representando el 18.1% del total de los pasivos El patrimonio de la entidad representa la suma de $16.581.697.316.63, cifra que representa que la Asociación a diciembre 31 de 2.015 tiene el 93.37% de sus activos le corresponden a sus acreedores y el 6.63% de sus activos se encuentra libres y sin compromiso. Las cifras más importantes del patrimonio es la de capital fiscal con $1.040.952.472.03 y obtuvo una utilidad del ejercicio por valor de $4.259.287.925.80.

CUENTAS VALOR %PARTICIPACION

INGRESOS 25.978.643.884 100%

INGRESOS FISCALES 25.978.643.884 100%

GASTOS 21.719.355.958 100%

GASTOS DE ADMINISTRACION 473.124.213 2.19%

GASTOS DE OPERACION 13.838.531.015 63.71%

GASTO PUBLICO SOCIAL 7.407.700.729 34.10%

OTROS GASTOS 0 0%

EXCEDENTE DEL EJERCICIO 4.259.287.925 Fuente: Estados Financieros

A 31 de diciembre de 2015, los Ingresos ascendieron a $25.978.643.884, constituidos por los ingresos fiscales que representan el 100% del total de los ingresos generados por la entidad. Los Gastos totales ascendieron a $21.719.355.958, donde el gasto de operación representa el 63.71% del gasto total, seguido del gasto público social que representa

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el 34.10% del gasto total y presento un excedente en el ejercicio por valor de $4.259.287.925. Opinión Sobre Los Estados Contables Y Libros Auxiliares La Contraloría General del Departamento de Córdoba, practico auditoria Gubernamental con Enfoque Especial, vigencia fiscal 2015, con fundamento en los artículos 268 y 272 de la Constitución Política y la ley 42 de 1993, con miras a realizar una evaluación a la gestión financiera, en cumplimiento de las normas aplicables en los diferentes procesos de la administración, en el periodo comprendido entre el 1 de enero a 31 de diciembre de 2015. La evaluación se llevó a cabo sobre una muestra representativa de la información que soporta la gestión financiera de la entidad y se utilizaron las técnicas y normas de auditoría general mente aceptadas y acogidas por CGDC, lo cual proporciona una base razonable para fundamentar y emitir el concepto de dictamen a los estados financieros, todo lo anterior teniendo en cuenta los principios de economía, eficacia, eficiencia, equidad y el cumplimiento a las disposiciones legales reglamentarias o internas aplicables en cada una de sus actuaciones. Los estados financieros presentados por la Asociación de Municipios de la Sabana y del Sinú “AMUSSIN” con corte a diciembre 31 de 2015, presenta las siguientes observaciones: El grupo de propiedades, planta y equipo registrados en el balance general refleja deficiencia, toda vez que su inventario de bienes muebles no presenta su identificación plena y valor de los bienes. La depreciación y amortización a los bienes muebles es realizada de manera global y no en forma individual, debida a que no se tienen identificado y valorados individualmente. Carencia de información explicativa en las Notas a los Estados Financieros. En nuestra opinión y teniendo en cuenta lo expresado anteriormente los Estados Financieros de la Asociación, presentan razonablemente en todos los aspectos importantes la situación financiera Económica y social de la Asociación a 31 de diciembre de 2.015. En consecuencia el resultado de la auditoria a los Estados financieros de la Entidad es sin salvedad, por cuanto el valor de las inconsistencias equivalen al 1.0% del total de sus activos.

Hallazgo N°8. Notas a los Estados Financieros.

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Analizadas las Notas a los Estados Financieros, se evidencia que estas carecen de información adicional sobre las cifras presentadas, así como aspectos cualitativos o cuantitativos físicos, que presentan dificultad para su medición monetaria y que han afectado o pueden afectar la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública. Las notas a los estados contables deben ser de carácter general y específico y de fácil entendimiento que coadyuven a la toma de decisiones en cabeza del Representante legal. Por otra parte se precisa que los libros de contabilidad (mayor y balance, libro diario y libros auxiliares) no fueron suministrados en su totalidad; por lo cual no logro verificar que todas las cifras registradas en el Balance general estuvieran debidamente soportada, como lo establecen los procedimientos contables. Criterio: Ley 298 de 1996, Régimen de Contabilidad Pública, capitulo III Art.29 decreto 2649 Art.114 y procedimientos contables de la entidad. Causa: Falta análisis cualitativo, cuantitativo y comparativo de las cifras reportadas en los estados financieros y deficiencia en la aplicación de los procedimientos contables. Efecto: estados financieros con registros sin soportes que pueden generar incertidumbre en la real situación financiera de la entidad y tomas de decisiones no acorde con la realidad económica. Este hallazgo es de carácter administrativo

2.3 Gestión financiera 2.2.3.1 Tesorería La Asociación durante la vigencia fiscal 2015, durante la vigencia, las siguientes cuentas bancarias las cuales se relacionan a continuación.

BANCO TIPO CUENTA NUMERO CUENTA SALDO SEGÚN

EXTRACTOSA 31 DE DICIEMBRE DE 2015

BANCOLOMBIA CORRIENTE 790-491781-15 33.541.400

BANCOLOMBIA CORRIENTE 681-552221-21 1.100.837.257

BANCO BOGOTA CORRIENTE 829049584 23.586.929

BANCO BOGOTA CORRIENTE 829002344 2.192.427.595

BANCO OCCIDENTE CORRIENTE 890-9713-2 1.423.712.551

BANCO OCCIDENTE CORRIENTE 890-04932-3 580.936.213

BANCO AGRARIO CORRIENTE 327030006933 80.091.308

BBVA CORRIENTE 66010000086 792.201.937

Total de la cuentas 6.227.335.190

En revisión a estas cuentas, se evidenció que la ESE realizó las respectivas conciliaciones bancarias.

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Hallazgo N°9: Cuentas por Cobrar a Municipios Socios De acuerdo a la ejecución de ingresos de la vigencia 2015, se observa que la Asociación no recibe ingresos por concepto de aportes ordinarios, es decir que los municipios no están cumplimiento con los aportes establecidos en los estatutos.

En los estatutos en el art. 54 se establece Aportes: “Que por concepto de aportes se establecen tres categorías, discriminadas de la siguiente manera: 1. Cuota de Afiliación: Es el valor que cancelan los municipios por una sola vez al momento de afiliarse a la asociación. Este valor será de un (1) salario mínimo mensual legal vigente. 2. Aportes Ordinarios: Es aquel que cada municipio asociado debe cancelar a la Asociación en cada vigencia fiscal, el cual corresponde a un (1) salario mínimo mensual legal vigente. 3.- Aportes Extraordinarios: Es aquel que se cancela únicamente cuando es necesario subsanar situaciones imprevistas o apremiantes. Este valor será definido por la asamblea General de Socios, previo concepto de viabilidad de la Junta Administradora

Es importante precisar que la Ley 136 de 1994 en el Artículo 152º establece: “Autonomía de los municipios. Los municipios no pierden ni comprometen su autonomía física, política o administrativa por afiliarse o pertenecer a una asociación; sin embargo, todo municipio asociado está obligado a cumplir sus estatutos y demás reglamentos que la asociación le otorgue y a acatar las decisiones que adopten sus directivas para el cabal cumplimiento de sus fines.

En el desarrollo de la Auditoria la Asociación presentó el estado de la cartera de los municipios socios, por este concepto así:

MUNICIPIO TOTAL ACUMULADO

APORTES 2015 *** RENDICUENTA 2015 DIFERENCIA

SAN CARLOS (Aportes Ordinarios: 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014, 2015) 4.460.950,00 3.844.950,00 616.000,00

CERETE (Aportes Ordinarios: 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014, 2015) 4.460.950,00 3.844.950,00 616.000,00

COTORRA (Aportes Ordinarios: 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014, 2015) 4.460.950,00 3.844.950,00 616.000,00

SAHAGUN (Aportes Ordinarios: 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014, 2015) 4.460.950,00 3.844.950,00 616.000,00

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CIENAGA DE ORO (Aportes Ordinarios: 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014, 2015) 4.460.950,00 3.844.950,00 616.000,00

CHINU (Aportes Ordinarios: 2009, 2010, 2011, 2012,

2013, 2014, 2015) 4.460.950,00 3.844.950,00 616.000,00

TOTAL 26.765.700,00 23.069.700,00 3.696.000,00

*** Certificación Director Ejecutivo

La Asociación presentó al grupo auditor comunicaciones de cobro persuasivo con fecha de octubre 6 de 2015, estableciéndose que durante el tiempo de constituida no había implementado los mecanismos administrativos y legales necesarios para garantizar el pago de los aportes por parte de los municipios asociados, y de esta forma contar con una mayor liquidez para el desarrollo de su objeto social. Conforme a la información reportada en el cuadro, es evidente que la gestión de cobro no ha sido efectiva por parte de la Asociación. Criterio: Ley 136 de 1994 art. 152; Artículo 55 de los Estatutos de la Asociación de Municipios de la Sabana y el Sinú Causa: Falta de compromiso por parte de los socios afiliados, falta de implementación de mecanismos administrativos y legales para el cobro de aportes. Efecto: Riesgo de incumplimiento de los objetivos y metas de la Asociación. Este Hallazgo es de tipo administrativo La Gestión Financiera realizada por la Asociación de Municipios de la Sabana y el Sinú AMUSSIM - vigencia 2015, arrojó los resultados en los siguientes indicadores: 2.3.2. Indicadores Financieros Equilibrio financiero: resulta de dividir el Total de Ingresos Recaudado / Gastos Totales Ejecutados = 22.592.455.874 / 28.802.356.632 = 78.43%, con este resultado se concluye que la entidad comprometió más de lo recaudado por lo que tiene que planificar mejor los gastos. Eficiencia presupuestal: Resulta de dividir los Ingresos totales recaudados / Ingresos totales presupuestados = $22.592.455.874 / $35.590.800.103= 63.4%, se concluye que la entidad recauda el 63%% de los ingresos que presupuesta recibir, lo que evidencia deficiencias en la gestión de recaudo. Magnitud de la inversión: Resulta de dividir los Gastos de Inversión comprometidos/ Gastos totales ejecutados $28.397.697.272 / $28.802.356.631= 98%, se concluye que existe un margen de inversión alto.

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Índice de solvencia: Resulta de dividir activo corriente / pasivo corriente= 6.220.930.450. / 1.110.090.862 = 5, se concluye que por cada peso de deuda cuenta con un respaldo dentro de sus activos de $5 pesos, para cumplir con sus obligaciones a corto plazo Autonomía financiera: Resulta de dividir el efectivo más las cuentas por cobrar menores a un año / cuentas por pagar menores a un año = 17.518.847.407 / 1.110.090.862 = 15.7, se concluye que por cada peso de deuda que tenga la entidad cuenta con cinco $15.7 pesos para respaldarlas, si realiza gestiones efectivas del cobro de las cuentas por cobrar. Una vez realizado el análisis de la información financiera se observa que, la Asociación presenta deficiencias planeación de los gastos de la vigencia y en control del presupuesto, de tal manera que se mantengan un equilibrio entre el gasto y los flujos ciertos de tesorería, o que como mínimo demuestre el apalancamiento cierto de los mismos. Así como deficiencias en los registros de la información financiera, por falta de seguimiento y coordinación entre los procesos internos, de los cuales se precisaron observaciones. 3.0 OTRAS ACTUACIONES

3.1 . Beneficios Del Proceso Auditor

Como consecuencia de la Auditoría realizada en la vigencia fiscal 2015, no se estableció beneficio del proceso auditor. 3.2 Diligenciar el siguiente cuadro

AÑO VALOR PRESUPUESTO

DEFINITIVO

VALOR PRESUPUESTO

RECAUDADO

VALOR PRESUPUESTO

EJECUTADO

VALOR PRESUPUESTO

AUDITADO

2015 35.590.800.103 22.592.455.874 28.802.356.631 2.362.240.889

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4. CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS DE LA SOCIACION DE MUNICIPIOS AMUSSIM

Vigencia 2015

TIPO DE HALLAZGOS CANTIDAD VALOR (en pesos) Y/ O

OBSERVACIONES

1. ADMINISTRATIVOS 9

2. DISCIPLINARIOS

3. PENALES

4. FISCALES

Seguimiento De Plan De Mejoramiento

De las (6) acciones correctivas, se observa que cuatro(4) se encuentran subsanas Las dos (2) acciones correctivas que no se han subsanado en su totalidad, son las deficiencias relacionadas con en el manejo presupuestal y en los registros de la cuentas del libro mayor y balance. Es importante precisar que las dos (2) acciones correctivas antes citadas, siguen abiertas, las cuales deben hacer los respectivos ajustes, para que se han incluidas en el nuevo plan de mejoramiento que debe suscribir en esta entidad producto de este informe de auditoría; el cual este ente de Control le hará seguimiento y evaluación según lo establecido resolución N°0384 de 1 de septiembre de 2015.

TOTALES 9

Equipo Auditor: CRISTINA ALMANZA MILANES GUILLERMO MARTÍNEZ SOTO Coordinador Auditor

OSVALDO DIAZ BEDOLLA Auditor.

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