INFORME FINAL AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN PROCESO … · INFORME FINAL AUDITORIA INTERNA DE...

PROCESO SEGUIMIENTO Y EVALUACION A

LA GESTION

CÓDIGO S-SEG-FT-007

VERSIÓN 01

FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 1 de 17

VIGENTE DESDE 13/11/2014

INFORME FINAL AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN

PROCESO GESTION DE COMUNICACIONES VIGENCIA 2016

OFICINA DE CONTROL INTERNO

BOGOTA, MARZO DE 2017


LA GESTION


VERSIÓN 01



Contenido

1. INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................3 2. CRITERIOS DE AUDITORIA ..............................................................................................3 3. OBJETIVO ...............................................................................................................................4 4. ALCANCE ................................................................................................................................4 5. EQUIPO DE TRABAJO .........................................................................................................5 6. METODOLOGIA APLICADA ..............................................................................................5 7. CONTEXTO DEL PROCESO A AUDITAR ........................................................................5 8. ESTADO DE LOS HALLAZGOS VIGENTES ....................................................................6 9. DESARROLLO DE LA AUDITORIA ..................................................................................8

9.1 DESARROLLO DE LOS OBJETIVOS Y METAS DEL PROCESO…………………..9

9.1.1 Plan de acción……………………………………………………………………………..9

9.1.2 Gobierno en Línea……………………………………………………………………….12

9.1.3 Estrategia para la comunicación Externa……………………………………………...13

9.1.4 Estratégica para la Comunicación Interna………………………………………….....14

9.2 SISTEMA INTEGRADO DE GESTION (SIGID)………………………………………14

9.2.1 Procesos y procedimientos……………………………………………………………...14

9.2.2 Mapa de Riesgos…………………………………………………………………………15

9.2.3 Plan de Mejoramiento 2015……………………………………………………………..15

9.3 OBSERVACIONES……………………………………………………………………….15

9.4 NO CONFORMIDADES………………………………………………………………….16

9.5 RECOMENDACIONES…………………………………………………………………..16

10. CONCLUSIONES…………………………………………………………………………17


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AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN

PROCESO GESTION DE COMUNICACIONES

1. INTRODUCCIÓN

La comunicación juega un papel fundamental en la consolidación de la cultura organizacional en las

entidades públicas, ya que facilita el entendimiento de la misión institucional, objetivos y metas que se

espera cumplir, promueve una forma de interactuar para lograr estos fines y fortalece el sentido de

pertenencia, asegurando la continuidad de los proyectos y las actividades propuestas para el desarrollo

de su misionalidad. La Comunicación para su desarrollo debe diseñar políticas, directrices, procesos y

procedimientos que garanticen la eficacia, eficiencia y efectividad de los canales, los mensajes y todo lo

concerniente a la comunicación interna y externa en la entidad.

En tal sentido la Alcaldía Mayor de Bogotá a través del Manual de comunicaciones del Distrito Capital

y en el marco de la planeación, ejecución, medición y mejoramiento del proceso de comunicación

organizacional, estableció para todas las entidades del Distrito los lineamientos tales como la

formulación e implementación del Plan de Comunicaciones y los respectivos procedimientos, para

asegurar procesos comunicativos e informativos oportunos, dirigidos tanto a los funcionarios como a

los ciudadanos, visibilizando la gestión y los resultados generados por la entidad, que contribuyen a

generar mecanismos eficaces para garantizar el control social y el cumplimiento de objetivos

institucionales

El presente informe tiene como propósito dar a conocer los resultados del desarrollo de la auditoria

interna de gestión al Proceso Gestión de Comunicaciones, en el marco del programa anual de auditorías

de la vigencia.

2. CRITERIOS DE AUDITORIA

Constitución Política De Colombia 1991.

Decreto 2573 d e 2014 "Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de

Gobierno en línea, se reglamenta la Ley 1341 de 2009 y se dictan otras disposiciones"

Ley 872 de 2003 "Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva

del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios"

Resolución 378 de 2008 "Por la cual se adopta la Guía para el diseño y desarrollo de sitios Web

de las entidades y organismos del Distrito Capital"


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Decreto 208 de 2016 "Por medio del cual se adoptan el Manual de Imagen Corporativa y Visual

de la Administración Distrital y el lema institucional de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.,

para el periodo 2016-2019

Decreto 652 de 2011. "Por medio del cual se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema

Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales

Decreto 4485 del 2009 Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2009

Ley 872 de 2003 "Por medio del cual se crea el Sistema de Gestión de Calidad en la rama

ejecutiva del poder público y otras entidades prestadores de servicios"

Decreto 652 del 28 de diciembre de 2011 "Por medio del cual se adopta la Norma Técnica

Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales -

NTD:SIG 001:2011"

Plan de Acción vigencia 2016, Plan de Mejoramiento 2015, Políticas, Planes, Procedimientos

Internos Establecidos y MECI:2014

Plan de Comunicaciones E-COM-DI-001

3. OBJETIVO

Revisar y evaluar el Proceso Gestión de Comunicaciones del IDIPRON, con el fin de verificar el

grado de cumplimiento de sus procedimientos, objetivos y metas del plan de comunicaciones y plan

de acción de la vigencia 2016

4. ALCANCE

Evaluar el Proceso Gestión de Comunicaciones del IDIPRON, con el fin de determinar el grado de

cumplimiento en términos de eficiencia y eficacia del plan de comunicaciones, los procedimientos del

proceso, la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea y los objetivos y metas establecidas

en el plan de acción 2016.


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5. EQUIPO DE TRABAJO

ROLES EN LA

AUDITORIA NOMBRES COMPETENCIAS

AUDITOR LIDER

Jorge E. Rivera

Alba

Revisión de los procedimientos, controles internos, riesgos y

aplicación de normas técnicas.

6. METODOLOGIA APLICADA

La auditoría inicia con la comunicación para la realización de la reunión de apertura el día 29 de

Octubre de 2016, a través de memorando N°. 2016IE8491

Solicitud de información sobre los planes y políticas contenidos dentro del Proceso Gestión de

Comunicaciones.

Revisión, verificación y análisis de la de la información recaudada.

Entrevista con las personas vinculadas y encargado del proceso de Gestión de Comunicaciones.

Articulación y consolidación de las evidencias producto de la auditoría y elaboración del informe.

7. CONTEXTO DEL PROCESO A AUDITAR

La Resolución 340 de 2008 por medio de la cual se adopta la Política de Comunicaciones en el Instituto

y cuya finalidad se centra en que los procesos de la entidad relacionados con la comunicación interna,

externa y la que se genere a los medios de comunicación, permita una participación activa de

funcionarios, beneficiarios y ciudadanos en general, encaminados a orientar la forma y desarrollo de los

diversos medios de información, hacia el perfeccionamiento de la cultura y los valores organizacionales

del IDIPRON, para garantizar la transparencia en el ejercicio de la función administrativa, la

democratización pública, la cohesión institucional, aumentar la competitividad y el buen desempeño

laboral.

El proceso de Gestión de Comunicaciones, tiene establecido como objetivo “Contribuir con el

posicionamiento del Idipron desde un proyecto pedagógico de inclusión social que promueve la

garantía del goce efectivo de los derechos de Niños, Niñas, Adolescentes y Jóvenes desde los 8 años


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hasta los 28 años y sus familias, a través de un plan estratégico de comunicación dirigido a la

ciudadanía, además de promover la comunicación interna para apoyar el cumplimiento de su gestión,

avances y apuestas institucionales del instituto con base en su plataforma estratégica”, en tal sentido

cuenta con los procedimientos, tales como la Realización de piezas comunicacionales, Publicación

portales web, Administración de redes sociales, Elaboración comunicados de prensa y Cubrimiento de

eventos, los cuales están formalmente adoptados por medio del SIGID del Instituto.

8. ESTADO DE LOS HALLAZGOS VIGENTES

A la fecha el proceso Gestión de Comunicaciones, cuenta con los siguientes hallazgos vigentes de

acuerdo con los últimos informes de auditoría por parte de la Oficina de Control Interno, se evidencia el

cierre de 2 de los 5 hallazgos identificados, quedando a la fecha 3 hallazgos pendientes por cerrar:

ORIGEN HALLAZGO/ NO

CONFORMIDAD REPORTE ESTADO OBSERVACION

Informe de

Auditoria

Interna

vigencia

2013

1. La caracterización del proceso de

comunicaciones, esta desactualizado

respecto a sus entradas y salidas,

recursos, documentos relacionados y

normatividad de la referencia, no

incluye fuentes de medición y

seguimiento, a través de indicadores

de gestión de eficiencia, eficacia y

efectividad, que permitan establecer

el grado de avance o logro de los

objetivos trazados y de los resultados

esperados del proceso, incumpliendo

lo establecido en los numérales 1.2.2,

2.1.4 del MECI 1000:2005, 4.1, 4.2 y

7,1 y 8.2.3 de la NTCGP 1000:2009,

así como los numerales 4.2.1, 4.2.5

de la NTD-SIG 001:2011, adoptado a

través del Decreto 652 de 2011.

Se revisó la caracterización del

proceso de comunicación y se

están realizando los ajustes

necesarios. Se incluyeron otros

riesgos, se reformuló el objetivo

acorde con la misionalidad del

Idipron. Se está modificando

teniendo en cuenta las

proyecciones de la Oficina

Asesora de Planeación del

Idipron. Anexo: Caracterización

actualizada.

Abierto

(17/12/2014) Si bien, describen

avances en la actualización de la

caracterización del proceso de

comunicaciones, en el seguimiento al

plan de mejoramiento no se adjunta

caracterización actualizada y en la

página web del IDIPRON, se encuentra

publicada la caracterización del

05/10/2012.

Informe de

Auditoria

Interna

vigencia

2013

2. El proceso de Comunicaciones, no

cumple con la Política de

Administración del Riesgo, puesto

que no ha establecido controles, ni ha

realizado seguimiento para la

verificación y efectividad de los

mismos en el mapa de riesgos, con el

objetivo de garantizar la eficiencia,

eficacia, y efectividad de las acciones

propuestas para su tratamiento, de

conformidad con lo establecido en

los numérales 1.3 del MECI

1000:2005, 4.1 literal g) y 5.6.2 de

la NTCGP 1000:2009, 4.2.2 de la

NTD-SIG 001:2011, adoptado a


1. Se revisó la política de

Administración del Riesgo y se

hizo seguimiento al mapa de

riesgos. 2. Se identificó la

aplicabilidad de la política de

Administración del Riesgo para el

desarrollo del proceso de

comunicaciones. 3. Se trabajó

conjuntamente con Planeación el

mapa de Riesgos del Proceso de

comunicaciones. Anexo:

Seguimiento el mapa de riesgos

con sus soportes.

Cerrado

(17/12/2014) Se evidencia formulación

de plan de mejoramiento producto del

origen del mapa de riesgos, además con

seguimiento a los avances que datan de

junio de 2014, en este plan de

mejoramiento se procede a cerrar el

hallazgo, pero se realizará verificación

de cumplimiento del plan de

mejoramiento producto de mapas de

riesgo.


LA GESTION


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Informe de

Auditoria

Interna

vigencia

2013

3. El proceso de Comunicaciones,

desconoce los criterios para la

organización de los archivos de

gestión, en concordancia con las

Tablas de Retención Documental, el

manual de procedimientos y las

funciones de la entidad, de

conformidad con lo establecido en el

Acuerdo 42 de 2002.

1. Se conocieron los criterios para

la organización de archivos en

concordancia con los lineamientos

distritales e institucionales. 2. Se

solicitó asesoría al Área de

Gestión documental para la

aplicabilidad de los criterios en el

desarrollo de la gestión del

Proceso de Comunicaciones. 3. Se

realizó jornada de trabajo con

todos los integrantes del equipo

de comunicaciones para archivar

los documentos de la oficina.

Anexo: Actas de Gestión

Documental

Cerrado

(17/12/2014) Se evidencia memorando

del 15/05/2014 (2014IE4148), por el

cual la encargada del proceso solicita al

responsable de gestión documental

CAPACITACION SOBRE

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS, el

cual fue prestado por el área de

gestión ambiental los días 11 de junio y

18 de junio de 2014, según actas

adjuntas.

Informe de

Auditoria

Interna

vigencia

2013

4. no se ha socializado y actualizado

la política de comunicaciones de la

entidad, incumpliendo lo establecido

en la Resolución 340 de 2008, los

numérales 2.3.2 del MECI

1000:2005, 7.2.3. 8.2.3 de la NTCGP

1000:2009, y 4.2.7 literal b) c y 5.6



Primer avance: Se conoció

política de comunicaciones

existente en el Idipron y se revisó

su contenido para determinar los

cambios que requiere según el

plan estratégico del Idipron y las

nuevas dinámicas institucionales.

Anexo: Documento de

recomendaciones de política de

comunicaciones.

Abierto

Si bien, el proceso propició un avance

en el cual generó un documento

denominado "Recomendaciones a la

Resolución Nª 340 de 2008" "Por

medio de la cual se adopta la Política

de Comunicaciones en el IDIPRON y

Plan de Comunicaciones" Estos

documentos, no se encuentran

aprobados por la entidad y no

contienen firmas que validen su

autoridad y responsabilidad. Por lo

anterior, no se procede a cerrar el

hallazgo.

Informe de

Auditoria

Interna

vigencia

2013

5. No se cuenta con planes de

mejoramiento por proceso, que

permitan fortalecer el desempeño en

su operación y generar los avances

respecto a la ejecución de las

acciones de mejora, incumpliendo lo

establecido en el 3.3.2 del MECI

1000:2005, 8.5.1, 8.5.2 y 8.5.3 de la

NTCGP 1000:2009, y 7.2, 7.3 y 7.4



Se formularon los planes de

Mejoramiento del Proceso de

Comunicaciones de las vigencias

2012 y 2013. Actualmente están

en ejecución Anexo: Plan de

Mejoramiento

Abierto

(16/07/2015) Se observa consecución

del proceso de mejoramiento continuo,

por cuanto el proceso de

comunicaciones ha establecido

acciones de mejora a su gestión, siendo

registrados en el presente plan de

mejoramiento.


LA GESTION


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9. DESARROLLO DE LA AUDITORIA

Una vez realizada la reunión de apertura de la auditoria, se desarrolló en los términos y condiciones

establecidas y acordadas en la reunión realizada el día 29 de Octubre con los responsables del proceso a

auditar en donde se dio a conocer el objetivo, los criterios y el alcance de la auditoria, mediante

memorando 2016IE8491 del 21/10/2016.

Para la ejecución de la auditoria se solicitaron y verificaron carpetas y documentos en línea como

procedimientos, caracterización, mapa de riesgos, resoluciones internas sobre el proceso Gestión de

Comunicaciones.

9.1 DESARROLLO DE LOS OBJETIVOS Y METAS DEL PROCESO

Dentro de los Objetivos estratégicos formulados en el 2015 para el cumplimiento de la Plataforma

Estratégica de la Entidad y que está directamente relacionado con las metas del proceso de

comunicaciones, se encuentra el Fortalecer la gestión institucional mediante el mejoramiento de las

capacidades administrativas, de infraestructura, TIC’s, Comunicaciones, y la gestión integral del

IIDPRON, junto con su acción estratégica Fortalecimiento de la gestión administrativa,

comunicaciones e infraestructura. En tal sentido y para dar cumplimiento con este objetivo estratégico,

el proceso de Comunicaciones formuló e implementó el Plan de Acción 2016, con dos acciones

estratégicas tales como:

Fortalecer la comunicación externa mediante la promoción y difusión de los programas que

desarrolla el IDIPRON, a través de secciones radiales semanales en la emisora DC Radio mediante

las cuales se informa a la ciudadanía

Fortalecer la comunicación interna y el sentido de pertenencia de quienes trabajan con el IDIPRON.

9.1.1 Plan de acción

Tal como lo define la CEPAL1, el Plan Operativo Anual (plan de acción) es un instrumento que debe

sistematizar los aspectos “operativos” relacionados con las actividades que permiten materializar los

productos en una expresión anual. Para ser coherente con los objetivos y metas de la Institución y del

Programa, debe recoger en su programación justamente las prioridades establecidas en términos de la

calendarización de las actividades e identificar los insumos necesarios para la generación de los

productos finales. Una vez revisado el Plan de acción del Área del Comunicaciones para el periodo

auditado se identificaron estas actividades:

1 Manual de Planificación Estratégica e indicadores de desempeño en el Sector Publico CEPAL 2009


LA GESTION


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Fortalecer la comunicación externa mediante la promoción y difusión de los programas que desarrolla

el IDIPRON, a través de secciones radiales semanales en la emisora DC Radio mediante las cuales se

informa a la ciudadanía. Para dar cumplimiento a esta acción se formuló la siguiente meta y

actividades:

META

(Fin o límite del objetivo,

normalmente numérico. Agregar

cuantas metas se requieran)

Producir y realizar mínimo 12 secciones en un programa radial de DC Radio.

(Número de secciones

emitidas/12 secciones

programadas)*100

83,3%

De las 12 actividades programadas, dos no se realizaron, el jueves 11 de agosto debido al

lanzamiento de la semana "Distrito Joven", y el 6 de octubre debido a problemas de salud del

productor de la emisora.

No.

Agregar

cuantas

filas como

actividade

s se

requieran

COMO

(Actividades a

realizar para

cumplir con el

objetivo)

PRIMER

SEGUIMIENTO

SEGUNDO

SEGUIMIENTO TERCER SEGUIMIENTO

TOTAL

PLANEADO/

EJECUTADO P/E ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

1

Preguntar y decidir

en el IDPAC en

qué programas de

los emitidos por

DC Radio puede

quincenalmente

producir una

sección del

IDIPRON

P

%

Planeado

50

% 50% 100%

E

%

Ejecutado

30

% 70% 100%

2

Diseño Gráfico de

la ubicación de la

sección radial en la

página web del

IDIPRON y en

redes sociales de

internet

P

%

Planeado

100

% 100%

E

%

Ejecutado

100

% 100%

3

Definición de

temática e

invitados

P

%

Planeado

11% 11% 11% 11% 11% 11

% 11% 11%

12

% 100%

E

%

Ejecutado

11% 11% 11% 33%

4

Emisión de la

sección semanal en

uno de los

programas de DC

Radio

P

%

Planeado

11% 11% 11% 11% 11% 11

% 11% 11%

12

% 100%

E

%

Ejecutado

0% 2,7% 11% 14%


LA GESTION


VERSIÓN 01



Fortalecer la comunicación interna y el sentido de pertenencia de quienes trabajan con el

IDIPRON. Para dar cumplimiento a esta acción se formuló la siguiente meta y actividades:

META

(Fin o límite del objetivo,

normalmente numérico. Agregar

cuantas metas se requieran)

Producir y enviar por correo electrónico 14 boletines virtuales a todos los funcionarios del IDIPRON.

(Número de boletines virtuales

remitidos/ 14 boletines virtuales

programados a producir)*100

83% Se realizan los programas en las fechas acordadas.

No.

Agregar

cuantas

filas como

actividades

se

requieran

COMO

(Actividades a

realizar para cumplir

con el objetivo)

PRIMER

SEGUIMIENTO

SEGUNDO

SEGUIMIENTO TERCER SEGUIMIENTO

TOTAL

PLANEADO/

EJECUTADO P/E ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

1

Diseño de imagen del

boletín virtual

quincenal

(Feb - Mar 10%)

P

%

Planeado

50% 50% 100%

E

%

Ejecutado

50% 50% 100%

2

Monitoreo,

recolección y análisis

de la información

publicada en medios

de comunicación y/o

página del instituto.

(Abril - Diciem 40%)

P

%

Planeado

8% 8% 8% 8% 8% 8% 8% 8% 10% 9% 9% 8% 100%

E

%

Ejecutado

8,3% 8,3% 8,3% 8,3% 8,3% 8,3% 50%

3

Elaborar y enviar por

correo Institucional

un boletín quincenal,

con las notas

seleccionadas en el

monitoreo de medios

y con las notas

publicadas en la

Página Web durante

los quince días

previos

(Abril - Diciem 50%)

P

%

Planeado

11% 11% 11% 11% 11% 11% 11% 11% 12% 100%

E

%

Ejecutado

8,3% 11% 11% 30%

Si bien es cierto, el proceso de comunicaciones reporta para el segundo periodo de seguimiento al Plan

de Acción 2016 un cumplimento del 100%, no se logró evidenciar el cumplimiento de las metas, en la

medida en que no se cuenta con los registros y/o archivos que muestren su realización, y las actividades

realizadas no contribuyeron directamente a la consecución de las acciones y objetivo estratégico, tal es

el caso que para producir y realizar mínimo 12 secciones en un programa radial de DC Radio, se tiene

programado como actividad “Preguntar y decidir en el IDPAC en qué programas de los emitidos por


LA GESTION


VERSIÓN 01



DC Radio puede quincenalmente producir una sección del IDIPRON”, lo que su ejecución no fue

relevante frente al impacto que genera en la realización de las secciones radiales programadas.

9.1.2 Gobierno en Línea

Mediante la Resolución N°. 425 del 2008 se crea el Comité Antitrámites y de Gobierno en Línea en el

Instituto Distrital para la Protección de la Niñez y la Juventud – IDIPRON, con funciones en Materia de

Racionalización de Trámites y de Gobierno en Línea. De conformidad con las directrices de Decreto

2641 de 2012 “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al

Ciudadano”, la página del Instituto cuenta con la publicación de Políticas, Planes, Programas y

Proyectos y Servicios de información al Ciudadano, acciones que permiten aumentar su oferta de

servicios.

Actualmente y en cumplimiento con la Guía 3.0 Sitios Web – Distrito Capital y de acuerdo con la

resolución 378 de 2008 la entidad está cumpliendo con los siguientes lineamientos en cuanto a

publicación de información básica y obligatoria:

Información General de la Entidad

Datos de contacto

Servicios de información

Normatividad, políticas y lineamientos

Información financiera y contable

Información sobre planeación, gestión y control

Información sobre la contratación

Información sobre servicios

Información sobre el recurso humano

Se verificó que la información general de la Entidad y los canales de atención al ciudadano en la Guía

de Trámites y Servicios del Distrito (www.bogota.gov.co haciendo click en el link “Guía de trámites” o

directamente http://www.bogota.gov.co/portel/libreria/php/03..html) está actualizada en cuanto a Datos

de Contacto y Servicios que presta la Entidad.

Por otra parte La Guía 3.0 Sitios Web Distrito Capital versión 3.0 y teniendo en cuenta la resolución

378 de 2008 la cual las Entidades y organismos distritales deben adoptar y aplicar lo establecido en el

documento denominado “Guía para el diseño y desarrollo de sitios web de las Entidades del Distrito

Capital, esta guía de trámites y servicios es un módulo único donde se actualizan los Trámites y

Servicios, así mismo este módulo cuenta con una interconexión con el SUIT aplicativo del orden

nacional. El Idipron adopto este aplicativo oficial dispuesto por la Secretaria General de la Alcaldía

Mayor de Bogotá, para orientar a la ciudadanía acerca de los requisitos, sitios y horarios de atención

para la realización de los trámites y la prestación de los servicios de la Entidad. Una vez revisadas estas

plataformas tecnológicas se evidencio inconsistencias entre los trámites y servicios que presta la

Entidad, mientras que en el SUIT se reporta 2 trámites y ningún servicio, en la Guía de Trámites y

Servicios del Distrito, se identifican 3 servicios y ningún trámite, como se evidencia a continuación:

http://www.bogota.gov.co/

http://www.bogota.gov.co/portel/libreria/php/03..html


LA GESTION


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Guía de Trámites y Servicios del Distrito

Sistema Único de Información de Trámites – SUIT


LA GESTION


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9.1.3 Estrategia para la comunicación Externa

Por medio de esta estrategia se pretende dar a conocer la misionalidad del IDIPRON, para que la

ciudadanía en general referencie la institución, no solo porque se trabaja con habitantes de calle, si no

con población con extrema pobreza y vulnerabilidad.

Dentro de este marco, se formuló como objetivo el posicionamiento de la imagen institucional a través

de medios de comunicación y relaciones públicas, dando a conocer experiencias exitosas con personas

que estuvieron y están vinculadas con el Idipron, entre las cuales podemos relacionar:

Centro de atención Oasis mujer que lava ropa de habitantes de la calle. “Nota del Tiempo”

Laura y Diego, los hermanos que cambiaron su vida gracias al Idipron.

El ‘Profe’ del Idipron que también habito en las calles.

La historia del joven que logró su empresa gracias el Idipron

Programa “Distrito Joven” que lidera el Idipron (Graduó a 529 jóvenes en Contabilidad, Desarrollo

de Operaciones Logísticas, Mantenimiento de Equipos de Cómputo, Programación de Software,

Recursos Humanos y Sistemas, entre otros).

Por otra parte, se evidencio el incremento de: Visitas, los Me gusta y Retwets que por medio de las

notas periodísticas como las “Experiencias de Vida” han permitido llegar al público en general

acercando a la ciudadanía a la misionalidad del Idipron, estas experiencias de vida han permitido dar a

conocer actividades, programas y estrategias del Instituto.

La Red Twiter en los meses de septiembre y octubre de 2016 obtuvieron un alcance (total de personas

que vieron la “Marca” Idipron en la red social) de 233 mil impresiones o vistas en los dos meses Vs 76

mil de los dos meses anteriores. Se obtuvo un total de 514 Retweets durante los meses de septiembre y


LA GESTION


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octubre, en promedio 8 diarios. Mientras que el comportamiento de la red Facebook de Idipron, en los

meses de septiembre y octubre de 2016 se obtuvo un crecimiento en número de los Me Gusta durante

estos dos meses de 309 Vs. 372 de los meses anteriores. Número de personas que vieron el contenido

de la página 454.553 Vs. 50.960 meses anteriores

9.1.4 Estrategia para la Comunicación Interna

La comunicación interna es una herramienta estratégica clave en la entidad, puesto que mediante un

buen empleo de la información se puede transmitir correctamente a los funcionarios los objetivos y

valores estratégicos que promueve la organización. Con el diseño de piezas comunicativas, la

utilización de herramientas como el intranet, carteleras internas, pantallas institucionales, boletines,

correos electrónicos, campañas de comunicación interna y eventos; o mediante los canales externos:

páginas web, redes sociales, medios de comunicación, eventos de posicionamiento de marca, ruedas de

prensa, difusión de pauta, impresos y publicaciones e informes, se busca fortalecer la comunicación

interna y externa, dependiendo de las necesidades de las áreas, los lineamientos normativos, las

políticas y directrices de la Dirección General, en este sentido y para este periodo se realizaron :

Día sin carro distrital

Diseño de diplomas para diferentes eventos, grados y capacitación

Diseño de protectores de pantalla

Diseño de piezas comunicativas de no pólvora

Producción, grabación y edición de videos como ESNNA

Videos institucionales para las salas de Cinemas Procinal

Videos de cubrimiento de diferentes eventos institucionales (Vimeo, YouTube y Twiter) para

divulgación en redes sociales.

Videos de navidad y comedores comunitarios

Diagramación para revistas especializadas

Diagramación y diseño de libros institucionales

9.2 SISTEMA INTEGRADO DE GESTION (SIGID)

9.2.1 Procesos y procedimientos

Uno de los elementos de la planeación es la caracterización del proceso, el cual tiene por objetivo

determinar las características que delimitan la operación del proceso frente al cumplimiento de la

misión institucional. Esta herramienta permite identificar y estructurar el proceso en términos de

objetivo, alcance, recursos, identificación de elementos de entrada y salida del proceso, y los

proveedores y clientes, orientando las actividades que se desarrollan en la entidad u organismo Distrital

en términos de comunicación; actualmente el proceso Gestión de Comunicaciones, no cuenta con la

caracterización actualiza respecto a sus entradas y salidas, recursos, documentos relacionados y

normatividad de la referencia, no incluye fuentes de medición y seguimiento, a través de indicadores de


LA GESTION


VERSIÓN 01



gestión de eficiencia, eficacia y efectividad, que permitan establecer el grado de avance o el logro de los

objetivos trazados y de los resultados esperados del proceso.

Se evidencia con la visita realizada y en entrevista a la persona que ejecuta los procedimientos de

Realización de Piezas Comunicacionales y Publicación Portales Web, que las actividades que se

realizan no corresponden a las formalmente establecidas en los procedimientos.

9.2.2 Mapa de Riesgos

Una matriz de riesgo es una herramienta que permite establecer mecanismos para identificar, valorar y

minimizar los riesgos a los que constantemente están expuestos los procesos y poder de esta manera

garantizar el cumplimiento de sus objetivos y las metas y resultados esperados en el marco de la

misionalidad de la entidad.

El mapa de riesgos del Proceso Gestión de Comunicaciones, tienen identificados 7 riesgos de los

cuales un (1) riesgo es de corrupción. Se puede evidenciar que en algunos riesgos no existe correlación

de las causas y las acciones de mejora formuladas para mitigar los respectivos riesgos, tal es el caso del

desconocimiento de la Política de Comunicación por parte de los servidores públicos y el Plan de

Comunicaciones. En igual medida se encontró que el mapa de riesgos del proceso, no cuenta con

controles eficaces y efectivos lo cual se evidencia en la materialización de algunos de los riesgos

definidos.

9.2.3 Plan de Mejoramiento 2015

El plan de mejoramiento permite a través de ejecución de actividades corregir las desviaciones que se

generan en el desarrollo del proceso, garantizando la consecución de los objetivos y metas establecidas.

Durante el análisis se evidencio, que el proceso no ha presentado evidencia de cumplimiento en la

implementación de las acciones formuladas en el Plan de Mejoramiento de 2012 y 2013, ni tampoco la

revisión para asegurar que las acciones establecidas se están llevando a cabo con criterios de

oportunidad y de eficacia en su implementación.

9.3 OBSERVACIONES

9.3.1 Existen debilidades en la identificación y valoración de los riesgos del proceso, en la medida en

que no se asocia directamente con el cumplimiento del objetivo, ni tampoco con la formulación

de las acciones de mejora que propendan por manejo y control de los riesgos.

9.3.2 El plan de acción del área no permite visualizar la programación y desarrollo de las actividades

que garanticen el cumplimiento de los objetivos, metas y proyectos durante el periodo y que

respondan al que hacer misional del área, teniendo en cuenta que es fundamental para realizar el


LA GESTION


VERSIÓN 01



respectivo seguimiento y establecer los requerimientos de recursos humanos y financieros que

permiten posteriormente la formulación del presupuesto.

9.4 NO CONFORMIDADES

9.4.1 La entidad no cuenta con los lineamientos para el desarrollo de la política de comunicaciones, en

el sentido de no contar con el Plan de Comunicación 2016 que de acuerdo con las directrices de la

Secretaria General del Distrito deben ser adoptado por todas las entidades del Distrito,

contraviento lo dispuesto en el MECI 2014 en el numeral 3: Eje transversal de información y

comunicación Interna y Externa, determina como producto mínimo “la política de

comunicaciones” concordante con el siguiente requisito: la entidad debe establecer un mecanismo

de comunicación con los usuarios internos y externos, NTD-SIG 001:2011 numeral 4.2.7 literal b.

9.4.2 Las actividades que se desarrollan en el procedimiento en algunos casos no tienen correlación con

las que formalmente están establecidas, como se observó en los procedimientos de Realización de

Piezas Comunicacionales y Publicación Portales Web, lo que no garantiza la optimización de los

recursos humanos, financieros y tecnológicos disponibles y la dinámica requerida para el logro de

objetivos y la obtención efectiva de los resultados esperados; lo cual incumple con lo dispuesto en

la norma NTCGP 100:2009 numeral 7.1

9.5 RECOMENDACIONES

9.5.1 Formular el plan de acción de acuerdo a su misionalidad y a las competencias propias del área, así

como reportar en los términos y condiciones requeridas por la Oficina Asesora de Planeación el

respectivo avance y seguimiento del plan de acción.

9.5.2 Es importante que el proceso de Gestión de Comunicaciones cuente con la debida actualización

de su caracterización lo cual permita identificar y estructurar el proceso en términos de objetivo,

alcance, y recursos, y pueda cumplir la misión institucional.

9.5.3 Formular el Manual de Comunicaciones, en este documento se debe establecer lo que orienta el

Manual de Comunicación del Distrito Capital, y bajo el esquema del ciclo PHVA (Planear,

Hacer, Verificar, Actuar), este manual como mínimo debe contener el Plan de Comunicación

Organizacional, la caracterización del proceso, el procedimiento de comunicaciones, el

Lineamiento de lenguaje incluyente, el Manual o Guía para el manejo de crisis, la medición de

eficacia, eficiencia y efectividad del proceso de comunicaciones de Instituto, debe estar orientado

a fortalecer directrices generales de estructuración, planeación, desarrollo institucional,

mejoramiento continuo del proceso de comunicaciones y sostenibilidad del Sistema Integrado de

Gestión (SIG).

9.5.4 Teniendo en cuenta que los planes de mejoramiento contribuyen al desarrollo de los procesos de

la entidad de manera eficiente y transparente, a través de la adopción y cumplimiento de las


LA GESTION


VERSIÓN 01



acciones correctivas y a la implementación de metodologías orientadas al mejoramiento continuo,

se requiere por parte del proceso fortalecer la importancia y puesta en marcha de las acciones de

mejoramiento en la mitigación y corrección de las desviaciones encontradas en el cumplimiento

de objetivos y el fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión, para coadyuvar al logro de los

objetivos y metas del plan estratégico del IDIPRON.

9.5.5 Ajustar el Mapa de Riesgos del proceso, teniendo en cuenta como principio la relación causa –

riesgo, las acciones de mejora y las directrices de las instancias competentes, con el propósito de

contribuir a la consecución de los objetivos y resultados esperados en el proceso

9.5.6 El proceso debe implementar mecanismos de evaluación, medición y seguimiento de las

estrategias propuestas, a través de indicadores de gestión de eficiencia, eficacia y efectividad, que

permitan establecer el grado de avance o logro de los objetivos trazados y los resultados

esperados del proceso.

10. CONCLUSIONES

Como resultado de la auditoria se puede concluir que la Gestión del Proceso Gestión de

Comunicaciones, está fundamentada en acciones a priori, en el diario vivir, sin tener en cuenta un Plan

de Acción donde se evidencie la gestión y se permita valorar de forma permanente la eficiencia,

eficacia y efectividad de las actividades realizadas, de conformidad con los objetivos y metas

programadas durante la vigencia.

Vº Bº Equipo Auditor

FIRMA: ___________________________________

NOMBRE: Jorge Rivera Alba

Vº Bº Equipo Auditor

FIRMA: ___________________________________

NOMBRE: Jennyfer Álvarez Pulido

Aprobación Jefe Oficina de Control Interno

FIRMA:_______________________________________

NOMBRE: Gustavo Olaya Ferreira

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