INFORME FASE III - PDA Norte...cada una de las áreas del prestador; en el tercer capítulo se...

CONTRATO 084 DE 2017

VERSIÓN 1 FECHA: 05/09/2019

MUNICIPIO DE SALAZAR DE LAS PALMAS UNIDAD MUNICIPAL DE SERVICIOS PÚBLICOS

INFORME FASE III

DEPARTAMENTO DE NORTE DE SANTANDER

ASEGURAMIENTO DE LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS EN EL

MUNICIPIO DE SALAZAR DE LAS PALMAS

INFORME FASE III IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN DE

FORTALECIMIENTO

SEPTIEMBRE 2019

LÍNEA DE ACCIÓN No. 3. IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN DE FORTALECIMIENTO



INFORME FASE III

2

CUADRO DE RESPONSABILIDADES

RESPONSABLE NUMERO DE REVISIÓN

0 1 2

Elaboración

Nombre Nombre Nombre

Carlos Andrés Chacon C. Carlos Andrés Chacon C.

Septiembre 10 de 2019 Octubre 15 de 2019

Revisión


Cesar Ramón Moreno Cesar Ramón Moreno


Aprobación


William Carrasco Mantilla William Carrasco Mantilla


LISTA DE DISTRIBUCIÓN

DEPENDENCIA No. COPIAS FECHA DE ENVÍO OBSERVACIONES

Contratante Uno (1) Octubre 23 / 2019 Físico y Digital

CUADRO DE MODIFICACIONES

REVISIÓN FECHA DE

MODIFICACIÓN ORIGEN DEL CAMBIO O MODIFICACIÓN

2019-180-031265-1 15 de Octubre del 2019 Ajustes de Forma




INFORME FASE III

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CONTENIDO INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... 7

1 ACTIVIDADES PRIORIZADAS A CORTO PLAZO ....................................................... 8

2 IMPLEMENTACIÓN DE ACTIVIDADES A CORTO PLAZO ....................................... 10

2.1 ÁREA INSTITUCIONAL Y LEGAL ........................................................................ 10

2.1.1 Estudio de Viabilidad ..................................................................................... 10

2.1.2 Peticiones, Quejas y Recursos ...................................................................... 11

2.2 ÁREA ADMINISTRATIVA ..................................................................................... 12

2.2.1 Reglamento Interno de Trabajo ..................................................................... 12

2.2.2 Implementar la Evaluación Periódica del Desempeño del Personal ............ 13

2.2.3 Administración de Materiales ......................................................................... 13

2.2.4 Plan Anual de Compras ................................................................................. 14

2.2.5 Elaboración de Formatos para el Manual de Procedimientos ...................... 17

2.3 ÁREA FINANCIERA .............................................................................................. 19

2.3.1 Procedimiento para la ejecución del presupuesto anual .............................. 19

2.4 ÁREA COMERCIAL .............................................................................................. 19

2.4.1 Implementación de las nuevas tarifas de Acueducto y Alcantarillado .......... 19

2.4.2 Contrato de Condiciones Uniformes .............................................................. 26

2.4.3 Gestión para cobrar el servicio de Aseo en el área rural con la empresa que suministra el servicio de Energía ................................................................................. 26

2.4.4 Lectura de Medidores .................................................................................... 29

2.4.5 Critica de Lecturas y revisión previa (micromedición)................................... 33

2.4.6 Actualización Mensual de niveles tarifarios ................................................... 33

2.4.7 Control periódico del índice de eficiencia de recaudo................................... 34

2.5 ÁREA OPERATIVA ............................................................................................... 35

2.5.1 Existencia de Planos Actualizados de redes ................................................. 35

2.5.2 Registro permanente del número y tipos de daños por sectores ................. 36

2.5.3 Formatos para reporte de control de fugas, pérdidas físicas en tanques y a nivel intradomiciliar ....................................................................................................... 36

2.5.4 Procedimientos para detectar y controlar los reboses en tanques de almacenamiento del sistema ........................................................................................ 36

2.5.5 Programa permanente para vigilar, inspeccionar y limpiar cuencas en la fuente abastecedora ..................................................................................................... 36

2.6 ÁREA TÉCNICA .................................................................................................... 37




INFORME FASE III

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2.6.1 Implementación de procedimientos para administración de planos y memorias técnicas ........................................................................................................ 37

3 CUADRO COMPARATIVO DE EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES............................... 38

4 PLAN DE TRABAJO MEDIANO Y LARGO PLAZO .................................................... 48

4.1 ACTIVIDADES DE MEDIANO PLAZO ................................................................. 48

4.1.1 Área Institucional Y Legal .............................................................................. 48

4.1.2 Área Administrativa ........................................................................................ 51

4.1.3 Área Financiera .............................................................................................. 54

4.1.4 Área Comercial .............................................................................................. 55

4.1.5 ÁREA OPERATIVA ........................................................................................ 58

4.1.6 Área Técnica .................................................................................................. 63

4.2 PLAN DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LARGO PLAZO (12 MESES) ............................................................................................................................ 64

4.2.1 Área Institucional Y Legal .............................................................................. 64

4.2.2 Área Administrativa ........................................................................................ 66

4.2.3 Área Comercial .............................................................................................. 67

4.2.4 Área Operativa ............................................................................................... 68

4.2.5 Área Técnica .................................................................................................. 71

5 OTRAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS POR LA CONSULTORÍA ..................... 75

5.1 APOYO EN LA ESTIMACIÓN DE INTERESES DE CARTERA MOROSA ......... 75

5.2 CONSTRUCCIÓN DE CAPACIDADES EN ASPECTOS TÉCNICOS ................. 75

6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................... 80

7 ANEXOS ....................................................................................................................... 82




INFORME FASE III

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LISTA DE TABLAS Tabla 1 Relación de PQR´s ................................................................................................. 11 Tabla 2 Relación de Evaluación de Desempeño ................................................................ 13 Tabla 3 Relación de Folios del Archivo ............................................................................... 14 Tabla 4 Promedio de Consumos por estrato ...................................................................... 15 Tabla 5 Presupuesto 2020 ................................................................................................... 15 Tabla 6 Formatos realizados ............................................................................................... 18 Tabla 7. Meta de Micromedición.......................................................................................... 21 Tabla 8. Meta de Continuidad .............................................................................................. 22 Tabla 9. Costo Medio de Administración de Acueducto 2016 ............................................ 23 Tabla 10. Costo Medio de Administración de Alcantarillado 2016 ..................................... 23 Tabla 11. Costo Medio de Operación General de Acueducto 2016 ................................... 23 Tabla 12. Costo Medio de Operación General de Alcantarillado 2016 .............................. 23 Tabla 13. Costo Particular de Acueducto ............................................................................ 23 Tabla 14. Costo Medio de Operación .................................................................................. 24 Tabla 15. Costo Medio de Inversión de Acueducto 2016 ................................................... 24 Tabla 16. Costo Medio de Inversión de Acueducto 2016 ................................................... 24 Tabla 17. Costo Medio de Tasa de Uso para Acueducto ................................................... 25 Tabla 18. Costo Medio de Tasa Retributiva para Alcantarillado ......................................... 25 Tabla 19 Indexación de Costo de Referencia de Acueducto a Junio de 2019 ................... 25 Tabla 20 Indexación de Costo de Referencia de Alcantarillado a Junio de 2019 .............. 25 Tabla 21 Relación de Predios sector La Laguna ................................................................ 27 Tabla 22 Seguimiento a Consumos .................................................................................... 31 Tabla 23 Variación del IPC .................................................................................................. 33 Tabla 24 Índice de Recaudo ................................................................................................ 34 Tabla 25 Relación de Planos ............................................................................................... 35 Tabla 26 Cuadro Comparativo de actividades ejecutadas ................................................. 38 Tabla 27 Evaluación en Gestión Empresarial ..................................................................... 40 Tabla 28 Resultados de la Autoevaluación antes y Después del Plan de Acción Empresarial. ......................................................................................................................... 45 Tabla 29 Indicadores de Prestación de los Servicios. ........................................................ 46 Tabla 30. Los indicadores de gestión y resultados ............................................................. 48




INFORME FASE III

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SIGLAS APC: Administración Pública Cooperativa APP: Agua para la Prosperidad APSB: Agua Potable y Saneamiento Básico CCU: Contrato de Condiciones Uniformes CRA: Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico. EME: Escala Mínima Eficiente ESP: Empresa de servicios públicos FSRI: Fondo de Solidaridad y Redistribución de Ingresos MVCT: Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio. PDA: Planes Departamentales para el Manejo Empresarial de los Servicios Públicos PDM: Plan de Desarrollo Municipal SA: Sociedad por Acciones. SAS: Sociedad por Acciones Simplificada SSPD: Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios SUI: Sistema Único de Información PTAP: Planta de Tratamiento de Agua Potable PTAR: Planta de Tratamiento de Agua Residual VAS: Viceministerio de Agua y Saneamiento Básico




INFORME FASE III

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INTRODUCCIÓN La Secretaría de Agua Potable y Saneamiento Básico como gestor del PAP-PDA contrató la consultoría 0084 de 2017, cuyo objeto es “Adelantar acciones de aseguramiento en la prestación de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo en el área urbana y rural de los municipios vinculados al PAP-PDA de Norte de Santander”. En la Línea de Acción No. 2 del anexo técnico del contrato, contiene las actividades de transformación y/o fortalecimiento que se realizaron inicialmente al prestador del municipio de Chinácota en el año 2018, y que a partir del Otrosí 003 del contrato firmado el 18 de marzo del 2019 se establece que dichas actividades serán desarrolladas al prestador del Municipio de Salazar de las Palmas. En la Fase No. 1 se realizaron las actividades de diagnóstico de la prestación de los servicios en el municipio de Salazar de las Palmas. Para ello, se analizaron aspectos legales, administrativos, financieros, comerciales, técnicos y operativos del prestador, así mismo se realizó un análisis de prefactibilidad de las alternativas de aseguramiento de acuerdo a las características del municipio, recomendando por parte de la Consultoría la transformación del Prestador bajo una figura de Administración Pública Cooperativa. Una vez desarrolladas las actividades de diagnóstico y prefactibilidad, las mismas fueron socializadas el 3 de Mayo del 2019 con la Administración Municipal quien una vez presentadas las alternativas decidió implementar acciones de fortalecimiento al actual prestador. Teniendo en cuenta la decisión tomada por la Administración Municipal, en la Fase No. 2 se realizó el plan de fortalecimiento institucional de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo para la Unidad Municipal de Servicios Públicos, atendiendo los productos establecidos en el anexo técnico del Otro Si No. 03 para la Línea de Acción No. 2 Fase 2 “Plan de Fortalecimiento Empresarial”.

Una vez concertado dicho plan con el Prestador, se inició la implementación de las actividades a corto plazo, las cuales se presentan cada una de ellas de manera detallada en el presente informe. El documento se desarrolla en seis partes principales: la primera incluye de manera resumida las actividades de fortalecimiento priorizadas a corto plazo; en el capítulo segundo se incluyen los resultados obtenidos en la implementación de las actividades en cada una de las áreas del prestador; en el tercer capítulo se presenta un cuadro comparativo de las actividades programadas y las ejecutadas junto con el impacto de las mismas en el prestador, en el cuarto capítulo se presenta el plan de trabajo de mediano y largo plazo para la implementación del prestador, como quinto capítulo se describen otras actividades que fueron apoyadas por la Consultoría y que fueron solicitadas por el prestador; finalmente en el capítulo sexto capítulo se incluyen las principales conclusiones y recomendaciones de la implementación del plan de acción empresarial del prestador.




INFORME FASE III

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1 ACTIVIDADES PRIORIZADAS A CORTO PLAZO

El plan de acción empresarial concertado para la Unidad Municipal de Servicios Públicos Domiciliarios de Salazar de las Palmas tiene como elemento central la aplicación de la metodología del programa de asistencia técnica y capacitación desarrollado por el entonces Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial (Hoy Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio), cuyo propósito es fomentar una concepción moderna de la administración de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo, con el fin de desarrollar una práctica gerencial en las entidades prestadoras. A continuación se presentan las actividades establecidas en el plan de fortalecimiento a corto plazo (3 meses): ÁREA INSTITUCIONAL Y LEGAL

Estudio de Viabilidad

Peticiones, Quejas y Reclamos – implementar los formatos ÁREA ADMINISTRATIVA

Reglamento Interno de Trabajo

Implementar la Evaluación Periódica del Desempeño del Personal

Administración de Materiales

Plan Anual de Compras

Elaboración de Formatos para el Manual de Procedimientos ÁREA FINANCIERA

Procedimientos para la ejecución del presupuesto anual ÁREA COMERCIAL

Implementación de las nuevas tarifas de Acueducto y Alcantarillado

Contrato de Condiciones Uniformes

Gestión para cobrar el servicio de Aseo en el área rural con la empresa que suministra el servicio de Energía

Lectura de Medidores

Criticas de lecturas y revisión previa (Micromedición)

Actualización Mensual de niveles tarifarios

Control periódico del índice de eficiencia de recaudo




INFORME FASE III

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ÁREA OPERATIVA

Existencia de Planos Actualizados de redes

Registro permanente del número y tipos de daños por sectores

Formatos para reporte de control de fugas, pérdidas físicas en tanques y a nivel intradomiciliar

Procedimientos para detectar y controlar los reboses en tanques de almacenamiento del sistema

Programa permanente para vigilar, inspeccionar y limpiar cuencas en la fuente abastecedora

ÁREA TÉCNICA

Implementación de procedimientos para administración de planos y memorias técnicas




INFORME FASE III

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2 IMPLEMENTACIÓN DE ACTIVIDADES A CORTO PLAZO

Las actividades desarrolladas en el Plan de Fortalecimiento institucional de la Unidad Municipal de Servicios Públicos Domiciliarios de Salazar de las Palmas durante la Fase III fueron las siguientes:

Se realizaron las actividades previstas en el plan de fortalecimiento institucional de corto plazo (3 meses), tendientes a fortalecer la capacidad institucional del prestador en las áreas administrativa, financiera, comercial, técnica y operativa para lograr los objetivos propuestos y alcanzar las metas previstas en el plan.

Adicionalmente, se desarrollaron actividades que buscan afianzar la prestación del servicio de Acueducto a través de las capacitaciones en Aspectos Técnicos: Micromedición, calidad del Agua, mantenimiento de tuberías, accesorios y fontanería.

A continuación se presenta la relación de las actividades ejecutadas con sus respectivos soportes.

2.1 ÁREA INSTITUCIONAL Y LEGAL Las actividades del área institucional y legal desarrolladas permiten al prestador contar con los soportes legales necesarios para la prestación de los servicios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo. 2.1.1 Estudio de Viabilidad

La ley 142 de 1994, en su artículo 181, establece que todas las empresas o quienes estén prestando servicios públicos domiciliarios deberán llevar a cabo una evaluación de su viabilidad empresarial a mediano y largo plazo de acuerdo a las metodologías que aprueben las respectivas comisiones de regulación. El Estudio de Viabilidad, también llamado Estudio Previo o Estudio Preliminar, es un

análisis que tiene por objeto comprobar y determinar si son viables o no los factores (financieros y económicos) que pueden hacer funcionar una determinada empresa. Si de la evaluación de la viabilidad empresarial se desprende que el valor patrimonial es negativo o si las obligaciones existentes exceden la capacidad operativa de la empresa para servirlas, la comisión de regulación respectiva exigirá que se presente un plan de reestructuración financiero y operativo.




INFORME FASE III

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El análisis del estudio de viabilidad se deberá basar en la Metodología establecida en la Resolución 05/96 que expidió la Comisión Reguladora de Acueducto y de Alcantarillado para tal fin donde se presenta el formato FU-002 en el cual realiza el cálculo respectivo. Teniendo en cuenta que las acciones de fortalecimiento se implementaron en el primer semestre del 2019, solo se verán reflejadas en los estados financieros al finalizar el año, como se pueden evidenciar en el Anexo 1, donde se presenta el formato FU-002 con la información presupuestada teniendo en cuenta el cumplimiento del Plan de Fortalecimiento concertado.

Anexo No. 1 se presenta diligenciado el formato F02 2.1.2 Peticiones, Quejas y Recursos

La Unidad Municipal de Servicios Públicos de Salazar de las Palmas viene realizando la atención de PQR´s y para ello se desarrollaron las siguientes actividades:

Se creó el formato de captura de PQR

Se creó el formato de respuesta de PQR y

Se lleva un control sistematizado de las PQR. Finalmente el encargado de reportar la información al SUI, cuenta con dicha información para ser reportada. Durante el proceso de acompañamiento se apoyó en la respuesta de tres PQR´s que radicaron sus quejas ante el Prestador. Los Suscriptores y sus quejas fueron las siguientes:

Tabla 1 Relación de PQR´s

Nombre del Suscriptor

Queja Fecha

Abel Urbina Páez Malos olores en una Alcantarillado 21 de Agosto del 2019

José Benito Vega Vega Malos olores en una Alcantarillado 3 de Septiembre del 2019

Florentino Pacheco Fuga de Agua del predio aledaño que puede ocasionar daños en la estructura

28 de Agosto de 2019

En el anexo No. 2 se presenta los formatos realizados así como la respuesta de los PQR´s.




INFORME FASE III

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2.2 ÁREA ADMINISTRATIVA Las actividades establecidas para fortalecer esta área buscan garantizar que el personal encargado de administrar esté capacitado y cuente con los formatos y herramientas mínimas para la prestación de manera eficiente y oportuna.

2.2.1 Reglamento Interno de Trabajo

El reglamento interno del trabajo está reglamentado por los artículos 104 a 125 del Código Sustantivo del Trabajo, es una herramienta indispensable para resolver los conflictos que se pueden llegar a presentar dentro de la Unidad Municipal de Servicios Públicos de Salazar de las Palmas, y es tan importante que si no existiera, sería muy difícil sancionar a un trabajador por algún acto impropio, puesto que no habría ninguna sustentación normativa o regulatoria que ampare una decisión sancionatoria. El Documento fue realizado para ser socializado con los trabajadores el cual contiene entre otros lo siguiente:

Condiciones de Admisión y Periodo de Prueba

Contrato de Aprendizaje

Trabajadores Transitorios

Jornada y Horario de Trabajo

Horas Extras y Trabajo Nocturno

Días de Descanso Legalmente Obligatorios

Vacaciones Remuneradas

Permisos

Salario Mínimo, Convencional Lugar, Días, Horas

Servicio Médico

Prescripción de Orden

Orden Jerárquico

Labores Prohibidas

Mecanismos de prevención del Abuso Laboral

Acerca del Acoso Laboral

Obligaciones Especiales para la Unidad de Servicios Públicos

Escala de Faltas y Sanciones Disciplinarias

Terminación del Contrato con Justa Causa

Publicaciones

Vigencia En el anexo No. 3 se presenta el reglamento interno que será aplicado a los trabajadores vinculados por contrato laboral.




INFORME FASE III

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2.2.2 Implementar la Evaluación Periódica del Desempeño del Personal

El objetivo de la Evaluación de Desempeño es ofrecer a la organización información clara y concisa relacionada con el comportamiento de sus colaboradores con respecto a su trabajo. Permite implantar nuevas políticas de compensación, mejora el desempeño, ayuda a tomar decisiones de ascensos o de ubicación, permite determinar si existe la necesidad de volver a capacitar, detectar errores en el diseño del puesto y ayuda a observar si existen problemas personales que afecten a la persona en el desempeño del cargo. A continuación, se presenta los resultados de la evaluación de los 11 trabajadores y el puntaje obtenido:

Tabla 2 Relación de Evaluación de Desempeño

No. Nombre Oficio Resultado

1. Sandra Moreno Operario de Barrido 21

2. Omar Ayala Operario de Barrido 20

3. Santiago Ortiz Fontanero Alcantarillado 17

4. Juan Alberto Barbosa Fontanero Acueducto 24

5. Jesús María Polentino Fontanero Acueducto 19

6. Jesús Manuel Palacios Fontanero 23

7. Orlando Ortiz Operario de Barrido 16

8. Ramón Vidal Operario de Barrido 21

9. Arturo Parada Fontanero Alcantarillado 20

10. Wilson Rodríguez Operario de Barrido 18

11. Maribel Cárdenas Auxiliar Administrativa 25

En general la calificación del personal estuvo sobre la media (12,5), lo que infiere que los trabajadores realizan sus actividades sin dificultades. En el anexo No. 4 se presenta la evaluación de desempeño de cada uno de los trabajadores del Prestador 2.2.3 Administración de Materiales

Consiste en la compra, recepción, almacenamiento y entrega de los bienes y materiales por parte de la persona encargada en la entidad. La entidad requiere llevar un inventario de todos los materiales, lo cual se realiza de manera sistematizada o mediante el uso de tarjetas kárdex,1 las cuales registran los movimientos de entradas y salidas de los materiales y mensualmente se debe elaborar la cuenta de almacén, que contemple el movimiento del período; en esta cuenta se resumen

1 Kárdex es una tarjeta para cada material, elemento o equipo en la cual se registra la cantidad exacta de existencias y su

valor, así como los movimientos de entradas y salidas de estos.




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todas las tarjetas Kárdex, indicando el saldo anterior, las entradas, las salidas y los saldos actuales. En la Unidad Municipal de Servicios Públicos Domiciliarios la Administración de Materiales se realiza de manera central a través de la Alcaldía, por lo que el control del mismo no es llevado por parte del Prestador. Sin embargo, con relación a la administración de documentos el Prestador organizó el archivo el cual contiene entre otros lo siguiente:

Tabla 3 Relación de Folios del Archivo

Concepto Folios

Ingresos 2017 6.107

Ingresos 2018 6.153

Contratos 2.294

Total Folios 14.554

En el anexo No. 5 se presenta la relación detallada del archivo del Prestador así como el flujograma para implementar por parte del almacén central de la Alcaldía. 2.2.4 Plan Anual de Compras

El Plan Anual de Compras es una programación de lo que la entidad requiere durante todo el año para cumplir su objeto social. Es el listado de implementos y demás actividades como el mantenimiento de equipos, reparación, adquisición de nuevos que necesita la entidad para poder operar.

En consideración al proceso de implementación de la nueva estructura tarifaria de los servicios de Acueducto y Alcantarillado, se realizó la estimación del presupuesto de ingresos, costos y gastos agrupando presupuestalmente los costos para la compra de materiales requeridos. A continuación se presenta el resumen del presupuesto elaborado para la vigencia 2020, en el cual se puede identificar las cuentas de costos y gastos para la normal prestación de los servicios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo: En consideración a que los ingresos producto de la prestación de los servicios debe cubrir todos los costos y gastos, se proyectó inicialmente los ingresos obtenidos por prestar los servicios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo con un porcentaje de recaudo del 80%. De igual manera se estimaron consumos moderados por estrato para el cálculo de los ingresos así:




INFORME FASE III

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Tabla 4 Promedio de Consumos por estrato

Estrato Consumo m3/mensual

1 13

2 10

3 5

Oficial 16

Con la información anterior se estima que para el año 2020 los ingresos aproximados de $290.530.007 Las Cuentas de Costos y Gastos están distribuidas por servicio para ser incorporadas en el presupuesto anual del prestador, tal y como se detalla a continuación:

Tabla 5 Presupuesto 2020

PRESUPUESTO 2020

INGRESOS

Recaudo Acueducto 74.635.604

Recaudo Alcantarillado 33.774.262

Recaudo Aseo 33.033.400

Otros ingresos de Acueducto(Subsidios) 88.289.704

Otros ingresos de Alcantarillado(Subsidios) 40.312.409

Otros ingresos de Aseo(Subsidios) 28.484.628

Otros Ingresos -

Total ingresos operacionales 298.530.007,73

Costo de ventas y costo de producción

Acueducto 50.245.544

SERVICIOS PERSONALES 33.195.544

GENERALES -

ARRENDAMIENTOS -

LICENCIAS, CONTRIBUCIONES Y REGALÍAS -

CONSUMO DE INSUMOS DIRECTOS 9.600.000

ORDENES Y CONTRATOS DE MTO Y REPAR 5.400.000

HONORARIOS -

SERVICIOS PUBLICOS 1.800.000

MATERIALES Y OTROS COSTOS DE OPERACIÓN -

SEGUROS -

IMPUESTOS Y TASA 250.000

ORDENES Y CONTRATOS POR OTROS SERVICIOS -




INFORME FASE III

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PRESUPUESTO 2020

OTRAS CUENTAS -

Alcantarillado 27.826.012


GENERALES 18.000.000

ARRENDAMIENTOS -


CONSUMO DE INSUMOS DIRECTOS -

ORDENES Y CONTRATOS DE MTO Y REPAR -

HONORARIOS -

SERVICIOS PUBLICOS -


SEGUROS -

IMPUESTOS Y TASA 3.780.000

ORDENES Y CONTRATOS POR OTROS SERVICIOS -

OTRAS CUENTAS -

Aseo 143.742.675


GENERALES -

ARRENDAMIENTOS -


CONSUMO DE INSUMOS DIRECTOS 12.000.000

ORDENES Y CONTRATOS DE MTO Y REPAR 26.400.000

HONORARIOS -

SERVICIOS PUBLICOS -


SEGUROS -

IMPUESTOS Y TASA -

ORDENES Y CONTRATOS POR OTROS SERVICIOS 26.880.000

OTRAS CUENTAS -

Total Costo ventas y producción 221.814.230,45

Utilidad Bruta 76.715.777,28

Gastos administrativos acueducto

SUELDOS Y SALARIOS 19.578.486

CONTRIBUCIONES EFECTIVAS 1.214.050

APORTES SOBRE LA NOMINA -




INFORME FASE III

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PRESUPUESTO 2020

GENERALES 12.973.318

OTRAS CUENTAS -

IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y TASAS 810.380

Gastos administrativos alcantarillado


CONTRIBUCIONES EFECTIVAS 607.025


GENERALES 6.150.245

OTRAS CUENTAS -


Gastos administrativos aseo


CONTRIBUCIONES EFECTIVAS 607.025


GENERALES 6.150.245

OTRAS CUENTAS -


Total Gastos Administrativos 68.463.492,07

Utilidad Operacional 8.252.285,21

Utilidad antes Impuestos 8.252.285,21

Impuestos de renta 2.723.254

Utilidad Neta 5.529.031,09

Reserva Legal 552.903

Utilidad Neta del Balance 4.976.127,98

% Utilidad Operacional 2,8%

En el anexo No. 6 se presenta el presupuesto realizado. 2.2.5 Elaboración de Formatos para el Manual de Procedimientos

Los procedimientos es el modo de hacer las tareas, es decir, son los pasos que deben seguirse para la realización de un proceso. Debe existir un procedimiento mediante el cual se desarrolla un proceso de manera secuencial e integrada, que conduzca a conformar una organización y un método de trabajo, para el alcance de los objetivos de la entidad.




INFORME FASE III

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El prestador requería la elaboración de los formatos que soportan la implementación de los procedimientos para ello se identificaron los procedimientos y se elaboraron los formatos respectivos. En total se elaboraron 28 formatos los cuales fueron remitidos al prestador vía correo electrónico para su implementación. A continuación se presenta los formatos remitidos:

Tabla 6 Formatos realizados

No. Código Nombre del Formato

1 GA-03-01-01 Guía para entrevista a candidatos

2 GA-03-02-01 Resultado de reclutamiento

3 GA-03-03-01 Necesidades de capacitación

4 GA-03-04-01 Evaluación de desempeño

5 GA-03-06-01 Control de permisos al personal

6 GA-03-07-01 Liquidación de contrato laboral

7 GA-03-08-01 Reglamento de higiene y seguridad industrial

8 GA-04-01-01 Registro de proveedores

9 GA-04-01-02 Tabla comparativa de proveedores

10 GA-04-01-03 Orden de compra

11 GA-04-02-01 Entrada de material

12 GA-04-02-02 Salida de material

13 GA-04-02-03 Requerimiento de material

14 GC-07-01-01 Lectura de medición

15 GC-07-02-01 Orden de revisión previa

16 GC-07-03-01 Análisis de medición crítica

17 GC-07-03-02 Listado de control de facturación

18 GC-07-04-01 Facturación y recaudo

19 GC-07-05-01 Planilla de corte

20 GC-08-01-01 Solicitud de servicios

21 GC-08-01-02 Aportes de conexión

22 GC-10-01-01 Orden de instalación de acometida

23 GC-11-02-01 Orden de reconexión

24 GC-11-02-02 Resumen de orden de reconexión

25 GC-14-01-01 Control de ingresos presupuestados

26 GC-13-01-02 Control de egresos presupuestados

27 GT-01-01-01 Control de calidad del agua

28 GT-01-01-02 Reporte permanente de daños en el sistema

En el anexo No. 7 los formatos elaborados.




INFORME FASE III

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2.3 ÁREA FINANCIERA La implementación de actividades del área financiera, permitirá al prestador atender entre otros los compromisos adquiridos con terceros para prestador oportunamente los servicios en el casco urbano del municipio de Salazar de las Palmas. A continuación se presenta la actividad priorizada a corto plazo. 2.3.1 Procedimiento para la ejecución del presupuesto anual

El control de la ejecución del presupuesto mensual y anualmente aprobados es el registro ordenado, exacto y oportuno de las operaciones de ingresos, gastos, inversiones y aportes de la entidad, este control se ejerce a través de los informes que se producen mensualmente, los cuales permiten conocer la manera como se está ejecutando el presupuesto. Para la Unidad Municipal de Servicios Públicos de Salazar de las Palmas una vez aprobado el presupuesto del 2020 en el mes de noviembre del 2019 deberá tener en cuenta las siguientes actividades, las cuales quedarán establecidas en un flujograma: 1) Aprobado el presupuesto anual de ingresos y egresos se abren los libros de control de

ejecución presupuestal para la vigencia: uno para ingresos y otro para egresos. 2) Deben registrarse por capítulos y artículos en hojas separadas para cada uno, todos

los rubros constitutivos del presupuesto con la asignación fijada. 3) Imputación Presupuestal en los rubros de ingresos y egresos de las operaciones. 4) Actualización de los registros presupuestales. 5) Cierre y liquidación de la vigencia presupuestal. 6) Preparación de informe final de ejecución presupuestal. En el anexo No. 8 se presenta el procedimiento y flujograma.

2.4 ÁREA COMERCIAL Las actividades enmarcadas en el área comercial están dirigidas a la relación prestador – usuario, que permiten realizar un seguimiento al comportamiento de indicadores de gestión de importancia para la viabilidad del prestador. Los siguientes numerales se presentan las actividades priorizadas para corto plazo: 2.4.1 Implementación de las nuevas tarifas de Acueducto y Alcantarillado

Con el fin que la Administración Municipal como prestador directo de los servicios asuma la responsabilidad de la implementación de los estudios tarifarios de Acueducto y Alcantarillado bajo la resolución CRA 825 del 2017, se realizaron todos los documentos necesarios para cumplir con los requisitos mínimos, entre ellos están:




INFORME FASE III

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1. Solicitud de información base del estudio:

Certificación de personal adscrito al área administrativa del Prestador que incluya entre otros: tipo de vinculación, asignaciones salariales de trabajadores y dedicación aproximado del tiempo a cada servicio, para efectos del cálculo del Costo Medio Administrativo por servicio

Certificación de personal adscrito al área operativo de Acueducto y Alcantarillado del Prestador que incluya entre otros: tipo de vinculación y asignaciones salariales, para efectos del cálculo del Costo Medio de Operación General

Certificación de número de suscriptores promedio en la vigencia 2016 para los servicios de Acueducto y Alcantarillado en el casco urbano del municipio

Certificación del porcentaje de micromedición actual en el casco urbano

Certificación de continuidad del servicio de Acueducto en el casco urbano

Certificación del consumo facturado en el 2016 y 2017 (si cuentan con la información)

Certificación del agua producida en la PTAP en el 2016 y 2017 (si cuentan con la información)

Copia de las facturas por concepto de químicos de la PTAP para las vigencias 2016, 2017 y 2018 del Casco Urbano

Copia de las facturas de energía utilizada en la PTAP para las vigencias 2016, 2017 y 2018 del Casco Urbano

Copia de las facturas de CORPONOR del pago por Tasa de Uso durante toda la vigencia 2018 del Casco Urbano

Copia de las facturas de CORPONOR del pago por Tasa retributiva durante toda la vigencia 2018 del Casco Urbano

2. Elaboración del estudio de Costos y Tarifas, según la metodología de la CRA:

Con la información suministrada por el prestador, se elaboró el estudio tarifario de Acueducto y Alcantarillado arrojando de manera resumida los siguientes resultados:




INFORME FASE III

21

Metas proyectadas de micromedición y continuidad: Metas de Micromedición: La Unidad Municipal de Servicios Públicos Domiciliarios de Salazar de las Palmas

cuenta actualmente con un 0% de micromedición en el área de prestación del servicio. Para lograr la meta para el 2023 (5 años) que equivale a contar un 70% de micromedición y el 100% en el año 2025 (7 años) a continuación se presenta las metas anuales:

Tabla 7. Meta de Micromedición

Meta: 100% Año Base: 0%

Año Suscriptores % de Micromedición

2019 0 0%

2020 100 11%

2021 200 23%

2022 250 29%

2023 620 71%

2024 700 80%

2025 875 100%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

1 2 3 4 5 6 7

0% 11%

23% 29%

71% 80%

100%

Meta de Micromedición

% de Micromedición




INFORME FASE III

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Metas de Continuidad: La Unidad Municipal de Servicios Públicos Domiciliarios de Salazar de las Palmas cuenta actualmente con un 79% de continuidad en el área de prestación del servicio. Para lograr la meta para el 2023 (5 años) de reducir el 35% de la diferencia entre la continuidad actual y el estándar a continuación se presenta las metas anuales:

Estándar 97,26%

Meta: 85%

Año Base:

79%

Tabla 8. Meta de Continuidad

Año Continuidad para el Servicio

2019 79%

2020 79%

2021 81%

2022 82%

2023 85%

Costo Medio de Administración CMA El Valor adoptado por el prestador cubre los costos de personal administrativo, gastos de aportes parafiscales, gastos generales, gastos de comercialización, entre otros.

76%

78%

80%

82%

84%

86%

2019 2020 2021 2022 2023

79% 79%

81%

82%

85%

Continuidad para el Servicio

Continuidad para el Servicio




INFORME FASE III

23

Tabla 9. Costo Medio de Administración de Acueducto 2016

SERVICIO CMA VALOR ADOPTADO

Acueducto CMAac $6.655

Tabla 10. Costo Medio de Administración de Alcantarillado 2016 SERVICIO CMA VALOR ADOPTADO Alcantarillado CMAal $3.400

Costo Medio de Operación CMO:

Costo Medio de Operación General: El Valor adoptado por el prestador cubre los costos de personal operación y mantenimiento, gastos de aportes parafiscales, gastos generales, entre otros.

Tabla 11. Costo Medio de Operación General de Acueducto 2016

SERVICIO CMOG VALOR ADOPTADO (M3)

Acueducto CMOGac $ 727

Tabla 12. Costo Medio de Operación General de Alcantarillado 2016 SERVICIO CMOG VALOR ADOPTADO (M3) Alcantarillado CMOGal $ 288

Costo Medio de Operación Particular: Costos de insumos químicos para potabilización.

Tabla 13. Costo Particular de Acueducto

Costos Particulares acueducto Año Base

Costos de insumos químicos 8.556.394 Total costos particulares 8.556.394

Una vez establecidos los valores de los costos medios de operación general y particular, a continuación se presentan los valores obtenidos para el Costo Medio de Operación:




INFORME FASE III

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Tabla 14. Costo Medio de Operación

CMO $/2016

GENERAL PARTICULAR

CMOG CMOP

COSTO MEDIO DE OPERACIÓN DE ACUEDUCTO $/M

3

778,97 727,00 51,97

CMO $/2016

GENERAL PARTICULAR

CMOG CMOP

COSTO MEDIO DE OPERACIÓN DE ALCANTARILLADO $/M

3

288,00 288,00 0,00

Costo de Inversión: Las inversiones identificadas por el prestador necesarias para mejorar los indicadores de calidad, cobertura y continuidad en un periodo de 5 años, a través del mejoramiento del sistema de Acueducto.

A continuación se presentan las inversiones estimadas en un horizonte de planeación de 5 años:

Tabla 15. Costo Medio de Inversión de Acueducto 2016

Componente Nombre del Proyecto 1 2 3 4 5

Tratamiento Instalación de 3 Macromedidores en la PTAP 16.500.000

La sumatoria de las inversiones priorizadas por el prestador en un periodo de 5 años asciende a $16.500.000.

El volumen estimado facturado para acueducto expresado en metros cúbicos para el año base se estima en 170.333 m3.

Teniendo en cuenta lo anterior, a continuación se presenta el valor por concepto de CMIac,al:

Tabla 16. Costo Medio de Inversión de Acueducto 2016

SERVICIO CMI VALOR ADOPTADO (M3)

Acueducto CMIac $14,45




INFORME FASE III

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Costo de Tasas Ambientales: A continuación se presenta el cálculo por tasa de uso de Acueducto:

Tabla 17. Costo Medio de Tasa de Uso para Acueducto

COSTO MEDIO DE TASA AMBIENTALES DE ACUEDUCTO TASA DEL USO DEL AGUA

Monto a pagar 512.145 Año

Volumen facturado 170.333 M3

CMT AC (AGUAS SUPERFICIALES) $ 2018 3,01 $/m3

Identificado el monto por tasa retributiva de la última vigencia cobrada por la Corporación, se realizó el cálculo del costo medio como se presenta a continuación:

Tabla 18. Costo Medio de Tasa Retributiva para Alcantarillado

TASA RETRIBUTIVA

Monto a pagar 4.116.751 Año 2018

Volumen facturado 170.333 M3 2018

CMTi,al $ 2018 24,17 $/m3

Tarifas de Referencia:

Tabla 19 Indexación de Costo de Referencia de Acueducto a Junio de 2019

AÑO CMA CMO CMI CMT (2018)

Dic 2016 6.655,00 778,97 14,45 -

Jun 2019 7.341,13 859,28 15,94 3,01

Cargo Fijo de Acueducto CFac: $7.341,13

Cargo por Consumo CCac: $878,23

Tabla 20 Indexación de Costo de Referencia de Alcantarillado a Junio de 2019

AÑO CMA CMO CMI CMT (2018)

Dic 2016 3.400,00 288,00 0 -

Jun 2019 3.750,54 317,69 0 24,17

Cargo Fijo de Alcantarillado CFal: $3.750,54

Cargo por Consumo CCal: $341,86




INFORME FASE III

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3. La entidad tarifaria local adopta las tarifas producto del estudio realizado mediante

acta o resolución. Para ello la Consultoría realizó el modelo de adopción de las tarifas, el cual fue entregado para su respectivo trámite, sin embargo el Alcalde Municipal manifestó que el estudio será adoptado y socializado por el Municipio, una vez culmine el periodo de elecciones. En el anexo No. 9 se presenta el modelo de adopción tarifario.

4. Información a la CRA y al SSPD: Se realizó igualmente el modelo de comunicación para la remisión del Estudio Tarifario de Acueducto y Alcantarillado, el cual será remitido una vez se adopte el mismo. En el anexo No. 10 se presenta el Estudio Tarifario de Acueducto y Alcantarillado y el oficio para la remisión a la CRA y la SSPD.

2.4.2 Contrato de Condiciones Uniformes

El Contrato de Condiciones Uniformes es el documento formal para que los usuarios y prestadores conozcan sus derechos y deberes dentro de la relación que surge de la prestación de un servicio público domiciliario. Dicho documento fue realizado para la Unidad Municipal de Servicios Públicos de Salazar de las Palmas. CCU Acueducto y Alcantarillado Atendiendo la resolución CRA 873 del 29 de marzo del 2019 por el cual se adopta el modelo de CCU para Acueducto y Alcantarillado personas prestadoras incluidas en el ámbito de la resolución CRA 825 del 2017, se elaboró el Contrato incluyendo entre otros las metas establecidas en los Estudios Tarifarios realizados. Con el objetivo de gestionar el Concepto de Legalidad de la CRA, el documento fue remitido el 19 de Septiembre del 2019 mediante correo electrónico por parte del prestador En el anexo No. 11 se presenta copia del CCU y el Oficio de remisión a la CRA.

2.4.3 Gestión para cobrar el servicio de Aseo en el área rural con la empresa que

suministra el servicio de Energía

En Consideración a que en la Ley 142 de 1994, y las disposiciones del decreto 2668 de 1999 es obligatorio para las personas prestadoras de servicios públicos domiciliarios, facturar los servicios de alcantarillado y aseo, suscribir el convenio de facturación




INFORME FASE III

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conjunta, distribución y/o recaudo de pagos; así como garantizar la continuidad del mismo si son del caso. La Unidad Municipal de Servicios Públicos de Salazar de las Palmas inició el trámite para gestionar con el apoyo de la consultoría para realizar facturación del servicio de Aseo con la empresa de Energía para el sector de la Laguna, a continuación se presentan las actividades realizadas:

Verificar los requisitos mínimos para solicitar la facturación conjunta: Los requisitos solicitados para iniciar el proceso están:

Nombre y NIT del prestador del servicio de Aseo

Relación discriminada de los usuarios del servicio de aseo: La Unidad Municipal de Salazar presta el servicio de Aseo en el sector rural de la Laguna sin embargo no realiza el cobro y tampoco cuenta con la base de datos de los suscriptores. Por lo anterior, se inició por parte de la consultoría la identificación de los predios que se encuentran registrados en el IGAC, los cuales son:

Tabla 21 Relación de Predios sector La Laguna

CÓDIGO PREDIAL DESTINO

ECONÓMICO DIRECCIÓN

ÁREA CONSTRUIDA

54660020000110002000 Religioso K 1 5 120 LA LAGUNA 0 54660020000110001000 Habitacional K 1 5 98 LA LAGUNA 154 54660020000020001000 Habitacional K 1 5 51 57 LA LAGUNA 287 54660020000020002000 Habitacional K 1 5 31 CGTO LA LAGUNA 0 54660020000030003000 Religioso K 3 4 88 LA LAGUNA 0 54660020000030002000 Habitacional K 3 4 50 54 LA LAGUNA 127 54660020000030001000 Institucional C 4 1 60 LA LAGUNA 520 54660020000070003000 Habitacional K 1 2 98 LA LAGUNA 190

54660020000070001000 Habitacional K 1 2 10 14 48 60 LA LAGUNA 348

54660020000060010000 Institucional K 2 2 120 LA LAGUNA 638 54660020000060011000 Habitacional K 1 2 127 LA LAGUNA 69 54660020000060012000 Habitacional K 1 2 113 LA LAGUNA 67 54660020000060013000 Habitacional K 1 2 101 LA LAGUNA 75 54660020000060014000 Habitacional K 1 2 93 LA LAGUNA 100 54660020000060009000 Habitacional K 2 2 102 LT 22 LA LAGUNA 63 54660020000060008000 Habitacional K 2 2 94 Lo 21 LA LAGUNA 63 54660020000060007000 Habitacional K 2 2 86 LA LAGUNA 91 54660020000060006000 Habitacional K 2 2 78 LA LAGUNA 121 54660020000060005000 Habitacional K 2 2 66 70 LA LAGUNA 139




INFORME FASE III

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CÓDIGO PREDIAL DESTINO

ECONÓMICO DIRECCIÓN

ÁREA CONSTRUIDA

54660020000060004000 Habitacional K 2 2 58 LT 17 LA LAGUNA 87 54660020000060003000 Habitacional K 2 2 48 LA LAGUNA 160 54660020000060002000 Habitacional K 2 2 38 LA LAGUNA 74 54660020000060001000 Institucional K 2 2 02 LA LAGUNA 662 54660020000080004000 Habitacional C 2 2 51 Lo 14 LA LAGUNA 61 54660020000080003000 Habitacional C 2 2 15 BR LA LAGUNA 165 54660020000080002000 Religioso C 2 2 31 LA LAGUNA 0 54660020000080001000 Habitacional C 2 2 05 LT 10 LA LAGUNA 173 54660020000100001000 Recreacional K 32 Y 3 C 2 Y 4 LA LAGUNA 0 54660020000040002000 Habitacional K 3 3 13 LA LAGUNA 107

54660020000040003000 Lote Urbanizable No Urbanizado

K 3 3 75 LA LAGUNA 0

54660020000040001000 Institucional K 3 3 13 PTO SALUD LA LAGUNA 164

54660020000010012000 Habitacional K 4 3 01 05 LA LAGUNA 87 54660020000010011000 Habitacional K 4 3 29 LA LAGUNA 90

54660020000010009000 Lote Urbanizado

No Construido O Edificado

K 4 3 63 LA LAGUNA 0

54660020000010008000 Habitacional K 4 3 91 95 97 103 LA

LAGUNA 323

54660020000010007000 Habitacional K 3 4 55 57 LA LAGUNA 211 54660020000010006000 Habitacional K 3 5 55 CGTO LA LAGUNA 15

Actualmente el prestador se encuentra en el proceso de verificación y actualización del mismo, en consideración que existen más predios de los señalados por el IGAC.

Solicitar al prestador del servicio de energía del área rural realizar el convenio de facturación conjunta. Se proyectó por parte de la Consultoría la comunicación para solicitar el convenio de facturación conjunta, así como la comunicación de remisión a la CRA para acompañar dicho proceso. Una vez sea depurada la información de suscriptores del sector de la Laguna el prestador realizará la solicitud.

Atender las recomendaciones para homologar las bases de datos de los suscriptores. Una vez radicado y la empresa de energía realice la revisión, se iniciará el proceso de homologación de los suscriptores.




INFORME FASE III

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Firmar el Convenio de Facturación Conjunta Finalmente se realizará la firma del convenio de facturación conjunta que contendrá entre otros lo siguiente:

Determinación del ámbito de prestación del servicio de facturación conjunta

Catastro de usuarios

Usuarios Especiales

Delimitación del objeto del convenio

Información de la empresa solicitante

Características de la factura

Recaudos

Recuperación de cartera

Costos de recuperación de cartera

Pago independiente

Giros

Mora en el giro

Ciclos de facturación

Pago por el servicio de facturación conjunta

Garantías y legalización

Duración

Acuerdos de pago

En el anexo No. 12 se presentan las gestiones realizadas para realizar la facturación conjunta para el sector de la Laguna.

2.4.4 Lectura de Medidores

Con el fin de iniciar el proceso de lecturas, se realizó la captura de información periódica de consumos, los cuales se realizaron el 28 de agosto y 20 de septiembre del 2019. Para ello el 28 de agosto se realizó acompañamiento y explicación para la toma de lectura en el sector del Altillo donde se encuentran instalados los micromedidores.




INFORME FASE III

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Registro Fotográfico No. 1 Verificación de Formatos a Implementar

Registro Fotográfico No. 2 Toma de Lecturas




INFORME FASE III

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A continuación se presenta los registros tomados a los predios habitados:

Tabla 22 Seguimiento a Consumos

28-ago 20-sep

CÓDIGO DEL SUSCRIPTOR

MEDIDOR LECTURA ANTERIOR LECTURA ACTUAL CONSUMO (M3)

Torre 1-103 18023831 75,79 79,7 3,91

Torre 1-203 18023832 15,27 16,56 1,29

Torre 1-303 18023837 32,78 36,46 3,68

Torre 1-503 18023836 112,43 116,25 3,82

Torre 1-202 18028234 63,78 67,63 3,85

Torre 1-402 18028231 209,22 216,58 7,36

Torre 1-502 18023826 28,86 30,8 1,94

Torre 1-101 18022852 120,85 130,11 9,26

Torre 1-301 18022857 20,04 21,73 1,69

Torre 1-401 18022848 26,7 28,2 1,5

Torre 1-501 18022842 112,19 171,44 59,25

Torre 1-104 18022858 35,63 39,03 3,4

Torre 1-304 18022851 29,6 31,24 1,64

Torre 2-104 18022859 29,8 33,33 3,53

Torre 2-204 18022846 99,16 105,8 6,64

Torre 2-304 18028232 102,78 109,27 6,49

Torre 2-101 18028233 49,58 53,58 4

Torre 2-102 18023838 23,39 26,78 3,39

Torre 2-402 18023834 12,73 13,79 1,06

Torre 2-502 18023822 46,89 48,75 1,86

Torre 2-103 18022860 95,23 100,63 5,4

Torre 2-203 18023830 26,94 28,44 1,5

Torre 2-303 18023829 74,82 78,59 3,77

Torre 2-403 18023840 38,46 42,31 3,85

Torre 3-303 18022850 62,95 66,24 3,29

Torre 3-403 18023839 40,24 43,95 3,71

Torre 3-503 18028223 35,62 40,86 5,24

Torre 3-104 18028229 36,14 37,49 1,35

Torre 3-304 18028236 80,5 88,15 7,65

Torre 3-404 18028238 64,72 66,36 1,64




INFORME FASE III

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28-ago 20-sep

CÓDIGO DEL SUSCRIPTOR

MEDIDOR LECTURA ANTERIOR LECTURA ACTUAL CONSUMO (M3)

Torre 3-301 18022893 79,94 83,04 3,1

Torre 3-401 18028226 19,73 21,99 2,26

Torre 3-501 18022856 32,57 33,58 1,01

Torre 3-302 18022847 4,67 7,8 3,13

Torre 3-402 18023833 3,76 8,79 5,03

Torre 3-502 18022845 33,43 36,84 3,41

Torre 4-201 17540185 4,8353 5,9687 1,1334

Torre 4-301 17540184 55,3669 59,0889 3,722

Torre 4-401 17540183 98,2889 106,4987 8,2098

Torre 4-501 17540182 84,5096 88,531 4,0214

Torre 4-202 17540222 56,0649 59,578 3,5131

Torre 4-402 17540227 43,617 45,4078 1,7908

Torre 4-502 17540223 63,5319 66,9528 3,4209

Torre 4-103 17540231 41,6786 52,9363 11,2577

Torre 5-101 17540181 87,2424 89,3494 2,107

Torre 5-301 17540179 52,2923 54,3216 2,0293

Torre 5-401 17540180 54,8818 58,2821 3,4003

Torre 5-501 17540177 30,6438 32,5031 1,8593

Torre 5-302 17540174 43,3069 46,154 2,8471

Torre 5-303 17540193 15,5002 20,3565 4,8563

Torre 5-503 17540192 69,6218 75,9635 6,3417

Torre 5-204 17540200 70,8307 75,1504 4,3197

Torre 5-404 17540199 102,4203 107,5376 5,1173

PROMEDIO 4,81

Verificado los consumos en el periodo del 28 de agosto al 20 de septiembre del 2019 a 52 suscriptores, el consumo promedio es de 4,81 metros cúbicos, identificando solo un suscriptor con alto consumo (Torre 1-501 que consumió 59,25 metros cúbicos). En el anexo No. 13 se presenta el registro de toma de lecturas y el registro de asistencia del acompañamiento para la toma de lecturas.




INFORME FASE III

33

2.4.5 Critica de Lecturas y revisión previa (micromedición)

Proceso de lectura crítica: Opera cuando en el proceso de lectura de consumos se detectan anomalías en los aparatos de medición, situación que afecta la correcta facturación de los consumos. El control de pagos al servicio abarca la facturación, el recaudo y los convenios de pagos que se efectúen en la entidad. En el anexo No. 14 se presenta el procedimiento para realizar la crítica de lecturas. 2.4.6 Actualización Mensual de niveles tarifarios

La Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, como entidad de vigilancia y control, puede solicitar a la entidad prestadora de servicios públicos en cualquier momento un informe sobre el comportamiento de las tarifas por concepto de la aplicación de la indexación autorizada por la C.R.A

Por lo anterior, se elaboró el formato de control de niveles tarifarios con el fin que una vez se acumule el 3% del IPC a partir de la adopción, el prestador podrá incrementar en ese mismo porcentaje las tarifas.

A continuación se presenta los incrementos del IPC durante el año 2019:

Tabla 23 Variación del IPC

Año(aaaa)-Mes(mm) IPC Variación mensual Variación año corrido

2018 - 12 100,00 0,30% 3,18%

2019 - 01 100,60 0,60% 0,60%

2019 - 02 101,18 0,57% 1,18%

2019 - 03 101,62 0,43% 1,62%

2019 - 04 102,12 0,50% 2,12%

2019 - 05 102,44 0,31% 2,44%

2019 - 06 102,71 0,27% 2,71%

2019 - 07 102,94 0,22% 2,94%

2019 - 08 103,03 0,09% 3,03%

En consideración a que los Estudios Tarifarios fueron realizados en el mes de Julio del 2019, el formato inició su diligencia a partir de esa fecha.

En el anexo No. 15 se presenta el formato donde se ingresa la acumulación del IPC para el incremento tarifario.




INFORME FASE III

34

2.4.7 Control periódico del índice de eficiencia de recaudo

Es importante que en la Unidad Municipal de Servicios Públicos de Salazar de las Palmas tenga claridad de los ingresos por concepto de recaudo y medir la eficiencia de este indicador, para lo que deberá llevarse un control de éstos. Para ello se analizó el comportamiento de los meses de enero a agosto del 2019 entre lo facturado y lo recaudado en el mes, a continuación se presenta los resultados del índice de recaudo:

Tabla 24 Índice de Recaudo

Mes Facturación Recaudo % de Recaudo

Enero 8.808.309,00 7.921.807,00 90%

Febrero 12.866.158,00 10.280.851,00 80%

Marzo 12.420.193,00 7.079.499,00 57%

Abril 12.860.202,00 8.217.145,00 64%

Mayo 9.164.504,00 7.406.659,00 81%

Junio 20.947.714,00 20.947.714,00 100%

Julio 9.305.797,00 8.039.905,00 86%

Agosto 9.945.333,00 7.091.432,00 71%

PROMEDIO 79%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio

% de Recaudo

% de Recaudo Logarítmica (% de Recaudo)




INFORME FASE III

35

El promedio de recaudo durante los meses analizados está en el 79%, según lo informado a partir del mes de mayo se inició un proceso de corte del servicio para los suscriptores morosos, lo que se reflejó en el recaudo mensual.

En el mes de junio se incrementó considerablemente la facturación y recaudo frente a los meses anteriores debido a que se cobró el alquiler del vehículo compactador al municipio de Santiago.

A pesar que el índice de recaudo es aceptable, los ingresos son muy bajos frente a los costos de los servicios, por esta razón es muy importante implementar el nuevo estudio tarifario que permitirá cubrir todos los costos.

En el anexo No. 16 se presenta el estado de facturación y recaudo mensual del prestador.

2.5 ÁREA OPERATIVA

Las actividades priorizadas en el área operativa busca contar con herramientas que permitan controlar la operación de los servicios prestados por la Unidad Municipal de Servicios Públicos Domiciliarios de Salazar de las Palmas, para actuar de manera eficiente y hacer seguimiento a las novedades presentadas. 2.5.1 Existencia de Planos Actualizados de redes

Representa el conjunto de obras existentes para los servicios de Acueducto y Alcantarillado. Estos planos consisten básicamente en tramos de tuberías principales y secundarias. Una vez verificado en el archivo documental del prestador se cuenta con los siguientes planos:

Tabla 25 Relación de Planos

No. Servicio Fecha

1 Acueducto Urbano Diciembre 2014

2 Alcantarillado Urbano Diciembre 2014

3 Catastro de Acueducto y Alcantarillado Febrero 2011

Es importante señalar que en el marco de los estudios y diseños de la optimización del sistema de acueducto urbano del municipio de Salazar de las palmas que viene desarrollando el PAP-PDA a través del proceso CM-SAPSB-0007-2019 le sean suministrados los diseños para que reposen en la oficina del prestador. En el anexo No. 17 se presenta los planos disponibles en el prestador




INFORME FASE III

36

2.5.2 Registro permanente del número y tipos de daños por sectores

Para llevar a cabo la prestación de los servicios de manera eficiente, el Prestador debe tener claridad de cuáles son los tipos de daños que más se presentan y en qué sectores, estableciendo la magnitud de los daños, con el fin de prevenir y priorizar futuros daños en los sectores más críticos del municipio. En el anexo No. 18 se presenta el registro llevado por el prestador 2.5.3 Formatos para reporte de control de fugas, pérdidas físicas en tanques y a

nivel intradomiciliar

El programa de control de fugas, pérdidas físicas en tanques y a nivel intradomiciliar permite identificar las fugas existentes en el sistema a través de visitas periódicas de verificación a los usuarios, en las que se debe hacer revisión de flotadores, llaves terminales, tanques, albercas entre otros., con el fin de constatar que no existan fugas. La misma inspección se hace rutinariamente a la red principal de distribución y las domiciliarias. En el anexo No. 19 se presenta el Formato a implementar por el prestador 2.5.4 Procedimientos para detectar y controlar los reboses en tanques de

almacenamiento del sistema

Los tanques de almacenamiento juegan un papel básico para el diseño del sistema de distribución de agua tanto desde el punto de vista económico como desde su importancia en el funcionamiento hidráulico del sistema y en el mantenimiento de un servicio eficiente En el anexo No. 20 se presenta el Formato a implementar por el prestador 2.5.5 Programa permanente para vigilar, inspeccionar y limpiar cuencas en la

fuente abastecedora

Para llevar a cabo el desarrollo de este compromiso de gestión la Unidad Municipal de Servicios Públicos de Salazar de las Palmas diseñó con el apoyo de la Consultoría un programa que se desarrolla de manera permanente para vigilar, inspeccionar y limpiar las cuentas en la fuente abastecedora de agua. El contenido del documento es el siguiente:

Generalidades de la fuente abastecedora en el municipio de Salazar de las Palmas




INFORME FASE III

37

Principales amenazas de las cuencas

Acciones de vigilancia, protección y limpieza de la cuenta

Formato de reporte de inspección de la Microcuenca En el anexo No. 21 se presenta el procedimiento y los formatos para su implementación.

2.6 ÁREA TÉCNICA 2.6.1 Implementación de procedimientos para administración de planos y

memorias técnicas

Buscando garantizar la correcta disposición y disponibilidad de las herramientas y elementos necesarios para que la prestación que ofrece la Unidad se haga con normalidad, sin contratiempos y con la continuidad requerida por los usuarios y entidades que los requiera. Así como optimizar los procedimientos establecidos en el RAS y que se deben preservar, se establece como compromiso de gestión la implementación de procedimientos para la administración de planos y memorias técnicas. En el anexo No. 22 se presenta el procedimiento y flujograma que implementará el prestador




INFORME FASE III

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3 CUADRO COMPARATIVO DE EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES

Una vez ejecutadas las actividades establecidas a corto plazo y con el fin de evidenciar el cumplimiento de las mismas y el impacto generado al prestador a continuación se presenta el cuadro comparativo de ejecución:

Tabla 26 Cuadro Comparativo de actividades ejecutadas

No. Actividades Propuestas

Evidencia de Cumplimiento Anexo Impacto Logrado

1 Estudio de Viabilidad Formato de viabilidad diligenciado

Anexo 1

Garantiza que los ingresos con las acciones de fortalecimiento cubra los costos de los servicios

2 Petición, Quejas y Recursos

Formatos y atención de PQR´s Anexo 2 Atención Oportuna a los Usuarios

3 Reglamento Interno de Trabajo

Reglamento Interno Elaborado Anexo 3

Conocimiento de las condiciones laborales y de comportamiento en el ejercicio de sus funciones

4 Evaluación periódica de desempeño

Formato Diligenciado a 11 trabajadores

Anexo 4 Seguimiento al desempeño del personal del Prestador

5 Administración de Materiales

Formato realizado, inventario de documentos

Anexo 5 Organización del Prestador

6 Plan Anual de Compras

Identificación de necesidades de compra y elaboración de los rubros consolidados para el 2020

Anexo 6 Identificación de costos y gastos en el presupuesto anual

7 Elaboración de Formatos

28 Formatos Elaborados Anexo 7 Soporte de actividades realizadas por el Prestador

8 Procedimiento para la ejecución anual

Procedimiento y Flujograma Anexo 8 Conocimiento de la forma de realizar la ejecución presupuestal




INFORME FASE III

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9 Implementación de Tarifas de Ac y Al

Estudio Tarifario, Modelo de Adopción y Comunicación de remisión

Anexo 9 Cumplimiento normativo frente a la Facturación

10 Contrato de Condiciones Uniformes

Contrato de Condiciones Uniformes de Acueducto y Alcantarillado y remisión del mismo a la CRA

Anexo 10 Soporte Legal para prestar los servicios

11 Gestión para cobrar el servicio de Aseo área rural

Base de Suscriptores, Comunicaciones modelos

Anexo 11 Mejorar los ingresos del prestador por el servicio de Aseo

12 Lecturas de Medidores

Seguimiento al consumo de suscriptores e identificación de altos consumos para tomar acciones

Anexo 12

Atención oportuna de pérdidas de agua en los predios de los suscriptores

13 Critica de lecturas y Revisión Previa

Procedimiento y Flujograma Anexo 13 Revisar los excesos de Consumos e identificar sus causas

14 Actualización Mensual de Niveles Tarifarios

Formatos Diligenciados Anexo 14

Seguimiento al incremento del IPC para el ajuste tarifario oportuno

15 Control periódico del índice de eficiencia del recaudo

Estado de Facturación y Recaudo

Anexo 15 Identificación del índice de recaudo

16 Existencia de Planos actualizados

Relación de Planos disponibles por el Prestador

Anexo 16 Organización de los Planos disponibles

17 Registro Permanente del Número y Tipo de Daños por Sectores

Los daños ocasionados evidenciados en el formato suministrado

Anexo 17 Seguimiento de daños y sus causas

18 Reporte de control de fugas en tanques

Formato realizado para Implementar

Anexo 18 Seguimiento a pérdidas técnicas del sistema

19 Procedimiento para detectar reboses de tanques

Formato realizado para Implementar

Anexo 19 Seguimiento a pérdidas técnicas del sistema

20 Programa para vigilar la Cuenta en la fuente abastecedora

Programa y Formato Anexo 20 Contar con programación de vigilancia a la cuenca

21 Procedimiento administración de planos

Procedimiento y Flujograma Anexo 21 Procedimiento para la actualización de Planos




INFORME FASE III

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22

Apoyo en la estimación de intereses cartera morosa

Archivo con los intereses calculados

Anexo 22 Trámite para recuperación de cartera

23 Construcción de Capacidades Técnica

Capacitación teórico - práctica de fontanería, calidad del agua, micromedición (dos jornadas)

Anexo 23 Anexo 24

Personal técnico capacitado en potabilización de agua y fontanería

Implementado el Plan de Acción Empresarial formulado que tuvo como objetivo el fortalecimiento de la Unidad Municipal de Servicios Públicos de Salazar de las Palmas, el Consorcio Norte de Santander procedió a diligenciar nuevamente la Matriz de Evaluación establecida por el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, con el fin de obtener datos objetivos sobre los resultados de esta Consultoría. Como línea de base para establecer los resultados obtenidos y el impacto del trabajo realizado, se tomó como calificación inicial la obtenida inicialmente en la fase de diagnóstico, la cual fue de 545. De otra parte, de acuerdo con los resultados obtenidos al finalizar la presente consultoría, el Prestador muestra un avance importante en el mejoramiento de su gestión empresarial, obteniendo un resultado final de 713 puntos.

Tabla 27 Evaluación en Gestión Empresarial

ASPECTOS INSTITUCIONALES Y LEGALES

Código COMPROMISOS / PROYECTOS SI NO CALIF.

1,1 SE HA REALIZADO EL PROCESO DE TRANSFORMACIÓN EMPRESARIAL DE LA ENTIDAD PRESTADORA? (ARTS. 6, 17 y 181 DE LA LEY 142/94)

1 0

1,2 SE HA REALIZADO EL ESTUDIO DE VIABILIDAD DE LA ENTIDAD PRESTADORA DE LOS SERVICIOS? (RES. 151/2001-CRA)

1 20

1,3 SE HAN REALIZADO LOS ESTUDIOS DE COSTOS Y TARIFAS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO SEGÚN METODOLOGÍA C.R.A

?.(RES.825/2017-351 y 352 DE 2005- CRA) 1 20

1,4 SE HA INFORMADO A LA CRA, SSP, AUTORIDADES LOCALES Y USUARIOS LOS ESTUDIOS DE COSTOS Y TARIFAS DE LOS SERVICIOS? (RES.

825/2017-CRA) 1 0

1,5 SE HA IMPLEMENTADO EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO? (ARTS. 45 A

51 LEY 142/94) 1 20

1,6 SE HAN SEPARADO LAS CONTABILIDADES DE LOS SERVICIOS? (ART. 4, 6

Y 18 LEY 142/94) 1 20

1,7 SE HA CREADO Y PUESTO EN FUNCIONAMIENTO LA OFICINA DE PETICIONES, QUEJAS Y RECURSOS? (ARTS. 152 A 159 LEY 142/94,

CIRCULAR SSP 01-02/96) 1 20

1,8 SE HA IMPLEMENTADO EL PLAN DE CUENTAS DE LAS NIIF? 1 0




INFORME FASE III

41

ASPECTOS INSTITUCIONALES Y LEGALES


1,9 SE HA IMPLEMENTADO LA ESTRATIFICACIÓN SOCIOECONÓMICA DE LOS

USUARIOS? (Ley 732 de 2002) 1 20

1,10 SU MUNICIPIO HA CREADO EL FONDO DE SOLIDARIDAD Y REDISTRIBUCIÓN DE INGRESOS PARA LOS SUBSIDIOS? ( ART. 89 LEY

142/94 Y DCTO.MDE 565/95) 1 20

1,11 SE HA ELABORADO y/o IMPLEMENTADO EL PROGRAMA DE USO EFICIENTE Y AHORRO DEL AGUA? (ART. 1, 2, 3 DE LA LEY 373/97)

1 20

1,12 SE HA ESTABLECIDO UN PROGRAMA PERMANENTE DE CONTROL DE PÉRDIDAS Y AGUA NO CONTABILIZADA?

1 0

1,13 EN SU MUNICIPIO SE HA CONFORMADO EL COMITÉ DE DESARROLLO Y CONTROL SOCIAL?

1 20

1,14 HA REALIZADO SU INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO DE PRESTADORES DE SERVICIOS PUBLICOS-RUPS- A TRAVÉS DEL SUI?

1 20

1,15 SU MUNICIPIO HA ELABORADO Y PRESENTADO A LA CORPORACIÓN AUTÓNOMA EL PROGRAMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS SÓLIDOS- PGIRS?

1 20

15

220

ÁREA ADMINISTRATIVA


2,1 SE HA CREADO LA PLANTA DE PERSONAL SEGÚN LAS NECESIDADES DE LA ENTIDAD PRESTADORA?

1 7

2,2 SE HA DETERMINADO LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA EMPRESA? 1 7

2,3 SE HA ELABORADO Y PUBLICADO EL REGLAMENTO INTERNO DE

TRABAJO? 1 7

2,4 SE HA ELABORADO E IMPLEMENTADO EL MANUAL DE FUNCIONES? 1 7

2,5 SE HA ELABORADO E IMPLEMENTADO EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DE LA ENTIDAD? 1 7

2,6 SE HAN DEFINIDO E IMPLEMENTADO PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN DE PERSONAL?

1 7

2,7 SE HA DISEÑADO E IMPLEMENTADO UN CURSO DE INDUCCIÓN PARA EL

PERSONAL NUEVO? 1 0

2,8 ESTÁN DEBIDAMENTE AFILIADOS LOS EMPLEADOS AL RÉGIMEN DE SEGURIDAD SOCIAL?

1 7

2,9 SE HA IMPLEMENTADO ALGÚN SISTEMA DE PROMOCIÓN, ESTABILIDAD Y ASCENSO DEL PERSONAL?

1 0

2,10 SE HA IMPLEMENTADO ALGÚN SISTEMA DE EVALUACIÓN PERIÓDICA DE DESEMPEÑO DEL PERSONAL?

1 7

2,11 SE HA PREVISTO ATENDER LAS NECESIDADES DE CAPACITACIÓN EN EL PRESUPUESTO ANUAL ?

1 6

2,12 SE TIENE ESTABLECIDO ALGÚN SISTEMA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES (KARDEX, MANUAL O SISTEMATIZADO)?

1 6




INFORME FASE III

42

ÁREA ADMINISTRATIVA


2,13 ESTA PREVISTA EN EL PRESUPUESTO LA EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS?

1 6

2,14 SE TIENE ESTABLECIDO ALGÚN SISTEMA PARA EL REGISTRO ACTUALIZADO DE PRECIOS Y PROVEEDORES?

1 0

2,15 SE TIENE ESTABLECIDO ALGÚN PROCEDIMIENTO PARA CUANTIFICAR Y TENER ACTUALIZADO EL PATRIMONIO POR CADA SERVICIO?

1 0

15

74

ÁREA COMERCIAL


3,1 SE HA CUMPLIDO CON LA OBLIGACIÓN DE IMPLEMENTAR EL CONTRATO DE CONDICIONES UNIFORMES ?

1 10

3,2 SE TIENE ESTABLECIDO ALGÚN PROCEDIMIENTO PARA ATENDER SOLICITUDES NUEVAS DE SERVICIO?

1 10

3,3 SE TIENE ESTABLECIDO ALGÚN PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACIÓN DE USUARIOS?

1 10

3,4 SE HA ESTABLECIDO E IMPLEMENTADO ALGÚN PROCEDIMIENTO PERMANENTE PARA DETECCIÓN DE USUARIOS CLANDESTINOS?

1 0

3,5 SE HA ELABORADO E IMPLEMENTADO UN CATASTRO DE SUSCRIPTORES? 1 10

3,6 SE HA EJECUTADO UN PROGRAMA DE REPOSICIÓN DE MEDIDORES QUE

HAN CUMPLIDO SU VIDA ÚTIL? 1 0

3,7 SE HA IMPLEMENTADO UN PROCEDIMIENTO PARA LECTURA DE MEDIDORES?

1 10

3,8 SE ADECÚA LA FACTURA A LOS REQUERIMIENTOS DE LA LEY 142 DE 1.994 1 0

3,9 SE HA DEFINIDO E IMPLEMENTADO UN PROCEDIMIENTO DE FACTURACIÓN?

1 10

3,10 SE TIENE IMPLEMENTADO UN FORMATO PARA LA ACTUALIZACIÓN

MENSUAL DE LOS NIVELES TARIFARIOS? 1 10

3,11 SE HA IMPLEMENTADO UN PROCEDIMIENTO PARA CRITICA DE LECTURAS Y REVISIÓN PREVIA?

1 10

3,12 SE HAN IMPLEMENTADO MECANISMOS DE DIVULGACIÓN Y PROMOCIÓN PARA MEJORAR LA EFICIENCIA EN EL RECAUDO ?

1 10

3,13 SE TIENEN IMPLEMENTADOS FORMATOS DE CONTROL PERIÓDICO DEL ÍNDICE DE EFICIENCIA DEL RECAUDO?

1 10

3,14 SE APLICAN ACCIONES COERCITIVAS A MOROSOS (SUSPENSIÓN, CORTE Y COBRO JUDICIAL) ?

1 10

3,15 SE HA IMPLEMENTADO UN FORMATO PARA EL REGISTRO ACTUALIZADO DE LA CARTERA MOROSA?

1 10

3,16 SE HAN IMPLEMENTADO FORMATOS O LISTADOS PARA LLEVAR EL REGISTRO DE CONSUMOS POR ESTRATOS Y USOS?

1 0

3,17 SE TIENE UN PROCEDIMIENTO PARA OBTENER REGISTROS ACTUALIZADOS DE AGUA PRODUCIDA Y AGUA FACTURADA?

1 0

3,18 SE ADELANTAN CAMPAÑAS DE CAPACITACIÓN A LA COMUNIDAD SOBRE

CONTROL SOCIAL DE LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS? 1 10




INFORME FASE III

43

ÁREA COMERCIAL


3,19 SE TIENE UN PROGRAMA PERMANENTE DE CAPACITACIÓN A USUARIOS EN USO EFICIENTE Y AHORRO DEL AGUA?

1 10

3,20 SE TIENE UN PROGRAMA DE CAPACITACIÓN EN SANEAMIENTO BÁSICO Y EDUCACIÓN EN HIGIENE ?

1 0

20 140

ÁREA FINANCIERA


4,1 SE HA ELABORADO Y GESTIONADO LA APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO ANUAL DE LA ENTIDAD PRESTADORA DE LOS SERVICIOS?

1 15

4,2 SE TIENE IDENTIFICADO ALGÚN PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL MENSUAL Y ANUALMENTE?

1 15

4,3 SE ELABORAN Y SE LLEVAN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD EXIGIDOS POR LA SSPD? (MAYOR, DIARIO Y AUXILIAR)

1 15

4,4 SE REPORTAN LOS ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS A LA SSPD DE

ACUERDO CON LOS FORMATOS DEL SUI? 1 15

4,5 SE HA IMPLEMENTADO EL SISTEMA UNIFICADO DE COSTOS Y GASTOS- ABC DEFINIDO POR LA SSP?

1 0

4,6 SE ESTÁN APLICANDO PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA AGILES Y EFICIENTES?

1 15

4,7 SE HAN ELABORADO E IMPLEMENTADO PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL REPORTE PERIÓDICO DEL ESTADO DE CAJA Y BANCOS?

1 15

4,8 SE HA INCORPORADO EN EL PRESUPUESTO ANUAL DE INVERSIONES LA APROPIACIÓN DEL 1% PARA MANTENIMIENTO DE CUENCAS?

1 15

4,9 SE HA INCORPORADO EN EL PRESUPUESTO ANUAL DE GASTOS LA APROPIACIÓN PARA EL PAGO DE CONTRIBUCIONES A LA SSP Y LA CRA?

1 15

4,10 SE HA ELABORADO E IMPLEMENTADO UN PROCEDIMIENTO DE REPORTE PERIÓDICO DE COMPROMISOS DE PAGO A TERCEROS?

1 0

10 120

ÁREA OPERATIVA


5,1 EXISTEN PLANOS ACTUALIZADOS DE LAS REDES DEL SISTEMA DE ACUEDUCTO (Catastro de Redes de Acueducto) ?

1 9

5,2 EXISTEN PLANOS ACTUALIZADOS DE LAS REDES DEL SISTEMA DE ALCANTARILLADO (Catastro de redes de alcantarillado)?

1 9

5,3 EXISTEN PLANOS ACTUALIZADOS DE LAS CAPTACIONES, CONDUCCIONES, PLANTAS DE TRATAMIENTO, TANQUES, ETC.?

1 0




INFORME FASE III

44

ÁREA OPERATIVA


5,4 SE HA ELABORADO E IMPLEMENTADO UN MANUAL PARA MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS SISTEMAS?

1 0

5,5 SE HAN ADQUIRIDO LAS HERRAMIENTAS PARA LLEVAR A CABO EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS SISTEMAS?

1 9

5,6 SE HAN ADQUIRIDO E INSTALADO MEDIDORES O TOTALIZADORES DE CAUDAL PARA EL AGUA CAPTADA Y EL AGUA TRATADA?

1 0

5,7 SE TIENE ESTABLECIDO UN REGISTRO PERMANENTE DEL NUMERO Y TIPO DE DAÑOS POR SECTORES?

1 9

5,8 SE TIENE UN STOCK PERMANENTE DE ACCESORIOS Y REPUESTOS PARA ATENDER REPARACIONES?

1 9

5.9 SE HA IMPLEMENTADO UN PROGRAMA PARA LA DETECCIÓN DE FUGAS

NO VISIBLES. ? 1 0

5.10 EXISTEN PROCEDIMIENTOS PARA DETECTAR Y CONTROLAR LOS REBOSES EN TANQUES DE ALMACENAMIENTO DEL SISTEMA?

1 9

5.11 SE HAN IMPLEMENTADO FORMATOS PARA REPORTE DE CONTROL DE FUGAS, PÉRDIDAS FÍSICAS EN TANQUES Y A NIVEL INTRADOMICILIAR?

1 9

5.12 SE HA IMPLEMENTADO UN PROGRAMA PERMANENTE PARA VIGILAR, INSPECCIONAR Y LIMPIAR CUENCAS EN LA FUENTE ABASTECEDORA?

1 9

5.13 SE HAN IMPLEMENTADO FORMATOS PARA EL REGISTRO DE LA CALIDAD DEL AGUA QUE ENTRA Y SALE DE LA PLANTA DE TRATAMIENTO?

1 0

5.14 SE HA DEFINIDO E IMPLEMENTADO UN PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA CALIDAD DEL AGUA SUMINISTRADA ?

1 0

5.15 SE ESTÁN ELABORANDO LOS REPORTES DE INFORMES DE CUMPLIMIENTO DEL DECRETO 1575 Y RESOLUCIÓN 2115 DE 2007

1 9

5.16 SE HA IMPLEMENTADO UN PROGRAMA CON LOS USUARIOS PARA SEPARACIÓN EN LA FUENTE DE RESIDUOS SÓLIDOS?

1 0

5.17 SE HA DISEÑADO E IMPLEMENTADO UN SISTEMA DE RUTAS Y TURNOS DE RECOLECCIÓN SELECTIVA DE RESIDUOS SÓLIDOS?

1 9

5.18 SE HA IMPLEMENTADO UN SISTEMA TÉCNICO PARA DISPOSICIÓN FINAL

DE LOS RESIDUOS SOLIDOS? 1 9

5.19 SE HAN IMPLEMENTADO PROCEDIMIENTOS PARA INFORMAR A LA COMUNIDAD SOBRE SUSPENSIÓN DEL SERVICIO POR MANTENIMIENTO?

1 9

5.20 SE HAN GESTIONADO Y REALIZADO CURSOS DE CAPACITACIÓN A FONTANEROS Y OPERADORES CON EL SENA - UNIDADES DE AGUA, ETC..?

1 9

20 117




INFORME FASE III

45

ÁREA TÉCNICA


6,1 SE HAN ADOPTADO Y APLICADO LAS NORMAS TÉCNICAS DEL RAS-2000

PARA DISEÑO, CONSTRUCCIÓN Y OPERACIÓN DE OBRAS? 1 14

6,2 SE HAN DEFINIDO E IMPLEMENTADO PROCEDIMIENTOS PARA ADMINISTRACIÓN DE PLANOS Y MEMORIAS TÉCNICAS?

1 14

6,3 SE HAN DEFINIDO E IMPLEMENTADO PROCEDIMIENTOS PARA LICITACIONES Y COMPRAS (MODELOS DE PLIEGOS)?

1 14

6,4 SE HA REALIZADO UN CURSO DE CAPACITACIÓN SOBRE LOS REQUISITOS TÉCNICOS Y PROCEDIMIENTOS DEFINIDOS EN EL RAS-2000?

1 0

6,5 LA ENTIDAD HA ELABORADO EL PLAN DE OBRAS E INVERSIONES PRIORIZADO A CINCO (5) AÑOS?

1 0

5 42

En la siguiente tabla se muestra un análisis comparativo de los avances obtenidos por el prestador entre los dos momentos referenciados.

Tabla 28 Resultados de la Autoevaluación antes y Después del Plan de Acción Empresarial.

UNIDAD MUNICIPAL DE SERVICIOS PÚBLICOS DE SALAZAR DE LAS PALMAS

RESULTADOS OBTENIDOS ANTES DEL PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL

RESULTADOS OBTENIDOS DESPUÉS DEL PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL

ÁREAS PUNTUACIÓN OBTENIDA ÁREAS PUNTUACIÓN

OBTENIDA

Institucional Legal 180 Institucional Legal 220

Administrativa 42 Administrativa 74

Comercial 100 Comercial 140

Financiera 105 Financiera 120

Operativa 90 Operativa 117

técnica 28 Técnica 42

Total 545 Total 713

Fuente. Consorcio Norte de Santander.

De igual manera a continuación se presenta los indicadores financieros y técnicos obtenidos de la implementación de las actividades a corto plazo durante el primer semestre del 2019:




INFORME FASE III

Tabla 29 Indicadores de Prestación de los Servicios.

INFORMACIÓN REQUERIDA Unidad ene-19 feb-19 mar-19 abr-19 may-19 jun-19 jul-19 ago-19

1. Domicilios Domicilios 966 969 971 972 1.040 1.055 1.067 1.077

2. Suscriptores de Acueducto Suscrip 916 919 921 922 990 1.005 1.017 1.027

3. Suscriptores de Alcantarillado Suscrip 961 964 965 966 1.034 1.049 1.061 1.070

4. Suscriptores de Aseo Suscrip 958 959 961 960 1.025 1.043 1.053 1.059

5. Volumen de agua producida (m3/mes) 30.228 30.327 30.393 30.426 32.670 33.165 33.561 33.891

6. Volumen de agua facturada (m3/mes) 18.137 18.196 18.236 18.256 19.602 19.899 20.137 20.335

7. Ingresos totales ($/mes) 24.752.891 28.859.260 28.470.181 28.937.306 26.930.564 39.115.068 27.761.854 28.020.605

8. Gastos totales ($/mes) 13.105.000 15.650.000 17.259.000 17.930.000 15.756.000 17.459.000 1.656.000 16.987.000

9. Costos de personal ($/mes) 10.951.517 10.951.517 10.951.517 10.951.517 10.951.517 10.951.517 10.951.517 10.951.517

10. Valor facturado servicio de Acueducto ($/mes) 3.657.135 3.666.139 3.666.139 3.664.638 3.815.455 3.846.969 3.873.981 3.899.867

11. Valor recaudado servicio de Acueducto ($/mes) 3.337.284 3.666.139 2.967.476 2.589.940 3.094.007 2.467.704 3.373.460 2.916.508

12. Valor facturado servicio de Alcantarillado ($/mes) 1.596.800 1.600.640 1.599.680 1.599.040 1.663.360 1.676.800 1.688.320 1.690.908

13. Valor recaudado servicio de Alcantarillado ($/mes) 1.415.355 1.600.640 1.277.474 1.121.571 1.344.640 1.068.320 1.437.194 1.306.958

14. Valor facturado servicio de Aseo ($/mes) 3.554.374 7.599.379 7.154.374 7.596.524 3.685.689 15.419.945 3.748.491 3.754.558

15. Valor recaudado servicio de Aseo ($/mes) 3.169.168 4.145.430 2.834.549 2.505.634 2.968.012 15.419.945 3.229.251 2.867.966

16. Calidad del agua IRCA 4,13 4,13 4,13 4,13 4,13 4,13 4,13 4,13




INFORME FASE III

47

INDICADORES Unidad Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago

1. Cobertura de Acueducto (%) 95% 95% 95% 95% 95% 95% 95% 95%

2. Cobertura de Alcantarillado (%) 99% 99% 99% 99% 99% 99% 99% 99%

3. Cobertura de Aseo (%) 99% 99% 99% 99% 99% 99% 99% 98%

4. Calidad del agua Riesgo Sin

Riesgo Sin Riesgo

Sin Riesgo

Sin Riesgo

Sin Riesgo

Sin Riesgo Sin Riesgo Sin

Riesgo

5. Índice de Agua No Contabilizada (%) 40% 40% 40% 40% 40% 40% 40% 40%

6. Eficiencia en el recaudo Acueducto (%) 91% 100% 81% 71% 81% 64% 87% 75%

7. Eficiencia en el recaudo Alcantarillado (%) 89% 100% 80% 70% 81% 64% 85% 77%

8. Eficiencia en el recaudo Aseo (%) 89% 55% 40% 33% 81% 100% 86% 76%

9. Eficiencia laboral Acueducto y Alcantarillado ($/m3) 603,83 601,857 600,550 599,899 558,694 550,355 543,861 538,566

10. Utilidad neta ($/mes) 696.374 2.257.743 259.664 55.789 223.047 10.704.551 15.154.337 82.088




INFORME FASE III

4 PLAN DE TRABAJO MEDIANO Y LARGO PLAZO

Con el fin que la Unidad Municipal de Servicios Públicos implemente las actividades establecidas en el Plan de Acción a mediano y largo plazo a continuación se presenta el plan de trabajo detallado que se deberá realizar.

4.1 ACTIVIDADES DE MEDIANO PLAZO

4.1.1 Área Institucional Y Legal

Sistema de Control Interno El Control Interno es el Conjunto de actividades de planeación y ejecución, realizado por la administración de cada prestador para lograr que sus objetivos se cumplan. El control interno debe disponer de medidas objetivas de resultados, o indicadores de gestión, alrededor de diversos objetivos, para asegurar su mejoramiento y evaluación.2 Actividades (Paso a Paso) Para implementar los indicadores de gestión y resultados se encuentran establecidos de la siguiente tabla:

Tabla 30. Los indicadores de gestión y resultados

INDICADORES

FORMULA E INFORMACIÓN OBSERVACI

ONES

1. Eficiencia

de Recaudo

VBS – Cambio en CxC – Castigo de cartera

ER = ------------------------------------------------------------- x 100%

Venta de bienes y servicios

Dónde: VBS = Venta de Bienes y Servicios

Cambio en CxC = Cambio en cuentas por cobrar Para efectos del cálculo de este indicador, se consideran todos los ingresos que hacen parte de la operación del servicio prestado

Refleja el comportamiento del recaudo, la calidad del proceso de

facturación y la efectividad del cobro por

parte de la empresa y/o

prestador

2 Artículo 46 de la Ley 142 de 1994




INFORME FASE III

49

INDICADORES


ONES

2. Liquidez ajustada (Razón

corriente)

Activo corriente – CCNP – Inventarios – Préstamos

a vinculados económicos y socios L = -------------------------------------------------------------------------

Pasivo corriente

Dónde: CCNP= CXC de más de 180 días – provisiones de CXC de

más de 180 días. Si las CXC de más de 180 días son mayores a las

provisiones, entonces CCNP se resta en el numerador, de lo contrario, CCNP es igual a cero

Mide la capacidad que

tiene la empresa y/o

prestador pare enfrentar las obligaciones contraídas a corto plazo.

3. Endeudamie

nto

Pasivo Total + Pasivos pensionales por amortizar E= --------------------------------------------------------------------

Activo Total

Mide en qué grado y de qué forma

participan los acreedores dentro del

financiamiento de la empresa y/o prestador.

4. Cobertura

de intereses

EBITDA

CI = ------------------------------------ Gastos Financieros

INFORMACIÓN NECESARIA: P y G e información

detallada de costos y producción.

Dónde: EBITDA: Utilidad antes de intereses, impuestos,

depreciaciones y amortizaciones del periodo. Significa la utilidad operacional en términos de efectivo

Representa la capacidad de cubrimiento

del servicio de la deuda

5. Indicador Financiero Agregado -

IFA

Mide el índice de riesgo

financiero de la entidad prestadora




INFORME FASE III

50

INDICADORES


ONES

6. Rentabilidad

de los activos

Utilidad neta

RA = ------------------------------ Activos totales

Mide las utilidades

como porcentaje de los activos de la empresa y/o

prestador

7. Cobertura nominal

Número de Suscriptores

a) CN= ------------------------------------------------------------------ X 100%

Número de Domicilios

Dónde: Número de Suscriptores: Número de suscriptores

residenciales y no residenciales del prestador en el área urbana y rural

Número de Domicilios: Número de domicilios residenciales y no residenciales existentes en el municipio a esa misma

fecha, según la información oficial (DANE, Planeación Municipal, Curadurías o IGAC).

Refleja el porcentaje de usuarios del servicio, en función del número de domicilios.

8. Cobertura nominal de micromedici

ón

Número de Medidores Instalados

IMN = ----------------------------------------------- x 100 %

Número Total de Suscriptores

INFORMACIÓN NECESARIA : Registro de usuarios y de medidores

Dónde : Número de medidores: Número de medidores instalados en

operación a una fecha determinada. Número de suscriptores: Número de Personas naturales o

jurídicas con las cuales se ha celebrado un contrato de condiciones uniformes.

Refleja el grado de

cobertura de medidores

operando en el área

atendida por la entidad.

9. Calidad del

IRCA (%) NIVEL DE RIESGO Mide el índice de riesgo de la

http://es.mimi.hu/economia/utilidades.html




INFORME FASE III

51

INDICADORES


ONES

Agua (IRCA)

80.1 -100 INVIABLE

35.1 – 80 ALTO

14.1 – 35 MEDIO

5.1 – 14 BAJO

0 – 5 SIN RIESGO

calidad del agua para consumo humano (IRCA)

10. Índice de agua no

contabilizada

Volumen producido + Compra de Agua en Bloque

- Volumen facturado IANC = -------------------------------------------------------------------

- x 100% Volumen de agua producido +

Compra de agua en bloque

Dónde:

Volumen Producido: Volumen de agua (m3) medida a la salida de la PTAP o tanques de almacenamiento.

Volumen Facturado: Volumen de agua que la empresa y/o prestador facturó durante los últimos doce meses.

Muestra el porcentaje de pérdidas de

agua en que la empresa y/o

prestador incurre en su

operación normal.

Evidencia de Cumplimiento: La evidencia de cumplimiento para este compromiso de gestión es el cálculo de los indicadores. Responsable: El responsable del cumplimiento del compromiso de gestión es el Jefe de la Unidad Municipal de Servicios Públicos de Salazar de las Palmas. 4.1.2 Área Administrativa

Procedimientos de selección de personal La selección de personal es el estudio del mejor candidato de acuerdo a perfiles determinados por el Prestador. El empleador debe ser muy cuidadoso en la selección del personal que se vincula al ente prestador; para esto es conveniente que se establezca un sistema de selección acorde con las necesidades y los requerimientos de la organización. Una adecuada selección de personal debe permitirle al Prestador el conocimiento de los aspirantes, y a éstos, el conocimiento de la organización en cuanto a políticas básicas y a las generalidades del trabajo a desempeñar.




INFORME FASE III

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Actividades (Paso a Paso) Para llevar a cabo el procedimiento de selección de personal requerido para las actividades realizadas, la Unidad Municipal de Servicios Públicos de Salazar de las Palmas, deberá desarrollar los siguientes pasos:

1. Presentar el puesto vacante 2. Revisar el Manual de Funciones 3. Abrir el proceso de convocatoria 4. Recibimiento de hojas de vida 5. Selección de hojas de vida 6. Verificación de antecedentes 7. Se aplican las pruebas 8. Se entrevistan a los candidatos 9. Se escogen el candidato que mayores resultados haya alcanzado 10. Autoriza la contratación del profesional 11. Se solicitan los exámenes médicos respectivos 12. Firma del contrato laboral 13. Se incluye dentro de la nómina del Prestador de Servicios Públicos, y se integra a

la base de datos para el pago de parafiscales y seguridad social. Evidencia de Cumplimiento: La evidencia de cumplimiento para este compromiso de gestión es el Flujograma que describe los pasos seguidos para iniciar y concluir la selección y contratación del personal requerido por la Unidad Municipal de Servicios Públicos de Salazar de las Palmas. Responsable:

El responsable del cumplimiento del compromiso de gestión es el Jefe de la Unidad Municipal de Servicios Públicos de Salazar de las Palmas. Curso de Inducción para el personal La inducción es la orientación que se proporciona al responsable de un cargo con el fin de ubicarlo dentro de un contexto de necesidades y funciones. La inducción se orienta al ambiente interno: lo que es la organización, su estructura, funciones, servicios, tecnología, recursos; y al ambiente externo: usuarios - clientes, proveedores, políticas, leyes, entre otros. Un buen programa de inducción a nuevos empleados ofrece múltiples beneficios para un Prestador, algunos de los beneficios que reciben el empleador y el empleado son:




INFORME FASE III

53

Ayuda a los empleados a ponerse en marcha rápidamente y aprender las "reglas básicas" del Prestador. Esto a menudo reduce los costos del inicio, la capacitación y otros costos indirectos asociados con los nuevos empleados.

Ahorra tiempo y colaboradores del mismo nivel: Al responder a las preguntas más comunes planteadas por los nuevos empleados, ahorra tiempo de todos en explicaciones y aclaración de diferentes situaciones.

Reduce el "estrés del nuevo empleado" Todo el mundo, incluso los nuevos empleados, experimentan cierto nivel de ansiedad y estrés al llegar a un nuevo lugar de trabajo.

Ayuda a establecer una actitud positiva, al comienzo de un nuevo empleo: Al tener conocimiento de las responsabilidades del puesto, las expectativas y la "actitud" corporativa de su nuevo empleador, los empleados se sienten cómodos tanto el conocimiento acerca de su nuevo trabajo y el nivel de rendimiento que se espera de ellos.

Actividades (Paso a Paso) Para poner en práctica el curso de inducción para el personal que ingrese a la Unidad Municipal de Servicios Públicos de Salazar de las Palmas, se deberán realizar las siguientes acciones:

1. Estructuración de las temáticas a tratar en el curso. 2. Duración de cada temática. 3. Herramientas a entregar al personal objeto de inducción. 4. Evaluación del curso realizado.

Las temáticas a tratar deberán estar encaminadas a tratar como:

Conocimiento General de la Asociación: A. Misión. B. Objetivos. C. Planes

Normas Internas de la Asociación: Se le entrega al funcionario nuevo el manual de funciones correspondiente al cargo, el reglamento interno de la entidad a fin de explicárselo y para que lo tenga presente en la ejecución de sus funciones. Así como el manual de procedimientos y el reglamento interno de trabajo.

Aspectos Básicos del Prestador de Servicios Públicos

a. Atención al usuario: Quejas, Reclamos, Daños b. Sistema de facturación.




INFORME FASE III

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Reglamento legal

a. Ley 142 de 1994. Régimen de los Servicios Públicos Domiciliarios. b. Demás normas reglamentarias

Operación

- Micro cuencas y abastecimientos - Bocatomas - Distribución - Catastro de Usuarios - Cobertura

Evidencia de Cumplimiento: La evidencia de cumplimiento para este compromiso de gestión es la Estructura de temas del curso de inducción a desarrollarse con los nuevos empleados del Prestador. Responsable: El responsable del cumplimiento del compromiso de gestión es el Auxiliar de la Unidad Municipal de Servicios Públicos de Salazar de las Palmas. 4.1.3 Área Financiera

Implementación del Sistema Unificado de Costos y Gastos – ABC definido por la SSPD

De acuerdo con las funciones establecidas en la Ley 142 de 1994 y el Decreto 990 de 2002, en cuanto corresponde a la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios establecer los sistemas uniformes de información y contabilidad que deben aplicar las entidades públicas, privadas o mixtas que presten servicios públicos domiciliarios, mediante las Resoluciones SUPERSERVICIOS 2863 1996 y SUPERSERVICIOS 001417 1997 expidió y adoptó el sistema unificado de costos y gastos para los sectores de telecomunicaciones Acueducto, Alcantarillado, Aseo, Energía y Gas Combustible. El Sistema escogido por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios corresponde al llamado "Costeo Basado en actividades (ABC Costing)", con el cual se propende por la correcta relación de los Costos de Producción y los Gastos de Administración, con un producto específico o línea de negocio, mediante la identificación de cada actividad, la utilización de un conductor o base de distribución y su medición razonable.




INFORME FASE III

55

Entre los considerandos de las Resoluciones merecen resaltarse las que la metodología del Sistema de Costos Basada en actividades (ABC Costing), proporcionará información razonable que refleje el nivel y la estructura de los costos económicos en que se incurre al prestar cada uno de los servicios públicos domiciliarios, para la implantación de los modelos de tarifas y subsidios, de obligatorio cumplimiento por parte de los entes prestadores de los mismos. Así como que el Sistema Unificado de Costos y Gastos será un instrumento para la planeación, la toma de decisiones y el control de gestión de los Entes Prestadores de Servicios Públicos Domiciliarios; así mismo, para lograr la normalización de procedimientos administrativos y de información. Actividades (Paso a Paso) La implementación de un Sistema de Costeo Basado en actividades, implica:

a) El diseño de una estructura o mapa de costos, que mediante un diagrama ilustre las diferentes líneas de negocios que tiene el Prestador de servicios públicos.

b) Las subunidades de negocios que se desean costear y los procesos y actividades que permiten la producción y comercialización de los productos o servicios conformantes de cada línea de negocios. De igual manera debe mostrar la asignación de los recursos a las actividades y el nivel de distribución o asignación de los gastos estratégicos y de soporte.

c) La identificación de los recursos - actividades – procesos – unidades de costeo –unidades de negocio – servicio, procesos estratégicos y de soporte, los cuales se distribuyen a nivel de las unidades de servicio o negocio.

Evidencia de Cumplimiento: La evidencia de cumplimiento para este compromiso de gestión es la Certificación firmada por contador o revisor fiscal de que se ha implementado el Sistema de Costos y Gastos - ABC. Responsable:

El responsable del cumplimiento del compromiso de gestión es el Jefe de la Unidad Municipal de Servicios Públicos de Salazar de las Palmas. 4.1.4 Área Comercial

Programa de Capacitación en uso eficiente y ahorro del agua

LEY 373 de 1997: Por la cual se establece el programa para el uso eficiente y ahorro del agua. Artículo 1o. PROGRAMA PARA EL USO EFICIENTE Y AHORRO DEL AGUA. Todo plan ambiental regional y municipal debe incorporar obligatoriamente un programa para el uso eficiente y ahorro del agua. Se entiende por programa para el uso eficiente y ahorro de




INFORME FASE III

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agua el conjunto de proyectos y acciones que deben elaborar y adoptar las entidades encargadas de la prestación de los servicios de acueducto, alcantarillado, riego y drenaje, producción hidroeléctrica y demás usuarios del recurso hídrico. Las Corporaciones Autónomas Regionales y demás autoridades ambientales encargadas del manejo, protección y control del recurso hídrico en su respectiva jurisdicción, aprobarán la implantación y ejecución de dichos programas en coordinación con otras corporaciones autónomas que compartan las fuentes que abastecen los diferentes usos. ARTICULO 2o. CONTENIDO DEL PROGRAMA DE USO EFICIENTE Y AHORRO DEL AGUA. El programa de uso eficiente y ahorro de agua, será quinquenal y deberá estar basado en el diagnóstico de la oferta hídrica de las fuentes de abastecimiento y la demanda de agua, y contener las metas anuales de reducción de pérdidas, las campañas educativas a la comunidad, la utilización de aguas superficiales, lluvias y subterráneas, los incentivos y otros aspectos que definan las Corporaciones Autónomas Regionales y demás autoridades ambientales, las entidades prestadoras de los servicios de acueducto y alcantarillado, las que manejen proyectos de riego y drenaje, las hidroeléctricas y demás usuarios del recurso, que se consideren convenientes para el cumplimiento del programa. Educación a los usuarios en el uso eficiente y ahorro del agua: En cualquier programa de conservación es importante que los usuarios del agua conozcan porque es importante usar cuidadosamente este recurso. Esta educación tiene dos propósitos:

Alentar y motivar a los usuarios a seguir los procedimientos del programa de ahorro.

Facilitar la aceptación por los usuarios de las medidas de reducción de agua adoptadas por la Unidad Municipal de Servicios Públicos de Salazar de las Palmas.

Entre los elementos claves para realizar un efectivo programa de educación a usuarios se deben tener en cuenta:

Un tema (logotipo o símbolo), que represente al programa de uso eficiente del agua.

Un coordinador educativo que se encargue de dirigir el programa.

Material educativo que contenga los objetivos, e inviten y motiven la participación del personal.

Un plan de trabajo que incluya los métodos de comunicación y el cronograma de actividades.

Seguimiento y continuidad del programa.




INFORME FASE III

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Actividades (Paso a Paso)

Se formulan las actividades que debe contener el programa.

Se define el tiempo, la frecuencia y el responsable de cada actividad que se realizarán.

Se calculan los costos.

Llevar el registro de las actividades a desarrollar y del cumplimiento de éstas.

Evidencia de Cumplimiento: La evidencia de cumplimiento para este compromiso de gestión es la breve descripción del plan de acción. Responsable: El responsable del cumplimiento del compromiso de gestión es el auxiliar administrativo de la Unidad Municipal de Servicios Públicos de Salazar de las Palmas. Programa de Capacitación en Saneamiento Básico y Educación en Higiene Estos aspectos contribuyen a un mejoramiento de calidad de vida, mitigando la pobreza, el hambre, la desnutrición, salvaguardando la salud de las personas. Saneamiento ambiental: Representa un conjunto de acciones que previenen enfermedades y en general evitan molestias sanitarias, proporcionando además confort al individuo y a la población. Dentro de los aspectos que comprende el saneamiento se encuentran:

Control de los abastecimientos de agua de consumo humano para asegurar que sea de buena calidad y cantidad adecuada.

Disposición sanitaria de los desechos sean humanos, de animales, industriales, así como basura en general.

Control sanitario de alimentos.

Control de la fauna nociva.

Control de la contaminación atmosférica.

Educación en Higiene: La higiene es el proceso que hace que una persona cuide su salud, su aspecto, su limpieza para evitar contraer enfermedades o virus, para limpiar la suciedad, para conducirse de manera sana en la sociedad en la que vive. Con este programa se busca proveer a las personas información útil para que ellos puedan mejorar su salud, mejorando su provisión de agua e instalaciones de saneamiento.




INFORME FASE III

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Se deben priorizar las campañas que se quieren elaborar.

Describir las actividades a realizar por cada campaña.

Definir el tiempo de ejecución de cada actividad en la campaña y el costo aproximado de ésta.

Llevar el registro de las actividades a desarrollar y del cumplimiento de éstas. Evidencia de Cumplimiento: La evidencia de cumplimiento para este compromiso de gestión es la breve descripción del plan de acción. Responsable: El responsable del cumplimiento del compromiso de gestión es el Jefe de la Unidad Municipal de Servicios Públicos de Salazar de las Palmas. 4.1.5 ÁREA OPERATIVA

Procedimiento para el seguimiento y control de la calidad del agua suministrada La calidad del agua puede definirse como la composición físico-químico-biológica que la caracteriza y recordado el hecho de que el agua pura no existe en la naturaleza, se habla que un agua es de calidad, cuando sus características la hacen aceptable para un cierto uso. En el caso de agua para abastecimiento público, es de primordial interés el concepto de potabilidad de la misma, este concepto puede expresarse como: Un agua es potable cuando reuniendo agradables características estéticas y organolépticas (fresca, incolora, transparente, insípida o con un sabor agradable), contiene en adecuada proporción elementos y sales minerales, pero sin poseer sustancias que puedan causar perjuicio alguno en la fisiología normal del organismo humano. A su vez un agua se dice contaminada cuando contiene microorganismos y sustancias químicas de diverso origen, de modo que resulte inadecuada para su empleo normal. Control de la calidad del agua potable: Son los análisis organolépticos, físicos, químicos y microbiológicos realizados al agua en cualquier punto de la red de distribución. Actividades (Paso a Paso) Para llevar a cabo el seguimiento y control de la calidad del agua suministrada a los usuarios del municipio, la Unidad Municipal de Servicios Públicos de Salazar de las Palmas deberá:




INFORME FASE III

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Realizar el análisis físico químico del agua que entra y sale de la Planta de Tratamiento, la del taque de almacenamiento y la red de distribución.

Analizar la tubería, el ph, color, cloro residual, temperatura, alcalinidad, jarras con el equipo de laboratorio.

Con base a los residuos se calculan los parámetros de dosificación de cloro y de sulfato de Aluminio, para la buena calidad suministrada.

Llevar las muestras al laboratorio donde se analizan y se entrega el informe al Prestador.

Fijar el informe en lugar visible para la comunidad, con el fin de que se entere de la calidad del agua que está consumiendo

Archivar los informes que se realicen.

Evidencia de Cumplimiento:

Para evidenciar el cumplimiento de este compromiso de gestión se debe presentar Copia de los formatos diligenciados. Responsable: El responsable del cumplimiento del compromiso de gestión es el Jefe de la Unidad Municipal de Servicios Públicos de Salazar de las Palmas.

Formatos para el registro de la calidad del agua que entra y sale de la 1.1.1.1.planta de tratamiento Agua cruda: Es aquella que no ha sido sometida a proceso de tratamiento. Agua para consumo humano: Es aquella que se utiliza en bebida directa y preparación de alimentos para consumo. Agua potable: Es aquella que por reunir los requisitos organolépticos, físicos, químicos y microbiológicos, en las condiciones señaladas en el presente decreto, puede ser consumida por la población humana sin producir efectos adversos a su salud. Agua segura: Es aquella que sin cumplir algunas de las normas de potabilidad definidas en el presente decreto, puede ser consumida sin riesgo para la salud humana Actividades (Paso a Paso) Para llevar el control de la calidad del agua suministrada a los usuarios, el Prestador de Servicios Públicos deberá:

1. Diseñar e implementar un formato que contenga como mínimo los siguientes datos:




INFORME FASE III

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a) Parámetros del agua suministrada (Calidad físico-química, turbiedad, color, PH, dureza, hierro)

b) Cumplimiento del Decreto 1575 de 2007 c) Agua cruda d) Calidad del Agua Potable: Salida de planta de tratamiento – En la red de

distribución

2. Llevar el control y registro de los formatos.


Para evidenciar el cumplimiento de este compromiso de gestión se debe presentar copia de los formatos diligenciados. Responsable: El responsable del cumplimiento del compromiso de gestión es el Jefe de la Unidad Municipal de Servicios Públicos de Salazar de las Palmas. Existencia de Planos Actualizados de la Captación, Conducciones, Plantas de tratamiento, tanques. Captaciones: Las captaciones o presas tienen el fin de recoger el agua para llevarla a un tanque de almacenamiento o directamente al sistema de distribución. Las captaciones varían en su forma de construcción, bien por la topografía del terreno o por el tipo de sistema, por lo que pueden ser: captaciones abiertas o cerradas. Conducciones: Componente a través del cual se transporta el agua potable desde la planta de tratamiento hasta el tanque de almacenamiento, o directamente hasta la red de distribución. Plantas de tratamiento: Es el conjunto de estructuras, obras, equipos y materiales necesarios para efectuar los procesos que requiere el tratamiento de potabilización del agua. El tanque o depósito asegura que exista suficiente cantidad de agua en horas de mayor demanda, además sirve para tener reserva de agua al existir algún problema en la línea de conducción. Actividades (Paso a Paso)

Verificar los Planos Existentes en el Prestador

Solicitar a las Entidades o Contratistas los planos existentes.




INFORME FASE III

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Evidencia de Cumplimiento: La evidencia de cumplimiento para este compromiso de gestión es la Fotocopia del rotulo de cada uno de los planos indicando fecha y título. Responsable: El responsable del cumplimiento del compromiso de gestión es el Jefe de la Unidad Municipal de Servicios Públicos de Salazar de las Palmas. Actualización del Catastro de Suscriptores

Es un registro ordenado y completo de todos y cada uno de los usuarios y suscriptores en el cual se anotan algunas condiciones de prestación del servicio. El Prestador de servicios públicos debe contar con la información completa y actualizada de sus suscriptores y usuarios que contenga los datos sobre su identificación, modalidad de servicio que reciben, estado de cuentas y, en general, toda aquella información que sea necesaria para el seguimiento y control de los servicios. Los datos básicos que debe contener un catastro de suscriptores son los siguientes:

a. Codificación b. Identificación del suscriptor c. Dirección d. Uso e. Estrato f. Medidor (si existe) g. Alcantarillado (si se presta este servicio) h. Aseo (si se presta este servicio) i. Ingreso de nuevos usuarios j. Ciclo k. Ruta


Se elabora el formato de captura de información en cada una de las viviendas para ser utilizado en el censo de usuarios.

Se capacita al personal para la elaboración del censo.

Se levanta la información en campo de cada usuario del servicio.

Se registra la información en una base de datos llamada “Catastro de Suscriptores”.

La base de datos de adopta mediante acto administrativo.




INFORME FASE III

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Evidencia de Cumplimiento: La evidencia de cumplimiento para este compromiso de gestión es el Acto Administrativo de Adopción del Catastro. Responsable: El responsable del cumplimiento del compromiso de gestión es el Jefe de la Unidad Municipal de Servicios Públicos de Salazar de las Palmas.

Programa para la detección de fugas no visibles 1.1.1.2. Fuga no visible: Volumen de agua desperdiciado, causado por daño o avería en la red

matriz o instalación de acueducto que no aflora en la superficie, infiltrándose en el terreno, encausándose en redes telefónicas o de alcantarillado. Causas

1. Presión del servicio. 2. Instalaciones defectuosas. 3. Accesorios y tuberías de mala calidad. 4. Agresividad del Terreno. (Mecánica, Química y Eléctrica.). - Daños causados por excavaciones. - Roturas debidas al tráfico. - Movimientos de tierra. - Hundimientos. - Heladas. - Cambios de humedad del suelo. - Filtración de Sustancias Corrosivas. - Conductividad del Suelo. (Corrosión).

Las fugas no visibles tienen alta incidencia en las perdidas físicas de agua, puesto que no son detectables a simple vista y se presentan por largo tiempo hasta que sean detectadas, localizadas y reparadas. El control de fugas no visibles se debe realizar adelantando programas permanentes de detección y localización en sectores definidos hidráulicamente, que estadísticamente registren mayor ocurrencia de daños visibles con pérdidas importantes, utilizando equipos de última tecnología que brinden precisión y facilidad en la determinación del punto exacto de ocurrencia de la fuga. Actividades (Paso a Paso) La Unidad Municipal de Servicios Públicos de Salazar de las Palmas deberá realizar las siguientes actividades, buscando con ellas desarrollar y poner en práctica un programa que permita detectar las fugas de aguas existentes en los sistemas, especialmente aquellas que no son visibles.

Capacitación del personal o funcionario del Prestador de servicios públicos.

Caracterización en planos o formatos de las fugas detectadas.




INFORME FASE III

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Instrumentación de un servicio de detección y localización de fugas no visibles a través de procesos compatibles con las condiciones tecnológicas, operacionales y económicas del Prestador de servicios públicos.

Disponibilidad de equipos o instrumentos básicos para detección de fugas, bien sea mediante adquisición o alquiler.

Reducir las pérdidas de agua por fugas no visibles mediante la reducción de la presión en la red de distribución.


Para evidenciar el cumplimiento de este compromiso de gestión se debe presentar la breve descripción del programa. Responsable: El responsable del cumplimiento del compromiso de gestión es el Jefe de la Unidad Municipal de Servicios Públicos de Salazar de las Palmas. 4.1.6 Área Técnica

Adopción y Aplicación de las normas técnicas del RAS para diseño, construcción y operación de obras Buscando que las obras de infraestructuras enmarcadas en el sector de Agua Potable y Saneamiento Básico del País, se expidió la Resolución por medio de la cual se adoptaba el Reglamento Técnico para el sector de Agua potable y Saneamiento Básico – RAS, a través de la cual se establecieron los requisitos técnicos que deben cumplir las obras, equipos y procedimientos que utilicen las entidades prestadoras de servicios públicos de Acueducto, Alcantarillado y Aseo, buscando promover el mejoramiento de la calidad de los servicios, así como garantizar a los usuarios niveles adecuados de seguridad, eficiencia, durabilidad, sostenibilidad, funcionabilidad, confiabilidad, calidad, disminución de vulnerabilidad, metodologías de proyectos de costos mínimos y menor impacto ambiental. Actividades (Paso a Paso)

El procedimiento para llevar a cabo el desarrollo de proyectos acorde con el RAS es el siguiente:

1. Definición del nivel de complejidad del proyecto 2. Justificación del proyecto y definición del alcance 3. Marco Institucional 4. Acciones Legales 5. Aspectos Institucionales 6. Ubicación dentro de los planos de ordenamiento territorial y desarrollo urbano




INFORME FASE III

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7. Estudios previos 8. Estudios socioeconómicos 9. Diseños y requerimientos técnicos 10. Selección de materiales y equipos 11. Construcción e Interventoría 12. Puesta en marcha, operación y mantenimiento

Para cumplir con los requisitos exigidos por el RAS, adoptando y aplicando cada una de las normas técnicas referentes al diseño, construcción y operación de las obras de infraestructura, así como estandarizar el procedimiento antes mencionado e iniciar su aplicación, el municipio debe adoptar a través de un acto administrativo, ya sea resolución o decreto. Evidencia de Cumplimiento: Para evidenciar el cumplimiento de este compromiso de gestión se debe presentar el acto administrativo a través del cual se adoptaron y se van a aplicar las normas técnicas establecidas en el RAS. Responsable:

El responsable del cumplimiento del compromiso de gestión es el Jefe de la Unidad Municipal de Servicios Públicos de Salazar de las Palmas.

4.2 PLAN DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LARGO PLAZO (12 MESES)

4.2.1 Área Institucional Y Legal

Programa Permanente de control de pérdidas y agua no contabilizada

Es un conjunto armónico de actividades realizadas por el Prestador, destinadas a alcanzar y mantener un nivel en el que los componentes y las causas de las pérdidas sean los mínimos posibles, dentro de las condiciones de viabilidad ambiental, financiera y social. Las actividades de control de pérdidas se extienden a todas las áreas de la entidad prestadora del servicio de acueducto. En términos ambientales, la disminución de las pérdidas de agua representa una reducción en la tasa de explotación del recurso, que se refleja en un esfuerzo menor para recuperar tanto al ecosistema que produce el agua cruda, como a aquel que recibe los elevados volúmenes de residuos contaminantes producidos por el hombre al utilizarla.

En términos financieros, al implementarse este programa se mejoran las condiciones de operación de la infraestructura disminuyendo los costos de operación y bombeo; y disminuyendo los costos que implica el tratamiento de las aguas residuales al reducir el volumen de agua para tratar.




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En términos sociales, al implementarse este programa, se regulan las presiones de servicio a los usuarios, se aumenta la continuidad del servicio, se pueden destinar más recursos a la calidad del agua suministrada y se mejoran las relaciones usuario –prestador en los procesos de medición, facturación, cobro y atención de peticiones, quejas y recursos.

Actividades (Paso a Paso) El Programa Permanente de control de pérdidas y agua no contabilizada se desarrolla teniendo en cuenta los siguientes pasos:

a) Realizar el Diagnóstico técnico del sistema

Identificación de los componentes del Sistema de Acueducto Recopilar la Información existente y / o crear la inexistente. Trabajos de campo y análisis de la información Informe de diagnóstico técnico y plan de choque.

b) Realizar el Balance de Agua del sistema.

Es el método para calcular los volúmenes de pérdidas de agua en los diferentes procesos que se realizan en un sistema de acueducto.

Condiciones técnicas de funcionamiento del Acueducto, Determinar los niveles o índices de pérdidas en los subsistemas que lo

constituyen. Formular y priorizar n programa de disminución y control de pérdidas Cumplimiento de la normatividad legal.

c) Formular el Programa de Control de pérdidas

Establecer las acciones para la realización del diagnóstico de las pérdidas. Formular y poner en marcha actividades que las disminuyan hasta valores

mínimos admisibles, de acuerdo a criterios de rentabilidad ambiental, financiera y social.

Elaborar políticas (criterios técnicos, sociales y económicos financieros). Determinar estadísticas, lecturas críticas de consumo. Evaluar los comportamientos de acuerdo a las lecturas de micro medidores. Detectar y Controlar las conexiones fraudulentas. Determinar por sectores la distribución. Detectar las Fugas visibles y no visibles. Realizar el Inventario de Disponibilidad de Equipos y Accesorios para su

detección.




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Evidencia de Cumplimiento: La evidencia de cumplimiento para este compromiso es el reporte reciente de la evolución del índice. Responsable: El responsable del cumplimiento del compromiso de gestión es el Jefe de la Unidad Municipal de Servicios Públicos de Salazar de las Palmas. 4.2.2 Área Administrativa

Patrimonio por Servicios El Patrimonio por cada servicio representa el conjunto de los bienes del Prestador de servicios públicos como la infraestructura, instalaciones, maquinaria, mobiliario, elementos de transporte, existencias de materias prima y de productos terminados que se tienen para la prestación de cada uno de los servicios. Actividades (Paso a Paso)

Las actividades que se deben tener en cuenta para llevar a cabo la cuantificación y tener actualizado el patrimonio por cada servicio, son:

1) Identificar cada bien del inventario, propiedad, planta y equipo 2) Realizar la valoración de cada bien a precio histórico y a precio de mercado,

para lo cual se requerirá de las cotizaciones y los presupuestos. 3) Realizar la depuración del inventario fijo verificando su estado de

obsolescencia y tiempo de servicios o de vida útil. 4) Determinar los bienes, equipos, muebles y enseres. 5) Realizar el saneamiento contable de bienes. 6) Generar los estados contables.

Evidencia de Cumplimiento: La evidencia de cumplimiento para este compromiso de gestión es el Flujograma que describe los pasos seguidos para llevar a cabo la cabo la cuantificación y tener actualizado el patrimonio por cada servicio que preste la Unidad Municipal de Servicios Públicos de Salazar de las Palmas. Responsable: El responsable del cumplimiento del compromiso de gestión es el Jefe de la Unidad Municipal de Servicios Públicos de Salazar de las Palmas.




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4.2.3 Área Comercial

Reposición de Medidores El medidor de agua potable es un instrumento de precisión, que registra cada gota de agua que pasa desde la red de distribución hasta el interior del domicilio. Se debe respetar el sello de seguridad, protegerlo de los golpes y manipulación de terceros. Sólo debe ser manipulado por personal del Prestador. De acuerdo con la normatividad y los estudios realizados, hasta el momento, un medidor alcanza el tope de su vida útil una vez ha registrado 3.000 metros cúbicos. De esta manera el Prestador de servicios públicos debe efectuar cambios de medidor en los predios cuyos medidores cumplan con dicho requisito. Actividades (Paso a Paso)

Se revisa la base de datos de suscriptores para identificar la totalidad de medidores a instalar.

Se elabora el plan de instalación de medidores.

Se revisa la base de datos de suscriptores con micromedidores y se inicia con la identificación de los medidores en mal estado.

Se elabora el plan de reposición de medidores.

Se destinan los recursos para ello y se cargan en la factura del suscriptor. Evidencia de Cumplimiento: La evidencia de cumplimiento para este compromiso de gestión es la breve descripción del plan de acción. Responsable: El responsable del cumplimiento del compromiso de gestión es el Jefe de la Unidad Municipal de Servicios Públicos de Salazar de las Palmas. Registro Actualizado de Agua Producida y Facturada

Agua Producida: Es el volumen de agua que capta el Sistema de Acueducto, se trasporta y procesa. Agua Facturada: Es el volumen de Agua que se entrega y factura a los usuarios del sistema de acueducto.




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Se toma la lectura del agua producida en el macro medidor de la salida de la planta de tratamiento, mensualmente y se asienta en la ficha de control que debe contener: No. Instalación, No. de Contador, Nombre, apellidos, fecha y lectura.

Se realiza el comparativo entre la sumatoria de los micro medidores de los usuarios, este dato lo genera automáticamente el programa existente de facturación en el listado de consumos y el dato generado por el macro medidor instalado en la planta.

Se sacan los resultados arrojados y se asientan en un formato el cual debe contener: mes, año, suma de lecturas del macromedidor, metros cúbicos facturados, metros perdidos, observaciones.


La evidencia de cumplimiento para este compromiso de gestión es el reporte reciente de la evolución del índice de agua no contabilizada. Responsable:

El responsable del cumplimiento del compromiso de gestión es el Auxiliar Administrativo de la Unidad Municipal de Servicios Públicos de Salazar de las Palmas. 4.2.4 Área Operativa

Programa con los usuarios para separación en la fuente de residuos sólidos Residuos sólidos: Son los elementos de la naturaleza y de nuestra actividad humana que ya no utilizamos. Separación en la fuente: Es la operación que debe realizar el generador de residuos sólidos para seleccionarlos y almacenarlos en recipientes de diferente color según sea: Orgánicos - Inorgánicos, Aprovechables - No aprovechables. Orgánicos: Son biodegradables (Se descomponen naturalmente). Son aquellos que tienen la característica de poder desintegrarse o degradarse rápidamente, transformándose en otro tipo de materia orgánica. Ejemplo: Los restos de comida, de fruta, cáscaras, carnes, huevos. Inorgánicos: Son los que por sus características químicas sufren una descomposición natural muy lenta. Muchos de ellos son de origen natural pero no son biodegradables. Ejemplo: Botellas de plástico, vidrio, bolsas, entre otros. Aprovechables: Son aquellos que tienen la característica de poder ser nuevamente utilizados para la transformación de nuevos productos.




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No aprovechables: Son los que por sus características químicas no son de utilidad como materias primas en la fabricación de nuevos productos. Actividades (Paso a Paso) Las entidades prestadoras del servicio de aseo, deberán diseñar y aplicar un programa que permita que los usuarios del servicio lleven a cabo el proceso de separación en la fuente de los residuos sólidos, en el cual se pueden llevar a cabo las siguientes actividades:

a) Priorización de las diferentes temáticas a abordar, teniendo en cuenta el PGIRS establecidos, así como las problemáticas presentes en los diferentes sectores (para promover la reducción de los residuos sólidos presentados, separación de residuos, reciclaje, recolección selectiva, concientización, información, entre otras)

b) Actividades a realizar correspondientes a cada temática definida (Charlas, capacitaciones, establecimiento de horarios de recolección concertados con la comunidad, jornadas de aseo, entre otras)

c) Presupuesto para cada una de las actividades a realizar, que incluya materiales y personal requeridos, acorde con la población beneficiada.

d) Cronograma de aplicación de dichas actividades, en el cual se tenga en cuenta: sectores, barrio, fecha y horario, responsable.

e) Informe de cada una de las actividades realizadas.


Para evidenciar el cumplimiento de este compromiso de gestión se debe presentar una breve descripción del programa Responsable:

El responsable del cumplimiento del compromiso de gestión es el Jefe de la Unidad Municipal de Servicios Públicos de Salazar de las Palmas. Sistema de rutas y turnos de recolección selectiva de residuos sólidos El Servicio de Recolección de Residuos Sólidos consiste en el recojo y retiro de los residuos sólidos generados dentro del Municipio, para ser trasladados en vehículos hasta una planta de transferencia para que finalmente sean trasladados al relleno sanitario (disposición final). La actividad de recolección de los residuos se divide por rutas, las cuales deben llevar una numeración, la descripción de la zona, el turno y la producción generada en cada ruta.




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Actividades (Paso a Paso) Para llevar a cabo el establecimiento de un sistema de rutas y turnos de recolección selectiva, se deberá:

1) Dividir el municipio en sectores, de manera que cada sector asigne una cantidad apropiada de trabajo - ni mucha ni poca carga.

2) Desarrollar una ruta para cada subsector, de modo que se facilite llevar a cabo el trabajo con una menor cantidad de tiempo y recorrido.

Dentro de los aspectos generales a considerar en las rutas de recolección se deberá establecer un formato que permita recolectar la siguiente información:

Tipo de vehículo utilizado

Número y tipo de equipo seleccionado.

Tamaño de la tripulación

Numero de turno

Días de prestación del servicio

Jornada

Frecuencia de recolección

Sector y Barrio

Tipo de residuos solidos

Distancia entre paradas y estaciones

Distancia al sitio de transferencia o disposición final

Maniobrabilidad de los contenedores

Topografía del terreno

Tráfico en la ruta

Condiciones de los caminos Evidencia de Cumplimiento:

Para evidenciar el cumplimiento de este compromiso de gestión se debe presentar una breve descripción del sistema diseñado para las rutas y turnos de recolección selectiva de residuos sólidos. Responsable:

El responsable del cumplimiento del compromiso de gestión es el Jefe de la Unidad Municipal de Servicios Públicos de Salazar de las Palmas.




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4.2.5 Área Técnica

Capacitaciones sobre requisitos técnicos y procedimientos definidos en el RAS Buscando fortalecer a los profesionales en las particularidades de los requisitos técnicos exigidos para obligatorio cumplimiento y la adopción e implementación del Reglamento Técnico para el sector de Agua potable y Saneamiento Básico – RAS, se deberán promover ciclos de capacitación al personal vinculado al Prestador de servicios públicos. Actividades (Paso a Paso) Para el cumplimiento de este compromiso de gestión, la persona encarga de prestar los servicios públicos en el municipio deberá solicitar por escrito ante el PAP-PDA o al Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio la realización de dicha jornada de capacitación. Evidencia de Cumplimiento: Para evidenciar el cumplimiento de este compromiso de gestión se debe presentar el listado de asistencia de los funcionarios que participaron de la jornada de capacitación realizada.

Responsable:

El responsable del cumplimiento del compromiso de gestión es el Jefe de la Unidad Municipal de Servicios Públicos de Salazar de las Palmas. Elaboración del Plan de Obras e Inversiones priorizado a cinco (5) años. El artículo 14 del Capítulo IV del Título I de la resolución 1096 de 2000 “Reglamento Técnico del Sector de Agua Potable y Saneamiento Básico (RAS)”, dispone que las personas prestadoras de servicios públicos y otras que promuevan y desarrollen inversiones en el sector, deben identificar claramente los proyectos de infraestructura cuyo desarrollo es prioritario en su jurisdicción, en relación con el sector de agua potable y saneamiento básico, con el propósito de satisfacer necesidades inherentes al sector, racionalizando los recursos e inversiones, de forma que se garantice la sostenibilidad económica de los proyectos, los cuales se debe someter a una evaluación socioeconómica y estar sujeto a un plan de construcción, operación, mantenimiento y expansión de mínimo costo, así como la descripción y cuantificación de las obras requeridas para alcanzar las metas de cobertura, calidad, agua no contabilizada y continuidad, previstas para la prestación de los servicios de acueducto y alcantarillado en los municipios. Actividades (Paso a Paso) Según lo establecido por la normatividad, para el diseño de los diferentes Planes de Obras e Inversiones, se deberán seguir los siguientes pasos:




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a) Definición de la línea base

b) Identificación de necesidades de inversiones en infraestructura: Para lo cual se

deberá: i) Identificación de las obras previstas por el plan maestro. ii) Recopilación de la información y análisis de las inversiones realizadas en el

periodo comprendido entre los años 2015 a 2019, teniendo en cuenta las diferentes fuentes de financiación de estos proyectos.

iii) Determinación de las inversiones por ejecutar y de su impacto en el cumplimiento de los indicadores que garantizan la calidad del servicio.

c) Identificación de recursos disponibles, con el fin de evaluar el potencial de

inversión, es necesario identificar las fuentes de recursos de las que se dispone y los compromisos en los que se incurrió previamente con cargo a las mismas. Esto, con el fin de dimensionar la capacidad financiera de la entidad territorial.

d) Identificación de obras ejecutadas o por ejecutar.

Adicionalmente, se debe tener en consideración que para la inversión que se va efectuar de acuerdo al POI, hay tres etapas preliminares a la construcción que se vayan a llevar a cabo como son: la conceptualización, el diseño técnico y la modelación financiera. La conceptualización se refiere a la decisión de construir o ampliar un sistema de acueducto y alcantarillado, en la mayoría de los casos, está en cabeza de un Prestador de Servicios Públicos y/o de una autoridad pública, sea esta el alcalde o gobernador. Dichas decisiones deben responder a necesidades y demandas de una población y hacen parte de los planes de gobierno y/o de los planes de desarrollo territoriales. En este escenario la conceptualización técnica se constituye en la primera instancia para el desarrollo de un sistema de acueducto y permite proyectar la demanda de agua de cada población, información que es el insumo básico para definir como se hará y organizará las inversiones. Siguiendo las etapas definidas en la metodología del RAS, se puede afirmar que el proceso de conceptualización técnica de un sistema de acueducto en Colombia debería seguir seis pasos:

1. Definición del nivel de complejidad del sistema 2. Justificación del proyecto y definición de su alcance 3. Conocimiento del marco institucional y del rol de cada actor 4. Acciones legales-conocimiento de las leyes pertinentes 5. Estudios sobre el impacto ambiental generado 6. Ubicación de la inversión dentro de los planes de ordenamiento territorial y

desarrollo urbano previstos.




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En otras palabras en la fase de conceptualización se deben identificar y caracterizar las fuentes de agua, definir la ubicación, cantidad y necesidades de la población beneficiaria, responsables y responsabilidades y por último, deben tener en cuenta las diferentes herramientas de planeación territorial y la normativa respectiva para el adecuado desarrollo de la inversión. En el caso de los municipios vinculados al Plan Departamental de Norte de Santander las fases de conceptualización y de estudios y diseños se abordaron previamente a la ejecución de esta consultoría, algunos componentes de los sistemas que aún no cuentan con recursos para financiar las inversiones son plasmados en los POIS que se proyectan en este documento.

Analizando la información presentada, se proyecta el POI y siguiendo los siguientes pasos:

1. Identificación de las obras previstas por el Plan Maestro

2. Identificación del tipo de inversión, considerando las definiciones del mecanismo Departamental de Viabilización de Proyectos:

- Reposición: Volver a poner o colocar una estructura o tubería en el lugar o estado que tenía antes, sin cambio de ninguna clase.

- Rehabilitación: Se entiende por rehabilitación aquellas obras de infraestructura

que tienen por finalidad la recuperación de una actividad o función perdida parcialmente o disminuida de los sistemas de acueducto y/o alcantarillado sanitario, con ocasión de la emergencia generada por cualquier situación de desastre.

- Reconstrucción: Se entiende por reconstrucción aquellas obras de infraestructura que tienen por finalidad la recuperación de una actividad o función perdida totalmente de los sistemas de acueducto y/o alcantarillado con ocasión de la emergencia generada por cualquier situación de desastre.

3. Fuentes de financiación de las inversiones previstas. (PDA, Sistema General de Regalías, municipio y/o prestador).

4. Impacto sobre los indicadores de la prestación de los servicios de acueducto y alcantarillado sanitario.

5. Identificación de las obras previstas por el Plan Maestro.

6. Cuando la inversión está prevista por el PDA, pero a la fecha del corte no ha sido ejecutada o contratada se asume que el impacto será una vez culmine la obra.




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7. Verificación de las inversiones previstas para los sistemas de acueducto y alcantarillado dentro del Plan de Desarrollo Municipal.

Evidencia de Cumplimiento: La evidencia de cumplimiento para este compromiso de gestión es el Listado del Plan de obras e inversiones a cinco años. Responsable: El responsable del cumplimiento del compromiso de gestión es el Jefe de la Unidad

Municipal de Servicios Públicos de Salazar de las Palmas




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5 OTRAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS POR LA CONSULTORÍA

De manera adicional y como complemento a las actividades definidas en el Plan de Acción concertado con el prestador, la consultoría llevó a cabo actividades solicitadas por el Prestador como fueron:

5.1 APOYO EN LA ESTIMACIÓN DE INTERESES DE CARTERA MOROSA Por solicitud del prestador, se realizó el cálculo de intereses de la cartera morosa de los suscriptores, ya que en el software de facturación no se incluyó dicho calculo. Una vez remitida la información discriminada de suscriptores morosos a corte junio del 2019, se realizaron las siguientes actividades:

Identificación del facto de intereses mensualizado establecido por la Superintendencia Financiera

Incluir los factores de intereses morosos desde el año 2006 hasta la fecha

Aplicar la formula a cada uno de los valores sin pagar e incrementar de acuerdo a los meses de mora

Socialización de los resultados. El total de capital asciende a $159.233.346, a los cuales se calculó el interés para luego el equipo de recuperación de cartera inicie el proceso de recaudo de la misma. En el anexo 23 se presenta el archivo elaborado.

5.2 CONSTRUCCIÓN DE CAPACIDADES EN ASPECTOS TÉCNICOS Con el objetivo de fortalecer la gestión técnica y operativa del prestador y fortalecer las habilidades del personal responsable de la operatividad del servicio, el Consorcio Norte de Santander llevó a cabo en dos jornadas el de Calidad de Agua, Fontanería y Micromedición. Por profesionales técnicos de PAVCO y Capacitador del SENA en Potabilización y Micromedicón. La primera capacitación se realizó el 17 de Septiembre del 2019 en la ciudad de Cúcuta desarrollándose los siguientes Temas:




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Calidad de agua y Micromedición, esta actividad fue realizada de manera teórica y práctica por el ingeniero químico de la UIS Orlando virgilio Martinez capacitando en los siguientes temas:

Calidad del agua: Unidades de aforo Unidades de Coagulación – Floculación Unidades de Sedimentación Unidades de filtración Unidades de desinfección Micromedicion Definición de micromedidor. Importancia de la Micromedición Tipos de micromedidores. Su funcionamiento. Mantenimiento preventivo.

Registro Fotográfico No. 3 Construcción de Capacidades Técnicas – Teoría Calidad del Agua y Micromedición




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Registro Fotográfico No. 4 Construcción de Capacidades Técnicas – Práctica toma de muestra río pamplonita

Registro Fotográfico No. 5 Construcción de Capacidades Técnicas – Práctica toma de PH

Registro Fotográfico No. 6 Construcción de Capacidades Técnicas – Práctica cálculo de Químico




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Registro Fotográfico No. 7 Construcción de Capacidades Técnicas – Práctica Prueba de Jarras

Registro Fotográfico No. 8 Construcción de Capacidades Técnicas – Certificado de Curso

En el anexo 24 se presenta copia de la asistencia y las presentaciones realizadas durante la jornada.




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La segunda capacitación se realizó el 25 de Septiembre del 2019 en la ciudad de Cúcuta desarrollándose los siguientes Temas:

Fontanería, mantenimiento de tuberías y accesorios, esta actividad fue realizada de manera teórica y práctica por el ingeniero de PAVCO Jorge Armando Pérez capacitando en los siguientes temas:

Código colombiano de fontanería (NTC 1500). Aspectos generales de redes de acueducto y alcantarillado. Procedimiento e instalación de tuberías. Productos nuevos. Programa plomero profesional.

En el Anexo No. 25 se relaciona la presentación y el registro de asistencia de la jornada.




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6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES En la ejecución de Plan de Acción Empresarial de la Unidad Municipal de Servicios

Públicos de Salazar de las Palmas, la Secretaría de Agua Potable y Saneamiento Básico

del Departamento SAPSB a través del Consorcio Norte de Santander pudo identificar las

necesidades latentes del prestador de acuerdo a los resultados obtenidos en la

autoevaluación diligenciada finalizando el proceso de puesta en marcha del prestador.

Con el resultado de las variables del Plan de Acción Empresarial concertado se logró

establecer cada una de las necesidades del prestador en el Área Institucional, Legal,

Comercial, Administrativa, Financiera y Técnico Operativa, el cual la SAPSB a través del

Consorcio Norte de Santander realizó el acompañamiento para la implementación del plan

de acción empresarial a corto plazo, logrando fortalecer las diferentes áreas, mejorando la

calificación y por ende la gestión del prestador.

Se realizó el Estudio de Viabilidad del prestador, bajo la implementación del nuevo estudio tarifario de acueducto y alcantarillado aplicando la resolución CRA 825 del 2017. Se realizó el Contrato de Condiciones Uniformes de los Servicios Públicos de Acueducto y Alcantarillado, junto con el anexo técnico, estos documentos fueron remitidos a la CRA para obtener el concepto de legalidad. Se capacitó en atención de PQR´s y se apoyó en la respuesta de tres peticiones, permitiendo cumplir con los plazos establecidos. Se elaboró el Reglamento Interno del prestador, que permite informar las normas generales en el ámbito laboral. Se remitió, socializó y se gestionó la implementación el registro de números y tipo de daños por sectores, permitiendo identificar causas probables. La consultoría desarrolló capacitaciones en políticas de recuperación de cartera y recaudo, atención en PQR, implementación de estudios tarifarios de acueducto y alcantarillado, micromedición, calidad del agua y mantenimiento de tuberías, accesorios y fontanería, las cuales les permitieron a sus participantes adquirir y fortalecer sus conocimientos en cada uno de los aspectos tratados en las jornadas de capacitación. La Unidad Municipal deberá continuar con la implementación de las actividades

establecidas en el plan a mediano y largo plazo con el fin de contar con herramientas que

permitan cumplir con las exigencias legales de la prestación de los servicios en el

municipio de Salazar de las Palmas.




INFORME FASE III

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Se recomienda al prestador avanzar en los siguientes temas: 1) Inicio de cobro con medición de consumo a los usuarios que cuentan con

micromedición, con el fin de cumplir con lo establecido en el CCU y cobrar por el consumo real de cada suscriptor

2) Mantener certificados a los trabajadores en competencias laborales, permitiendo garantizar la operación de los sistemas con personal idóneo y con el conocimiento suficiente para la prestación de los servicios.

3) Implementar un programa permanente de control de pérdidas, evaluando el agua producida y el agua facturada de manera permanente;

4) Mantener actualizado el catastro de usuarios, con el fin de contar con la información suficiente para atender cualquier requirimiento de índole administrativo, comercial o técnico-operativo.

5) Implementar el Contrato de Condiciones Uniformes para el servicio de Aseo

establecido en la resolución CRA 894 del 2019.

6) A la administración municipal se le recomienda motivar y promover la conformación e implementación del Comité Permanente de Estratificación para que vele por la correcta aplicación de las metodologías suministradas por el gobierno nacional en la materia.

7) Realizar un empalme adecuado con la nueva administración que se posesione a partir del 1 de enero de 2020, a efectos de que no se pierda el esfuerzo realizado en todos los aspectos del fortalecimiento del Prestador.

8) Realizar auditoria interna de cumplimiento de la implementación del Plan de Acción a

Mediano y Largo plazo.




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7 ANEXOS

INFORME FASE III - PDA Norte...cada una de las áreas del prestador; en el tercer capítulo se...

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