INFORME DE SEGUIMIENTO Universidad de Tarapacá · través de la cual, el Director del Departamento...

CONTRALORÍA REGIONAL DE ARICA Y PARINACOTA UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

INFORME DE SEGUIMIENTO

Universidad de Tarapacá

Número de Informe: 3/2013 23 de diciembre de 2013

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DE ARICA Y PARINACOTA

UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

REF. N° 153.135/13

REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA.

OFICIO N° 0 0 4 914 ARICA, 2 3 D I C. 2813 Adjunto remito para su conocimiento y fines

pertinentes, copia de Informe de Seguimiento al Informe Final N° 3, de 2013, debidamente aprobado, sobre auditoría a las Transferencias recibidas desde el sector Público y Privado en la Universidad de Tarapacá.

Saluda atentamente a Ud.

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AL SEÑOR RECTOR UNIVERSIDAD DE TARAPACÁ REGIÓN DE ARICA Y PARINACOTA PRESENTE

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Arturo Prat N° 391, piso 16, Edificio Empressarial - Arica, fono 58-2203300 www.contraloria.c1


UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

REF. N° 153.135/13 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA.

OFICIO N° 0049 17 ARICA, 2 3 DIC. 2013 Adjunto remito para su conocimiento y fines

pertinentes, copia de Informe de Seguimiento al Informe Final N° 3, de 2013, debidamente aprobado, sobre auditoría a las Transferencias recibidas desde el sector Público y Privado en la Universidad de Tarapacá.


UMBERTO SEGOVI SABA dministrador Pub ice Contralor Regional De Aria y Parinacata

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AL SEÑOR CONTRALOR INTERNO UNIVERSIDAD DE TARAPACÁ REGIÓN DE ARICA Y PARINACOTA PRESENTE

UNIVERSIDAD DE TARAPACA CONTRALORIA

RECIBIDO:.__ i. Eil 2013 DOCT.N° TRAMITE

Arturo Prat N' 391, piso 16, Edificio Empressarial - Arica, fono 58-2203300 www.contraloria.d


UNIDAD DE SEGUIMIENTO

CE N° 19 REF. N° 153.135/2013

SEGUIMIENTO AL INFORME N° 3, DE 2013, SOBRE AUDITORÍA A LAS TRANSFERENCIAS RECIBIDAS DESDE EL SECTOR PÚBLICO Y PRIVADO EN LA UNIVERSIDAD DE TARAPACÁ.

ARICA, 2 3 DIC. 2013

De acuerdo con las facultades establecidas en la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República, se realizó el seguimiento a las observaciones contenidas en el Informe N° 3, de 2013, sobre auditoría a las transferencias recibidas desde el sector público y privado en la Universidad de Tarapacá, en adelante UTA, con la finalidad de verificar el cumplimiento de las medidas requeridas por este Órgano de Control a la entidad examinada en dicho informe. El funcionario que ejecutó esta fiscalización fue el señor Juan Donoso Orellana.

El proceso de seguimiento consideró el referido informe N° 3 de 2013, y la respuesta del servicio a dicho documento remitida mediante oficio REC N° 626.13, de 2013.

Los antecedentes aportados y recabados fueron analizados y complementados con las validaciones correspondientes en la entidad, a fin de comprobar la pertinencia de las acciones correctivas implementadas, arrojando los resultados que en cada caso se indican.

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Conclusión

La respuesta entregada por la Universidad de Tarapacá y la verificación efectuada en terreno, permiten dar por subsanada la observación, sin perjuicio que la efectividad de dichos procedimientos serán constatados en futuras auditorias que practique esta Contraloría Regional sobre la materia.

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Análisis de la respuesta y verificaciones rea lizadas

Se comprobó que la Universidad de Tarapacá remitió a esta Contraloría Regional, el documento pendiente, referido al cambio de jefe de proyecto.

Asimismo, se constató que a fin de evitar la reiteración de la situación observada en el futuro, la UTA enviará un documento informando el cambio de jefes de proyectos a todas las instancias comprometidas.

Se comprobó que la Universidad de Tarapacá, acreditó haber modificado el procedimiento de pago del personal contratado a honorarios, al disponer de medidas de control necesarias para que, en lo sucesivo, las labores encomendadas mediante contratos a honorarios, se realicen conforme a lo establecido en las cláusulas del respectivo convenio, en lo que se refiere a quien debe autorizar el cumplimiento de las funciones encargadas y que la recepción conforme de las mismas deba realizarse una vez cumplido el plazo establecido.

Lo anterior, fue ratificado a través de carta D. RHBP N° 2.146, de 12 de diciembre de 2013, a través de la cual, el Director del Departamento de Recursos Humanos comunicó a la comunidad universitaria que a partir del 1 de

Respuesta de la entidad

En su respuesta, la autoridad universitaria

manifiesta que cada vez que asuma un nuevo jefe de proyecto, enviará una carta indicando que se debe informar al Departamento de Recursos Humanos, Oficina de Contabilidad y al Departamento de Sistemas, para su posterior cambio.

Asimismo, precisa que con ocasión del presente seguimiento, adjunta la carta, que se encontraba pendiente, desde la emisión de la respuesta al preinforme de observaciones.

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Descripción de la observación

Se observó que para el convenio a honorarios aprobado por resolución exenta N° 254, de 4 de julio de 2012, entre la Universidad de Tarapacá y don Ernesto Walker Armijo, el documento que certificó el cumplimiento de sus funciones del mes de julio de 2012, fue autorizado por una persona distinta a la indicada como jefe del proyecto en el contrato suscrito.

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Recursos Humanos. La boleta es enviada a la Dirección de

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Se solicita la boleta al prestador.

6. El supervisor firma el control de bolet

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Se ingresa al control de boleta.


En este orden de consideraciones se

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Asimismo, adjuntó el nuevo formato de comprobante de egreso.

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Conclusión

Se comprobó que la Universidad de Tarapacá a La respuesta entregada por la

través de Carta VAF N° 356.2013, de 13 de UTA y la verificación efectuada

agosto de 2013, del Vicerrector de en terreno, permiten dar por

Administración y Finanzas, Impartió subsanada la observación, sin

instrucciones sobre la materia referidas a: perjuicio que la implementación y

efectividad de dichos

1.

Introducir cambios en el sistema procedimientos serán

computacional de control que permita hacer constatados en futuras auditorias

seguimientos mensuales sobre los fondos fijos y que practique esta Contraloría

sumas a rendir. Regional sobre la materia.

2.

Informe del Director del Departamento de

Administración y Finanzas dirigido al Vicerrector

de Administración y Finanzas, sobre los fondos

fijos y sumas a rendir que se encuentren en

operación al mes correspondiente en la

institución.

3.

Indicar por carta los montos de cobranza que

registran los responsables de fondo fijo y sumas

a rendir que están pendientes o se ha retrasado

Análisis de la respuesta y verificaciones rea lizadas Respuesta de la entidad

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N° Descripción de la observación Observación

correspondiente guía de despacho,

pero de acuerdo a lo consignado en

orden de compra interna

N° 2012012161, se recepcionaron 8

pizarras digitales el 22 de marzo de

2012, posterior a la fecha de recepción

consignada en la respectiva orden de

compra, que establecía como fecha de

entrega el 2 de marzo de 2012, sin que

conste la aplicación de multas

establecidas en la orden de compra

N° 656236-66-CM12, del 22 de febrero

de 2012.

En cuanto a los comprobantes de

egreso, se observó que no adjuntan las

solicitudes de giro por sumas a rendir

conforme al punto 4.1 del apartado

"Sumas a rendir" del Reglamento de

fondo fijo y de la suma a rendir cuenta

de la Universidad de Tarapacá,

oficializado mediante decreto exento

N° 809, de 27 de julio de 2010.

Asimismo, en dichos comprobantes no

se advierten documentos que den

cuenta del gasto por las sumas

transferidas, que acrediten el correcto

uso de estas por parte de los

funcionarios receptores.

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CONCLUSIONES

En mérito de lo expuesto, cabe concluir que la Universidad de Tarapacá realizó acciones que permitieron subsanar las observaciones contenidas en el presente informe de seguimiento.


(

IVANHOE YAÑEZ ZAMORA Jefe de Unidad de Control Externo

- ontraloria Regional Anca y Parmacota

8

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INFORME DE SEGUIMIENTO Universidad de Tarapacá · través de la cual, el Director del Departamento...

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