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SINALOA

UNIDAD DE TRANSPARENCIA Y RENDICION DE CUENTAS

COORDINACIÓN DE CONTRALORÍA Dirección de Cultura Institucional

INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO DE SINALOA

Informe de Resultados de la Autoevaluación de Control Interno: Estratégico, Directivo y Operativo

2016

1m Servidores Públicos

Sistema de Evaluación de Control Interno participantes: (SECI) Estratégico: 1

Directivo: 3 Operativo: 10

Instituto de Pensiones del Estado de Sinaloa

Página O

COORDINACIÓN DE CONTRALORÍA

Dirección de Cultura Institucional


INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO DE SINALOA

La evaluación del control interno efectuada al Instituto de Pensiones del Estado de Sinaloa (IPES), se realizó a través del Sistema de Evaluación del Control Interno (SECI), con la participación de 14 Servidores Públicos a Nivel Estratégico, Directivo y Operativo, utilizando

como referencia técnica las Normas Generales de Control Interno para la Administración Pública Estatal (NGCI-APE) y las mejores prácticas en la materia.

La participación activa de los funcionarios y empleados del Instituto de Pensiones del Estado de Sinaloa (IPES), posibilitó conocer la aplicación del control interno detallado en los siguientes capítulos.

I. NATURALEZA Y ALCANCE DE LA EVALUACIÓN

Al autoevaluar el marco de Control Interno del Instituto de Pensiones del Estado de Sinaloa (IPES), se consideraron las actividades desarrolladas durante el periodo de enero a diciembre de

2015 basados en las siguientes normas:

PRIMERA NORMA GENERAL: AMBIENTE DE CONTROL

SEGUNDA NORMA GENERAL: ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

TERCERA NORMA GENERAL: ACTIVIDADES DE CONTROL

CUARTA NORMA GENERAL: INFORMAR Y COMUNICAR

QUINTA NORMA GENERAL: SUPERVISIÓN Y MEJORA CONTINUA

La comprensión y revisión de los controles internos implementados para las principales

actividades del IPES se ejecutó en una reunión dirigida a compartir los conceptos, componentes

y factores del sistema de control interno, analizar el contenido del cuestionario ele evaluación y

el método para calificar y valorar las respuestas, así como su análisis después de ser

completadas. Se explicó el método utilizado para calificar el cuestionario y los criterios básicos

empleados para validar las respuestas por cada norma.

Los comentarios y propuestas de mejora presentadas se realizaron en forma directa por los

participantes del IPES, Las calificaciones obtenidas, las propuestas de mejora y

recomendaciones son importantes para actualizar y mejorar el diseño, la aplicación y el

funcionamiento del control interno del IPES, dichos resultados se detallan en el siguiente

capítulo.

Instituto de Pensiones del Estado de Sinaloa Página 1

84.64%

.07 %

86.11 %

9.27




Instituto de Pensiones del Estado de Sinaloa

II. RESULTADOS DE AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

A. CALIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO

Los resultados globales del proceso de autoevaluación del Control Interno aplicado al IPES, corresponden a 14 Autoevaluaciones realizadas por Servidores Públicos a Nivel Estratégico, Directivo y Operativo.

Por Nivel de Control

10 20 30 40 50 60 70 Porcentaje de Cumplimiento

PORCENTAJE DE

CUMPLIMIENTO GENERAL

es-mitoteo

OIRECTTVO

OPERATIVO

BO

93

100

La calificación global del Instituto de Pensiones del Estado de Sinaloa (IPES) se valoró con

84.84% calificado como "Muy Buena", por arriba del nivel mínimo aceptable que es de 60 %, el

cual es susceptible de mejoras.

Página 2

80%

1

80%




Por Norma General

PRIMERA

SEGUNDA

TERCERA

CUARTA

QUINTA

o 10

20

30 40 50 60 70

80 Porcentaje de Cumplimiento

Calificación por Elemento de Control

PRIMERA NORMA GENERAL: AMBIENTE DE CONTROL

90

100

— ESTRATÉGICO

1.1.A 100.0

1.1.13 100.0

1.1.0 100.0

1.1.D 80.0

1.1.E 80.0

1.1.F 80.0

1.1.G 80.0

1.1.H 100.0

1.1.1 100.0

1.1.J 100.0

PROMEDIO

92.0%

DIRECTIVO

2.1.A 93.33

2.1.B 80.0

2.1.0 73.33

2.1.D 100.0

2.1.E 100.0

PROMEDIO

89.33%

3.1.A

3.1.8

OPERATIVO

PROMEDIO

80.0%

82.0

78.0





SEGUNDA NORMA GENERAL: ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

ESTRATÉGICO

1.2.A

80.0

PROMEDIO

80.0%

TERCERA NORMA GENERAL: ACTIVIDADES DE CONTROL

1 ESTRATÉGICO i

1.3.A 100.0

1.3.6 100.0

1.3.0 100.0

1.3.D 100.0

PROMEDIO

100.0%

L DIRECTIVO

2.3.A 80.0

2.3.6 86.67

2.3.0 73.33

2.3.D 93.33

PROMEDIO

83.33%

OPERATIVO 1

3.3.A 70.0

3.3.6 74.0

3.3.0 74.0

3.3.D 68.0

3.3.E 78.0

3.3.F 80.0

3.3.G 70.0

3.3.H 1 80.0

3.3.1 80.0

3.3.J 70.0

3.3.K 90.0

PROMEDIO

75.82%





CUARTA NORMA GENERAL: INFORMAR Y COMUNICAR

ESTRATÉGICO

1.4.A I 100.0

PROMEDIO

100.0%

DIRECTIVO ; , 2.4.A 73.33

2.4.B 80.0

2.4.0 86.67

2.4.D 100.0

2.4.E 86.67

PROMEDIO

85.33%

3.4.A

OPERATIVO

PROMEDIO

82.0%

82.0

QUINTA NORMA GENERAL: SUPERVISIÓN Y MEJORA CONTINUA

ESTRATÉGICO

1.5.A 100.0

1.5.B 60.0

1.5.0 60.0

PROMEDIO

73.33%

DIRECTIVO

2.5.A

86.67

2.5.13 86.67

PROMEDIO

86.67%





Propuestas realizadas por los participantes:

Mejora en atención a Pensionados, mediante pago oportuno simultáneo en todo el estado.

Dirección de pensiones y prestaciones Institucionales. Departamento pensiones y prestaciones económicas.

Oficio para entregar personalmente el Código de conducta, Fotografías de reuniones de

socialización de situaciones de conducta de colaboradores.

Mantener y mejorar controles establecidos a la fecha, con el fin de atender a los

Pensionados del Instituto de manera ágil y oportuna, minimizando el r esgo de errores en

cifras y cálculos de sus prestaciones, entre otros datos más relacionados con su expediente

administrativo.

Elaborar un mapa de riesgos de manera estratégica que permita prever tanto el crecimiento

del número de pensiones como el número de bonos de pensión por pagar en 2016, todo ello

con base en un programa de administración de riesgos.

Se está diseñando y programando un Sistema de Software que permitirá eficientar el uso de

los recursos del IPES, basándose en Rutinas alineadas con los diversos trámites que realizan

los pensionados ante el IPES. Dicho sistema permitirá reducir el tiempo de respuesta ante las

solicitudes en más de un 50% respecto al tiempo de respuesta anterior.

Adicionalmente dicho sistemas permitirán incrementar la seguridad de las diversas

operaciones del IPES así como identificar de manera precisa quién cuándo y dónde realiza

cada operación que afecta las bases de datos que contienen toda la información del IPES.

Mantener los procesos que hasta hoy se han implementado y verificar su eficacia. En caso de

existir posibilidad de mejorarlos hacer las adecuaciones necesarias e incluirlas en el manual

de organización y procedimientos así como publicarlas en el periódico oficial del estado de Sinaloa.

Se llevará a cabo la administración de riesgos de acuerdo con la metodología que imparte la

UTRC ajustándola a las metas y objetivos del Instituto de Pensiones del Estado de Sinaloa.

Comparar pronósticos elaborados en Programa Operativo Anual contra Ids resultados finales

con el objeto de realizar pronósticos más precisos para el presupuesto 21017 que se elabora en agosto de 2016, con el fin de que los recursos necesarios estén disponibles y no existan

gastos no ejercidos o subejercicios en ningún rubro de los programas que administra el

Instituto de pensiones del estado de Sinaloa.

Continuar con el programa de trabajo de control interno, de acuerdo con el cual se revisan

los procesos más importantes del Instituto. Dicho programa incluye revisiones semanales de

las actividades realizadas; mensuales mediante revisión de bases de datos en Excel de las

actividades para las cuales fue creado el Instituto. Trimestrales respecto a temas contables,

financieros y presupuestales con el fin de publicar los resultados tanto en la página web del

instituto como en los portales de internet de la Unidad de transparencia y rendición de

cuentas y en la página del consejo nacional de armonización contable, e informes

trimestrales entregados a la Auditoria Superior del Estado.

Adicionalmente se realizan anualmente los Programas operativos anuales (P0A) así como los

presupuestos para ser presentados ante el Gobierno del estado y los órganos de gobierno





del Instituto como son el Consejo de Administración y la Junta de Gobierno en todos estos procesos.

Se deben de establecer mejores mecanismos de evaluación de desempeño de cada uno de

los funcionarios del Instituto, así como vigilar que cada uno de ellos siga desempeñando sus

funciones en estricto apego a las señaladas en el Reglamento IntOor, ya que dicho

ordenamiento fue elaborado con la finalidad de cumplir a cabalidad las metas y objetivos del Instituto.

Realizar cuando menos tres encuestas anuales de clima organizacional con la finalidad de

detectar con mayor oportunidad las necesidades de cada una de las áreas, el ambiente que

impera en cada una de ellas, así como las propuestas de cada uno de los funcionarios para

que las actividades a desarrollarse se lleven a cabo dentro de un ambiente laboral idóneo.

Actualizar periódicamente el manual de organización, atendiendo a lás necesidades que

vayan surgiendo en el quehacer diario del Instituto, tratando de brindar cada vez mejor

servicio a nuestros afiliados, tomando propuestas de mejoras de cada uIna de las áreas que

son las que directamente saben y detectan las áreas de oportunidad que se les van presentando en sus funciones.

Se sugiere formalizar la entrega de presupuestos por cada dirección, y se propone utilizar

calendarios para que los pagos y adquisiciones no queden fuera del presupuesto, así como

evitar los ajustes en el mismo que son ocasionados por falta de organización.

Se deben de realizar más periódicamente las reuniones de Consejo de ,ildministración y de

Junta de Gobierno para analizar de manera más oportuna las problemáticas que aquejan a

los afiliados, las cuales por lo general son expuestas en dichas sesiones pIor los miembros de los citados órganos de gobierno.

Adquirir más mobiliario, hacer una sala de juntas y una de archivo especializado, en un

nuevo edificio planeado y construido para IPES

Comentarios realizados por los participantes:

Seguir creando un ambiente de trabajo basado en normas y procedimientos establecidos.





Recomendaciones por Nivel: Estratégico:

Implementar un programa de evaluaciones internas, con la finalidad de prevenir y poder

corregir a tiempo errores o desviaciones, mismos que pueden surgir, derivado del riesgo

inherente de cualquier proceso.

Dar a conocer al personal responsable de las operaciones revisadas, los resultados de las

evaluaciones internas y externas, con la finalidad de que además de qué sean atendidas las

observaciones, se realicen las adecuaciones necesarias a los controles internos establecidos,

para evitar su recurrencia.

Directivo:

Aplicar periódicamente encuestas de clima organizacional, así mismo que el personal

directivo tenga mayor interacción y comunicación con todas las áreas operativas de la

Entidad, con el propósito de fomentar la comunicación, buscando siempre sensibilizar en

forma permanente al personal sobre la importancia de su apoyo para la consecución de los

objetivos de la Entidad.

En relación a los indicadores de gestión, es necesario comunicarlos oportunamente a las

áreas responsables de su cumplimiento y monitorearlos en forma permanente; así mismo

retroalimentar con los resultados al personal que muestre interés en conocer el desempeño

de la Dependencia durante el ejercicio y en forma comparativa con otros ejercicios.

Dar a conocer a todo el personal la situación de la gestión en que se encuentran, con la

finalidad de mantenerlo informado de los objetivos logrados mediante el esfuerzo que

realizan todos en conjunto y motivarlo a una actitud de colaboración.

Operativo:

Diseñar e implementar mecanismos de control para las distintas actividades, recomendando

entre otros, registros, autorizaciones, revisiones, resguardo de archivos, bitácoras de control,

alertas y bloqueos de sistemas y distribución de funciones.

Registrar y soportar las operaciones relevantes con documentación clasificada, organizada y

debidamente resguardada para su consulta.

Soportar las operaciones de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos con la

documentación pertinente y suficiente; y en el caso de omisiones errores, desviaciones o

insuficiente soporte documental se aclare y corrija con oportunidad.

Crear los espacios y medios necesarios para asegurar y salvaguardar los bienes, incluyendo el

acceso restringido al efectivo, inventarios, mobiliario y equipo u otros que pueden ser

vulnerables al riesgo de pérdida, uso no autorizado, actos de corrupción, errores y fraudes.

Implementar controles tendientes a garantizar que los servicios seaIn brindados con

estándares de calidad.


ncio Rojo Urquidez. Jose

UNIDAD DE TRANSPARENCIA

i

Y RENDICION DE CUENTAS

1



Se firma el presente informe en la ciudad de Culiacán, Sinaloa a los 16 días del mes de junio de

2016.

L.A.E. José ael Contreras Chávez.

Director de Cultura Institucional. Auditor.





ELEMENTOS DE CONTROL

NIVEL ESTRATÉGICO

Primera Norma General: Ambiente de Control.

1.1. A La misión, visión, objetivos, metas institucionales, están alineados al Plan Estatal de

Desarrollo ya los Programas Sectoriales, Institucionales y Especiales.

1.1. B El personal de la Institución conoce y comprende la misión, visión, objetivos y metas institucionales.

1.1. C Existe, se actualiza y difunde un Código de Ética y/o Conducta de l Administración Pública Estatal.

1.1. D Se diseñan, establecen y operan los controles con apego al Código de Ética y/o Conducta. 1.1. E Se promueve e impulsa la capacidad y sensibilización de la cultura de autocontrol y

administración de riesgos y se evalúa el grado de compromiso institucional en esta materia.

1.1. F Se efectúa la Planeación Estratégica Institucional como un proceso sistemático con

mecanismos de control y seguimiento, que proporcionen periódicamente información relevante y confiable para la toma oportuna de decisiones.

1.1. G Existen, se actualizan y difunden políticas de operación que orientan los procesos al logro de resultados.

1.1. H Se utilizan Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC'S) para simplificar y

hacer más efectivo el control.

1.1. I Se cuenta con un sistema de información integral y preferentemente automatizado que,

de manera oportuna, económica, suficiente y confiable, resuelve las necesidades de

seguimiento y toma de decisiones.

1.1.1 Los Servidores Públicos conocen y aplican la normatividad en materia de Control Interno.

Segunda Norma General: Administración de Riesgos.

1.2. A Existe y se realiza la administración de riesgos en apego a las etapas mínimas del proceso,

establecidas en la normatividad en materia de Control Interno.

Tercera Norma General: Actividades de Control. 1.3. A Los Comités Institucionales, de alta Dirección o el Órgano de Gobierno funcionan en los

términos de la normatividad que en cada caso resulte aplicable.

1.3.B El cuerpo Directivo, o en su caso, el órgano de Gobierno analiza y da seguimiento a los

temas relevantes relacionados con el logro de objetivos y metas institucionales, el Sistema de

Control Interno Institucional, la administración de riesgos, la auditoría interna y externa, en los

términos de la normatividad en materia de Control Interno.

1.3. C Se establecen los instrumentos y mecanismos que miden los avances y resultados del

cumplimiento de los objetivos y metas institucionales y analizan las variaciones.

1.3. D Se establecen los instrumentos y mecanismos para identificar y atender la causa raíz de

las observaciones determinadas por las diversas instancias, a efecto de abatir su recurrencia.





Cuarta Norma General: Informar y Comunicar.

1.4.A Se cuenta con información periódica y relevante de los avances en la atención de los

acuerdos y compromisos de las reuniones del Cuerpo Directiva, Comités Institucionales, de alta

Dirección o del Órgano de Gobierno, a fin de impulsar su cumplimiento oportuno y obtener los resultados esperados.

Quinta Norma General: Supervisión y Mejora Continua. 1.5. A Las operaciones y actividades de control se ejecutan con supervisión permanente y

mejora continua a fin de mantener y elevar su eficiencia.

1.5. B El Sistema de Control Interno Institucional periódicamente se verifica y evalúa por los

Servidores Públicos responsables de cada nivel de Control Interno y por los diversos Órganos de

Fiscalización y Evaluación.

1.5. C Se atiende con diligencia la causa raíz de las debilidades de Control Interno, con prioridad

en las de mayor importancia, a efecto de evitar su recurrencia. Su atención y seguimiento se

efectúa en el Programa de Trabajo de Control Interno (PTCI).

NIVEL DIRECTIVO Primera Norma General: Ambiente de Control. 2.1.A La Estructura Organizacional define la autoridad y responsabilidad, segrega y delega

funciones, delimita facultades entre el personal que autoriza, ejecuta, vigila, evalúa, registra o

contabiliza las transacciones, evitando que dos o más de éstas se concentren en una misma

persona y además, establece las adecuadas líneas de comunicación e información.

2.1. B Los perfiles y descripciones de puestos están definidos, alineados a as funciones y

actualizados. Se cuenta con procesos para la contratación, capacitación y desarrollo, evaluación

del desempeño, estímulos y, en su caso, promoción de los Servidores Públicos.

2.1. C Aplica al menos una vez al año encuestas de clima organizacional, identifica áreas de

oportunidad, determina acciones, da seguimiento y evalúa resultados.

2.1. Los manuales de organización son acordes a la Estructura Organizacional autorizada y a las

atribuciones y responsabilidades establecidas en las leyes, reglamentos y demás 'ordenamientos

aplicables, así como, a los objetivos institucionales.

2.1. E Los manuales de organización y de procedimientos, así como sus modifieaciones, están

autorizados, actualizados y publicados.

Tercera Norma General: Actividades de Control. 2.3. A Las actividades relevantes y operaciones están autorizadas y ejecutadas por el Servidor

Público facultado para ello conforme a la normatividad, dichas autorizaciones están

comunicadas al personal. En todos los casos, se cancelan oportunamente los accesos

autorizados, tanto a espacios físicos como a Tecnologías de la Información y Comunicaciones

(TIC'S) del personal que causó baja.

2.3. B Se encuentran claramente definidas las actividades, para cumplir con las metas

comprometidas con base en el presupuesto asignado del ejercicio fiscal.




2.3. C Están en operación los instrumentos y mecanismos que miden los avances y resultados

del cumplimiento de los objetivos y metas institucionales y se analizan las variaciones por unidad administrativa.

2.3. D existen controles para que los servidores públicos se brinden con estándares de calidad.

Cuarta Norma General: Informar y Comunicar. 2.4. A El Sistema de Información permite conocer si se cumplen los ob etivos y metas

institucionales con uso eficiente de los recursos y de conformidad con las leyes, reglamentos y demás disposiciones aplicables.

2.4. 8 El Sistema de Información proporciona información contable y programático-presupuestal oportuna, suficiente y confiable.

2.4. C Se establecen medidas a fin de que la información generada cumpla con las disposiciones legales y administrativas aplicables.

2.4. D Existe y opera un registro de acuerdos y compromisos de las reuniones del órgano de

Gobierno, Comités Institucionales, de alta Dirección y del Cuerpo Directivo, así como de su

seguimiento, a fin de que se cumplan en tiempo y forma.

2.4. E Existe y opera un mecanismo para el registro, análisis y atención oportuna y suficiente de quejas y denuncias.

Quinta Norma General: Supervisión y Mejora Continua. 2.5. A Realiza la supervisión permanente y mejora continua de las operaciones y actividades de control.

2.5. B Se identifica la causa de las debilidades de Control Interno determinadas, con prioridad

en las de mayor importancia, a efecto de evitar su recurrencia e integrarlas al Programa de

Trabajo de Control Interno (PTCI).

NIVEL OPERATIVO

Primera Norma General: Ambiente de Control. 3.1. A Las funciones se realizan en cumplimiento al manual de organización.

3.1. B Las operaciones se realizan conforme a los manuales de procedimientos autorizados.

Tercera Norma General: Actividades de Control.

3.3. A Existen y operan mecanismos efectivos de control para las distintas actividades que se

realizan en su ámbito de competencia, entre otras: registro, autorizaciones, verificaciones,

conciliaciones, revisiones, resguardo e archivos, bitácoras de control, alertas y bloqueos de

sistemas y distribución de funciones.

3.3. B Las operaciones relevantes están debidamente registradas y soportadas con

documentación, clasificada, organizada y resguardada para su consulta y en cumplimiento de las leyes que le aplican.

3.3. C Las operaciones de recursos humanos, materiales, financieros y tecnologías, están

soportadas con la documentación pertinente y suficiente; y aquellas con omisiones, errores,

desviaciones o insuficiente soporte documental, se aclaran o corrigen con oporturlidad.






3.3. D Existen los espacios y medios necesarios para asegurar y salvaguardar los bienes,

incluyendo el acceso restringido al efectivo, títulos de valor, inventarios, mobi iario y equipo u

otros que pueden ser vulnerables al riesgo de pérdida, uso no autorizado, actos de corrupción,

errores, fraudes, malversación de recursos o cambios no autorizados; y que son oportunamente

registrados y periódicamente comparados físicamente con los registros contables.

3.3. E Se operan controles para garantizar que los servicios se brindan con estándares de

calidad.

3.3. F Asegurar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información electrónica de

forma oportuna y confiable, instalación apropiada y con licencia de software adquirido.

3.3. G Plan de contingencias que dé continuidad a la operación de las Tecnologías de la

Información y Comunicación (TIC'S) y de la Institución.

3.3. 1-1 Programas de seguridad, adquisición, desarrollo y mantenimiento de las Tecnologías de

Información y Comunicación (TIC'S).

3.3. 1 Procedimientos de respaldo y recuperación de información, datos, imágenes, voz y video,

en servidores y centros de información, y programas de trabajo de los operadores en dichos

centros.

3.3. 1 Desarrollo de nuevos sistemas informáticos y modificaciones a los existentes que sean

compatibles, escalables e interoperables.

3.3. K Seguridad de accesos a personal autorizado, que comprenda registros de altas,

actualización y bajas de usuarios.

Cuarta Norma General: Informar y Comunicar. 3.4. A La información que genera y registra en el ámbito de,su competencia, es oportuna,

confiable, suficiente y pertinente.


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