informe de pasantias impre 2
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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA INDUSTRIAL “RODOLFO LOERO ARISMENDI” EXTENCIÓN – CUMANÁ INFORME FINAL DE PASANTÍAS REALIZADO EN EL DEPARTAENTO DE DIRECCIÓN EJECUTIVA DE FUNDACITE SUCRE, CUMANÁ ESTADO SUCRE ELABORADO POR: DÍAZ REINA ERIC RAMÓN INFORME FINAL DE PASANTÍAS PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR AL TITULO DE TECNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN RELACIONES INDUSTRIALES
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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA INDUSTRIAL “RODOLFO LOERO ARISMENDI”
EXTENCIÓN – CUMANÁ
INFORME FINAL DE PASANTÍAS REALIZADO EN EL DEPARTAENTO DE DIRECCIÓN EJECUTIVA DE FUNDACITE SUCRE, CUMANÁ ESTADO SUCRE
ELABORADO POR: DÍAZ REINA ERIC RAMÓN
INFORME FINAL DE PASANTÍAS PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR AL TITULO DE TECNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN
RELACIONES INDUSTRIALES
CUMANÁ, ENERO DE 2011
INTRODUCCIÓN
La Fundación para el Desarrollo de la Ciencia y la Tecnología del Estado
Sucre (FUNDACITE SUCRE), es una institución cuyos objetivos y misión están
bien marcados, sin embargo, no poseen una definición de tareas específicas por
cargos.
La ejecución de funciones y asignación de tareas se determinan en la
medida en que surgen las necesidades razón por la cual se está subutilizando el
talento humano.
Es necesario recordar que el recurso humano es el capital más importante
que posee la empresa y por tanto se debe orientar hacia la consecución de
objetivos específicos con tareas específicas para la obtención de tales objetivos.
Ante esta situación surge la necesidad de analizar los cargos que
conforman o están bajo la coordinación de la Dirección Ejecutiva de la Fundación
con el fin de facilitar la organización del potencial que representa el personal que
labora en ese departamento y el máximo aprovechamiento de sus capacidades.
Así mismo, se pretende que el análisis resulte en una guía para que el
empleado conozca las tareas y funciones que le competen.
Se inicia este informe con la exposición de los aspectos introductorios
tales como, planteamiento del problema, justificación de la investigación y la
metodología utilizada para llevar a cabo la investigación.
El siguiente trabajo consta de un primer Capítulo que comprende los
antecedentes de estudio, y en este caso en particular se refiere a informes de
pasantías presentados en el Instituto Universitario de Tecnología Industrial
“Rodolfo Loero Arismendi” extensión Cumaná.
El Capítulo II ofrece la información relativa a la Empresa o institución
donde el autor realiza el período de pasantías, tal como reseña histórica,
naturaleza y objetivos, estructura organizativa, entre otros.
Y un tercer Capítulo que recoge una descripción del Desempeño Laboral
durante el período de pasantías que ha cumplido el autor en la Empresa, seguido
de las conclusiones y recomendaciones del autor, así como la bibliografía que
sirvió de apoyo para la realización del trabajo de investigación y algunos anexos
relacionados con la pasantía realizada.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Fundacite Sucre es una institución que en la actualidad debe asistir gran
cantidad de programas lo cual conlleva la asignación de innumerables tareas al
personal que la integra.
Dado que no existe una definición de las tareas que le corresponden a
cada quien en relación al cargo que ocupa se considera aquí que existe una
problemática, ya que esto puede conllevar al incumplimiento de actividades
asociadas a los objetivos de la Institución, y por otro lado que se le asigna al
personal mayores responsabilidades de las que puedan ser establecidas para
sus respectivos cargos, sin los incentivos que ellos deben generar.
El éxito de una empresa está determinado por las decisiones que se
toman sobre los recursos humanos.
La capacitación y desarrollo del personal requiere no sólo de una inversión
monetaria sino también de tiempo, ya que toma meses y hasta años lograr la
competitividad de grupos de trabajo, es por ello que las empresas u
organizaciones han comenzado a considerar los recursos humanos como su
capital más importante y la correcta administración de éstos como una de las
tareas más decisivas.
Los recursos humanos deben formar grupos de trabajo y cooperar unos
con otros para lograr objetivos en común.
Por lo tanto si se realiza un análisis que permita describir las tareas
inherentes a cada cargo se estará creando un enlace entre el trabajador y las
actividades con el fin de aunar esfuerzos que como consecuencia mejoren la
eficacia en el cumplimiento de los objetivos de la organización y una mejor
redistribución de las actividades creando un impacto positivo en la motivación del
recurso humano.
OBJETIVO GENERAL
Analizar de forma descriptiva las funciones de los cargos en las unidades
que conforman la Dirección Ejecutiva de Fundacite Sucre.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Detectar los principales cargos que conforman la Dirección Ejecutiva de
Fundacite sucre.
Describir las funciones, tareas y responsabilidades correspondientes a los
cargos existentes en las unidades que dependen de la Dirección Ejecutiva
de Fundacite Sucre.
Clasificar las funciones tareas y responsabilidades inherentes a los cargos
y de acuerdo a la estructura organizativa.
JUSTIFICACIÓN
El análisis descriptivo de cargos de la Dirección Ejecutiva de la Fundación
para el desarrollo de la Ciencia y la tecnología del estado Sucre se hace
necesario, ya que representa una herramienta administrativa de gran importancia
para los procesos de asignación de tareas y responsabilidades a los trabajadores
de ésta dependencia.
Instruyendo a los funcionarios de una empresa, organización o institución
sobre qué debe hacer, cómo lo debe hacer y para qué lo debe hacer, se tiene la
seguridad y la garantía del éxito total de los objetivos propuestos.
METODOLOGÍA
Nivel de Investigación
Corresponde con esta investigación el nivel descriptivo definido por Arias
(2006) de la siguiente manera:
“Consiste en la caracterización de un hecho o fenómeno, individuo o
grupo, con el fin de establecer su estructura o comportamiento. Los resultados se
ubican en un nivel intermedio en cuanto a profundidad de conocimiento” (p.24).
En este caso particular se analizará la información recabada a través de
entrevistas no estructuradas y la observación con el fin de realizar las
descripciones de cada uno de los cargos con el fin de aportar datos para la
realización del manual de descripción de cargos.
Tipo de Investigación
El tipo de investigación empleada es la de campo definida de la siguiente
manera;
Según Arias, F (2006), “La investigación de campo es aquella que consiste
en la recolección de datos directamente de los sujetos investigados, o de la
realidad donde ocurren los hechos, sin alterar las condiciones existentes”
En este caso los datos serán tomados directamente de los miembros de
Fundacite Sucre, es decir de los ocupantes de los cargos que serán analizados,
siendo éstos datos primarios sin embargo, serán empleados también datos
secundarios como teoría de apoyo proveniente de material bibliográfico.
CAPITULO I
ANTECEDENTES DEL ESTUDIO
1.1 Antecedentes del estudio
En su informe final de pasantías titulado “Análisis de los cargos del
Departamento de Personal de la Dirección de Cultura del Ejecutivo del Estado
Sucre” Vargas, P (2005) concluye que:
“La mayoría del personal en el momento de ingresar a la institución, no
recibe información sobre los deberes y responsabilidades que le corresponden al
cargo, lo cual es contra procedente para el logro de los objetivos debido a la
improvisación y el choque de funciones en su relación con otros cargos”.
En este sentido es necesario resaltar la importancia del proceso de
contratación, ya que puede conllevar incluso a sanciones de ley, por lo tanto se
debe dejar claro y por escrito en ese momento, el cargo para el cual se está
contratando, así como las funciones, tareas y responsabilidades relativas a éste.
Otro antecedente encontrado al respecto fue el informe presentado por
Tuarez, L (2007) Titulado “Análisis de los Cargos del personal Administrativo y
Obrero de la U.E Instituto Libertador, en Cumaná Estado Sucre”.
La autora destaca en su conclusión la importancia del capital humano para
las organizaciones y la formación y desarrollo del conocimiento de éstos como
eje fundamental para lograr la efectividad y rapidez en el cumplimiento de sus
labores.
Así mismo describe el análisis de cargos como una herramienta de alto
valor para las organizaciones, ya que a través de ella podemos precisar de una
forma objetiva los requisitos fundamentales que debe poseer un cargo, para
alcanzar y lograr los objetivos establecidos.
CAPITULO II
LA EMPRESA
2.1 Reseña histórica.
La Fundación para el Desarrollo de la Ciencia y la tecnología del Estado
Sucre, Fundacite Sucre, es una institución con personalidad jurídica, duración
ilimitada, patrimonio propio y capacidad para realizar los actos que conllevan al
logro de su objeto, publicada en la Gaceta oficial de la República de Venezuela
Nº 34,769 de fecha 05 de Agosto de 1991.
Para el 2002, la Fundación pasa a ser adscrita al Ministerio del Poder
Popular para La Ciencia, tecnología e Industrias Intermedias (MPPCTII), de
acuerdo con lo previsto en el Decreto Presidencial Nro. 1.869, de fecha 11 de
Julio de 2002, publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de
Venezuela Nro. 37.487, de fecha 18 de julio de 2002.
2.2 Naturaleza y Objetivos.
Fundacite Sucre forma parte del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología
e Innovación.
Es una institución pública orientada a contribuir al desarrollo nacional,
estadal y regional fortaleciendo el Sistema de Ciencia Tecnología e Innovación.
Misión
Fundacite Sucre tiene como Misión impulsar el desarrollo integral de los
procesos de producción del conocimiento Científico y desarrollo tecnológico, su
difusión y utilización en la sociedad sucrense, mediante la elaboración de
políticas y diseños estratégicos en ciencia y tecnología, promoción, desarrollo y
fomento del talento humano.
Para ello se cuenta con la necesaria participación del sector científico
académico, productivo, empresarial y gubernamental, para así transformar el
aparato productivo del estado Sucre y, por ende, mejorar la calidad de vida de
sus pobladores, su productiva competitividad y proyección nacional.
Visión
Ser el órgano asesor en materia de ciencia y tecnología de los poderes
Legislativo y Ejecutivo del Estado Sucre; coordinar lo referente a la elaboración
distribución, ejecución y control del presupuesto regional para el sector de ciencia
y tecnología.
Contribuir al desarrollo Nacional, Estadal y Local del Sistema de Ciencia,
Tecnología e Innovación, representando, coordinando y ejecutando las políticas,
planes, programas y actividades que el Ministerio de Ciencia y Tecnología le
asigne al Estado Sucre, en Sujeción a lo previsto en el Plan Nacional de Ciencia,
tecnología e Innovación; e integrar la capacidades, expectativas y necesidades
de todos los sectores de la sociedad del Estado Sucre, fomentando los procesos
participativos y auto gestionados.
Objetivos
Formular políticas y estrategias que conduzcan a crear en Sucre el
Sistema Estadal de Ciencia, Tecnología e Innovación, a objeto de orientar las
investigaciones en estas áreas para contribuir a satisfacer los requerimientos de
la población y dinamizar el sistema productivo.
Fortalecer, coordinar e integrar el Sistema Tecnológico en concordancia
con las demandas de las cadenas productivas, promoviendo y multiplicando
procesos de innovación y transferencia.
Sostener relaciones de colaboración con el Ministerio de la Producción y el
Comercio y otros organismos regionales e instancias de servicios con la finalidad
de apoyar el aparato productivo.
Fortalecer la cultura científico – técnica como herramienta fundamental
para el desarrollo social y económico.
Coordinar y ejecutar las atribuciones, políticas y actividades que el
MPPCTII le asigne al Estado Sucre.
Promover, fortalecer, activar y modernizar el Sistema Estadal de Ciencia,
Tecnología e Innovación, y contribuir a la definición de estrategias, políticas y
programas inherentes a él.
Mantener en el Estado Sucre el Inventario Actualizado de las necesidades
y capacidades en Ciencia, Tecnología e Innovación, y, en función de ellas,
formular, ejecutar, hacer seguimiento y evaluar los componentes sectoriales que
le correspondan en los planes de ámbito Nacional, Regional y Estadal.
Propiciar el establecimiento de vínculos entre las instituciones que realicen
actividades en Ciencia, Tecnología e Innovación en el Estado Sucre con el Sector
Productivo de bienes y servicios, favoreciendo la generación de conocimientos
científicos y el dominio de tecnologías que demanda ese sector.
2.3 Estructura Organizativa.
Organigrama de Fundacite Sucre
Consejo General
Junta Directiva
Presidencia
Dirección Ejecutiva
Unidad de Apoyo administrativo, Planificación y Presupuesto
Unidad de Difusión y comunicación
Consultoría Jurídica
Consejo General
Funciones:
-Conocer y aprobar la política institucional, lineamientos y planes de acción
que en materia de Ciencia, Tecnología e Innovación, presente la Junta Directiva.
-Conocer y aprobar la Memoria y Cuenta anual de la Fundación,
presentada por la Junta Directiva.
-Conocer y aprobar el Plan Operativo Anual y el proyecto de presupuesto
que serán presentados anualmente por la Junta Directiva.
-Acordar su funcionamiento, mediante la elaboración del Reglamento
Interno.
Coord. Telemática e Innovación Tecnológica
Coord. Programas para el Desarrollo
Endógeno
-Las demás atribuciones que le asignen los Estatutos y el Reglamento
Interno de la Fundación.
Miembros que la Integran:
-Ministro de Ciencia y tecnología
-Gobernador del Estado
-Rector de la Universidad de Oriente
-Director del I.U.T Cumaná
-Director del I.N.I.A
-Representante de PDVSA Sucre
-Representante del Consejo Legislativo
-Coordinador del INCES Sucre
-Presidente de Fundacite Sucre
Junta Directiva
Funciones:
-Conformar la política institucional, lineamientos y planes de acción de la
Fundación, presentados por el Presidente de la misma para consideración del
Consejo General.
-Conocer el proyecto del plan operativo anual y el proyecto de presupuesto
de la Fundación, presentados por el presidente de la Fundación.
-Aprobar la estructura organizativa y el reglamento interno de la
Fundación.
-Ratificar el nombramiento del personal de alta jerarquía, del Director o
Directora Ejecutiva y Asesores o Asesoras de la Fundación.
-Autorizar al Presidente o Presidenta de la Fundación para la celebración
de contratos y la realización de gastos hasta por la cantidad que considere
conveniente para el buen funcionamiento de la Fundación.
Autorizar al Presidente o Presidenta de la Fundación para que confiera y
revoque poderes especiales en nombre de la Fundación, con las facultades que
considere convenientes y necesarias.
Conocer y aprobar la propuesta de los niveles de remuneración del
personal de la Fundación, elaborada por el Presidente o Presidenta de la
Fundación.
Conocer la Memoria y Cuenta anual de la Fundación y presentarla al
Consejo General.
Las demás atribuciones que le asignen los Estatutos y el Reglamento
Interno de la Fundación.
Presidencia
Funciones:
-Ejercer la representación legal de la Fundación por sí mismo o por medio
de apoderados especiales, previa aprobación de la Junta Directiva.
-Propiciar y coordinar las relaciones con instituciones y organismos
Nacionales e Internacionales, relacionados con las actividades de la Fundación.
-Convocar y presidir las reuniones de la Junta Directiva y las reuniones del
Consejo General.
-Formular la política institucional, lineamientos y planes de acción de la
Fundación, así como, el plan operativo anual y el proyecto de presupuesto, de
acuerdo con las instrucciones del Ministerio de Ciencia y Tecnología.
-Cumplir y hacer cumplir las decisiones emanadas del Consejo General,
de la Junta Directiva, las disposiciones contenidas en los estatutos y leyes que se
vinculen con la ciencia y la tecnología.
-Velar por la obtención de recursos económicos y financieros para la
Fundación.
-Celebrar contratos y autorizar gastos hasta por la cantidad que fije la
Junta Directiva.
Consultoría Jurídica
Funciones:
-Asesorar en los asuntos legales a la Fundación.
-Redactar los contratos, convenios y resoluciones internas.
-Representar judicial o administrativamente ante los entes públicos o
privados a la Fundación, previo otorgamiento de poder por parte del presidente,
con autorización de la Junta Directiva.
-Representar jurídicamente a la Fundación ante el Ministerio de
adscripción.
-Asistir a las reuniones, talleres, foros o eventos que en materia jurídica,
organice el Ministerio de adscripción o sus organismos adscritos a nivel nacional
o regional.
-Evacuar los dictámenes o consultas que guarden relación con la actividad
de la Fundación.
Iniciar, sustanciar y decidir los procedimientos administrativos internos.
Las demás atribuciones que le confieran los Estatutos, el Reglamento
Interno, el Consejo general, la Junta Directiva, el Presidente y el Director
Ejecutivo de la Fundación.
Unidad de Apoyo Administrativo, Planificación y Presupuesto
Funciones:
-Elaboración y ejecución del Proyecto de Presupuesto Anual de la
Fundación.
-Formulación y seguimiento de Plan Operativo Anual de la Fundación.
-Elaboración de los estados financieros de la Fundación.
-Ejecutar las compras de materiales y equipos de la Fundación.
-Llevar inventario de bienes y materiales de la Fundación.
-Elaborar y procesar el pago de la nómina del personal de la Fundación.
-Brindar apoyo a las Unidades que conforman la estructura organizativa de
la Fundación.
-Organizar y dirigir al personal de apoyo de la Fundación.
-Las demás atribuciones que le confieran los estatutos, el Reglamento
Interno, el Consejo general, la Junta Directiva, el Presidente y el Director
Ejecutivo de la Fundación.
Dirección Ejecutiva
Funciones:
-Suplir las faltas temporales del presidente de la Fundación. En caso de
falta absoluta, lo hará hasta que el Ministro de Ciencia y Tecnología haga la
designación correspondiente.
-Someter a la consideración del presidente de la Fundación, el esquema
de organización y estrategias de funcionamiento que permitan cumplir de la mejor
forma con los objetivos de la Fundación.
-Coordinar las actividades diarias de la Fundación, para garantizar el mejor
resultado de su gestión, en el cumplimiento de los planes y programas que se
establezcan.
-Desempeñarse como secretario en las reuniones del Consejo General y
de la Junta Directiva.
-Organizar y dirigir al personal de la Fundación.
-Las demás atribuciones que le confieran los estatutos, el reglamento
Interno, el Consejo General, la Junta Directiva o el presidente de la Fundación.
Unidad de Difusión y Comunicación
Funciones:
-Coordinar y supervisar el proceso y la reproducción de materiales de
difusión.
-Realizar las actividades en materia de relaciones públicas de la
Fundación.
-Proponer el diseño y programa de ejecución de las políticas informativas y
de difusión de la Fundación.
-Coordinar el registro y documentación de las acciones a desarrollar en
torno a las actividades de difusión de la Fundación.
-Coordinar sus actividades con las demás unidades administrativas de la
Fundación para definir los tipos de publicaciones de acuerdo a las directrices y
políticas establecidas en la materia.
-Mantener permanentemente informado y de manera oportuna a los
Directivos de la Fundación de las actividades realizadas.
Coordinación de telemática e Innovación Tecnológica
Funciones:
-Promover la aplicación de las tecnologías de información y comunicación
en las instituciones sociales.
Impulsar el desarrollo tecnológico para dinamizar el crecimiento social y
productivo.
-Incrementar la cultura tecnológica.
Articulación de los programas de Fundacite Sucre con todas las misiones
educativas y sociales establecidas por el Gobierno Nacional.
Coordinación de Programas para el desarrollo Endógeno
Funciones:
-Potenciar las vocaciones productivas de las comunidades y contribuir al
desarrollo productivo con equidad social, mediante aplicación de herramientas de
la ciencia y tecnología.
-Formular y tramitar proyectos de redes socialistas de innovación
productiva.
-Elaborar y coordinar planes de capacitación para fortalecer técnica y
socialmente a los productores.
-Promover programas estratégicos para el desarrollo local.
-Articulación de los programas de Fundacite Sucre con todas las misiones
educativas y sociales establecidas por el Gobierno Nacional.
2.4 Relación con otras empresas.
Fundacite Sucre mantiene relaciones con organismos, empresas públicas
y privadas, instituciones nacionales e internacionales, con el fin de adquirir los
materiales, materias primas, y tecnología necesarios para el suministro a los
diferentes programas y redes que están bajo su coordinación.
Entre las cuales podemos mencionar:
Inversiones Ballesteros C.A, es un fabricante de equipos y maquinarias, a
esta compañía se realiza la compra de equipos automatizados para
procesamiento de yuca, los cuales son suministrados a redes socialistas de
innovación productiva ubicadas en la población de Nurucual Municipio Sucre del
Estado Sucre y para procesamiento de caña de azúcar para una red ubicada en
el Municipio Mejías del Estado Sucre.
Mantenimiento y vialidad rural CA, realizó el suministro de un tanque
australiano para la cría de camarones, para la red socialista de innovación
productiva de camarones en el Municipio Mariño de este Estado.
Taller industrial Jiménez C.A, fueron adquiridas en este Comercio
maquinarias para procesamiento de Cacao para redes de producción de cacao
en el Municipio Benítez.
2.5 Producto y Mercado de la Empresa.
Fundacite Sucre es una institución pública al servicio de todos los sectores
de la sociedad del Estado Sucre fomentando el desarrollo científico, tecnológico y
estimulando los procesos participativos a través de planes, programas y
estrategias orientadas a modernizar y activar el sector científico y tecnológico al
propiciar las actividades de investigación en ciencia y tecnología y convertirlas en
instrumentos útiles a las comunidades.
Su mercado está representado por el sector científico tecnológico del
estado sucre, las instituciones públicas y privadas, el sector académico y de
investigación y a las comunidades del estado Sucre, en vista de que la ejecución
y aplicación de políticas está orientada a satisfacer las necesidades que
demanda ese sector.
2.6 Descripción del Departamento donde se realiza la pasantía.
Dirección Ejecutiva
Unidad de Difusión y comunicación
Coord. Telemática e Innovación Tecnológica Coord. Programas para
el Desarrollo Endógeno
La Dirección Ejecutiva de Fundacite Sucre está compuesta de la siguiente
manera:
Una Directora Ejecutiva, que a su vez tiene asignada una secretaria.
La unidad de Difusión y Comunicación que está bajo la coordinación de la
Dirección está integrada por un Comunicador Social.
La coordinación de Telemática e Innovación Tecnológica está formada por
una coordinadora, una secretaria, un planificador y dos administrativos.
La coordinación de programas para el desarrollo Endógeno está
compuesta por un coordinador, una secretaria y cinco planificadores.
FUNCIONES QUE SE DESEMPEÑAN:
Director Ejecutivo:
Funciones, actividades y/o Tareas:
-Controla las actividades, planes y programas interpretando y aplicando
estrategias para garantizar una gestión eficaz y garantizar el cumplimiento del
Plan Operativo Anual.
-Mantiene relaciones con la Presidencia y unidades sectoriales de la
institución con el fin de definir criterios en materia de la ejecución de políticas y
actividades.
-Planifica, coordina y ejecuta, bajo la aprobación de la autoridad
correspondiente, las acciones concernientes a la administración de personal de la
institución.
-Participa en el diseño e implantación de los planes y programas que son
competencia de la unidad.
-Evalúa los resultados de la implantación y ejecución del Plan Operativo
Anual.
-Instruye expedientes al personal incurso en sanciones disciplinarias.
-Así mismo debe cumplir con las funciones y/o atribución enmarcadas en
los estatutos de la institución.
Responsabilidades:
-Materiales: maneja constantemente materiales y equipos de computación
y audiovisuales siendo su responsabilidad directa.
-Dinero: Es responsable directo de ejecución presupuestaria.
-Información confidencial: maneja información con alto grado de
confidencialidad.
Secretaria:
Funciones, actividades y/o Tareas:
-Ejecuta actividades pertinentes al área secretarial y debe asistir a su
supervisor, aplicando técnicas secretariales, a fin de lograr un eficaz y eficiente
desempeño acorde a los objetivos de la unidad.
-Redacta correspondencia, oficios, actas, anuncios y otros documentos de
poca complejidad.
-Transcribe documentos varios y oficios que le sean asignados por su
supervisor.
-Lleva registro de entrada y salida de correspondencia.
-Atiende y suministra información a personal de la institución y público en
general.
-Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de reuniones y
eventos.
-Actualiza el archivo de la unidad.
-Elabora informes periódicos de las actividades asignadas.
-Responsabilidades.
Materiales: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso y
medianamente complejos, siendo su responsabilidad directa.
-Dinero: es responsable de custodia de materiales y equipos de la unidad.
-Información confidencial: maneja información con un grado de
confidencialidad media.
Difusión e Información:
Funciones, actividades y/o Tareas:
-El responsable y único cargo de esta unidad lo ejerce un comunicador
social que ejerce las siguientes funciones:
-Coordinar y supervisar el proceso y la reproducción de materiales de
difusión.
-Realizar las actividades en materia de relaciones públicas de la
Fundación.
-Proponer el diseño y programa de ejecución de las políticas informativas y
de difusión de la Fundación.
-Coordinar el registro y documentación de las acciones a desarrollar en
torno a las actividades de difusión de la Fundación.
-Coordinar sus actividades con las demás unidades administrativas de la
Fundación para definir los tipos de publicaciones de acuerdo a las directrices y
políticas establecidas en la materia.
-Mantener permanentemente informado y de manera oportuna a los
Directivos de la Fundación de las actividades realizadas.
Responsabilidades:
Materiales: maneja equipos de alta tecnología que le han sido asignados
para el desempeño de sus funciones siendo su responsabilidad directa.
Dinero: Es responsable indirecto de dinero en efectivo, y custodia de los
equipos de su unidad.
Información confidencial: Maneja información confidencial de la institución
en forma directa.
Coordinador de Telemática e Innovación Tecnológica:
Funciones, actividades y/o Tareas:
-Promover la aplicación de las tecnologías de información y comunicación
en las instituciones sociales.
-Impulsar el desarrollo tecnológico para dinamizar el crecimiento social y
productivo.
-Incrementar la cultura tecnológica.
-Articulación de los programas de Fundacite Sucre con todas las misiones
educativas y sociales establecidas por el Gobierno Nacional.
-Es responsabilidad de esta unidad la coordinación y ejecución de los
siguientes proyectos:
-Promover el uso de software libre en función de alcanzar la soberanía
tecnológica.
-Conexión de instituciones públicas sociales a través de la red inalámbrica
de Fundacite Sucre.
-Fortalecimiento de la plataforma tecnológica institucional.
-Apoyo a la inventiva popular.
Responsabilidades:
Materiales: Es responsable directo de equipos y materiales de alta
tecnología asignados a su unidad.
Dinero: es responsable de la custodia de equipos.
Información confidencial: maneja información en forma directa con un
grado confidencialidad media.
Coordinador de Programas para el Desarrollo Endógeno:
Funciones, actividades y/o Tareas:
-Potenciar las vocaciones productivas de las comunidades y contribuir al
desarrollo productivo con equidad social, mediante aplicación de herramientas de
la ciencia y tecnología.
-Formular y tramitar proyectos de redes socialistas de innovación
productiva.
-Elaborar y coordinar planes de capacitación para fortalecer técnica y
socialmente a los productores.
-Promover programas estratégicos para el desarrollo local.
-Articulación de los programas de Fundacite Sucre con todas las misiones
educativas y sociales establecidas por el Gobierno Nacional.
-Es responsabilidad de esta unidad la coordinación y ejecución de los
siguientes proyectos:
-Programas de redes socialistas de Innovación Productiva.
-Programa estratégico para el impulso de la actividad Cacaotera entre los
pequeños productores, a través de la Ruta del Chocolate.
Responsabilidades:
Materiales: es responsable directo de materiales y equipos.
Dinero: Es responsable directo de la custodia de equipos y materiales, así
como de responder por recursos asignados para la adquisición de materiales y
equipos para la ejecución de proyectos.
Información confidencial: es responsable del manejo de información en
forma directa con un grado confidencialidad media.
Administrador de redes y recursos de informática:
Funciones, actividades y/o Tareas:
-Mantener los sistemas de informática en operación, administrando los
recursos necesarios, tales como: redes, base de datos y sistemas operativos, a
fin de garantizar el óptimo funcionamiento del sistema y el eficiente
procesamiento de la información por los usuarios.
-Planifica con el jefe inmediato las actualizaciones y ampliaciones de los
servicios en el área de redes de datos, bases de datos y sistemas operativos.
-Identifica y restablece el nivel de eficiencia del funcionamiento de la base
de datos, de la red y el sistema operativo.
-Controla y efectúa los respaldos necesarios de cada uno de los sistemas
presentes en la unidad.
-Habilita el acceso a terminales y a equipos periféricos conectados a una
red.
-Revisa y selecciona los equipos de computación, los componentes que
pueden ser utilizados como repuestos en los equipos que presentes fallas.
-Monitorea el funcionamiento de los equipos y programas de computación.
-Realiza la auditoría de sistemas y verifica su funcionamiento.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
Responsabilidades.
Materiales: maneja equipos de alta tecnología siendo su responsabilidad
directa.
Dinero: Es responsable de la custodia de materiales que le hayan sido
asignados.
Información confidencial: maneja en forma directa un grado de
confidencialidad bajo.
Planificador de telemática:
Funciones, actividades y/o Tareas:
-Realiza actividades técnicas y administrativas en el área de telemática,
brindando apoyo técnico a los usuarios, manteniendo en óptimo estado el
sistema de red de internet, ejecutando la configuración básica de los equipos
locales y diseñando y manteniendo la página web, a fin de satisfacer las
necesidades de servicio.
-Realiza mantenimiento preventivo de los equipos de computación.
-Brinda apoyo técnico a los usuarios en la operación del sistema.
-Ejecuta la configuración básica de las computadoras locales de la
dependencia.
Realiza auditoría de verificación y ratificación de usuarios.
-Controla la existencia de materiales y equipos de trabajo en la institución.
-Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
Responsabilidades.
Materiales: Maneja constantemente equipos y materiales siendo sus
responsabilidad directa.
Dinero: Es responsable de la custodia de materiales asignados a su
unidad.
Información confidencial: Maneja en forma directa un grado de
confidencialidad media.
Planificador de Desarrollo Endógeno:
Funciones, actividades y/o Tareas:
-Cumple labores de planificación, coordinación y extensión de actividades
acorde a las necesidades de la unidad, estudiando, elaborando y evaluando
programas y proyectos a fin de garantizar su concordancia con los objetivos de la
institución.
-Recopila, clasifica y analiza la información para la elaboración y control de
ejecución de planes y programas de la dependencia.
-Realiza estudios para la evaluación de proyectos en ejecución o para la
formulación de nuevos proyectos.
-Estudia las interrelaciones entre las variables que inciden en la ejecución
de planes y programas, estima el personal requerido y tiempo para la
investigación.
-Evalúa proyectos y formula recomendaciones sobre los mismos.
-Integra equipos de trabajo multidisciplinario.
-Actualiza cuadros estadísticos e información relevante relacionada con los
proyectos asignados.
-Discute con directivos de la institución los objetivos y alcances de los
programas y proyectos.
-Participa en la implantación de políticas definidas para alcanzar las metas
previstas en los planes.
-Realiza gestiones del área ante organismos públicos y privados.
-Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
2.7 Normas y procedimientos Establecidos por el Departamento
para la ejecución de las actividades.
Normas:
En La Fundación no existe un manual de normas y procedimientos, sin
embargo, se ha establecido la realización de planificaciones mensuales y
trimestrales para cumplir con las actividades del plan operativo anual.
Se establece un seguimiento y control de actividades que realizan las
unidades operativas de acuerdo a los lineamientos del Ministerio de Ciencia y
Tecnología.
Procedimientos:
En cuanto a los procedimientos, se ha establecido por la Dirección
Ejecutiva el control de asistencia, solicitudes de permisos y vacaciones de forma
escrita en formatos impresos que luego de ser llenados por el empleado y
verificados por su supervisor inmediato deben ser archivados con el fin de llevar
un control y mantener la organización del personal en el departamento.
2.8 Perfil que ha de tener el jefe de la unidad o departamento.
De acuerdo con los estatutos de Fundacite Sucre el Director o Directora
Ejecutiva deberá: ser venezolano o venezolana, mayor de edad, con domicilio en
el Estado Sucre, con formación académica a nivel de licenciatura o maestría y
con experiencia gerencial demostrable en el área de ciencia y tecnología.
2.9 Relaciones Internas y Externas del Departamento.
Internas:
Dentro del departamento existe una buena comunicación entre sus
miembros o empleados, se realizan reuniones periódicas con el fin de
mantenerse informados y aclarar dudas relativas a la ejecución de actividades,
en caso de no conformidades son canalizadas a través de los coordinadores y de
la directora ejecutiva.
Externas:
Mantiene relaciones continuas con las demás dependencias
administrativas de la institución, con el personal de los demás departamentos y
las unidades que están bajo su coordinación a fin de apoyar, controlar, ejecutar,
aprobar, coordinar las actividades que se realizan en función del cumplimiento de
los objetivos de la institución.
El jefe del departamento o el personal autorizado mantiene relaciones con
personalidades e instituciones académicas, representantes del empresariado,
comunidades y cualquier ente o persona que lo requiera y para lo cual haya sido
facultado y actúe en representación de la institución, y en la coordinación de
actividades para garantizar el mejor resultado de la gestión en el cumplimiento de
planes y programas que se establezcan.
2.10 Situación Actual del Funcionamiento del Departamento.
Actualmente las unidades que conforman la Dirección Ejecutiva de
Fundacite Sucre se encuentran avocadas al cumplimiento de las actividades
ordinarias que les son asignadas, generando los resultados esperados, por
cuanto los programas y proyectos que se manejan en las diferentes
coordinaciones que se encuentran en ejecución, en tal sentido, se puede decir
que la situación de funcionamiento es muy buena.
2.11 Equipos, herramientas, materiales que se manejan o
emplean en el departamento.
Equipos:
Fotocopiadora
Impresora Laser
Teléfonos
Computadoras
Mobiliario de oficina
Scanners
Herramientas:
- Encuadernadora
- Perforadoras
- Engrapadoras
- Tijeras
Materiales:
Papelería
Consumibles
CAPITULO III
DESEMPEÑO LABORAL
3.1 Plan de actividades a desarrollar durante las pasantías.
FECHA ACTIVIDAD
Semana del 20 al 24-09-2010.
Entrevistar con el Jefe del Departamento y conocer la misión, visión estructura organizativa de Fundacite Sucre.
Semana del 27-09-2010 al 01-10-2010.
Revisar expedientes de ex trabajadores de la institución y organización de archivos.
Semana del 04 al 08-10-2010.
Elaborar constancias de trabajo para el I.V.S.S.
Semana del 11 al 15-10-2010.
Revisar tabla de cargos existentes en el departamento.
Semana del 18 al 22-10-2010.
Organizar expedientes de trabajadores activos del departamento.
Semana del 25 al 29-10-2010.
Entrevista al personal del departamento, para conocer las funciones que desempeñan.
Semana del 01 al 05-11-2010.
Emisión de constancias de trabajo de empleados de la institución.
Semana del 08 al 12-11-2010.
Recepción y entrega de comunicaciones internas.
Semana del 15 al 19-11-2010.
Participar en la elaboración de manual para evaluación de desempeño del personal de la institución.
3.2 Jerarquización de actividades que se desarrollaron durante
las tres primeras semanas.
Entrevista con el Jefe del Departamento y conocer la misión, visión
estructura organizativa de Fundacite Sucre.
Elaborar constancias de trabajo para el I.V.S.S.
Revisar expedientes de ex trabajadores de la institución y organización de
archivos.
3.3 Explicación detallada de cada una de las actividades
desarrolladas en las tres primeras semanas.
-Entrevista con el Jefe del Departamento y conocer la misión, visión
estructura organizativa de Fundacite Sucre: Se realiza reuniones diarias con
la directora ejecutiva con la finalidad de obtener datos relativos a la empresa, que
servirán como informaciòn requerida para la realizaciòn del informe final, se
realiza toma de notas y se obtienen documentos que puedan ser tomados como
material bibliográfico.
En compañia de la directora ejecutiva y de coordinadores de las
respectivas unidades se obtiene información acerca de la naturaleza y objetivos
de la empresa.
-
-Elaborar constancias de trabajo para el I.V.S.S: Realizar constancias de
trabajo para el IVSS requeridas por extrabajadores de la institución para reralizar
tramites ante ese organismo. Las solicitudes de constancias de parte de los
trabajadores se recibían en horas de la mañana y se entregaban en la tarde del
mismo día, tales constancias requieren el llenado de formas 14-100 del I.V.S.S.
-Revisar expedientes de ex trabajadores de la institución y organización de
archivos:con el fin de organizar los archivos de expedientes de ex trabajadores
de la institución.
En la revisión y organización de cada expediente se tomo en cuenta que
cada una de las carpetas cumpliera con los requisitos mínimos como son: Planilla
de solicitud de empleo, síntesis curricular, copia de cédula de identidad, contrato,
copia de inscripción en el I.V.S.S, recibos de pago.
3.4 Explicación detallada de cada una de las actividades
desarrolladas en la prosecución de los objetivos específicos.
En primer lugar se realizó una documentación con el fin de conocer las
características que deben ser tomadas en cuenta para un correcto análisis de
cargos.
Para la consecución del primer objetivo específico “Detectar los
principales existentes en las unidades que dependen de la dirección
ejecutiva de Fundacite Sucre” se realizó una revisión detallada de la estructura
del departamento con el fin de contrastar esta información con los cargos reales
o activos actualmente en dicho departamento.
Paso siguiente se procede mediante la observación, revisión de
documentos (contratos, estatutos), y la entrevista a cada ocupante de un cargo a
describir las funciones, tareas y responsabilidades inherentes a cada cargo, de
acuerdo al desempeño real, logrando con esto la presentación del segundo
objetivo específico “Describir las funciones tareas y responsabilidades
correspondientes a los cargos existentes en las unidades que dependen de
la dirección ejecutiva de Fundacite Sucre”.
Para conseguir el tercer objetivo “Clasificar las funciones tareas y
responsabilidades inherentes a los cargos y de acuerdo a la estructura
organizativa”, tal como se describe en la redacción del objetivo se procedió a
clasificar la información obtenida con el fin de realizar el correcto análisis en
función de los cargos y respetando la estructura organizativa de la Fundación y
presentar la información de forma objetiva y ajustada a la realidad de los puestos
de trabajo.
3.5 Análisis crítico del trabajo realizado en la empresa.
MATRIZ FODA
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
1. Cumplimiento de metas de
acuerdo al plan operativo anual.
2. El departamento cuenta con un
espacio adecuado y el equipo
adecuado para la ejecución de sus
funciones.
3. Ambiente de trabajo favorable y
buena comunicación entre los
empleados
1. Interacción con las comunidades
en la coordinación y ejecución de
planes y proyectos.
2. Permite el desempeño profesional
y estimula la adquisición de nuevos
conocimientos.
3. Fomenta la participación en la
ejecución de políticas de producción
involucrando a las comunidades
DEBILIDADES AMENAZAS
1. Asignación de tareas y
actividades de forma improvisada y
no equitativa.
2. No existe una base de datos de
empleados y/o ex empleados.
3. El registro y control de
vacaciones, permisos y salidas se
realiza de forma manual.
1. Eliminación de proyectos por
incumplimiento de metas.
2. Falta de presupuesto para la
ejecución de actividades.
3. Falta de organización en las
actividades del personal.
Fortalezas:
1. Cumplimiento de metas de acuerdo al plan operativo anual: Se ha
observado que la actividades de la fundación se realizan en función de
una planificación orientada al cumplimiento de metas establecidas en el
plan operativo.
2. El departamento cuenta con un espacio adecuado y el equipo
adecuado para la ejecución de sus funciones: el ambiente es
agradable, cuenta con instalaciones de calidad, condiciones de
iluminación optimas, mobiliario adecuado y espacios delimitados para
cada área o puesto de trabajo, los equipos son de última tecnología y
están dispuestos de forma segura para garantizar un ambiente de
trabajo seguro.
3. ambiente de trabajo favorable y buena comunicación entre los
empleados: existe respeto entre los empleados y los supervisores, se
observa buena comunicación logrando un clima organizacional óptimo.
Debilidades:
1. Asignación de tareas y actividades de forma improvisada y no
equitativa: a pesar de que existe planificación de actividades se
observa que no sucede lo mismo con la distribución de las mismas lo
que ocasiona que exista desigualdad en la asignación, generando que
algunos cargos tengan una mayor asignación que otros.
2. No existe una base de datos de empleados y/o ex empleados: No
existe registro organizado o historial de los ex empleados de la
Fundación lo que ocasiona que al momento de requerir un expediente
se dificulta la búsqueda manual en los archivos.
3. El registro y control de vacaciones, permisos y salidas se realiza de
forma manual: por ser un registro manual en la medida en que se
incrementa la nómina crecen las dificultades para llevar el control de
salidas de vacaciones y/o permisos.
Oportunidades:
1. Interacción con las comunidades en la coordinación y ejecución de planes
y proyectos: permite mantener relaciones directas con la población e
involucrarlos de forma directa y participativa con los planes y proyectos.
2. Permite el desempeño profesional y estimula la adquisición de nuevos
conocimientos: ofrece planes de estudio a sus empleados y fomenta el
mejoramiento académico, estimula al personal a ser participativo y creativo
aportando ideas y conocimientos a la gestión.
3. Fomenta la participación en la ejecución de políticas de producción
involucrando a las comunidades: a través de los diversos planes y
programas integra a las comunidades con los proyectos a fin de incentivar
los procesos de producción.
Amenazas:
1. Eliminación de proyectos por incumplimiento de metas: se observa que al
no cumplir con las metas propuestas en el tiempo pautado se ponen en
riesgo los proyectos.
2. Falta de presupuesto para la ejecución de actividades: en la actualidad
ante la crisis presupuestaria que se vive en el país, se ha convertido en
una amenaza la falta de recursos financieros por lo tanto hay gran
cantidad de proyectos que a pesar de ser factibles no ha sido posible
ejecutarlos.
3. Falta de organización en las actividades del personal: lo que pone en
riesgo las actividades del grupo de trabajo, ya que todas las actividades
están orientadas a la consecución de objetivos comunes.
CONCLUSIONES
Una vez culminado el período de pasantías y la realización del informe final se
puede concluir lo siguiente:
El análisis de cargo constituye una herramienta de alto valor para las
organizaciones, ya que a través de ella podemos precisar de una forma objetiva
los requisitos fundamentales que debe poseer un cargo, para alcanzar y lograr
los objetivos establecidos con un alto grado de eficiencia así como contribuir al
desarrollo profesional del trabajador.
Por la multiplicidad de tareas que deben ser realizadas en la Dirección
Ejecutiva, a la inclusión de nuevos programas y proyectos, tanto el hecho de que
no hay una descripción detallada de las funciones, tareas y responsabilidades
que correspondan a cada cargo, las actividades se asignan en la medida en que
surgen las necesidades, lo que genera una dispersión en la ejecución de
actividades y en la mayoría de los casos desvían el cumplimiento de los
objetivos.
El manejo de los recursos humanos, es competencia de la dirección
ejecutiva, observando que debe llevarse el control de salidas de vacaciones, de
permisos solicitados por los empleados, la elaboración de constancias de trabajo,
y la amonestación a trabajadores por faltas e incumplimiento que ameriten
sanciones disciplinarias.
Debido al dinamismo que hoy en día se presenta en los aspectos
económicos, social y educativo, es de suma importancia la actualización y/o
ajuste periódico del análisis de los cargos, con el propósito fundamental de que
los perfiles y exigencias que se requieran del capital humano se actualicen
acorde con las nuevas exigencias de los cargos con mira de que las instituciones
se mantengan competitivas y alcancen sus metas con un alto grado de calidad y
de forma oportuna.
RECOMENDACIONES
A continuación el autor realiza las recomendaciones necesarias para
mejorar y/o reorganizar las actividades del departamento y obtener los resultados
deseados en el alcance de los objetivos de la organización.
Es de suma importancia definir las funciones, tareas y responsabilidades
inherentes a cada cargo con el fin de lograr objetividad en la orientación de
acciones y actividades hacia la consecución de las metas del plan operativo
anual.
Se debe realizar una actualización de la descripción de cargos con el fin
de mantener dicha descripción ajustada a la realidad y permitir que los
involucrados conozcan a pie de letra sus asignaciones y lograr la eficacia que
requiere la organización.
Mantener el registro de funciones permitirá mantener informado tanto al
personal como a la gerencia con el fin de que esta información sea considerada a
la hora de planificar y mejorar la distribución y asignación de tareas y por ende
facilitar el alcance de objetivos.
Siendo responsabilidad de este departamento lo concerniente a los
recursos humanos se recomienda destinar personal específicamente para estas
funciones con el fin de planificar la distribución de tareas de forma equitativa y no
descuidar los asuntos relativos al manejo de personal.
BIBLIOGRAFÍA
Arias, F. (2006). El Proyecto de Investigación (quinta edición).
Caracas: Episteme.
Tuarez, L. (2007). Análisis de los cargos del personal Administrativo y obrero de
la U.E Instituto Libertador, en Cumaná, Estado Sucre. Informe de Pasantía.
IUTIRLA, Cumaná.
Vargas, P. (2005). Análisis de cargos del departamento de personal de la
Dirección de Cultura del Ejecutivo del Estado Sucre. Informe de Pasantía.
IUTIRLA, Cumaná.
ANEXOS
61
BOLETA DE VACACIONES
NOMBRE DEL TRABAJADOR:
_______________________________________
FECHA DE INCIO____________ FECHA DE
INGRESO_________________
OBSERVACIONES:
_________________________________________________
_____________________________________________________________
________
______________________________________________.
APROBADO POR DIRECCIÓN
EJECUTIVA:__________________________
FECHA DE APROBACIÓN: ______________________
62
FECHA DE SOLICITUD:__________________________
FIRMA DEL SOLICTANTE FIRMA DEL SUPERVISOR
63
CONSTANCIA DE TRABAJ O PARA EL IVSS
DATOS DE LA EMPRESA
RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA O NOMBRE
DEL PATRONO
NÚMERO DE
EMPRESA
FUNDACITE SUCRE S 1 8 2 0 1 5 6 5
DIRECCIÓN DE LA EMPRESA
AV. CARÚPANO, VÍA “EL PEÑÓN”, ENTRADA URB. CRISTÓBAL COLÓN
APELLIDO Y NOMBRES DEL PATRONO O
REPRESENTANTE LEGAL
CEDULA DE
IDENTIDAD
TELEFONO
NORIEGA RODRÍGUEZ JESÚS SALVADOR 4.000.408 0414-
7770788
DATOS DEL TRABAJADOR
APELLIDO Y NOMBRES E V CEDULA DE
IDENTIDAD
COA, ROSA NELLY X 4 903 226
SALARIOS DEVENGADOS
AÑOS 1995 1996 1997 1998
FECHA DE INGRESO FECHA DE EGRESO
64
MESES
ENERO 52,32 69,09 69,23
FEBRER
O
52,32 69,09 69,23
MARZO 52,32 69,09 69,23
ABRIL 52,32 69,09 69,23
MAYO 52,32 69,09 69,23
JUNIO 40,81 52,32 69,09 69,23
JULIO 40,81 52,32 69,09
AGOSTO 40,81 52,32 69,09
SEPTIEM
BRE
40,81 52,32 69,09
OCTUBR
E
40,81 52,32 69,09
NOVIEMB
RE
40,81 52,32 69,09
DICIEMB
RE
40,81 52,32 69,09
TOTALES 285,67 627,84 829,08 415,38
OBSERVACIONES
65
DECLARACIÓN JURADA
CERTIFICO BAJO FÉ DE JURAMENTO QUE LA INFORMACIÓN QUE
ANTECEDE ES CIERTA EN TODAS SUS PARTES
NOMBRE Y APELLIDOS DEL FIRMANTE
JESÚS NORIEGA
CARGO QUE
OCUPA
LUGAR FECHA
DÍA MES AÑO
PRESIDENCIA CUMANÁ 18/03/10
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FIRMA Y SELLO
