INFORME DE AUSTERIDAD 4to trimestre 2016 · comprendido entre el 01 de Octubre al 31 de Diciembre...
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Distribuido a: Luis Fernando Gaviria Trujillo - Rectoría. Liliana Ardila Gómez - Secretaría General. Fernando Norteña Jaramillo - Vicerrectoría Administrativa Y Financiera.
Copias
Orlando Cañas Moreno - Gestión De Servicios Institucionales. María Teresa Vélez Ángel - Jurídica Emitido por: Sandra Yamile Calvo Cataño - Jefe de Control Interno Elaborado por: � Maria Inés Uribe Escobar - Profesional Control Interno
(Prestación de servicios)
Unidad Auditada: Austeridad y Eficiencia en el Gasto Publico - Vigencia 2016
Áreas Responsable: Gestión de Servicios Institucionales Jurídica Vicerrectoría Administrativa y Financiera
INFORME Cuarto Trimestre - Informe Austeridad y Eficiencia en el Gasto
Público. Informe No. 04 Fecha del informe: Febrero de 2017
Control Interno
1. Resumen ejecutivo 2. Objetivo y Alcance 3. Matriz de riesgos y controles 4. Criterios Analizados 5. Resultados del Informe 6. Recomendaciones 7. Plan de Mejora
Contenido del informe
Acorde con la información reportada por las diferentes áreas que tienen a su cargo los controles internos respecto a la austeridad y eficiencia en el gasto público, se pueden concluir las siguientes fortalezas y debilidades.
Sandra Yamile Calvo Cataño Control Interno
FORTALEZAS•Controles internos implementados quepermiten conocer la tendencia de:Consumo de combustible, Gasto detelefonia fija y movil, Consumo depapeleria, agua y luz.
•Recobro del valor facturado por gasto detefonía fija y móvil a los proyectosespeciales.
•Disposición de un rubro para publicidad y el cual se esta ejecutando de acuerdo a lo establecido.
•Se presenta una disminución en los galones consumidos de combustible con respecto a la vigencia anterior
DEBILIDADES•Presupuesto asignado a las dependenciaspara fotocopias que no corresponde a loejecutado por las dependencias.
•Aumento del consumo de papel tamañocarta respecto a la vigencia 2015.
•Aumento en el consumo de telefonia deProyectos Especiales del cuarto trimestredel 2016 con respecto a la vigenciaanterior.
1. Resumen ejecutivo
OBJETIVO
• Presentar el cuarto informe trimestral de austeridad en el Gasto Público de la Universidad, para el periodo comprendido entre el 01 de Octubre al 31 de Diciembre del año 2016 y análisis de datos anual vigencia 2016.
• Verificar el cumplimiento de la resolución 2577 de 2015 “Por el cual se establecen medidas de austeridad y eficiencia en el gasto público en la Universidad Tecnológica de Pereira”, y el artículo 10 de la Ley 1474 de 2011, referente a los gastos de publicidad.
ALCANCE
El presente informe corresponde al periodo comprendido entre el 01 de Octubre y el 31 de Diciembre de 2016.
METODOLOGÍA.
La metodología empleada se basó en el análisis de los factores Servicios Personales, Servicios Públicos, Vehículo, Fotocopias y Papelería, Teléfonos fijos y celulares y publicidad a través de:
• Solicitudes documentales
- Informe consumo de combustible del cuarto trimestre y año 2016
- Informe consumo telefónico fijo y celular del cuarto trimestre y año 2016.
- Informe del consumo de papelería del cuarto trimestre y año 2016
- Gasto de publicidad año 2016.
- Informe de consumo de agua y luz año 2016.
- Informe reparación y mano de obra Vehículos año 2016.
• Verificación en el Sistema PCT y SIRECI
- De la contratación de Servicios Personales (Contratos Prestación de Servicios y Ordenes de Trabajo) cuarto trimestre de 2016.
- Apoyos Logísticos, Restaurante y Comedor.
2. Objetivo y Alcance
Los riesgos y controles que se evaluarán a través de la evaluación a la austeridad son los siguientes:
Tabla 1. Riesgos y controles
RIESGOS
CONTROLES
Incumplimiento de las normas
de austeridad y eficiencia en el gasto público
Aumento del presupuesto de publicidad en más del IPC
Aumento sin justificación contratación de prestación de servicios
Consumo elevado de
combustible
No aplicar la política de cero papel
Aumento consumo papelería
Falta de cobro de
consumo de telefonía a proyectos especiales
Aumento consumo telefonía
Universidad
Aumento en gastos
alimentación, alojamiento y comedor
Resolución 2577 de 2015
X X X X X X X X X
Procedimientos de Gestión de la Contratación (Jurídica)
X X X
Interventores y supervisores
X X X X
Procedimiento 133-ASA-05 - Control de kilometraje y consumo de combustibles
Gestión de Servicios Institucionales
X X
Control de consumo de gasolina Excel (Gestión Servicios Institucionales)
X X
Módulo de control de papelería
X X X
Procedimiento 133-
ASA-12: Control e interventoría de fotocopiado
Gestión de Servicios Institucionales
X X X
Procedimiento 133-
ASA-13 - servicio de fotocopiado y duplicado de documentos especiales
Gestión de Servicios Institucionales
X X X
Presupuesto de fotocopias asignadas a dependencias
X X X
Procedimiento 133-
ASA-09: Administración de servicios de telefonía Gestión de Servicios Institucionales
X X X
Asignación de Presupuesto a Publicidad
X X
Presupuesto de la Universidad
X X X X X X X
Aplicativo PCT X X X X X X
Fuente: Análisis Oficina de Control Interno 2016
La matriz anterior muestra la relación entre los riesgos y controles evaluados por la Oficina de Control Interno en el ejercicio de la Auditoria.
3. Riesgos y controles
Los criterios empleados en la auditoria se detallan a continuación:
1. Ley 1474 de 2011, Articulo 10 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”.
2. Resolución de Rectoría No.2577 de 2015 “Por medio de la cual se establecen las medidas de austeridad y eficiencia en el gasto público en la Universidad Tecnológica de Pereira”
3. Decreto 1737 de 1998 “Por el cual se expiden medidas de austeridad y eficiencia y se someten a condiciones especiales la asunción de compromisos por parte de las entidades públicas que manejan recursos del Tesoro Público”
4. Directiva Presidencial N° 01 de Febrero de 2016 “Plan de Austeridad 2016”
4. Criterios analizados
A continuación se presentan de forma detallada los resultados del trabajo de evaluación. Cada uno hace referencia a los riesgos y controles evaluados. Cada observación está asociada a un nivel de prioridad de solución (criticidad) cuyo significado es el siguiente:
Tabla 2. Prioridad de las observaciones según el riesgo
Prioridad Descripción
Alta El hallazgo implica que las debilidades evidenciadas requieren intervenciones o ajustes significativos y deben ser atendidas en el corto plazo
Media El hallazgo implica que las debilidades evidenciadas requieren intervenciones o ajustes en el mediano plazo.
Baja El hallazgo implica que las debilidades evidenciadas, requieren intervenciones o ajustes menores.
Fuente: Análisis Oficina de Control Interno
5.1 GASTOS GENERALES 5.1.1 Consumo de combustible (Vehículo, planta y equipo) Al terminar la vigencia 2016 la Universidad cuenta con ocho (8) vehículos, los cuales se encuentran en uso, según información reportada por Gestión de Servicios Institucionales (Ver tabla 3). Tabla 3. Vehículos de la Universidad a 31/12/2016
Placa Modelo Marca Combustible Uso Dependencia
OVE331 2010 Toyota Extra Transporte pasajeros Rectoría
OVE249 2009 Chevrolet Diésel Transporte pasajeros y carga liviana
Servicios Institucionales
OVE304 2008 Nissan Diésel Transporte pasajeros y carga liviana
Servicios Institucionales
OVE393 2015 Volkswagen Diésel Transporte pasajeros Servicios Institucionales
OVE284 2007 Chevrolet Diésel Transporte de carga Mantenimiento Institucional
SSW72 2011 Suzuki Corriente Apoyo funcionario Mantenimiento
Mantenimiento Institucional
SYS20 2014 Suzuki Corriente Apoyo Almacén General Almacén General e Inventarios
SPP72 2008 Suzuki Corriente Apoyo funcionario Mantenimiento
Mantenimiento Institucional
Fuente: Información suministrada por gestión de Servicios Institucionales, según memorando 02-133-163 del 10 de Octubre del 2016
El consumo de combustible para los vehículos de la Universidad, se realiza a través de la donación de la empresa TERPEL (Escritura pública No 3943 de 2014), la cual consiste en un consumo de hasta $100 millones de pesos, consumibles hasta la vigencia 2016. El laboratorio de Pruebas Dinámicas envió por escrito a TERPEL una solicitud de ampliar el tiempo de ejecución de la donación a la fecha de corte del informe se esperaba respuesta de la gestión. Tabla 4. Vehículo dado de baja año 2016
Fuente: Información suministrada por gestión de Servicios Institucionales, según memorando 02-133-163 del 10 de Octubre del 2016
Placa Inventario Placa Vehículo Descripción Fecha de Baja Resolución
24142 SIU48 Motocicleta Marca Suzuki FR-100 Marzo 18 de 2016Resolución Rectoría No 1123
del 11 de marzo de 2016
VEHICULO DADO DE BAJA AÑO 2016
5. Resultados de la evaluación
Tabla 5. Ejecución de la Orden de servicio 857 de 2016 a 31/12/2016 –Consumo combustible plantas eléctricas y equipo de jardinería.
Fuente: Información tomada de PCT y Gestión de Servicios Institucionales
En los meses de Noviembre y Diciembre se presentó consumo de combustible para las plantas eléctricas y el equipo de jardinería, por lo cual la orden de servicio 857 de 2016, ha presentado variación en su ejecución. A la apropiación inicial de $8.000.000 se adicionó $1.000.000 según documento 02 de Diciembre 9/2016. Tabla 6. Consumo Combustible (Extra, Diésel, Corriente) 4to Trimestre 2.015-2.016
Fuente: Información suministrada por Gestión de Servicios Institucionales
Gráfico 1. Consumo Combustible (Extra, Diésel, Corriente) 4to Trimestre 2015-2016
Fuente: Información suministrada por Gestión de Servicios Institucionales
El comportamiento en el gasto de combustible a través de la donación disminuyó en el cuarto trimestre del 2016 con respecto al mismo periodo del año 2015. Grafico 2. Consumo de combustible Corriente por vehículo 4to trimestre 2015-201
Fuente: Información suministrada por Gestión de Servicios Institucionales
APROPIACION INICIAL +
ADICIÓN VR. EJECUTADO VR. POR EJECUTAR% EJECUTADO
% POR
EJECUTARCorriente Diesel Extra
Galones
consumidosVALOR TANQUEO
9,000,000.00$ 7,759,302 1,240,698.00$ 86.21% 13.79% 86.00 993.00 0 1079 $ 8,439,772
CONSUMO AÑO
Galones Valor Galones Valor
Corriente 36.2 279,618$ 4.8 35,794$ 31.486 -87%
Diesel 308.1 2,327,241$ 272.9 2,025,726$ 35.217 -11%
Extra 159.1 1,613,716$ 149.5 1,522,981$ 9.545 -6%
COMPARATIVO CONSUMO COMBUSTIBLE
DONACION (Escritura No.3943/2012)
CUARTO TRIMESTRE
Tipo
4to Trim 2015 4 Trim 2016 VARIACION
ABSOLUTA
(Galones)
%TENDENCIA
(Galones)
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE PEREIRA
Los tres vehiculos que consumen gasolina corriente son Motociletas (Marca Suzuki) las de placas SSW-72, SPP-72 son para apoyo en el area de Mantenimiento, y la SYS-20 apoya al Almacen General. El consumo en el cuarto trimestre fue para las motocicletas de placas SSW-72 y SSP-72, a cargo de mantenimiento.
Grafica 3. Consumo Combustible Diesel por Vehiculo 4to Trimestre 2015-2016
Fuente: Información suministrada por Gestión de Servicios Institucionales
Solamente se presenta un aumento en el consumo de combustible diesel en el vehiculao de placa OVE-249 (vehiculo para uso de transporte de pasajeros y carga liviana), los otros tres vehiculos presentaron tendencia a la baja con respecto al mismo periodo de la vigencia anterior. Grafica 4. Consumo Combustible Extra por Vehiculo 4to Trimestre 2015-2016
Fuente: Información suministrada por Gestión de Servicios Institucionales
El consumo de combustible extra del vehiculo OVE-331 fue menor en la vigencia 2016 que en la anterior. 5.1.2 Comportamiento anual consumo combustible años 2015-2016 Tabla 7. Consumo Combustible (Extra, Diésel, Corriente) Año 2016-2015
Fuente: Información suministrada por Gestión de Servicios Institucionales
Al cierre del año 2016 podemos observar un comportamiento positivo en el consumo de combustible con ahorro en los tres tipos de combustibles utilizados por los vehiculos de la Universidad con respecto al año 2015. Se evidencia el ahorro de combustible corriente del año 2016 respecto a la vigencia 2015, lo cual implico una variación en galones de (41%). En cuanto al consumo de combustible Diesel se tuvo una variacion en galones de (66%) con respecto a la
vigencia 2015. Así mismo, se observa una disminucion de combustible extra con respecto a la vigencia anterior, lo cual es importante sobre todo en este tipo de combustible debido a su valor en el mercado, con una variacion en galones de (11%).
144.00 146.00 148.00 150.00 152.00 154.00 156.00 158.00 160.00
OVE-331
OVE-331
Galones 2016 149.54
Galones 2015 159.09
Extra
Grafica 5. Consumo Combustible (Extra, Diésel, Corriente) Año 2016
Fuente: Información suministrada por Gestión de Servicios Institucionales
El mayor consumo que se presenta en la vigencia 2016 corresponde al tercer trimestre para los combustibles de diésel y extra, para corriente se da en el primero.
Tabla 8. Gasto de Mantenimiento y Mano de Obra por Vehículo año 2016
Fuente: Información suministrada por Gestión de Servicios Institucionales Los valores de la tabla 8 representan el gasto que se ha realizado, por mantenimiento y mano de obra a los diferentes vehículos con los que cuenta la Universidad, en el transcurso del año 2016. Se nota que los vehículos con mayor gasto en mantenimiento y mano de obra son los de placas OVE331 (transporte pasajeros-combustible extra) y OVE304 (transporte pasajeros y carga liviana- combustible diésel).
5.2 CONSUMO DE PAPEL (Fotocopia y Papelería)
5.2.1 Fotocopias
Las Órdenes de Servicio expedidas para el servicio de fotocopia son:
603 – COPIADORAS DEL CAFÉ S.A.S 604 - JOSE LIBARDO MONTOYA GIRALDO 594 – RENE ANTONIO DE LA ROCHE GARCIA Tabla 9. Ordenes de servicios de Fotocopias
UNIVERDIDA TECNOLOGICA DE PEREIRA CONTRATOS DE FOTOCOPIAS
2016
Numero Orden
Servicio CONTRATISTA OBJETO
VALOR COMPROMISO
(PCT) CDP RUBRO VALOR PAGADO
VALOR POR PAGAR
603 Copias del Café S.A.S
Servicio de fotocopiado para la Comunidad Universitaria $ 10.883.000 268
220103 - 1 - 2 4 7 2 4 - 20 $ 5.726.681 $ 5.556.319
TOTAL $ 10.883.000 $ 5.726.681 $ 5.556.319
604 Montoya Giraldo José Libardo
Servicio de fotocopiado Jornada Especial $ 21.074.980 266 220103 - 1 - 2 4 7 2 4 - 20 $ 21.074.980
$ -
604 Montoya Giraldo José Libardo
Servicio de fotocopiado Jornada Especial $ 5.000.000 20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20 $ 5.000.000
$ -
OVE331 OVE249 OVE249 OVE284 OVE304 OVE393 SSW72
Mano de Obra 1,020,799$ 245,920$ 78,950$ 78,300$ 449,216$ 70,950$ -$
Repuestos e Insumos 2,300,116$ 520,569$ -$ 254,561$ 2,638,789$ 391,560$ 178,000$
TOTAL 3,320,915$ 766,489$ 78,950$ 332,861$ 3,088,005$ 462,510$ 178,000$
VEHICULOGASTOS
MANO DE OBRA, MANTENIMIENTO E INSUMOS
AÑO 2016
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE PEREIRA
TOTAL
$ 26.074.980
$ 26.074.980 $ -
594 De La Roche García Rene Antonio
Servicio de fotocopiado para la Comunidad Universitaria $ 16.000.000 267
220103 - 1 - 2 4 7 2 4 - 20
$ 14.309.220 $ -
594 De La Roche García Rene Antonio
Servicio de fotocopiado para la Comunidad Universitaria $ 4.853.960 20
220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ 1.704.960 $ 3.149.000
594 De La Roche García Rene Antonio
Servicio de fotocopiado para la Maestría en Investigación Operativa y Estadística $ 1.999.500 20
220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ 1.999.500 $ -
594 De La Roche García Rene Antonio
Servicio de fotocopiado para simulacros y talleres para las clases del curso PREICFES de la Facultad de Ciencias Básicas I Semestre de 2016
$ 3.500000 20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ 3.500.000 $ -
594 De La Roche García Rene Antonio
Fotocopias para los estudiantes de la Maestría en Administración del Desarrollo Humano y Organizacional
$ 673.200
20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ 673.200 $ -
594 De La Roche García Rene Antonio
Servicio de fotocopiado para la Maestría en Investigación Operativa y Estadística XII Coherte
$ 1.445.040 20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ 1.445.040 $ -
594 De La Roche García Rene Antonio
Servicio de fotocopiado para la Maestría en Sistemas Integrados en gestión de la calidad
$ 150.180
20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ 150.180 $ -
594 De La Roche García Rene Antonio
Servicio de fotocopiado para la Especialización en Gestión de la Calidad y Normalización Técnica
$ 181.740
20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ 181.740 $ -
594 De La Roche García Rene Antonio
Prestación de Servicio de fotocopias $ 7.000.000 20
220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ 7.000.000 -
594 De La Roche García Rene Antonio
Servicio de fotocopiado para la el Desarrollo del Proyecto de curso de PREICFES
$ 5.485.600 20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ 4.569.500 $ 916.100
594 De La Roche García Rene Antonio
Fotocopias para uso de los cursos del Proyecto Laboratorio de Simulación Clínico
$ 400.000
20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ 400.000 $ -
594 De La Roche García Rene Antonio
Fotocopias para la Maestría en Administración Económica y Financiera $ 1.000.000 20
220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ 519.300 $ 480.700
594 De La Roche García Rene Antonio
Fotocopias para la Maestría en Educación $ 996.400
20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ 996.400 $ -
594 De La Roche García Rene Antonio
Fotocopias para uso de los cursos del Proyecto Laboratorio de Simulación Clínico
$ 700.000
20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ 700.000
$ -
594 De La Roche García Rene Antonio
Servicio de Fotocopias
$ 80.000
20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ 80.000
$ -
594 De La Roche García Rene Antonio
Fotocopias para el desarrollo del Proyecto $ 700.000
20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ 700.000
$ -
594 De La Roche García Rene Antonio
Servicio de Fotocopias varias para la Especialización en Medicina Interna $ 40.000
20
220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ -
$ -
594 De La Roche García Rene Antonio
Servicio de fotocopias para la especialización en Gestión de la Calidad y Normalización Técnica Armenia
$ 57.000
20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ 57.000
$ -
594 De La Roche García Rene Antonio
Servicio de fotocopias para la Especialización en Gestión de la Calidad y Normalización Técnica Tuluá
$ 17.160
20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ 17.160 $ -
594 De La Roche García Rene Antonio
Servicio de fotocopias para el grupo de investigación Geio -Libro recopilación de actividades Lúdicas
$ 996.000 20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ 996.000 $ -
594 De La Roche García Rene Antonio
Servicio de fotocopiado talleres para el Convenio UTP -FEM $ 3.000.000 20
220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ 3.000.000 $ -
594 De La Roche García Rene Antonio
Servicio de fotocopias para el desarrollo del Proyecto Preicfes
$ 1.800.000 20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ 1.800.000 $ -
594 De La Roche García Rene Antonio
Fotocopias para la Maestría en Educación
$ 800.000
20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ 800.000 $ -
594 De La Roche García Rene Antonio
Prestación servicio de fotocopias para el Ilex $ 8.000.000 20
220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ 7.909.000 $ 91.000
594 De La Roche García Rene Antonio
Fotocopias para la Maestría en Estética y Creación
$ 160.000
20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ 160.000 $ -
594 De La Roche García Rene Antonio
Fotocopias para uso de los docentes y administrativos del programa de Tecnología en Atención Pre hospitalaria
$ 400.000
20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ 400.000 $ -
594 De La Roche García Rene Antonio
Servicio de fotocopias para el desarrollo del proyecto de Diplomado ICBF $ 1.000.000 20
220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ 1.000.000 $ -
594 De La Roche García Rene Antonio
Fotocopias para seminarios del Doctorado en Literatura
$ 700.000
20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ 559.100 $ 140.900
594 De La Roche García Rene Antonio
Servicio de fotocopias para la Maestría en Historia
$ 600.000
20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ 344.760 $ 255.240
594 De La Roche García Rene Antonio
Servicio de fotocopias para la Maestría en Lingüística
$ 360.000
20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ 360.000 $ -
594 De La Roche García Rene Antonio
Servicio de fotocopias para el desarrollo del proy. Planes Convenio firmado con la Gobernación de Rda.
$ 1.100.000 20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ 1.100.000 $ -
594 De La Roche García Rene Antonio
Fotocopias para el grupo de Investigación Geio -Actividades Lúdicas
$ 21.180
20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ -
$ 21.180
594 De La Roche García Rene Antonio
Servicio de fotocopias para el Diplomado
$ 80.000
20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ 80.000 $ -
594 De La Roche García Rene Antonio
Servicio de fotocopias para el Diplomado
$ 80.000
20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ 80.000 $ -
594 De La Roche García Rene Antonio
Servicio de fotocopiado para elaboración de memorias para docentes de las áreas de matemáticas, lenguaje y ciencias naturales
$ 3.900.000 20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ 3.900.000 $ -
594 De La Roche García Rene Antonio
Servicio de fotocopias para la Maestría
$ 431.160
20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ 431.160 $ -
594 De La Roche García Rene Antonio
Servicio de fotocopias para la Maestría en Estética y Creación
$ 100.000
20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ 100.000 $ -
594 De La Roche García Rene Antonio
Fotocopias para el grupo de Investigación Geio -Actividades Lúdicas
$ 25.920
20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ -
$ 25.920
594 De La Roche García Rene Antonio
Fotocopias para reproducir el examen de prueba de selección de los aspirantes a la Especialización en Radiología e Imágenes Diagnosticas
$ 399.960
20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ 271.860 $ 128.100
594 De La Roche García Rene Antonio
Prestar servicio de fotocopias para la Especialización en Gerencia del Deporte y la Recreación
$ 266.000
20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ 266.000 $ -
594 De La Roche García Rene Antonio
Fotocopias para la Maestría en Educación $ 1.500.000 20
220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20
$ 1.500.000 $ -
TOTAL $ 71.000.000 $ 64.061.080 $ 5.208.140
Fuente: PCT
OBS 1 – Consumo papel: Controles al consumo de Fotocopias de proyectos especiales Se evidencia según lo informado que en algunos proyectos especiales cuentan con contratos específicos para el servicio de fotocopiado, pero estos no son controlados por Almacén General
Riesgo relacionado: Aumento consumo papelería
Controles relacionados: Procedimiento 133-ASA-12: Control e interventoría de fotocopiado, Gestión de Servicios Institucionales Presupuesto de fotocopias asignadas a dependencias
Prioridad del hallazgo: Verde
Comentarios del auditado: Referente a los proyectos especiales como ellos mismos generan el presupuesto contratan directamente el fotocopiado y administran el gasto ellos manifiestan que estos documentos son claves para la gestión de sus proyectos y generación de más recursos. (e-mail de Jaime Zarate – 08-11-2016)
1 Fuente: correo electrónico 10 de octubre de 2016, Jefe de Almacén General
Gráfico 6. Tendencia de consumo de fotocopias año 2016
Fuente: Información suministrada por Almacén General
La tendencia de consumo de fotocopias después de tener un pico muy alto en el mes de septiembre, bajo y se regulo para el cuarto trimestre y bajo a partir del mes de noviembre. Gráfico 7. Comparativo Consumo de Fotocopias Año 2016 – 2015 Dependencias Administrativas
Fuente: Información suministrada por Almacén Genera Nota: No se cuenta con el valor de consumo de fotocopias del mes de diciembre de 2015, por esta razón la tendencia del último trimestre no se puede
comparar con la vigencia anterior.
En la área administrativa ocho (8) de catorce (14) dependencias presentan un aumento en el consumo de fotocopias en año 2016 en comparación con el año 2015, y caso contrario ocurre con el área académica que de cinco (5) de las nueve (9) facultades presentan una disminución en el consumo de fotocopias en el año 2016 en comparación con la vigencia pasada. Gráfico 8. Comparativo Consumo de Fotocopias Año 2016 – 2015 Dependencias Académicas
Fuente: Información suministrada por Almacén General Nota: No se cuenta con el valor de consumo de fotocopias del mes de diciembre de 2015, por esta razón la tendencia del último trimestre no se puede
comparar con la vigencia anterior.
Tabla 10. Consumo Fotocopias Año 2016
DEPENDENCIA Fotocopias Aprobadas
2016
Total Consumidas
2016
Valor Presupuestado 2016
Total Valor Consumido 2016
Diferencia Aprobadas - Consumidas
2016
Porcentaje Consumido 2016
Rectoría 22.000
24.096 $ 1.540.000
$ 1.686.720
(2.096) 110%
Vicerrectoría Académica 20.000
16.990 $ 1.400.000 $ 1.189.300
3.010 85%
Vicerrectoría de Investigaciones, Innovación y Extensión
48.000
10.424 $ 3.360.000 $ 729.680
37.576
22%
Vicerrectoría Administrativa 10.000
5.405 $ 700.000 $ 378.350
4.595 54%
Vicerrectoría Responsabilidad Social y Responsabilidad Universitaria
24.000
38.562 $ 1.680.000 $ 2.699.340
(14.562)
161%
Secretaría General 14.000
15.339 $ 980.000 $ 1.073.730
(1.339) 110%
Oficina de Planeación 15.000
14.562 $ 1.050.000 $ 1.019.340
438 97%
Admisiones, Registro y Control Académico 3.000
14.053 $ 210.000 $ 983.710
(11.053) 468%
Recursos Informáticos y Educativos 4.000
1.516 $ 280.000 $ 106.120
2.484 38%
Gestión del Talento Humano 1.000
10.355 $ 70.000 $ 724.850
(9.355) 1036%
Tecnologías Informáticas y Sistemas de Información
1.000
2.006 $ 70.000 $ 140.420
(1.006)
201%
DEPENDENCIA Fotocopias Aprobadas
2016
Total Consumidas
2016
Valor Presupuestado 2016
Total Valor Consumido 2016
Diferencia Aprobadas - Consumidas
2016
Porcentaje Consumido 2016
Gestión Financiera 2.000
1.528 $ 140.000 $ 106.960
472 76%
Facultad de Bellas Artes y Humanidades 40.000
26.033 $ 2.800.000 $ 1.822.310
13.967 65%
Facultad de Ciencias Básicas 78.000
155.458 $ 5.460.000 $ 10.882.060
(77.458) 199%
Facultad de Ingenierías 70.000
36.820 $ 4.900.000 $ 2.577.400
33.180 53%
Facultad Ciencias Ambientales 20.000
16.009 $ 1.400.000 $ 1.120.630
3.991 80%
Facultad Ingeniería Industrial 66.000
97.786 $ 4.620.000 $ 6.845.020
(31.786) 148%
Facultad Ingeniería Mecánica 88.000
81.537 $ 6.160.000 $ 5.707.590
6.463 93%
Facultad de Ciencias de la Salud 111.000
25.820 $ 7.770.000 $ 1.807.400
85.180 23%
Facultad de Tecnologías 122.000
68.071 $ 8.540.000 $ 4.764.970
53.929 56%
Facultad de Ciencias de la Educación 100.000
99.521 $ 7.000.000 $ 6.966.470
479 100%
Biblioteca 5.000
566 $ 350.000 $ 39.620
4.434 11%
Servicios Institucionales Almacén y Publicaciones
1.000
2.764 $ 70.000 $ 193.480
(1.764)
276%
TOTAL 865.000 765.221 $ 60.550.000 $ 53.565.470
Fuente: Información suministrada por Almacén General De la tabla 10, se puede analizar que nueve (9) dependencias superan el presupuesto para fotocopias asignado, entre estas se encuentran: Rectoría, Vicerrectoría de Responsabilidad Social y Bienestar Universitario, Secretaria General, Admisiones, Registro y Control Académico, Gestión de Talento Humano, Tecnologías Informáticas y Sistemas de Información, Facultad de Ciencias Básicas, Facultad de Ingeniería Industria y Servicios institucionales almacén y Publicaciones. También se observa dependencias en las cuales se ejecutó el 11% de lo presupuestado (Biblioteca).
OBS 2 – Consumo papel: Fotocopias Se evidencia que no hay una distribución adecuada de la cantidad de fotocopias por dependencias, dado que nueve (9) dependencias agotaron y sobrepasado las fotocopias que inicialmente se habían aprobado y presupuestado, así mismo, cuatro (4) dependencias consumieron menos del 50%, lo cual puede conllevar a una alteración del presupuesto de fotocopias asignadas.
Riesgo relacionado: Aumento consumo papelería
Controles relacionados: Procedimiento 133-ASA-12: Control e interventoría de fotocopiado, Gestión de Servicios Institucionales Presupuesto de fotocopias asignadas a dependencias
Prioridad del hallazgo: Bajo
Comentarios del auditado: Las dependencias que más fotocopias consumen tienen una carga de estudiantes y docentes bastante amplia como es el caso de ciencias básicas que tiene matemáticas, física y dibujo materias por las cuales pasan todos los estudiantes de la universidad solo matemáticas tiene 240 profesores en comparación con facultades que solo tienen 40, docentes .igual pasa con Tecnologías y Educación. Para el caso de algunas dependencias administrativas como es el caso de sistemas el consumo no es mucho, lo que ocurre fue que se les asignaron muy pocas fotocopias para la vigencia fueron castigados porque el año pasado consumieron poco. Admisiones, registro y Control es una dependencia que genera muchos informes.(e-mail de Jaime Zarate – 08-11-2016).
5.2.2. Resmas de papel Respecto al consumo de resmas de papel, el tamaño oficio para el 4T presento tendencia al aumento durante la vigencia, pero el tamaño carta su tendencia se ha mantenido con una leve disminución (ver gráfico 12). Grafico 9. Tendencias consumo de resmas de Papel por trimestres 2016
Primer trimestre Segundo trimestre Tercer Trimestre Cuarto Trimestre
Consumo Papel Carta 722 713 879 843
Consumo Papel Oficio 89 73 64 105
722
713
879
843
89
73 64
105
0
200
400
600
800
1000
Tendencia de Papel por trimestre
Consumo Papel Carta Consumo Papel Oficio
Fuente: Información suministrada por Almacén General El consumo de resmas de papel carta durante el año aumento de un trimestre a otro con excepción del segundo trimestre que bajo; en cuanto al consumo de papel oficio disminuyo durante los tres primeros trimestres y se nota un aumento de 41 resmas de papel en el cuarto trimestre. Se debe hacer un buen uso del papel, con campañas de socialización del ahorro del papel, y utilizando herramientas diferentes al papel, para poder encontrar un punto de equilibrio sin aumentar el consumo. Grafico 10. Consumo de Resmas de Papel Años 2015-2016
Fuente: Almacén general
En el grafico 13 se observa que el consumo de resmas de papel carta fue mayor en el año 2016 con respecto al año 2015, el consumo de resmas de papel oficio fue menor en el segundo y cuarto trimestre respecto al año 2015, en el primer y tercer trimestre fue mayor con respecto al 2015 trimestre, se deben hacer extensivas las campañas de cero papel, con el fin de conservar el equilibrio en el consumo. Tabla 11. Variación en el consumo de papel carta y oficio año 2016- 2015
CONSUMO ANUAL 2016-2015
PAPEL CONSUMO 2016 CONSUMO 2015 VARIACION
PAPEL TAMAÑO CARTA 3157 2670 0,18
PAPEL TAMAÑO OFICIO 331 363 -0,088
TOTAL 3488 3033 Fuente: Almacén general
El consumo de resmas de papel carta fue mayor en un 18% respecto al año 2015, y el consumo en las resmas de papel oficio disminuyo en un 9% respecto a la vigencia anterior.
OBS 3 – Consumo papel: Resmas papel Se observa que el consumo de resmas de papel tamaño carta aumento en 18% con respecto al año 2015 y tuvo una disminución -9% en papel oficio, lo cual podría conllevar a no cumplir con políticas como el cero papel.
Riesgo relacionado: Aumento consumo papelería
Controles relacionados: Módulo de control de papelería
Prioridad del hallazgo: Bajo
Comentarios del auditado: Frente al consumo de papelería el almacén no es responsable de lo que solicitan las dependencias, son los jefes de cada área los que aprueban los pedidos, no obstante en el almacén no entregamos todo lo solicitado: Las dependencias aducen que el consumo se aumenta por el mayor número de informes con soportes solicitados por diferentes entes de control y por el aumento de la cobertura en estudiantes y proyectos tales como los de regalías. (e-mail de Jaime Zarate – 08-11-2016)
5.3 Consumo de telefonía
5.3.1. Consumo de telefonía Fija y Móvil Gráfico 11. Tendencia del Consumo Telefonía Fija y Móvil año 2016
Fuente: Servicios Institucionales
1er Trime2016
1er trime2015
2do Trime2016
2do trime2015
3er Trime2016
3er Trime2015
4to Trime2016
4totrime2015
Consumo Papel Carta 722 525 713 600 879 793 843 752
Consumo Papel Oficio 89 64 73 118 64 61 105 120
0
200
400
600
800
1000
La gráfica 11 muestra la tendencia del consumo de telefonía fija y celular que se administra desde Servicios Institucionales, como se observa en los meses de julio, agosto y septiembre se presenta una disminución del consumo, pero a partir del mes de octubre nuevamente se aumenta el consumo.
Tabla 12. Consumo Telefonía Fija y Móvil 4to trimestre año 2016-2015
Fuente: Servicios Institucionales
En la tabla 12, se observa el comparativo entre el cuarto trimestre vigencia 2015 y 2016 donde se evidencia que existe una variación en el consumo presentándose una disminución del 57% en el valor con respecto al mismo periodo del año anterior, lo que indica un buen comportamiento a pesar que las tarifas se incrementan año a año, y la consideración que el número de líneas se disminuyó con respecto al año anterior. Las cuentas 441967845 y 29672071 fueron canceladas.
Tabla 13. Consumo telefonía fija a través de contrato con 5448/2016 UNE EPM TELECOMUNICACIONES
Fuente: Interventor del Contrato. Información suministrada por Jhonier Guzmán
Grafico 12. Consumo Móvil 3003870193 contrato 5448/2016
Fuente: Interventor del Contrato. Información suministrada por Jhonier Guzmán CRIE
La grafica muestra una tendencia en el consumo mayor en los meses de septiembre y octubre y luego la tendencia en el consumo fue a la baja, importante este ahorro y unido al cambio de la modalidad, representa una buena estrategia para el plan de austeridad.
TIPO CONTRATO CLIENTE4to Trimestre
2016
4to Trimestre
2015
TELEFONÍA FIJA 476366 U.T.P. LARGA DISTANCIA 581.580$ 575.940$
TELEFONÍA FIJA 687051 U.T.P. LARGA DISTANCIA -$ 56.960$
TELEFONÍA FIJA 1542483 U.T.P. INTERNET LA JULITA 278.820$ -$
TELEFONÍA FIJA 1588505 AULAS ALTERNATIVAS 457.820$ 99.470$
TELEFONÍA FIJA 1603790 LOS ALPES 154.290$ 97.980$
MOVIL 17446659 U.T.P. VICERRECTORES 3.144.030$ 3.245.861$
MOVIL 18809101 U.T.P. PLANES NUEVOS (Rector) 1.585.969$ 4.787.323$
MOVIL 18664991 INTERNET 10 GB IPAD RECTOR 334.137$ 311.181$
018000 170019174
U.T.P. QUEJAS 01800966781
UNIVIRTUAL 018000951010 $ 867.912 $ 1.045.288
TELEFONÍA FIJA 170075443 U.T.P. 312.773$ 273.342$
GATEWAY 180090813 GATEWAY EQUIPO -$ 7.430.697$
TELEFONÍA FIJA 170019173 U.T.P. -$ 26.855$
TOTAL 7.717.331$ 17.950.897$
MES DURACION EN SEGUNDOS DURACION EN MINUTOS
AGOSTO 763,320 12,722
SEPTIEMBRE 805,440 13,424
OCTUBRE 850,920 14,182
NOVIEMBRE 754,560 12,576
DICIEMBRE 481,140 8,019
TOTAL 3,655,380 60,923
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA
MOVIL 30038701932016
763,320 805,440
850,920
754,560481,140
0
200,000
400,000
600,000
800,000
1,000,000
AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
SEGUNDOS
El sistema de telefonía de 21 simpar de Movistar que se tenían asociadas al equipo GATEWAY (llamadas LDN, celular y LDI) fue cambiado desde el 5 de agosto del 2016 por esto solamente se mantendrá la cuenta 18809101 del celular del Rector de la Universidad y la línea de celular principal registrada ante Movistar. La nueva tecnología adquirida mediante contrato 5448/2016 mejora la prestación del servicio al permitir 30 llamadas simultáneas, incrementa la calidad de las llamadas al utilizar fibra óptica para el enlace con el proveedor y se disminuye el pago mensual (Solo el arriendo del GATEWAY celular costaba alrededor de dos millones y medio).
5.3.2. Consumo de telefonía facturada y cobrada a los proyectos especiales Tabla 14. Consumo Telefonía Proyectos Especiales 4er Trimestre año 2.015-2.016
Fuente: Información suministrada por Gestión de Servicios Institucionales
Se presenta un aumento del 14% en la variación del consumo de teléfono por parte de los proyectos especiales del cuarto Trimestre del 2016 con respecto al cuarto trimestre del año 2.015. Gráfico 13. Tendencia del Consumo mensual telefonía facturada a Proyectos especiales y cafetería central año 2016
Fuente: Servicios Institucionales
Respecto a la tendencia del año de los proyectos especiales y la cafeteria central, se observa que esta se mantiene constante con una variación por debajo de la media, solamente en el mes de abril se presento una variacion por encima de la media (Ver gráfica 13).
5.4 Gasto de publicidad
Tabla 15. Gasto Publicidad
Fuente: Relación gasto Publicidad Vicerrectoría Administrativa y Financiera
Al finalizar el año 2016 de lo presupuestado $81.370.000 para publicidad, se comprometió el 85,71% de los recursos del rubro es decir $69.749.172 y se ejecutó $60.887.149, quedando por ejecutar $ 20.482.851, lo cual representa un buen manejo de los recursos dedicados a Publicidad. A través de la Resolución de Rectoría No. 2577 del 14 de septiembre de 2015, en el artículo 4 se estipulo "La universidad expedirá un CDP en cada vigencia para atender aquellos gastos que no correspondan a impresos y publicaciones o avisos institucionales y que puedan llegar a tipificarse como publicidad y el incremento de este tipo de gasto atenderá la normatividad vigente.
Teniendo en cuenta lo anterior, en el presupuesto de la vigencia 2017 dentro del rubro 247 "Impresos y publicaciones" se creó la identificación presupuestal 2474 "Publicidad y propaganda" inicialmente por un valor de $86.659.000 correspondiente a un incremento del IPC proyectado del 6.5% con respecto al año anterior; sin embargo atendiendo la Circular No. 21 del 2011 en la cual la Contraloría General de la República especifica que la
PERIODO CUARTO TRIMESTRE
2016
CUARTO TRIMESTRE
2015
TOTAL FACTURADO A PROYECTOS ESPECIALES 9.620.179$ 8.436.956$
UNIVRSIDAD TECNOLOGICA DE PEREIRA
GASTO PUBLICIDAD2016
PRESUPUESTO
ANUALCOMPROMETIDO
1ER TRIMESTRE
EJECUTADO
1erTRIMESTRE
COMPROMETIDO
2do TRIMESTRE
EJECUTADO 2do
TRIMESTRE
COMPROMETIDO
3er TRIMESTRE
EJECUTADO 3er
TRIMESTRE
COMPROMETIDO
4to TRIMESTRE
EJECUTADO 4to
TRIMESTRE
TOTAL
COMPROMETIDOTOTAL EJECUTADO
DIFERNCIA
PRESUPUESTADO
VS EJECUTADO
81,370,000$ 16,208,480$ 16,208,480$ 40,663,180$ 39,885,401$ 10,622,718$ 2,538,474$ 2,254,794$ 2,254,794$ 69,749,172$ 60,887,149$ 20,482,851$
publicidad podrá incrementar con el IPC, se solicitó a Gestión de Presupuesto el ajuste para atender dicha Circular quedando un valor aprobado final de $86.048.7751 de acuerdo al IPC de la vigencia anterior que fue del 5.75%.
5.5 Gastos de Personal El valor total de Contratos por Prestación de Servicios reportado en el informe SIRECI del cuarto trimestre del 2016 fue de $ 222,691,808.00 en este valor no se tuvo en cuenta los contratos con personas jurídicas, contratos de suministros u obras públicas, transitorios administrativos, servicios de reparación, contratos de obra, mantenimiento, licencias (adquisición o renovación), contratación docente (para dictar u orientar cursos, seminarios u otros relacionados con programas académicos), apoyo logísticos, impresión material de difusión o fotocopiado, alquileres. Al valor de la contratación del cuarto trimestre se suma las adiciones que hayan tenido los contratos en el trimestre evaluado Las ordenes de servicios reportadas en el informe SIRECI del cuarto trimestre tienen un valor de $ 2,024,133,658.00 excluyen las órdenes de compra, las ordenes relacionados con personas jurídicas, mantenimientos, obras públicas, licencias (adquisición o renovación), contratación docente (para dictar u orientar cursos, seminarios u otros relacionados con programas académicos), apoyo logísticos, impresión material de difusión o fotocopiado, alquileres. Se observa que por la modalidad de contratación de órdenes de servicio el gasto fue mayor que por contratos, se nota que en las dos modalidades de contratación tienen una tendencia disminuir con respecto al tercer semestre.
5.5 Contratos de hospedaje y apoyo logísticos La Universidad ha celebrado los siguientes contratos de hospedaje y servicios de apoyo logístico para atender actividades propias de la función de la Universidad y de los compromisos de los proyectos especiales.
Tabla 16. Relación de contratos y órdenes de servicios para hospedaje y servicios de comedor 2016
Contrato / Orden
Servicios Objeto Contratista
Valor Contrato /Orden
CDP Rubros Presupuestales Valor
Compromiso (PCT)
Observaciones
Contrato 5381
Prestación de Servicios de Hospedaje para los invitados por la Rectoría, Vicerrectorías, Facultades y Proyectos
Especiales.
Hotel Pinares Plaza S.C.A
$8.920.000 512-11 220113-1-5112-20
220112-2-5207052813-20
$12.872.490 Adición
$3.952.490
Orden de Servicio
2568
Hospedaje Conferencistas que participan de la semana de la Facultad de Ciencias de la Salud.
Hotel Pinares Plaza S.C.A
$4.000.000 11 200113-1-5112-20 $2.492.715 Reducciones $1.347.942 y $159.343
Contrato 5392
Prestación de Servicios de Hospedaje para los invitados por la Rectoría, Vicerrectorías, Facultades y Proyectos
Especiales.
Invercasal S.A.S-Hotel
Cafeira $15.342.000 512-11
220101-1-241141-20 220103-1-2421111-10
220113-1-5112-20 $15.342.000 NA
Contrato 5395
Prestación de Servicios de Hospedaje para los invitados por la Rectoría, Vicerrectorías, Facultades y Proyectos
Especiales. Mi Comuna S.A $16.410.000 512-11
220103-1-2421111-10 220113-1-5112-20
$14.126.500 Se reintegra $2.283500
Contrato 5397
Prestación de Servicios de Hospedaje para los invitados por la Rectoría, Vicerrectorías, Facultades y Proyectos
Especiales.
Global Operadora
Hotelera S.A.S $41.517.000 512-11
220101-1-241141-20 220103-1-2421111-10
220105-2-41070523-20 220112-2-5207052813-
20 220113-1-5112-20
$41.517.000 NA
Contrato 5399
Prestación de Servicios de Hospedaje para los invitados por la Rectoría, Vicerrectorías, Facultades y Proyectos
Especiales.
Hotel Anvamar S.A.S
$55.701.000 512-11
220101-1241141-20 220101-1-2421121-20 220103-1-2421111-10
220105-2-41070523-20 220111-2-230705621-20 220112-2-5207052413-
20 220112-2-5207052713-20 220112-2-
5207052813-20 220113-1-5112-20
$89.032.101
Se Reduce y Reintegra
$6.713.040 Traslada
$5.276.061 Adición
$6.918.141 Adición
$27.850.000
Orden de Servicio
2772
Hospedaje de invitados Internacionales a orientan los Seminarios: Estudios culturales y Literatura, Teoría y
Critica literaria, Investigación Permanente 1,2 y 3.
Hotel Anvamar S.A.S
$6.200.000 11 220113-1-5112-20 $6.200.000 NA
Orden de servicio
2773
Hospedaje de Invitados Especiales que orientan Conferencia en el Programa Maestría en Literatura.
Hotel Anvamar S.A.S
$4.500.000 11 220113-1-5112-20 $4.500.000 NA
Orden de Servicio
2912
Hospedaje de Docentes Internacionales de la Maestría en Educación.
Hotel Anvamar S.A.S
$6.213.280 11 220113-1-5112-20 $6.213.280 NA
Orden de Servicio
3233
Hospedaje de 32 Docentes invitados Nacionales que orientan Seminarios a los estudiantes de la Maestría en
Educación.
Hotel Anvamar S.A.S
$8.014.880 11 220113-1-5112-20 $7.329.040 Reducción $685.840
Orden de Servicio
3254
Hospedaje de Docentes y Conferencistas del Programa de Maestría en Literatura con énfasis en Enseñanza de la
Literatura.
Hotel Anvamar S.A.S
$5.000.000 11 220113-15112-20 $5.000.000 NA
Contrato 5389
Prestación de Servicio de Comedor para los estudiantes beneficiados con el bono Alimenticio según estudio socioeconómico de Trabajo Social de la Universidad.
Delicias San Jacobo S.A.S
$54.875.100 372-13 220104-2-32070549-20
220113-1-5112-20 $51.788.100
Reintegro $3.087.000
Información SIRECI y PCT
1 Información suministrada por la Vicerrectoría Administrativa y Financiera
Tabla 17. Relación de contratos y órdenes de servicios para apoyo logístico (vigencia 2016)
Contrato / Orden
Servicios Objeto Contratista
Valor Contrato/
Orden CDP Rubros Presupuestales
Valor Compromiso
(PCT) Observaciones
Orden Servicio
371
Apoyo Logístico a 25 actividades de apropiación social del conocimiento comparte del Proyecto
"Desarrollo de Capacidades Científicas y Tecnológicas en Biotecnología aplicada a los
sectores de Salud y la Agroindustria en el Departamento de Risaralda".
Adán Antonio Hoyos Ospina
$8.000.000 335 9001-2-420710143-10 $7.997.300 Reducción
$2.700
Orden Servicio
1944
Apoyo Logístico par actividades protocolarias de la Rectoría con Autoridades Nacionales e
Internacionales.
Adán Antonio Hoyos Ospina
$6.983.211 482 220102-1-24435-20 $6.983.211 NA
Orden Servicio
2426
Apoyo Logístico para las diferentes actividades del V Encuentro Colombiano de Gestión Universitaria.
Adán Antonio Hoyos Ospina
$12.464.000 13 220113-1-5112-20 $1.2464.000 NA
Contrato 5436
Prestación de servicios de Apoyo Logístico en las actividades requeridas para el adecuado
funcionamiento de las reuniones del Consejo Superior Universitario, el Consejo Académico, los
Proyectos de Operación Comercial y Rectoría de la Universidad Tecnológica de Pereira.
Adán Antonio Hoyos Ospina
$62.753.600 513-13
220102-1-24435-20 220103-2-510705282-20 220104-2-32070545-20 220106-2-52070537-20
220111-2-320705621-20 220112-2-5207052312-
20 220112-2-5207052412-
20 220112-2-5207052712-
20 220113-1-5112-20
220112-2-5207052812-20
$62.753.600 NA
Orden Servicio
2817
Apoyo Logístico para eventos programados en el marco del Programa de Integración y Estímulos
para Docentes y Administrativos en concordancia con la Misión Institucional.
Adán Antonio Hoyos Ospina
$6.000.000 1523 220102-1-24435-20 $6.000.000 NA
Orden Servicio
2906
Apoyo logístico y prestación de Servicios Especiales para el desarrollo de Consejo de
Rectores Recolombia y Rectores SUE.
Adán Antonio Hoyos Ospina
$7.595.000 1523 220102-1-2443520 $7.595.000 NA
Orden Servicio
3242
Apoyo Logístico para actividades a realizar por la Maestría de Historia en el cierre de su
programación académica.
Adán Antonio Hoyos Ospina
$6.965.000 13 220113-1-5112-20 $6.965.000 NA
Orden de Servicio
3468
Apoyo Logístico para las actividades a realizarse tanto en la Comunidad, como con las Directivas de
la Empresa.
Adán Antonio Hoyos Ospina
$5.000.000 13 220113-1-5112-20 $6.500.000 Adición
$1.500.000
Orden de Servicio
2167
Apoyo Logístico para cubrir los eventos que se realicen desde la Rectoría, Vicerrectorías,
Facultades y Proyectos especiales.
Adán Antonio Hoyos Ospina
$5.000.000 513 220107-2-320705113-20 $3.307.700 Reducción
$ 1.692.300
Orden de servicio
2350
Apoyo Logístico para el Desarrollo de talleres orientados al personal de Aguas y Aguas de
Pereira.
Adán Antonio Hoyos Ospina
$3.932.080 13 220113-1-5112-20 $2.406.400 Reducción
$ 1.525.680
Orden de Servicio
1812
Apoyo Logístico para realizar reuniones Académico-Administrativas de la escuela de
Posgrados de la Facultad de Ciencias Ambientales.
Delicias San Jacobo S.A.S
$3.500.000 13 220113-1-5112-20 $3.500.000 NA
Orden de Servicio
2364
Apoyo Logístico en el evento IARTEM de la Facultad de Ciencias de la Educación dirigido a la
Comunidad Universitaria.
Delicias San Jacobo S.A.S
$5.000.000 13 220113-1-5112-20 $5.000.000 NA
Orden de Servicio
1765
Apoyo Logístico para el desarrollo de 5 talleres de Propiedad Intelectual en Biotecnología aplicada a
los sectores de Agroindustria y Salud. Mi Comuna S.A. $4.814.000 335 9001-2-420710143-10 $1.660.000
Reducción $3.154.000
Contrato 5449
Apoyo Logístico (salones, ayudas audiovisuales, servicio de comedor, entre otros), para el
desarrollo de las actividades del Consejo Superior Universitario, Consejo Académico, Consejos de Facultad, reuniones de carácter Académico o
Administrativo, actividades de Extensión.
Mi Comuna S.A. $35.604.787 513-13
220102-1-241032-20 220103-1-2421111-10
220111-2-510705292-20 220113-1-5112-20
$32.604.787
Reducción $3.000.000
Reintegra y Reduce $5.993.117
Contrato 5388
Apoyo Logístico para el desarrollo de Actividades del Consejo Superior, Académico de Facultades y
actividades de Extensión.
Global Operadora
Hotelera S.A.S $8.187.554 513
220102-1-241032-20 220103-1-2421111-10
220112-2-5207052812-20
$14.996.673
Adición $3.809.119
Adición $3.000.000
Orden de Servicio
454 Apoyo Logístico para el desarrollo de Rectores SUE
Global Operadora
Hotelera S.A.S $9.200.000 533 220101-1-24443-20 $9.200.000 NA
Orden de Servicio
2865
Apoyo Logístico para el desarrollo de actividades enmarcadas en el contrato firmado entre ASCUN y
la UTP para los XXV juegos Universitarios Nacionales Centro Occidente 2016.
Gloria Miled Ramírez
$5.596.000 13 220113-1-5112-20 $5.596.000 NA
Orden de Servicio
2861
Apoyo logístico para el desarrollo de los encuentros deportivos de los selectivos de la UTP
en los juegos Nacionales Universitarios.
Gloria Miled Ramírez
$6.775.000 1573-1574
220104-1-336314-20 220104-1-336314-10 220104-1-336314-20
$6.775.000 NA
Contrato 5431
Apoyo Logístico en las actividades requeridas para el adecuado funcionamiento de las reuniones del
Consejo Superior Universitario, el Consejo Académico, los Proyectos de Operación Comercial
y Rectoría de la Universidad Tecnológica de Pereira.
Maria Edilia Castaño Castaño
$36.930.928 513-12
220113-1-5112-20 220102-1-24435-20
220105-2-41070523-20 220111-2-320705621-20 220112-2-5207052812-
20
$10.864.350 Reintegro
$26.066.570
Orden de Servicio
3354
Apoyo Logístico en las diferentes actividades de fin de año que desarrolla la Vicerrectoría
Administrativa y Financiera para la comunidad Universitaria.
Luz Dary Peláez Uchima
$5.000.000 1752 220103-1-12122-10 $5.000.000 NA
Orden de Servicio
3401
Convocatoria Logística y protocolo de todas las actividades realizadas en el marco del contrato 178 entre la empresa Aguas y Aguas y la UTP.
Valeria Ruiz Salamanca
$5.000.000 5 220113-1-5111-20 $5.000.000 NA
Contrato / Orden
Servicios Objeto Contratista
Valor Contrato/
Orden CDP Rubros Presupuestales
Valor Compromiso
(PCT) Observaciones
Orden de Servicio
3474
Logística de los eventos realizados para promocionar el avistamiento de aves en el
Departamento de Risaralda.
Cesar Alberto Castro Montoya
$6.000.000 5 220113-1-5111-20 $6.000.000 NA
Contrato 5384
Apoyo Logístico para el desarrollo de Actividades del Consejo Superior, Académico de Facultades y
actividades de Extensión.
Corporación Cultural y
Deportiva del Comercio
$11.507.300 513
220202-1-24103-20 220103-2-5107052102-
20 220112-2-5207052812-
20
$7.969.500
Adición $1.462.200 Reducción $5.000.000
Orden de Servicio
1198
Apoyo Logístico en el V encuentro de Egresados, en el encuentro de Docentes GIGEDE y en la
Reunión Curricular.
Claudia Lorena Morales Parra
$4.000.000 13 220113-1-5112-20 $4.000.000 NA
Orden de Servicio
831
Prestación de servicios Logísticos y de ayudas audiovisuales para el desarrollo de Talleres y
actividades dentro del marco del Proyecto Operador Regional IDT
Loma Multimedia S.A.S
$32.999.680 13 220113-1-5112-20 $32.999.680 NA
Orden de Servicio
2864
Apoyo Logístico para el evento " La Universidad que tienes en mente" del PDI.
Inneventos S.A.S $4.067.125 1608 220106-2-52070537-20 $4.067.125 NA
Orden de Servicio
3365
Apoyo Logístico y Técnico para desarrolla las actividades de Educación Ambiental, proceso de
formación con Lideres Sociales y Ambientales de la cuenca del rio Otún y lanzar campaña "Soy Otún".
Ambiegresados $19.651.105 13 220113-1-5112-20 $19.651.105 NA
Información SIRECI y PCT
OBS 4 – Directrices para contratación de servicios de hospedaje y apoyo logístico Se evidencia que no se tiene claridad sobre las directrices relacionadas con la contratación de servicios de hospedaje y apoyo logístico, salvo lo contemplado en la resolución 2577 de 2015 que trata de gastos de alimentación.
Riesgo relacionado: Aumento en gastos alimentación, alojamiento y comedor
Controles relacionados: Resolución 2577 de 2015
Prioridad del hallazgo: Medio
Comentarios del auditado: Diseñar un plan de capacitaciones presupuestado de acuerdo con los recursos disponibles, participando en los eventos indispensables para la entidad y reducir los costos de organización de eventos y capacitaciones, priorizando la participación y/o ejecución de los eventos mas relevantes.
5.6 Servicios públicos A continuación se presentan los consolidados de los consumos de los servicios públicos de energía y gastos de agua de las instalaciones de la Universidad del año 2016. Gráfico 14. Consumo consolidado de Energía según matriculas.
fuente: Gestión de Servicios Institucionales Gráfico 15. Consumo consolidado de Energía según mes
Fuente: Gestión de Servicios Institucionales
De acuerdo, a lo reportado el mayor mes de consumo de energía en el año fue febrero, agosto, septiembre y octubre.
Gráfico 16. Consumo consolidado de Agua según matriculas.
Fuente: Gestión de Servicios Institucionales
Gráfico 17. Consumo consolidado de Agua según mes
Fuente: Gestión de Servicios Institucionales
El mayor mes de consumo de agua fue febrero, septiembre y noviembre con un consumo promedio del agua 3755 m3.
De acuerdo con lo establecido en el Plan de Desarrollo de la Universidad en el objetivo de desarrollo informático y de comunicaciones se tiene contemplada la automatización y el mantenimiento de las edificaciones siguiendo los lineamientos de la Ley 697 de 2001, el Decreto3683 de 2003, la Resolución 180540 de 2010 (RETILAP) y la Resolución 90703 de 2013 (RETIE): -Implementación de sensores para control de horarios en el encendido y apagado de la iluminación en las edificaciones de la Universidad; Instalación de analizadores de redes en todos los tableros de baja tensión para controlar el consumo de energía en todas las edificaciones del Campus; Cambio del sistema tradicional de luminarias fluorescentes por luminarias tipo LED; Disminución del costo de energía eléctrica con el traspaso de la Universidad al tipo de usuario “NO REGULADO”; Elaboración de los estudios y diseños para la construcción de la línea 33 Kilovoltios que reducirá los costos por Kwh en el campus así como también la disminución en el consumo de combustible de la plantas de emergencia; Se encuentra en proceso de instalación y puesta en funcionamiento un sistema fotovoltaico de 20 KVA para la sede administrativa del Jardín Botánico el cual estaría en capacidad de alimentar toda la edificación desde el punto de vista eléctrico, (Proyecto de investigación Ingeniería Mecánica); El diseño lumínico de los espacios de la universidad se están realizando según los establecido en el RETILAP de forma que se pueda definir luminarias eficientes y se alcance el nivel lumínico de los espacios; Instalación de medidores de caudal y electroválvulas para controlar el consumo de agua en las edificaciones nuevas y en edificaciones intervenidas por mantenimiento o actualización funcional; Instalación de llaves tipo push o sensores que regulan el consumo de agua en los baños. (Información: Planeación, Gestión Servicios Institucionales
y Gestión Ambiental)
343363237
5762256077
610
0 5000 10000 15000 20000 25000 30000 35000 40000
Matrícula 535401 Principal
Matrícula 957332 CDV
Matrícula 180505 C.P.E.
Sede Ciencias Clinicas
Matrícula535401
Principal
Matrícula186924 Ed 15
Matrícula957332 CDV
Matrícula1545821Canchas
raquetball
Matrícula180505 C.P.E.
Matrícula187922 Lab de
Genética
Sede CienciasClinicas
Consumo (m3) 34336 3237 576 225 60 77 610
Consumo (m3) - Consumo Agua
OBS 1 – Consumo papel: Controles al consumo de Fotocopias de proyectos especiales
• Establecer controles por Almacén General que permitan hacer seguimiento al consumo de fotocopias en la Universidad, incluso de los servicios contratados por proyectos especiales.
OBS 2 – Consumo papel: Fotocopias
• Evaluar el motivo por el cual el consumo de fotocopias de las dependencias que superan en el cuarto trimestre el 100% del valor aprobado para la vigencia 2016, con el fin de ejercer mayor control en el consumo y ajustes en los casos pertinentes.
• Se debe evaluar las estadísticas de consumo de las fotocopias de la presente vigencia, con el fin de definir la proyección para el 2017 por dependencia.
• Establecer un informe que permita realizar trazabilidad al consumo de las diferentes dependencias por el nombre de la estructura organizacional; así mismo, al cobro que por concepto de fotocopias y papelería se hace a los proyectos especiales.
OBS 3 – Consumo papel: Resmas papel
• Evaluar el motivo del aumento del consumo de resmas de papel tamaño carta, con el fin de ejercer mayor control en el consumo y ajustes en los casos pertinentes.
OBS 4 – Directrices para contratación de servicios de hospedaje y apoyo logístico
• Establecer directrices sobre los servicios de hospedaje y apoyo logísticos contratados por la Universidad para su funcionamiento y los requeridos para los proyectos especiales.
• Diseñar el programa anual de capacitaciones de la institución y priorizar según las necesidades de la entidad. General
• Revisar la aplicabilidad de las estrategias formuladas del Manual de Plan de acción de austeridad para las Instituciones de Educación Superior, elaborado por el Viceministerio de Educación Superior de Ministerio de Educación (el cual fue enviado con el informe de segundo trimestre).
6. Recomendaciones